TUGAS MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
OLEH
Andi Sulmiati (123040487) Bayu Surya Irawadi (123040370) Fitriana (123040482) Fina Frimierviana (123040438)
Teknik Informatika Universitas Pasundan
4.1 Membangun Project Charter
Project Chareter adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor atau project intiatior yang secara formal mempunyai kewenangan atau suatu project dan memberikan kewenangan atas suatu project dan memberikan kewenangan kepada project manager untuk memnggunakan resource pada aktivitas – aktivitas project.
a.
Input
-
Project Statement of work Pernyataan Pernyataan proyek proyek akan sebuah perkerjaan perkerjaan merupakan merupakan sebuah penggambaran penggambaran secara narrative narrative akan sebuah produk atau servis yang ditawarkan ditawarkan dari proyek proyek tersebut. tersebut. Berikut merupakan hal – hal yang perlu diperhatikan dalan Project Statement of work :
•
Kebutuhan bisnis, maksudnya kebutuhan suatu bisnis itu dapat berdasarkan akan permintaan pasar, peraturan pemerintah, dsb
•
Penggambaran akan produk, maksudnya merupakan sebuah penggambaran akan karakteristik sebuah produk yang akan diciptakan dalam proyek tersebut
•
Rencana strategis, perencanaan yang strategis merupakan salah satu factor dalam memutuskan dan memprioritaskan suatu hal
-
Business case Business case ini berisi tentang informasi informasi penting dari sebuah bisnis untuk memastikan berapa investasi yang dibutuhkan dalam proyek tersebut. Dalam business case, biasanya berisi tentang kebutuhan akan suatu bisnis tersebut, dan analisis biaya dan keuntungan yang akan dihasilkan dari proyek tersebut.
-
Contract Ini merupakan hal yang dibutuhkan jika proyek dilakukan untuk pelanggan eksternal
-
Enterprise environmental factors
-
Organizational process assets
b. Alat dan Caranya
-
Pandai mengambil keputusan
Kepandaian dalam mengambil keputusan biasa digunakan untuk menilai input – input yang digunakan dalam membangun project charter.
c.
Output
-
Project charter
Project charter tersebut berisi mengenai kebutuhan konsumen, dan produk baru, pelayanan, atau hasil yang direncakan untuk memenuhi :
•
Tujuan akan proyek tersebut
•
Objek proyek dapat diukur
•
Syarat yang bersifat high-level
•
Penggambaran akan suatu proyek yang bersifat high level
•
Pengambilan resiko yang tinggi
•
Ringkasan akan target – target yang dijadwalkan
•
Ringkasan biaya
•
Kebutuhan untuk persetujuan proyek,
siapa yang menentukan sukses atau
tidaknya suatu proyek, dan sebagainya •
•
Ditugaskan oleh manajer proyek, pertanggung jawaban, tingkat otoritas, dan Nama dan kewenangan akan sponsor atau orang lain yang memiliki otoritas project charter tersebut.
4.2 Pengembangan Proyek Rencana Pengelolaan rencana pengembangan manajemen adalah proses mendokumentasikan tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan, mempersiapkan, dilaksanakan, dipantau dan dikendalikan dan closed.the proyek manajemen konten rencana akan bervariasi tergantung pada daerah aplikasi dan kompleksitas proyek. rencana manajemen proyek dikembangkan melalui serangkaian proses yang terintegrasi sampai penutupan proyek. Proses ini menghasilkan suatu rencana manajemen proyek yang semakin diuraikan oleh update dan dikendalikan dan disetujui melalui proses melakukan kontrol perubahan terpadu (bagian 4.5). Gambar 4-4 menunjukkan input, alat dan teknik dan output untuk proses ini dan diagram aliran data ditampilkan pada Gambar 4-5
Gambar 4-4 mengembangkan rencana manajemen proyek: input, alat dan teknik dan output
4.2.1 mengembangkan proyek rencana pengelolaan: input 1. proyek charter
menggambarkan dalam bagian 4.1.3.1 2. output dari proses perencanaan
output dari banyak proses perencanaan merupakan masukan untuk proses ini. di samping itu, pembaruan dokumen-dokumen ini dapat memerlukan update rencana manajemen proyek
Angka 4-5 mengembangkan proyek rencana pengelolaan data flow diagram 3. perusahaan faktor lingkungan
faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses mengembangkan proyek rencana pengelolaan termasuk, namun tidak terbatas pada: •
•
•
govermental atau standar industri, proyek sistem informasi manajemen (misalnya, alat otomatis, seperti perangkat lunak schedulding, sistem manajemen konfigurasi, pengumpulan informasi dan sistem distribusi atau antarmuka web ke sistem otomatis online), struktur organisasi dan budaya,
•
•
infrastruktur (misalnya, fasilitas yang ada dan peralatan capatical), dan personel administrasi (misalnya, pengangkatan dan pemecatan pedoman, kinerja karyawan ulasan dan rec pelatihan.
4. Organisasi Proses Aset
Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses mengembangkan proyek rencana pengelolaan termasuk, namun tidak terbatas : •
standar pedoman, instruksi kerja, kriteria usulan evaluasi dan kriteria pengukuran kinerja,
•
Manajemen proyek template rencana. elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada: o
pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan set organisasi proses standar untuk memenuhi kebutuhan khusus dari proyek ini, dan
o
Proyek penutupan pedoman atau persyaratan seperti validasi produk dan kriteria penerimaan,
•
mengubah prosedur pengendalian termasuk langkah-langkah dimana standars resmi perusahaan, kebijakan, rencana dan prosedur atau dokumen proyek akan diubah dan bagaimana perubahan apapun akan disetujui dan valid.
•
file proyek dari proyek lampau (misalnya, ruang lingkup, biaya, jadwal diagram jaringan, register risiko, tindakan respon yang direncanakan dan dampak risiko didefinisikan).
•
Informasi sejarah dan pelajaran dasar knowladge dan
•
manajemen konfigurasi basis pengetahuan yang berisi versi dan baseline dari semua standar resmi perusahaan, kebijakan, prosedur dan dokumen proyek.
4.2.2 Mengembangkan Proyek Rencana Pengelolaan: Alat dan Teknik
1. ahli Penghakiman Ketika mengembangkan rencana manajemen proyek, penilaian ahli digunakan untuk: •
Penjahit proses untuk memenuhi kebutuhan proyek
•
Mengembangkan rincian teknis dan manajemen yang akan termasuk dalam rencana manajemen proyek,
•
•
Menentukan sumber daya dan tingkat keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan proyek,
Tentukan tingkat manajemen konfigurasi untuk menerapkan pada proyek, dan
•
Menentukan dokumen proyek akan tunduk pada proses perubahan kontrol formal.
4.2.3 Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek: Output 1. Proyek Rencana Pengelolaan Rencana manajemen proyek mengintegrasikan dan mengkonsolidasikan semua anak perusahaan manajemen dan baseline dari proses palnning dan namun tidak terbatas pada: •
Siklus hidup dipilih untuk proyek dan proses yang akan diterapkan pada setiap tahap,
•
Hasil menjahit oleh tim manajemen proyek sebagai berikut: Proyek manajemen diproses dipilih oleh tim manajemen proyek, a. tingkat pelaksanaan setiap proses yang dipilih, b. Descritions dari alat-alat dan teknik yang akan digunakan untuk mengelola proyek tertentu, termasuk dependensi dan interaksi proses-proses amond dan input dan output penting.
•
Bagaimana pekerjaan akan dilaksanakan untuk mencapai objectves proyek,
•
Sebuah manajemen perubahan rencana yang mendokumentasikan bagaimana perubahan akan dipantau dan dikendalikan,
•
Sebuah rencana manajemen konfigurasi yang mendokumentasikan bagaimana konfigurasi manajemen akan dilakukan,
•
Bagaimana integritas baseline pengukuran kinerja akan dipertahankan
•
Perlu dan teknik untuk komunikasi antara para pemangku kepentingan dan
•
Kunci manajemen ulasan untuk konten, luas dan waktu untuk memfasilitasi adderessing isu terbuka dan menunggu keputusan.
rencana manajemen proyek dapat berupa tingkat ringkasan atau rinci dan dapat terdiri dari satu rencana yang lebih anak ar. masing-masing tanaman anak perusahaan rinci sejauh dibutuhkan oleh spesifik proyek. Setelah rencana pengelolaan proyek baselined, hanya dapat berubah ketika permintaan perubahan yang dihasilkan dan disetujui melalui proses Perubahan Lakukan Terpadu Contol.
Baseline proyek termasuk, namun tidak terbatas pada: •
Jadwal baseline,
•
Biaya baseline kinerja, dan
•
Lingkup baseline
Tanaman anak termasuk, namun tidak terbatas pada: •
Lingkup rencana pengelolaan (intruduction bab 5),
•
Persyaratan rencana pengelolaan (Bagian 5.1.3.2),
•
jadwal rencana pengelolaan (pengantar bab 6)
•
biaya rencana pengelolaan (pengantar bab 7)
•
Kualitas rencana pengelolaan (Bagian 8.1.3.1)
•
Proses perbaikan rencana (Bagian 8.1.3.4)
•
Sumber daya manusia rencana (Bagian 9.1.3.1)
•
Komunikasi Manajemen Rencana (bagian 10.2.3.1)
•
Risiko rencana pengelolaan (Bagian 9.1.3.1) dan
•
Procurenment rencana pengelolaan (bagian 12.1.3.1)
Seringkali baseline ruang lingkup, jadwal, dan biaya akan digabungkan menjadi dasar pengukuran kinerja yang digunakan sebagai sebagai dasar proyek secara keseluruhan terhadap yang ingtegrated dapat diukur. baseline pengukuran kinerja digunakan untuk esrned untuk pengukuran nilai yang diperoleh
4.3. Pengarahan dan Pengaturan Eksekusi Proyek Pengarahan dan pengaturan proyek adalah suatu proses dari pekerjaan yang mendefinisikan dalam proyek manajemen untuk dokumen proyek. Berikut kegiatan-kegiatan tersebut, namun tidak terbatas : 1. Kegiatan untuk mencapai proyek
2. Membuat deliverable proyek 3. Staff, trainer, dan anggota team proyek menetapkan tugas proyek
4. Memperoleh, mengelola dan menggunakan sumber daya termasuk bahan, peralatan dan perlengkapan dan fasilitas
5. Menerapkan metode yang standard dan direncanakan 6. Membangun dan mengelola komunikasi proyek, baik eksternal dan internal untuk tim proyek 7. Menghasilkan data proyek, seperti biaya, jadwal, teknis dan kemajuan kualitas dan status ke fasilitas peramalan
8. Mengeluarkan permintaan perubahan dan beradaptasi ke dalam lingkup proyek, tanaman, dan lingkungan.
9. Mengelola risiko dan melaksanakan kegiatan penanggulangan risiko. 10. Mengelola penjual dan supplier
11. Mengumpulkan dan mempelajari dokumen, dan melaksanakan perbaikan untuk disetujui Manajer proyek, bersama dengan tim manajemen proyek, langsung ke kinerja kegiatan proyek yang direncanakan, dan mengelola antarmuka teknis dan berbagai organisasi yang ada dalam proyek. proses pelaksanaan proyek langsung dan mengelola secara langsung dipengaruhi oleh area aplikasi proyek. Derivables output dari proses untuk menyelesaikan rencana proyek kerja dan jadwal dalam manajemen proyek pabrik. Prestasi kerja mengenai status penyelesaian deliverable dan apa yang telah dicapai, yang dikumpulkan sebagai bagian dari pelaksanaan proyek dan dimasukkan ke dalam proses pelaporan kinerja. yang informasikan kinerja juga akan digunakan sebagai masukan untuk Pemantauan dan kelompok proses pengendalian. Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek juga memerlukan pelaksanaan perubahan yang disetujui meliputi: •
tindakan korektif . Dokumen arah untuk melaksanakan pekerjaan proyek untuk membawa kinerja masa depan expered dari pekerjaan proyek sesuai dengan rencana manajemen proyek.
•
tindakan pencegahan . arah dokumen untuk melakukan kegiatan yang dapat mengurangi kemungkinan konsekuensi negatif yang terkait dengan risiko proyek.
•
cacat perbaikan. secara resmi dokumen identifikasi cacat dalam komponen proyek dengan rekomendasi baik untuk memperbaiki cacat atau sepenuhnya menggantikan komponen.
Gambar 4-6 menunjukkan input, alat dan teknik, dan output untuk proses ini dan diagram aliran data ditampilkan pada Gambar 4-7.
4.3.1 Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek: input 1. manajemen proyek pembangkit dijelaskan dalam bagian 4.2.3.11 2. persetujuan perubahan permintaan
sebagai bagian dari proses perubahan melakukan kontrol terintegrasi, kontrol perubahan update status akan menunjukkan bahwa beberapa perubahan yang disetujui dan ada juga yang tidak. Permintaan perubahan disetujui dijadwalkan untuk dilaksanakan oleh tim proyek. Permintaan perubahan disetujui juga dapat memodifikasi kebijakan, rencana manajemen proyek, prosedur, biaya, atau anggaran atau merevisi jadwal. Permintaan perubahan disetujui mungkin memerlukan implementasi tindakan preventif atau korektif. 3. Perusahaan faktor lingkungan
Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi secara langsung dan mengelola proses pelaksanaan proyek termasuk tetapi tidak terbatas pada: •
organisasi, perusahaan atau budaya pelanggan dan struktur,
•
infrastruktur (sarana yang ada misalnya dan modal)
•
administrasi kepegawaian (misalnya pengangkatan dan pemecatan pedoman, kinerja karyawan dan catatan pelatihan)
•
pemangku kepentingan resiko toleransi dan
•
proyek sistem informasi manajemen (misalnya suite alat otomatis, seperti perangkat lunak penjadwalan, sistem manajemen konfigurasi, koleksi informasi dan sistem distribusi atau kita interface ke sistem otomatis online)
4. Proses organisasi asset
aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi secara langsung dan mengelola proses pel aksanaan proyek termasuk, namun tidak terbatas pada : •
•
•
standar pedoman dan instruksi kerja persyaratan keamanan Isu dan cacat manajemen masalah prosedur mendefinisikan dan cacat kontrol, masalah dan identifikasi cacat dan resolusi dan tindakan pelacakan item
•
Proses database pengukuran yang digunakan untuk mengumpulkan dan membuat data pengukuran yang tersedia pada proses dan produk
•
Proyek file dari proyek sebelumnya (misalnya, ruang lingkup,. Biaya, jadwal, baseline kinerja pengukuran, kalender proyek, jadwal proyek., Diagram jaringan, register risiko, tindakan respon yang direncanakan, dan dampak resiko didefinisikan) dan
•
Isu dan cacat manajemen database yang berisi masalah sejarah dan status cacat, informasi kontrol, masalah dan resolusi cacat dan hasil aksi item.
4.3.2 mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek: alat dan te knik 1. ahli penghakiman
penilaian ahli digunakan untuk menilai masukan yang diperlukan untuk mengarahkan dan mengelola pelaksanaan rencana manajemen proyek putusan tersebut dan keahlian appliede untuk semua rincian teknis dan manajemen selama proses ini.Keahlian ini disediakan oleh proyek manajer proyek dan tim manajer proyek menggunakan pengetahuan khusus atau pelatihan. Keahlian tambahan tersedia dari berbagai sumber, termasuk: •
Unit lainnya dalam organisasi,
•
Konsultan
•
Pemangku kepentingan, termasuk pelanggan atau sponsor dan
•
Profesional dan teknis asosiasi
2. manajemen proyek sistem informasi
manajemen proyek sistem informasi, bagian dari faktor lingkungan perusahaan, menyediakan akses ke alat-alat otomatis, seperti perangkat lunak penjadwalan, sis tem manajemen konfigurasi, koleksi
informasi dan sistem distribusi atau kita interface ke sistem otomatis online yang digunakan selama langsung dan mengelola upaya pelaksanaan proyek.
4.3.3 Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek: output 1. kiriman suatu kiriman yang disetujui adalah setiap produk yang unik dan dapat diverifikasi, has ilnya, atau kemampuan untuk prform layanan yang harus dihasilkan untuk menyelesaikan proses, fase, atau proyek. 2. informasi kinerja
kegiatan berupa informasi proyek secara rutin dikumpulkan sebagai progessess proyek. Informasi ini dapat untuk hasil kinerja berbagai termasuk, namun tidak terbatas pada: •
diturunkan statusnya
•
jadwal kemajuan
•
biaya yang dikeluarkan
3. perubahan permintaan
ketika masalah ditemukan sementara pekerjaan proyek yang dilakukan, permintaan perubahan dikeluarkan yang dapat mengubah kebijakan proyek prosedur, ruang lingkup proyek, bia ya proyek atau anggaran, jadwal proyek, atau uality proyek. perubahan tutupan permintaan lain diperlukan tindakan preventif atau korektif untuk mencegah dampak luas yang negatif mengenai kemudian dalam proyek. Permintaan untuk perubahan dapat langsung atau tidak langsung, eksternal atau internal dimulai dan dapat opsional atau secara hukum / kontrak mandat dan dapat meliputi: •
tindakan korektif . Didokumentasikan arah untuk melaksanakan pekerjaan proyek untuk membawa kinerja masa depan yang diharapkan
•
tindakan pencegahan. Sebuah arah yang terdokumentasi untuk melakukan kegiatan yang dapat mengurangi kemungkinan consequensces negatif yang terkait dengan risiko proyek.
•
cacat perbaikan. identifikasi resmi didokumentasikan dari cacat dalam komponen proyek dengan rekomendasi baik untuk memperbaiki cacat sepenuhnya menggantikan komponen
•
memperbarui. Perubahan dokumentasi resmi dikendalikan, mencerminkan dimodifikasi atau ide tambahan atau konten.
tanaman,
dll
untuk
4. Rencana pembaruan manajemen proyek
Elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada: •
persyaratan rencana pengelolaan
•
jadwal rencana pengelolaan
•
biaya rencana pengelolaan
•
kualitas rencana pengelolaan
•
sumber daya manusia
•
komunikasi rencana pengelolaan
•
risiko rencana pengelolaan
•
pembelian rencana pengelolaan
•
proyek baseline
5. Proyek dokumen update
proyek dokumen yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada : •
persyaratan dokumen
•
Proyek log (masalah, asumsi, dll)
•
risiko mendaftar dan
•
4.4
pemangku kepentingan mendaftar
Memantau dan Mengontrol Proyek Kerja
Memantau dan Mengontrol Proyek kerja adalah proses pelacakan, meninjau dan mengatur kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam rencana Manajemen Proyek.
•
Membandingkan kinerja Proyek actual terhadap rencana manajemen Proyek.
•
Menilai kinerja untuk menentukan apakah tindakan korektif atau preventif ditunjukan dan kemudian merekomendasikan tindakan tersebut seperlunya.
•
•
Mengindentifikasi resiko baru dan analisis, pelacakan, dan pemantauan. Mempertahankan basis informasi yang akurat, tepat waktu mengenai produk proyek dan dokementasi yang terkait dengan penyesuaian proyek.
•
Menyediakan informasi untuk mendukung pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan.
4.4.1
•
Memberikan perkiraan biaya untuk memperbarui saat ini dan Informasi jadwal saat i ni.
•
Pemantauan yang di implementasikan perubahan yang disetujui karena mereka terjadi.
Memantau dan Mengontrol Proyek Kerja: Masukan
1. Manajemen proyek rencana: dijelaskan dalam bagian 4 3 2 1
2. Laporan Harus disiapkan oleh tim proyek merinci kegiatan,prestasu,masalah dan diidentifikasikan dan masalah.
Status saat ini
Prestasi yang disignifikan untuk periode
Prakiran,dan
Isu
3. Perusahaan Faktor Lingkungan Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi pengaruh monitor dan control proses pekerjaan
Pemerintah atau standar Industri (misalnya regulation badan regulasi,standar produk,standar mutudan standar perjanjian.
Perusaan kerja system otorisasi.
Manajemen Proyek system Informasi.
4. Proses Organisasi Aset
Ases proses organisasi yang dapat mempengaruhi monitor dan control proses pekerjaan proyek termasuk tetapi tidak terbatas pada
Komunikasi Organisasi persyaratan
Keuangan control produser
Isu dan produser cacat manajemen
Proses pengendalian resiko termasuk kategori resiko,defenisi probalisasi dan dampak,dan dampak matriks
Proses pengukuran database yang digunakan untuk membuat data pengukuran yangtersedia pada proses dan produk
4.4.1
Pelajaran database
Memoneter dan mengendalikan pekerjaan proyek,alat dan teknik
1. Ahli Penghakiman
Penilaian Ahli digunak oleh tim manajemen proyek untuk mengeinterprasikan informasi yang digunakan proses monitor dan control manajer proyek bekerjasama dengan tim,menentukan tindakan yang diperlukan untuk memastikan kinerja proyek .
4.4.2
Memoneter dan mengendalikan pekerjaan dan proyek output
1.
Perumahan Permintaan
Sebagai akibat membandingkan hasil yang direncanakan dengan hasil yang sebenarnya,
permintaan
perubahan
dapat
diberikan
yang
mungkin
berkembang,menyesuaikan, atau mengurangi proyek.
-
Tindakan korektif arah didokuntasikan untuk pekerjaan proyek sesuai dengan
rencana manajemen proyek
-
Action a didokumentasikan arah untuk melakukan kegiatan yang dapat
mengurangi kemungkinan konsekwensi negative yang terkait dengan resiko proyek.
-
Cacat perbaikan identifikasi resmi didokumentasikan dann cacat dlqm
komponen oriyek dengan rekomentasibaik untuk memperbaiki cacat atau sepenuhnya menggantikan komponen.
2.
Proyek Manajemen rencana pembaruan
Manajemen proyek rencana elemen yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada
-
Jadwal rencana Pengelolaan
-
Biaya rencana pengelolaan
-
Rencana manajemen mutu
-
Lingkup garis dasar
-
Jadwal garis dasar dan
-
Kinerja biaya garis dasar
3. Dokumen Proyek pembaruan Proyek dukumen yang mun mungkin diperbaiki termasuk,namun tidak terbatas pada
-
Peralatan
-
Laporan kinerja dan Masalah log
4.5 melakukan perubahan kontrol terpadu
melakukan perubahan kontrol terpadu adalah proses meninjau semua permintaan perubahan, menyetujui perubahan dan mengelola perubahan pada kiriman, aset proses organisasi, dokumen proyek dan rencana manajement proyek. Para tampil terintegrasi proses perubahan kontrol dilakukan dari awal proyek sampai selesai. Manajemen rencana proyek, pernyataan ruang lingkup proyek, dan kiriman lainnya yang dikelola dengan hati-hati dan terus menerus perubahan dimasukkan ke dalam dasar revisi. yang melakukan proses perubahan kontrol terintegrasi meliputi kegiatan manajemen perubahan berikut dalam berbeda tingkat detail, ased atas kemajuan pelaksanaan proyek: •
mempengaruhi faktor-faktor yang menghindari perubahan kontrol terintegrasi sehingga perubahan hanya disetujui diimplementasikan
•
meninjau, menganalisa, dan menyetujui permintaan perubahan segera, yang penting, sebagai keputusan lambat negatif dapat mempengaruhi waktu, biaya, atau kelayakan perubahan
•
mengelola perubahan disetujui
•
mempertahankan integritas baseline dengan melepaskan hanya perubahan disetujui untuk dimasukkan ke dalam rencana manajemen proyek dan dokumen proyek
•
meninjau, menyetujui, direkomendasikan
•
mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek (perubahan jadwal misalnya diusulkan sering akan mempengaruhi biaya, risiko, kualitas, dan staf) dan
•
mendokumentasikan dampak lengkap permintaan perubahan
atau
menolak
semua
tindakan
perbaikan
dan
pencegahan
Perubahan dapat diminta oleh stakeholder yang terlibat dengan proyek Meskipun mereka dapat dimulai secara verbal, mereka selalu harus dicatat dalam bentuk tertulis dan dimasukkan ke dalam dampak perubahan manajemen dan dampak taksiran biaya. Setiap permintaan perubahan dokumen baik harus disetujui atau ditolak oleh beberapa otoritas dalam tim manajemen proyek atau organozation eksternal. Pada banyak proyek, manajer proyek diberi wewenang untuk menyetujui jenis permintaan tertentu perubahan sebagaimana definend dalam peran proyek dan dokumentasi tanggung jawab.
permintaan perubahan disetujui bisa memerlukan estimasi biaya baru atau direvisi, urutan kegiatan, tanggal jadwal, persyaratan resourse dan analisis alternatif respon risiko. Perubahan ini dapat membutuhkan penyesuaian rencana manajemen proyek atau rencana pengelolaan proyek lainnya / dokumen. tingkat diterapkan pengendalian perubahan tergantung pada area aplikasi, kompleksitas proyek tertentu, persyaratan kontrak, dan konteks dan lingkungan di mana proyek tersebut dilakukan proyek-lebar penerapan sistem manajemen konfigurasi, termasuk proses perubahan kontrol, menyelesaikan tiga tujuan utama: •
menetapkan metode evolusi untuk secara konsisten mengidentifikasi dan meminta perubahan untuk baseline didirikan dan untuk menilai nilai dan efektivitas dari perubahan-perubahan tersebut.
•
menyediakan celah untuk terus memvalidasi dan meningkatkan proyek dengan mempertimbangkan dampak dari setiap perubahan
•
menyediakan mekanisme untuk tim manajemen proyek untuk secara konsisten mengkomunikasikan semua perubahan disetujui dan ditolak kepada para pemangku kepentingan.
Beberapa kegiatan manajemen konfigurasi termasuk dalam proses perubahan control terpadu adalah sebagai berikut : •
Konfigurasi identifikasi. Seleksi dan identifikasi item konfigurasi memberikan dasar yang konfigurasi produk didefinisikan dan diverifikasi, produk dan dokumen diberi label, perubahan dikelola dan akuntabilitas dipertahankan.
•
Konfigurasi status akuntansi. Informasi dicatat dan dilaporkan untuk ketika data yang sesuai tentang item konfigurasi harus disediakan. Informasi ini mencakup daftar dentification konfigurasi disetujui, status perubahan yang diusulkan untuk konfigurasi, dan status pelaksanaan perubahan disetujui.
•
Konfigurasi verifikasi dan audit . Konfigurasi verifikasi dan audit konfigurasi memastikan compostition dari item konfigurasi proyek adalah benar dan bahwa chnages yang sesuai terdaftar, dinilai, disetujui, dilacak, dan benar dilaksanakan. Hal ini memastikan pers yaratan fungsional didefinisikan dalam dokumentasi konfigurasi telah terpenuhi
Gambar 4.10 menunjukkan input, alat dan teknik, dan output untuk proses ini dan diagram aliran data ditampilkan pada Gambar 4.11
4.5.1 Melakukan Pengendalian Perubahan Terpadu 1. Pengelolaan Rencana Proyek Dijelaskan pada 4.2.3.1 2. Informasi prestasi kerja
Dijelaskan pada 4.3.3.2 3. Ubah Permintaan
Semua proses pemantauan dan pengendalian dan banyak proses yang dijalankan menghasilkan permintaan perubahan sebagai output. Permintaan perubahan dapat mencakup tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, dan perbaikan cacat. Namun, tindakan korektif dan pencegahan biasanya tidak mempengaruhi baseline proyek, hanya kinerja yang terhutang dengan baseline. 4. Perusahaan Faktor Lingkungan
Faktor lingkungan perusahaan berikut dapat mempengaruhi proses perubahan pengendalian terpadu.
5. Organisasi Proses Aset
Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses melakukan perubahan pengendalian terpadu meliputi, namun tidak terbatas pada: •
•
•
mengubah prosedur pengendalian, termasuk langkah-langkah di mana s tandar resmi perusahaan, kebijakan, rencana, dan dokumen proyek lainnya akan dimodifikasi, dan berapa banyak setiap wil perubahan disetujui, divalidasi, dan dilaksanakan Prosedur untuk menyetujui dan mengeluarkan otorisasi perubahan Proses database pengukuran yang digunakan untuk mengumpulkan dan membuat data pengukuran yang tersedia di proses dan produk
•
File proyek seperti jadwal, pembiayaan, dan lainnya
•
manajemen konfigurasi basis pengetahuan yang berisi versi dan basslines dari semua standar resmi perusahaan, kebijakan, prosedur, dan dokumen proyek
4.5.2 melakukan kontrol perubahan yang terintegrasi: alat dan teknik
1. ahli penghakiman Selain penilaian ahli manajemen proyek tim, pemangku kepentingan mungkin diminta untuk memberikan keahlian itu dan mungkin akan diminta untuk duduk di panel kontrol perubahan. putusan tersebut dan keahlian yang diterapkan pada setiap rincian teknis dan manajemen sel ama proses ini dan dapat diberikan oleh berbagai sumber, misalnya: a. Konsultan b. Pemangku kepentingan, termasuk pelanggan atau sponsor c. Profesional dan teknis asosiasi d. kelompok industri e. subyek ahli dan f manajemen proyek kantor 2. perubahan pertemuan kontrol panel kontrol perubahan bertanggung jawab untuk pertemuan dan meninjau permintaan perubahan dan menyetujui atau menolak permintaan tersebut berubah. peran dan tanggung jawab dari papan ini jelas dan disepakati oleh stakeholder yang tepat. semua keputusan perubahan kontrol papan didokumentasikan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan untuk informasi dan mengikuti tindakan. 4.5.3 Lakukan Pengendalian Perubahan Terpadu: Output
jika permintaan perubahan dianggap layak tetapi di luar lingkup proyek, persetujuan membutuhkan data dasar berubah. jika permintaan perubahan tidak dianggap layak, permintaan perubahan akan ditolak dan mungkin dikirim kembali ke pemohon untuk informasi tambahan. 1. Mengubah update permintaan status
permintaan perubahan diproses sesuai dengan perubahan sistem kontrol oleh manajer proyek atau oleh anggota tim yang ditugaskan. permintaan perubahan disetujui akan dilaksanakan oleh proses proyek langsung dan mengelola eksekusi. status dari semua perubahan, menyetujui atau tidak, akan pembaruan dalam permintaan perubahan panjang sebagai bagian dalam update dokumen proyek. Rencana Pengelolaan Proyek Pembaruan Elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk tetapi tidak terbatas pada: a. Setiap manajemen anak perusahaan rencana dan b. Baseline yang tunduk pada proses pengendalian perubahan formal Perubahan baseline hanya harus menunjukkan perubahan dari waktu saat ke depan. kinerja masa lalu mungkin tidak berubah. ini melindungi integritas dari baseline dan data hist oris dari kinerja masa lalu. 2. Proyek dokumen terbaru proyek dokumen yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses perubahan melakukan kontrol terintegrasi termasuk log perubahan permintaan dan setiap dokumen yang tunduk pada proses pengendalian perubahan formal. 4.6 Penutupan project
Penutupan project atau fase ialah proses penyelesaian semua kegiatan di semua kelompok proses manajemen proyek untuk secara resmi menyelesaikan proyek atau fase.
a.
Input Dalam input ini harus ada nya rencana manajemen proyek yang sudah dibahas pada subbab sebelumnya, penerimaan akan hasil proyek tersebut yang sudah dibahas pada subbab berikutnya pula, dan organisasi asset proses.
b. Alat dan Teknik Expert judgment diaplikasikan saat melakukan penutupan administrasi. Penilaian ini memastikan penutupan proyek atau fase dilakukan standar yang sesuai. c.
Output Output ini mengacu pada transisi dari produk akhir, layanan , atau hasil .
-
Project files, dokumentasi hasil dari aktifitas proyek, sebagai contoh rencana manajemen proyek, jangkauannya, biaya, jadwal, kalender proyek, dan lain sebagainya
-
Proyek penutupan dokumen, terdiri dari dokumen formal yang mengindikasikan atau menunjukan penyelesaian sebuah proyek atau fase dan transfer akan proyek yang sudah selesai. Selama penutupan dokumen manajer proyek akan mengulas kembali dokumentasi dan kontraknya sebelum diberikan kepada pelanggan untuk memastikan kelengkapannya.
-
Historical information, informasi yang historis dapat menjadi pelajaran yang mungkin saja dapat diaplikasikan pada proyek selanjutnya atau proyek untuk masa depan.
