SOP HR

PT. ULTRA SUMATERA DAIRY FARM

Standar Operasional Prosedur Departemen Sumber Daya Manusia Arti  Departemen sumber daya manusia (HRD) adalah Departemen yang menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Fungsi , Tugas dan Tanggung jawab 1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and Selection a. Persiapan Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan :  Perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowong  Jumlahnya  Waktu dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu : 1) Faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. 2) Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasar tenaga kerja, dan lain sebagainya. b. Pengadaan tenaga kerja / Recruitment. Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan :  Analisis jabatan  Deskripsi pekerjaan / job description  Spesifikasi pekerjaan / job specification. c. Seleksi tenaga kerja / Selection Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Teknis dan tata cara perekrutan : 1) Seleksi kelengkapan administrasi pelamar. 2) Melihat daftar riwayat hidup / curriculum vitae pelamar 3) Memanggil pelamar terpilih 4) Mengisi bio data pelamar / applicant information 5) Melakukan ujian / test tertulis / serangkaian test 6) Wawancara kerja / interview 7) Pemeriksaan referensi 8) Test kesehatan 9) Persetujuan atasan 2. Penerimaan dan penempatan karyawan Pada hari pertama karyawan bekerja di perusahaan maka karyawan akan dihadapkan pada program orientasi yaitu pengenalan dengan posisi atau jabatannya, organisasi, dan sebagainya dengan mengikuti tahapan-tahapan sebagai berikut : By Natalomo Samosir-HR


1) Menandatangani surat perjanjian kerja dan surat masa percobaan 2) Pencatatan dalam database karyawan, penerbitan Nomor induk Karyawan (NIK), Penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan 3) Penjelasan sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi 4) Penjelasan peraturan perusahaan yang berlaku 5) Penjelasan mengenai upah / gaji, Kompensasi atau tunjangan yang diberikan 6) Penjelasan mengenai tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab dari jabatan (job description) 7) Pelaksanaan on job training / Pelaksanaan kerja di departemen yang membutuhkan 3. Pelaksanaan kerja / Masa kerja Karyawan yang telah diterima bekerja segera melaksanakan setiap pekerjaan sesuai dengan posisi dan jabatannya didalam perusahaan dengan penuh tanggung jawab dan mengikuti peraturan dan ketentuan perusahaan. Dalam periode ini Departemen Sumber daya manusia melakukan kontrol terhadap aktifitas kerja karyawan meliputi hal-hal sebagai berikut : 1) Absensi / kehadiran karyawan setiap harinya  Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena berhalangan diakibatkan oleh hal-hal yang diijinkan wajib mengisi Form permohonan permisi yang telah disetujui atasan langsung dari karyawan serta mengikuti prosedur sebagai berikut :  Bagi karyawan sakit wajib menyerahkan surat keterangan istirahat dari Dokter selambat-lambatnya hari pertama kehadiran karyawan tersebut bekerja kembali dengan maksimal istirahat 2 (dua) hari kerja.  Bagi karyawan sakit lebih dari 2 (dua) hari wajib menyerahkan surat keterangan dirawat / opname atau perpanjangan surat keterangan istirahat dari Dokter.  Bagi karyawan cuti atau urusan pribadi wajib mengisi form permohonan permisi selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan ijin tersebut dilaksanakan.  Pengecualian terhadap ketentuan pengisian form permohonan permisi dilakukan setelah pelaksanaan cuti atau ijin dapat dilakukan jika ketidak hadiran bekerja tersebut diakibatkan oleh hal yang mendesak seperti terjadinya kemalangan.  Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena kepentingan dinas perusahaan wajib mengisi form permisi urusan dinas yang diketahui atasannya selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan ijin tersebut dilaksanakan kecuali diakibatkan oleh hal yang mendesak.  Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena berhalangan bukan diakibatkan oleh hal-hal yang diijinkan (mangkir/absen) maka departemen sumber daya manusia melakukan prosedur sebagai berikut :  Pada hari ketidak hadiran karyawan tersebut kartu absensi karyawan ditahan oleh pejabat departemen sumber daya manusia atau pejabat yang ditunjuk.  Pada saat hari karyawan tersebut masuk bekerja kembali maka karyawan tersebut harus menemui terlebih dahulu pejabat departemen sumber daya manusia atau pejabat yang ditunjuk untuk

By Natalomo Samosir-HR


mempertanggungjawabkan ketidak hadiran karyawan di hari sebelumnya.  Jika keterangan karyawan tersebut tidak bisa diterima maka pejabat departemen sumber daya manusia atau pejabat yang ditunjuk wajib memberikan surat pengantar ke departemen sumber daya manusia untuk dapat melakukan sanksi kedisiplinan terhadap karyawan tersebut. 2) Ketepatan waktu masuk kerja, pulang kerja dan ijin meningalkan tempat kerja pada waktu kerja atau pulang kerja sebelum waktunya  Departemen sumber daya manusia dalam melakukan kontol terhadap ketentuan ini berfungsi untuk memastikan bahwa setiap karyawan telah benar-benar melakukan aktifitas pekerjaannya sesuai peraturan dan ketentuan perusahaan.  Keterlambatan masuk kerja, pulang kerja sebelum waktunya atau ijin meninggalkan tempat kerja pada waktu kerja dapat diterima / diijinkan dengan catatan karyawan tersebut telah mendapat persetujuan dari atasannya langsung dengan mengisi form permohonan permisi.  Jika terjadi pelanggaran terhadap ketentuan ini maka departemen sumber daya manusia wajib memberikan tindakan sanksi kedisiplinan terhadap karyawan. 3) Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pekerjaan  Departemen sumber daya manusia melakukan kontrol terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan berpedoman pada laporan hasil dan pelaksanaan kerja dari masing-masing atasan karyawan.  Jika terdapat pelanggaran prosedur kerja dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab karyawan tersebut maka atasan langsung dari karyawan wajib membuat surat pengantar ke departemen sumber daya manusia yang menjelaskan isi pelanggaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab atau pelanggaran tata tertib dan disiplin lainnya. 4) Penginputan data upah / gaji karyawan, Lembur dan tunjangan-tunjangan lainnya (Payroll system)  Penginputan data ini dilakukan setiap hari untuk mendapatkan data up to date dari setiap karyawan.  Penginputan data ini diperlukan untuk keperluan pembayaran gaji / upah karyawan pada akhir bulan serta untuk mengetahui biaya (cost) produksi setiap harinya.  Tahapan pekerjaan : a) Memeriksa kartu absensi, laporan lembur dan laporan hasil kerja dari masing-masing bagian atau unit kerja. b) Menginput data kedalam data base karyawan dan payroll system c) Setelah data diinput kedalam data base kartu absensi dikembalikan ke tempatnya semula dengan memisahkan absensi karyawan yang hadir dan yang tidak hadir. d) Pada saat tutup buku Departemen sumber daya manusia membuat rekapitulasi daftar gaji karyawan dengan lampiran daftar lembur harian, daftar absensi, daftar potongan karyawan,dll e) Rekapitulasi daftar gaji yang telah selesai dibuat diperiksa oleh Departemen Audit sebelum disetujui oleh Direktur Utama.



f) Rekapitulasi daftar gaji yang telah disetujui Direktur Utama diserahkan ke bagian keuangan / kasir untuk dilakukan pembayaran kepada karyawan. 4. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and Evaluation  Tujuan dan fungsi :  Tenaga kerja yang bekerja harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.  Menjaga kualitas sumber daya manusia secara internal maupun eksternal.  Tahapan / program kerja : 1) Perencanaan karir (Career planning).  Mengelola dan merencanakan jenjang karir bagi seluruh karyawan baik di dalam departemen / bagian tersebut (vertical path) atau antar departemen / bagian (horizontal carreer path) 2) Pengembangan karir, cara yang dilakukan melalui :  Promosi  Mutasi  Demosi 3) Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)  Tujuan : Tenaga kerja yang bekerja menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja karyawan sesuai tugas dan tanggung jawabnya.  Program :  On the job training  Class room training  Eksternal training 4) Evaluasi penilaian hasil kerja / Evaluation  Fungsi :  Untuk mengetahui prestasi yang diraih oleh karyawan dalam pelaksanaan pekerjaannya.  Sebagai dasar bagi penentuan penyesuaian gaji, promosi, terminasi, training, mutasi, rotasi dan program personalia lainnya.  Tujuan : a) Meningkatkan prestasi kerja b) Pengembangan karir c) Mempererat hubungan atasan dan bawahan  Waktu pelaksanaan:  Evaluasi penilaian hasil kerja pada tahap awal dilakukan pada masa percobaan dari seorang karyawan, Evaluasi ini berfungsi untuk mengetahui apakah karyawan dalam masa percobaan ini sudah dapat dinyatakan layak untuk diangkat sebagai karyawan di perusahaan atau tidak.  Evaluasi kinerja bagi karyawan tetap perusahaan minimal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun dan dilaksanakan pada akhir tahun.  Batasan / Indikator a) Seluruh proses penilaian prestasi kerja sudah dibakukan dan disusun seobyektif mungkin. b) Penilaian sedapat mungkin berhubungan dengan pekerjaan By Natalomo Samosir-HR


c) Analisa pekerjaan telah dilakukan d) Para penilai telah dilatih untuk mempergunakan alat-alat dan proses penilaian prestasi kerja. e) Penilai sehari-hari harus mempunyai hubungan dengan karyawan yang dinilai dan mampu mengamati secara terus menerus. f) Penilaian dilaksanakan secara bebas oleh lebih dari satu orang penilai bagi setiap karyawan yang dinilai. 5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada karyawan / Compensation and Protection  Kompensasi berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada karyawan yang mengacu pada kondisi pasar.  Manfaat Sistem Penggajian a) Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan b) Memelihara keberadaan karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan c) Merupakan “imbalan / kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan karyawan d) Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan e) Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah. f) Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis g) Terukur bagi setiap pekerjaan, karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama h) Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan / perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan. i) Fair yaitu karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya  Tahapan kerja : a) Subsistem penggajian  Masalah Gaji / pendapatan / imbalan kerja bagi karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan “keseimbangan / fairnesses” antara apa yang diberikan karyawan pada perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan perusahaan untuk karyawannya b) Subsistem Tunjangan.  Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. c) Subsistem Benefit.  Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun, Jaminan kesehatan,dll. d) Subsistem pelaporan lingkungan.  Informasi–informasi ini berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya. By Natalomo Samosir-HR


 Separation Management.  Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi baik yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).  Hubungan Karyawan (Employee Relations).  Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

Demikianlah Standar Operasional Prosedur Departemen Sumber daya manusia ini disusun sebagai acuan dalam pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab administrasi setiap hari.

DEPARTEMEN HUMAN RESOURCES MARET 2010


SOP HR

Recommend Documents