SOP Perusahaan

STANDARD OPERATIN G PROCEDUR E

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DAFTAR ISI / CONTENTS BAB I

PENDAHULUAN

A. TUJUAN B. RUANG LINGKUP BAB II

KONSEP DAN KEBIJAKAN

A. TOLAK UKUR PRESTASI B. TANGGUNG JAWAB B.1. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR B.2. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING B.2.1

TUGAS

&

TANGGUNG

JAWAB

SENIOR

DESIGN

&

PLANNING MANAGER B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING ENGINEER B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL B.3. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR PROJECT MANAGER B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRASI B.4.

TUGAS

&

TANGGUNG

JAWAB

DEPARTEMEN

BUSINESS

DEVELOPMENT B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR BUS. DEVELOPMENT MANAGER


B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERATIONAL MANAGER B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE MANAGER B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER B.6. TUGAS & TANGGUNG JAWAB LEGAL CORPORATE & PROJECT C. PROSEDUR C.1. PROSEDUR DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING C.2. PROSEDUR DEPARTEMEN PROJECT C.3. PROSEDUR DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT C.4. PROSEDUR DEPARTEMEN OPERASIONAL C.5. PROSEDUR LEGAL CORPORATE & PROJECT D. KONDISI KHUSUS BAB III PENUTUP A. DOKUMENTASI B. DEFINISI C. ACUAN / REFERENSI D. LAMPIRAN

DAFTAR GRAFIK DAN LAMPIRAN DOKUMEN


BAB I PENDAHULUAN A. TUJUAN Perusahaan bermaksud untuk membuat suatu standard / pedoman tertulis yang dipergunakan dalam tata kelola perusahaan dan menjadi panduan dalam metode dan pelaksanaan tahapan pekerjaan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Berdasarkan pada hal tersebut perusahaan menyusun Standard Operating Procedure (SOP) yang dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan untuk mulai membangun suatu sistem kerja yang baku dan efisien. Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) sesuai dengan panduan dalam tata kelola manajemen perusahaan secara global adalah : 1. Menyediakan sebuah rekaman aktivitas dan pengoperasian secara praktis. 2. Menyediakan sebuah informasi yang konsisten, oleh karenanya juga membentuk

disiplin

kepada

semua

karyawan

baik

dalam

perusahaan. 3. Memudahkan menyaring, menganalisis, dan menyaring hal-hal atau pekerjaan yang tidak perlu, yang tidak berkaitan secara langsung dengan prosedur yang sudah ada. 4. Mendukung pengalaman dan pengetahuan karyawan dan sekaligus juga mengantisipasi banyak kesalahan yang mungkin terjadi sehingga dapat memperbaiki performa dan kualitas karyawan. 5. Membantu menguatkan regulasi yang berlaku dalam perusahaan.


Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam perusahaan seperti yang dijabarkan sebagai berikut : 1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua karyawan mengenal proses tersebut. 2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada. 3. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut

merupakan

kendala

dalam

efisiensi

produksi

dan

pengontrolan kualitas. 4. SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai sumber referensi bagi pengembangan SDM dalam perusahaan. 5. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pengembangan multi tasking, dimana akan membantu mengembangkan karyawan dalam melakukan pekerjaan di posisi lain atau diluar job desk yang ditugaskan sebelumnya. 6. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performa karyawan dan proses yang dilakukan. Melihat pentingnya SOP perusahaan , maka penelitian ini bertujuan juga untuk mengidentifikasi dan merancang business process yang ada dalam perusahaan

dan

merancang

SOP

yang

mendukung

hal

ini

bagi

perusahaan.

B. RUANG LINGKUP Standard Operating Procedure ini akan dipergunakan sebagai

panduan

bersama dalam menjalankan tugas pekerjaan di Departemen Project yang termasuk didalamnya mencakup definisi & kualifikasi pekerjaan , metoda pelaksanaan dan proses tata cara setiap pekerjaan. Konsep Standard Operating Procedure adalah pedoman operasi standar dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai panduan untuk


mengidentifikasi perubahan yang diperlukan, menggambarkan kinerja yang diinginkan, dan mengevalusi kinerja operasional perusahaan secara lebih baik. Faktor yang diambil sebagai dasar pembuatan SOP ini adalah :  Banyaknya keputusan yang harus diambil atau dipilih dalam prosedur.  Banyaknya langkah - langkah yang harus dijalani dalam prosedur. Sedangkan beberapa tipe SOP yang dilakukan berdasarkan prosedur adalah sebagai berikut :  Untuk prosedur yang pendek dan membutuhkan keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format sederhana.  Untuk prosedur yang panjang dan terdiri dari sepuluh langkah lebih dengan keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format hirarki atau grafis.  Untuk prosedur yang membutuhkan banyak keputusan dapat ditulis dengan format flowchart.


BAB II KONSEP DAN KEBIJAKAN A. TOLAK UKUR PRESTASI Penerapan SOP dalam departemen project akan dilakukan evaluasi dalam interval waktu tertentu sesuai keputusan direksi. Adapun tolak ukur keberhasilan penerapan SOP ini adalah berjalannya manajemen keseluruhan dalam departemen project sesuaai dengan perencanaan, diantaranya adalah : 1. Sistem reporting ( laporan ) baik rutin maupun non rutin berjalan tertib dan baik dari tiap bagian dalam departemen project. 2. Koordinasi antar bagian maupun dengan pihak luar ( konsultan , kontraktor , dll ) berjalan dengan baik terutama dalam komunikasi baik verbal maupun tertulis. 3. Tiap personil dalam departemen project mampu melakukan fungsi tugas dan tanggung jawabnya dengan baik ( analisa hasil KPI & performa individu ) 4. Proses dan tahapaan proyek dari awal ( desain ) , pelaksanaan dan hasil

akhir

yang

berjalan

sesuai

perencanaan

dan

konsep

manajemen proyek. 5. Terbentuknya kondisi dan kultur kerja yang baik sesuai dengan aturan dan norma yang berlaku dalam perusahaan. B. B.1

TANGGUNG JAWAB TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR  Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.  Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.


 Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan.  Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan.  Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan.  Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi perusahaan.  Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan operasional maupun manajemen perusahaan .  Bertindak

sebagai

perwakilan

organisasi

dalam

hubungannya

bertanggung

jawab

sebagaimana

dengan dunia luar.  Mengambil

keputusan

dan

didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.  Membawahi semua karyawan dalam struktur organisasi perusahaan. B.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING B.2.1

TUGAS

&

TANGGUNG

JAWAB

SENIOR

DESIGN

&

PLANNING MANAGER  Memimpin departemen design & planning dan menerapkan sistem manajemen

kelola

untuk

pengembangan

dan

operasional

departemen yang dipimpin.  Mengelola departemen design & planning sesuai dengan visi dan misi perusahaan.  Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas operasional bisnis perusahaan pada departemen design & planning yang dipimpin.


 Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan dengan maksimal untuk departemen design & planning yang dipimpin.  Memastikan departemen design & planning melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan optimal.  Bertanggung

jawab

bersama

tim

design

&

planning

dalam

konseptual , desain , perencanaan dan pelaksanaan nya dalam setiap project yang dijalankan.  Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.  Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen design & planning yang dipimpin. B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER  Memimpin design & planning engineer dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaan.  Bersama Senior Manager dalam merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi,

mengawasi

dan

mengalisis

semua

aktivitas

perencanaan , penghitungan , desain dan pelaksanaannya di project.  Memberikan rekomendasi kepada Senior Manager dan procurement dalam pemilihan konsultan , kontraktor atau supplier yang akan dipilih sesuai desain karakteristik project.  Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain , tender dan “for construction” yang akan dilaksanakan di project.


 Bertanggung

jawab

terhadap

Senior

Manager

untuk

setiap

perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam tim design & planning engineer. B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING ENGINEER  Bersama

Engineering

Manager

dalam

merencanakan,

melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas perencanaan , penghitungan , desain dan pelaksanaannya di project.  Memberikan rekomendasi kepada Engineering Manager dalam pemilihan konsultan , kontraktor atau supplier yang akan dipilih sesuai desain karakteristik project.  Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain , tender dan “for construction” yang akan dilaksanakan di project.  Bertanggung jawab terhadap Engineering Manager untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam setiap project yang dikerjakan.

B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT  Bertanggung jawab dalam proses seleksi dan pengadaan barang / jasa dalam setiap project sesuai rencana dan syarat-syarat yang diberikan oleh tim design & planning.  Memutuskan bersama Senior Manager dalam pemilihan konsultan , kontraktor

atau

supplier

yang

akan

dipilih

sesuai

desain

mengelola

budget

dalam

karakteristik project.  Bertanggung

jawab

menjaga

dan

pengadaan barang / jasa sesuai BOQ yang direncanakan.


 Mengkoordinasi,

mengawasi

dan

mengalisis

semua

aktivitas

penyedia barang / jasa dalam setiap project yang dikerjakan.  Menjamin dan memastikan penyedia barang / jasa yang dipilih tidak akan menghambat setiap proses pekerjaan di project.  Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam setiap proses

pengadaan barang dan jasa yang berlangsung. B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR  Merencanakan , menghitung dan mengelola keseluruhan anggaran biaya dalam setiap project dengan penerapan manajemen biaya dan efisiensi dalam seluruh aspek tahapan project.  Memberikan saran ke Senior Manager atau manajemen perusahaan yang berkaitan dengan pengendalian biaya project agar tidak melampaui rencana anggaran yang direncanakan oleh manajemen perusahaan.  Memberikan saran dan rekomendasi ke procurement berkaitan dengan pengadaan barang / jasa agar sesuai dengan rencana biaya yang ditentukan.  Menyiapkan dokumen kontrak dan merekomendasikan jenis kontrak serta sistem pembayaran terkait waktu dan pembiayaan serta karakteristik project.  Mengkoordinasi,

mengawasi

dan

mengalisis

semua

proses

anggaran biaya dalam seluruh aspek tahapan project bersama semua tim terkait.  Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dan manajemen

perusahaan dalam setiap proses anggaran biaya baik perencanaan , pelaksanaan dan pengendalian dalam tiap project.


B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL  Bertanggung jawab dalam menjalankan prosedur pengendalian dokumen

dalam

departemen

design

&

planning

meliputi

:

pencatatan dokumen , penyimpanan , penyaluran/distribusi dan penghapusan dokumen.  Memasukkan data dokumen ( design & planning , procurement , QS ) ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date.  Memastikan dokumen ( design & planning , procurement , QS ) disahkan sebelum didistribusikan.  Memastikan

seluruh

dokumen

telah

disosialisasikan

dan

didistribusikan ke bagian yang berkepentingan.  Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri. 

Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah tidak diperlukan atau berdasarkan instruksi khusus.

B.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER  Memimpin departemen project dan menerapkan sistem manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional departemen project yang dipimpin.  Mengelola

departemen

project

perusahaan.


sesuai

dengan

visi

dan

misi

 Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas operasional bisnis perusahaan termasuk strategi bisnis , investasi , integrasi , aliansi dan divestasi pada departemen project yang dipimpin.  Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan dengan maksimal untuk departemen project yang dipimpin.  Memastikan departemen project melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan optimal.  Menjamin dan mengendalikan keseluruhan tahapan pelaksanaan project

sesuai

manajemen

mutu

,

manajemen

biaya

dan

manajemen waktu.  Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.  Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen project yang dipimpin. B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER  Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam suatu project baik internal ( tim project , konsultan . kontraktor ) maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat , pihak berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan.  Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara berkesinambungan

memonitor

perkembangan

penyesuaian jika diperlukan.  Memastikan desain perencanaan

dapat

serta

dilaksanakan

membuat dengan

mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.


 Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses revisi atau tambah kurang atau additional pekerjaan dengan semua pihak dengan mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.  Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait dalam project untuk mengadakan review terhadap kemajuan pekerjaan

masing-masing

dalam

hubungannya

dengan

tugas

organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk mengenai permasalahan/tindakan selanjutnya .  Mampu menerapkan ekspektasi manajemen perusahaan baik dalam aspek kualitas maupun aspek biaya dengan membuat metode manajemen project yang efisien dan tepat digunakan dalam project.  Memastikan supervisi

anggota

dan

tim

umpan

project balik

menerima

performa

pelatihan,

yang

cukup

tugas, untuk

menyelesaikan project  Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses dalam project baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala dan hasil akhir project.  Secara struktur organisasi Project Manager membawahi tim project dan tim MK yang dipergunakan dalam project dengan skala besar. B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER  Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam suatu project baik internal ( tim project , konsultan . kontraktor ) maupun eksternal ( lingkungan & pemerintahan setempat , pihak berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai perencanaan.  Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara berkesinambungan

memonitor

penyesuaian jika diperlukan.


perkembangan

serta

membuat

 Memastikan

desain

perencanaan

dapat

dilaksanakan

dengan

mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.  Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses revisi atau tambah kurang atau additional pekerjaan dengan semua pihak dengan mempertimbangkan aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.  Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait dalam project untuk mengadakan review terhadap kemajuan pekerjaan

masing-masing

dalam

hubungannya

dengan

tugas

organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk mengenai permasalahan/tindakan selanjutnya .  Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses dalam project baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala dan hasil akhir project.  Secara struktur organisasi Project Leader membawahi tim project dan tim MK yang dipergunakan dalam project dengan skala kecil dan sedang. B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , project engineer terbagi menjadi : -

Project Engineer Struktur

-

Project Engineer Arsitektur

-

Project Engineer MEP Fungsi dan tugas tanggung jawab project engineer adalah :

 Mengatur

pelaksanaan

pekerjaan

dari

Project

Manager/Project

Leader baik secara teknikal maupun operasional dalam proses pelaksanaan project.  Menetapkan planning dan application system untuk keperluan pengendalian pelaksanaan.


 Mengadakan

meeting

mengadakan

review

reguler

dengan

terhadap

masing-masing

kemajuan

pekerjaan

untuk dalam

hubungannya dengan tugas pekerjaan dan memberikan petunjuk mengenai tindakan selanjutnya .  Membuat laporan secara periodik tentang jalannya pelaksanaan, hasil yang dicapai , problem & solution , serta penggunaan bahan dan keuangan proyek.  Bertanggungjawab langsung kepada Project Manager/Project Leader dalam mengembangkan fungsi-fungsi perencanaan , pelaksanaan dan penerapan prosedur konstruksi , secara teknikal dan fisik konstruktif project di lapangan berdasarkan rencana dan spesifikasi yang ditetapkan. B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRATION  Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas proyek, laporan pergudangan, laporan bobot prestasi proyek, dan lain-lain.  Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan dibayar oleh owner sebagai pemilik proyek.  Mengelola dokumen data-data project sebagai berikut : Minutes of Meeting

,

Surat

Perjanjian

,

Surat

Pemberitahuan

,

Surat

Keterangan , Drawing , dan data-data official project lainnya.  Membuat Minutes of Meeting dalam setiap meeting koordinasi yang dilakukan di project dan mengelola distribusi serta penyimpanan dokumen MOM.  Membuat laporan akutansi kecil yang berlaku di project.  Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan pengelolaan dokumen sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik.  Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, alatalat proyek dan sejenisnya.


 Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta data-data proyek.  Bertanggung jawab terhadap Construction Manager dan Project Manager sesuai peraturan dan struktur organisasi yang berlaku di project. B.4.

TUGAS

&

TANGGUNG

JAWAB

DEPARTEMEN

BUSINESS

DEVELOPMENT B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER  Memimpin departemen business development dan menerapkan sistem manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional departemen business development.  Mengelola

departemen

project

sesuai

dengan

visi

dan

misi

perusahaan.  Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas operasional bisnis unit perusahaan termasuk strategi bisnis , investasi , integrasi , aliansi dan divestasi pada departemen business development.  Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan pihak-pihak

terkait

yang

berhubungan

dengan

pelaksanaan

operasional dan strategi bisnis perusahaan baik untuk bisnis unit yang aktiv atau menciptakan bisnit unit untuk perusahaan.  Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan

dengan

maksimal

development.


untuk

departemen

business

 Memastikan departemen business development melakukan strategi perusahaan

dengan

efektif

dan

optimal

dalam

manajemen

pengelolaan dan pengembangan bisnis perusahaan,  Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.  Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen business development.

B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER  Memantau perkembangan pasar, kompetitor dan menganalisisnya  Membantu tugas yang diberikan Bussines Development Manager  Membuat strategi marketing dalam mencapai target yang telah direncanakan dalam departemen business development.  Merencanakan dan menjalankan rencana bisnis (business plan) dari kesempatan kesempatan bisnis baru yang di temukan.  Mengelola,

menjalankan

kerjasama/opportunity

business

dan yang

mengembangkan sudah

terjalin

serta

menjalankan fungsi pengembangan usaha, marketing dan sales atas business unit yang dijalankan perusahan.  Melakukan fungsi analisa, mapping, berbagai hal mengenai bisnis perusahaan baik internal maupun external.  Menjaga hubungan hubungan dengan para partner, client

dan

pihak-pihak terkait yang berhubungan dengan pengembangan usaha.


 Melakukan

konsep

perencanaan

dan

analisa

bisnis

(business

analysis) bersama manager business development.  Bertanggung jawab terhadap manager business development dan membawahi marketing officer.

B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , staff untuk Marketing dan Legal adalah : -

Marketing Officer

-

Business Development Officer

 Membantu tugas yang diberikan oleh manager ( marketing dan business development ).  Melaksanakan pekerjaan sesuai instruksi/perintah dari manager (marketing dan business development ) berdasarkan peraturan dan metode yang diterapkan.  Membantu

mengelola,

menjalankan

dan

mengembangkan

operasional perusahaan sesuai arahan manager (marketing dan business development ) dan tanggung jawab masing-masing.  Ikut menjaga hubungan dengan para partner, client pihak

terkait

bersama

manager

(marketing

dan pihak-

dan

business

bisnis

(business

development ).  Melakukan

konsep

perencanaan

dan

analisa

analysis) bersama manager (marketing dan business development ).


 Bertanggung jawab terhadap manager (marketing dan business development ).

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERASIONAL MANAGER  Memimpin

departemen

operasional

dan

menerapkan

sistem

manajemen kelola untuk pengembangan dan operasional dalam departemen.  Mengelola departemen operasional sesuai dengan visi dan misi perusahaan.  Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis

semua

aktivitas

operasional

perusahaan

terkait

pelaksanaan harian kantor , fasilitas dan aset , ketenagakerjaan , finance dan akunting.  Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan pihak-pihak

terkait

yang

berhubungan

dengan

pelaksanaan

operasional perusahaan.  Merencanakan

dan

mengontrol

kebijakan

perusahaan

terkait

pelaksanaan harian kantor , fasilitas dan aset , ketenagakerjaan , finance dan akunting agar dapat berjalan dengan maksimal untuk departemen operasional.  Memastikan perusahaan

departemen dengan

efektif

operasional dan

optimal

melakukan dalam

pengelolaan dan pengembangan bisnis perusahaan,


strategi

manajemen

 Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.  Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen operasional. B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER  Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan

pengawasan

pengembangan

kegiatan

sumber

kualitasnya

daya

manusia,

dengan

termasuk

berpedoman

pada

kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.  Bertanggung

jawab

kegiatan-kegiatan

terhadap

hal-hal

pembinaan

yang

karyawan

berkaitan

sesuai

dengan

tata

kelola

perusahaan serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.  Menyusun,

merencanakan,

merekrut

,

mengawasi

dan

mengevaluasi karyawan dalam tiap departemen sesuai program dan peraturan perusahaan.  Melaksanakan

seleksi,

promosi,

transfering,

demosi

terhadap

karyawan yang dianggap perlu.  Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain

yang

berhubungan

dengan

pengembangan

mental,

keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.


 Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus untuk karyawan.  Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam fungsi tugas dan tanggung jawab HRD. B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE & ACCOUNTING MANAGER  Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan

akuntansi

di

perusahaan

dalam

memberikan

informasi

keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.  Bertanggung jawab dalam perencanaan, koordinasi dan kontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.  Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.  Bersama

Senior

mengkoordinasikan

Operasional

Manager

penyusunan

anggaran

merencanakan

dan

perusahaan,

dan

mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.  Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur

keuangan

dan

akuntansi,

serta

mengontrol

pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi


keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.  Bersama Senior Operasional Manager mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan serta analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.  Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan manajemen perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam fungsi tugas dan tanggung jawab keuangan & akunting.

B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , staff / officer untuk departemen operasional adalah : -

General Affair Officer

-

HRD Officer

-

Finance Officer

-

Accounting Officer Fungsi dan tugas tanggung jawab General Affair Officer adalah :

 Bertanggung jawab bersama Senior Operasional Manager atas pengelolaan operasional harian kantor termasuk pengelolaan petty cash untuk keperluan operasional kantor.  Melakukan purchasing / pembelian keperluan & asset kantor sesuai dengan sistem kerja/prosedur dan anggaran yang ditentukan.


 Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang,

serta

melakukan

proses

penggantian

atas

fasiltias/sarana penunjang yang rusak.  Melakukan analisa

kebutuhan anggaran atas

pengadaan dan

pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.  Mengatur

jadwal/agenda

perusahaan

dalam

operasional

rangka

dinas

karyawan

maupun

dan

permintaan

tamu khusus

(misalnya untuk booking hotel, booking tiket pesawat, mengatur jadwal kunjungan / perjalanan dinas , dsb.)  Mengatur akomodasi untuk perjalanan dinas karyawan dan tamu perusahaan.  Bertanggung

jawab

kepada

Senior

Operasional

Manager

dan

menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

Fungsi dan tugas tanggung jawab HRD Officer adalah :  Bersama HRD Manager dalam mengelola sistem proses recruitment karyawan sesuai prosedur perusahaan.  Membantu dalam proses pengembangan potensi seluruh karyawan di perusahaan  Menyusun , mendistribusikan dan memeriksa rekapitulasi evaluasi penilaian kinerja karyawan dari tiap departemen.  Mengadakan Konseling kepada karyawan untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan menjaga hubungan internal


 Bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen data karyawan perusahaan.  Mempersiapkan dan membuat kontrak kerja karyawan sesuai dengan prosedur perusahaan dan berkoordinasi dengan Senior Manager departemen terkait.  Mengurus payroll Gaji karyawan dengan berkoordinasi bersama finance dan accounting.  Membuat dan mengeluarkan Surat Penugasan karyawan sesuai keputusan perusahaan.  Berkoordinasi bersama Senior Manager departemen terkait dalam pengawasan pelaksanaan SOP dan SOW dalam tiap departemen.  Bertanggung jawab kepada HRD Manager dan memberikan laporan berkala sesuai prosedur perusahaan. Fungsi dan tugas tanggung jawab Finance Officer adalah :  Bersama

Finance

Manager

melakukan

pengaturan

keuangan

perusahaan sesuai prosedur dan anggaran perusahaan.  Melakukan input data semua transaksi keuangan perusahaan ke dalam program.  Melakukan transaksi keuangan perusahaan ( pembayaran ) sesuai prosedur dan sistem kelola keuangan perusahaan.  Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan.  Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan dan membuat laporan berkala.  Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen pembayaran maupun

dokumen

lampiran

(

supporting

document

)

yang

diserahkan untuk keperluan pembayaran.  Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapan dokumen sesuai prosedur.  Bertanggung jawab terhadap Finance Manager dan membuat laporan berkala sesuai prosedur perusahaan. B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN LEGAL


 Mensupport dan mengelola dokumen perusahaan khususnya yang berhubungan dengan perjanjian kerjasama maupun legal contract.  Mereview legal contract, perjanjian kerjasama dan dokumen legal lain yang berhubungan dengan semua bisnis unit perusahaan.  Melakukan dan membina external relationship dengan pihak-pihak yang terkait dengan kepentingan bisnis unit perusahaan.  Mengelola administrasi arsip dan dokumen legal yang berhubungan dengan pekerjaan yang telah dilakukan.  Menguasai pembuatan dan review surat perjanjian atau surat lainnya yang memerlukan kekuatan hukum beserta monitoring validitasnya.  Bertanggung jawab terhadap manager business development dan membawahi legal officer.

C. PROSEDUR Project yang saat ini dimiliki oleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2 tipe project, yaitu : 1. Building & Real Estate ( Low, Semi & High Rise Building , Landed Housing ) 2. Lifestyle ( Restaurant , Club & Bar , Entertainment Sport ) Untuk skala tipe project yang dimiliki terbagi menjadi 3 skala tipe project, yaitu : 1. Skala Kecil


2. Skala Medium 3. Skala Besar Dari definisi project tersebut akan dilakukan suatu panduan/prosedur untuk setiap tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh setiap departemen dalam perusahaan. Tahapan dalam pelaksanaan suatu proyek sesuai konsep dalam Project Management adalah sebagai berikut : I.

TAHAP AWAL Tahap inisialilasi suatu project dimana dilakukan proses analisa pasar ( market studi ) dan Feasibility Study secara teknis oleh departemen business development.

II.

TAHAP DESAIN Setelah disetujui dalam tahapan awal maka dilanjutkan dengan tahap desain dimana proses perekrutan konsultan perencana ( termasuk Manajemen Konstruksi apabila dipergunakan ) dan proses desain mulai dilakukan hingga didapatkan rangkaian

III.

dokumen tender lengkap. TAHAP IMPLEMENTASI / PELAKSANAAN Dalam tahap ini didapatkan kontraktor pelaksana dari hasil tender termasuk sub kontraktor atau spesialis kontraktor sesuai kebutuhan desain dari konsultan perencana. Proses pengawasan terhadap pekerjaan lapangan ( site ) harus dilakukan sesuai dengan

IV.

SOP

dan

SOW

dalam

project

management

yang

diberlakukan dalam tiap project tersebut ( dedicated project ). TAHAP SERAH TERIMA Merupakan proses akhir konstruksi fisik dalam pelaksanaan project yaitu terpenuhinya semua proses dalam perencanaan hingga

proses

hand

over/BAST

dengan

pihak

Building

Management termasuk didapatkannya Sertifikat Laik Fungsi dari V.

Instansi terkait. TAHAP PENGELOLAAN ASET


Hasil konstruksi akan dikelola sebagai aset perusahaan oleh Building Management dengan menerapkan manajemen aset yang tepat dan menjadi hasil sales revenue perusahaan. Dalam pelaksanaan proses dan tahapan dalam departemen project sesuai alur diatas terdapat beberapa prosedur yang merupakan tata kelola manajemen setiap departemen perusahaan , yaitu : I. Prosedur A. B. C. D. II. Prosedur A. B. C. D. E. F. G. H. III.Prosedur A. B. C. D. E. IV.Prosedur A. B. C. D. E. F. G. H.

Departemen Design & Planning Prosedur perencanaan desain Prosedur pengajuan gambar & revisi Prosedur pengadaan barang & jasa Prosedur laporan Departemen Project Prosedur pelaksanaan dan pengawasan Prosedur pengajuan gambar ( shop drawing & revisi ) Prosedur pengajuan material Prosedur pembayaran termin Prosedur penyimpangan pelaksanaan Prosedur laporan progress pekerjaan Prosedur pengajuan SLF Prosedur serah terima pekerjaan Departemen Business Development Prosedur studi pasar / market studi Prosedur studi kelayakan / feasibility study Prosedur pengajuan program marketing Prosedur pengadaan barang & jasa ( marketing ) Prosedur laporan Departemen Operasional Prosedur ............................. Prosedur ............................. Prosedur ............................. Prosedur ............................. Prosedur ............................. Prosedur ............................. Prosedur ............................. Prosedur .............................

Semua prosedur terlampir sebagai dokumen terpisah.


BAB III PENUTUP A. DOKUMENTASI DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING SIFAT ( C / NC *)

PIC PENYIMPA NAN

C NC

LEGAL DC

NC

DC

C C C C C

DC DC LEGAL LEGAL Ops. Mgr

NAMA DOKUMEN

SIFAT ( C / NC *)

PIC PENYIMPA NAN

KONTRAK BARANG & JASA GAMBAR TEKNIS

C NC

LEGAL DC

NAMA DOKUMEN KONTRAK BARANG & JASA GAMBAR TEKNIS LAPORAN HARIAN/MINGGUAN/BULANAN PENAWARAN BARANG & JASA KEUANGAN PROYEK PROJECT INSURANCE LEGALITAS PROYEK APPRAISAL KARYAWAN

LAMA PENYIMPA NAN ( BULAN )

POLA PENGHAPU SAN ( 1/2/3/4*)



DEPARTEMEN PROJECT


LAPORAN HARIAN/MINGGUAN/BULANAN PENAWARAN BARANG & JASA KEUANGAN PROYEK PROJECT INSURANCE LEGALITAS PROYEK APPRAISAL KARYAWAN

NC

DC

C C C C C

DC DC LEGAL LEGAL Ops. Mgr

DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT

NAMA DOKUMEN KONTRAK BARANG & JASA PROGRAM MARKETING LAPORAN HARIAN/MINGGUAN/BULANAN STUDI PASAR / MARKET STUDI STUDI KELAYAKAN / FS LEGALITAS APPRAISAL KARYAWAN

SIFAT ( C / NC *)

PIC PENYIMPA NAN

C NC

LEGAL DC

NC

DC

C C C C

DC DC LEGAL Senior. Mgr





DEPARTEMEN OPERASIONAL

NAMA DOKUMEN KONTRAK BARANG & JASA PROGRAM MARKETING LAPORAN HARIAN/MINGGUAN/BULANAN STUDI PASAR / MARKET STUDI STUDI KELAYAKAN / FS LEGALITAS APPRAISAL KARYAWAN

SIFAT ( C / NC *)

PIC PENYIMPA NAN

C NC

LEGAL DC

NC

DC

C C C C

DC DC LEGAL Senior. Mgr

*) C = Confidential NC = Non CoNfidential *) 1 = 2 = 3 = 4 = DC = Document Control


B. DEFINISI -SOP

:

Standard Operating Procedure

- SOW

:

Scope Of Work

- Project Triangle

:

- Daily Report

3 elemen dalam Project Management :

Laporan Harian

- Weekly Report

:

Laporan Mingguan

- Monthly Report

:

Laporan Bulanan

- KPI

:

Key Performance Indicator

- Hand Over/BAST

:

Serah Terima / Berita Acara Serah

Terima - Building Management :

Pengelola Gedung

C. LAMPIRAN


SOP Perusahaan

Recommend Documents