BAB 3 ANALIS ANALIS IS S IS TE TEM M YANG YANG B ERJ ERJ ALAN ALAN 3.1
Gambaran Gambaran Umum Perusahaan Perusa haan 1973
PT. TIRTA INVESTAMA didirikan dalam rangka undang-undang Penanaman Modal Dalam negeri No. 6 Tahun 1968, yang telah diubah dan ditambah dengan undang-undang No. 12 Tahun 1970, pada tanggal 23 febuari 1973, berdasarkan akta notaris Tan Thong Kie, SH No. 24. Akta pendirian ini telah
disahkan
oleh
Menteri
Kehakiman
dalam
surat
keputusan
No.
Y.A.5/213/22 tanggal 19 Juni 1973 serta diumumkan dalam Tambahan Berita Negara Negara No. 84 tan ggal ggal 19 Oktober Okt ober 1973. Berdasarkan Direktorat Dir ektorat Jendral Pajak Paj ak No. KEP.344/PJ /2003 dan NPWP : 01.674.376.7-092.000 1974
Perusahaan yang bergerak dalam industri pengelolaan dan pembotolan air minum dalam kemasan, mulai memasarkan produknya atau memulai kegiatan usaha komersialnya dengan merek dagang AQUA pada bulan Oktober 1974. 1987
Sejak tahun 1987, AQUA mulai memasuki pasaran di Negara tetangga, antara lain Singapura, Malaysia, Brunai Darussalam, Kepulauan Maladewa dan Taiwan, dan selanjutnya meluas ke negara lain seperti: Australia, Selendia Baru, Hongkong, Filipina dan Vietnam. Pada saat ini AQUA diekspor ke Singapura, Brunai Darussalam, Aus tralia. tralia. 1990 206 20 6
207
Perseroan melakukan initial public offering pada tanggal 1 M aret 1990 dan mencatatkan seluruh saham yang telah dikeluarkan oleh Perseroan di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Pada saat ini perseroan mempunyai 3 pabrik masing-masing berlokasi di Bekasi, Citeureup-Bogor dan Mekarsari-Sukabumi. Selain itu Perseroan memberikan lisensi untuk memproduksi produk-produk AQUA di 10 pabrik milik p emegang lisensi. 1998
Penyatuan AQUA dan grup DANONE pada tanggal 4 September 1998. Langkah ini berdampak pada peningkatan kualitas produk dan menempatkan AQUA sebagai produsen air mineral dalam kemasan (AMDK) yang terbesar di Indonesia. 2000
Bertepatan dengan pergantian milenium, AQUA meluncurkan produk berlabel
Danone-AQUA.
2001
DANONE meningkatkan kepemilikan saham di PT Tirta Investama dari 40 % menjadi 74 %, sehingga DANONE kemudian menjadi pemegang saham mayoritas
AQUA
Group.
AQUA menghadirkan k emasan botol kaca baru 380 ml pada 1 November 2001.
[Type text]
208
2002
Banjir besar yang melanda Jakarta pada awal tahun menggerakkan perusahaan untuk membantu masyarakat dan juga para kary awan AQUA sendiri yang terkena musibah tersebut. AQUA menang telak di ajang Indonesian Best Brand Award. Mulai diberlakukannya Kesepakatan Kerja Bersama [KKB 2002 2004] pada 1 Juni 2003
Perluasan kegiatan produksi AQUA Group ditindaklanjuti melalui peresmian pabrik baru di Klaten pada awal tahun. Up aya mengintegrasikan proses kerja perusahaan melalui penerapan SAP [System Application and Products for Data Processing] dan HRIS [ Human Resources Information System].
2004
Peluncuran logo baru AQUA. AQUA menghadirkan kemurnian alam baik isi maupun penampilan luarnya. AQUA meluncurkan varian baru AQUA Splash of Fruit, jenis air dalam kemasan yang diberi esens rasa buah strawberry dan orange-mango. Peluncuran produk ini memperkuat posisi AQUA sebagai produsen minuman. Dan tanggal Pengukuhan PKP : 1 January 2004 2005
DANONE membantu korban tsunami di ACEH. Pada tanggal 27 sept, AQUA memproduksi MIZONE,minuman bernutrisi yang merupakan produk dari DANONE. M IZONE hadir dengan dua rasa, orange lime dan p assion fruit.
[Type text]
209
3.2
Visi, Misi, dan Nilai - Nilai 3.2.1 Visi PT.TIRTA INVESTAMA
Visi dari PT.TIRTA INVESTAMA adalah “ To have the vitamins and minerals they need to live healthy and productive
lives”
“ Untuk memiliki vitamin dan mineral yang mereka butuhkan untuk hidup sehat dan produkti f kehidupan” 3.2.2 Misi PT.TIRTA INVESTAMA
M isi dari PT. TIRTA INVESTAMA adalah ” Dedicated to bringing you good health and nutrition through delicious yogurt and water”
“Didedikasikan untuk membawa Anda kesehatan yang baik dan gizi melalui yoghurt lezat dan air. 3.2.3 Nilai – Nilai PT.TIRTA IN VESTAMA HUMANISM - OPENNESS - PROXIMITY - ENTHUSIASM [HOPE] keempat
nilai inti ini terwujud dalam dasar tin gkah laku yang memungkinkan kita mewujudkannya dalam pekerjaan kita. 1. HUMANISM
[Type text]
•
Salin g berbagi
•
Bertanggung jawab
•
Hormat terhadap orang lain
210
2. OPENNESS •
Keingintahuan
•
Ketangkasan
•
Dialog
3. PROXIMITY •
Aksesibilitas
•
Kredibilitas
•
Empati
4. ENTHUSIASM
[Type text]
•
Keberanian
•
Penuh semangat
•
Haus t antangan
211
3.3
S truktur Organisasi perusahaan
Struktur organisasi PT Tirta Investama terdapat digambar berikut ini :
Gambar 3.1 S truktur organi sasi PT Tirta Investama Sumber: PT Tirta Investama
[Type text]
212
3.4
S truktur Organisasi Divisi MIS Business Application (level 1)
Gambar 3.2: Struktur Organisasi Divisi MIS Business Application (level 1) Sumber: PT Tirta Investama
[Type text]
213
3.5 Tugas dan tanggun g jawab divisi MIS business appli cation(le vel 1)
1. Menyediakan Dukungan untuk key user dan end user , mencoba yang terbaik untuk memecahkan masalah sebagai kerangka kerja SLA (Service level agreement) untuk memastikan gangguan yang terdap at didalam operasi bisnis.
M engidentifikasi, men ganalisis, memenuhi sy arat (p rioritas, kategori) dan
•
memecahkan masalah-masalah y ang diangkat oleh end users(setelah disaring oleh key users) di daerah khusus / dom ain menggunakan Aqua SIR & permintaan User ID Membicarakan persoalan dengan level 2 ketika diperlukan seperti daftar
•
persoalan, p ertanyaan, persyaratan baru & permintaan untuk Peluang atau Produksi SIR. •
M endedikasikan PIC untuk pengawasan dan menindaklanjuti masalah y ang terbuka
•
M embuat review laporan Bulanan pada masalah y ang belum terselesaikan & memberikan feedback setiap minggu
2. Participate in Projects •
M empersiapkan dokumentasi p royek menggunakan Bagheraa Methodology
•
Persiapan Desain fungsional
•
Pengujian
•
Pelatihan end users
•
Penilaian
[Type text]
214
3. Optimise SAP Usage •
Membantu untuk menyederhanakan proses bisnis
•
M engurangi pekerjaan secara manual dan dimasukkan ke d alam SAP
4. Provide Business Application Training to Key User & End User 5. Manage user authorization roles 3.6.
Proses sistem berjalan 3.6.1 Uraian proses sistem yang berjalan
PT. Tirta Investama merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan air minum dalam kemasan (AM DK). Adapun gambaran sistem yang berjalan pada p erusahaan ini adalah
Customer Order based on delivery schedule (provide in excel)
SO Upload to SAP
Invoice List
D 1 1 2 2 3 3 0 0 0 0 0 0
Transfer
Delivery
Final Payment
Gambar 3.3 Siklus Aktivitas Van Sales ( Sumber : PT.Tirta Ivestama )
[Type text]
Customer
Input Actual Delivery based on sloc
215
-
Dimulai dari CSMT Membuat delivery schedule(referensi) yang kemudian akan dimasukan dan dikonfigurasikan ke dalam Form upload SO. Selanjutnya SO akan diupload ke dalam SAP dan list SO dibuat yang akan dikirimkan ke bagian depot gudang untuk diproses. Bagian depot gudang melakukan p engecekan stock barang
berdasarkan list SO yang diterima,
apabila stock telah tercukupi maka botol akan dimutasikan dari gudang ke kendaraan dan diterima dokumen transfer posting oleh kendaraan kemudian akan dilakukan muat produk oleh Checker agar status stock sesuai dengan kondisi fisik produk. Setelah itu akan CSMT akan membuat SLOC atau pemberian kode status kendaraan operasional p ada t iap kendaran yang pergi ke para pelanggan yang terdapat dalam Master Data Pelanggan lalu dilakukanlah pengiriman oleh para driver . Setelah pengiriman selesai, driver akan menyerahkan dokumen STD (1 ply), DN/ Delivery Note (2 ply), GR/BTB/Bukti Barang Masuk dari Customer, Dokumen Retur Customer, TP dari kendaran ke gudang, Copy TP dari depot gudang ke kendaraan kepada bagian Outbond untuk diperiksa apakah pengiriman terealisasi atau tidak. Apabila pengiriman terealisasi maka bagian Outbond akan menginput DN yang sudah sukses/terealisasi pengirimannya di sistem SAP yang akan dilanjutkan dengan melakukan Post Goods Issue, memastikan semua DN yang GRnya belum diterima dijadwal pengiriman sebelumnya sudah lengkap, File STD, NPL, TP (asli) dari gudang ke kendaraan & TP (copy) dari kendaraan ke gudang,
[Type text]
216
Terakhir biro administrasi umum dan keuangan(BAU) membuat billing process (proses penagihan) lalu membuat invoice yang kemudian dikirimkan
kepada customer, setelah itu invoice dibayar melalui proses transfer.
[Type text]
217
3.6.2
SOP (Standard Operational Prosedur)
1. Aqua Customer Master
1.1. Create / Maintain Customer Data
[Type text]
218
1.2. Manual Block / unblock Customer for Sales and Flag / FlagCustomer for Deletion
[Type text]
219
1.3.SD-01 BLP-Aqua Customer Master -1.1-ok Ws
[Type text]
220
2. Aqua Pricing Master
2.1. Manage Pricing / Conditions
[Type text]
221
3. Aqua Order Processing
3.1. Upload Sales Order
[Type text]
222
3.2. Emergency Order
[Type text]
223
4. Aqua GR for R eturn Goods f rom Cu stomer
4.1. Good Return Customer
[Type text]
224
5. Aqua GI to Customer
5.1 Delivery to Customer ( from Depot )
[Type text]
225
6. Aqua T ransfer Posting
6.1. Trans fer Posting Status
[Type text]
226
6.2. Transfer Posting Van to Warehouse
[Type text]
227
6.3 Transfer Posting Warehouse to Van
[Type text]
228
6.4 Transfer Posting Van to Van
[Type text]
229
7. Aqua Bil ling
7.1 Billing
[Type text]
230
7.2 Credit / Debit Note
[Type text]
231
8. Cash transfer to HO
[Type text]
232
9. Clear Open Item
[Type text]
233
3.6.3 Arsitektur System Information 3.6.3.1 Software
Table 3.1 Software specifications Sumber: PT Tirta Investama
3.6.3.2 Hardwa re
Table 3.2 hardware specification s Sumber: PT Tirta Investama
[Type text]
234
3.6.3.3 User
Jumlah user yang memakai SAP R/3 van sales adalah 635 User untuk seluruh PT Tirta Investama (Danone Aqua Group) termasuk Depot, Factory and HO. 3.6.3.4 Database •
Microsoft windows server 2003
•
M icrosoft SQL server 2005
•
Microsoft internet security & acceleration server 2004 standard edition
3.6.3.5 Server IBM System x3650 Processor
Dual-Core Intel® Xeon® X5270 up to 3.50 GHz and up to 1333 MHz front-side bus or Quad-Core Intel® Xeon® X5470 up to 3.33 GHz and up to 1333 MHz front-side bus
Number of processors L2 cache
(std/max) 1/2
2x2 or 2x6 M B (dual-core) or 2x6 MB (quad-core) hot-swap SATA
Network interface Power supply
Integrated dual Gigabit Ethernet
(std/max) 835W 1/2 AC standard , DC power supply optional
[Type text]
235
Hot-swap components RAID support Systems management
Power supply, fans and hard disk drives
Integrated RAID-0, -1, -10, optional RAID-5, -6
IBM
Systems Director Active Energy Manager ,
Integrated Service Processor , Diagnostic LEDs , dropdown light path diagnostics panel, Automatic Server Restart , optional
Remote
Supervisor
Adapter II
SlimLine, IBM Systems Director , IBM ServerGuide™
and optional Remote Dep loyment Manag er Operating systems supported
Microsoft® Windows Server® 2003, Windows® 2000/Advanced Server, Red Hat Linux®, SU SE Linux, Novell NetWare, VM ware ESX Server, Solaris 10 ( planned ) , UNIX operating syst em
3.6.3.6 Network •
[Type text]
VSAT
•
Leased Line
•
Fiber optics
•
CAT5
•
Cisco platform
•
Packeteer
236
3.7
Anal isis Penentuan Perspective
PT. Tirta Investama bergerak dalam bidang penjualan air minum dalam kemasan, dalam hal ini kami khusus membahas sistem van sales dari SAP yang digunakan oleh PT. Tirta Investama. Sistem van sales dapat diimplementasikan dengan baik dan dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk itu pengukuran terhadap kinerja sistem van sales dan bagaimana sistem van sales
dapat mendukung para
pekerjanya untuk mendapatkan hasil yang diinginkan sesuai dengan tujuan p erusahaan. Dalam mengevaluasi sistem van sales, kami menggunakan framework s CobIT. Dan setelah mempelajari framework tersebut, kami memilih perspektif yang paling sesuai dengan pembahasan skripsi ini adalah internal perspektive. Penulis memilih internal perspektive karena dalam skripsi ini kami mengevaluasi sistem apakah terdapat
kecurangan, pelanggaran dan penyimpangan, selain itu juga ingin mengukur dan lebih menekankan pada pengendalian internal yang ada di PT. Tirta Investama, khususnya pada sistem van sales. Apakah sistem tersebut telah digunakan dengan sebagaimana mestinya dan dapat meningkatkan serta menjaga fungsionalitas dari proses bisnis yang terjadi sehari-hari. Juga apakah dengan diimplementasikan sistem van sales ini lebih meminimalisasikan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam proses bisnisnya. Selain itu juga kami mengevalusi apakah sistem van sales berjalan dengan efektif, efisien, dapat meningkatkan produktivitas dan dapat konsisten dalam memanfaatkan sistem van sales. Sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan bisnis dengan berdasarkan p ada pemenuhan akan kebijakan internal yang telah ditetapkan.
[Type text]
237
Jadi dengan internal perspektive, kami dapat menilai dan mengukur apakah sistem van sales dalam proses bisnis yang berjalan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang telah d itetap kan, serta member arahan dalam men ghadapi perubahan ke tahap y ang lebih b aik lagi bagi internal perusahaan.
[Type text]
