TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
Lea Lea con atenci atención ón cada cada una de las situac situacion iones es prese presenta ntadas das en divers diversas as organ organiza izacio ciones nes y en primer primera a instancia clasifque según la categoría de hallazgo, luego si el hallazgo es un incumplimiento proceda a redactar la No Conormidad. Convenciones: Convenciones: C: Conorme, OBS: !servación, NC: No Conorme No. 1.
SITUACIÓN A ANALIZAR
La organización de producción de llantas, se ha suscrito voluntariamente a la iniciativa de "#L $Producción más Limpia% y &"'LL $Concientización y preparación para emergencias a nivel local-Awareness and Preparedness for Emergencies at Local Level%, sin em!argo no han sido incluídos los compromisos identifcados con "#L ni con &"'LL, en la evaluación de los otros requisitos del (istema de )estión *ntegrado.
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OBS NC
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REDACCIÓN DEL HALLAZGO
esviaciones- tros esviaciones tros requisitos del sistema no han sido inclui incluidos dos en la evalua evaluació ción n de los otros requisitos del sistema de gestión. Criterios*( //0 No //0 No &plica para este caso 1(&( 02//0 3.4.5.5 3.4.5.5 La organización organización de!e evaluar evaluar la conormidad conormidad con otros requisitos requisitos que suscri!a $3.6.5% 1(&( 03// 1(&( 03//0 0 .0.5 .0.5 La organi organizac zación ión de!e de!e evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscri!a $7.0.6% eclaraciónNo Conormidad '8emplo '8empl o 9ed 9edacción acción-- (e evid eviden enci cio o que que la organi organizac zación ión de produ producció cción n de llanta llantas s N incluy incluye e la evalua evaluació ción n de otros otros requis requisito itos s
No.
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suscritos, incumpliendo con lo esta!lecido en el requis requisito ito 3.4.5. 3.4.5.5 5 de ::las ::las normas normas 1(&( 1(&( 02//0-5//; y el requisito .0.5 de la norma *( 03//0-5/04 &N&L*(*( &*C*N&LNo &plica
(e encuentran documentados en la organización &vícola el "rograma de )estión del Composta8e de "ollinaza y el "rograma de )estión de "revención del
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esviaciones- No se dispone de un plan de esviacionesacci acción ón alte altern rnat ativ ivo o de las las acti activi vida dade des s planifcadas en los programas que permitan alcanzar el o!8etivo de calidad Criterios*( //0 2.0>. //0 2.0>. La organización de!e planifcar, implementar y controlar los procesos $v?ase 3.3% necesarios para cumplir los requisitos para la producción de productos y prestación de servicios, y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 7, mediantea% la dete determ rmin inac ació ión n de de los los requi equisi sito tos s par para a los productos y servicios@ !% el esta esta!l !lec ecim imie ient nto o de de cri crite teri rios os para para-0. los procesos@ 5. la acept ceptac ació ión n de de los los prod produc ucto tos sy servicios@
No.
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c% la determinación de los recursos necesarios para lograr la conormidad para los requisitos de los productos y servicios@ d% la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios@ e% la determinación y almacena8e de la inormación documentada en la medida necesaria0. para confar en que los procesos se han llevado a ca!o según lo planifcado@ 5. para demostrar la conormidad de los productos y servicios con sus requisitos. 1(&( 02//0 3.6.6>. La organización de!e esta!lecer e implementar y mantener uno o varios programas para lograr sus o!8etivos >. 'l $los% programa $s% se de!e $n% revisar a intervalos regulares y planifcados, y se de!e $n% a8ustar si es necesario, para asegurar que los o!8etivos se logren. 1(&( 03//0 7.5.5 Cuando se realiza la planifcación para lograr sus o!8etivos am!ientales, la organi zación de!e determinarA lo que se va a hacer@ A qu? recursos se requerir=n@ A qui?n ser= responsa!le@ A cu=ndo se fnalizar=@
No.
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A cómo se evaluar=n los resultados, incluidos los indicadores de seguimiento de los avanc es para el logro de o!8et ivos am!ientales medi!les $v?ase .0.0%. La organización de!e considerar cómo se pueden integrar las acciones para el logro de los o!8etivos am!ientales en los procesos de negocio de la organización. eclaraciónNo Conormidad '8emplo 9edacción- (e evidencia que la organización no dispone de planes de acción para lograr la eectividad de los programas y de los o!8etivos propuestos, incumpliendo con lo esta!lecido en los requisitos 3.6.6 de las normas 1(&( 02//0-5//; y el requisito 7.5.5 de la norma *( 03//0-5/04 !servación '8emplo 9edacción- La alta dirección de!e asegurarse que la planifcación del sistema de gestión se cumpla para lograr el cumplimiento a los o!8etivos de calidad &N&L*(*( &*C*N&L's claro que eBiste una desviación en el no cumplimiento de la capacitación, pero si ds. revisan con detenimiento no lograran
No.
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encontrar la causa de esa desviación, lo que nos de8a sin undamento para levantar una NC por ormación o por competencias@ si !ien no se cumplió con esas capacitaciones la evidencia relevante es que aun la organización sa!iendo que no se cumplió no tomo acciones para garantizar que se cumpla. &dicional levantamos una o!servación a los o!8etivos de calidad porque no podemos asegurar que el o!8etivo no se e st = cumpliendo, el cado nos manifesta que las capacitaciones est=n alineadas con el o!8etivo de calidad, pero no sa!emos si es la única uente para el o!8etivo, por lo tanto, levantamos una o!servación para que la organización revise su planifcación. !.
'n una !odega de producto terminado de agroquímicos, el conductor del montacargas, eBcedió la velocidad de movilización permitida al interior de la misma y colisionó contra una de las esti!as ocupada con envases de productos químicos. 'sta situación causó roturas en varios envases de pesticidas, que se derramó so!re el auBiliar de carga y en la superfcie de la instalación, adem=s contaminó un producto terminado
B
B
esviación- 'Bceso de velocidad $control operacional% lo que ocasiono un incidente en el auBiliar de carga y daDo en la conormidad del producto Criterios*( //0 2.4.3>. La organización de!e preservar las salidas durante la producción y prestación del servicio, en la medida
No.
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listo para entregar al cliente, en presentación de polvo y pallets, aectando la conormidad con los requisitos del mismo.
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necesaria para asegurarse de la conormidad con los requisitos. 1(&( 02//0 3.3.7>. La organización de!e det erminar aquellas operaciones y actividades asociadas con el $los% peligro$s% identifcado$s%, en donde la implementación de los controles es necesaria para gestionar el $los% riesgo$s% de ( y (. e!e incluir la gestión del cam!io $3.6.0%. "ara aquellas operaciones y actividades, la organización de!e implementar y mantenera% los controles operacionales que sean aplica!les a la organización y a sus actividades@ la organización de!e integrar estos controles operacionales a su sistema general de ( y (@ !% los controles relacionados con mercancías, equipos y servicios comprados@ c% los controles relacionados con contratistas y visitantes en el lugar de tra!a8o@ d% procedimientos documentados para cu!rir situaciones en las que su ausencia podría conducir a desviaciones de la política y o!8etivos de ( y (@ e% los criterios de operación estipulados, en donde su ausencia podría conducir a desviaciones de la política y o!8etivos de ( y (.
No.
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1(&( 03//0 No &plica para este caso eclaraciónNo Conormidad '8emplo 9edacción- (e evidencia que la organización no garantiza la preservación del producto durante sus etapas antes de ser li!erado incumpliendo lo esta!lecido en el requisito 2.4.3 de la norma *( //0-5/04 !servación '8emplo 9edacción- La organización de!ería asegurar que los controles operacionales defnidos sean acatados para prevenir desviaciones a la política y los o!8etivos &N&L*(*( &*C*N&L(i !ien se presenta una desviación de control operacional con las evidencias mencionadas e n el c aso no se puede determinar claramente la causa del cumplimiento del control operacional $límite de velocidad% por lo tanto no se tiene la evidencia necesaria para levantar una NC, no o!stante, es importante hacer ver a la organización que si no le pone atención a estas deviaciones es posi!le que repercuta en desviación a los o!8etivos o a la política, por tal motivo levantamos una o!servación
No.
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".
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esviación- No eBiste desviación, al contrario, la organización est= cumpliendo con la planifcación. Criterios*( //0 No aplica 1(&( 02//0 No aplica
'l an=lisis de la tendencia de cumplimiento de los o!8etivos del ()*, eBpresa que al fnal del período que est= próBimo a fnalizar, se ha!r=n cumplido las metas propuestas en calidad, (E( y #edio &m!iente, incluso algunas las eBceder=n.
1(&( 03//0 No aplica eclaraciónConormidad '8emplo 9edacción- No se redacta. &N&L*(*( &*C*N&L9ecordar que un proceso de auditoria las Conormidades no se redactan, se so!re entiende que lo que no es declarado como NC u F( est= uncionando !ien en la organización según la muestra recogida.
#.
'n &uditoría al proceso de 9evisión por la irección, se pudo constatar que se cumplen con analizar todas las entradas dispuestas por las Normas y los resultados tam!i?n son cumplidos, pero las recomendaciones para la me8ora del ()* no son relevantes para lograr
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esviación- Las recomendaciones resultantes de la revisión por la dirección no son relevantes Criterios-
No.
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efcacia y me8oramiento continuo del mismo.
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*( //0 .6> Los resultados de la revisión por la dirección de!en incluir todas las decisiones y acciones relacionadas cona% la me8ora de la efcacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos, !% la me8ora del producto e n relación con los requisitos del cliente, y c% las necesidades de recursos. 1(&( 02//0 3.7>. Las salidas de las revisiones por la dirección de!en ser coherentes con el compromiso de la organización con la me8ora continua y de!en incluir las decisiones y acciones relacionadas con los posi!les cam!ios ena% desempeDo en ( y (@ !% política y o!8etivos de ( y (@ c% recursos, y@ d% otros elementos del sistema de gestión de ( y (. 1(&( 03//0 .6>. Los resultados de las revisiones por la dirección de!en incluir todas las decisione s y acciones tom adas relacionadas con posi!les cam!ios en la política am!iental, o!8etivos, metas y otros elementos del sistema de gestión am!iental, coherentes con el compromiso de me8ora
No.
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continua. eclaraciónNo Conormidad '8emplo 9edacción- (e evidencia que las decisiones resultantes de la revisión por la dirección no son relevantes para lograr la efcacia y el me8oramiento continuo del sistema de gestión incumpliendo con lo esta!lecido en los requisitos .6 de las normas *( //0-5//2 e *( 03//0-5/04 y 3.7 de la norma 1(&( 02//0-5//; &N&L*(*( &*C*N&L(i !ien se cumplió con las entradas y las salidas de la revisión de la dirección de!en recordar que de las recomendaciones o decisiones tomadas del an=lisis de estos depende las planifcaciones del siguiente periodo de gestión del sistema, en la revisión por la dirección se da el actuar del ciclo "1G& y es muy importante que se cumplan con las entradas y salidas, pero que estas salidas sean importantes para el sistema de gestión sino el siguiente periodo de gestión no me8orara el sistema. $.
'n la organización de cultivo y procesamiento de productos derivados de
+
esviación- No se ha respondido a las comunicaciones enviadas por la autoridad
No.
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"alma &ricana, los vertimientos de aguas residuales los est=n depositando en una laguna, donde la comunidad pesca para consumo y comercialización de las especies. La &utoridad &m!iental ha reci!ido la que8a de los po!ladores vecinos y ha enviado una comunicación citando a la empresa a descargos, a la cual ?sta no ha respondido.
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am!iental Criterios*( //0 No aplica 1(&( 02//0 No aplica 1(&( 03//0 ;.3.0 >La organización de!e planifcar e implementar los procesos para las comunicaciones internas y eBternas pertinentes al sistema de gestión am!iental, que incluyaa% qu? comunicar@ !% cu=ndo comunicar@ c% a qui?n comunicar@ d% cómo comunica r. Cuando se planifca el proceso de comunicaciones, la organización de!eA tener en cuenta sus o!ligaciones de cumplimiento@ A asegurar que la inormación am!iental comunicada sea coherente con la inormación generada dentro del sistema de gestión am!iental, y que sea fa!le. La organización de!e responder las comunicaciones pertinentes so!re su sistema de gestión am!iental.
No.
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La organización de!e c onservar la inormación documentada como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda. eclaraciónNo Conormidad '8emplo 9edacción- La organización de cultivo y procesamiento de "alma aricana reci!ió una comunicación por parte de la &utoridad &m!iental, la cual no ha contestado, por lo que incumple el requisito ;.3.0 de la norma *( 03//0-5/04. &N&L*(*( &*C*N&LNo aplica %.
'n una empresa de em!utidos c=rnicos, se utilizó un lote de carne de vacuno contaminada con !rucelosis, la cual no ue detectada en el proceso de inspección en recepción de materia prima, por la interpretación errada de los resultados de las muestras por parte del &nalista de La!oratorio #icro!iológico.
+
B
esviación- No ue posi!le determinar con eBactitud el proveedor del lote de la carne de vacuno contaminada. 1u!o una mala interpretación de los datos por parte del analista de la!oratorio. Criterios*( //0 .0.6> La organización de!e analizar y evaluar los datos y la inormación apropiados originados por el seguimiento y la
No.
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medición. Los resultados del an=lisis de!en utilizarse para evaluara% la conormidad de los productos y servicios@ !% el grado de satisacción del cliente@ c% el desempeDo y la efcacia del sistema de gestión de la calidad@ d% si lo planifcado se ha implementado de orma efcaz@ e% la efcacia de las acciones tomadas para a!ordar los riesgos y oportunidades@ % el desempeDo de los proveedores eBternos@ g% la necesidad de me8oras en el sistema de gestión de la calidad. 2.4.5 *dentifcación y traza!ilidad >. La organización de!e utilizar los medios adecuados para identifcar las salidas cuando sea necesario para asegurar la conormidad de los productos y servicios. La organización de!e identifcar el estado de las salidas con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a trav?s de la producción y prestación del servicio. La organización de!e controlar la
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
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identifcación única de las salidas cuando la traza!ilidad sea un requisito, y de!e conservar la inormación documentada necesaria para permitir la traza!ilidad. 1(&( 02//0 No aplica 1(&( 03//0 No aplica eclaraciónNo Conormidad '8emplo 9edacción- No se logró realizar la traza!ilidad del proveedor de carne vacuno contaminada en la empresa de em!utidos c=rnicos de!ido a que no se identifcó el lote, lo que incumple con lo esta!lecido en el requisito .0.6 de la norma *( //0-5/04. !servación '8emplo 9edacción- La organización de!ería asegurar que la inormación para garantizar la conormidad de los requisitos del producto sea analizada correctamente. &N&L*(*( &*C*N&L(i !ien eBiste un mal an=lisis de la carne en el momento de ingresar a la cadena de producción por parte del analista, no podemos determinar con eBactitud porque se
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
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da la errada interpretación, por lo tanto, es recomenda!le esta!lecer una o!servación a la organización para que revise si proceso. &.
urante un recorrido del equipo de inspectores de la organización, se determinó que no se encuentra accesi!le en ningún lugar de las instalaciones un plano de evacuación por emergencias ni las correspondientes seDales de prevención que diri8an al personal en movilización, y que no se han entrenado a los !rigadistas integrales en atención de emergencias ocupacionales y am!ientales en control de incendios y contención de derrames.
+ esviación- No se cuenta en la organización con un plano de evacuación ni seDales de prevención en caso de evacuación, ni se han entrenado las !rigadas Criterios*( //0 No aplica 1(&( 02//0 No aplica 1(&( 03//0 No aplica
eclaración!servación '8emplo 9edacción- La organización de!e asegurarse de cumplir con los requisitos legales asociados a emergencias y los procedimientos esta!lecidos.
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
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&N&L*(*( &*C*N&L(i !ien la mayoría de auditores levantamos todo lo concerniente a emergencias por el requisito 3.3.; "reparación y respuesta a emergencias, hay que tener claro que este requisito solicitaLa organización implementar y procedimiento$s% para-
de!e esta!lecer, mantener un$os%
a% identifcar el potencial de situaciones de emergencia@ !% responde r a tales situaciones de emergencia. La organización de!e responder a situaciones de emergencia reales y prevenir o mitigar consecuencias de ( y ( adversas asociadas. &l planifcar su respuesta ante emergencias, la organización de!e tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas pertinentes, por e8emplo, los servicios de emergencia y los vecinos. La organización tam!i?n de!e pro!ar periódicamente su$s% procedimiento$s% de respuesta ante situaciones de emergencia, en donde sea acti!le, involucrando las partes
No.
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interesadas apropiado.
pertinentes
cuando
sea
La organización de!e revisar periódicamente y modifcar cuando sea necesario, su$s% procedimiento$s% de preparación y respuesta ante emergencias, en particular despu?s de realizar prue!as periódicas y despu?s que se han presentado situaciones de emergencia $3.4.6%. (i revisan detenidamente el requisito en ningún aparte se solicita seDalización de emergencias, planos de evacuación ni entrenamiento a !rigadas, estas varia!les se dan en la organización por la eBistencia de requisitos legales del sistema (H( $ec. 054, 9es. 53//, 9es. 0/07, 9es. 5/06 entre otras%@ no o!stante las organizaciones al planifcar este requisito esta!lecen el tan conocido "L&N #&'(<9 ' '#'9)'NC*&( y allí involucran las varia!les mencionadas. 'n este momento para este caso no podemos determinar con eBactitud si se encuentra esta!lecido desde planifcación por el requisito 3.3.; o si no han sido identifcados u evaluados los requisitos legales 3.6.5 u 3.4.5.
No. '.
SITUACIÓN A ANALIZAR
urante el desplazamiento hacia el lugar de tra!a8o de operarios en !us contratado por la empresa de minería, por eBceso de humedad en la vía y !a8a visi!ilidad, el !us se precipitó a un !arranco causando lesiones corporales y hemorragias a veinte de sus ocupantes, la empresa reaccionó r=pidamente con sus !rigadistas de emergencia, pero la atención reci!ida no ue la m=s apropiada, pues por errada movilización de algunos lesionados, las racturas ueron agravadas desplaz=ndolas, a dos de los aectados les suministraron líquidos generando !roncoaspiración. 'l tanque del com!usti!le del vehículo se peroró y el com!usti!le ue derramado so!re una uente de agua de la 9eserva Natural u!icada al !orde la vía.
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+
REDACCIÓN DEL HALLAZGO
esviación- La at ención dada por los !rigadistas a las personas lesionadas no ue la apropiada. (e generó un derrame de com!usti!le en una uente de agua. Criterios*( //0 No aplica 1(&( 02//0 No aplica 1(&( 03//0 No aplica eclaración!servación '8emplo 9edacción- La organización de!e asegurarse de que los !rigadistas se encuentren preparados para reaccionar de orma c orrec ta ante situacione s de emergencia. &N&L*(*( &*C*N&L(i !ien hu!o una mala atención a los lesionado por parte de los !rigadistas podrían uds afrmar porque se dio esta mala atenciónporque no ueron entrenadosI "or qu? no cuentan con la competenciaI "or qu?
No.
1(.
SITUACIÓN A ANALIZAR
'n una empresa de mensa8ería ur!ana, en sucesivas ocasiones se ha humedecido y alterado el contenido de la c orrespondencia de los clientes, despu?s que los mensa8eros han sido sorprendidos por lluvias en su recorrido, pues los maletinesKmorrales que utilizan para su almacenamiento no son impermea!les, esto ha causado que los mensa8eros sean agredidos y agraviados por los clientes al recepcionar la correspondencia, de lo que se ha derivado episodios de ansiedad incrementando el
HALLAZG O C
OBS NC
+
REDACCIÓN DEL HALLAZGO
entraron en shocJI "or qu? no tenían los equipos necesarios para atender a los lesionadoI@ 's diícil esta!lecerlo, recuerden que en el tema de !rigadistas se tra!a8a algo llamado primer respondiente y aunque se entrene al personal este puede entrar en shocJ al enrentarse a una situación real y como ocurrió en el caso no reaccionar de manera adecuada, pero no por ello podemos esta!lecer una NC a la organización cuando no tenemos evidencia que soporte porque se dio esa equivocada atención, sería prudente levantar una o!servación para que la organización se d? a la tarea de identifcar por que se presentó la alla y tome su correctivo. esviación- (e daDó la carta $propiedad del cliente% 'l tra!a8ador ue agredido por causa del daDo de la carta que se daDó porque se mo8ó por no tener el morral adecuado para garantizar que no se mo8ara Criterios*( //0 ;.4.3> La organización de!e cuidar los !ienes que son propiedad del cliente mientras est?n !a8o el control de la
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
ausentismo la!oral.
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organización o est?n siendo utilizados por la misma. La organización de!e identifcar, verifcar, proteger y salvaguardar los !ienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. (i cualquier !ien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización de!e inormar de ello al cliente y mantener registros $v?ase 3.5.3%. ;.4.0>. La organización de!e planifcar y llevar a ca!o la producción y la prestación del servicio !a8o condiciones controladas. Las condiciones controladas de!en incluir, cuando sea aplica!lea% la disponi!ilidad de inormación que descri!a las características del producto, !% la disponi!ilidad de instrucciones de tra!a8o, cuando sea necesario, c% el uso del equipo apropiado, d% la disponi!ilidad y uso de equipos de seguimiento y medición, e% la implementación del seguimiento y de la medición, y % la implementación de actividades de li!eración, entrega y posteriores a la entrega del producto. 1(&( 02//0 No aplica
No.
SITUACIÓN A ANALIZAR
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1(&( 03//0 No aplica eclaraciónNo Conormidad '8emplo 9edacción- (e evidencia que no se protege con la propiedad del cliente incumpliendo con lo esta!lecido en el requisito ;.4.3 de la norma *( //0-5/04 !servación '8emplo 9edacción- La organización de!ería asegurarse de suministrar los equipos necesarios $morral% para la correcta preservación del servicio y así no se generen desviaciones a la política y los o!8etivos $lesiones% del sistema de gestión (H( &N&L*(*( &*C*N&LCa!e esta!lecer que para esta caso el proceso de la empresa es la prestación del servicio de mensa8ería por ello la carta es propiedad del cliente y no de la empresa, la empresa solo presta el servicio de llevar la carta, en todo eecto se de!e proteger y salvaguardar la propiedad del cliente. &hora !ien para garantizar que el servicio se preste de manera adecuada la organización de!e garantizar que se cuenta con entre otros los equipos apropiados $morral% para
No.
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que en este caso la carta no se daDe, adicional que esto genero una lesión en el tra!a8ador al ser agredido lo que va en contra del compromiso de la política de 1(&( 0 2//0 la prevención de lesiones y enermedades.
