Treinamento.pratico.do.Excel.2007

T R E I N A M E N T O P R Á T I C O E M

e x c e l

e ç a s h n C o n o v o d a o s r s o s 0 7 u 0 r e c s ã o 2 e l ! ! r c e x v o E d

Eduardo Moraz

excel T R E I N A M E N T O

P R Á T I C O

E M

Tu d o s o b r e a n o v a v e r s ã o d e s t a p o d e r o s a f e r r a m e n t a

B O O K S

Eduardo Moraz

excel T R E I N A M E N T O

P R Á T I C O

E M

© 2007 by Digerati Books Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 9.610 de 19/02/1998. Nenhuma parte deste livro, sem autorização prévia por escrito da editora, poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrônicos, mecânicos, fotográficos, gravação ou quaisquer outros.

Diretor Editorial Luis Matos

Projeto Gráfico Daniele Fátima

Assistência Editorial Monalisa Neves Erika Sá

Diagramação Rogério Chagas Daniele Fátima

Preparação dos originais Ricardo Dino de Freitas

Capa Laboratório do Livro

Revisão Eduardo Moreira Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) M832t M83 2t

Moraz, Eduardo. Treinamento Prático em Excel 2007 / Edua rdo Moraz. –– – – São Paulo : Digerati Books, 2007. 128 p. ISBN 978-85-60480-15-9 1. Excel (Programa de computador). 2. Planilhas eletrônicas. I. Título. CDD 005.3

Universo dos Livros Editora Ltda. Rua Tito, 1.609 CEP 05051-001 05051-001 • São Paulo/SP Paulo /SP Telefone: (11) (11) 3648-909 3648 -9090 0 • Fax: (11) (11) 3648-908 3648 -9083 3 www.universodoslivros.com.br e-mail: [email protected] Conselho Administrativo: Alessandro Gerardi, Alessio Ale ssio Fon Melozo, Luis Afonso G. Neira, Luis Matos e William Nakamura.

Sumário Capítulo 1 Introdução ................................................................... 5 Iniciando o Excel 2007 .........................................................................6

Capítulo 2 A tela do Excel 2007 .................................................... 9 A área de trabalho .............................................................................10

Capítulo 3 Arquivos e compatibilidade ....................................... 21 Visualizando as extensões de arquivos ...........................................22 O formato de arquivos do Excel 2007 ..............................................25 O Excel 2007 e o formato Adobe PDF ..............................................30 Arquivos temporários ....................................................................... 34 Histograma ........................................................................................ 34 Segurança de documentos ...............................................................36

Capítulo 4 Pasta de trabalho/planilhas ....................................... 39 Disposição de uma planilha ............................................................. 40 Seleção de células ............................................................................ 40 Alça de preenchimento .................................................................... 44 Ajustando o tamanho de linhas e colunas ...................................... 46 Inserindo, removendo e renomeando planilhas ............................. 48

Capítulo 5 Dados em planilhas .................................................... 51 Tipos de dados ...................................................................................52 Localização e substituição de dados ................................................62 Exclusão e inserção de linhas ou colunas .......................................66 Desfazendo e refazendo ações (Undo/Redo) ..................................69

Capítulo 6 Cálculos em planilhas ................................................. 71 Média e soma automáticas ...............................................................72 AutoSoma (Sum) ...............................................................................75 Fórmulas no Excel .............................................................................78

Mensagens de erros em fórmulas ................................................... 83 Referências entre células contendo fórmulas ................................ 84 Geração rápida de gráficos ...............................................................89

Capítulo 7 Funções, ordenação e classificação simples de dados ................................ 93 Funções e sintaxe em outro idioma ................................................ 94 Estrutura de funções ........................................................................ 94 Ordenação simples de dados .........................................................104 Congelamento de painéis ................................................................107 Filtragem simples de dados ............................................................109

Capítulo 8 Geração de gráficos ..................................................113 Tipos de gráficos ............................................................................. 114 Exibição de gráficos no Microsoft PowerPoint ..............................126

Capítulo 1 Introdução

Iniciando o Excel 2007 A inicialização do programa é feita normalmente pelo menu do botão Iniciar na seção Todos os programas no grupo Microsoft Office. Na Figura 1.1, temos a presença dos programas da nova versão, bem como alguns dos aplicativos da versão anterior selecionados para serem mantidos durante a instalação.

Figura 1.1: Ao selecionar a opção para manter os programas da versão ant erior,

eles também são listados no grupo Microsoft Office.

Atalhos para cada um dos programas podem ser colocados na área de trabalho e posteriormente arrastados para a barra de inicialização rápida (Quick Launch) do Windows XP. Se os atalhos não forem criados automaticamente na área de trabalho, basta proceder da seguinte maneira para cada um dos programas:

1. Abra o menu Iniciar > Todos os programas > Microsoft Office. Posicione o ponteiro sobre Microsoft Office Excel 2007 (Beta). 2. Abra o menu rápido com o botão auxiliar do mouse. Clique sobre Copiar ( Figura 1.2 ).

Figura 1.2: Após clicar sobre o comando Copiar no menu rápido.

Treinamento Prático em Excel 2007 6

3. Posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer local livre da área de trabalho do Windows. Abra novamente o menu rápido e clique em Colar. O atalho será depositado na área de trabalho como mostra a Figura 1.3.

Figura 1.3: Clique sobre o comando Colar com o ponteiro do mouse

sobre a área de trabalho. O atalho será criado no Desktop do Windows.

Ao ser iniciado, ocasionalmente será apresentada a tela de boasvindas, com as opções mostradas na Figura 1.4 e automaticamente marcadas por padrão.

Figura 1.4: A tela de boas-vindas traz opções de privacidade, possibilitando

o uso da ajuda on line, downloads automáticos de atualizações e envio de informações para aperfeiçoamento do programa.

As opções são: • Get On Line Help (Obtenha ajuda on line): quando marcada, permite ao mecanismo de ajuda do Office 2007 recorrer a documentos da web mantidos pelos sites de suporte da Microsoft, desde que o computador esteja conectado à internet; • Keep your system running (Mantenha seu sistema rodando): permite a execução automática e periódica de downloads de atualização para o pacote Office; • Make Office Better (Permita melhorias no Office): para que in formações sobre a configuração do sistema e mensagens de erro

Introdução 7

possam ser enviadas on line para a Microsoft, com o objetivo de estabelecimento de estatísticas sobre os problemas mais comuns e posterior aperfeiçoamento dos programas Microsoft Office. Com exceção da última opção, é recomendável manter todas as demais acionadas. Ao clicar em OK, será exibida uma tela para a ativação dos recursos do programa, com a opção de execução da operação via on line. São exibidas duas opções sendo apenas a ativação via internet disponível, devido à característica Beta do programa. Na Figura 1.5, a disposição da tela de ativação.

Figura 1.5: Com a única opção disponível marcada, certifique-se de que

o computador encontra-se conectado à internet e clique em Next (próximo).

Certifique-se de que o computador encontra-se conectado à internet e em seguida clique em Next; (próximo). A confirmação da ativação será exibida em uma tela como mostra a Figura 1.6.

Figura 1.6: Tela de confirmação de ativação do programa.

O botão Go Online Now permite ao programa de navegação acessar as páginas da Microsoft referentes ao Office 2007. Para que os recursos de ativação passem a vigorar, clique em Close para fechar a janela e sair do programa. Em seguida, execute-o novamente. O Excel 2007 agora encontra-se pronto para ser usado.


Capítulo 2 A tela do Excel 2007

A área de trabalho Ao iniciar o Excel 2007, sua área de trabalho é apresentada de forma extremamente diferenciada de todas as versões anteriores. A nova interface conta com menor quantidade de menus, responsáveis pela abertura de painéis para o acesso às funções do programa. O conceito do projeto da nova interface para os programas do Office prioriza o acesso direto com menor quantidade de cliques do mouse para a obtenção do comando ou operação desejado. Tarefas como modificar atributos de formatação de planilhas, geração de gráficos, e várias outras ações são realizadas com maior facilidade. A seguir, uma descrição geral da tela inicial do Excel e seus principais elementos (Figura 2.1).

Figura 2.1: A disposição da tela inicial do Excel 2007 apresent a

diversos elementos fora do padrão das versões anteriores.

A – Botão do office (Office Button): na versão 2007, o acesso aos comandos referentes ao menu Arquivo (File) foi substituído pelo botão do Office. Ao posicionar o ponteiro sobre o botão ou qualquer elemento de um dos painéis contendo comandos, é exibida uma breve descrição das funções do local apontado. Ao manter o ponteiro por alguns instantes sobre o botão do Office, temos a descrição conforme mostra a Figura 2.2 .

10

Treinamento Prático em Excel 2007

Figura 2.2: Descrições de elementos do botão do Office e dos painéis são exibidas ao

deixar o ponteiro sobre o local desejado por alguns instantes.

Ao clicar sobre o botão do Office, é exibida uma janela contendo várias opções de comandos, bem como a lista dos arquivos abertos recentemente. Veremos as seguintes opções: • New (Novo): a inicialização de uma nova apresentação pode ser feita através de um clique sobre o comando New, ou através das teclas de atalho Ctrl + N. Ao utilizar as teclas de atalho, uma nova apresentação em branco se encontrará disponível, pronta para receber a inserção de conteúdos. Ao ser usado o comando New, uma nova janela será aberta contendo uma lista de diferentes tipos de documentos predefinidos dividida em três seções, como mostra a Figura 2.3.

Figura 2.3: Ao iniciar um novo documento através do comando New disponível no

botão do Office, uma janela com uma lista de documentos predefinidos é exibida.

Na seção esquerda, encontra-se a lista de documentos predefinidos, sendo a primeira opção referente a um documento em branco.

A tela do Excel 2007

11

Ao selecionar cada uma das opções, uma miniatura de exemplo da disposição do documento e seus subtipos (quando disponíveis) é exibida na seção central. A seção direita permite a previsualização do tipo de documento escolhido. Os documentos disponíveis incluem não apenas opções de diferentes tipos de apresentações, mas também modelos para a criação de diagramas, confecção de certificados e outros. Nem todos os tipos predefinidos estão atualmente disponíveis na lista e alguns deles necessitam o prévio download de arquivos adicionais a partir de sites da Microsoft. Ao clicar sobre uma opção indisponível, o programa efetuará automaticamente o acesso à página referente, desde que o computador se encontre conectado à internet. Ao selecionar o tipo desejado, clique em Create para que a área de trabalho seja exibida com o formato do documento selecionado.

Observação: no jargão da informática, é comum a atribuição para o termo documento a arquivos de textos gerados no processador Word. O termo também é aplicado aos arquivos re ferentes a um programa específico. Portanto, uma planilha do Microsoft Excel ou um arquivo contendo gráficos vetoriais desenvolvido no CorelDRAW! ou no Macromedia Freehand, bem como uma imagem tratada no Adobe Photoshop, também são comumente chamados de documentos. A abertura de arquivos, padrão do Windows XP, permite selecionar o local onde um ou mais documentos a serem abertos se encontram. A presença da pasta denominada Trusted Templates refere-se a documentos de modelo do Office. Os arquivos desta pasta não devem ser eliminados, evitando a perda das configurações do modelo normal de documentos do programa. • Save (Salvar): permite a gravação no disco rígido do documento ativo. Se o documento estiver sendo salvo pela primeira vez, uma janela será exibida para especificação do nome do arquivo, o local aonde o mesmo deverá ser salvo, e o formato de arquivo a ser adotado para permitir a compatibilidade com versões anteriores do Excel ou a outros programas. O comando também pode ser executado a partir das teclas de atalho Ctrl + S, abrindo a respectiva janela se o documento estiver sendo salvo pela primeira vez. Se o documento já se encontrar salvo a partir de uma sessão de trabalho anterior, as alterações serão gravadas. Se uma

12


sessão de trabalho é encerrada sem a utilização do comando de salvamento, uma caixa de mensagem será exibida, perguntando se as alterações deverão ser salvas; • Save As (Salvar Como): permite a gravação do documento ativo no disco rígido, especificando o tipo de formato de arquivo a ser salvo. Ao posicionar o ponteiro do mouse sobre a seta do botão, é aberta uma lista para acesso rápido para cada um dos modos de salvamento, como mostra a Figura 2.4. Mais detalhes sobre salvamento e formatos de arquivos serão tratados nos próximos capítulos;

Figura 2.4: A lista de acesso rápido aos modos de salvamento a partir da seta do botão Save As (Salvar Como).

• Print (Imprimir): assim como a opção Save As, apresenta uma lista a partir da seta de seu botão para acesso rápido aos modos de impressão e visualização de impressão. O comando usa as teclas Ctrl + P como atalho. Ao ser acionado neste modo, apresenta prontamente a janela de impressão para as configurações de página, seleção e propriedades da impressora e demais atributos; • Prepare (Preparar): apresenta uma lista com várias opções para aplicação de propriedades ao documento. As opções permitem, entre outras operações, acionar a checagem de compatibilidade de arquivos, inspecionar o documento para verificação de erros, encriptá-lo, definir e restringir permissões definindo acessos para leitura, cópia, impressão etc; • Send (Enviar): apresenta opções para envio do documento via e-mail ou por fax, usando um serviço compatível;

A tela do Excel 2007 13

• Publish (Publicar): permite a publicação do documento entre três opções distintas: a criação de um blog, a publicação do documento em um servidor dedicado específico para a contenção de documentos e, a criação de um site com sincronização automática, permitindo que as alterações realizadas no documento original se jam implementadas no documento publicado (sincronização); • Close (Fechar): encerra a sessão de trabalho; • Botão Excel Options (Opções do Excel): permite acessar as opções do programa para alteração de modos de exibição, idioma padrão, modificação do esquema de cores da área de trabalho, configurações de salvamento (manual ou automático), modificação e implementação de teclas de atalho, gerenciamento de plug-ins e diversos outros parâmetros; • Botão Exit Excel (Sair do Excel): encerra tanto a sessão de trabalho, bem como fecha o programa. Se as últimas alterações não tiverem sido salvas, uma caixa de confirmação será exibida com a possibilidade de salvá-las, especificando o local indicado para armazenamento do arquivo, caso este esteja sendo salvo pela primeira vez.

B – Barra de ferramentas de acesso rápido (Quick Access Toolbar): armazena botões de atalho por padrão trazendo os comandos para salvar, desfazer e refazer ações. A barra possui um pequeno botão de seta. Quando aberto, permite a inserção ou supressão de botões para personalização da barra (Figura 2.5 ).

Figura 2.5: O botão de seta da barra de ferramentas de acesso rápido permite definir

quais serão os botões de atalho a serem exibidos, per mitindo a personalização.

Para personalizar a barra, basta clicar marcando ou desmarcando as opções contidas na lista. Na Figura 2.5, temos a disposição da barra em seu modo padrão. Na Figura 2.6, temos a personalização da barra, contendo os botões da visualização padrão, além de atalhos para os comandos de abertura de documentos e classificação decrescente de dados.

14


Figura 2.6: Barra modificada contando agora com botões para a abertura

de documentos e classificação decrescente de dados em uma tabela (planilha).

C – Barra de títulos: a barra de títulos apresenta o nome da pasta de trabalho aberta ou em uso. Se a pasta não possuir um nome, a descrição Book1, Book2 (e assim sucessivamente), será exibida. O nome da pasta é atribuído ao ser salvo pela primeira vez, na janela Salvar como (Save As), acionada pelo comando homônimo no botão do Office ou quando for ser salvo pela primeira vez utilizando o comando Save, em suas respectivas teclas de atalho ou através do botão de atalho presente na barra de ferramentas de acesso rápido (item B). Uma pasta de trabalho é um arquivo composto por três planilhas de dados distintas; (Sheet1, Sheet2 e Sheet3). A pasta, no entanto, poderá conter apenas uma ou mais planilhas, conforme a proposta do projeto de manipulação/exibição de dados. Observação: apesar de o vocábulo Book , do inglês, significar Livro, a notação dada pela Microsoft em versões brasileiras do Excel, atribui o termo Book a uma Pasta de trabalho, contendo uma ou mais planilhas de cálculos. D – Botões de controle da janela: controlam a visualização da janela do Excel. Suas funções são respectivamente minimizar, restaurar, maximizar ou fechar o programa. Ao clicar sobre o botão de fechamento, no formato de um X, o Excel será encerrado e apresentará uma caixa de mensagem para o salvamento de quaisquer alterações ainda não salvas. E – Menus de acionamento dos painéis (Smart Tags): ao contrário das versões anteriores, os menus disponíveis no Excel não abrem listas de comandos específicos e sim agrupam painéis contendo os comandos no formato de botões e caixas de entrada. Cada painel é denominado Smart Tag. O menu principal, denominado Home é exibido por padrão todas as vezes que o programa for iniciado. Ao clicar sobre cada um dos menus, seus respectivos comandos serão apresentados no formato de diferentes painéis (Smart Tags), cada um correspondente a seu próprio menu. Ao clicar sobre o menu Fórmulas, por exemplo, serão exibidos os painéis (Smart Tags) re-


15

ferentes à inserção e manipulação de fórmulas para a realização de cálculos nas planilhas, como mostra a Figura 2.7.

Figura 2.7: Disposição dos comandos referentes ao menu Fórmulas . Diferente das

versões anteriores, as listas de opções foram substituídas por painéis (Smar t Tags) com comandos via botões e caixas de entrada.

Painéis não fornecem todas as funções em seções únicas. Muitos contam com um pequeno botão de seta na parte inferior do lado direito, para abertura de seções de extensão, no formato das janelas tradicionais, como as encontradas nas versões anteriores. Na Figura 2.8 por exemplo, temos o local da seta de extensão do painel de formatação de células incluindo os atributos de fontes do menu Home (Principal). Na Figura 2.9, temos a disposição da janela aberta através de um clique sobre o botão de seta.

Figura 2.8 : Local do botão de extensão do painel (seta).

Figura 2.9: Extensão do painel aberta, (botão seta) que mostra janela de configuração

de parâmetros para as células, aberta na opção fontes (caracteres).

16


F – Botão de ajuda: o mecanismo de ajuda do Excel 2007 não apresenta os assistentes no formato de figuras animadas como o clip. Ao clicar sobre o botão, uma nova janela será aberta, contendo uma lista para a explicação de procedimentos comuns e um campo para inserção de perguntas. Para utilização da ajuda on line, contando com conteúdos provenientes de sites da Microsoft, clique sobre o botão Offline no lado direito na base da janela e em seguida sobre a opção Show content from Office Online . G – Painéis de comandos: botões de atalho (Smart Tags) e acionamento das seções de extensão (janelas de configuração). H – Barra de fórmulas: sua função é exibir o conteúdo da célula ativa ou digitar um novo conteúdo, que pode ser um texto, um valor numérico, uma função ou uma fórmula matemática. A barra é particularmente útil nas operações de análise de estrutura de uma planilha de cálculos, pois quando digitamos uma fórmula numa célula qualquer da planilha, a célula exibirá o resultado do cálculo e não a fórmula que o gerou. Para ver a fórmula será necessário selecionar a célula e observar a barra de fórmulas. No exemplo da Figura 2.10, podemos observar o conteúdo de números nas células A1 e B1 enquanto o resultado da soma dos dois valores (A1+B1) é mostrado na célula C1 (selecionada). A barra de fórmulas então mostra o resultado da soma dos dois valores. Com a célula C1 selecionada, a barra de fórmulas nos informa que o valor contido naquela célula foi obtido através das soma dos valores contidos nas células A1 e B1. Na barra de fórmulas, encontra-se o botão Inserir Função (Insert Function) para a utilização de funções de cálculos predefinidas do Excel.

Figura 2.10 : Funcionamento da barra de fórmulas. Indicação da célula a conter

o resultado (C1), da soma dos valores inseridos nas células A1 e B1 (C1=A1+B1).

I – Área da planilha: no centro da janela de trabalho encontrase a planilha, ou seja, o local onde iremos entrar com os dados e realizar os cálculos necessários. Uma planilha nada mais é do que uma tabela, dividida em retângulos chamados células. Ao ser iniciado, o Excel disponibiliza uma pasta de trabalho (Book), composta de três planilhas em branco, totalmente independentes. Estas planilhas


17

são chamadas de Sheet1, Sheet2 e Sheet3. É possível executar a exclusão de planilhas desnecessárias ou acrescentar outras, conforme o tipo de projeto de manipulação de dados a ser desenvolvido. Também é possível modificar o nome de cada uma das planilhas, permitindo fácil identificação de acordo com a função atribuída para cada uma delas. Para não haver sobrecarga de elementos visuais na área de trabalho, as planilhas são exibidas uma por vez na área de trabalho. Para alternar a visualização entre cada uma das planilhas, basta clicar sobre a respectiva aba da planilha desejada. A planilha acionada no momento, visível na área de trabalho, será exibida com sua respectiva aba na cor branca. Na seção esquerda ao lado do conjunto de abas das planilhas, há quatro botões para a navegação entre as planilhas da pasta de trabalho; (ver item a seguir).

J – Controle de planilhas: os quatro botões na seção esquerda das abas das planilhas permitem, respectivamente, ir para a primeira planilha da pasta, ir para a planilha anterior à planilha atual, ir para a planilha sucessiva ou caso necessite acessar a última planilha da pasta. O botão da extrema direita da seção de abas permite adicionar planilhas (Insert Worksheet ). A ação também pode ser executada pelas teclas de atalho Shift + F11. K – Barras de rolagem: as barras servem para percorrer a tela possibilitando a visualização de seções ocultas da planilha. As barras são particularmente úteis em situações onde uma planilha de dados é demasiada extensa em suas seções horizontais e/ou verticais. L – Extensão da barra de fórmulas: possibilita aumentar a área de visualização de fórmulas inseridas, no caso de funções complexas com notações extensas. M – Controle deslizante de aproximação zoom: diferenciado das versões anteriores, a visualização da área de trabalho pode ser aproximada ou reduzida através do deslocamento do controle deslizante ou por seus botões de aumento (+); e diminuição (-), permitindo a adequação da visualização da área, principalmente em situações em que seja necessária a modificação da resolução do monitor. A numeração do lado do controle indica o nível de Zoom aplicado. N – Botão de modos de visualização: Alterna entre os modos de visualização Normal, Page Layout View (Aparência da Página) e Page

18


Brake Preview (Pré-visualização de Quebra de Página). As opções além do modo normal permitem, respectivamente, previsualizar a página para a impressão e especificar as seções a serem cortadas caso seja necessário. O corte, refere-se à posição onde a impressão deverá incluir ou excluir uma parte da planilha no caso de documentos extensos. No capítulo seguinte, comentaremos algumas considerações sobre os tipos de arquivos usados pelo Excel e sua atual compatibilidade com versões anteriores.


19

Capítulo 3 Arquivos e compatibilidade

Visualizando as extensões de arquivos Nos sistemas operacionais atuais como todas as versões do Windows e do Mac -OS (sistemas operacionais dos computadores Macintosh), os arquivos gerenciados pelo computador possuem extensões de identificação para suas respectivas associações a seus programas de origem e/ou programas que possam manipular tais arquivos. As extensões no geral são formadas por três (ocasionalmente dois ou quatro) caracteres posteriores ao nome do arquivo separados por um ponto (.). O formato de arquivo padrão com sua respectiva extensão, no caso do Microsoft Excel em todas as suas versões até a 2003, apresenta a sintaxe a seguir: nome do arquivo.extensão

O nome do arquivo é um nome qualquer digitado pelo usuário no momento de seu primeiro salvamento, acrescido automaticamente da extensão .xls (desde que o tipo de arquivo a ser salvo seja o padrão, sem modificações), apresentando a notação: nome do arquivo.xls

As extensões permitem, por exemplo, a abertura de um documento do Excel a partir de um clique sobre o próprio arquivo, desde que este se encontre corretamente identificado e seja compatível com o programa. Como é o caso dos arquivos com extensão xls. Um arquivo desta extensão, quando acionado, abrirá automaticamente o programa Excel desde que corretamente associado ao sistema operacional. A associação é automática e padronizada em sistemas cujas informações de associação de arquivos não tenham sido previamente alteradas pelo usuário. Outra forma de abrir um documento é, através do botão do Office, a partir da opção Open (Abrir) e a escolha do local onde o documento se encontra. Por padrão, o sistema operacional Windows XP não traz a informação das extensões de arquivos em seu gerenciador de arquivos, o Windows Explorer (não confundir com o navegador de páginas da Web Internet Explorer). A associação é neste caso visual, por meio de ícones indicando o programa associado, como no caso da Figura 3.1. Na Figura, temos arquivos associados ao programa Excel, como tam-

22


bém outros arquivos associados ao programa de editoração eletrônica Adobe InDesign, reconhecíveis por seus respectivos ícones. Repare a ausência das respectivas extensões dos arquivos em seus nomes.

Figura 3.1: Por padrão no Windows XP, as extensões de arquivos não são exibidas.

No entanto, é possível atribuir a exibição das extensões dos formatos de arquivos no Windows, a partir de um procedimento simples, como mostramos a seguir: 1. Abra o gerenciador de arquivos Windows Explorer e acesse

uma pasta qualquer. 2. Abra o menu Ferramentas > Opções de pasta. 3. Na janela homônima, abra a guia Modo de exibição (Figura 3.2).

Figura 3.2: A janela Opções de pasta permite atribuir a visualização das extensões de arquivos.

Arquivos e compatibilidade

23

4. Arraste o mouse sobre a barra de rolagem vertical do painel Opções avançadas até visualizar a opção Ocultar as extensões dos tipos de arquivos conhecidos ( Figura 3.3). Desmarque a opção.

Figura 3.3: Desmarque a opção Ocultar as extensões dos tipos de arquivos conhecidos para a exibição das extensões dos arquivos.

5. Se desejar que a propriedade de exibição de extensão de ar-

quivos seja aplicada para todas as pastas do computador, clique sobre o botão Aplicar a todas as pastas no painel Modos de exibição de pasta ( Figura 3.4).

Figura 3.4: Clique sobre o botão indicado para permitir a visualiza ção da extensão dos arquivos em todas as past as do computador.

6. Clique sobre o botão Aplicar. Em seguida, clique em OK , fe-

chando a janela Opções de pasta.

24


De volta ao exemplo mostrado previamente na Figura 3.1, temos agora na Figura 3.5, a exibição dos arquivos da pasta com suas respectivas extensões. Os arquivos com a extensão .xls referem-se a documentos do Excel, enquanto os arquivos com extensão .indd re ferem-se ao programa de editoração eletrônica Adobe InDesign.

Figura 3.5: Exibição das extensões dos arquivos atribuída a todas as pastas do computador.

O formato de arquivos do Excel 2007 Como comentamos, a extensão .xls é referente ao Excel até sua versão 2003. Na versão 2007, o formato padrão para salvamento de arquivos é denominado .xlsx. Isto significa que, ao salvar um documento qualquer, esta será a extensão do arquivo incluída por padrão. A principal diferença entre a nova extensão .xlsx e .xls no caso do Excel, bem como nos outros programas do Office 2007 (os demais programas do pacote Office também apresentam extensões de arquivos diferentes de suas versões anteriores), está na tecnologia supostamente implementada pela Microsoft, para possibilitar maior compressão de documentos, significando arquivos de tamanho reduzido. Por ter sido desenvolvido a partir de uma combinação entre a arquitetura de arquivos do tipo XML e com propriedades de arquivos tipo ZIP, o novo formato apresenta a proposta de maior compressão dos dados, permitindo a redução no tamanho em bytes de documentos complexos possuindo, no caso do Excel, gráficos complexos e demais elementos visuais.


25

Observação: XML acrônimo para Extended Markup Language ou Linguagem de marcação estendida, é uma linguagem de

páginas extensível e personalizável, de caráter universal, possibilitando a troca de informações de forma estruturada através da Internet. Permite aos programadores o transporte de dados de um servidor para outro de forma organizada. ZIP, Sistema popular de compactação de software que possibilita a transmissão de gráficos, aplicações multimídia e outros arquivos grandes por meio de FTP e outros sistemas de transferência de informações na Internet. A compatibilidade entre as diferentes versões do programa e seus arquivos, na prática, não oferece qualquer complicação aos usuários, mas alguns pontos devem ser observados para assegurar o intercâmbio entre documentos. Vejamos quais: • .xls no Excel 2007: assegurando a compatibilidade com documentos criados em versões anteriores, o Excel 2007 é capaz de abrir arquivos no formato .xls sem alterações de layout (aparência), graças a um conversor de arquivos implementado no programa. Ao abrir um .xls de uma versão anterior no Excel 2007, será exibida na barra de título a notação Compability Mode (Modo de Compatibilidade), indicando a ativação do conversor. Esta é uma função normal do programa, e não requer qualquer outra atenção especial. No entanto, o modo de compatibilidade sugere a presença de um documento aberto fora do tipo de extensão de arquivo padrão da nova versão. Na Figura 3.6, temos a notação do Modo de Compatibilidade na barra de títulos, em um documento do tipo .xls, aberto no Excel 2007.

Figura 3.6: A indicação do Modo de Compatibilidade é exibida todas as vezes que um arquivo .xls for aberto no Excel.

• .xlsx em versões anteriores: se um documento .xlsx, evidentemente criado no Excel 2007, for aberto em uma versão anterior do programa, será possível editá-la perfeitamente sem qualquer problema, desde que o Office 2007 se encontre instalado no computador onde o arquivo foi aberto com a versão anterior. Neste caso, o conversor de arquivos atuará não apenas na versão 2007,

26


mas também em qualquer outra versão presente no sistema. Se o computador não possui a versão 2007 instalada e se houver a tentativa de abertura de um arquivo com extensão xlsx em uma versão anterior, a operação não poderá ser concluída. Neste caso, a alternativa será a de salvar um arquivo trabalhado no Excel 2007 em uma extensão compatível com a versão anterior, possibilitando assim sua abertura. É o que mostraremos no tópico a seguir. Salvando em diferentes formatos Para compatibilizar um documento do Excel 2007 para qualquer outra versão, não são necessárias operações complicadas ou a utilização de plug-ins externos de qualquer ordem. Basta especificar a extensão adequada do arquivo, a partir do comando Salvar As (Salvar Como). Supondo ser necessário o salvamento de um documento do Excel de forma a torná-lo compatível com as versões 97, 2000, XP e 2003, proceda da seguinte maneira: 1. Clique sobre o botão do Office. 2. Posicione o ponteiro sobre a seta do botão Save As (Salvar

Como). 3. Clique sobre a opção Excel 97-2003 Workbook (Pasta de Traba-

lho do Excel 97-2003), como mostra a Figura.3.7.

Figura 3.7: Opção para compatibilizar o documento a versões anteriores do Excel.


27

4. A janela Save As (Salvar Como) será exibida e no menu des-

dobrável Save as Type (Salvar como Tipo), automaticamente se encontrará selecionada a opção Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Basta nomear o arquivo (se o mesmo estiver sendo salvo pela primeira vez), especificar o local para o armazenamento e clicar em Save. Não é necessário digitar a extensão do arquivo em seu nome. Salvando um documento como modelo Uma pasta de trabalho contendo elementos que se tornarão comuns a outras pastas pode ser salva como um modelo para utilização futura. Isto significa que sua estrutura será a mesma para todos os demais trabalhos, bastando apenas adicionar ou substituir os dados proprietários de cada uma das planilhas. Pastas de trabalho salvas como modelos podem providenciar bom nível de padronização para futuras composições em planilhas, no caso de ambientes corporativos. Em versões anteriores do Excel, o salvamento de modelos utiliza a extensão .xlt, substituída pela extensão .xltx no Excel, 2007. Para salvar uma pasta de trabalho qualquer como modelo, a opção correspondente para modelos compatíveis com versões anteriores do Excel é Excel 97-2003 Template (*.xlt) e Excel Template (*.xltx) para modelos compatíveis com a versão 2007, selecionada no menu desdobrável Save as Type (Salvar como Tipo) da caixa Salvar Como (Save As), como mostra a Figura 3.8.

Figura 3.8: As opções para salvamento de pastas de trabalho como modelos.

O formato de arquivo Binary Workbook Com o lançamento do Microsoft Office 2007, muita atenção foi focada sobre o novo formato de arquivo padrão para os programas do pacote, utilizando a tecnologia de arquitetura aberta XML. Porém, há mais um tipo de formato de arquivo a ser considerado no Excel, caso o programa seja utilizado para a produção de planilhas eletrônicas contendo grandes volumes de dados. Trata-se do formato binário de extensão .xlsb. Assim como a arquitetura Open XML,

28


o formato xlsb possui inteira compatibilidade com o Excel, com a conveniente característica de otimização em velocidade de abertura de documentos contendo pastas de trabalho com volume de dados muito grande. Apesar dos outros formatos suportarem praticamente qualquer volume de dados, a extensão xlsb é a que oferece maior velocidade na abertura de arquivos. Em condições normais de utilização, arquivos de formato binário podem ser dispensados no momento de salvar uma pasta de trabalho. Mas no caso de projetos envolvendo grandes volumes de dados, a utilização do formato xlsb deverá ser considerado, para permitir maior agilidade nos processos não apenas de abertura, mas também de salvamento de arquivos. Para salvar pastas de trabalho em formato binário, a opção mostrada na Figura 3.9 poderá ser utilizada a partir do botão do Office. A opção também está disponível através do menu desdobrável da caixa Save As.

Figura 3.9: A opção para salvamento de pastas de trabalho no formato xlsb.

Outros formatos Se arquivos produzidos no Excel 2007 necessitarem ser abertos em outros aplicativos, ou condições específicas para os arquivos produzidos se encontrarem estabelecidas, vários outros formatos podem ser escolhidos para o salvamento, bastando especificar a extensão desejada a partir do menu desdobrável Save as Type (Salvar como Tipo), disponível na janela Save As. Vejamos algumas opções de salvamento para outros formatos: • .xlsm e xltxm: documentos no formato XML produzidos no Excel podem receber macros. Macros são instruções de programa-


29

ção para a automação de tarefas, criadas a partir de rotinas gravadas pelo próprio programa, ou pela digitação de códigos de programação na linguagem Visual Basic (VBA). Arquivos contendo macros em documentos XML deverão receber a extensão .xlsm, para que o programa reconheça o formato de arquivo como um documento do Excel no formato XML contendo macros. A extensão xltxm refere-se a documentos com as mesmas propriedades, salvos como modelos; • .xlt: formato referente a um arquivo binário do Excel a ser usado como modelo; • .htm ou html: Hyper Text Mark Up Language (Linguagem de Marcação de Hiper Texto): formato reconhecível por browsers de navegação como o Internet Explorer ou o Mozilla Firefox. Ao salvar um documento com esta extensão, ele poderá ser publicado na Internet para visualização do mesmo utilizando um navegador. Formatos gráficos É possível salvar planilhas do Excel em vários formatos gráficos diferentes, como o bmp, o jpg e o png. Cada um dos formatos oferece vantagens e desvantagens de acordo com a proposta de utilização dos arquivos. No caso do formato .gif por exemplo, temos a limitação de suporte a apenas 256 cores, sendo indicado para desenhos com elementos gráficos de menor complexidade e imagens em branco e preto.

O Excel 2007 e o formato Adobe PDF PDF é o acrônimo para Portable Document Format ou Formato de Documento Portátil, desenvolvido pela Adobe Systems. Documentos PDF podem conter textos, gráficos, imagens, fotos e serem exibidos em qualquer computador contando com um sistema operacional atualizado (ambiente gráfico) e um visualizador de arquivos deste formato. Em geral, o visualizador usado em computadores Windows é o programa Adobe Acrobat Reader. Alguns sistemas operacionais possuem recursos próprios para visualização de arquivos em PDF. A vantagem de utilização do PDF está na possibilidade de exibição de documentos sem a necessidade da existência de um programa específico para a abertura dos mesmos. Isto significa, por exemplo, que gráficos vetoriais produzidos em um programa como

30


o CorelDRAW, imagens tratadas em um programa como o Adobe Photoshop, textos produzidos no Apple Pages, apresentações produzidas no PowerPoint ou planilhas eletrônicas desenvolvidas no Excel podem ser exibidas através de um arquivo PDF sem a necessidade da presença destes programas. Desta forma, um PDF pode ser gerado após a confecção do documento, e levado a outro computador para exibição bastando neste último se encontrar o Adobe Acrobat Reader. Documentos PDF raramente permitem modificações/edições e mesmo quando há a possibilidade de operações de modificação de conteúdo através das ferramentas de versões autorizadas e legítimas do Adobe Acrobat Distiller, (o visualizador e gerador de PDFs da Adobe Systems), ainda assim as possibilidades de edição se apresentam com várias limitações. Esta é uma propriedade referente a uma relativa segurança dos documentos PDF, os quais não podem ser facilmente modificados. Assim, o formato é altamente indicado e recomendado para a distribuição eletrônica de documentos. Visualizar um documento PDF em qualquer caso não representa qualquer problema para o usuário. No entanto, a complexidade dos fatores relevantes ao formato aumenta no momento de gerá-lo. Em computadores Apple rodando o sistema operacional Mac OS-X, em todos os programas contando com funções para impressão, é possível selecionar uma opção para a geração de um arquivo no formato PDF a qualquer momento, sem afetar seu formato original. No caso da plataforma Windows, se um programa específico não traz em suas opções a possibilidade de geração de documentos no formato PDF, a utilização de plug-ins (também chamados de add ins ou componentes adicionais) específicos é necessária ou a instalação do Adobe Acrobat Distiller. O projeto original do Office 2007 foi apresentado de forma a incorporar um gerador de arquivos PDF próprio, ou seja, diretamente a partir de qualquer um dos programas do pacote através do botão do Office > Save As (seta do botão). No entanto, a versão testada para os procedimentos deste livro, mesmo incorporando a mais recente atualização da Microsoft no momento de sua edição, não possibilitou a geração de PDFs. Ao clicar sobre a seta do botão Save As, a única opção disponível referente à geração de PDFs é um comando descrito como Find addins for other formats disponível nos programas Word e PowerPoint. Porém, em nenhum dos programas há menções para salvamento de


31

arquivos no formato PDF. No caso do Excel, a opção Finda dd ins for other formats foi suprimida do botão do Office, e a lista de tipos disponíveis não inclui o formato PDF nas opções do menu desdobrável Save as type (Salvar como tipo), da caixa Save As. (Salvar como). Além do formato PDF, existem outros com características similares, como o XPS e XML, também incompatíveis – ao menos a esta versão do Excel – por enquanto. O formato XPS ou XML Paper Specification O tipo de arquivo XPS ou XML Paper Specification (Especificação XML para documentos impressos) é um formato eletrônico de aparência fixa (layout fixo) nos moldes do tipo PDF, com a propriedade de preservar a formatação do documento para sua distribuição. O formato possui propriedades semelhantes ao PDF, providenciando dificuldades para modificações/edições do documento. Embora estejam disponíveis na Web vários plug-ins em caráter shareware e alguns poucos freewares para a geração de PDFs em versões anteriores do Excel, a compatibilidade destes componentes não é assegurada com a versão 2007. A instalação destes plug-ins pode ocasionar funcionamento impróprio do programa. Por se tratar ainda de uma versão em desenvolvimento (Beta), o pacote Office pode vir ainda a incorporar a geração de documentos PDF e XPS em sua versão final de distribuição aos consumidores. Para maiores informações, contate um consultor Microsoft credenciado. Modificando a extensão padrão Apesar da extensão padrão do Excel 2007 ser xlsx, é possível configurar o programa para o salvamento em xls sem a necessidade de especificação da extensão no menu desdobrável Save as a type (Salvar como tipo) da janela Save as. Basta efetuar os seguintes procedimentos: 1. Clique sobre o botão do Office e em seguida sobre o botão Excel Options.

2. Será aberta a janela homônima, como mostra a Figura 3.10.

32


Figura 3.10: As opções do Excel, acionadas a partir do botão do Office.

3. Clique sobre a opção Save. 4. Abra o menu desdobrável Save files in this format (Salvar ar-

quivos neste formato) e selecione a extensão desejada. No exemplo da Figura 3.11, está sendo selecionado o tipo xls, padrão de arquivos compatíveis com as versões anteriores do Excel.

Figura 3.11: Atribuindo a extensão .xls como padrão para salvamento de arquivos.


33

As opções também permitem a modificação do local de armazenamento padrão para documentos do Excel através da especificação do caminho de pastas para o local desejado no campo Default file location; (Local padrão para salvamento de arquivos). A janela de opções também pode ser acionada através do botão Tools (Ferramentas), na janela Salvar como; ( Save As). Basta clicar em General Options. Para retornar à extensão padrão xlsx, basta repetir os procedimentos, selecionando a opção Excel Workbook (*.xlsx) (Pasta de Trabalho do Excel) para restaurar o programa às suas configurações de salvamento originais.

Arquivos temporários Os documentos criados pelo Excel, como também os do pacote Office 2007, utilizam-se da geração de arquivos temporários para a exibição dos documentos definitivos, principalmente quando estão abertos na área de trabalho. Em várias situações, os documentos temporários são mantidos visíveis nas pastas onde foram armazenados. Esta é uma função normal do programa e não deve ser considerada como defeito. Os arquivos temporários em geral são exibidos em notações confusas, obedecendo a uma sintaxe iniciada com ~$. É extremamente recomendável a não remoção de arquivos temporários mesmo quando as pastas de trabalho se encontrarem definitivamente editadas e o programa fechado. A eliminação de tais arquivos pode comprometer a exibição de apresentações prontas. No entanto não é necessária a movimentação dos arquivos temporários para uma pasta destinada a outro computador, mídia de armazenamento, ou transmissão eletrônica dos documentos via e-mail, Ftp, ou qualquer outro programa de comunicação ou transferência de arquivos utilizando a Internet. Se a opção para visualização de arquivos ocultos não se encontrar devidamente configurada nas opções de pastas do Windows, os arquivos temporários não serão exibidos.

Histograma O histograma é uma simples lista das pastas de trabalho recentemente mais usadas e visível na parte direita das opções do botão do

34


Office. Quando acionado, permite a abertura de uma apresentação com um simples clique sobre seu nome. O histograma é descrito como Recent Documents. Cada um dos arquivos possui um ícone de fixação (pin). Ao ser acionado, o pin mantém o nome na lista, mesmo que novos documentos sejam abertos, evitando que os nomes sejam substituídos. Na Figura 3.12, temos a lista de documentos recentemente abertos em diferentes sessões de trabalho do Excel. Os documentos estão desmarcados. Para marcar um documento para que o mesmo não seja excluído da lista quando novos documentos forem abertos (substituídos), clique sobre o ícone do pin, como mostra a Figura 3.13.

Figura 3.12: Ao acionar o pin de fixação da apresentação na lista...

Figura 3.13 : ... ela será mantida no histograma, mesmo após

a abertura de outras pastas de trabalho.

Note, porém, que se uma apresentação for removida de seu local original, uma caixa de mensagem será exibida, informando a impossibilidade de abertura do arquivo. Neste caso, a apresentação deverá ser aberta manualmente a partir do botão Open (teclas de atalho Ctrl + O) e da especificação do local onde a apresentação se encontra (caso não tenha sido apagada) (Figura.3.14 ).

Figura 3.14: Caixa de mensagem exibida caso um documento

tenha sido apagado ou movido para outro local.

Arquivos e compatibilidade 35

Segurança de documentos Uma pasta de trabalho pode ser protegida contra a leitura por pessoas não autorizadas ou contra alterações em dados (edição). As duas proteções podem ser usadas ao mesmo tempo se necessário. É importante ressaltar que as senhas utilizadas devem ser mantidas em local seguro. Caso não seja possível inserir as senhas corretas, as ações de leitura e edição do documento da pasta de trabalho não serão possíveis. A atribuição de senhas pode ser executada da seguinte maneira: 1. Mantenha a pasta de trabalho a ser protegida aberta. 2. Abra a janela Save As (Salvar Como). 3. Clique sobre o botão Tools (Ferramentas) em seguida sobre a

opção General Options (Opções Gerais) ( Figura.3.15).

Figura 3.15: Acessando as opções para atribuição de senhas à pasta de trabalho.

4. Digite a senha para abertura do documento no campo Password to open. A mesma senha ou uma diferente pode ser adicionada ao campo Password to modify para alteração do documento. Os

campos são independentes, isto é, as senhas podem ser atribuídas tanto para leitura e/ou modificação (Figura.3.16).

Figura 3.16: Campos para a inserção das senhas.

36


5. Clique em OK. Caixas de confirmação serão exibidas para cada

uma das senhas, como mostram as Figuras 3.17 e 3.18.

Figura 3.17: Nas caixas de confirmação...

Figura 3.18: ... tanto a senha para leitura como para gravação deverão ser confirmadas.

6. De volta à janela Save As, salve a pasta de trabalho normal-

mente. Se necessário, confirme o salvamento sobre o arquivo já existente, na caixa de mensagens. Ao salvar o documento durante uma sessão de trabalho, será ocasionalmente exibida uma caixa de mensagem alertando para a possibilidade de conversão do arquivo para o formato XML. Segundo a Microsoft, o formato permite maior segurança nos algoritmos de encriptação de um documento protegido por senha. Para a conversão automática do arquivo para o formato XML (Office Open XML Format), clique em Yes na caixa de mensagem. É importante ressaltar, porém, que a compatibilidade de documentos no formato XML é de maior restrição, se comparado com a extensão de arquivos .ppt. Observação: a utilização de senhas em documentos dificulta

as ações de leitura e alteração, porém não garante totalmente a segurança de documentos. Através de programas especiais para o hacking de senhas, usuários não autorizados podem eventualmente conseguir acesso aos dados dos documentos.


37

Para retirar as senhas de um documento, repita os procedimentos, apagando os campos para a inserção de senhas, após acessar o documento inserindo as senhas previamente configuradas.

38


Capítulo 4 Pasta de trabalho/planilhas

Disposição de uma planilha Cada planilha do Excel é dividida em células, criadas pela interseção de linhas com colunas. Cada linha é numerada sequencialmente na parte esquerda da janela, enquanto as colunas são identificadas por letras do alfabeto em ordem crescente. No total, podemos contar com 65.536 linhas e 256 colunas, resultando em 16.777.216 células. Como sabemos, o alfabeto não possui 256 caracteres, portanto para nomear cada uma das 256 colunas do Excel, usou-se a seguinte notação: as colunas de 27 a 52 são chamadas AA, AB, AC e assim por diante até AZ. As 26 colunas sucessivas são chamadas BA, BB, BC até BZ e as últimas 22 vão de IA até IV. Teremos, assim, as linhas 1, 2, 3... 65.563 e as colunas A, B, C...IV. As células das planilhas também são identificadas de maneira unívoca usando as coordenadas da coluna e da linha na qual se encontram. Por exemplo, a célula localizada na coluna E e na linha 9, é chamada E9. O nome da célula ativa, ou seja, que se encontra selecionada no momento, é exibido na extremidade esquerda da barra de fórmulas.

Seleção de células Ao ser iniciado um novo documento, a primeira célula (A1) da primeira planilha (Sheet1), da pasta de trabalho, aparece destacada por uma borda preta e espessa. A borda indica que a célula se encontra selecionada ou ativa. Neste caso, a célula está pronta para receber dados. Para selecionar outra célula qualquer da planilha, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a célula desejada e clicar com o botão do mouse. A borda de seleção será movida para a nova célula, cuja respectiva identificação é mostrada na barra de fórmulas. Enquanto o ponteiro do mouse se encontrar na área de células da planilha, ele será exibido no formato de uma pequena cruz. Este ícone é denominado seletor. Ao ser executado clique duplo no interior de qualquer célula, a exibição do seletor será modificada para uma barra I, indicando o acionamento do modo de edição da célula. A barra vertical intermitente é o cursor responsável pela inserção de dados. Veja a Figura 4.1.

40

Treinamento Prático de Excel 2007

Figura 4.1: Célula em modo de edição: pronta para a inserção de dados.

É possível também selecionar um intervalo de células, ou seja, um grupo de células simultaneamente: posicione o ponteiro do mouse sobre a primeira célula a ser selecionada, clique e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste até a última célula do grupo que deseja selecionar. As células selecionadas serão destacadas pelas bordas de seleção e com uma cor mais escura, com exceção da primeira, que permanecerá branca. Na Figura 4.2, temos o intervalo de seleção compreendido pelas células A5 até D10. Neste caso, a notação do intervalo selecionado é A5:D10.

Figura 4.2 : Intervalo de seleção compreendido pelas células A5 at é D10.

A notação para o intervalo é A5:D10.

Para selecionar células não adjacentes, clique sobre a primeira célula a ser selecionada. Pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl. Clique sobre as demais células a serem selecionadas. Na Figura 4.3, foram selecionadas as células B1, C5, D2, E4 e F7. Todas as células selecionadas apresentam tonalidades mais escuras, com exceção da última. Mesmo estando ativa, a última célula permaneceu na cor branca, com as bordas diferenciadas.

Pasta de trabalho/planilhas

41

Figura 4.3 : Intervalo de seleção compreendido por células não-adjacentes.

Durante o desenvolvimento ou edição de uma planilha, pode ser necessário selecionar todas as células de uma determinada linha ou coluna para, por exemplo, definir de uma só vez a formatação do texto de todos os valores apresentados no intervalo selecionado. Para selecionar todas as células de uma linha, basta clicar sobre seu número correspondente. Por exemplo, ao clicar sobre o número 3, correspondente à terceira linha da planilha, todas as células da linha serão selecionadas, como mostra a Figura 4.4.

Figura 4.4 : Seleção de todas as células de uma linha atravé s

de clique sobre a numeração da linha desejada.

Da mesma forma, para selecionar todas as células de uma coluna qualquer, basta clicar sobre a letra da coluna em questão: por exemplo, clicando sobre a letra correspondente à coluna B, selecionaremos todas as células, como mostra a Figura 4.5.

Figura 4.5 : Seleção de todas as células de uma coluna atr avés

de clique sobre a denominação da coluna desejada.

42


Para selecionar um grupo de linhas ou colunas, basta posicionar o ponteiro sobre a primeira linha ou coluna a ser selecionada e arrastar o mouse sobre as demais linhas ou colunas mantendo o botão pressionado. Veja a Figura 4.6.

efe tuado a partir da coluna D até a coluna G. G. Figura 4.6 : Arraste do mouse efetuado

A mesma operação é válida para a seleção de linhas, bastando arrastar o mouse sobre a numeração desejada, conforme mostra a Figura 4.7.

efe tuado a partir da numeração da linha 2 até a linha 7. Figura 4.7: Arraste do mouse efetuado

Também é possível executar a seleção de grupos de linhas/colunas não adjacentes. Clique sobre o número da primeira linha ou denominação da primeira coluna a ser selecionada e com a tecla Ctrl pressionada, clique sobre as outras linhas ou colunas na planilha. Na Figura 4.8, temos as colunas A, C e E selecionadas por este método. Na Figura 4.9, linhas não adjacentes selecionadas.

se lecionadas... Figura 4.8 : Tanto colunas como linhas podem ser selecionadas...


43

Figura 4.9 : ... através de cliques sobre suas denominações

mantendo-se a tecla Ctrl pressionada.

Alça de preenchimento preenchimento A alça de preenchimento permite a rápida cópia do conteúdo de uma célula para um intervalo de células adjacentes e também permite a criação de listas de valores predefinidos como dias da semana, meses, números ou quaisquer outros valores seqüenciais. Nos procedimentos a seguir, veremos algumas propriedades da alça de preenchimento. 1. Em uma planilha em branco, clique na célula A1. Digite um tex-

to qualquer. Tecle Enter ao finalizar a inserção do texto. tex to. Ative novamente a célula A1 com o seletor. Se preferir, use as teclas de seta para posicionar a moldura de seleção sobre a célula. Neste caso específico, basta pressionar a tecla de seta para cima. 2. Com a célula A1 selecionada, posicione o seletor sobre o pe-

queno quadrado preto localizado na extremidade inferior direita da borda de seleção (Figura 4.10 ). O ícone do seletor será exibido no formato de d e uma cruz conforme confor me mostra mostr a a Figura 4.11.

Figura 4.10 : Ao posicionar o seletor sobre o local indicado pela seta...

Figura 4.1 4.11 1: ... o ponteiro do mouse será exibido no formato format o de uma cruz.

44

Treinamento Prático de Excel E xcel 2007

3. A cruz é referente à ativação da alça de preenchimento. Man-

tendo o botão do mouse pressionado, arraste-o arraste- o até alcançar a célula A8. O conteúdo da célula A1 será copiado a todas as outras células 4.12 12. do percurso do mouse, conforme mostra a Figura 4.

Figura Figur a 4.12 4.12: Conteúdo copiado a partir da célula A1 com a alça de preenchimento.

As demais opções de preenchimento automático selecionáveis para a alça de preenchimento são: • Copy Cells (Cópia de Células): para a cópia normal do conteúdo de uma célula para todas as outras preenchidas pela alça. O conteúdo é copiado normalmente, sem alterações; • Fill Formatting Only (Preencher Apenas com Formatação): copia apenas os atributos de formatação de uma célula para as outras onde a alça de preenchimento seja arrastada. Os parâmetros de formatação incluem cores de borda das células e de caracteres dos valores, além de planos de fundo e outros elementos de estilização visual. Esta opção não altera al tera os valores das células; • Fill Without Formatting (Preencher Sem Formatar): copia o conteúdo sem aplicar elementos de formatação. Se a célula original possui elementos de estilização visual, os mesmos não serão aplicados às demais células preenchidas pela alça. Apenas seu respectivo valor inserido será copiado ao intervalo. Seqüências numéricas também podem ser aplicadas em células através da alça de preenchimento, bastando entrar com o primeiro valor na primeira célula, e executar o arraste mantendo a tecla Ctrl pressionada. A operação de preenchimento com a alça também pode ser executada em diferentes direções, preenchendo colunas 4.13 13, a alça de para cima e linhas para a direita e esquerda. Na Figura 4. preenchimento foi arrastada a partir do valor inserido na célula B10 até a célula F10 com a tecla Ctrl pressionada. Desta Des ta forma, as células do intervalo receberam valores em incremento de 1.


45

Figura 4.13: Alça de preenchimento deslocada ao longo da linha a partir

da célula B10: mantendo-se a tecla Ctrl pres sionada, o incremento aos valores é automaticamente adicionado.

a funcionalidade da alça de preenchimento no Excel não se limita apenas a valores numéricos seqüenciados, como os mostrados nos procedimentos anteriores. Ao ser inserido um valor textual de convenção de medida de tempo como os dias da semana ou meses do ano, o programa poderá preencher as células restantes com os valores subseqüentes. Por exemplo, se em uma célula é digitado janeiro, e a alça é usada, os meses subseqüentes do ano serão inseridos automaticamente. O mesmo vale para os dias da semana. Na versão testada, porém, esta funcionalidade não foi detectada, mesmo usando as notações em inglês. Isto se deve à característica Beta do programa. Por se tratar de um aplicativo ainda em desenvolvimento, é grande a possibilidade de o recurso ser completamente implementado na versão comercial definitiva. Observação:

Ajustando o tamanho de linhas e colunas Um dos ajustes efetuado com maior freqüência nas planilhas do Excel é a alteração do tamanho de linhas e colunas, que pode ser feito rapidamente usando o mouse. Por padrão, as colunas têm largura para exibir aproximadamente oito caracteres no formato padrão do Excel (fonte Arial, tamanho 10); é possível aumentar essa largura para exibir até 255 caracteres de texto. Já a altura pré-definida das linhas é de 12,27 pontos tipográficos (cada ponto é o equivalente a pouco mais de 1/3 de milímetro) e pode ser entendido em até 409,5 pontos. Para ajustar a largura de uma coluna ou a altura de uma linha com o auxílio do mouse, proceda da seguinte forma:

46


1. Posicione o ponteiro do mouse entre o cabeçalho da coluna

que deseja ampliar e o da coluna à sua direita, por exemplo, para aumentar a largura da coluna A, posicione o ponteiro do mouse na divisa entre as letras A e B, que correspondem, respectivamente, às colunas A e B da planilha, conforme mostra a Figura 4.14.

Figura 4.14: Ajustando a largura das colunas.

2. O ponteiro é exibido no formato de uma seta bilateral. Pres-

sione e mantenha pressionado o botão do mouse arrastando-o no sentido desejado (esquerda para reduzir a largura ou direita para aumentar a largura). Execute o mesmo procedimento para as linhas. Posicione o ponteiro do mouse entre o cabeçalho da linha a ser ampliada ou reduzida e arraste o mouse no sentido desejado (para cima para reduzir a altura da linha ou para baixo para aumentá-la), por exemplo, se quiser aumentar a largura da linha 1, posicione o ponteiro do mouse entre o número 1 e o número 2, correspondentes, respectivamente, às linhas 1 e 2 da planilha, em seguida, clique e arraste para baixo até obter a altura desejada, liberando o botão do mouse em seguida. A largura de uma coluna pode ser expandida no exato espaço de exibição de dados inseridos através de clique duplo sobre sua linha de divisão. Na Figura 4.15, por exemplo, temos os dados inseridos na coluna D. O título da coluna, correspondente aos nomes dos técnicos, está visível, mas os respectivos nomes não.

Figura 4.15: Dados inseridos na coluna: Título visível, mas não o conteúdo.


47

Basta posicionar o ponteiro sobre a linha de divisão da coluna, como mostra a Figura 4.16. Ao executar clique duplo, com o ponteiro do mouse exibido no formato de uma seta bilateral, a largura será automaticamente ajustada, conforme mostra a Figura 4.17.

Figura 4.16 : Ao executar clique duplo sobre a linha de divisão da coluna...

Figura 4.17: ... sua largura será automaticamente ajustada.

Inserindo, removendo e renomeando planilhas Como comentamos anteriormente, uma pasta de trabalho por padrão é um documento do Excel contendo três planilhas, denominadas Sheet1, Sheet2 e Sheet3, em notação inglesa para esta versão do programa. As notações Sheet equivalem à notação Plan, abreviação de Planilha em versões em português do Excel. A pasta de trabalho, todavia, pode conter mais ou menos planilhas, conforme o necessário. Se a presença das duas outras planilhas é desnecessária e apenas uma é suficiente para compor todo o documento, a remoção das demais pode ser realizada facilmente da seguinte maneira: 1. Posicione o ponteiro do mouse sobre a aba da denominação da

planilha a ser removida. 2. Clique com o botão auxiliar do mouse abrindo menu rápido.

Clique sobre a opção Delete, conforme mostra a Figura 4.18.

48


Figura 4.18: Excluindo a planilha da pasta de trabalho.

a remoção de planilhas deve ser realizada com cuidado. A operação conforme os procedimentos anteriormente citados não abre caixas de confirmação e tampouco move a planilha para a lixeira do Windows, ou seja, a exclusão da planilha é permanente. Uma vez removida, seu conteúdo não poderá ser recuperado. Observação:

A inserção de planilhas pode ser executada da mesma forma a partir da opção Insert (Inserir) no menu rápido. Ao clicar sobre a opção, uma caixa homônima será exibida conforme mostra a Figura 4.19. Na caixa, é possível selecionar, além de um documento normal de planilha do Excel (Worksheet), uma janela especial para a composição de gráficos Chart e demais documentos contendo macros. Modelos prontos de planilhas padronizadas do Excel podem ser selecionadas a partir da guia Spreadsheet Solutions. Para o exemplo, selecione a opção Worksheet na guia General e clique em OK .

Figura 4.19 : A inserção de planilhas na pasta de trabalho possibilita a inclusão

de documentos com macros e/ou modelos de planilhas prontas.


49

Os títulos das abas de identificação de planilhas na pasta de trabalho podem ser modificados. Ao invés das notações Sheet1 e assim consecutivamente, denominações personalizadas podem ser atribuídas. Esta é uma função particularmente útil quando se deseja identificar cada uma das planilhas relacionadas às atividades de um contexto em comum. Como exemplo, na Figura 4.20, temos uma pasta de trabalho relativa a uma suposta empresa, apresentando três planilhas distintas: uma direcionada aos proventos de cada um dos funcionários, a outra com o total de pagamentos efetuados em um determinado período de tempo, e finalmente uma planilha dedicada a exibir o estado (status), do estoque de itens comercializados pela empresa.

Figura 4.20 : Planilhas renomeadas na pasta de trabalho: identificação

das operações relacionadas em cada uma das abas.

Para renomear a aba de uma planilha, posicione o ponteiro sobre a aba a ser renomeada, abra o menu rápido e clique sobre a opção Rename. O conteúdo da aba entrará no modo de edição. Digite o novo nome e em seguida tecle Enter. A ordem de exibição das abas na área de trabalho pode ser alterada, se necessário. Basta arrastar com o mouse a aba correspondente para a nova posição. Na Figura 4.21, o arraste da aba Proventos está sendo executado para a posição da aba Total pgtos. Ao liberar o botão do mouse, temos a nova disposição de exibição das abas das planilhas, conforme mostra a Figura 4.22 .

Figura 4.21: Ao arrastar as abas das planilhas...

Figura 4.22 : ... é possível modificar a ordem de exibição.

50


Capítulo 5 Dados em planilhas

Tipos de dados Geralmente, as células de uma planilha recebem dados pequenos; entre os mais freqüentes temos: nomes, números de telefone, números de contas bancárias, CEPs, siglas de estados, nomes de cidades, quantias de dinheiro, peças em estoque, datas e horários. Como já vimos, para inserir dados numa célula, é preciso ativá-la clicando sobre a mesma, digitar os valores desejados e finalizar a inserção teclando Enter ou clicando em outra célula qualquer da planilha. Desta forma, o Excel interpreta o Enter ou o clique em outra célula como o término da aquisição de dados e os armazena na planilha seguindo uma lógica apropriada a qual demonstraremos nos procedimentos a seguir:

1. Em uma planilha em branco, em qualquer célula da primeira planilha da pasta de trabalho (Sheet1), digite os números 01123456789, considerando este ser um número de telefone, com o código DDD incluído.

2. Tecle Enter ao final da digitação. Observe a remoção automática do primeiro numeral (zero) na célula, definindo o número digitado como 1123456789. A remoção automática do algarismo zero deve-se ao fato do Excel trabalhar basicamente com três tipos de dados: números, datas e textos. Números e datas, quando corretamente digitados, podem ser usados para a realização de operações matemáticas. Demais valores como textos são considerados pelo programa – salvo exceções – apenas meras informações e são usados geralmente como títulos de identificação para demais dados. Apesar de a diferenciação ser simples, existem casos em que dados numéricos podem ser interpretados como dados textuais, não passíveis de cálculos. No caso da inserção do dado sugerido, o programa interpretou o algarismo zero como um número inteiro eliminando-o, por considerá-lo desnecessário por se tratar de um valor nulo. No entanto, por se tratar de um número de telefone, o programa não pode simplesmente excluir algarismos os quais pode interpretá-los como nulos. Para tanto, é necessário especificar ao programa sobre o valor inserido não ser de fato numérico, mas sim uma linha de texto contendo caracteres numéricos. A especificação correta do dado a ser


inserido ao Excel pode ser realizada de diferentes maneiras, como veremos a seguir: • Usando o apóstrofo: ao digitar um apóstrofo (‘) antes do número (‘01123456789), a interpretação do Excel será a de inserção de um valor de informação. O apóstrofo neste caso funciona como um comando para que o programa interprete o dado inserido como texto e não como valor numérico. Ao término da digitação, o apóstrofo é removido. Ao usarmos a notação numérica precedida por um apóstrofo, um pequeno triângulo na cor verde é exibido no canto superior esquerdo da célula, indicando a notação de texto como dado da célula, como mostra a Figura 5.1. Note, porém, neste caso, que a célula não se encontra selecionada;

Figura 5.1: A notação de um valor numérico com a adição de um apóstrofo

especifica ao Excel que se trata apenas de um dado textual.

Ao ser selecionada a célula, um pequeno ícone de advertência é exibido. Ao posicionar o apontador sobre o ícone, uma tarja de aviso é exibida, informando sobre o valor inserido na célula ser formatado como texto ou precedido por um apóstrofo (o que causa o efeito de formatação como texto). Veja a Figura 5.2 .

Figura 5.2: Tarja de aviso informando sobre o tipo de formato de dado inserido na célula.

Observação: o termo formatação aplicado aos tipos de dados não se refere a elementos de estilização visual ou quaisquer outros ornamentos como cores, espessura de linhas de bordas e outros. Neste caso específico, a formatação está relacionada à designação do tipo de dado inserido em uma célula do Excel: Dados numéricos passíveis de cálculos, dados de datas,

Dados em planilhas 53

com suas propriedades específicas, ou dados de texto, como os números inseridos após o apóstrofo são interpretados pelo programa, como vimos nos procedimentos anteriores. Ao clicar sobre o ícone, opções para a formatação do dado inserido são exibidas. Conforme mostra a Figura 5.3.

Figura 5.3: Opções para formatação do dado inserido na célula.

A seguir as características das opções de formatação: • Number Stored As a Text (Número Armazenado como Texto): é a opção corrente após a digitação do valor com o apóstrofo. Indica que o número armazenado está sendo interpretado pelo programa como um valor de texto. Assim, cálculos não serão realizados se a célula for incluída em uma fórmula e algarismos nulos (zeros) não serão desprezados pelo Excel; • Convert To Number (Converter para Número): converte o valor para o inverso das propriedades da opção anterior. O valor passa a ser considerado pelo programa como um número e assim sua respectiva célula poderá ser incluída em fórmulas para cálculos, se necessário. Valores nulos inseridos na célula, após a conversão, serão desprezados pelo programa; • Help on This Error (Ajuda para Este Erro): apesar da inserção de um valor após o apóstrofo para interpretação do Excel do dado inserido como texto não se constituir necessariamente um erro, o menu apresenta a opção para ajuda, exibindo um texto explicativo sobre as operações de conversão de formato de dados. A marca triangular inserida na célula, após a inserção do apóstrofo é, na verdade, descrita pelo Excel como uma marca de erro. No entanto, na produção de uma planilha qualquer, os dados inseridos em uma coluna contendo números de telefones corretamente interpretados pelo programa não se constituirão em erros no sentido prático; • Ignore Error (Ignorar Erro): o comando permite o reconhecimento do dado inserido como texto, e elimina o sinal de erro em


célula, exibindo o triângulo verde. Embora não atrapalhe qualquer operação, o comando não é aconselhável, pois a marca do triângulo pode evidenciar, visualmente, que determinada célula contém um valor propositalmente convertido; • Edit in Formula Bar (Editar na Barra de Fórmulas): transporta o valor da célula para a barra de fórmulas para edição. O comando é útil apenas em valores em que seus operadores necessitem ser modificados para a composição ou aperfeiçoamento de fórmulas; • Error Checking Options (Opções de Checagem de Erros): abre a caixa de opções de configurações gerais do Excel para checagem de erros, permitindo configurar as modalidades de erros que deverão ser notificadas ao usuário. Em condições normais de operação, estas opções não devem ser alteradas. A seguir, continuemos com as demais formas de inserção de valores numéricos para que sejam interpretados como textos no Excel. • Usando um hífen: o hífen no caso de valores numéricos no Excel é um caractere auxiliar, indicando ao programa se tratar de um valor de texto. A presença do hífen impede o Excel de considerar o dado como um valor numérico inteiro. Neste caso, não é exibido o triângulo verde, sugerindo um possível erro de inserção de dados na célula ( Figura 5.4 );

Figura 5.4: Hífen usado para formatação de dados

numéricos como texto, sem marcas de erro.

• Alterando a formatação da célula: células podem ser formatadas para que os zeros à esquerda não sejam removidos. Também podem ser formatadas para que sempre considerem os valores inseridos como textuais. Veremos as propriedades da formatação de células envolvendo a formatação de dados, posteriormente; Valores numéricos normais (passíveis de cálculos) podem ser digitados no Excel normalmente. Porém algumas restrições devem ser observadas: • Números em fórmulas/funções: se o dado numérico a ser inserido na célula for utilizado em fórmulas, funções ou em qual-


quer outra operação de cálculo, os mesmos não deverão ser digitados junto a letras. Por exemplo, se a coleta de idade de um grupo de pessoas é efetuada e em seguida deseja-se obter a média de idade de todos os integrantes do grupo, as idades deverão ser digitadas nas células considerando apenas os números, sem quaisquer outras notações; (Exemplo: 18 anos, o dado inserido deverá ser apenas 18). Isto se deve porque ao digitarmos valores números junto a valores de texto, o programa não conseguirá estabelecer a diferenciação dos caracteres passíveis de cálculos e dos caracteres a serem desprezados. O programa realizará o cálculo usando todo o conteúdo inserido na célula. Tomemos como exemplo a digitação do dado: 4 itens, na célula A1 de uma planilha e na célula A2 o dado 6 itens. Consideremos ser necessária a soma dos dois valores, ou seja, A1+A2, o que totalizaria 10 itens. Devido à presença da palavra “itens” nas células, o Excel se encontraria impossibilitado de realizar a operação. Ao tentar realizar a operação, o programa retornaria uma mensagem de erro, representada pela notação #VALUE!, mostrada na Figura 5.5.

Figura 5.5: Impossibilidade de realização da soma entre as

duas células: dois tipos diferentes de for mato de dados.

• Inserção de datas: para inserção de datas, o formato mundialmente utilizado para este tipo de valor deverá ser usado, com adaptações de acordo com o país em operação. O Brasil utiliza o formato de data DD/MM/AA ou DD/MM/AAAA. Ao digitar então uma data no Excel, como 10 de dezembro de 2006, o formato a ser utilizado deverá ser 10/12/06 ou 10/12/2006. Apesar das versões em idioma em inglês do Excel considerarem o formato de data padrão como MM/DD/AA ou MM/DD/AAAA, usado nos Estados Unidos e Canadá, o Excel interpreta corretamente a notação brasileira sem a necessidade de modificações em parâmetros de configurações. No entanto, se necessário, as modificações podem ser aplicadas através dos atributos de formatação de células, como veremos posteriormente.


Note que ao entrar com uma data em um dos formatos mencionados, o Excel deverá convertê-los para DD/MM/AAAA ou MM/DD/ AAAA, ou seja, considerando quatro algarismos para o ano. Este é um padrão que também poderá ser modificado através das configurações de formatação de células. Se outros separadores forem usados para a inserção de dados, os mesmos serão automaticamente convertidos para a notação com barras, de acordo com as Figuras 5.6 e 5.7.

Figura 5.6: Tentativa de inserção de data usando hífen como separador. Ao teclar Enter...

Figura 5.7: ... a data é automaticamente convertida para o formato DD/MM/AAAA.

A identificação de valores inseridos em células interpretados no Excel como valores numéricos ou valores de textos é fácil de ser executada. Valores de texto, não passíveis de cálculos, são alinhados à esquerda da célula. Valores numéricos, utilizados para operações matemáticas em fórmulas ou funções, são alinhados à direita. Na Figura 5.8, a largura da coluna foi aumentada para permitir melhor visualização do alinhamento dos valores.

Figura 5.8: Formato de valores indicados nas células

através da disposição do alinhamento.

Edição de dados Como comentamos, a inserção de dados numa planilha é feita célula por célula, digitando os valores desejados (números ou textos), teclando Enter ou passando para a próxima célula que se deseja preencher.


Durante a inclusão de dados, podem acontecer erros de digitação que podem ser corrigidos imediatamente como em qualquer editor de texto através da tecla Backspace para apagar o caractere errado e, eventualmente, efetuar a correção. Por exemplo, suponha estar escrevendo, na célula A1, a palavra “nome” mas, ao digitar, percebeu ter escrito nomw: se você ainda não finalizou a entrada de dados e o cursor ainda está piscando na célula, basta apertar a tecla Backspace para apagar a letra w e digitar um e em seu lugar para, só então, teclar Enter. É preciso lembrar, porém, que este tipo de correção só pode ser efetuado enquanto a célula estiver no modo de edição de conteúdo, ou seja, enquanto ainda estamos digitando, pois quando finalizamos a entrada de dados numa célula, seu conteúdo é armazenado na planilha e, para corrigi-lo, será preciso voltar para a célula em questão e ativar novamente o modo de edição de conteúdo. Nos procedimentos a seguir, veremos como executar a edição de dados em células. 1.

Em uma planilha em branco, digite Exxcel na célula A1.

2.

Tecle Enter deslocando a seleção para a célula A2.

Clique sobre a célula A1 selecionando-a, e execute a correção através de um dos seguintes métodos: • Com a célula A1 ativa, pressione a tecla F2, na parte superior do seu teclado; será ativado o modo de edição, que nos permitirá alterar o conteúdo da célula como em qualquer outro editor de textos. Clique com o mouse entre as duas letras repetidas (x). Pressione Backspace para apagar o x à esquerda ou Delete para apagar o x à direita. Tecle Enter para finalizar a correção. • Execute clique duplo no local da célula onde se encontra o erro. Proceda normalmente com a correção teclando Enter após a edição. • Com a célula A1 selecionada, seu conteúdo é exibido na barra de fórmulas, como mostra a Figura 5.9. Clique no local onde se encontra o erro na barra de fórmulas e execute a edição. Tecle Enter para finalizar. 3.

Figura 5.9: Correção do conteúdo da célula via barra de fórmulas.

58


O uso da barra de fórmulas no Excel é bastante comum para alte rar não só os valores digitados, mas também algumas características da aparência dos dados. Na verdade, a barra de fórmulas permite trabalhar com o conteúdo de uma célula como se faz em aplicativos de edição de texto, como o Microsoft Word, por exemplo. Veja um exemplo prático:

1. Em uma célula qualquer da planilha, digite o seguinte texto: Universo dos Livros – Microsoft Excel 2007 e tecle Enter.

2. Execute clique duplo sobre a linha de divisão da coluna para melhor visualização do conteúdo da célula.

3. Selecione novamente a célula com o texto digitado. Obser ve o conteúdo da célula na barra de fórmulas Figura 5.10.

Figura 5.10: Conteúdo da célula na barra de fórmulas: largura da coluna ajustada.

4. Posicione o apontador do mouse à esquerda da letra E na palavra “Excel” na barra de fórmulas. Arraste o mouse sobre o trecho Excel 2007. Agora apenas parte do conteúdo da célula está selecionado Figura 5.11.

Figura 5.11: Seleção de parte do conteúdo da célula na barra de fórmulas.

5. Tecle Ctrl + B, para aplicar o estilo negrito ao trecho selecionado do conteúdo da célula. Finalize a ação teclando Enter. A disposição do dado na célula agora se encontrará como mostrado na Figura 5.12 .

Figura 5.12: Estilo negrito aplicado a alguns caracteres do conteúdo da célula.


Em alguns casos pode se tornar mais rápido digitar novamente todo o conteúdo do que corrigir parte dele; para substituir por completo o conteúdo de uma célula, faça o seguinte:

1. Clique na célula com o conteúdo que deve ser substituído, ativando-a.

2. Apenas digite o novo conteúdo, sem se importar com o que já estava escrito. O novo valor, quando digitado, apaga automaticamente o antigo.

3. Tecle Enter quando terminar a digitação. Os dados digitados nas células podem ser também excluídos, deixando limpa a célula na qual se encontravam. Veja como apagar o conteúdo de uma ou mais células nos procedimentos a seguir:

1. Digite os seguintes dados em uma planilha em branco: • Na célula A1, digite Nome; • Na célula A2, digite Telefone; • Na célula A3, digite Endereço

Observação: usamos a tecla Enter até o momento para encerrar a digitação de dados em uma célula. Ao usar a tecla Enter, a seleção passa para a célula abaixo. Para que a seleção avance para a célula à direita, a tecla de seta para a direita pode ser usada. A disposição dos dados deverá estar como se encontra na Figura 5.13.

Figura 5.13: Dados inseridos na planilha.

2. Selecione o conteúdo da célula A1 (Nome) e tecle Ctrl + B, aplicando o estilo negrito aos caracteres da palavra na célula.

3. Considerando a necessidade de apagarmos todo o conteúdo inserido, selecione o intervalo de células A1:A3 arrastando o mouse


compreendendo o espaço das células a serem removidas. Caso não exista qualquer outro conteúdo na planilha, não há problemas se outras células forem selecionadas, como mostra a Figura 5.14.

Figura 5.14: Seleção compreendendo o intervalo de células

a ser excluído e também outras células sem conte údo.

4. Tecle Delete para remoção de todo o conteúdo. O procedimento exclui somente os valores contidos nas células, e não seus atributos de formatação, isto é, as células às quais forem aplicados estilos de formatação (negrito, itálico, alteração do tamanho da fonte etc.) manterão essas características. Para verificar esta propriedade, digite uma palavra qualquer na célula A1. Como nos procedimentos anteriores, o valor Nome recebeu o estilo negrito, a célula incorporou a propriedade em seus atributos de formatação. No Excel, os estilos de formatação de tex tos e números são associados às células e não ao seu conteúdo. Se desejar limpar todo o conteúdo da(s) célula(s) selecionada(s), incluindo estilos de formatação e todos os demais elementos, proceda da seguinte forma:

1. Repita os procedimentos de inserção de valores como os descritos nas operações anteriores. Aplique o estilo negrito para o valor inserido na célula A1.

2. Selecione o intervalo de células A1:A3 com o arraste do mouse. 3. Na Smart Tag Editing, clique sobre a seta do botão Clear (Limpar), abrindo um menu de opções. Clique sobre a opção Clear Formats (Limpar Formatos). Veja a Figura 5.15.

Figura 5.15: Excluindo os atributos de formatação da célula via Smart Tag de edição.


O estilo negrito será removido do conteúdo da célula A1. Apague o atual conteúdo da célula A1. Digite qualquer outro conteúdo na célula, assegurando-se de que o estilo negrito não voltará a ser automaticamente aplicado.

Localização e substituição de dados Em planilhas contendo poucos dados, evidentemente a localização de determinada entrada pode ser realizada sem problemas utilizando as barras de rolagem horizontal e vertical, associadas ao recurso de aproximação pelo controle deslizante e seus respectivos botões na parte inferior direita da área de trabalho do Excel. Entretanto, estes não são elementos suficientes para providenciar a localização de dados em planilhas extensas. Em algumas delas a busca manual por valores é praticamente inviável, devido ao tempo necessário para sua execução. O recurso de localização e substituição de dados em planilhas no Excel funciona tal como a localização e substituição de palavras no processador de textos Word, como veremos a seguir.

1. Considerando o exemplo da planilha da Figura 5.16, temos um documento com 72 entradas na Plan1 (Sheet1), no Excel.

Figura 5.16: Planilha contendo razoável quantidade de dados.

Observação: a planilha usada no exemplo pode ser baixada através do endereço:


http://www.cgu.gov.br/sfc/gestao_publica/ug_auditadas/UniGestoras/MAgric.xls Se o documento não estiver disponível, qualquer outra planilha poderá ser usada para evidenciar as operações de localização ou substituição de dados. Se preferir, entre com seus próprios dados em uma planilha em branco, para executar os procedimentos.

2. Consideremos a necessidade de encontrar a sigla INCRA, na planilha específica da Figura 5.16 ou qualquer outro valor em uma outra planilha qualquer. Clique sobre o botão Find&Select (Encontrar e Selecionar) na Smart Tag Editinge. Em seguida clique em Find ( Figura 5.17). Se preferir tecle Ctrl + F. Será aberta a caixa Find and Replace (Localizar e Substituir), como mostra a Figura 5.18.

Figura 5.17: Ao clicar sobre a opção Find do botão Find&Select...

Figura 5.18: ... será aberta a caixa de localização e substituição ( Find and Replace).


3. Digite no campo Find What (Localizar o que) a sigla INCRA, ou o termo a ser encontrado, dependendo da planilha utilizada. Em seguida, clique em Find All.

4. A caixa listará todas as ocorrências da sigla (ou do termo), in formando o documento, a planilha, a célula e o conteúdo referentes ao critério de busca. Na Figura 5.19, por exemplo, temos a ocorrência da sigla INCRA na célula D18 da planilha. Neste exemplo, apenas uma ocorrência do critério de pesquisa inserido foi localizada.

Figura 5.19: Lista de todas as ocorrências do termo a ser locali zado: indicação

do local incluindo a célula onde a ocorrência se encontra (seta ).

5. Antes de prosseguirmos com as demais opções para localização e substituição de dados, vejamos a lista de ocorrências de um determinado valor inserido em várias células na planilha. No caso da Figura 5.20, usando a planilha disponível no endereço da Web citado anteriormente, temos a lista de todas as ocorrências da sigla CEPLAC.

Figura 5.20: Lista de todas as ocorrências do termo a ser locali zado: neste exemplo,

o número de ocorrências compreende 15 entradas distintas na planilha.


6. Note que cada uma das referências de ocorrência é exibida no formato de links. Isto significa que ao clicar sobre a referência dese jada, o Excel exibirá o local da referência na planilha. Experimente, por exemplo, clicar sobre a aba da planilha 2 ou 3. Não é necessário fechar a caixa Find and Replace. Em seguida, clique sobre qualquer referência de célula na coluna Cell da caixa. Nas Figuras 5.21 e 5.22, a referência da linha 41, referente à célula D41 foi selecionada na caixa Find and Replace. O local é indicado na área de trabalho principal.

Figura 5.21: Ao clicar sobre a referência na caixa Find and Replace...

Figura 5.22: ... o local será indicado na área de trabalho do Excel.

7. O botão Find Next; (Localizar Próximo) na caixa Find and Replace, permite ao programa apontar as demais ocorrências do critério na planilha. A cada clique sobre o botão, a próxima ocorrência será destacada. Não é necessário usar o botão Find all (Localizar Tudo), como pré-requisito para a utilização do botão Find Next.

8. A guia Replace (Substituir), quando aberta, apresenta um segundo campo denominado Replace with (Substituir Por), usado para a substituição de qualquer termo a ser encontrado no campo Find what (Localizar o que). Por exemplo, se for necessário substituir todas as ocorrências da sigla CEPLAC por INCRA na planilha de exemplo, (ou quaisquer outros termos referentes a dados de quaisquer outras planilhas), basta entrar com os critérios t al como mostra a Figura 5.23 e clicar em Replace All (Substituir Tudo).

Figura 5.23: Critérios de localização e substituição: todas as ocorrências

com a sigla CEPLAC serão substituídas por INCRA.


Os botões Find Next e Replace podem ser usados respectivamente para encontrar a próxima ocorrência do termo definido no campo Find what e substituí-lo pelo termo do campo Replace with. Desta forma, não ocorrerá a substituição de todos os termos na planilha, conforme a operação executada pelo botão Replace All.

9. Clique sobre o botão Close para encerrar as operações de localização ou substituição.

Exclusão e inserção de linhas ou colunas A exclusão de linhas e/ou colunas no Excel providencia não apenas o apagamento dos dados contidos em células, mas também a alteração da estrutura da planilha. A exclusão pode ser particularmente útil em situações de ordenamento de dados em planilhas, em que entradas desnecessárias devem ser completamente eliminadas. A exclusão de uma coluna pode ser executada da seguinte maneira:

1. Considerando uma planilha com dados inseridos nas coluna A e B, clique sobre o título da coluna A para selecioná-la ( Figura 5.24).

Figura 5.24: Seleção da coluna via clique sobre seu respec tivo título (A).

2. Clique sobre a seta do botão Delete da Smart Tag Cells (Células), abrindo o menu de opções. Clique em Delete Sheet Columns (Remover Colunas da Planilha), como mostra a Figura 5.25.


Figura 5.25: A opção na Smart Tag se refere ao comando Excluir

do menu Editar nas versões anteriores do Excel.

3. Os dados da coluna A serão apagados e os dados da coluna B serão automaticamente deslocados para a coluna A, como mostra a Figura 5.26.

Figura 5.26: Deslocamento dos dados da coluna B após a remoção da coluna A:

não apenas os dados, mas sim a coluna inteira foi removida.

A exclusão de linhas ocorre praticamente da mesma forma. Bas ta selecionar a linha desejada com um clique sobre sua numeração e usar a opção Delete Sheet Rows (Remover Linhas da Planilha) no menu do botão Delete da Smart Tag Cells. Por uma questão de organização do Excel, quando uma linha ou coluna é excluída, as linhas e colunas sucessivas são reorganizadas e seu nome continua respeitando a seqüência de números e letras crescente. Isto significa que ao excluirmos a linha 2, por exemplo, a linha 3 e todo seu conteúdo serão deslocadas para cima e passarão a se chamar 2.


A opção Delete, existente no menu rápido, acionado através do menu auxiliar do mouse, também executa a remoção de linhas e colunas, desde que se encontrem selecionadas inteiramente. Na Figura 5.27, a disposição da opção Delete no menu rápido. Repare que a coluna se encontra inteiramente selecionada.

Figura 5.27: Função de deleção da coluna via menu rápido:

a coluna precisa estar completamente selecionada.

Caso a coluna ou linha não se encontre inteiramente selecionada, a opção Delete exibirá uma pequena caixa de opções como mostrada na Figura 5.28.

Figura 5.28: Caixa de opções para deleção de elementos da planilha, acionada

pelo menu rápido quando a seleção não inclui toda a coluna ou linha.


Desfazendo e refazendo ações (Undo/Redo) Ao cometer erros em qualquer tipo de procedimento, não é necessário recomeçar o trabalho. O Excel permite desfazer e refazer ações com facilidade. Consideremos como exemplo, que todos os dados de uma planilha foram selecionados e acidentalmente a tecla Delete/Del foi acionada. A planilha é perdida da pasta de trabalho, mas é possível recuperá-la sem a necessidade de nova entrada de dados. Em geral, basta clicar sobre a seta do comando Desfazer ( Undo ), localizada na barra de ferramentas de acesso rápido ou ape nas teclar Ctrl+ Z. Uma ação desfeita pode ser refeita através das teclas Ctrl + Y ou através do botão correspondente na barra. Uma lista das ações desfeitas encontra-se disponível na seta do botão do comando desfazer, como mostra a Figura 5.29.

Figura 5.29: Os comandos para desfazer ( Undo) e refazer ( Redo)

na barra de ferramentas de acesso rápido.


Capítulo 6 Cálculos em planilhas

Média e soma automáticas Alguns cálculos apresentam alto nível de automatização no Excel, sendo desnecessária qualquer outra ação para a visualização de resultados. Eles são prontamente exibidos na barra de status do programa. É o caso da obtenção da média aritmética e da soma de valores inseridos em células. Nos procedimentos a seguir, executaremos a inserção de valores em células, considerando uma suposta lista de mercadorias. Durante os procedimentos, aplicaremos a notação monetária ideal, para que o Excel execute a interpretação adequada dos dados. Na lista, estará a discriminação do item em uma coluna e seu respectivo valor em outra. É imprescindível que a notação monetária no Excel seja inserida usando o botão específico (descrito nos procedimentos) e jamais executada através da digitação manual. Assim, o programa poderá interpretar dados numéricos monetários de maneira adequada. 1. Em uma planilha em branco, digite na célula A1 a palavra Pro-

duto. Na célula B1, digite Preço. 2. Entre com os dados de itens e preços conforme mostre a Figura 6.1.

Figura 6.1: Planilha contendo lista de mercadorias e seus respectivos preços.

3. Para melhor aspecto de destaque dos títulos e organização da

planilha, selecione em conjunto as células A1 e B1 (Produto e Preço). Clique sobre os botões Bold e Italic na Smart Tag Font ( Figura 6.2 ). Os parâmetros de formatação Bold e Italic referem-se respectivamente à aplicação dos estilos Negrito e Itálico para caracteres selecionados. Se preferir, tecle Ctrl + B para aplicar o estilo Negrito e Ctrl + I para o estilo Itálico.

72


Figura 6.2: Os botões para a aplicação de estilos negrito e itálico na Smart Tag Font .

4. Temos agora a planilha com os valores inseridos, porém a no-

tação monetária não está presente nos números digitados na coluna referente aos preços (B). Selecione o intervalo de células referente a todos os valores que tiverem relação com os preços (células A2:A6). Clique sobre o botão Accounting Number Format (Estilo Moeda), na Smart Tag Number, como mostra a Figura 6.3. Repare que a notação adequada, incluindo a unidade monetária brasileira foi inserida aos valores selecionados.

Figura 6.3: Através do botão Estilo Moeda ( Accounting Number Format),

a notação monetária adequada é aplicada aos valores selecionados.

a notação monetária padrão para esta versão do Excel é referente a dólares norte-americanos. Durante o processo de instalação, o Office 2007 poderá reconhecer a versão do sistema operacional e seu respectivo idioma, configurando Observação:

Cálculos em planilhas

73

automaticamente suas opções de notações monetárias para o país correspondente à versão instalada do sistema operacional. Neste caso, nenhum ajuste deverá ser efetuado para adequar a notação monetária. Caso seja necessária a modificação da moeda para a perfeita aplicação da notação monetária correspondente, clique sobre a seta do botão Accounting Number Format . Serão exibidas por padrão três opções: Portuguese (Brazil), $ English (U.S.) e € Euro ( € 123) ( Figura 6.4 ). Caso a notação monetária desejada não esteja na lista, clique sobre o botão de extensão da Smart Tag Number. Mantendo a opção Accounting selecionada no painel Category, selecione a opção desejada através do menu desdobrável Symbol ( Figura 6.5 ).

Figura 6.4: Lista rápida contendo as opções brasileira, norte-americana e européia.

Figura 6.5: Lista disponível na caixa de formatação de células,

aberta ao clicar sobre o botão de extensão da Smart Tag Number.

5. Selecione ou mantenha selecionado o intervalo de células B2:B6

e observe as informações na barra de status do Excel (Figura 6.6 ).

74


Figura 6.6: Selecionando os valores temos o cálculo de média e soma dos dados

sem a inserção de fórmulas ou execução de operações específi cas.

Automaticamente, sem a inserção de fórmulas ou operadores, temos respectivamente: Average (Média): corresponde à média dos valores da coluna; Count (Contagem): corresponde ao número de células com dados selecionadas na coluna; Sum (Soma): corresponde à soma de todos os valores selecionados na coluna. Mantenha a planilha usada como exemplo para os procedimentos anteriores aberta ou salva, para as considerações dos tópicos a seguir.

AutoSoma (Sum) Apesar da praticidade da exibição do resultado de cálculos de soma e média na barra de status (como vimos nos procedimentos anteriores), alguns inconvenientes podem ser observados: Os resultados não são inseridos em uma célula da planilha e, assim, não podem ser usados para a demonstração do valor obtido ou serem utilizados


75

para novos cálculos, exceto – evidentemente – se forem inseridos manualmente em um local qualquer, indicado por um título específico. Embora não supere a deficiência da criação de um título específico para a identificação de resultados, o recurso AutoSoma realiza não apenas a soma de valores selecionados informando o resultado em uma célula específica, mas também poderá calcular funções simples, porém muito úteis como médias, contagens, máximas, mínimas e outras. O processo de obtenção de cálculos do recurso é simples: ao ser selecionado o intervalo de células desejado, a AutoSoma realizará a inserção automática de uma fórmula de acordo com a função desejada, considerando os valores das células. Nos procedimentos a seguir, poderemos demonstrar com detalhes o processo. Este será nosso primeiro contato com a estrutura de fórmulas usada no Excel. 1. Considerando a planilha usada nos procedimentos anteriores,

clique sobre a célula posterior à exibição do último valor de preço inserido selecionando-a. Veja a Figura 6.7.

Figura 6.7: A célula selecionada acomodará o resultado da operação de soma.

2. Clique sobre o botão AutoSoma (Sum ), na Smart Tag Editing.

Se preferir, tecle Alt + =. Veja a Figura 6.8.

Figura 6.8: Ao clicar sobre o botão, a estrutura da fórmula par a a operação

de soma será apresentada na célula previamente selecionada.

76


A célula será preenchida com uma fórmula com a seguinte sintaxe: =SUM(B2:B6)

O Excel irá realizar a soma de todos os valores incluídos no intervalo de células B2 até B6. Note na Figura 6.8, a borda tracejada com efeito de animação. Ela envolve as células com o conteúdo a ser calculado. 3. Tecle Enter para confirmar a execução do cálculo. O resultado

é prontamente exibido na célula B7 (Figura 6.9 ).

Figura 6.9 : Resultado do cálculo da AutoSoma .

A célula B7 sempre exibirá o resultado da soma dos valores contidos no intervalo estipulado na fórmula. Ao selecionar a célula, a sintaxe completa da fórmula é exibida na barra de fórmulas (Figura 6.10).

Figura 6.10 : Resultado do cálculo da AutoSoma: respectiva fórmula exibida

na barra de fórmulas ao ser mantida selecionada a célula com o resul tado.

Atualização de resultados A realização de cálculos no Excel não considera valores fixos e sim aqueles referentes às células contendo valores (corretamente


77

inseridos), permitindo a atualização de cálculos todas às vezes em que as células forem alteradas. A atualização de resultados de cálculos pode ser claramente exemplificada aplicando os procedimentos a seguir: 1. Considerando a planilha usada nos exemplos anteriores, al-

tere o valor de qualquer uma das células do intervalo B2:B6. No exemplo da Figura 6.11, o valor da célula B3 (R$ 698,00) foi alterado para R$ 715,65. Note que para a alteração, basta entrar com os novos algarismos, sem apagar a notação monetária.

Figura 6.11: Valor original da célula modificado. Ao ser inserido um novo valor...

2. Tecle Enter e observe o resultado da célula B7, automatica-

mente atualizado (Figura 6.12).

Figura 6.12 : ... a atualização do cálculo ocorre automaticamente.

Desta forma, uma vez inserida uma fórmula, não será necessária sua redigitação quando os valores da planilha forem alterados.

Fórmulas no Excel Como já comentamos, a execução de operações matemáticas no Excel é realizada através de fórmulas. Mesmo as operações predefinidas apresentam fórmulas padronizadas geradas pelo próprio programa, para a execução dos cálculos. O mesmo ocorre com as

78


operações sem predefinição, ou seja, realizadas inteiramente pelo usuário. Neste caso, a inserção de células requer a observação de algumas regras, esclarecidas logo a seguir, sobre a inserção de dados corretos, para que o Excel possa interpretá-los adequadamente. Estes são os principais pontos a serem observados quanto às fórmulas no Excel: • Fórmulas devem ser sempre iniciadas com o sinal de igual (=), seguido pela referência à célula contendo o primeiro valor do cálculo. Em seguida, deverá ser inserido o operador matemático. Depois, o segundo valor e assim sucessivamente; • Espaços entre os caracteres da fórmula não devem ser inseridos; • Os operadores matemáticos básicos aceitos pelo Excel são: + * /

Soma Subtração Multiplicação Divisão Tabela 6.1.

Alguns exemplos de fórmulas comuns, frequentemente utilizadas em operações corriqueiras no Excel: Fórmula

Operação

=A1*A2

Multiplica o valor da célula A1 pelo valor contido em A2.

=A1/C1

Divide o valor de A1 pelo valor da célula C1.

=D8*15%

Calcula 15% do valor contido em D8.

=(B2+C2+D2)/3

Soma os valores das células B2, C2 e D2 e divide o resultado por 3.

=D3-(D3*10%)

Calcula 10% do valor em D3 e subtrai o resultado ao próprio valor em D3. Tabela 6.2.


79

A operação em fórmulas é iniciada da esquerda para a direita. Potências são executadas primeiro. Em seguida, as multiplicações e divisões. Por último, são feitas as somas e subtrações. Evidentemente, uma fórmula não precisa necessariamente conter potências, multiplicações etc., mas se todos estes elementos estiverem contidos em uma fórmula específica, esta será a ordem de execução das operações. Em uma operação como 10+3*4 (dez mais três vezes quatro), o programa primeiramente efetuará a multiplicação (3*4=12), somando em seguida o resultado (12) ao número 10, obtendo o resultado final 22. Se a execução da soma antes da multiplicação for forçada como no caso da sintaxe (10+3)*4, obteremos o resultado 52, pois o Excel realizará primeiramente a soma dos algarismos entre parênteses, para depois realizar a multiplicação do resultado por 4. Ou seja: (10+3) = 13 13*4 = 52 Exemplifiquemos estas considerações na prática no Excel, aplicando os procedimentos a seguir: 1. Em uma planilha em branco, digite os dados como mostrados

na Figura 6.13.

Figura 6.13 : Valores inseridos nas células, sem notação

monetária ou qualquer outro aspecto de formatação.

2. Selecione a célula A5. Digite a fórmula =A1+A2*A3 ( Figura 6.14).

Figura 6.14: Fórmula inserida na célula A5.

80


3. Tecle Enter executando o cálculo da fórmula, obtendo o re-

sultado 68 na célula A4. Este resultado se deve à operação de multiplicação primeiramente realizada (5*12=60) e em seguida a soma (60+8=68). A disposição da planilha deverá estar como mostra a Figura 6.15.

Figura 6.15: Resultado do cálculo na célula A4.

Continue com os procedimentos: 4. Ative a célula A6 e digite a fórmula =(A1+A2)*A3. As duas fór-

mulas usam valores contidos nas mesmas células (A1, A2 e A3). No entanto, diferem-se por causa dos parênteses. Neste caso, os parênteses realizam a soma (8+5=13) antes da multiplicação (13*12=156). Note o papel determinante dos parênteses nesta situação: qualquer expressão matemática escrita entre os parênteses será executada antes de qualquer outra. Veja as Figuras 6.16 e 6.17.

Figura 6.16: Fórmula inserida...

Figura 6.17: ... o resultado de seu cálculo.


81

Ao ser inserida uma fórmula, as células de referência para os cál culos podem ser informadas através de cliques do mouse. Esta é uma função particularmente útil em situações em que seja necessária a agilização do processo, sem a digitação manual dos endereços das células para compor a fórmula. Vejamos como inserir a fórmula executando a referência das células via mouse: 1. Considerando a planilha dos procedimentos anteriores, clique

sobre a célula A6, selecionando-a. Pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl. Clique sobre a célula A4. Desta forma, obtemos a seleção em conjunto das células A4 e A6. 2. Tecle Del para eliminar o conteúdo das células selecionadas. 3. Na célula A5, inicie a inserção de uma fórmula, adicionando o

sinal de igual =. Nossa intenção será a de reescrever a fórmula apagada, sem a necessidade de especificação de células via teclado. 4. Clique sobre a célula A1. Na fórmula, a referência à célula sele-

cionada será indicada: o nome da célula é exibido na fórmula em cor azul. Uma borda tracejada, com efeito de animação é exibida com alças na cor azul, nos cantos da célula ( Figura 6.18 ).

Figura 6.18 : Referência da célula na composição da fórmula.

5. Digite o operador matemático que representa soma, introdu-

zindo o caractere +. 6. Clique sobre a célula A2, introduzindo, até o momento, a sinta-

xe =A1+A2, conforme mostra a Figura 6.19.

82


Figura 6.19 : Segunda célula da fórmula introduzida via clique do mouse.

7. Digite o caractere de asterisco *, como operador de multiplica-

ção. Clique sobre a célula A3. A referência da célula A3 deverá ser evidenciada na cor lilás na célula, como mostra a Figura 6.20.

Figura 6.20 : Inserção do último valor para a fórmula: sintaxe completa.

8. Tecle Enter finalizando a sintaxe da fórmula e exibindo o resul-

tado (68) correto na célula A5.

Mensagens de erros em fórmulas Naturalmente fórmulas podem apresentar erros de diversos tipos. Alguns são facilmente corrigíveis, bastando ações simples como aumentar o tamanho da largura das células para exibição adequada do resultado, ou alterar as referências das células que fazem parte das fórmulas no caso de valores nulos ou em células inexistentes. Seja qual for o erro, o Excel exibirá uma mensagem em formato de código. A seguir vamos conhecer os mais comuns, com suas respectivas medidas para correção: Mensagem de Erro

###########

Significado

Correção

A largura da coluna não é suficiente para exibir o resultado do cálculo.

Aumentar a largura da coluna que contém a fórmula até que o resultado seja exibido.


83

Mensagem de Erro

Significado

Correção

A fórmula usa como divisor uma célula em branco ou o conteúdo é zero. Não é possível dividir por zero.

Verificar as referências às células na fórmula.

#N/A

Um dos argumentos necessários para a execução de uma função está faltando.

Verificar a sintaxe da função usada.

#NAME?

No caso das funções, indica que o nome da função está errado.

Verificar o nome correto da função.

Um dos valores numéricos usados na fórmula não é válido ou foi digitado incorretamente.

Checar todos os valores numéricos da fórmula.

#REF!

Na fórmula há uma referência a uma célula que não existe.

Verificar as referências às células na fórmula.

#VALUE!

Um dos valores que a fórmula está tentando calcular não é um número válido.

Checar se o conteúdo das células foi digitado de maneira correta. Não é possível misturar letras e números em células usadas para cálculos em fórmulas.

#DIV/0!

#NÚM!

Tabela 6.3.

as mensagens de erro descritas na tabela referem-se à versão 2007 Beta do Excel em língua inglesa. Observação:

Veremos as considerações à cerca das funções no Excel, a partir do próximo capítulo.

Referências entre células contendo fórmulas Comentamos no tópico Atualização de Resultados, o fato de o Excel realizar cálculos através da consideração dos valores referentes


84

nas células e não apenas valores fixos. Isto significa a possibilidade de realização de cálculos usando fórmulas para qualquer valor inserido, possibilitando total flexibilidade na obtenção de resultados. Em outras palavras, podemos utilizar uma planilha contendo fórmulas para cálculos específicos a qualquer momento, bastando atualizar os valores contidos em suas células. Assim, não há necessidade da produção de uma nova planilha para realização de operações. Nos procedimentos a seguir, demonstraremos a funcionalidade das referências entre células contendo fórmulas, considerando uma planilha fictícia destinada ao controle de pagamento de uma equipe de vendas. Na planilha será considerada a identificação de cada um dos vendedores, o montante de vendas, a remuneração fixa de cada membro da equipe, uma porcentagem equivalente a uma comissão sobre as vendas e finalmente, o valor total a pagar para cada um dos indivíduos. Inicie os procedimentos, inserindo os dados sugeridos na Figura 6.21 em um documento em branco no Excel.

Figura 6.21: Insira os dados conforme mostra a figura.

Continue com os procedimentos para alteração da planilha, adicionando alguns elementos para melhor visualização e inserindo demais valores: 1. Na célula C2, é apresentado o montante fixo referente ao salário

de cada um dos vendedores. Como o valor deve ser igual para todos os membros da equipe de vendas, vamos adicioná-lo para o restante dos nomes inseridos. Não é necessária a digitação manual do valor nas demais células da coluna C. Posicione o ponteiro do mouse sobre a alça de preenchimento e arraste até a célula C6 executando o preenchimento automático, assim como mostram as Figuras 6.22 e 6.23.


85

Figura 6.22 : Ao arrastar a alça de preenchimento...

Figura 6.23: ... o valor é repetido nas demais células.

2. Selecione o intervalo A1:E1. Clique sobre o botão Bold (Ne-

grito), na Smart Tag Font. Se preferir, apenas tecle Ctrl + B ( Figura 6.24). Desta forma, os dados inseridos nas células da primeira linha, compondo os títulos, serão destacados.

Figura 6.24: Aplicando o estilo Negrito às células de títulos na planilha.

3. Mantendo o intervalo selecionado, clique sobre o botão Cen-

(Centralizar) na Smart Tag Alignment (Alinhamento). Na versão testada do programa, esta ação não apresentou teclas de atalho. Na Figura 6.25, o local do botão Centralizar na Smart Tag. ter

Figura 6.25: Botões de alinhamento. No destaque, o botão Centralizar.

86


4. Apesar da notação numérica inserida nas células do inter valo

B2:B6 considerarem dígitos após a vírgula, os valores ainda não se apresentam adequadamente formatados para a notação monetária. Selecione o intervalo e clique sobre o botão Accounting Number Format (Estilo Moeda), na Smart Tag Number, como mostra a Figura 6.26 . Repare que a notação adequada, incluindo a unidade monetária brasileira, foi inserida aos valores selecionados.

Figura 6.26: Notação monetária devidamente

aplicada aos valores do intervalo de células.

se, após a aplicação do estilo de moeda, uma ou mais células ficarem preenchidas com o caractere #, significa que a célula está pequena demais para exibir todo o valor. Para resolver este problema, aumente a largura da coluna até que o valor seja corretamente exibido. Observação:

5. Considerando um valor de 5% de comissão para cada um dos

vendedores, digite a fórmula =B2*5% na célula D2. A fórmula apresentará o resultado do cálculo de 5% do valor contido na célula B2. Sua referência é destacada no momento da digitação da fórmula, como mostra a Figura 6.27. Ao teclar Enter, temos o resultado do cálculo na célula, como mostra a Figura 6.28.

Figura 6.27: Digitação da fórmula e exibição da referência da célula envolvida.


87

Figura 6.28: Resultado do cálculo de porcentagem.

6. Assim como fizemos com a alça de preenchimento quanto ao

valor de salário fixo nas células da coluna C (no passo número 1), vamos preencher as demais células da coluna D com a fórmula recém inserida, sem a necessidade de digitá-la manualmente. Selecione a célula D2 e arraste a alça de preenchimento até a célula D6. A planilha deverá se encontrar agora, como mostra a Figura 6.29. Note a entrada dos valores referentes às porcentagens a cada um dos vendedores nas células da coluna D.

Figura 6.29 : Planilha após a inserção dos cálculos de porcentage m para cada vendedor.

7. Considerando que o total a ser pago a cada um dos vendedores

seja a soma da remuneração fixa com a comissão de vendas, adicione a fórmula =C2+D2 na célula E2. A digitação da fórmula exibe as referências das células envolvidas, o cálculo a ser executado, a soma dos valores das células da coluna C com as células da coluna D (Figura 6.30 ).

Figura 6.30 : Digitação da fórmula e exibição da referência das células envolvidas.

88


8. Ao teclar Enter, temos o valor total. Use a alça de seleção para

o cálculo dos totais das demais células, lembrando-se de selecionar, primeiramente, a célula E2. Após a inserção dos valores, temos a planilha na disposição mostrada na Figura 6.31.

Figura 6.31: Cálculos de totais efetuados na planilha.

Tudo o que fizemos até o momento foi montar uma planilha para cálculo de valores para a folha de pagamento da equipe de vendedores. Considerando a necessidade de adicionar mais vendedores e/ou alterar valores dos indivíduos já cadastrados, não precisamos montar outra planilha. Basta realizar as modificações necessárias no próprio documento. Desta forma, a referência entre células usada no mecanismo do Excel permitirá atualizações e alterações com enorme facilidade.

Geração rápida de gráficos Evidentemente, assim como nas versões anteriores, o Excel possui recursos para a geração de gráficos contando com todos os elementos de formatação necessários para a projeção de dados da maneira mais interativa possível. O projeto da versão 2007 objetiva a realização de operações no programa com a menor quantidade possível de cliques de mouse. Isto se aplica também à geração de um gráfico rápido como podemos observar a seguir: 1. Considere a planilha formulada nos procedimentos anteriores. 2. Selecione o intervalo de células A1:B7. Neste exemplo, o inter-

valo corresponde às células com os nomes dos vendedores e seus respectivos valores correspondentes às vendas efetuadas.


89

3. Clique sobre a aba Insert (Inserir), abrindo a seção das Smart

Tags correspondentes (Figura 6.32 ).

Figura 6.32: Conjunto das Smart Tags da aba Insert.

Na imagem, o intervalo A1:B7 encontra-se selecionado.

4. A Smart Tag responsável pela inserção de gráficos é denomi-

nada Charts (Gráficos) ( Figura 6.33 ). Nela, estão os diferentes tipos de gráficos comumente usados para a demonstração visual de dados. A opção Other Charts apresenta um quadro com outros tipos disponíveis. Comentaremos sobre a inserção de gráficos com maiores detalhes, posteriormente. Clique sobre o botão da seta do tipo Pie (Torta). Em seguida, clique sobre a opção Exploded Pie in 3-D (Pizza Fatiada em Três Dimensões). Veja a Figura 6.34.

Figura 6.33: Ao clicar sobre o botão de extensão da Smart Tag ( seta),

é aberto o quadro de inserção de grá ficos contendo todas as opções disponíveis.

Figura 6.34: O consagrado tipo de gráfico pizza e seus subtipos.

90


O gráfico será rapidamente gerado na área da planilha, contendo uma legenda baseada na cor de cada uma das fatias referentes a cada um dos vendedores, como mostra a Figura 6.35. Note as linhas de referência indicando as células usadas para a projeção dos dados correspondentes (intervalo A1:B7).

Figura 6.35: Disposição da planilha com o gráfico inserido.

O gráfico poderá ser arrastado para uma área livre da planilha (em sua seção inferior neste exemplo) se houver a intenção de preserválo. Para excluí-lo, clique sobre sua área interna e pressione Delete.


91

Capítulo 7 Funções, ordenação e classificação simples de dados

Funções e sintaxe em outro idioma Por se tratar de uma versão Beta e em inglês, o Excel 2007 oferece funções predefinidas com nomes em língua inglesa ocasionalmente incompatíveis com funções inseridas em língua portuguesa em versões nacionais do programa. Para a realização de cálculos usando funções complexas, pode ser necessário observar o significado de cada um dos termos associados a cada uma das funções, consultando suas diretrizes de funcionamento através do recurso de ajuda do programa. Planilhas contendo funções para cálculos confeccionadas em versões nacionais do Excel, ocasionalmente não serão capazes de execução correta de cálculos, retornando mensagens de erro de sintaxe. A adaptação da nomenclatura das funções neste caso torna-se impreterível caso seja usada a versão Beta 2007 em língua inglesa e se erros de sintaxe nas operações forem detectados. A condição inversa também deverá ser observada, ou seja, planilhas contendo funções confeccionadas na versão Beta 2007, ocasionalmente também poderão não se encontrar funcionais em versões nacionais do programa. Para nos familiarizarmos com a inserção de funções no Excel e suas respectivas estruturas, examinaremos algumas considerações sobre funções simples de modo prático. Veremos também como executar ações simples para o ordenamento de dados.

Estrutura de funções Para aplicarmos uma função precisamos, como comentamos, digitá-la corretamente em uma célula da planilha. A estrutura inicial de uma sintaxe é indicada com um sinal de igual (=), tal como vimos em fórmulas, seguido pelo nome da função e por um parêntese aberto. Todos estes elementos devem ser dispostos sem espaços. Após a abertura do parêntese, os argumentos devem ser especificados. Geralmente, os argumentos são referências às células da planilha contendo valores a serem analisados e calculados pela função. Quando a sintaxe da função estiver completa, ou seja, quando inserimos todos os argumentos necessários, basta fechar o parêntese e teclar Enter para que o cálculo seja executado. Neste momento, se algum erro for detectado durante a inserção da função, o Excel exibirá uma mensagem específica, variando de acordo com o tipo de erro e a função utilizada.

94


Em procedimentos anteriores, empregamos a funcionalidade do botão de AutoSoma para a obtenção de resultados em uma planilha. A seguir, examinaremos novamente a condição sintática das funções de média, valor máximo e valor mínimo de forma prática. 1. Considerando a planilha utilizada nos procedimentos do capí-

tulo anterior, digite as informações para Maior Salário, Menor Salário e Salário Médio das células D8, D9 e D10, consecutivamente assim como mostra a Figura 7.1.

Figura 7.1: Texto inserido nas células.

2. Na célula E8, digite a função =MAX(E2:E6). Durante a digitação

da função, um pequeno quadro de auxílio para a sintaxe do nome da função poderá ser ocasionalmente exibido. Para completar a digitação do nome da função, poderá ser executado um clique sobre o nome correspondente, inserindo-o corretamente na célula ( Figura 7.2 ). A Figura 7.3, apresenta a função já inserida, sua indicação de referências das células envolvidas, e a sintaxe completa da função tanto na célula como na barra de fórmulas.

Figura 7.2: Quadro para auxílio de inserção do nome

da função exibido durante a digitação manual.

Funções, ordenação e classificação simples de dados

95

Figura 7.3: Sintaxe completa da função exibida na cél ula (junto às referências das células

envolvidas). A barra de fórmulas também apresenta a sintaxe completa da função.

3. Tecle Enter para a realização do cálculo e exibição do resultado.

A função utilizada neste procedimento é equivalente à função denominada MÁXIMO ou MAXIMO (sem acento) usada em versões nacionais do Excel. A sintaxe é a mesma para todas as versões do programa, (com exceção apenas quando o idioma é diferente). 4. Na célula E9, entre com a função =MIN(E2:E6). Esta é a função

equivalente à sintaxe =MÍNIMO(E2:E6) em versões nacionais. Ao teclar Enter, será exibido o resultado referente ao valor do menor salário disponível na planilha. 5. Na célula E10, para o cálculo da média salarial dos valores dis-

poníveis, entre com a função =AVERAGE(E2:E6), sendo o termo AVERAGE, equivalente à função de nome MÉDIA (com ou sem acento) em versões nacionais do Excel. Mais uma vez, ocasionalmente poderá ser exibido o quadro de auxílio de sintaxe, conforme mostra a Figura 7.4. A Figura 7.5 mostra a disposição dos valores calculados na planilha, a partir da inserção das funções para cálculo de valor máximo, mínimo e médio referente aos salários disponíveis. Na figura, os valores inseridos nas células receberam o estilo negrito de formatação, para melhor destaque visual (intervalo D8:E10).

Figura 7.4: Quadro para auxílio de inserção do nome da função

de média (AVERAGE) exibido durante a digitação manual.

96


Figura 7.5: Disposição da planilha com os valores referentes ao maior salár io, menor

salário e média salarial. As células selecionadas receberam o atributo negrito.

A função IF (Se) A função IF (Se) é geralmente utilizada em conjunto com outras funções ou fórmulas e permite a montagem de estruturas complexas para a realização condicional de operações. Usando a função IF, podemos, na prática, solicitar ao Excel a execução de determinados cálculos, apenas se uma condição predefinida for detectada. Na prática, a função é também utilizada na informática, como um operador condicional em estruturas de programação. Códigos em programas determinam rotinas condicionais através de sintaxes incluindo o IF como um termo inicial associado a outro complementar determinando o fluxo das instruções do programa. Voltando à aplicação da função no Excel, vamos exemplificar sua característica condicional através dos procedimentos a seguir. Na planilha recém-trabalhada, consideremos a necessidade de informar ao Excel sobre uma premiação a ser paga aos vendedores. Se as vendas de determinado vendedor excederem o valor de R$ 3.500,00, uma comissão de 2% sobre o total vendido deverá ser paga. A estrutura condicional neste caso pode ser sistematizada da seguinte maneira: Se o total de vendas for maior ou igual a R$ 3.500,00 então será somado ao salário do vendedor um acréscimo de 2% sobre o total vendido. Caso a condição não seja verificada , o vendedor receberá o valor corrente, disponível na coluna rotulada na planilha como Total.


97

Para aplicar a lógica de condição ao Excel através da função IF, realize os procedimentos a seguir: 1. Clique sobre a célula F1 e digite Total com prêmio, rotulando a

coluna das células a receberem o total com a premiação estipulada pela condição. Ajuste a largura da coluna, se necessário. necess ário. 2. Na célula F2, digite a fórmula =IF(B2>=3500;E2+(2%*B2);E2).

Pressione Enter. Se a notação numérica do valor inserido na célula não incorporar automaticamente o R$, mantenha a célula selecionada e clique sobre o botão Accounting Number Format (Estilo Moeda) na Smart Tag Number. Lembre-se que esta es ta Smart Tag encontrase no grupo Home. O valor inserido na célula F3 deverá considerar o acréscimo de 2% referente ao vendedor, por este ter excedido a condição estipulada de R$ 3.500,00. 3 .500,00. Neste caso, ca so, a planilha deverá deverá se encontrar como mostra a Figura 7.6.

Figura 7.6: Valor de premiação atribuído ao primeiro vendedor da planilha.

Na barra de fórmulas, fórm ulas, a função IF.

3. Usando a alça de d e preenchimento, aplique a função condicional

para as demais células da coluna. Na Figura 7.7 as linhas em destaque mostram apenas os valores condizentes aos vendedores que se encaixam no critério condicional estipulado pela função.

Figura 7.7: Através da alça de preenchimento, a função

é automaticamente aplicada às demais células da coluna.

98

Treinamento Prático em Excel E xcel 2007

A função IF obedece às regras de sintaxe sinta xe das demais funções, ou seja, inicia-se pelo sinal de igual, em seguida o nome da função e, enfim, abre-se o parêntese para iniciar a função. A diferença entre esta e as demais funções está basicamente nos argumentos requeridos, que neste caso são três: • IF – O teste lógico, ou seja, qual condição deve ser respeitada para que o cálculo seja realizado. Em nosso exemplo, o Excel deve verificar se o valor vendido é três mil e quinhentos reais ou mais e só se isso for verdadeiro deverá proceder com o cálculo; • Então – O que fazer se o teste lógico for verdadeiro? Qual é a série de cálculos ou o resultado a ser exibido se o teste lógico l ógico satisfazer a condição estipulada? No nosso exemplo, se as vendas forem de três trê s mil e quinhentos quinhen tos reais reai s ou mais, deverá deve rá ser somado soma do 2% do valor vendido ao salário sal ário do vendedor; • Senão – O que fazer se o teste lógico for falso? Esta é a informação sobre como o Excel deverá agir caso a condição definida pelo usuário não seja respeitada. respeit ada. Na fórmula, se as vendas não alcançarem três mil e quinhentos reais, o salário sal ário deve permanecer o mesmo, sem acréscimos, ou seja, o mesmo valor apresentado apresent ado na célula à esquerda deverá ser repetido. A fórmula contendo a função, neste caso, pode ser interpretada da seguinte maneira: =IF(B2>=3500;E2+(2%*B2);E2)

SE (IF) o valor das vendas (que está na célula B2) for MAIOR ou IGUAL a 3500, ENTÃO some ao salário (que está na célula E2) 2% sobre as vendas (2%*B2), SENÃO mantenha o salário da célula E2.

Funções IF (Se) e AND (E): ( E): Estabelecendo mais de uma condição Se houver a necessidade de estabelecimento de mais de uma condição para a realização de cálculos em fórmulas, a função IF por si não será suficiente. Nestes casos, para que mais de um teste lógico seja executado, é preciso recorrer ao emprego de uma função lógica denominada E. Nesta versão em inglês do Excel, o nome da função é descri descrito to como AND e, associado à função IF, permite ao condicionamento múltiplo conforme demonstraremos.


99

Consideremos uma planilha contendo dados referentes à freqüênf reqüência e desempenho de alunos. Os dois fatores condicionais para a determinação da aprovação de cada um dos alunos serão a nota final e a quantidade de faltas. Sistematizando as ações de condicionamento, podemos dizer que, SE (IF) o aluno atingiu a nota mínima necessária para aprovação E (AND) o número de faltas se encontrar dentro do limite de ausências tolerado, então o aluno obterá a aproapro vação. Do contrário, caso o número de faltas tenha sido demasiado alto e/ou e /ou o aluno não alcançou a nota mínima, haverá a reprovação. Em um novo documento do Excel, criaremos nossa planilha simulando o aproveitamento de alunos, para demonstrar operações usando a associação entre as funções IF (SE) e AND (E). 1. Em um novo documento do Excel, crie uma planilha assim

como mostra a Figura 7.8.

Figura 7.8: Dados inseridos na planilha.

2. Selecione em conjunto os numerais das linhas 1 e 2 da pla-

nilha. Na Smart Tag Cells, clique sobre o botão de seta em Insert. Clique em seguida em Insert Sheet Rows (Inserir Linhas na Planilha) ( Figura 7.9 ).

Figura 7.9: Com as duas primeiras linhas selecionadas, clique em Insert Sheet Rows.

3. Serão adicionadas duas novas linhas acima dos dados já inseinse -

ridos na planilha. Clique sobre a célula A1 e digite um título. Na su-

100


gestão da Figura 7.10, foi usado um tamanho de fonte 16. Na figura, a largura da coluna já se encontra ajustada.

Figura 7.10: Título inserido na planilha, com a coluna ajustada.

4. Selecione novamente em conjunto as duas primeiras linhas

da planilha. Clique sobre a seta do botão Merge & Center (Mesclar e Centralizar) na Smart Tag Alignment (Alinhamento). Em seguida, clique em Merge Cells (Mesclar Células). Veja a Figura 7.11. A disposição da planilha após a operação, deverá se encontrar semelhante ao mostrado na Figura 7.12 .

Figura 7.11: O comando para mesclagem de células no Excel 2007.

Figura 7.12: Disposição do título da planilha após a mesclagem de células.


101

Observação: se após a operação de mesclagem o título permane-

cer oculto, utilize os demais botões de alinhamento na Smart Tag Alignment ou utilize uma nova opção de mesclagem a partir do menu da seta do botão Merge & Center (Mesclar e Centralizar). 5. Antes de tudo, iremos calcular a média final de cada aluno,

fornecida pela média aritmética entre as notas do 1º e 2º bimestre. Na célula E4, digite a fórmula =AVERAGE(C4:D4). Ao teclar Enter, ocasionalmente poderá ser exibido um pequeno triângulo verde no canto superior esquerdo da célula. O triângulo revela um aviso do programa indicando a possibilidade de erros na fórmula. Ao selecionar novamente a célula E4, um ícone contendo um ponto de exclamação será exibido. Posicione o ponteiro do mouse sobre o ícone. Uma tarja de aviso será exibida com a informação The formula in this cell refers to a range that has additional numbers adjacent to it (A fórmula nesta célula refere-se a um intervalo que possui números adicionais adjacentes a ela) ( Figura 7.13).

Neste caso trata-se de um aviso do Excel informando que, ao efetuar o cálculo da média, não foram incluídos os valores da coluna B. Porém neste caso específico, a operação não se constitui em um erro por considerarmos apenas a média das notas dos valores das colunas C e D. A mensagem de erro pode ser desconsiderada.

Figura 7.13: Alerta do programa para a possibilidade de erro na fórmula.

A mensagem pode ser desconsiderada.

6. Após teclar Enter obtendo a média da primeira nota, use a alça

de preenchimento para a inserção automática dos demais valores. Ocasionalmente, os triângulos verdes com a mesma mensagem de erro poderão ser exibidos. A disposição da planilha agora, contendo os valores referentes a todas as médias, deverá se encontrar como mostra a Figura 7.14.

102


Figura 7.14: Valores das demais médias inseridas através da alç a de preenchimento.

7. A coluna rotulada como Status será a responsável por nos in-

formar a condição do aluno em aprovado ou reprovado. Na célula F4, digite a fórmula =IF(AND(E4>=6;B4<=5);”Aprovado”;”Reprovado”)

Podemos sistematizar o significado da fórmula da seguinte maneira: • SE (IF) a nota final for maior ou igual a 6 E (AND) o número de faltas for menor ou igual a 5, então o aluno é aprovado, senão é reprovado. Estendendo um pouco mais a análise dos elementos necessários para a sintaxe da fórmula neste caso, temos a seguinte interpretação: • SE (IF) a nota em E4 for maior ou igual a 6 E (AND) a quantidade de faltas em B4 for menor ou igual a 5, na célula deverá aparecer o texto “Aprovado”. Caso contrário, deverá aparecer “Reprovado”. As aspas, que não aparecem na célula, são nesse caso um comando para informar ao Excel que deverá exibir aquele texto. As aspas são necessárias para que o Excel não considere as palavras Aprovado e Reprovado como comandos a serem executados (como funções, por exemplo) e sim textos a serem escritos na célula. Analisemos a sintaxe da fórmula, que contém duas funções: tudo começa com o sinal de igual, o nome da primeira função (IF) e o primeiro parêntese; dentro dele, a segunda função (AND), não precedida pelo igual pois, já está dentro de outra função; após a função AND, abre-se um parêntese que, junto com seu correspondente fechado, contêm as duas condições a serem avaliadas: E4 deve ser maior ou igual a 6 e B4 menor ou igual a 5. Somente se as duas con-


103

dições forem respeitadas será exibido o texto Aprovado; basta que uma das duas condições não seja atendida para que o resultado da fórmula seja o texto Reprovado. 8. Ao teclar Enter após a digitação da fórmula, será prontamente

exibida a situação do primeiro aluno. Use a alça de preenchimento para a inserção do restante das situações referentes aos demais alunos (Figura 7.15 ).

Figura 7.15: Situação dos demais alunos inserida através

da alça de preenchimento na coluna F.

Todos os alunos com aproveitamento mínimo na nota média final, que não excederam o limite de faltas imposto como máximo de cinco, obtiveram aprovação. No caso da linha número 9, apesar da nota final se encontrar em um valor excedente ao estipulado para o aproveitamento mínimo, o número de faltas chegou a 10. Neste caso, o cálculo realizado pelas funções na fórmula, considerando as duas condições impostas, resultou na reprovação.

Ordenação simples de dados A classificação simples de dados permite organizar os dados da planilha de acordo com critérios automáticos ou preestabelecidos por categorias de exibição. O recurso é particularmente útil em planilhas contendo grande quantidade de dados. A modalidade mais simples de classificação está na organização de dados em ordem crescente ou decrescente e pode ser efetuada com extrema facilidade, através dos comandos disponíveis na Smart Tag Editing. Considerando a planilha trabalhada no capítulo anterior, vamos supor ser necessário ordenar os dados referentes aos nomes na planilha em ordem alfabética crescente. No entanto, devemos observar a necessidade de ordenar não apenas os nomes, mas também seus

104


valores correspondentes. Caso a ordem seja estabelecida apenas aos valores de texto contidos na coluna A da planilha, teremos os demais valores das demais colunas fora de correspondência, como veremos a seguir. 1. Na Figura 7.16, temos a disposição da planilha trabalhada no

capítulo anterior. Na coluna A, podemos observar a disposição dos nomes fora da ordem alfabética.

Figura 7.16: Disposição da planilha: nomes fora de ordem alfabética.

2. Selecione o intervalo A1:A7. Não há problema em manter na

seleção a célula referente ao rótulo Nome. Na Smart Tag Editing do grupo Home, clique sobre a seta do botão Sort & Filter (Ordenar e Filtrar). Em seguida, clique em Sort A to Z (Ordenar A para Z). ( Figura 7.17).

Figura 7.17: O comando refere-se ao ordenamento crescente, A para Z.

3. Será exibida uma caixa de mensagem com duas opções de-

nominada Sort Warning (Aviso de Ordenamento) (Figura 7.18 ). A informação da caixa mostra que o programa detectou dados adjacentes e pertencentes ao intervalo de células selecionado. Como tais dados não foram selecionados, a ordem será aplicada apenas ao intervalo indicado pela seleção, ou seja, serão considerados ape-


105

nas os valores constantes nas células do intervalo A1:A7. Na caixa, estão disponíveis duas opções: Expand the selection (Expandir a Seleção) e Continue with the current selection (Continuar com a seleção atual). Para entendermos a necessidade da correta seleção para o ordenamento, clique sobre a opção Continue with the current selection. Clique em Sort.

Figura 7.18: As opções de ordenamento permitem expandir a seleção

considerando os demais valores adjacentes ou manter a sel eção atual.

Na planilha agora, temos os nomes em ordem alfabética, porém, devido à opção escolhida na caixa Sort Warning, os demais valores sobre o total de vendas, o valor do salário fixo, comissão, total e total com premiação não foram modificados. Isto significa que os valores na realidade não correspondem aos respectivos vendedores. Veja a Figura Figu ra 7.19.

Figura Figur a 7.19 7.19: Ordenação realizada com sucesso na coluna A.

Os nomes agora estão em ordem alfabética. Devido a não expansão da seleção, os demais valores não foram ordenados.

Para reverter esta situação, vamos realizar novamente o procedimento realizando a expansão da seleção, sugerida na caixa Sort Warning . Continue com os procedimentos:

106


4. Tecle Ctrl + Z para desfazer de sfazer a última ação realizada. A disposidisposi -

ção dos nomes na coluna A retornará a seu estado est ado original. 5. Selecione novamente apenas o intervalo A1:A7. 6. Clique novamente sobre o comando Sort A to Z na seta do

botão Sort & Filter. 7. Na caixa de mensagem Sort Warning, selecione ou mantenha

selecionada a opção Expand the selection. Clique em OK. A ordenação agora encontra-se correta, com os demais dados quanto aos valores de salário e demais, d emais, adequadamente correspondentes a cada um dos vendedores ( Figura 7.20 ).

Figura 7.20: Ordenação realizada com sucesso suces so em todas as colunas da planilha,

graças à expansão da seleção feita na caixa Sort Warning.

Evidentemente, a ordenação correta dos dados pode ser aplicada sem a necessidade de marcar a opção de expansão da seleção na caixa de mensagem. Basta selecionar s elecionar as células corretamente, antes da operação de ordenação.

Congelamento Congelamen to de painéis Em uma planilha contendo grande quantidade de dados, a(s) linha(s) destinada(s) aos títulos de cada uma das colunas permanece oculta quando seções inferiores são visualizadas. Se a planilha conta com grande quantidade de títulos, pode haver a necessidade de constante rolagem da tela para as seções superior ou inferior, para a correta referência de onde novos dados devem ser inseridos, removidos e/ou fórmulas aplicadas.


107

Para facilitar as operações de manipulação de dados em planilhas deste tipo, o recurso de congelamento de painéis torna-se particular par ticular-mente útil, como demonstraremos em um exemplo prático a seguir. Usaremos uma planilha simples, para demonstrar a funcionalidade do recurso, porém os procedimentos aqui usados podem ser aplicados para planilhas de qualquer nível ní vel de complexidade. Note na Figura 7.21, a disposição da planilha e seus vários títulos. A planilha contém mais de dez registros, sendo necessário o deslocamento para baixo, utilizando a barra de rolagem para a visualização dos dados em seção inferior. Procure reproduzir a planilha com qualquer quantidade de registros excedendo o número de 10 com os dados que desejar. Mantenha apenas os títulos da primeira linha, conforme a figura.

Figura 7.21: Planilha contendo mais de dez registros: regist ros: o congelamento de painéis

permitirá a visualização visualiz ação dos títulos durante a busca na seção seçã o inferior.

1. Clique sobre a aba do grupo de Smart Tags View (Visualizar). 2. Na Smart Tag Window (Janela), clique sobre o botão Freeze Panes (Congelar Painéis), como mostra a Figura 7.22 .

Figura 7.22: As opções para congelamento de painéis.

108


São exibidas as seguintes opções: • Freeze Panes (Congelar Painéis): mantém linhas e colunas visíveis enquanto a barra de rolagem é usada para acessar as seções inferior e superior do resto da planilha, a partir da célula selecionada atualmente; • Freeze Top Row (Congelar Linha de Topo): mantém a primeira linha da planilha visível enquanto a barra de rolagem é usada para acessar as seções inferior e superior do resto da planilha; • Freeze First Column (Congelar Primeira Coluna): mantém a primeira coluna da planilha visível enquanto a barra de rolagem é usada para acessar as seções inferior e superior do resto da planilha. 3. Para o nosso exemplo, clique sobre a segunda opção Freeze Top Row (Congelar Linha de

Topo).

Uma linha divisória (no destaque na figura) é inserida entre a primeira linha da planilha e o restante do conteúdo. Ao usar a barra de rolagem para baixo, a seção inferior será visualizada, junto à primeira linha da planilha ( Figura 7.23 ).

Figura 7.23: Opção de congelamento de linha de topo:

rolagem com a primeira linha visível.

Para cancelar o congelamento, retorne ao botão Freeze Panes e clique em Unfreeze Panes (Descongelar Painéis).

Filtragem simples de dados Em planilhas contendo grande número de registros como cadastros de clientes ou relação de itens de um controle de estoq ue, comumente é necessária a visualização apenas de certos dados pertinentes, relativos a um critério pré-definido. Por exemplo, vamos supor ser necessário visualizar todos os clientes residentes na cidade de Salvador em uma planilha contendo um cadastro com mais de 5000 nomes. A busca visual por cada um dos clien-


109

tes, apesar de possível, torna-se inviável por consumir tempo precioso. Neste caso, no Excel 2007, basta usar o recurso de filtragem de dados, tão fácil de ser aplicado, quanto em suas versões anteriores. Considerando a planilha trabalhada no tópico anterior, vamos manter a hipótese comentada: a de ser necessária a listagem de todos os clientes residentes na cidade de Salvador. Proceda da seguinte forma: 1. Mantenha uma célula qualquer selecionada, desde que não es-

teja em branco. 2. Retorne ao grupo de Smart Tags Home. Na Smart Tag Editing,

clique sobre o botão Sort & Filter (Ordenar e Filtrar). Clique em Filter ( Figura 7.24 ).

Figura 7.24: A filtragem pode ser executada pelo

mesmo botão usado para ordenar dados.

3. Serão exibidos botões para abertura de menus desdobráveis

em cada uma das colunas a partir de cada uma das células servindo como títulos na planilha. Cada um dos títulos poderá funcionar como um critério de filtragem. Para o nosso exemplo, como desejamos filtrar os dados para visualizar todos os clientes residentes na cidade de Salvador, abra o menu desdobrável do rótulo correspondente. Neste caso, Cidade. 4. No quadro inferior, serão exibidos todos os nomes de todas as

cidades constantes na planilha. Todos os itens estão juntos a quadrinhos de verificação. Desmarque todos os quadrinhos, exceto aquele correspondente à cidade de Salvador (Figura 7.25 ).

110


Figura 7.25: Aplicando o critério de filtragem. Ao desmarcar as opções,

o Excel exibirá apenas os registros relativos ao item remanescente.

5. Clique em OK . A planilha exibirá todos os registros de clientes

provenientes da cidade de Salvador. No exemplo usado, foi detectado apenas um registro, como mostra a Figura 7.26.

Figura 7.26: Resultado da filtragem após sua aplicação.

6. Para remover o critério de filtragem, clique sobre o ícone de

filtragem do rótulo previamente usado como critério, e no menu desdobrável, clique em Clean Filter from XXX (Limpar Filtragem de XXX onde XXX é o nome do critério estabelecido para a filtragem). Neste caso, o rótulo Cidade. ( Figura 7.27).

Figura 7.27: Removendo o critério de filtragem.


111

7. A visualização da planilha voltará a mostrar todos os registros.

Para sair do modo de filtragem, clique novamente sobre o botão Sort & Filter. Em seguida, clique em Filter. A visualização da planilha retornará ao normal, sem a presença dos menus desdobráveis nos títulos das células da primeira linha. Mais de um critério de filtragem pode ser estipulado, bastando selecioná-los em seus respectivos títulos. Por exemplo, podemos listar todos os clientes residentes no mesmo CEP na cidade de São Paulo. Primeiro, seleciona-se um dos critérios (o número do CEP) e em seguida, a cidade, ambos no modo de filtragem em seus respectivos menus desdobráveis. Não há limite de critérios a serem estabelecidos nos procedimentos de filtragem no Excel.

112


Capítulo 8 Geração de gráficos

Tipos de gráficos Ao contrário do que se pode imaginar em primeira instância, os diferentes tipos de gráficos existem não apenas por fundamentos estéticos, mas sim devido ao fato de que cada tipo possui propriedades mais adequadas a determinados tipos de dados a serem exibidos. No Capítulo 6, geramos um gráfico rápido contendo os valores referentes apenas a dois títulos (nomes dos vendedores e o total de vendas de cada um). Vamos tentar realizar o mesmo procedimento para a geração de um gráfico em formato de pizza, incluindo todos os dados da tabela, exceto as células contendo os valores para Maior Salário, Menor Salário e a Média Salarial. 1. Com a planilha aberta, selecione o intervalo de células A7:F7. 2. Abra o grupo de Smart Tags Insert. Na Smart Tag Charts, cli-

que sobre o botão Pie. Clique em qualquer tipo disponível no menu ( Figura 8.1).

Figura 8.1: As opções para gráficos no formato Pizza ou Torta ( Pie ).

Como resultado, obtivemos o mesmo gráfico gerado nos procedimentos do tópico Gerando um gráfico rápido (Capítulo 6), onde os dados praticamente não são exibidos além do nome dos vendedores e uma representação colorida do montante vendido. Isto se deve não apenas ao tipo de gráfico escolhido, mas também aos elementos de formatação do gráfico, que neste caso não foram aplicados com maior cuidado. No entanto, a característica de geração rápida de gráficos não foi perdida, bastando apenas escolher o tipo correto. No caso da planilha em questão, temos seis títulos diferentes, representando seis diferentes séries de dados. Para a acomodação de grande quantidade de séries de dados, é recomendável a utilização

114


de um gráfico comparativo com espaçamento útil suficiente para a exibição destes dados. Sendo assim, vamos repetir o procedimento, selecionando um tipo diferente: 3. Clique sobre qualquer área dentro dos limites do quadro do grá-

fico e tecle Delete para removê-lo. Gráficos podem ter seus layouts modificados sem ser necessário gerá-los novamente, mas por hora, vamos substituí-lo a partir do início dos procedimentos. 4. Mantendo o intervalo de células selecionado, certifique-se de

visualizar as Smart Tags do grupo Insert. Clique sobre o botão de extensão da Smart Tag Charts. Será aberto o painel Insert Chart com demais opções de gráficos como mostra a Figura 8.2. Clique sobre a opção 3-D Clustered Column (Colunas agregadas em 3 dimensões).

Figura 8.2 : As opções para gráficos exibidas a partir da extensão da Smart Tag Charts.

5. Clique em OK . O gráfico será automaticamente gerado com

o novo tipo e uma tarja contendo novas abas para Smart Tags auxiliares será exibida. No painel de Smart Tag Chart Styles (Estilos de Gráficos), clique sobre o botão de seta inferior do lado direito ( Figura 8.3).

Geração de gráficos

115

Figura 8.3 : Ao clicar sobre o botão de extensão da galeria de es tilos de gráfico ( seta)...

Figura 8.4 : ... são exibidas as opções aplicáveis ao gráfico recém -inserido.

6. Serão exibidas as opções para modificação do estilo do gráfi-

co. Para o exemplo, clique sobre a opção Style 42, como mostra a Figura 8.4. A disposição do gráfico agora deverá ser semelhante ao mostrado na Figura 8.5.

Figura 8.5 : Novo tipo de gráfico aplicado aos dados, com estilo modific ado.

116


A sua área útil pode ser redimensionada, ou arrastada para uma nova posição na planilha através do mouse. Note, porém, que se o quadro do gráfico for diminuído, as informações presentes nas séries de dados poderão parecer confusas. Para modificar o tipo de gráfico em um gráfico já pronto, selecione sua área, clique sobre a tarja Chart Tool. Em seguida, na Smart Tag Type, clique sobre Change Chart Type. O painel Change Chart Type será novamente exibido (Figura 8.6 ). Clique sobre o novo tipo de gráfico desejado no painel.

Figura 8.6 : Um gráfico já inserido poderá ter seu tipo modifi cado a qualquer momento

através do botão Change Chart Type (Modificar Tipo de Gráfico).

nem todos os tipos de gráficos compartilham as mesmas propriedades, por ocasionalmente não serem adequados à demonstração de dados presentes em uma planilha. Ao selecionarmos, por exemplo, a categoria Stock (Ações), na seção esquerda do painel de tipos de gráficos e clicarmos em um de seus subtipos com o presente gráfico na planilha, uma caixa de mensagem será exibida, informando ser necessária a inserção de dados específicos arranjados como maior preço, menor preço e preço de fechamento de sessão. A caixa ainda recomendará a utilização de datas ou nomes para a série de dados relativas às ações. Observação:


117

Formatando gráficos Como vimos nos procedimentos anteriores, os gráficos podem ser inseridos por meio de layouts prontos através de uma galeria de estilos presente no Excel. A flexibilidade na criação de gráficos, no entanto, permite a formatação detalhada de praticamente todos os aspectos envolvendo a adição ou supressão de legendas, a modificação de cores e demais atributos. Retornando ao primeiro gráfico elaborado, em formato de pizza (também chamado formato torta), vamos realizar alguns procedimentos de formatação da seguinte maneira: 1. Com o gráfico presente na planilha, clique sobre sua área para

selecioná-lo. 2. Clique em uma das fatias da torta. Verifique a presença de al-

ças de seleção no formato de pequenas esferas transparentes em todas as fatias, como mostra a Figura 8.7.

Figura 8.7: Alças de seleção sobre os elementos do gráfico.

3. Com o ponteiro do mouse sobre qualquer uma das fatias, man-

tendo a seleção das mesmas, clique com o botão auxiliar do mouse abrindo o menu rápido. Em seguida, clique sobre a opção Add Data Labels Adicionar Etiquetas de Dados. ( Figuras 8.8 e 8.9 ).

Figura 8.8 : Ao clicar sobre a opção...

118


Figura 8.9 : ... as informações relativas ao montante de vendas se rão exibidas.

4. Posicione o ponteiro do mouse sobre o valor inserido na fatia

de cor roxa. Com o mouse sobre a numeração, no formato de uma seta quadrilateral, clique exibindo a barra I. Arraste a barra I sobre o valor selecionando-o. Abra o grupo de Smart Tags Home. Na Smart Tag Font, clique sobre a seta do botão Font Color e selecione a cor branca para as fontes do valor inserido na fatia do gráfico ( Figuras 8.10 e 8.11).

Figura 8.10 : Os dados das séries de informações adicionados às fatias do gráfico...

Figura 8.11: ... podem receber atributos de formatação em suas fontes.


119

5. Clique sobre o texto de legenda na seção direita do quadro do

gráfico. As alças de seleção deverão ser exibidas como mostra a Figura 8.12 .

Figura 8.12: Seleção da legenda do gráfico.

Tecle Delete para remover a legenda. Com a remoção, a área útil do quadro do gráfico contou com maior espaço livre, logo, o gráfico adquiriu automaticamente aumento em suas dimensões. Clique novamente sobre qualquer uma das fatias do gráfico. Com o menu rápido aberto, clique sobre a opção Format Data Labels (Formatar Etiquetas de Dados) ( Figura 8.13). 6.

Figura 8.13 : Acessando as opções para a formatação das etiquetas de dados do gráfico.

7. Na caixa homônima serão exibidas as opções para formatação

das etiquetas de informações de dados no gráfico (Figura 8.14). Em Label Contains (Conteúdo das Etiquetas), podemos determinar a disposição das informações selecionando o que deverá ser mostrado.

120


Figura 8.14: As opções para a formatação das etiquetas de dados do gráfico.

As opções são: • Series Name (Nome da Série): fornece a informação referente ao título dos dados mostrados. Caso a opção seja ativada neste caso, teremos nas informações das etiquetas, Total de Vendas. Como no caso deste gráfico a informação já se encontra disponível no título do mesmo, a opção poderá ser mantida desmarcada; • Category Name (Nome da Categoria): é referente ao eixo das categorias do gráfico. Neste exemplo específico, refere-se ao nome de cada um dos vendedores. Mantenha a opção marcada; • Value (Valor): refere-se ao valor associado a cada uma das categorias. No exemplo, refere-se ao valor do montante vendido. Mantenha marcada a opção; • Percentage (Porcentagem): a porcentagem referente a cada valor poderá ser exibida mantendo-se marcada esta opção. De forma alternada, junto ao valor ou em notação individual. Para o exemplo, mantenha-a desativada; • Show Leader Lines (Mostrar Linhas de Segmento): as linhas de segmento embora não sejam sempre esteticamente adequadas em gráficos, realizam a indicação das categorias e seus valores à seção correspondente do gráfico. No caso do exemplo, as linhas foram automaticamente aplicadas para alguns dos elementos, mas


121

podem ser ocultas desmarcando-se a caixa da opção. Para este exemplo, mantenha a opção marcada. O botão Reset Label Text retorna à configuração de opções padronizada do programa. Em Label Position (Posição da Etiqueta), é possível determinar a posição das etiquetas no centro (Center), próximo à seção interna da borda final de cada fatia (Inside End) próximo à seção externa da borda final de cada fatia (Outside End) ou manter o ajuste automático executado pelo próprio programa que determinará o melhor local para a posição da etiqueta (Best Fit). Para o exemplo, mantenha esta opção marcada. Para a modificação manual através do arraste do mouse das etiquetas para melhor posicionamento, assegure-se de desmarcar primeiro esta opção selecionando qualquer outra. Se a legenda for mantida no gráfico, as cores indicativas dos elementos poderão ser incorporadas a cada uma das etiquetas desde que a opção Include legend key in labelseja esteja acionada. Diferentes tipos de separadores poderão ser escolhidos no menu desdobrável Separator. Para o exemplo, mantenha a opção desmarcada. 8. Clique em Close. A disposição do gráfico até o momento deverá se encontrar próximo ao mostrado na Figura 8.15.

Figura 8.15: Disposição do gráfico após os procedimentos.

9. Clique sobre a etiqueta contendo o título do gráfico. Posicione

o ponteiro do mouse sobre qualquer uma das linhas de seleção até que o ponteiro seja exibido no formato de uma seta quadrilateral. Arraste a etiqueta do título para a esquerda. Com a etiqueta ainda selecionada, posicione o ponteiro sobre os caracteres até que a barra I seja exibida. Arraste o mouse sobre os caracteres selecionan-

122


do-os e, em seguida digite Vendas 2007. Aplique demais atributos de formatação ao título se desejar. Clique em qualquer local fora da etiqueta de título para sair do modo de edição. Com a área do gráfico selecionada com um clique sobre seu quadro, abra o menu desdobrável e clique sobre a opção Format Chart Area (Formatar Área do Gráfico). Mantendo a opção Fill (Preenchimento) acionada na seção esquerda, clique sobre a opção Gradient Fill (Preenchimento Degradê). Abra o menu desdobrável Preset Colors (Cores Predefinidas) e selecione a opção Ocean, como mostra a Figura 8.16. Mantenha as demais opções sem alteração. Clique em Close. A disposição do gráfico agora deverá se encontrar semelhante ao mostrado na Figura 8.17. 10.

Figura 8.16: Preenchimentos incluindo o tipo degradê ( Gradient )...


123

Figura 8.17: ... podem ser aplicados à área do gráfico.

As propriedades de formatação são aplicáveis a cada um dos elementos do gráfico, cada um deles contando com suas propriedades específicas. Cada uma das fatias, por exemplo, podem receber diferentes cores com preenchimentos sólidos ou de diferentes tipos de dégradé. Como exemplo, vamos alterar a cor de preenchimento da fatia de cor roxa: 1. Clique sobre a fatia a ser alterada selecionando todas as fatias

do gráfico. Clique novamente para que apenas a fatia desejada seja selecionada. As alças de seleção deverão ser exibidas como mostra a Figura 8.18.

124


Figura 8.18: Seleção individual da fatia a ser alterada no gráfico.

2. No menu rápido, clique sobre a opção Format Data Point (For-

matar Ponto de Dados). Na caixa homônima, clique sobre a opção Fill (Preenchimento) na seção esquerda. Clique em Solid Fill na seção direita. Abra o menu desdobrável Color. Selecione a cor desejada ( Figura 8.19).

Figura 8.19 : Nova cor de preenchimento sólido sendo aplicado à fatia selecionada.

3. Repita os procedimentos para cada uma das fatias do gráfico,

se desejar.


125

Exibição de gráficos no Microsoft PowerPoint Planilhas de cálculos em ambientes corporativos geralmente são exibidas em uma apresentação de slides gerada por um programa específico em um computador conectado a um dispositivo de exibição denominado DataShow. No Microsoft Office, o programa responsável pela criação, manipulação e exibição de slides é o PowerPoint. Embora o próprio PowerPoint possua vários recursos para a composição de objetos gráficos, a integração entre os programas do pacote consegue minimizar o trabalho do usuário, permitindo a inserção de gráficos gerados no Excel em slides do PowerPoint de forma simples e rápida, conforme mostram os passos a seguir. 1. Com o Microsoft PowerPoint acionado em segundo plano ou

minimizado na barra de tarefas do Windows, clique sobre o quadro da área de qualquer gráfico presente na área de trabalho do Excel. 2. Tecle Ctrl + C ou através do menu rápido, clique sobre a opção Copy (Copiar). Um botão homônimo também se encontra disponível na Smart Tag Clipboard (Área de Transferência) no grupo de Smart Tags Home.

3. Pressione e mantenha pressionada a tecla Alt. Tecle Tab até

selecionar o ícone do programa PowerPoint. Libere a tecla Alt. 4. Em um slide em branco ou com o layout adequado para a in-

serção de objetos gráficos na área de trabalho do PowerPoint, tecle Ctrl + V. O gráfico será colado no slide. As teclas Ctrl + V são atalhos para o comando Paste (Colar), disponível na Smart Tag Clipboard no PowerPoint e para o comando homônimo presente no menu rápido. 5. Utilize o arraste do mouse sobre as alças de seleção do gráfico

para redimensioná-lo e reposicioná-lo no slide. A Smart Tag Clipboard possui a opção Paste Special (Colar Especial) a partir do botão Paste. Ao usar a opção, será exibida uma caixa homônima para a escolha do formato de arquivo de como o gráfico deverá ser colado.

126


Diferentes formatos de arquivos permitem diferentes níveis de edição e, caso o gráfico necessite ser trabalhado em maiores detalhes é necessário o uso de outros aplicativos (editores de imagens, programas para edição de gráficos vetoriais etc). Como não será o caso no PowerPoint – pois as edições necessárias foram realizadas todas no Excel – a opção poderá ser desprezada. Porém, em casos de necessidade de edição aprofundada do gráfico, utilize a opção Colar Especial ou Paste Special do programa de destino. Em seguida, selecione o tipo de formato de arquivo a ser aplicado ao gráfico. Na Figura 8.20, temos a caixa Paste Special do PowerPoint e as opções para a seleção do tipo de arquivo a ser atribuído ao gráfico a ser colado.

Figura 8.20 : A opção de colagem especial em aplicativos para a construção de gráficos

vetoriais e tratamento de imagens permite atribuir diferentes tipos de arquivos para o gráfico, possibilitando sua edição.


127

Treinamento.pratico.do.Excel.2007

Recommend Documents