Unidad No. 3 ADMINISTRACIÓN ADMINISTRA CIÓN DEL TIEMPO. 3.1 Enfoque de la administración del tiempo.
INTRODUCCIÓN
A Continuación vamos sobre lo valioso que es el tiempo en nuestras vidas, de cómo lo debemos de aprovechar al máximo. Para aprender a valorar el tiempo tenemos que tener en cuenta metas y objetivos para mejorar el aprovechamiento de este, como los enfoques que abarca, estrategias, los elementos esenciales para que el manejo de este sea más efectivo e identificar lo importante, lo urgente, de saber clasificar que es lo que queremos, que es lo que vamos hacer para desperdiciar lo menos posible. Se podría decir que hay demasiadas cosas que hacer y muy poco tiempo para ejercerlas, pero la realidad es que el tiempo es suficiente si lo sabemos administrar. El tiempo en la actualidad se define como uno de los recursos más importantes para el ser humano y lo podemos emplear como la manera de ser y una forma de vivir.
UNIDAD 3. ADMINISTRACION DELTIEMPO La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible: Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. Relación: En realidad este es problema que no tiene mucho que ver con la administración del tiempo, ya que no existía manera de que esta ayudara a resolver algo que estaba realmente mas orientado hacia la transformación continua de la empresa. 3.1 Enfoques de la administración del tiempo
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que sólo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relación costo – beneficio y también de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso. La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensación de correr a los problemas siempre desde atrás, atender sólo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc. Relación: En la empresa Kodak el principal problema era el hecho de querer solucionar sus crisis de manera poco efectiva, ya que se hacía descuidando la sostenibilidad de la empresa al tener como único objetivo evitar su hundimiento sin importar a qué precio, haciéndola lenta y obsoleta. ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON: * Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. * Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. * Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. * No se puede comprar. * No se puede atrapar, detener o regresar. * Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. * Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO: * Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. * Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados. * Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. * El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. * Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad. * El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades. * El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos
de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza. * Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. * No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. * El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo. * Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas. * Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. * Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas. * El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo. * El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales. Enfoques de la Administración del Tiempo En la practica podemos ver distintos modelos de administradores del tiempo observando a la gente más ocupada . ¿Cómo tratan de ser más eficaces luchando contra el implacable reloj? . Bien , probemos algunas respuestas : - Siendo duro con todas aquellas cosas que nos demoran . -Manteniendo todo en perfecto orden y trabajando con prolijidad nunca perderemos tiempo en buscar más de las cuenta. -Llevando una buena agenda . Obsérvese los peligros que encierran estas alternativas: -¿Es posible mantener buenas relaciones interpersonales evitando toda demora?. -¿El tiempo no alcanza por qué las cosas están siempre fuera de lugar? -¿ creemos acaso que si escribimos en una agenda nuestros compromisos y tareas seremos eficaces administradores del tiempo? Por supuesto , la respuesta es ¡no! en muchos casos . Y si la respuesta fuera que si , realmente el problema del tiempo no era tan grave. El verdadero modelo de eficaz administrador del tiempo es algo más complejo y tiene que ver con establecer los adecuados principios.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO 3.2 ESTRATEGIAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO Administración del tiempo. Es el arde de hacer que el tiempo sirva para beneficio de las personas y de la sociedad, ya que el tiempo no existe en si mismo. “administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida”.
Estrategias. Planteamiento conjunto de una serie de pautas a seguir en cada una de las fases de un proceso, para el logro de una meta o fin propuesto. * Las principales estrategias que nos puedes ayudar para administrar el tiempo son las siguientes: 1.- Trázate periodos cortos de tiempo. “mientras más tiempo decidas destinar para acabar determinada tarea, más tiempo consumirá esta tarea, pero si reduces conscientemente mediante una decisión el tiempo en que acabarás esa tarea podrás hacerte mas eficiente y terminarla más rápido que si te hubieras permitido hacerla en más tiempo.”
2.- Prueba trabajar por ciclos. “Las personas nos volvemos más eficientes si trabajamos por ciclos porque evitamos que
nuestro cuerpo acumule sobreesfuerzo, si tienes la posibilidad de trabajar desde casa prueba el trabajar por periodos de 45 minutos con 15 minutos de descanso o periodos de 2 horas con media hora de descanso para evitar sobreesfuerzo, tu mente se despejará, puedes relajarte, hacer ejercicio o cualquier cosa productiva que te despeje la mente para mantener tu rendimiento.”
3.- Un orden diferente de actividades te puede hacer más eficiente y eficaz. “Ciertas formas de procesar la información y el ejecutar ciertas tareas en determinado
ordene hará que seas más productivo y eficaz, hubo un tiempo en que para estudiar probé tres formas de procesar la información: 1.- Durante un tiempo primero leía una lección y al final hacía un cuadro sinóptico. 2.- Durante otro tiempo probé el realizar un cuadro sinóptico mientras leída una lección. 3.- Finalmente realizaba un cuadro sinóptico antes de leerme la lección y luego lo completaba mientras lo leía. La tercera forma resulto ser mucho más eficiente que las otras dos, me permitía ver que cosas eran importantes como para que sean preguntadas en el examen…”
4.- Recuerda que una actividad agradable puede ser el descanso de otra no tan agradable. “Cuando estaba en la escuela quizá te hayas dado cuenta que el estudio de biología
podía ser un descanso de estudiar matemáticas, igualmente, el estudio de filosofía (que me gustaba mucho) era el descanso de estu diar física y química.” 5.- Despiértate más temprano. “Jack Canfield dice que una diferencia entre las personas que tienen rendimiento
sobresaliente y las que no es que las que no lo tienen está en que las primeras han realizado más cosas importantes a la hora que los otros comienzan el día, incluso a las 8:00 a.m. ya han hecho más cosas que las que muchas hacen todo el día.”
6.- Haz primero la tarea más difícil e importante. “Esto es muy importante, cuando tienes que hacer algo difícil puede que te pre ocupe el
tener que hacerlo, cuando algo es importante puede que lo mantengas en tu mente para no olvidar hacerlo (aunque no sea algo difícil dehacer), pero cuando algo es difícil e importante esta actividad puede hacerte perder mucha energía y lucidez ment al.” 7.- Delega, delega, delega “Como se darán cuenta hay dos reglas muy importantes en cuanto a la delegación,
puedes delegar algo a otra persona o algo para otro día, las dos reglas son: 1.- No hagas mediocremente hoy lo que puedes hacer eficientemente mañana 2.- No hagas mediocremente tú lo que puede hacer excelentemente otro.” 8.- Ponte horarios fijos para realizar actividades irrelevantes “Chequear el e -mail, hacer una llamada a un amigo, revisar algunas cosas, quizá avanzar en la lectura de ese libro que quieres leer, no lo hagas mientras ejecutas otras actividades, te quitará enfoque y concentración…”
9.- Planifica tu día con anticipación. “Cada minuto que dediques en la planificar te ahorrara 10 minutos en la ejecución…”
10.- Enfócate de lleno en tu tarea “La falta de enfoque y concentración puede quitarte mucho tiempo, si tienes que leer un
libro y lo haces en un ambiente inapropiado, algo te distraerá y luego tendrás que volver a agarrarle el hilo al asunto…”
3.3 EFECTIVIDAD EN EL MANEJO DEL TIEMPO LO MÁS EFECTIVO HOY NO ES EL DINERO, ES EL TIEMPO.Mas que nada este articulo me ayudo a reflexionar sobre lo que hago con mitiempo, es verdad al decir que lo gastamos en cosas que no tiene sentido ytambién en cosa que valen la pena pero, tampoco es el caso de dedicarleabsolutamente todo el tiempo a esas cosas, sabiendo que hay otras actividadesque podemos hacer con el.La mayoría de las personas incluyéndome buscan la manera de que todo esetiempo que tenemos se convierta en dinero, tratamos de no desperdiciar ni unsegundo para poder hacer bien las cosas y den frutos, ya sea en el trabajo, haypersonas que le dedican todo el tiempo a este y no se dan cuenta que la vida esmucho mas que eso, que también tiene quedar un poco de ese tiempo a la familia,poder conversar con ellos, salir, divertirse, a si estas personas tendrán una vidamás llena de alegría y no estarán preocupados o abochornados por tanto trabajo yde esa misma manera al estar bien con la familia uno podrá trabajar de unamanera mas eficaz, dándole solución a todo lo que se presente sinpreocupaciones, y sin dejar a un lado la familia.También en un estudiante el tiempo es muy valioso ya que sentimos que cadaminuto es esencial ya que con estos podremos culminar nuestros estudios y conestos podremos ser mejores, pero si no tenemos tiempo para los amigos, para lafamilia o para una pareja, creo que no tendríamos un vida completa, nosotroscomo adolecentes tendemos a usar la mayoría de las veces en cosas que notienen sentido como ver la tele, estar por horas en el internet, durmiendo, sin saber o bueno si, sabiendo que ese valioso tiempo lo podemos ocupar para tener unabuena platica con nuestro padres, o divirtiéndonos con nuestros amigos siempre ycuando hayamos acabado de hacer todo los pendientes que teníamos, de haber estudiado o terminado la tarea, hay adolecentes que se la viven estudiando de notener una vida social mas allá de los libros no digo que sea malo estudiar perotambién hay que descansar un poco y tomar un poco de tiempo para hacer otrasactividades como hacer ejercicio, leer un poco, etc.Por eso este articulo me puso a
pensar en todo ese tiempo que he desperdiciadoen cosas sin sentido, que cabe recalcar que ya no se puede regresar, pero sipuedo cambiar de ahora en adelante todo eso malo que no dejaba que absorbieratodo pero absolutamente todo mi tiempo, ósea esas cosas sin sentido por esamisma manera debemos ser mas organizados y tener un plan de vida para quenuestro tiempo alcance y no después estarnos lamentando de las cosas quepudimos haber hecho y no las hicimos.
