BUKTI PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen : 445/058/SOP/V/P No. Revisi SOP Tgl. Terbitan Halaman
KM-SPRS/2017 : 00 : 08/04/2017 : 1/5
UPT PUSKESMAS SIMPANG RUSA 1. Pengertian
SIS ISKANDAR, SKM NIP. 197602281997031002 Kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/ metode yang diatur dalam
2. Tujuan
prosedur ini. 1. Agar dokumen dapat dikendalikan dengan baik, tertata dan rapi.sesuai prosedur.
3. Kebijakan
2. Memperlancar tugas khususnya berkaitan dengan dokumen Keputusan Kepala UPT Puskesmas Simpang Rusa Nomor: 445/021/SK/II/PKM-SPRS/2017 Tentang Pengendalian dokumen dan
4. Referensi 5. Prosedur
rekaman Panduan Manual Mutu UPT Puskesmas Simpang Rusa Persiapan: 1.
Alat-alat ATK, stempel, map kertas,
6. Langkah-
2. 1.
Form pengendalian dokumen Identifikasi penyusunan dokumen
langkah
Identifikasi kebutuhan dilakukan pada tahap self –assesment yang
Prosedur
digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai standar. 2. Penyusunan dokumem. Penanggung jawab Admin/UKM dan penanggung jawab UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi perubahan serta
penyusunan
dokumen.
Penyusunan
dokumen
secara
keseluruhan di koordinir oleh tim mutu dengan mekanisme sbb: a. Semua dokumen seperti SOP, KAK dan lain-lain yang telah disusun oleh pelaksana disampaikan ke ketua Pokja dan kumpulkan ke tim mutu.
b. Tim mutu mengoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun oleh pelaksana dari segi bahasa maupun penulisan. c. Tim mutu mengkoodinir proses pembuatan dokumen agar tidak terjadi duplikasi/tumpang tindih. d. Tim mutu mengecek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh kepala Puskesmas. 3.
Pengesahan Dokumen. a. WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan dokumen mutu sebelum diterbitkan asli dan semua salinan dokumen harus diperiksa oleh ketua tim mutu dan disahkan oleh Kepala UPT Puskesmas. Perubahan pada dokumen Mutu harus disetujui oleh Kepala UPT Puskesmas setelah ditinjau oleh ketua tim mutu. b. WMM mengkoordinasi penyusunan Prosedur dan mengesahkan asli dan salinan terkendali. Perubahan Prosedur diusulkan oleh staf atau personal lainnya kepada Tim mutu dan disahkan oleh Kepala Puskesmas.
4. Sosialisasi Dokumen Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka dokumen harus disosialisasikan. 5.
Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen a.
Kepala Puskesmas menunjuk salah satu anggota Tim Mutu / sebagai petugas pengendali dokumen
b.
Penomoran Dokumen. Semua Dokumen harus diberikan penomoran sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman yang diatur dalam Pedoman Mutu
c.
Pendistribusian Dokumen. Salinan dokumen yang akan didistribukan harus diberi tanda “TERKENDALI” dengan stempel, dengan huruf berwarna selain hitam, atau pengesahan aslinya dengan tanda-tangan asli. Dokumen induk/asli tidak distempel, tetapi dengan tanda-tangan asli. Distribusi dokumen memakai ekspedisi atau formulir tanda terima.
Contoh Cap / Stempel Pengendalian Dokumen
TERKENDALI d.
Penarikan Dokumen Penarikan dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti
6.
Penyimpanan Dokumen a.
Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani agar disimpan sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas.
b.
Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit dimana dokumen tersebut digunakan. Bila dokumen tidak berlaku lagi atau
tidak
dipergunakan
lagi
maka
unit
kerja
wajib
mengembalikan dokumen tersebut ke sekretariat Tim Mutu, dan Tim Mutu dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut. Dokumen asli tetap disimpan dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan berlaku. Dokumen yang tidak berlaku lagi, tetapi perlu disimpan sebagai referensi, harus distempel “KADALUWARSA” dari warna yang bukan hitam. Contoh Cap/ Stempel dokumen kadaluarsa
Kadaluwarsa 7.
Penataan Dokumen Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas,
dokumen
dikelompokkan
masing-masing
bab/kelompok admin, UKP dan UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian dan diberikan daftar secara berurutan. 8.
Revisi atau perubahan dokumen Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan dari kepala Puskesmas. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan. Isi revisi atau perbahan harus tercatat pada
riwayat perubahan dokumen. Setiap halaman Pedoman Mutu, Prosedur yang direvisi harus diidentifikasi dengan nomor, revisi, tanggal revisi, nomor dan jumlah halamannya. 9.
Pemusnahan Dokumen Pemusnahan dokumen kadaluwarsa diusulkan oleh unit terkait ke Tim Mutu dan Tim Mutu
melakukan pengecekan terhadap
dokumen yang diusulkan untuk pemusnahan. Proses pemusnahan dokumen kadaluwarsa disaksikan oleh unit terkait, Ketua Tim Mutu dan Kepala Puskesmas, kemudian dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kadaluwarsa. 7. Bagan Alir
Identifikasi Dokumen
Penyusunan Dokumen
Pengesahan Dokumen
Sosialisasi Dokumen
Pencatatan, Distribusi dan Penarikan Dokumen
Penyimpanan Dokumen
Penataan Dokumen
Revisi dan Perubahan Dokumen
Pemusnahan Dokumen 8. Hal yang harus diperhatikan 9. Unit Terkait 10. Dokumen
Seluruh Unit Form Pengendalian Dokumen
Terkait 11. Rekaman
No.
Yang Dirubah
Isi Perubahan
historis perubahan
Diberlakukan 1
Hubungan
2
dengan staf Perencanaan
3
dan perubahan Penyampaian informasi
DAFTAR INDUK DOKUMEN BAGIAN
:
Tgl. Mulai
No
Nomor dan Judul Dokumen
Tempat Dokumen
No. Revisi
Tanggal Berlaku
FORMULIR RINCIAN REVISI
Revisi tanggal: …………………………………………………………………………………
Tempat yang direvisi: …………….......…………………………………………………………
Sekarang berbunyi: ……………………………………………………………………………
Semula: ….........…………………………………………………………………………………
Pengendali dokumen:
(………………………)
