Access desde Cero - USERS.pdf

Ac A ccess desde

Cero Domine la herramienta herramienta más más útil y conﬁable para bases de datos



Conocer y familiarizar familiarizarse se con la interfaz



Creación y mantenimient mantenimiento o de bases de datos



Búsqueda, ordenamiento y ﬁltros



Generación sencilla de reportes



¡Y mucho más!

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En este libro encontraremos las principales técnicas y herramientas utilizadas por los hackers, explicadas en un lenguaje didáctico y sencillo. En sus páginas aprenderemos todo sobre las amenazas más frecuentes y sobre como defendernos ante los ataques.

>> SEGURIDAD / HOME >> 192 PÁGINAS >> ISBN 978-987-1773-03-9











































Capítulo 1

Bienvenidos a Access 2007

Logremos conocer la utilidad de las bases de datos y cómo crearl así como como tambié











































1.Bienvenidos a Access 2007

Bienvenidos a Access 2007 En este primer capítulo capítulo,, brindaremo brindaremoss la información necesaria para adentrarnos en el mundo de Access 2007. Aprenderemos a iniciar el programa y a relacionarnos con la interfaz, además de crear, crear, guardar y abrir bases de datos. datos. Conoceremos los beneficios del programa y nos centraremos en la identificación de cada elemento que compone el entorno de Access, con el fin de facilitar la realización de las tareas posteriores.

¿Qué son las bases de datos? Las actividades productivas o de servicios requieren de un volumen de información considerable para desarrol desarrollars larsee efectiva efectivament mente, e, por lo tanto, tanto, necesita necesitann que ésta se encuentre perfectamente organizada con relación a la actividad que se desea desarrollar (Figura 1). Por ende, ende, disponer disponer de informa información ción relerelevante vante,, en forma rápida rápida y sencilla sencilla,, es imprescin imprescindib dible le para tomar decisiones acertadas.

Para Para lograr su correcta y dinámica organización, organización, disponemos de una de las herramientas más potentes para su manejo: manejo: Access 2007. 2007. Este program programaa permite permite gestionar datos mediante bases de datos (estructura donde se guarda la información de manera organizada), de forma ágil ágil y completa. completa. Una base de datos se define como una colección de datos organizados sistemáticamente en formato de tablas (Figura 2). Éstas Éstas nos permite permitenn generar generar nueva información a partir de dichos datos y a través de diversos diversos procesos procesos,, haciendo haciendo uso de de campos (columnas) y registros (filas). Una base de datos puede contener infinitas tablas, sin embar embargo go,, es conven conveniente iente que defin definamos amos











































Conocer el programa

Disponer de información relevante, en forma rápida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas previamente previamente su estructura estructura,, para no generar generar datos duplicados. duplicados. Lo primero que debemos hacer hacer es tomar lápiz y papel, y realizar realizar un breve breve esquema esquema de las activid actividades ades que deseamo deseamoss registrar registrar,, teniend teniendoo en cuenta la forma de distribución de la información en tablas. tablas. Debido a que éstas son los elementos elementos más

importantes importantes de una base base de datos, datos, gran parte parte de nuestro trabajo se centrará en su apropiada construcción y posterior mantenimiento.

Conocer el programa Microsoft Access 2007 funciona bajo el sistema operativo Windows y viene incluido dentro del paquete Microsoft Office, de manera manera que debem debemos os

tener este sistema instalado en nuestro equipo.

FIGURA 2. Las tablas disponen los datos en campos y registros. Los campos son las columnas y los registros las filas.

IMPO IMPORT RTAN ANCI CIA A DE UN UNA A ESTR ESTRUC UCTU TURA RA PREV PREVIA IA












































Para Para iniciar el programa, programa, podemos desplegar desplegar las opciones del menú Inicio o también utilizar el icono identificativo del programa situado en el Escritorio de Windows (Figura 3). A continuación, continuación, nos encontramos encontramos con la pantalla de bienvenida, bienvenida, que nos permite permite elegir la forma de de empezar a trabajar: trabajar: desde una una plantilla plantilla o con la

creación creación de una base base de datos en blanco blanco ( Figura 4). En este punto, punto, el panel izquierdo izquierdo de la pantalla nos permite seleccionar una determinada categoría de plantillas, plantillas, que se mostrarán en el centro centro de la ventana representadas por un icono ilustrativo correspondiente con el tema de cada categoría.

LA INTERFAZ La interfaz de Access posee elementos para manipular la ventana ventana del del programa, programa, independien independientemente temente del contenido contenido de sus bases de datos. datos. La versión 2007 incorpora un diseño de entorno dinámico para la realización de todas las tareas ( Guía visual 1 y Figura 5).

FIGURA 3. Para iniciar el programa, debemos hacer doble clic sobre este icono del escritorio.

FIGURA 4. Cada categoría representa

Para comenz comenzar ar,, veamos veamos la barra de título , que muestra el nombre de la base de datos en la cual estamos trabajando y el nombre del programa. Además, Además, posee los los botones botones Minimizar, Maximizar y Cerrar, así como como también también la barra barra de acceso acceso rápido y el botón de Office .













































Conocer el programa

GUÍA VISUAL /1 Panel de Exploración 2

3

4

5

1

6

7

1

Botón de Office :

permite acceder a funciones principales para el manejo de archivos.

2

Barra de acceso rápido :

3

Nombre de la base de datos que estamos utilizando.

4

Minimizar :

5

Maximizar/Restaurar :

botones botones personalizado personalizados, s, para el acceso a funciones del programa. programa.

lleva la ventana a su tamaño mínimo y la sitúa sobre sobre la barra de tareas. tareas. permite que que la ventana ocupe toda la pantalla. Cuando ésta se encuentra encuentra

maximizada, el botón se llama Restaurar y permite llevar la ventana al último tamaño establecido. 6

Cerrar:

permite permite salir del program programa. a. Por lo tanto, tanto, para volver volver a él debemos ingresar ingresar nuevam nuevamenen-

te, ya sea a través del acceso directo o del menú inicio. inicio. 7

Cinta de Opciones :

grupo de pestañas con acceso a las diferentes funciones funciones del programa.














































Botón de Office El Botón de Office se diferencia del resto debido a que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana e incluye el logo oficial de sobre este botón, botón, Microsoft Office . Al hacer clic sobre se despliega la lista de funciones básicas para el trabajo trabajo con archiv archivos os de bases de de datos, datos, que detallamos a continuación.

FIGURA 6.

• Nuevo: abre la pantalla pantalla de bienvenida bienvenida para para que elijamos si crearemos una nueva base de datos en blanco o basada basada en una una plantill plantilla. a. • Abrir: permite visualizar visualizar bases de datos existentes existentes.. • Guardar: guarda guarda los cambi cambios os realiza realizados dos en la base de datos, como la creación de nuevos oobjetos. bjetos. • Guardar como: posibilita guardar guardar la base de datos datos actual con otro nombre o extensión.













































Conocer el programa

El Botón de Office se diferencia del resto debido a que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana Posee diferentes opciones que permiten hacer la base de datos actual compatible con versiones anteriores de Microsoft Access. Access. • Imprimir: media mediant ntee sus sus opci opcion ones es,, posi posibi bililita ta imprimir rápidamente los elementos existentes en la base de datos, datos, realizar configuracio configuraciones nes previas a la impresión y visualizar los elementos de la manera en que serán impresos. • Administrar: las opci opcione oness de este este coman comando do permiten, entre otras cosas, cosas, realizar una copia de seguridad seguridad de la base de datos datos.. Esto evitará evitará la pérdida accidental de los datos almacenados. • Correo electrónico: abre abre un cuad cuadro ro dond dondee debemos elegir el formato a través del cual se enviarán los datos datos por correo electrónico electrónico Luego

A la derecha de los comandos Guardar como (Figura 6), Imprimir, Administrar y publicar, notamos una flecha que indica que éstos poseen un conjunto de opciones relacionadas en su interior. interior. Para visualizarlas, debemos situar el cursor del mouse sobre la flecha, y se mostrará una lista lista que presentará las las opciones correspondientes al comando elegido. El botón Opciones de Access posibilita realizar configuraciones sobre la base de datos. datos. En este punto, podemos utilizarlo para modificar la configuración de colores del entorno entorno del programa. programa. Al pulsar este botón, se abre el cuadro cuadro de diálogo Opciones de Access Acc ess, el cual posee diferentes diferentes categorías categorías situadas situadas sobre la izquierda del cuadro.














































FIGURA 7. Luego de elegir la combinación deseada, debemos pulsar el botón Aceptar, y el entorno del programa se adaptará a la combinación elegida.

Debido a que la explicación de cada opción del cuadro Opciones de Access es muy extensa, extensa, nos remitireremitiremos a explicar las necesarias en cada caso particular.

Barra de acceso rápido

Cuando Cuando seleccionamos seleccionamos un elemento elemento de este menú, el botón correspondiente se muestra en la barra de título. lo. Al pulsarlo, pulsarlo, se ejecuta la acción que que tiene asociada, asociada, y se agiliza el proceso de búsqueda búsqueda de una opción. opción. La lista cuenta con las siguientes opciones:

Una de las innovaciones de la versión 2007 de Microsoft Access es la inclusión de una pequeña barra situada situada en la parte superior de la ventana, ventana, que permite acceder rápidamente a diferentes funciones

• Nuevo: crea una nueva nueva base de datos en blanco. blanco. • Abrir: abre bases bases de de datos datos existentes existentes y nos posibilita editar su contenido













































Conocer el programa

FIGURA 8. A través del botón Personalizar barra de acceso acceso rápido rápido,

podemos activar/ desactivar los botones que deseamos que se muestren/oculten en la barra.

hacia uno o varios destinatarios y elegir el formato de los datos. Impresión rápida: imprime • Impresión imprime,, rápidame rápidamente nte,, todos todos los elementos de la base de datos. Vista Preliminar: posibilita • Vista posibilita visualizar visualizar los datos datos tal como se verán impresos. • Revisión ortográfica: revisa revisa la ortog ortograf rafía ía y gramátic gramáticaa de los los datos datos y nos nos ayuda, ayuda, así, con la la corrección de posibles errores. • Deshacer y Rehacer: con Deshacer, anul anulam amos os acciones acciones llevadas llevadas a cabo y,y, con Rehacer, podeodemos realizarlas nuevamente. nuevamente.

• Modo: permite alternar alternar entre entre las diferentes vistas de los elementos de la base de datos. Actualizar ualizar todo: sincroni • Act sincroniza za los datos datos entre entre los elementos de la base de datos. • Más comandos: posibilita incluir incluir comandos comandos que no se muestran de forma predeterminada ( Figura 9). • Mostrar debajo de la cinta de opciones: permite elegir elegir la ubicación ubicación de la barra de de acceso rápido (debajo o encima de la cinta de opciones). • Minimizar la cinta de opciones: nos nos brin brinda da la posiblidad de mostrar/ocultar la cinta de opciones de la aplicación.
















































Cinta de opciones Otra de las grandes innovaciones de la versión 2007 es la Cinta de opciones, ya que agrupa los los comandos por medio de diferentes diferentes fichas, fichas, para lograr lograr una mayor dinámica en la utilización del programa. De forma predeterminada, se muestran muestran las cuatro fichas: Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Sin embargo embargo,, dependependiendo de la tarea que que estemos realizando realizando,, pueden aparecer aparecer más. más. La agrupació agrupaciónn de comandos comandos está basada en el orden lógico de las tareas por realizar. Las principales funciones de las fichas son: • Inicio: posee todos todos los comandos comandos que permiten trabajar trabajar con el formato de los datos, datos, por ejemplo, ejemplo,

• Datos externos: desde desde esta esta ficha ficha,, accedemo accedemoss a la importación o exportación de datos. • Herramientas de base de datos: cont contie iene ne herramientas de mantenimiento para la base de datos, datos, así como también la la opción de cifrar cifrar el archivo mediante contraseñas. contraseñas. Es posible minimizar la Cinta de Opciones con el















































Conocer el programa

Barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos muestra información acerca de la base de datos en la cual estamos trabajando. Cuando no se encuentra encuentra ningún objeto objeto abierto, abierto, solo muestra la palabra Preparado. Su contenido contenido varía varía dependiendo de la tarea que realizamos, por ejemplo, cuando ingresamos datos en una tabla, indica la vista en la cual cual estamos traba trabajando jando ( Figura 11).

FIGURA 11. Se muestran cuatro botones,

La lista de opciones que se muestran al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre un elemento se denomina Menú contextual . Las difer diferent entes es opopciones que pueden aparecer en este menú dependen del lugar de la ventana en el cual hicimos el clic. Por Por ejemplo, ejemplo, si comparamos comparamos el menú contextual contextual de la barra de acceso rápido con el menú contextual de la barra barra de estado estado,, ambos presenta presentarán rán opciones opciones diferentes diferentes.. Sin embargo embargo,, también es es posible posible ocultar la barra de estado para que no se muestre en la base de datos datos.. Para Para ello, ello, debemos debemos despleg desplegar ar las opciones del Botón de Office, pulsar pulsar el botón botón Opcion Opc iones es de Acc Access ess, ingresar ingresar en la la catego categoría ría Ba Base se de da dato tos s ac actu tual al, desact desactiv ivar ar la casi casilla lla Mostrar Mostr ar barra de estad estado o y pulsar el botón
















































PASO A PASO /1 /1 Crear bases de datos en blanco 1















































Conocer el programa

PAS PASO A PASO ASO /1 (cont.)

3
















































Luego de realizar realizar los pasos anteriores anteriores,, se generará generará una tabla tabla vacía vacía en en la nueva nueva base de de datos, datos, la cual cual cerraremos cerraremos por el momento momento,, con el botón botón Cerrar, situado en la esquina superior derecha de la pestaña de la tabla. Si bien no es obligator obligatorio io cerrar cerrar esta tabla tabla creada automát automáticam icamente ente,, recomend recomendamos amos hacerlo hasta que adquiramos otros conocimientos, tos, como por ejemplo ejemplo,, la creaci creación ón de de tablas tablas de forma personalizada ( Figura 12 ). Otra forma de crear una base de datos es a través de las plantillas situadas en la pantalla de bienvenida. Al pulsar sobre sobre una de de ellas, ellas, se creará una una nueva nueva

base de datos con un contenido predeterminado, dependiendo de la plantilla elegida ( Paso a paso 2 ). Es decir, decir, cada una de ellas tiene los diferentes elementos de una base de datos (tablas, consultas, consultas, formularios o informes) enfocados en la tarea que gestionará. Las plantillas plantillas disponibles disponibles son: • Activos: permite permite registrar registrar detalles detalles de de los activos activos (como la fecha de adquisición) a través de tablas, informes y formularios creados automáticamente. • Contactos : posee opciones opciones para para registrar registrar datos personales, incluyendo imágenes. • Problemas: es ideal para el registro registro de problemas, problemas, ya que permite redactar cuál es, su prioridad y quién es la persona asignada, entre otras especificaciones. especificaciones. • Eventos: posibilita posibilita registrar registrar fechas fechas de reunione reuniones, s,

















































Conocer el programa

PASO A PASO /2 /2 Crear bases de datos con plantillas 1


















































PASO ASO A PASO PASO /2 (cont.)

3

















































Conocer el programa

Mediante el botón Descargar, nos conecta conectamos mos con Office Online para descargar la plantilla seleccionada en nuestra PC. PC. Este procedimiento procedimiento requiere requiere conexión a Internet, Internet, y el tiempo que demore dependerá dependerá de la velocidad de la la conexión. conexión. Sin embargo embargo,, podemos utilizar plantillas locales, locales, es decir, decir, creadas automátiautomáticamente al instalar Microsoft Access en nuestra PC. Para Para emplearlas, emplearlas, debemos seleccionar seleccionar la categoría categoría

ABRIR BASES DE DATOS Hasta el momento, hemos visto cómo crear nuevas bases de datos. datos. Sin embargo, embargo,Access Access también también permite permite visualizar sualizar bases de datos existentes existentes.. Para Para ello, ello, debemos abrirlas con alguno de los siguientes procedimientos: • Al pulsar el botón Más…, situado situado en la Pantalla de bienvenida sobre el panel derecho. Abrir ir, de la barra de acceso rápido. • Con el botón Abr • Al pulsar la combinación de teclas CTRL+A


















































Luego de abrir una base de datos (sin importar el procedimiento procedimiento elegido), se mostrarán mostrarán los objetos que contiene contiene,, en el el panel panel izquierd izquierdoo, denomina denominado do Panel de Exploración . Si se muestra muestra vacío, vacío, no significa que exista algún algún error, error, sino que simplemente la base de datos datos no posee elementos elementos.. Por Por lo tanto, tanto, podemos podemos afirmar afirmar que la existencia de una base de datos no conlle-

Si bien es posible abrir bases de datos creadas en

















































Conocer el programa

Microsoft Access 2007 posee un sistema de ayuda para acceder a descripciones de elementos derecho derecho del del cuadro cuadro,, elegimos elegimos la la forma en en que deseamos visualizar la lista de archivos ( Figura 14).

De esta manera, manera, aparecerá aparecerá la ventana ventana que podemos observar en la Figura 15 . Para Para realizar una búsqueda particular, particular, disponemos de un espacio para escribir el texto deseado en la parte superior superior izquierd izquierdaa de la pantalla. pantalla. Luego, Luego, pulsamos el botón Buscar, y se mostrará mostrará una lista lista de los temas relacionados con el texto introducido.




















































Multiple choice

































































































2.Comenzar a trabajar con Access

Comenzar a trabajar

















































Las tablas

Las tablas

TIPOS DE DATO Cada registro que introducimos en una tabla tiene un

















































2.Comenzar a trabajar con Access

• Memo: este tipo de dato es conveniente conveniente cuando los datos por introducir en cada registro son muy

menú con opciones, opciones, para poder poder seleccionar seleccionar los los valores del campo Este tipo de dato alores

















































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































3.Tipos de dato y sus propiedades

Si bien podemos escribir sintaxis con expresiones complejas, complejas, también podemos podemos hacerlo hacerlo a través del botón situado sobre el extremo derecho del campo, el cual abre el cuadro Generador de Expresiones (Guía Visual 1). Luego de crear crear la expresión deseada, debemos pulpul Acepta ptar r y se mostrará en la propiedad sar el botón Ace regla de validación de la vista Diseño. A continuacontinuación, ción, debemos guardar los los cambios y situarnos en la vista Hoja de datos, para compro comprobar bar el funcionamiento de la regla creada. Cuando el usuario inserte un valor que no sea permitido por la regla, aparecerá un mensaje de error. error. Por ejemplo, ejemplo, si la regla de validación validación admite solasolamente valore valoress inferiores inferiores a 500, 500, y el usuario usuario ha ingresado un valor igual igual o superior superior a 500, estará FIGURA 4. Frente al mensaje de error, debemos pulsar el botón Aceptar y modificar el valor para que se ajuste a la expresión establecida en la propiedad Regla de validación.

GENE GENERA RADO DOR R DE EXPR EXPRES ESIO IONE NES S

violando violando la regla regla y, y, por lo tanto tanto,, Access mostra mostrará rá un mensaje mensaje de error. error. Por Por el momento, momento, iniciaremo iniciaremoss con la utilización utilización de expresiones sencillas, sencillas, como la comparación de datos ( Figura 4).

MENSAJE DE VALIDACIÓN Hemos visto que, que, cuando ingresam ingresamos os un dato (en la vista Hoja de datos) que no es admitido por la regla de validación, Access muestra un mensaje de error que le indica al usuario que el dato introducido no es correcto correcto.. Sin embargo embargo,, dicho mensaje mensaje puede puede no ser comprendido comprendido por por el usuario, usuario, haciendo haciendo que éste desconozca el motivo por el cual el dato introducido no está bien. Debido a que es muy importante importante que que el usuario identifique claramente cuál es el error, error, Access permite personalizar el mensaje para explicar adecuadamente al usuario el por qué del valor no válido.











































Propiedades particulares

GUÍA VISUAL /1 Generador de expresiones

5 4 6

1

2

3

1

Listado de funciones, funciones, constantes y operadores disponibles para el tipo de dato actual.

2

Categorías que se corresponden con el contenido de la carpeta seleccionada en la columna de la izquierda. El ejemplo muestra las categorías correspondientes correspondientes a la carpeta Operadores.

3

Valores correspondientes correspondientes a la categoría seleccionada en la columna central. En el ejemplo, ejemplo, se muestran los operadores de comparación disponibles.

4

superior. Botón Pegar: coloca el operador seleccionado en el cuadro superior.

5

cuadro, escribimos escribimos la expresión expresión deseada o pegamos pegamos los Cuadro de expresión: en este cuadro, operadores seleccionados.

6

conjunto de botones botones que que permiten permiten insertar insertar,, rápidamente rápidamente,, Botones Botones de operador operador: conjunto operadores en la expresión.

LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS












































Por ejemplo ejemplo,, si la regla de validación validación admite solamente valores valores superiores superiores a 200, el mensaje mensaje debe contener esta información para que el usuario comprenda explícitamente por qué el valor que introdujo no es adecuado. Para Para configurar un mensaje de validación personalizad personalizado, o, sigamos el Paso a paso 1. Cuando el usuario ingrese un dato no admitido por la regla de validación, validación, aparecerá el mensaje mensaje de error con el texto especificado en la propiedad Texto de validación. Por lo lo tanto tanto,, aconse aconsejam jamos os reda redacta ctarr mensajes explícitos para ayudar al usuario a ingresar valores admitidos por la regla de validación establecida ( Figura 5).

FIGURA 5. Es importante que el mensaje sea concreto para que el usuario comprenda cuáles son los datos admitidos.

DATOS DA TOS OBLIGATORIOS OBLIGATORIO S Es posible posible que que,, en muchas muchas ocasio ocasiones nes,, necesite necesitemos mos que el usuario escriba datos de forma obligatoria en un campo determin determinado ado.. Es decir, decir, que no pueda pueda continuar con el resto de los registros sin completar

dicho dicho campo. campo. Para logra lograrr esto, esto, debemos debemos convert convertirir ese campo campo en oblig obligator atorio io.. Para Para ello ello,, utilizam utilizamos os la propiedad Requerido, que posee posee una una lista lista despledesplegable con dos valores: Sí y No. Al elegir elegir la la opción opción Sí, se vuelve obligatori obligatoriaa la introducción introducción de datos datos en ese campo campo,, por lo lo tanto, tanto, en la vista Hoja de datos no podrá podrá quedar quedar vacío. vacío. En ese caso, caso, se mostrará mostrará un mensaje de error que explicará que el campo no puede contener contener valores nulos. nulos. De forma predeterminada, nada, se muestra muestra el valor valor No, lo cual cual permit permitee no escribir datos en el campo actual y seguir en otro. Si bien es una forma de obligar al usuario a que introduzca al menos un carácter carácter,, es posible que escriba un espacio espacio en blanc blancoo y, de esta forma, forma, tampoco tampoco tendremos información información.. Para Para evitar este este problema, contamos con la propiedad Permitir longitud cero, que también también posee los los valores valores Sí y No.

MÁS SOBRE LAS MÁSCAR CARAS DE ENTRADA












































PASO A PASO /1 /1 Personalizar mensaje de validación 1

Ingrese en la vista Diseño de la tabla y sitúese en el campo de la regla de validación.

2












































El valor Sí admite que en el campo se escriba cualquier cualquier carácter carácter,, incluso incluso,, un espacio espacio en blanco blanco.. La opción No impide que el usuario escriba solamente solamente un espacio en blanco. blanco. Mediante Mediante la combinaci nación ón de ambas ambas propi propieda edades des,, logra logramos mos que que el usuario se vea obligado a escribir algún valor que no sea un espacio en blanco en el campo.

CREAR FORMATOS PREDETERMINADOS Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y el orden en el que serán aceptados los datos en un un campo, campo, a través través de la creación creación de formatos formatos predetermina predeterminados dos.. Éstos establecerán establecerán cuántos caracteres caracteres se admitirán, admitirán, si serán números o letras, letras, mayúscula mayúsculass o minúsculas minúsculas,, si tendrán tendrán o no una separa separación, ción, etcétera. etcétera. Para Para ello ello,, utilizarem utilizaremos os la Máscara scara de entrada. propiedad Má La creación de una máscara de entrada es muy útil cuando los valores por introducir deben coincidir forzosament zosamentee con un formato formato predeterm predeterminad inadoo, por ejemplo ejemplo,, el código código de un un producto producto.. La creación creación de de una máscara contiene una sintaxis que debe coincidir exactamente con la cantidad de caracteres que se admiten en el campo.

Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y el orden en el que serán aceptados los datos en un campo Por ejemplo ejemplo,, si el código de un producto producto debe formarse marse por una letra letra,, dos número númeross y otra letra letra,, la máscara máscara debe contener contener cuatro caracteres. caracteres. En la Tabla 2, se muestra muestra el significado significado de cada caráccarácter admitido en una máscara. Por Por ejemplo, ejemplo, para para indicar indicar una letra, letra, dos números números y otra letra, obligatoriamente la máscara máscara debe ser: L00L. Para Para separar separarlos los,, podemos podemos utilizar utilizar la máscamáscara: L/00/L. Cuando Cuando el usuario usuario ingrese ingrese datos en un campo que posea posea una una máscara máscara de entrada, entrada, se mostrarán subrayados subrayados los lugares disponibles junto a los caracteres literales ( Figura 6).














































CARÁCTER

EN LA POSICIÓN EN LA QUE SE ENCUENTRE, SE DEBE INGRESAR...

0

Un dígito del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio. obligatorio.

9

Un dígito del 0 al 9 o un un espacio. espacio. Su ingreso es opcional. opcional.

L

Una letra de la “A “A” a la “Z”. Su ingreso es obligatorio. obligatorio.

?

Una letra de la “A “A” a la “Z”. Su ingreso es opcional.

A

Una letra de la “A” a la “Z”, o un dígito del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio. obligatorio.

a

Una letra de la “A” a la “Z”, o un dígito del 0 al 9. Su ingreso es opcional. opcional.

#

Un dígito del 0 al 9 o un un espacio. espacio. Su ingreso es opcional. opcional.

&

Cualquier carácter o un espacio en blanco. blanco. Su ingreso es obligatorio. obligatorio.

C

Cualquier carácter o un espacio en blanco. blanco. Su ingreso es opcional.

<

Todos los caracteres que sigan a este símbolo se convertirán en minúsculas.

>

Todos los caracteres que sigan a este símbolo se convertirán en mayúsculas.

\

El carácter que siga a este símbolo símbolo será literal, literal, es decir, decir, se mostrará directamente directamente en la máscara, cuando el usuario esté ingresando un valor valor para el campo.

., :; - /

Separadores decimales decimales y de miles. Se usará el que esté determinado como válido válido en la configuración regional de Windows. Windows.

TABLA 2. Significado de los caracteres admitidos en una máscara de entrada.

NUMERAR REGISTROS AUTOMÁTICAMENTE Una forma de evitar la duplicación de datos y registrar información que siga una secuencia numérica de in-

uno en uno. uno. Este campo no permite introducir valores valores en forma manual, manual, sino que la creación creación es automátiautomática a medida que introducimos introducimos valores valores en la tabla, se va generando un valor valor de forma secuencial. Es de-














































• Incrementalmente: incrementa en una unidad unidad el valor valor anter anterior ior (1, (1, 2, 3, etcéte etcétera ra).). • Aleatoriamente: los números se generan generan al azar, azar, sin seguir un orden específico.

INSERTAR IMÁGENES Debido a la gran capacidad capacidad de Access, Access, es posible registrar gistrar todo todo tipo tipo de datos, datos, incluso incluso imágen imágenes es.. Para ello, ello, debemos utilizar utilizar el tipo tipo de dato Objeto OLE, que podemos observar en el Paso a paso 2.

TRABAJAR CON FECHAS Anteriormente, hemos visto que Access ofrece la posibilidad de ingresar fechas mediante el tipo de dato Fecha/Hora, pero la inserción inserción de de fechas en la vista Hoja de datos es manual, manual, mientras que mediante mediante la propiedad Mostrar el selector de fecha, automáticamente se muestra un icono que representa un calendario calendario en cada cada celda del campo. Al pulsar sobre este icono, icono, se abre un pequeño calencalendario para que el usuario haga clic sobre la fecha que desee registrar ( Guía Visual 2 ). Al hacer clic sobre una fecha del calendario calendario,, Access la mostrará en el campo con el formato establecido. Por Por ejemplo ejemplo,, si el campo campo tiene tiene configur configurado ado el formato formato de fecha larga, larga, al selecciona seleccionarr una fecha del calendario calendario,, ésta se mostrará mostrará con con el formato formato largo en la celda del campo.

La celda de la tabla no mostrará la imagen elegida, sino el nombre del programa mediante el cual se visualizará dicha dicha imagen. Al hacer doble clic sobre cada celda, se abrirá la imagen que que tiene asociada asociada de forma independiente independiente.. Es decir que el programa programa que se abre para mostrar la imagen no pertenece al entorno de Microsoft Access, sino que simplemente permite visualizarla como un reproductor de imágenes. Más adelante trabajaremos con Formularios , los cuales también nos posibilitan visualizar imágenes.

EVITAR DUPLICACIONES DE DATOS Recordemos que es posible ordenar los registros de una tabla de modo ascendente o descendente, según los valores valores de un campo. campo. Esta operación es efectuada por Access instantáneamente, instantáneamente, cuando la














































GUÍA VISUAL /2 Calendario

1

1 2

3

4

1

Mediante estas flechas nos trasladamos hacia los meses del año.














































PASO A PASO /2 /2 Insertar imágenes 1

Ingrese en la vista Diseño de la tabla y elija el tipo de dato Objeto OLE.

2

Guarde los cambios en la tabla, ingrese en la la vista Hoja de datos

y haga clic con el botón

derecho del mouse sobre la celda del campo que desee. desee. Elija la opción opción Insertar objeto….













































Vínculos en los datos

A través de los vínculos, logramos conexiones entre los registros y un archivo existente Cuando tenemos cientos de registros en nuestra tabla, el programa puede llegar a demorarse varios minutos, e incluso horas, horas, en ordenar los registros. Para Para evitar este inconveniente inconveniente,, es recomendable recomendable la creación de un índice, que es una lista lista en la que se pueden pueden almacealmacenar los valores ordenados de uno uno o más campos. campos. Para Para esto utilizaremos la propiedad Indexado, que que pose poseee una lista desplegable con las siguientes opciones: • No: sin índice índice.. • Sí (Con duplicados): crea un índic índicee para para el el campo y admite el ingreso de valores duplicados (por ejemplo, ejemplo, dos apellidos apellidos iguales). duplicados cados) ): crea un índi • Sí (Sin dupli índice ce para para el campo, campo, pero no admite el ingreso de valores duplicados (por ejemplo, ejemplo, dos números de DNI iguales).

Vínculos en los datos A través de de los vínculos, vínculos, logramos conexiones entre los registros y un archivo existente, existente, página web o correo electrónico. electrónico. Cada celda es independiente, independiente, por lo cual es posible crear diferentes vínculos dentro de una misma tabla.

CREAR HIPERVÍNCULOS Por medio del tipo de datos Hipervínculos, pode pode-mos insertar insertar vínculos vínculos dirigi dirigidos dos a direccion direcciones es de páginas páginas web (URL), (URL), a un elemento elemento de la base base de datos o hacia otro tipo de archivos existentes. En la vista Hoja de datos tenemos dos opciones:
















































Datos útiles para tener en cuenta VÍNCULOS HACIA CASILLAS DE CORREO Cuando los vínculos se dirigen hacia casillas de correo, Access abre el programa predeterminado para enviar e-mails. Automáticamente se completará el campo Para con la dirección de correo establecida, y nos permitirá enviar un correo hacia ese destinatario.

REGISTRAR FECHAS EN LA VERSIÓN 2007

Cuando ingresamos ingresamos la URL, automáticamente automáticamente se genera el vínculo vínculo,, por lo tanto, tanto, al hacer clic sobre sobre éste, éste, se abrirá el navegador predeterminado para mostrar la página. página. En cambio, cambio, cuando cuando introduci introducimos mos una cadena de caracteres con un formato distinto del de las URL, debemos debemos indicar indicar el destin destinoo del vínculo vínculo,, es decir, decir, la dirección hacia hacia dónde deseamos trasladartrasladarnos al hacer hacer clic. Para Para modificar modificar hipervínculos hipervínculos,, debemos seguir las instrucciones del Paso a paso 3. Cuando Cuando el destino es una página página web, web, podemos podemos tipear la URL en la opción Dirección . Cua Cuando el destino es un archivo archivo existente, existente, debemos indicar indicar la carpeta que lo contiene en la opción Buscar en y luego seleccionarlo seleccionarlo de la lista. lista. Después de elegir el destino deseado, pulsamos el botón Aceptar.















































Vínculos en los datos

PASO A PASO /3 /3 Modificar hipervínculos 1

Ingrese en la vista Hoja de datos y escriba el texto que desee utilizar como vínculo.

2

Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la celda que desee,
















































Multiple choice 1

¿Qué opción de propiedad agrega

4

¿Qué opción de propiedad basa

el separador de miles, sin indicar

la modificación en la Configuración Regional

un símbolo monetario?

del Panel de Control?

a- Número general.

a- Número general.

b- Estándar.

b- Estándar.

c- Fijo.

c- Fijo.

d- Moneda.

d- Moneda.

2

¿Qué opción de propiedad se utiliza

5

¿Qué opción debemos marcar

para mostrar el dato introducido tal como

para que la fecha se vea de esta manera:

se escribe, es decir, sin modificar el formato?

sábado 3 de diciembre de 2011?

a- Número general.

a- Fecha general.

b- Estándar.

b- Fecha larga.















































Capítulo 4 Manejo de datos















































4.Manejo de datos

Manejo de datos En este capítulo, capítulo, nos centraremos centraremos en la organizaorganización y el filtrado de los datos almacenados en una base de datos. datos. La aplicación de estos estos procesos procesos permite ordenar ordenar,, con base en uno o más campos, los registros de las tablas. Además, para elegir qué datos visualizar visualizar rápidamente, rápidamente, utilizaremos los filtros y aprenderemos a crear criterios complejos que permitan acotar los resultados, de manera que se puedan visualizar solamente los datos que cumplan con dichos criterios. Para Para finalizar, zar, aprenderemos a recopilar recopilar datos vía e-mail.

ORDEN PERSONALIZADO Existen Existen infinidad de funciones funciones en Access Access 2007, que obtienen obtienen diferentes diferentes resultados resultados,, y cada una de ellas posee una sintaxis que debe respetarse. respetarse. Por ejemplo, ejemplo, Access 2007 permite ordenar datos de forma personalizada desde la vista Hoja de datos con la función SiInm que posibilit posibilitaa obtener obtener un resultado resultado con

















































Ordenar registros

Existe la posibilidad de que el orden que deseamos aplicar no sea estrictamente alfabético o numérico

• Deben existir tantos paréntesis abiertos como cerrados para tener coherencia en la sentencia. Para que la función ordene los datos, datos, debemos asignarle un valor_verdad valor_verdadero ero a cada registro y, y, luego, luego, indicar el orden ascendente, ascendente, por ejemplo, ejemplo, SiInm([Día de la semana]=”Lunes”;1;SiInm([Día de la semana]=”Martes”;2;SiInm([Día de la semana] =”Miércoles”;3;SiInm([Día de la semana]=

















































4.Manejo de datos

PASO A PASO /1 /1 Orden personalizado de registros 1

















































Ordenar registros


3

















































4.Manejo de datos

Filtros Una muy buena forma de clasificar los datos es filtrarlos trarlos.. Mediante Mediante la aplicación aplicación de filtros, filtros, logramos logramos clasificar datos con uno o varios criterios (según lo que especif especifiquemos iquemos). ). De esta esta forma, forma, visualizaremos visualizaremos únicamente los datos que cumplan con los criterios especificados especificados,, y esto nos permitirá permitirá disponer disponer fácil y rápidamente de la información que necesitamos.

















































Filtros

GUÍA VISUAL /1 Filtrar registros 2 1

3



















































4.Manejo de datos

















































Filtros

















































4.Manejo de datos

Cada vez que seleccionamos

















































Filtros

FIGURA 6.

















































4.Manejo de datos

orden ar: aplica • Aplicar filtro u ordenar aplica el filt filtro ro persona personalizad lizadoo actual Su función función es la misma

En la actualidad, actualidad, se ha incorporado incorporado a la vida diaria diaria el uso habitual de mensajes de correo electrónico,

















































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































5.Relaciones entre tablas

Luego de obtener el diseño deseado en el informe, debemos debemos guar guardar darlo lo.. Para Para ello ello,, pulsamos pulsamos el el botón botón barraa de acces accesoo rápido rápido,, y luego luego Guardar, de la barr la combinación de teclas CONTROL+S, o sim simpplelemente cerramos la pestaña y Access nos preguntará si deseamos guardarlo. Para Para lograr la impresión de esta información, información, debemos desplegar las opciones del Botón de Office y elegir la opción Imprimir. Se mostrar mostraráá el cuadro cuadro de diálogo que podemos ver en la Figura 8. 8. En la opción Número de copias, tenemos tenemos que que indicar la cantidad de veces que deseamos imprimir

el informe informe.. Para Para iniciar iniciar la impre impresión sión,, pulsamos pulsamos el botón Aceptar. Debemos Debemos tener tener en cuenta cuenta que, que, para para realizar realizar el proces procesoo de forma forma correcta, correcta, la impresora impresora necesita estar conectada conectada a la PC, encendida y con papel disponible.

FIGURA 8. Si tenemos varias impresoras instaladas, debemos desplegar la lista Nombre y seleccionar la que se encuentre conectada a la PC en el momento de la impresión.

¿ES POS POSIBLE IBLE IMPR IMPRIM IMIR IR SIN GUARD UARDAR AR EL INFO INFOR RME?











































Tr a b a j a r c o n r e l a c i o n e s

En la opción

Número de copias, tenemos que indicar la cantidad de veces que deseamos imprimir el informe PROPIEDADES DE LOS INFORMES DE RELACIONES

tener en cuenta que el objeto no debe estar abierto, simplemente debe estar seleccionado en el Panel. Las propiedades de un informe de relación incluyen la fecha de creación, la fecha de la última modificación, el nombre del propietario y una descripción del contenido del informe. informe . Si bien bien esto último último es opcional, recomendamos recomendamos escribir escribir un breve texto que nos dé una referencia de la información almacenada en él, ya que nos puede puede servir para identificar su contenido sin necesidad de abrirlo abrirlo,, solament solamentee bastará bastará con visuali visualizar zar las propiedades (Figura (Figura 9). 9 ).

Al igual que el resto de los elementos de una base de datos datos,, a los informes informes de relaciones relaciones podemos guardarlos con el botón Guardar de la barra de acceso rápido y escribiendo el nombre deseado. Al guardar el informe, éste se mostrará en el Panel de Exploración y se creará creará,, tambié también, n, un grupo grupo de propiedades propiedades particulares particulares,, que podemos visualizar si hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre el informe en el Panel de Exploración y elegimos la opción Propiedades. Otra forma de acceder a las propiedades de un objeto existente en el Panel de Exploración es seleccionarlo y pulsar el botón Hoja de propiedades de la ficha Herramientas de base de datos. Debe Debemos mos

RESUMEN

FIGURA 9. Para salir del cuadro, debemos pulsar el botón Aceptar o Cancelar. Si hemos escrito una descripción, tenemos que pulsar el botón Aceptar para almacenarla.











































5.Relaciones entre tablas

Multiple choice 1

¿Cuál de las siguientes

4

¿Cuál de las siguientes opciones

propiedades no incluyen las propiedades

incluye un nombre de la base de datos

de un informe de relación?

y la fecha en la que fue creado?

a- Datos del autor.

a- Modificar relaciones.

b- Fecha de la última modificación.

b- Mostrar relaciones directas.

c- Nombre del propietario.

c- Mostrar todas las relaciones.

d- Descripción del contenido del informe.

d- Informe de relación.

2

¿Cómo se denomina el campo especial

5


de las tablas, que sirve para crear

permite visualizar solamente las relaciones

relaciones entre ellas?

en las cuales participa la tabla seleccionada?

a- Campo fundamental.


b- Campo principal.


c- Clave fundamental.


d- Clave principal.


3 ¿Con qué recurso

6


se identifican las relaciones?

posibilita visualizar todas las relaciones?

a- Con un color.


b- Con un icono.


c- Con otra tipografía.


d- Ninguna de las anteriores.


. x - 6 , x - 5 , x - 4 , b - 3 , d - 2 , a - 1 : s a t s e u p s e R











































Capítulo 6 Formularios

En este capítu capítulo lo,, aprende aprenderem remos os a crearlos e identificar su estructura











































6.Formularios

Formularios En este este capítul capítulo, o, aprenderem aprenderemos os a crear otro elemento elemento important importantee de una base base de datos: datos: los Formularios . Grac Gracia iass a su su for forma mato to,, perm permititen en visualizar y presentar los datos almacenados en tablas o consultas de forma atractiva ya que, si bien la función principal de Access es manejar informació información, n, la manera manera en que la presen presentemos temos también es muy muy importante, importante, para obtener obtener de ella su máximo máximo provecho provecho.. Además, Además, veremos cómo crearlos de forma manual o automática porque Access ofrece la posibilidad de hacerlo de ambas maneras.

Creación de formularios Para la creación de de formularios, en primera instancia, debemos tener muy claro lo que deseamos mostrar y la forma en la cual queremos visualizar la información. Tengamos Tengamos en cuenta que que la realización de los

formularios tiene como objetivo trabajar con los registros para ver o modificar los datos de una tabla o consulta. Este elemento clave clave de las bases bases de datos ofrece la posibilidad de manipular los datos y darles mayor atractivo atractivo visual, a través de diseños predefinidos o mediante la personalización de sus elementos en cuanto a formas y colores. En este apartado, apartado, centraremos centraremos nuestra nuestra atención en la creación creación de los formu formular larios ios,, elementos que que se complementan con las tablas y las consultas ya que permiten realizar realizar operaciones operaciones sobre los los datos, datos, permitiendo ingresar nuevos registros registros,, buscar datos, datos, filtrarlos, trarlos, modificarlos modificarlos o eliminarlos. Además, Además, son una vía de acceso a la información que que resulta resulta atrac atractiv tiva, a, por lo tanto tanto,, será más más agradab agradable le para los usuarios utilizar estos elementos cuando necesiten acceder a la información almacenada en las tablas o en las consultas de la base de datos. Para Para trabajar trabajar con formularios, formularios, debemos ingresar ingresar en la ficha Crear y utilizar las opciones del apartado Formularios (Guía Visual 1 ).

Gracias a su formato, permiten visualizar y presentar los datos













































Creación de formularios

GUÍA VISUAL /1 Apartado Formularios

3

4

1 5

2 7 6

1

encuentre seleccionada en Formulario : crea un formulario basado en la tabla o consulta que se encuentre el Panel de Exploración , con un diseño predeterminado. predeterminado.

2

del elemento seleccionado seleccionado en el Panel de ExploraFormulario dividido : crea un formulario del muestra, a, en la parte parte inferior inferior,, la hoja de datos datos y, y, en la superior superior,, el formulari formulario. o. ción, el cual muestr

3

formulario. Gráfico dinámico : permite crear un gráfico dinámico de un formulario.

4

ingresa a la vista Diseño de un nuevo formulario vacío con acceDiseño del formulario : ingresa so a los elementos que podemos podemos insertarle insertarle..

5

formulario completame completamente nte vacío en la vista Formulario . Formulario en blanco : crea un formulario

6

lista con 4 opciones opciones para la creación de un nuevo formulario: Más formularios formularios : posee una lista Asiste Asistente nte para para formul formular arios ios , Hoja de datos , Cuadro de diálogo modal y Tabla dinámica .













































6.Formularios

FORMULARIOS EXPRESS Una de las formas más rápidas para crear formularios es a través del botón Formulario, del apart apartado ado Formularios, de la la ficha ficha Crear. Este método método es es el más veloz (por ello lo denominamos express) y permite crear formularios con base en tablas o consultas seleccionadas en el Panel de Exploración. Por lo tanto, tanto, para crear crear un formulario express, express, simplemente debemos elegir previamente la tabla o consulta de selección deseada en el Panel de Exploración (Figura 1 ). Una vez que pulsamos el botón Formulario,Access muestra una nueva pestaña con el contenido del elemento seleccionado seleccionado en formato de formulario formulario.. Se genera, genera, entonces entonces,, el llamado llamado Formulario express, basado basado en un diseño diseño predeterm predeterminad inadoo ( Figura 2 ). La nueva pestaña del formulario express muestra los datos en la vista Presentación, la cual cual permite permite

FIGURA 1. Seleccionamos la tabla

visualizar todos los datos y también modificar el diseño del formulario. formulario. Para Para acceder a todos los datos incluidos incluidos en la tabla o consulta consulta de origen, debemos pulsar el botón Siguiente de la parte inferior de la pestaña, en la cual se encuentra encuentra una pequeña barra barra de búsque búsqueda da de datos datos ( Figura 3 ). Por otra otra parte, parte, los formularios formularios se componen de de las relaciones existentes en la base base de datos. datos. Si el formulario se origina de una tabla relacionada del tipo uno a varios y dicha tabla posee la parte varios, esos múltiples datos que la tabla tiene asociada se muestran muestran en una hoja de datos, datos, en la parte inferior inferior de cada cada registro registro de de la tabla. tabla. De esta manera, manera, visualizamos todos los registros de esa tabla y, a su vez, vez, todos aquellos aquellos que que le competen competen,, debido debido a la relación existente previamente. En la imagen de la Figura 4 vemos que existe una hoja de datos incluida dentro del formulario,














































FIGURA 2. Los formularios express permiten acceder a todos los registros de una tabla o consulta, pero muestran solamente uno a la vez.

FIGURA 3. El botón Siguiente registro permite visualizar uno a uno todos los registros del elemento original.

por lo tanto, tanto, para visualizar visualizar el resto de los registros registros de la tabla original debemos utilizar el botón Siguiente registro del formulario. Pero ero, par para visualizar los datos relacionados correspondientes al

Al crearse una nueva nueva pestaña de formulario, formulario, ésta muestra el nombre del elemento sobre el cual fue creado creado.. Sin embargo embargo,, no se encue encuentr ntraa guarda guardado do.. Para guardarlo, debemos presionar el botón Guardar,













































6.Formularios

FIGURA 4. La hoja de datos incluida en el formulario permite desplazarse por los registros relacionados a través del botón Siguiente registro.

Por otro lado, lado, para abrir formularios formularios guardados, guardados, debemos hacer doble clic sobre su icono en el Panel de Exploración, al igual igual que con el resto de de los elementos elementos.. Es important importantee destacar destacar que, que, cada vez que abrimos un formulario, formulario, los datos se actualizan con base en la tabla o consulta sobre la cual fue realizado. Esto significa significa que, que, si la tabla o consulta consulta ha sufrido sufrido modificaciones desde la última vez que se abrió el formulario formulario,, al abrirlo otra otra vez, se mostrarán mostrarán los nuevos

FORMULARIOS CON ASISTENTE Hasta el momento momento,, hemos aprendid aprendidoo a crear formularios mularios express, express, sin embargo embargo,, existe otra forma de llevarlos a cabo: hacer uso de de un asistente. asistente. Un asistente es una pequeña aplicación que nos guía en el proceso de creación a través de determinados pasos, en los que debemos definir la información que deseamos mostrar en el nuevo formulario por crear. Cada paso del asistente requiere de nuestra aproba-














































PASO A PASO /1 /1 Crear formularios a través de un asistente 1

formularios, Despliegue las opciones del botón Más formularios del apartado Formularios , de la la ficha ficha Crear.

2















































6.Formularios


3

Despliegue la lista Tablas/Consultas para seleccionar la tabla o consulta que contiene

















































5

Elija la distribución que desee Al hacer clic sobre cada una de ellas, se mostrará















































6.Formularios


7

Escriba el nombre que desee asignarle al formulario en la opción
















































Luego de completar todos los pasos anteriormente mencionados, mencionados, Access creará creará un formulario nuevo, nuevo, el cual mostrará los datos que contiene cada registro. La forma en que aparezcan dichos datos dependerá de la distribución y del diseño elegido. elegido. Por ello, ello, tenemos la posibilidad de ver de a un registro a la vez o varios en simultáneo. Debemos considerar que, al crear formularios que tienen imágenes asociadas en algún campo de la tabla o consulta de tipo OLE, éstas se mostrarán mostrarán si son .BMP .BMP (mapa de bits bits de Windows). Windows). De lo contrario contrario,, se presentará el nombre del archivo y no la imagen ( Figura 5).

Cuand Cuandoo el form formato ato no es es .BMP .BMP y, por lo tant tantoo, se muestra el nombre del archivo en lugar de la imagen, debemos activar activar el contenido para visualizarla: visualizarla: hacemos un clic derecho sobre el nombre y seleccionamos la opción Objeto de paquete.















































6.Formularios

Finalmente Finalmente,, elegimos elegimos la opción Activar contenido (Figura 6). Cuando activamos activamos el contenido contenido de un registro que tiene tiene asociada asociada una imagen, imagen, se abre una nueva ventana que nos lo muestra. Sin embargo, embargo, dependiendo dependiendo del origen de la imagen, imagen, puede aparecer un pequeño cuadro de diálogo que solicita nuestra aprobación para abrir el contenido asociado asociado.. Esto sucede sucede debido debido a que que la imagen imagen probablemente no sea segura para nuestra base de datos, datos, si proviene proviene de Internet. Para Para activar activar (es decir, decir,

mostrar mostrar)) el contenido contenido,, debemos debemos pulsar pulsar el botón botón Abrir Abr ir, del cuadro cuadro de de diálogo diálogo emerge emergente nte.. Luego Luego de confirmar la apertura apertura del archivo asociado, asociado, se abrirá una nueva nueva ventana ventana que que contiene contiene la imagen. Esta ventana es completamente independiente del entorno de Access, Access, por lo tanto tanto,, tenemos tenemos la posibi posibilida lidadd de cerrarla cerrarla o dejarla abierta, abierta, sin importar el el estado de ventana ventana de de la base base de datos datos.. Podemos tener control sobre el visor de la imagen con los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar, de su prop propia ia barra de título ( Figura 7 ).

















































Datos en formularios

FIGURA 7.

















































6.Formularios

GUÍA VISUAL /2 Manipulación de datos

1

2

3

4

5

6


















































PASO A PASO /2 /2 Eliminar registros con formularios 1

















































6.Formularios


3


















































La inserción de nuevos registros en tablas o consultas es otra de las opciones que brinda el trabajo con formularios



















































6.Formularios

PASO A PASO /3 /3 Agregar registros utilizando formularios


















































Luego de completar completar los datos datos solicitados, solicitados, el nuevo registro quedará incorporado en la tabla de origen y

que pueden pueden quedar campos campos vacíos vacíos en la tabla, si no están incluidos en el diseño del formulario ( Figura 8).

















































6.Formularios

Controles

Estas expresiones expresiones pueden pueden ser simples, simples, como la suma de datos, datos, o complejas complejas como sucede sucede al incorp incorpora orarr

















































Controles de formularios

Otro elemento que compone los formularios son los denominados cuadros de texto los cuales cuales permipermi-

lista lis ta desplegable desplegable para para que el usuario usuario pueda pueda elegir elegir el elemento elemento que desee de la lista predeterminada. predeterminada. Si se-

















































6.Formularios

de desplazamiento cuando el contenido ingresado supera el tamaño del cuadro ( Figura 12).

Por último, último, encontramos encontramos unos elementos posibles de visualizar visualizar o insertar insertar en los formularios: formularios: los marcos

















































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































7.Informes y etiquetas


5

Escriba el caracter # en la propiedad Formato, de la la persiana persiana Hoja de propiedades.

6











































Preparar la impresión de datos

Tengamos en cuenta que, que, al seleccionar una orientación, estamos configurando configurando su apariencia apariencia en la impresión del informe y no su visualización en pantalla. pantalla. Es decir que no veremos veremos cambios en el diseño porque la orientación hace referencia a la hoja y no a su contenido.

OPCIONES DE IMPRESIÓN Para finalizar la configuración de la impresión de informes, debemos establecer ciertas características y, y, dentro dentro de ellas, ellas, se encuentra encuentrann los tamaños de los márgenes márgenes.. Cada informe tiene cuatro: cuatro: Superior, Superior , Inferior, Inferior, Izquierdo y Derecho, Derecho, que representan representan la distancia entre el borde de la hoja y el contenido

que será impreso. impreso. Microsoft Access 2007 posee una lista con tres tipos de valores predeterminados para cada una de ellas. ellas. Para Para seleccionar seleccionar uno debemos debemos desplegar las opciones del botón Márgenes, de la la fificha Configurar página (Figura 21). 21).

FIGURA 21. Los tipos de márgenes Normal, Ancho y Estrecho poseen valores definidos para los cuatro márgenes del informe.

ALINE INEACIÓN DE LOS CU CUA ADROS DE TEXTO












































Además de establecer los márgenes, disponemos de tres opciones más para configurar la impresión Observemos que cada una de estas opciones tiene ciertos valores para cada uno de los márgenes del informe. forme. Sin embargo embargo,, podemos podemos modificar modificarlos los para para que que sean más personalizadas. personalizadas. Para Para ello, ello, debemos pulsar pulsar el botón Configurar página y, desd desdee allí, allí, se abr abrir iráá el cuadro Configurar página (Figura 22). 22 ).

• Imprimir sólo los datos: si activ activamos amos esta esta casilla, Access realizará solamente la impresión de los datos datos,, sin tener tener en cuenta cuenta las seccion secciones es de encabezado y pie del informe. • Columnas: al pulsar este este botón botón se abre el el cuadro de diálogo Configurar página y se muestra la ficha Columnas (Guía Guía Visu Visual al 2). 2).

Como vemos, vemos, en este mismo cuadro cuadro podemos estaestablecer los márgenes: escribimos los valores valores deseados en las casillas Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Sobre la derecha derecha del del cuadro, cuadro, veremos veremos una previsualización de los datos que introducimos en dichas casillas. casillas. Para Para finalizar, finalizar, presionamos presionamos Acepta Aceptar r. Además de establecer establecer los márgenes, márgenes, disponemos de tres opciones opciones más para configurar la impresión, impresión, que se encuentran en la ficha Configurar página: • Mostrar márgenes: cuando cuando esta esta casi casilla lla se encuentra encuentra desactivada, desactivada, no se mostrarán mostrarán los márgenes ni en la impresión, impresión, ni las vistas del informe. informe.

PREP PREPAR ARAR ARSE SE PARA PARA LA IMPR IMPRES ESIÓ IÓN N

FIGURA 22. Para configurar los márgenes deseados, tenemos que visualizar la ficha Opciones de impresión.











































Preparar la impresión de datos

GUÍA VISUAL /2 Opciones de la ficha Columnas

1 2 3 4 5 6

1

Número de columnas : aquí, debemos

indicar indicar la cantidad de columnas en las que se se imprimirán

los registros registros.. De forma forma predetermin predeterminada, ada, se presenta presenta una sola, sola, sin embargo embargo,, podemos podemos modificar modificar este número para dividirlos en la cantidad de columnas deseadas 2

Espacio entre filas : con

.

esta opción, opción, señalamos señalamos la cantidad cantidad de centímetros centímetros que separasepara-

rán cada fila de registros en la/s columnas. 3

Espacio entre columnas :

cuando indicam indicamos os más de de una columna, columna, se activa activa esta opción, opción,

que permite elegir el espacio entre ellas. 4

Tamaño de columna :

las opciones opciones de de este apartado apartado se refieren refieren a las dimens dimensiones iones de de las columcolum-

nas. Ancho: posibilita establecer la cantidad de centímetros que le corresponderán al ancho de cada columna. Alto: aquí, señalamos señalamos el alto que tendrán. tendrán. 5

Igual que en detalle : si

activamos activamos esta esta casilla, casilla, los valores valores de de Ancho y Alto se adaptarán

a la sección Detalle del informe . 6

permite indicar la forma en que se distribuirán los registros registros en las colum-












































Una vez que elegimos las opciones opciones deseadas deseadas,, estamos listos para realizar la impresión del informe con el botón Imprimir de la barra barra de acceso acceso rápido, rápido, o al desplegar las opciones del Botón de Office y seleccionar la opción Imprimir.

Las etiquetas En esta sección, sección, aprenderemo aprenderemoss a crear etiquetas. etiquetas. Las etiquetas son informes que permiten realizar la impresión presión de datos almacenados almacenados en formulario formularios, s, de forma repetida repetida y sistemática, sistemática, permitiendo permitiendo elegir elegir el

tamaño tamaño,, la orientació orientaciónn y los colores colores deseados deseados.. Para Para comenzar la creación de informes con formato de etiquetas, etiquetas, primero debemos debemos seleccionar seleccionar el elemento deseado en el Panel de Exploración, el cual cual nos nos servirá de base para crear las etiquetas. etiquetas. Después, Después, seguimos el Paso a paso 2. 2. Luego, Luego, Access Access mostra mostrará rá el el informe de etiquetas en la vista Preliminar. La creación de etiquetas supone la impresión rápida de datos y suele utilizarse para imprimir nombres, bres, direccion direcciones es y telé teléfono fonos, s, de tal forma forma que que permitan permitan ident identifica ificarr personas personas.. Sin embargo embargo,, cada usuario le dará el uso que necesite para su caso en particular (Figura (Figura 23). 23 ).

FIGURA 23. En este ejemplo, se ha creado un informe de etiquetas que muestra el nombre y apellido de cada empleado.

¿CU CUÁL ÁL ES LA ORIEN RIENTTACIÓ ACIÓN N COR CORRECT RECTA A?













































Las etiquetas

PASO A PASO /2 /2 Crear etiquetas 1

Ingrese en la ficha Crear y haga clic sobre el botón Etiquetas, del aparta apartado do Informes.

2















































3

Seleccione la fuente, fuente, el color y el tamaño que desee para el texto de las etiquetas y active/desactive las opciones Cursiva y Subrayado. Para continuar continuar,, pulse Siguiente.

4













































Las etiquetas


5

Seleccione el/los campos en los cuales se basará el orden de las etiquetas: pulse el botón que tiene el signo >. Para Para continuar continuar,, haga clic clic sobre sobre Siguiente .

6














































Multiple choice 1 ¿Qué opción de la ficha columnas nos permite que los valores de Ancho y Alto se adapten a la sección Detalle del informe? a- Número de columnas. b- Diseño en columna. c- Igual que en detalle. d- Espacio entre columnas.

2 ¿Qué opción permite indicar la forma en que se distribuirán los registros en las columnas? a- Número de columnas. b- Diseño en columna. c- Igual que en detalle. d- Espacio entre columnas.

3 ¿Cuál de las siguientes vistas posibilita acceder a los controles que conforman el informe y a los datos en forma simultánea?

4

¿Cuál de las siguientes opciones permite acceder a todos los controles del informe para modificar su diseño? a- Vista Informes. b- Vista Preliminar. c- Vista Presentación. d- Vista Diseño.

5

¿Cómo se llama la distribución en que los datos se muestran en diferente fila con respecto al campo que se utiliza como nivel de agrupamiento diferenciado? a- En pasos. b- Bloque. c- Esquema. d- Ninguna de las anteriores.

6

¿Cómo se llama la distribución en que los datos se muestran en el mismo nivel?













































Capítulo 8 Consultas de selección















































8.Consultas de selección

Consultas de selección En este capítulo capítulo,, aprenderemo aprenderemoss a crear otro elemento fundamental en el trabajo con bases de datos: tos: las las Consultas . Estos elementos elementos son son de gran gran utilidad, ya que permiten permiten realizar diferentes operaciones con los datos almacenados en una o varias tablas de la base de datos. datos. Teniendo Teniendo en cuenta lo anterior, anterior, aprenderemos a identificar las consultas de selecc selección ión,, a crearl crearlas as,, modifi modificar carlas las,, asigna asignarle rless criterios y visualizar sus resultados.

¿Qué es

utilizarlos para llevar a cabo operaciones como la visualización o la realización de cálculos. Llamaremos cálculo a toda operación que se efectúe por medio de operadores lógicos tales como sumar, sumar, restar, restar, multiplicar multiplicar o dividir. dividir. Por ejemplo, ejemplo, podemos calcular sueldos sobre la base de horas trabajadas y precio por hora, la sintaxis sería así: así: [Horas [Horas trabaj trabajada adas]* s]*[Pr [Preci ecio o por hora] hora]. A través de distintos tipos tipos de cálculos, cálculos, obtenemos diferentes valores que no están escritos actualmente en las las tablas, tablas, sino que se se calculan. calculan. Sin embargo, debemos comprender comprender que no todas las consultas consultas permiten permiten realizar realizar cálculos cálculos.. Por Por ello, ello, en la siguiente siguiente sección, conoceremos cuáles son los diversos tipos de consultas que existen y cuál es la utilidad que















































¿Qué es una consulta?

Llamaremos cálculo a toda operación que se efectúe por medio de operadores lógicos tales como sumar, restar, multiplicar o dividir TIPOS DE CONSULTAS Existen distintos tipos de consultas que permiten seleccionar datos y las podemos clasificar en dos grupos: consultas de selección y consultas de acción . Las consultas de selección son aquellas que posibilitan la elección elección de un conjunto conjunto de registros con

Por otra otra parte, parte, las consult consultas as de de acció acciónn son aquellas aquellas que, que, además además de permitir permitir la selección selección de datos datos,, posibilitan efectuar operaciones operaciones sobre éstos, con el objetivo de obtener resultados que modifiquen la información o estructura de la base de datos. • Consultas de creación de tablas : perm permititen en crear nuevas tablas con base en el contenido de otras. otras. El contenido contenido de las las nuevas nuevas puede incluir parcial o completamente el contenido de otra tabla. • Consultas de referencias cruzadas : posib posibililita itann realizar cálculos con los datos existentes en las tablas. tablas. Se pueden llevar a cabo cálculos de totales, con base en los valores de un cierto campo, agrupándolos tanto en columnas como en filas. • Consultas de datos anexados : permiten agregar datos datos en tablas existentes Debe existir
















































forma automática. automática. Esto evita pérdidas pérdidas de tiempo en la modificación de los datos y disminuye la probabilidad de errores en la escritura de algún valor. En este capítulo, capítulo, centraremos centraremos nuestra nuestra atención en en las consultas de selección.

DISEÑO DE CONSULTAS Las consultas se pueden crear manualmente o con un asistente. asistente. Para Para comenzar a trabajar trabajar con consultas, aprenderemos aprenderemos a hacerlo hacerlo en forma forma manual, manual, a travista Diseño Diseño. La vista Diseño vés de la llamada vista de una consulta es la que permite establecer su estructura, tructura, indicando indicando cuáles son las tablas que poseen poseen los datos que vamos a seleccionar, seleccionar, así como también el/los criterios que utilizaremos para filtrar los datos.

Al pulsar el botón Diseño de consulta, se mue muesstra el cuadro Mostrar tabla. Allí, Allí, debemo debemoss hacer hacer doble clic sobre la/s tablas que contienen los datos que deseamos consultar consultar, para agregarlas agregarlas a la pestaña de la consulta. A medida que agregamos tablas, tablas, las vamos visualizando en la pestaña de la consulta. Luego de ingresar la/s la/s tablas deseadas, deseadas, pulsamos el botón Cerrar, del cuadro cuadro de diálogo ( Figura 2).

Agregar campos en las consultas Después de agregar las tablas al diseño de la consulta, debemos indicar indicar cuáles cuáles son los campos campos que participarán participarán en la selección de datos. datos. Es posible añadir desde uno hasta todos los campos de la/s tablas que hemos agregado agregado.. En la fila Campo, irán todos todos los campos que participarán de la consulta.
















































necesitaremos necesitaremos son los siguientes: siguientes: Nombre, Nombre, Apellido Apellido e Id. Id. Empl Emplea eado do,, ya que que son los únicos que contienen la información que deseamos seleccionar. Para Para poner los campos en cada columna de la grilla, podemos podemos desplegar desplegar la lista Campo y seleccionar el deseado, deseado, o hacer doble clic sobre el que queremos, en la ventana ventana de la tabla tabla que corresponda. corresponda. Muchas veces, veces, sucederá que el nombre de de algún campo sea sea más ancho ancho que la columna. columna. Por eso, Access permite modificar el ancho de las columnas de la grilla, ya sea manual manual o automáticamente. automáticamente.

Para Para ajustarla ajustarla manualmente, manualmente, debemos hacer clic sostenido desde el borde derecho superior hasta la nueva posición (ya sea para aumentar o reducir el tamaño). tamaño). Para Para ajustarla ajustarla automát automáticam icamente ente,, debedebemos hacer doble clic sobre dicho dicho borde, borde, y Access aumentará o disminuirá el ancho de la columna, depend dependien iendo do de de su conten contenido ido ( Figura 3). La segunda fila de la grilla es la fila Tabla, la cual cual muestra automáticamente el nombre de la tabla que contiene el campo elegido en cada columna y no es posible posible modificarlo modificarlo,, ya que lo presenta presenta de forma predeterminada.
















































El criterio de selección es uno de los campos más importantes de una consulta

Para Para cambiarlo, cambiarlo, habría que modificar el nombre de la tabla directamente (la grilla muestra el nombre actual de la tabla). tabla). En este ejemplo, ejemplo, todos los los campos campos derivan de la misma tabla. Mediante la tercera fila de la la grilla, la fila Orden, podemos indicar que los datos resultantes de la

con los valores que que deseamos ordenar. ordenar. Para Para ello, desplegamos el menú de la celda correspondiente a la fila Orden y seleccionamos la opción deseada (Ascendente o Descendente). Por ejemplo ejemplo,, si queremos que que los datos de los empleados que posean número de identificación mayor a 5 se muestren ordenados de forma descendente según su apellido apellido,, debemos indicar indicar el orden orden en la columna que contiene el campo Apellido ( Figura 4).


















































la consult consulta. a. Para Para ello, ello, utilizar utilizaremos emos la fila fila Mostrar, de la grilla. Esta fila posee una casilla de verificación verificación en cada columna, que podemos activar activar o desactivar. desactivar. Cuando la casilla correspondiente a un campo se encuentra encuentra activada, significa que dicho dicho campo se mostrará mostrará en el resultado de la consulta, de lo contrario, rio, no. no. En nuestro nuestro ejemplo ejemplo,, vamos vamos a desac desactiv tivar ar la casilla correspondiente correspondiente al campo Id.E Id.Empl mplead eadoo ya que, que, aunque lo necesitemos necesitemos en el diseño para para esta-

CRITERIOS DE SELECCIÓN El criterio de selección es uno de los campos más importantes de una consulta porque permite establecer una o varias condiciones que deben cumplir los registros para ser visualizados en el resultado de la consulta. consulta. Es decir que, que, si aplicamos aplicamos criterio criterioss de selecselección, solamente solamente se mostrarán mostrarán como resultad resultadoo de la consulta aquellos registros que cumplan con las condiciones diciones especificadas. especificadas.En En este ejemplo, ejemplo, visualizarem visualizaremos os


















































Debemos tener en cuenta que es posible asignar más de un criterio de selección selección en cada consulta. consulta. Los resultados que se mostrarán son solamente aquellos que cumplan con todos y cada uno de los criterios indicados. indicados. Es decir que deben cumplir cumplir con absolutamente todas las condiciones impuestas para que podamos verlos en el resultado. Hay criterios que pueden tener sintaxis más com-

Access también nos ofrece la posibilidad de seleccio-


















































Hay criterios que pueden tener sintaxis más complejas, dependiendo de los datos que se deseen seleccionar Por otro lado, lado, los criterios también posibilitan posibilitan selec-

visualizar las ventas realizadas después del 21 de noviembre viembre de 2009, tenemos tenemos que escribir la siguiente exFecha a de presión en la fila Criterios de la columna Fech la ven venta ta: >#21/11/2009#. En cambi cambio, o, si deseam deseamos os que los resultados muestren los registros de varias fechas, fechas, debemos incluirlas incluirlas con la expresión expresión In y separarlas separarlas por comas. comas. De este modo, modo, Access reconoreconocerá cada fecha por separado y podrá compararlas con los registros existentes en el campo de tipo


















































GUARDAR CONSULTAS Para Para visualizar los resultados resultados de una consulta, no es necesario guardarla previamente. previamente. Sin embargo embargo,, para conservarla conservarla y poder utilizarla más adelante adelante,, sí debemos hacer hacerlo lo.. Para Para guard guardar ar una una consult consulta, a, tenemos tenemos que pulsar el botón Guardar, de la barra barra de de acceso acceso rápido rápido,, o presiona presionarr la combinac combinación ión de teclas teclas CONTROL+S.Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debemos indicar el nombre que deseamos asignarle a

forma,por forma, por lo tanto,analiz tanto, analizaremos aremos las distintas distintas maneras maneras de hacerlo, sin importar si ya se encuentra guardada o no, no, y sin importar importar de qué tipo sea ésta. ésta.

VISTA HOJA DE DATOS De igual forma que en las tablas, tablas, las consultas poseen la vista Hoja de datos, a la cual podemo podemoss acceder al desplegar las opciones del botón Ver, de la ficha Diseño (Figura 8).

















































Ejecución y resultados

FIGURA 8. En la vista Hoja de datos ,

veremos los registros que cumplen con los criterios




















































FORMAS DE EJECUTAR CONSULTAS Todos los tipos de consulta, pueden ejecutarse de

Panel el de Para ejecutar una consulta desde el Pan Exploración no es necesario necesario que ésta se encuenencuen-

















































Ejecución y resultados


















































Multiple choice









































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































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