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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
ACTIVIDAD FINAL
2014
TABLA DE CONTENIDO
REFLEXIÓN REALIZADA ACERCA DEL VIDEO ACUERDO 060___________________________________1
MENCIONE 5 IDEAS CLAVES POR CADA UNA DE LAS LECTURAS REALIZADAS EN LA ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN________________________________________________________________2
INFORMACIÓN RECOPILADA DE LA EMPRESA QUE PODÍA SER SU PROPIO LUGAR DE TRABAJO O UNA ENTIDAD CERCANA QUE TUVIERA ACCESO O CONOCIERA ___________________________________3
1. REFLEXIÓN REALIZADA ACERCA DEL VIDEO ACUERDO 060
El acuerdo 060 de 2001 menciona que para una prestación adecuada de gestión documental tanto en empresas públicas como privadas se hace necesario establecer pautas para poder que se cumplan los principios estableciendo y los reglamentos necesarios, como normas reguladoras en el acceso y uso de los mensajes de datos, de igual manera con ello busca aumentar la competitividad del sector productivo, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
La numeración junto con la fecha y radicación es uno de los procedimientos importantes, ya que es aquí donde las entidades tanto públicas como privadas asignan el consecutivo a la correspondencia recibida mediante una constancia por medio de la fecha y la hora del momento en que se recibe, de esta manera se hace más oficial el recibido, después de que el documento es fechado se hace la radicación llenando un formato con la información más importante, cuando un documento necesita que se le dé respuesta se debe tener encueta el consecutivo y fecha ya que esta es una operación de control, después se hace la separación teniendo en cuenta que algunos documentos llevan un soporte anexo muy importante a la hora de dar salida a otro dependencia por lo que se debe separar el original de las copias para enviar de la mansera correcta.
2. MENCIONE 5 IDEAS CLAVES POR CADA UNA DE LAS LECTURAS REALIZADAS EN LA ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN. -
Identificar los tipos de información que maneja para clasificarla.
-
Identificar el ciclo de vida de la información según los tipos de información haciendo una revisión rigurosa
-
Identificar las necesidades de información por procesos según el tipo de archivo.
-
Registrar, controlar y almacenar la información producida en la empresa.
-
Almacenar la información contenida en los documentos según fecha y hora de llagada ordenando las unidades documentales que conforman cada serie y sub-series
3.
INFORMACIÓN RECOPILADA DE LA EMPRESA QUE PODÍA SER SU PROPIO LUGAR DE TRABAJO O UNA ENTIDAD CERCANA QUE TUVIERA ACCESO O CONOCIERA.
Proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento: Cuando tengo todos los documentos listos para archivar, lo primero que hago es ordenar las unidades documentales que conforman cada serie mediante el sistema, cronológico, Identifico cada unidad de las series documentales para archivar como cajas y paquetes con los siguientes datos: Unidad orgánica, Serie documental, Fecha y Número correlativo de la unidad de conservación.
4. COMUNICACIÓN INTERNA:
La comunicación se genera es interna ya que todos los documentos que se producen en mi oficina son de uso exclusivo de la empresa
5. PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO:
1. Allí se respeta el principio de procedencia y de origen orientando por la estructura original. 2. El responsable del archivo una vez realizada la transferencia de la documentación coloca de las unidades de archivamiento en la estantería o en el lugar más adecuado. 3. Allí mismo se determina la conservación de las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio físico que exista en el archivo. 4. Empleando el sistema de base de datos ingresa los datos de las series documentales debidamente codificadas incluyendo el número de código, para facilitar la búsqueda.
6. MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA INFORMACIÓN OBTENIDA EN ESTA ACTIVIDAD.
INICIO –Archivo de mi Oficina
Ordeno las Unidades Documentales que conforman cada serie
Identifico cada Unidad de Conservación
ARCHIVO CENTRAL
Allí ellos identifican y clasifican según las series documentales
Finalmente determinar la conservación de las unidades de acuerdo al espacio de llegada y al cuadro de retención documental.
Remito al archivo central
Coloco las unidades de Archivo de acuerdo al cuadro de clasificación
Colocan las unidades de archivos en las estanterías teniendo en cuenta los principios de gestión documental
7. LOS APORTES REALIZADOS EN EL FORO TEMÁTICO.
Una adecuada Gestión Documental dentro de una empresa al igual que tener un buen l desempeño profesional y es muy importante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la empresa en la que estemos trabajando y mucho más cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad en la mansera de archivar desde la producción del documento hasta su destinación final, es el conjunto de actividades relacionadas con la totalidad de todo el trabajo en gestión documental que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
