ANALISA SISTEM PEMBELIAN SPARE PART PADA PT. ASCO PRIMA MOBILINDO JAKARTA
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III (D.III) Disusun oleh :
1. MOH. FAQIH NUR F. 2. HALIM BUDI PUTRA 3.1. ZULFIKRI RIFAI
(12132303) (12135543) (12135038)
Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Tangerang 2015
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK
Kuliah Kerja Praktik ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode : Tahun Akademik 2015/2016 di Semester V
DOSEN PENASEHAT AKADEMIK
KELAS 12.5B.03
Bambang Eko Suprianto, M. Kom
43
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan rahmat-NYA, Sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini tepat waktu. Adapun penulisan judul laporan kami yaitu :
“ANALISA SISTEM PEMBELIAN SPARE PART PADA PT. ASCO PRIMA MOBILINDO JAKARTA”
Penulisan laporan kuliah kerja praktik ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktik pada program Diploma Tiga (D.III) jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informasi dan Komputer Bina Sarana Informatika. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini.
Kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dari semua pihak, maka penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik ini tidak dapat diselesaikan dengan baik. Untuk itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI. 2. Bapak Bambang Eko S. sebagai dosen pembimbing kuliah kerja praktek yang telah memberikan bimbingan, arahan, saran serta dukungan kepada kami dalam 3. 4. 5. 6.
menyelesaikan tugas ini. Staff / Karyawan / Dosen dilingkungan AMIK BSI. Bapak Budi Supriyanto selaku Workshop Head PT. ASCO Prima Mobilindo. Para Karyawan / Karyawati PT. ASCO Prima Mobilindo. Orang tua tercinta yang telah memberi dukungan, motivasi dan doanya kepada
43
kami. 7. Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan bantuannya dalam pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktik, khususnya kelas MI.5B. Serta semua pihak yang tidak mungkin kami sebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan laporan ini.
Kami menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu kami mohon kritik dan saran yang bersifat membangundemi kesempurnaan penulisan ini dimasa yang akan datang. Akhir kata semoga laporan ini dapat berguna bagi kami khususnya dan berguna para pembaca pada umumnya.
Tangerang, 4 Desember 2015
Penulis
43
DAFTAR ISI
Lembar Judul KKP............................................................................................ Lembar Persetujuan dan Pengesahan KKP........................................................
i ii
Kata Pengantar................................................................................................... Daftar Isi............................................................................................................ Daftar Simbol..................................................................................................... Daftar Tabel....................................................................................................... Daftar Gambar................................................................................................... Daftar Lampiran.................................................................................................
iii v vii viii ix x
BAB I
PENDAHULUAN........................................................................... 1 1.1. Umum................................................................................... 1.2. Maksud dan Tujuan.............................................................. 1.3. Metode Penelitian................................................................. 1.4. Ruang Lingkup..................................................................... 1.5. Sistematika Penulisan...........................................................
BAB II
LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem........................................................... 2.1.1. Pengertian Sistem................................................... 2.1.2. Karakteristik Sistem............................................... 2.1.3. Klasifikasi Sistem................................................... 2.2. Peralatan Pendukung ( Tools System)..................................
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN................................................... 3.1. Umum................................................................................... 3.2. Tinjauan Perusahaan............................................................ 3.2.1. Sejarah Perusahaan................................................. 3.2.2. Visi, Misi, dan Budaya Perusahaan........................ 3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsi.............................. 3.3. Prosedur Sistem Berjalan..................................................... 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan......................... 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan................................................ 3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan............................ 3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran............................ 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan.................................................. 3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan..................
43
3.7. 3.8. BAB IV
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran.................. Permasalahan Pokok............................................................ Pemecahan Masalah.............................................................
PENUTUP 4.1. Kesimpulan........................................................................... 4.2. Saran.....................................................................................
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ DAFTAR RIWAYAT HIDUP.......................................................................... SURAT KETERANGAN KKP / RISET........................................................... NILAI PRAKTIK KERJA LAPANGAN.......................................................... LAMPIRAN – LAMPIRAN..............................................................................
43
DAFTAR SIMBOL
Simbol Data Flow Diagram Kesatuan Luar (External Entity) Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.
Arus Data (Data Flow) Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data atau aliran data yang berjalan.
Proses (Process) Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.
Simpanan Data (Data Store) Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
43
DAFTAR TABEL
1. 2.
Tabel II.1 Notasi Tipe Data ……………………………………………. Tabel II.2 Notasi Struktur Data…………………………………………
43
DAFTAR GAMBAR
1. 2. 3. 4.
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. ASCO PRIMA MOBILINDO…. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan……………………… Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan……………………………. Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan…………………………..
43
DAFTAR LAMPIRAN
1. 2. 3. 4.
Lampiran 1 Packing List (PL) ………………………………………… Lampiran 2 Order Pembelian Suku Cadang (OPSC) …………………… Lampiran 3 Bank Keluaran (BK) ……………………………………. Lampiran 4 Surat Penerimaan Gudang (SPG) …………………………
BAB I
43
PENDAHULUAN
1
Umum Kemajuan teknologi pada zaman yang sudah serba modern ini berkembang
dengan pesat. Hal ini membuat setiap negara maupun individu harus dapat berfikir dengan cepat dalam sebuah persaingan agar lebih maju dari yang lainnya. Setiap orang seakan dituntut untuk mengetahui perkembangan informasi dan teknologi dari berbagai penjuru dunia secara cepat dan akurat. Seiring dengan semakin pentingnya informasi dan teknologi diseluruh dunia, maka harus diimbangi dengan sistem komunikasi yang memadai serta mendukung untuk menghubungkan satu negara dengan negara yang lainnya. Untuk pertama kalinya komputer hanya digunakan sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi dan intensitas dalam suatu pekerjaan. Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, tentu saja penggunaan komputer memegang peran yang sangat penting diberbagai bidang yang saling mendukung dalam aspek kehidupan. Namun pada kenyataannya masih banyak perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenai hubungan manajemen perusahaannya
dengan
sistem
komputer. Dengan
43
menggunakan
komputer,
perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi, sehingga mudah mencari kembali data yang diinginkan.
2
Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini adalah untuk
menerapkan ilmu yang penulis dapat selama perkuliahan dengan membahas Kuliah Kerja Praktik (KKP) yang berjudul “Analisa Sistem Pembelian Spare Part Pada PT. ASCO Prima Mobilindo, sehingga penulis dapat menjelaskan maksud dan manfaat dari laporan yang kami buat, antara lain: 1 Penulis mampu menerapkan ilmu yang didapat dalam perkuliahan dan 2
mempraktekkan pada permasalahan yang ada. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki
3
wawasan pengetahuan. Mengembangkan opini penulis untuk selalu percaya diri dengan kemampuan
4 5
diri sendiri dalam penulisan kuliah kerja praktik. Sebagai dharma bakti penulis kepada almamater AMIK BSI. Lebih meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan. Adapun tujuan dari penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah sebagai salah
satu syarat untuk memenuhi mata kuliah kerja praktik di Semester V pada Program Diploma III (D.III). 3
Metode Penelitian Dalam memperoleh pengumpulan data, penulis mengumpulkan data dengan
beberapa metode. Adapun metode penelitian dan pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:
43
1
Metode Pengamatan (Observation) Yaitu dimana penulis meneliti, mengamati bahkan melakukan secara langsung objek yang di teleti untuk pembuatan laporan kuliah kerja praktik ini.
2
Metode Wawancara (Interview) Yaitu penulis melakukan kegiatan tanya jawab pada pihak-pihak karyawan yang bersangkutan untuk mengumpulkan bahan yang berhubungan dengan pembuatan laporan kuliah kerja praktik ini.
3
Studi Pustaka Metode ini mengunpulkan data-data yang diperlukan dengan cara mencari referensi di buku-buku, artikel, majalah, atau file-file yang tentunya berhubungan dengan penulisan laporan ini.
4
Ruang Lingkup Penyajian dan analisa yang dilakukan berdasarkan data yang ada pada hasil
penelitian serta kegiatan praktek pada PT. ASCO Prima Mobilindo, maupun yang
43
terkait dalam masalah ini. penulis akan membatasi ruang lingkup penelitian pada masalah sistem pembelian spare part dan profil perusahaan. Ruang lingkup tersebut meliputi : 1 Sejarah PT. ASCO Prima Mobilindo 2 Struktur Organisasi PT. ASCO Prima Mobilindo 3 Prosedur Sistem Berjalan di bagian pembelian spare part mobil pada PT. 4 5
ASCO Prima Mobilindo Data Flow Diagram Sistematika Penulisan Sistematika dari penulisan laporan kuliah kerja praktik ini terdiri dari empat
bab. Tiap-tiap bab memuat uraian, rincian serta penjelasan masing-masing. Adapun gambaran sistematika penulisan laporan kuliah kerja praktik ini adalah sebagai berikut: BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini berisi tentang latar belakang (umum), maksud dan tujuan dari pembuatan laporan kuliah kerja praktik ini, metode penelitian yang dilakukan untuk mendapatkan data-data yang dibutujkan, ruang lingkup dan sistematika penulisan tiap-tiap bab.#
BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini akan menerangkan tentang konsep dasar dari sistem dan peralatan pendukung (tools system).
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
43
Pada bab ini akan menjelaskan tentang PT. ASCO Prima Mobilindo secara umum meliputi sejarah berdirinya, visi, misi, budaya perusahaan, struktur organisasi, diagram alir data sesuai prosedur sistem berjalan pada perusahaan. BAB IV
PENUTUP Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi PT. ASCO Prima Mobilindo dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan yang
menekankan kepada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
43
tertentu sedangkan pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1
Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel – variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu. Suatu system pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat hubungannya satu sama lainnya, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan
sistem
yang
lebih
menekankan
pada
prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Suatu Sistem menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Waren D. Stalling Jr ( HM Jogiyanto,Jogjakarta, 2005:1 ) adalah “Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur -prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
43
Sedangkan pengertian Sistem yang menekankan pada komponennya menurut Richard F.N ( HM Jogiyanto, Jogjakarta 2005:1 ) adalah “ kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda hanyalah cara pendekatannya. Pengertian Sistem menurut Norman H.Barish dalam bukunya SystemAnalyse for Effective Administrator ( Hadori Yunus, 1973:1-2 ) adalah “Alat dimana pegawai dari suatu perusahaan bekerja untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Pengertian Sistem menurut Mulyadi (1993:6) adalah “Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Sedangkan pengertian Sistem menurut Sistem menurut Norman L.Engier, Tata Sutabri (2004:10) adalah ” Sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti inventaris atau penjadwalan produksi ”. Sistem Menurut Prof. Dr. Mr. S Prajudi Atmosudirdjo, Tata Sutabri, (2004:10) adalah ”Sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur, atau komponenkomponen yang berkaitan dan, sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan proses”. Sistem menurut Gordon B.Davis, Tata Sutabri, (2004:10) adalah ” Sistem dapat berupa abstrak atau fisis ”. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur
43
dari gagasan atau konsepasi-konsepsi yang saling bergantung, contohnya Sistem teologi. Sedangkan Sistem fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.2
Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem adalah masukan, proses dan keluaran. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang sederhana. Sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mencirikan bahwa hal tersebut biasa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1
Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem dimana setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu
43
sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan supra system. 2
Batasan Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat di pisah-pisahkan.
3
Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. Dimana lingkungan luar ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat pula merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut. Dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap terjaga dan dapat di pelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus di kendalikan. Jika tidak, akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
4
Penghubung Sistem (Interface) Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface. Melalui penghubung ini
43
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. 5
Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukan ke dalam sistem tersebut merupakan masukan sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan signal masukan (signal input).
6
Keluaran Sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
7
Pengolahan Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8
Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat determinan. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila menggunakan sasaran atau tujuan yang di rencanakan.
43
2.1.3
Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan menurut beberapa sudut pandang, yaitu:
1
Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam (tidak dibuat oleh manusia). Sedangkan sistem buatan merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin atau yang disebut dengan human machine system.
3
Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic Sistem deterministic adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat di prediksi. Sedangkan sistem probabilistic adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak di prediksi.
4
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
43
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya.
2.2
Peralatan Pendukung (Tools System) Sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan
dalam bentuk logical model. Media tools system merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem dimana symbol-simbol, lambing-lambang dan diagram-diagram menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Adapun tools system yang dimaksud adalah untuk merancang model sistem yang baru, contohnya seperti: diagram alir data (DAD), kamus data (KD). 1
Diagram Alir Data (DAD) Dari namanya, diagram alir data seakan-akan mencerminkan pendekatan pada data. Namun sebenarnya DAD lebih menekankan pada segi proses. Adapun pengertian secara umum dari diagram alir data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi, manualisasi, ataupun gabungan dari keduanya. Yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan sistem yang berjalan. Keuntungan dari DAD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi menguraikan
43
menjadi level yang lebih rendah. Sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan. 1.
Simbol Diagram Alir Data a) External Entity Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. b) Process Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. c) Data Flow Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. d) Data Store Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah diarsipkan dan disimpan.
2
Tahapan Diagram Alir Data a) Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem secara umum dan global dari keseluruhan sistem yang ada. b) Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.
43
3
Aturan Main Data Flow Diagram a) Di dalam data flow diagram tidak boleh menggabungkan antar external entity secara langsung. b) Di dalam data flow diagram tidak boleh menggabungkan antar data store secara langsung. c) Di dalam data flow diagram tidak boleh menggabungkan data store dan external entity secara langsung. d) Setiap proses harus ada flow yang masuk dan keluar.
4
Kamus Data (KD) Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat dan digunakan pada tahan analis dan pada tahap perancangan sistem. Pada tahan analis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user tentang data yang mengalir pada sistem tersebut. Sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, output atau laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di diagram alir data. Arus data yang ada di DAD sifatnya global dan hanya ditujukan nama arus datanya saja. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut: a
b
Arus Data Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana tujuan data tersebut. Nama Arus Data
43
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow Diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DFD akan memerlukan penjelasan yang lebih lanjut tentang arus data tertentu di data flow diagram dapat c
langsung mencarinya di kamus data. Tipe Data Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar
monitor
variable,
parameter
dan
file-file.
Struktur
data
menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri itemitem atau elemen-elemen data. 5
Alias Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
6
7 8
untuk antar orang atau antar departemen. Volume Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data dalam satu periode tertentu. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut. Selain itu, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan atau disebut dengan notasi. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut:
43
a
Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain: Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi X 9 A Z . , /
Keterangan Setiap karakter Setiap numeric Karakter alphabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung (contoh: 022 – 7898000) Slash, sebagai tanda pembagi (contoh: 16 / 02 / 1995)
43
b
Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang umum digunakan antara lain : Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi = + () {} [] | * @
Keterangan Terdiri dari And (dan) Pilihan (boleh ya atau tidak) Iterasi / pengulangan proses Pilih salah satu pilihan Keterangan pilihan didalam tanda [] Keterangan atau catatan Petunjuk (key field)
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Umum Proses pembelian spare part pada PT. ASCO Prima Mobilindo secara garis besar
ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Seiring dengan perkembangan zaman, proses pembelian ini semakin rumit dengan
43
adanya peraturan-peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri.
Pada PT. ASCO Prima Mobilindo setiap proses pembelian yang terjadi diawasi oleh Kepala Bengkel PT. ASCO Prima Mobilindo secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan pembelian. Arsip yang mendukung proses pembelian tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut sudah terkomputerisasi semua jadi Kepala Bengkel dapat lebih mudah memeriksanya. Untuk itulah pertama-tama kami akan membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur organisasi perusahaan.
3.2
Tinjauan Perusahaan Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. ASCO Prima Mobilindo terdapat
aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini sebagai berikut.
3.2.1
Sejarah Perusahaan PT. ASCO Prima Mobilindo merupakan salah satu grup otomotif terkemuka
ditanah air yang telah berdiri sejak tahun 1989, dengan brand Adira Mobil. Pada
43
tahun 2004, Adira Mobil kemudian melakukan pergantian merk dan penajaman startegi bisnis dengan mengganti nama perusahaan menjadi ASCO Prima Mobilindo. Saat ini ASCO merupakan dealer dan bengkel resmi untuk 4 merk otomotif terkemuka, yaitu Daihatsu, Isuzu, Peugeot, dan UD Trucks. Khusus untuk bengkel, ASCO juga memiliki bengkel body repair dengan fasilitas dan teknologi yang mutakhir, untuk mendukung jaringan dealer dan bengkel yang ada. Jaringan ASCO Prima Mobilindo saat ini tersebar di Jabodetabek, Jawa Barat, dan Jawa Timur. Jumlah Outlet PT. ASCO Prima Mobilindo terus bertambah setiap tahunnya, sebagai wujud komitmen didalam dunia otomotif. Perusahaan yang kami riset merupakan kantor cabang yang beralamat di Jl. Raya Fatmawati No.45A Jakarta Selatan. Perusahaan ini dinotariskan oleh Kun Hidayat SH dengan SIUP nomor 01212-04/PB/1.824.271 dan mempunyai NPWP 01.707.742.1-062.00 an PT. ASCO Prima Mobilindo.
3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan dealer dan bengkel resmi terbaik, dikenal dalam kualitas layanan terbaik, produktivitas dan kepuasan pelanggan yang menginspirasi industri otomotif.
43
Misi ASCO untuk semua. Budaya Perusahaan Untuk selalu memberikan yang terbaik kepada para stakeholder,
segenap
manajemen
dan
karyawan
memiliki
perilaku
yang
berlandaskan pada nilai-nilai dasar perusahaan.
3.2.3
Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan
bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas tertentu, menunjukan hirarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan hubungan pelapornya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah, dan terawasi yang nantinya hasil dari kegiatan dapat terkendali. Berikut ini merupakan struktur organisasi PT. ASCO Prima Mobilindo yang terdapat diperusahaan tersebut.
STRUKTUR ORGANISASI BENGKEL CABANG FATMAWATI 2015
KEPALA BENGKEL
CSR
43 Sumber : Bagian Kepala Bengkel PT. GUDANG ASCO Prima Mobilindo KASIR KOORDINATOR MEKANIK SERVICE KEPALA KEPALA ADMIN BAHAN KENDARAAN ADVISOR Gambar III.1 REGU GUDANG BENGKEL Bagan Struktur Organisasi
Adapun fungsi dan tugas dari masing masing bagian dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1.
Kepala Bengkel a) Mengkoordinir seluruh kegiatan dan mempertanggung jawabkan di divisi service. b) Merelease atau menyetujui spare parts yang diorder. c) Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah atau dikurangi jumlah order.
2. 3.
CSR a) Bertugas menanyakan kepada customer tentang jadwal service. b) Bertugas menanyakan keluhan kepada customer setelah service. Service Advisor
43
a) Mempunyai tugas untuk melayani customer tentang keluhan yang berhubungan dengan service. b) Membuat nota permintaan barang kebagian spare part bengkel apabila ada spare part yang ingin diganti baru. 4. Koordinator Kendaraan a) Mengatur tata letak kendaraan yang ada dibengkel. b) Mendukung mekanik dalam penyedian suku cadang dan penyediaan 5.
6.
tools. Kepala Regu a) Memimpin beberapa mekanik dalam sebuah tim yang dibentuk oleh kepala bengkel. b) Mengontrol kinerja para mekanik di bengkel. Mekanik a) Mengerjakan perbaikan / perawatan kendaraan sesuai perintah yang ada pada PKB. b) Menginformasikan kerusakan yang ditemukan diluar PKB kepada kepala regu untuk ditindak lanjuti. c) Memeriksa ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB yang telah diisi
7.
8.
kepada Kepala Regu untuk diperiksa. Kepala Gudang a) Bertugas mengontrol dan mengatur spare part yang ada digudang. b) Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi fisik. c) Memberikan saran, usulan dan berkonsultasi dengan kepala bengkel dalam mencari solusi terhadap masalah parts. d) Melakukan sampling stock opname secara rutin. e) Membuat laporan persediaan spare part. Gudang Bahan a) Memberikan bahan, material dan lain-lain kepada mekanik sesuai dengan permintaan yang tertulis di Perintah Kerja Bengkel (PKB). b) Membuat permintaan pembelian bahan dan lain-lain yang dibutuhkan bengkel.
43
c) Menerima kiriman bahan dan lain-lain dari supplier dan menyimpannya di gudang bahan. 9. Admin Bengkel a) Menyetujui order spare parts (Purchase Order) terhadap spare parts yang diorder oleh pihak bengkel. b) Mengawasi stock gudang agar dapat terpenuhi. c) Menyeleksi hasil ralatan tender dari pihak Ka.Gudang dan pihak Ka.Bengkel. 10. Kasir a) Bertugas menerima pembayaran oleh customer. b) bertanggung jawab terhadap keluar masuknya uang dan pengelolaan keuangan. c) Mencetak jurnal dan penerimaan kas.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan Dalam kegiatan operasionalnya, PT. ASCO Prima Mobilindo mempunyai jam kerja mulai pukul 08.00 sampai pukul 17.00 dengan waktu istirahat satu jam. Bertujuan untuk menjalankan sebuah sistem dengan semestinya dan teratur merupakan fungsi dari adanya prosedur didalam sistem yang berjalan. Adapun prosedur sistem yang berjalan pada PT. ASCO Prima Mobilindo adalah sebagai berikut : 1
Proses Order Pembelian Spare Part
43
Pada tahap ini petugas gudang spare part bengkel melakukan pengecekan stock spare part yang ada di gudang dengan melihat data spare part yang ada di arsip data stock. Jika didapati stock spare part ada yang kurang atau stock kosong, bagian spare part bengkel membuat OPSC (Order Pembelian Suku cadang) kemudian petugas spare part bengkel mengirim OPSC (Order Pembelian Suku Cadang) ke supplier via email. 2
Proses Penerimaan Spare Part Setelah supplier menerima email OPSC (Order Pembelian Suku Cadang) dari petugas spare part. Supplier mengirim spare part melalui kurir/ekspedisi ke bengkel. Setelah kurir/ekspedisi datang membawa spare part dari supplier, petugas spare part bengkel memeriksa kondisi spare part sesuai dengan isi dokumennya. Bilamana kondisi spare part sesuai dengan kuantitas dan kualitas, petugas spare part menandatangani dokumen PL (Packing List). Dokumen PL (Packing List) asli di simpan oleh petugas spare part bengkel dan
salinan
(fotocopy)
dokumen
diserahkan
kembali
ke
petugas
kurir/ekspedisi. Selanjutnya bagian gudang spare part menempatkan spare part sesuai tempat yang sudah tersedia di gudang. 3
Proses Pembayaran Pada tahap proses pembayaran yang berjalan di perusahaan dilakukan via transfer. Sebelumnya bagian spare part bengkel mencetak BK (Bank Keluaran), kemudian petugas spare part bengkel mengirim BK (Bank
43
Keluaran) ke HO (Head Office) pusat via email. Setelah bagian HO (Head Office) menyetujui isi dari BK (Bank Keluaran), selanjutnya pihak HO (Head 4
Office) melakukan pembayaran kepada supplier via transfer. Proses Pembuatan Laporan Merupakan tahap akhir dari prosedur sistem berjalan. Pembuatan laporan ini didapat dari penerimaan barang yang sudah masuk ke bengkel. Bagian spare part bengkel membuat SPG (Surat Penerimaan Gudang) yang berisi data-data spare part yang sudah dibeli. Kemudian laporan SPG (Surat Penerimaan Gudang) diarsipkan.
3.4
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
43
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan Keterangan: PL
: Packing List
OPSC : Order Pembelian Suku Cadang BK
: Bank Keluar
SPG
: Surat Penerimaan Gudang
43
Gambar III.3
43
Diagram Nol Sistem Berjalan 3.5
Kamus Data Sistem Berjalan Kamus data biasanya dibuat pada tahap analisa dan perancangan. Kamus data
juga dibuat berdasarkan arus data pada diagram alir data. Kamus data harus dapat mencerminkan yang jelas tentang apa yang dicatat. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data di Diagram Alir Data (DAD) secara lebih terperinci dapat dilihat pada kamus data. Adapun kamus data sistem pembelian spare part pada PT. ASCO Prima Mobilindo adalah sebagai berikut : 3.5.1
Kamus Data Dokumen Masukan a. Nama Arus Data
: Packing List (Asli)
Alias
: PL
Bentuk Data
: Cetakan manual
Arus Data
: Supplier – Proses 2.0 Proses 2.0 – Kepala Gudang
Penjelasan
: Sebagai surat daftar barang pembelian spare part
Periode
: Setiap order spare part
Volume
: Satu halaman
43
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Logo_Perusahaan + Nama_Perusahaan + Judul + Nomor + Tanggal + Jam + Tgl_PSS + Tgl_Tempo + Nilai _Faktur + NPWP_Vendor + Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Alamat_Pelanggan + Telepon + NPWP_Pelanggan
Isi
: No + Kode_Barang + Nama Barang + Jumlah_Barang + Harga_Satuan + Harga_Total + Potongan + Harga_Bersih + Sub_Total + Diskon + DPP + Pajak + Jumlah_Total
Footer
b. Nama Arus Data
: Dibuat_Oleh + Catatan
: Surat Penerimaan Gudang
Alias
: SPG
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Kepala Gudang- Proses 4.0 Proses 4.0 – Kepala Bengkel
Penjelasan
: Sebagai dokumen penerimaan barang di gudang
43
Volume
: Rata-rata perbulan 2 kali penerimaan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Nama_Perusahaan + Judul + No + Tanggal + Jam + Tgl_PSS+ Tgl_PO + Tgl_Faktur + Kode_Vendor + Nama_Vendor + Alamat_Vendor
Isi
: No + Lokasi + Kode_Barang + Nama_Barang + Jumlah_Barang
+
Harga_Satuan
+
Harga_Total + Jumlah_Total Footer
: Dibuat_Oleh + Disetujui_Oleh + Catatan
3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran a. Nama Arus Data
: Order Pembelian Suku Cadang
Alias
: OPSC
Bentuk Data
: Cetakan manual
Arus Data
: Kepala Gudang – Proses 1.0 Proses 1.0 - Supplier
Penjelasan
: Sebagai surat order pembelian
43
Potongan
+
Periode
: Setiap order spare part
Volume
: Satu halaman
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Nama_Perusahaan + Judul + No + Tanggal + Tgl_PSS+ Kode_Pelanggan + Tgl_PR + Kode_Vendor + Nama_Vendor + Alamat_Vendor + Telepon + Tujuan + Jangka_Waktu
Isi
:
No
+
Kode_Barang
+
Nama_Barang
+
Jumlah_Barang + Harga_Satuan + Harga_Total + Tgl_Terima + Jumlah_Total
b
Footer
: Dibuat_Oleh + Disetujui_Oleh
Nama Arus Data
: Bank Keluaran
Alias
: BK
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Kepala Gudang – Proses 3.0 Proses 3.0 – HO Pusat
43
HO Pusat – Proses 3.0 Proses 3.0 - Supplier Penjelasan
: Sebagai dokumen bukti pencatatan hutang
Volume
: Setiap pembayaran hutang
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Nama Perusahaan + Judul + Nomor + Tanggal
Isi
: No_Account + Keterangan + Cost_Center + Pajak + Jumlah
Footer
3.6
: Jumlah_Total + Catatan
Spesifikasi Sistem Berjalan Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan di jelaskan mengenai dokumen-
dokumen yang terdapat dalam proses pembelian spare part, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1
Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
43
Yang termasuk sebagai dokumen masukan sistem berjalan pada PT. ASCO Prima Mobilindo adalah sebagai berikut : a.
b.
Nama Dokumen
: Packing List
Fungsi
: Sebagai dokumen daftar pembelian spare part
Sumber
: Vendor/Supplier
Tujuan
: Bagian Spare Part Bengkel
Frekuensi
: 15 hari
Media
: Kertas
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk
: Lampiran 1
Nama Dokumen
: Surat Penerimaan Gudang
Fungsi
: Sebagai dokumen penerimaan barang di gudang
Sumber
: Bagian Spare Part
Tujuan
: Kepala Bengkel
Frekuensi
: 15 hari
Media
: Kertas
43
3.6.2
Jumlah
: Satu lembar
Bentuk
: Lampiran 4
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Yang termasuk sebagai dokumen keluaran sistem berjalan pada PT. ASCO
Prima Mobilindo adalah sebagai berikut : a. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Bentuk
: Order Pembelian Suku Cadang : Sebagai surat pemesanan barang : Bagian Spare Part : Vendor/Supplier : 15 hari : Kertas : Satu lembar : Lampiran 2
b.
Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Bentuk
: Bank Keluaran : Sebagai surat pencatatan hutang : Bagian Spare Part : HO Pusat : 15 Hari : Kertas : Satu Lembar : Lampiran 3
3.7
Permasalahan Pokok Di setiap sistem yang berjalan, akan ada permasalahan pokok yang timbul.
Hal itu disebabkan karena faktor internal maupun eksternal. Adapun permasalahan pokok tersebut adalah sebagai berikut :
43
1.
Faktor Internal Penyebab faktor internal biasanya berasal dari sistem yang berada di dalam perusahaan. Diantaranya: a) Spare part yang tidak laku terjual selama lebih dari 1 tahun akan menjadi death stock. b) Karena sistem operasi bengkel menggunakan sistem komputerisasi terpadu, jadi jika sudah lewat jam 3 sore sering mengalami sistem server lemot ke pusat. Ini dikarenakan tingginya beban pemakaian nasional
2.
karena server terhubung ke semua cabang di Indonesia. Faktor Eksternal Penyebab faktor eksternal biasanya terjadi di sebabkan dari pihak vendor / supplier yang bersangkutan. Diantaranya: a) Pengiriman barang dari vendor/supplier sering terhambat oleh kondisi lalu lintas ibukota jakarta yg sering macet.
3.8
Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah tersebut, pemecahan masalah dapat teratasi sesuai
dengan sumber faktor permasalahannya (internal atau eksternal). Maka di dalam
43
perusahaan diperlukan manajemen dan sistem komputerisasi yang baik dalam sistem pembelian spare part dari proses order spare part hingga pembuatan laporan.
BAB IV PENUTUP
4.1.
Kesimpulan Dengan terselesaikanya penulisan Kuliah Kerja Praktek ini yang membahas
tentang sistem pembelian spare part pada PT. ASCO Prima Mobilindo maka dapat di simpulkan sebagai berikut: 1. Sistem operasi di bengkel menggunakan server terpadu dan jika server terbebani oleh pengguna server akan lemot. 2. Apabila customer memesan spare part via telpon banyak mengandung resiko penipuan karena tidak dikenakan dp awal saat memesan spare part.
43
3. Karena kondisi lalu lintas Jakarta sering macet, pengiriman barang spare part sering terhambat.
4.2.
Saran Dari kesimpulan di atas penulis mencoba memberikan beberapa saran dengan
harapan dapat bermanfaat dalam menjalankan sistem pembelian spare part. Adapun saran-saran yang penulis ajukan adalah sebagai berikut : 1. Dalam proses pembelian spare part harus dipikirkan dari awal waktu agar 2.
tidak ada kendala di lapangan. Sebaiknya dibuatkan dp harga dalam pembelian spare part untuk menghindari
3.
penipuan dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Sistem di pengoperasian bengkel agar diperbaiki lagi supaya tidak ada server lemot.
DAFTAR PUSTAKA
HM, Jogiyanto, 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: PT. Andi Offset. Romney, Marshall B. Dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Management Edisi ke-9. Jakarta: Salemba Empat.
43
S.R, Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Edisi Kelima. Jakarta: PT. Salemba Empan Patria. Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Managemen. Yogyakarta: PT. Andi Offset. Tantra, Rudi. 2012. Managemen Proyek Sistem Informasi. Yogyakarta: C.V Andi Offset.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa NIM
: 12132303
Nama Lengkap
: Moh. Faqih Nur F.
Tempat, dan Tanggal Lahir
: Tegal, 31 Juli 1988
Alamat Lengkap
: JL. Gatot Subroto RT.01/RW.01 TANGERANG
B. Latar Belakang Pendidikan 1. MI IHSANIYAH 02 TEGAL, Lulus Tahun 2000 Berijazah
43
2. Mts N. Model TEGAL, Lulus Tahun 2003 Berijazah 3. SMK 01 MUHAMMADIYAH 01 TEGAL, Lulus Tahun 2006 Berijazah
Tangerang, Desember 2015
( Moh. Faqih Nur F. )
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa NIM
: 12135543
Nama Lengkap
: Halim Budi Putra
Tempat, dan Tanggal Lahir
: Jakarta, 27 Agustus 1995
Alamat Lengkap
: Jl. Danau Poso 5 no 60 Perumnas II Tangerang
B. Latar Belakang Pendidikan 1. SDN Parapat 4 Tangerang, Lulus Tahun 2007 Berijazah
43
2. SMPN 6 Tangerang, Lulus Tahun 2010 Berijazah 3. SMK Islamic Village Tangerang, Lulus Tahun 2013 Berijazah
Tangerang, Desember 2015
( Halim Budi Putra )
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa NIM
: 12135038
Nama Lengkap
: Zulfikri Rifai
Tempat, dan Tanggal Lahir
: Jakarta,07 Mei 1989
Alamat Lengkap
: Jl. Danau Kerinci IV no.3 Perumnas III Tangerang
B. Latar Belakang Pendidikan 1. SDN Parapat 1 Tangerang, Lulus Tahun 2001 Berijazah
43
2. SLTP Nusantara 1 Tangerang, Lulus Tahun 2006 Berijazah 3. SMA PGRI 109 Tangerang, Lulus Tahun 2009 Berijazah
Tangerang, Desember 2015
( Zulfikri Rifai )
43
