Tecnología en Gestión Administrativa
Gestión de Compras Hiller A. Hernández Muñoz Docente
Análisis de Caso
Estudiante: Yeraldin Saldarriaga Mazo CC. 1.017.256.924 de Medellín Carné: 16215409 ITM Medellín, 2017
Septiembre 22 de 2017 Tabla de Contenido Presentación 1. Caso a analizar 2. Solución de preguntas de análisis Conclusión Referencias Anexo (Rúbrica de calificación)
Presentación (No exceder una página)
El presente trabajo se centra en el análisis del caso de una empresa llamada Manufacturas el Péndulo en el área de compras, propuesto por el docente Hiller Alberto Hernández; y así mismo, al analizar el caso, poner en práctica los conocimientos obtenidos en la clase de Gestión de Compras. Es relevante destacar dos cuestiones. Por un lado la importancia de conocer el proceso de compras con sus procedimientos y actividades, y por el otro lado, saber cómo y cuándo aplicar el ciclo PHVA en este proceso según sea necesario y partiendo desde el análisis de nosotros mismos como gestores de compras de una empresa. El caso implica varias áreas de la empresa que van directamente de la mano con el área de compras para el correcto funcionamiento de estas mismas, teniendo en cuenta que el plan de compras nos permitirá definir con precisión qué productos requerimos, de donde obtenerlos y como realizar una gestión óptima de los mismos. También se verá reflejada una situación que es el diario vivir en muchas empresas, y que por tal razón esto supone que son procesos bien llevados, y no se cambiará esta manera de parecer hasta no empezar a ver una serie de resultados no tan buenos para nuestra empresa. Con el fin de conseguir el objetivo de un buen análisis y contribuir en la mejora continua de nuestra gestión, este trabajo se divide en 4 interrogantes, que parten de nuestros conocimientos y de nuestras capacidades de análisis, comprensión lectora y la seguridad y certeza que tenemos en el momento de la toma de decisiones para hacer de nuestros procesos, y de nuestra gestión como profesionales en una empresa algo optimo, y de gran ayuda para la mejora de estos mismo. Y por último se presentarás las principales conclusiones que se han obtenido a partir de la realización de este trabajo.
Caso a analizar. Manufacturas el péndulo
La compañía manufacturas el péndulo es una empresa que se dedica a la fabricación de relojes tanto de pulsera como de pared, éstos últimos caracterizados por hacer uso del sistema de péndulo, en su edición especial de 25 años, hicieron un lote de 200 relojes cucú los cuales fueron recibidos con agrado por el público objetivo de la compañía. El flujograma productivo de la compañía se activa todos los 05 de cada mes, o el día hábil anterior más cercano, buscando que los lotes de producción y pedidos especiales se terminen a más tardar los 25 del mismo mes, eso deja un espacio de 10 días para la revisión de los productos, el empaque y almacenamiento de los mismos. El calendario de suministros (papelería, elementos de oficina, servicios generales, aseo, implementos de cocina, café, azúcar, aromática, vasos desechables) se inicia los 15 de cada mes o el día hábil anterior más cercano. Es de notar que el tiempo máximo de entrega de cada pedido (incluyendo el tiempo de gestión de la solicitud) es de 10 días hábiles. Juan José Ramírez es el encargado del proceso de compras, depende del director de finanzas y lleva 10 años en la empresa, hasta el momento no ha tenido llamados de atención ni dificultades para cumplir con sus funciones, Compras como proceso, cuenta además con tres auxiliares de proceso que están subordinados al jefe de compras. Lucas Antiche es el jefe de producción, tiene a su cargo dos asistentes y entró a la compañía referenciado por Juan José, ya que se conocen desde la infancia, incluso uno de los hijos de Juan José está casado con la hija mayor de Lucas.
Josefina Carlota Vargas es la encargada de los servicios administrativos y tiene a su cargo todos los procesos relacionados con secretariado, servicios generales, servicios administrativos y atención interna. Para ello cuenta con dos auxiliares administrativos. En varias ocasiones, ha ocurrido que Josefina o sus auxiliares entregan las solicitudes de compra fuera de tiempo, por lo que Juan José ha ordenado la glosa de las solicitudes, retrasando la entrega de suministros al área administrativa. Sin embargo aunque esta práctica es también común en el área de producción, Juan José ha omitido seguir el debido proceso, indicando a sus auxiliares recibir y procesar con celeridad las solicitudes emanadas de producción. El último mes, tanto Josefina como Lucas han entregado sus solicitudes tarde o mal diligenciadas, pero solo al área administrativa se le ha hecho la respectiva glosa.
Por otro lado, en el área de producción se realizó un requerimiento para el reemplazo de un repuesto de la cortadora, maquinaria esencial en la manufactura de las estructuras de los relojes de pared y cucú, se solicitó el repuesto tipo sierra de referencia rs809 con cobertura de diamante el cual tiene un costo de $234.500 con iva. Sin embargo compras envío al área una sierra rp807 sin cobertura de diamante, misma que tiene un costo 25% inferior a la solicitada. Ello, al principio no tuvo repercusiones, sin embargo, a los dos meses se tuvo que hacer el mismo requerimiento, adjuntando una nota de proveer la rs809 ya que la rp807 además producía un descaste en el rotor. Compras sin embargo omitió la nota y continuó enviando la rp807 lo que produjo en el transcurso de 1 año, la compra de cinco sierras y el daño del rotor, mismo que tuvo un costo de $1’200.000 a pesar que aún no cumplía su vida útil. Otro aspecto importante a tener en cuenta, es que el área de compras cuenta con una base de datos actualizada de proveedores, pero aunque esto ha sido de utilidad, se continúan haciendo pedidos a la empresa Aseamos s.a.s la que ha tenido varios incumplimientos en entregas de suministros e implementos de aseo, ocasionando retrasos a los procesos del área de servicios generales y mantenimiento, por falta de éstos.
Teniendo en cuenta la información anterior responda las s iguientes preguntas:
1. Usted será el asesore para la estructuración del proceso de compras en la empresa, por lo tanto, establezca los procedimientos y actividades del proceso, asignando los tiempos y los responsables a cada uno. 2. ¿Cómo describiría usted el proceso de compras de la compañía? ¿Es adecuado? ¿Es funcional? ¿Cumple con su objetivo? Justifique su respuesta 3. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de proceso de compras en la compañía? 4. ¿Qué recomendaciones hace usted a la compañía para que su proceso de compras sea más efectivo?
Solución preguntas: 1. PROCESO DE COMPRAS MANUFACTURAS EL PÉNDULO. *Identificar las necesidades de la compañía ACTIVIDAD Revisar inventarios
Reportar necesidades
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
En esta actividad una -Auxiliar de persona de cada área va a Administración verificar de que bien o -Asistente de material carecen para el Producción buen funcionamiento de su área, en este caso las áreas implicadas son las de administración y producción. Después de hacer la -Auxiliar de revisión se debe reportar al Administración jefe de cada área lo que se -Asistente de necesita. Producción
TIEMPO
2 días para identificar necesidades
-Solicitar compras ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Diligenciar la solicitud de compras
Al tener claras las necesidades, la persona encargada procederá a diligenciar la solicitud de compras sin tachones.
-Auxiliar de Administración -Asistente de Producción
Entregar la solicitud de compras
Luego se procede a entregar la solicitud de compras para su respectiva revisión
-Auxiliar de Administración -Asistente de Producción
Revisar la solicitud de compras
Los jefes de cada área y el jefe de compras se encargaran de revisar las solicitudes de compras diligenciadas por los auxiliares verificando nuevamente el inventario y corroborando que realmente se carece de lo solicitado. Aprobación de Luego de revisar la solicitud la solicitud de se le entregará al Director compras Financiero quién será el encargado de aprobar esta solicitud teniendo en cuenta el presupuesto de la cia.
-Josefina Carlota -Lucas Atiche -Juan Jose Ramirez
Director Financiero
TIEMPO
Máximo 3 dias.
-Ordenar la compra ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Revisar la base de datos para seleccionar el proveedor Seleccionar el proveedor
Según sea lo requerido se procederá a la búsqueda del proveedor en la base de datos de proveedores.
Auxiliar de compras
Negociar con el proveedor
Diligenciar la orden de compra
Entregar la orden de compra Revisar la orden de compra Aprobar la orden de compra
Se elegirá el proveedor Juan Jose adecuado según sea la Ramirez necesidad. Aquí tienen en cuenta Juan Jose aspectos generales de la Ramirez compra, se pactará que el pago será a 30 días, y el tiempo de entrega será en 1 día hábil, etc. Después de haber llegado a Auxiliar de un acuerdo con el proveedor compras se procede a elaborar la orden de compra, tiendo en cuenta todos los aspectos mencionados en la negociación con este mismo. Cuando se diligencie la Auxiliar de orden se entregará al jefe de compras compras para su respectiva revisión. Este será quien corroboré Juan Jose que la información de la Ramirez orden sea verídica, según lo que se haya negociado. Si la información es verídica, Juan Jose se procederá con la Ramirez aprobación de la orden.
TIEMPO
5 días para todo el procedimiento, Incluyendo la Revisión y aprobación.
-Solicitar el pedido ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Contactar al proveedor
Despúes de hacer hecho los procesos anteriores con minimo 3 proveedores, se contacta al que mejor opción en todos los aspectos brindo. Se diligencia o solicita el pedido al proveedor.
Auxiliar de compras
Diligenciar la solicitud del pedido
TIEMPO
1 dia para todo el procedimiento. Auxiliar de compras
Entregar solicitud del pedido Revisar solicitud del pedido Aprobar solicitud del pedido
Se entrega la solicitud del pedido al proveedor
Auxiliar de compras
El proveedor será quien revise esta solicitud.
Proveedor
Después de revisada, se aprueba siempre y cuando tenga el material y este bien diligenciada la solicitud.
Proveedor
-Recepción del pedido ACTIVIDAD
DESCRIPCI N
RESPONSABLE
Recibe el pedido Revisa el pedido
El área de compras se dispone a recibir el pedido. Se revisa si se cumple con lo acordado y con lo solicitado. Si todo cumple con los parámetros debidos se aprueba la recepción del pedido.
Auxiliar de compras Toda el área de compras
Aprueba el pedido
Juan Jose Ramirez
TIEMPO El mismo dia que llegue el pedido se revisará y aprobará.
-Enviar el pedido al área solicitante ACTIVIDAD Transportar el pedido Almacenar el pedido Distribuir el pedido
DESCRIPCIÓN Después de recibido el pedido se lleva al área o persona que lo solicitó el primera instancia.
RESPONSABLE Compras Compras Compras
TIEMPO Después de recibido se requiere que al día siguiente o el mismo día esté en el área solicitada.
-Generar el pago ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Generar orden de pago
Teniendo en cuenta cotización, factura y Auxiliar de condiciones, se genera la Administración. orden de pago. Se revisa que la orden Josefina Carlota tenga datos verídicos y se encuentre bien diligenciada. El director financiero será el Director encargado desde un Financiero principio de aprobar especialmente lo que es el
Revisar orden de pago Aprobar orden de pago
RESPONSABLE
TIEMPO El pago se hará cuando corroboren que se podrá satisfacer las necesidades y según el tiempo de pago acordado con el proveedor.
Pagar
Evaluar al proveedor
precio. Según la aprobación del director la administración se encargará de pagar. Bien sea que no hace parte del proceso de compras, es indispensable que el encargado de este proceso evalué cual fue la capacidad del proveedor para el aprovisionamiento.
Josefina Carlota
Juan Jose Ramirez
2. El proceso de compras de esta compañía es inadecuado, pues si bien existen políticas para llevar a cabo el proceso de compras en una empresa, es de suma importancia que todas las áreas que directa o indirectamente influyen en este proceso cumplan estas mismos; pues un error en la gestión afectaría de manera significativa a la compañía, ya que este proceso toca directamente con el presupuesto de la compañía, teniendo en cuenta que, las políticas representan un conjunto de normas que se deben cumplir en este proceso respecto a los costos, elección de proveedores, tiempos, etc; Además, no cambian de proveedores, de manera que esto les permita evaluar la capacidad que tienen cada uno de estos para proveer las necesidades de la organización y evitar el riesgo sobre la calidad de los materiales adquiridos.
3. Ventajas: - Auxiliares de apoyo para el proceso de compras. -Contar con una base de datos actualizada de proveedores. -Cotización de insumos. -Creación de una política y procedimientos de compra. Desventajas: -No cumplimiento de las políticas de compras. -No acceder a varios proveedores. -No pensar en la reducción de costos. -Falta de esquematización en los procedimientos de compra. -Mezclar la vida personal con la laboral en los procesos. -Poco tiempo de entrega en cada pedido.
2. Recomendaciones: -Guiar sus procesos por un conjunto de normas que deban respetarse. -Obtener una gestión de indicadores, de manera que estos le permitan a los implicados en este proceso saber cuáles son sus falencias y cuáles son sus fortalezas. -Desarrollar el perfil de todos sus proveedores, de manera que esto permita cuantificar sus capacidades, disponibilidad y confiabilidad, aparte de aportar una mayor seguridad a nuestra gestión. - Ampliar la cantidad de proveedores a un mínimo de 3 por cada producto. -Mejora en la comunicación, tanto en el equipo de compras, como en las demás áreas implicadas en este proceso.
Conclusión (Aprendizajes obtenidos con la realización del trabajo)
En este trabajo he tratado de analizar los diferentes aspectos que se manejan desde el área de gestión de compras, se puede deducir que compras es uno de los departamentos más importantes de la empresa porque es quien se encarga de abastecer a la empresa según sus necesidades, y toca directamente con el presupuesto de la compañía. De este trabajo aprendí a analizar y a ver las cosas desde el diario vivir en algunas empresas, poniendo en práctica mis conocimientos, en cuanto se me presento principalmente un caso donde se dificultaba el proceso por su mala gestión. También es importante recalcar que cuando se busca una buena gestión en las compras hay que garantizar que todos los procedimientos y actividades del proceso se hagan de manera adecuada y siguiendo unos criterios de orden en los mismos, y todo esto se logra por medio de lo que llamamos ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). La planeación de una buena gestión de compras sirve para: evitar demoras, optimizar los costos, garantizar la buena calidad de los productos y controlar los inventarios de la empresa. Este trabajo es un resumen de todos los temas estudiados en clase, los cuales nos servirán mucho en la práctica en nuestros trabajos y en la aplicación de nuestra carrera como futuros administradores.
Referencias - https://itmhiller.neolms.com/student_lesson/show/776831?lesson=1&thesection=2 - http://www.eumed.net/libros-gratis/2006c/210/1o.htm
Anexo 01 Rúbrica de valoración del trabajo Criterio Valor Académico (80%)
Superior (100%) (5) El trabajo responde de manera efectiva a los contenidos evaluados, presenta una adecuada relación entre la información brindada en el caso y lo consignado en cada elemento de análisis, las conclusiones son valiosas a nivel académico.
Alto (80%) (4) Uno de los elementos del trabajo no guarda coherencia entre la información dada y la respuesta del estudiante. O Las conclusiones son poco valiosas a nivel académico.
Básico (60%) (3) Dos de los elementos del trabajo, incluyendo las conclusiones, no guardan coherencia entre la información dada y la respuesta del estudiante.
Presentación (5%)
El trabajo cumple a cabalidad con el formato del curso entregado por el docente, la portada cuenta con todos los datos de identificación del estudiante y la estructura del documento es adecuada. El trabajo fue entregado puntualmente
Uno de los elementos del formato no fue seguido según las instrucciones dadas.
Dos de los elementos del formato no fue seguido según las instrucciones dadas.
El trabajo fue entregado con 1 día de atraso
El trabajo cumple a cabalidad con las normas de redacción, adecuado uso de los tiempos verbales, uso de las estructuras gramaticales, uso de los adverbios, preposiciones y adjetivos y el trabajo tiene máximo 5 errores de ortografía.
El trabajo cumple a cabalidad con las normas de redacción, adecuado uso de los tiempos verbales, uso de las estructuras gramaticales, uso de los adverbios, preposiciones y adjetivos y el trabajo tiene máximo 5 errores de ortografía.
El trabajo fue entregado con dos días de retraso El trabajo tiene entre 6 y 8 errores de redacción u ortografía.
Puntualidad (5%)
Redacción y Ortografía (10%)
Bajo (40%) (2) De Tres a cuatro de los elementos del trabajo, incluyendo las conclusiones, no guardan coherencia entre la información dada y la respuesta del estudiante. Tres de los elementos del formato no fue seguido según las instrucciones dadas.
Nulo (0%) (0) Ninguno de los elementos del trabajo, incluyendo las conclusiones, no guardan coherencia entre la información dada y la respuesta del estudiante.
El trabajo fue entregado con tres días de retraso El trabajo tiene entre 9 y 10 errores de redacción u ortografía.
El trabajo fue entregado con más de tres días de retraso. El trabajo tiene más de 10 errores de redacción u ortografía.
El trabajo no fue entregado según el formato dado.
