El presupuesto, una herramienta de planeación que servirá como guía en la organización, se construye a partir de una serie de diagnósticos internos y externos, del planteamiento de unos objetivos para conseguir y del establecimiento de estrategias y políticas. Los presupuestos concebidos desde la planeación permiten, de cierta cierta forma, forma, anticiparse anticiparse a los hechos que ocurrirán ocurrirán para para poder poder contrarrestar contrarrestar los efectos negativos y aprovechar los efectos positivos de los entornos externo e interno. Lo anterior implica que los objetivos empresariales deben ser cuantificables para poder iniciar el proceso presupuestal y que además además todas la áreas áreas de la empresa empresa confluyan confluyan en esos esos objetivos. El proceso de planeación se desarrolla en varias etapas. En la primera, de vital importancia puesto que en ella se inicia la labor de concientización de todos los integrantes de la organización, se desarrollan los análisis de los resultados anteriores, los diagnósticos iniciales, se definen objetivos, estrategias, políticas y todos aquellos aspectos relevantes en el proceso. En la segunda etapa, se elabora el presupuesto y en la que cada sección o departamento departamento de la empresa aporta la información información necesaria para construir las cédulas presupuestales, presupuestales, los estados financieros y los informes anexos. Posteriormente, en la etapa de ejecución, el análisis de las variaciones resulta fundamental para tomar las medidas correctivas o preventivas y además para tener en cuenta esta información en los periodos posteriores. Finalmente, en las etapas de control presupuestal y de evaluación, la experiencia obtenida es clave en la programación del presupuesto del año siguiente y reanudar el proceso presupuestal. (Díaz, Parra, & López, 2012)
OBJETIVOS De manera general los objetivos del presupuesto son:
1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un 2. 3.
periodo determinado. determinado. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. (Fagilde, 2009)
IMPORTANCIA El presupuesto es importante como herramienta de control, toda vez que requiere un proceso continuo de revisión, pues al no tener seguimiento se perdería la esencia misma del proceso presupuestal en el cual se invirtieron recursos físicos, financieros y humanos. En este proceso de control, se puede tener conocimiento de factores tan importantes para la empresa como: el análisis de la rotación de los productos, nivel de ventas en las diferentes temporadas temporadas de la empresa, empresa, determinación determinación de costos y establecimiento de estándares, necesidades de financiación, entre otros aspectos. (Díaz, Parra, & López, 2012) Pueden existir muchas razones para indicar la importancia de los presupuestos en el mundo empresarial, sin embargo, algunas de esas razones son las siguientes: Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas direccionarlas hacia lo que verdaderamente verdaderamente se busca. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes componentes de su plan total de acción.
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. (Fagilde, 2009)
PRINCIPIOS Programación. Por su naturaleza misma, el presupuesto tiene un contenido y forma de programación, es decir, el presupuesto debe expresar con claridad los objetivos y metas, las acciones necesarias para alcanzar dichos objetivos y metas y el cálculo de los recursos estimados expresados en unidades de medida traducidas a variables monetarias denominadas asignaciones presupuestarias o créditos presupuestarios.
Equilibrio. Quiere decir que el presupuesto público debe formularse y aprobarse en condiciones reales, de tal manera que los egresos sean equivalentes a los ingresos y correspondan a los recursos totales estimados a recaudar en el ejercicio presupuestario; cualquier diferencia debe ser financiada con recursos provenientes de la capacidad de endeudamiento de las entidades públicas en los términos y niveles legales, realistas y concretos.
Transparencia. Este principio tiene que ver con la acuciosidad y especificidad con que se deben expresar los elementos presupuestarios. Todos los documentos presupuestarios deben expresar en forma ordenada y clara los recursos y acciones necesarios para cumplir con los objetivos y metas.
Universalidad (unidad). Dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en él. Naturalmente que la amplitud de este principio depende del concepto que se tenga de presupuesto. Si este sólo fuera la expresión financiera del programa de gobierno, no cabría la inclusión de los elementos en términos físicos, con lo cual la programación quedaría truncada. En la concepción tradicional se consideraba que este principio podía exponerse cabalmente bajo la “prohibición” de la existencia de fondos extra-presupuestarios.
Racionalidad. Implica formular y ejecutar presupuestos austeros, es decir, no realizar gastos suntuarios e impedir el desperdicio y el mal uso de los recursos. También se relaciona con la optimización en la satisfacción de las necesidades públicas, es decir, tratar lo más que se pueda utilizando lo menos posible.
Flexibilidad. Se refiere a la no rigidez de las estructuras de las categorías programáticas y de los créditos presupuestarios, es decir, que el presupuesto puede ser modificado de acuerdo a la evaluación de los resultados y a las disposiciones legales y normas técnicas previamente establecidas.
Difusión. El documento (presupuesto público), debe ser ampliamente difundido, toda vez que constituye el instrumento del gobierno para un ejercicio financiero, mediante el cual se concreta la realización y producción de bienes y servicios públicos en beneficio de la sociedad, los mismos que se financian con la contribución de toda la población. (Paredes, 2011)
ESTRUCTURA Gastos 1. Por funciones (funcional) 2. Por naturaleza 3. Por secciones Obtenido de (Díaz, Parra, & López, 2012)
Ingresos 1. Por funciones (funcional) 2. Por naturaleza
BIBLIOGRAFÍA Díaz, M. C., Parra, R., & López, L. M. (2012). Presupuestos - Enfoque para la planeación financiera. Colombia: Pearson. Fagilde, C. (2009). Presupuesto Empresarial - Un enfoque práctico para el aula. Mexico: V.P.D.S. BARINAS. Paredes, F. (2011). Presupuesto público: Aspectos teóricos y prácticos. Merida.
