Sommaire : Introduction : I. Aspects conceptuels du contrôle interne I.1 Principe de base du CI I.2 Aspects du contrôle interne au sein de la direction approvisionnement II.
Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction des approvisionnements II.1 Généralités sur la fonction achat II.2 Les services intervenant dans le processus achat II.3 L’organisation typique de la direction des approvisionnements III. Cas pratique III.1 Description narrative III.2 Phase de préparation III.3 Phase de réalisation III.4 Phase de conclusion Conclusion Bibliographie
1
« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE », mieux acheter suppose une parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure des fournisseurs. De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut être faite ! L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée.
Pour permettre à l'entreprise de bien cerner les risques afférents à ses activités, la mise en oeuvre d'un contrôle interne est indispensable. C'est ainsi que dans notre travail, nous essaierons de présenter une partie théorique qui traitera les aspects conceptuels du contrôle interne ainsi que la méthodologie d'audit interne et opérationnel dans la fonction achats, et ensuite, dans une seconde partie, une étude de cas, portant sur l'application des concepts théoriques précédemment décrits.
2
I. Aspects conceptuels du contrôle interne : I.1 Les principes de base : Pour avoir sa crédibilité et garantir une qualité satisfaisante, le contrôle interne doit observer et respecter un certain nombre de règles de conduite ou de percepts. Ces principes sont au nombre de sept à savoir : l’organisation, l’intégration, la permanence, l’universalité, l’indépendance, l’information et l’harmonie. Le principe d’organisation : Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de l’entreprise possède un certain nombre de caractéristiques. L’organisation doit être : – préalable, l’improvisation étant l’exception. – Adaptée et adaptable, se conformer aux objectifs, mais aussi être souple pour ne pas être vulnérable aux événements exceptionnels, – Formalisée, afin d’être vérifiable, Elle doit comporter une séparation convenable des fonctions. L’organisation doit être établie sous la responsabilité du chef d’entreprise. La règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que dans l’exercice d’une activité de l’entreprise un même agent cumule : – les fonctions de décision, – les fonctions d’enregistrement, – les fonctions de contrôle, – ou même simplement deux d’entre elles. ➢ Le principe d’intégration Les procédures de contrôle interne doivent permettre le fonctionnement d’un système d’auto-contrôle qui permet de déceler des anomalies par des recoupements ou des contrôles réciproques. Les recoupements consistent à comparer des informations semblables alors qu’elles existent dans des documents différents. Ils permettent de s’assurer de la fiabilité d’une information au moyen de renseignements émanant de sources différentes (concordance d’un compte collectif avec la somme des comptes individuels). Les contrôles réciproques consistent en un traitement subséquent ou simultané d’une information selon la même procédure, mais par un agent différent, de façon à vérifier l’identité des résultats obtenus (total des relevés de chèques reçus et total des bordereaux de remise sen banque). ➢
➢
Le principe de permanence : Pour la mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régulation qu’est le contrôle interne, il faut une pérennité de ce dernier, elle aussi indépendante de la continuité d’exploitation. Les systèmes de contrôle interne doivent être maintenus aussi bien qu’il y’a une continuité d’exploitation.
➢
Le principe d’universalité : Pour que le contrôle interne soit d’une qualité satisfaisante, il doit couvrir toutes les personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaines réservés ou d’établissements mis en dehors du contrôle interne.
➢
3
Le principe d’indépendance :
Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des procédés, méthodes et moyens de l’entreprise. En particulier, l’informatique ne doit pas éliminer certains contrôles intermédiaires. Le principe d’information : L’information doit répondre à certains critères tels que la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la communicabilité et la vérifiabilité. ➢
Le principe d’harmonie : C’est l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement, il exige que le contrôle interne soit bien, adapté au fonctionnement de l’entreprise. En particulier, dans la petite entreprise, le contrôle interne connaît des limites inhérentes à la dimension, notamment pour ce qui concerne la mise en œuvre généralisée du principe de séparation des fonctions. Mais, il ne faut pas ignorer que cette lacune se trouve en partie compensée par la connaissance des hommes et des activités par le chef d’entreprise qui est un des éléments essentiels du contrôle interne. ➢
I.2. CI au sein de la direction d’approvisionnement: a. Principes d’évaluation du CI : A ce stade, nous allons examiner les différents principes du contrôle interne quant à la procédure d’achat. • L’exhaustivité des procédures : A ce niveau, l’auditeur se demande si toutes les opérations de l’entreprise ont été enregistrées, le risque d’omission peut se manifester par : ➢ L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir, ➢ La réception des marchandises sans enregistrement de la facture à recevoir, ➢ Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs. Pour s’assurer de l’exhaustivité des procédures, l’auditeur effectue les tests suivants : Il sélectionne des bons de réception et s’assure de l’enregistrement des factures correspondantes. ➢ Il sélectionne des doubles de bon de commande, retrouve les bons de commandes et les factures correspondantes et s’assure de leur enregistrement. ➢ Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées. ➢ Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouver les avoirs reçus et les enregistrements correspondants En somme, l’auditeur doit acquérir la certitude que toutes les opérations intervenues ont été bien communiquées à la comptabilité et traitées par cette dernière. •
La réalité des procédures :
Il s’agit de s’assurer que toutes les procédures effectuées traduisent correctement une opération réelle. Les risques qui peuvent porter atteinte au respect de ce principe sont les suivants : ○ Enregistrement d’achats non effectués ○ Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,
4
○ Non détection d’erreurs qui peuvent entacher les factures. •
L’autorisation :
L’objectif à ce niveau est de s’assurer que : – Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité, – Le choix du fournisseur est approuvé par la personne compétente, – Toutes les commandes sont autorisées, – Les réceptions sont validées par les personnes habilitées pour ce fait, – Les règlements des factures sont autorisés et en cas de paiement par traite s’assurer que leur acceptation est faite par les personnes compétentes ; – Les avoirs sont justifiés, – Les fiches d’inventaire sont validées ; Les risques qui peuvent existés sont : (le manque de précision, existence d’achats fictifs, détournements…). • L’optimisation : Il s’agit d’optimiser les besoins et les conditions d’achats de ces besoins via la maîtrise du processus d’achats. Pour cela, il faut disposer d’informations fiables afin de prendre une très bonne décision, car cela est reflété dans les documents comptables de la société.
b. Risques liés à la direction d’approvisionnement : Principes du CI
Autorisation
Coupure Exhaustivité
Optimisation
5
Risques propres – Manque de précision (quantité, qualité) – Abus de pouvoir – Des demandes d’achats non justifiées – Engagements non autorisés – Fraudes et détournements – Omission de la comptabilisation ou double comptabilisation – Paiement non autorisé – Mauvais rattachement des charges – Surévaluation ou sous évaluation des résultats – Omission ou perte de données des commandes – Omission des demandes d’achats – Manque d’information pour la passation d’une commande – Pertes liées à la fluctuation des monnaies – Réception ou livraison d’éléments non commandés – Achats fictifs – Fraude et détournement d’argent – Risque fournisseur (qualité, quantité, prix, délais…) – Rupture de stock – Retard dans la comptabilisation
Réalité
II.
– – – – – – – –
Retard de paiement (litige, amendes pour retard) Dépassement du budget alloué Enregistrement d’achats non effectués Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures Choix erroné des fournisseurs Livraison partielle Sur-paiement ou sous-paiement de la facture
Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction des approvisionnement
II.1. Généralités sur la fonction achat : La fonction achats n’est pas seulement une fonction intervenant en amont, mais une fonction-carrefour entre les divers utilisateurs qu’elle doit satisfaire dans l’entité et l’ensemble des fournisseurs potentiels. Elle doit agir de façon à assurer aux utilisateurs un approvisionnement en matériels, matières, marchandises, services et fournitures qui soient : Conformes aux spécifications des utilisateurs et contrôlables par les réceptionnaires ; Obtenues dans des conditions compétitives de coût net, compte tenu des opérations qui affecteront ces approvisionnements dans l’entité et donc les charges qu’ils engendreront ; Disponibles dans la forme, et les conditions nécessaires et souhaitées, sans rupture de la continuité des approvisionnements La hiérarchie de ces trois missions peut évoluer selon les types d’activité et la nature des biens achetés mais aussi dans l’échelle du temps. Les facteurs que doit prendre en considération, la fonction achats sont généralement multiples et complexes : La définition des spécifications acceptables ; Le nombre de fournisseurs pour les produits stratégiques ; La qualité du service attendu (régularité, pérennité, souplesse et extensivité) ; Le prix dans toutes ses composantes ; Les conditions permettant de simplifier la tâche de l’entreprise ; L’attitude du fournisseur sa capacité d’entre dans les contraintes du métier du client.
II.2. Les services intervenants dans le processus d’achats : ◘ Services « Initiateurs »: émettent des « demandes d’achat » dans des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.
6
◘ Service «Achats»: il établit les bons de commande sur la base des demandes d’achats soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison. ◘ Service «Réception»: s’assure de la conformité de la livraison avec la commande (quantité et qualité). ◘ Service « Stocks»: il reçoit la marchandise du service « Réception » et procède aux enregistrements permettant un suivi quantitatif. ◘ Service « Comptable»: enregistre les factures après leur approbation. ◘ Service « Trésorerie »: règle les factures en s’assurant de leur approbation par les personnes compétentes.
II.3. L’organisation typique de la direction d’approvisionnement: 1 Déclenchement de la commande : Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l’assurance que les commandes de marchandises ou des biens et services sont faites en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire. En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks. Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes : • • • •
Qui peut déclencher la commande? Quand passer la commande? Quelle quantité faut-il commander? A quel fournisseur doit-on s’adresser?
a. Expression du besoin : A l’origine de tout achat, il y a la naissance d’un besoin provenant d’une entité quelconque de l’organisation. En fonction de la nature du bien commandé, plusieurs procédures peuvent coexister : ➢ Articles courants à consommation régulière : les besoins sont déterminés en fonction des programmes de production et un stock minimum doit exister pour éviter d’éventuelles ruptures. ➢ Articles courants à consommation irrégulière : dans ce cas, le suivi e fait à l’aide d’une fiche de stock et la mise en œuvre des règles régissant le système de réapprovisionnement qui déclenche le besoin. Parfois, on n’assiste pas à une demande d’achat proprement dite, mais ce sont les fiches de stock qui jouent ce rôle. ➢ Commandes imprévisibles à caractère non répétitif : la procédure utilisée, en général, est celle de la demande d’achat transmise par les services demandeurs au service achat. Ces demandes doivent être approuvées par un responsable et ce dans le cadre des dépenses autorisées par signature. ➢ Commandes urgentes : le caractère d’urgence peut provenir de plusieurs causes telles les ruptures de stocks, les mauvaises prévisions des besoins, les erreurs dans les programmes des besoins…
7
Dans ce cas, les demandes d’achats doivent prévoir un repérage de l’urgence des commandes à destination des acheteurs. Généralement, Une demande d’achat est établie par les services utilisateurs et transmise au service « Achats » ; Enfin, les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminés par les magasiniers en fonction d’un niveau minimal de stocks par produit déterminé à l’avance, ou par le service « Approvisionnement » en fonction des besoins de production. La date de passation de la commande et les quantités à commander, dépendent essentiellement des quantités en stocks, des consommations et des délais de livraison. Une procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non livrées à la date prévue.
a. Autorisation d’achats : Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptable et du règlement des factures ; de ce fait, la demande d’achat doit être signée par le service achats soit par le Directeur Général, et ce avant de passer la commande. c. Sélection et négociation des conditions d’achats : A ce stade de traitement de la commande, la collecte du maximum d’informations internes et externes à l’entreprise est un gage de la qualité de la procédure de sélection des fournisseurs. Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits ou services achats comprenant les prix obtenus et leur délais de livraison, cette liste fait l’objet d’une remise en cause et d’une mise à jour périodique. Il doit y avoir une procédure d’appels d’offres dûment documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n’a pas été retenu. Aussi, la recherche de l’information se fait sur la base des études de marchéachat et des négociations directes avec les fournisseurs, notamment dans le cas de fournisseurs en nombre réduit ou d’un fournisseur en situation de monopole. 2. Passation de la commande : La commande est considérée, sur le plan juridique, comme le contrat liant l’entreprise et le fournisseur. Le bon de commande, document qui matérialise la commande, exprime clairement les intentions des deux parties. Pour remplir cette obligation, il faut que ce dernier, comporte un certain nombre d’informations telles que le nom et l’adresse de l’entreprise, le numéro et la date de la commande, le nom et l’adresse du fournisseur, la description et la quantité des articles commandés… Le bon de commande est généralement établi en 5 exemplaires : ➢ L’original destiné au fournisseur ; ➢ Un exemplaire au service initiateur de la demande ; ➢ Un exemplaire au service chargé de la réception ; ➢ Un exemplaire au service de la comptabilité ; ➢ Un exemplaire demeure au service « achats » pour l’inclure dans le dossier d’achat. Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standard et prénumérotés, à partir des demandes d’achats par le service « Achats »;
8
Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini ; Le non respect de telles procédures peut conduire : • Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits. La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande ; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de commande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu’un cahier de signatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées, • Soit à des achats insuffisants ou à contre-temps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.
3. Acceptation et traitement des livraisons (ou services reçus) : Il faut en ce domaine garantir que : – Les délais de livraison prévus sont respectés, – Les livraisons, (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s’ils correspondent à une demande, – Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande. Organisation correspondante : Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation satisfaisante : – Elle assurée généralement par le service chargé de la réception et dans certains cas par le service de la gestion des stocks. Ce service a pour tâches : ○ De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ; ○ De signer les décharges présentées par ceux- ci ; ○ D’identifier et d’enregistrer les marchandises qui entrent ; ○ De mettre plus rapidement possible les marchandises à disposition. –
Un bon d’entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient pré-numérotés. Il doit contenir : l’identité du fournisseur, le numéro de commande, la quantité reçue et la quantité rejetée éventuellement. Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas l’utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée.
4. Contrôle des livraisons: Un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de l’entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception possède une copie de l’ordre d’achat l’autorisant à effectuer une entrée de marchandise. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantités soient omises. Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées : elles sont généralement faites en deux temps : ➢ Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de commande et le bon de réception,
9
Contrôle de qualité de la marchandise reçue : il ne peut être fait que par une personne compétente (en général un technicien) qui procèdera soit de manière exhaustive, soit par sondages. Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception. ➢
5. Enregistrement des dettes : Après avoir effectué les contrôles de réception, le service achats reçoit la facture correspondante et l’enregistre. Le contrôle interne doit garantir que : ➢ Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services, ➢ La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations. La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d’autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d’une part, d’effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la facture ; d’autre part de pouvoir connaître à tous moments l’ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été reçue. Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de la manière que soient évités : –
La perte ou simplement l’absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité. Celleci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent avoir à les utiliser. De plus, les délais de circulation dans les différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la T.V.A dans les délais normaux, Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des litiges et détériorer l’image de marque de l’entreprise, Les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d’indemnités, L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations, A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes : – – – –
Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et datées afin de mémoriser leur date d’arrivée, Les doubles doivent être oblitérés d’un tampon « Duplicata – ne pas enregistrer », Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice, au moment de l’établissement du Bilan), Un certain nombre d’opérations est effectuée avant l’enregistrement de la facture : ◘ Un rapprochement de la facture, du bon de réception ou du bon de commande en vue de s’assurer que la facture correspond à une réception effective, acceptée et légitime, ◘ Approbation de la facture par une personne responsable,
–
10
Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu’à ce qu’elle soit payée.
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure de les suivre, par exemple : – En cas de retour des marchandises, après un premier usage qui n’a pas donné satisfaction, il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut demander au fournisseur d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit, en général, par diverses négociations qui se prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. – En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités de règlement ; – Si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour qu’elles viennent en déduction du règlement définitif ;
6. Paiement des factures : Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants : ○ Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ; ○ La mise en paiement est dûment autorisée ; ○ Les factures ne sont pas payées plusieurs fois. Organisation correspondant à ces objectifs : ○ Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne : ○ Le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité, quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande, ○ La mention « bon à payer » n’est portée sur la facture qu’après comparaison de celleci avec les bons de réception et de la commande correspondante. ○ Le bon à payer est porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » est indiquée dès la réception, sur les exemplaires autres que l’original. ○ Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement afin d’éviter les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention « payé » pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.
II.
Cas pratique
III.1 Description narrative Dans le cadre de votre travail dans le cabinet KPMG qui vous a affecté à un équipe d'audit , vous avez été chargé d'auditer la fonction Approvisionnement de la société GESCOM afin d'apprécier ses procédures d'achat et d'en recenser leurs forces et leurs faiblesses. La société GESCOM est une entreprise familiale qui connaît ces derniers temps quelques problèmes commerciaux. Elle commercialise un matériel électrique destiné à l'installation des
11
réseaux hausse et basse tension au Maroc. Son chiffre d'affaire s'est stabilisé depuis deux ans à 120 000 Dhs. Elle emploie 450 personnes dont 350 à la production. L'activité technique consiste en un usinage et un assemblage de pièces en acier, aluminium et cuivre. Le siège social se trouve au boulevard ZERKTOUNI à Casablanca alors que l'usine est située au quartier industriel AIN SEBAA (Casablanca). La société GESCOM ne dispose pas d'un manuel de procédures. Vous avez interviewé les différents chefs de service et obtenu les renseignements suivants: I. Description des procédures d'achats, d'entrées en stocks et de comptabilisation des dettes fournisseurs: 1. Les commandes Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont pré numérotés et sont établis en quatre exemplaires: ○ L'exemplaire blanc pour le fournisseur ○ L'exemplaire bleu pour le service achat ○ L'exemplaire rose pour le service magasinier ○ L'exemplaire vert pour la comptabilité fournisseur Seule les commandes d'un montant supérieur à 30000 Dhs doivent être signées par le directeur technique avant envoi aux fournisseurs. L'exemplaire bleu, conservé par le service achat, permet d'indiquer sur les fiches cartonnées de suivi des achats par référence d'article les quantités commandées avec la date de commande, la semaine de livraison prévue demandée, puis dans l'ordre alphabétique des fournisseurs afin de faciliter les relances. 2. La réception des articles commandés Le service réception des situe à l'entrée de l'usine. Lorsque les camions livrent la marchandise, le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur, en garde un exemplaire et en remet un deuxième au livreur. Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, bon interne à la société qui est établi en quatre exemplaires: ○ Le premier est envoyé au service achat qui mettre à jour le bon de commande correspondant compte tenu des quantités reçues ○ Le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin concerné (matières premières, matières consommables…) ○ Le troisième est conservé par le réceptionnaire sans classement particulier ○ Le quatrième est adressé au service comptabilité fournisseurs 2. Les entrées en stock Les pièces reçues sont directement entrées en stock, laissées sur des palettes en bois (pour les grandes pièces) ou rangées dans les casiers (pour des petites pièces). Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l'entrée en atelier d'usinage ou d'assemblage. Les entrées en stocks se font chaque après midi sauf dans le cas ou il y'aurait rupture de stock et nécessité de transférer directement les pièces de l'aire de réception à l'atelier de production: aucune procédure de mise à jour des stocks n'est prévue dans ce cas.
12
Le magasinier qui s'occupe des entrées physiques en stock met à jour l'inventaire permanent à la fin de chaque journée. 3. L'enregistrement des factures fournisseurs Les factures provenant des fournisseurs sont transmises par le service courrier au service comptabilité fournisseurs. Ce dernier classe les factures par ordre d'arrivée et par fournisseur, puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants. Il effectue alors la vérification de la facture (quantités, prix unitaires, conditions de règlement, calculs arithmétiques) et appose un cachet avec les imputations comptables (comptes de GESCOM la date de vérification, et sa signature sur la ligne "Bon Mercredi le../../2008 charges et code fournisseur), à Payer". En ce qui concerne les fournitures de services (honoraires, loyers…) figure également sur la facture la signature du chef de service concerné par la prestation. Dès lors, les factures sont enregistrées en comptabilité par date d'échéance en attente de règlement qui sera effectué par chèque ou par virement bancaire. Les bons de réception et de commande qui restent en attente d'une facture sont revus deux fois Cabinet KPMG par an ou lors des réclamations des fournisseurs. 4. Le règlement des fournisseurs
Lettre de mission
Le service comptabilité fournisseur, quelques jours avant l'échéance, transmet au trésorier les pièces pour les quelles il faut préparer un chèque ou un ordre de virement bancaire. Objet: Le audit opérationnel la au fonction achat trésorier transmet ledetout directeur financier pour signature. Les documents signés reviennent au trésorier pour comptabilisation des paiements, puis au service comptabilité fournisseur pour classement par ordre alphabétique des fournisseurs. Aucune mention particulière n'est établie à cette occasion.
Messieurs,
5. L'analyse des comptes Une balance auxiliaire "fournisseurs" est établie à la fin de chaque mois. Les destinataires sont le service "comptabilité fournisseur" et le chef comptable. Cette balance n'est pas Dans leanalysée souci d'améliorer la conduite travail au sein defournisseurs". notre entreprise et précisément de d'une façon régulière par ledu service "comptabilité
la fonction achat, nous faisons appel à vos prestations en tant que cabinet de renom. L'activité de notre entreprise consiste à la commercialisation du matériel électrique destinée à III.2 Phase de préparation l'installation des réseaux hausse et basse tension. Le chiffre d'affaire réalisé au cours 1. desLa deux dernières années varie autour de 120 000 000 lettre de collaboration Dhs. Vu que l'organisation interne de l'entreprise est devenu un atout majeur face à la concurrence et constitue actuellement un facteur de compétitivité indiscutable, notre entreprise désire améliorer son système de contrôle interne, précisément de la direction approvisionnement, et le rendre d'une grande pertinence et ce par votre assistance et votre accompagnement.
Dans l'attente d'une réponse favorable, agréez messieurs, nos meilleures salutations.
13
Signature Directeur Général
2. Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) Le questionnaire de prise de connaissance est un outil utilisé lors de la phase de préparation de l’audit interne, c’est un ensemble de questions qui permettent de définir le champ d’application de la mission, il permet aussi une meilleure organisation de la réflexion et des recherches et finalement aide à l’élaboration du questionnaire de contrôle interne. QUESTIONNAIRE DU PRISE DE CONNAISSANCE Données sectorielles Le secteur d'activité (électrique et électronique) La branche d’activité (matériel électrique destiné à l'installation des réseaux de hausse et basse tension) L'activité (usinage et assemblage des pièces en acier, aluminium et cuivre) Evolution du Chiffre d'Affaires pendant les trois dernières années (stabilité depuis deux ans)
14
Evolution du secteur dans les cinq dernières années Taux de marge sectoriel Les facteurs clés de succès du secteur Les principaux concurrents La part du marché de l'entreprise Données quantitatives Nombre de fournisseurs par catégories Montant des achats par période et par catégories de fournisseurs Nombre de bon de commandes par période Nombre de bon de réception par période Nombre de bon de livraison par période Nombre de factures reçues par période Stock minimum gardé par l'entreprise Montant des achats par rapport au chiffre d'affaires Nombre de références d'articles Données qualitatives Délai de paiement des fournisseurs Mode de règlement Nombre de retours des marchandises par période Nombre d'avoirs reçues par période Nombre de litiges par période Existence d'un contrôle qualité Délai d'approvisionnement Répartition des commandes sur les fournisseurs Formation du personnel
Données organisationnelles Organigramme de la société Nombre de services composant la direction approvisionnement Position de la direction approvisionnement Existence d’un manuel de procédures (non) Le nombre de procédures existantes: Enchaînement des procédures (procédure de génération de la commande, procédure de passation de la commande, procédure de suivi de la commande, procédure de réception de la commande, procédure de règlement de la commande) Données réglementaires Taux de TVA appliqué et fait générateur Régime d'imposition de l'entreprise Droits de douane Certification Avantages fiscaux
15
1. Le plan d'approche 2. La grille d’analyse des tâches : La grille d’analyse des tâches est la photographie à un instant T de la répartition du travail, sa lecture va permettre de déceler les erreurs aux manquements à la séparation des tâches et donc d’y porter remède. On peut concevoir une grille pour chaque fonction ou chaque processus élémentaire : chaque grille va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au processus concerné. (Voir annexe 1) Commentaire de la GAT : Le service comptabilité fournisseurs et le service réception cumulent les tâches d’autorisation, de contrôle et d’enregistrement ce qui constitue une infraction de l'un des principes du contrôle interne. 5. Diagramme de circulation : (voir annexe 2)
Taches élémentaires Passation de la commande
Suivi des commandes Réception des commandes
Mise à jour des stocks Réception et vérification des factures Enregistrement des factures et imputations comptables Opposition d'un cachet sur la facture avec la mention Bon à payer Signature des documents relatifs au fournisseur pour autoriser le paiement de la facture Comptabilisation du paiement par le trésorier Classement du dossier fournisseur Etablissement d'une balance fournisseur Analyse de la balance fournisseur
16
Objectifs Les commandes sont faites en fonction des besoins de l’entreprise. Les bons de commandes dont le montant est supérieur à 30 000 dhs doivent être signés par le directeur technique Les commandes doivent être faites pour des quantités optimales. Il faut garantir que les délais de livraison prévus sont respectés; La commande reçue doit être vérifiée en quantité et en qualité; Visa du bon de livraison Emission d'un bon de réception Tenue d'un inventaire permanent afin d'évaluer l'état des stocks Les factures justifiant l'achat doivent être vérifiés pour éviter toute erreur possible Les factures doivent être comptabilisées dans l'attente du règlement Valider le règlement ultérieur de la facture La légitimité du paiement Eviter le double paiement du fournisseur Garantir la conservation et la disponibilité de l'information Eviter l'accumulation des arriérés Détecter le nombre de fournisseurs créditeurs
La légende adoptée pour le diagramme de circulation se présente comme suit:
Début
Réunion de document
Création de document Document visé Document Alternative
Conservation
6. Questionnaire contrôle interne (1ère version)
Principe d'organisation Questions 1) Existe-il un manuel des procédures internes ? 2) La répartition des taches est-elle respectée par les services suivants: – le service achat – le service réception – le service magasin – le service comptabilité fournisseur – le service trésorerie
Oui / Non Non
Observations
Oui Non Non Non Oui
Voir la grille d'analyse des taches
Principe d'intégration Questions
17
Oui /
Observations
Non
1) Est-ce que tout le personnel est satisfait ou insatisfait des procédures qui organisent l'entreprise? 2) Les services suivants disposent-t-ils des moyens et outils nécessaires pour l’accomplissement de leurs fonctions (matériel - fiches de stocks – ordinateur – imprimante…): – – – – –
le le le le le
service service service service service
achat réception magasin comptabilité fournisseur trésorerie Principe de permanence
Questions
Oui / Non
Observations
1) Est-ce que la procédure de passation de la commande est toujours respectée? 2) Est-ce que le réceptionniste applique les formalités de la procédure de réception de manière régulière? 3) Les magasins sont ils toujours rangés selon la taille des produits ? 4) Les procédures d'enregistrement et de règlement de la commande sont elles toujours respectées par le service comptabilité fournisseurs et le service trésorerie?
Principe d'universalité Questions
Oui / Non
Observations
Est-ce que tout le personnel de la direction approvisionnement respecte les procédures qui leur sont dictés? Principe d'indépendance Questions
1) Les procédures mises en place permettent t-elles d’atteindre les objectifs de la direction approvisionnement indépendamment de ses moyens?
18
Oui / Non
Observations
Principe d'information Questions
1) Est-ce que les fiches de stock sont tenues régulièrement? 2) Si oui, sont elles vérifiées par une autre personne ? 1) Les fiches de stock reflètent elles la réalité du stock physique?
Oui / Non Oui Non Non
Non 2) Est-ce que les bons de commandes préparés par le service achat sont envoyés à l'ensemble des services concernés? 3) Est-ce que les bons de réception établis Oui par le réceptionniste sont envoyés aux services concernés?
4) Est-ce que les exemplaires des bons établis par les services sont conservés par les mêmes services (archivage)
Oui
5) Est-ce que toutes les pièces concernant les fournisseurs non encore payés sont remises au trésorier?
Oui
Observations Le magasinier se charge du contrôle et de l'enregistrement Aucune mise à jour n'est prévue dans le cas d'une commande urgente qui fait l'objet d'une rentrée directe aux ateliers Le service achat n'envoie pas un exemplaire du BC au service réception Le réceptionniste envoie un exemplaire au service achat, à la comptabilité, au magasin. Le service achat garde l'original du BC Le service réception garde une copie du BR
Principe d'harmonie Questions
Oui / Non
Observations
1) Les moyens existants sont- ils suffisants pour atteindre les objectifs préalablement définis ? 2) Le système contrôle interne mis en place dans le service achat assure-t-il un niveau suffisant de sécurité ?
2. TFfA : Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la base des objectifs définis dans le plan d'approches;
19
Il présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou l'avis de l'auditeur sur chacun des thèmes analysés. Il constitue l'état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles, et permet de hiérarchiser les risques dans le but de préparer le rapport d'orientation. Objectifs de contrôle interne
Indicateurs PF /P f
Achats correspondants à des besoins réels de l’entreprise ➢ Les quantités commandées sont optimales
➢ Inexistence de procédure d’autorisation d’achat ➢ Inexistence de procédure de vérification des stocks existants au magasin
f
➢ Respect des délais de livraison ➢ Les livraisons ne peuvent être acceptées que s’ils correspondent à une commande ➢ La vérification de qualité et de quantité doit être mentionnées sur le BE
➢ Inexistence de procédure de confrontation BC/ BL ➢ Absence de contrôle quantitatif et qualitatif ➢ Absence d’une mise à jour des stocks dans le cas du transfert direct des matières à l’atelier de production
➢ Le service comptable doit comparer les éléments sur facture avec
➢ Défaillance de la procédure de vérification et d’enregistrem
20
opinions conséquences
Commentaires
Achats de quantité non économiques
Les commandes passées par le service achat et seules celles d’un montant supérieur à 30000 doivent être par le directeur technique.
f
Réception ne correspondant pas à un ordre d’achat
Le réceptionnaire ne confirme pas BC et BL
f
Retard de production
Les pièces défectueuses ne sont détectées qu’après entrée en stock
f
fraude
Aucune procédure de mise à jour n’est prévue dans ce cas
f
Ecriture erronée Double comptabilisatio n
Il y a un risque d’erreur non détecté et/ou risque de fraude
f
une copie du BR et du BC; ➢ La mise en paiement est dûment autorisée
➢ Les factures payées sont annulées par la mention « payer »
ent facture fournisseurs ➢ Autorisation par le DF
F
contrôle
Le trésorier transmet le tout au directeur financier pour signature
➢ Le trésorier choisit le moyen de règlement ➢ Aucune mention n’est établie ➢ Absence de suivi régulier de la balance « FRS »
F
f
Double paiement
Transmission du trésorier au compta FRS sans avis ou visa
f
Retard de paiement Relation conflictuelle avec le fournisseur
2. Le rapport d’orientation : La rapport d’orientation définit et formalise les axes d’investigations de la mission et ses limites ; il les exprime en objectifs en objectifs à atteindre par l’audit pour le demandeur .pour être pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau des forces et faiblesses apparentes, les priorités d’actualité, les préoccupations du management et les objectifs incontournables, et les formulera le plus souvent en : – « s’assurer que » quand il s’agit de confirmer l’existence d’une force ; – « apprécier.. » quand il s’agit de vérifier l’existence d’une faiblesse et d’en évaluer l’impact Objectifs généraux : ♦ Réorganisation de la fonction Approvisionnement ♦ Respect des règles du contrôle interne ♦ Elaboration d'un manuel de procédure organisationnel et comptable Objectifs spécifiques : ♦ Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle par la même personne au niveau des services magasin et réception et comptabilité fournisseur et si nécessaire prévoir des recrutements (cas de sur charge de travail) ♦ Formaliser les taches ♦ Elaborer une procédure de traitement de non-conformité et retours aux fournisseurs
Champ d’action : ♦ Service magasin ♦ service réception ♦ Service achats
21
♦ Service comptabilité fournisseur ♦ Service trésorerie
2. Phase de réalisation Cette phase comprend essentiellement les étapes suivantes à savoir : a. Réunion d’ouverture : premier contact avec l’audité b. Programme d’audit : document interne et contractuel entre le chef de mission et l’ensemble des auditeurs. Il garantie une meilleure répartition des tâches entre ces derniers (voir annexe). c. QCI 2ème version :
Objectif de contrôle interne A. S’assurer que tous les achats (retours) sont saisies et enregistrées
(exhaustivité) Oui 1. Toutes les marchandises
Non
*
reçues sont-elles enregistrées sur des documents standards ? 2. toutes les marchandises
*
retournées et les réclamations effectuées sont enregistrées sur des documents standards ? 3. le service comptable vérifie-
*
t-il la séquence numérique des documents de support comptable ? 4. Le service comptable tient –
*
il un registre des réceptions et des retours ou réclamations pour lesquels les factures et avoir n’ont pas été reçus? 5. Ce registre fait-il l’objet
*
d’une revue régulière pour identifier les causes des retards? 6. le journal des achats est –il rapproché de la liste des
22
*
Commentaires
réceptions retours ou réclamations pour s’assurer que toutes les factures et tous les avoirs sont comptabilisés ? 7. l’ouverture d’un nouveau
*
compte fournisseurs est –elle soumise à autorisation?
Objectif de contrôle interne B. S’assurer que tous les achats enregistrés sont correctement évalués. Oui
Non
Commentaires
1. les factures e tavoirs reçus sont-ils vérifiés quant aux : •
Quantités
•
Prix unitaires
•
TVA
ou
* autres
*
déductions ou charges ?
*
Objectif de contrôle interne A. S’assurer que touts les achats ainsi que les produits et charges connexes
sont enregistrés dans la bonne période Réf. Diag.
Oui
Non
Commentaires
Référence programme de vérification des
•
1. en fin de période de la
23
comptabilisation
procédures
utilise t-elle : •
*
la liste des bons de livraison non facturés?
•
. la liste des bons de retour et de réclamation
sans avoir ?? 2. la comptabilité est-elle
* *
informée des derniers numéros de séquence des documents cidessus pour pouvoir vérifier la cohérence des dates d’arrêtés ? 3. pour les charges récurrentes (loyers,
assurances..)
*
s’assurent-on que le montant passé en charge correspond à la période?
*
4. pour les charges spécifiques (publicités, honoraires…) la comptabilité moyens
a-t-elle
d’obtenir
les
*
les
informations au contrôle du bien
fondé
des
montants
concernés?
Objectif de contrôle interne A. S’assurer que touts les achats ainsi que les charges et les produits
connexes sont correctement imputés, totalisés et centralisés. Réf.
Oui
Diag.
Non
Commentaires
Référence programme de vérification des
1. Les personnes chargées d’imputer
24
les
factures
*
procédures
disposent-elles : •
D’une liste des codes fournisseurs ?
•
D’un plan comptable ?
•
De
règles
d’imputation(notamme nt pour ce qui concerne la
distinction
entre
charges immobilisation récupération 2.
TVA? ces documents
et et de
la la
sont-ils
régulièrement mis à jour? 3.les relevés reçus des
* *
fournisseurs sont-ils régulièrement rapprochés des comptes individuels ?
• Si oui, les écarts identifiés sont-ils : • Analysés ? • Corrigés ? • les comptes fournisseurs, sontils régulièrement lettrés et analysés pour identifier les erreurs d’imputation éventuelles?
d. FRAP :
25
*
La FRAP, est le papier de travail synthétique par lequel l’auditeur documente chaque dysfonctionnement, conclut chaque section du travail terrain et communique avec l’audité concerné. L’ensemble des FRAP, après classement et tirage, peut constituer le corps du rapport. Tout dysfonctionnement digne d’être signalé sera formulé sous forme de FRAP 1. Le « problème » qui le résume 2. les « faits » qui le prouvent 3. les « causes » qui l’expliquent 4. les « conséquences » que cela entraîne 5. les « recommandations » qui le résolvent La FRAP doit être approuvée par le chef de mission puis validée avec les audités concernées au fur et à mesure des sections travail terrain. FRAP N°001/ Direction approvisionnement/ Service achats
GESCOM
Cabinet KPMG Superviseur: X
Problème : Aucune formalisation des procédures Constat : La société ne dispose pas d’un manuel de procédures Causes : négligence inconscience des responsables quant à l’importance de l’enregistrement des procédures Conséquences : contrôle défaillant
Recommandations : L'élaboration d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et responsabilité et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel. Etablit par : par :
26
validé par :
Approuvé
FRAP N°002/ Direction approvisionnement/ Service achats
GESCOM
Cabinet KPMG Superviseur: X Problème : défaillance du système d'approvisionnement Constat : Absence d'une demande formalisée d'achat fourni par les services concernés Causes : Procédure défaillante de formulation du besoin et de traitement de la commande Conséquences : Risque de fraude du fait de l'absence d'une demande justifiant le besoin Confusion entre les bons de commande des fournisseurs Mal organisation du service achat Recommandations : L'expression du besoin doit être formalisée par une demande d'achat Associer pour chaque bon de commande la fiche cartonnée correspondante et archivage de ces deux documents une fois la commande est reçue et validée
Etablit par :
validé par :
FRAP N°003/ Direction approvisionnement/ Service réception
27
Approuvé par :
GESCOM
Cabinet KPMG Superviseur: X
Problème : défaillance de la procédure de réception de la commande Constat : Le réceptionnaire signe directement le bon de livraison du fournisseur à la réception de la marchandise Etablissement d'un bon de réception interne conservé par le réceptionnaire sans un classement particulier Causes : Mauvaise procédure de réception de la commande Absence d'une personne responsable du contrôle de la commande Le service achat n'envoie pas au service réception un exemplaire du bon de commande Arrêts éventuels de la production et par la suite des retards de productions Conséquences : Non-conformité de la commande aux besoins de l'entreprise Rupture de stock des matières en question Recommandations : Contrôle de la commande reçue en quantité et en qualité: Le service achat doit envoyer au réceptionniste un exemplaire du bon de commande permettant le contrôle de la marchandise ou de la matière première grâce à un rapprochement entre le bon de commande et le bon de livraison pour établir un bon de réception. Le bon de réception doit être classé par le service par ordre chronologique Recruter une personne se chargeant du contrôle de la commande pour échapper au cumul des taches du réceptionnaire Etablit par :
validé par
FRAP N°004/ Direction approvisionnement/ Service magasin
28
Approuvé par :
GESCOM
Cabinet KPMG Superviseur: X Problème : Non respect du principe de séparation des taches et défaillance de la procédure de stockage Constat : Les pièces reçues du service réception sont directement entrées en stock Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l'entrée en atelier usinage ou assemblage En cas de rupture de stocks, les pièces sont directement transférées aux ateliers sans qu'il y'ait une mise à jour des stocks. Le magasinier s'occupe des entrées en stocks et du contrôle des stocks (cumul des taches) Causes : Absence d'un contrôle en quantité et en qualité des matières au niveau du service réception Absence d'une procédure exhaustive de stockage Conséquences : Non respect du principe d'organisation au niveau du magasin Arrêts de production Risque de fraude par l'absence d'une procédure d'entrée des commandes urgentes Arrêts éventuels de la production et par la suite des retards de productions Non respect des délais d'achèvement des commandes clients Recommandations : Etablissement d'un bon d'entrée par le magasinier une fois une nouvelle marchandise devra être stockée Elaboration d'une procédure de stockage des commandes urgentes Recrutement d'une personne qui se charge de la constatation des mouvements des stocks (mise à jour et inventaire permanent) Etablissement d'un bon de sortie une fois des articles sont sortis du stock pour un meilleur contrôle Envoyer un exemplaire du bon de livraison au service achat et au service comptabilité fournisseur Etablit par :
validé par
FRAP N°005/ Direction approvisionnement/ Service compta. Fournisseurs
29
Approuvé par : GESCOM
Cabinet KPMG Superviseur: X
Problème : Non respect du principe d'organisation Constat : Réception des factures fournisseurs, vérification, imputations comptables et autorisation des règlements des factures par opposition d'un cachet "Bon à Payer" Enregistrement des factures Revue des bons de commande et de réception en attente d'une facture deux fois par an ou par réclamation des fournisseurs. Après règlement, on procède au classement des factures sans distinction faite entre les factures fournisseurs réglés et les autres qui ne le sont pas. Causes : Absence d'un manuel de procédures Mal organisation du service comptabilité fournisseurs qui se charge de tout Conséquences : Cumul des taches au niveau du service comptabilité fournisseurs Possibilité de payer le fournisseur plusieurs fois en l'absence d'une mention figurant sur les factures payés avant de les classer Surcharge de travail qui augmente les possibilités d'erreurs Recommandations : Les factures doivent être reçues par le service achat qui, après vérification avec le bon de commande, le bon de réception et le bon de livraison, enverrai une copie de la facture au service comptabilité fournisseur. Le service comptable se chargera de l'enregistrement comptable Affecter la tache d'appréciation de règlement des factures au service trésorerie en lui fixant un seuil d'autorisation, au-delà de ce seuil le directeur financier ou le directeur général le fera Porter une mention "payée" sur les factures fournisseurs réglées avant de les classer Les lettres de relance doivent relever de la compétence du service achat, (périodicité 1fois/mois) Etablit par :
validé par
FRAP N°006/ Direction approvisionnement/ Service compta. Fournisseurs
30
Approuvé par : GESCOM
Cabinet KPMG Superviseur: X Problème : Mauvais suivi des comptes fournisseurs
Constat : La balance auxiliaire fournisseur établie par le service comptable n'est pas analysée d'une manière régulière L'analyse relève de la compétence du service comptabilité fournisseur Causes : Absence d'une procédure de suivi des comptes fournisseurs Conséquences : Accumulation des arriérés "fournisseurs" Problème de la trésorerie
Recommandations : L'analyse de la balance doit être faite par le chef comptable pour éviter le cumul des taches subit par le service comptabilité fournisseur Prévoir une analyse mensuelle de la balance Etablit par :
validé par
Approuvé par :
e. Cahier des recommandations :
Recommandation1: Une formalisation des procédures est nécessaire, ainsi que la direction doit envisager la mise en place d'un manuel de procédure comptable car son absence est reconnue comme une infraction du fait que l'entreprise réalise un chiffre d'affaire supérieur à 10 000 000 Dhs (120 000 000) 31
Recommandation2: La formalisation écrite des besoins de l'ensemble des services quel que soit le montant du besoin. Recommandation3: Le recrutement d'une ou deux personnes au niveau du service réception pour éviter toute tentative de fraude ainsi que la perte d'argent Recommandation4: Instauration d'une procédure exhaustive de stockage et désignation d'une personne responsable de l'enregistrement des écarts constatés au niveau de la comptabilité fournisseur autre que le magasinier. Recommandation5: L'instauration du manuel de procédures comptables allégera le travail du service comptabilité fournisseur qui souffre d'une surcharge de travail, il est fort recommandé de procéder à une répartition de certaines taches confiées à ce service entre le service achat et le service trésorerie, étant donnée que ces taches ne respectent pas les règles du contrôle interne. Recommandation6: Le suivi de la balance fournisseurs doit être réalisé mensuellement et effectué par un service autre que celui qui l'établit.
32
III.4 Phase de conclusion a. Le projet discuté lors de la réunion de clôture b. Le rapport définitif Souvent on fait figurer sur la page de garde du rapport les mentions suivantes : – – – –
le titre de la mission et la date d’envoi du rapport qui signe très exactement la date de clôture des opérations d’audit ; éventuellement, l’ordre de mission initial est rappelé ; les noms des auditeurs ayant participé au travail, avec celui des chefs de mission les noms des destinataires du rapport d’audit mention de « confidentialité »
Un sommaire est particulièrement indispensable pour le rapport un tant soit peu volumineux ou comportant de nombreuses annexes. L’introduction est en général assez brève. Elle doit obligatoirement comporter des informations sur le champ d’action et des objectifs de la mission, ainsi qu’un très bref descriptif de l’organisation de l’unité ou de la fonction audité. En effet, le contenu du rapport est structuré comme suit : la 1ère partie du rapport doit rappeler le contexte, le secteur de l'organisme et des informations générales, ensuite le programme d'audit, les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être présenté. Le cahier de recommandation qui figure ci dessous, présente des conseils à l'entité pour éliminer les risques décelés. Enfin, en résumé vient la synthèse : « la lettre de président ». a. La lettre de président
LETTRE DU PRESIDENT
Monsieur le Directeur, Conformément à votre demande relative à l'audit de la fonction approvisionnement, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle interne de ladite 33
fonction et ce 30/04/2008.
entre
le
01/03/2008
et
Notre évaluation a été effectuée en observant les procédures, généralement appliquées en matière des commandes d’achat. Elle a comporté toutes les vérifications que nous avons considérées nécessaires en la circonstance. Sur la base de cette évaluation dégager les dysfonctionnements du de contrôle mis en place. Des tests ont été effectués pour tous les concernés à savoir: Le service achat Le service réception Le service magasin Le service comptabilité fournisseurs Le service trésorerie
on a pu système détaillés services
Des anomalies ont été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau des autres services cités ci-dessus. Les principaux risques peuvent se résumer dans l'absence d'un manuel de procédure comptable et organisationnel qui entraîne un cumul des taches dont souffre le service comptabilité fournisseur particulièrement, ainsi qu'une défaillance des procédures au niveau des autres services à savoir: le 34
service comptabilité fournisseur, le service magasin,le service réception et le service achat. Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise. Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées. (Signature)
Conclusion
L’efficacité globale de la fonction achats doit s’estimer en tenant compte de l’importance que l’entreprise accorde au coût, à la sécurité et à la flexibilité de ses approvisionnements. Le contrôle interne, comme défini auparavant, est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. Ainsi, une entreprise appliquant les principes, règles, méthodes et procédures de ce contrôle cerne la majorité des risques pouvant perturber son fonctionnement et pouvant toucher à son efficacité et à sa performance globale.
35
Bibliographie
➔ Jacques RENARD, « Théorie et pratique de l’audit interne », 4ème Edition d’organisation; ➔ Jean Charles BECOUR- Henry BOUQUIN, « L’audit opérationnel » Edition Economica;
36
37
