Cargadores Dinámicos.pdf

MANUAL DE CONFIGURACIÓN

CARGADORES DINÁMICOS ERP

Versión 6.00 R2 SP2

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Cargadores Dinámicos

ÍNDICE GENERAL Cargadores Dinámicos

2

Consideraciones Importantes...................................... .................................................... ............................. ............................. ............................ ................... ..... 2

Instalación de Componentes

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Previo al Uso ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ .......................... ............ 4

Manejo del Cargador

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Uso General del Cargador .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ...................... ........ 6 Carga con Wizard ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ................... ..... 6 Importante: sobre los archivos de Excel............................ ........................................... ............................. ........................ .......... 11 Carga Manual ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ...................... ........ 11 Modificación Masiva ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ............. 11

Particularidades del Cargador

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Nota Introductoria Introductoria ..................... .................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ...................... ........ 13 Cuentas Contables (CG) ..................... ................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ............. 13 Activos Fijos (AF).......................... (AF)........................................ ............................ ............................. ............................. ............................ ................. ... 14 Clientes (CC y FA).............................. FA)............................................ ............................ ............................ ............................ ........................... ............. 16 Proveedores (CP) ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ................. ... 19 Empleados (CN-RH) ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ............. 21 Artículos (CI) .......................... ........................................ ............................ ............................. ............................. ............................ ........................ .......... 22 Centros de Costo (AS) .......................... ........................................ ............................ ............................. ............................. ........................ .......... 24 Departamentos, Ubicaciones (AS) ........................... ......................................... ............................ ............................ .................... ...... 25 Vendedores, Cobradores (AS)...................... ..................................... ............................. ............................ ............................ ................. ... 25 Responsables (AS) ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............... 25 Niveles de Precio (AS) .......................... ........................................ ............................ ............................. ............................. ........................ .......... 25 Condiciones de Pago (AS) ....................................... ..................................................... ............................ ............................ .................... ...... 26 Códigos de Impuesto (AS) ................................... ................................................. ............................ ............................ ........................ .......... 26 Direcciones (AS) .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................... ...... 27 Tipos de anulaciones (AS) ....................................... ..................................................... ............................ ............................ .................... ...... 27 Entidades Financieras (AS) .................................. ................................................ ............................ ............................ ........................ .......... 27 .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ............. 28 NIT’s (AS) ............................ Unidades (AS) ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ...................... ........ 28

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INTRODUCCIÓN GENERAL Car gador es Dinámicos

CONSIDERACIONES IMPORTANTES Los Cargadores Dinámicos facilitan la tarea de cargar información a Exactus ERP al proporcionar una forma simplificada de definir o modificar de manera masiva la información existente. Para la carga de datos, el cargador traerá, por defecto, unicamente las columnas que son requeridos pero se le pueden añadir las que se deseen, el usuario define la información manualmente, a lo que el cargador validará con base en el diccionario de datos, los formatos indicados para cada campo. Además, de la carga manual, el usuario tiene la posibilidad de cargar un archivo de Excel, el cual contenga la información de los registros que se desean ingresar al sistema. Este punto se maneja de manera muy similar a los antiguos cargadores, pues se hará mediante el uso de un wizard de carga. Exactus ERP cuenta con la posibilidad de llamar al cargador dinámico, para los siguientes mantenimientos: ◘ Zonas (AS) ◘ Rutas (AS) ◘ Centros de Costo (AS) ◘ Departamentos (AS) ◘ Ubicaciones (AS) ◘ Vendedores (AS) ◘ Compradores (AS) ◘ Niveles de Precios (AS) ◘ Condiciones de Pago (AS) ◘ Códigos de Impuesto (AS) ◘ Direcciones (AS) ◘ Tipos de Anulación (AS) ◘ Entidades Financieras (AS) 2•


◘ Unidades (AS) ◘ NITs (AS) ◘ Cuentas Contables (CG) ◘ Activos Fijos (AF) ◘ Artículos (CI) ◘ Clientes (CC y FA) ◘ Proveedores (CP) ◘ Empleados (CN y RH)

El usuario se ve beneficiado con el cargador dinámico pues se realiza el proceso de carga de manera más sencilla o también la modificación masiva de los documentos existentes de manera rápida.

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CAPÍTULO 1 I nstalación de Componentes

PREVIO AL USO IMPORTANTE:

la funcionalidad del Cargador Dinámico está disponible únicamente para la versión 6.00 R2 SP2. Como parte del proceso de instalación del Exactus ERP, el wizard de instalación, añadirá los componentes necesarios para el uso del Cargador Dinámico, dígase ejecutables, librerías, CSV y comandos para registrar y desregistrar el cargador. La pantalla inicial del wizard de instalación es la siguiente:

Wizard de Instalación del ERP

Una vez instalado el ERP versión 6.0 R2 SP2, antes de levantar el sistema, se debe correr el Actualizador de Estructuras, con el fin de que tanto la instalación como la estructura de la base de datos cuenten con lo necesario 4•


para el manejo del cargador. Recuerde que el ejecutable del Actualizador de Estructuras se encuentra en la carpeta Setup de la instación del ERP. La pantalla del actualizar es la siguiente:

Pantalla de Actualizador de Estructuras

Al hacer uso del actualizador, la base de datos y el ERP se encontraran sintonizados para poder ingresar a las distintas opciones de los módulos sin problema alguno. En caso de que no tenga claro el uso del Actualizador de Estructuras, consulte en la carpeta Manuales de su instalación, el documento llamado Manual_Actualizador_de_estructuras_6_00R2, el mismo lo guiará en dicho proceso. Nótese que, en algunos casos, al finalizar el proceso de actualización, se indica que hace falta correr algunos modis, esto es porque el ERPModis tiene definido una lista de archivos que no se encuentran en la carpeta ExUpgrade.

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CAPÍTULO 2 M anejo del Cargador

USO GENERAL DEL CARGADOR Realizados los pasos descritos en la sección “Previo al Uso ” en la página 4, al ingresar a los mantenimientos enlistados en la sección “ Consideraciones Importantes” en la página 2, el usuario verá en la barra de herramientas , el icono del Cargador Dinámico, identificado por el icono . Llegado a este punto, el usuario cuenta con dos opciones, la Carga Masiva o la Modificación Masiva. A su vez, la carga masiva cuenta con dos opciones: introducción manual de los datos o introducción mediante un Wizard de carga, el cual trabaja con un documento de Excel. Estas posibilidades se expondrán cada una por aparte para su mejor entendimiento. Aclaraciones Importantes Al llamar el cargador, por defecto el mismo traerá ÚNICAMENTE las columnas que sean estrictamente requeridas para el ingreso de un registro, sin embargo, es posible, mediante el botón Columnas, , añadir las columnas que desee. Para cada mantenimiento, se maneja un Plug In que complementa la funcionalidad del cargador, estos Plug In deben estar directamente en la raíz de la instalación del ERP.

CARGA CON W IZARD El wizard de carga, es llamado desde el cargador, al igual que todos los wizards existentes en el ERP, facilita y aligera el proceso de carga. Importante: Al momento de hacer uso del wizard, es necesario haber creado la hoja de Excel con los datos con los que se va a realizar la carga. A continuación se describen los pasos para realizar la carga con el wizard: 1. Ingrese al integrador del ERP. 2. Ingrese al mantenimiento para el que desea realizar la carga. 6


3. Sin tener marcado con el highlight más de una línea del mantenimiento, presione el botón “Invocar Cargador Dinámico” , representado por el icono . Importante: En caso de tener marcada más de una línea, el cargador ejercerá la función de Modificador masivo, la misma se expondrá más adelante. 4. Una vez que se está en el cargador, presione el botón de Importar, identificado con este icono , a lo que se despliega el wizard de carga, la pantalla es la siguiente:

Pantalla Inicial del Wizard de carga

5. Al presionar el botón siguiente, el wizard pasa a la siguiente pantalla:

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Mapeo en el Wizard de carga

El mapeo sirve para tener un archivo configurado de Excel y no tenga que estar realizando la asociación de columnas (que se lleva a cabo más adelante) cada vez que se realice la carga por wizard, si se tiene definido un mapeo, la próxima vez que se corra el wizard, la asociación de manera automática. La Descripción del mapeo la define a su gusto el usuario y en la Ruta Archivo se define la ubicación del archivo que contiene los datos para la realizar la carga mediante el wizard. 6. Después de realizar el mapeo, presione el botón Siguiente a lo que se despliega esta pantalla:

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Carga del Archivo de Excel en el Wizard

En la pantalla de Archivo de Datos, se define cual va a ser el archivo que se va a utilizar para la carga, al definirlo, automáticamente se llenará la tabla incluida en la pantalla, mostrando el encabezado por columna y los datos definidos en el archivo de Excel, el despliegue de columnas se determina de acuerdo a la carga que se esté realizando. 7. Pulse el botón Siguiente para que pase a la próxima pantalla, en donde se realiza la Asociación de columnas. La pantalla en mención es la siguiente:

Pantalla de Asignación de Columnas del Wizard

Si no es la primera vez que se utiliza el wizard y si en una carga anterior se realizó el mapeo, en este punto, el usuario no tendrá realizar la asociación pues la configuración habra sido guardada en el archivo que se definió para tal efecto. De no haberlo realizado el mapeo o en caso de ser la primera vez que se realiza la carga por el wizard, la asociación debe realizarse en forma manual para cada uno de los datos de las columnas. La forma manual de hacer la asociación radica en dar doble click en la columna de la tabla a la que se quiere asociar la anterior. El resultado de esto es una nueva línea en la sección “Asociación” que se muestra en la

ventana, con lo que el proceso de liga y asignación de valores queda definida para el proceso de carga. Otra opción para realizar la asociación de las columnas, es utilizar el , botón de “Asociar todas” identificado con el siguiente icono 9


logrando así un ahorro de tiempo, debe tenerse en consideración que el sistema no verifica que los nombres de las columnas calcen, por lo que es responsabilidad del usuario asegurarse que la cantidad y orden de las columnas sean iguales en el archivo de Excel y en la base de datos. En caso de que haya un error en la asociación de columnas, el proceso para la desasociación es el mismo, dando doble click sobre la asociación hecha, a lo que el sistema deshará la misma; se cuenta también con la “desasociación masiva” la cual se realiza con el botón “Desasociar todas” identificado con el siguiente icono .

8. Una vez realizada la asociación se debe presionar el botón Siguiente, con lo que se llega al último paso del wizard, en esta pantalla se presiona el botón de Finalizar para hacer que los datos definidos en el archivo de Excel se desplieguen en el Cargador Dinámico. La pantalla es la siguiente:

Pantalla del Cargador con la información cargado por Wizard

9. Continuando con el proceso, se debe presionar el botón Validar, identificado con este icono , éste le ayudará a saber qué información no es válida, cuando un dato no es válido, en la casilla que se encuentre el dato erróneo, el sistema pondrá un círculo rojo con una equiz en el centro, tal como este y la fila tendrá una marca en el row pointer, la fila se verá así: Fila con error

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En ese caso se nota un signo de admiración al inicio de la fila, lo cual le indica al usuario que algún dato debe ser modificado, o añadido, en caso de que lo haya dejado en blanco, para poder hacer la respectiva carga. 10. Cuando el usuario valide la información y ésta no presente ningún error, ya podrá cargar al ERP la información contenida, lo anterior se hará con la ayuda del botón Actualizar, representado por el icono . Una funcionalidad adicional que cuenta el cargador dinámico, es la de Limpiar Cargador, identificado con el icono , su función es la de eliminar toda la información que se haya ingresado, vía manual o por wizard, a la tabla del cargador.

I MPORTANTE: SOBRE LOS ARCHIVOS DE E XCEL Para el manejo del wizard, existen algunos puntos importantes en el manejo del archivo de Excel definido, a continuación se enumeran dichos puntos: a) Para el caso de Activos Fijos, la información debe ir definida en dos hojas, una que contenga la información de la carpeta Activo_Fijo y otra que contenga los datos de la carpeta Activo_mejora. b) Los valores alfabéticos deben ser definidos en mayúscula.

CARGA MANUAL A diferencia de la carga con Wizard, con esta opción, el usuario ingresará toda la información a cargar digitando directamente en la tabla, cada uno de los campos requeridos por la funcionalidad. Una vez ingresada la información continúe el proceso de carga en el punto 9 de la sección “ Carga con Wizard”.

MODIFICACIÓN MASIVA Otra función que maneja el Cargador Dinámico, es la de permitir que se realicen cambios en varios registros que se encuentren en el mantenimiento respectivo. El procedimiento para la modificación masiva, comparte mucho del manejo que se le da al proceso de Carga, lo único que varía, es el origen de los datos que se muestran en el cargador. 11


1. Para hacer uso de esta opción, el usuario tiene que estar en el mantenimiento respectivo, Activos Fijos, Rutas, entre otros, tendrá que marcar con el highlight al menos dos filas o todas aquellas que desee modificar, de esta manera:

Registros a modificar masivamente

2. Ya marcados los registros, pulse el botón Cargador Dinámico, con el botón . 3. El cargador se mostrará con los datos seleccionados en el mantenimiento. 4. Se deben realizar las modificaciones necesarias y validar la información, con el botón . 5. Finalmente, pulse el botón de Actualizar, con el botón y la información contenida en el cargador será actualizada en el mantenimiento.

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CAPÍTULO 3 Particularidades del Cargador

NOTA INTRODUCTORIA Aunque el cargador tiene la misma funcionalidad para uno u otro mantenimiento del ERP, el mismo cambiará de acuerdo a las columnas que el sistema tenga por requeridas, a continuación vamos a describir las columnas que desplegará el cargador, al llamarlo desde cada uno de los mantenimientos.

CUENTAS CONTABLES (CG) Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Cuentas Contables, desde el módulo de Contabilidad General , por defecto se desplegarán las siguientes columnas: Cuenta Contable: es el código de la cuenta contable, al igual que en el ERP para ingresar una “hija” o cuentas de nivel bajo o intermedio, es necesario que exista un “ padre”, además no puede dejar niveles intermedios en cero en la sección modificable del código de la cuenta. Sección: es un campo F1 que muestra las clasificaciones correspondientes al tipo de la cuenta contable. No es obligatorio definirla. Los valores dependerán de lo que se haya definido en la sección Reportes Contables (Contabilidad General/ Administración ). Descripción: campo o casilla que se habilita para definir un nombre o descripción de la cuenta que se está ingresando, si es una cuanta “hija”, esta debería tener una referencia a la cuenta “padre” con el fin de facilitar su

asociación. Tipo: esta columna indica si la cuenta corresponde a una cuenta del Estado de Resultados (E), el Balance de Situación (B) o si es una Cuenta de Orden (O). Tipo Detallado: indica que tipo de cuenta es, es decir, si es un Activo (A) un Pasivo (P), Patrimonio (T), Ingreso (I), Gasto (G) u Orden (O). Saldo Normal: en esta casilla se define si la cuenta tiene saldo Acreedor (A) o Deudor (D). Es decir, si el saldo irá al debe o al haber. 13


Conversión: tipo de conversión que tendrá la cuenta contable, se utiliza para saber como se van a generar las diferencias cambiarias, los valores posibles son: L para indicar que la conversión es de moneda Local a Dólar, D para indicar que la conversión es de Dólar a moneda Local o N si la cuenta No Convierte. Tipo de Cambio: esta casilla es de tipo F1, se utiliza para definir uno de los registros de tipos de cambio definidos en el módulo de Administración del Sistema. Acepta Datos: esta casilla se utiliza para indicar que la cuenta puede usarse para definir las líneas de un asiento. Consolida: este campo indica que si la cuenta participará en el proceso de consolidación de las compañías. Valores posibles, S para Sí y N para No. Usa Centro de Costo: en esta casilla se define si la cuenta contable usará centros de costo, si no tendrá el centro de costos Default (ND). Valores posibles, S para Sí y N para No. Usa Unidades: se utiliza para indicar si para la cuenta contable es necesaria la definición del equivalente del monto en Unidades. Valores posibles, S para Sí y N para No. Cuenta de Uso Restringido: con este casilla se indicará que cuando esta cuenta esté definida en un asiento contable, se puede o no modificar. Los valores posibles para la misma son, S para Sí y N para No. Conversión Contable: casilla en la cual se define desde donde se efectuará la conversión producto de las diferencias cambiarias, sus posibles valores son, A para cuando la cuenta convierte desde el Auxiliar, C para indicar que la cuenta convierte desde la Contabilidad y N si la cuenta contable No Convierte.

ACTIVOS F IJOS (AF) Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Activos, en el módulo de Activos Fijos, la información que por defecto se despliega, se muestra en dos carpetas, Activo_Fijo y Activo_mejora.

Activo_Fijo Las columnas que esta carpeta despliega por defecto son las siguientes: Activo Fijo: código del activo fijo que se ingresa en la base de datos, esta casilla es un alfanumérico con campo para 9 dígitos. Descripción: esta casilla tiene campo para 40 dígitos alfanuméricos. Sirve para que el usuario digite el nombre del activo. 14


Tipo de Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe definir a que clase o familia de activos pertenece el nuevo activo fijo, dependiendo de las características del mismo. Se puede digitar la tecla F1 para consulta de los tipos existentes. Estado: en esta casilla se despliega el estado del equipo según se definió en Estado de Activo, en Administración. Esta casilla no es posible que quedé en blanco. Se puede digitar la tecla F1 para consulta de los estados existentes.

Activo_mejora Las columnas que esta carpeta despliega por defecto son las siguientes: Activo Fijo: este campo se usa para ligar los datos de ambas carpetas, debe ser exactamente el mismo definido en la carpeta Activo_Fijo. Mejora: en esta columna debe digitar el código de la mejora, este debe ser igual al del activo. Descripción: esta casilla tiene campo para 40 dígitos alfanuméricos y se utiliza para definir el nombre de la mejora. Fecha de Adquisición: se define la fecha en la cual fue adquirido el activo, se sugiere la fecha actual. Fecha de Activación: se debe digitar la fecha a partir de la cual se empieza a usar el activo y por consiguiente a depreciar, se sugiere la fecha actual. Costo Original: es el monto por el cual fue adquirido el activo. Se cuenta con un campo para el Local, el cual debe estar definido en moneda local. También se tiene el campo para el Dólares, en el que se define el monto en moneda Reporte, según lo definido en los parámetros del módulo de AS. Valor Rescate Fiscal: corresponde al valor estimado del activo al final de su vida útil para la contabilidad Fiscal. Debe definirse tanto para moneda Local como para moneda Reporte o Dólares. Valor de Rescate Comp.: corresponde al valor estimado del activo al final de su vida útil para la contabilidad Corporativa o Comparativa. Debe definirse tanto para moneda Local como para moneda Reporte o Dólares. Tipo Depr. Fiscal: En este campo se define que método de depreciación utilizará el activo para la contabilidad fiscal. Los valores posibles son L para Línea Recta, S para Suma de Dígitos Anual , M para Suma de Dígitos Mensual, D para Suma de Dígitos Diaria , P para Por Porcentaje, 6 para 6 Month Convention , R para Saldos Decrecientes y N para No Depreciable. Tipo Depr. Comparativa: En este campo se define que método de depreciación utilizará el activo para la contabilidad Corporativa o 15


Comparativa. Los valores posibles son L para Línea Recta, S para Suma de Dígitos Anual, M para Suma de Dígitos Mensual, D para Suma de Dígitos Diaria , P para Por Porcentaje, 6 para 6 Month Convention , R para Saldos Decrecientes y N para No Depreciable. Vida Útil Fiscal: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto de la vida útil del activo para la para la contabilidad Fiscal. Vida Útil Comparativa: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto de la vida útil del activo para la para la contabilidad Corporativa o Comparativa. Tipo Revaluación Fiscal: en esta casilla se define el tipo de revaluación para la contabilidad Fiscal. Los posibles valores son P para Porcentaje, A para Avalúo, I para Indice de Precios, X para Indexación y C para Indice Compuesto. Tipo Revaluación Comparativa: en esta casilla se define el tipo de revaluación para la contabilidad Corporativa o Comparativa. Los posibles valores son P para Porcentaje, A para Avalúo, I para Indice de Precios, X para Indexación y C para Indice Compuesto. Porc. Reval Fiscal: en caso de que se defina la revaluación porcentual en esta casilla se debe definir el monto del porcentaje para la contabilidad Fiscal. Porc. Reval Comparativa: en caso de que se defina la revaluación porcentual en esta casilla se debe definir el monto del porcentaje para la contabilidad Corporativa o Comparativa. Valor Rescate Fiscal: el valor de rescate fiscal es utilizado para los cálculos relacionados con la contabilidad fiscal de la empresa tanto para la moneda Local: y la moneda Reporte o Dólares. Valor Rescate Comparativo: el valor de rescate comparativo es utilizado para los cálculos relacionados con la contabilidad corporativa tanto para la moneda Local: y la moneda Reporte o Dólares.

C LIENTES (CC Y FA) Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Clientes, ya sea desde el módulo de Cuentas por Cobrar o desde el de Facturación, por defecto se desplegarán las siguientes columnas: Cliente: es el código, campo alfanumérico de 20 caracteres en el que se define una identificación corta del cliente. Nombre: es la descripción, campo o casilla que se habilita para definir un nombre o descripción del cliente que se está ingresando, el mismo es campo alfanumérico de 80 caracteres. 16


Activo: esta columna indica el estado del cliente. Valores posibles, S para Sí y N para No. Multimoneda: indica si es o no posible ingresar documentos tipo débito y documentos de crédito en varias monedas diferentes de la moneda asociada con el cliente. Valores posibles, S para Sí y N para No. Fecha Ingreso: se debe establecer la fecha en la cual el cliente empezó relaciones comerciales con la empresa. Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa cliente, con el cual se puede establecer contacto directo, para atender situaciones específicas de los pagos de documentos de débito pendientes. Contribuyente: número de identificación tributaria (NIT) con que ha sido registrada la empresa cliente, en el Registro Mercantil de un país específico, por ejemplo la Cédula Jurídica. Límite de Crédito: casilla que indica que el cliente tiene un monto límite para obtener los débitos. Valores posibles, S para Sí y N para No. Impuesto 1: si la opción Exento de Impuestos está activada, entonces el usuario puede ingresar el porcentaje de exoneración sobre el Impuesto 1. Impuesto 2: si la opción Exento de Impuestos está activada, entonces el usuario puede ingresar el porcentaje de exoneración sobre el Impuesto 2. Backorder : se utiliza únicamente en el módulo de Facturación , para determinar si un cliente acepta que un pedido sea entregado en distintas fechas, en caso de que las existencias disponibles no sean suficientes para satisfacer el pedido. Valores posibles, S para Sí y N para No. Moneda: debe definirse la moneda en la cual el cliente realiza las transacciones con la compañía. Este dato se toma de la tabla de monedas del módulo de Administración del Sistema. Es un F1. Zona: código de la zona a la que pertenece el cliente, estas zonas son definidas según la conveniencia de la empresa. La información de las zonas definidas se encuentra en el módulo de Administración del Sistema. Es un F1. Ruta: código de la ruta a la que pertenece el cliente, las rutas son definidas según la conveniencia de la empresa. La información de las rutas definidas se encuentra en el módulo de Administración del Sistema. Es un F1. Cobrador : código de la persona definida como responsable de visitar al cliente para realizar los cobros de los documentos tipo débito expedidos. La lista de cobradores se define desde el módulo de Administración del Sistema. Es un F1. Acepta Fracciones: indica si al cliente se le puede facturar o no en múltiplos de venta. Valores posibles, S para Sí y N para No. 17


Utiliza Documentos Electrónicos: indica si se van a manejar o no el envío de documentos a travez de medios electrónicos, como el E-mail. Valores posibles, S para Sí y N para No. Confirmación Electrónica: indica si el cliente debe o no confirmar vía electrónica, la recepción de los documentos electrónicos. Valores posibles, S para Sí y N para No. E-mail Documentos Electrónicos: dirección electrónica del cliente para el envío de correos o información electronica. Ubicación: se debe definir la ubicación geográfica del cliente, con el fin de contar con una mayor cantidad de datos de localización. Ajuste Fecha de Cobro: indica que se va a ajustar la fecha de cobro al día anterior o posterior a la fecha de vencimiento. Los posibles valores son A para Anterior y P para Posterior. Clase Documento: define el tipo de documento que se va a definir al cliente por defecto u omisión. Los posibles valores son N para Normal o C para Crédito Fiscal. Local: indica la procedencia del cliente, se utiliza L para Local y E para Exterior. Tiene Convenio de Suministros : es necesaria para las transacciones del módulo de Facturación. Si se le indica que sí, el cliente sí utiliza el convenio de suministros. Por lo tanto, el precio de los artículos puede ser modificado desde las líneas de los pedidos o de las facturas. Valores posibles, S para Sí y N para No. Requiere Orden de Compra : para el funcionamiento del módulo de Facturación. Si se le indica que sí, el cliente requiere que los pedidos y las facturas especifiquen la orden de compra que los origina. Valores posibles, S para Sí y N para No. Corporación: Check box que indica si el cliente es de tipo Corporación, es decir, si es el principal de un grupo corporativo. Valores posibles, S para Sí y N para No. Asociación de Facturas a un Contrarecibo : indica si es obligatorio la asociación de un contrarecibo a una factura. Valores posibles, S para Sí y N para No. Cobro Judicial: indica si el cliente se encuentra o no en cobro judicial. Valores posibles, S para Sí y N para No. Clase Abc: columna para definir la clase del cliente. Valores posibles, de la A a la Z, según la clasificación por las características que se quieran.

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Días de Abastecimiento: indica la cantidad de días que pueden transcurrir desde el día del pedido hasta el día en que se recibe la mercancía. Los valores posibles son de 0 (cero) a 100 (cien). Usa Tarjeta de Crédito: se usa para indicar que el cliente usa o no tarjeta de crédito. Además, se activan los otros campos de captura. Valores posibles, S para Sí y N para No. Documentos a Generar : esta casilla es de uso exclusivo del módulo de Facturación. Se utiliza para definir el documento que se va a generar por omisión para la facturación. Los valores posibles son F para Factura, B para Boleta, T para Remisión de Factura o S para Remisión de Boleta. Condiciones de Pago: se refiere al período de crédito que se le concede al cliente para el pago de documentos. Depende de las condiciones de pago definidos en el módulo de AS, es un F1. Intereses Mora: es la tasa de interés anual que el cliente debe pagar, sobre el monto adeudado (saldo vencido), debido al vencimiento de un documento tipo débito. Nivel Precio: esta casilla no se utiliza para fines de las transacciones propias de Cuentas por Cobrar. Su objetivo es definir al cliente un nivel de precios específico para establecer el monto a pagar cuando se facturan las cantidades de los artículos adquiridos. Depende de las condiciones de pago definidos en el módulo de AS, es un F1. Descuento: porcentaje a descontar sobre el total del documento de débito debido a condiciones especiales. Exento Impuestos: indica un cliente exento de manera parcial o total del pago del Impuesto 1 y / o el Impuesto 2 cuando se ingresa un documento tipo débito, en este caso en una factura. Valores posibles, S para Sí y N para No. Exceder Límite: indica si el cliente puede o no exceder su Límite de Crédito definido. Valores posibles, S para Sí y N para No. Intereses: se debe ingresar la tasa de interés por pagar sobre los documentos de débito.

P ROVEEDORES (CP) Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Proveedores, en el módulo de Cuentas por Pagar , por defecto se desplegarán las siguientes columnas: Proveedor : es el código, campo alfanumérico de 20 caracteres en el que se define una identificación corta del proveedor. 19


Nombre: es la descripción, campo o casilla que se habilita para definir un nombre o descripción del proveedor que se está ingresando, el mismo es campo alfanumérico de 80 caracteres. Activo: esta columna indica el estado del proveedor. Valores posibles, S para Sí y N para No. Multimoneda: indica si es o no posible ingresar documentos tipo débito y documentos de crédito en varias monedas diferentes de la moneda asociada con el proveedor. Valores posibles, S para Sí y N para No. Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa proveedor, con el cual se puede establecer contacto directo, para atender situaciones específicas de los pagos de documentos de débito pendientes. Cargo: indica el puesto que desempeña la persona que es el contacto. Fecha Ingreso: se debe establecer la fecha en la cual el proveedor empezó relaciones comerciales con la empresa. Intereses Mora: es la tasa de interés anual que el proveedor debe pagar, sobre el monto adeudado (saldo vencido), debido al vencimiento de un documento tipo débito. Descuento: porcentaje a descontar sobre el total del documento de débito debido a condiciones especiales. Teléfonos 1, 2 y Fax: números telefónicos y de fax de las instalaciones del proveedor, especialmente donde se puede ubicar al contacto. Orden Mínima : monto mínimo que acepta el proveedor en un pedido. El monto establecido debe estar en la moneda definida anteriormente. Contribuyente: número de identificación tributaria (NIT) con que ha sido registrada la empresa proveedor, en el Registro Mercantil de un país específico, por ejemplo la Cédula Jurídica. Condiciones de Pago: se refiere al período de crédito que se le concede al proveedor para el pago de documentos. Depende de las condiciones de pago definidos en el módulo de AS, es un F1. Local: indica la procedencia del proveedor, se utiliza L para Local y E para Exterior. Pagos Congelados: cuando esta condición se activa, mediante un check, solamente se puede ingresar documentos tipo crédito para el proveedor. Por lo tanto, no se puede hacer débitos (cancelar) de ningún documento crédito asociado a este proveedor.

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E MPLEADOS (CN-RH) Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Empleados, desde los módulos de Recursos Humanos o Control de Nómina, por defecto se desplegarán las siguientes columnas:

Empleado: es el código, campo alfanumérico de 20 caracteres en el que se define una identificación del empleado. Nombre Pila: es la descripción, campo o casilla que se habilita para definir el nombre del empleado. Nombre: Es la unión del Primer Apellido, Segundo Apellido y Nombre Pila del empleado. Primer Apellido: es la descripción del primer apellido del empleado. La casilla tiene una longitud máxima de 20 caracteres. Segundo Apellido: : es la descripción del segundo apellido del empleado. La casilla tiene una longitud máxima de 20 caracteres. Estado: Indica la situación laboral del empleado. Los estados son configurados en el menú de Administración en Estados del Empleado, corresponde a un campo tipo F1. Identificación: Número de cédula de identidad del empleado, asignada por la oficina de Registro Civil. La casilla es un alfanumérico de un máximo de 20 dígitos. Departamento: Área funcional de la empresa en que trabaja el empleado. Los departamentos pueden definirse desde el menú de Administración de este módulo. , corresponde a un campo tipo F1. Puesto: Ocupación del empleado en la compañía, según los puestos definidos en Administración en el menú principal del módulo, corresponde a un campo tipo F1. Plaza: Variable del módulo que sirve para llevar control del número de empleados permitidos por puesto. Cuando la casilla está inactiva es porque en los parámetros de Recursos Humanos no se definió el control de la plaza del empleado, en cuyo caso, el sistema despliega automáticamente ND (no definido). Nómina: Código de la clase de nómina a la que está asociado el empleado. Ubicación: Lugar físico en que trabaja el empleado la cual se define en la tabla Ubicaciones en el módulo Administración del Sistema.

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Centro de Costo: Código del centro de costo al que está ligado el empleado. Un empleado puede estar ligado solamente a un centro de costo, corresponde a un campo tipo F1. Horario: Especifica la jornada semanal en que labora el empleado. Esta opción se define en el menú de Administración en el apartado Horarios, y corresponde a un campo tipo F1. Forma de Pago: Fija la manera en que se va a pagar al empleado. La casilla presenta un combo box, donde el usuario puede escoger una de tres alternativas: efectivo, cheque o transferencia. Salario Referencia: Salario base del empleado para el puesto al que está asignado. Régimen Vacacional: Corresponde al tipo de régimen vacacional asociado al empleado para el cálculo de vacaciones. Este campo se habilita si se encuentra instalado el módulo de Control de Vacaciones. Nacionalidad: País de procedencia del empleado, puede consultar la tabla de Países con la tecla F1. Estado Civil: Esta casilla presenta un combo box donde se debe escoger una de las siguientes opciones: Casado(a), Divorciado(a), Otro, Soltero(a), Unión Libre o Viudo(a). Fecha Nacimiento: Día, mes y año de nacimiento del empleado, debe ser ingresado en el formato dd/mm/aaaa o dd/mm/aa. Fecha Ingreso: Fecha en que el empleado empezó a trabajar en la compañía. Esta fecha es ingresada por el sistema automáticamente con la fecha actual, sino se define otro dato.

A RTÍCULOS (CI) Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Artículos, desde el módulo de Control de Inventarios, por defecto se desplegarán las siguientes columnas: Artículo: Se debe digitar un código para el artículo. Descripción: Igualmente se debe colocar una descripción para el artículo. Factor Conversión 1: Por default aparece un 1, y es el factor de conversión para la unidad de medida del texto de clasificaciones 1. Factor Conversión 2: Por default aparece un 1, y es el factor de conversión para la unidad de medida del texto de clasificaciones 2. Factor Conversión 3: Por default aparece un 1, y es el factor de conversión para la unidad de medida del texto de clasificaciones 3. 22


Factor Conversión 4: Por default aparece un 1, y es el factor de conversión para la unidad de medida del texto de clasificaciones 4. Factor Conversión 5: Por default aparece un 1, y es el factor de conversión para la unidad de medida del texto de clasificaciones 5. Factor Conversión 6: Por default aparece un 1, y es el factor de conversión para la unidad de medida del texto de clasificaciones 6. Tipo: En este campo se define el tipo para agrupar el artículo según su utilización. Origen Corporativo: En este campo se debe definir si el artículo es realizado en nuestra empresa, es decir es de origen corporativo; entonces se elige S o N para decir si o no. Peso Neto: Se puede definir el peso neto del artículo, por default sale en cero. Peso Bruto: Se puede definir el peso bruto del artículo, por default sale en cero. Volumen: Se puede definir el volumen del artículo, por default sale en cero. Bultos: Número de bultos en que se empaca este artículo. Artículo Cuenta: Se debe elegir el código de las cuentas contables asociadas al artículo. Impuesto: Código que identifica los impuestos que aplican al artículo. Factor de empaque: Se debe colocar el número de unidades de las cuales se compone la unidad de almacenamiento. Factor de venta: Cantidad de unidades de almacenamiento cuando el artículo se vende por múltiplos. Existencia máxima: Cantidad máxima que puede tenerse en existencia. Existencia mínima: Cantidad mínima que debe tenerse en existencia. Punto de re-orden: Punto en el cual es necesario reordenar el artículo. Costo Fiscal: Tipo de costo para reportes fiscales. Costo Comparativo: Tipo de costo para realizar estudios comparativos. Precio base local: Es el precio base del artículo en moneda local. Precio base dólar : Es el precio base del artículo en moneda dólar. Clase Abc: Se debe elegir una clase para el artículo. Activo: Se debe especificar si el artículo se encuentra activo. Usa lotes: Se debe especificar si el artículo usa o no usa lotes.

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Obliga cuarentena: Si el artículo no usa lotes este campo debe salir deshabilitado, solo los artículos que usan lotes pueden obligar a cuarentena, sin embargo no es obligatorio. Mínima vida de compra : Vida útil necesaria para poder comprar el artículo. Mínima vida de consumo: Vida útil necesaria para poder consumir el artículo. Mínima vida de venta: Vida útil necesaria para poder vender el artículo. Vida útil promedio: Días promedio que permanece el artículo en buen estado para consumirse. Días de cuarentena: Días que deben pasar después de producido el articulo para ser consumido. Utilizado Manufactura: Si el artículo es un artículo que nuestra empresa produce, o bien si es una materia prima de uno que producimos, este artículo si es utilizado en manufactura. Usa números Serie: Se puede elegir si el artículo utiliza series. Unidad de almacén: Unidad utilizada para para registrar las existencias del artículo. Unidad de empaque : Unidad utilizada para registrar las existencias del artículo. Unidad de venta: Unidad utilizada para vender el artículo. Perecedero: Si el artículo usa lotes, se le debe indicar si es o no perecedero.

C ENTROS DE COSTO (AS) Código: identificación alfanumérica del centro de costo, la casilla tiene campo para 25 dígitos. Los códigos de los centros de costo se manejan de la misma manera que se manejan los códigos de las cuentas contables, generando centros padre y centros hijos. Descripción: nombre del centro de costo, la casilla tiene campo para 40 dígitos. Tipo: tipo del centro de costo, puede seleccionar entre los siguientes valores: Gasto, Ingreso o Ambos. Acepta Datos: Indica si este centro de costo puede ser utilizado para hacer transacciones o no.

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D EPARTAMENTOS , U BICACIONES (AS) Código: identificación alfanumérica del departamento, la casilla tiene campo para 10 dígitos. Descripción: nombre del departamento, la casilla tiene campo para 40 dígitos.

V ENDEDORES , COBRADORES (AS) Código: identificación alfanumérica para distinguir cada vendedor de la compañía, puede corresponder al número del empleado. La casilla tiene espacio para digitar 4 dígitos. Comisiones: porcentaje de ganancia que tendrá sobre las ventas que lleve a cabo el vendedor. Activo: Indica que la aplicación está activada, o sea, que el funcionario nuevo está activado dentro del sistema. Cuenta Comisión: en esta casilla existen dos campos que deben ser digitados por el usuario: el código del Centro de Costo al que pertenece la cuenta contable a la que se cargarán los montos de las comisiones pagadas al vendedor y el código de dicha Cuenta Contable, puede consultar la tabla de con la tecla F1

R ESPONSABLES (AS) Código del Responsable: dentro de esta casilla se ingresa el código de la persona (candidato a responsable) de algún activo fijo. Nombre: se ingresa el nombre del responsable.

N IVELES DE P RECIO (AS) Código del Nivel de Precio : identificación alfanumérica del nivel de precio. La casilla tiene espacio para 12 dígitos alfanuméricos. Moneda: moneda en la que se trabajará el nivel de precio, se puede escoger entre dólar o local, dependiendo de si el sistema está definido para el uso de doble moneda o no. Cuando el cursor se posiciona sobre el campo de Moneda, aparece un icono con una flecha señalando hacia abajo, esto indica que existen valores predeterminados, que en este caso se refiere a la moneda local, y a la moneda extranjera (dólar). 25


Condición de Pago: se refiere al condicionamiento que se utilizará para que los clientes paguen las cuentas, esta condición se establece individualmente para cada nivel de precios. Esta casilla presenta la opción ayuda, la cual se despliega presionando la tecla F1 o haciendo doble clic sobre la casilla, dichas condiciones se debieron haber definido previamente en el menú principal de AS, en la opción Tablas, en la sección Tipos, en la opción Condiciones de Pago. También el llenado de esta casilla se puede hacer manualmente, siempre y cuando la condición de pago exista. Esquema de Trabajo: se refiere al procedimiento que se utilizará para calcular los precios de los artículos. Al posicionarse en la casilla de esquema de trabajo, también aparece un icono con una flecha hacia abajo. Las opciones que se pueden escoger son: normal, multiplicador, margen y markup. Este esquema es el que se utilizará en el cálculo de precios. Sugerir descuento: Indica si el nivel de precio debe sugerir el descuento o no.

CONDICIONES DE P AGO (AS) Código: identificación alfanumérica de la condición de pago. La casilla tiene espacio para 4 dígitos. Descripción: nombre asociado a la condición de pago. La casilla tiene espacio para 40 dígitos. Días Neto: cantidad máxima de días de crédito que acepta la condición. La casilla tiene espacio para 4 dígitos. Descuento Contado: porcentaje que se descuenta si el cliente realiza un único pago o pago de contado del documento (transacciones de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Compras y Facturación) sobre el cual se aplique el tipo de condición de pago que tenga definido este parámetro. Tipo Condición: Esta casilla permite seleccionar el tipo de condición de pago que se define, puede elegirse entre: Amortización Fija, Cuota Fija, Montos, Normal, Pagos Parciales.

CÓDIGOS DE I MPUESTO (AS) Código: identificación alfanumérica del código de impuesto. La casilla tiene campo para 4 dígitos. Descripción: este campo es para darle nombre al código de impuesto. La casilla tiene campo para 40 dígitos. 26


Impuesto 1: importe calculado por porcentaje, del total facturado o de la orden de compra, que tiene que aplicarse por concepto de impuesto, que corresponde al impuesto de ventas 1. La casilla tiene campo para 15 dígitos. Impuesto 2: importe calculado por porcentaje o cantidad (en caso de usar la opción Impuesto 2 por Cantidad ), del total facturado o de la orden de compra, que tiene que aplicarse por concepto de impuesto, que corresponde al impuesto 2. La casilla tiene campo para 15 dígitos.

D IRECCIONES (AS) Código: dentro de esta casilla se ingresa el código que será el identificador del registro de la dirección que se está creando. Este código puede ser un alfanumérico de hasta 10 caracteres. Descripción: dentro de esta casilla el usuario ingresa una breve descripción de la dirección de manera que sirva como otra forma de identificar el registro. Esta descripción puede ser alfanumérica de hasta 40 caracteres. Detalle: bajo esta sección se presentan 10 campos a los cuáles se les debe registrar un nombre para identificar la casilla cuando sea desplegada por el tipo de dirección a la que pertenece. El usuario puede utilizar el número de campos que requiera para configurara la dirección.

T IPOS DE ANULACIONES (AS) Código: identificación alfanumérica del tipo de anulación de documentos con números de comprobantes fiscales. Descripción: Descripción de la anulación del documento.

E NTIDADES F INANCIERAS (AS) Código: identificación alfanumérica de la entidad financiera. La casilla tiene campo para 8 dígitos. Descripción: nombre de la entidad financiera. La casilla tiene campo para 40 dígitos. NIT: este es el número de identificación tributaria que se le asocia a la entidad financiera. La casilla tiene campo para 20 dígitos.

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