DOCUMENTOS COMERCIALES
GENCI SOFFIA TANGARIFE CERON
INSTITUCION EDUCATIVA INSTITUTO TECNICO COMERCIAL SAGRADOS CORAZONES AREA DIGITACION PUERTO RICO CAQUETÁ 2014
DOCUMENTOS COMERCIALES
GENCI SOFFIA TANGARIFE CERON
YOLANDA BAUTISTA ROJAS Especialista
INSTITUCION EDUCATIVA INSTITUTO TECNICO COMERCIAL SAGRADOS CORAZONES AREA DIGITACION PUERTO RICO CAQUETÁ 2014
INTRODUCCION El manejo de la comunicación en general dentro fuera y hacia una empresa es una herramienta valiosa que nos puede permitir acceder con mayor facilidad a un empleo de buena categoría, además de permitirnos evolucionar dentro de este. A continuación abordaremos los aspectos más importantes en la elaboración de este tipo de documentos, abordando la teoría necesaria y ejemplificando de manera detallada y precisa la forma en que se deben realizar estas comunicaciones, cartas y memorandos. Alcanzaremos un conocimiento suficiente para poder realizar estos documentos y así alcanzaremos el objetivo planteado con este proyecto, de alcanzar conocimiento e impartirlo.
CONTENIDO Pag. 1. LA CARTA CIRCULAR 1.1 CONCEPTO 1.2 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACION 1.3 UTILIZACION DE LA CARTA CIRCULAR 1.4 PARTES DE LA CARTA CIRCULAR 1.4.1 MEMBRETE 1.4.2 NÚMERO O REFERENCIA 1.4.3 LUGAR Y FECHA DE ELABORACION 1.4.4 DATOS DEL DESTINATARIO 1.4.4.1 TITULO ACADEMICO 1.4.4.2 NOMBRE DEL DESTINATARIO 1.4.4.3 CARGO 1.4.4.4 ORGANIZACIÓN 1.4.4.5 DIRECCION 1.4.4.6 NOMBRE DEL LUGAR DE ORIGEN 1.4.4.7 PAIS 1.4.5 ASUNTO 1.4.6 SALUDO O VOCATIVO 1.4.7 TEXTO 1.4.8 DESPEDIDA 1.4.9 DATOS DEL REMITENTE 1.4.9.1 NOMBRE Y APELLIDO 1.4.9.2 RUBRICA 1.4.9.3 CARGO 1.4.10 LINEAS ESPECIALES 1.4.10.1 ANEXO (OPCIONAL) 1.4.10.2 COPIAS 1.4.10.3 IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR
6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9
2. ESTILO DE CARTAS CIRCULARES 2.1 ESTILO BLOQUE EXTREMO: 2.2 ESTILO BLOQUE 2.3 SEMI BLOQUE
10 10 10 10
3. ZONAS 3.1 ZONA 1 3.2 ZONA 2 3.3 ZONA 3
10 10 10 10
4. ESQUEMAS 4.1 ESQUEMAS DE LA CARTA CIRCULAR CON SUS PARTES Y EL CORRESPONDIENTE INTERLINEADO 4.2 ESQUEMA DEL ESTILO BLOQUE EXTREMO 4.3 ESQUEMA DEL ESTILO SEMIBLOQUE 4.4 ESQUEMA DE ZONAS
10 11 12 13
5. EJEMPLOS DE LA CARTA CIRCULAR 5.1 EJEMPLO DE ESTILO BLOQUE EXTREMO 5.2 EJEMPLO DE CARTA ESTILO BLOQUE 6. EJEMPLO DE OFICIOS COMERCIALES 6.1 EJEMPLO DE SOLICITUD DE COTIZACION 6.2 EJEMPLO DE RESPUESTA DE COTIZACION 6.3 EJEMPLO DE SOLICITUD DE PEDIDO 6.4 EJEMPLO DE RESPUESTA DE PEDIDO 6.4.1 EXISTENCIA AGOTADA 6.4.2 DISCONTINUIDAD DEL ARTICULO O SERVICIO 6.4.3 ANUNCIO DE EMBARQUE 6.4.4 LIMITANDO CREDITO 6.5 SOLICITUD DE EMPLEO 6.5.1 RESPUESTA SOLITUD DE EMPLEO
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
7. MEMORANDO 7.1 EJEMPLO DE MEMORANDO
26 27
8. ACTA ADMINISTRATIVA 8.1 EJEMPLO DE ACTA ADMINISTRATIVA
28 29
9 SOBRES COMERCIALES 9.1 EJEMPLO DE SOBRES COMERCIALES
31 32
10. EJEMPLO DE CERTIFICADO DE CONSTANCIA
33
CONCLUSION
34
BIBLIOGRAFIA
35
14 15
CONCEPTO CARTA CIRCULAR Es una comunicación semiformal que se envía a dependencias o departamentos de una misma organización y a divisiones y subdivisiones de una misma empresa. Su propósito es comunicar a un grupo de personas uno o varios asuntos, de modo que siempre se envía a más de una persona. 1.2 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACION Debe presentar las siguientes características: Utilice papel en el que figure el membrete de una empresa u organismo que la expide. Evite dirigirse a la “masa” par a la que ha sido preparada. Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada. Tienen la misma forma, estructura y estilo de redacción que una carta comercial por tanto se debe aplicar las mismas normas. Esfuércese por una presentación agradable. Solamente se incluye un tema por comunicación para que no haya confusiones Concluya con saludos y gracias por la atención prestada
1.3 UTILIZACION DE LA CARTA CIRCULAR La Carta Circular se utiliza en los siguientes casos: Ofrecer servicios, nuevos productos. Dar a conocer la dirección y teléfonos de un nuevo local. Cambio de precio de algún artículo o de su administración. Cobro o confirmación de saldos. Como medio de propaganda.
1.4 PARTES DE LA CARTA CIRCULAR 1.4.1 MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. 1.4.2 NÚMERO O REFERENCIA: Identificación consecutiva del documento. 1.4.3 LUGAR Y FECHA DE ELABORACION: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió. 1.4.4 DATOS DEL DESTINATARIO: Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico. De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla
6
1.4.4.1 TITULO ACADEMICO: Título académico o tratamiento, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, Ingeniero, etc...) 1.4.4.2 NOMBRE DEL DESTINATARIO: NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos apellidos. NO se utiliza negrilla. (Pedro Luis Jaimes Suárez) 1.4.4.3 CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica. 1.4.4.4 ORGANIZACIÓN: Se escribe con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, siglas o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. 1.4.4.5 DIRECCION: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc... (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un solo número. (Apartado 50943). De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas. Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa. 1.4.4.6 NOMBRE DEL LUGAR DE ORIGEN: Se debe escribir la ciudad de origen del documento y la fecha de envío, en el siguiente orden: Medellín, 3 de mayo de 2010. 1.4.4.7 PAIS: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de destino. (Ciudad o municipio) 1.4.5 ASUNTO: Síntesis del tema de la carta, expresada con cuatro palabras máximo, sin negrilla y sin subrayar. Se omiten artículo, conjunciones o preposiciones, sin que se afecte el sentido. Ejemplo: Asunto: Reunión nacional Jefes de Mantenimiento. (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 45890). 1.4.6 SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (Apreciado señor Botero: Apreciada doctora Martha:) Como parte inicial del texto 7
se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos…)
1.4.7 TEXTO: Generalmente se escribe a espacio sencillo, dejando dos renglones entre párrafo y párrafo. Cuando el texto es muy corto, se puede aplicar el espacio y medio entre líneas. Además se debe: Tratar un solo tema por comunicación Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa Usar tratamiento respetuoso y cortés Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. Suprimir el gerundio al inicio de los párrafos Frases recomendadas para iniciar los párrafos: Párrafo de apertura: debe crear o despertar en la mente del lector el interés por el Mensaje que transmite: Gracias por su interés en nuestros productos. Con mucho gusto adjuntamos el cheque N°. 9876655, por $5.000.000. (cinco millones de pesos) a cargo del Banco de Colombia. Es grato informarle las bases para la aceptación de la solicitud. Gracias por su valiosa contribución. La informamos que la reunión fue cancelada.
Lo felicitamos por… Ofrecemos disculpas por las dificultades que ha tenido…
Párrafo de cierre: Con él se deja y mantiene el impacto favorable inicial. Debemos despertar y mantener la simpatía y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos: Acepte nuestros mejores deseos por sus éxitos y satisfacción personal Con gusto atenderemos sus próximos pedidos Esperamos fortalecer las buenas relaciones que han unido a nuestras empresas. Esperamos que sea de gran utilidad la información adjunta.
Agradeceremos…
Confiamos en obtener su colaboración. Pueden contar con nosotros en una próxima oportunidad.
1.4.8 DESPEDIDA: Palabra o frase final de cortesía. Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto. (Cordialmente, - Para nosotros es un gusto servirle.)
8
1.4.9 DATOS DEL REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante. El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. 1.4.9.1 NOMBRE Y APELLIDO: Nombre y apellido de quien envía la carta, en mayúscula sostenida o inicial. 1.4.9.2 RUBRICA: La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. 1.4.9.3 CARGO: Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la siguiente línea, con mayúscula inicial sin centrar. 1.4.10 LINEAS ESPECIALES: Anexos e identificación del transcriptor. 1.4.10.1 ANEXO (OPCIONAL): Documento o elemento que acompaña la circular. Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a 2 interlíneas seguida de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas). Se detallan en el texto y al final de la comunicación. La palabra anexo o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos: a un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua, horizontalmente y separados por coma. Ejemplos: Anexo: uno (15 folios). Anexos: dos (ochos folios y un CD- ROM). Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). 1.4.10.2 A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las copias, así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Montoya Arango, Gerente EMS). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. 1.4.10.3 IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR: A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea sencilla de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todos debidamente alineados. Si la persona que firma es la misma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.
9
2. ESTILO DE CARTAS CIRCULARES 2.1 ESTILO BLOQUE EXTREMO: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales. 2.2 ESTILO BLOQUE: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. El modelo de carta bloque es relativamente fácil y rápido de hacer porque la fecha, la despedida y la firma comienzan en el centro de la línea de escritura. 2.3 SEMI BLOQUE: Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios. 3 ZONAS 3.1 ZONA 1: Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT. 3.2 ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel. Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad. 3.3 ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro. 4. ESQUEMAS: Se presentan los esquemas de espaciado e interlineado de los diferentes estilos en que se pueden elaborar las cartas circulares
10
11
CONCLUSION La comunicación es la base de toda en este mundo activo y cambiante de hoy en día, la persona que domine una buena comunicación puede alcanzar sus metas fácilmente, la comunicación dentro de las empresas, es igual de primordial, mediante le investigación que conllevo la realización de este proyecto se abordaron muchos temas importantes, y se logró la obtención del conocimiento necesario para realizar una buena elaboración de actas, memorando y circulares. Aunque no parece importante a simple vista, es de primera necesidad conocer estos temas con propiedad ya que nos lanzamos a un mundo activamente económico en el cual debemos desempeñarnos sobresalientemente en cualquier actividad dentro de una empresa..
34
BIBLIOGRAFIA MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL Código: DEPGAF-3.1-1 PROCESO: Comunicaciones/ Comunicaciones Internas Fecha: 03/07/07 Versión: 1 http://tecnicasdeoficina.wordpress.com/la-circular-2/ http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/734/Archivos/Habilidades/L A_CARTA_COMERCIAL.pdf
35
