EMPRESA METALÚRGICA METALES Y MINERALES S.A.C. 1. INTRODUCCI INTRODUCCIÓN.-S ÓN.-See trata de una empresa empresa metalúrgi metalúrgica, ca, ubicada ubicada en la sierra central, central, en el Departamento de Junín, a más de 3,500 msnm, msnm, cuya principal actividad actividad es el procesamiento procesamiento de concentrados y la comercialización de metales refinados, tales como: Cobre, Plomo, Zinc, Plata, Oro y algu alguno noss otro otross subp subpro rodu duct ctos os,, prop propio ioss del del proc proces eso o y del del cont conten enid ido o de la materia prima extraída de la Mina. En su estructura organizativa cuenta con una Gerencia de Abastecimiento, que es responsa responsable ble de las áreas áreas de Compras, Compras, Contratos, Contratos, Control Control de Inventario Inventarios, s, Almacén y Transporte; así mismo cuenta con 02 almacenes, el primero de los cuales es un almacén Central, ubicado en la localidad de Huari a 175 km de distancia de Lima y el otro almacén ubicad ubicado o en en la Provin Provincia cia Consti Constituc tucion ional al de E l Cal Callao lao,, este este último último es un almacén alquilado que cumple la función de recepción y despacho de materiales hacia Huari. La Empresa Empresa Metalúrgica Metales y Minerales S.A.C. (EMMM), cuenta cuenta con más de 30,000 artícu artículos los en stock, stock, que que corre correspo spond nden en a más de 70 clas clases es de de artíc artículo ulos, s, además se tienen 45 artículos que son considerados considerados “estratégicos” para las operaciones. Es importa importante nte mencio mencionar nar que en la localid localidad ad de Huari Huari,, donde donde se ubica el Almacén Central, donde donde se almacenan almacenan todos los materiales materiales necesarios necesarios para las operacion operaciones es mineras, pero existe además, además, a una distancia distancia aproximada aproximada de medio kilómetro, un depósito donde se almacenan exclusivamente los insumos químicos. 2. SITUACION GENERAL.-La GENERAL.-La empresa empresa cuenta con la certificación certificación de Calidad ISO 9001:2000, desde Junio 2006, a la que cada ca da 6 mese mesess se le real realiz izaa una una audi audito torí ríaa ex exte tern rna, a, para para efec efecto toss de seguimiento. Para el proces proceso o de Re-Ce Re-Certi rtific ficaci ación ón,, se contra contrata ta a una una empres empresaa especi especiali alizad zada, a, conocida bajo la denominación de “El Certificador”, Certificador”, que se encarga de efectuar efectuar la revisión revisión de todos los procesos que fueron certificados, en realidad sólo serán auditados aquellos cambios que se realiz realizaro aron n a los proces procesos os involu involucra crados dos en la nueva nueva ve versi rsión ón 200 20088 del Sistema Integrado de Gestió Ges tión n (SIG) (SIG) de la EMMM. EMMM. Para Para este este trabajo trabajo la la empres empresa a cuenta cuenta con con un equipo de auditores intern internos, os, integ integrad rado o por person personal al de las difer diferent entes es áre áreas, as, los los que fuero fueron n capacitados por
empresas especializadas en el rubro, quienes son los responsables de brindar información a los auditores externos. De acuerdo al plan de auditoría previamente establecido, los miembros de El Certificador, se acercarían, el día lunes, al área de Logística, con el objeto iniciar el proceso de auditoría programado. Las áreas a ser auditadas serian las de Compras, Control de Inventarios y Almacenes. En la sala de reuniones del área Logística, se reunieron las siguientes personas: El Sr. Carlos Ángulo, auditor líder representante del Certificador y como representantes de la empresa EMMM, los señores: Ing. Mario Vilca, Jefe de Compras; el Ing. Carlos Polo, Jefe de Control de Inventarios y Almacenes; y el Sr. Rafael Vidal, Gestor de SIG. 1 Este caso fue preparado por el Señor Percy Cristobal Alonzo, Alumno del curso de Gestión Estratégica del Control Logístico, en el año 2010 y ha sido adaptado por el Profesor Armando Valdés Garrido Lecca, para su discusión y análisis en clase. Acto seguido se hizo la apertura de la reunión, y entraron en dialogo comentando lo siguiente: Sr. Angulo: Bueno no tenemos mucho tiempo, solo he venido por algunos aspectos puntuales. He efectuado una visita a la Planta de Indio y me entrevisté con el Jefe de Planta, Ing. Luis Flores, quien me ha comentado que ellos tienen un artículo “Carbonato de Sodio”, el que está considerado como artículo estratégico, que si no hubiera un stock mínimo, la planta pararía. Por favor, pueden mostrarme su lista de artículos estratégicos?. Ing. Polo: Claro, la verdad nunca hemos tenido problemas con el abastecimiento o con roturas de stock con el “Carbonato de Sodio”, sobre todo teniendo en cuenta que la compra la hacemos en el País, por ende es tratado como un producto nacional, además en nuestros registros no está considerado como artículo estratégico. Sr. Angulo: Y porque?, tengo entendido que el encargado del área había pedido, vía un documento, que fuese considerado como estratégico. Ing. Vilca: Es cierto, la planta de Indio lo ha solicitado, sin embargo el área que realiza la evaluación ó análisis es el área de Control de Inventarios, ellos me envían la lista una vez que se haya normalizado como artículo estratégico, además tengo entendido que este artículo además lo consume la Fundición de Plomo. Ing. Polo: A la fecha no lo hemos normalizado como estratégico, ya que anteriormente
hemos tenido problemas con usuarios donde solicitaban al área de Control de Inventarios, incluir artículos como estratégicos, sin embargo haciendo un análisis de consumos y verificando la importancia para las operaciones, no era necesario. Sr. Angulo: Es una cuestión de criterio del analista, o tienen algún procedimiento de gestión para artículos estratégicos? Ing. Polo: Actualmente no tenemos ningún procedimiento que contemple este caso, todo se basa en el criterio del analista de inventarios y sobre todo en su experiencia profesional. Sr. Angulo: Bueno, por otro lado haciendo la inspección de su almacén, he visto un producto químico que es el acido clorhídrico, almacenado dentro del Almacén Central, que corresponde a materiales en general, además lo he encontrado apilado y con tapas de plástico. Ing. Polo: La verdad, no me he percatado de lo que Ud. menciona. Sr. Angulo: Ok, no hay mayor problema. Bueno terminamos la reunión, voy a preparar mi reporte de auditoría y luego hacemos la reunión de cierre. Inmediatamente el Ing. Carlos Polo muy molesto, mando llamar al Supervisor del almacén; quien se presentó de inmediato y fue increpado sobre la situación comentada. El Ing. Polo le pidió que le explique sobre lo que había indicado el Sr. Angulo, respecto del almacenaje del acido clorhídrico. El Supervisor le comentó que el viernes pasado había llegado un transportista que traía materiales del Almacén Callao, los que eran muy urgentes para las operaciones, motivo por el que se vio en la necesidad de autorizar que bajaran inmediatamente del vehículo, los materiales que eran urgentes; en medio de la carga que transportaba el vehículo, habían 02 cilindros de acido clorhídrico, acondicionados en sendas cajas de madera. Debido a las circunstancias, ordené que los bajaran al piso para descargar lo más urgente. En medio del proceso de recepción de la mercadería, recibí una llamada telefónica, para hacer las coordinaciones de despacho de los materiales urgentes a la fundición de cobre, en ese lapso en que tuve que ausentarme, al retornar ya no encontré al transportista, me indicaron que había ido a recoger botellas de cloro a la fundición de Plomo, con la finalidad de conseguir carga de retorno para El Callao.
Bueno ese día me confíe y no lo pude llamar a su celular. Ha pasado un día y todavía no ha venido al almacén para que lleve las botellas de acido clorhídrico al almacén de insumos químicos, se le ha llamado al celular tampoco contesta . En ese momento llegó el Sr. Angulo para realizar la reunión de cierre. 3. SITUACIÓN ESPECÍFICA.-Ok, Señores terminada la inspección física de su almacén y haciendo una evaluación de cumplimiento legal de almacenamiento de materiales peligrosos, se ha constatado un almacenaje del acido clorhídrico en un almacén que no corresponde, además existen inadecuados accesos a los materiales almacenados en almacén central, así como falta de señalización de las áreas de trabajo. Tienen algún comentario al respecto?. Uds. tienen un procedimiento de Gestión de Almacenes que no contempla el tema de materiales peligrosos. Tienen alguna pregunta?. Como resultado de esta auditoría se tiene lo siguiente: No Conformidad Menor por no incluir al artículo Carbonato de Sodio dentro de la lista de artículos estratégicos y más aún teniendo en cuenta que este artículo lo usan más de dos áreas. No conformidad Mayor: Por haber constatado un insumo químico dentro del almacén general y existir inadecuados accesos a los materiales almacenados en almacén Central, así como falta de señalización de áreas de trabajo. 4. TRABAJO POR HACER.-A. Analice cada aspecto del caso y busque alternativas sobre las acciones que debe tomar el Ing. Carlos Polo, con respecto a esta auditoría. B. Sugiera dos acciones correctivas para la solución de las No conformidades. C. Sugiera dos acciones que tomaría el Ing. Polo con el Supervisor del almacén y transportista.
RESPUESTA: A. La primera alternativa, que debería tener en cta. El Ing. Carlos Polo es de tener un listado de los Productos más requeridos para la producción y el desarrollo de la actividad de la Empresa Metalúrgica y Minera, a las cuales debería considerarlos como Productos o Artículos Estratégicos, ya que depende de los mismos para el buen desarrollo de la producción. B. Con respecto a las acciones correctivas, que debería tener muy presente el Ing. Carlos polo es adoptar medidas, mas relativas como son: Hacer un Listado de los Productos más necesarios, para el desarrollo de la actividad de la Empresa, atreves del departamento de Compras en coordinación con el Almacén, y denominarlos como Artículos Estratégicos.
Lo segundo que debería tener presente el Ing. Carlos Polo, con respecto al mal almacenamiento de un Producto Químico (Acido Clorhídrico), debería estar almacenado en un lugar con productos de su misma categoría, y a su vez señalizarlos como Productos estratégicos dentro de la producción de la Empresa.
C. Las Dos Acciones que debería tener presente el Ing. Carlos Polo serian:
Primero Con el Supervisor del almacén, por el hecho de no haber supervisado de comienzo a fin el recibimiento de los Productos más necesitados para la operación de la actividad de la empresa, sancionarlo administrativamente con descanso laboral sin goce de haberes.
Segundo con respecto a la actitud del Sr. Transportista, debería ser sancionado del mismo modo, por el solo hecho de dejar dos Cilindros con producto muy peligroso dentro de un almacén que no esta preparado para almacenarlos, si por circunstancias del destino se produjera un incendio seria catastrófico, ya que son Productos Químicos.
