Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la entidad.
Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:
proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.
asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.
asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.
evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificación de los controles internos.
1. Controles administrativos.- son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,
o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa.
Esto incluye métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
2. Controles contables.- son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales, como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial, mensual y sorpresivo de los bienes almacenados.
El objetivo básico de un sistema de contabilidad es, proveer la información financiera útil. El objetivo del control interno es, mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y políticas trazadas. De hecho, cada sistema depende directamente del otro.
La necesidad de un adecuado control interno, explica la naturaleza y la existencia
misma
de
muchos
registros,
informes,
documentos
y
procedimientos contables.
En el país, con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales, malversaciones y otras practicas delictivas, se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas, como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables.
Medidas para lograr un buen control interno.
I.
Establecer líneas claras de responsabilidad.
II.
Establecer procedimientos de control, para procesar cada tipo de transacción, (cada una debe pasar por 4 etapas separadas, debiendo ser: autorizada, aprobada, ejecutada y registrada).
III.
Subdivisión de funciones: este es, quizás, el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno.
La separación de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora también, la exactitud de los registros contables. Este componente crucial, pero con frecuencia descuidado, del sistema de control interno, se puede subdividir en cuatro partes:
separación de las operaciones de la contabilidad. La función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos, con el fin de poder mantener registros objetivos.
separación de la custodia de los activos, de los registros de estos en la contabilidad.
separación de la autorización de las operaciones, de la custodia de los activos correspondientes. Siempre que sea posible.
las responsabilidades deben asignarse, de forma tal que, ninguna persona o departamento maneje una transacción completa, de principio a fin.
IV.
Realizar auditorias o comprobaciones internas
No es económicamente factible para los auditores, examinar todas las operaciones de un periodo, por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables
exactos. Para medir la confiabilidad de la entidad, los auditores evalúan su sistema de controles internos, determinan también los puntos débiles del sistema y recomiendan las correcciones, brindando así objetividad en sus informes.
Las auditorias son internas o externas. Los auditores internos deben presentar los informes, directamente al director general, durante el año y auditar diversos segmentos de la organización, mientras que los auditores externos
son
completamente
independientes
de
la
entidad,
siendo
empleados de una firma de contadores públicos o de un órgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. Los auditores externos deben estar legalmente autorizados.
V.
Diseño adecuado de documentos y registros
Existe una amplia variedad en los documentos y los registros, desde documentos primarios, como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras, hasta la confección de registros especiales y submayores. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega, facturas, informes de recepción), deben ser cuidadosamente diseñados.
Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante).
Efectivo en caja.
el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse, en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organización empresarial.
la combinación de la caja fuerte solo debe ser poseída por el cajero, manteniéndose una copia de dicha combinación en la dirección (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia. En estos casos deberá levantarse acta, ante dos testigos que certifiquen la operación efectuada, y proceder al cambio de la combinación.
el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados.
deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja, por lo menos una vez al mes. Los faltantes y sobrantes
detectados,
deben
expedientarse
y
registrarse
inmediatamente, y siempre que sea posible, recuperar los recursos, mediante la devolución del faltante por el culpable.
debe establecerse un sistema de control simple, para controlar los sellos en poder del cajero, que se consideran efectivo.
todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos, debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo, respectivamente.
los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos, deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica.
los vales de caja para pagos menores, por servicios efectuados por particulares, deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia.
los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados, al solicitarse y liquidarse, por los funcionarios autorizados.
los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres días hábiles, posteriores al regreso del trabajador.
no
podrán
entregarse
anticipos
a
justificar
mantengan un anticipo pendiente de liquidar.
a
empleados
que
los salarios, no reclamados y los indebidos, serán reintegrados dentro de los cinco días hábiles, posteriores a la fecha de pago de las nominas.
el efectivo cobrado deberá depositarse, diariamente, en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización económica.
debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilización de los bonos de combustibles.
Separación de obligaciones.
Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o mas personas. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:
separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. Toda
función
contable
debe
divorciarse
de
los
departamentos
operativos.
Separación de la custodias de los activos de contabilidad
Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos.
Separación de obligaciones dentro de la función contable.
Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona, actuando por si sola, no puede hacerle un fraude a la compañía.
Autorización apropiada
La autorización puede ser general o especifica. La autorización general comúnmente se encuentra por escrito, fija limites a pagar sobre el precio a recibir, sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. También pueden haber prohibiciones absolutas.
La autorización especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los limites fijados en la autorización general.
Documentos Adecuados
Los documentos y los registros varían de manera considerable, desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. El objetivo es el registro inmediato, completo y a prueba de manipulación indebida. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras, utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil.
El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas
en
efectivo.
Los
dispositivos
utilizados
incluyen
las
cajas
registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación.
Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo.
Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado.
Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. Así como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por división y especialización de actividades repetitivas, las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas.
Salvaguardas Físicos.
Obviamente, las perdidas de efectivo, inventarios, y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad, cerrojos, guardias y acceso limitado. Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. Las puertas a las areas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico.
Algunas veces, los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos.
Personal Confiable con responsabilidades claras
El elemento mas importante para obtener el éxito en el control es el personal. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema, independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. A los individuos se les debe delegar autoridad, responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades, intereses, experiencia y confiabilidad.
La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organización. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Además, la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. El sistema contable mas moderno y dinámico será deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente.
La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organización como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos.
Conciliación Bancaria
Una conciliación bancaria es un análisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos, pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada.
Los términos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. Los bancos hacen créditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depósitos adicionales y hacen débitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques.
Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente.
El cuentahabiente realiza una conciliación bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. Diferencias
La diferencia de uno y otro radica en su origen, ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama, procedimientos y funcionamiento general de la empresa, el contable es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa.
Conclusión
El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración, dentro de una organización dada. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. El control interno, sin embargo, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación, sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos.
Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en
establecimientos
minoristas
demuestra
como
administrativos pueden diferir de una industria a otra.
los
objetivos
El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. A esto se debe su importancia.
