Conciliación bancaria La conciliación conciliación bancaria bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al !ltimo da del respectivo mes. "or lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. #l proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria , proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia. d iferencia. #ntre las causas m$s comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos% & 'heques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario delcheque delcheque.. & 'onsignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
& otas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. & otas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares. & #rrores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. & #rrores del banco al liquidar determinados conceptos. "ara realiar la conciliación, lo m$s cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario , pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser m$s confiables que los que tiene la empresa. #n este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podra ser% *aldo del extracto bancario%
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(&) 'heques pendientes de cobro% +++ (&) otas crédito no registradas
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() 'onsignaciones pendientes
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() otas debito no registradas
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(-) #rrores en el auxiliar
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*aldo en libros.
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/ecordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de mane0o de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por e0emplo. #n el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar. 1na ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realiar los respectivos a0ustes, con el ob0etivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. #n le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es com!n), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabiliar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabiliar. La conciliación no busca que ning!n momento “legalizar 2 los errores3 la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realiar los respectivos a0ustes y correcciones.
¿Al hacer el cierre contable el saldo del libro bancos debe quedar igual al de los extractos? Cierre contable #l cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. 4l finaliar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del e0ercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.
/ecordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. #l resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. *i el resultado es una pérdida se disminuir$ el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementar$. o sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. 4ntes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realiar los a0ustes y conciliaciones del caso. #ntre los a0ustes m$s importantes que se deben hacer est$ la depreciación de los activos fi0os, la amortiación de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los a0ustes necesarios en los inventarios. 5'onsulte% 6epreciación, Métodos de depreciación,"rovisión de cartera, y 4mortiación de activos intangibles7 #s importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitir$ realiar los a0ustes necesarios a dichas cuentas. Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en ro0o o negativo. 1n e0emplo cl$sico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arro0a un saldo en ro0o, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo. 8tro aspecto importante que no se debe olvidar es la realiación de los a0ustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valoriación o desvaloriación, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad. 4l hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.
#sto conlleva implcitamente a la existencia de una planeación con el ob0etivo de conseguir el me0or resultado posible seg!n los ob0etivos que se quieran lograr. La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las polticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analiar detenidamente para decidir cual es el procedimiento m$s adecuado para la consecución de los ob0etivos traados. 4spectos como por e0emplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o me0oras de los activos fi0os, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben de0ar de lado. La realiación de una correcta planeación de polticas contables permite que la empresa, adem$s de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de traba0o. La definición de las polticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo. 4l momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada improvisada. *e debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el ob0etivo de incidir en los resultados finales. 9stas deben enmarcarse dentro de una poltica de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de car$cter legal. #s importante que al momento de fi0ar las polticas contables, as como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en
especial en las medianas y peque:as empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.
os consulta un lector si al hacer el cierre contable el saldo del libro bancos debe coincidir con el saldo de los extractos bancarios. La respuesta corta es que no. "or supuesto que lo ideal para todos sera que los saldos del auxiliar de bancos coincidieran con el saldo de los extractos bancarios, ya que de suceder, nos evitamos un proceso que suele ser engorroso llamado conciliación bancaria. o es obligación que el saldo del auxiliar de bancos y el extracto sea igual, y de existir diferencia, que es la norma general, habr$ que averiguar las raones que causan esa diferencia, y para ello es la conciliación bancaria. La conciliación bancaria no tiene como ob0etivo hacer coincidir los saldos de bancos y los extractos. *u ob0etivo es identificar con claridad que ha generado la diferencia, pero no pretende anular las diferencias. "or e0emplo, si la empresa ha girado un cheque para pagar a un proveedor y eso proveedor no lo ha cobrado, el saldo del libro auxiliar de bancos ser$ inferior al saldo del extracto, ya que el extracto no contiene el valor del cheque puesto que no ha sido cobrado, pero ello no significa que la empresa deba hacer un a0uste a su contabilidad, ya que esta refle0a la realidad económica% el pago del pago de la deuda con el giro del cheque. #n este supuesto tanto la contabilidad como el extracto bancario refle0an su realidad, por tanto no hay que modificar ni uno ni otro, pues ninguno est$ errado. "ara efectos de control, la empresa s debe conocer la causa de las diferencias. La contabilidad se modificar$ sólo si el valor del saldo del extracto lleva a la empresa a detectar un error en su contabilidad, pero ser$ una consecuencia de su propio error u omisión y no una obligación derivada de un valor diferente del extracto bancario.
otas débito y crédito Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realiar un a0uste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta. ota debito % #s un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que
se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. #ste documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. ota crédito % #s el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente,
con el ob0eto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. 4lgunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por% avera de productos vendidos, reba0as o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. 6esde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación. "or e0emplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. #n este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de intereses. 'aso contrario, si por error, al cliente se le cobró por las mercancas que se le vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crédito mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. #sta nota crédito es una erogación para la empresa puesto que se debe disminuir el valor que inicialmente se registró como venta. 6esde el punto de vista del cliente, como
su obligación se disminuye con la nota crédito, ésta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el valor de las mercancas que adquirió inicialmente a un mayor valor. #n la 'onciliación bancaria, es com!n confundirse con el concepto de la nota debito y crédito, puesto que el banco enva a al empresa propietaria de una cuenta de ahorros o corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la empresa, pero en realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota de mane0o, que es un ingreso para el banco (/ecordemos que la nota debito es un ingreso sólo para quien la emite, para el que la recibe es un egreso). #n el caso de las cuentas bancarias, la nota crédito que emite el banco, s es un ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la cuenta valores como por e0emplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. ('aso contrario a la nota debito, la nota crédito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien la recibe).
!eclasificación de cuentas La reclasificación de las cuentas es otro tema que hace parte de los conceptos b$sicos de contabilidad y que algunos usuarios nos han solicitado abordarlo. La reclasificación de una cuenta consiste en que el saldo de la cuenta a reclasificar, debe ser trasladado a otra cuenta, de forma tal que la presentación de los estados financieros y la información contable sea lo m$s adecuada posible. La necesidad de reclasificar una cuenta por lo general surge cuando el saldo de dicha cuenta es contrario al de su naturalea. #0emplo% las cuentas del activo son de naturalea debito, luego, si al finaliar el periodo queda alguna cuenta con saldo crédito, pues habr$ que reclasificarla ya que no se puede presentar as. 1n e0emplo cl$sico de la reclasificación de las cuentas, es cuando la cuenta de bancos presenta un saldo ro0o, es decir un saldo crédito. 'omo no es nada presentable un informa con una cuenta de bancos en ro0o, hay que proceder a su reclasificación. *i la cuenta de bancos est$ en ro0o, significa que sacamos del banco m$s plata de la que tenamos, lo que quiere decir que se ha presentado un sobregiro, de modo que le estamos debiendo plata al banco, por tanto hay que reconocer un pasivo financiero.
*upongamos que tenemos la cuenta de bancos con un saldo de &;.<<<.<<<. La reclasificación sera as% Cuenta
"ebito
;;;<
;.<<<.<<<
=;<>
Crédito
;.<<<.<<<
*e ha debitado la cuenta de bancos debido a que tena un saldo crédito, y se ha acreditado la cuenta de obligaciones financieras puesto que se debe reconocer la deuda que se tiene con el banco al haber sobregirado la cuenta. 8tra cuenta que en ocasiones requiere ser reclasificada, es la cuenta de clientes, situación que se presenta cuando un cliente paga m$s de lo que debe, dando lugar a un saldo a favor del cliente, lo que se convierte en un pasivo para la empresa, por consiguiente hay que reclasificarlo como tal. 4l realiar el cierre contable, hay que proceder a verificar el saldo de cada cuenta, para as proceder a realiar los a0ustes contables pertinentes, y de ser necesario, reclasificar las cuentas a que haya lugar.
#resentación de sobregiros bancarios en los estados financieros /especto al mane0o de los saldos en las cuentas corrientes, en muchas ocasiones cuando la empresa gira cheques para el pago de proveedores, el dinero no alcana para cubrir dicho pago por lo que el ?anco realia el pago del cheque pero se genera un sobregiro en la cuenta corriente. #stos casos suceden cuando por e0emplo la empresa gira cheques al final del mes para el pago de proveedores por @;A<.<<<.<<< pero en la cuenta corriente hay un saldo de @;>B.<<<.<<<, y no se realia ninguna transferencia a la cuenta o ninguna consignación, por lo que el banco al realiar el pago del cheque queda un sobregiro en la cuenta corriente de @=.<<<.<<<. #l registro contable de esta operación o el pago de proveedores queda de la siguiente manera en la empresa% 6ebito
"roveedores
'rédito
?ancos
;A<.<<<.<<< ;A<.<<<.<<<
#n el momento de realiar el comprobante de egreso en el paquete contable no hay ning!n inconveniente con la anterior contabiliación ya que se est$ debitando
la cuenta proveedores causada anteriormente y realiando el respectivo pago de la cuenta bancos3 pero, cuando se analia el saldo de la cuenta de bancos en el paquete contable vemos el saldo en ro0o o con saldo de &@=.<<<.<<< y como la cuenta de bancos es de car$cter debito, en esta ocasión debido al pago de los cheques y la falta de fondos en la cuenta su saldo quedar$ con saldo crédito. 'omo el sobregiro bancario constituye un préstamo temporal de fondos por parte del banco, dicho saldo deber$ ser reclasificado en una cuenta por pagar para efectos de la presentación de la información financiera al cierre del periodo contable. #l registro contable de la reclasificación quedara de la siguiente forma% 6ebito
?ancos
'rédito
*obregiros bancarios
=.<<<.<<< =.<<<.<<<
4s la cuenta de ?ancos queda en (o) ceros para efectos de presentación de saldos en los estados financieros.
