PROSEDUR AUDIT INTERNAL
"#$ %#&'()* "#$ ,)-./. 01*2213 4131(1*
+ PT-KITSBS-03 + 00 + April + i dari iv
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No
Nama
Jabatan
1.
RM. Yasin Effendi
PLT DM ADM Umum & Fas
2.
Abdan Syakuro
PLT DM Akuntansi
3.
Bambang SA
PLT DM Pemeliharaan
4.
Nursalim
PLT DM Enjiniring
Tanda Tangan
DIPERIKSA OLEH No
Nama
Jabatan
1.
Andi Aziz
Wakil Manajemen
2.
Hendra Noviar
Manajer Enjiniring
3.
Ikram
Manajer Produksi
4.
Tosni Karo Karo
Manajer Keuangan
5.
Muhammad Syafrudin
Manajer SDM & Umum
Tanda Tangan
MENGESAHKAN No
Nama
Jabatan
1.
Ruly Firmansyah
General Manager
Tanda Tangan
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
"#$ %#&'()* "#$ ,)-./. 01*2213 4131(1*
+ PT-KITSBS-03 + 00 + April + ii dari iv
DAFTAR ISI
Uraian
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN ....................................................................
i
DAFTAR ISI ....................................................................................................
ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ..................................................
iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ......................................................................
iv
1. TUJUAN ...................................................................................................... 1 2. LINGKUP ..................................................................................................... 1 3. REFERENSI .................................................................................................. 1 4. DEFINISI ....................................................................................................
1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2 6. LAMPIRAN ................................................................................................... 4
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
"#$ %#&'()* "#$ ,)-./. 01*2213 4131(1*
+ PT-KITSBS-03 + 00 + April + iii dari iv
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI
No
Unit Kerja
Salinan Dokumen
1.
Wakil Manajemen/Sekretariat SMT
MASTER
2.
Seluruh Karyawan
Softcopy
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
"#$ %#&'()* "#$ ,)-./. 01*2213 4131(1*
+ PT-KITSBS-03 + 00 + April + iv dari iv
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN
No
Tgl
Hlm
Uraian yang diubah
Uraian Perubahan
Disahkan oleh
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. dokumen
: PT-KITSBS-03
No. revisi Tanggal Halaman
: 00 : April : 1 dari 4
1. TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit internal untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara efektif, disamping untuk mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara berkelanjutan dapat dilaksanakan secara baik dan terencana.
2. LINGKUP Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit, penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan audit.
3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 Audit Internal. 3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.5 Audit Internal. 3.3. Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK3. 3.4. Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal.
4. DEFINISI 4.1. Audit Internal Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk melihat kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan, prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. 4.2. Program Audit Internal Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu. 4.3. Rencana Audit Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim audit. 4.4. Auditor Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO 19011. 4.5. Auditee Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit. 4.6. Temuan Audit Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta saran untuk peningkatan/ perbaikan.
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. dokumen
: PT-KITSBS-03
No. revisi Tanggal Halaman
: 00 : April : 2 dari 4
4.7. Ketidaksesuaian Hasil
audit
yang
menunjukkan
bahwa
pelaksanaan
kegiatan
tidak
sesuai
dengan
persyaratan/prosedur yang berlaku.
5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB 5.1.
Pembuatan Program Audit Internal
5.1.1. Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir Program Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01), disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh General Manager. 5.1.2. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu pelaksanaan, tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak mengaudit pekerjaannya, dengan harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses yang diaudit serta hasil audit internal dan eksternal sebelumnya. 5.1.3. Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun. 5.1.4. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim auditor dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit. 5.1.5. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu. 5.2. Persiapan Pelaksanaan Audit Internal 5.2.1. Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS03-02) yang disampaikan ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan. 5.2.2. Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-03) dan peralatan audit lain yang diperlukan. 5.2.3. Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit menunjuk personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit 5.2.4. Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus menyampaikan kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan penyampaian Rencana Pelaksanaan Audit Internal. 5.3.
Pelaksanaan Audit Internal
5.3.1. Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan jadwal audit.
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. dokumen
: PT-KITSBS-03
No. revisi Tanggal Halaman
: 00 : April : 3 dari 4
5.3.2. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee, meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee atau pekerja dan observasi di lapangan. 5.3.3. Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat pelaksanaan audit dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-0306) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-0401). 5.3.4. Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil temuan audit yang ditemukan kepada auditee. 5.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal 5.4.1. Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04) disusun Ketua Tim Auditor paling lambat 3 (tiga) hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang dibuat oleh auditor yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS03-05). 5.4.2. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen. 5.4.3. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS- 04-01) yang dibuat oleh auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT. 5.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan 5.5.1. Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan ditutup sesuai target yang ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil Manajemen. 5.5.2. Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Auditor dan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee menyampaikan kepada auditor untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh auditor. 5.5.3. Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PTKITSBS-04-01) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-03-05) dinyatakan tertutup/ selesai selanjutnya. 5.5.4. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang baru dan disampaikan kepada Auditor.
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
No. dokumen
: PT-KITSBS-03
No. revisi Tanggal Halaman
: 00 : April : 4 dari 4
5.5.5. Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PTKITSBS-03-05).
6. LAMPIRAN 6.1. Proses Audit Internal
(PT-KITSBS-03)
6.2. Formulir Program Audit Internal
(FR-PT-KITSBS-03-01)
6.3. Formulir Jadwal Audit Internal
(FR-PT-KITSBS-03-02)
6.4. Formulir Checklist Audit Internal
(FR-PT-KITSBS-03-03)
6.5. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal
(FR-PT-KITSBS-03-04)
6.6. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan / Ketidaksesuaiaan 6.7. Formulir Temuan Audit Internal
(FR-PT-KITSBS-03-05) (FR-PT-KITSBS-03-06)
6.8. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) 6.9. Formulir Daftar Hadir
(FR-PT-KITSBS-19-03)
PROGRAM AUDIT INTERNAL PERIODE :
No.Dokumen Tanggal Terbit
: F R-PT-KITSBS-03-01 : April
Revisi
: 00
Halaman
:
TAHUN 2014 No.
Bulan
LOKASI AUDIT I
II
Bulan ................. III
IV
I
II
KETERANGAN :
III
KETERANGAN IV
Disetujui Oleh = RENCANA AUDIT
= TINJAUAN MANAJEMEN
= TINDAKAN PERBAIKAN DILAKSANAKAN
= CLOSE OUT Tanggal
Diperiksa Oleh
Tanggal
Dibuat Oleh
Tanggal
No. formulir No. revisi Tanggal Halaman
JADWAL AUDIT INTERNAL
: FR-PT-KITSBS-03-02 : 00 : April :
Hari / Tanggal No.
Bidang
Auditee
Auditor Internal
Lokasi
Waktu
FORMULIR CHECKLIST AUDIT INTERNAL Tanggal : No.
No. formulir
: FR-PT-KITSBS-03-03
No. revisi Tanggal Halaman
: 00 : April :
Lokasi : Item Cek/ Verifikasi
Catatan : *) beri tanda NC : No Conformity Obs : Observation
Ref
Auditee
Hasil *
Ket
bila Sesuai dan NC/Obs bila Tidak Sesuai
Auditor
(
)
LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL KE…….. TAHUN……….
No. formulir No. revisi Tanggal Halaman
: FR-PT-KITSBS-03-04 : 00 : April :
1. Tanggal Pelaksanaan Audit : ______________________ s/d _____________________________ 2. Susunan Tim Auditor : Ketua : _______________________________________
Anggota : _______________________________________
Anggota : _______________________________________
3. Hasil Audit Aktivitas yang diaudit
4.
: Klausul *) / Dok Ref.
Hasil Audit Tidak Sesuai Sesuai
Keterangan
Saran untuk Perbaikan : ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________
Dibuat oleh,
___________________
No. formulir No. revisi Tanggal Halaman
FORMULIR PEMANTAUAN TINDAKLANJUT PERMASALAHAN/KETIDAKSESUAIAN
Status per tanggal :
No.
Uraian Ketidaksesuaian /Permasalahan
: FR-PT-KITSBS-03-05 : 00 : April :
Sumber* : ....................................
Rencana Tindaklanjut
*): diisi dengan Tinjauan Manajemen/Audit Internal/lainnya
Target Waktu Selesai
Penanggung Jawab
Status
Dibuat oleh, ..................
Keterangan
No. formulir No. revisi Tanggal Halaman
TEMUAN AUDIT INTERNAL
Lokasi Audit : No.
Area/ Bagian
: FR-PT-KITSBS-03-06 : 00 : April :
Tanggal : Uraian Temuan
Kategori Temuan NC
Ref. klausul/ elemen/ dokumen
Ket
Obs
Ket: NC : No Conformity Obs : Observation Auditor,
(
)
