SUMÁRIO
Capítulo 1 - Introdução .............................................. ..................................................................... .............................................. ........................................ ................. 8 1.1. Definição do Problema .............................................. ..................................................................... .............................................. ........................... .... 10 1.2. Justificativa...................... Justificativa ............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ....................... 11 1.3. Objetivos.............................. Objetivo s..................................................... .............................................. .............................................. .......................................... ................... 12 1.3.1. Objetivo Geral ............................................. .................................................................... .............................................. .................................. ........... 12 1.3.2. Objetivos Específicos ............................................. .................................................................... .............................................. ....................... 12 1.4. Metodologia..................... Metodologia ............................................ .............................................. .............................................. .............................................. ....................... 13 Capítulo 2 - Controle Interno ........................................... .................................................................. .............................................. ............................... ........ 14 2.1. Conceito....................... Conceito .............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ........................... .... 14 2.2. Princípios Fundamentais do Controle Interno .............................................. ............................................................. ............... 16 2.2.1. Responsabilidade ............................................ ................................................................... .............................................. ............................... ........ 17 2.2.2. Rotinas Internas Internas .............................................. ..................................................................... .............................................. ............................... ........ 18 2.2.3. Acesso aos Ativos........................................................... Ativos.................................................................................. ...................................... ............... 18 2.2.4. Segregação de funções ........................................... .................................................................. .............................................. ....................... 19 2.3.5. Confronto dos ativos com os registros .............................................. ................................................................. ................... 19 2.2.6. Auditoria Interna......................................................... Interna................................................................................ .......................................... ................... 20 2.3. A Importância Importância do Controle Interno .............................................. ..................................................................... ............................... ........ 20 2.4. Ferramentas de Controle.................................................... Controle........................................................................... .......................................... ................... 22 2.4.1. Manuais de Instrução....................... Instrução .............................................. .............................................. .............................................. ....................... 22 2.4.2. Controle de Seqüência e Formulários.................................................... Formulários................................................................... ............... 23 2.5. Os Principais Controle Interno Interno .............................................. ..................................................................... ...................................... ............... 23 2.5.1. Controle interno no Contas a Receber.............................................................. Receber.................................................................. .... 24 2.5.2. Controle interno no Contas a Pagar.......................................................... Pagar...................................................................... ............ 24 2.5.3. Controle interno na Tesouraria .............................................. ..................................................................... ............................... ........ 25 2.5.4. Controle interno no Departamento Pessoal .............................................. .......................................................... ............ 26 2.6. Limitação do Controle Interno ............................................. .................................................................... ....................................... ................ 28 2.7. Testes de observância do sistema de controle interno ............................................. ................................................. .... 29 2.8. O Controle Interno e a Auditoria Externa ............................................ ................................................................... ....................... 29 Capítulo 3 – Estudo de Caso................................................................ Caso....................................................................................... ................................... ............ 31
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3.1. Levantamento do Controle Interno..................... Interno ............................................ .............................................. .................................. ........... 31 3.1.1. Controle Interno no Contas a Pagar........................................ Pagar............................................................... .............................. ....... 32 3.1.2. Controle Interno no Contas a Receber........................................... Receber.................................................................. ....................... 33 3.1.3. Controle Interno Interno na Tesouraria.......................................................... Tesouraria............................................................................. ................... 34 3.1.4. Controle Interno no Departamento Pessoal ........................................... .......................................................... ............... 36 Capítulo 4 – Conclusão ............................................. .................................................................... .............................................. ...................................... ............... 39 Bibliografia ............................................. .................................................................... .............................................. .............................................. .................................. ........... 41
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3.1. Levantamento do Controle Interno..................... Interno ............................................ .............................................. .................................. ........... 31 3.1.1. Controle Interno no Contas a Pagar........................................ Pagar............................................................... .............................. ....... 32 3.1.2. Controle Interno no Contas a Receber........................................... Receber.................................................................. ....................... 33 3.1.3. Controle Interno Interno na Tesouraria.......................................................... Tesouraria............................................................................. ................... 34 3.1.4. Controle Interno no Departamento Pessoal ........................................... .......................................................... ............... 36 Capítulo 4 – Conclusão ............................................. .................................................................... .............................................. ...................................... ............... 39 Bibliografia ............................................. .................................................................... .............................................. .............................................. .................................. ........... 41
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Capítulo 1 - Introdução
Atualmente as empresas necessitam de informações com um nível cada vez maior de qualidade e tempestividade, para que seus gestores possam tomar decisões com segurança e garantir sua continuidade em um mercado cada vez mais competitivo. Dessa forma as empresas necessitam se adaptar a esta nova realidade.Com o surgimento desse novo ambiente de negócios no qual as organizações estão inseridas, apresenta grandes desafios que podem comprometer a sobrevivência da empresa. Com essas mudanças, surge um novo ambiente de negócios, onde as empresas estão se tornando mais vulneráveis, o que demonstra a necessidade de acompanhamento e controle dos internos. Segundo Peleias (2003), “O novo ambiente de negócios é a realidade atual, na qual as organizações se inserem. Este cenário apresenta os mais variados desafios às empresas, que precisam garantir sua sobrevivência, continuidade e crescimento”. E complementa: A sobrevivência é a capacidade de a organização adaptar-se ao meio em que atua, importando energia e transformando-a em produtos e serviços (...). A continuidade é a habilidade que a organização tem de se manter operando indefinidamente, pelo uso adequado dos recursos de que dispõe (...). O crescimento é o aumento contínuo do patrimônio e dos resultados da organização.
Essa dinâmica do mercado tem se tornado cada vez mais importante as empresas terem ferramentas adequadas para a tomada de decisões, e elas necessitam ser eficientes e eficazes, para que as organizações possam corrigir suas falhas. Surge a necessidade do uso de ferramentas que possibilitem o gerenciamento do negócio e que seja possível fazê-lo sob a ótica do custo x benefício que representará para a empresa, e uma ferramenta que está sendo bastante utilizada pelos gestores e tem contribuído diretamente no processo de tomada de
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decisões, é o controle interno, Segundo Attie (1998), uma das ferramentas que se encaixa ao projeto organizacional e que traz benefícios, é a implantação de um sistema de controle interno e quanto maior a eficiência do sistema de controle interno, mais qualificadas e seguras serão as informações que auxiliaram no processo de tomada de decisão.
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1.1. Definição do Problema
Com o crescimento tecnológico, a rápida expansão dos negócios e as alterações na estrutura organizacional nos últimos anos, têm afetado os negócios e, por conseqüência, o sistema de controle interno das organizações. As empresas evoluíram, de modo que os controles internos passaram a ser bastante utilizados na consecução dos objetivos empresariais. Segundo Attie (1998):
O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotados pela empresa, para salvaguardar seu patrimônio, conferir exatidão e fidedignidade dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a obediência às diretrizes traçadas pela administração da companhia.
Tais fatos atingem todos os tipos de empresas, desde de pequeno porte até grande porte, em um mercado cada vez mais competitivo, onde elas precisam manter a sua continuidade, necessitam cada vez mais de informações confiáveis e tempestivas. Diante do exposto, surgiu o problema de pesquisa: O sistema de controle interno proporciona confiabilidade das informações emitidas para a Contabilidade?
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1.2. Justificativa
As organizações nos dias atuais estão sempre reestruturando-se. A evolução da tecnologia da informação exige mudanças. As empresas necessitam de informações com maior rapidez, confiabilidade e qualidade, para que os seus gestores possam tomar tempestivamente decisões para seu crescimento e garantir sua continuidade em um mercado cada vez mais competitivo. Para qualquer organização é necessário responder o mais rápido às exigências do mercado que a cada dia torna-se mais exigente e competitivo. Dessa forma as empresas necessitam se adaptar a esta nova realidade. Este trabalho monográfico é uma investigação feita em uma Distribuidora de peças para veículos automotores, situada em Recife – PE, e atualmente a mais de 42 anos no mercado, e com mais de 20.000 clientes. Este estudo justifica-se pela contribuição do controle interno dentro das organizações, que serve para medir o alcance dos objetivos fixados pela organização, e como fonte de informações necessárias ao processo decisório.
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1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo Geral
Analisar sistema de controle interno utilizado por uma empresa Comercial de Peças Automotivas.
1.3.2. Objetivos Específicos
•
Evidenciar o Controle Interno nas organizações;
•
Identificar o processo de Controle Interno;
•
Investigar o Sistema de Controle Interno utilizado empresa Comercial de Peças
automotivas com os propostos pela literatura especializada.
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1.4. Metodologia
Na elaboração desse trabalho, será utilizado o método descritivo, contemplando consulta às Normas e Resoluções do CFC, livros, revistas, periódicos, teses e dissertações. Será realizada uma investigação através de entrevista com Gerentes e funcionários da empresa, no mês de Maio de 2005, em uma Distribuidora de peças para veículos automotores, situada em Recife – PE, atuante a mais de 42 anos no mercado, com aproximadamente 20.000 clientes. Segundo Gil (1999), O estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetivos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo, tarefa praticamente impossível mediante os outros tipos de delineamentos considerados”.
O objetivo é comparar as informações obtidas no estudo do controle interno que será realizado em uma empresa comercial de peças automotivas com os propostos pela literatura.
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Capítulo 2 - Controle Interno
2.1. Conceito
Segundo o conceito de Almeida (2003), O controle Interno é a representação em uma organização de vários conjuntos de procedimentos, métodos e rotinas e tem como objetivo a proteção dos ativos, produzir dados confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa, e tomar decisões seguras. Já para Attie (1998), Compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.
Com base no exposto, pode-se dizer então, que no ambiente de negócios, controlar significa certificar-se de que o trabalho está sendo realizado de acordo com o plano traçado, e está de acordo com as normas estabelecidas, tendo como finalidade a identificação dos erros e falhas para poder corrigi-los, visando ainda a otimização da aplicação dos recursos financeiros através da utilização dos controles contábeis e administrativos na tomada de decisões. Peleias (2003), conceitua o sistema de controle interno como sendo uma combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, mantidos pelas organizações. Deve ser estabelecido por determinação dos proprietários, controladores ou administradores. Vários autores conceituam o controle interno de forma mais técnica ou teórica, no entanto deve-se analisar a eficiência do controle interno para a qual devem ser observadas as seguintes características na sua implantação, conforme consulta a diversos autores:
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-
deve proteger o patrimônio e os resultados da empresa;
-
auxiliar a administração na condução eficiente e ordenada dos negócios;
-
promover e avaliar a eficiência operacional de todas as atividades empresariais;
-
comunicar diretrizes administrativas e estimular o seu cumprimento
Vale salientar que para que o sistema de controle interno seja adequado, deve possuir algumas características básicas como: a)
confiabilidade;
b)
adequação à realidade da empresa;
c)
estabilidade, de forma que propicie um ambiente adequado;
d)
objetive a salvaguarda dos ativos;
e)
permita a otimização no uso dos recursos;
f)
previna e detecte roubos e fraudes;
g)
seja tempestivo, possibilitando o fornecimento de informações necessárias no momento da decisão.
De uma maneira geral podemos dizer que o sistema de controle interno de uma é a combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais de informação entre outros instrumentos mantidos pela administração na condução das atividades operacionais. Attie (1998), divide o controle interno em: Controles Contábeis – Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente, com a proteção do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. Esses controles incluem o sistema de autorização e aprovação, segregação de funções de registro e elaboração de relatórios contábeis daquelas
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ligadas às operações ou à custódia de ativos e controles físicos destes, bem como de auditoria interna. Entre seus objetivos, o principal é a proteção dos ativos e produção de dados confiáveis para a contabilidade. Controles Administrativos – compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos vinculados, principalmente, à eficiência operacional e à obediência às diretrizes administrativas que, normalmente, se relacionam indiretamente com os registros contábeis. Tem como objetivo principal ajudar a administração na condução dos negócios. Vale ressaltar que cada empresa tem as suas características próprias, portanto o sistema de controle interno deve ser elaborado dentro dos padrões de cada empresa, adequando-se à realidade da organização e ao seu porte, não esquecendo de tentar alcançar uma relação custo x benefício favorável. Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias. Almeida (2003).
A Resolução CFC Nº 820/97 nos trata sobre vários aspectos do controle interno, entre ele a responsabilidade da administração. 11.2.5.3 – O sistema contábil e de controles internos é de responsabilidade da administração da entidade; porém o auditor deve efetuar sugestões objetivas para seu aprimoramento, decorrentes de constatações feitas no decorrer do seu trabalho.
2.2. Princípios Fundamentais do Controle Interno
O controle interno deve ser conduzido para estar adequado aos objetivos da administração, salvaguardar o patrimônio e definir o rumo da empresa, garantindo sua
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continuidade e o cumprimento de sua missão. (Schimt 2002). Esta, por sua vez é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno e verificar se esse sistema está sendo seguido de maneira correta pelos funcionários da empresa, bem como fazer algumas alterações necessárias para adaptá-los às circunstâncias surgidas. A Resolução CFC Nº 820/97 trata sobre vários aspectos do controle interno, entre ele a responsabilidade da administração. 11.2.5.3 – O sistema contábil e de controles internos é de responsabilidade da administração da entidade; porém o auditor deve efetuar sugestões objetivas para seu aprimoramento, decorrentes de constatações feitas no decorrer do seu trabalho.
2.2.1. Responsabilidade
Num sistema de controle interno deve haver de forma clara a delimitação de responsabilidades para evitar o comprometimento de sua eficiência, de preferência por escrito, através de manuais internos. Segundo a Resolução CFC Nº 974/03, a administração da entidade é responsável por identificar e divulgar partes relacionadas e transações, com tais partes, essa responsabilidade exige que a administração implante sistemas contábeis e de controle interno adequados, para assegurar que as transações com partes relacionadas sejam apropriadamente identificadas nos registros contábeis ou extra-contábeis e divulgadas nas demonstrações contábeis. Almeida (2003), destaca as razões para se definir as atribuições: •
Assegurar que todos os procedimentos de controle sejam executados;
•
Detectar erros e irregularidades;
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•
Apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa.
2.2.2. Rotinas Internas
As organizações através de seu manual interno devem definir as suas rotinas internas, com isso a pessoa que realiza uma operação não pode ser a mesma envolvida na função de registro.Segundo Almeida (2003) essas rotinas devem compreender: •
Formulários internos e externos;
•
Procedimentos internos dos diversos setores da empresa. Almeida
2.2.3. Acesso aos Ativos
A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses. Segundo Franco (2001), o acesso aos ativos da empresa representa: -
Recebimento de numerários antes de ser depositado na conta bancária da empresa;
-
Emissão de cheque com uma única assinatura;
-
Custódia de ativos Os exemplos de controles físicos sobre ativos são:
-
Local fechado para o caixa;
-
A fábrica deve ser cercada e na saída todos os funcionários ou terceiros devem ser revistados.
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2.2.4. Segregação de funções
A segregação de funções, também é conhecida como Princípio de Oposição de Interesse, que consiste no fato de que numa estrutura de controles internos. Ela consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, pois essas funções são incompatíveis no sistema de controle interno, Franco (2001). Por exemplo, se um funcionário tivesse livre acesso aos ativos e registros contábeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo e baixa-lo contabilmente para despesa, o que levaria a ocultar permanentemente essa transação.
2.3.5. Confronto dos ativos com os registros
O objetivo desse procedimento é detectar desfalque de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos. Almeida (2003), destaca alguns exemplos desse confronto: -
Contagem de caixa e comparação com o saldo do razão geral;
-
Contagem física de títulos e comparação com o saldo da conta de investimentos do razão geral;
-
Inventário físico dos bens do estoque e do ativo imobilizado, confronto com os registros individuais e comparação do somatório dos saldos desses registros com o saldo da respectiva conta do razão geral. Caso a empresa não execute o procedimento de comparar os ativos com os registros
contábeis, existe a possibilidade de o funcionário apoderar-se indevidamente do ativo sem que
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seja descoberto. Esse procedimento deve ser efetuado por funcionários que têm acesso aos ativos.
2.2.6. Auditoria Interna Segundo Attie (1998), não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias. A auditoria interna tem a função proporcionar à diretoria da empresa, conselho de administração ou órgão com autoridade equivalente, informações relevantes tais como: análises, avaliações dos controles, garantias, sugestões, e outras informações úteis às decisões da administração da entidade. Para cumprir esta responsabilidade, os auditores internos devem manter os objetivos voltados para as atividades a serem auditadas. Os objetivos da auditoria interna são exatamente esses, ou seja: •
Verificar se as normas internas estão sendo seguidas;
•
Avaliar as necessidades de novas normas ou de modificações das já existentes.
•
Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles contábeis, financeiros
e operacionais; •
Determinar o grau de confiança das informações contábeis e de outras naturezas.
•
Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento
das respectivas responsabilidades.
2.3. A Importância do Controle Interno Peleias (2003), destaca algumas razões para identificar e propor um sistema de controle interno:
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Materialização do ambiente de controle na organização, criando bases sustentadas
•
para a adoção de boas práticas de governança corporativa; Otimizar os investimentos em tecnologia da informação, pela redução de custos
•
administrativos, eliminação de redundâncias e retrabalhos e fim da entrada de dados em vários pontos dos sistemas operacionais e administrativos; A possibilidade de refletir a delegação de autoridade e a segregação de funções
•
contidas na estrutura organizacional, nos sistemas operacionais e de informação; •
Reduzir o número de horas para os serviços de auditoria independente, pois um bom
sistema de controle interno possibilitará aos auditores um razoável conhecimento e confiança nos controles operacionais e contábeis permitindo que estes alcancem os seus objetivos em um menos período de tempo; •
Redução do número de problemas apontados na carta de recomendação para
melhoria dos controles internos; •
Permitir que os rituais de gestão da empresa ocorram em prazos menores, reduzindo
o intervalo de tempo entre a identificação das divergências entre planejado e realizado e as ações necessárias para trazer a empresa aos objetivos originalmente definidos; •
A possibilidade de visualizar a empresa e seus processos de negócio de forma
integrada. Nesse caso, é preciso considerar que a visão proposta é a dos ciclos de transações. •
O sistema de controle interno deve ser empregado em toda a empresa de forma que
possibilite um acompanhamento constante dos negócios, proporcionando confiabilidade através das informações geradas para que os gestores possam tomar as decisões mais viáveis para a empresa.
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2.4. Ferramentas de Controle
Objetivando o adequado funcionamento da estrutura de controles internos, a empresa deve utilizar as ferramentas que se fizerem necessárias. Segundo Almeida (2003), as principais são: •
Manuais de Instrução;
•
Controles de Seqüência e Formulários.
2.4.1. Manuais de Instrução
A elaboração de manuais de controles internos, com vistas a garantir a uniformidade de rotinas e procedimentos, é de responsabilidade plena da administração da empresa. Segundo Peleias (2003), um manual bem elaborado deve conter instruções sobre: •
Registro das Operações;
•
Elaboração de Demonstrações;
•
Pagamento de Salários e Descontos em folha;
•
Movimentação do disponível;
•
Elaboração de orçamento;
•
Apuração dos custos;
•
Vendas;
•
Faturamento;
•
Inventário físico;
•
Atribuições dos empregados.
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2.4.2. Controle de Seqüência e Formulários
O controle de seqüência é uma ferramenta de controle interno. Tem como característica básica a adoção de uma seqüência numérica para operações do mesmo tipo, onde cada operação tem um número próprio indexado e o correspondente valor da transação. Peleias (2003). Em relação aos formulários, eles têm papel importante no fluxo normal de rotinas, sendo que o uso é inversamente proporcional ao nível de informatização da companhia, ou seja, quanto maior o grau de informatização da empresa, menor será a quantidade de formulários utilizados. Os principais controles exercidos pelos formulários são os seguintes: •
Contra-assinatura em cópias de formulários para formalizar a responsabilidade nas
operações; •
Controle das operações pelo acesso à informação por meio dos diversos setores
envolvidos na execução e fiscalização das mesmas; •
•
Controles de seqüência, para fiscalizar os setores das operações; Controles contra fraudes, ou desvios, por indexação numérica de formulários e suas
vias ou canhotos; •
Confrontação e análise dos dados obtidos de fontes diversas.
2.5. Os Principais Controle Interno
A administração da empresa deve planejar seus controles de acordo com a sua complexidade organizacional, necessidades específicas da administração, e aqueles
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indispensáveis para registrar e acompanhar os resultados, sempre levando em conta a relação custo x benefício. Segundo Peleias (2003), por ser as áreas mais onde geram a entrada e saída de recursos financeiros, fundamentais para o desenvolvimento das atividades, as empresas devem está exercendo um adequado controle. Entre eles destacamos: •
Controles internos no contas a receber;
•
Controles internos no contas a pagar;
•
Controles internos na tesouraria;
•
Controles internos na área de Recursos Humanos e Pessoal;
2.5.1. Controle interno no Contas a Receber
Os controles internos, no contas a receber, devem, dentre outros fins, garantir que as vendas, efetuadas a prazo, e demais valores a receber sejam registrados corretamente. O manual de controle interno deve descrever os procedimentos a serem observados pelas pessoas envolvidas no processo. Peleias (2003), destaca alguns procedimentos de controle nesta área: a) Segregação de funções; b) Não efetuar vendas a prazo a clientes com débito vencido; c) Fixação de limite de crédito, etc.
2.5.2. Controle interno no Contas a Pagar
No contas a pagar, os procedimentos de controle devem, dentre outras finalidades, impedir duplicidade de pagamentos e evitar que esses pagamentos sejam efetuados sem a
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documentação comprobatória. Segundo Franco (2001), são exemplos de procedimentos de controle nesta área: a) Segregação de funções; b) Todas as faturas pagas devem ser canceladas para eliminar reapresentação; c) Todos os pagamentos devem ser autorizados por pessoas competentes.
2.5.3. Controle interno na Tesouraria
Os controles internos na área de tesouraria têm uma característica bem particular, pois cuidam da parte mais líquida do patrimônio da empresa, ou seja, das disponibilidades. Sendo o ativo mais líquido da companhia, as disponibilidades estão mais sujeitas à ação de pessoas interessadas na prática de desfalques. Por estas razões, os controles nesta área requerem cuidados especiais por parte da administração da empresa. Os controles internos na tesouraria, segundo Peleias (2003) englobam, entre outros, os seguintes procedimentos: a) Segregação de funções; b) Todos os recebimentos devem ser depositados diariamente; c) O dinheiro recebido deve ser depositado de forma intacta; d) Os cheques, para pagamentos, devem ser cruzados, nominativos e assinados à vista da documentação comprobatória; e) Conciliações bancárias periódicas; f) Somente pessoas autorizadas devem movimentar a conta bancária, etc.
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2.5.4. Controle interno no Departamento Pessoal
Para que uma empresa funcione, ela precisa manter empregados em suas operações, um outro tipo de recurso: as pessoas. A este recurso dá-se o nome de Recursos Humanos. Dentre as atividades do setor de Recursos Humanos em uma empresa destacamos algumas, quais sejam: •
As contratações e demissões;
•
Levantamento de horas trabalhadas, faltas e atrasos;
•
Aprovações de horas-extras;
•
Os cálculos de salário bruto e líquido e as deduções;
•
A elaboração da folha de pagamentos. Todas essas atividades envolvem sérios riscos de erros ou fraudes por parte dos
funcionários, por isso se torna tão importante o sistema de controle interno nesta área. Os objetivos do sistema de controle interno na área de Recursos Humanos e os correspondentes riscos inerentes a falta de controle nesta área. Segundo Almeida (2003), o departamento Pessoal, representa uma parcela significativa dos custos da maioria das empresas. Um bom controle sobre funcionários, salários e respectivos encargos/benefícios deve ser implantado, a fim de eliminar riscos de irregularidades. Os objetivos do sistema de controle interno na área de Departamento Pessoal e os riscos inerentes à falta de controle nesta área, conforme a metodologia adotada por uma empresa de auditoria externa são os seguintes:
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Pessoal: É responsável pelas contratações, demissões, salários e deduções são autorizados devidamente.
Riscos do Pessoal: Introdução de nomes fictícios ou não na folha. Pagamento a empregados que já foram demitidos ou encontra-se afastados da empresa. Cadastramentos na folha de níveis salariais superiores aos autorizados
Supervisão: As horas trabalhadas pelos empregados são revisadas e aprovadas devidamente.
Risco de Supervisão: Pagamento por horas indevidamente ou não trabalhadas.
Controle de tempo: Os dados sobre as horas trabalhadas são devidamente processados, documentados e corretamente codificados para a contabilização.
Riscos do Controle de Tempo: Pagamento a empregados por tempo que permaneceram no local de trabalho; Erros na codificação gerando contabilização em centro de custo indevido.
Confecção da Folha de Pagamentos: Os cálculos do salário bruto e líquido e as deduções são corretos e embasados em tempos e importâncias autorizados; Os pagamentos a realizar e os custos a distribuir são registrados e resumidos corretamente de acordo com a classificação de contas estabelecidas.
Riscos da Confecção da Folha de Pagamento: Erros no cálculo das contribuições e deduções salariais.
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As distribuições contábeis dos custos da folha de pagamento não se ajustam às classificações de contas estabelecidas.
Pagamentos: O pagamento de salários e demais gastos complementares de pessoal correspondem a serviços prestados e relacionam-se somente a empregados autênticos e são devidamente autorizados pela diretoria.
Riscos no Pagamento Pagamentos a pessoas que não são funcionários da empresa. Pagamentos de quantidades não autorizadas. Pagamentos de benefícios sociais não autorizados. Todos estes pontos devem ser analisados quando o auditor estiver realizando o seu trabalho de análise e avaliação de controle interno.
2.6. Limitação do Controle Interno
Para Almeida (2003), o sistema de controle interno sofre algumas limitações com relação a: Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa; Os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas; Funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias.
Já Peleias (2003) destaca limitação do controle interno: o fato de a administração exigir que os controles sejam eficientes em relação ao seu custo; a maioria dos controles destina-se às transações conhecidas e rotineiras, não contemplando transações eventuais; a
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possibilidade de os funcionários ignorarem os controles internos; e com o passar do tempo as normas e procedimentos podem se tornar inadequados. Devido aos pontos relatados, mesmo que a empresa possua um excelente sistema de controle interno, o auditor deve levar em consideração essas limitações e realizar procedimentos mínimos de auditoria para testar a eficiência dos mesmos.
2.7. Testes de observância do sistema de controle interno
Os testes de observância consistem em o auditor se certificar de que o sistema de controle interno levantado é o que realmente está sendo utilizado, acontece com freqüência que uma empresa tem um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos; entretanto, na prática, a situação é totalmente diferente. Almeida (2003). Se o auditor contatar que o sistema em uso é diferente do descrito nos manuais internos, é seu dever alterar as informações sobre o sistema, anteriormente levantadas, de forma a ajusta-las à situação real existente. Ao detectar erros relevantes ou fraudes no decorrer dos seus trabalhos, o auditor tem a obrigação de comunicá-los à administração da entidade e sugerir medidas corretivas, informando sobre os possíveis efeitos no seu parecer, caso elas não sejam adotadas. CFC Nº 820/97
Se o controle interno for ruim ou inexistir o auditor deve abster-se de dar opinião ou rejeitar o trabalho.
2.8. O Controle Interno e a Auditoria Externa Um dos enfoques dados ao controle interno por parte dos proprietários, dos controladores e dos administradores está ligado a auditoria interna e externa, que segundo Peleias (2003) “é onde se busca o fortalecimento das operações e o monitoramento dos ciclos
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de transações, além de garantir credibilidade à publicação das demonstrações contábeis aos diversos interessados, proteger os interesses de proprietários, controladores acionistas e atender as regras impostas a determinadas atividades regulamentadas”. O auditor externo tem como objetivo principal emitir opinião sobre as demonstrações financeiras auditadas, portanto, para realizá-lo, é necessário avaliar os controles internos relacionados com as demonstrações, que são os controles contábeis, como foi mencionado anteriormente. Caso algum controle administrativo tenha influência nos relatórios da Contabilidade, o auditor deve também avaliar esses controles. Para avaliação dos controles internos, o auditor independente, segundo Almeida (2003), deve seguir os seguintes passos: Levantar o sistema de controle interno; Verificar se o sistema levantado é o que está sendo seguido na prática; Avaliar a possibilidade de o sistema revelar de imediato erros e irregularidades; Determinar tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria.
Para o auditor o interesse está voltado para valores relevantes, referentes a erros ou fraudes, que afetem as demonstrações contábeis e possam levar o usuário destas informações ao entendimento errôneo sobre as mesmas.
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Capítulo 3 – Estudo de Caso
O objetivo deste estudo de caso é analisar o Controle interno de uma empresa comercial de peças automotivas, afim de demonstrar a importância no processo de gestão. Foi estudado o fluxo administrativo financeiro, onde foram investigados os setores contas a pagar, contas a receber, tesouraria, e departamento pessoal e como essas informações são geradas e emitidas para a contabilidade, a fim de demonstrar a importância do mesmo em uma Empresa Comercial de Peças Automotivas, situada em Pernambuco. A empresa X teve a sua fundação em abril de 1963, ao longo dos seus 42 anos tem se firmado como a melhor distribuidora de peças para veículos automotores do Brasil, foi a primeira distribuidora de autopeças a ser certificada pelo Instituto de Qualidade Automotiva, em 2000. Atualmente conta com mais de 20.000 clientes, em todo o Brasil, contando com uma equipe de 500 colaboradores (Funcionários, Estagiários, Representantes) altamente qualificados, para a prestação do melhor serviço. Com o intuito de sempre atender o mercado com serviços de qualidade superior, a empresa possui um estoque de aproximadamente 11.000 m² de área, e conta com grandes parceiros comerciais que oferece estoque uma grande variedade de produtos de alta qualidade. São mais de 250 fornecedores, na sua maioria certificados com ISO 9000, entre eles destacamos a Mercedes, Scania, Volvo, Volkswagen, Ford e Caterpillar.
3.1. Levantamento do Controle Interno
Este estudo foi realizado com base em entrevistas com gerentes e funcionários em uma empresa Comercial de Peças Automotivas, e leitura do manual interno, no qual estão descritas todas as normas e procedimentos bem como as atividades e responsabilidades de cada setor.
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3.1.1. Controle Interno no Contas a Pagar
No contas a pagar, existem três funcionários onde cada um fica responsável por uma parte das atividades do setor, segundo os funcionários existe a troca de função, o que dificulta um pouco no momento de solicitar uma informação de um determinado pagamento ou até mesmo um agendamento do mesmo, nunca se sabe que está responsável por essa função. Uma vantagem nesse rodízio que é feito é que todos sabem a função do outro e em caso de falta já existe uma pessoa capacitada para substituir sem que haja nenhum tipo de prejuízo para a empresa, mas também existem as desvantagens, como esse rodízio é feito aleatoriamente, afeta diretamente o sistema de controle interno. Por falta de controle por parte dos funcionários e um software de qualidade, alguns pagamentos deixam de ser feitos na data correta, o que acarreta em pedir prorrogação do vencimento ao fornecedor ou prestador de serviço ou até mesmo o pagamento de juros por atraso. A empresa X não trabalha com adiantamento a fornecedores, todos os pagamentos feitos a fornecedores e prestadores de serviço são a prazo. Para que seja efetuado um pagamento é necessário lançar a nota fiscal no sistema, enviar a primeira via para a contabilidade junto com um relatório do lançamento que deve ser assinado pelo gerente e pelo funcionário que está efetuando o lançamento, e mandar uma cópia da nota fiscal junto com a requisição de pagamento onde é anexado o boleto de pagamento para ser pago no vencimento. Por não possuir um software de boa qualidade, muitas vezes as faturas que já foram pagas e baixadas continuam aparecendo em aberto, o que em alguns momentos foi realizado o pagamento em duplicidade, principalmente quando são feitos depósitos bancários. De acordo com Peleias (2003) o controle do contas a pagar, deve seguir alguns procedimentos para impedir a duplicidade de pagamentos e evitar que esses pagamentos
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sejam efetuados sem a documentação comprobatória, evitando assim a fraude nesse setor. Observa-se que não existe a segregação de função, onde todos os funcionários misturam suas funções o que dificulta bastante a administração desse setor, pois em caso de erro, fica mais difícil descobrir que cometeu. O uso de um software com uma baixa qualidade, permite uma abertura a fraude, pois em muitos momentos os pagamentos efetuados já baixados no sistema ainda continua aparecendo em aberto. O único controle que é adotado nesse processo é a assinatura do gerente autorizando o pagamento das faturas. Fica evidenciado a falta de controle interno no contas a pagar, deixando a empresa exposta a erro e fraude.
3.1.2. Controle Interno no Contas a Receber
Os controles internos, no contas a receber são bem parecidos com os do contas a pagar; possui dois funcionários, há a mistura de função e com as atividades da cobrança, o que por muitas vezes acarreta não ser dada baixa em um pagamento realizado pelos clientes, ou ser feito um lançamento errado do valor pago, o que por muitas vezes acarreta do envio para cartório por falta de pagamento sendo que na maioria das vezes os títulos já estão quitados, não tendo sido feita a baixa no sistema bancário. Existem muitas falhas principalmente nas baixas de duplicatas, a começar pelo software utilizado e outros por falta de uma boa gestão pois, em alguns casos o cliente que está bloqueado por falta de pagamento é liberado para que seja faturado para ele, só com uma promessa de pagamento da dívida em aberto, esse desbloqueio é feito através de uma ordem por escrito do gerente. Como existem muitas falhas no processo do contas a receber a provisão para devedores duvidosos não tem o valor correto por falta de um controle
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Os controles internos, no contas a receber, devem, dentre outros fins, garantir que as vendas, efetuadas a prazo, e demais valores a receber sejam registrados corretamente. No manual de controle interno estão descritos os procedimentos a serem adotados pelos funcionários, só que, na prática não é obedecido, a começar pela segregação de funções, pois como o setor só possui dois funcionários e como possui muitas coisas para fazer eles dividem as funções entre si, e não fica determinado o que cada um ficará responsável. A empresa não trabalha com adiantamento a clientes, todas as compras são a vista ou a prazo, e muitas vezes por querer faturar mais, o gerente permite o desbloqueio de clientes com débito vencido que seja efetuadas vendas a prazo, e não é fixado um limite de crédito para os clientes, contradizendo o que a literatura destaca e indo de contra o sistema de controle interno.
3.1.3. Controle Interno na Tesouraria
Os controles internos na área de tesouraria são os mais deficientes, pois o manual interno determina que só um funcionário tenha acesso as disponibilidades do caixa, só que na prática é bem diferente, a começar que a pessoa responsável pelo caixa não tem uma sala onde poucas pessoas tenham acesso, e nesse caso, entram clientes para efetuar pagamentos de vendas à vista, e funcionários para resolverem algum tipo de problema. O responsável pelo caixa fica totalmente desprovido de uma segurança maior para poder guardar o dinheiro do fundo fixo e das vendas a vista, pois o único local que o mesmo dispõe é a gaveta da sua mesa e mesmo assim quando ele se ausenta pra almoçar os caixas ficam por conta dos outros dois funcionários que estão na sala. Por não possuir um controle mais eficaz com as disponibilidades da empresa, algumas vezes falta dinheiro no caixa de venda à vista e no fundo fixo. Os pagamentos das notas
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fiscais à vista, são depositados no dia seguinte, é uma pratica comum receber cheques de terceiros para pagamento, o que ocasiona a não quitação da dívida por falta de fundos no banco, já que não é feito a consulta junto ao banco do cheque que está sendo recebido. A conciliação bancária é feita semanalmente pelo analista contábil. O acesso a conta bancária da empresa para efetuar algumas transações é só por um funcionário que possui a senha. Por ser uma área mais exposta a fraude, os controles nesta área requerem cuidados especiais por parte da administração da empresa, e segundo Almeida (2003) deve englobar alguns procedimentos, entre eles destacamos: •
Segregação de funções;
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Todos os recebimentos devem ser depositados diariamente;
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O dinheiro recebido deve ser depositado de forma intacta;
•
Os cheques, para pagamentos, devem ser cruzados, nominativos e assinados à vista
da documentação comprobatória; •
Conciliações bancárias periódicas;
•
Somente pessoas autorizadas devem movimentar a conta bancária, etc.
Com essa investigação constatamos que na prática muitos pontos descritos pela literatura não ocorrem. Não existe só uma pessoa com o acesso ao caixa, o que dá uma grande margem a fraude e erro, o recebimento de cheques de terceiros e a não consulta dos mesmos é uma prática que deixa a empresa em uma situação desfavorável, expondo-a ao não recebimento da venda por falta de fundos. A conciliação bancária deveria ser feita diariamente, o que dificultaria mais o erro e a fraude. O único ponto em que o controle interno é seguido de forma correta é o acesso a conta bancária da empresa, pois só um funcionário tem acesso para efetuar algumas movimentações na conta, o acesso total a essa conta é por conta da diretora financeira.
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3.1.4. Controle Interno no Departamento Pessoal
Admissão - Após realizado todo o processo de recrutamento, a auxiliar do departamento pessoal solicita ao novo funcionário a documentação exigida pela empresa para que seja feito o cadastro do funcionário no sistema da empresa, e o encaminha para o Exame Médico Admissional. A documentação é conferida e o candidato preenche um formulário de “Solicitação de Emprego”. A empresa entrega ao funcionário uma carta de autorização, onde deverá ser apresentada ao banco para que o mesmo abra a conta salário do funcionário. Na data de sua admissão o funcionário é cadastrado no Sistema de Folha de Pagamento, chamado EMS, assina o contrato de trabalho, adesão ao vale transporte, assistência médica e logo após é encaminhado ao setor onde irá trabalhar. No primeiro momento, é feito um Contrato de Experiência, pelo período de 45 dias, prorrogável por mais 45 dias. Durante esse período o funcionário passará pela avaliação do responsável da área, através de um formulário de avaliação interna. O responsável pelo departamento pessoal, faz as anotações e assina a Carteira de Trabalho e a devolve para o funcionário. Controle de Ponto - O ponto de freqüência e horas trabalhadas dos funcionários é eletrônico e integrado com o sistema EMS de folha de pagamento. Portanto, todas as faltas, atrasos e horas extras, são registrados quando funcionário entra e sai da empresa, através de seu crachá. Mensalmente, são emitidos relatórios, e em caso de atrasos, faltas ou horas extras, não justificadas a mesmo procura o responsável da área e verifica se há alguma justificativa, caso não haja é descontado do funcionário. Caso as faltas sejam justificadas o funcionário deve
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preencher o formulário de ausência, anexar o atestado ou algum outro documento que comprove a ausência, que é assinado pela gerência. Na empresa X, não são pagas as horas extras em dinheiro, elas vão para o banco de horas, só que não existem um controle rígido dessas horas. Elaboração da folha de pagamentos - A Folha de Pagamentos é elaborada através do sistema EMS, partindo da definição de cálculo, como período de apuração, mês de competência e código da operação, efetuada pelo responsável do departamento pessoal, que é o único funcionário que tem acesso ao arquivo da Folha, pois tem uma senha individual. O mesmo verifica se os parâmetros do sistema estão corretos, e caso tenha alguma alteração na legislação referente a incidência na folha de pagamentos, ele as mudanças no sistema, antes de gerar a folha. Após a elaboração da folha é feita a contabilização e impresso o resumo da folha, do qual é enviada uma cópia para a Contabilidade onde o analista contábil vai conferir se todos os lançamento foram efetuados corretamente. É emitida uma relação com os nomes dos funcionários, os números das contas correntes e os valores a serem creditados, que é enviado para o contas a pagar para ser lançado no sistema o pagamento e autorizar o banco a fazer os devidos depósitos. São processados os cálculos referentes às provisões de Férias e 13º Salário e são impressos duas vias, uma via é enviada para a Contabilidade, junto com a folha, e a outra é arquivada no departamento pessoal. Nesse setor verificamos que não existe um controle de horas e muitos descontos são feitos indevidamente em relação a atrasos e alguns outros que muitas vezes descontam e que ninguém explica o que significa, constantemente há o extravio de documentos enviados pelos funcionários como atestado médico e declarações que justificam a falta ou atraso do mesmo, as horas-extras não passa pela gerencia, que nunca sabe quais os funcionários que estão
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fazendo e também para poder cobrar o pagamento das mesmas ao responsável pelo departamento. O que comprova uma grande falta de controle nesse departamento, deixando a empresa exposta aos riscos de fraude e erro por parte dos funcionários.
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Capítulo 4 – Conclusão
Todas as empresas que desejam manter-se de forma competitiva e obtendo bons resultados diante de um mercado tão complexo e desenvolvido economicamente, devem desenvolver estratégias de planejamento eficazes para otimizar os recursos nas suas operações. O Sistema de Controles Internos, por muitos autores, são considerados ferramentas importantes e eficientes, para verificação da situação das empresas e qual foi a reação das ações planejadas e dos resultados esperados pela alta administração. Observamos que esse novo cenário de negócios impõe a necessidade de mudanças para todos os tipos de empresas e para os profissionais que nela trabalham, uma forma de contribuir com o sucesso de qualquer empresa é a melhoria do sistema de controle interno que deve ser acompanhado e revisado periodicamente, para avaliar sua eficiência como sistema de controle, e a qualificação das pessoas envolvidas. As áreas de escolhidas para realização da investigação são necessárias a atividade da empresa já que estão mais expostas a erro e fraude. Na investigação realizada em uma empresa comercial de peças automotivas, contatamos que a mesma possui um sistema de controle interno ineficaz, o que a deixa exposta a erros e fraude, e isso influirá diretamente no resultado da empresa, porque as informações geradas pelos setores são incorretas, conseqüentemente a contabilidade irá informar um valor que não condiz com a realidade, influenciando no processo de tomada de decisão e de gestão. Em todos os setores contatamos que a empresa não possui um software, o que a deixa exposta a erro e fraude.
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No contas a pagar constatamos que não existe a segregação de função, o que dificulta bastante a administração desse setor, pois em caso de erro ou fraude, fica mais difícil descobrir que cometeu. No contas a receber, podemos observar que a própria gerência passa por cima do controle interno, o mesmo permite o desbloqueio de clientes com débito vencido que seja efetuadas vendas a prazo, e fixa limite de crédito para os clientes. Na tesouraria, não existe só uma pessoa com o acesso ao caixa, o que dá uma grande margem à fraude e erro. O recebimento de cheques de terceiros e a não consulta dos mesmos é uma prática que deixa a empresa em uma situação desfavorável, expondo-a ao não recebimento da venda por falta de fundos. A conciliação bancária deveria ser feita diariamente, o que dificultaria mais o erro e a fraude. No departamento pessoal verificamos que não existe um controle de horas e muitos descontos são feitos indevidamente. Constantemente há o extravio de documentos enviados pelos funcionários como atestado médico e declarações que justificam a falta ou atraso do mesmo, as horas-extras não passa pela gerencia para que sejam autorizadas.
