1-contrôle interne 2-Contrôle des comptes
Système de contrôle interne : Gestion Courante
STOCKS VENTES CLIENTS
ACHATS FOURNISSEURS
CYCLES IMMOBILISATIONS
PAIE PERSONNEL
Système de contrôle interne : Gestion Courante
STOCKS VENTES CLIENTS
ACHATS FOURNISSEURS
CYCLES IMMOBILISATIONS
PAIE PERSONNEL
Objectifs du contrôle interne du Cycle Achat fournisseurs
Tous les achats sont saisies et enregistrés (exhaustivité)
Toutes les factures enregistrées correspondent à des achats réels effectués (réalité)
Tous les achats enregistrés sont correctement évalués
Tous les achats sont enregistrés dans la bonne période
Tous les achats ainsi que les charges connexes sont correctement imputés, totalisés et centralisés
Tous les paiements sont autorisés et correctement enregistrés.
Phases du cycle Achats-fournisseurs Déclenchement de la commande Acceptation et traitement des livraisons
Enregistrement des dettes
Paiement des factures
Déclenchement de la commande
Donner l'assurance que les commandes correspondent aux besoins de l'entreprise (Quantités et qualités optimales).
Risques potentiels
Le déclenchement d’achat à des prix > au marché.
Le déclenchement d’achat par une personne non habilité.
Le déclenchement d’achat en l’absence d’une trésorerie suffisante.
Le recours à des fournisseurs qui ne présentent pas de garanties suffisantes.
Rupture de stock ou sur stockage …
Organisation du contrôle interne
Une DA est établie par les services demandeurs
Un BC est établi, sur des exemplaires standards et pré numérotés, à partir des DA
Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini;
Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise.
Une procédure de sélection des fournisseurs bien définie
Acceptation et traitement des livraisons
Garantir que : -
Les délais de livraison sont respectés;
-
Les livraisons correspondent à une demande effective;
-
Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
Risques potentiels de stocks inutiles ( stocks pléthoriques )
Constitution
Rupture de stock
Réception
Défaut
de biens endommagés
d’ enregistrement des réceptions.
Organisation
Un BE (ou BR) pré- numérotés est établi pour chaque réception ;
Les livraisons ne doivent être acceptées que si la réception correspond à un BC
Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le BC et BR
Contrôle de qualité de la marchandise
Les vérifications doivent être matérialisées sur le BR.
Enregistrement des dettes
Garantir que : - Les dettes sont constatées au fur et à mesure des réceptions - La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
Risques potentiels Perte des factures reçues Difficultés
de recensement des factures non parvenues
Retards Défaut
de traitement des factures
d’ enregistrement des factures .
Organisation
La comptabilité doit détecter les Mses reçues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue
La comptabilité doit être organisée pour éviter : - la perte des factures fournisseurs - les retards de règlement
Un Rapprochement : Facture/BC/BR avant enregistrement
Vérification arithmétique de la facture
Imputation comptable correcte des montants Suivi et enregistrement des avoirs.
Paiement des factures
S’assurer que : - Les factures sont contrôlées avant mise en paiement - La mise en paiement est dûment autorisée
Risques potentiels Prestation
non satisfaisante, non réalisée, ou qui ne concerne pas l’ entreprise
Le
paiement avec retard de factures validées.
Factures
payées plusieurs fois.
Organisation
La mention "bon à payer" n'est portée sur l'originale de la facture qu'apr ès comparaison de celle-ci avec les BR.
Les factures doivent être conformes à la commande et correspondre à une livraison effective
Les factures sont payées dans les délais contractuels et ne sont payés qu’une seule fois
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STOCKS ACHATS FOURNISSEURS
VENTES CLIENTS
CYCLES IMMOBILISATIONS
PAIE PERSONNEL
Non enregistrement des factures ou avoirs émis
Non enregistrements de certains encaissements sur ventes.
Facturation d’opérations de ventes fictives (non effectuées)
Ventes effectuées à des conditions non autorisées
Émission d’avoirs non justifiés
Non détection d’erreurs sur les factures et sur les avoirs
Ventes effectuées à des clients insolvables
Erreurs d’imputation comptables
Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité
Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité
Mission : * Autorisation des crédits * Contentieux
contrôle interne :
- Analyser la solvabilité
- Fixer les limites de crédit à autoriser
- Fixer les délais maximums de paiement
Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité
Mission :Traitement et suivi des commandes contrôle interne Enregistrement chronologique des commandes
Approbation des conditions de la commande Transmission d’exemplaires de BC aux autres services intervenants.
Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité
Mission : * Gestion de stocks * Expédition des commandes
contrôle interne :
S’assurer qu’aucune marchandise ne soit livrée sans autorisation (ordre de livraison) Établissement des bons de livraison Transmission d’exemplaires de BL aux autres services intervenants (Facturation /comptabilité..)
Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité
Mission : Préparation et établissement des factures contrôle interne : Politique de remises et d’escomptes bien définie Contrôle des documents reçus avant facturation Factures en plusieurs exemplaires pré numérotés Transmission des Exp. Factures aux intéressés : clients/ comptabilité..
Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité
contrôle interne :
- Contrôle et vérification arithmétique avant enregistrement
- Enregistrement séquentiel et journalier
- Enregistrement des règlements clients
- Édition des balances clients pour détecter les arriérés de paiement
- Évaluation des provisions pour dépréciation
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STOCKS VENTES CLIENTS
ACHATS FOURNISSEURS
CYCLES IMMOBILISATIONS
PAIE PERSONNEL
S'assurer que tous les mouvements de stocks sont saisis et enregistrés correctement.
S'assurer que les stocks enregistrés existent, appartiennent à l'entreprise et protégés.
S'assurer que les stocks sont correctement évalués.
EXHAUSTIVITÉ, RÉALITÉ ET EXACTITUDE DES ENREGISTREMENTS
Procédure Envisageable
Mise en place de documents standard prénumérotés pour suivre les mouvements de stocks : - Réceptions, - Transfert vers la production, - Transfert inter ateliers et inter usines - Transfert vers les magasins magasins de produits finis, - Expéditions
Utilisation de ces documents standards pour la mise à jour jou r des stocks comptables et suivi des séquences
Rapprochement régulier des quantités théoriques avec le stock physique.
Identification régulière des stocks détériorés ou périmés et mise en place dune procédure de mise au rebut.
APPARTENANCE À L'ENTREPRISE
Procédure Envisageable
1- Contrôle physique des stocks : inventaires tournants périodiques inventaire physique annuel
2- Procédures d'inventaire physique claires et fiables
3‑ Suivi spéci spécifique fique des stocks stocks détenu détenuss par des tiers tiers et et des stocks détenus pour le compte de tiers.
4- Contrôle de d'accès aux zones de stockage.
5‑ Qua Qualit litéé des cond conditi itions ons de de stocka stockage. ge.
6‑ Cou Couver vertur turee d'As d'Assur suranc ance…. e….
VALORISATION
Procédure Envisageable
1- Description claire des méthodes d'évaluation : nature des coûts directs, nature des coûts indirects.
2- Description et justification des règles d'imputation pour les coûts indirects .
3‑ Utilisation des fiches de production permettant le suivi des travaux en cours et leur valorisation ultérieure.
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STOCKS VENTES CLIENTS
ACHATS FOURNISSEURS
CYCLES IMMOBILISATIONS
PAIE PERSONNEL
Objectifs du contrôle interne
S’assurer que les séparation des fonctions sont suffisantes.
Toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées.
Charges relatives au personnel sont réelles, correctement évaluées, et concernent l’entreprise.
Risques du contrôle interne
Non enregistrement de salaires ou de rémunérations dues aux personnel.
Non enregistrement des charges sociales sur les rémunérations.
Mauvaise imputation aux coûts de revient.
Paiement de personnel fictif ou paiement de salaires pour des travaux non effectués.
Erreurs au niveau des calculs de la paie
Fraudes …
PROCEDURES ENVISAGEABLES POUR SE PREMUNIR CONTRE CES RISQUES
Le processus de la paie ORDONNANCEMENT Fixation des bases de la rémunération
Etat des effectifs
Durée du travail
PAIEMENT
COMPTABILISATION
Éléments complémentaires
Calculs et édition des documents
Analyse des bases de la rémunération Vérification de l’adéquation du salaire des embauchés à celui du poste qu’ils occupent; Mise à jour des fichiers et dossiers de personnel; Examen des applications des augmentations collectives et individuelles.
Vérification des effectifs : contrôler si les personnes à qui sont versés les salaires appartiennent bien à l’effectif, ou encore sont réellement présentes
Contrôle des temps de travail Analyser l’existence et de l’application des procédures de recueil de l’information concernant les heures d’entrée, de sortie, des prises de poste de travail, ainsi que le nombre d’heures supplémentaires.
Les éléments complémentaires : Contrôler Les éléments complémentaires qui comprennent les primes liées à la production, celles tenant au poste ou à la situation personnelle de l’intéressé, les retenues diverses, (prêts, saisies, avances, acomptes, etc.).
Le contrôle des calculs est largement facilité lorsque des états de paie détaillés sont édités, permettant ainsi de remonter facilement d’une paie individuelle à l’ensemble du journal de paie
2- Contrôle des paiements
Cette étape concerne l’examen des procédures de paiement des salaires nets, des avances, et de versement des charges à des organismes.
Tous comme les rôles de comptable et d’ordonnateur doivent être séparés, la comptabilisation ne devrait pas être assurée par les mêmes personnes qui s’occupent de l’établissement ou du contrôle de la paie.
Recensement de tous les éléments des contrats de travail par nature en identifiant les éléments variable de la paie (primes, indemnités...)
Procédures assurant la liaison entre le service de personnel, le service paie et la comptabilité
Procédure de recensement des absences par le service paie.
Rapprochement mensuel des heures travaillées et des heures payées
Les opérations suivantes sont soumises à une autorisation : - Embauche. - Renvoi. - Modification du salaire - Octroi de prêt …
Les données permanentes de la paie sont rapprochés régulièrement des fichiers individuelles.
L’accès au fichier du personnel est suffisamment protégé.
Les modifications des fichiers servant à la préparation de la paie sont identifiées et approuvées par un responsable.
Les données variables ( heures supplémentaires, commissions …) sont approuvées par un responsable avant paiement .
Les fiches de paie font-elles l’objet d’un contrôle indépendant, au moins par sondage, permettant de vérifier que les bases et les taux utilisés sont correctes, de même que les calcules?.
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STOCKS ACHATS FOURNISSEURS
VENTES CLIENTS
CYCLES IMMOBILISATIONS
PAIE PERSONNEL
S’assurer que toutes les immobilisations, ainsi que les charges et revenus connexes, sont enregistrés (exhaustivité).
S’assurer que les immobilisations, ainsi que les charges et revenus correspondant, sont réels, appartiennent à l’entreprise et correctement protégés.
S’assurer que les immobilisations, ainsi que les charges et produits correspondant, sont correctement évalués.
PROCEDURES ENVISAGEABLES
Existe-t-il des règles précises d’imputation des dépenses en charges ou en immobilisations ?
Les cessions a- font –elles l’objet d’autorisation ? b- sont-elles communiquées sans délai à la comptabilité ?
Des documents pré numérotés sont–ils utilisés pour informer la comptabilité :de la réception des immobilisations ?qu’ils sont tous comptabilisés ?
la comptabilité s’assure-t-elle :qu’elle reçoit tous les documents ? qu’elle les comptabilise tous ?
Les réceptions d’immobilisations font-elles l’objet de procès verbaux de réception ?
Le fichier des immobilisations est-il régulièrement rapproché des existants physiques ?
Les cessions et mises en rebuts sont-elles accompagnés de factures de vente ou d’avis de destruction ?
L’accès aux actifs qui peuvent être facilement déplacés est-il contrôlé ?
Les immobilisations sont –elles couvertes par une assurance ?
Les règles d’évaluation des immobilisations acquises ou produites par l’entreprise sont-elles conformes aux principes et aux règles en vigueur ?
La politique d’amortissement est-elle fondée sur une estimation réaliste de la durée normale d’utilisation des immobilisations ?
Finalité
du contrôle des comptes
Modalités
de contrôle des comptes ( Tests d’audit comptable)
Finalité du contrôle des comptes Exprimer une opinion motivée sur la régularité et la sincérité des comptes de l’entreprise par référence aux critères de qualité suivants: * Exhaustivité * Réalité * Propriété * Valorisation * Imputation * Spécialisation * Centralisation
Tests d’audit comptable de base * Actif immobilisé * Ventes et Créances d’exploitation * Achats et dettes d’exploitation * Stocks et valeurs d’exploitation * Charges de personnel * Trésorerie
Contrôle des comptes Actif immobilisé
Quelques tests :
1- Obtenir le tableau des mouvements des immobilisations et vérifier les soldes d’ouverture avec les comptes de l’exercice précèdent. 2- Vérifier les mouvements de l’exercice avec les justificatifs. 3- Passer en revue les comptes de charges et s’assurer que qu’aucun élément, qui aurait du être comptabilisé en immobilisations n’a été passé en charge. 4- Si l’entreprise procède à un inventaire physique : Assister à l’inventaire et examiner les procédures suivies. Vérifier que les ficher et les comptes sont mis à jour. Obtenir des explications pour tout écart important. • • •
Actif immobilisé (suite) 5 -Vérifier les titre de propriété des immobilisations corporelles (terrains,
constructions….)
6 - Vérifier l’existence physique des immobilisations corporelles (à l’intérieur de l’entreprise et chez les tirs détenteurs des dites immobilisations). 7- Vérifier l’exactitude des calculs arithmétique du fichier des immobilisations. 8- Vérifier les principales acquisitions de l’exercice physiquement et avec des contrats, procès verbaux du conseil d’administration, des budgets d’investissement et des pièces justificatives (commandes, factures, paiement).
Contrôle des comptes Actif immobilisé (suite) 9- Pour les acquisitions, s’assurer que les frais de transport, droits de douane et les frais d’installation et de montage sont immobilisés (en immobilisations corporelles). 10- Vérifier les principales cessions de l’exercice avec les documents justificatifs (facture, autorisation, encaissement du prix, certificat de destruction...) et contrôler la comptabilisation des plus ou moins values correspondants aux éléments cédés. 11- Pour les amortissements, vérifier que les taux utilisés sont appropriés et sont les mêmes que ceux de l’exercice précèdent. 12- Vérifier l'existence et la propriété des immobilisations financières comptabilisées, à l'aide de confirmation directe auprès des sociétés émettrices des titres ou auprès des intermédiaires.
Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur
Remarque
Comptablement et fiscalement, les frais préliminaires et charges Frais préliminaires et Charges à à répartir doivent être immobilisés répartir non inclus dans les - Immobilisation en non valeur
immobilisations en non valeurs Amortissements des frais prél. Et charges à Répartir dépassant les cinq années
Ces immobilisations en non valeurs doivent être amorties sur une durée de cinq années.
71
Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur
Remarque
II s'agit du cas d'omission pure et Immobilisations corporelles : Nouvelles acquisitions non inscrites en simple de l'enregistrement immobilisat. Frais accessoires non imputés au coût d'entrée
Erreur fréquente: passation des frais accessoires en charges.
Sorties ou mises au rebut non constatées comptablement
Maintien en immobilisations d'actifs qui ne sont plus exploités par l'entreprise.
Immobilisations constatées en charges. Mauvaise appréciation du caractère immobilisable d’une acquisition Amortissement d'une immo. non amortissable
Cas fréquent lors de l'acquisition d'un terrain construit. 72
Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur immobilisation financières : Absence d'enregistrement de toutes les acquisitions et cessions de titres.
Remarque Omission de l'acquisition de titres en raison d'avis bancaires non parvenus.
Mauvaise évaluation des provisions pour dépréciation.
Insuffisance ou excès dans l'appréciation du risque.
Non constatation des produits financiers.
Erreur fréquente quand le service comptable ne reçoit pas le PV de l'AGO des filiales et participations
Non constatation des produits financiers sur la bonne période.
Constatation des dividendes en produits lors de leurs versements 73
Contrôle des comptes Ventes et Créances d’exploitation 1- Appliquer la procédure de confirmation directe. 2- Analyser quelques ratios significatifs et leurs variations par rapport aux exercices antérieurs 3- Pointer la balance clients avec les comptes individuels. 4- Pointer l'ensemble des comptes concernés avec le grand livre 5- Vérifier le respect de la séparation des exercices 6- Vérifier la correcte évaluation des créances * créances libellées en devises * provisions pour dépréciations des créances douteuses
7- Analyse des effets à recevoir (examen physique, cirularisation..)
Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur
Remarque
Ventes non enregistré comptablement
omission de l’enregistrement d’une facture
Ventes enregistrées en double
Facture saisie doublement
Avoirs non comptabilisés
Retour physique de marchandises non comptabilisé
Non comptabilisation des ventes Livraison non prise en compte dans la bonne période sur la bonne période Insuffisance ou excès des Mauvaise évaluation de la provisions pour dépréciation des dépréciation des comptes clients créances 75
Contrôle des comptes Achats et dettes d’exploitation 1 -Comparer la balance des comptes individuels avec celle des
exercices précédents et enquêter sur les changements inattendus 2 -Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant et suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice 3- Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire, les factures fournisseurs reçues et non enregistrées 4- Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer
Achats et dettes d’exploitation (suite) 5- Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et les comptes annuels 6- Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan 7- S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture et que la différence de change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif »
Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur
Remarque
Double comptabilisation des factures reçus
Factures non cachetées après enregistrement
Factures non enregistrées
Absence de suivi des factures reçues
Fin d’exercice :
Non respect de la - Mses reçues /charges non enregistrées séparation des exercices
-Facture enregistrée mais Mses non reçues Non actualisation des dettes en monnaie étrangère
Règles d’évaluation non respectées
Absence de comptabilisation des factures d’avoir
Absence de suivi des 78 factures d’avoir reçues
Contrôle des comptes
Stocks 1- assister à l’inventaire physique et vérifier si les procédures de comptages sont bien appliquées 2- pour les stocks détenus par des tiers ou pour des tiers appliquer la procédure de confirmation directe 3- vérifier que les règles et les méthodes d’évaluation des stocks sont appliquées conformément aux règles comptables et fiscales. 4- vérifier le caractère raisonnable des provisions pour dépréciation. 5- s’assurer que la couverture d’assurance sur les stocks est suffisante
Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur
Remarque
Une partie du stock physique non inventorié et comptabilisé
Omission de comptage d’un stock
Mauvaise évaluation des stocks
Erreurs de calculs
Utilisation d’une méthode d’évaluation non admise
Règles fiscales non respectées
Insuffisance ou excès de la Mauvaise évaluation des provision pour dépréciation stocks à l’inventaire 80
de personnel 1- Obtenir le détail des comptes de charges et de tiers concernés et expliquer les variations par rapport à l'exercice précédent ; 2- Étudier l'évolution des montants mois par mois, ainsi que les écarts par rapport aux prévisions et en expliquer les causes, 3- Pointer les montants des journaux de paie aux déclarations. 4- Pointer les montants au grand-livre avec les journaux de paie (rémunérations dues, retenues Sécurité Sociale ou autres, acomptes ...) 5- Rapprocher le montant des charges sociales comptabilisées avec les bases.
Contrôle des comptes Charges de personnel (suite) 6- Pour les calculs des primes, les congés payés, … a) S'assurer que le dossier est à jour; b)Vérifier les données variables avec les documents de base c) Vérifier les calculs, 7. Contrôler l'assiette des commissions représentants, l'application correcte des taux et des calculs, 8. Vérifier la conformité des rémunérations des gérants, administrateurs, avec les décisions du Conseil d’adm. 9. Demander aux avocats de l'entreprise s'il y a des litiges avec les employés ou les anciens employés. Obtenir une réponse écrite.
Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur
Remarque
Rémunération dues non comptabilisées
Comptabilisation à la date de paiement
Non enregistrement de charges sociales
Omission , fraude
Paiement de personnel fictif Fraude Paiement de salaires à des conditions non autorisées
Non respect des règles
Erreurs dans le calculs ou l’enregistrement de la paie
Système de paie déficient 83
Contrôle des comptes Trésorerie 1- Appliquer la procédure de confirmation directe pour les soldes, découverts et prêts bancaires.. 2- Vérifier les rapprochements bancaires établis par l’entreprise 3- Revoir les recettes et les dépenses d’importance exceptionnelle à la fin d’exercice 4-Faire un comptage des espèces en caisse à la date de clôture de l’exercice, revoir le journal de caisse pour la période et s’assurer que le solde du bilan et correcte. 5-Pointer les montants inscrits au bilan avec le grand livre, les journaux bancaires et les journaux de caisse..