PROSEDUR ALIH MED MEDIA IA (DIGITALISASI) ( DIGITALISASI) ARSIP No. POB:
No. Revisi: -
Halaman : #1/5
1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012
PROSEDUR PROSEDUR TETAP
Tanggal Tanggal Terbit: Juni 2012 2012
Ditetapkan oleh Rektor
Prof. Dr. der Soz. Gumilar G umilar Rusli Rusliwa wa Somantri Somantri NIP. 1963 0311 1990 031003 A. PENGERTIAN
Alih Ali h media (digitalisasi) merupakan merupakan proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi ars arsip media baru (terbaca oleh ole h komputer). POB Ali h Media (Digitalisasi) Arsip menjadi pedoman baik unit pengolah maupun maupun unit unit kearsipan di lingkungan Universitas Indonesia, dalam rangka menghemat ruangan, menghemat tenaga dan menghemat waktu untuk penyimpanan arsipnya.
B. TUJUAN
1. 2. 3. 4.
C. PERATURAN
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. 2. Peraturan Pemerin P emerintah tah Republi Re publik k Indonesia Indone sia Nomor 88 Tahun Tahun 1999 1999 tentang Tata Cara Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan Legalisasi. 3. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : SE/06/M.PAN/03/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ArsipVital Negara Terhadap Musibah/Bencana 4. Peraturan Kepala Ke pala Arsip A rsip Nasional Republik Repu blik Indonesi I ndonesia a Nomor 06 06 Tahun Tahun 2005 2005 t anggal 27 April 2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ArsipVital Negara Terhadap Musibah/Bencana 5. Undang-Undang Republ Republik ik Indonesia Indon esia Nomor N omor 11 Tahun 200 2008 8 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. 6. Undang-Undang Republ Republik ik Indone I ndonesia sia Nomor 14 Tahun 2008 2008 tentang Keterbukaan Informasi Informasi Publik. 7. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 68. 8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat (5), Pasal 40 Ayat (3), Pasal 48, Pasal 49, Pasal Pasal 99, Pasal 100, Pasal 104, dan Pasal 105.
Tercapainya tertib administrasi persuratan Tercapainya temu kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah, cepat dan akurat Tercapainya efisiensi ruang simpan, biaya, alat tulis kantor, waktu, dan tenaga Melindungi arsip tekstual dari bencana
PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP No. POB:
No. Revisi: -
Halaman : #2/5
1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012
D. KEBIJAKAN
1. Surat Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 189 Tahun 2009 tentang Perubahan Struktur di bawah Sekretaris Universitas. 2. Surat Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 283 tahun 2009 tentang Penetapan Kantor Arsip dan Uraian Tugas di lingkungan Universitas Indonesia.
E. PROSEDUR
1. Alih media (digitalisasi) dilakukan dengan cara melakukan scanning ter hadap arsip, terutama arsip vital, sehingga didapatkan database dari semua arsip yang telah dialihmediakan 2. Prosedur Alih Media ini digunakan untuk segala bentuk arsip yang mempunyai nilai guna memori bagi Universitas ke dalam bentuk elektronik. Pelaksana utama dari prosedur ini adalah unit kearsipan dan kantor arsip. Dalam rangka menunjang keterbukaan informasi publik pula prosedur i ni diberlakukan untuk mempercepat proses penyebaran informasi yang bisa diakses oleh publik. 3. Apabila dilapangan ditemukan bahwa terdapat unit kerja yang memerlukan proses digitalisasi ini dikarenakan nilai guna arsip atau dokumen aktif unit tersebut begitu penting untuk keberlangsungan organisasi maka dipe rsilahkan untuk menggunakan prosedur ini dan pelaksanaan untuk penyebaran i nformasi harus disesuaikan dengan prosedur keterbukaan informasi publik yang dimil iki oleh universitas
F. PRODUK LAYANAN
1. Tersedianya Daftar Pencarian Arsip (DPA) yang menyediakan informasi mengenai arsip yang dikelola di unit tersebut 2. Arsip unit pengolah/unit kerja dan unit kearsipan yang tertata dengan baik sesuai POB Pemberkasan Arsip
G. PENYAJIAN
1. Bagan Arus 2. Tabular/Naratif
H. PROSEDUR TERKAIT
1. MANDIRI : 2. KOLABORASI INTERNAL BIDANG : “
“
3. KOLABORASI EKSTERNAL BIDANG : 4. MANDATORI/PRASYARAT : semua unit kerja “ “
I. LAMPIRAN
1. 2. 3. 4. 5.
“
”
Daftar Pencarian Arsip (DPA) Pedoman Klasifikasi Pedoman Jadwal Retensi Arsip Pengertian menurut Undang-Undang Nomor 43 Tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP No. POB:
No. Revisi: -
1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012
G.1. BAGAN ARUS PROSEDUR : Prosedur Digitalisasi Arsip PROSEDUR DIGITALISASI ARSIP Unit Kerja/Satuan Kerja dan Unit Kearsipan
Mulai
Seleksi/ Penilaian Arsip yang akan Digitalisasi
Pengelompokkan Fisik Arsip yang akan Digitalisasi
Pendataan Fisik Arsip yang akan Digitalisasi
Scanning/ Pemindahan Arsip
Simpan Fisik Arsip ke dalam Boks Arsip
Penyusunan Arsip
Selesai
Halaman : #3/5
PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP No. POB:
No. Revisi: -
Halaman : #4/5
1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012
G.2. BAGAN TABULAR/NARATIF PROSEDUR :
Prosedur Digitalisasi Arsip Tahap 1
: Digitalisasi arsip 1. Mulai 2. Seleksi/penilaian arsip yang memiliki nilai guna permanen, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Universitas Indonesia. 3. Pengelompokan arsip berdasarkan fungsi masalah. 4. Buka sistem database arsip 5. Masukan item arsip ke dalam metadata sistem database sesuai dengan isi dan konteks arsip 6. Pemindaian/scanning arsip 7. Masukan dan sisipkan fisik arsip ke dalam folder/ordner 8. Penyusunan folder/ordner pada lemari arsip 9. Selesai
SELESAI
PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP No. POB:
No. Revisi: -
Halaman : #5/5
1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012
LEMBAR OTORISASI POB
Tipe : Mandiri (MAN), Mandatori (MAR) dan Prasyarat (PRAS) Mengetahui, Sekretaris Universitas
Disusun oleh, Kepala Kantor Arsip
Prof. Dr. I Ketut Surajaya, M.A. NIP 195002191976031002
Ir. Anon Mirmani, MIM-Arc./Rec. NIP 195912261987032003
