KEGUNAAN ARSIP

Guna Arsip Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencip pencipta ta arsip, arsip, dan kegun kegunaan aan bagi bagi kehid kehidupan upan kebang kebangsaa saan. n. Bagi Bagi instan instansi si penc penciipta, pta,

keguna gunaan an

pela pelaks ksan anaan aan

arsi arsip p

kegia egiata tan, n,

anta antara ra

pend penduk ukun ung g

lain ain

meli melipu puti ti::

kesia esiapa pan n

endap ndapan an

infor informa masi si

bagi bagi

info inforrmasi masi pemb pembua uatt

keput keputusan usan,, sarana sarana pening peningkat katan an esien esiensi si operasi operasiona onall instan instansi, si, memenu memenuhi hi keten etentu tuan an huku hukum m yang yang berl berlak aku, u, dan dan sebag sebagai ai bukt buktii eksi eksist sten ensi si inst instans ansi. i. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti bukti pertan pertanggu ggungj ngjawa awaban, ban, rekam rekaman an budaya budaya nasiona nasionall sebagai sebagai “memori “memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.

Peran kearsipan !eranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dihapus dalam dalam menunj menunjang ang kelan kelancar caran an kegia kegiatan tan adminis administra trasi si sehari sehari"har "harii disega disegala la bidang bidang kegia kegiatan tan.. Kearsip earsipan an mempun mempunyai yai peranan peranan sebagai sebagai pusat pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisa penganalisaan, an, pengembanga pengembangan, n, perumusan, perumusan, kebijaks kebijaksanaan, anaan, pengambilan pengambilan keput eputus usan, an,

pemb pembua uata tan n

lapo laporan ran,,

pert pertan angg ggun ungj gjaw awaba aban, n,

peni penila laia ian n

dan dan

pengendalian setepat"tepatnya

Fungsi dan Tujuan Arsip #. $enuru $enurutt %% &o.' tahun tahun #('#, #('#, fungsi fungsi arsip arsip dibedak dibedakan an atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. )rsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan"kegiatan atau akti*itas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga e*aluasi. )rsip statis adal adalah ah arsi arsip p yang yang tida tidak k dipe diperg rgun unak akan an lagi lagi di dalam dalam fung fungsi si"f "fun ungsi gsi

manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. )rsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan

+continuing

value.

)rsip

dinamis

berdasarkan

kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. )rsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus"menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif  merupakan

arsip"arsip

yang

frekuensi

penggunaannya

untuk

penyelenggaraan administrasi sudah menurun. -. ujuan

kearsipan

pertanggungjawaban

ialah

untuk

tentang

menjamin

keselamatan

perencanaan,

pelaksanaan

bahan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi

instansi

pencipta

arsip,

dan

kegunaan

bagi

kehidupan

kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:

endapan

informasi

pelaksanaan

kegiatan,

pendukung

kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan esiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi.

Sedangkan bagi

kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif

dan

prestasi

intelektual

bangsa,

dan

sebagai

bukti

sejarah. JENIS-JENIS ARSIP

)rsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:

A. Berdasarkan Fungsi

$enurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi: +a Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam

perencanaan,

pelaksanaan,

dan

atau

penyelenggaraan administrasi perkantoran. +b Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung

dalam

perencanaan,

pelaksanaan,

aan

atau

penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari"hari.

B. Berdasarkan Nilai Guna /itinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas: a.

&ilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaan untuk kepentingan lembaga0instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. &ilai guna primer meliputi: o

&ilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada

kegunaan

untuk

pelaksanaan

tugas

dan

fungsi

lembaga0instansi pencipta arsip. o

&ilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti"bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

o

&ilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

o

&ilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat0hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.

&ilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga0instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai

bahan

bukti

pertanggungjawaban

kepada

masyarakat0pertanggungjawaban nasional. &ilai guna sekunder, juga meliputi: 1

&ilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan

keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga0isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan"kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil0akibat dari kegiatan itu. 1

&ilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi

kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga0instansi penciptanya.

C. Berdasarkan siat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat"surat.

Arsip ter!uka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak0umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya $enurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral" yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip +depo arsip, atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

Arsip pemerinta#"

yang mengandung nilai

khusus

ada

yang

disimpan secara nasional di 2akarta yaitu pada 3embaga )rsip &asional !usat yang disebut dengan nama )&45 +)rsip &asional 4epublik 5ndonesia.

Arsip unit" yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. )rsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

$. Berdasarkan %easliann&a $enurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

E. Berdasarkan Su!&ekn&a Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,

misalnya:

)rsip

keuangan,

)rsip

Kepegawaian,

!endidikan, )rsip !emasaran, )rsip !enjualan, dan sebagainya.

F. Berdasarkan Bentuk dan 'ujudn&a

)rsip

$enurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat +arsip korespondensi yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G. Berdasarkan Siat %epentingann&a Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

Arsip (ital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama"lamanya, misalnya akte, ija6ah, buku induk mahasiswa, dsb.