Guna Arsip Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencip pencipta ta arsip, arsip, dan kegun kegunaan aan bagi bagi kehid kehidupan upan kebang kebangsaa saan. n. Bagi Bagi instan instansi si penc penciipta, pta,
keguna gunaan an
pela pelaks ksan anaan aan
arsi arsip p
kegia egiata tan, n,
anta antara ra
pend penduk ukun ung g
lain ain
meli melipu puti ti::
kesia esiapa pan n
endap ndapan an
infor informa masi si
bagi bagi
info inforrmasi masi pemb pembua uatt
keput keputusan usan,, sarana sarana pening peningkat katan an esien esiensi si operasi operasiona onall instan instansi, si, memenu memenuhi hi keten etentu tuan an huku hukum m yang yang berl berlak aku, u, dan dan sebag sebagai ai bukt buktii eksi eksist sten ensi si inst instans ansi. i. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti bukti pertan pertanggu ggungj ngjawa awaban, ban, rekam rekaman an budaya budaya nasiona nasionall sebagai sebagai “memori “memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.
Peran kearsipan !eranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dihapus dalam dalam menunj menunjang ang kelan kelancar caran an kegia kegiatan tan adminis administra trasi si sehari sehari"har "harii disega disegala la bidang bidang kegia kegiatan tan.. Kearsip earsipan an mempun mempunyai yai peranan peranan sebagai sebagai pusat pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisa penganalisaan, an, pengembanga pengembangan, n, perumusan, perumusan, kebijaks kebijaksanaan, anaan, pengambilan pengambilan keput eputus usan, an,
pemb pembua uata tan n
lapo laporan ran,,
pert pertan angg ggun ungj gjaw awaba aban, n,
peni penila laia ian n
dan dan
pengendalian setepat"tepatnya
Fungsi dan Tujuan Arsip #. $enuru $enurutt %% &o.' tahun tahun #('#, #('#, fungsi fungsi arsip arsip dibedak dibedakan an atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. )rsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan"kegiatan atau akti*itas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga e*aluasi. )rsip statis adal adalah ah arsi arsip p yang yang tida tidak k dipe diperg rgun unak akan an lagi lagi di dalam dalam fung fungsi si"f "fun ungsi gsi
manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. )rsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan
+continuing
value.
)rsip
dinamis
berdasarkan
kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. )rsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus"menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan
arsip"arsip
yang
frekuensi
penggunaannya
untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun. -. ujuan
kearsipan
pertanggungjawaban
ialah
untuk
tentang
menjamin
keselamatan
perencanaan,
pelaksanaan
bahan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi
instansi
pencipta
arsip,
dan
kegunaan
bagi
kehidupan
kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
endapan
informasi
pelaksanaan
kegiatan,
pendukung
kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan esiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi.
Sedangkan bagi
kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif
dan
prestasi
intelektual
bangsa,
dan
sebagai
bukti
sejarah. JENIS-JENIS ARSIP
)rsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
A. Berdasarkan Fungsi
$enurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi: +a Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
dan
atau
penyelenggaraan administrasi perkantoran. +b Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
aan
atau
penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari"hari.
B. Berdasarkan Nilai Guna /itinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas: a.
&ilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk kepentingan lembaga0instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. &ilai guna primer meliputi: o
&ilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada
kegunaan
untuk
pelaksanaan
tugas
dan
fungsi
lembaga0instansi pencipta arsip. o
&ilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti"bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
o
&ilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
o
&ilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat0hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b.
&ilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga0instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai
bahan
bukti
pertanggungjawaban
kepada
masyarakat0pertanggungjawaban nasional. &ilai guna sekunder, juga meliputi: 1
&ilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan
keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga0isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan"kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil0akibat dari kegiatan itu. 1
&ilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi
kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga0instansi penciptanya.
C. Berdasarkan siat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat"surat.
Arsip ter!uka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak0umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya $enurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral" yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip +depo arsip, atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerinta#"
yang mengandung nilai
khusus
ada
yang
disimpan secara nasional di 2akarta yaitu pada 3embaga )rsip &asional !usat yang disebut dengan nama )&45 +)rsip &asional 4epublik 5ndonesia.
Arsip unit" yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. )rsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
$. Berdasarkan %easliann&a $enurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
E. Berdasarkan Su!&ekn&a Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya:
)rsip
keuangan,
)rsip
Kepegawaian,
!endidikan, )rsip !emasaran, )rsip !enjualan, dan sebagainya.
F. Berdasarkan Bentuk dan 'ujudn&a
)rsip
$enurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat +arsip korespondensi yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
G. Berdasarkan Siat %epentingann&a Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
Arsip (ital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama"lamanya, misalnya akte, ija6ah, buku induk mahasiswa, dsb.