Operation Management
Studi kasus
Eastern Gear, Inc.
A. LATA LATAR R BELA BELAKA KANG NG 1
Eastern Gear, Inc merupakan perusahaan manufaktur gear yang pembuatannya berdasarkan permintaan dan kebutuhan pelanggan (customized product ). Produk gear yang dihasilkan berdasarkan permintaan pelanggan ini mempunyai jenis
bahan baku yang berbeda-beda dan dapat mencapai 40 jenis bahan baku baja dan logam, berat gear yang dapat dihasilkanpun bervariasi dari yang ringan (ons) sampai yang berat (pon). Penerimaan pesanan / order
Proses penyediaan gear di Eastern Gear yaitu menggunakan sistem make to order , dimana penyediaan gear berdasarkan pesanan dari pelanggan. Sistem ini
dapat meminimalkan jumlah stok selama proses pembuatan dan produk jadi. Pemesanan gear di Eastern Gear dapat digambarkan sebagai berikut:
Customer order
Design product Receive Order
Sales & Marketing
Purchase raw materials Receive raw materials
1.
Manufacturing
Shipment
Pemesanan dari pelanggan
Pelanggan memberikan desain gear yang diinginkan, blue print atau sketsa, jumlah gear yang akan di pesan, spesifikasi jenis bahan yang di gunakan
2.
Penerimaan pesanan 2
Vice president marketing & sales akan menerima pesanan, dan formulir pemesanan akan diberikan kepada bagian controller dan supervisor produksi. 3.
Pemesanan bahan baku
Pemesanan bahan baku dilakukan oleh controller. Waktu yang diperlukan dari pemesanan sampai dengan bahan baku datang memakan waktu 1 sampai 2 minggu. 4.
Proses pembuatan
Proses pembuatan memerlukan waktu 2 minggu sejak bahan baku di terima. Proses manufaktur yang ada di Eastern Gear menggunakan sistem work center , dimana mesin dikelompokan berdasarkan jenis yang sama pada satu work center . Misalkan mesin-mesin drill dijadikan satu dalam satu work center / satu ruangan dan mesin-mesin milling berada di work center lainnya. Dengan sistem seperti ini aliran bahan dari satu work center ke work center lain tergantung dari proses sebelumnya. Dapat digambarkan sebagai berikut:
Tata ruang dan aliran barang / material
Ruang produksi gear di Eastern Gear menggunakan sistem work center dimana mesin yang mempunyai fungsi yang sama dijadikan satu dalam satu ruangan, dengan tata ruang dan aliran proses sebagai berikut:
3
Aliran dan waktu yang dibutuhkan dalam proses pembuatan gear di bagian produksi yang normal:
4
Purchase raw material
Order lead ti
1 - 2 mingg
Receiving raw material Milling
Drilling
Grinding Production ti
2 minggu Need heat treating ?
Yes
Heat treating
No Inspection
Proses manufacturing pada masing-masing work center di Eastern Gear vec enca kcod tsMdaerao
OS OS OS OS
ma
O
4321 4321 4321 018 018 018 0521 0521 0521 52 rgnF 52&gnhsng Htaevngaw pg5hhfsn2 Grgnd Trtaegngera enothasogcr kcod OS043 S043 043 OS02154 S02154 02154 OS074 S074 074 OS01 1000 S1000
gnpng&ed geds
1. Receiving raw material 5
Penerimaan dan penyimpan bahan baku 2. Milling Bahan baku berupa gear blank dikirim dari ruang penyimpanan ke ruang milling. Di sini gear di potong sesuai dengan spesifikasi yang diberikan oleh pelanggan. 3. Drilling Setelah gear blank di potong, kemudian di kirim ke drilling untuk dibor 4. Grinding Setelah gear blank dibor kemudian dilakukan proses pemasangan roda gigi dan menghaluskan permukaannya 5. Heat treating Heat treating dilakukan jika dibutuhkan oleh pelanggan 6. Inspection Proses pemeriksaan gear yang telah jadi terhadap spesifikasi yang diminta 7. Shipment Jika tidak diperlukan proses pemanasan maka gear yang telah jadi dapat disimpan di gudang produk jadi dan kemudian dikirim. Saat pertama menjalani bisnis manufaktur gear , Eastern Gear mengalami kerugian pada dua tahun pertama, kemudian pada tahun berikutnya perusahaan sudah
mendapatkan
keuntungan.
Penjualan
diperkirakan
meningkat.
Berdasarkan survey pasar penjualan dapat mencapai US$ 5 juta pada tahun 1988 jika waktu penyelesaian pembuatan gear berkisar antara 5 sapai 6 minggu. Tapi jika waktu penyelesaian pembuatan gear dapat diturunkan menjadi 3 sampai 4 minggu maka penjualan dapat mencapai US$ 5.5 juta. B. PERTANYAAN UNTUK DISKUSI
1. Apa masalah utama yang di hadapi oleh Eastern Gear? 2. Apa yang harus dilakukan oleh Mr. Rhodes untuk memecahkan masalahnya?
6
3. Bagaimana kasus ini dapat dihubungkan dengan strategi operasional dan konsep desain proses? C. PEMBAHASAN
Masalah utama yang dihadapi oleh Easter Gear adalah:
1. waktu yang lama untuk pemesanan barang hingga barang tersebut jadi dan dikirim ke konsumen membutuhkan waktu 5-6 minggu. 2. Adanya hambatan atau bottle neck pada proses produksi di eastern gear 3. Tidak adanya system yang standard untuk penghitungan biaya/ cost di tiap
order secara sistematis. Untuk dapat memberikan solusi terhadap masalah yang ada di Eastern Gear perlu dilihat apa saja yang dapat menjadi penyebab terjadinya lead time produksi yang lebih panjang sebelumnya kita lihat bagan berikut ini : Purchase raw material
Order time
1 - 2 minggu
Receiving raw material Milling
Drilling
Grinding
Need heat treating ?
Production t ime
2 minggu Menjadi 4 minggu
Yes
Total da 3 – 4 min Menjad 5 – 6 min
Heat treating
No Inspection
7
-
Saat supervisor produksi (Joe Irvine) menerima pesanan pelanggan, pesanan tersebut di review kemudian diarsip sampai bahan baku datang.
-
Saat proses produksi berlangsung, orang teknikal dari pelanggan dapat melakukan perubahan desain sehingga proses pembuatan gear terhenti karena harus menunggu bahan baku baru yang akan digunakan dan terkadang perlu adanya klarifikasi dan pemeriksaan ulang terhadap desain gear.
-
Pelanggan memberikan cetakan tidak selalu menyertakan toleransi yang diperbolehkan selama pembuatan produk gear , sehingga pelanggan dihubungi langsung jika informasi tersebut diperlukan
-
Proses manufaktur dengan sistem work center.
Dengan adanya urutan
proses sistem work center dapat menghabiskan 90% dari waktu yang ada untuk menunggu antrian ketersediaan mesin. Sebenarnya hanya 10% dari waktu dihabiskan untuk melakukan proses.
Akibatnya dibutuhkan waktu
yang relatif lama yaitu 4 minggu untuk order. -
Tidak ada perbedaan alur proses pembuatan gear ukuran kecil dan gear ukuran besar.
-
Proses pengerjaan dibagi menjadi 2 yaitu pengerjaan biasa dan pengerjaan yang ditangani terburu-buru (Rush basis). Pekerjaan yang rush order ini ratarata sebesar 10% dari total order dan proses produksi rush ini diselesaikan hanya dalam 4 hari. Dengan adanya rush order ini, proses penyelesaian pengerjaan yang rutin menjadi terganggu karena menunggu pengerjaan rush order yang harus diselesaikan dalam waktu 4 hari saja.
Yang dapat dilakukan oleh Mr. Rhodes sebagai pemilik Eastern Gear untuk mengatasi masalah proses manufaktur yang menjadi lebih panjang dari 2 minggu menjadi 4 minggu adalah dengan melakukan perbaikan dalam aspek: 1.Desain produk untuk manufaktur 2. Proses manufaktur
8
Desain produk untuk manufaktur
Pada proces penerimaan order perlu penyediaan informasi yang lebih akurat tentang : a)
Order sheet yang jelas, detil dan terperinci mengenai desain, material,
kualitas, dan prosedur perubahan yang terjadi selama masa produksi. Sebagai perusahaan manufaktur yang menyediakan produk sesuai kebutuhan pelanggan (customized product ), Eastern Gear mempunyai variasi standar gear yang sedikit, karena pembuatan gear berdasarkan pesanan dari
pelanggan. Dengan demikian desain produk yang ajukan oleh pelanggan menjadi sangat penting dan menjadi dasar utama dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dapat dilihat pada bagan berikut (jika dilihat dari sudut pandang Eastern gear sebagai manufaktur)
Dari bagan di atas dapat dilihat yang menjadi input bagi Easter Gear adalah design detail , oleh karena itu saat pelanggan mengajukan pemesanan kepada
Marketing & Sales Vice President, pelanggan harus memberikan desain produk yang diinginkan secara terperinci mulai dari pola, dimensi / ukuran fisik, bahan yang akan digunakan, batas toleransi yang diperbolehkan, dan desain kontrol secara lengkap agar selama proses pembuatan berlangsung tidak ada penghentian proses yang dapat menghambat dan memperlambat penyediaan produk. Dengan adanya desain produk yang jelas dan terperinci diharapkan akan mempercepat proses pembuatan gear .
9
Selain itu perlu dilakukan tahap diskusi teknis antara pelanggan dengan bagian produksi untuk melihat apakah desain gear yang dipesan dapat dibuat dengan mesin yang ada (manufacturability ) di Eastern Gear. Dengan adanya diskusi teknis ini kemudian dapat dilakukan pengaturan kembali terhadap desain maupun material yang di gunakan. Karena desain yang dibuat pelanggan tidak memperhatikan sisi proses produksi yang mempunyai keterbatasan kemampuan mesin.
b)
Penetapan urutan pekerjaan (routing)
Penetapan urutan pekerjaan ini dimaksudkan untuk menetapkan operasi disetiap work station untuk menghasilkan satu jenis produk atau order agar lebih efisien di waktu dan tenaga kerja dengan melakukan aktivitas yang parallel. Pada tahapan yang ideal setelah desain dipelajari dan didiskusikan kemudian dilanjutkan dengan tahap
mencoba
dan menyesuaikan (testing and
refinement) , pada tahap ini dilakukan proses transfer merubah dari desain ke
produk jadi menggunakan mesin.
Disinilah dilakukan penyesuaian desain
dengan proses manufaktur yang akan dipakai, harapannya dengan adanya tahap ini, saat proses produksi berlangsung tidak terjadi masalah dan jika ada masalah hanya perlu sedikit dilakukan penyesuaian Tahap-tahap ini tidak ada di Eastern Gear, supervisor produksi hanya melakukan review sendiri dan kemudian di arsip tanpa didiskusikan dengan pelanggan yang membuat desain.
kemudian setelah bahan baku datang
langsung dilakukan proses produksi bersama dengan pelanggan. Mereka melakukan langsung bersamaan saat proses produksi berlangsung dimana orang teknikal dari pelanggan dapat menghentikan proses produksi karena adanya perubahan desain dan bahan yang digunakan sehingga proses pembuatan menjadi tertunda. Untuk dapat mengakomodasi tahap ini Eastern Gear dirasa perlu mempunyai tenaga teknis yang ahli dan berpengalaman 10
dalam proses manufaktur gear sehingga dapat berdiskusi dengan pelanggan dari sisi desain gear dengan proses pembuatan agar tidak banyak melakukan perubahan saat proses produksi berlangsung.
Tidak hanya itu saja Eastern
Gear juga perlu mengadakan fasilitas kecil yang dapat digunakan sebagai testing dan refinement sebelum proses produksi berlangsung, namun
pengadaan fasilitas ini membutuhkan investasi yang cukup besar, dan perlu di hitung terhadap nilai tambah yang diperoleh.
c)
Melakukan penugasan pada setiap urutan kerja ( job)
Penugasan ini dapat dilakukan eastern gear dengan cara melakukan penomoran produksi untuk memastikan spesifikasi, jumlah produksi, jadwal produksi hingga kapan produk dapat diselesaikan. Ini ditujukan untuk mengurangi interupsi atau pengehentian produksi di tengah jalan. d)
Melakukan persiapan supply material kedalam setiap route
e)
Melakukan penjurnalan setiap aktivitas yang berkaitan dengan biaya,
material dan sumber daya yang digunakan sebagai bahan untuk cross cek dan administratif. Proses manufaktur
Proses manufaktur yang ada di Eastern Gear terdiri dari beberapa tahap (multistage ) menggunakan sistem work center , dimana mesin dikelompokan berdasarkan jenis yang sama pada satu work center . Misalkan mesin-mesin drill dijadikan satu dalam satu work center / satu ruangan (jika dilihat dari layout ) dan mesin-mesin milling berada di work center lainnya. Dengan sistem seperti ini aliran bahan dari satu work center ke work center lain tergantung dari proses sebelumnya, dan bottleneck akan ada work center yang berbeda-beda tergantung dari jenis gear yang di buat. 21 21 21 O4318S0 18S430O S1 0843 O21S05 21S05O S2S1S 05 O2S5 2S5O S2 5 deockiv saeotncrdigv ilngmach ril GTHe&Frines isfth dock n ai O43S0 43Sn0O n S3 adh ognp nglw e g ing tingat 400 O54S0 54S0O S5S4S 0 O7421S0 42170S 7O421S 0 00 0O1S0 O01S0 0O1S 0 0 00
rageoodsishedping&
hipng
Jika melihat dari bagan diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh Eastern Gear : 11
1.
Semakin banyak variasi produk yang diproduksi, maka akan menyebabkan antrian makin panjang dan menyebabkan waktu produksi makin lama akibat bottle neck disetiap work centre yang ada. Bottleneck ini akan menghambat
peningkatan produksi perusahaan. 2. Layout
dan penjadwalan produksi mempunyai peranan yang penting untuk
mengurangi bottle neck dan proses yang panjang. ILUSTRASI
Jika dimisalkan sistem work center yang saat ini yang ada di Eastern Gear adalah sebagai berikut: Jika rata-rata cycle time 1 mesin di masing-masing work center: Work center Milling 1 mesin
60 menit / order
Drilling
Grinding
30 menit / order
40 menit / order
Heat treating 20 menit / order
Maka output 1 hari (8 jam) di masing-masing work center dengan 1 mesin adalah:
Work Center
Output per hari (gear / hari)
1 mesin
Milling
8
Drilling
16 12 24
Grinding Heating
Jika diasumsikan dalam 1 work center terdapat 2 mesin maka output dalam 1 hari (8 jam) adalah 2 kali nya
Work Center
Output per hari (gear / hari)
2 mesin
Milling
16
Drilling
32
Grinding
24
Heating
48 12
Dengan perumpamaan diatas maka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pesanan gear akan berbeda-beda, tergantung pada jumlah gear yang dipesan:
Jumlah order gear
5 10 100
di tiap work center @ 2 mesin
proses
Drilling
Grinding
Heating
60 menit
30 menit
40 menit
20 menit
150 menit
60 menit
30 menit
40 menit
20 menit
150 menit
120 menit
60 menit
80 menit
40 menit
300 menit
120 menit
60 menit
80 menit
40 menit
300 menit
180 menit
90 menit
120 menit
60 menit
450 menit
300 menit
150 menit
200 menit
100 menit
750 menit
3000 menit
1500 menit
2000 menit
1000 menit
7500 menit
2 4
Total waktu
Milling
1 3
Waktu yang diperlukan (hari = 8 jam)
Dari tabel di atas menunjukan bahwa dengan sistem work center waktu yang diperlukan untuk pembuatan gear sangat panjang, contoh order 100 gear diperlukan waktu 7500 menit (kira-kira 15.5 hari) dari tahap milling sampai heating . Waktu yang panjang dikarenakan harus menunggu masing-masing tahap work center selesai.
Untuk mengatasi masalah ini dapat dilakukan beberapa cara, antara lain: a.
Jika tetap menggunakan sistem proses work center , untuk menaikan output gear dapat menambah waktu kerja menjadi 2 shift (2 kali 8 jam) atau 3 shift (3
kali 8 jam) sehingga output dapat meningkat 2 sampai 3 kali nya dan waktu proses berkurang 2 – 3 kalinya
Work Center
Output (gear / hari) dengan 2 mesin per work center 1 shift
2 shift
3 shift
Milling
16
32
48
Drilling
32
64
96
Grinding
24
48
72
Heating
48
96
144
13
b. Meningkatkan proses produksi dari work centre ke dalam manufacturing cell, untuk mengantisipasi pesanan dan produksi yang lebih besar. Sistem proses ini dilakukan dengan merangkaikan tahap milling, drilling , dan grinding, menjadi satu lini tanpa perlu menunggu masing-masing tahap selesai.
Dengan cara ini maka 2 mesin yang terdapat dalam 1 work center dapat dijadikan 2 lini dan memungkinkan untuk membuat 2 jenis gear yang berbeda Tetapi sistem ini memerlukan perubahan lay out produksi dan desain pekerjaan untuk tenaga kerja. Work Center
Lini
Milling 1
Milling 1
Milling 1
Drilling 1
Drilling 1
Grinding 1
Grinding 1
2
Drilling 1
2
Grinding 1
1
2
2
Mesin
14
Perubahan layout produksi:
Gambaran waktu proses dengan sistem work center dan lini:
15
Dari gambaran di atas jika jumlah order sebanyak 5 gear menggunakan sistem work center dan masing-masing work center terdapat 2 mesin terlihat waktu
yang diperlukan adalah 450 menit. Sedangkan dengan sistem lini waktu yang diperlukan adalah 390 menit dan hanya menggunakan 1 mesin di masingmasing tahap. Dengan menggunakan cara ini waktu yang di gunakan untuk membuat gear dalam jumlah besar akan mempunyai waktu yang lebih pendek, waktu tunggu tidak lama dan lebih efisien. Dengan menggunakan lini juga sangat memungkinkan untuk memproduksi gear ukuran kecil dan besar secara terpisah sehingga output produk akan meningkat
3. Bagaimana kasus ini dapat dihubungkan dengan strategi operasional dan konsep desain proses?
Eastern gear memberikan kita pelajaran bahwa setiap kegiatan produksi baik itu dalam skala kecil maupun besar dibutuhkan suatu sistem yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada customer . Semakin efektif dan efisien 16
suatu proses, maka akan memberikan nilai lebih bagi konsumen dan perusahaan itu sendiri. Oleh karenanya Terdapat hubungan yang sangat erat kaitannya antara informasi, material, proses produksi, lay out dan sumber daya manusia untuk menciptakan managemen operasi dan produksi yang sistematis, efektif dan efisien. Kegiatan produksi berkenaan dengan kegiatan ekonomi, yaitu kegiatan yang dilakukan untuk memproses (barang dan jasa) menjadi barang jadi (bisa digunakan, dipakai atau diperjualbelikan). Kegiatan produksi ini menyangkut aspek hasil dari proses, waktu, dan biaya. yang lebih bersifat melakukan perencanaan pembentukan hasil produksi, biaya, dan waktu kerjanya. Sistem produksi digunakan untuk merekam kegiatan dalam perencanaan jadwal produksi, pencatatan bahan mentah, dan pelaksanaan kegiatan yang terkontrol sejak bahan baku sampai pengiriman ke gudang atau pelanggan. Sistem membantu untuk mengatur jadwal produksi, menggroup dan mencatat biaya-biaya, mencatat penggunaan bahan dan menjurnalnya ke dalam sistem akuntansi perusahaan, serta mengevaluasi skedul produksi untuk mencapai hasil yang optimum.
17
TERIMA KASIH
18
