Editor de Formatos. Elementos de la pantalla del Editor de Formatos En este documento se explican los conceptos básicos para el Manejo del Editor de Formatos. Una vez familiarizado con dichos conceptos podrá realizar las modificaciones a los formatos para adaptarlos a sus necesidades. Al igual que la mayoría de los programas basados en Windows®, el Editor de formatos de Valery® posee una barra de herramienta que muestra una serie de botones que tienen una función especifica. A continuación mostramos la barra de herramientas y la función de cada botón.
Etiqueta (Label): Este elemento permite colocar un texto en cualquier parte del editor, con la finalidad de identificar otro elemento como un campo de datos o para agregar un titulo o una nota. Por ejemplo: Se necesita colocar la frase, “Favor emitir cheque a nombre de Cybernetix de Venezuela, C.A.” haga lo siguiente: 1. Haga clic en el botón “Etiqueta”, 2. Luego haga clic en el sitio donde desea colocar el Texto. 3. Para cambiar el texto ubique debajo de la barra de herramienta la zona para cambiar el texto.
4. Al igual que otras aplicaciones Windows® como por ejemplo, ejemplo, Word® o PowerPoint® usted puede seleccionar este elemento y ampliarlo, cambiarle el color, cambiar el tipo de letra, etc. Memo: Este elemento permite colocar un párrafo en múltiples múltiples lineas.
Texto RTF: Este elemento permite escribir un texto con formato enriquecido. Puede abrir el editor de este elemento haciendo clic con el botón derecho y seleccionando la opción editar. Variable: Este elemento permite crear Cálculos Simples ó Avanzados e incluso rutinas de programación. Para crear variables se requiere conocimientos básicos de programación. Para más información lease el capitulo de programación: Diseños de Formulas y Programación de Variables. Imagen: Es el que permite agregar una imagen o mapa de bits de cualquiera de los formatos conocidos, ya sea jpg, bmp, gif, etc. Figura: Le permite colocar figuras geométricas en el reporte, ya sea para realizar una separación o para decorar el formato. Código de Barra: Es el que permite crear códigos de barra en sus distintos formatos; los cuales se clasificarían en: EAN - 13 u 8, Interleaved 2 of 5, Code 128, Code 39 etc. La manera de insertar los códigos de barra es la siguiente: 1. Haga clic en el botón Código de Barra. 2. Luego con el botón derecho del ratón presione en el código y seleccione Configurar. 3. Especifique el estándar de código que usted desea utilizar, por ejemplo EAN-13, EAN-8, CODE39, etc. 4. Posteriormente Guarde el formato y continúe. Rotated Label: Es el que permite rotar las etiquetas ya insertadas por el usuario. Simpled Grid: Es el que permite insertar tablas y columnas sin formato predefinido.
DB Texto: Es el que le permite insertar campos de una tabla especifica. Por ejemplo: Si usted desea que aparezca el correo electrónico de un cliente realice lo siguiente; 1. Haga clic en el botón DB Texto. 2. Luego colóquelo en la parte donde desea que aparezca. 5. Para cambiar el texto ubique debajo de la barra de herramienta la zona para cambiar el texto.
Luego grabe y verifique si su campo esta habilitado.
Menú Principal
La barra del menú principal del Editor de Reportes está compuesta por cinco (5) submenús:
Archivo: Este sub - menú maneja las siguientes funciones:
Editar: Este sub - menú maneja las siguientes nueve (9) funciones:
Nuevo...: Es el que permite crear un reporte o formato personalizado, también es conocido Asistente de Creación de Reportes. Nuevo Informe: A diferencia del anterior este coloca un documento Nuevo en blanco listo para editar. Abrir: Es el que permite buscar un archivo con formato para el editor. Guardar: Es el que permite salvar o guardar cada cambio realizado en el formato o reporte. Guardar Como: Es el que permite salvar o guardar un archivo de reporte con un nombre distinto. Configurar Página: Es la opción que permite personalizar el formato, y el modo de impresión.
Deshacer: Es el que permite revertir una acción especifica. Rehacer: Es el que permite reiniciar una acción especifica. Traer al Frente: Es el que permite extraer un objeto o marco hacia el frente. Enviar al fondo: Al igual que Word®, Excel® y Powerpoint®, sirve para enviar un objeto atrás.
Ver: Este sub - menú maneja las siguiente opciones:
Barra de Herramientas: Está conformado por los sub - menú: a) Componentes Estándar b) Componentes de Datos c) Componentes Avanzados d) Árbol de Informe e)Árbol de Datos f) Estándar g) Formato h) Edición i) Dibujo j) Alinear o Espaciar k) Tamaño l) Empujar
Reglas: Es el que permite ver o eliminar de la pantalla las reglas de medidas. i) Mostrar Datos: Es el que permite ver u ocultar los datos de los campos en el formato. ii) Informe: Está dividido en doce (12) sub - menú que son los siguientes:
Datos: Es el que permite ver las tablas utilizadas en los formatos. Títulos: Permite ver u ocultar la banda de titulo del formato. Sumario: Permite ver u ocultar la banda de sumario del formato. Encabezado: Permite ver u ocultar los campos ubicados en la banda del encabezado. Pie: Permite ver u ocultar los campos ubicados en la banda del Pie de página. Vertical: Permite girar la hoja de manera vertical. Horizontal: Permite girar la hoja de manera horizontal. Pasadas: Este se divide en dos (2) sub - menús que son: Una Pasadas Dos Pasadas • •
Unidades: Es el que permite establecer un sistema de medida especifica, por ejemplo: Píxeles de Pantalla, Pulgadas, Milímetros, etc.
División de un formato
Encabezado: en esta parte se encuentran los datos principales de un formato. Por ejemplo en el formato de factura de venta, en el encabezado se encuentra los datos del cliente como lo son:
Cliente (Código del Cliente). Nombre. Dirección. Contacto. Datos fiscales (R.I.F. y N.I.T.). Vendedor.
Renglones: Esta banda está relacionada al Sub Report1:RENGLONES. Para acceder a este Sub Report, haga clic en la carpeta que se encuentra en la parte inferior izquierda llamada Sub Report1:RENGLONES. Luego al entrar en RENGLONES se encuentran ubicados los campos de: -
Código. Descripción . Cant. (Cantidad) Unid. (Unidad) Precio Dcto. (Descuento) I.V.A. Total.
Recomendaciones para Configurar un Formato de Valery ® Verifique el Tamaño de su Factura Si el tamaño del formato de su factura es diferente al tamaño carta debe hacer lo siguiente: 1. Mida con una regla el formato de su factura. Tome el alto y ancho de su formato. 2. Asegurese de tener seleccionada la unidad de medida milimetros, haciendo clic en la opción de menú informe / Unidades. 3. Haga clic en la opción de menú: Archivo / Configurar Página 4. Seleccione la Carpeta: Tamaño del Papel 5. Seleccione en la lista de Tamños de Papel la Opción “CUSTOM” 6. Ingrese los valores Ancho y Alto en MILIMETROS, generalmente las reglas dan los valores en centimetros si ese es su caso divida los valores por 100. 7. Presione ACEPTAR 8. Guarde el reporte en Archivo / Guardar. Si desea cambiar el nombre de alguna etiqueta: 1. Seleccione la etiqueta (Label) que desea modificar. 2. Luego ubique el texto que va a modificar.
3. Escriba el texto en la banda. 4. Posteriormente Guarde y verifique. Si desea cambiar el tipo ó tamaño de letra de una etiqueta Para cambiar el tipo de letra, seleccione la etiqueta luego haga lo siguiente:
1. Después de seleccionar la etiqueta haga clic en el campo Tipo de Letra. 2. Luego guarde y continúe.
Si desea cambiar el tipo ó tamaño de letra de un campo de datos: Siga los siguentes pasos:
1. Haga clic en el campo que desea modificar. 2. Despues de selecionarlo, haga clic en la banda tipo de letra y seleccione la fuente de su preferencia. 3. Luego guarde y continúe. Si desea ampliar algún campo de datos, porque no se muestra completa la información: Para realizar esto debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione el campo de datos con el ratón y presione el botón derecho y selecciones la opción posición.
2. Cambie el tamaño del campo de datos modificando el ancho y presione el botón aceptar..
3. Guarde el formato haciendo clic en Archivo / Guardar.
Si desea cambiar el formato de visualización de los campos númericos. Por ejemplo necesita cambiar el formato de visualización a la fecha de emisión a un nota de entrega. Para realizar esto debe hacer lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.
Seleccione el campo “FECHA_EMISION”. Haga clic con el botón derecho en el recuadro. Posteriomente seleccione “Formato de Visualización”. Luego escoja o edite el formato de visualización requerido. Guarde y continúe.
Si desea Agregar una línea
Debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione el botón “Línea”. 2. Luego estire el cursor hasta donde necesite la línea. 3. Guarde y continúe. Si desea agregar una forma geometrica Esto es muy utilizado para decorar su formato.
Para hacer esto debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione la opción Figura. 2. Luego coloque la figuara que desea utilizar ya sea un rectangulo, un cuadrado, un rectangulo redondeado, un cuadro redondeado, un elipse o un círculo. 3. Coloquelo en el lugar de su preferencia y estirelo hasta donde desee. 4. Guarde y continúe.
Diseños de Formulas y Programación de Variables Para entender mejor los aspectos de programacion en los formatos, estudiaremos varios ejemplos aplicando dicha programación con la finalidad de lograr distintos resultados, tales como sumar dos campos numericos, cambiar colores de textos dependiendo a condiciones establecidas y otros ejemplos de gran utilidad. Para incluir una formula o cálculo usted debe incluir en el formato un campo tipo "Variable" (ubicada en la barra de botones, identificado con el icono ). Una vez colocado este campo, haga clic en dicho campo con el botón derecho del ratón y elija la opción "cálculo..." del menú que alli se desplega. Luego, aparece una pantalla dividida en tres areas la cual denominaremos: 1. Área de Cálculo: Este recuadro esta ubicado en la parte izquierda y ocupa la mitad de la pantalla. En esta área se debe escribir la formula deseada. 2. Área de Datos : Recuadro ubicado en la parte derecha superior de la pantalla, identificado con el titulo Code Toolbox: Data. Esta area contiene todas las tablas de datos disponibles para el formato de reporte. Mas adelante se explicará mejor para que se utiliza cada tabla del sistema. 3. Área de Campos/Utilidades: Recuadro ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla y contiene una lista de campos que contiene cada tabla disponible en el reporte. En esta área también se encuentran diversas funciones que se puede utilizar en la formula que se va a realizar. Area de Cálculo
Area de cam os/utilidades
Area de Datos
Para explicar mejor como hacer una formula, hagamos un analisis de la siguiente formula que escribiremos en el Area de Cálculo, tomando como ejemplo el formato de Factura de Venta: Value := DOCUMENTO[ 'TOTAL_NETO'] + DOCUMENTO[ 'IMPUESTO'];
Veamos los elementos de la formula: Value
Se denomina variable. En esta variable se guarda el resultado del cálculo que se está efectuando. DOCUMENTO[ 'TOTAL_NETO'] Se denomina campo de datos. Esta es la manera de obtener un valor de la base datos. En este caso se está obteniendo de la tabla DOCUMENTO el campo TOTAL_NETO. Importante: El nombre del campo debe estar encerrado entre comillas simple. DOCUMENTO[ 'IMPUESTO'] Parecido al caso anterior pero obteniendo el campo IMPUESTO de la misma tabla DOCUMENTO * Note que al final de la linea existe un simbolo punto y coma (;) . Este simbolo le indica al sistema que alli termina esa linea de comando. Mas adelante usted verá otros casos donde se utiliza este simbolo. Es importante tomar en cuenta estos simbolos ya que por la ausencia o precencia indebida de estos simbolos especiales, la formula no funcionará. Ahora bien, la formula anteriormente planteada realiza una suma (+) de dos campos de la tabla DOCUMENTO. Se suma el campo TOTAL_NETO y el campo IMPUESTO. Debido a que estamos modificando el formato de factura de venta, la tabla DOCUMENTO hace referencia a los datos de la factura como tal. Esta formula debe escribirla en el área de cálculo y luego debe hacer clic en el botón "Aceptar". Básicamente una formula consiste en efectuar un cálculo a partir de valores y asignar dicho resultado en la variable "Value". Ahora veamos el siguiente ejemplo un poco mas complejo y observemos los cambios que alli se describen. Value :=
DOCUMENTO[ 'TOTAL_NETO'] + ((DOCUMENTO[ 'TOTAL_NETO'] * 16.0) / 100);
En este ejemplo se efectua otro cálculo mas complejo, la suma del campo TOTAL_NETO de la factura mas el 16% adicional aplicado al mismo campo TOTAL_NETO. Supongamos que : DOCUMENTO[ 'TOTAL_NETO'] = 18500 Entonces, sustituyendo valores, tenemos que: Value := 18500 + ((18500 * 16.0) / 100);
Condiciones Si queremos efectuar un calculo u otro dependiendo de una condicion, entonces debemos aplicar el comand IF ... THEN .... ELSE . Analizemos el siguiente ejemplo. IF DOCUMENTO['CREDITO'] > 0.0 THEN Value := 'CREDITO' ELSE Value := 'CONTADO'; Veamos la Explicación: Despues del comando IF se debe escribir la condicion, el cual debe ser una comparacion lógica, en este caso la comparacion indica si el valor del campo CREDITO de la tabla DOCUMENTO es mayor a 0.0. Luego se debe escribir el comando THEN. En la siguiente linea, debemos escribir la formula que el sistema debe calcular en caso que la condición sea verdadera, luego escribimos el comando ELSE el cual identifica que en la siguiente linea debe estar la formula que se debe calcular en caso que el campo CREDITO de la tabla DOCUMENTO no sea mayor que 0.0. Linea de comando... IF DOCUMENTO['CREDITO'] > 0.0 THEN Value := 'CREDITO' ELSE Value := 'CONTADO';
Se entiende asi... SI el campo CREDITO de la tabla DOCUMENTO es mayor que cero ENTONCES Value es igual a la palabra CREDITO DE LO CONTRARIO Value es igual a la palabra CONTADO
De esta manera podemos utilizar operaciones matemáticas utilizando valores fijos (como el valor fijo 16.0 del ejemplo anterior) y también podemos hacer uso de los valores de los campos de la base de datos del sistema. ¿Como utilizar facilmente el editor de formulas? Para diseñar facilmente el editor de formulas, podemos utilizar las herramientas ubicadas en la parte derecha de la pantalla (recuerde el area de datos y el area de campos/utilidades). En el area de datos se encuentran todas las tablas de datos disponibles para utilizar en la formula. Al seleccionar una tabla de datos, en el area de campos/utilidades aparecerán los campos que contiene dicha tabla. Con la ayuda del ratón, arrastre el campo de datos deseado y coloquelo en el area izquierda donde desea escribirlo. Asi mismo, usted puede utilizar comandos y funciones ubicados en el area de campos/utilidades. Un ejemplo clave de estas funciones, es la denominada NumeroEnLetras el cual le permite convertir un numero en su correspondiente en letras.
Lista de Tablas de datos disponibles para los formatos: A continuación se muestra lista de las tablas utilizadas en los formatos y el significado de cada uno: Para los formatos utilizados en Ventas (Prespuesto, Orden de despacho, Notas de Entrega, Factura de Venta, Factura de Punto de Venta, Devolución de Venta) encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO RENGLONES DETALLES_RENGLONES PARTES_COMPUESTO SERIALES_RENGLONES SERIALES_PARTES
COMENTARIOS CLIENTE VENDEDOR PAGO_CONTADO DETALLES_PAGO_CONTADO DOCUMENTOS_RELACIONADOS
PRODUCTO_RENGLON
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información principal y totales de cada presupuesto, orden de despacho, nota de entrega, factura y devolución de venta. Contiene una lista de renglones del documento que se esté procesando. Contiene el texto por cada renglon ingresado cuando se procesó el documento (opcion F8 del modulo de ventas) Contiene una lista de las partes de cada producto compuesto por cada renglón. Contiene los seriales por cada renglón (recuerde que el sistema permite vender productos con seriales) Contiene los seriales por cada parte de compuesto de cada renglón. (recuerde que el sistema permite vender productos compuesto y que las partes de ese producto compuesto puede contener seriales). Contiene los comentarios del documento. Contiene todos los datos del cliente relacionado con el documento. Contiene todos los datos del vendedor principal relacionado con el documento. Contiene los datos de la forma de pago. Solo totales. Contiene cada uno de los cheques, las tarjetas de crédito y débito. Contiene los documentos que estan realcionados con el documento principal. Ejemplo: Si el documento principal es una Devolución, la tabla contendrá la factura o la nota de entrega relacionada con la devolución.
Contiene toda la informacion del producto por cada renglón. Esta información refiere a los datos originales que estan registrado en la ficha de productos.
Para los formatos utilizados en Compras (Orden de compra, Recepcion de Notas de entrega de Compra, Factura de compra, Devoluciones de compra), se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO RENGLONES SERIALES_RENGLONES COMENTARIOS PROVEEDOR DOCUMENTOS_RELACIONADOS
PRODUCTO_RENGLON DIRECCION_ENTREGA
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información principal y totales de cada orden de compra, recepcion de nota de entrega, factura y devolución de compra. Contiene una lista de renglones del documento que se esté procesando. Contiene los seriales por cada renglón (recuerde que el sistema permite comprar productos con seriales) Contiene los comentarios del documento. Contiene todos los datos del cliente relacionado con el documento. Contiene los documentos que estan realcionados con el documento principal. Ejemplo: Si el documento principal es una Devolución, la tabla contendrá la factura o la nota de entrega relacionada con la devolución. Contiene toda la informacion del producto por cada renglón. Esta información refiere a los datos originales que estan registrado en la ficha de productos. Contiene los datos de la dirección de entrega del documento actual.
Para los formatos utilizados en las Operaciones de Inventario( Cargos de inventario, Descargos de Inventario, Traslados entre depositos, Ajustes de inventario), se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO RENGLONES SERIALES_RENGLONES COMENTARIOS
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información principal y totales de cada cargo, descargo, traslado y ajuste de inventario. Contiene una lista de renglones del documento que se esté procesando. Contiene los seriales por cada renglón (recuerde que el sistema permite comprar productos con seriales) Contiene los comentarios del documento.
Para el formato de "Recibo de Caja", se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO DETALLES
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información principal y totales de cada cargo, descargo, traslado y ajuste de inventario. Contiene el datalle de pago contenida en el recibo.
Para el formatos "Cheque en Factura de Venta", se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información de los cheques de clientes (forma de pago) a imprimirse en una factura.
Para el los formatos de las Cuentas por Cobrar (nota de debito, nota de credito, pago, cheque devuelto, anticipos, factura manual), se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO DOCUMENTOS_CANCELADOS PAGO_CONTADO DETALLES_PAGO_CONTADO COMENTARIOS CLIENTE VENDEDOR
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información de la nota de débito, nota de crédito, pago, cheque devuelto, anticipo y factura manual. Contiene una lista de los documentos que se estan cancelando en la nota de crédito o pago. Contiene los datos de la forma de pago. Solo totales. Contiene cada uno de los cheques, las tarjetas de crédito y débito. Contiene los comentarios del documento. Contiene todos los datos del cliente relacionado con el documento. Contiene todos los datos del vendedor principal relacionado con el documento.
Para el los formatos de las Cuentas por Pagar (nota de débito, nota de crédito, pago, cheque devuelto, anticipos, factura manual), se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO DOCUMENTOS_CANCELADOS PAGO_CONTADO DETALLES_PAGO_CONTADO COMENTARIOS PROVEEDOR
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información de la nota de débito, nota de crédito, pago, cheque devuelto, anticipo y factura manual. Contiene una lista de los documentos que se estan cancelando en la nota de débito o pago. Contiene los datos de la forma de pago. Solo totales. Contiene cada uno de los cheques, las tarjetas de crédito y débito. Contiene los comentarios del documento. Contiene todos los datos del proveedor relacionado con el documento.
Para el los formatos de los Ingreso y Egreso de Caja, se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO DETALLES
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información del registro en caja. Contiene cada uno de los cheques, las tarjetas de crédito y débito.
Para el formatos "Cheque en Banco", se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA DOCUMENTO DETALLES
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información del movimiento bancario. Contiene las cuentas contables relacionadas con el movimiento bancario.
CUENTA_BANCARIA
Contiene toda la información de la cuenta bancaria relacionada con el movimiento bancario.
BANCO
Contiene toda la informacion del banco relacionada con la cuenta.
Para los seis formatos de Etiqueta de Inventario, se encuentran disponibles las siguientes tablas de datos: EMPRESA PRODUCTO
Contiene la información de la empresa registrada en el sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en todos los formatos y reportes. Contiene la información del producto (código, nombre, precio, unidad, etc).
Ejemplos Formula para colocar el monto en letras. Si desea colocar en su formato de factura el monto del total en letras usted debe hacer lo siguiente: 1. Haga clic en el botón “Variable”. 2. Luego haga clic en el recuadro con el botón derecho del mouse y seleccione “Cálculos”. 3. Al aparecer la pantalla “Cálculos”, escriba lo siguiente: Value := NumeroEnLetras(DOCUMENTO['TOTAL_OPERACION' ]); 4. IMPORTANTE:
Luego haga clic en la pantalla con el botón derecho del mouse y presione “Compile”. Posteriormente presione Aceptar. Guarde su formato y continúe.
