SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJES SENA
Evidenci Evid encia a N° N° 1
ACTIVIDA A CTIVIDAD D DE APRENDIZA A PRENDIZAJJ E CASO A A 2
Apr Ap r end en d i z: Eli El i zabet zab eth h Marín Mar ín DNI: 14181165
CONFECCIONES S.A La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS a. Gestión Gerencial b. Gestión de la Calidad 2. PROCESOS MISIONALES a. Diseño y patronaje b. Extendido, marcado y corte c. Confección, revisado y etiquetado d. Acabados 3. PROCESOS DE APOYO a. Clientes b. Compras c. Mantenimiento d. Talento humano. Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma autoridad. El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su cargo. Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si us ted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información documentada o montar los procedimientos operativos?
RESPUESTA: La Norma ISO 9001:2015 define a la información documental de una organización como aquella que debe aportar valor a sus propósitos a fin de tener una gestión documental por lo que es necesario definir el valor que aportara cada documento, es decir que la información documentada debe ser en función de los procesos operativos o técnicos y sus objetivos para un control posterior a dichos procedimientos. Basado en lo anterior iniciaría con la verificación de la información suministrada de los procesos operativos o técnicos de la empresa y de manera simultánea realizaría ambas acciones ya que el diseño del control de la información documentada supondrá una herramienta de seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación de forma general para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento.
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique s u respuesta.
RESPUESTA: El proceso que corresponde es el Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo, en el cual se detalla de forma minuciosa y documentada los pasos para realizar los diferentes procesos y procedimientos de la organización, su alcance, así como los responsables de cada una de las actividades a ejecutar. La norma ISO 9001:2015 establece la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo, y Registros.
3. Diseñe un proc edimiento sencillo para el c ontrol de la inform ación documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requis itos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la ident ificación y for mato, y a su vez que incluya la descripció n de las siguientes actividades: a. Creación b. Revisión y aprobación c. Identificación d. Divulgación e. Control de cambios
RESPUESTA:
1. Administrador del Sistema de Gestión de Calidad Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.
Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos
Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC. Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de uso.
Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental – TDR 2)
2. Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma 3. Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son: Cambios en ortografía.
Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
Mejoramiento en la redacción de párrafos.
Re direccionamiento de Hipervínculos.
Cambio en el nombre de un cargo
Desarrollo:
Inicio
Necesidad de crear y/o modificar un documento
Solicitar elaboración y/o modificación de documentos
Archivos
Explicar causas
¿Solicitud aprobada?
1
1
Presentar documento al comité operativo 1 ¿Documento aprobado? Si
Aprobar documentos antes de su emisión
Incluir documentos y/o actualizar su versión
Divulgar y entregar documentos a cargos involucrados 2
No
