Actividad De Aprendizaje OA 2 PRESENTADO POR: NUBIA CAROLINA PINZÓN Para el desarrollo de esta acvidad debe responder los 2 planteamientos: planteamientos: El estudio de caso y el informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este mismo documento) 1.
ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A. dedicada al dise!o y manufactura de prendas de vesr ya determin" el mapa de procesos de su acvidad econ"mica siendo estos: #. P$%CES%S ES&$A&'C%S
es"n erencial es"n de la Calidad
2. P$%CES%S *S%+ALES
,ise!o y patrona-e Etendido marcado y corte Confecci"n revisado y e/uetado Acabados
0. P$%CES%S ,E AP%1%
Clientes Compras *antenimiento &alento umano
Cada uno de los procesos cuenta con un l3der /uien ser4 el encar5ado de revisar y aprobar la documentaci"n. Sin embar5o en ausencia del mismo los coordinadores coordinadores de 4rea enen la misma autoridad. El encar5ado del Sistema de es"n de la Calidad fue desi5nado para determinar determinar la codi6caci"n un3voca y las versiones a los documentos por lo tanto la feca de emisi"n tambi7n estar4 a su car5o. ,ando connuidad al avance avance en la plani6caci"n del Sistema de es"n de la Calidad es necesario documentar el procedimiento de control de la informaci"n documentada documentada pues
ya se cuenta con instrucciones de traba-o y al5unos formatos /ue no an sido formali8ados para el sistema de 5es"n. #. Si usted es el asesor de calidad /u7 ar3a primero. 9,ise!ar el procedimiento de control de la informaci"n documentada " montar los procedimientos operavos Lo primero /ue ar3a ser3a dise!ar el procedimiento de control de la informaci"n 2. ,e6na a /u7 proceso corresponder3a el Procedimiento de Control de la nformaci"n ,ocumentada y -us6/ue su respuesta. Corresponde al proceso estrat75ico m4s espec36camente a la 5es"n de la calidad ya /ue la norma S% ;<<# nos pide llevar este control
0. ,ise!e un procedimiento sencillo para el control de la informaci"n documentada de la empresa Confecciones S.A. /ue cumpla con los re/uisitos de la +orma +&C S% ;<<# en cuanto a la iden6caci"n y formato y a su ve8 /ue incluya la descripci"n de las si5uientes acvidades: a. Creaci"n b. $evisi"n y aprobaci"n c. den6caci"n d. ,ivul5aci"n e. Control de cambios #) Administrador del Sistema de es"n de Calidad
Asi5naci"n de los c"di5os a los documentos del Sistema. *antener actuali8ado el =Listado maestro de documentos Sistema de es"n de Calidad (SC) S%,%C. Ase5urarse de /ue la versi"n vi5ente de los documentos est7 disponible en los puntos de uso. Comunicarle al responsable del arcivo los cambios /ue se presenten en los documentos con el 6n de mantener actuali8adas las tablas de retenci"n documental > &,$
2) $eali8ar la revisi"n de los documentos en cuanto a estructura y forma 0) Los l3deres de proceso son los responsables directos de la validaci"n y apropiaci"n
?) Los cambios o modi6caciones menores reali8ados a los documentos no 5eneran cambio de versi"n debido a /ue no afectan el buen funcionamiento del Sistema de es"n sin embar5o el re5istro de la feca el responsable de su aprobaci"n y el detalle de la me-ora reali8ada siempre deber4n re5istrarse en el control de cambios del documento (punto @.). Los cambios menores son:
Cambios en orto5raa. Adecuaci"n de contenido /ue facilite la visuali8aci"n y uso. *e-oramiento en la redacci"n de p4rrafos. $e direccionamiento de Biperv3nculos. Cambio en el nombre de un car5o.
lice 5r46cos tablas o ilustraciones /ue permitan brindar mayor claridad al procedimiento mencionado en el punto anterior. ,esarrollo punto #:
2. INFORME Con el prop"sito de aplicar y transferir el aprendi8a-e desarrollado realice un informe lue5o de inves5ar sobre las acvidades de dise!o y patrona-e /ue d3a a d3a reali8an las empresas de Confecciones. na ve8 reali8ada la inves5aci"n y uli8ando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de =,ise!o y patrona-eD.
$ecuerde /ue 7ste va diri5ido a personal con nivel de estudios t7cnicos por lo tanto debe ser claro conciso y muy bien or5ani8ado. Evite incurrir en un paradi5ma de la documentaci"n. ,esarrollo punto 2:
1. OBJETIVO Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios
2.
ALCANCE
RESPONSABILIDAD Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.
3. El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el oordinador de !raba"o y los líderes de #rocesos de $estión.
3.1 Coordinador Trabao Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la documentación del %$ en forma co&erente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. 'evisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión incluir el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los a"ustes finales del documento, presenta para aprobación a la irectora de 'ecursos *umanos, 'epresentante de la dirección.
3.2 A!i!"#n"# $ Pra%"i%an"# Pro&#!iona'.
El Asistente del +rea practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que-
%e revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. %e identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos as versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la /ntranet. os documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables. %e socialicen los documentos. #revenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. El control de los documentos en medio magn0tico, con el fin de preservar y proteger la información 1antener una codificación 2nica, seg2n las directrices que se dan en este documento. %e mantenga actualizados los listados maestros.
3. L(d#r#!
d# )ro%#!o!
!odos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anu lación de los documentos.
*. PRECISIONES
*.1
ESTRUCTURA DOCU+ENTAL a estructura documental del %$ de l a empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
DOCU+ENTO ASOCIADO Polítca Mapa de procesos Procedimienos Insructos Manuales - Marices proocolos pro!ramas "ormaos - #c$as - %uías
*.2
DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE ,OR+ATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. #ara estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de $estión de #ublicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa emplear los inventarios de formatos impresos &asta agotar existencias.
*.3. RE-ISTROS
os registros son documentos que proporcionan evidencias ob"etivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por-
%on consecuencia inmediata de e"ecutar un procedimiento y documentar sus resultados. #roporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso correspondiente. 3o estn su"etos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y de"ado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.
os registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. %on registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotogrfico o similar. %on registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
a Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de qui0n y cundo lo &izo, especialmente cuando sea mas susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
os registros deben estar firmados y fec&ados por el personal encargado, en el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo &izo.
!odos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden arc&ivados de forma segura y de fcil identificación. #or otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (&istorias clínicas, Exmenes ocupacionales, etc).
*.3.1. LOS RE-ISTROS
DEBEN -ARANTIZAR
os registros apropiados deben garantizar que sean-
4eraces- debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió. Exactos- debe ser verificado. #ermanentes- se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lpiz o tinta lavable. 5portunos- se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo. laros- debe ser entendible para todos. o&erentes- en lo que respecta fec&as, temperaturas, tiempo, etc. egible. 3o alterable- no debe tener tac&ones, enmendaduras, uso de correctores, etc. ompleto- no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena *.3.2. USO DE LOS RE-ISTROS os registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos.
Algunos e"emplos de sus usos son-
!oma de muestras
#rocesamiento y anlisis de información
Almacenamiento y distribución
Exmenes realizados
alibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
ontrol de calidad
3o conformidades
Acciones correctivas
. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
.1. ,LUJO-RA+A PARA EL CONTROL DE DOCU+ENTOS
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
íder del proceso
Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la irectora del epartamento de 7iblioteca con copia al #rofesional de Apoyo de corrección de estilo para su respectiva revisión.
/3//5
6
/dentifica necesidad de creación o me"ora de documento
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
'evisa la adecuación de la documentación
8
orrector de Estilo
OBSERVACIONES as correcciones de ortografía y sintaxis se &acen de manera directa en la documentación en los casos donde la me"ora sea evidente. %in embargo, en los casos problemticos para la interpretación del sentido el corrector enviar sugerencias y comentarios al líder del proceso para que intervenga en el texto antes de su envío como versión final al %istema de $estión de la alidad. e cualquier manera el corrector &ar llegar al líder del proceso la documentación revisada.
9
a documentación requiere a"ustes>
%/ 1odifica y envía nuevamente al corrector
íder del proceso
En caso de requerir a"ustes en partes problemticas para la interpretación el líder del proceso &ar las modificaciones en las partes indicadas por el corrector y le enviar nuevamente el documento modificado al corrector de estilo.
íder del proceso
Enviar por correo al oordinador de %alud, %eguridad e *igiene en el traba"o con copia a la #rofesional de Apoyo del %$;*%E el formato %olicitud de reación, 1e"ora o Anulación de ocumento <%55* 68 "unto con el documento sometido a consideración ('esultado de la revisión del corrector de estilo)
35
%olicita y "ustifica creación, me"ora o anulación de documento
:
#
F-SO-OH-12 Solicitud de creación, mejora o anulación de documentos
#
=
'evisa solicitud y verifica necesidad
#rofesional de Apoyo 'evisar la solicitud y evaluar la %$;*%E necesidad de crear, modificar o anular el documento. Auxiliar del %$;*%E
No
ACTIVIDAD 35 Aprobada la %olicitud>
?
%/
RESPONSABLE /nforma al líder deloordinador del +rea proceso de %alud, %eguridad e *igiene en el !raba"o
0
OBSERVACIONES %i es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina
uando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final.
%eg2n corresponda se presenta al onse"o irectivo para que autorice la creación, me"ora o anulación.
@
'egistra aprobación en la %olicitud de creación, 1e"ora o Anulación de ocumentos
odifica yo actualiza la versión
Emite y Aprueba ocumento
B
Auxiliar del %$;*%E
%e diligencia la #arte 8 del registro %olicitud de reación, 1e"ora o Anulación de ocumento <%55* 68, marcando la casilla de aprobado, diligenciando la fec&a de implementación del cambio.
#rofesional de Apoyo #ara el caso de creación de %$;*%E documentos se realiza la respectiva codificación y para me"ora se Auxiliar del actualiza la versión. %$;*%E
Al editar los documentos se deben registrar las firmas de elaboró, revisó oordinador del +rea y aprobó, si aplica. El coordinador del de %alud, %eguridad e +rea de %alud 5cupacional informa *igiene en el !raba"o al líder sobre la aprobación del documento. #rofesional de Apoyo Cna vez firmados los documentos se %$;*%E identifican con opia 3o ontrolada, se graban en #< (3o Aplica para Auxiliar %$;*%E formatos) y se adaptan en el aplicativo disponible.
6D
'etira de /ntranet los documentos obsoletos
%e publican los nuevos documentos en la intranet #rofesional de Apoyo Al documento físico se le coloca el %$;*%E sello de original, se arc&iva en la carpeta del proceso que corresponda y se destruye la versión anterior.
No
66
ACTIVIDAD
Actualiza istado 1aestro ontrol de ocumentos
RESPONSABLE
Listado Maestro de Control de Documentos F-SO-OH-013
OBSERVACIONES
#rofesional de Apoyo %$;*%E Auxiliar del
Actualizar istado 1aestro ontrol de ocumentos <%55*D69
%$;*%E
2 2
68
oordinador del +rea de %alud, %eguridad e %e comunica al líder que el *igiene en el !raba"o documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.
%ocializa con el líder del proceso yo funcionario que realizó solicitud
Aplica documento en el proceso correspondiente
69
íder del proceso
/nformar los cambios de la documentación a los participantes del proceso.
0
%ocializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
.2. ,LUJO -RA+A PARA EL CONTROL DE RE-ISTROS
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
/3//5
6
/dentificar los registros a controlar
Coordinador de eson Los l3deres de proceso con apoyo del en Salud Se5uridad e coordinador del rea de salud se5uridad Bi5iene en el &raba-o e Bi5iene en el traba-o iden6can los re5istros incorporados en el sistema de 5es"n en salud se5uridad e Bi5iene en L3deres de procesos el traba-o
8
9
*ay solicitud o necesidades de registros
35
# L3deres de procesos
%/
:
Aprobación de solicitud o necesidad de registros %/
%e autoriza y controla los registros
?
Enviar por correo al Coordinador de eson en Salud Se5uridad e Bi5iene en el &raba-o con copia a la Profesional de Apoyo del SFGBSE el formato Solicitud de Creaci"n *e-ora o Anulaci"n de ,ocumento HFS%F %BF#2 -unto con el documento somedo a consideraci"n
Coordinador de eson $evisar la solicitud y evaluar la necesidad en Salud Se5uridad e de crear modi6car o anular el Bi5iene en el &raba-o documento.
'evisar solicitudes o necesidades de registros
35
=
OBSERVACIONES
Si es una solicitud de anulaci"n se re5istra y el proceso termina.
/nforma al líder del proceso
Cuando se considere necesario de6ne la Coordinador de eson intervenci"n de un eperto a 6n de en Salud Se5uridad e retroalimentar el documento antes de su Bi5iene en el &raba-o aprobaci"n 6nal. Se5In corresponda se presenta al Conse-o ,irecvo para /ue autorice la creaci"n me-ora o anulaci"n.
El Coordinador de eson en Salud Se5uridad e Bi5iene en el &raba-o Coordinador de eson actuali8a los re5istros /ue se 5eneraron en Salud Se5uridad e cambios y controla los cambios o nuevos Bi5iene en el &raba-o documentos relacionados con la estructura de los documentos del SF GBSE
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
# Establecer criterios de control de registros
@
Actualización del listado maestro
El Coordinador de eson en Salud Coordinador de eson Se5uridad e Bi5iene en el &raba-o en Salud Se5uridad e establece criterios de control sobre los Bi5iene en el &raba-o re5istros del SFGBSE
Listado Maestro de Control de Documentos
Actuali8ar Listado *aestro Control de Coordinador de eson ,ocumentos HFS%F%BF<#0 en Salud Se5uridad e Bi5iene en el &raba-o
%ocializa con el líder del proceso yo funcionario que realizó solicitud
B #
Se comunica al l3der /ue el documento se Coordinador de eson encuentra liberado y se autori8a su uso. en Salud Se5uridad e Bi5iene en el &raba-o
#
Aplica documento en el proceso correspondiente
69
L3der del proceso
nformar los cambios de la documentaci"n a los parcipantes del proceso. Sociali8a el contenido de los documentos a 6n de 5aran8ar su debida aplicaci"n.
/. DOCU+ENTOS DE RE,ERENCIA
CODI-O
NO+BRE
RESPONSABLE DILI-ENCIARLO
DISPONIBLE
<%55*D68
%5//!C E 'EA/F3, 1EG5'A 5 A3CA/53 E 5C1E3!5%
oordinador de $estion en %alud, %eguridad e *igiene en el !raba"o íder del #roceso
/ntranet #roceso $estión en %alud, %eguridad e *igiene en el !raba"o yo Aplicativo del %istema
<%55*D69
/%!A5 1AE%!'5 53!'5 E 5C1E3!5%
oordinador de $estion en /ntranet #roceso $estión en %alud, %alud, %eguridad e %eguridad e *igiene en el !raba"o *igiene en el !raba"o yo Aplicativo del %istema #rofesional de Apoyo
0. -LOSARIO A)roba%in:
Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del %$;*%E. Cara%"#ria%in d# Pro%#!o!- ocumento que permite identificar aspectos de un proceso tales como- 5b"etivo, ;uien %uministra'eferente, /nsumos'equerimientos, Actividades, 'esultados, ;uien 'ecibe7eneficiario, 'ecursos, 'equisitos, ocumentación asociada, indicadores y el ciclo #*4A de las actividades funcionales del proceso. Co)ia %on"ro'ada& Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado, reconocido dentro del %istema de $estión de la alidad, se conocen sus portadores y est autorizado para su circulación. Do%4#n"o: /nformación y su medio de soporte. E"emplo- registros, especificaciones, procedimientos, dibu"o, informe, norma etc. (3!/%5BDDD). Do%4#n"o! #5"#rno!: %on documentos generados por entidades externas a la Cniversidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma. Edi%in: #roducción o emisión impresa o grabada de un documento. E!"a""o!- onformados por las normas que enmarcan el desarrollo del ob"eto social de la Cniversidad. E".- Estatuto 5rgnico. ,or4a"o!: ocumento tipo registro que captura información de una actividad específica o #lantilla prediseHada que facilita la recolección de datos. -(a: ocumentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular. In!"r%"i6o: ocumento que contempla en detalle aspectos t0cnicos del traba"o Lib#ra%in d# do%4#n"o!: onsiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los documentos del %$.;*%E
L+CD:
istado 1aestro ontrol de ocumentos internos. ada proceso cuenta con un istado 1aestro ontrol de ocumentos. L+CR: istado 1aestro ontrol de 'egistros +ana': ocumento que describe de manera general un %istema, un rea o función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas. +ana' d# Ca'idad: Es el documento que orienta, describe el %$ y enuncia la #olítica de alidad. Po'("i%a: ineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de 0sta. Pro%#di4i#n"o:
