INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo l o tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios 2. ALCANCE Aplica para todos los documentos documentos (manuales, procedimientos, procedimientos, instructivos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso. 3. RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional. El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes líderes de los procesos procesos para para garantizar garantizar que: - Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. - Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos - Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la Intranet. - Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. - Se socialicen los documentos. - Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. - El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información - Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento. - Se mantenga actualizados los listados maestros.
3.3 Líderes de procesos
-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos. 4. PRECISIONES 4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura documental del SGC de l a empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO
4.2
DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente correspondient e reproducción. Aunque la emisión de los documentos documentos se realiza luego de su aprobación aprobación la empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias. 4.3. REGISTROS Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento procedimient o y documentar sus resultados. Proporciona la evidencia necesaria para para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso correspondiente. No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto. Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios. La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital. Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean: Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió. Exactos: debe ser verificado. Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable. Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo. Claros: debe ser entendible para todos. Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc. Legible. No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc. Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena
4.3.2. USO DE LOS REGISTROS Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos. Algunos ejemplos ejemplos de sus usos son: son:
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento Almacenamient o y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento Abastecimient o y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. FLUJOGRAMA FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL CONTROL DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Líder del proceso
Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la Directora del Departamento de Biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de corrección de estilo para su respectiva revisión.
INICIO
1
Identifica necesidad de creación o mejora de documento
Revisa la adecuación de la documentación
2
Corrector de Estilo
Las correcciones de ortografía y sintaxis se hacen de manera directa en la documentación en los casos donde la mejora sea evidente. Sin embargo, embargo, en los casos problemáticos para la interpretación del sentido el corrector enviará sugerencias y comentarios al líder del proceso para que intervenga en el texto antes de su envío como versión final al Sistema de Gestión de la Calidad. De cualquier manera el corrector hará llegar al líder del proceso la documentación revisada.
3
La documentaci ón requiere
SI
Modifica y envía nuevamente al corrector
Líder del proceso
En caso de requerir ajustes en partes problemáticas para la interpretación el líder del proceso hará las modificaciones en las partes indicadas por el corrector y le enviará nuevamente el documento modificado al corrector de estilo.
Líder del proceso
Enviar por correo al Coordinador de Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo con copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración (Resultado de la revisión del corrector de estilo)
NO
4
Solicita y justifica creación, mejora o anulación de
F-SO-OH-12 Solicitud de creación, mejora o anulación de documentos
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
1
1
5
Revisa solicitud y verifica necesidad
NO Aprobada la
6
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la QHSE necesidad de crear, modificar o anular el documento. Auxiliar del SG-QHSE
SI
Informa al líder del proceso
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
3
Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina
Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final.
Según corresponda se presenta al Consejo Directivo Directivo para que autorice autorice la creación, mejora o anulación.
7
Registra aprobación en la Solicitud de creación, Mejora o Anulación de Documentos
8
Codifica y/o actualiza la versión
9
Emite y Aprueba Documento
Auxiliar del SG-QHSE
Se diligencia la Parte 2 del registro Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado, diligenciando la fecha de implementación del cambio.
Profesional de Apoyo SGPara el caso de creación de QHSE documentos se realiza la respectiva codificación y para mejora se actualiza Auxiliar del la versión. SG-QHSE
Coordinador del Área de Al editar los documentos se deben Salud, Seguridad e registrar las firmas de elaboró, revisó y Higiene en el Trabajo aprobó, si aplica. El coordinador del Área de Salud Ocupacional informa al líder sobre la aprobación del Profesional de Apoyo documento. SG-QHSE Una vez firmados los documentos se Auxiliar SG-QHSE identifican con Copia No Controlada, se
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES graban en PDF (No Aplica para formatos) y se adaptan en el aplicativo disponible.
Se publican los nuevos documentos en la intranet
10
Retira de Intranet los documentos obsoletos
11
Actualiza Listado Maestro Maestro Control de Documentos
Profesional de Apoyo SG Al documento físico físico se le coloca el sello QHSE de original, se archiva en la carpeta del proceso que corresponda y se destruye la versión anterior.
Listado Maestro de Control de Documentos
Profesional de Apoyo SGQHSE Actualizar Listado Maestro Control de Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013 SG-QHSE
2 2
12
13
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el documento Higiene en el Trabajo se encuentra liberado y se autoriza su uso.
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizó solicitud
Aplica documento en el proceso correspondiente
Líder del proceso 3
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso. Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
No
ACTIVIDAD
1
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
INICIO
Identificar los registros a controlar
2
Coordinador de Gestion en Los líderes de proceso con apoyo del Salud, Seguridad e Higiene coordinador del Área de salud, seguridad e en el Trabajo Higiene en el trabajo identifican los registros incorporados en el sistema de gestión en salud, seguridad e Higiene en el trabajo Líderes de procesos
3
Enviar por correo al Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración
Hay solicitud o
NO Líderes de procesos
SI
4
Coordinador de Gestion en Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de Salud, Seguridad e Higiene crear, modificar o anular el documento. en el Trabajo
Revisar solicitudes o necesidades de registros
Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina.
NO
5
Aprobación de solicitud solicitud o necesidad de registros SI
Se autoriza y controla los registros
6
7
Establecer criterios de control de registros
Informa al líder del proceso
Cuando se considere necesario define la Coordinador de Gestion en intervención de un experto a fin de Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su en el Trabajo aprobación final. Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, creación, mejora o anulación.
El Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza Coordinador de Gestion en los registros que se generaron cambios y Salud, Seguridad e Higiene controla los cambios o nuevos documentos en el Trabajo relacionados con la estructura de los documentos del SG-QHSE
El Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo establece criterios de control sobre los registros del Coordinador de Gestion en SG-QHSE Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
No
8
ACTIVIDAD
Actualización del listado listado maestro
RESPONSABLE
Listado Maestro de Control de Documentos
OBSERVACIONES
Actualizar Listado Maestro Control de Coordinador Coordinador de Gestion en Documentos F-SO-OH-013 Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizó solicitud Se comunica al líder que el documento se Coordinador Coordinador de Gestion en encuentra liberado y se autoriza su uso. Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
9 1
1
Aplica documento en el proceso correspondiente
13
Líder del proceso
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso. Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CODIGO
NOMBRE
RESPONSABLE DILIGENCIARLO
DISPONIBLE
F-SO-OH-012
SOLICITUD DE CREACIÓN, MEJORA O ANULACION DE DOCUMENTOS
Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo/ Líder del Proceso
Intranet /Proceso Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del Sistema
F-SO-OH-013
LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS
Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del Sistema Higiene en el Trabajo/ Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO
Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE. Caracterización de Procesos: Procesos : Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso. Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está autorizado para su circulación. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000). Documentos externos: externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma. Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento. Estatutos: Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico. Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos. Guía: Documentos Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular. Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los documentos del SG-.QHSE LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado Maestro Control de Documentos. LMCR: Listado Maestro Control de Registros Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas. involucradas. Manual de Calidad: Calidad: Es el documento documento que que orienta, describe el el SGC y enuncia enuncia la Política de Calidad. Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta. Procedimiento: Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO9000) Proceso: Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000) Registros: Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de resultados obtenidos
Reglamentos: Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil. Revisión: Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos. SG-QHSE: SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una oración Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.
