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a b c info Para quem não é PhD em computação

7 EDIÇÃO 07

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EXAM EX AM E

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Encare a planilha mais usada do mundo Encare para fazer cálculos sem complicação!

EXCEL Controle o que você ganha e o que gasta s Planeje uma poupança a longo prazo s Mande convites sem esquecer de ninguém s Conte as horas trabalhadas s Dê show com gráficos profissionais s Atualize as planilhas por tabela s Encare as fórmulas sem drama s Faça e desfaça com os arquivos s Mande a planilha para o Word s Use o Excel até para organizar CDs s

Contas sem mistério!

a b c info EXCEL POR ERIC COSTA

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Fundador: VICTOR CIVITA (1907-1990)

Editor: Roberto Civita Conselho Editorial: Roberto Civita (Presidente), Thomaz Souto Corrêa (Vice-Presidente), José Roberto Guzzo, Maurizio Mauro Presidente Executivo: Maurizio Mauro Diretor Secretário Editorial e de Relações Institucionais: Sidnei Basile Vice-Presidente Comercial: Deborah Wright Diretora de Publicidade Corporativa: Thais Chede Soares B. Barreto Diretor-Geral: Jairo Mendes Leal Diretor Superintendente: Paulo Nogueira

info EXAME

Diretora de Redação: Sandra Carvalho Redatora-chefe: Débora Fortes Diretor de Arte: Rodrigo Maroja Carloss Machado, Machado, Lucia Reggiani Reggiani e Maurício Grego Editores: Airton Lopes, Eric Costa e Viviane Viviane Zandonadi Editores Seniores: Carlo Repórteres: André Cardozo e Silvia Balieiro Editor de Arte: Jefferson Barbato Designers: Catia Herreiro e Wagner Rodrigues Colaborador: Dagomir Marquezi Revisora: Marta Magnani Infolab: Osmar Lazarini (consultor de sistemas) Colaborador: Eduardo Kalnaitis Estagiários: Bruno Roberti, Henrique Lourenço e Marcelo Rodrigues Info Online: Mesquita (editora), (editora), Ren Renata ata Verdasca e Fred Carbonare (webmasteres) Online: Renata Mesquita www.info.abril.com.br Apoio Editorial: Beatriz de Cássia Mendes, Carlos Grassetti Serviços Editoriais: Wagner Barreira

Depto. de Documentação e Abril Abril Press: Grace de Souza

PUBLICIDADE Diretor de Publicidade: Sergio Amaral Diretor de Publicidade Regional: Jacques Baisi Ricardo Diretor de Publicidade Rio de Janeiro: Paulo Renato Simões Lallo, Marcelo Cavalheiro, Cavalheiro, Márcio Mendonça Pereira, Pereira, Robson Monte, Rodrigo Floriano de Toledo (SP) e Edson Melo (RJ) Executivos de Negócios: Letícia Di Lallo, Gerentes de Publicidade: Marcos Peregrina Gomez (SP) e Rodolfo Garcia (RJ) Executivos de Contas: Luciano Almeida, Marcello Almeida, Renata Mioli,Vlamir Mioli, Vlamir Aderaldo (SP), Cristiano Rygaard e Yann Gellineaud (RJ) NÚCLEO ABRIL DE PUBLICIDADE Diretor de Publicidade: Pedro Codognotto Gerentes de Vendas: Claudia Prado, Prado, Fernando Sabadin Gerente de Classificados: Cris Lago MARKETING E CIRCULAÇÃO Marketing: Ricardo Cianciaruso Gerente de Produto: Georgia Barcellos Marketing Publicitário: Érica Lemos Gerente de Circulação Avulsas: Avulsas: Assinaturas: Euvaldo Nadir Lima Júnior Promoções e Eventos: Marina Decânio Maria Helena Couto Gerente de Circulação Assinaturas: Planejamento e Controle: Fábio Luis dos Santos e Renata Antunes Projetos Especiais: Cristiana Cardoso e Gabriela Yamaguchi Yamaguchi Processos: Alberto Martins e Ricardo Carvalho ASSINATURAS Diretora de Operações de Atendimento ao Consumidor: Ana Dávalos Diretor de Vendas: Fernando Costa INTERNATIONAL ADVERTISING SALES REPRESENTA REPRESENTATIVES TIVES Advertisi tising ng Inc. 218 Olive Hill Hill Lane, Wood Woodside side,, Cali Californi forniaa 94062 — Fax (415) 851-9987, 851-9987, Stru Strube be COORDINATOR FOR INTERNATIONAL ADVERTISING: Global Adver Coughlin Associates Inc., 112 Laurel Avenue, Larchmont, New Yor Yorkk 10538 (914) 834-0228 834-0228 — Cables: MEDIAFORCE — USA: M&T Publishing Inc., 411 Borel Avenue, San Mateo, Mateo, California 94402 — Fax (415) 3589739 — EUROPE: EUROPE: HZI International., International., Africa House, House, 64-78 Kingsway, Kingsway, London WC2B 6AH, 6AH, tel. 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Pas Passolo solongo ngo,, tel. tel.:(31 :(31)) 3282-0630, 3282-0630, fax: (31) 3282-80 3282-8003 03 Blumenau – R. Flori Florianóp anópolis olis,, 279 - Bairro Bairro da Velha, Velha, CEP 89036–150, 89036– 150, M.Marchi Represen Representações tações,, tel.: (47) 329-3820, 329-3820, Fax: (47) 329-6191 329-6191 Brasília – SCN - Q.1 Bl. Ed. Brasília Trade Trade Center Center,, 14º andar, Sl 1408, CEP 70710-902, 70710-902, Solange Tav Tavares,Tels.: ares,Tels.: (61) 3157554/55/ 7554 /55/56/5 56/57, 7, fax: (61) 315315-7558 7558 Campinas – R. Conc Conceiçã eição, o, 233 - 26ª andar andar - Cj. 2613 2613/261 /2614, 4, CEP 13010-9 13010-916, 16, CZ Press Press Com. e Represent Representaçõe ações, s, tele telefax: fax: (19) 3233-7 3233-7175 175 Cuiabá - MT – R. Diamantino, Diamant ino, 13, quadra 73 - Morada Morada da Serra, Serra, CEP 78055-530, 78055-530, tel.: (65) 3027-2772 3027-2772 Curitiba – Av. Av. Cândido de de Abreu, Abreu, 776 - 6º andar andar, Centro Cívico Cívico - CEP 80530-000, 80530-000, Marlene Hadid, Hadid, tel.: (41) 2508000/30/40/50/ 8000/30 /40/50/80, 80, Fax: (41) 252-7110 252-7110 Florianópolis - SC – R. Manoel Isidoro doro da Silveira, lveira, 610, Sl 301, Comercia Comerciall Via Lagoa - Lagoa Lagoa da Conceição Conceição,, CEP 88060-130, 88060-130, Comercia Comerciall Lagoa, Via Lagoa Lagoa da Conceição, Conceiç ão, tel.: (48) 232-1617 232-1617 Fax:(48) 232-1782 Fortaleza – Av. Desemba Desembargador rgador Moreira, Moreira, 2020, sls 604/605 Aldeota, Aldeota, CEP 60170-002, 60170-002, Midiasolution ution Repres e Negoc em meios de Comunicação,telefax: (85) 264-3939 264-3939 Goiânia – R. 10, nº 250, 250, Loja 2, Setor Oeste, Oeste, CEP 74120-020,Middle 74120-020,Middle West West Representaçõe Representaçõess Ltda,Tels.:215-3274/3309, Ltda,Tels.:215-3274/3309, telefax:(62) 215-5158 Joinville – R. Dona Fran Francisc cisca, a, 260 260,, Sl 1304, Centro Centro,, CEP 89201-250 89201-250,, Via Mídia Mídia Projetos Projetos Editoria Editoriais is Mkt e Repres. Repres. Ltda, telefax: (47) 433-2725 433-2725 Londrina – R. Adalcimar cimar Regina Guandali Guandalini, ni, 392 392,, Jd. das Améric Américas, as, CEP 86076-1 86076-100, 00, Pres Presss Representações Represe ntações e Publicidade, Publicidade, telefax (43) 3357-1122 3357-1122 - r. 24 Porto Alegre – Av. Car Carlos los Gomes, Gomes, 1155 1155,, sl 702, Pe Petróp trópolis olis,, CEP 90480-00 90480-004, 4, Ana Lúcia Lúcia R. Figu Figueir eira, a, tel. tel.:: (51) 3327-2 3327-2850, 850, fax fax:: (51) 322732272855 Recife – R. Ernesto de Paula Paula Santos, Santos, 187, Sl 1201, Boa Viagem, CEP 51021-330, 51021-330, MultiRev MultiRevistas istas Publicidad Publicidadee Ltda, telefax: (81) 3327-1597 3327-1597 Ribeirão Preto – R. Joã Joãoo Penteado Penteado,, 190, CEP 1402514025010, Intermíd Intermídia ia Repres Repres.. e Publ. 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Rio Branco Branco , 304, 2º andar, Loja 44,Santa Lúcia, CEP 29055-916, 29055-916, DU’Arte Propaganda Propaganda e Marketing Marketing Ltda, Ltda, telefax:(27) 3325-3329 Publicações da Editora Publicações Editora Abril Abril Vej Veja: a: Veja, Veja São Paulo, Paulo, Veja Rio, Vejas Regionais Negócios: Exame Exame,, Você S/A Jovem: Almana Almanaque que Abril,l, Cartoon Cartoon,, Disney Disney,, Guia do Estudante, Estudante, Heróis Heróis,, Heróis da TV, TV, Pica-Pau, Pica-P au, Recreio Recreio,, Simpson Simpsons, s, Spawn,Witch, Caprich Capricho, o, Playbo Playboyy Estilo: Claudia Claudia,, Elle Elle,, Estilo de Vida,Manequim, Manequ Manequim im Noiva, Noiva, Nova Turismo e Tecnologia: Aventuras na História, Guia Quatro Rodas, Info,, Mundo Estranho, Info Estranho, Nationa Nationall Geogra Geographic,Placar,Quatro phic,Placar,Quatro Rodas Rodas,, Revista das Religiões,Superinteressante ões,Superinteressante,, Viage Viagem m e Turismo, Turismo, Vip Casa e Bem-Estar: Arquitetura e Construção, Boa Forma, Forma, Bons Fluidos, Casa Claudia,Claudia Cozinha,Saúde!, Vida Simples Alto Consumo: Ana Maria, Contigo Contigo!, !, Faça e Venda, Venda, Minha Novela, Novela, Titit Tititi,i, Viva Mais! Fundação Victor Civita: Nova Escola EXCEL edição 07 é uma publicação da Editora Abril S.A. Distribuída em todo o país pela Dinap S.A. S.A. Distribuidora Nacional de Publicações, São Paulo. IMPRESSA NA DIVISÃO GRÁFICA DA EDITORA ABRIL S.A.

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Presidente do Conselho de Administração: Roberto Civita Presidente Executivo: Maurizio Mauro Vice-Presidentes: Deborah Wright, Emílio Carazzai, José Wilson Armani Paschoal, Valter Pasquini www.abril.com.br

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info

C O N T E Ú D O

EXCEL 6

O que é planilha?

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Bem-vindo ao Excel

10

Digitando dados

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Fórmulas

17

Planilha de gastos domésticos

24

Investimento a longo prazo

32

Planilha num documento do word

34

Salvando e carregando arquivos

37

Convites para todos

56

Controlando horas trabalhadas

75

Gráficos de colunas

87

Gráficos em pizza

96

Coleção de CDs

24

Controle os gastos domésticos com a ajuda de uma planilha esperta

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Fazer convites para uma festa é fácil juntando Excel e Word

MS Excel é um produto da Microsoft Corporation. Todos os direitos deste título da coleção ABC INFO, Excel, são exclusivos da Editora Abril.

EQUIPE COORDENAÇÃO SANDRA CARVALHO DIREÇÃO DE ARTE RODRIGO MAROJA EDIÇÃO E TEXTO ERIC COSTA DESIGN ALEXA CASTELBLANCO COLABORADORES ADRIANA CUNHA E RITA DEL MONACO

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O Q U E É P L A N I L H A ?

O QUE É PLANILHA? CONHECENDO O JEITÃO DE UMA PLANILHA, VOCÊ CONHECE TODAS s planilhas eletrônicas, surgidas em 1979, causaram um grande impacto por tornar cálculos complexos e simulações bem mais práticos. Apesar

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de cada software de planilha ter suas peculiaridades, existem alguns elementos que são comuns a todos eles. Veja os principais itens nas planilhas a seguir seguir..

PLANILHA A planilha lembra um papel quadriculado. Cada um de seus retângulos é chamado de célula. Para ajudar a localizar cada célula, a planilha traz um sistema de coordenadas, que é formado por colunas e linhas.

` TEXTO VAZADO

Se o texto digitado é mais largo que a coluna, ele pode vazar para a célula à direita. Isso não significa que ele está também nessa célula. Para limitar o texto à célula onde ele foi digitado, as planilhas permitem redimensionar a largura das colunas ou acrescentar quebras de linhas nos textos.

COLUNA No mundo das planilhas, a coluna é a denominação dada para cada um dos con juntos verticais de células. Cada coluna recebe um apelido, indicado por uma letra, seguindo a ordem alfabética. A segunda coluna, por exemplo, é denominada B. Depois da vigésima sexta coluna, são usadas duas letras para a identificação (por exemplo, AB). No Excel 2003, uma planilha pode p ode ter até 256 colunas, com a última recebendo o apelido IV. 6

LINHA Linha é a denominação para cada conjunto horizontal de células. Cada uma delas é identificada por um número. Assim, a terceira linha é chamada simplesmente de 3. Uma planilha do Excel 2003 pode ter até 65 536 linhas.

CÉLULA

AMBIENTE DE TRABALHO

A célula é a unidade básica da planilha. Cada número ou texto deve ficar dentro de uma célula própria, que é localizada na planilha usando o nome da coluna e da linha juntos. Por exemplo, a célula que está na segunda coluna e na terceira linha é denominada B3.

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Um único arquivo pode ter mais de uma planilha armazenada nele. Por isso, esse arquivo é chamado de ambiente de trabalho. No Excel 2003, ao criar um arquivo novo, ele traz três planilhas, apelidadas inicialmente de Plan1, Plan2 e Plan3. Esses nomes podem ser mudados de forma a identificar as informações contidas em cada planilha. A quantidade de planilhas para um arquivo do Excel 2003 vai longe. Dá para incluir até mais de duzentas planilhas num computador básico.

VÁRIOS CONJUNTOS Em alguns casos, como em fórmulas de soma, é possível definir diversos conjuntos de células em uma só tacada. Para isso, basta adicionar um ponto-e-vírgula entre cada conjunto. Assim, por exemplo, a expressão A1:B2; C1:D2 indica dois conjuntos de células, que serão tratados de uma só vez numa fórmula ou função.

FAIXAS DE CÉLULAS Além das linhas e das colunas, é possível selecionar conjuntos de células individualmente. Os programas de planilhas eletrônicas definem esses conjuntos pela célula inicial e final, separadas pelo símbolo : . Por exemplo, A2:A5 determina as quatro células na coluna A indo da linha 2 à 5.

COMPLICOU Um exemplo mais complexo é o conjunto B2:D4, que inclui nove células, delimitadas pelas colunas B e D, e pelas linhas 2 e 4.

O Q U E É P L A N I L H A ?

B E M V I N D O A O E X C E L

BEM-VINDO AO EXCEL CONHEÇA OS PRINCIPAIS ELEMENTOS DE UMA PLANILHA DE CÁLCULOS ssim que você abre o Excel, se depara com a área de trabalho. Logo de cara está diante de muitos símbolos.

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Com calma, vamos nos familiarizar com todos eles. Primeiro, vamos entrar em contato com os elementos-chave.

ÁREA DE TRABALHO O Excel começa sempre com uma planilha em branco. Traz também as barras de botões, uma área de conteúdo da célula, barras de rolagem e uma área de seleção seleçã o de conjuntos. Veja, na imagem, onde esses elementos ficam. fica m.

BARRAS DE BOTÕES O que não falta no Excel são botões e atalhos, organizados em barras de ferramentas. Esses botões servem para abrir e salvar arquivos, formatar o texto nas células, criar fórmulas matemáticas rapidamente e muito mais. Quando a barra não cabe inteiramente na tela, ela termina com uma seta que, ao ser clicada, mostra o restante dos botões. Na configuração-padrão, o Excel traz duas barras: uma mais geral, com recursos de arquivos e fórmulas, e outra específica, para modificar o visual das células.

CONTEÚDO DA CÉLULA O Excel traz uma área, chamada barra de fórmulas, para mostrar o conteúdo da célula que foi selecionada. Ela permite visualizar um texto longo de uma só vez, por exemplo. Ao lado esquerdo da área de edição existem dois botões que permitem confirmar o que foi editado ou voltar ao estado antes da edição. Esses comandos também são efetuados com as teclas Enter (confirmar) e Esc (reverter). 8

CAIXA DE NOME Para ajudar nas seleções de células, o Excel conta com a caixa de nome. Ela mostra o nome da célula escolhida, além de indicar o número de linhas e colunas quando é feita uma seleção mais complexa.

` QUANTAS LINHAS E COLUNAS?

Ao selecionar várias células, a caixa de nome vai mostrando, enquanto o botão do mouse estiver pressionado, o número de linhas e colunas já escolhidas.

SELEÇÃO DE CÉLULAS Escolher uma célula no Excel 2003 é bastante simples: basta clicar nela com o botão esquerdo do mouse para que uma borda preta indique a seleção. A navegação pelas células pode ser feita usando as barras de rolagem que ficam na parte direita e inferior da janela do programa, assim como usando as setas do teclado. Note que, ao selecionar uma célula, a letra correspondente a sua coluna e o número de sua linha ficam fi cam com uma coloração diferente.

SELEÇÃO DE LINHAS E COLUNAS Para escolher uma coluna inteira, é só clicar em sua letra, na parte superior da tela. Analogamente, basta clicar no número correspondente a uma linha (na parte esquerda da tela) para selecionar todas as células contidas nela.

SELEÇÃO DE CONJUNTOS Para selecionar um conjunto de células, clique na primeira delas e, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado, arraste a seta até que todas as células desejadas fiquem delimitadas pela borda preta. Quer selecionar vários conjuntos de células ao mesmo tempo? Basta manter pressionada a tecla Ctrl e fazer a seleção de cada conjunto individualmente.

B E M V I N D O A O E X C E L

D I G I T A N D O D A D O S

PRIMEIROS TEXTOS APRENDA A PREENCHER AS CÉLULAS DAS PLANILHAS COM TEXTO E NÚMEROS

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epois de conhecer as barras e botões do Excel 2003, é hora de mexer nas células. O Excel facilita bastante a edição de conteúdo, seja ele

texto, número ou fórmula, dando opções práticas para corrigir erros e inserir novas colunas e linhas. Veja as principais formas de editar as células.

CÉLULA NO ALVO Antes de começar a digitar os dados, é preciso escolher a célula que receberá o conteúdo. Para isso, clique nela com o botão esquerdo do mouse. Depois, basta começar a digitar. digitar. O que for teclado aparece na barra de fórmulas. O Excel reconhece automaticamente textos digitados e números. Se forem entrados letras e números juntos em uma mesma célula (por exemplo, Ano 1), o Excel classificará isso como texto. Depois de cada digitação, tecle Enter para confirmar a entrada de dados.

CORREÇÃO RÁPIDA Para corrigir o texto ou o número de uma célula, basta clicar nela e digitar o novo conteúdo. O Excel substitui o que estava anteriormentee na célula automaticamenanteriorment te. Caso você desista da modificação antes de pressionar Enter, basta pressionar a tecla Esc ou clicar no botão com um X, localizado na barra de fórmulas. Fazendo isso, o texto original volta à célula.

` NOVA LINHA

Quer escrever mais de uma linha de texto sem usar duas células para isso? Não é difícil. Basta, ao final da primeira linha, pressionar e segurar a tecla Alt, teclado Enter em seguida.

ATALHO PARA O FIM Um atalho muito útil na edição de células é a tecla F2. Ao pressioná-la, após selecionar uma célula, é possível adicionar novas palavras ou números ao conteúdo já existente.

DE VOLTA AO PASSADO Mesmo depois de ter substituído o conteúdo de uma célula, o Excel permite desfazer essa modificação modificação.. Bast Ba staa clica clicarr no bo botã tãoo Desfazer na barra de ferramentas. Ele é indicado por uma seta para a esquerda. Ao lado desse botão há um outro menor, com uma seta para baixo. Ele mostra, ao ser clicado, as últimas mudanças nas planilhas. Para desfazer diversas alterações de uma só tacada, basta passar o mouse sobre os itens desejados e clicar no último deles. O comando Desfazer também pode ser acessado rapidamente segurando a tecla Ctrl e apertando a letra Z.

EDIÇÃO DET DETALHADA ALHADA A barra de fórmulas funciona como um ultra-simplificado editor de textos. Ao digitar o conteúdo de uma célula, é possível usar essa barra para apagar e modificar trechos sem precisar teclar tudo novamente. Por exemplo, para apagar várias letras simultaneamente, selecione o trecho (na barra de fórmulas) com o mouse e tecle Delete.

BORRACHA NA CÉLULA Para apagar o conteúdo de uma célula, basta selecioná-la e teclar Delete. Note que apenas o conteúdo (texto ou números) é apagado. Se a célula tiver cores ou outros adendos visuais, nada disso é removido.

` INSERÇÃO RÁPIDA

Para criar novas linhas sem usar o mouse, selecione uma já existente, segure o botão Ctrl e pressione a tecla +. Usando a tecla -, a linha é removida. O truque, claro, também vale para colunas. .

MAIS LINHAS E COLUNAS

Precisa de mais uma linha entre duas já digitadas? Não se preocupe, o Excel faz isso sem muito trabalho. Selecione a linha inteira, clique nela com o botão direito do mouse e escolha Inserir. A nova linha aparece acima da antiga. Para colunas, o processo é o mesmo, com a nova coluna aparecendo à esquerda da antiga.

D I G I T A N D O D A D O S

F Ó R M U L A S

MÃO NAS FÓRMULAS APRENDA A FAZER CÁLCULOS MATEMÁTICOS E COM VARIÁVEIS USANDO O EXCEL

A

s planilhas não teriam muito uso se só armazenassem números e textos. O principal recurso delas está nas fórmulas, que permitem fazer e re-

fazer cálculos complicados com pouquíssimo trabalho. traba lho. Veja, a seguir, seguir, os principais macetes e técnicas para digitar fórmulas nas células do Excel.

O QUE É UMA FÓRMULA? Para o Excel, uma fórmula é um conjunto de operações matemáticas e lógicas que dá um resultado. A vantagem de usar fórmulas ao invés de calcular o resultado é que, se mudarmos o valor de uma das variáveis, o Excel refaz as contas automaticamente.

ADIÇÃO

EXCEL COMO CALCULADORA Fazer cálculos básicos no Excel é muito fácil. Clicando em uma célula, digite o símbolo = e depois a operação desejada, seguida de Enter. Enter.

A soma, no Excel, usa o sinal +. Assim, para somar dois números, digite =, o primeiro valor, o símbolo + e o segundo valor.. Por exemplo, =21+36. Para somar valor vários números de uma só tacada, basta adicionar símbolos + entre eles, como em =12+42+34+97

` FÓRMULA À VISTA Quer digitar e mostrar o texto de uma fórmula na planilha sem fazer o cálculo automático do valor? Basta precedê-la pelo símbolo ‘ (apóstrofo). Isso é útil para planilhas didáticas ou para explicar o cálculo feito em uma célula próxima.

SUBTRAÇÃO A operação de subtração é feita com o símbolo –. Como na adição, para subtrair um número de outro, basta digitar =, seguido dos dois valores, que devem ser intercalados pelo símbolo –. Por exemplo, =112–48 12

MULTIPLICAÇÃO Enquanto os símbolos de adição e subtração são intuitivos, a multiplicação usa o asterisco. Para multiplicar dois valores, entre com o =, seguido dos dois números separados pelo asterisco. Por exemplo, =12*13 preenche a célula com o resultado dessa multiplicação, que é 156.

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F Ó R M U L A S

AJUDA NO ERRO Quando uma fórmula complicada resulta em uma operação inválida (como na divisão por zero), o Excel mostra um menu de ajuda, que permite alterar a fórmula ou simplesmente ignorar o erro.

DIVISÃO A contraparte da multiplicação é a divisão. O símbolo para a divisão é a barra (/). (/) . Aqui, ao contrário dos outros operadores, a ordem faz diferença. Por exemplo, a fórmula =10/2 indica a divisão de dez por dois, com resultado igual a cinco. Trocando os números de ordem, obtém-se a divisão de dois por dez, que resulta em 0,2. Vale lembrar que a divisão de um número por zero não existe. Se você fizer essa operação, o Excel mostra o texto #DIV/0! como resultado, indicando o erro.

PERCENTUAL O operador de percentual no Excel funciona de forma semelhante às calculadoras. Digitando um número seguido do símbolo %, é calculado um multiplicador que extrai o percentual equivalente. Por exemplo, ao digitar =40%, o resultado é 0,4. Multiplicando esse resultado por outro número, obtém-se 40% dele. A operação pode ser feita diretamente, como em =200*40%, que extrai 40% de 200, com resultado igual a oitenta.

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F Ó R M U L A S

EXPONENCIAÇÃO A exponenciação é o conhecido “elevado a”. O símbolo usado nele é o ^ (acento circunflexo). Como nos outros operadores, basta colocar o =, seguido dos dois números intercalados pelo ^ para calcular a exponenciação. Aqui, como na divisão, a ordem faz diferença. A fórmula =2^3 indica “2 elevado a 3”, cujo resultado é oito. Isso é diferente de “3 elevado a 2”, que é igual a nove.

ORDEM NAS CONTAS

PARÊNTESES

É importante ficar de d e olho na ordem dos operadores matemáticos. Isso significa que nem sempre os cálculos serão realizados na ordem em que forem digitados. Por exemplo, na expressão =24+8*3, a adição não é feita antes da multiplicação, apesar de antecedê-la. O resultado final seria 48. A ordem de execução das operações matemáticas é a seguinte: %, ^ , /, *, –, +.

Um jeito de driblar a ordem dos operadores é usar parênteses. Com eles, é possível forçar um cálculo a ser feito antes dos outros. Assim, no exemplo acima, para que a adição seja feita antes da multiplicação, basta escrever =(24+8)*3. O resultado passa a ser 96.

` MONTES DE CÁLCULOS O Excel traz mais de duzentos tipos diferentes de funções, em nove categorias diferentes, que vão desde cálculos com datas até complicados cálculos financeiros e estatísticos. Vale a pena explorar o assistente de funções para descobrir todo o potencial da planilha.

USANDO FUNÇÕES O que não falta no Excel são funções matemáticas. Mas não é preciso memorizálas, pois há um assistente para indicar como usar cada uma. Os dados que são passados para as funções fazerem cálculos são chamados de parâmetros. Cada função tem seus próprios parâmetros, indicados pelo assistente.

DISPENSANDO O ASSISTENTE

F Ó R M U L A S

Com a experiência, o assistente de funções pode ser dispensado, digitandose as funções diretamente pelo teclado.

SOMA COM UM CLIQUE Em muitos casos, a operação desejada em uma planilha é calcular as somas dos conteúdos de várias células. O Excel traz um atalho rápido para essa operação. Basta selecionar as células cujo conteúdo será somado e clicar no botão de AutoSoma. A fórmula resultante aparece na célula abaixo das selecionadas, se for selecionada uma coluna, ou na da direita, se for selecionada uma linha.

CÉLULA COM REFERÊNCIA A maior utilidade das fórmulas em planilhas é usar dados variáveis, que vêm do conteúdo de outras células. Para criar uma fórmula com referência a outra célula, basta usar o nome desta como variável. Um exemplo simples é multiplicar o conteúdo da célula B3 pela C3. Para isso, basta digitar a fórmula =B3*C3 em outra célula. Note que, ao mudar o conteúdo de B3 ou C3, o resultado da fórmula digitada é automaticamente calculado.

` PODER EXTRA NA SOMA O botão de AutoSoma só resolve casos em que os valores estão em uma única coluna ou linha. Para somar vários conjuntos de células, digite =SOMA( Pressione Ctrl e vá selecionando todas as células. Quanto terminar, solte o Ctrl, feche os parênteses e tecle Enter Enter..

F Ó R M U L A S

FÓRMULAS PARA CONJUNTOS As fórmulas não se restringem a usar células individuais. É possível aplicar uma função a um conjunto de células. Um caso que você já viu foi o da soma automática. Naquele exemplo, o Excel preencheu a função SOMA com o bloco de células selecionado. Existem várias outras funções que trabalham com grupos de dados. A operação MÁXIMO, por exemplo, indica o maior número do conjunto.

CÓPIA INTELIGENTE Ao copiar uma célula com uma fórmula para outra, o Excel tenta adivinhar o que você realmente queria fazer. Por exemplo, se a célula D2 contém a fórmula =B2*C2, ao copiar essa fórmula para C3, o Excel troca o conteúdo para =B3*C3. A cópia mantém a posição relativa da fórmula. Assim, copiar na célula da direita faz com que o Excel mude as referências da fórmula em uma coluna para a direita. Analogamente, Analogamente, copiar na célula abaixo, faz com que o Excel aumente uma linha nas referências da fórmula. Vale lembrar que essa cópia inteligente deve ser feita usando os itens Copiar e Colar Colar,, do menu Editar, com uma célula selecionada.

TRAVA NA CÉLULA Em muitos casos, ao copiar uma fórmula, é necessário que uma das referências fique fixa. Por exemplo, ao calcular o preço de vários produtos com uma moeda estrangeira, não é prático que a cópia mude a referência do valor dessa moeda. Para travar uma célula na fórmula, é preciso colocar o símbolo $ antes da letra da coluna e do número da linha. Assim, a fórmula fórmula =B2*$ =B2*$F$2 F$2 trava trava a célula F2, de forma que o Excel não vai mexer nessa referência se a célula for copiada para outra.

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CONTROLE OS GASTOS MONTE UMA PLANILHA PARA SABER PARA ONDE VAI O SEU DINHEIRO salário acaba bem antes do mês? Então, use o poder do Excel para controlar suas despesas domésticas até o último centavo. Construir a plani-

O 1

lha de gastos dá um pouco de trabalho mas, depois, é só digitar os valores e ver o total de despesas calculado e atualizado automaticame automaticamente. nte.

A VEZ DO TÍTULO

Nossa planilha de gastos deve ter um título. Para isso, clique na célula A1 e digite um nome descritivo, como Orçamento doméstico. Aproveite para aumentar o tamanho da letra, de forma a dar um destaque maior para o título. Clique no número ao lado direito do tipo da fonte e selecione 18.

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P L A N I L H A D E G A S T O S D O M É S T I C O S

VÁRIAS CÉLULAS EM UMA

Nosso título já está com um bom tamanho, mas precisamos centralizá-lo em relação às treze células da linha lin ha inferior, inferior, que indicarão os tipos de gastos e receitas, além dos meses do ano. Para isso, selecione, com o mouse, as células de A1 a M1, na primeira linha. Vá ao me-

nu Formatar e escolha a opção Células. Clique na aba Alinhamento. Na opção Horizontal, escolha o item Centro. Marque, também, a opção Mesclar células. Com esse último ajuste, o Excel tratará as doze células como se fossem uma só. Clique em OK e pronto.

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3

PREENCHENDO OS MESES

Clique na célula B2. Digite Janeiro e depois tecle Enter. Enter. Selecione novamente a célula B2. Agora, clique no quadrado que fica no canto inferior direito da borda que marca a célula selecionada. Mantenha o botão do mouse pressionado e arraste o ponteiro para a direita. Note que, ao passar com o ponteiro pelas células seguintes, o Excel mostra os meses sucessivamente. Continue arrastando o mouse até chegar na célula M2 (que deverá receber o mês de Dezembro). Daí, solte o botão do mouse para que o Excel preencha os meses.

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SUBTÍTULO DAS RECEIT RECEITAS AS

Agora, é hora de criar a seção de receitas, que abrigará os tipos de recebimento de cada mês, como salário, restituição do imposto de renda, dividendos etc. Digite um subtítulo Receitas, na célula A3. Selecione novamente essa célula e mude o tamanho da fonte para 14, de forma análoga a feita com o título. Agora, vá ao menu Formatar, selecione Coluna e depois AutoAjuste da seleção, para que a coluna A seja ajustada de forma que o subtítulo su btítulo caiba.

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RECEITAS, UMA A UMA

Devemos preencher cada um dos tipos de receita nas células da coluna A, a partir da linha A4. Usaremos três itens básicos: salários, dividendos, outras receitas, além de uma linha para o total de receitas por mês. Assim, selecione a célula A4 e digite Salários, seguido de Enter. Enter. Note que a seleção de célula já vai para a A5. Assim, podemos digitar dig itar em seqüência os outros itens (sempre seguidos de Enter, Enter, claro). Caso seja necessário (se o texto vazar na célula), ajuste a coluna de forma semelhante à usada no subtítulo das receitas. 18

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FORMA FOR MATOS TOS DOS NÚM NÚMERO EROS S

A seção de receitas só vai armazenar números relacionados a finanças. Dessa forma, podemos ajustar as células dessa seção de forma a mostrar sempre duas casas decimais. Para isso, selecione todas as células que vão de B4 a M7. Vá ao menu Formatar e escolha a opção Células. Clique na aba Número. Em Categoria, escolha o item Moeda. Escolha, em Símbolo, a opção Nenhuma, para evitar que seja mostrado o texto R$ em todas as células. Clique em OK para confirmar a mudança.

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CORES ÀS RECEITAS

Uma boa maneira de diferenciar visualmente as receitas dos gastos é dar uma cor diferente às suas células. Para isso, selecione de A4 a M7. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Vá à aba Padrões. Depois, clique em uma das cores disponíveis na janela. Como essa cor será usada no fundo das células, é importante escolher um tom claro, para garantir uma boa visibilidade. Não clique ainda em OK.

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LETRAS MAIS CLARAS Quem preferir cores de fundo mais escuras pode evitar que o texto fique invisível. Para isso, vá à aba Fonte e abra as opções em Cor.

LIMITES PARA AS CÉLULAS

Uma boa maneira de organizar o visual das células é usando bordas. Clique na aba Borda. Pressione os botões acima dos textos Contorno e Interna. Agora, clique em OK para confirmar as mudanças nas células. 19


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PRIMEIRO TOTAL

Vamos, agora, criar o primeiro total para as receitas. Para isso, selecione Vamos, o total referente às receitas de janeiro (nesse caso, a célula B7). Agora, clique no botão de AutoSoma. Note que o Excel escreve a função SOMA, com seus parênteses. Só é preciso, então, selecionar a área a ser somada, que é a dos tipos de receitas para o mês de Janeiro (células B4 a B6). Depois de escolher essas células, tecle Enter e pronto.

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COPIANDO OS TOTAIS

Se você já está com preguiça de repetir a operação acima mais onze vezes, fique tranqüilo. Basta copiar o conteúdo do primeiro total para os outros que o Excel encarrega-se de entender que a soma indica as células acima de cada um. Para isso, clique no primeiro total (B7), vá ao menu Editar e selecione Copiar Copiar.. Agora, selecione selecion e todos os outros totais (células C7 a M7). Acesse o menu me nu Editar e escolha Colar. Colar. Com isso, todos os totais ficarão fic arão preenchidos corretamente.

11 CRIANDO AS DESPESAS Com as receitas definidas, é hora de digitar as despesas. Pule uma linha, para uma separação das receitas e comece com um subtítulo Despesas, na linha A9. Analogamente às receitas, mude o tamanho da letra para 14 e ajuste o tamanho da coluna. 20

` FORMATAÇÃO ACESSÍVEL Quer acessar as opções de formatação da célula sem precisar ir ao menu Formatar? Clique com o botão direito do mouse na célula que será modificada e selecione Formatar células. Esse atalho também funciona com colunas e linhas inteiras.

`

12 SUBCA SUBCATEGORIAS TEGORIAS DE GASTOS

NEGRITO PARA TODAS

Para agilizar a formatação de várias células com o texto em negrito, selecione-as e clique no botão de negrito. O truque funciona com quaisquer botões de formatação, incluindo o itálico e o sublinhado, que ficam ao lado do negrito.

Para se ter um maior controle das despesas, é interessante criar subcategorias, cada uma com o seu total. Assim, fica fácil saber quanto se gasta com alimentação, roupas, roupas, escola etc. Nossa planilha de gastos terá três subcategorias: despesas básicas, investimentos e seguros e gastos diversos. Digite, na célula A10, o nome da primeira subcategoria, seguido de Enter. Enter. Selecione novamente a célula A10 e clique no botão de negrito (com a letra N).

13 TIPOS DE DESPESAS


A partir da célula A11, na coluna A, digite os tipos de despesas da primeira subcategoria, a de despesas básicas. São eles: aluguel, combustível/transporte, combustível/transporte, supermercado, condomínio, escola, faxineira, gás, internet, luz, seguro-saúde, telefone e TV a cabo. Inclua também uma célula no final com o total das despesas básicas.

14 PLÁSTICA NA

SUBCATEGORIA

De forma semelhante à das receitas, vamos mudar o visual das células da primeira subcategoria. Selecione as células de A10 a M22. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Clique na aba Padrões. Escolha uma das cores disponíveis, de preferência clara e diferente da usada para receitas. Passe para a aba Borda. Pressione os botões acima de Contorno e Interna. Alterne para a borda Número. Clique em Moeda e escolha, em Símbolo, a opção Nenhuma. Clique em OK para efetivar as mudanças nas células. 21


15 TOTAL PARCIAL Lembra do total para as receitas? Aqui, na subcategoria, a operação é semelhante. Clique no total de despesas básicas de janeiro e depois no botão de AutoSoma. Marque, na coluna de janeiro, as modalidades de despesas fixas (ou seja, da célula B11 a B21) e tecle Enter Enter.. Para os outros meses, selecione o total de janeiro, acesse o menu Editar e a opção Copiar Copia r. Depois, selecione as células dos totais de fevereiro a dezembro, vá ao menu Editar e escolha Colar.

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COMPLETE OS GASTOS

Agora, devemos repetir os passos da criação da subcategoria para os outros dois tipos, preenchendo as modalidades de despesas, dando uma cor diferente para cada uma delas, adicionando borda, mudando o formato dos números e adicionando o cálculo do total. Sua planilha deve ficar semelhante à da imagem ao lado.

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CONTAGEM DAS DESPESAS

Depois de criadas as despesas, devemos contabilizar todas elas. Para isso, inicialmente, crie uma linha com os meses. Basta repetir o procedimento feito no início: vá à célula B43, digite Janeiro seguido de Enter. Selecione a célula B43 novamente, clique no quadrado no canto inferior direito da borda de seleção e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste o ponteiro até a célula M43. Depois, na célula A39, digite Total Total de despesas. Vá à célula B39 e digite a seguinte fórmula =B22+B27+B34+B41. =B22+B 27+B34+B41. Essa operação soma os totais de cada subcategoria para janeiro, dando o total de despesas desse mês. Copie o total para as outras células da linha 39, de forma análoga à usada anteriormente. 22

18 BALANÇO DO MÊS O próximo passo é calcular o balanço de cada ca da mês. Vá à célula A45 e digite o título Balanço. Clique na célula B45. Digite a fórmula =B7-B44. Essa operação subtrai o total de gastos do de receitas para o mês de janeiro. Agora, você já deve saber o que fazer: copiar os outros valores de balanço para os outros meses. Com isso, nossa planilha de gastos está quase pronta.

19 POSITIVO OU NEGA NEGATIVO? TIVO? Um toque interessante para avisar da situação financeira é usar cores que indicam quando o balanço está positivo ou negativo. Para isso, selecione todas as células de balanço (da B45 à M45). Vá ao menu Formatar e escolha a opção Formatação condicional. Em Condição 1, mude o valor do segundo campo para Menor do que, e preencha 0 (o número zero) no terceiro campo. Clique em Formatar. Na aba Fonte, mude a cor para vermelho. Clique em OK para voltar à janela Formatação condicional condiciona l e pressione Adicionar. Em Condição 2, o segundo campo deve ser mudado para Maior ou igual a. O terceiro campo também recebe o valor 0. Clique no botão Formatar da Condição 2, selecione a aba Fonte e mude a cor para azul. Clique em OK e, na janela de Formatação condicional, novamente em OK. Agora, saldos positivos ganham a cor azul e negativos ficam em vermelho.

` CONDIÇÃO NA CÉLULA A formatação condicional não está restrita a valores fixos como condição. É possível associar uma mudança na cor do texto da célula com base nos valores de outra célula. Para isso, basta preencher o endereço da célula que será usada como condição no terceiro campo da formatação condicional.


I N V E S T I M E N T O A L O N G O P R A Z O

POUPANÇA A LONGO PRAZO VEJA QUANTO DINHEIRO VOCÊ TERÁ DEPOIS DE APLICAR DETERMINADA QUANTIA, TODOS OS MESES, POR QUATRO ANOS uer planejar o pagamento da escola dos filhos ou a compra de um imóvel? Uma boa idéia é usar o Excel para fazer esses cálculos finan-

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ceiros. Veja, a seguir, como montar uma planilha para ver quanto você terá depois de economizar alguns anos.

COMEÇO DA PLANILHA

Para começar, vamos dar um título para nossa planilha, deixando-o com uma letra maior e na posição centralizada em relação às células abaixo.

B Centralização A Título

Clique na célula B1 e digite Planejamento financeiro, seguido de Enter Enter.. Selecione novamente a célula B1 e mude o tamanho das letras para 16, na caixa ao lado do nome da fonte.

f 2

Para centralizar nosso título em relação às células abaixo, selecione as células de B1 a F1, na primeira linha. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Clique na aba Alinhamento. Marque a opção Mesclar células e, em seguida, escolha, em Horizontal, o item Centro. Agora, o título da planilha está pronto.

CENTRALIZAÇÃO COM UM SÓ CLIQUE Uma forma de centralizar o texto é usar o botão apropriado na barra de ferramentas. Ele fica logo ao lado do botão de sublinhado (com um S). Note que o desenho do botão de centralizar é de um texto centralizado.

BLOCO DE INVESTIMENTO INVESTIMENTOS S

Devemos criar o primeiro bloco, que demarcará as entradas do planejamento, como o valor do depósito mensal, mensa l, a taxa de juros e o número de meses do investimento. Vamos definir um título para o bloco, assim como demarcá-lo com uma borda. 24

A Título

Para criar o título dos investimentos, digite, em B3, o número 1 (trata-se, afinal, do primeiro bloco). Em C3, entre com o texto Valores do investimento.

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ENTRADAS DE DADOS

Para facilitar a leitura, vamos criar e formatar títulos para as entradas de dados. Isso ajuda a entender onde devem ser digitados os dados e a função de cada um deles.

B Entradas de dados

Selecione as células de B3 a E3. Vá ao menu Formatar e selecione Borda. Clique no botão Contorno. Passe para a aba Padrões e escolha uma cor clara de fundo. Clique em OK. Marque, a seguir, as células de B4 a E8 e acesse o menu Formatar,, clicando na opção Células. Na Formatar aba Borda, pressione o botão Contorno.

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A Título

FORMATAÇÃO RÁPIDA FORMATAÇÃO Os botões de formatação da barra de ferramentas, como negrito, itálico e sublinhado, também funcionam com seleções de várias células, mudando todas elas.

Primeiro, vamos digitar os títulos de cada seção de dados. Para isso, tecle, na célula C5, o texto Valor mensal. Em C6, entre com Taxa Taxa de juros anual e, em C7, digite Período (anos).

B Mudança de visual

Para deixar os títulos mais bonitos, selecione as células de C5 a C7 e clique no botão de negrito na barra de botões, identificado pela letra N.



C Ajuste nas colunas

Agora, devemos ajustar a largura da coluna, de forma que os títulos, com seu novo tipo de letra, não vazem para outras células. Para isso, selecione a coluna C. Vá ao menu Formatar Formatar,, escolha Coluna, e depois AutoAjuste da seleção.

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CÉLULAS DE ENTRADA

Para o bloco de entrada da aplicação, aplica ção, é preciso formatar e dar destaque às células que receberão os dados de entrada do planejamento. A Número em forma de moeda

Primeiro, clique na célula D5, a que receberá o valor mensal. Ela deve mostrar um número em formato de moeda. Para configurar isso, acesse o menu Formatar e escolha a opção Células. Vá à aba Número e selecione, em Categoria, a opção Moeda. Clique em OK. Aproveite para digitar o valor 500, definindo um investimento de quinhentos reais.

B Percentual

Vamos, agora, formatar a célula que receberá a taxa de juros para exibir um valor percentual. Para isso, escolha a célula D6. Vá, novamente, ao menu Formatar, clique em Células e na aba Número. Escolha, em Categoria, a opção Porcentagem. Digite, em D6, o número 0,005. Ele é mostrado, na célula, como 0,5%.

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C Visual diferente

Para dar um destaque às células que receberão os dados de entrada, vamos trocar a cor de fundo e acrescentar uma borda a elas. Assim, selecione as células de D5 a D7, vá ao menu Formatar, selecione Células e vá à aba Padrões. Escolha uma cor clara para o fundo das células, de forma que o texto não fique difícil de ler l er.. Passe à aba Borda e pressione os botões Contorno e Interna. Clique em OK.

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BLOCO DE RESUL RESULTTADOS

Com o bloco de investimentos pronto, agora devemos passar ao bloco com as células de resultados, que armazenam o número de pagamentos, juros acumulados, total investido e total acumulado. Vamos V amos começar definindo um título para o bloco, além de demarcar seu espaço com uma borda.

B Cor de fundo e borda

Para dar destaque a esse título, vamos deixá-lo com uma cor de fundo diferente e uma borda definida. Para isso, marque as células de B10 a E10. Acesse o menu Formatar e selecione Borda. Clique no botão Contorno. Alterne para a aba Padrões e escolha uma cor clara de fundo. Clique em OK. Marque, a seguir, as células de B4 a E8 e acesse o menu Formatar, clicando na opção Células. Na aba Borda, pressione o botão Contorno.

A Título

Vamos começar com o título do bloco. Vá à célula B10. Digite o número 2. Passe para a célula C10 e tecle nela o texto Resultados.

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HORA DOS TÍTULOS

Vamos digitar agora os títulos dos resultados. Eles ficarão ao lado esquerdo das células com os valores resultantes dos cálculos da planilha, indicando o que é cada um deles.



A Nomes dos campos

Em C12, digite Número de pagamentos. Já em C13, tecle Juros acumulados. Termine Termine colocando, em C14 e C15, Total T otal investido inve stido e Total acumulado, acum ulado, respectivamente.

B Negrito

Vamos dar um destaque para os títulos, Vamos deixando suas letras em negrito. Comece marcando as células de C12 a C15. Depois, clique no botão de negrito (identificado pela letra N). Outra maneira transformar o texto de uma ou mais células para negrito é, após selecioná-las, segurar a tecla Ctrl e pressionar N.

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CAMPOS DOS RESUL RESULTTADOS

Três dos resultados calculados pela planilha são expressos em moeda. Por isso, precisamos formatar as células correspondentes para exibir esse tipo de número, além de destacá-lo do restante da planilha. A Mudança para moeda

Comece marcando as células D13 a D15 (com os campos dos resultados). Vá ao menu Formatar e escolha a opção Células. Passe à aba Número e clique, em Categoria, no item Moeda. Pressione o botão OK.

B Decoração

Para dar um destaque aos resultados, vamos fazer uma mudança de cor de fundo. Assim, selecione as células D12 a D15, volte ao menu Formatar e clique cl ique em Células. Vá à aba Padrões e escolha uma cor clara, preferencialmente a mesma usada nas células do investimento. Clique em OK.

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PRIMEIROS CÁLCULOS

Depois de montar o visual da planilha, é hora de colocar coloca r a mão na massa e digitar as fórmulas matemáticas. Para isso, vamos começar por uma conta simples: achar o número de pagamentos de acordo com os anos entrados. Vá à célula D12 e digite a fórmula =D7*12, seguido de Enter. Agora, ao entrar com um valor do período em anos, o número de meses de pagamento é calculado automaticamente. Digite, então, em D7, o número 4. Note que o valor de D12 muda para 48.

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TOTALL DA APLICAÇÃO TOTA

Outro cálculo fácil de ser executado é o do total investido. Esse valor é o produto do investimento mensal (que está na célula D5), pelo número de pagamentos, que acabamos de armazenar em D12. Assim, clique na célula D14 e digite a fórmula =D5*D12. Após esse passo, ao digitar o valor mensal e o período, o total investido é calculado e atualizado automaticamente.

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FINANÇAS EM POUCOS CLIQUES

Para achar o valor do total acumulado (que inclui os juros do período), vamos usar uma das funções financeiras do Excel, a VP (sigla de valor presente). Essa função tem cinco parâmetros: taxa de juros, número de pagamentos, valor do pagamento, valor futuro e tipo de operação. Só usaremos os três primeiros, que são pertinentes em nossa planilha. Vá à célula D15 e digite a fórmula =–VP(–D6;D12;D5), seguida de Enter.. O sinal de menos antes do VP e Enter da célula D6 vêm de uma convenção de cálculos financeiros, que indicam o valor a ser pago como negativo. Agora, nossa planilha está quase pronta.


11 SOMA DOS JUROS É interessante saber quanto rendeu de juros o investimento. Para isso, basta acrescentar um outro cálculo simples. Afinal, os juros, nesse caso, consistem na diferença entre o valor final do investimento pelo total investido. Assim, clique na célula D13 e digite a fórmula =D15–D14. A planilha está pronta para os cálculos. Aproveite para testá-la com alguns números e ver os resultados serem calculados automaticamente.

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FÓRMULA INTERATIVA Ao digitar uma fórmula, é possível ir clicando na planilha para preencher o texto com a célula clicada. Ao editar uma fórmula, o Excel também mostra, com cores, todas as células envolvidas.

E O PERÍODO? Depois de calcular o valor final do investimento investimento,, uma idéia seria definir o período necessário, com a aplicação mensal de 500 reais, para atingir 50 mil reais. Para isso, não é preciso fazer uma nova planilha. Basta usar os recursos de atingir metas do Excel.

A Atingindo a meta

Para isso, vá ao menu Ferramentas e escolha a opção Atingir meta. A janela que aparece tem três campos: Definir célula, Para valor e Alternando célula. O primeiro marca a célula que contém o valor a ser atingido, o segundo indica o próprio valor e o terceiro a célula que irá conter o resultado. 30

B Escolha das células

Primeiro, vamos escolher a célula que contém o valor a ser atingido. Para isso, clique cliqu e no campo ao lado de Definir célula e depois em D15. Essa operação indica o valor que devemos devem os manter constante e que, no caso, é o total acumulado. O próximo passo é definir qual o valor que queremos para esse total acumulado. Digite, em Para valor, valor, o montante desejado ao final fi nal da aplicação, que é de 50 000.

C Valor variável

O próximo passo é definir qual a célula que vai variar. Como queremos calcular o período, é ele mesmo que vai subir ou descer,, conforme o total acumulado. Assim, clique no camdescer po ao lado de Variando célula e depois em D7. Pressione o botão OK. O Excel mostra o período que seria necessário para juntar 50 mil reais (6,7 anos). Clique em Cancelar para que os valores na planilha sejam mantidos.

` SEM O MENU

Outra maneira de ajustar a largura de uma coluna é clicar na fronteira dela e, mantendo o botão do mouse pressionado, arrastar o ponteiro para a direita ou a esquerda.

CÁLCULO DO VALOR MENSAL Gostou do recurso de atingir meta? Ele pode ser usado para calcular qualquer das variáveis do planejamento. Outro exemplo é definir o valor mensal a ser aplicado, no período estabelecido de quatro anos, para que 48 mil reais sejam atingidos. A Montante fixo

Primeiro, devemos definir o montante que queremos atingir. atingir. Comece acessando o menu Ferramentas e escolha a opção Atingir meta. Novamente, clique cliq ue no campo ao lado de Definir célula e, depois, em D15. Tecle, Tecle, em Para P ara valor val or,, o montante montant e final do investimento, de 48 mil reais.

B Variação do valor mensal

O item variável deve ser o valor mensal. Para defini-lo, passe para o campo ao lado de Variando célula e, depois, clique em D5. Pressione o botão OK. O Excel vai mostrar quanto será preciso aplicar durante quatro anos para o valor desejado: 882,31 reais. Para evitar que esses dados passem para a planilha, clique em Cancelar.


P L A N I L H A N U M D O C U M E N T O D O W O R D

DO EXCEL PARA O WORD QUER COLOCAR UMA PLANILHA NUM DOCUMENTO? É FÁCIL E RÁPIDO pacote Office foi feito para integrar uma aplicação a outra. Por isso, copiar uma planilha para um documento do Word é moleza. Os recursos dos dois programas permitem, inclusive, que

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os dados das células sejam atualizados automaticamente no Word. Para quem quer enviar o texto para outras pessoas, é possível fazê-lo, quebrando a ligação original com a planilha.

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COPIAR A PLANILHA

O primeiro passo para passar um a p la n il h a p a r a o Word é copiar o conteúdo desejado. Para isso, selecione o conjunto de células que serão enviadas ao documento com o mouse. Pode ser a planilha inteira ou somente algumas células. Depois, vá ao menu Editar e escolha a opção Copiar.

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COLAR NO DOCUMENTO DO WORD

Vá ao Word e abra o documento que receberá a planilha do Excel. Clique C lique no ponto desejado, vá ao menu Editar e selecione Colar especial. Marque a opção Colar vínculo e selecione, em Como, a opção Planilha do Microsoft Excel: objeto. Clique em OK e pronto.

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ARRASTÃO DE PLANILHA Outra maneira rápida de passar uma planilha para um documento do Word é selecionar as células e, mantendo o botão do mouse pressionado, arrastá-las para o texto.

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ALTERAÇÕES DO ORIGINAL

A conseqüência mais legal de copiar uma planilha mantendo o vínculo com o arquivo original é que, ao mudar os valores nas células, o documento pode ser atualizado automaticamente. Para isso, clique na planilha no documento do Word com o botão direito do mouse e selecione Atualizar vínculo.

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CONSERTO DO VÍNCULO

P L A N I L H A N U M D O C U M E N T O D O W O R D

Em geral, ao mover o arquivo da planilha, planilha , o Word consegue localizá-la e manter o vínculo das informações. Se isso não ocorrer,, existe a opção de ocorrer refazer o vínculo manualmente. Para isso, clique com o botão direito do mouse na planilha (dentro do documento), escolha a opção Objeto planilha vinculado e, depois, Vínculos. Na janela que aparece, clique no botão Alterar origem e selecione o arquivo da planilha original, na pasta onde ele esteja localizado agora.

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PLANILHA SEM VÍNCULO

Manter a vinculação com a planilha planilh a original é muito bom, mas não serve nos casos em que é preciso mandar o documento para outras pessoas. Nessas situações, é interessante copiar a planilha sem vínculo. Para isso, selecione as células desejadas e copie-as, acessando o menu Editar e a opção Copi Co piar ar.. De Depo pois is,, vá a o d o c um um e nt nt o d o Word, clique na posição desejada para a planilha e selecione Colar especial. Marque a opção Colar e sel selecio ecione, ne, em em CoComo, o item Planilha do Microsoft Excel: objeto. 33

S A L V A N D O E C A R R E G A N D O A R Q U I V O S

NÃO DEIXE O ARQUIVO SUMIR FEZ UMA PLANILHA LEGAL? VEJA COMO SAL SALVÁ-LA VÁ-LA NO DISCO RÍGIDO. oda hora é hora de gravar sua planilha no disco rígido. Salvá-la em disco periodicamente garante que as modificações feitas nas células não serão per-

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didas em uma pane no micro ou falta de energia. Veja como gravar as planilhas no disco, assim como proteger seus dados com senha e outras operações úteis.

DIRETO PARA O DISCO O jeito mais simples de gravar uma planilha no disco rígido é clicar no botão Salvar (o terceiro da barra de botões, com símbolo de disquete). Na primeira vez que uma planilha for gravada no disco, será preciso escolher uma pasta onde ela será armazenada e dar um nome. É só digitar algo que facilite lembrar o conteúdo da planilha e clicar no botão Salvar, na janela que é aberta. Nas próximas gravações, não será preciso digitar o nome novamente, com as alterações feitas na planilha sendo salvas no mesmo arquivo.

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ATALHO DE TECLADO AT TECL ADO Uma maneira prática de gravar os arquivos é manter pressionada a tecla Ctrl e ir teclando S. No primeiro uso, é preciso dar nome ao arquivo a ser gravado.

TEXTO PROIBIDO Nem todos os tipos de letras são válidos nos arquivos. Alguns são proibidos, não pelo Excel, mas pelo Windows. Alguns exemplos são: ? (ponto de interrogação), * (asterisco), /, \, :, ;, entre outros. Mas não se preocupe em memorizar todos os casos. O Excel avisa quando não é possível salvar um arquivo com um nome inválido. 34

O MICRO COMO MEMÓRIA Vai trabalhar por horas em uma planilha? É uma boa idéia configurar o Excel para gravar informações de recuperação, recuperaçã o, caso haja algum imprevisto, como falta de luz. O padrão do Excel é fazer essa gravação a cada 10 minutos. Se você preferir um tempo menor me nor,, vá ao menu Ferramentas e selecione Opções. Clique na aba Salvar e diminua a quantidade de minutos entre gravações. Vale lembrar que a melhor forma de garantir a segurança dos dados ainda é salvar com freqüência.


SENHA NA PLANILHA

` CUIDADO NAS SENHAS

Como em qualquer sistema de segurança, é preciso algum cuidado ao usar senhas nas planilhas do Excel. Caso você se esqueça da senha escolhida, não há forma fácil de ganhar novamente o controle do arquivo. Portanto, escolha uma senha segura, mas fácil de ser lembrada.

Um jeito de evitar que os dados da planilha planil ha se jam alterados é colocar uma senha nela. Existem dois tipos de senha no Excel: para proteção proteção e para gravação. No primeiro caso, é preciso digitar a senha antes de abrir o arquivo. A senha para gravação, como o nome diz, exige a digitação apenas quando o arquivo for salvo (protegendo-o de modificações). Para adicionar qualquer dos tipos de senha, vá ao menu Ferramentas e escolha Opções. Clique na aba Segurança. Daí, basta digitar as senhas nos campos, de acordo com cada tipo, e clicar em OK. O Excel pede a confirmação de ambas as senhas posteriormente posteriormente..

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` QUASE UM MODELO

DADOS DE VOLTA Depois de gravar o arquivo, o passo seguinte é, claro, abri-lo novamente. Para isso, clique no botão Abrir (o segundo na barra de botões, com símbolo de uma pasta com uma seta). Na janela que é aberta, localize a planilha, com o nome escolhido anteriormente. Clique em Abrir e pronto.

O Excel traz a opção de criar uma cópia de um arquivo existente, ao invés de abri-lo. Para isso, antes de abrir o arquivo, clique na seta ao lado do botão Abrir e escolha a opção Abrir como cópia. Não esqueça, no entanto, de salvar o arquivo com um nome diferente do original, para não sobrescrevê-lo.

BARREIRA CONTRA MODIFICAÇÕES Quer evitar fazer modificações em um ar- vo no modo somente leitura, clique no boquivo desprotegido? O Excel permite abrir tão de Abrir na barra de botões. Depois, na uma planilha em um modo chamado so- janela que abre, escolha o arquivo desejamente leitura. Como o nome indica, os dado e clique na seta para baixo, ao lado do dos só podem ser visualizados, sem per- botão Abrir. Serão mostradas outras opmitir modificações. Para carregar um arqui- ções. Escolha Abrir como somente leitura. 36

CONVITES PARA TODOS VEJA COMO CHAMAR TODO MUNDO PARA PARA UMA FEST FESTA A COM O WORD E O EXCEL untando o Excel com o Word dá para fazer muita coisa bacana. As planilhas funcionam para armazenar nomes, endereços e outros tipos de dados que

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serão usados nos documentos. Um exemplo dessa integração é fazer convites para festas, com os convidados em uma planilha. Veja o passo-a passo a seguir.

C O N V I T E S P A R A T O D O S

DEFINIÇÃO DOS CAMPOS

O primeiro passo para criar os convites é definir quais dados personalizados – que vamos chamar de campos cam pos – irão aparecer neles. Tente Tente lembrar de tudo, tudo , desde o nome e o sobrenome e o endereço completo a outros dados que possam ser úteis, como nomes de filhos e amigos. Em nosso caso, vamos usar os campos: nome, sobrenome, endereço, complemento, bairro, cidade, estado, CEP, além de três campos para nomes de amigos (Amigo1, Amigo2, Amigo3). Vamos adicionar também o e-mail, para poder enviar os convites tanto pelo correio tradicional quanto pela internet.

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DIGITAÇÃO DOS TÍTULOS

Vamos agora teclar e formatar os títulos dos campos definidos acima. Abra o Excel e comece pela célula A1, com o nome, depois a A2 com o sobrenome, e assim por diante. Selecione todos os dados, vá ao menu Formatar e escolha Células. Clique na aba padrões e selecione uma tonalidade escura, como a vinho. Passe para a aba Fonte e, na seção Cor, escolha a cor branca. Clique em OK.

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ARRUME AS COLUNAS

O próximo passo é ajustar as colunas de forma que elas fiquem com um tamanho condizente com o conteúdo que será inserido in serido nelas. Para isso, passe o mouse na linha divisória entre a coluna C (com o campo Endereço) e a D. Note que a seta muda para um desenho com duas flechas f lechas indo para a esquerda e para a direita. Clique com o botão esquerdo e, mantendo-o pressionado, arraste o mouse para a direita, aumentando a largura da coluna Endereço. Faça o mesmo com o campo Cidade.

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HORA DOS CONVIDADOS

AJUSTE RÁPIDO DA COLUNA Além do menu Formatar e do método de arrastar a borda da coluna para aumentar sua largura, é possível fazer um ajuste automático rapidamente. Para isso, dê um clique duplo na borda da coluna. Com essa operação, a largura da coluna é ajustada automaticamente para ficar do tamanho do texto digitado, sendo aumentada ou diminuída.

Comece a digitar as informações das pessoas da festa, uma por linha. Caso se ja necessário aumentar a largura de uma ou mais colunas durante a digitação dos convidados, você pode repetir a técnica do passo anterior, sem perigo de alteração nos dados. Depois de digitar cada dado, use as setas do teclado para passar para a coluna seguinte.

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ORDEM NOS NOMES

Quer deixar os nomes arrumados em ordem alfabética? alfabétic a? Não é difícil. Selecione todas as células dos convidados, sem incluir a linha do título dos campos, mas com todos os dados (endereço, complemento etc). Clique, então, no botão Classificação Classific ação crescente, localizado ao lado direito do de AutoSoma.

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CIDADES EM SEQÜÊNCIA

Se você preferir deixar a cidade ou qualquer outro campo em ordem alfabética na planilha, selecione toda a planilha, novamente sem incluir os títulos dos campos. Vá ao menu Dados e escolha a opção Classificar. Na opção Classificar por, selecione o campo desejado. Note que os dados ainda podem ser ordenados de forma crescente ou decrescente.

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NOME DA PLANILHA

Um passo importante para facilitar a identificação dos dados corretos no Word é criar um nome para a planilha. Para isso, localize, na parte inferior da tela, o nome Plan1 (que é criado automaticamente pelo Excel). Exce l). Clique nele com o botão botã o direito e selecione Renomear Renomea r. Digite o novo nome: Convidados. A Gravação do arquivo

Depois de todos os convidados definidos, não esqueça de salvar a planilha. Para isso, vá ao menu Arquivo e selecione a opção Salvar. Digite um nome fácil de lembrar para a planilha, já que a usaremos para montar os convites. O mesmo arquivo ainda pode ser usado, no futuro, em outras comemorações ou para enviar cartas para todos os amigos.



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A VEZ DO WORD

Com a planilha gravada, abra o Word. Acesse o menu Cartas e Correspondências, escolhendo a opção Mala Direta. Note que surge uma barra lateral (à direita da tela), com as opções de tipo de documento que podem ser criados com o recurso Mala Direta. Vamos fazer um convite, que é, em essência, uma carta. Clique, portanto, na opção Cartas e, em seguida, no link Próxima: Documento inicial.

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ESCOLHA DO DOCUMENTO

O Word permite usar um documento pré-existente como base do convite. Isso é útil quando já se tem um modelo pronto. Como vamos fazer o convite partindo do zero, selecione a opção Usar o documento atual, e clique em Próxima: selecione os destinatários.

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` MALA DIRETA SEM PLANILHA

O Word permite criar a lista de destinatários diretamente, sem que seja preciso usar uma planilha. Apesar de trazer menos benefícios do que usar um arquivo do Excel (por dificultar a reutilização dos convidados), esse recurso é útil para fazer rapidamente convites para uma quantidade pequena de pessoas. Para usar esse recurso do Word, ao escolher os destinatários, clique na opção Digitar uma nova lista.

TRAZENDO DO OUTLOOK A barra de mala direta permite importar contatos do Outlook. Se for fazer isso, certifique-se de que os dados de endereço e de e-mails das pessoas que irão receber os convites estejam preenchidos corretamente.

10 DESTINATÁRIOS Em seguida, devemos escolher se queremos usar uma lista existente, selecionar contatos cadastrados no Outlook ou ainda criar os destinatários manualmente. Como vamos usar nossa planilha, clique na opção Usar uma lista existente. Note que a seção denominada Use uma lista existente agora fica habilitada. Clique, então no link Procurar Procurar..


TIPO DE 11 ARQUIVO Se você for procurar diretamente os arquivos do Excel na janela que abriu ao clicar em Procurar, vai perder tempo. O tipo de entrada de dadospadrão para a mala direta é outro. Para localizar as planilhas, é preciso mudar o formato de arquivo que será mostrado na janela. Para isso, abra as opções em Arquivos do tipo e selecione Arquivos do Excel. Agora, serão mostradas planilhas na lista de arquivos em cada pasta.

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MEMÓRIA RÁPIDA Na janela de Abrir arquivo, o botão Documentos recentes permite exibir os últimos arquivos usados do tipo selecionado em Arquivos do tipo.

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LUPA NA PLANILHA

O passo seguinte é, claro, abrir o arquivo gravado anteriormente. Caso você não lembre da pasta, tente verificar, nos itens em Examinar, o diretório Meus Documentos. É a pasta-padrão para gravações dos aplicativos do Microsoft Office. Depois de localizar o arquivo com os convidados, clique em Abrir. Abrir.

13 TABELA CERT CERTA A A troca do nome da planilha, feita anteriormente, ajuda bastante agora. Na janela que aparece, selecione a planilha correta, c orreta, com o nome dos convidados. Neste caso, é o item chamado Convidados$ (o Excel adiciona um sinal de $ depois do nome das planilhas). A opção Primeira linha contém cabeçalhos de coluna deve ficar marcada, pois ela indica que os nomes dos campos estarão na primeira linha, da mesma forma que em nossa planilha. Clique em OK, para concon tinuar a importação dos dados.


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OLHO NOS DADOS

O Word mostra, a seguir, os dados que leu da planilha do Excel. Verifique se os nomes dos campos foram carregados corretamente e se todos os convidados estão sendo mostrados. A janela ainda permite marcar quais as pessoas que serão convidadas. Isso é útil para manter uma só lista e ir selecionando quem vai receber a mala direta em cada caso. Clique em OK para confirmar que os dados estão corretos.

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CONFIRMAÇÃO

O Word volta à janela de seleção dos destinatários. Note que, na seção Use uma lista existente, a planilha é identificad identificada, a, mostrando que os dados estão prontos para serem inseridos nos convites. Clique, então, no link Próxima: escreva a carta.

ACESSO 16 AOS DADOS Agora, existem quatro links disponíveis para inserir dados provenientes da planilha do Excel: Bloco de endereço, Linha de saudação, Postagem eletrônica e Mais itens. Vamos começar nossa carta com o endereço do destinatário. Assim, clique em Bloco de endereço. 42

` CAMPOS NA CARTA

Apesar de usarmos nesse tutorial apenas os campos de amigos separadamente do bloco de endereços e saudação, é possível acrescentar qualquer informação da pessoa separadamente, usando o link Mais itens. Isso pode ser interessante para deixar o convite ainda mais personalizado. Você ainda pode digitar os campos diretamente, usando o mesmo padrão dos blocos. Assim, <>, insere o nome de cada convidado no convite. A regra é simples: abra com <<, adicione o nome do campo usado na planilha do Excel, e feche com >>

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ITENS DO ENDEREÇO

Na janela que aparece (chamada Inserir bloco de endereço), devemos escolher a maneira como o endereço será exibido nos convites. É possível marcar e desmarcar várias das opções, com os resultados das alterações sendo mostrados na seção Visualizar. Clique, na seção Inserir nome do destinatário neste formato, no item Paulo Ribeiro Ri beiro Jr. Jr. Ele indica que será usado o nome e o sobrenome juntos, sem nome do meio ou pronomes de tratamento. Clique, então, em OK.

CAMPO IGUAL 18 À PLANILHA O Word agora mostra uma janela que permite definir os campos na planilha que seriam iguais aos usados no recurso de mala direta. Como escolhemos bem os nomes dos campos, o Word detecta corretamente os dados da planilha. Não será preciso corrigir nada, bastando clicar em OK para inserir o bloco de endereço no texto do convite. Ele aparece como o texto <>

19 SAUDAÇÃO Vamos incluir agora uma saudação para abrir o texto do convite. Para isso, vá à barra de mala direta (à direita da tela) e clique no link Linha de saudação. Na janela que abre, observe o item Formato da linha de saudação. É possível selecionar pronomes de tratamento (Caro, Prezado, Sr., Dr.) e o símbolo que termina a saudação. Usaremos, nos convites, as opções Caro, o nome no formato simples e dois pontos para fechar a saudação. Selecione essas opções e c lique em OK. Note que a saudação aparece no convite como <> 43


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Durante a digitação do convite, será necessário colocar alguns dados. Em nossa planilha, deixamos espaço para preencher três amigos para cada convidado. Agora, vamos adicioná-los ao texto de nosso convite, pedindo ao destinatário que os traga também para a festa. Para isso, clique no link Mais itens, na barra de mala direta. Na janela que abre, clique no campo Amigo1 e depois no botão Inserir. Inserir. Faça o mesmo para os campos Amigo2 e Amigo3. Feche a janela clicando c licando em Cancelar.

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REMOÇÃO DE DADOS Para remover um campo do texto do convite, basta clicar nele e depois pressionar a tecla Delete.

PONTO FINAL NO CONVITE

Agora escreva no próprio documento o texto do convite para a sua festa. Terminada a digitação, verifique tudo, incluindo a posição dos campos no 44

CAMPOS SOLTOS

convite e se não foi esquecido nenhum dado importante da festa. Com tudo verificado, clique no link Próxima: visualize as cartas.

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CONVITES PRONTOS

O Word já está com os convites prontinhos. Usando os botões em Visualize as cartas, é possível navegar por eles, verificando se os nomes estão corretamente preenchidos. Depois de checar tudo, clique em Próxima: conclua a mensagem.


23 EDIÇÃO OU IMPRESSÃO Agora, podemos escolher entre imprimir ou editar cada convite individualmente. A segunda opção abre todos os convites no Word, permitindo dar um toque diferente a cada um deles. Em nosso caso, queremos ir direto para a impressão. Mas, antes de tudo, vamos salvar nosso convite. Clique no terceir terceiro o botão na barra do Word, com ícone de disquete.

24 ESCOLHA DA PASTA PASTA Escolha a pasta onde será gravado o convite. A usada como padrão pelo Word é a Meus Documentos. Digite um nome descritivo para o convite e clique em Salvar. Salvar. Gravar o convite é interessante se for preciso imprimilos novamente.

25 IMPRESSÃO DOS CONVITES Com tudo pronto, só falta mandar os convites para a impressora. Clique no n o link Imprimir, Imprimir, na barra de mala direta. Na janela que aparece (Mesclagem para impressora), é possível selecionar quais os convites que serão impressos, pela ordem dos nomes na planilha. Como vamos imprimir todos, simplesmente clique em OK. 45


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CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSÃO

Selecione, na seção Impressora, a impressora para onde serão enviados os convites. Certifique-se de que ela tenha papel suficiente. Daí, é só clicar em OK e esperar os convites saírem. Feche o Word.

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POR E-MAIL

Vamos agora enviar os convites por e-mail. Um requisito dessa operação é usar o Outlook para ler o correio eletrônico. Para começar essa operação, abra o Word novamente, vá ao menu Ferramentas, selecione a opção Cartas e correspondências e depois Mala Direta. A barra lateral de mala direta aparece novamente. Na seção Selecione o tipo do documento, clique em Emails. Depois, clique em Próxima: documento inicial, para continuar. continuar.

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HTML OU TEXTO? Ao enviar um e-mail para muitas pessoas, vale a pena ponderar se ele deve ter um formato em HTML, que pode incluir imagens e letras em tamanhos diferentes, ou apenas texto, que é mais rápido de ser enviado. Se for uma mensagem rápida, talvez o texto puro seja a melhor opção.

28 TIPO DE DOCUMENTO Vamos confeccionar um e-mail novo, para torná-lo um pouco diferente dos convites em papel. Para isso, na tela seguinte, selecione s elecione a opção Usar o documento atual. Clique, então, no link Próxima: Selecione os destinatários, para continuar. 46

` CONVITES AGRUPADOS

A janela de impressão traz opções interessantes para modificar a maneira como são impressos os convites. É possível, na seção Cópias, imprimir várias cópias de cada um dos convites. Por outro lado, para economizar papel, vá à seção Zoom e mude a opção em Páginas por folha. Quanto maior o valor, menor o convite e menos folhas de papel são gastas.

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LISTA DO EXCEL

Agora, vamos carregar nossa lista de convidados feita no Excel. Marque a opção Usar uma lista existente. Na seção Use uma lista li sta existente, clique no link Procurar Procurar..

30 PLANI PLANILHA LHA DE VOL VOLT TA


O próximo passo é localizar nossa planilha de convidados. Para isso, devemos configurar a janela para achar arquivos do Excel e navegar até a pasta onde o arquivo com os convidados foi salvo. A Mudança de tipo

O tipo padrão de entrada de dados para a mala direta não é uma planilha. Precisamos, então, ajustar a janela Selecionar fonte de dados para abrir planilhas do Excel. Para isso, abra as opções em Arquivos do tipo. Depois, escolha a opção Arquivos do Excel.

B Busca do arquivo

Agora que a janela mostra as planilhas em cada pasta, devemos encontrar o arquivo gravado anteriormente. Abra as opções em Examinar para localizar o ponto onde foi gravada a planilha. Lembrando: o localpadrão onde os aplicativos do Office gravam arquivos é na pasta Meus Documentos. Achou a planilha? Clique em seu nome e, depois, em Abrir.

31 TABELA CERTA A seguir, devemos selecionar a planilha correta no arquivo do Excel. Como você deve lembrar, lembrar, demos um nome diferente para ela, justamente para facilitar a identificação posterior. posterior. Assim, na janela Selecionar tabela, tabel a, clique no item Convidados$. O símbolo $ é adicionado pelo Excel para definir nomes de planilhas em um arquivo. Certifique-se de que a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna está marcada, pois em nossa planilha de convidados definimos a primeira linha contendo os nomes dos campos. Pressione o botão OK para continuar. 47


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NOMES DOS CONVIDADOS

É hora de verificar se os nomes e outros dados dos convidados foram importados corretamente. Também Também é o momento para selecionar todos os que vão v ão receber emails. As janelas seguintes ajudam nessa verificação, que garante que todos os convites serão enviados. A Dados dos destinatários

Os dados digitados originalmente na pla- A barra de mala direta agora mostra a nilha aparecem a seguir. É hora de verifi- planilha cujos dados foram carregados. car se todos os nomes foram lidos corre- Verifique se tamente. Caso você não tenha preenchi- o nome esdo o e-mail de algum dos convidados, des- tá correto e marque-o, clicando no primeiro campo da clique em linha correspondente. Para finalizar a im- P r ó x i m a : portação da planilha dos convidados, pres- escreva a sione o botão OK. carta.

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SAUDAÇÃO PERSONALIZADA

Vamos começar o e-mail com uma saudação, que vai variar variar,, de acordo com o nome do destinatário. Para isso, is so, o Word traz atalhos para a inclusão de textos pré-definidos, como blocos de endereço e a própria linha de saudação.

A Escolha do texto

A barra de mala direta agora mostra quatro links com textos prontos: Bloco de endereço, Linha de saudação, Postagem eletrônica e Mais itens. Clique em Linha de saudação.

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B Verificação

B Estilo da saudação

Na janela que abre, escolha, na seção Formato da linha de saudação, os pronomes de tratamento e símbolo do final da saudação (que pode ser dois pontos ou vírgula). Note que, em Visualização, é possível antever como ficará o texto final. Depois de escolher escolher,, clique em OK para que o texto seja adicionado ao email do convite.

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DIGITANDO DIGIT ANDO O CONVITE

Com a saudação abrindo a mensagem, é hora de colocar a criatividade para funcionar e teclar o e-mail para os convidados. Você ainda pode usar os campos de amigo criados na planilha para também dar um toque pessoal à mensagem. A Mãos à obra no convite

Crie o convite, com o texto desejado, deixando espaço para os campos de amigos, da planilha de convidados. Colocaremos esses dados a seguir. Para isso, clique no link Mais itens.

B Escolha do campo

Na janela que aparece, selecione o primeiro campo de nome de amigo (Amigo1) e clique em e m Inserir. Inserir. Faça o mesmo com Amigo2 e Amigo3. Clique em Fechar.. Note que surgiram textos indicando os Fechar campos (<>, por exemplo). Para cada e-mail, esses textos serão substituídos pelos dados correspondentes na planilha. Depois de verificar que o e-mail está completo, clique em Próxima: visualize o e-mail, na barra de mala direta.

` 35

OLHO NOS E-MAILS

O Word agora mostra cada uma das mensagens geradas a partir dos dados dos convidados na planilha. Se quiser navegar por todos eles, use os botões na seção Visualize o email, na barra de mala direta. Depois de checar tudo, clique no link Próxima: Conclua a mesclagem.

EDIÇÃO DOS CONVIDADOS

Mesmo já perto de enviar os convites, ainda há opção de excluir um convidado da festa. Para isso, navegue até o convite dele usando as setas em Visualize o email e clique no link Excluir este destinatário.



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PRONTOS PARA O ENVIO

Os e-mails estão prontos. Agora só falta enviá-los. Primeiro, certifique-se de que sua conexão à internet está funcionando. Depois, clique no link Email, na seção Mescle, localizada na barra de mala direta.

37 ASSUNTO E FORMATO A janela seguinte pede a digitação do assunto e o formato que será usado para enviar os e-mails. No campo Linha de assunto, use um texto descritivo do convite, como “Minha festa!”. Em Formato da mensagem, há as opções HTML e Texto. Texto. No segundo caso, o convite vai coco mo texto puro, sem imagens, tipos de letras diferentes e outras modificações visuais. Escolha HTML. Clique, então, em OK, para mandar todas as mensagens para o Outlook. Feche o Word.

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O OUTLOOK MANDA TUDO

Os e-mails de convite estão prontos. Falta agora mandá-los pela internet. Abra o Outlook e, na seção Todas as pastas de email, clique em Caixa de Saída. As mensagens devem estar lá, prontas para o envio. Clique, então, no botão Enviar e Receber para mandar todos os e-mails.

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39 IMPRESSÃO DOS ENVELOPES Por fim, vamos imprimir os envelopes para envio dos convites pelo correio tradicional. Para isso, abra o Word novamente, vá ao menu Ferramentas, selecione a opção Cartas e correspondências e depois clique em Mala Direta. Na barra de mala direta, marque a opção Envelopes. Clique, então, em Próxima: Documento inicial.

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ESCOLHENDO O ENVELOPE

O próximo passo é definir qual o tipo do envelope que será usado e a forma como ele será colocado na impressora. A Layout

Na seção Altere o layout do documento, na barra de mala direta, clique em Opções de envelope. Será aberta uma janela que permite modificar todas as configurações para a impressão do envelope.

B Tamanho

Na seção Tamanho do envelope, escolha a opção adequada, de acordo com o envelope que será usado nos convites, como C6, que é o modelo mais comum nas papelarias. Passe para a aba Opções de impressão.

C Orientação da impressão

Cada impressora tem uma maneira diferente para colocar envelopes. Algumas contam com bandejas especiais para esse fim e outras usam a alimentação manual (ou seja, os envelopes são colocados um a um). Consulte Consul te o manual de sua impressora, que deve ter um desenho assemelhado aos encontrados na seção Método de alimentação. Clique, então, no desenho apropriado apropriado e depois em OK. Agora que escolhemos o envelope, clique em Próxima: selecione os destinatár destinatários, ios, na barra de mala direta. 51


41

CONVIDADOS DE VOLTA

É hora de selecionar novamente nossa planilha de convidados. Para isso, clique em Procurar, na seção Use uma lista existente, localizada na barra de mala direta.

` DETETIVE DO DISCO RÍGIDO

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FORMATO DO ARQUIVO

Como fizemos anteriormente, devemos mudar o formato-padrão de importação de dados da mala direta para carregar planilhas do Excel. Para isso, abra as opções em Arquivos do tipo. Clique no item Arquivos do Excel. Agora, é só navegar pelas pastas que as planilhas aparecerão na listagem de arquivos.

43 LOCALIZAÇÃO DA PLANILHA Agora, você certamente já deve lembrar onde a planilha do Excel está. Abra os itens da seção Examinar e escolha a pasta com o arquivo que traz os convidados. Depois de selecioná-lo, clique no botão Abrir Ab rir..

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A janela de Abrir arquivo conta com um atalho para uma busca mais poderosa do Windows. Clique no botão Ferramentas e escolha a opção Pesquisar. Na janela seguinte, basta digitar parte do nome do arquivo que ele será localizado no computador.

44 TABELA DE CONVIDADOS Devemos, agora, selecionar a tabela com os dados corretos. Ela é, claro, a que possui o nome de Convidados$, na janela Selecionar tabela. Mantenha marcada a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna. Depois, clique em OK para confirmar a escolha.


45 VERIFICAÇÃO DOS ENDEREÇOS A janela seguinte mostra os dados dos convidados. Verifique se todos os endereços estão corretos e completamente preenchidos. Depois de certificar-se de que os dados são suficientes (com cidade, estado e CEP preenchidos), clique em OK.

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BUSCA RÁPIDA Ao verificar os convidados, é possível fazer uma busca rápida para verificar se um nome está presente. Para isso, clique no botão Localizar e digite nome, endereço, ou qualquer outro dado do convidado a ser encontrado.

IMPORTAÇÃO COMPLETA

A barra de mala direta mostra a planilha que foi carregada nos passos anteriores. A seção Use uma lista existente deve mostrar o nome do arquivo escolhido anteriormente, além da planilha Convidados$. Se tudo estiver correto, clique em Próxima: prepare o envelope. 53


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BLOCO DO DESTINATÁRIO

Agora, devemos digitar os dados de destinatário e remetente no envelope. Para ajudar,, a barra de mala direta traz atalhos com textos prontos. ajudar A Endereço

A seção Prepare o envelope traz quatro itens com atalhos: Bloco de endereço, der eço, Linh Linhaa de saud sa udaçã ação, o, Po Posstagem eletrônica e Mais itens. Para o envelo env elope pe,, va vamo moss usar a primeira opção. Clique, então, em Bloco de endereço.

B Formato

Na janela Formato de endereço, clique no item Paulo Ribeiro Jr. Ele define que o nome será escrito no envelope sem usar pronome de tratamento. Clique, então, em OK, para inserir o bloco de endereço do destinatário no envelope.

C Remetente

Agora, preencha os dados de remetente logo abaixo, não esquecendo de preceder esses dados peloo tex pel texto to “Rem “Remeetente:”. Depois de fazer isso, clique em Próxima: Visualize os envelopes.

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CHECAGEM DOS ENVELOPES

O Word mostra o resultado da união dos dados da planilha com os envelopes. Você pode navegar por todos eles e visualizar como serão impressos usando os botões na seção Visualize os envelopes. Depois de checar todos, clique em Próxima: Conclua a mesclagem.

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IMPRESSÃO, FINALMENTE

Depois de todas essas operações, é hora de imprimir os convites. O Word ainda dá opções extras para configurar a impressora e até escolher quais dos convites serão mandados para envelopes. A Imprimir ou editar

A barra de mala direta mostra agora duas opções: Imprimir e Editar envelopes individualmente. individual mente. No segundo caso, seria possível adicionar adiciona r textos distintos em cada um dos envelopes. velope s. Vamos direto à impressão impressão,, clicando em Imprimir Imprimi r.

B Escolha dos convites

Agora, podemos definir se vamos imprimir todos os convites ou apenas alguns. O ideal é fazer tudo de uma só vez, para não ter de repetir todos os passos da criação dos envelopes. Para isso, clique na opção Todos T odos e depois em OK.

C Configurações da impressora

A janela a seguir é conhecida por todos que já imprimiram qualquer documento. Ela permite configurar qual impressora será usada, além de opções de qualidade de impressão. Clique apenas em OK para começar a mandar os convites para a impressora.

` CONTINUANDO A IMPRESSÃO Se você tinha poucos envelopes e resolveu imprimir apenas parte dos convidados da festa, quando voltar à impressão, pode continuar do ponto onde parou. Para isso, na hora de escolher os convites, clique no item De:, e marque o número seguinte aos convites impressos. Ou seja, se foram impressos quatro envelopes, digite 5. Deixe o campo Para: em branco para imprimir até o final da lista de convidados.


C O N T R O L A N D O H O R A S T R A B A L H A D A S

DE OLHO NO PONTO MONTE UMA PLANILHA PARA CALCULAR O NÚMERO DE HORAS TRABALHADAS NO MÊS uita gente precisa controlar as horas trabalhadas. Profissionais autônomos, por exemplo, ou contratados por empresas que cobram pelo tempo de serviço. Uma planilha pode aju-

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dar bastante nessa tarefa. E, com o poder do Excel, calcular automaticamente o total de horas do mês fica muito fácil. Veja, a seguir, como montar um controle de horas trabalhadas.

PLANILHAS PRONTAS DE GRAÇA O site oficial do Microsoft Office traz diversas planilhas úteis e gratuitas para download. Existem opções interessantes, como calendários, listas de compras, árvores genealógicas e muito mais. O endereço para esses downloads é http://office.microsoft.com/pt-br/templates/ default.aspx

CRIAÇÃO DO TÍTULO

Um bom começo para a nossa planilha é criar um título. Para isso, basta mudar os atributos das letras para dar um maior destaque ao título e centralizá-lo em relação às células que ficarão abaixo.

A Digitação

Comece teclando, na célula A1, o título do controle de horas trabalhadas: Planilha de horas. Depois, acesse as configurações de tamanho de letra, que ficam ao lado do tipo de fonte. Abra as opções e escolha o tamanho 16.

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B Centralização

Para centralizar o título, selecione as células de A1 a G1. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe para a aba Alinhamento. Na seção Horizontal, marque a opção Centro. Clique também no item Mesclar células. Dessa forma, as células de A1 a G1 serão tratadas como se fossem uma só.

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MANHÃ E TARDE

Para ajudar no preenchimento da planilha, vamos criar também títulos para separar os horários de entrada da manhã e da tarde. A técnica é parecida com a do título da planilha, mas com algumas pequenas diferenças.

A Digitação e centralização

Digite o texto Manhã na célula C2 e Tarde, T arde, em E2. Selecione Sele cione as células cé lulas C2 e D2. Vá ao menu Formatar e escolha a opção Células. Acesse a aba Alinhamento. Abra as opções em Horizontal e escolha Centro. Marque a opção Mesclar células. Clique em OK. Para o título Tarde, Tarde, selecione agora as células E2 e F2. Repita a operação: acesse o menu Formatar, escolha Células, vá à aba Alinhamento, selecione Centro na seção Horizontal e marque o item Mesclar células. Pressione o botão OK novamente.

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ATALHOS DO BOTÃO DIREITO AT DIR EITO O Excel ajuda a acessar recursos utilizados freqüentemente com o botão direito do mouse. Ao selecionar uma célula, por exemplo, clicando com o botão direito é possível acessar rapidamente as opções de formatação, copiar e colar conteúdo, entre outras.

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B Mudança de fonte Para facilitar a troca do tamanho da letra, vamos mudar a fonte dos títulos Manhã e Tarde em uma só tacada. Para isso, selecione as células de C2 a F2. Acesse as opções de configuração de tamanho, que ficam ao lado da escolha do tipo de fonte. Mude o valor existente para 12.

C Bordas Para terminar a formatação formata ção dos títulos Manhã e Tarde, Tarde, vamos adicionar bordas neles. Para isso, mantenha a seleção sele ção das células de C2 a F2. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe para a aba Borda. Clique nos botões Contorno e Interna. Note que o desenho na janela mostra como ficará a borda nas células.

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BORDAS RÁPIDAS A janela de formatação ajuda a visualizar o desenho da borda, mas quem quer adicioná-la com poucos cliques pode acessar o atalho da barra de ferramentas. Clicando no botão à direita do desenho da borda, é possível escolher qual o tipo desejado.

CABEÇALHOS DOS DADOS

A próxima operação é criar os títulos para os dados que serão entrados na planilha. Além de digitar cada um deles, devemos mudar o visual, para combinar com o restante da planilha. 58

A Digitação dos textos Comece teclando os títulos. Para isso, vá à célula B3 e digite Data. Continue a digitação dos títulos nas células C3, D3, E3, F3 e G3. Respectivamente, os textos nessas células são Entrada, Saída, Entrada, Saída e Horas trabalhadas.


` SEPARANDO CÉLULAS

B Cor da fonte Vamos colorir um pouco a planilha. Selecione todas as células de d e B3 a G3. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe, então, à aba Fonte. Mude, em Cor, Cor, a tonalidade tonalidad e para branco. Troque Troque também a opção em Es tilo da fonte para Negrito. Não clique ainda em OK.

Bordas rápidas A janela de formatação ajuda a visualizar o desenho da borda, mas quem quer adicioná-la com poucos cliques pode acessar o atalho da barra de ferramentas. Clicando no botão à direita do desenho da borda, é possível escolher qual o tipo desejado.

C Bordas e fundo da célula Para finalizar a formatação do cabeçalho de dados, vá à aba Borda e clique nos botões Contorno e Interna. Depois, passe para a aba Padrões. Escolha uma cor escura, como verde, para formar um bom conjunto com o branco das letras. Clique, então, em OK para aplicar as mudanças às células de cabeçalho dos dados.

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DIAS EM ORDEM

Nossa planilha vai mostrar 31 dias possíveis de tra balho. Mas, como essas datas podem não ser consecutivas, vamos usar a primeira coluna para criar uma numeração crescente, para facilitar a organização dos dados dos dias trabalhados e, também, para deixar a planilha visualmente mais bonita.

A Mudança na fonte Primeiro vamos mexer nas letras. Passe para a aba Fonte. Em Estilo da fonte, escolha o item Negrito itálico. Na seção Cor, escolha a cor branca, que dará um bom contraste com o fundo verde das células. Clique em OK para confirmar as mudanças de visual.

B Cor de fundo e borda Para dar um toque interessante ao visual dos dias, vamos usar uma cor escura de fundo, com um tom claro para as letras. Assim, selecione as células de A4 a A34. Vá ao menu Formatar e escolha o item Células. Vá à aba Padrões e escolha um verde escuro. Depois, passe para a aba Borda e pressione os botões Contorno e Interna.

C Preenchimento automático O Excel vai nos ajudar a preencher os 31 números automaticamente. Para começar, digite nas células A4, A5 e A6, os números 1, 2 e 3, respectivamente. Selecione essas três células e clique no quadradinho preto (no canto inferior direito da seleção). Mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado e arraste o ponteiro para baixo, até a célula A34. Solte, então, então , o botão do mouse. Pronto, o Excel preencheu os números de 4 a 31 automaticamente.

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COLUNA DE DATA

Depois de criar a seção com números crescentes de dias de trabalho, vamos preparar as células que receberão as datas de cada período trabalhado. Precisamos, claro, formatar as células para exibir dia e mês corretamente, além de fazer as alterações visuais para combinar com o resto da planilha.

A Formato de data Para mudar a formatação para data, comece selecionando as células de B4 a B34. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe, então, para a aba Número. Em Categoria, selecione a opção Data. Agora, em Tipo, escolha o item 14-mar. 14-mar. Isso indica a forma como serão exibidas as datas.

B Borda Para facilitar o preenchimento das datas na planinha, vamos acrescentar uma borda, separando cada um das células. Passe para a aba Borda. Clique nos botões Contorno e Interna, criando linhas de separação entre as células das datas, o que torna a planilha mais legível, tanto na tela quanto no papel (se ela for impressa).

C Cor de fundo Vá, então, para a aba Padrões. Aqui, escolha uma cor clara, que não atrapalhará atrapa lhará o texto em preto. Um verde-claro é uma boa escolha, por combinar com a tonalidade usada nos cabeçalhos dos dados.



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COLUNAS DE ENTRADA E SAÍDA

Vamos, agora, formatar as células que receberão os horários de entrada e saída. É preciso converter o tipo de número usado nas células para horas e mudar os atributos visuais delas. Veja como fazer isso.

A Mudança de formato

Selecione as células de C4 a G4. Vá ao menu Formatar e selecione a opção Células. Passe para a aba Número. Na seção Categoria, clique em Hora. Finalmente, em tipo, selecione 13:30. Vamos digitar, em nossa planilha, para facilitar, horários no formato 24 horas. Assim, para 2 da tarde, você deverá digitar 14:00.

B Borda

Para diferenciar melhor as linhas de cada dia, vamos acrescentar bordas entre elas. Para isso, passe à aba Borda. Clique no botão Contorno e em Interna.

C Cor de fundo

Para deixar nossa planilha mais bonita, vamos trocar a cor de fundo das células com os horários. Para isso, passe à aba Padrões. Escolha uma tonalidade clara, com a cor verde, por exemplo. Clique, então, em OK para terminar as mudanças nas células dos horários de entrada e saída.

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CÁLCULO DAS HORAS TRABALHADAS

Depois de criar as colunas de entrada e saída, é o momento de fazer o cálculo das horas trabalhadas para cada dia. Para isso, primeiro teremos de formatar as células da coluna para mostrar horas, depois criar uma fórmula para a primeira célula e copiá-la para as restantes.

A Formatação da coluna

Para mudar o formato de exibição para horas, selecione todas as células de G4 a G34. Acesse o menu Formatar e escolha a opção Células. Passe para a aba Número e clique, na seção Categoria, em Hora. Do lado direito da janela, na seção Tipo, selecione 13:30. Não clique em OK ainda.


B Cor de fundo e borda

Vamos diferenciar o cálculo das horas dos horários de entrada e saída com uma cor de fundo diferente. Passe para a aba Padrões e selecione uma cor clara, como amarelo. Vá, então, à aba Borda e clique no botão Contorno e também em Interna. Pressione OK para alterar as células selecionadas anteriormente.

C Primeira fórmula

Para preencher todas as células das horas trabalhadas, comecemos preenchendo a primeira. A fórmula é simples: a hora de saída menos a hora de entrada da manhã, somada com a mesma operação feita para a tarde. Digite, então, em G4, a fórmula =(D4–C4)+(F4–E4) 63


D Cópia para as outras células Vamos, Vam os, agora, copiar a fórmula para as outras células. Para is so, selecione G4, vá ao menu Editar e escolha escol ha a opção Copiar. Depois, selecione de G5 a G34. Volte ao menu Editar e escolha Colar.

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NOME DAS PLANILHAS

Em nosso controle de horas trabalhadas, vamos usar duas planilhas p lanilhas em um mesmo arquivo. Uma com a tabela de horas (que acabamos de completar) e outra com os totais. tot ais. Para facilitar a localização desses dados, iremos mudar os nomes-padrão do Excel para as planilhas. Na parte inferior da tela, clique no nome Plan1 com o botão direito do mouse e selecione Renomear. Renomear. Digite, então, Horas. Clique Cliq ue com o botão direito em Plan2 e selecione novamente Renomear. Agora, tecle o texto Totais.

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SEPARANDO SEP ARANDO CÉLULAS Ao fazer títulos, é possível errar na escolha das células a serem unidas. Existe, claro, uma maneira de desfazer a união. Basta selecionar a célula, ir ao menu Formatar e selecionar Células. Na aba Alinhamento, desmarque a opção Mesclar células e clique em OK.

BLOCO DE TOTAIS

Vamos agora começar a segunda parte de nosso tutorial, que é fazer a planilha que mostra os totais de d e cada mês. Alterne Alter ne para a planilha Totais clicando em seu nome na parte inferior da tela. Começamos pelo título, borda e cor de fundo para todo o bloco.

A Título Digite, na célula A1, o texto Planilha de horas – Totais. Totais. Mude o tamanho t amanho do texto abrindo as opções em Tamanho da fonte (ao lado direito da caixa com o tipo da letra). Escolha o tamanho 16. Clique também no botão que traz a letra S sublinhada. Isso faz com que o texto passe a ser sublinhado.

` NAVEGAÇÃO PELAS PLANILHAS Quando um arquivo do Excel tem muitas planilhas, nem todas são exibidas na parte inferior da tela. Para navegar por elas, use os botões à esquerda dos nomes das planilhas.

B Centralização do texto Nada de texto torto! Selecione as células cé lulas de A1 a F1. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe para a aba Fonte. Na seção Horizontal, escolha a opção Centro. Marque o item Mesclar células. Clique em OK.

C Adereços visuais Selecione agora todas as células de A1 a F6. Acesse o menu Formatar e escolha Células. Vá à aba Borda e clique o botão Contorno. Passe para a aba Padrões e escolha uma cor leve, como amarelo claro.



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CABEÇALHOS DOS RESULTADOS

Para deixar nossa planilha mais organizada, vamos criar os títulos para as células que calcularão os totais do mês. Elas são quatro: Dias trabalhados, Horas trabalhadas, Valor por hora e Rendimentos.

A Digitação

Comece digitando o texto dos títulos. A célula B3 deve receber o texto Dias trabalhados. A C3, horas trabalhadas. A D3, Valor por hora. Na E3, escreva Rendimentos. Rendimentos.

` ATALHOS DE TECLADO

B Fonte

Vamos modificar a cor da fonte para branco, pois escolheremos uma cor escura de fundo. Para isso, selecione as células de B3 a E3. Vá ao menu Formatar e escolha Células. Passe para a aba Fonte. Em Cor, abra as opções existentes e clique na cor branca. Não pressione ainda o botão OK.

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O efeito de sublinhado pode ser conseguido também segurando a tecla Ctrl e pressionando o botão S. Analogamente, para mudar um texto para itálico, clique na célula desejada, segure a tecla Ctrl e pressione a letra I.

C Cor de fundo e borda Conforme planejado, vamos trocar a cor de fundo para um tom escuro. Alterne para a aba Borda e clique no botão Contorno. Passe, então para a aba Padrões e escolha verde escuro. Agora, clique em OK.

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TEXTO GIRADO Na formatação das células, é possível girar o texto em até 90 graus (para cima ou para baixo). Para isso, vá à aba Alinhamento e, na seção Orientação, clique no ângulo desejado para o texto.


11 DIAS TRABALHADOS O cálculo do número de dias trabalhados é nossa primeira experiência acessando células de outra planilha. Primeiro, vamos formatar a célula e depois usar as janelas de auxílio na entrada de funções para selecionar as células da planilha Horas.

A Formatação Para começar, vamos mexer no formato de número exibido na célula. Clique em B4. Vá ao menu Formatar e selecione célula. Passe para a aba Número e, na seção Categoria, selecione a opção Número. Abaixe o valor de casas decimais para 0.

B Borda e cor de fundo Vamos remover a cor e adicionar uma borda à nossa célula. Para isso, passe à aba Borda. Clique no botão Contorno. Passe para a aba Padrões. Clique na opção Sem cores. Pressione o botão OK para confirmar.

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C Acesso ao assistente

É hora de adicionar a função que somará os dias trabalhados no período. Para efetuar essa operação, selecione novamente a célula B4. Na barra de fórmulas, pressione o botão de Inserir função (com um fx desenhado). Note que a janela Inserir função aparece. Clique em CON TAR.NÚM (que conta as células preenchidas), na seção Selecione uma função, e depois em OK.

` TEXTO EM VÁRIAS LINHAS Na aba Alinhamento, marque a opção Quebrar texto automaticamente, na seção Controle de texto, para que um texto longo fique em várias linhas na mesma célula.

E Acessando a

planilha Horas

Para completar a função de cálculo de horas trabalhadas do período, só falta escolher as células correspondentes a cada dia de trabalho. Alterne para a planilha Horas, clicando no seu nome na parte inferior da tela. Selecione, com o mouse, as células de B4 a B34. Pressione o botão à direita do campo único na janela Argumentos da função e em OK. Note que voltamos à planilha Totais. 68

D Argumentos

A janela Argumentos da função é interessante para evitar a digitação das células que serão usadas no cálculo. Clique no botão ao final do campo Núm1, para fazer a seleção das células das horas trabalhadas. Note que a janela de argumentos é reduzida a apenas o campo Núm1. Podemos agora clicar diretamente nas células que serão usadas na função.

12 SOMA DO MÊS O total de horas trabalhadas no mês tem alguns truques especiais, que vão da exibição da soma até a seleção sele ção das células, que estão em outra planilha (a que chamamos de Horas).

A Formato

A soma do tempo trabalhado no mês pode passar de 24 horas. Aí há h á um problema, pois a formatação-padrão de horas no Excel não mostra mais do que 24 horas. Vamos então fazer uma formatação personalizada. Clique na célula C4. Vá ao menu Formatar e selecione célula. Passe para a aba Número e, na seção Categoria, selecione a opção Personalizado. Digite, em Tipo, o texto [h]:mm. Isso indica que o número de horas será exibido em número maiores que 23, incluindo também os minutos.

B Borda e cor de fundo

Vamos adicionar uma borda à Vamos nossa célula. Para isso, vá à aba Borda. Clique, então, no botão Contorno. Passe para a aba Padrões. Clique na opção Sem cores. Pressione o botão OK para confirmar as alterações.

C Acesso ao assistente

Chegou a hora de adicionar a função funçã o que somará as horas trabalhadas de todos os dias. Para isso, selecione novamente a célula C4. Clique, na barra de fórmulas, no botão de Inserir função (ele traz um fx desenhado). A janela Inserir função é aberta. Clique em SOMA, na seção Selecione uma função, e depois em OK.



D Argumentos A janela Argumentos da função ajuda na entrada das células que serão usadas no cálculo. Clique no botão ao final do campo Núm1, para fazer a seleção das células das horas trabalhadas. Note que a janela de argumentos é reduzida a apenas o campo Núm1. Podemos agora clicar diretamente nas células que serão usadas na função.

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AJUDA NAS FUNÇÕES O Assistente de função traz, além de uma descrição completa completa do que a função calcula, seus argumentos e o que deve ser digitado em cada um deles. Vale a pena sempre ler suas instruções.

E De volta à planilha Horas O último passo para completar a função de cálculo de horas trabalhadas do período é escolher as células correspondentes a cada dia. Para isso, alterne para a planilha Horas, clicando em seu nome na parte inferior da tela. Selecione, com o mouse, as células de G4 a G34. Clique no botão à direita do campo único na janela Argumentos da função e, depois, em OK. Note que voltamos à planilha Totais. Totais.

` MOVA A JANELA

A janela de argumentos da função pode ser movida, clicando em sua barra superior e arrastando-a para os lados, para cima e para baixo. Fazer isso é útil nas situações onde ela se encontra na frente das células que serão usadas na função.

13 VALOR POR HORA Vamos, agora, formatar a célula que vai receber o valor por hora (D4). Os valores serão expressos em moeda. Vale a pena diferenciar a célula do fundo do bloco de totais.

A Formatação Para exibir os números do rendimento em moeda, clique no célula D4. Vá ao menu Format For matar ar e sel seleci ecione one Célu Célula. la. Depo De pois is,, vá à ab aba a Núme Númerro. Na Na seção Categoria, escolha a opção Moeda.

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ARGUMENTOS VARIÁVEIS Algumas funções não têm um número definido de argumentos. É o caso de SOMA, que pode fazer adições com qualquer quantidade de conjuntos de células escolhidas. No assistente de funções, esse tipo de função tem reticências no final de sua lista de argumentos.

B Borda Passe, agora, à aba Borda. Clique no botão Contorno, adicionando uma fronteira para nossa célula de valor por hora.

C Cor de fundo A fim de diferenciar a célula de valor por hora do tom amarelo que demos para todo o bloco de totais, vamos trocar a cor de fundo para branco. Para isso, passe para a aba Padrões. Depois, clique em Sem cores. Finalmente, pressione o botão OK para confirmar todas as mudanças.

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14 RENDIMENTOS DO PERÍODO O próximo passo é completar os cálculos de nossa planilha. Devemos criar e formatar a célula que calcula os rendimentos do mês. Isso é feito, claro, usando o produto do número de horas trabalhadas pelo valor por hora. No entanto, o Excel guarda o total de horas, internamente, como o número de dias. Dessa forma, devemos primeiro multiplicar esse valor por 24. A Formatação

Vamos trocar o tipo de dados da célula dos rendimentos para mostrar o número contido nela no formato de moeda. Para isso, clique na célula E4. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Clique na aba Número. Em Categoria, marque a opção Moeda. Clique em OK para confirmar a mudança.

` SINAL DE MENOS OU VERMELHO?

Ao escolher um formato de Moeda, é possível definir como serão exibidos os números negativos: se com um sinal de menos, com a cor vermelha ou até entre parênteses. Para isso, clique na opção desejada em Números negativos.

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OUTRAS MOEDAS Quer montar uma planilha com valores em dólar ou outras moedas estrangeiras? Para isso, na aba Número, clique em Contábil. Abra as opções em Símbolo e escolha a moeda apropriada. Para ajudar, ajudar, o Excel mostra o nome do país após a descrição do símbolo usado.

B Fórmula do lucro

A seguir, seguir, vamos calcular os rendimentos. Cuidado! Não basta multiplicar o valor por hora pelo número de horas trabalhadas. Como já alertamos, o Excel guarda a soma de horas internamente como o número de dias. Assim, a fórmula correta é o produto descrito multiplicado por 24. Dessa forma, digite, em E4 a fórmula =C4*24*D4. O resultado do rendimento das horas trabalhados no mês é esse. 72

15 A PLANILHA VIRA MODELO Com nosso controle de horas trabalhadas terminado, podemos criar um modelo a partir dele. Dessa forma, é fácil gerar rapidamente vários controles, sem ter de mexer nos vários arquivos.

A Gravação

Dessa vez, não vamos gravar a planilha usando o botão na barra de ferramentas. A gravação do modelo é feita de forma diferente. Para fazê-la, vá ao menu Arquivo e selecione a opção Salvar como. B Escolha do tipo

Agora, devemos mudar o tipo do arquivo a ser gravado. Abra as opções em Salvar como tipo. Localize, nelas, o item Modelo e clique nele. Note que a pasta mostrada na seção Salvar em muda para uma denominada Modelos. Essa pasta é usada pelo Office para guardar os modelos definidos pelo usuário.

C Modelo gravado

Para terminar a gravação do modelo, basta dar um nome para ele. Digite um texto descritivo, como Horas trabalhadas, em Nome do arquivo. Clique em Salvar para gravar o modelo no disco.



16 ACESSO AO MODELO Criado o modelo, é hora de usá-lo para gerar os controles de horas trabalhadas. A vantagem de termos criado um modelo fica visível, pois podemos rapidamente gerar uma nova planilha sem precisar trabalhar com o mesmo arquivo.

A Acesso ao menu Para visualizar todos os modelos disponíveis no Excel, precisamos criar uma nova planilha. Para isso, vá ao menu Arquivo e selecione a opção Novo. Note que a barra Nova pasta de trabalho aparece do lado direito da tela.

B Clique na barra A barra Nova pasta de trabalho traz diversos links, que permitem desde criar uma planilha em branco até acessar modelos prontos para download no site oficial do Microsoft Office. Queremos usar um modelo gravado no computador. Por isso, o link a clicar é: No meu computador.

` MODELOS COM DADOS

Para que os modelos já tragam dados preenchidos quando uma nova planilha é criada, digite os dados pertinentes antes de salvar o arquivo como modelo.

C Escolha do modelo Agora basta localizar, na aba Geral, os modelos existentes. Clique no ícone com o nome que foi escolhido para o modelo da planilha de horas trabalhadas. Depois, pressione o botão OK e pronto. Foi criada uma nova planilha a partir do modelo que gravamos.

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DADOS VIRAM IMAGENS APRENDA A FAZER UM GRÁFICO DE COLUNAS, PASSO A PASSO ma boa maneira de ilustrar os dados de vendas é usando um gráfico de colunas, que indica crescimento ou decrescimento de forma visual. Vamos mostrar, a seguir, como criar

U

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um gráfico de vendas mensais de uma pizzaria, incluindo uma mudança visual nas colunas, que usarão uma imagem ao invés de serem apenas retângulos sem graça.

G R Á F I C O S D E C O L U N A S

CRIAÇÃO DO TÍTULO DA PLANILHA

Vamos começar criando um título. Isso ajuda no aspecto visual da planilha Vamos plani lha e em sua impressão. Essa criação envolve dois passos: a digitação do texto do título (com a mudança do tamanho de suas letras) e a centralização do título em relação às células abaixo.

A Digitação e aumento das letras

Nosso título ficará na primeira linha, na célula A1. Selecione e digite Pizzaria Expressa – Desempenho de vendas. Abra as opções de escolha de tamanho das letras (que ficam ao lado do tipo de fonte). Escolha o número 16.

B Centralização do título

Para deixar o título centralizado em relação ao conteúdo abaixo, comece selecionando as células de A1 a M1. Vá ao menu Formatar e acesse a opção Células. Passe para a aba Alinhamento. Na seção Horizontal, escolha Centro.

` ENCOLHA O TEXTO

Quer que o texto caiba na célula sem aumentar a coluna? Na aba Alinhamento, marque a opção Reduzir para caber. Dessa forma, ao digitar um texto longo, o Excel diminui o tamanho da letra automaticamente para que ele caiba na célula. Só tenha atenção para que o texto não fique ilegível de tão pequeno.

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CABEÇALHOS DOS MESES

Com o título definido, vamos passar ao cabeçalho das células célul as que guardarão os meses do ano. Iremos, primeiro, preencher os nomes dos meses, usando o preenchimento automático do Excel. Depois, será a hora de fazer uma formatação no tipo e na cor da letra, além da tonalidade de fundo da célula. Para terminar, vamos mudar os tamanhos das colunas para que os nomes dos meses caibam sem problemas.

A Preenchimento dos meses

O Excel facilita a digitação dos meses, com o recurso de preenchimento automático. Tecle, então, na célula B3, o texto Janeiro. Selecione B3 e clique no quadradinho preto no canto inferior direito da borda que marca a seleção, mantendo o botão do mouse pressionado. Arraste, então, o ponteiro até a célula M3, soltando o botão do mouse em seguida. Note que o Excel preenche os nomes dos meses seguintes, até Dezembro.

B Padrão de fundo

A seguir, trocaremos a cor de fundo da célula para dar um destaque às células dos meses. Para isso, selecione todas as células de A3 a M3. Vá ao menu Formatar e escolha a opção Células. Passe para a aba Padrões e escolha a cor laranja escuro.

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MESES REDUZIDOS O preenchimento automático de meses do Excel também funciona para a abreviatura deles. Assim, basta digitar Jan na primeira célula que, usando o recurso, os textos Fev, Mar, Mar, Abr etc são preenchidos nas posições vizinhas.


C Cor e tipo da letra

Para que o texto fique em contraste com a cor de fundo, vamos mudar a cor das letras. Para isso, alterne para a aba Fonte. Em Estilo da Fonte, escolha a opção Negrito. Na seção Cor, escolha o branco. Clique em OK para confirmar as mudanças nas células.

D Ajuste das colunas

No preenchimento dos meses e ajuste da fonte, os nomes de alguns dos meses vazam para células vizinhas. Para ajustar o tamanho das colunas, selecione todas as células de A3 a M3, vá ao menu Formatar, selecione Coluna e depois a opção AutoAjuste. Pronto, o Excel molda a largura de cada célula de acordo com o texto digitado nelas.

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CÉLULA DO ANO

Nosso gráfico terá só um ano, mas, mesmo assim, vale caprichar no visual da célula que indica os dados dele. Vamos alterar o visual e fonte dessa célula, para destacá-la em nossa planilha.

A Mudança na cor

Para começar come çar,, mudaremos a cor de fundo da célula do ano. Selecione a célula A4 e digite nela o texto 2004. Vá ao menu Formatar e escolha a opção Células. Acesse a aba Padrões. Escolha a cor vinho, que combinará bem com o branco que usaremos nas letras.


B

Fonte

Vamos, agora, mudar o tipo e a cor das letras na célula de ano. Vamos, Para isso, passe para a aba Fonte. Selecione, na seção Estilo da fonte, o item Negrito itálico. Depois, abra as opções em Cor e escolha branco. Clique em OK para confirmar as mudanças no visual da célula.

` SUBLINHADO EM VÁRIOS SABORES

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CÉLULAS DE DADOS E BORDA

Para completar nossa tabela de dados para o gráfico, falta apenas mudar a cor de fundo das células que irão receber as vendas de cada mês e adicionar uma borda separando todas as células. A

A aba Fonte traz várias opções na seção Sublinhado. É possível ter duas linhas sublinhadas, com a opção Duplo. Há, ainda, o sublinhado contábil (com forma simples e dupla), que não corta as letras p, g e outras que têm traços e curvas para baixo.

Cor de fundo

Comecemos trocando a cor de fundo das células de dados. Para isso, selecione de B4 a M4. Vá ao menu Formatar e escolha a opção Cél ulas. Depois, passe para a aba Padrões e escolha um tom creme, que não deixe as letras, em preto, pouco visíveis. Clique no botão OK para confirmar as mudanças.

B

Borda

Agora, devemos adicionar uma borda separando todas as células da tabela de dados. Para isso, selecione de A3 a M4. Acesse o menu Formatar e escolha Células. Acesse a aba Borda e clique nos botões Contorno e Interna. Pressione o botão OK e pronto, nossa tabela está pronta. Aproveite para digitar os dados de vendas de cada mês.

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HORA DO GRÁFICO

Depois de preparar toda a planilha, chegou o momento de inserir o gráfico. Fazer isso não é difícil, mas exige paciência para navegar por todas as opções que o Excel oferece. Por sorte, ele também faz uma boa parte das escolhas automaticamente para o usuário. Veja, então, como criar um gráfico de colunas para os dados digitados.

A

Seleção e menu

Para começar, devemos marcar as células com os meses e dados digitados. Para isso, selecione de B3 a M4. Agora, acesse o menu Inserir e selecione a opção Gráfico. A partir de agora, vamos começar a escolher as configurações de nosso gráfico.

B

Escolha do tipo de gráfico

A primeira coisa a fazer ao criar um gráfico é escolher o seu s eu tipo. O Excel traz diversas opções, que dependem da quantidade e forma em que os dados que serão mostrados visualmente estejam organizados. Para nosso caso, clique em Colunas. Vamos usar a primeira opção de gráfico em colunas, que é a mais simples, sem efeitos diferentes. Apesar disso, ela é a melhor para acrescentar imagens e outros efeitos. Clique no primeiro desenho em Subtipo de gráfico e, depois, em Avançar.



C Visualização inicial O Excel mostra, mostr a, a seguir, seguir, uma prévia do gráfico. Nessa mesma janela, é possível selecionar os dados novamente, se for o caso. Como já fizemos a seleção anteriormente, clique em Avançar.

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ESCOLHENDO DE NOVO No assistente de gráfico, é possível trocar rapidamente a lista de células que serão usadas como base. Para isso, é só selecionar o novo conjunto com o mouse.

D Título do gráfico Agora, podemos criar um título para nosso gráfico, digitando-o no campo com o nome óbvio de Título do gráfico. Faça isso teclando o texto Vendas em 2004. Clique, então, em Avançar.

` NOME PARA OS EIXOS

Na janela que permite criar um título para o gráfico, é possível ainda dar um nome para os dados em cada eixo. Por exemplo, na planilha de vendas, o eixo Y (vertical) poderia ter Vendas e o X (horizontal), o texto Meses.

E Planilha ou objeto Para completar a criação do gráfico, só falta definir se ele aparecerá como uma imagem próxima aos dados (objeto), ou em uma nova planilha p lanilha separada. Vamos escolher objeto, para que o gráfico fique fiq ue abaixo da tabela com os dados de venda da pizzaria. Clique, então, na opção Como objeto em, e depois em Concluir.

F Ajuste do tamanho O gráfico já está na planilha. Podemos, então, mexer em seu tamanho, para ficar mais próximo da largura da tabela com os dados. Para isso, clique em uma área branca no gráfico. Note que aparecem oito quadradinhos pretos ao redor dele, indicando que foi selecionado. Clique no último quadradinho, no canto inferior direito, e mantenha o botão do mouse pressionado. Arraste o ponteiro para a direita. Note que surgem linhas tracejadas que mostram o tamanho que ficará o gráfico quando o botão do mouse for solto. Continue arrastando o ponteiro até que a linha tracejada fique próxima ao final da tabela de dados e solte o botão do mouse. Nosso gráfico está prontinho.


IMAGEM NAS BARRAS Depois de criar um gráfico na planilha, que tal personalizá-lo, substituindo as barras retangulares por desenhos? Esse recurso é interessante para dar um toque pessoal aos gráficos, relacionando-os com o assunto a ssunto da tabela de dados. Veja, a seguir, seguir, como fazer esse truque no Excel.

A Pesquisa de imagem Qualquer imagem pode ser usada como coluna c oluna de um gráfico. Em nosso caso, vamos escolher uma imagem do clipart do Office, uma coleção disponível para os usuários do programa. Para isso, comece acessando o menu Inserir. Selecione a opção Imagem e, depois, Clip-art.

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B Barra de clipart Note que aparece uma barra do lado direito da tela. Ela servirá para ajudar a localizar a imagem adequada no clipart do Office. No campo Procurar por, podemos digitar uma palavra para que imagens relacionadas a ela se jam exibidas. Como nosso gráfico é de uma pizzaria, digite Pizza, seguido da tecla Enter. Note que são mostrados diversos desenhos de pizzas e itens correlatos.

C Download da imagem Para adicionar o desenho nas colunas de nosso gráfico, g ráfico, é necessário que ele esteja no disco rígido. Para fazer essa operação, clique na imagem escolhida escolhid a com o botão direito do mouse e escolha a opção Disponibilizar Disponibiliz ar offline.

D Escolha da pasta Agora, precisamos escolher a pasta onde será gravado o clipart baixado. Na janela que aparece, clique na opção Minhas coleções. Clique, então, em OK para confirmar a gravação. Com isso, será criada uma pasta Microsoft Media Gallery na pasta Minhas imagens, sendo que esta fica localizada dentro de Meus documentos. A pasta Microsoft Media Gallery trará a imagem escolhida anteriormente.

E Seleção das barras O próximo passo é selecionar as colunas do gráfico, que serão alteradas para exibir o desenho de clipart escolhido. Para fazer isso, clique em qualquer uma das colunas. Note que aparecem quadradinhos em todas elas, indicando que a seleção está correta. Clique, com o botão direito do mouse, em um desses quadradinhos. Escolha a opção Formatar Série de Dados.

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F Troca de padrões p adrões Devemos, agora, escolher o efeito de preenchimento como sendo a imagem de clipart. Para isso, na janela que aparece, passe para a aba Padrões. Nessa aba, é possível mudar o visual das colunas, incluindo cores, bordas e, claro, o padrão usado para preenchê-las. Clique, então, no botão Efeitos de preenchimento.


G Efeitos de

preenchimento A próxima janela permite criar padrões diferentes de cores e sombreamento para as colunas, além de aplicar texturas e outros efeitos visuais. Como queremos adicionar um clipart, clique na aba Imagem.

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DECORAÇÃO PARA AS BARRAS Vale a pena explorar e testar as opções nos efeitos de preenchimento. Além de imagens e cores simples, é possível adicionar texturas e efeitos com duas cores.

H Escolha da imagem Vamos, agora, escolher o clipart que gravamos anteriormente como o preenchimento das colunas. Para isso, na aba Imagem, clique no botão Selecionar Imagem. Será aberta uma janela para escolher a imagem desejada. Lembrando, gravamos o clipart na pasta Microsoft Media Gallery, que fica dentro da pasta Minhas imagens, que, por sua vez, está em Meus documentos. Depois de achar o clipart, clique nele e depois em Inserir.

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I Verificação

Voltando à janela de Efeitos de preenchimento, verifique se o clipart está correto. Selecione, então, na seção Formato, o item Empilhar e dimensionar. Com isso, o desenho será repetido, de acordo com o tamanho da coluna. Clique, então, em OK.

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IMAGEM GRANDE Não se preocupe se a imagem escolhida é grande. Como usamos a opção Empilhar e dimensionar, ela será reduzida para caber no gráfico.

J Padrões

Agora, voltamos à janela de Formatar Série de Dados. Aqui, devemos apenas checar se a imagem está correta. Se ela aparece achatada, não se preocupe. No gráfico, o clipart ficará sem distorções. Clique, então, em OK para terminar a mudança nas colunas.

K Resultado final

Com o gráfico pronto, vale a pena p ena visualizar se a imagem combinou bem. Caso você queira trocar de imagem, basta repetir os passos desde o começo. Vale lembrar também que o desenho das várias imagens em cada coluna leva algum tempo. Assim, é normal que, ao mudar o tamanho ou mover o gráfico, ha ja uma demora até que ele seja exibido novamente.

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PROPORÇÃO DE DESENHOS Na janela de Efeitos de preenchimento, o campo Unidades/Imagem indica o valor no gráfico para um desenho completo ser usado. Se você mudar muito os valores da planilha, troque também o valor do campo para a divisão de cada linha indicada no gráfico atualizado.

` DIRETO PARA O WORD

Fez um gráfico legal e quer usálo em um documento do Word? É bem fácil fazer essa integração. Veja, a seguir, como inserir um gráfico do Excel em um documento de forma estática (sem refletir alterações futuras na planilha) ou dinâmica (que muda, de acordo com o que for alterado).

A Cópia do gráfico

ARRASTÃO DE GRÁFICO

Assim como nas células, arrastar um gráfico para um documento do Word também faz sua cópia para ele. Para isso, selecione o gráfico e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste-o para o documento. Nesse caso, a importação é vinculada.

Primeiro, precisamos copiar o gráfico na planilha do Excel para a Área de transferência do Windows, que será usada como intermediário nessa operação. Para isso, clique na área de fundo do gráfico (ou seja, não valem as colunas nem os títulos). Note que todo o gráfico é selecionado. Agora, vá ao menu Editar e escolha a opção Copiar. Esse primeiro passo é semelhante tanto na cópia estática quanto na dinâmica.



B Cópia estática Para copiar o gráfico de forma estática, vamos passar agora para o Word. Digite ou abra o documento no qual será embutido o gráfico. Clique na posição desejada para a inserção. Para copiar um gráfico sem que ele mude posteriormente para refletir a planilha, vá ao menu Editar (no Word) e escolha a opção Colar.

C Cópia dinâmica Quer que o gráfico mude de acordo com as alterações na planilha? Então abra ou digite o documento do Word em que ele será copiado e clique na posição onde o gráfico será inserido. Vá ao menu Editar e escolha a opção Colar especial. Na janela que aparece, clique no item Colar vínculo e depois em OK.

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` PERIGOS DA CÓPIA DINÂMICA Evite usar a cópia dinâmica em documentos que serão enviados para outras pessoas, pois ela não será atualizada automaticamente para quem as receber, além de ocorrerem erros ao tentar localizar a planilha a qual está vinculada. Nesses casos, use a cópia estática, que dispensa a planilha original.

NÚMEROS EM PEDAÇOS APRENDA A MOSTRAR PERCENTUAIS COM UM GRÁFICO EM PIZZA ma boa maneira de ilustrar dados em percentuais é fazendo um gráfico em pizza. O Excel traz diversas opções para esse tipo de gráfico, fazendo fazend o os principais cálculos automaticamente a partir

U

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das células. Nosso exemplo mostra como criar um gráfico em pizza com as vendas de quatro categorias de produto diferentes de uma loja de roupas. Veja, a seguir, o procedimento, passo a passo.

G R Á F I C O S E M P I Z Z A

ELABORAÇÃO DO TÍTULO

Para começar nossa planilha, iremos criar um título. Essa operação é útil tanto por razões estéticas quanto para ajudar na identificação do objetivo da planilha. No título, vamos mudar o tamanho da letra, a centralização e acrescentar uma borda à sua célula.

A

Digitação e tamanho

B

Centralização

Comecemos digitando digita ndo o título e mudando o tamanho de suas letras. Para isso, selecione a célula A1 e tecle Vendas de produtos. Abra as opções de tamanho de letra (que ficam ao lado direito do tipo de fonte) e escolha o número 18.

Agora, iremos centralizar o título em relação às células abaixo, que serão usadas para a tabela de dados de vendas. Para isso, selecione de A1 a C1. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe para a aba Alinhamento. Marque a opção Mesclar células e, na seção Horizontal, escolha Centro. Não clique ainda em OK. 87


C Definição da borda Para terminar o título, criaremos uma borda para que ele fique em destaque, seguindo a formatação da tabela de dados, que faremos a seguir. Assim, passe para a aba Borda. Pressione o botão Contorno. Clique, então, em OK, para confirmar as mudanças no título.

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BORDAS DIFERENTES Explorando as opções na seção Estilo, na aba Borda, é possível dar diferentes visuais aos gráficos das planilhas, como tracejado ou uma borda mais cheia. Outra variação interessante é mudar a opção em Cor para que a borda tenha uma coloração diferente.

TABELA DE DADOS

O próximo passo para a geração de um gráfico em pizza é criar a tabela com os dados que serão utilizados como definição do tamanho de cada “pedaço”. Nossa tabela terá três campos: o tipo de produto (calçados, roupas femininas, roupas masculinas e bonés), itens vendidos e percentual de vendas por tipo.

A Cabeçalhos e tipos de produto Comece digitando os títulos de cada um dos campos. Assim, em A3, tecle Tipo de produto. Em B3, Itens vendidos. Finalmente, em C3, digite Percentual de vendas por tipo. Aproveite também para entrar com os tipos de produtos. Em A4, tecle Calçados. Calçados . Em A5, Roupas masculinas. Em A6, Roupas femininas. Termine digitando Bonés em A7.

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B Cor de fundo e fonte Agora, mudaremos a cor de fundo e das letras no cabeçalho, para diferenciá-lo das células que receberão os dados de venda. Para isso, selecione de A3 a C3. Vá ao menu Formatar e escolha a opção Células. Passe para a aba Padrões. Escolha um azul escuro na seção Cor. Vá à aba Fonte. Na seção Cor,, abra as opções existentes Cor exis tentes e escolha branco. Clique em OK para confirmar as mudanças no cabeçalho.

C Bordas da tabela Para facilitar o preenchimento da tabela, vamos acrescentar uma borda separando todas as suas células. Assim, selecione de A3 a C7. Acesse o menu Formatar e escolha a opção Células. Passe para a aba Borda. Clique nos botões Contorno e Interna. Pressione o botão OK para confirmar a alteração na borda.

D Formatação em percentual As células do campo do percentual de vendas têm de mostrar, claro, números com o símbolo de porcentagem. Vamos, então, formatar as células para que usem percentuais. Para isso, selecione de C4 a C7. Vá ao menu Formatar e selecione a opção Células. Passe, na janela que abre, para a aba Número. Na seção Categoria, clique em Porcentagem. Pressione, então, o botão OK.

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PERCENTUAL COM ZERO À ESQUERDA Quer que os números abaixo de 10% fiquem com dois dígitos? Na aba Número, vá à opção Personalizado e digite, em Tipo, o texto 00%. Assim, nove por cento aparecerá como 09%.



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CÁLCULO DO TOTAL

Com a tabela de dados devidamente formatada, devemos agora criar as células e fórmulas que serão usadas para calcular o total. Para isso, além da formatação do cabeçalho do total, digitaremos a soma das células da tabela de dados.

A Cabeçalho

Começaremos digitando e formatando o cabeçalho dos totais. Tecle, então, em A9, o texto Total de itens. Pressione o botão de negrito (o que traz a letra N, na barra de ferramentas). Com isso as letras do cabeçalho de totais ganham maior destaque.

B Cor de fundo e da fonte

A seguir, seguir, iremos trocar as cores da célula do cabeçalho de totais. Para isso, selecione A9. Vá ao menu Formatar e clique na opção Células. Passe para a aba Padrões e escolha um verde escuro. Alterne, então, para a aba Fonte e, na seção Cor, Cor, escolha branco. Clique em OK.

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C Borda

Nosso total fica separado da tabela de dados. Por isso, vamos criar uma borda para seu cabeçalho e célula de resultado. Assim, selecione de A9 a B9. Vá ao menu Formatar e escolha a opção Células. Passe para a aba Borda. Pressione os botões Contorno e Interna. Clique, então, em OK.


D Fórmula da soma

Depois de formatar a seção de totais na planilha, chegou a hora de montar a fórmula que calcula a soma de itens vendidos. Comece selecionando a célula B9. Pressione o botão Inserir função (que traz fx escrito nele), na Barra de fórmulas. Na seção Selecione uma função, escolha SOMA e pressi pressione one OK. Agora, clique no campo Núm1 e, em seguida, selecione as células de B4 a B8. Aperte o botão OK e pronto. A soma está terminada.

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O EXCEL DÁ A FORMATAÇÃO Para quem está com a criatividade em baixa, o Excel traz opções prontas de formatação de células na opção AutoFormatação, que fica no menu Formatar Formatar..

PERCENTUAIS CORRETOS

A última operação para completar os dados da planilha, antes de fazermos o gráfico, é calcular os percentuais de vendas por tipo. Com o total já pronto, isso fica bem fácil. Veja como efetuar essa operação.

` CÉLULA FIXA

A Primeiro cálculo

Vamos digitar a fórmula de percentual só uma vez, deixando o trabalho de repetir os dados para o Excel. Comece, então, selecionando C4. Digite a fórmula =B4/$B$9. Note que a célula B9 foi transformada em $B$9. Os cifrões antes do nome da coluna e linha fixam a célula, já que o total a ser usado é o mesmo em todos os percentuais.

Ao digitar uma fórmula, existe uma maneira fácil de tornar uma célula fixa. Basta, após teclar o nome da célula, pressionar F4. Por exemplo, na fórmula dos percentuais do exemplo, digite =B4/B9, e antes de teclar Enter, pressione F4. A referência a B9 é automaticamente transformada em $B$9.


` IMAGEM PERSONALIZADA

B Copiando para todas

Agora, devemos copiar a fórmula para as outras células dos percentuais de venda. Para isso, selecione novamente C4. Vá ao menu Editar e selecione Copiar. Marque, então, as células cél ulas de C5 a C7. Volte ao menu Editar e, desta vez, clique em Colar. Pronto, todos os outros percentuais estão com as fórmulas corretas.

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MAIS CLIPART O site do Office conta ainda com mais opções de clipart. Para acessá-las, clique no link Clip-arts no Office Online. O único senão, que atrapalha algumas pessoas, é que o site é em inglês.

IMAGEM NA PLANILHA

Para dar um diferencial ao visual de nossa planilha, vamos adicionar uma imagem de clipart a ela. Essa imagem ficará ao lado da tabela de dados, na própria planilha. Veja como fazer isso.

A Busca do clipart

Vamos, inicialmente, buscar o desenho apropriado para a planilha. Para isso, vá ao menu Inserir, selecione a opção Imagem, Image m, e depois Clip-art. Note que aparece uma barra do lado la do direito da tela, que permite buscar o desenho de acordo com um texto digitado. Tecle, Tecle, então, na n a seção Procurar por por,, a palavra Roupas. Clique no botão Ir. Na parte central da barra, devem aparecer vários cliparts relacionados a roupas.

Não é preciso restringir-se a usar imagens de clipart nas planilhas. Para adicionar uma imagem existente no disco rígido, vá ao menu Inserir,, escolha Inserir esc olha Imagem e depois a opção Do arquivo. Localize a imagem desejada e clique em Abrir.

B Inserindo na planilha

Depois de buscar os cliparts, é hora de inserir um em nossa planilha. Assim, clique na imagem desejada. Note que ela aparece no meio da planilha. Clique nela, mantendo o botão do mouse pressionado e arraste-a para a esquerda da tabela de dados.

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MUDANÇA DE TAMANHO Além de permitir a movimentação das imagens, o Excel também deixa que mudemos o tamanho delas. Para isso, clique na imagem e depois no quadradinho no canto inferior direito, arrastando-o para dentro (diminui o tamanho) ou para fora (aumenta).

HORA DO GRÁFICO

Com todos os dados prontos na planilha, é o momento de adicionar o gráfico em pizza. A tarefa não é complicada, mas vamos mostrar como agir mesmo que os dados não tenham sido previamente selecionados, já que o Excel permite modificar modif icar as células usadas no gráfico rapidamente.

A Escolha do tipo

Para começar a inserção do gráfico, acesse o menu Inserir e selecione a opção Gráfico. Na janela que aparece, em Tipo de gráfico, escolha Pizza. Clique, no lado direito da janela, no gráfico com efeito tridimensional e pedaços separados (trata-se da quinta opção). Pressione, depois, o botão Avançar.



B Marcação das células

C Títulos dos pedaços

de dados

Devemos, agora, selecionar as células que indicam os dados do gráfico em pizza. Para isso, na janela que aparece, vá à aba Intervalo de dados. Marque, na seção Séries em, o itens Colunas. Agora, clique no campo Intervalo de dados. Em seguida, selecione as células de B4 a B7 na planilha.

Depois de selecionar os dados do gráfico, é preciso escolher as células que irão dar os títulos de cada um dos pedaços da pizza. Para isso, passe para a aba Série. Clique no campo Rótulos de categorias. Agora, selecione as células de A4 a A7. Pressione, então, o botão Avançar.

D Opções extras

A janela seguinte mostra opções extras, como digitar um título para o gráfico, colocar legendas em cada pedaço da pizza etc. Não vamos usar nenhuma delas nesse caso. Portanto, clique apenas em Avançar. E Nova planilha ou imagem?

Para completar nosso gráfico, devemos escolher se ele deve ser embutido como uma imagem na planilha existente ou em uma nova planilha. Queremos que ele fique abaixo da tabela de dados. Por isso, escolha a opção Como objeto em. Clique em Concluir para que o gráfico seja finalizado.

` GRÁFICO À LA CARTE Praticamente todos os elementos do gráfico (legendas, pedaços da pizza, títulos etc) podem ser alterados. Vale a pena clicar com o botão direito do mouse em todos eles para ver o que é possível alterar.

F Movimentando o gráfico

Nosso gráfico aparece no meio da planilha e, por isso, devemos movê-lo para a posição desejada (abaixo da tabela de dados). Para isso, clique em qualquer área branca no fundo do gráfico. Note que ele fica selecionado, o que é indicado por oito quadradinhos pretos ao seu redor redor.. Clique novamente na área branca, agora mantendo pressionado o botão do mouse. Arraste o gráfico para a posição desejada e solte o botão do mouse.

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CORES E EFEITOS 3D

Com o gráfico pronto, podemos variar o aspecto visual dele, trocando a cor de cada um dos pedaços. Ainda é possível girar o gráfico para deixar um dos dados em destaque. Veja como fazer isso rapidamente. A Mudança de cor

Clique em um dos pedaços do gráfico uma vez. Note que todos os pedaços são selecionados. Agora, clique novamente no mesmo pedaço, para selecionar apenas ele. A seguir, use o botão direito do mouse e selecione a opção Formatar ponto de dados. Na janela que aparece, clique na aba Padrões. Escolha uma nova cor para o pedaço, na seção Área e, depois, pressione o botão OK para confirmar a mudança. B O gráfico gira

Para rotacionar o gráfico, primeiro precisamos selecioná-lo. Para isso, clique na área branca de fundo dele. Note que toda a região fica selecionada. Agora, use o botão direito do mouse no gráfico e selecione a opção Exibição 3D. Na janela que aparece, use os botões com setas para girar e mudar a inclinação do gráfico. Clique, depois, em OK, para efetivar as mudanças feitas. 95

C O L E Ç Ã O D E C D S

ORDEM NOS CDS USE O EXCEL PARA CONTROLAR SUA COLEÇÃO DE CDS

A

pesar de servir principalmente para cálculos, o Excel também é ótimo para administrar e consultar listas. Vamos montar uma planilha para uma

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coleção de CDs. O mais legal é que, com os recursos de filtro do Excel, fica fácil achar o CD desejado ou mostrar os discos de um intérprete ou estilo musical.

TÍTULO DA PLANILHA

Antes de tudo, devemos criar um título para nossa planilha de coleção de CDs. Para isso, vamos digitar o texto dele, formatar o tamanho de suas letras e centralizá-lo em relação às células abaixo.

A Digitação e tamanho da letra

Comecemos pela digitação do título e a alteração do tamanho das letras. Para isso, selecione a célula A1 e tecle Coleção de CDs. Depois, vá às opções de tamanho de letras (que ficam ao lado do tipo da fonte). Escolha o tamanho 16.

` FILTRO PARA IMPRESSÃO

É possível imprimir apenas a relação de CDs de um intérprete. Para isso, aplique o filtro, vá ao menu Arquivo e selecione Imprimir Imprimir.. B Centralização

Devemos, agora, centralizar o título em relação às células que ficarão abaixo dele. Para isso, selecione de A1 a D1. Vá ao menu Formatar e escolha o item Células. Passe para a aba Alinhamento. Marque a opção Meclar células e, na seção Horizontal, escolha Centro. Clique, então, em OK, para confirmar as mudanças no título.

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CABEÇALHOS DOS DADOS

O próximo passo para montar a planilha é definir o cabeçalho dos dados, que conterá o nome de cada informação informa ção digitada nos CDs. Vamos usar quatro itens: título, intérprete, estilo musical e ano. Aproveitaremos para formatar as células, de forma que elas fiquem destacadas em relação à lista de CDs, que ficará nas linhas inferiore inferiores. s.

A Digitação

Vamos começar teclando os textos de cada item do cabeçalho. Para isso, digite Título, em A2. Em B2, Intérprete. Em C2, Estilo musical. Finalmente, em D2, tecle Ano.

` NOVOS CAMPOS

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BUSCA PERSONALIZADA As opções de exibição dos filtros não resolvem seu problema? Então acesse o item Personalizar e, na janela que aparece, digite um critério mais detalhado.

Depois de criar o filtro automático do Excel, você adicionou mais campos para os CDs na planilha? Crie o novo filtro, selecionando todo o cabeçalho, indo ao menu Dados, na opção Filtrar, e desmarcando AutoFiltro. Daí, vá ao menu e marque novamente o AutoFiltro para que a nova coluna também receba um filtro.

B Cor de fundo e letra

A seguir, vamos formatar a cor de fundo e da letra do cabeçalho. Para isso, selecione as células de A2 a D2. Acesse o menu Formatar e escolha a opção Células. Vá à aba Padrões e escolha uma cor azul. Passe para a aba Fonte e mude a seleção em Cor para branco.



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HORA DOS CDS

Agora, digite os dados dos CDs nas células abaixo dos campos, um por linha. Ao teclar os estilos musicais e intérpretes, mantenha uma padronização em seus nomes, para que, ao montar os filtros, o Excel consiga classificar cada estilo com seus respectivos CDs. Não se preocupe em digitar tudo de uma u ma só vez. Você pode salvar o arquivo e continuar posteriormente.

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FILTROS PARA OS CAMPOS

Com os CDs digitados, vamos criar os filtros que permitirão classificar os discos de acordo com qualquer um dos campos. Para isso, selecione as células de A2 a D2. Vá ao menu Dados e escolha a opção Auto Filtro. Note que aparecem setas ao lado de cada campo de c l as a s si s i f ic i c aç a ç ã o d os os CDs. Clicando nessas setas, é possível limitar a exibição dos CDs de acordo com as opções que aparecem nos menus.

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CONSULTAS CONSULT AS À COLEÇÃO

Com nossa planilha pronta, é só fazer consultas usando as setas ao lado de cada campo. Por exemplo, para limitar o intérprete, clique na seta ao lado de Intérprete, no cabeçalho, e indique qual o escolhido. É possível ainda ordenar cada campo em ordem crescente e decrescente. Para voltar para a lista completa, basta selecionar a opção (Tudo) no campo que foi usado para consultar os CDs. 98

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