Manual Excel

MANUAL DEL ESTUDIANTE

Microsoft® Office Excel 2003 2º Nivel ROBYN FRANCIS

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Microsoft Office Excel 2003 2º Nivel

Robyn Francis

Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel Número de parte: 084266 Edición: del curso 1.0

RECONOCIMIENTOS Equipo en el proyecto Organizador de planes de estudio y redactor de textos técnicos: Robyn Francis • Gerente de contenido: Christopher Clark • Editores senior de contenido : Elizabeth M Fuller, Peter Bauer and Christy D Johnson • Editores senior de material : J-P Altieri and Lance Anderson • Diseño de Impresiones: Larry Conrow • Especialista técnico de proyectos: Michael Toscano

AVISOS DESLINDE DE RESPONSABILIDADES: Aunque Element K Press LLC toma sus recaudos para asegurar la precisión y calidad de estos materiales, no podemos garantizar dicha precisión y todos los materiales se brindan sin garantía alguna, incluyendo, pero sin limitarse a, las garantías implícitas de comerciabilidad o adecuación para un propósito en particular. El nombre que se usa para los archivos de datos de este curso pertenece a una empresa ficticia. Cualquier similitud con empresas actuales o futuras es simple coincidencia. No creemos haber usado el nombre de ninguna persona real al crear este curso, pero si lo hemos hecho, sírvase avisarnos y lo cambiaremos en la próxima revisión del curso. Element K es un proveedor independiente de soluciones de capacitación integradas para individuos, empresas, instituciones educativas y agencias gubernamentales. El uso de pantallas, fotografías de productos de otra entidad, o cualquier nombre de producto o servicio de otra entidad en este libro obedece a propósitos exclusivamente editoriales. Ningún uso de este tipo debe interpretarse como demostración de auspicio o aval del libro por parte de dicha entidad ni como afiliación de la entidad con Element K. El presente curso puede contener vínculos a sitios de Internet que son propiedad de terceros (″Sitios Externos″) y operados por ellos. Element K no se hace responsable por la disponibilidad de ningún Sitio Externo ni del contenido que se ubique en el mismo ni a través de él. Comuníquese con Element K si tiene alguna duda con respecto a este tipo de vínculos o Sitios Externos. AVISOS DE MARCAS COMERCIALES Element K y el logotipo de Element K son marcas comerciales de Element K LLC. Office 2003 es una marca registrada de Microsoft Corporation en EE.UU. y otros países; los productos y servicios de Microsoft Corporation que se analizan o describen pueden ser marcas comerciales de Microsoft Corporation. Todos los demás nombres de productos y servicios que se usan a lo largo de todo este libro pueden ser marcas comerciales de ley común o registradas de sus respectivos propietarios. Copyright © 2003 Element K Content LLC. Todos los derechos reservados. Las pantallas que se usan con propósitos ilustrativos son propiedad del titular de los derechos del software. Queda prohibida la reproducción y la transmisión de esta publicación o de cualquier parte de la misma, en cualquier forma y por cualquier medio, electrónico o mecánico, incluyendo la fotocopia, grabación o almacenamiento en un sistema de recuperación de información u otros modos, sin el permiso expreso escrito de Element K, 500 Canal View Boulevard, Rochester, NY 14623, (585) 240-7500, (800) 434-3466. El sitio WWW de Element K Courseware LLC se localiza en www.elementkcourseware.com. Este libro no confiere ningún derecho sobre el software u otros productos sobre los cuales se escribió: todo uso o licencia sobre dicho software u otros productos es responsabilidad del usuario, de acuerdo con los términos y condiciones del propietario. No haga copias ilegales de libros ni software. Si cree que este libro, materiales relacionados o cualquier otro material de Element K están siendo reproducidos o transmitidos sin permiso, llame al 1-800-478-7788.

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Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

Este logotipo significa que el presente curso ha sido aprobado por el Programa de Especialistas en Microsoft Office lo cual lo ubica entre los mejores para el aprendizaje de Microsoft Excel 2003. También implica que, al terminar este curso, estará preparado para presentar un examen de calificación como Especialista en Microsoft Office. ¿Qué significa ser especialista en Microsoft Office? Un especialista en Microsoft Office es una persona que ha aprobado los exámenes para certificarse en una o más de las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office tales como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Access, o Microsoft Project. El Programa de Especialista en Microsoft Office ofrece normalmente exámenes en los niveles de habilidad“Fundamentos”y“Experto” El Programa de Especialista en Microsoft Office es el único programa en el mundo aprobado por Microsoft para evaluar el nivel de habilidad en las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office y Microsoft Project. Este programa de evaluación puede ser una valiosa herramienta al buscar empleo o como superación profesional. Para obtener más información sobre cómo llegar a ser un especialista en Microsoft Office, visite www.microsoft.com/officespecialist. Para obtener más información sobre otros cursos de especialista en Microsoft Office aprobados por Element K, visite www.elementkcourseware.com. *La disponibilidad de los exámenes para certificarse como especialista en Microsoft Office varía según la aplicación, la versión de la misma, y el idioma. Visite www.microsoft.com/officespecialist para revisar la disponibilidad de exámenes. Microsoft, el logotipo de Microsoft Office, PowerPoint, y Outlook son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos de América y/o en otros países, y el logotipo de especialista en Microsoft Office se utiliza bajo licencia del propietario. Element K es independiente de Microsoft Corporation, y no está afiliado con Microsoft de manera alguna. Esta publicación puede utilizarse para ayudar estudiantes a prepararse para el examen de especialista en Microsoft Office. Ni Microsoft, ni su administrador de programa designado o el revisor del curso, así como tampoco Element K garantizan que el uso de esta publicación asegure la aprobación del examen pertinente.

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NOTAS

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CONTENIDO

MICROSOFT® OFFICE EXCEL 2003: 2º NIVEL LECCIÓN 1: CREAR Y APLICAR PLANTILLAS A. Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

B. Crear una plantilla personalizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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C. Trabajar con comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Comentario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

D. Crear un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 E. Utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web. . . . . . . . . . . . . . . 19 Herramientas de búsqueda con base en la Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

LECCIÓN 2: CREAR Y MODIFICAR GRÁFICOS A. Crear un gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Tipos de gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 B. Dar formato a los elementos de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Elementos de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 C. Cambiar el tipo de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 D. Crear un diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

LECCIÓN 3: TRABAJAR CON OBJETOS GRÁFICOS A. Insertar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 B. Crear autoformas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Autoformas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Contenido

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CONTENIDO C. Darle formato a objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 D. Cambiar el orden de los objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Transposición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 E. Agrupar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Agrupar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 F. Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

LECCIÓN 4: CALCULAR USANDO FÓRMULAS AVANZADAS A. Crear y aplicar un nombre para un rango de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Nombre de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 B. Calcular en varias hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Referencia de celda tridimensional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 C. Realizar cálculos con las funciones Fecha y hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Categorías de funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Funciones de Fecha y hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 D. Realizar cálculos usando funciones financieras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Funciones financieras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 E. Realizar cálculos utilizando funciones estadísticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Funciones estadísticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 F. Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia . . . . . . . . . . . . 95 Funciones de búsqueda y referencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 G. Realizar cálculos usando funciones lógicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Funciones lógicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

LECCIÓN 5: ORDENAR Y FILTRAR DATOS A. Ordenar listados de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 B. Filtrar listados de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 C. Crear y aplicar filtros avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Opciones de filtro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 D. Realizar cálculos usando base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Funciones de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 vi


CONTENIDO E. Agregar subtotales a una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Subtotales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

LECCIÓN 6: USAR EXCEL EN LA WEB A. Exportar datos Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Exportar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Tipos de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 B. Publicar una hoja de trabajo en la Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 C. Importar datos de la Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Importar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 D. Crear una consulta Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Consulta Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

APÉNDICE A: PROGRAMA DE ESPECIALISTA EN MICROSOFT OFFICE LABORATORIOS DE LA LECCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 SOLUCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 ÍNDICE

Contenido

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

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NOTAS

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INTRODUCCIÓN

ACERCA DEL CURSO En Microsoft® Offıce Excel 2003: 1er. Nivel, usted creó, editó, formateó, e imprimió hojas de cálculo básicas. Ahora tiene necesidad de optimizar tareas repetitivas y mostrar datos de hojas de cálculo de manera más efectiva. En este curso, utilizará Excel 2003 de Microsoft para optimizar y mejorar las hojas de cálculo con plantillas, gráficas, gráficos, y fórmulas. Usted se ha tomado el tiempo para ingresar todos los datos en un libro de trabajo. Los datos, una vez en docenas de hojas de papel, ahora están disponibles en un formato electrónico. Conoce los datos al derecho y al revés; sin embargo, cualquier otra persona no familiarizada con los datos puede no entender, de un simple vistazo, lo que representan. Si usted organiza los datos, los muestra en un gráfico, optimiza la entrada de los mismos y hace que el libro de trabajo esté disponible en un formato Web, tendrá sin duda, datos susceptibles de ser analizados en múltiples formas por otras personas.

Descripción del curso A quiénes está dirgido este curso Este curso fue diseñado para estudiantes que desean adquirir las habilidades necesarias para crear plantillas, ordenar y filtrar datos, importar y exportar datos, analizar datos, y trabajar con Excel en la Web. Además, este curso ayuda a preparar a los estudiantes que deseen capacitarse para el examen de especialista en Microsoft Office en Excel o en el módulo 2 y quienes ya tengan conocimiento de los fundamentos de Excel, incluyendo la creación, edición, formato, e impresión de hojas de trabajo básicas.

Prerrequisitos del curso Para asegurar el éxito, recomendamos que se tenga experiencia en crear, editar, dar formato, guardar, e imprimir hojas de cálculo básicas en Excel 2003 de Microsoft. Para adquirir este nivel de habilidad, los estudiantes pueden tomar el siguiente curso de Element K: • Microsoft Excel 2003: 1er. Nivel Además, es muy recomendable tener experiencia en navegar en la red.

Introducción

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INTRODUCCIÓN

Cómo usar este libro Como Guía de aprendizaje Cada lección abarca un tema amplio o un conjunto de temas relacionados. Las lecciones están organizadas en orden de destreza creciente con Excel 2003 de Microsoft Offıce; las habilidades que se adquieren en una lección se usan y desarrollan en las subsiguientes. Por este motivo, se debe trabajar a través de las lecciones de manera secuencial. Hemos organizado cada lección en temas orientados hacia los resultados. Los temas incluyen toda la información relevante y de apoyo que se necesita para dominar Excel 2003 de Microsoft, las actividades permiten aplicar esta información a ejemplos prácticos. Se hace probar cada habilidad nueva en un archivo de muestra especialmente preparado. Esto ahorra tiempo de tecleo y permite concentrarse en la habilidad que se tiene entre manos. A través del uso de archivos de muestra, actividades prácticas, ilustraciones que brindan retroalimentación en pasos cruciales e información pertinente general de apoyo, este libro suministra los cimientos y la estructura para aprender Excel 2003 de Microsoft Offıce rápida y fácilmente.

Como Herramienta de revisión La eficacia de cualquier método de instrucción sólo depende del tiempo y esfuerzo que se esté dispuesto a invertir en él. Además, parte de la información que se aprende en clase puede no resultar importante en lo inmediato, pero quizás lo sea más adelante. Por este motivo, le alentamos a dedicar cierto tiempo a la revisión de los temas y actividades después del curso. Para tener un estímulo adicional al revisar actividades, pruebe con la columna “Qué hacer ”antes de mirar la columna “Cómo hacerlo”.

Como Referencia La organización y diseño del libro lo hacen fácil de usar como herramienta de aprendizaje y como referencia después de clase. Este libro se puede usar como primera fuente para obtener definiciones de términos, información pertinente sobre temas dados y resúmenes de procedimientos. El presente curso es uno de una serie de títulos de enseñanza de Element K que trata un conjunto de habilidades para especialista en Microsoft Office (Especialista en Office). El programa de Especialista en Office es para personas que utilizan software empresarial de escritorio de Microsoft y buscan reconocimiento por su destreza en ciertos productos específicos de Microsoft. Los candidatos a certificación deberán aprobar uno o más exámenes de destreza a fin de obtener certificación como especialista en Office.

Objetivos del curso En este curso, podrá aplicar elementos visuales y fórmulas avanzadas a una hoja de trabajo para mostrar los datos en distintos formatos. Usted podrá: • crear y aplicar plantillas. •

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crear y modificar gráficos.


INTRODUCCIÓN •

trabajar con objetos gráficos.

•

calcular usando fórmulas avanzadas.

•

ordenar y filtrar datos.

•

usar Excel en la Web.

Requisitos para el curso Hardware Para este curso, necesitará una computadora para cada estudiante y una para el instructor. Cada computadora requerirá como mínimo los siguientes componentes: •

Un procesador clase Pentium 233 MHz si utiliza como sistema operativo Windows XP Profesional. Se recomiendan 300 MHz.

•

Un procesador clase Pentium 133 MHz si utiliza como sistema operativo Windows 2000 Profesional.

•

128 MB de RAM.

•

Un disco duro de 5 GB o mayor si utiliza como sistema operativo Windows XP Profesional. Deberá tener al menos 600 MB de espacio disponible en el disco duro para la instalación de Office.

•

Un disco duro de 3 GB o mayor si utiliza como sistema operativo Windows 2000 Profesional. Deberá tener al menos 600 MB de espacio disponible en el disco duro para la instalación de Office.

•

Una unidad para disquetes de 3.5″.

•

Un mouse o algún otro dispositivo apuntador.

•

Un monitor de 800 x 600 de resolución.

•

Tarjeta y cableado de red para el acceso a la red local.

•

Acceso a Internet (consulte al administrador de su red local).

•

Una impresora (opcional).

•

Un sistema de proyección para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.

Software •

Ya sea Windows XP Profesional con Service Pack 1, o bien Windows 2000 Profesional con Service Pack 3.

•

Edición Enterprise Profesional 2003 de Microsoft.

Introducción

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INTRODUCCIÓN

Preparación de la clase Para la organización inicial de la clase 1.

Instale Windows 2000 Profesional o Windows XP Profesional en una partición vacía. •

Deje en blanco la contraseña del administrador.

•

Para todos los demás parámetros de instalación, utilice valores que sean apropiados para su entorno (consulte al administrador de su red local para obtener detalles).

2.

En Windows 2000 Profesional, cuando se ejecute el Asistente para identificación de red después de la instalación, seleccione la opción Los usuarios deben introducir un nombre de usuario y contraseña para usar esta computadora. (Este paso asegura que los estudiantes puedan ingresar como el usuario administrador sin importar qué otras cuentas de usuario existan en la computadora.)

3.

En Windows 2000 Profesional, en la ventana Introducción a Windows 2000, quite la marca Mostrar esta pantalla al inicio. Haga clic en Salir.

4.

En Windows 2000 Professional, establezca una resolución de 800 x 600 en pantalla: Haga clic con el botón derecho en el escritorio y seleccione Propiedades. Seleccione la ficha Configuración. Mueva el control deslizante del área de pantalla a 800 x 600 pixeles. Haga dos veces clic en Aceptar, luego haga clic en Aceptar.

5.

En Windows 2000 Profesional, instale Service Pack 3. Utilice los valores predeterminados de instalación de Service Pack.

6.

En Windows XP Profesional, deshabilite la pantalla de bienvenida. (Este paso asegura que los estudiantes puedan ingresar como el usuario administrador sin importar qué otras cuentas de usuario existan en la computadora.) Haga clic en Inicio, elija Panel de control, y haga clic en Cuentas de usuarios. Haga clic en Cambiar la forma en la que los usuarios inician y cierran sesión. Desmarque Usar la Pantalla de bienvenida. Haga clic en Aplicar opciones.

7.

En Windows XP Profesional, instale Service Pack 1. Utilice los valores predeterminados de instalación de Service Pack.

8.

En cualquiera de esos sistemas operativos, instale un controlador para impresora (un dispositivo de impresión físico es opcional).

9.

•

Para Windows XP Profesional, haga clic en Inicio y elija Impresoras y faxes. Bajo Tareas de Impresora, haga clic en Agregar una impresora y siga las indicaciones.

•

Para Windows 2000 Profesional, haga clic en Inicio y elija Configuración → Impresoras. Ejecute el Asistente para agregar impresoras y siga las indicaciones.

Ejecute el Asistente para conexión a Internet para establecer la conexión a Internet más apropiada para usted, si es que no hizo esto durante la instalación.

10. Inicie sesión en la computadora como el usuario administrador si no lo ha hecho aún. 11. Lleve a cabo una instalación completa de Edición Profesional Enterprise 2003 de Microsoft Office. 12. Minimice la Barra de idioma si aparece. 13. Extraiga los archivos de datos del curso desde el CD-ROM suministrado con el manual de curso. En el CD-ROM del curso, abra la carpeta 084_261. Después, abra la carpeta Datos. Ejecute el archivo autoextraíble 084261.dd.exe localizado en la misma. Ello instalará una carpeta llamada 084261Datos en la unidad C. Esta carpeta contiene todos los archivos de datos que usted utilizará para completar este curso. Necesita mover los archivos de datos a la carpeta Mis documentos del usuario administrador. xii


INTRODUCCIÓN Antes de cada clase 1.

Inicie sesión en la computadora como el usuario del administrador.

2.

Elimine todos los archivos de datos existentes de la carpeta Mis documentos.

3.

Extraiga una copia reciente de los archivos de datos del curso del CD-ROM suministrados con el manual de curso.

Lista de archivos adicionales Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirán para completar esa actividad. Muchas actividades también requieren archivos adicionales que los estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos archivos de apoyo están incluidos

Introducción

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NOTAS

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LECCIÓN 1

LECCIÓN 1

Duración de la lección 1 hora(s)

Crear y aplicar plantillas Objetivos de la lección: En esta lección, podrá crear y aplicar plantillas. Usted podrá: • Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla. •

Crear una plantilla personalizada.

•

Agregar comentarios a una hoja de trabajo.

•

Crear un hipervínculo.

•

Utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web.

Lección 1: Crear y aplicar plantillas

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LECCIÓN 1 Introducción Probablemente haya creado suficientes libros de trabajo para darse cuenta de que muchos de ellos contienen formato y datos iguales o similares. Ahora desea automatizar este proceso. En esta lección, utilizará Excel 2003 de Microsoft Excel para crear y aplicar plantillas al libro de trabajo. Primero usted crea un libro de trabajo, agrega datos, realiza cálculos, y luego da formato al libro de trabajo. Entonces hace cambios, algunas veces más de una vez. Al usar plantillas, sin embargo, no tiene que realizar este proceso cada vez que cree un libro. Simplemente se utiliza una plantilla para crear un libro de trabajo pre-configurado.

TEMA A Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Ya ha formateado de manera manual un libro de trabajo y ha creado fórmulas básicas. Puede haber ocasiones, sin embargo, en las que no desee elaborar todo un libro de trabajo partiendo de cero. En este caso, querrá crear un libro de trabajo a partir de una plantilla. Para crear un nuevo libro de trabajo, se empieza con una hoja de trabajo en blanco. Se tienen que ingresar los datos, crear fórmulas, agregar formato, y cuando está casi lista, habrá cambios. Sin embargo, en una plantilla Excel, el formato y las fórmulas ya están hechas para usted, todo lo que necesita hacer es ingresar los datos.

Plantilla Definición: Una plantilla es un libro de trabajo que contiene formato, fórmulas y texto preconfigurados. Simplemente carece de datos reales. Usted puede usar plantillas preconfiguradas a partir de los archivos de programa Excel, desde el sitio Web Galería de plantillas de Microsoft, o bien, crear una plantilla partiendo de un libro de trabajo existente. Las plantillas tienen una extensión de archivo .xlt en vez de una extensión de archivo .xls usada en los libros de trabajo. Además, puede crear múltiples libros de trabajo partiendo de una sola plantilla. Nombres de archivo para libros de trabajo creados a partir de plantillas Cuando se crea un libro de trabajo a partir de una plantilla, el nombre de archivo del libro es el mismo que el nombre de archivo de la plantilla con un número que se agrega al mismo. Además, la extensión del archivo cambia de .xlt, para una plantilla, a .xls, indicando que se ha creado un libro de trabajo a partir de una plantilla.

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LECCIÓN 1 Ejemplo: Una plantilla

Cómo crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Referencia de procedimiento: Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Excel Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Excel: 1.

Con Excel abierto, haga clic en la flecha desplegable en el panel de tareas y seleccione Nuevo libro.

2.

En el panel de tareas Nuevo libro, bajo Plantillas, haga clic en Mi PC.

3.

Si es necesario, haga clic en la ficha Soluciones de hoja de cálculo para mostrar plantillas adicionales.

4.

Seleccione la plantilla que desee usar.

5.

Hacer clic en Aceptar. También puede hacer doble clic en la plantilla para abrirla en Excel.

Referencia de procedimiento: Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Microsoft.com Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla en Microsoft.com: 1.

Con Excel abierto, haga clic en la flecha desplegable en el panel de tareas y seleccione Nuevo libro.

2.

En el panel de tareas Nuevo libro, bajo Plantillas en Microsoft.com, en el cuadro de texto Buscar en línea, ingrese el tipo de plantilla que desee encontrar.

3.

Haga clic en Ir.


3

LECCIÓN 1 Si es la primera vez que abre plantillas en línea, tendrá que aceptar el contrato de licencia a fin de proceder.

4.

En el listado Resultados de la búsqueda, seleccione la plantilla a usar.

5.

Haga clic en Descargar ahora para abrir una copia de la plantilla en un libro de trabajo.

ACTIVIDAD 1-1 Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Punto de partida: La computadora está encendida y no hay programas ejecutándose. Situación: Usted trabaja para una cadena grande de tiendas para mascotas llamada Tienda de mascotas de Raquel. Cada tienda registra sus ventas en un libro de registros con copia al carbón. Ahora que la empresa ha comenzado a utilizar Excel, la presidenta de la cadena quisiera comenzar a utilizar una versión electrónica de una factura de venta. Ella le ha pedido buscar una plantilla Excel y crear una factura de muestra para que la pueda revisar. Qué se hace 1.

Muestre las plantillas de libro de trabajo disponibles en la computadora.

Cómo se hace a. Con Excel abierto, haga clic en la flecha desplegable en el panel de tareas y seleccione Nuevo libro. b. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo Plantillas, haga clic en Mi PC.

c. En el cuadro de diálogo Plantillas, haga clic en la ficha Soluciones de hoja de cálculo. 2.

4

¿Qué plantilla usaría en este caso?


LECCIÓN 1 3.

Seleccione la plantilla adecuada para crear una factura.

a. Seleccione la plantilla Factura. b. Hacer clic en Aceptar. Se abre un nuevo libro de trabajo llamado Factura 1.

4.

Personalíce la plantilla para las tiendas de mascotas de Raquel.

a. Haga clic en la celda que contiene el texto Escriba la información de la organización. b. Teclee Tienda de mascotas de Raquel c. Desplácese a la parte inferior de la hoja de trabajo. d. Haga clic en la celda que contiene el texto Escriba el mensaje de despedida. e. Teclee ¡Gracias por comprar con Raquel!

5.

Guarde y cierre el libro de trabajo.

a. Elija Archivo→Cerrar. b. Cuando se le pida guardar los cambios en Factura 1, haga clic en Aceptar. c. En el cuadro de texto Nombre de archivo, teclee Mi Factura d. Haga clic en Guardar.


5

LECCIÓN 1

ACTIVIDAD OPCIONAL 1-2 Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Web Punto de partida: Microsoft Excel se está ejecutando. Se abre un libro de trabajo en blanco. Situación: Algunas de las tiendas tienen clientes que regularmente compran, en gran cantidad, comida y artículos varios para sus mascotas. A estos clientes se les permite tener crédito con su tienda en tanto se mantengan al día en sus pagos. A los gerentes de las tiendas les gustaría un estado de cuenta electrónico para darle seguimiento a los cargos y abonos de los clientes. Qué se hace 1.

Localice una plantilla de informe de facturación en Microsoft.com.

Cómo se hace a. Con Excel abierto, elija Ver→Panel de tareas. b. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo Plantillas en Microsoft.com, en el cuadro de texto Buscar en línea, teclee factura

c. Haga clic en Ir. d. Desde el listado Resultados de la búsqueda, haga clic en Factura de servicios con deducción de depósito.

Si es la primera vez que abre plantillas en línea, tendrá que aceptar el contrato de licencia a fin de proceder.

6


LECCIÓN 1 2.

Personalíce la plantilla para las tiendas de mascotas de Raquel.

a. Haga clic en Descargar ahora. b. Si aparece ayuda adicional, haga clic en Aceptar. c. En la celda A1, teclee Tienda de mascotas de Raquel d. Si se requiere, en la celda A12, ingrese la fecha de hoy.

3.

Guarde el libro de trabajo como Mi factura de servicios con deducción de depósito1 y cierre el libro de trabajo.

a. Elija Archivo→Cerrar. b. Cuando se le pida guardar los cambios de Informe de facturación 1, haga clic en Aceptar. c. En el cuadro de texto Nombre de archivo, teclee Mi factura de servicios con deducción de depósito1 d. Haga clic en Guardar.

TEMA B Crear una plantilla personalizada Ha creado un libro de trabajo a partir de una plantilla, pero no siempre una plantilla preconfigurada puede satisfacer requerimientos específicos de un libro de trabajo. En este caso, querrá crear una plantilla personalizada. Aunque una plantilla pre-configurada es útil, está limitada a los formatos y fórmulas usados para crearla. Puede ser que en la plantilla se requieran formatos o fórmulas similares o completamente distintos a la misma. Podría modificar una plantilla existente, pero tal vez tardaría mucho tiempo en realizar los cambios. En vez de ello, una plantilla personalizada permite usar el formato y las fórmulas que desee, para así crear una plantilla que satisfaga lo que usted necesita.

Cómo crear una plantilla personalizada Referencia de procedimiento: Crear una plantilla personalizada Para crear una plantilla personalizada: 1.

Abra el libro de trabajo que desee usar como plantilla.

2.

Elija Archivo→Guardar como.


7

LECCIÓN 1 3.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de la plantilla.

4.

En el listado desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla. Esto automáticamente cambiará la ubicación Guardar en a la carpeta Plantillas. Si desea guardar la plantilla en un lugar diferente, seleccione la ubicación una vez seleccionado el tipo de archivo.

5.

Haga clic en Guardar.

ACTIVIDAD 1-3 Crear una plantilla personalizada Archivos de datos: •

Presupuesto.xls

Situación: Beto Peña, el gerente de la tienda #33, ha creado una hoja de trabajo presupuestal para mostrar el ingreso y los gastos mensuales en su tienda. La presidenta de la empresa ha visto la hoja y quiere que todos los gerentes de las sucursales usen la hoja de trabajo. La presidenta le pide a usted crear una plantilla a partir de un libro de trabajo y personalizarla para que sea genérica y cualquier gerente pueda utilizarla. Qué se hace 1.

Guarde el libro de trabajo como plantilla.

Cómo se hace a. En Mis documentos, abra Presupuesto. xls. b. Elija Archivo→Guardar como para abrir el cuadro de diálogo Guardar como. c. En el cuadro de texto Nombre de archivo, teclee Mi presupuesto. d. En el listado desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla (*.xlt). Esto automáticamente cambiará el listado desplegable Guardar en para así mostrar la carpeta Plantillas. e. Haga clic en Guardar.

8


LECCIÓN 1 2.

Elimine los datos de la hoja que pertenezcan a una tienda en específico y reemplace con marcadores de posición genéricos. Guarde el archivo cuando haya terminado.

a. En la celda A2, teclee Tienda # b. En la celda B2, teclee Gerente c. En la celda A4, teclee Año d. Guarde y cierre el libro de trabajo.

TEMA C Trabajar con comentarios Creó una plantilla personalizada y ahora otras personas quisieran usarla. ¿Qué pasa si esas personas tienen preguntas relacionadas con el uso de la plantilla? Puede ofrecer ayuda en un libro de trabajo agregando comentarios. Puede haber ocasiones en que usted quiera agregar información de texto a la hoja de trabajo para explicar o brindar asistencia en ciertas celdas. Las líneas de texto grandes en las celdas pueden ser de utilidad, pero ocupan un valioso espacio y afectan la presentación final del documento. Por otra parte, los comentarios pueden usarse en cualquier parte de un libro de trabajo y aparecen sólo cuando se necesitan.

Comentario Definición: Un comentario es texto que pertenece al contenido de una celda en específico. Los comentarios se muestran en un cuadro de texto emergente en vez de una celda en la hoja de trabajo. Cuando una celda contiene un comentario, aparece un triángulo rojo pequeño en la esquina superior derecha de la celda. Los comentarios pueden ser usados en cualquier celda, sin importar el tipo de datos que la celda contenga. Los comentarios están ocultos de manera predeterminada y se hacen visibles cuando se pasa el puntero del mouse sobre la celda que contiene el comentario.


9

LECCIÓN 1 Ejemplo: Comentario

Cómo trabajar con comentarios Referencia de procedimiento: Agregar un comentario Para agregar un comentario: 1.

Seleccione la celda donde desee agregar un comentario.

2.

Elija Insertar→Comentario. Aparece un cuadro de texto de comentario en amarillo. También puede hacer clic con el botón derecho en la celda y desde el menú de accesos directos, elegir Insertar comentario

3.

Teclee el texto del comentario. Si no quiere que su nombre aparezca en el comentario, seleccione y elimine el nombre.

4.

Si desea visualizar el comentario, haga clic en cualquier otra celda en la hoja de trabajo y luego muévase sobre la celda con el comentario.

Referencia de procedimiento: Modificar un comentario Para modificar un comentario: 1.

Haga clic con el botón derecho donde se localiza el comentario.

2.

En el menú de accesos directo, elija Modificar comentario.

3.

Aparece un cuadro de texto de comentario. Haga los cambios necesarios.

Referencia de procedimiento: Eliminar un comentario Para eliminar un comentario: 1.

10

Haga clic con el botón derecho donde se localiza el comentario. Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

LECCIÓN 1 2.

En el menú de accesos directos, elija Eliminar comentario.

ACTIVIDAD 1-4 Agregar comentarios Archivos de datos: •

Plantilla Informe de facturación.xlt

Situación: Usted encontró una plantilla para informes de facturación; sin embargo, el personal de la tienda que usa la plantilla no está seguro de la información que se requiere. Usted necesita agregar comentarios para ayudar a que el personal que trabaja en las tiendas complete, en la hoja de trabajo, las secciones de información sobre una tienda en específico así como sobre los clientes. Usted quiere guardar los cambios en la plantilla. Qué se hace 1.

En el libro de trabajo Plantilla Informe de facturación.xlt, en la hoja de trabajo Informe, agregue un comentario a la celda A4 para pedirle al empleado que ingrese su número de tienda.

Cómo se hace a. Abra el libro de trabajo Plantilla Informe de facturación. b. Seleccione la celda A4. c. Elija Insertar→Comentario para abrir un cuadro de texto de comentario. d. En el cuadro de texto de comentario, teclee Ingrese el número de tienda. e. Haga clic en cualquier otra celda para ocultar el comentario. Tome en cuenta que la celda ahora contiene un triángulo rojo en la esquina superior derecha para indicar que hay un comentario asociado con la misma.

f.


Desplácese sobre la celda para mostrar el comentario.

11

LECCIÓN 1 2.

Agregue un comentario a la celda E11 para pedir al empleado que ingrese el nombre propio, o bien, el nombre de la empresa.

a. Seleccione la celda E11. b. Haga clic con el botón derecho y elija Insertar comentario. c. En el cuadro de texto de comentario, teclee Ingrese el nombre de la empresa del cliente, o bien, si no hay nombre de la empresa, ingrese el nombre y apellido del cliente.

3.

¿Qué otros comentarios podría usted agregar a esta plantilla para hacerla más fácil de usar?

4.

Agregue un comentario en la celda E15 para usarla como contacto con la empresa, si es posible. Guarde el archivo cuando haya terminado.

a. Seleccione la celda E15. b. Haga clic con el botón derecho y elija Insertar comentario. c. En el cuadro de texto de comentario, teclee Use esta celda para ingresar un contacto en la empresa (nombre de la persona), si hay alguno disponible. d. Guarde la plantilla.

12


LECCIÓN 1

ACTIVIDAD 1-5 Modificar un comentario Punto de partida: Está abierto Plantilla Informe de facturación.xlt. Situación: Ha recibido comentarios de algunas de las tiendas con relación a la plantilla Informe de facturación. Algunos gerentes mencionaron que los nuevos empleados no saben el número de la tienda donde trabajan. Le han pedido a usted modificar el comentario y agregar información para que los empleados acudan a los gerentes cuando necesiten información. Qué se hace 1.

Edite el comentario en la celda A4 para dirigir a los empleados con sus gerentes cuando necesiten más información.

Cómo se hace a. Haga clic con el botón derecho en la celda A4. b. En el menú de accesos directos, elija Modificar comentario. Habrá un punto de inserción intermitente en el cuadro de texto de comentario. c. Con el punto de inserción al final del texto, teclee Si no está seguro del número de tienda, consulte al gerente.


13

LECCIÓN 1

ACTIVIDAD 1-6 Eliminar un comentario Punto de partida: Está abierto Plantilla Informe de facturación.xlt. Situación: La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel mencionó que el departamento de contabilidad del corporativo va a elaborar un listado de identificaciones de los clientes y distribuirá el listado a cada una de las tiendas. Usted ya no necesita que el comentario indique a los empleados que llamen al departamento de contabilidad del corporativo para obtener los números de los clientes. Qué se hace 1.

Elimine el comentario en la celda B13 y guarde el archivo.

Cómo se hace a. Haga clic con el botón derecho en la celda B13. b. En el menú de accesos directos, elija Eliminar comentario. Tome en cuenta que el triángulo rojo en la esquina superior derecha ya no está, indicando que no hay ya comentario en la celda.

14


LECCIÓN 1

TEMA D Crear un hipervínculo En la plantilla usted puede hacer que los que la usen, abran una dirección de correo electrónico, otro archivo, o bien, información de la Web desde el mismo libro de trabajo. Usted puede ayudar a lograrlo al crear un hipervínculo. Una persona que tenga una pregunta sobre la plantilla que usted personalizó, pero que no tenga manera de contactarlo, puede no llegar a utilizarla correctamente y en todo caso, puede que no la utilice del todo. Para evitarlo, puede usted crear un hipervínculo que conformará un mensaje de correo electrónico para la persona y automáticamente el mensaje le será enviado a usted.

Hipervínculo Un hipervínculo es la conexión entre una celda específica en una hoja de trabajo y: • Un archivo existente (tal como un documento Word) o una página Web. •

Otra celda en el mismo libro de trabajo.

•

Un nuevo documento.

•

Una dirección de correo electrónico.


15

LECCIÓN 1 Al insertar un hipervínculo, deberá ingresar un nombre para el vínculo. El nombre del vínculo entonces aparece en la celda como un elemento activo, susceptible de hacer clic en él en la hoja de trabajo. Al hacer clic en el vínculo, la pantalla automáticamente muestra el archivo, la página Web, o el mensaje de correo electrónico indicado en el hipervínculo.

Cómo crear un hipervínculo Referencia de procedimiento: Crear un hipervínculo Para crear un hipervínculo: 1.

Seleccione la celda en la cual desea crearlo.

2.

Elija Insertar→Hipervínculo.

3.

Determine el tipo de hipervínculo que desea. Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente a.

Bajo el encabezado Vincular a, elija Archivo o página Web existente.

b.

En el cuadro de texto Texto, ingrese el nombre para el hipervínculo.

c.

Teclee el nombre completo del archivo (incluyendo la ruta) o bien, elija el archivo o página Web desde el listado.

Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico a.

Bajo el encabezado Vincular a, elija Dirección de correo electrónico.

b.


c.

Ingrese el asunto para el correo.

d.

Ingrese la dirección de correo electrónico o elija una de las recién usadas.

Crear un hipervínculo a un lugar del documento a.

Bajo el encabezado Vincular a, elija Lugar de este documento.

b.


c.

Ingrese la referencia de celda o seleccione un lugar del listado.

Crear un hipervínculo a un nuevo documento

4.

a.

Bajo el encabezado Vincular a, elija Crear nuevo documento.

b.


c.

En el cuadro de texto Nombre del nuevo documento, ingrese el nombre del nuevo documento.

d.

Si es necesario, haga clic en Cambiar para cambiar la ruta.

e.

Bajo Cuándo modificar, seleccione ya sea Modificar documento nuevo ahora, o bien, Modificar documento nuevo más adelante.

Hacer clic en Aceptar. Para visualizar los detalles del hipervínculo, muévase sobre el mismo.

16


LECCIÓN 1 Referencia de procedimiento: Modificar un hipervínculo Para modificar un hipervínculo: 1.

Haga clic con el botón derecho en la celda donde se localiza el hipervínculo.

2.

En el menú de accesos directos, elija Modificar Hipervínculo.

3.

Haga los cambios necesarios.

4.

Hacer clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 1-7 Crear un hipervínculo a partir de un archivo existente Punto de partida: Está abierto Plantilla Informe de facturación.xlt. Situación: Las tiendas de mascotas de Raquel tienen cientos de clientes y es imposible memorizar la identificación de cada uno. A fin de agilizar el proceso para encontrar la identificación de cada cliente para facturación, creará un hipervínculo a un documento Word llamado Identificaciones. doc. Qué se hace 1.

En la plantilla Informe de facturación en la celda A13,cree un hipervínculo al archivo Identificaciones.doc.

Cómo se hace a. Seleccione la celda A13. b. Elija Insertar→Hipervínculo para que aparezca el cuadro de diálogo Hipervínculo. c. En el cuadro de texto Texto, teclee Listado de identificación del cliente

d. Desde el listado del archivo Mis documentos, seleccione Identificaciones.doc para crear un vínculo a un archivo existente. e. Haga clic en Aceptar.


17

LECCIÓN 1

ACTIVIDAD 1-8 Modificar un hipervínculo Punto de partida: Está abierto plantilla Informe de facturación.xlt. Situación: Uno de los gerentes de las sucursales agregó un hipervínculo a la plantilla. El hipervínculo envía un correo electrónico a su cuenta de correo personal en caso de que algún cliente tuviese dudas sobre su estado de cuenta. Sin embargo, la presidencia de la empresa quisiera que todas las dudas de los clientes fuesen dirigidas a la dirección de correo electrónico del departamento de contabilidad del corporativo, [email protected]. Usted desea guardar los cambios en la plantilla. Qué se hace 1.

Cómo se hace

En el hipervínculo en la celda E6, a. En la celda E6, haga clic con el botón cambie la dirección a derecho en el hipervínculo. [email protected] y guarde el archivo. b. En el menú de accesos directos, elija Modificar Hipervínculo. c. En el cuadro de texto Dirección de correo electrónico, resalte correoelectró[email protected] y teclee contabilidad@tiendamascotasraquel. ejemplo En el texto de la dirección de correo electrónico, no se puede eliminar mailto:, se inserta de manera automática. d. Haga clic en Aceptar. e. Guarde la plantilla.

18


LECCIÓN 1

TEMA E Utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web. Puede haber ocasiones en que usted cree una plantilla para la cual necesite ayuda o recursos adicionales. Cuando esto ocurra, se pueden utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web para obtener lo que se necesita. Si alguna vez se ha visto buscando la palabra correcta al elaborar un documento, no se sienta tan mal. Incluso los escritores más versados necesitan ayuda de vez en vez. Los libros de trabajo contienen primordialmente datos y fórmulas; normalmente no hay mucho texto del cual preocuparse. Sin embargo, cuando necesite agregar texto, quiere estar seguro de que el texto sirva para realzar lo expuesto en los datos, y no que vaya en detrimento de los mismos, o que confunda a quienes los revisan. Las herramientas de búsqueda con base en la Web permiten buscar la palabra precisa a fin de lograr el significado exacto.

Herramientas de búsqueda con base en la Web Las herramientas de búsqueda con base en la Web se componen de: • Diccionario—Ofrece definiciones de la palabra seleccionada. •

Tesauro—Ofrece sugerencias de palabras similares o distintas a la palabra seleccionada.

•

Enciclopedias—Ofrece información de fondo sobre un asunto en particular que contenga a la palabra seleccionada.

•

Traducción—Ofrece la palabra seleccionada en distintos idiomas.

Las herramientas de búsqueda primero buscan en la computadora y luego en los recursos disponibles en la Web. Puede personalizar las herramientas de búsqueda para las opciones que más utilice y en el (los) idioma (s) que prefiera.

Cómo utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web Referencia de procedimiento: Utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web. Para utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web: 1.

Haga clic con el botón derecho en la celda que contenga los datos sobre los que desee ahondar.

2.

Si es necesario, en el cuadro de texto Buscar, ingrese la o las palabras que desee encontrar.

3.

Desde el listado desplegable Buscar, seleccione la herramienta que desee usar.

4.

Si es necesario, haga clic en el botón Iniciar búsqueda.


19

LECCIÓN 1

ACTIVIDAD 1-9 Usar herramientas de búsqueda con base en la Web Punto de partida: Está abierto plantilla Informe de facturación.xlt. Situación: El corporativo ha recibido mensajes de los clientes que ignoran lo que se quiere decir con la palabra “Desembolso” en el informe de facturación. Para evitar confusiones, se le ha pedido encontrar otra palabra que la sustituya en el informe de facturación. Usted quiere guardar los cambios en la plantilla antes de cerrarla. Qué se hace 1.

En la celda que contiene la palabra Desembolso , utilice el tesauro para encontrar una sustituta.

Cómo se hace a. Haga clic con el botón derecho en la celda B38 y elija Buscar. Si se le pide instalar la configuración de servicios en línea de Microsoft Office, haga clic en Cancelar.

b. Desde el cuadro de listado desplegable Buscar, elija Sinónimo: Español (España alfab. internacional).

2.

Reemplace la palabra Desembolso con la palabra Pago.

a. De los resultados mostrados,muévase sobre la palabra Pago y haga clic en la flecha desplegable. b. Desde el listado desplegable, seleccione Insertar.

c. Guarde los cambios y cierre la plantilla.

20


LECCIÓN 1 Lección 1 Seguimiento En esta lección, aprendió a crear libros de trabajo en menor tiempo y con mayor consistencia al crear y aplicar plantillas a los mismos. Además, aprendió a ofrecer ayuda y guías correctas en las plantillas al crear comentarios e hipervínculos. Y cuando necesita asistencia, aprendió a utilizar las herramientas de búsqueda en la Web. 1.

¿Qué libros de trabajo ha creado en los que pudiera haber usado una plantilla? ¿Existen libros de trabajo que usted haya creado en los que le gustaría usar una plantilla?

2.

¿Qué tipos de hipervínculos y comentarios podría usted usar en sus libros de trabajo?


21

NOTAS

22


LECCIÓN 2

LECCIÓN 2


Crear y modificar gráficos Objetivos de la lección: En esta lección, podrá crear y modificar gráficos. Usted podrá: • Crear un gráfico. •

Darle formato a los elementos de gráfico.

•

Cambiar el tipo de gráfico.

•

Crear un diagrama.

Lección 2: Crear y modificar gráficos

23

LECCIÓN 2 Introducción Le ha agregado datos numéricos a la hoja de trabajo y ahora desea analizar los datos mostrándolos de una manera visual más efectiva. En esta lección, creará y modificará gráficos para mostrar los datos gráficamente. A veces, cuando uno observa una gran cantidad de datos, fila tras fila, los números pueden llegar a parecer interminables. Es más, es casi imposible sacar conclusiones claras de tantos datos que hay. Al elegir una gráfica, sin embargo, puede consolidar datos en un formato visual más fácil de comprender. Al ver la información de esta forma, puede comparar los datos rápidamente y encontrar información que de otra forma no hubiera logrado comprender.

24


LECCIÓN 2

TEMA A Crear un gráfico Ya ha ingresado gran cantidad de datos en el libro de trabajo y puede ser difícil leerlos todos y sacar de ahí conclusiones claras. A usted le gustaría ver los datos en un formato compacto y lo puede hacer mediante un gráfico. Al crear un gráfico a partir de los datos del libro de trabajo, usted puede visualizarlos de manera gráfica en vez de leer filas y columnas de datos que no dicen nada. Ya que lo que está viendo es una representación visual de los mismos datos, puede rápidamente analizarlos y lograr obtener conclusiones claras.

Gráfico Definición: Un gráfico es una representación visual de información con base en datos de la hoja de trabajo. Un gráfico contiene: • Rango de datos—Rango de celdas que contienen los datos que se habrán de graficar. •

Punto de datos—Un elemento de datos (una celda) en un rango de datos.

•

Fila de datos—Una fila de datos donde cada celda contiene información única como elemento, costo y cantidad. Una fila de datos contiene distintos puntos de datos.

•

Serie de datos—Una columna que contiene los mismos puntos de datos (información) de cada fila de datos.

•

Marcadores de datos—La representación gráfica de puntos de datos en un gráfico tales como una barra en un gráfico de barras o una sección en un gráfico circular.

Hay una variedad de gráficos. El tipo que usted elija depende de la manera en que desee analizar los datos. Los gráficos pueden contener elementos adicionales tales como un título y una leyenda para mayor claridad. Ejemplo: Un gráfico


25

LECCIÓN 2 Tipos de gráficos Hay una variedad de gráficos. El tipo de análisis que usted desee realizar determina el tipo de gráfico a usar. En la Tabla 2-1 se muestran los distintos tipos de gráficos. Tabla 2-1: Tipos de gráficos

26

Tipo de gráfico

Descripción

Columnas

Compara valores por categorías.

Barras

Compara valores por categorías.

Líneas

Muestra tendencias en el tiempo o por categorías.

Ejemplo


LECCIÓN 2 Tipo de gráfico

Descripción

Circular

Muestra la contribución de cada valor a un total.

XY (Dispersión)

Compara valores en pares.

Áreas

Muestra la tendencia de la contribución de cada valor en el tiempo, o bien, por categorías.

Anillos

Muestra la contribución de cada valor a un total, pero puede llegar a contener series múltiples.


Ejemplo

27

LECCIÓN 2

28

Tipo de gráfico

Descripción

Radial

Muestra cambios en valores relativos a un punto central.

Superficie

Muestra tendencias en valores en dos dimensiones en una curva continua.

Burbujas

Compara series de tres valores.

Ejemplo



Descripción

Cotizaciones

Muestra distintas series de datos en un orden específico, que incluyen apertura, máximos, mínimos, cierre y volumen.

Cilíndrico

Un gráfico de columnas o barras con una forma cilíndrica.

Cónico

Un gráfico de columnas o barras con una forma cónica.


Ejemplo

29


Descripción

Piramidal

Un gráfico de columnas o barras con una forma piramidal.

Ejemplo

Cómo crear un gráfico Referencia de procedimiento: Crear un gráfico de columnas, barras o de líneas Para crear un gráfico de columnas, barras o de líneas: 1.

Elija Insertar→Gráfico. Esto ejecuta el asistente para gráficos.

2.

En la ficha Tipos estándar, seleccione el gráfico de columnas, barras, o lìneas.

3.

Si es necesario, seleccione los subtipos de gráfico apropiados.

4.

Haga clic en Siguiente.

5.

En la ficha Rango de datos: • Seleccione el rango de celdas que contenga los datos a graficar. •

6.

Seleccione si las series están en filas o en columnas.

En la ficha Serie: • Ingrese el nombre para cada serie de datos al teclear texto o seleccionar una celda. •

Si es necesario, seleccione el rango de celdas representado por cada serie de datos.

•

Ingrese un rótulo para el eje de categorías (X) al teclear texto o seleccionando un rango de celdas. Si no se muestran series de datos, puede seleccionar una serie haciendo clic en Agregar.

Puede eliminar una serie de datos al hace clic en Quitar.

7.


8.

En la ficha Títulos: • Ingrese el título del gráfico. •

30

Ingrese el título del eje de categorías (X).


• 9.

LECCIÓN 2 Ingrese el título del eje de categorías (Y).

Si es necesario, en la ficha Eje, seleccione Automático, Categoría, o Escala de tiempo para el eje de categorías (X).

10. Si es necesario, en la ficha Líneas de división, seleccione Líneas de división prin-

cipales y líneas de división secundarias para el eje de valores (X) y eje de valores (Y). 11. Si es necesario, en la ficha Leyenda, cambie la ubicación de la leyenda. Se puede elegir eliminar la leyenda completamente al desmarcar la casilla de verificación Mostrar leyenda.

12. Si es necesario, en la ficha Rótulos de datos, elija rótulos de datos que contengan

el nombre de la serie, el nombre de la categoría, valor o cualquier combinación de entre ellas. Si elige múltiples rótulos de datos, puede indicar un separador tal como un espacio, coma, punto y coma o un renglón de separación. 13. Si es necesario, en la ficha Tabla de datos, marque la casilla de verificación Mos-

trar tabla de datos. 14. Haga clic en Siguiente. 15. En el área Colocar gráfico, seleccione una ubicación para el gráfico, ya sea:

•

En una hoja nueva y dé nombre a la misma.

•

Como objeto en y seleccione cualquiera de las hojas de trabajo en el libro de trabajo.

16. Haga clic en Finalizar.

Referencia de procedimiento: Crear un gráfico circular Para crear un gráfico circular: 1.

Elija Insertar→Gráfico. Esto ejecuta el asistente para gráficos.

2.

En la ficha Tipos estándar, seleccione Circular.

3.

Si es necesario, seleccione el subtipo de gráfico apropiado.

4.


5.

En la ficha Rango de datos: • Seleccione el rango de celdas que contenga los datos a graficar. •

6.

Seleccione si las series están en filas o en columnas.

En la ficha Serie: • Ingrese el nombre para cada serie de datos al teclear texto o seleccionar una celda. •

Si es necesario, seleccione el rango de celdas representado por cada serie de datos.

•

Ingrese un rótulo para la categoría al teclear texto o seleccionando un rango de celdas. Si no se muestran series de datos, puede seleccionar una serie haciendo clic en Agregar.


31

LECCIÓN 2 Puede eliminar una serie de datos al hace clic en Quitar.

7.


8.

En la ficha Títulos, ingrese el título del gráfico.

9.

Si es necesario, en la ficha Leyenda, cambie la ubicación de la leyenda. Se puede elegir eliminar la leyenda completamente al desmarcar la casilla de verificación Mostrar leyenda.

10. Si es necesario, en la ficha Rótulos de datos, elija rótulos de datos que contengan

el nombre de la serie, el nombre de la categoría, valor o cualquier combinación de entre ellas. Si elige múltiples rótulos de datos, puede indicar un separador tal como un espacio, coma, punto y coma o un renglón de separación. 11. Si es necesario, en la ficha Tabla de datos, marque la casilla de verificación Mos-

trar tabla de datos. 12. Haga clic en Siguiente. 13. En el área Colocar gráfico, seleccione una ubicación para el gráfico, ya sea:

•

En una hoja nueva y dé nombre a la misma.

•

Como objeto en y seleccione cualquiera de las hojas de trabajo en el libro de trabajo.

14. Haga clic en Finalizar.

Seleccionar datos no adyacentes Los datos de su gráfico no necesitan estar en filas o columnas adyacentes, o que estén una junto a la otra. Puede seleccionar datos en celdas no adyacentes simplemente oprimiendo sin soltar la tecla Ctrl y seleccionando las celdas apropiadas, o bien los rangos de celdas que desee graficar.

32


LECCIÓN 2

ACTIVIDAD 2-1 Crear un gráfico de columnas Archivos de datos: •

Gráficas.xls

Situación: La presidencia de la cadena de tiendas de mascotas de Raquel ha recibido una hoja de trabajo de uno de los gerentes regionales con datos de las ventas trimestrales de cada tienda. Sin embargo, a la presidenta de la cadena le gustaría tener los datos en un formato visual, y le ha pedido crear un gráfico que muestre las ventas trimestrales de cada tienda y que sean comparados entre sí. Quiere que el gráfico aparezca en una hoja de trabajo separada a la cual deberá llamarse Ventas por trimestre. Y para no complicarse la vida, usted guardará los cambios en una nueva hoja de trabajo a la cual llamará Mis gráficos. Qué se hace 1.

En el libro de trabajo Gráficas, en la hoja de trabajo Datos gráfico, inserte un gráfico de columnas agrupadas.

Cómo se hace a. Abra Gráficas.xls. b. En la hoja de trabajo Datos gráfico, elija Insertar→Gráfico. Esto ejecuta el asistente para gráficos. c. Haga clic en Siguiente para insertar Columna agrupada como el tipo de gráfico predeterminado, que a la vez, es el subtipo de gráfico.


33

LECCIÓN 2 2.

Seleccione de las celdas B6 a la E13 para el rango de datos en un formato de columna.

a. En la ficha Rango de datos,haga clic en el botón Contraer a la derecha del cuadro para minimide texto Rango de datos zar el asistente para gráficos y mostrar solamente el cuadro de texto Rango de datos. b. Seleccione el rango de datos de B6 a E13. c. Haga clic en botón del cuadro de diálogo Expandir a la derecha del cuadro de para mostrar el texto Rango de datos asistente. d. En el área Series en:, seleccione Columnas.

3.

Seleccione los rótulos trimestrales como el nombre de las series. Seleccione el número de tienda para el rótulo del eje X.

a. Haga clic en la ficha Serie. b. En el cuadro de lista Nombre, teclee B5 para crear un nombre para la Serie1.

c. Para el nombre de la Serie 2, teclee C5 d. Para el nombre de la Serie 3, teclee D5 e. Para el nombre de la Serie 4, teclee E5

34


LECCIÓN 2 f.

En el cuadro de texto Rótulos del eje de categorías, seleccione de las celdas A6 a la A13.

g. Haga clic en Siguiente. 4.

Ingrese los títulos para el gráfico, el eje X, y el eje Y para identificar lo que representan los datos del gráfico.

a. En la ficha Títulos, en el cuadro de texto Título del gráfico, teclee Tienda de mascotas de Raquel b. En el cuadro de texto Eje de categorías (X), teclee Número de tienda c. En el cuadro de texto Eje de valores (Y), teclee Ventas en dólares americanos

d. Haga clic en Siguiente. 5.

Coloque el gráfico en una nueva hoja de trabajo llamada Ventas trimestrales y guárdelo como Mis gráficos

a. En el área Colocar gráfico, seleccione En una hoja nueva.

b. En el cuadro de texto, resalte Gráfico1 , si es necesario, y teclee Ventas trimestrales

c. Haga clic en Finalizar. d. Guarde el archivo como Mis Gráficos


35

LECCIÓN 2

ACTIVIDAD 2-2 Crear un gráfico circular Punto de partida: Está abierto Mis gráficos.xls. Situación: Raquel Peñaloza, la presidenta de la empresa, se convence de que el gráfico de columnas es muy útil y le gustaría que usted creara un gráfico circular que muestre también las ventas totales por trimestre. A ella le gustaría que el gráfico se llamara Totales trimestrales y que fuese colocado en una nueva hoja de trabajo. Usted desea guardar los cambios del libro de trabajo. Qué se hace 1.

En el libro de trabajo Mis gráficos, en la hoja de trabajo Datos gráfico, inserte un gráfico circular con efecto 3D.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Datos gráfico, elija Insertar→Gráfico. b. Desde el cuadro de lista Tipo de gráfico, seleccione Circular. c. Bajo el subtipo de gráfico, seleccione Circular seccionado con efecto 3D.

d. Haga clic en Siguiente. 2.

Seleccione los rangos adyacentes de A5 a E5 y de A14 a E14 para el rango de datos.

a. En la ficha Rango de datos, seleccione el rango de datos de A5 a E5. b. Mientras oprime la tecla Ctrl, seleccione el rango de datos de A14 a E14. c. Si fuera necesario, en el área Series en, seleccione Filas. d. Haga clic en Siguiente.

36


LECCIÓN 2 3.

Agregue rótulos a los datos que muestren el porcentaje que cada sección representa.

a. Haga clic en la ficha Rótulos de datos. b. Bajo Contenido del rótulo, marque Porcentaje.

c. Haga clic en Siguiente. 4.

Coloque el gráfico en una nueva hoja llamada Totales trimestrales y guarde el archivo.

a. En el área Colocar gráfico, seleccione En una hoja nueva. b. En el cuadro de texto, teclee Totales trimestrales. c. Haga clic en Finalizar. d. Guarde el libro de trabajo.

TEMA B Dar formato a los elementos de gráfico Agregó elementos a un gráfico, pero no aparecen tal y como usted quiere. A fin de cambiar la apariencia de estos elementos, puede darles formato. El formato predeterminado de un elemento de gráfico puede o no representar el significado de los datos en el gráfico. El gráfico no será útil si los elementos de gráfico que explican los datos son incorrectos o difíciles de entender. Por lo anterior, puede darle formato a cada elemento de gráfico a fin de que represente sus necesidades empresariales.

Elementos de gráfico Hay una variedad de elementos de gráfico. Los elementos de gráfico que agregue al mismo dependen de las áreas en el gráfico que podrían requerir mayor explicación o claridad. La Tabla 2-2 muestra los elementos de gráfico que pueden usarse.


37

LECCIÓN 2 Tabla 2-2: Elementos de gráfico Elemento de gráfico

Objetivo

Título del gráfico

Describe lo que, de manera general, representa el gráfico.

Título de categorías del eje (X)

Describe lo que representa el eje X.

Título del eje de valores (Y)

Describe lo que representa el eje Y.

Ejes

En gráficos que muestran múltiples series de datos, el eje X muestra las series de datos en cada categoría, y el eje Y muestra cómo se miden los datos (cantidades en dólares, tiempo, entre otros).

Líneas de división

Cada uno de los ejes X e Y pueden mostrar líneas de división principales y secundarias.

Leyenda

Indica qué color representa una serie de datos dada.

Rótulos de datos

Indica el valor numérico, porcentaje, o el nombre de un punto de datos sencillo.

Tabla de datos

Muestra los datos de la hoja de trabajo en la cual se basa el gráfico, en una tabla justo debajo del gráfico.

Figura 2-1: Elementos de gráfico.

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LECCIÓN 2 Cómo darle formato a elementos de gráfico Referencia de procedimiento: Modificar elementos de gráfico Para modificar los elementos de gráfico: 1.

Haga clic con el botón derecho en cualquierárea en blanco del gráfico y elija Opciones de gráfico.

2.

Seleccione la ficha correspondiente al elemento que desea modificar.

3.

Haga el cambio.

4.


Referencia de procedimiento: Darle formato a los elementos de gráfico Para darle formato a los elementos de gráfico: 1.

Haga clic con el botón derecho en el elemento y elija Formato.

2.

Haga los cambios necesarios.

3.


ACTIVIDAD 2-3 Darle formato a los elementos de gráfico Punto de partida: Está abierto Mis gráficos.xls. Situación: Creó un gráfico llamado Totales trimestrales para la presidente de la compañía. Ella ha revisado el gráfico y desea realizar algunos cambios. Le gustaría que la leyenda fuese colocada en la parte superior de la página con un fondo gris claro y una fuente más grande. Sin embargo, ella cambió de opinión sobre los rótulos de datos y quiere ver cantidades en dólares en vez de porcentajes y de nuevo, quiere que la fuente sea de mayor tamaño. Le gustaría que el título apareciera con mayor tamaño y en una fuente distinta. Por último, le gustaría que el fondo del gráfico fuera color verde claro. Usted quiere guardar los cambios en el libro al terminar. Qué se hace 1.

Cambie la ubicación de la leyenda a fin de que aparezca en la parte superior de la página.


Cómo se hace a. En el gráfico Totales trimestrales, haga clic con el botón derecho en un espacio en blanco y elija Opciones de gráfico.

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LECCIÓN 2 b. En la ficha Leyenda, bajo Ubicación, seleccione Arriba.

2.

Cambie los rótulos de datos para mostrar valores en dólares en vez de porcentajes.

a. En la ficha Rótulos de datos, bajo Contenido del rótulo, desmarque Porcentaje. b. Marque la casilla Valor.

c. Hacer clic en Aceptar. 3.

Formatee el título del gráfico a fin de que sea Verdana 28 pt .

a. Haga clic con el botón derecho en Título y elija Formato del título del gráfico. b. En la ficha Fuente, desde el listado Fuente, seleccione Verdana.

40


LECCIÓN 2 c. Desde el listado Tamaño, seleccione 28.

d. Haga clic en Aceptar. 4.

Formatee los rótulos de datos a fin de que sean de una fuente de 14 pt.

a. Haga clic con el botón derecho en Rótulos de datos y elija Formato de rótulos de datos. b. Desde el listado Tamaño, seleccione 14. c. Haga clic en Aceptar.

5.

Formatee la leyenda a fin de que tenga un fondo gris claro y aparezca en una fuente de 12 pt.

a. Haga clic con el botón derecho en la leyenda y elija Formato de leyenda. b. En la ficha Tramas, bajo Área, seleccione el cuadro con el color gris más claro.

c. En la ficha Fuente, desde el listado Tamaño, seleccione 12. d. Haga clic en Aceptar. 6.

Formatee el área de gráfico a fin de que tenga un fondo color verde claro.


a. Haga clic con el botón derecho en un espacio en blanco del gráfico y elija Formato del área de gráfico.

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LECCIÓN 2 b. En la ficha Tramas, bajo Área, seleccione el cuadro con el color verde más claro.

c. En la página Fuente, desde el listado Tamaño, seleccione 12. d. Haga clic en Aceptar.

42


LECCIÓN 2 7.

Mueva el gráfico debajo de los datos en la hoja de trabajo Datos de gráfico, y luego guarde el libro de trabajo.

a. Haga clic con el botón derecho en el fondo color verde claro del gráfico y seleccione Ubicación. b. En el cuadro de diálogo Ubicación del gráfico, seleccione la opción Como objeto en. c. Desde el listado desplegable Como objeto en, seleccione Datos de gráfico, y luego haga clic en Aceptar. d. En la hoja de trabajo Datos de gráfico, arrastre el gráfico a fin de que aparezca debajo de la fila Total trimestral. e. Si es necesario, redimensione el gráfico a fin de que los rótulos de datos sean fáciles de leer.

f.


Guarde el libro de trabajo.

43

LECCIÓN 2

TEMA C Cambiar el tipo de gráfico Ha presentado los datos en un gráfico y ahora le gustaría mostrarlos en un formato gráfico distinto para su comparación. A fin de lograrlo, puede cambiar el tipo de gráfico. Al crear un gráfico usted puede elegir el primer tipo de gráfico que se le ofrece. Al comenzar a trabajar en el gráfico, sin embargo, podría ser que el tipo elegido no represente los datos de la manera más clara posible. Afortunadamente, no está confinado a trabajar con el tipo de gráfico que eligió inicialmente. Se puede cambiar el tipo de gráfico a fin de que los datos de la hoja de trabajo sean claros y fáciles de entender.

Cómo cambiar el tipo de gráfico Referencia de procedimiento: Cambiar el tipo de gráfico Para cambiar el tipo de gráfico: 1.

Haga clic con el botón derecho y elija Tipo de gráfico.

2.

Seleccione el tipo apropiado de gráfico.

3.

Haga clic en Aceptar. Tal vez sea necesario cambiar o darle formato a algunos elementos de gráfico para que aparezcan de manera correcta en el nuevo tipo de gráfico.

ACTIVIDAD 2-4 Cambiar el tipo de gráfico Punto de partida: Está abierto Mis gráficos.xls. Situación: Tras pensarlo bien, la presidenta decide que el gráfico Ventas trimestrales está demasiado saturado. Quiere visualizar, de manera horizontal, los datos trimestrales para cada tienda y le ha pedido cambiar el gráfico.

44


LECCIÓN 2 Qué se hace 1.

Cambie el tipo de gráfico.

Cómo se hace a. En el gráfico Ventas trimestrales, haga clic con el botón derecho en un espacio en blanco y elija Tipo de gráfico. b. Desde el cuadro de lista Tipo de gráfico, Seleccione Barras. c. Bajo subtipo de gráfico, elija Barra agrupada. d. Haga clic en Aceptar.

TEMA D Crear un diagrama Ha creado gráficos a partir de la hoja de trabajo con datos y ahora quiere representar visualmente la información que no es parte de los mismos. Lo puede hacer creando un diagrama. Los gráficos son excelentes cuando necesita que los datos de la hoja de trabajo aparezcan en un formato visual, pero ¿qué pasa si desea incluir otra información que no esté basada en los datos? Puede haber información que necesite representar visualmente tal como un organigrama o un diagrama de flujo que le ayude a mejorar el gráfico pero que no tenga nada que ver con los datos trabajados. En vez de usar un programa de gráficos y pasar horas y horas creando algo visual, puede crear un diagrama en la hoja de trabajo siguiendo pasos muy sencillos y así utilizar toda la información que desee.

Diagrama Definición: Un diagrama es un gráfico que se coloca en una hoja de trabajo para ilustrar un concepto o mejorar el libro de trabajo. Los diagramas no se basan en números, no se crean directamente a partir de los datos de la hoja de trabajo. Un diagrama se crea al seleccionar una plantilla a partir de la galería de diagramas y agregando el texto adecuado. Los diagramas tienen un borde de dibujo y controladores de tamaño que permiten personalizar el diagrama. • Organigrama—Muestra una relación jerárquica. •

Diagrama de ciclo—Muestra un proceso o ciclo continuos.

•

Diagrama radial—Muestra la relación de un elemento fundamental con otros elementos.

•

Diagrama piramidal—Muestra relaciones basadas en la infraestructura.

•

Diagrama de Venn—Muestraáreas de superposición entre los elementos.


45

LECCIÓN 2

•

Diagrama de círculos concéntricos—Muestra los pasos para lograr un objetivo.

Ejemplo: Un organigrama

Cómo crear un diagrama Referencia de procedimiento: Crear un diagrama Para crear un diagrama:

46

1.

Seleccione la ubicación para el diagrama.

2.

Elija Insertar→Diagrama.

3.

Seleccione el tipo de diagrama.

4.

Ingrese el texto.

5.

Si es necesario, agregue objetos adicionales.

6.

Si fuera necesario, cambie el diseño.

7.

Si fuera necesario, dé formato al diagrama.

8.

Si fuera necesario, reposicione el diagrama.


LECCIÓN 2

ACTIVIDAD 2-5 Crear un diagrama Punto de partida: Está abierto Mis gráficos.xls. Situación: Uno de los gerentes regionales ha sugerido la utilidad de tener un organigrama con todas las tiendas y gerentes en cada región. Usted se ofreció a poner las bases del mismo y quiere guardar los cambios en el libro de trabajo antes de dárselo al gerente. Qué se hace 1.

Cree un organigrama.

Cómo se hace a. Seleccione la hoja de trabajo Hoja2. b. Elija Insertar→Diagrama para que aparezca el cuadro de diálogo Galería de diagramas.

c. Seleccione Organigrama, haga clic en Aceptar para aceptar el tipo de diagrama predeterminado.


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LECCIÓN 2 2.

Agregue el nombre de la presidente, Raquel Peñaloza , al diagrama, junto con los rótulos de las regiones Oeste , Central y Este .

a. En el cuadro superior, teclee Raquel Peñaloza

b. Oprima la tecla Tab y teclee Oeste

c. Oprima la tecla Tab y teclee Central

d. Oprima la tecla Tab y teclee Este

3.

Agregue un objeto subordinado bajo el objeto Este para #53 Aldo Wilkins.

a. Con el objeto Este seleccionado, en la barra de herramientas Organigrama, haga clic en Insertar forma. Esto automáticamente agrega un objeto subordinado. b. Oprima la tecla Tab. c. Teclee #53 d. Oprima Intro. e. Teclee Aldo Wilkins

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LECCIÓN 2 4.

Agregue Compañero de trabajo para #72 Jaime Falcón.

a. Haga clic en la flecha de lista desplegable junto al botón Insertar forma. b. Seleccione Compañero de trabajo. c. Oprima la tecla Tab. d. Teclee #72 e. Oprima Intro. f.

5.

Cambie la fuente usada en el diagrama.

Teclee Jaime Falcón

a. Para seleccionar todo el diagrama, haga clic en la marquesina de selección que va alrededor del perímetro del diagrama. b. Para abrir el cuadro de diálogo Formato del organigrama, elija Formato→ Organigrama. c. En la ficha Fuentes, desde el listado Fuentes, seleccione Courier New. d. Desde el cuadro de lista Estilo de fuente, seleccione Negrita. e. Desde el listado Tamaño, seleccione 10.

6.

Agregue un relleno de transparencia del 50% al diagrama.

a. En el cuadro de diálogo Formato del organigrama, en la ficha Colores y líneas, bajo Relleno, en el listado desplegable Color, seleccione Amarillo. b. En el cuadro despegable Transparencia, teclee 50 c. Haga clic en Aceptar.

7.

Alínee la esquina superior derecha del diagrama con la celda A1, y luego guarde y cierre el archivo.

a. Arrastre el organigrama para colocar la esquina superior izquierda en la celda A1. b. Guarde y cierre el archivo.


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LECCIÓN 2 Lección 2 Seguimiento En esta lección, aprendió a mostrar los datos de manera gráfica mediante gráficos. Estos gráficos permiten observar gran cantidad de datos y sacar conclusiones correctas de manera rápida.

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1.

¿En qué situación de negocios o personal le serviría usar un gráfico?

2.

¿Qué tipos de gráficos conoce? ¿Cree que un tipo de gráfico es mejor que otros? ¿Por qué?


LECCIÓN 3

LECCIÓN 3


Trabajar con objetos gráficos Objetivos de la lección: En esta lección, podrá trabajar con objetos gráficos. Usted podrá: • Insertar objetos gráficos. •

Crear autoformas.

•

Darle formato a objetos gráficos.

•

Cambiar el orden de los objetos gráficos

•

Agrupar objetos gráficos.

•

Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos.

Lección 3: Trabajar con objetos gráficos

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LECCIÓN 3 Introducción Ha agregado datos a las hojas de trabajo y los ha representado en gráficos. Ahora desea facilitar a los usuarios el que puedan localizar visualmente elementos específicos de datos en el libro de trabajo. Lo puede hacer agregando elementos gráficos a la hoja de trabajo. Cuando se utilizan elementos gráficos en una hoja de trabajo, puede llamar la atención hacia áreas específicas de la hoja de trabajo y mejorar el aspecto de la misma con logotipos corporativos y otros elementos gráficos.

52


LECCIÓN 3

TEMA A Insertar objetos gráficos Tiene una hoja de trabajo y desea agregar elementos visuales a la misma. Puede hacerlo insertando objetos gráficos. Usted sabe que algunos gráficos podrían lograr que su hoja de trabajo se viera muy bien, pero no está seguro de lo que debe hacer. El idear algo e ir creando gradualmente un objeto gráfico paso a paso puede consumir demasiado tiempo; incluso podría no valer la pena todo el esfuerzo necesario para crear un objeto gráfico. Sin embargo, si cuenta con una selección de gráficos que ya existen, tales como imágenes prediseñadas, puede rápidamente elegir e insertar gráficos en donde usted los necesite.

Objetos gráficos Definición: Un objeto gráfico es un elemento visual que puede insertarse en una hoja de trabajo. Los gráficos pueden insertarse en cualquier parte de la hoja de trabajo y no están asociados con una celda en específico. Cuando se selecciona un objeto gráfico, el borde del mismo se indica con controladores de tamaño pequeños de color blanco. Los obje-


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LECCIÓN 3 tos gráficos también tienen controladores de tamaño color verde. Algunos objetos gráficos tienen controladores de ajuste de color amarillo. Los gráficos pueden moverse, copiarse y redimensionarse. Existen distintos tipos de objetos gráficos que incluyen fotografías, imágenes prediseñadas, Autoformas y WordArt. Ejemplo: Objetos gráficos

Ejemplo: Tipos de objetos gráficos

Cómo insertar objetos gráficos Referencia de procedimiento: Insertar imágenes prediseñadas Para agregar una imagen prediseñada: 1.

Elija Insertar→Imagen→Imágenes prediseñadas.

2.

En el cuadro de texto Buscar, teclee una breve descripción de la imagen prediseñada que se está buscando.

3.

Si es necesario, en el cuadro desplegable Buscar en, seleccione la colección apropiada. De manera predeterminada, todas las colecciones están seleccionadas.

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LECCIÓN 3 4.

Si es necesario, en el cuadro desplegable Los resultados deben ser, seleccione el tipo multimedia adecuado. De manera predeterminada, todos los tipos de archivos multimedia están seleccionados.

5.

Haga clic en Ir.

6.

Seleccione la hoja de trabajo donde desee insertar la imagen prediseñada.

7.

Haga doble clic en la imagen prediseñada que desee insertar. Se agrega la imagen prediseñada a la hoja de trabajo.

Referencia de procedimiento: Posicionar una imagen Para posicionar una imagen: 1.

Seleccione la imagen.

2.

Arrastre la imagen a su nueva ubicación dentro de la hoja de trabajo.

Referencia de procedimiento: Darle formato a imágenes Para darle formato a imágenes: 1.

Haga clic con el botón derecho en la imagen y elija Formato de imagen.

2.

Seleccione la ficha apropiada para el cambio que necesite.

3.

Haga el cambio.

4.

Haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 3-1 Insertar imágenes prediseñadas Archivos de datos: •

Gráficos.xls

Situación: La dueña de las tiendas de mascotas de Raquel le ha pedido agregar una imagen de un pinzón a la hoja de trabajo Datos de gráfico antes de enviarla al gerente regional. El gerente regional está esperando los datos así que usted necesita encontrar una imagen rápidamente de entre las colecciones de imágenes prediseñadas. No está seguro si va a conservar la imagen en la hoja de trabajo, así que guarda el archivo como Mis Gráficos. Qué se hace 1.

Localice una imagen de un pinzón de entre las colecciones de imágenes prediseñadas.


Cómo se hace a. Abra Gráficos.xls. b. Elija Insertar→Imagen→Imágenes prediseñadas.

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LECCIÓN 3 c. En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, en el cuadro de texto Buscar:, teclee pinzón

d. En el listado desplegable Los resultados deben ser, desmarque Películas y Sonidos.

e. Haga clic en Ir.

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LECCIÓN 3 2.

Inserte la imagen en la hoja Datos de gráfico y guarde el archivo como Mis Gráficos.

a. Seleccione la hoja de trabajo Datos de gráfico. b. Haga doble clic en la segunda imagen de un pinzón para insertarla en una hoja de trabajo.

La imagen prediseñada quedará extremadamente grande al insertarse por primera vez en la hoja de trabajo.

c. Guarde el archivo como Mis Gráficos

ACTIVIDAD 3-2 Darle formato a una imagen Punto de partida: Está abierto Mis Gráficos.xls. Situación: Insertó una imagen prediseñada de un pinzón, pero está demasiado oscura y además ocupa mucho espacio. Usted quiere reducir el tamaño de la imagen a un 10 por ciento de su tamaño y girarla a la izquierda unos cuantos grados. La imagen deberá aparecer en la esquina superior izquierda cerca del título de la hoja. También desea incrementar el contraste y el brillo. Usted desea guardar los cambios de la imagen.


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Redimensione la imagen a un 8 por ciento de su tamaño original, gírela 7 grados y muévala a la izquierda del título de la hoja de trabajo.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Datos de gráfico, haga clic con el botón derecho en la imagen del pinzón y elija Formato de imagen. b. En la ficha Tamaño, bajo Tamaño y giro, cambie el giro a 7 grados.

c. Bajo Escala, cambie el Alto a 8%.

d. Haga clic en Aceptar. e. Arrastre la imagen a fin de que la rama en la que el ave está posada apenas toque la parte inferior de la línea de división en la celda A4. Al mover la imagen, la esquina superior izquierda de la línea punteada fuera de la imagen apenas tocará la parte inferior del encabezado de la columna A y la esquina inferior derecha de la línea punteada tocará la parte superior del borde de la celda A6 .

2.

Recorte la imagen 1,27 cm a la izquierda y 2,0 cm en la parte inferior.

a. Haga clic con el botón derecho en la imagen del pinzón y elija Formato de imagen. b. En la ficha Imagen, bajo Recortar, cambie el recorte de la izquierda a 1,27 cm

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LECCIÓN 3 c. Cambie el recorte de la parte de abajo a 2,0 cm

3.

Ajuste el brillo a 60 por ciento y el contraste a un 55 por ciento y luego guarde el libro de trabajo.

a. Bajo Control de imagen, cambie el brillo a 60%. b. Cambie el contraste a 55%.

c. Haga clic en Aceptar. d. Cierre el panel de tareas Imágenes prediseñadas. e. Guarde los cambios.

TEMA B Crear autoformas Una vez creado un libro de trabajo con datos y formato, podría querer agregarle un interés visual o enfatizar un área de una hoja de trabajo en particular con flechas, círculos y otros elementos gráficos. En este tema, creará una autoforma. Un objeto gráfico bien colocado puede ser exactamente lo que la hoja de trabajo necesita para llamar la atención en ciertas áreas de datos, o para clarificar lo que éstos representan. Los gráficos que usted cree pueden ser muy simples—una flecha—o muy complejos, como el logotipo de una empresa. Los gráficos pueden mejorar el aspecto de la hoja de trabajo y hacerla lucir más profesional.


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LECCIÓN 3 Autoformas Definición: Las autoformas son una colección de formas pre-dibujadas que pueden insertarse, formatearse y redimensionarse. Existe una amplia variedad de autoformas, entre las que se encuentran las líneas, círculos, rectángulos, cuadrados, flechas y llamadas. Ejemplo: Autoformas

Cómo crear autoformas Referencia de procedimiento: Crear un objeto gráfico Para crear objetos gráficos:

60

1.

En la barra de herramientas Dibujo, seleccione la forma que desee dibujar.

2.

Seleccione la ubicación aproximada en la hoja de trabajo donde desee que aparezca el dibujo.

3.

Arrastre el puntero del mouse en la hoja de trabajo hasta que el objeto gráfico tenga la forma y tamaño deseados.


LECCIÓN 3

ACTIVIDAD 3-3 Crear objetos gráficos Punto de partida: Está abierto Mis Gráficos.xls. Situación: La presidenta de las tiendas de mascotas de Raquel quiere llamar la atención hacia el excelente trabajo que la región desempeñó en el cuatro trimestre en la hoja de trabajo Gráfico–Totales trimestrales. Quiere que usted añada una llamada en la que incluya texto en el área del gráfico. Una vez hechos los cambios, usted quiere guardar el archivo. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Gráfico–Totales trimestrales, inserte un cuadro de texto de llamada sobre la región 4T. (sección color turquesa).

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Gráfico–Totales trimestrales, en la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Autoformas. b. Elija Llamadas. c. Seleccione la forma de llamada con línea 2.


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LECCIÓN 3 d. Coloque la cruz de dibujo justo sobre $25,150 en la región 4T del gráfico circular.

e. Arrastre el objeto de la llamada hacia arriba a la derecha hasta que quede centrada sobre la sección del gráfico circular.

2.

Agregue texto para indicar que la región realizó un excelente trabajo este trimestre. Guarde los cambios cuando haya terminado.

a. Con el punto de inserción destellando en el cuadro de texto, teclee ¡Esta región realizó un excelente trabajo este trimestre! b. Haga clic en cualquier parte fuera del cuadro de la llamada para visualizar la manera en que aparecerá el objeto gráfico.

c. Guarde los cambios del libro de trabajo.

62


LECCIÓN 3

TEMA C Darle formato a objetos gráficos Ha creado un objeto gráfico y ahora necesita hacerle cambios en su aspecto. Lo puede hacer al darle formato a los objetos gráficos. Uno de los objetos gráficos en el libro de trabajo está casi perfecto, mas ¿qué pasaría si tuviera que modificarlo? De hecho, no sería muy agradable empezar de cero para crear un nuevo objeto gráfico. En vez de ello, se puede modificar la apariencia de un objeto gráfico con sólo darle formato.

Cómo darle formato a objetos gráficos Referencia de procedimiento: Darle formato a los objetos gráficos Para darle formato a los objetos gráficos: 1.

Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Formato de autoforma.

2.

Seleccione la ficha apropiada para el cambio que necesite.

3.

Haga los cambios de formato que desee.

4.


ACTIVIDAD 3-4 Darle formato a los objetos gráficos Punto de partida: Está abierto Mis Gráficos.xls. Situación: La llamada que agregó a la hoja de trabajo Gráfico– Totales trimestrales se ve bien, pero se podría ver mejor. Usted quiere que el color sea coral claro con un borde rojo oscuro. También quiere engrosar la línea y cambiarla a un cuadrado punteado que inicie con un pequeño óvalo y termine en una flecha. Finalmente, quiere que el texto quede de 9 pt y centrado en el cuadro de llamada. Usted desea guardar los cambios del libro de trabajo. Qué se hace 1.

Cambie el color del fondo del cuadro de la llamada a un sombreado coral claro.


Cómo se hace a. Haga clic con el botón derecho en el borde del cuadro de la llamada y elija Formato de autoforma.

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LECCIÓN 3 b. En la ficha Colores y lIneas, bajo Relleno, haga clic en la flecha desplegable junto a Color y elija coral.

c. Cambie la transparencia a 40%.

2.

Dé mayor grosor a la línea y cambie el color de la misma a rojo oscuro.

a. En el área Línea, haga clic en la flecha desplegable junto a Color y seleccione el rojo oscuro.

b. Haga clic en la flecha desplegable junto a Tipo y seleccione Punto cuadrado.

64


LECCIÓN 3 c. Cambie el grosor a 2 pt.

3.

Cambie el tipo de línea a Guión y agregue un óvalo al principio y una flecha al final.

a. En el área Flechas, haga clic en la flecha desplegable junto a Estilo inicial y seleccione Flecha ovalada. b. Haga clic en la flecha desplegable junto a Tamaño inicial y seleccione Tamaño 1 de flecha I. c. Haga clic en la flecha desplegable junto a Estilo final y seleccione Flecha.

4.

Centre el texto horizontal y verticalmetne y cambie la fuente a 9 pt. Guarde los cambios al terminar.

a. En la ficha Alineación, bajo Alineación del texto,haga clic en la flecha desplegable junto a Horizontal y seleccione Centrar. b. Haga clic en la flecha desplegable junto a Vertical y seleccione Centrar.

c. En la ficha Fuente, bajo Tamaño:, seleccione 9. d. Haga clic en Aceptar.


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LECCIÓN 3 e. Haga clic en otra área del gráfico para visualizar cómo aparece el cuadro de llamada.

f.

Guarde el archivo.

TEMA D Cambiar el orden de los objetos gráficos Usted tiene un objeto gráfico que está compuesto de pequeños objetos gráficos en la hoja de trabajo. Algunos objetos gráficos individuales necesitan aparecer arriba de otros y algunos objetos gráficos necesitan aparecer en la parte inferior. Para lograr lo anterior cambie el orden de los objetos gráficos. Los objetos gráficos pueden ser un elemento simple o bien, pueden componerse de distintas piezas individuales. Si esas piezas no aparecen en el orden correcto, los objetos gráficos pueden oscurecer a los más pequeños y, en vez de hacer que el objeto gráfico mejore la hoja de trabajo, tendrá una conglomeración de objetos gráficos que distaerá la atención de los datos.

Transposición Definición: Transposición es un método para mostrar gráficos que traslapa los gráficos en un orden determinado. Cada objeto gráfico se considera una transposición por separado. El orden de transposición y la opacidad del objeto gráfico determinan qué parte del gráfico será visible.

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LECCIÓN 3 Ejemplo: Transposición

Cómo cambiar el orden de los objetos gráficos Referencia de procedimiento: Cambiar el orden de los objetos gráficos Para cambiar el orden de los objetos gráficos: 1.

Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Ordenar.

2.

Elija la acción apropiada para mover el objeto gráfico hacia adelante o hacia atrás. • Para colocar un objeto gráfico al frente de todos los demás objetos gráficos, elija Traer al frente. •

Para colocar un objeto gráfico detrás de todos los demás objetos gráficos, elija Enviar al fondo.

•

Para mover un objeto gráfico delante de otro objeto gráfico y directamente sobre éste, elija Traer adelante.

•

Para mover un objeto gráfico detrás de otro objeto gráfico y directamente debajo de éste, elija Enviar atrás.


67

LECCIÓN 3

ACTIVIDAD 3-5 Cambiar el orden de los objetos gráficos Punto de partida: Está abierto Mis Gráficos.xls. Situación: La presidenta ha intentado crear un logotipo con objetos gráficos, pero no ha tenido mucha suerte. Le pide a usted echarle un vistazo y ver si puede solucionar esto. En la hoja de trabajo Organigrama, existen distintos objetos gráficos incluyendo la imagen original de un pinzón, WordArt, un óvalo verde y un óvalo amarillo. El problema es que el óvalo está ocultando los objetos gráficos que ya están ahí. Usted necesita cambiar el orden de los objetos gráficos a fin de que el logotipo aparezca correctamente y luego guardar el libro de trabajo.

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Mueva los óvalos verde y amarillo al fondo y centre el óvalo amarillo dentro del óvalo verde.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Organigrama, haga clic en el óvalo verde y elija Ordenar→ Enviar al fondo. b. Haga clic con el botón derecho en el óvalo amarillo y elija Ordenar→Enviar al fondo. Ahora el óvalo amarillo está detrás del óvalo verde.

c. Haga clic con el botón derecho en el óvalo amarillo y elija Ordenar→Traer al frente. El óvalo amarillo se mueve al frente del óvalo verde pero permanece detrás de la imagen y del texto.

d. Arrastre el óvalo amarillo en la parte superior del óvalo verde a fin de que el óvalo verde aparezca como un borde fino alrededor del óvalo amarillo.


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LECCIÓN 3 2.

Mueva la imagen del pinzón a fin de que cubra completamente la parte más hacia la izquierda del logotipo y mueva el pinzón entre los óvalos amarillo y verde.

a. Mueva la imagen del pinzón a fin de que cubra completamente la parte más hacia la izquierda de los óvalos amarillos y verdes.

b. Seleccione la imagen del pinzón y elija Ordenar→Enviar atrás.

3.

Mueva el texto a fin de que quede centrado en el óvalo amarillo y guarde el libro de trabajo.

a. Arrastre el texto sobre el óvalo amarillo y céntrelo dentro del óvalo.

b. Guarde el libro de trabajo.

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LECCIÓN 3

TEMA E Agrupar objetos gráficos Ha creado gráficos que se componen de distintos elementos y ahora desea mantenerlos juntos. Lo puede hacer agrupando objetos gráficos. Podría usted querer mover un objeto gráfico complejo, sólo para darse cuenta de que movió la mayoría de las piezas, pero que le faltaron algunas. Sin embargo, al agrupar las piezas individuales de un objeto gráfico en un sólo elemento, puede estar seguro de que ninguna pieza faltará cuando mueva o copie el objeto gráfico.

Agrupar Definición: Agrupar es un método para conectar múltiples gráficos y formar un sólo objeto gráfico. Un objeto agrupado tiene sus propios controladores de selección que pueden usarse para copiar, mover y redimensionar el gráfico combinado como un solo elemento. Los objetos gráficos individuales son susceptibles de obtener formato por separado. Un objeto gráfico agrupado puede llegar a contener otros gráficos agrupados. Ejemplo: Agrupar

Cómo agrupar objetos gráficos Referencia de procedimiento: Agrupar objetos gráficos Para agrupar objetos gráficos: 1.

Seleccione los objetos gráficos que desee agrupar.

2.

Haga clic con el botón derecho en los objetos gráficos seleccionados y elija Agrupar→Agrupar.

Referencia de procedimiento: Desagrupar objetos gráficos Para deagrupar un objeto gráfico: 1.

Seleccione el objeto gráfico que desee desagrupar.


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LECCIÓN 3 2.

Haga clic con el botón derecho en el objeto gráficos seleccionado y elija Agrupar→Desagrupar.

ACTIVIDAD 3-6 Agrupar objetos gráficos Punto de partida: Está abierto Mis Gráficos.xls. Situación: Ha creado un logotipo que incluye distintos objetos gráficos. Utilizará el logotipo frecuentemente y está preocupado porque si lo mueve, los objetos gráficos individuales podrían quedar fuera de su posición. Usted, definitivamente, quiere conservar losóvalos verde y amarillo como un solo objeto pues le costó mucho trabajo posicionarlos de manera correcta. Qué se hace 1.

Seleccione y agrupe los óvalos verde y amarillo.

Cómo se hace a. Seleccione el óvalo verde. b. Oprima Ctrl y seleccione el óvalo amarillo. c. Haga clic con el botón derecho en los objetos gráficos seleccionados y elija Agrupar→Agrupar.

2.

Seleccione y agrupe los objetos gráficos (incluyendo los óvalos agrupados).

a. Oprima Ctrl y seleccione WordArt de la tienda de mascotas de Raquel. b. Oprima Ctrl y seleccione la imagen del pinzón. c. Haga clic con el botón derecho en los objetos gráficos seleccionados y elija Agrupar→Agrupar.

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LECCIÓN 3

TEMA F Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos Ha colocado un objeto gráfico en el libro de trabajo y ahora necesita el mismo objeto gráfico, sólo que más pequeño, en otra área del libro de trabajo. Puede hacerlo al mover, copiar y redimensionar objetos gráficos. Ya que ha pasado tiempo creando un objeto gráfico complejo, ciertamente no quiere volver a hacer el mismo objeto gráfico una y otra vez cada vez que lo utilice. Afortunadamente, puede copiar, mover y redimensionar gráficos a fin de que aparezcan en un libro de trabajo tantas veces como sea necesario en un tamaño apropiado.

Cómo mover, copiar y redimensionar objetos gráficos Referencia de procedimiento: Mover objetos gráficos en una hoja de trabajo Para mover objetos gráficos: 1.

Seleccione el objeto que desee mover.

2.

Arrastre el objeto gráfico a su nueva ubicación dentro de la misma hoja de trabajo.

Referencia de procedimiento: Copiar objetos gráficos Para copiar objetos gráficos: 1.

Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Copiar.

2.

Seleccione la hoja de trabajo donde desee copiar el objeto gráfico.

3.

Pegue el objeto gráfico en su nueva ubicación. Para pegar un objeto gráfico en una hoja de trabajo o en un gráfico dentro de una hoja de trabajo a.

Haga clic con el botón derecho en la hoja de trabajo y elija Pegar.

Para pegar un objeto gráfico en un gráfico a.

Seleccione el gráfico.

b.

Elija Edición→Portapapeles de Office.

c.

Bajo Haga clic en el elemento que desea pegar:, haga doble clic en el elemento que desee pegar.

Referencia de procedimiento: Redimensionar objetos gráficos Para redimensionar objetos gráficos: 1.

Seleccione el objeto que desee redimensionar.

2.

Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Formato de objeto.


73

LECCIÓN 3 3.

En la ficha Tamaño, haga los cambios necesarios.

4.


ACTIVIDAD 3-7 Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos Punto de partida: Está abierto Mis Gráficos.xls. Situación: Creó un logotipo para la empresa de tiendas de mascotas de Raquel en la hoja de trabajo Organigrama y desea usar el mismo logotipo en la hoja de trabajo Gráfico–Totales trimestrales Desea colocar el logotipo debajo del título del gráfico y ponerlo en un tamaño menor con respecto a su tamaño original. Al terminar de hacer los cambios, desea guardar y cerrar el libro de trabajo. Qué se hace 1.

Copie el logotipo de la hoja de trabajo Organigrama en la hoja de trabajo Gráfico– Totales trimestrales.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Organigrama, haga clic con el botón derecho en el logotipo y elija Copiar. b. Haga clic en la ficha Gráfico– Totales trimestrales. c. Elija Edición→Portapapeles de Office. d. Desde el cuadro de lista Haga clic en el elemento que desea pegar, haga doble clic en el logotipo.

El logotipo aparece en la esquina superior izquierda del gráfico.

74


LECCIÓN 3 2.

Mueva el logotipo bajo el título Totales trimestrales.

a. Si fuera necesario, seleccione el logotipo. b. Arrastre el logotipo a fin de que se posicione justo debajo del título del gráfico.

3.

Redimensione el logotipo a una altura de 1,9 cm y con un ancho de 5,1 cm. Cierre el panel de tareas Portapapeles. Guarde y cierre el libro de trabajo.

a. Haga clic con el botón derecho y elija Formato de objeto b. Seleccione la ficha Tamaño. c. Bajo Tamaño y giro, cambie el Alto a 1,9 cm d. Cambie el Ancho a 5,1 cm

e. Haga clic en Aceptar. f.

Cierre el panel de tareas Portapapeles.

g. Guarde y cierre el libro de trabajo.

Lección 3 Seguimiento En esta lección, agregó elementos gráficos a una hoja de trabajo. Los elementos gráficos pueden hacer que una hoja de trabajo aparezca de manera más profesional y llame la atención en ciertas áreas que de otra forma serían difíciles de identificar. 1.

¿Qué gráficos ha usado en una hoja de trabajo? ¿Qué efectos lograron?

2.

¿Qué gráficos perjudicarían los datos en una hoja de trabajo? ¿Por qué?


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NOTAS

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LECCIÓN 4

LECCIÓN 4

Duración de la lección 1 hora(s), 15 minutos

Calcular usando fórmulas avanzadas Objetivos de la lección: En esta lección, podrá calcular usando fórmulas avanzadas. Usted podrá: • Crear y aplicar un nombre para un rango de celdas. •

Realizar cálculos en varias hojas de trabajo.

•

Realizar cálculos con las funciones Fecha y hora.

•

Realizar cálculos usando funciones financieras.

•

Calcular usando funciones estadísticas.

•

Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia.

•

Realizar cálculos usando funciones lógicas.

Lección 4: Calcular usando fórmulas avanzadas

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LECCIÓN 4 Introducción Usted ya ha generado nuevos datos a partir de datos existentes al aplicarles fórmulas básicas en las hojas de trabajo. Ahora necesita realizar cálculos más complejos ya sea en una hoja de trabajo o en múltiples hojas. Lo puede hacer creando fórmulas avanzadas en su libro de trabajo. Una de las cosas que más tiempo se lleva y que usted necesita hacer al crear un libro de trabajo es calcular datos. Esto no es tan grave cuando se agrega una sola columna, pero ¿qué pasa si necesita calcular cuánto dinero tiene para pagar una casa nueva o de cuánto serán los pagos a un crédito que usted haya adquirido? Este tipo de situaciones matemáticas pueden tomar horas para solucionarse si se utiliza matemática simple. En vez de ello, puede usar las funciones integradas en el libro de trabajo: todo lo que requiere es ingresar los datos. La función realiza el cálculo y entonces la respuesta aparece casi de manera inmediata.

TEMA A Crear y aplicar un nombre para un rango de celdas Ha trabajado con fórmulas para calcular datos en un rango de celdas. Ahora necesita crear fórmulas más complejas utilizando una manera sencilla para referenciar rangos de celdas. Puede hacerlo creando y aplicando un nombre a un rango de celdas. Entre más compleja sea una fórmula, más difícil puede llegar a ser el determinar exactamente qué datos se utilizan en cierta parte de la fórmula. Al dar un nombre a un rango, se puede determinar fácilmente el rango referenciado en la fórmula en vez de estar adivinando con referencias de celdas.

Nombre de rango Definición: Un nombre de rango es un método para referenciar un rango de celdas con un nombre de texto. El rango de celdas puede localizarse en cualquier parte del libro de trabajo. Pueden ser celdas adyacentes o celdas no adyacentes. Cuando se selecciona un rango de celdas que tiene un nombre, el nombre del rango aparece en el cuadro de nombre. Cada rango deberá tener un nombre único; el mismo nombre no podrá usarse para referenciar más de un rango en un libro de trabajo. El nombre de rango puede ser cualquier texto que usted desee para identificar el rango.

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LECCIÓN 4 Ejemplo: Un nombre de rango

Cómo crear y aplicar un nombre para un rango de celdas Referencia de procedimiento: Crear un nombre para un rango de celdas Para crear un nombre para un rango de celdas: 1.

Seleccione el rango de celdas a nombrar.

2.

Haga clic en el cuadro de nombre a la izquierda de la barra de fórmulas.

3.

Teclee el nombre del rango.

4.

Oprima Intro.


79

LECCIÓN 4

ACTIVIDAD 4-1 Crear un nombre para un rango de celdas Archivos de datos: •

Funciones.xls

Situación: Tiene que realizar cálculos usando las funciones del libro de trabajo, lo cual incluye extensos rangos de celdas. A fin de llevar el control de qué rango de celdas se está usando en los cálculos, desea nombrar el rango Costo para la tienda en las hojas de trabajo Aves, Gatos y Perros, como Costo_Aves, Costo_Gatos y Costo_Perros, respectivamente. Al terminar, guardará el libro de trabajo como Mis funciones. Qué se hace 1.

2.

Cómo se hace

En la hoja de trabajo Aves, seleccione el rango para el Costo para la tienda.

a. Abra el libro de trabajo Funciones.

Nombre el rango Costo_Aves.

a. Haga clic en el cuadro de nombre.

b. En la hoja de trabajo Aves, seleccione las celdas D7 a D20.

b. Teclee Costo_Aves

c. Oprima Intro. 3.

En la hoja de trabajo Gatos, nombre el rango Costo para la tienda como Costo_Gatos.

a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccione las celdas D7 a D20. b. Haga clic en el cuadro de nombre. c. Teclee Costo_Gatos d. Oprima Intro.

80


LECCIÓN 4 4.

En la hoja de trabajo Perros, nombre el rango de Costo para la tienda como Costo_Perros y guarde el archivo como Mis funciones.

a. En la hoja de trabajo Perros, seleccione las celdas D7 a D20. b. En el cuadro de nombre, teclee Costo_ Perros c. Oprima Intro. d. Guarde el libro de trabajo como Mis funciones

ACTIVIDAD 4-2 Cálculos con rangos ya nombrados Punto de partida: Está abierto Mis funciones.xls. Situación: La presidenta de las tiendas de mascotas de Raquel le ha pedido determinar el costo total de todas las aves, gatos y perros disponibles, e ingresar la información en la hoja de trabajo Resumen para el primer trimestre. Usted creó un nombre para cada uno de los rangos y ahora puede usarlos para crear esta fórmula. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Resumen, en la celda B7, ingrese una función de suma.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione la celda B7. b. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Insertar Función.

c. Haga clic en Aceptar. 2.

Ingrese un argumento de función separado para el costo de todas las aves, gatos y perros.

a. En el cuadro de texto Número1, teclee Costo_Aves b. En el cuadro de texto Número2 teclee Costo_Gatos


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LECCIÓN 4 c. En el cuadro de texto Número3, teclee Costo_Perros


¿Cuál es el costo total de los animales vendidos en el primer trimestre? a) $15,000 b) $14,300 c) $14,000 d) $15,500

TEMA B Calcular en varias hojas de trabajo Ha creado fórmulas usando datos en una hoja de trabajo sencilla y ahora desea crear fórmulas que funcionen con datos de distintas hojas de trabajo. Esto lo puede hacer realizando cálculos en varias hojas de trabajo Puede haber ocasiones en que se tengan datos localizados en distintas hojas de trabajo los cuales necesite usar en los cálculos. Podría cortarlos y pegarlos en una sola hoja, pero si los datos originales cambiasen, los datos duplicados serían incorrectos. Para evitarlo, es posible realizar cálculos en varias hojas de trabajo a la vez utilizando una fórmula. Los cálculos serán exactos, sin importar dónde se encuentren los datos.

Referencia de celda tridimensional Definición: Una referencia de celda tridimensional (3-D) es una referencia de celda que está en el mismo lugar en cada hoja de trabajo. Una referencia 3-D puede usarse solamente en un libro de trabajo con hojas de trabajo múltiples. Cada referencia 3-D contiene un punto de inicio (la primera hoja de trabajo), un punto final (la última hoja de trabajo), y una referencia de celda. Las referencias 3-D pueden usarse en algunas funciones y en ciertas fórmulas.

82


LECCIÓN 4 Ejemplo: Referencia de celda tridimensional

Cómo realizar cálculos en varias hojas de trabajo Referencia de procedimiento: Realizar cálculos en varias hojas de trabajo Para realizar cálculos en varias hojas de trabajo: 1.

Seleccione la celda dónde aparecerá la fórmula.

2.

Empiece a ingresar la fórmula hasta que necesite ingresar una referencia de celda o un rango de celdas.

3.

Seleccione la primera hoja de trabajo que será incluida en la fórmula.

4.

Seleccione la celda o el rango de celdas que utilizará de cada hoja de trabajo. La celda o rango de celdas serán iguales en cada hoja de trabajo usada para realizar los cálculos.

5.

Complete la fórmula oprimiendo la tecla Mayús y seleccionando la última hoja de trabajo que será incluida en la fórmula.

6.

Suelte Mayús y oprima Intro.


83

LECCIÓN 4

ACTIVIDAD 4-3 Realizar cálculos en varias hojas de trabajo Punto de partida: Está abierto Mis funciones.xls. Situación: La presidenta ahora le ha pedido obtener el precio de venta total de todos los animales vendidos este trimestre. Quiere la información a la brevedad posible. Usted no le ha dado nombre a los rangos para obtener esto, pero la información está en el mismo rango de celdas en cada hoja de trabajo. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Resumen, en la celda B8, ingrese una fórmula SUMA con el rango de Precio de venta de la hoja de trabajo Aves.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione la celda B8. b. Haga clic en el botón Autosuma. para comenzar a ingresar la fórmula. c. En la hoja de trabajo Aves, seleccione el rango de celdas de E7 a E20.

2.

Complete la fórmula para incluir las hojas de trabajo Gatos y Perros.

a. Mantenga oprimida la tecla Mayús y haga clic en la ficha de la hoja de trabajo Perros. Tome en cuenta que las fichas de las cuatro hojas de trabajo ahora están resaltadas: Resumen, Aves, Gatos y Perros.

b. Suelte la tecla Mayús y oprima Intro. 3.

¿Cuál es la utilidad bruta para este trimestre? a) $12,265 b) $14,500 c) $26,765 d) $18,375

84


LECCIÓN 4

TEMA C Realizar cálculos con las funciones Fecha y hora Podría tener datos en la hoja de trabajo los cuales necesiten indicar una fecha y una hora, y usarlos para realizar cálculos. Esto lo puede hacer realizando cálculos con las funciones de hora y fecha. Aunque puede ingresar una fecha o la hora a manera de texto en la hoja de trabajo, no puede realizar cálculos con el mismo. A fin de usar la fecha o la hora para realizar cálculos, la fecha o la hora necesitan guardarse como un código especial. Luego, en vez de intentar calcular cuántos días hay en el mes y agregar ese dato a la fórmula, puede usar la función Fecha y así obtener el dato automáticamente.

Categorías de funciones Existen nueve categorías de funciones en Excel y cada categoría tiene un uso específico tal y como se muestra en la Tabla 4-1. Tabla 4-1: Categorías de funciones Categoría

Propósito

Financieras

Ejecuta cálculos comunes en los negocios, incluyendo contabilidad y finanzas.

Fecha y hora

Ejecuta funciones que implican datos medidos en horas o días.

Matemáticas y trigonometría

Ejecuta funciones matemáticas simples o complejas.

Estadísticas

Ejecuta análisis estadístico en rangos de datos.

Búsqueda y referencia

Encuentra valores en una tabla o listado correspondientes e incorpora los datos en el cálculo.

Base de datos

Ejecuta una función solamente en datos que satisfacen un criterio dado.

Texto

Permite manipular texto en una operación de cálculo que también contiene datos.

Lógicas

Ejecuta un análisis condicional para verificar la falsedad o veracidad de una condición.

Información

Ejecuta un análisis en un rango de datos para determinar el tipo de datos contenidos en una celda.


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LECCIÓN 4 Funciones de Fecha y hora Definición: Una función Fecha y hora es una función que asigna un número de serie a datos de fecha y hora a fin de usarlos en un cálculo. Aunque los datos son convertidos en un número de serie, aparecen como texto en la hoja de trabajo. Las funciones de Fecha y hora van desde una función que ingresa la fecha actual en la hoja de trabajo cada vez que se abre, hasta una función que calculará cuánto tiempo ha pasado entre un lapso inicial y un lapso final. Ejemplo: La función Días360 Lorena está trabajando en una hoja de cálculo que muestra la fecha de ingreso y de salida de todos los artículos en inventario. Su jefa le pide el dato de cuánto tiempo ha pasado entre las dos fechas. Ella elige la función Días360. Lorena selecciona la celda que contiene la fecha de ingreso del primer artículo en inventario. Luego selecciona la celda que contiene la fecha de salida del artículo. El resultado de la fórmula es el tiempo que ha transcurrido entre las dos fechas.

Ejemplo: La función Ahora Ronaldo es responsable de darle seguimiento a distintas versiones de una hoja de trabajo que se actualiza varias veces al día. Él desea insertar la fecha y hora más recientes en la hoja cada vez que se haga un cambio en la misma. Elige la función Ahora. La función Ahora no requiere argumentos de función. Una vez que Ronaldo hace clic en Aceptar, la fecha y hora más recientes se insertan en la hoja de trabajo.

Cómo realizar cálculos usando las funciones Fecha y hora Referencia de procedimiento: Realizar cálculos con la función Fecha y hora Para realizar cálculos con la función Fecha y hora:

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1.


2.

Haga clic en el botón Insertar Función.

3.

Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Fecha y hora.

4.

Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función específica Fecha y hora. Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel

LECCIÓN 4 5.

Haga clic en Aceptar para que aparezca el cuadro de diálogo Argumentos de función.

6.

Ingrese los argumentos de función.

7.


ACTIVIDAD 4-4 Realizar cálculos con las función Fecha y hora Punto de partida: Está abierto Mis funciones.xls. Situación: Desea agregar la fecha de hoy en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo Resumen. Desea que la fecha se actualice automáticamente siempre que se edite la hoja. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Resumen, seleccione una celda en la esquina superior derecha para allí colocar la fecha.


Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione la celda E2. b. Haga clic en el botón Insertar Función.

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LECCIÓN 4 2.

Inserte la función Fecha y hora para ingresar la fecha actual.

a. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Fecha y hora. b. Desde el cuadro de lista Seleccionar una función, seleccione HOY.

c. Haga clic en Aceptar. d. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Aceptar. No hay argumentos de función para esta función.

88


LECCIÓN 4

TEMA D Realizar cálculos usando funciones financieras Si usted tiene datos financieros en su hoja de trabajo, tal vez pueda necesitar realizar cálculos financieros especializados. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funciones financieras. Si deseara saber cuanto interés habría que pagar por una casa, con base en una tasa de interés, podría sentarse con lápiz y papel, hacer todas las cuentas y llegar finalmente al resultado deseado. Pero ¿qué ocurriría si deseara conocer el interés mensual durante el primer año o durante los primeros dieciocho meses? Eso le tomaría un poco más de tiempo para calcular. En vez de ello, puede usar una función financiera para realizar los cálculos en una fracción de tiempo.

Funciones financieras Definición: Una función financiera es una función que ejecuta cálculos contables y financieros. Los cálculos se basan principalmente en la depreciación de activos, inversiones, y préstamos. Cada una de las categorías se basa en datos tales como tasa de interés, duración del plazo, valor de un artículo, y cantidad de pago. Ejemplo: Función SLN Linda trabaja en un despacho contable y es responsable de determinar el costo mensual de cada computadora en su oficina con base en el precio de compra, el precio en que será vendida cuando no se necesite más, y cuánto tiempo la empresa piensa usar la computadora. A fin de lograrlo, Linda elige la función SLN e ingresa el precio de compra, el valor residual y vida. El resultado de la fórmula es el costo promedio de cada computadora en la empresa. Ejemplo: Función VF Matías está considerando invertir dinero en una cuenta de mercados de dinero. Antes de invertir, sin embargo, desea determinar el valor futuro que tendrá su cuenta de mercados de dinero si es que decide apartar una cantidad específica de cada cheque de sueldo que reciba en los próximos cinco años. Para determinar esto, utiliza la función VF. Ingresa la tasa de interés mensual, la vida y el pago. El resultado de la fórmula es la cantidad que valdrá su inversión al final de cinco años. Ejemplo: PAGO Jaime quiere comprarse un auto nuevo. No está seguro si podrá pagar las mensualidades. Para saberlo, utiliza la función PAGO. Ingresa el interés mensual, el número de pagos y el costo del carro. La fórmula resulta en el total del pago mensual del carro.


89

LECCIÓN 4

Cómo calcular usando funciones financieras Referencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función financiera Para realizar cálculos usando una función financiera:

90

1.


2.


3.

Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría:, elija Financieras.

4.

Desde el listado Seleccionar una función:, seleccione la función financiera específica.

5.


6.


7.



LECCIÓN 4

ACTIVIDAD 4-5 Realizar cálculos utilizando una función financiera Punto de partida: Está abierto Mis funciones.xls. Situación: La presidenta de la empresa desea adquirir un edificio como bodega en vez de estar rentando. Necesita saber cuál sería el pago mensual hipotecario sobre un crédito a 30 años, con un precio de venta de $189,000, a una tasa de interés del 6.5 por ciento. Ella le ha pedido poner el resultado en la hoja de trabajo Resumen en el lugar que ella ha indicado. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Resumen, inserte una función financiera para calcular los pagos mensuales hipotecarios.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione la celda B19. b. Haga aparecer el listado de funciones financieras. c. Seleccione la función PAGO.


En el cuadro de diálogo Argumentos de función, ingrese los argumentos de función para una hipoteca de 30 años sobre un préstamo de $189. 000, a una tasa de interés de 6,5 por ciento anual pagada mensualmente.


a. En el cuadro de texto Tasa, teclee 6,5%/12 b. En el cuadro de texto Nper, teclee 30*12

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LECCIÓN 4 c. En el cuadro de texto Va, teclee 189000


¿Cuál es pago mensual hipotecario? a) 1,194.61 b) -1,194.61 c) -1,200.00 d) 1,200.00

TEMA E Realizar cálculos utilizando funciones estadísticas Una vez que ha ingresado una gran cantidad de datos en la hoja, podría querer realizar un análisis estadístico en los mismos. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funciones estadísticas. Un profesor necesita determinar la calificación promedio para cada estudiante. En una tienda de abarrotes se requiere conocer la variación que hay entre el precio de venta que tienen con respecto a la competencia. Están utilizando estadística para obtener el resultado matemático. Existen algunas funciones estadísticas muy útiles que son relativamente simples, pero la mayoría de las funciones estadísticas son muy complejas e implican múltiples variables. Podría usar un lápiz, papel y una calculadora para resolver estos problemas, sin embargo, una función estadística puede hacer lo mismo en una fracción mínima de tiempo con gran exactitud, sin importar el número de las variables que se usen.

Funciones estadísticas Definición: Una función estadística es una función que ejecuta análisis estadísticos en un rango de datos en una hoja de trabajo, o bien, en un gráfico.

92


LECCIÓN 4

Ejemplo: Función MODA Francisco necesita conocer el precio más común que los clientes pagaron por un par de zapatillas. Utiliza la función Moda en su hoja de trabajo de ventas. Selecciona el rango de datos que contiene los precios de las zapatillas en los últimos seis meses. Descubre que los clientes compraron, en su mayoría, zapatos que se vendieron en $56.99. Ejemplo: Función Mayor A Pedro se le pidió buscar y encontrar a los cinco representantes de ventas de la empresa más destacados a nivel nacional. Hay cientos de representantes y le tomará horas saber la respuesta con tan sólo echarle un ojo a los datos. Pedro usa la función Mayor en la hoja de trabajo ventas anuales. Selecciona el rango de datos que contiene las ventas totales anuales por representante de ventas. El resultado arroja a la persona que, por ventas, ocupa el quinto lugar.

Cómo calcular usando funciones estadísticas Referencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función estadística Para realizar cálculos usando una función estadística: 1.

Seleccione la celda donde aparecerá la fórmula.

2.


3.

Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Estadísticas.

4.

Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función estadística específica.

5.


6.


7.



93

LECCIÓN 4

ACTIVIDAD 4-6 Realizar cálculos utilizando una función estadística Punto de partida: Está abierto Mis funciones.xls. Situación: El gerente regional desea saber el costo promedio de un perro de raza pura en la región. Él le ha pedido colocar el resultado en la parte superior de la columna Costo para la tienda en la hoja de trabajo Perros. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Perros, inserte una función estadística para calcular el promedio de un rango de números.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Perros, seleccione la celda D5. b. Haga aparecer el listado de funciones estadísticas. c. Seleccione la función PROMEDIO.

d. Haga clic en Aceptar.

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LECCIÓN 4 2.

Ingrese los argumentos de función para el rango Costo para la tienda.

a. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro de texto Número1, teclee Costo_Perros

b. Haga clic en Aceptar. 3.

¿Cuál es el promedio del costo para la tienda de un perro de raza pura en la región Nordeste? a) $250.00 b) $249.00 c) $262.39 d) $267.86

TEMA F Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia Ha calculado datos en varias hojas de trabajo a la vez y ahora necesita usar todos los datos en una sola fórmula. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funciones de búsqueda y referencia. ¿Alguna vez se le ha dicho el precio de algo, sólo para encontrarse que es otro al momento de pagar? Esto ocurre cuando se trabaja, equivocadamente, con datos no actualizados. Al utilizar funciones de búsqueda y referencia, usted puede estar seguro que siempre utilizará los datos más adecuados directamente. Cada vez que solicite estos datos, estará trabajando con la información más actualizada disponible.

Funciones de búsqueda y referencia Definición: Una función de búsqueda y referencia es una función que obtiene datos en otra ubicación con base en los datos que están en la hoja de trabajo activa. La información encontrada puede así ser colcada en una celda o utilizarse en un cálculo. Los datos usados en una función de búsqueda y referencia pueden encontrarse en el mismo libro de trabajo, o bien, en otro libro de trabajo. Las funciones de búsqueda y referencia son utilizadas, principalmente, como parte de una fórmula y no por sí mismas.


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LECCIÓN 4 Ejemplo: Función Indirecto Roberto tiene un libro de trabajo con un presupuesto que se divide en hojas de trabajo separadas por mes, así como una hoja de resumen. En la hoja de trabajo Resumen, tiene una fórmula que suma el mismo rango de datos en una hoja de trabajo mensual dada. Él tiene que ingresar una nueva fórmula cada vez que trabaja con un mes distinto. Definitivamente,él quisiera tener una función que busque la sumatoria de acuerdo al nombre del mes que ingrese. Roberto usa la función INDIRECTO junto con la función SUMA.

Cómo realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia Referencia de procedimiento: Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia Para realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia:

96

1.


2.


3.

Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Búsqueda y referencia.

4.

Desde el listado Seleccionar una función:, seleccione la función Búsqueda y referencia.

5.


6.


7.



LECCIÓN 4

ACTIVIDAD 4-7 Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia Punto de partida: Está abierto Mis funciones.xls. Situación: El gerente de la región Nordeste necesita determinar los impuestos de venta a cobrar por cada venta de gato de raza pura, dependiendo de la ubicación de la tienda que lo venda. Le envía a usted una tabla con las tiendas y sus impuestos de ventas respectivos. Usted agregó la hoja de trabajo al libro de trabajo Mis funciones y ahora necesita calcular los impuestos de venta en la hoja de trabajo Gatos con base en la información de la hoja de trabajo Ventas. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Gatos, inserte una función de búsqueda para incorporar los datos en una columna vertical con base en valores que están en otra hoja de trabajo.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccione la celda F7. b. Muestre el listado de funciones Búsqueda y referencia. c. Seleccione la función BUSCARV.

d. Haga clic en Aceptar.


97

LECCIÓN 4 2.

Ingrese los argumentos de función para indicar el valor en que se basa la búsqueda, el rango que está siendo buscado, la columna en que el valor de búsqueda se ubica, y el resultado debe ser idéntico.

a. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro de texto Valor_ buscado, teclee C7 b. En el cuadro de texto Matriz_buscar_en, teclee Tiendas!A6:B11 c. En el cuadro de texto Indicador_columnas, teclee 1 d. En el cuadro de texto Ordenado, teclee 0

e. Haga clic en Aceptar. 3.

¿Cuál es la cantidad de impuestos por ventas a ser cobrados por el primer gato? a) $60.00 b) $62.00 c) $65.00 d) $61.50

ACTIVIDAD PRÁCTICA OPCIONAL 4-8 Cambiar valores en una tabla de búsqueda Punto de partida: Está abierto Mis funciones.xls. Situación: El gerente de la región Nordeste le acaba de notificar que hubo un cambio en la tasa del impuesto sobre ventas. La tasa de impuestos sobre ventas para la tienda #62 disminuyó a un 7.25%. Usted necesita cambiar la tasa en la hoja de trabajo Tiendas y encontrar la diferencia en el impuesto sobre ventas cobrado por el gato persa que fue vendido con respecto a la nueva cantidad que debió haberse cobrado.

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LECCIÓN 4 1.

En la hoja de trabajo Gatos en la parte inferior de la columna Impuestos sobre ventas, inserte una fórmula que determine el reembolso por impuestos sobre ventas que habrá de acreditarse al cliente que adquirió el gato persa en la tienda #62.

2.

En la hoja de trabajo Tiendas, cambie la tasa impositiva de la tienda #62 a 7.25 por ciento.

3.

En la hoja de trabajo Gatos, obtenga la nueva cantidad de impuestos sobre ventas y sustráigala de la cantidad que se cobró en primera instancia.

TEMA G Realizar cálculos usando funciones lógicas Usted tiene cálculos realizados en su libro de trabajo mediante el uso de fórmulas simples. Ahora necesita evaluarlos antes de seguir calculando. A fin de lograrlo, puede calcular usando una función lógica. Podría desear realizar un cálculo en la hoja de trabajo solamente si una cierta condición se cumple. Por ejemplo, si la empresa otorga a los vendedores un bono sólo si se logra un total mínimo de ventas, usted necesitaría elaborar una fórmula para determinar si el total mínimo de ventas se ha logrado por parte de cada vendedor y luego elaborar otra fórmula para calcular el bono a otorgarse. O bien, podría usar una función lógica para determinar qué datos cumplen los criterios y así realizar el cálculo, todo en un solo paso.

Funciones lógicas Definición: Una función lógica es una función que realiza cálculos en datos siempre y cuando se cumpla un criterio dado. A diferencia de otras categorías de funciones, existen solamente seis funciones lógicas (y, falso, si, no, o, verdadero) Las funciones lógicas se basan en el valor de lo verdadero o de lo falso. Entonces el valor se usa para realizar cálculos. Ejemplo: La función Si Roberto desea saber qué categorías de su presupuesto final anual están sobrepresupuestadas y qué categorías están subpresupuestadas a fin de poder planificar mejor el año siguiente. Roberto utilizará la función Si. Ingresa los totales anuales y las cantidades presupuestadas. El resultado de la fórmula es la cantidad excedente o faltante para cada categoría.


99

LECCIÓN 4

Cómo calcular usando funciones lógicas Referencia de procedimiento: Realizar cálculos usando una función lógica Para realizar cálculos usando una función lógica:

100

1.


2.


3.

Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Lógicas.

4.

Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función lógica específica.

5.


6.


7.



LECCIÓN 4

ACTIVIDAD 4-9 Realizar cálculos usando una función lógica Punto de partida: Está abierto Mis funciones.xls. Situación: La tienda de mascotas de Raquel otorga a los gerentes de tiendas un bono mensual del 8 por ciento cuando las ventas sobrepasan los $5,000. El gerente de la tienda #62 le envió sus resultados trimestrales y ahora usted necesita determinar si deberá recibir un bono en enero, además de determinar la cantidad del mismo. Desea cerrar el libro de trabajo y guardar los cambios al terminar. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Tienda 62, inserte una función lógica para realizar el cálculo siempre y cuando se cumpla un criterio dado.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Tienda 62, seleccione la celda B13. b. Haga aparecer el listado de funciones lógicas. c. Seleccione la función SI. d. Haga clic en Aceptar.

2.

Ingrese los argumentos de función para determinar si el total de enero cumple lo mínimo requerido para conceder un bono, y si así es, qué cantidad implica el bono.

a. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro de texto Prueba_ lógica, teclee B11>5000 b. En el cuadro de texto Valor_si_verdadero, teclee B11*0,08 c. En el cuadro de texto Valor_si_falso, teclee 0


¿Verdadero o falso? El bono ganado en enero fue de $416.00. Verdadero Falso


101

LECCIÓN 4 4.

Cierre el libro de trabajo y guarde los cambios.

a. Cierre el libro de trabajo. b. Cuando se le pida guardar los cambios en Mis funciones, haga clic en Aceptar.

Lección 4 Seguimiento En esta lección, resolvió problemas matemáticos realizando cálculos con fórmulas avanzadas. Existen ocasiones cuando las fórmulas se tornarán muy complejas y para encontrar una rápida respuesta, habrán de usarse funciones avanzadas.

102

1.

¿Qué tipos de cálculos ha encontrado ya sea en su trabajo o de manera personal?

2.

¿Qué funciones en Excel cree usted utilizar más? ¿Por qué?


LECCIÓN 5

LECCIÓN 5

Duración de la lección 1 hora(s), 15 minutos

Ordenar y filtrar datos Objetivos de la lección: En esta lección, podrá ordenar y filtrar datos. Usted podrá: • Ordenar datos. •

Filtrar listados de datos.

•

Crear y aplicar filtros avanzados.

•

Realizar cálculos usando funciones de base de datos.

•

Agregar subtotales a una hoja de trabajo.

Lección 5: Ordenar y filtrar datos

103

LECCIÓN 5 Introducción Ha utilizado fórmulas, gráficos y objetos gráficos para visualizar los datos en un libro de trabajo en distintas formas. Ahora desea pulir la presentación de los datos mostrando subconjuntos de datos. Puede ordenar y agrupar datos en subconjuntos al ordenar y filtrar. Un sólo libro de trabajo puede llegar a contener vasta cantidad de información. El localizar datos específicos puede llevarse mucho tiempo ya que usted no cuenta con una manera de lograr orden si no los visualiza fila por fila. Para complicar más las cosas, puede ser que encuentre los datos que busca, pero con información que no se necesita. Al ordenar y filtrar, puede visualizar los datos en una manera que se ajuste mejor a sus necesidades.

TEMA A Ordenar listados de datos Podría tener datos en su hoja de trabajo los cuales quisiera reordenar y mostrar en una secuencia distinta. Para lograrlo, puede ordenar los datos. Una vez ingresados los datos en la hoja, podría querer visualizarlos de manera distinta. Al ordenarlos, puede lograr distintas perspectivas de los mismos datos sin alterar su formato original.

Ordenar Definición: El ordenar es un método de visualizar datos que coloca los datos en un orden específico. Los datos pueden clasificarse ya sea en orden ascendente o bien, en orden descendente, con base en información numérica o alfabética. Los datos pueden clasificarse utilizando ya sea un sólo criterio o bien, múltiples criterios. Ejemplo: Ordenar en un sólo nivel—Orden ascendente Donaldo necesita encontrar las cuentas por pagar en su hoja presupuestal antes del día cinco de cada mes. A fin de lograrlo, quiere ordenar los datos por fecha. Ordena su hoja de trabajo en la columna de fecha, esto, dando un orden ascendente.

104


LECCIÓN 5

Ejemplo: Orden multinivel—Orden ascendente y descendente La hoja de trabajo de cuentas por pagar de Marco, enlista cada factura, vendedor, fecha de vencimiento, y la cantidad. Marco necesita saber cúantas facturas, mayores a $500, están vencidas con relación a un vendedor. Ordena su hoja de trabajo por vendedor en orden ascendente y luego por cantidad en orden descendente.

Cómo ordenar listados de datos Referencia de procedimiento: Ordenar en un solo nivel Para ejecutar una clasificación de un solo nivel: 1.

Seleccione una celda en la columna a ordenar.


105

LECCIÓN 5 2.

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Orden ascendente, o en el botón Orden descendente.

Referencia de procedimiento: Ordenar en multinivel Para ejecutar una clasificación multinivel: 1.

Seleccione una celda dentro del listado.

2.

Elija Datos→Ordenar.

3.

Haga clic en la flecha desplegable Ordenar por y seleccione el primer criterio para ordenar.

4.

Seleccione el tipo de orden apropiado.

5.

Haga clic en la flecha desplegable Luego por y seleccione el segundo criterio para ordenar.

6.

Seleccione el tipo de orden apropiado. Puede ordenar usando solamente dos criterios; no es necesario seleccionar un tercer criterio.

7.

Haga clic en la flecha desplegable Luego por y seleccione el tercer criterio para ordenar.

8.

Seleccione el tipo de orden apropiado.

9.


ACTIVIDAD 5-1 Ordenar listados de datos utilizando un solo criterio Archivos de datos: •

Ordenar y filtrar.xls

Situación: Un cliente está buscando un cachorro de perro de menos de un año y que cueste menos de $500. El costo de un perro de raza pura en la región Nordeste se enlista en el libro de trabajo Ordenar y filtrar en la hoja de trabajo Perros. Usted necesita hacerle saber al gerente si existen perros en existencia.

106



En la hoja de trabajo Perros, ordene el listado por precio de venta de menor a mayor.

Cómo se hace a. Abra el libro Ordenar y filtrar. b. En la hoja de trabajo Perros, seleccione la celda F6. Puede hacer clic en cualquier celda en la columna que contenga los datos para ordenarla. c. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Orden ascendente. .

2.

¿Hay en existencia perros disponibles que cumplan con el criterio del cliente? a) Sí. b) No. c) No se puede saber con esta clasificación.

3.

¿Verdadero o falso? De los resultados obtenidos con esta clasificación, es fácil determinar rápidamente cuántos perros tienen menos de un año de edad. Verdadero Falso

ACTIVIDAD 5-2 Ordenar listados de datos utilizando múltiples criterios Punto de partida: Está abierto Ordenar y filtrar.xls. Situación: Un cliente está buscando un ave amazónica hembra que cueste menos de $1,000.00. No importa en qué tienda se encuentre el ave.


107


Comience a ordenar utilizando el género de las aves.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione las celdas A9 a F57. b. Elija Datos→Ordenar. c. Desde el listado desplegable Ordenar por, seleccione Género. d. Seleccione Ascendente.

2.

Complete la clasificación agregando un criterio de ordenamiento de acuerdo al sexo del ave y a su precio de venta.

a. Desde el listado Luego por, seleccione Sexo. b. Seleccione Ascendente.

c. Desde el segundo listado desplegable Luego por, seleccione el precio de venta. d. Seleccione Ascendente.

e. Haga clic en Aceptar. 3.

108

¿Existe un ave que cumpla lo que pide el cliente?


LECCIÓN 5

TEMA B Filtrar listados de datos Usted tiene ya una gran cantidad de datos ordenados en listados en la hoja de trabajo. Ahora desea ver solamente aquellos que cumplan con un criterio dado. Puede hacerlo al filtrar listados. El revisar todos los listados de datos en el libro de trabajo para encontrar datos específicos toma su tiempo. Podría resultar en un gran esfuerzo invertido para encontrar un elemento en particular. Al filtrar los listados de datos con base en los criterios seleccionados, se puede ubicar el rango de datos exacto que se está buscando.

Filtrar Definición: Un filtro es un método de visualizar datos que muestra solamente los datos que cumplen un criterio dado. Los datos se pueden filtar con base en un criterio, o en múltiples criterios usando información numérica y alfabética. Las flechas desplegables en cada encabezado de columna indican que el listado está listo para ser filtrado. Cuando los datos no cumplen con los criterios de filtro, la fila entera queda oculta. Un filtro puede reordenar los datos en la hoja de trabajo o copiar la información en otro lugar de la hoja de trabajo. Los datos filtrados se restauran a su formato original cuando se elimina el filtro. Ejemplo: Filtrar Katy necesita revisar exclusivamente las órdenes tomadas el último mes por parte de un vendedor en específico. La hoja de trabajo contiene múltiples vendedores que tienen más de 50 filas de datos para el vendedor. A fin de limitar el volumen de datos a revisar, Katy filtra la hoja de trabajo con base en dos criterios: el vendedor y la fecha de la orden de venta.


109

LECCIÓN 5 Cómo filtrar listados de datos Referencia de procedimiento: Filtrar un listado de datos con autofiltro Para filtrar un listado de datos usando Autofiltro: 1.

Seleccione cualquier celda en el listado que desee filtrar.

2.

Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

3.

Desde uno de los listados desplegables, seleccione una entrada como criterio para filtrar.

4.

Siga seleccionando entradas desde los listados desplegables para encontrar así los datos que necesita.

Referencia de procedimiento: Filtrar un listado de datos con autofiltro personalizado Para filtrar datos usando Autofiltro: 1.

Seleccione cualquier celda en el listado que desee filtrar.

2.

Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

3.

Haga clic en una de las flechas desplegables en una columna en la que desee crear un filtro personalizado y seleccione (Personalizar).

4.

Ingrese los criterios para filtrar.

5.


ACTIVIDAD 5-3 Filtrar listados de datos Punto de partida: Está abierto Ordenar y filtrar.xls. Situación: Un cliente está interesado en un gato persa. El cliente supo que Ferrer es un criador de gatos reconocido y por ello le interesa encontrar un gato macho criado por Ferrer. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Gatos, filtre los datos que muestren solamente gatos persas.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccione la celda A6. b. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

110


LECCIÓN 5 c. En la columna Raza, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Persa.

2.

Filtre los datos un poco más para mostrar solamente los gatos persas criados por Ferrer.

3.

¿Existe un gato disponible que cumpla con lo que el cliente busca?


a. En la columna Criador, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Ferrer.

111

LECCIÓN 5

ACTIVIDAD 5-4 Filtrar un listado de datos con un autofiltro personalizado Punto de partida: Está abierto Ordenar y filtrar.xls. Situación: Un cliente quiere ya sea un loro gris africano o bien, un ave amazónica doble amarillo. La cliente está dispuesta a viajar solamente hasta donde se ubica la tienda #35 para ir por el ave. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Aves, configure un autofiltro.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione la celda A9. Puede seleccionar cualqueir celda dentro del listado de datos. b. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

112


LECCIÓN 5 2.

Cree un filtro personalizado para obtener los resultados ya sea para las especies gris africano o doble amarillo

a. En la columna Especies, haga clic en la flecha desplegable y seleccione (Personalizar). b. En el listado desplegable superior derecho, seleccione Gris africano. c. Seleccione O. d. En el listado desplegable inferior izquierdo, seleccione Es igual a. e. En el listado desplegable inferior derecho, seleccione Doble amarillo.

f. 3.


¿Existe un ave que cumpla lo que pide el cliente?


113

LECCIÓN 5

TEMA C Crear y aplicar filtros avanzados Tiene listados de datos que se han filtrado con base en criterios preestablecidos. Ahora necesita determinar criterios propios que no sean parte de los ya preestablecidos. Usted puede lograr esto al crear y aplicar filtros avanzados a dicho listado. De hecho, puede resultar limitante filtrar datos basándose solamente en opciones ya preestablecidas. Si usted crea y aplica un filtro avanzado, sin embargo, puede filtrar los datos utilizando cualquier criterio y así obtener los subconjuntos de datos más específicos posibles.

Opciones de filtro Existen distintas opciones de filtro que se pueden usar a la hora de crear un filtro avanzado. En la Tabla 5-1 se muestran las opciones. Tabla 5-1: Opciones de filtro Operador

Objetivo

“=texto”

Encuentra el texto especificado dentro de unas comillas.

?

Reemplaza cualquier carácter sencillo en la misma posición al igual que el signo de interrogación

*

Reemplaza múltiples caracteres en la misma posición que el asterisco.

=

Igual a.

<

Menor que.

>

Mayor que.

=<

Igual o menor que.

=>

Igual o mayor que.

<>

No igual a.

Cómo crear y aplicar filtros avanzados Referencia de procedimiento: Crear y aplicar un filtro avanzado Para crear y aplicar un filtro avanzado:

114

1.

Seleccione los rótulos de columna para los valores que desee filtrar.

2.

Seleccione los criterios que se buscan.

3.

Elija Datos→Filtro→Filtro avanzado.

4.

Seleccione el rango de la lista.

5.

Seleccione el rango de los criterios.

6.

Elija la ubicación para filtrar los datos.


LECCIÓN 5

ACTIVIDAD 5-5 Crear y aplicar filtros avanzados Punto de partida: Está abierto Ordenar y filtrar.xls. Situación: El gerente de la región Nordeste quisiera encontrar los guacamayos y cacatúas disponibles en la región. Usted tiene ya un filtro previo colocado en la hoja de trabajo Aves y necesitará eliminarlo antes de aplicar un nuevo filtro. Al terminar, quiere guardar los cambios como Mi Orden y filtro. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Aves, elimine el filtro previo.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Aves, elija Datos→ Filtro→Mostrar todo. b. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

2.

Seleccione el rótulo de datos para Géneros como el rótulo para filtrar.

a. Si fuera necesario, seleccione la celda A9. b. Copie el contenido de la celda A9 en la celda A5.

3.

Ingrese guacamayo y cacatúa como criterios bajo el rótulo del filtro.

a. En la celda A6, teclee guacamayo b. En la celda A7, teclee cacatúa

c. Oprima Intro.


115

LECCIÓN 5 4.

Cree un filtro avanzado con base en el rótulo del filtro y en los criterios de filtro.

a. Seleccione la celda A9. b. Elija Datos→Filtro→Filtro avanzado. c. Minimice el cuadro de diálogo Filtro avanzado para mostrar solamente el cuadro de texto Rango de la lista. d. Si fuera necesario, seleccione de la celda A9 a la F57. e. Oprima Intro. f.

Minimice el cuadro de diálogo Filtro avanzado para mostrar solamente el cuadro de texto Rango de criterios.

g. Seleccione las celdas A5 a F7. h. Oprima Intro.

116


LECCIÓN 5 5.

Localice los resultados del filtro en la misma hoja de trabajo debajo del listado de datos original. Guarde el archivo como Mi Orden y filtro al terminar.

a. Bajo Acción, seleccione Copiar a otro lugar. b. Minimice el cuadro de diálogo Filtro avanzado para mostrar solamente el cuadro de texto Copiar a otro lugar. c. Si fuera necesario, seleccione de la celda A60 a la F60. d. Oprima Intro.

e. Haga clic en Aceptar. f.


Guarde el libro de trabajo como Mi Orden y filtro

117

LECCIÓN 5

TEMA D Realizar cálculos usando base de datos Ha ordenado y filtrado datos y ahora desea realizar cálculos en los datos. En este tema, hará cálculos usando una función de base de datos. Al realizar un cálculo en una hoja de trabajo, se tienen que elegir los datos a incluir en el cálculo. Esto puede llevarse mucho tiempo si hay muchos datos. Una función de base de datos, por otra parte, puede encontrar los datos que usted está buscando y realizar los cálculos en un solo paso.

Funciones de bases de datos Definición: Una función de base de datos realiza cálculos solamente en los datos que cumplen criterios dados. Las letras BD anteceden cada función para indicar que se trata de una función de base de datos. Una función de base de datos tiene tres argumentos: la base de datos, el campo y los criterios. Ejemplo: Ejemplo: Una función de base de datos

118


LECCIÓN 5

Cómo calcular usando funciones de base de datos Referencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función de base de datos Para realizar cálculos usando una función de base de datos: 1.

Seleccione la celda donde aparecerá la fórmula.

2.


3.

Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, elija Base de datos.

4.

Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función de base de datos específica.

5.


6.


7.



119

LECCIÓN 5

ACTIVIDAD 5-6 Realizar cálculos utilizando una función de base de datos Punto de partida: Está abierto Mi orden y filtro.xls. Situación: El gerente de la región Nordeste desea saber si vale la pena que en las tiendas se vendan aves más grandes, tales como los guacamayos y las cacatúas. Necesita saber el costo total para la tienda de ese tipo de aves, así como su precio de venta. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Aves, inserte una función de base de datos para sumar solamente el costo para la tienda de los guacamayos y cacatúas.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Aves, en la celda E7, ingrese una función BDSUMA. b. En el cuadro de texto Base_de_ datos, teclee A9:F57. c. En el cuadro de texto Nombre_de_campo, teclee “Costo para la tienda” d. En el cuadro de texto Criterios, teclee A5:A7 e. Haga clic en Aceptar.

2.

Inserte una función de base de datos para sumar solamente el precio de venta de los guacamayos y cacatúas.

a. Seleccione la celda F7. b. Inserte una función BDSUMA. c. En el cuadro de texto Base_ de_ datos, teclee A9:H57. d. En el cuadro de texto Nombre_de_campo, teclee “Precio de venta” e. En el cuadro de texto Criterios, teclee A5:A7 f.

120



LECCIÓN 5 3.

¿Es rentable para la región Nordeste el vender guacamayos y cacatúas? a) No muy rentable. b) ¡Definitivamente! c) Es difícil de saberlo.

TEMA E Agregar subtotales a una hoja de trabajo Podría tener datos en la hoja de trabajo que estén separados en distintos listados. Ahora desea un total para cada uno de los listados. Puede lograr esto agregando subtotales a la hoja de trabajo. Al ingresar datos, de manera periódica podría usted querer obtener un total, en vez de tener que esperar el gran total al final. Esto puede ser especialmente útil cuando se trabaja en una hoja de cálculo que tiene una gran cantidad de datos. Los subtotales en la hoja de trabajo trabajan a manera de un mapa de datos en el cual se indican puntos importantes en el camino.

Subtotales Definición: Un subtotal es una función que se ejecuta en un subconjunto de datos que han sido previamente ordenados. Los datos ordenados crean un grupo separado en cada cambio en el campo de ordenamiento. El subtotal puede crearse usando distintas funciones tales como la suma, el promedio, y el conteo. La hoja de trabajo puede tener tantos subtotales como se requieran. Cada subtotal se inserta en la hoja de trabajo en una línea separada justo debajo del grupo del cual se está obteniendo un subtotal. Los subtotales, entonces, se incorporan para crear un gran total al final del listado de datos. Símbolos de esquema Cuando se agregan subtotales a la hoja de trabajo, Excel automáticamente agrega símbolos de esquema a la hoja de trabajo. Usted verá estos símbolos a la izquierda de la hoja en un área separada. Estos símbolos no afectan los subtotales.


121

LECCIÓN 5 Ejemplo: Subtotales

Cómo agregar subtotales a una hoja de trabajo Referencia de procedimiento: Agregar subtotales Para agregar subtotales a una hoja de trabajo:

122

1.

Ordene el lista de datos en la columna a los cuales desea agregar un subtotal.

2.

Elija Datos→Subtotales.

3.

Ingrese los criterios.


LECCIÓN 5

ACTIVIDAD 5-7 Agregar subtotales a una hoja de trabajo Punto de partida: Está abierto Mi orden y filtro.xls. Situación: El gerente de la región Nordeste quisiera conocer los subtotales de los costos para la tienda y los precios de venta de cada una de las sucursales. Qué se hace 1.

En la hoja de trabajo Aves, ordene el listado de datos por precio de venta.

Cómo se hace a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione la celda F9. b. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Orden ascendente.

2.

Para cada tienda, sume el precio de venta y el costo para la tienda.

a. Elija Datos→Subtotales. b. En el listado desplegable Para cada cambio en,seleccione Ubicación. La función SUMA es la predeterminada en el listado desplegable Usar función.

c. En la casilla de verificación Agregar subtotal a, si es necesario marque las casillas de verificación Precio de venta y Costo para la tienda.

d. Haga clic en Aceptar. e. Guarde y cierre el archivo.


123

LECCIÓN 5 Lección 5 Seguimiento En esta lección, ordenó y filtró datos para crear subconjuntos. Cuando los datos se ordenan en un subconjunto, toma menos tiempo analizarlos y encontrar la información buscada.

124

1.

¿Le parece que es más útil el ordenar y filtrar datos? ¿Por qué?

2.

¿En qué situación sería útil crear un esquema de datos que incluya subtotales? ¿Por qué?


LECCIÓN 6

LECCIÓN 6


Usar Excel en la Web Objetivos de la lección: En esta lección, podrá usar Excel en la Web. Usted podrá: • Exportar datos Excel. •

Publicar una hoja de trabajo en la Web.

•

Importar datos de la Web.

•

Crear una consulta Web.

Lección 6: Usar Excel en la Web

125

LECCIÓN 6 Introducción Ha creado y editado libros de trabajo en la computadora y ahora necesita recopilar información de la Web. Desea incorporar datos de la Web en los libros de trabajo y ponerlos a disposición de otras personas vía Web. Esto lo puede hacer importando datos de la Web en un libro de trabajo y exportando el libro a la Web. Al exportar datos a la Web, usted puede visualizar y cambiar archivos Excel en cualquier computadora con conexión a Internet, sin tener la aplicación Excel. Al importar datos de la Web, usted puede incorporar información en el libro de trabajo, tal como la cotización en la bolsa. Incluso, los datos se actualizarán de manera automática en el libro de trabajo cuando la información en la Web se actualice.

TEMA A Exportar datos Excel Ha trabajado con datos de un libro de trabajo ubicado en su computadora y ahora necesita visualizar los datos en otras computadoras que podrían no tener Microsoft Excel. Esto lo puede lograr si exporta datos Excel. Los datos en un libro de trabajo están en un formato específico para la aplicación Excel. Sin embargo, puede haber ocasiones en que necesite visualizarlo, pero no se tiene acceso a Excel. Puede exportar datos Excel a otros formatos a fin de visualizarlos en una computadora que no tenga Excel instalado.

126


LECCIÓN 6

Exportar Definición: Una exportación es un método para transferir datos creados en Excel hacia otra aplicación distinta a fin de manipularlos en la nueva aplicación. Excel puede exportar un rango de datos en una hoja de trabajo, o bien en un libro de trabajo entero. Existe una gran variedad de formatos a usarse para exportar datos. Encontrará una lista de los formatos en la Tabla 6-1. Al exportar datos, una copia de los mismos se formatea específicamente de acuerdo a la aplicación en la cual será usada; el formato de los datos originales no cambia. Ejemplo: Exportar Betania quiere colocar en el sitio Web de la empresa una hoja de trabajo que incluye los beneficios que da la empresa. El administrador del sitio Web le pidió a Betania darle formato a los datos en HTML. Betania exporta los datos y los guarda en una sola página Web.


127

LECCIÓN 6

Tipos de archivo Los datos Excel se pueden exportar en una gran variedad de tipos de archivo incluyendo los que se mencionan en la Tabla 6-1 . El tipo de archivo se determina según la aplicación a la cual se quiera exportar los datos. Tabla 6-1: Tipos de archivo comunes para exportar datos Excel Tipo de archivo

Formato

XML

Aplicaciones múltiples; uso principal en la Web .

HTML

Datos usados en la Web o visualizados en un navegador Web.

Texto

Delimitado por tabulaciones para procesador de texto.

CSV

Delimitado por comas para bases de datos.

WKS

Lotus 1-2-3.

Cómo exportar datos Excel Referencia de procedimiento: Guardar datos Excel como un tipo de archivo distinto Para exportar datos Excel en un formato de archivo distinto:

128

1.

Abra el libro de trabajo.

2.

Elija Archivo→Guardar como.


LECCIÓN 6 3.

Si es necesario, desde el listado Guardar en, seleccione la ubicación para guardar el archivo.

4.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de archivo.

5.

Desde el listado Guardar como tipo, seleccione el tipo.

6.


Referencia de procedimiento: Guardar datos Excel como una página Web Para exportar datos Excel como una página Web: 1.

Abra el libro de trabajo.

2.

Elija Archivo→Guardar como página Web.

3.

Si es necesario, desde el listado Guardar en, seleccione la ubicación para guardar el archivo.

4.

En el área Guardar, seleccione Todo el libro o Selección: Hoja.

5.

Si es necesario, marque la casilla de verificación Agregar interactividad.

6.

Si es necesario, agregue un título de página al hacer clic en Cambiar título.

7.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de archivo.

8.


ACTIVIDAD 6-1 Guardar datos Excel en un formato XML Archivos de datos: •

Animales.xls

Situación: El gerente de la región Nordeste quisiera una copia de los datos del libro de trabajo Animales pero los necesita en un formato de archivo XML. Le pide a usted guardar su copia del libro de trabajo como Animales. Él hará uso de los datos en un lugar donde estará el cliente, y no tendrá acceso a programa XLM alguno. Le pide visualizar los datos en el Bloc de notas para verificar que el archivo tenga etiquetas XML antes de que le sea enviado al gerente.


129


Guarde el libro de trabajo Animales como un archivo XML llamado Animales.

Cómo se hace a. En el libro de trabajo Animales, elija Archivo→Guardar como. b. Desde el listado desplegable Guardar como tipo, seleccione Datos XML (*.xml) para guardar el libro Animales en la carpeta Mis documentos. c. Haga clic en Guardar. d. Cierre el libro de trabajo.

2.

Visualice el archivo Animales.xml en el Bloc de notas y cierre sin guardar cambios.

a. En mis documentos, haga clic con el botón derecho en Animales.xml y elija Abrir con→Bloc de notas. b. Observe que el archivo tiene etiquetas XML y cierre el archivo.

130


LECCIÓN 6

ACTIVIDAD 6-2 Guardar datos Excel en un formato CSV Archivos de datos: •

Animales.xls

Situación: La gerente de la región Centro quisiera una copia de la hoja Gatos perteneciente al libro de trabajo Animales, pero la necesita en un formato de archivo delimitado por comas. Le pide a usted guardarle una copia de la hoja de trabajo como Gatos.csv. La gerente utilizará los datos durante una presentación a clientes en un viaje que realizará y no tendrá el tiempo suficiente para revisar el archivo antes de presentarlo. Le pide a usted visualizar los datos en el Bloc de notas para verificar que el archivo esté delimitado por comas antes de que le sea enviado a ella. Qué se hace 1.

Guarde el libro de trabajo como un archivo nombrado Gatos.csv.

Cómo se hace a. En el libro de trabajo Animales, seleccione la hoja de trabajo Gatos. b. Seleccione Archivo→Guardar como. c. En el cuadro de texto Nombre de archivo, teclee Gatos d. En el listado desplegable Guardar como tipo, seleccione CSV (delimitado por comas) (*.csv). e. Haga clic en Guardar. f.

Haga clic en Aceptar en el mensaje de error.

g. Haga clic en Aceptar en el mensaje de error.


131

LECCIÓN 6 2.

Cierre el archivo, guarde los cambios, y elimine todo mensaje de error.

a. Cierre el archivo. b. Cuando se le pida guardar los cambios, haga clic en Aceptar. c. Haga clic en Aceptar en el mensaje de error. d. Haga clic en Aceptar en el mensaje de error.

3.

132

Visualice el archivo guardado en el Bloc de notas y cierre sin guardar cambios.

a. Abra Gatos.csv en Bloc de notas. b. Observe que el archivo contiene datos separados solamente por comas y ahora, cierre el archivo.


LECCIÓN 6

ACTIVIDAD 6-3 Guardar datos Excel en un formato de texto Archivos de datos: •

Animales.xls

Situación: El gerente de la región Oeste medio quisiera una copia de la hoja Perros perteneciente al libro de trabajo Animales, pero la necesita en un formato de archivo delimitado por tabulaciones. Le pide guardar una copia de la hoja de trabajo como Perros.txt. Él usará la información en una de las tiendas y no tendrá el tiempo suficiente para revisar el archivo antes de irse de viaje. Le pide a usted visualizar los datos en el Bloc de notas para verificar que el archivo esté delimitado por tabulaciones antes de que le sea enviado. Qué se hace 1.

Guarde el libro de trabajo como un archivo de texto nombrado Perros. txt.

Cómo se hace a. En el libro de trabajo Animales, seleccione la hoja de trabajo Perros. b. Seleccione Archivo→Guardar como. c. En el cuadro de texto Nombre de archivo, teclee Perros d. En el listado desplegable Guardar como tipo, seleccione Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt). e. Haga clic en Guardar. f.

Haga clic en Aceptar en el mensaje de error.

g. Haga clic en Aceptar en el mensaje de error. 2.

Cierre el archivo, guarde los cambios, y elimine todo mensaje de error.

a. Cierre el archivo. b. Cuando se le pida guardar los cambios, haga clic en Aceptar. c. Haga clic en Aceptar en el mensaje de error. d. Haga clic en Aceptar en el mensaje de error.


133

LECCIÓN 6 3.

Visualice Perros.txt en el Bloc de notas y cierre sin guardar cambios.

a. En Mis documentos, haga clic con el botón derecho en Perros.txt y elija Abrir con→Bloc de notas. b. Observe que el archivo contiene datos separados solamente por tabulaciones y ahora, cierre el archivo.

ACTIVIDAD 6-4 Guardar un libro de trabajo Excel como página Web Archivos de datos: •

Animales.xls

Situación: El gerente de la región Oeste medio va a lanzar el sitio Web para la tienda de mascotas de Raquel y quiere comenzar con el libro de trabajo Animales. Antes de hacerlo, necesita mostrar los datos a diseñadores de páginas Web a fin de que puedan ver cómo sería el formato en el que aparecería el libro en la Web. Le pide a usted guardar una copia del libro de trabajo como Página Web de Raquel y asegurarse de que cada ficha del libro sea accesible al abrirse como página Web. Qué se hace 1.

Guarde el libro de trabajo Animales como página Web nombrada Página Web de Raquel.

Cómo se hace a. En el libro de trabajo Animales, elija Archivo→Guardar como página Web. b. En el área título de la página, haga clic en Cambiar título.

134


LECCIÓN 6 c. En el cuadro de texto Título de la página, teclee Tienda de mascotas de Raquel– Animales en venta

d. Haga clic en Aceptar. e. En el cuadro de texto Nombre de archivo, teclee Página Web de Raquel

f.


g. Cierre el libro de trabajo. 2.

Visualice la página Web de Raquel en el Explorador de Internet.

a. En Mis documentos, haga doble clic en Página Web de Raquel.html. b. Seleccione la hoja de trabajo Gatos. c. Seleccione la hoja de trabajo Perros. d. Cierre el archivo.


135

LECCIÓN 6

TEMA B Publicar una hoja de trabajo en la Web Usted tiene una hoja de trabajo creada en el disco duro y ahora desea abrirla y hacerle cambios cuando usted no se encuentre en la computadora. Esto lo puede lograr al publicar la hoja de trabajo en la Web. Puede visualizar los datos exportados en la Web, pero ¿qué pasa si necesita cambiarlos? Podría revisar la hoja de trabajo original y exportarla de nuevo a la Web, pero ¿qué ocurre si no se tiene acceso a la hoja de trabajo original? Cuando usted publica una hoja de trabajo en la Web, se le pueden hacer cambios en los datos desde cualquier computadora con acceso a la Web.

Cómo publicar una hoja de trabajo en la Web Referencia de procedimiento: Publicar una hoja de trabajo en la Web Para publicar un libro de trabajo o una hoja de trabajo en la Web: 1.

Si es necesario, seleccione la hoja de trabajo el rango de celdas que desea publicar.

2.

Elija Archivo→Guardar como página Web.

3.

Desde el listado desplegable Guardar en, seleccione la ubicación para guardarla.

4.

En el área Guardar, seleccione Todo el libro o Selección: Hoja.

5.

Haga clic en Publicar en el cuadro de diálogo Guardar como.

6.

Si es necesario, ingrese un título para la página Web.

7.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre para la página Web

8.

Haga clic en Publicar.

9.

Si es necesario, cambie las opciones para publicar.

10. Haga clic en Publicar.

Opciones para publicar Publicar es una forma de generar el formato HTML que se requiere para mostrar la información en la Web. Al publicar una página Web, usted cuenta con más opciones que cuando simplemente exporta los datos en un formato HTML. Los datos publicados como página Web pueden manipularse mediante un navegador Web. Los datos exportados en HTML no pueden manipularse.

136


LECCIÓN 6

ACTIVIDAD 6-5 Publicar una hoja de trabajo en la Web Archivos de datos: •

Animales.xls

Situación: Por alguna razón, los gatos no se están vendiendo tanto como otros animales. La dueña ha decidido que la hoja de trabajo Gatos, del libro de trabajo Animales, se publique como una página Web para ver si ello pudiese generar mayores ventas. Le pide nombrar la página Web como Tienda de mascotas de Raquel–Gatos de raza pura disponibles y nombrar el archivo Página de gatos. Qué se hace 1.

En el libro de trabajo Animales, seleccione la hoja de trabajo Gatos como página Web.

Cómo se hace a. En el libro de trabajo Animales, en la hoja de trabajo Gatos, seleccione cualquier celda. b. Elija Archivo→Guardar como página Web. c. En el área Guardar, seleccione Selección: Hoja.

2.

Titule la página Web Tienda de mascotas de Raquel– Gatos de raza pura disponibles.

a. Haga clic en Cambiar título. b. En el cuadro de texto Título, teclee Tienda de mascotas de Raquel– Gatos de raza pura disponibles c. Haga clic en Aceptar.

3.

Guarde la página Web como Página gatos.

a. En el cuadro de texto Nombre de archivo, teclee Página gatos b. Haga clic en Publicar. Hacer clic en Publicar guarda el archivo la primera vez que usted hace clic en el botón.


137

LECCIÓN 6 4.

Publíque la página Web con la opción Volver a publicar y abra la página publicada en un navegador.

a. En el área Publicar como, marque Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro. b. Marque la casilla de verificación Abrir la página en el explorador Web. c. Haga clic en Publicar. El libro de trabajo se abre en una ventana del navegador tal y como aparecería en un sitio Web. d. Cierre la ventana del navegador. e. Cierre todos los archivos abiertos. f.

Si se le pide guardar el archivo, haga clic en Aceptar.

g. Haga clic en Aceptar para habilitar la característica Volver a publicar.

TEMA C Importar datos de la Web Ha encontrado datos en la Web los cuales le gustaría usar en su libro de trabajo. Le gustaría almacenar dicha información en una hoja de trabajo Excel. Puede lograr esto importando datos de la Web. Al navegar en la Web, podría usted encontrarse con datos que le gustaría usar en el libro de trabajo. Podría cortar y pegar los datos, pero sería un proceso muy tedioso y no hay ninguna garantía de copiar los datos de manera correcta. Incluso podría usted omitir parte de los datos. A fin de capturar datos de la Web, puede importarlos y así estar seguro de que va a tener exactamente lo que desea.

138


LECCIÓN 6 Importar Definición: Una importación es un método para transferir datos de otra aplicación hacia un libro de trabajo Excel. Excel puede importar un archivo entero o datos seleccionados desde un archivo. La importación cambia el formato de datos para así poder manipularlos en una hoja de trabajo. Los datos importados aparecen igual que los datos creados directamente en Excel. Usted trabaja los datos de la misma manera. Los datos pueden importarse de otras aplicaciones de hojas de cálculo, bases de datos, documentos de texto, o desde la Web. Ejemplo: Importar

Como importar datos de la Web Referencia de procedimiento: Importar datos de la Web Para importar datos de la Web: 1.

Abra la hoja de trabajo en la cual se importarán los datos.

2.

Elija Datos→Obtener datos externos→Importar datos.

3.

Desde el listado desplegable Buscar en, seleccione el origen de los datos.

4.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre para el archivo.

5.

Bajo ¿Dónde desea situar los datos?, elija una ubicación para los mismos.


139

LECCIÓN 6

ACTIVIDAD 6-6 Importar datos de la Web Situación: La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel está considerando hacer negocios en otros países. Le ha pedido a usted descargar información de la Web relativa al mercado de divisas en un nuevo libro de trabajo a fin de revisarla. Qué se hace 1.

Importe información del mercado de divisas de la Web en una hoja en blanco.

Cómo se hace a. En un nuevo libro de trabajo, seleccione una nueva hoja de trabajo. b. Elija Datos→Obtener datos externos→ Importar datos. c. Desde el listado Mis archivos de origen de datos, seleccione Mercado de divisas de MSN MoneyCentral Investor.iqy. d. Haga clic en Abrir. e. Haga clic en Aceptar para aceptar la ubicación predeterminada en la hoja de trabajo existente.

140


LECCIÓN 6

TEMA D Crear una consulta Web Ha importado datos de la Web, los cuales siempre permanecen iguales en el libro de trabajo. Ahora necesita importar datos que cambien constantemente en el libro. Lo puede hacer creando una consulta Web. Hay gran cantidad de datos en la Web que cambian a diario, a veces en horas. Capturarlos al importarlos requeriría repetir el proceso de importación una y otra vez y en verdad que no se podría estar seguro de si están o no realmente actualizados. Afortunadamente, puede crear una consulta Web que constantemente actualizará los datos importados cuando se actualicen en la Web, sin que usted tenga que hacer nada.

Consulta Web Definición: Una consulta Web es una importación que transfiere datos de la Web hacia una hoja de trabajo Excel. Los datos pueden importarse de cualquier página Web. Se utiliza principalmente para importar datos que constantemente cambian. La consulta Web determina qué partes de la página Web están disponibles para ser importadas. A diferencia de otros datos importados, los datos de una consulta web se actualizan automáticamente en la hoja de trabajo cada vez que se actualiza el sitio Web. Se requiere tener conexión a Internet para que los datos se actualicen. Ejemplo: Consulta Web Simón trabaja en un banco internacional y necesita tener acceso a información bursátil actualizada durante el día. Podría revisar la Web cada vez que necesitara datos, pero también desea utilizar los datos de las cotizaciones que están en su hoja de trabajo. Simón crea una consulta Web que importa los datos a su hoja de trabajo y que actualiza la información de manera regular durante el día.


141

LECCIÓN 6

Cómo crear una consulta Web Referencia de procedimiento: Crear una consulta Web Para crear una consulta Web:

142

1.

Seleccione la hoja de trabajo en la cual se importarán los datos.

2.

Elija Datos→Obtener datos externos→Nueva consulta Web.

3.

Navegue a la página Web desde la cual se importará la información.

4.

Haga clic en Ir.

5.

Seleccione las tablas a importar.

6.

Haga clic en Importar.

7.

Seleccione la ubicación para colocar los datos.


LECCIÓN 6

ACTIVIDAD 6-7 Crear una consulta Web Punto de partida: Excel se está ejecutando y se abre un nuevo libro de trabajo. Situación: La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel tiene el dinero de la empresa invertido en algunas acciones. Usualmente revisa la actividad bursátil en el sitio Web de finanzas de Yahoo. Ya que usted ha trabajado tanto en Excel, ella le pide localizar la información bursátil de la Corporación Microsoft en Yahoo e importar los datos en una hoja de trabajo en blanco y guardarla como Mi importación. Ella quisiera trabajar con información actualizada en la hoja de trabajo sin tener que buscar y encontrar constantemente el sitio Web y empezar a buscar la información bursátil. Qué se hace 1.

Cree una nueva consulta Web en un nuevo libro de trabajo en blanco.

Cómo se hace a. Abra un nuevo libro de trabajo en blanco. b. Elija Datos→Obtener datos externos→ Nueva consulta Web.

2.

Localice la página Web financiera de Yahoo.

a. En el campo Dirección, teclee http:// finance.yahoo.com b. Haga clic en Ir.


143

LECCIÓN 6 3.

Seleccione los datos de la Corporación Microsoft a importar.

a. En la parte superior central de la página, en el cuadro de texto Enter Symbol(s), teclee MSFT b. Inmediatamente a la derecha del cuadro de texto Enter Symbol(s),haga clic en Ir. c. En un lugar de la página, aproximadamente un tercio de la misma hacia abajo, haga clic en la flecha junto a MICROSOFT CP (NasdaqNM:MSFT) a fin de que cambie a una marca de verificación. d. Bajo MICROSOFT CP (NasdaqNM:MSFT), haga clic en la flecha junto a Last Trade a fin de que cambie a una marca de verificación. e. Bajo MICROSOFT CP (NasdaqNM:MSFT), haga clic en la flecha junto a Day ´s Range a fin de que cambie a una marca de verificación.

4.

Importe los datos.

a. Haga clic en Importar. b. En el cuadro de diálogo Importar datos, seleccione Nueva hoja de cálculo. c. Haga clic en Aceptar.

5.

Guarde el libro de trabajo como Mi importación y cierre Excel.

a. Guarde el libro de trabajo como Mi importación b. Cierre Excel.

Lección 6 Seguimiento En esta lección, utilizó Excel en la Web. Ya sea que requiera transferir datos de un libro de trabajo a la Web para que otros los visualicen, o bien importar datos de la Web a fin de que pueda trabajar dentro de una hoja de trabajo, el trabajar con datos en la Web ofrece flexibilidad y facilidad para transportar los datos.

144

1.

¿En qué tipo de datos con los que usted trabaja podría servir el exportarlos?

2.

¿Qué tipo de datos importaría usted?


Seguimiento

SEGUIMIENTO

En este curso, optimizó la creación de los libros de trabajo usando plantillas y funciones. También mejoró los libros de trabajo con objetos gráficos y creó gráficas a fin de analizar los datos. Al usar uno de estos componentes, el libro de trabajo se verá más profesional y le será útil a otras personas. Sin embargo, al combinar estos componentes, el libro de trabajo se convierte en una herramienta para el análisis y colaboración con otras personas. 1.

El uso de plantillas y funciones para elaborar hojas de trabajo, ¿facilita o dificulta la creación de un libro de trabajo?¿Cómo afecta la entrada y edición de datos?

2.

¿Acaso los gráficos y gráficas le dan claridad al libro de trabajo? ¿Cómo?

3.

¿Cómo visualiza usted usar Excel en la Web con sus libros de trabajo?

¿Qué sigue? Microsoft Excel 2003: 3er. Nivel es el curso que sigue de esta serie. En ese curso, aprenderá una variedad de técnicas para personalizar libros de trabajo, analizar datos, crear tablas dinámicas y colaboración en los libros de trabajo.

145

NOTAS

146


APÉNDICE A

APÉNDICE A Programa de Especialista en Microsoft Office Algunos cursos selectos de Element K requieren habilidades de Especialista en Microsoft Office. La tabla siguiente indica dónde se cubren las habilidades para Excel 2003. Por ejemplo, del 1-3 indica la lección y el número de actividad aplicable a dicha habilidad.

Conjunto de habilidades fundamentales y habilidades a prueba

Excel 2003: 2do. Nivel


Excel 2003: 3er. Nivel

Ingresar y editar contenido de celda Ingresar, editar y eliminar texto, números y símbolos en celdas

1-4

Rellenar contenido de series utilizando la herramienta cotrolador para relleno

2-2

Navegar a un contenido de celda en específico Buscar y modificar o reemplazar contenido de celda o formatos

2-5, 4-8

Navegar a un contenido en específico (e.g., Ir a)

2-5

Localizar, seleccionar e insertar información de soporte Localizar información de soporte en materiales de referencia locales o en Internet

1-9

Usar la herramienta Investigar para seleccionar e insertar información de soporte basada en textos

1-9

Insertar, posicionar y dimensionar gráficos Insertar, posicionar y dimensionar gráficos

3-1, 3-2

Filtrar listados utilizando Autofiltro

Apéndice A: Programa de Especialista en Microsoft Office

147

APÉNDICE A Conjunto de habilidades fundamentales y habilidades a prueba


Filtrar listados usando Autofiltro



5-3, 5-4

Ordenar listados Ordenar listados

5-1, 5-2

Insertar y modificar fórmulas Crear y editar fórmulas

3-1

Ingresar un rango dentro de una fórmula al arrastrar

3-1

Usar referencias (absoluta y relativa)

3-3, 3-4

Usar funciones de Estadísticas, Hora y fecha, Finanzas y Lógicas Crear fórmulas usando las catego- 3-2 rías de función siguientes: Estadísticas, Fecha y hora, Financieras y Lógicas (e.g., Suma, Min, Max, Fecha u Hoy, PAGO, SI, Promedio)

4-3, 4-4, 4-5, 4-6, 4-9

Crear, Modificar y Posicionar diagramas y gráficos con base en datos de hojas de trabajo 2-1, 2-2, 2-3, 2-4, 2-5

Crear, modificar y posicionar diagramas y gráficos con base en datos contenidos en el libro de trabajo activo Aplicar y modificar formatos de celda. Darle formato a celdas

4-1, 4-2, 4-3, 4-4, 4-5, 4-6, 4-7

Aplicar Autoformatos a las celdas y a los rangos de celdas

4-9

Aplicar y modificar estilos de celda Aplicar estilos (e.g., aplicar un estilo desde el listado Formato→ Estilo)

4-10

Modificar formatos de fila y columna Modificar altura y ancho

4-3

Insertar y eliminar, mostrar y ocultar filas y columnas

2-4, 4-3, 4-4

Modificar alineación

4-7, 4 Lab

Dar formato a las hojas de trabajo Darle formato al color de la ficha, 4-2, 5-1 nombre de la hoja y fondo Ocultar y mostrar hojas de trabajo 7-4 Insertar, visualizar y editar comentarios Agregar y editar comentarios anexos a las celdas de las hojas de trabajo

1-4, 1-5, 1-6

Crear nuevos libros de trabajo a partir de plantillas.

148




Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla



1-1, 1-2

Insertar, Eliminar y Mover celdas Insertar y eliminar celdas seleccionadas

2-4

Cortar, copiar y pegar/pegado especial de celdas seleccioandas

2-1, 4-2

Mover celdas seleccionadas

2-1

Crear y Modificar hipervínculos Insertar y editar hipervínculos

1-7, 1-8

Organizar hojas de trabajo Insertar hojas de trabajo en un libro

5-3

Eliminar hojas de trabajo de un libro

5-3

Reposicionar hojas en un libro

5-2

Abrir la vista preliminar de datos en otras vistas Abrir la vista preliminar de impresión de páginas Web

6-1, 6-2

Abrir la vista preliminar de saltos de página

6-5

5-Lab

Personalizar el diseño de ventanas Dividir y organizar libros de trabajo

7-1, 7-2

Dividir, inmovilizar/movilizar, organizar y ocultar/mostrar libros de trabajo

7-1, 7-2, 7-3, 7-4

Configurar páginas para impresión Establecer áreas de impresión

6-1, 6-6

Modificar la orientación de las hojas de trabajo

6-4

Agregar encabezados y pies de página a las hojas de trabajo

6-2

Visualizar y modificar saltos de página

6-5

Establecer opciones para configurar página para impresión (e.g., márgenes, área de impresión, filas/columnas a repetirse)

6-1, 6-3, 6-6

Imprimir datos Imprimir selecciones, hojas de trabajo y libros de trabajo

6-1, 6-3, 6-6

Organizar libros de trabajo usando carpetas de archivo


149



Crear y usar carpetas para almacenar libros de trabajo

1-5

Renombrar carpetas

1-5



Guardar datos en formatos apropiados para distintos usos Convertir archivos a distintos formatos de archivo para poder transportarlos (e.g., .csv, .txt)

6-1, 6-2, 6-3, 6-4

Guardar selecciones, hojas de trabajo o libros de trabajo como páginas Web

6-4

Conjunto de habilidades de experto y habilidades a prueba




Usar subtotales Agregar subtotales a los datos de la hoja de trabajo

5-7

Definir y aplicar filtros avanzados Crear y aplicar filtros avanzados

5-5

Agrupar y esquematizar datos Agrupar y esquematizar datos

3-6

Usar validación de datos Agregar criterios para validación de datos en la celdas

1-5

Crear y modificar rangos de listados Crear y modificar rangos de listados

4-1, 5-Lab

Agregar, mostrar, cerrar, editar, combinar y compendiar escenarios Administrar escenarios

4-2

Realizar análisis de datos usando herramientas automatizadas Proyectar valores usando herramientas de análisis (e.g., Herramientas para análisis)

4-7

Realizar análisis condicionales

4-3

Usar el complemento Solver

4-4

Crear Tabla dinámica y reportes de Tabla dinámica Crear informes de Tabla dinámica e informes de Gráfico dinámico

4-5, 4-6

Usar Funciones de búsqueda y referencia Usar funciones de búsqueda y referencia (e.g., CONSULH, CONSULV)

150

4-7, 4-8


APÉNDICE A Conjunto de habilidades de experto y habilidades a prueba




Usar funciones de bases de datos Crear y editar funciones de base de datos (e.g., BDSUM, BDPROMEDIO)

5-6, 5-Lab

Rastrear precedentes, dependientes y errores de fórmula Rastrear precedentes de fórmula

3-1

Rastrear dependientes de fórmula

3-2

Rastrear errores de fórmula

3-3

Localizar datos y fórmulas inválidas Usar Comprobación de errores

3-4

Poner en círculos datos no válidos

3-4

Observar y evaluar fórmulas Usar Evaluar fórmulas

3-5

Usar Observar celdas

3-5

Definir, modificar y usar rangos nombrados Nombrar uno o más rangos de celda

4-1

Usar en fórmula una referencia de rango nombrado

4-2

Estructurar libros de trabajo usando XML Agregar, modificar y eliminar mapas

7-1

Administrar elementos y atributos en libros de trabajo XML (e.g., agregar, modificar, eliminar, cortar, copiar)

7-3

Definir opciones XML (e.g., aplicar opciones de vista XML)

7-4

Crear y modificar formatos de datos personalziados Crear y aplicar formatos de número personalizados

4-6

Usar formato condicional Usar formato condicional

1-4

Dar formato y redimensionar gráficos Usar las herramientas cortar y girar

3-2

Controlar el brillo y contraste de imágenes

3-2

Dar escala y redimensionar gráficos

3-2, 3-7

Darle formato a gráficos y diagramas


151



Aplicar formatos a los gráficos y diagramas (e.g., series de datos, área de trazado del gráfico)



2-3, 2-4, 2-5

Proteger celdas, hojas de trabajo y libros de trabajo Agregar protección a las celdas, hojas de trabajo y libros de trabajo

2-1, 2-2, 2-3

Aplicar configuración de seguridad a un libro de trabajo Usar firmas digitales para autentificar libros de trabajo

2-10

Configurar contraseñas

2-3

Establecer configuraciones para macros

2-9

Compartir libros de trabajo Crear y modificar libros de trabajo compartidos

2-4

Combinar libros de trabajo. Combinar múltiples versiones del mismo libro

2-8

Dar seguimiento, aceptar y rechazar cambios a los libros de trabajo Dar seguimiento a los cambios

2-5, 2-6

Aceptar y rechazar cambios

2-7

Importar datos a Excel Traer información a Excel de fuentes externas

6-6, 6-7

Vincular a datos de página Web

6-7

Exportar datos desde Excel Exportar datos estructurados desde Excel

6-1, 6-2, 6-3, 6-4

7-2

Publicar y editar libros de trabajo y hojas de trabajo Web Publicar libros de trabajo con base en Web

6-5

Crear y editar plantillas Crear plantilla de un libro de trabajo

1-3

Crear un nuevo libro de trabajo con base en una plantilla definida por el usuario Editar una plantilla de un libro de trabajo

2-10

1-1, 1-4, 1-5, 1-6, 1-7, 1-8, 1-9

Consolidar datos Consolidar datos de dos o más hojas de trabajo

5-2

Definir y modificar las propiedades de un libro de trabajo

152




Administrar las propiedades de un libro de trabajo (e.g., datos de resumen)


Excel 2003: 3er. Nivel 1-4

Personalizar barras de herramientas y menús Agregar y eliminar botones de las barras de herramientas

1-3

Agregar menús personalizados

1-3

Crear, editar y ejecutar macros Crear macros

1-1

Editar macros usando el Editor Visual Basic

1-2

Ejecutar macros

1-1

Modificar las configuraciones predeterminadas de Excel Modificar las configuraciones predeterminadas de fuente en Excel

1-7

Establecer el número predeterminado de hojas de trabajo

1-7

Cambiar la ubicación de archivo predeterminada para las plantillas

1-7


153

NOTAS

154


LABORATORIOS DE LA LECCIÓN

LABORATORIOS DE LA LECCIÓN Debido a limitaciones derivadas de la configuración del aula, algunos de los laboratorios no se pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la lección asociada. Su instructor le dirá si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente después de la lección o si requieren una configuración independiente del contenido de la lección principal. La información sobre el laboratorio a nivel de la lección se enumera en el frente de este manual, en la sección referida a la configuración del curso.

LECCIÓN 1 LABORATORIO 1 Crear un listado de inventario a partir de una plantilla en línea Duración de la actividad: 10 minutos Punto de partida: Esta actividad se puede realizar inmediatamente después de la Lección 1, o una vez que los estudiantes hayan finalizado el curso completamente. No hay archivos abiertos. Situación: Usted está a cargo del departamento de materia prima de la Corporación Vertex y desea empezar a usar una plantilla de inventario para darle seguimiento a la materia prima. Ya que varias personas piensan utilizarla, necesitará personalizar la hoja de trabajo a fin de que sea fácil de usar. Lo primero que tiene que hacer es agregar un renglón en la parte superior e ingresar el nombre de la empresa en la hoja de trabajo. Luego agregar una nota en la hoja de trabajo explicando que el precio unitario incluye los impuestos sobre ventas. Además, si un artículo queda descontinuado, el departamento de compras deberá ser notificado por correo electrónico. Usted decide crear un comentario en la celda Descontinuado para recordar a la gente que envíe un mensaje vía correo electrónico al departamento de compras, además inserta un hipervínculo a la dirección de correo electrónico del departamento. Decide guardar el archivo como Mi Listado de inventario en la carpeta Mis documentos.

Laboratorios de la lección

155

LABORATORIOS DE LA LECEncontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo plantilla Listado de inventario completado en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

CIÓN 1.

Localice y descargue la plantilla Listado de Inventario desde el sitio Web de plantillas de Microsoft Office.

2.

Inserte una fila sobre la fila 1 e ingrese el nombre de la empresa en la celda A1.

3.

Agregue un comentario a la celda Precio unitario indicando que el precio unitario incluye impuestos sobre ventas.

4.

Agregue un comentario a la celda Descontinuado para indicar que el departamento de compras deberá ser notificado cuando un artículo sea descontinuado.

5.

Agregue un hipervínculo de correo electrónico a [email protected] que muestre la palabra Compras en la celda I1. El asunto deberá ser Artículo de inventario descontinuado.

6.

Guarde el libro de trabajo como Mi listado de inventario en Mis documentos y cierre Excel.

LECCIÓN 2 LABORATORIO 1 Crear y dar formato a un gráfico de barras Duración de la actividad: 20 minutos Archivos de datos: •

Gráfico clase de matemáticas

Punto de partida: Esta actividad se puede realizar inmediatamente después de la Lección 2, o una vez que los estudiantes hayan finalizado el curso completamente. No hay archivos abiertos. Situación: Como profesor de matemáticas en una escuela preparatoria, ha ingresado en una hoja de trabajo los nombres y las calificaciones de los estudiantes. Desea crear un gráfico de barras que compare la calificación promedio de cada examen. Cada serie de datos deberá rotularse con el número de examen correspondiente. Usted decide titular el gráfico Puntuación promedio de

156


exámenes en el primer periodo de ejercicios, a fin de que los estudiantes sepan lo que representa la gráfica. Una vez creado, desea darle formato, incluyendo la eliminación de la leyenda y del título de la categoría del eje (X), agregar nombres a las series y valor a los rótulos de datos, agrandar la fuente del título y agregar un fondo color púrpura.


Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Gráfico completado de la clase de matemáticas en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

1.

En la Hoja1 del libro de trabajo Gráfico clase de matemáticas,inserte un gráfico de barras.

2.

Seleccione los promedios de calificaciones de exámenes como las series de datos.

3.

Seleccione el número de examen para cada nombre de serie.

4.

Ingrese Puntuación promedio de exámenes en el primer periodo de ejercicios como título.

5.

Coloque el gráfico como una nueva hoja llamada Prom1T.

6.

Elimine la leyenda y el rótulo del Eje X.

7.

Agregue el nombre de serie y valor a los rótulos de datos.

8.

Cambie el fondo a color púrpura claro.

9.

Incremente el tamaño de fuente en el título a 16pt.

10. Guarde el libro de trabajo como Mi gráfico clase de matemáticas en Mis docu-

mentos y salga de Excel.


157


LECCIÓN 3 LABORATORIO 1 Crear y darle formato a llamadas en una hoja de trabajo Duración de la actividad: 15 minutos Archivos de datos: •

Llamadas balance general

Punto de partida: Esta actividad se puede realizar inmediatamente después de la Lección 3, o una vez que los estudiantes hayan finalizado el curso completamente. No hay archivos abiertos. Situación: Ha estado trabajando en el balance general de la empresa Vertex y descubrió que los pasivos de la misma son mayores que los activos. Necesita llamar la atención a ciertas áreas de preocupación en la junta que se tendrá esta semana con el dueño. La cantidad de efectivo es mucho muy baja como para soportar las necesidades empresariales que se tienen. Las Cuentas por cobrar son demasiado altas y se requiere un buen esfuerzo para cobrarlas lo antes posible. Además, el capital propio y otras inversiones son demasiado altas en comparación con los activos disponibles. La hoja de trabajo será colocada en un retroproyector a fin de asegurarse de que estas áreas resalten claramente. Usted decide utilizar llamadas con textos que expliquen estos temas. También engrosará las líneas de las llamadas y agregará un color de fondo distinto en cada llamada. Una vez terminadas las llamadas, usted decide que la hoja de trabajo se vería mejor con imágenes prediseñadas en la esquina superior izquierda.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Llamadas completadas del balance general, en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

158

1.

Cree una llamada para la cuenta de Efectivo 2003 e indique en el texto que la cantidad es demasiado baja como para soportar las necesidades empresariales actuales.

2.

Formatee la llamada a fin de que el texto quede centrado en el cuadro, el grosor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea verde claro.

3.

Cree una llamada para la cuenta Cuentas por cobrar 2003 e indique en el texto que se deberá hacer un mayor esfuerzo para cobrar las cuentas pendientes.

4.

Formatee la llamada a fin de que el texto quede centrado en el cuadro, el grosor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea verde turquesa.


5.

Cree una llamada para la cuenta de Capital propio y otras inversiones 2003 e indique en el texto que la cantidad es demasiado alta comparada con los activos actuales.


6.

Formatee la llamada a fin de que el texto quede centrado en el cuadro, el grosor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea coral.

7.

Busque los archivos de imágenes prediseñadas para escalas e inserte una imagen de su elección en la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo.

8.

Redimensione la imagen prediseñada a fin de que tenga el tamaño apropiado con relación a su ubicación.

9.

Guarde el libro de trabajo como Mis Llamadas del balance general en Mis documentos y cierre Excel.

LECCIÓN 4 LABORATORIO 1 Calcular calificaciones trimestrales y totales acumulativos Duración de la actividad: 20 minutos Archivos de datos: •

Funciones clase matemáticas

Punto de partida: Esta actividad se puede realizar inmediatamente después de la Lección 4, o una vez que los estudiantes hayan finalizado el curso completamente. No hay archivos abiertos. Situación: Es el final del ciclo escolar y usted tiene un libro de trabajo lleno de exámenes y calificaciones de cada estudiante. Trabajará en la hoja Resumen por varios meses, así que desea que los datos actualizados aparezcan en la hoja de trabajo cada vez que se edita. Necesita referenciar el promedio por estudiante para cada trimestre en la hoja de trabajo Resumen y luego determinar el promedio acumulado para cada uno.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Funciones completadas clase de matemáticas en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.


159


1.

En la esquina superior derecha de la hoja Resumen, agregue la función Fecha y hora que inserte la fecha actual cada vez que se edita la hoja de trabajo.

2.

En la hoja de trabajo Resumen bajo 1T, agregue una función de Búsqueda y referencia para insertar el promedio de exámenes del primer trimestre.

3.

Agregue una función de Búsqueda y referencia para insertar el promedio trimestral de exámenes apropiado en los trimestres restantes.

4.

Agregue una función estadística para promediar cada uno de los promedios de los cuatro trimestres en un promedio final, esto para cada estudiante.

5.

Guarde el libro de trabajo como Mis funciones clase de matemáticas en Mis documentos y cierre Excel.

LECCIÓN 5 LABORATORIO 1 Analizar una hoja de inventario al ordenarla y filtrarla Duración de la actividad: 15 minutos Archivos de datos: •

Inventario en casa

Punto de partida: Esta actividad se puede realizar inmediatamente después de la Lección 5, o una vez que los estudiantes hayan finalizado el curso completamente. No hay archivos abiertos. Situación: Es el responsable de darle seguimiento a la hoja de trabajo Inventario en casa. El presidente de la empresa le ha pedido información sobre el estado del inventario. Él desea conocer qué artículos en inventario no suman 50 piezas. También quiere conocer cuántos vendedores venden tubería. También le ha pedido un informe que muestre los elementos de cada vendedor agrupados, los subtotales de las cantidades en existencia, así como las cantidades ya en orden. Finalmente, quiere ver el promedio—no la sumatoria—de la cantidad de artículos en existencia para el vendedor 9898.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Inventario completado en casa en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

1.

160

Cambie el rango del listado a fin de capturar el rango completo de datos en la hoja de trabajo.


2.

Ordene el listado de datos a fin de obtener los artículos cuyo número en inventario sea menor a 50.

3.

Filtre el listado de datos para determinar cúantos vendedores venden tubos rectos.

4.

Ordene el listado en orden ascendente de acuerdo al vendedor.

5.

Agregue subtotales a la hoja de trabajo para las cantidades en existencia y cantidades ya en una orden.

6.

Edite la función de Subtotal de base de datos a fin de obtener el número promedio de artículos en existencia para el vendedor 9898.


LECCIÓN 6 LABORATORIO 1 Exportar datos de Excel y publicar una página Web Duración de la actividad: 10 minutos Archivos de datos: •

Página Web Matemáticas 103.xls

Punto de partida: Esta actividad se puede realizar inmediatamente después de la Lección 6, o una vez que los estudiantes hayan finalizado el curso completamente. No hay archivos abiertos. Situación: La escuela para la que usted trabaja ha decidido colocar en su sitio Web todas las calificaciones de los alumnos. A usted se le ha pedido preparar un libro de trabajo con las calificaciones para publicarlo en la Web. A fin de publicar la página Web correctamente, el administrador de la Web le da instrucciones: • El título de la página Web publicada deberá incluir el nombre del profesor y el nombre de la clase. •

La página Web deberá incluir interactividad si existe más de una hoja de trabajo.

•

La página Web deberá volver a publicarse cada vez que se guarde.

•

El profesor es responsable de revisar la página Web antes de enviarla al administrador Web.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Página Web Matemáticas 103.html en en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.


161


162

1.

Guarde el libro de trabajo página Web.

2.

Agregue interactividad.

3.

Cambie el título a Matemáticas 103 –Sr. Gómez.

4.

Cambie el nombre de archivo a Mi Página Web Matemáticas 103.

5.

Vuelva a publicar el libro cada vez que se guarde.

6.

Haga una vista previa de la página Web en un navegador.

7.

Cierre todos los archivos y salga de Excel.


SOLUCIONES

SOLUCIONES Lección 1 Actividad 1-1 2.

¿Qué plantilla usaría en este caso? La plantilla Factura.

Actividad 1-4 3.

¿Qué otros comentarios podría usted agregar a esta plantilla para hacerla más fácil de usar? Las respuestas serán diversas, pero pueden incluir: En la celda B11, podría usted agregar un comentario para indicarle al empleado cómo determinar el número de informe. En la celda B13, podría agregar un comentario para indicarle al empleado dónde encontrar un listado de identificaciones de los clientes.

Lección 4 Actividad 4-2 3.

¿Cuál es el costo total de los animales vendidos en el primer trimestre? a) $15,000 ✓ b) $14,300 c) $14,000 d) $15,500

Actividad 4-3 3.

¿Cuál es la utilidad bruta para este trimestre? ✓ a) $12,265 b) $14,500 c) $26,765 d) $18,375

Soluciones

163

SOLUCIONES Actividad 4-5 3.

¿Cuál es pago mensual hipotecario? a) 1,194.61 ✓ b) -1,194.61 c) -1,200.00 d) 1,200.00

Actividad 4-6 3.

¿Cuál es el promedio del costo para la tienda de un perro de raza pura en la región Nordeste? a) $250.00 b) $249.00 c) $262.39 ✓ d) $267.86

Actividad 4-7 3.

¿Cuál es la cantidad de impuestos por ventas a ser cobrados por el primer gato? a) $60.00 ✓ b) $62.00 c) $65.00 d) $61.50

Actividad 4-9 3.

¿Verdadero o falso? El bono ganado en enero fue de $416.00. ✓ Verdadero Falso

Lección 5 Actividad 5-1 2.

¿Hay en existencia perros disponibles que cumplan con el criterio del cliente? ✓ a) Sí. b) No. c) No se puede saber con esta clasificación.

164


SOLUCIONES 3.

¿Verdadero o falso? De los resultados obtenidos con esta clasificación, es fácil determinar rápidamente cuántos perros tienen menos de un año de edad. Verdadero ✓ Falso

Actividad 5-2 3.

¿Existe un ave que cumpla lo que pide el cliente? Sí, hay en existencia un ave amazónica corona lila con un costo de $949,00.

Actividad 5-3 3.

¿Existe un gato disponible que cumpla con lo que el cliente busca? Sí. Hay un gato disponible que cumple con lo que el cliente busca.

Actividad 5-4 3.

¿Existe un ave que cumpla lo que pide el cliente? Sí, existe un loro gris africano disponible en la tienda #35.

Actividad 5-6 3.

¿Es rentable para la región Nordeste el vender guacamayos y cacatúas? a) No muy rentable. ✓ b) ¡Definitivamente! c) Es difícil de saberlo.

Soluciones

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NOTAS

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GLOSARIO

GLOSARIO agrupar Un método para conectar múltiples objetos gráficos para formar un sólo objeto gráfico. Autoformas Una colección de formas pre-dibujadas. comentario Un comentario es texto que pertenece al contenido de una celda en específico. Los comentarios se muestran en un cuadro de texto emergente en vez de una celda en la hoja de trabajo. Consulta Web Una importación que transfiere datos, la cual cambia constantemente, de la Web hacia una hoja de trabajo Excel. diagrama Un gráfico que se coloca en una hoja de trabajo para ilustrar un concepto o para mejorar el libro de trabajo. diagrama de ciclo Un tipo de diagrama que muestra un proceso o ciclo continuo. diagrama de círculos concéntricos Un tipo de diagrama que muestra los pasos para lograr un objetivo. Diagrama de Venn Un tipo de diagrama que muestra áreas de superposición entre los elementos. diagrama piramidal Un tipo de diagrama que muestra relaciones basadas en la infraestructura.

Glosario

Diagrama radial Un tipo de diagrama que muestra la relación de un elemento fundamental con otros elementos. ejes En gráficos que muestran múltiples series de datos, el eje X muestra las series de datos en cada categoría, y el eje Y muestra cómo se miden los datos (cantidades en dólares, tiempo, entre otros). exportar Un método para transferir datos creados en Excel, hacia otra aplicación distinta. fila de datos Un elemento de gráfico que representa una fila de datos donde cada celda contiene información única como elemento, costo y cantidad. filtro Un método para visualizar datos que muestra solamente los datos que cumplen un criterio dado. función de base de datos Un tipo de función que realiza cálculos solamente en los datos que cumplen criterios dados. Función de búsqueda y referencia Una función que encuentra datos en otra ubicación con base en los datos que están en la hoja de trabajo activa. Función lógica Una función que realiza un cálculo de datos siempre y cuando se cumpla un criterio dado.

167

GLOSARIO gráfico Representación visual de información basada en datos en la hoja de trabajo. gráfico cilíndrico Un gráfico que convierte los marcadores de datos de un gráfico de columnas o de barras en una forma cilíndrica.

gráfico radial Un gráfico que muestra cambios en valores relativos a un punto central.

gráfico circular Un gráfico que muestra la contribución de cada valor a un total.

gráfico XY (dispersión) Un gráfico que compara los valores entre pares de datos.

gráfico cónico Un gráfico que convierte los marcadores de datos de un gráfico de columnas o de barras en una forma cónica.

Herramientas de búsqueda con base en la Web Las herramientas de búsqueda son una serie de recursos en línea que incluyen diccionarios, tesauros, enciclopedias y traductores de idioma.

gráfico de anillos Un gráfico que muestra la contribución de cada valor a un total pero que puede llegar a tener múltiples series. gráfico de áreas Un gráfico que muestra la tendencia de la contribución de cada valor en el tiempo, o bien, por categorías. gráfico de barras Un gráfico que compara valores por categorías de manera horizontal. gráfico de burbujas Un gráfico que compara series de tres valores. gráfico de columnas Un gráfico que compara valores por categorías de manera vertical. gráfico de cotizaciones Un gráfico que muestra distintas series de datos (mínimo de tres series) en un orden específico con relación al mercado de valores incluyendo apertura, máximos, mínimos, cierre y volumen. gráfico de líneas Un gráfico que muestra las tendencias en el tiempo, o bien, las tendencias por categorías. gráfico de superficie Un gráfico que muestra tendencias en valores en dos dimensiones en una curva continua.

168

gráfico piramidal Un gráfico que convierte los marcadores de datos de un gráfico de columnas o de barras en una forma piramidal.

hipervínculo Un hipervínculo es la conexión entre una celda específica en una hoja de trabajo y un archivo existente, una página Web, otra celda en el mismo libro de trabajo, un nuevo documento, o una dirección de correo electrónico. imágenes prediseñadas Una colección de objetos gráficos predibujados. importar Un método para transferir datos de otra aplicación hacia un libro de trabajo Excel. leyenda Un elemento de gráfico que indica qué color o trama usados en el gráfico representan una serie de datos dada. líneas de división Un elemento de gráfico que indica incrementos de un valor. marcador de datos Un elemento de gráfico que representa gráficamente un punto de datos en un gráfico. objeto gráfico Un elemento visual que puede insertarse en una hoja de trabajo.


GLOSARIO opciones de filtro Una opción de filtro es un operador tal como =, *, o bien < , que define el criterio utilizado en un filtro avanzado. orden ascendente Un tipo de orden que muestra los datos de menor a mayor. orden descendente Un tipo de orden que muestra los datos de mayor a menor.

título del eje de categorías (X) Un elemento de gráfico que describe lo que representa el eje X. título del eje de valores (Y) Un elemento de gráfico que describe lo que representa el eje Y. título del gráfico Un elemento de gráfico que describe lo que, de manera general, el gráfico representa.

ordenar Un método para visualizar datos que coloca todos los datos en un orden específico.

transposición Un método para mostrar objetos gráficos que traslapan otros objetos gráficos en un orden determinado.

organigrama Un tipo de diagrama que muestra una relación jerárquica.

WordArt Una colección de estilos de texto preformateados.

plantilla Una plantilla es un libro de trabajo que contiene formato, fórmulas y texto preconfigurados punto de datos Un elemento de gráfico que representa una celda de datos en un rango de datos. rango de datos Un elemento de gráfico que representa el rango de celdas en una hoja de trabajo que contiene los datos graficados. rótulos de datos Un elemento de gráfico que indica el valor numérico, porcentaje, o el nombre de un punto de datos sencillo. serie de datos Un elemento de gráfico que representa una columna de celdas que contienen los mismos puntos de datos de cada fila de datos. subtotal Una función ejecutada en un subconjunto de datos que han sido previamente ordenados. Tabla de datos Un elemento de gráfico que muestra los datos de la hoja de trabajo en la cual se basa el gráfico, en una tabla justo debajo del gráfico.

Glosario

169

NOTAS

170


ÍNDICE

ÍNDICE A agrupar, 71 Autoformas, 53

C categorías de funciones, 85 comentario agregar, 10 comentarios, 9 eliminar, 10 modificar, 10 consulta Web, 141 crear, 141

D datos importar, 139 diagrama de ciclo, 45 diagrama de círculos concéntricos, 45 diagrama de Venn, 45 diagrama piramidal, 45 diagrama radial, 45 diagramas, 45 crear, 45

E ejes, 37 elementos de gráfico, 37 modificar, 39 exportar, 127

funciones financieras, 89 funciones lógicas, 99

G gráfico cilíndrico, 26 gráfico circular, 26 gráfico cónico, 26 gráfico de anillos, 26 gráfico de áreas, 26 gráfico de barras, 26 gráfico de burbujas, 26 gráfico de columnas, 26 gráfico de cotizaciones, 26 gráfico de líneas, 26 gráfico de superficie, 26 gráfico piramidal, 26 gráfico radial, 26 gráfico XY (dispersión), 26 gráficos, 25 crear, 25 insertar, 53 modificar, 25

H Herramientas de búsqueda con base en la Web, 19 hipervínculos, 15 crear, 15 hojas de trabajo publicar, 136 realizar cálculos, 83

F fila de datos, 25 filtro, 109 funciones, 85 funciones de base de datos, 118 funciones de búsqueda y referencia, 95 Funciones de Fecha y hora, 86 funciones estadísticas, 92

Índice

I Imagen prediseñada, 53 insertar, 54 imágenes dar formato, 55 posicionar, 55 importar, 139

171

ÍNDICE L leyenda, 37 libros de trabajo crear a partir de plantillas, 3 líneas de división, 37 listados de datos ordenar, 104

M

tipos de archivo, 128 tipos de gráficos, 26 título del eje de categorías (X), 37 título del eje de valores (Y), 37 título del gráfico, 37 trasponer, 66

W WordArt, 53

marcadores de datos, 25

N nombre de rango, 78 nombre del rango crear, 79

O objetos gráficos, 53 copiar, 73 crear, 60 darle formato, 63 mover, 73 redimensionar, 73 opciones de filtro, 114 orden ascendente, 104 orden descendente, 104 ordenar, 104 organigrama, 45

P plantillas, 2 crear un libro de trabajo, 2 personalizar, 7 plantillas personalizadas, 7 crear, 7 punto de datos, 25

R rango de datos, 25 rótulos de datos, 37

S serie de datos, 25 subtotales, 121 agregar, 122

T Tabla de datos, 37 tipo de gráfico cambiar, 44

172


Manual Excel

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