Manual Excel 2010-1

icrosoft E xcel 2010 Nivel 1

1

CAPITULO

1. La Hoja de Cálculo a. La venta a de tra ajo en

xcel

Son hojas e cálculo ue hacen ácil la cre ción y manipulación de tablas e datos. sta Aplicación inclu e muchas erramientas de cálcul , así como diferentes tipos de ormato, re resentación gráfica d los resultados, análisis de datos automatización de areas mediante la pro ramación n Visual Basic.

Ficha Archivo

Cuadro de Nombr es

Barra de cceso rápido

Cinta de Opciones de la ficha Inici

Fichas

Barra de fórmulas

Encabezad s de Columna

Puntero de celda Barr de Des lazamiento verti al

Encabezado de Fila

Bar ra de Despla amiento hori ontal Etiquetas de hoja Botones de Vistas Botón Nu va hoja

Barra de Estado Barra de Z om

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

Pág. 1


b. Tamaño de la Hoja de Cál ulo hasta la

FD (16,3 4 columna )

olumnas:

desde la

ilas:

1’048,57 filas

ojas en u Libro:

Inicialmente tiene 3 ojas. Hast un máxi o de 255 h jas.

ada Libro en Excel s un archi o en el q e se pueden haber uti lizado una o varias ojas. os nombr s de archi o estándar e Excel ti nen la extensión: xls . os archiv s habilitad s para macros de Exc l tienen la extensión: xlsm.

c. El Punte o de Celda ndica la celda activa onde se puede ingresar o modificar un dato.

Cu dro de Rell no o e Autollenado

d. El Punte o del M use Dependien o donde se ubique el puntero el mouse, este cambiará de for ma para ealizar dif rentes acciones en la oja de cálculo:

n el interior de la cel a. Para seleccionar celdas

n el borde del punter de celda. Para copiar o mover c ldas

n el cuad o de relleno. Para copiar en celd s consecut vas, o para rellenar series de d tos

e. Ingreso e datos Para escribir un nuevo dato en un celda o p ra reempla ar un dato allí existen e:

1.- Ubicar el puntero e celda en el lugar d nde se des a escribir n dato .- Escribi el dato y l uego presi nar Enter o desplaza el puntero a otra celd a ota:

Pág. 2

Cua do se está i gresando dat os en una ce da, observe ue al lado izquierdo de la Barra de Esta o aparece el mensaje Int oducir , y un vez escrito l s datos en la s celdas, al s leccionar una e ellas, la b rra de fórmu as mostrará l contenido e esta celda. Elaborado po : Daniel Zegar ra Zavaleta

Microsoft Excel 2010 – Nivel 1

Para modificar un dato existente en una celda:

1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde donde se encuentra el dato a modificar 2.- Hacer doble clic en la celda, o presionar la tecla de función [F2] , , o hacer clic en la Barra de Fórmulas 3.- Al aparecer el cursor parpadeante, modificar el dato dato escrito en esa celda y luego presionar Enter Nota:

Observe que en esta ocasión cuando se está modificando el contenido de la celda, en la barra de Estado aparece el mensaje Modificar.

f. Tipos de datos En las celdas se pueden escribir los siguientes tipos de datos: Números.-

Combinando dígitos del 0 al 9, el punto decimal, o la barra diagonal, y los dos puntos para las fechas y horas, y el espacio en blanco para números fraccionarios.

Ejemplos:

1234 721.45 3 7/8 28/07/2011 03:15

Nota:

Enteros Decimales Fraccionarios (quebrados mixtos) Fechas Horas

No deben escribirse los números con comas de millar ni con el signo monetario, pues estos podrán ser agregados luego al dar formato a las celdas.

Textos.-

Estos datos pueden combinar las letras del alfabeto y cualquier otro carácter del teclado.

Ejemplos:

Carlos Robles Empresa Editora Florencia 15 años Almacén #24 28 de Julio del 2011 45+27+130-47 C3+7-A2 1er Trimestre

Fórmulas.- Deben empezar a escribirse con el signo igual “=”. Estos datos se encargan de realizar diversas operaciones con los demás datos de la hoja de cálculo, utilizando para ello los operadores y las funciones. Ejemplos:


=45+27+130-47 =C3+7-A2 =A5*30% =SUMA(A1:A5) =PROMEDIO(A1:A5) =B4&H2

Pág. 3


g. Selección de rangos de celda Una vez que se han escrito datos en las celdas, estas podrán seleccionarse para realizar diferentes acciones con las celdas seleccionadas: Mover, copiar, formatear, borrar, imprimir, graficar, ordenar, etc. La selección de rangos de celda puede hacerse con el mouse, con el teclado, o con una combinación de ambos. Con el Mouse.-

Arrastrar el mouse con el puntero en forma de cruz blanca para seleccionar varias celdas agrupadas en forma rectangular. Para seleccionar filas o columnas completas, hacer clic o arrastrar el mouse sobre los encabezados de fila o columna.

Con el Teclado.-

Manteniendo presionada la tecla [Shift] desplazar el puntero de celda con las teclas de desplazamiento ( , , , ).

Teclado y Mouse.- Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] seleccionar con el puntero del mouse varios rangos de celda. Hacer clic al principio de un rango de celdas y luego [Shift]+clic al final del rango de celdas.

A fin de poner en práctica lo que hasta aquí estamos aprendiendo, realizaremos a continuación un ejercicio en la hoja de cálculo.

Pág. 4



Ejerci cio Nº 1: Pagos a Prov e dores n una hoj de cálculo en blanco escriba los siguientes atos:

Escrita la priimera celda, rrastrar el cuadro de elleno para copiar cada serie de dat s respectiva ente

1.- Escriba el titulo P gos a Pr veedores en la celda A1 .- En la c lda A3 escriba la pal bra Mese 3.- Escriba Enero en la celda A y luego a rastre el c adro de re leno hasta la celda A8 par copiar los nombres d e los demá meses 4.- En B3 scriba el t xto Crédit , y luego igite debaj de ella lo montos m nsuales de cada deuda 5.- En C3 scribir el exto 1er Pago y lue o arrastra el cuadro de relleno hacia la derech para copi r los título s de las 4 cuotas de pa go. Cálculo de los 4 pago para cad mes: 1er Pago.-

Es un 3 % de toda la deuda

1.- En C4 scribir la órmula =B4*35% p esionar Enter .- Luego acer dobl clic en el cuadro d relleno d la celda C4 para copiar la formul hacia aba o.

Doble


lic Aquí

Pág. 5


do Pago.-

Es un 6 % de lo q e resta aún por pagar

1.- En D4 scribir la órmula =( 4-C4)*60% y presionar Enter ota:

Obs rve que algunas fórmulas utilizan paré tesis para a rupar algun s operacion s. Esto se debe a que las operaciones se ealizan según su jerarquí . Esto se ver á más adelante cuando se e plique el uso de los opera ores.

3er Pago.-

Es la re ta de toda a deuda m nos los do pagos ant riores.

1.- En E4 scribir la órmula =B4-C4-D4 presionar Enter .- Luego eleccionar el rango e celdas 4:E4 y ha er doble clic en el c adro de relleno de la selec ión para c piar simul táneamente las dos fó mulas hacia abajo.

Doble Clic Aquí

Si los cálc los son correctos, en onces la hoja deberá quedar co o se apre ia en el siguiente c adro. Si f era el caso, los resultados son ostrados c n tantos d cimales omo quep n en la celda. Luego se le dará formato a stos result dos para efinir la antidad de decimales que se desean ver.

ara guar ar el libro de Excel en un archivo: na vez te minado, h cer clic en la ficha A chivo, ele ir Guarda como y g ardar el ibro en la carpeta Mi Docume tos con el ombre: Pagos a Proveedores

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Elaborado po : Daniel Zegar ra Zavaleta


l libro se uardará como: Pagos a Proveed res.xlsx

2. Có mo man ejar los datos en la Hoja de Cálc lo na vez q e se han e scrito dato en el int rior de las celdas, es muy frecu nte que estos datos se deseen over haci otro lado e la hoja, se los desee copiar. ntonces se pueden tilizar vari s métodos para lograr este propó ito:

a. Para Mo er rang s de cel a utiliza do las opciones del men contextual o los otones e coma do

1.- Selecci nar el ran o que se d sea mover . .- Llamar al menú contextual ( clic derecho)/Cortar, o hacer cl ic en el botón Cortar, o presionar las teclas Ctrl.+X. Observ que alred edor del rango selecc onado apa ece un bo de móvil p nteado. Esto in ica que es rango va a ser movido. 3.- Selecci nar una celda destino donde se esea que el rango sea movido 4.- Presionar Enter. El ran o seleccio ado origi almente d esaparece y el conte ido de su celdas aparec rá en el sit io destino. ota:

En ez de presio ar Enter en el 4to paso nterior, tam ién se pued hacer clic derecho y elegir Pegar, o h cer clic en el botón Pe gar de la fic a Inicio, o por último pre sionar las tecla s Ctrl.+V. Pero como verán, más fácil e s presionar E nter.

b. Para Co iar rang s de cel a utilizando las pciones del men contextual o los otones e coma do

1.- Selecci nar el ran o que se d sea copiar .- Llamar al menú contextual ( clic derecho)/Copiar, o hacer cl ic en el botón Copiar, o presionar las teclas Ctrl.+C. Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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Nueva ente alred dor del ra go seleccionado apa ece un bo de móvil p nteado, indicando que ese rango va h ser copia o. 3.- Selecci nar una celda destino donde se esea que el rango sea copiado 4.- Presionar Enter. En el s tio destino aparecerá una copia del rango elecciona o, y el bor e móvil puntea o en el rango origin l habrá d saparecid , indicand o que la a ción de copiar a finaliza o. ota:

En e sta ocasión el presionar E nter en el 4t paso haría ue se copie el rango per una sola vez. En cambio, si usted quisiera copiar dicho rango var ias veces en iferentes lug ares de la hoja, entonces deberá llamar acer clic de echo y elegir Pegar, o ha er clic en el botón Peg r, o presionar las teclas trl.+V, y esto tendrá que r petirlo en cada celda dest ino donde quie a una nuev copia, y c ando haya terminado d realizar to as las copi s deberá presionar la tecla Esc para retirar el rango óvil puntea o, con lo cua se dará por erminada la acción de copi r.

c. Para Mo er o Co iar rang s de cel a utilizando el del Mou e

Pu tero

1.- Selecci nar el ran o que se d sea mover o copiar. .- Ubicar el punter del Mou e al bord del rang o de celda s seleccio ado. El puntero del Mous deberá v rse como una flecha blanca co cuatro p ntas de flecha en su extre o. 3.- Si ahor a desea over el ra go solo ti ne que ar astrarlo c n este pu tero del ouse hacia su d estino. Si n cambio usted dese Copiar e l rango, a rástrelo tambié a su desti o pero ma teniendo presionada l a tecla de trl. ota:

Este método de a rastrar con e Mouse para mover o copiar rangos de celda es práctico y más rápi o, pero solo si el rango es pequeño y si el sitio destino se encuentr a visible en l pantalla. Pero si el rango mover o a copiar fuesen rande o si e sitio destino estuviese distante o en otra hoja del Libr , entonces lo más recome dable es utili zar el método anterior.

d. Para Co iar series de dat s con el Cuadro e Relleno n ocasion s se desea copiar una celda o un grupo de c eldas pero n forma múltiple y en celdas a yacentes consecuti as a la cel a original. En ese caso lo más p áctico y ácil es utilizar el puntero del ouse y a rastrar el uadro de elleno de la celda original. l obtener copias con el cuadro e relleno no siempre las copias son idénticas al dato original, si o que a ve es la copia que se obtiene es lo q e se llama una serie e datos. sto ocurre por ejem lo cuando se copian os nombres de los meses del año (Enero, ebrero, Mar o, Etc.), o t ambién cuando se copian los no bres de los días de la semana Domingo, Lunes, Marte , etc.). Y, aunque estas son la dos únic as series e datos oficialmente definidas por Excel, también e pueden opiar otras muchas eries de atos, com veremos en el ejercicio que viene a continu ción.

e. Para Bor rar dato en las c eldas

1.- Selecci nar el ran o de celda que se de ea borrar. .- Presionar la tecla [ Suprimir ]. Pág. 8



ota:

La t cla Suprimir, solo borra el contenido d las celdas, o el formato que estas pu dan tener (col r de texto, color de rellen , bordes, sig o monetario, alineación, tc.)

Ejerci cio Nº 2: Copiar Series d e datos Primero v remos có o se copian aquell s elementos e serie en xcel.

datos que son

onsiderad s como

1.- En una hoja de cálculo en blanco, e la celda 3escribir l a palabra Enero l ego arrastr r hacia a ajo el cuadro de rel eno de esa elda. Como esultado se obtiene l a copia de los demás eses a pa tir de Ener o. .- Ahora, en la celda B3 escrib la palabr a Lunes relleno hacia abaj .

ambién ar astre su c adro de

Los me es del añ como los días de semana serán econocidos como element s de serie, tanto s se los escribe en forma completa omo en forma a reviada.

ota:

En el caso del m s de setiemb e, el nombre del mes deb escribirse c mo Septiem re o Sep , porque de otro m do no será reconocida co o elemento d e una serie.

3.- Seguid mente escriba los si uientes d tos y arr strelos uno por uno con su cuadro de relleno acia abajo.

Los dat os que combinan núm ros con te to, o los q e combina texto con úmeros son copiados com series. Los nú eros ordinales 1er, 2 o, 3er… o también 1r , 2da. 3ra Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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Las fec as como 4 6/2011(en ualquiera de sus formatos: 4-Jun ó 4-J un-11) ta bién las horas, on consid eradas co o series d e datos (3: 5 sería cop ado como 4:15, 5:15, 6:15…et ) hora vea os qué pasa cuando los datos ue se copian no son considerad s como elementos e serie en xcel.

4.- En la fila 3 de la oja2 del libro actual, escriba estos datos y luego arra stre uno por uno sus cuadr s de relleno.

Como se puede ve , los textos simplemente no son e ementos d series, y se copian tan iguales como ueron esc itos en la celda. (Excel no sabe que después de la primav ra sigue el verano, el otoño y el invierno; ni reconoce los puntos cardinales norte, sur, este y oeste; ni ta poco está nterado de los nombr s de los miembr os de la Sa rada Fam lia: Jesús, aría y Jo é.) Los nú eros para Excel, ta poco son elementos e series y serán cop ados en forma i éntica co o puede verse en la c lumna D. continua ión veremos el efect que prod ce la tecla de Control [Ctrl.] al e arrastra el cuadr de relle o para opiar una erie de datos.

omento

5.- En la celda A3 de la Hoja3 escriba la pala ra Octubr . 6.- Luego, manteniendo presionada la tecla d Ctrl . Arr stre el cu dro de relleno de esa celd a. 7.- Haga o mismo en la cel a B3, escribi ndo en ell a el núme o 15 y arrastr ndo el c adro de relleno pero m nteniendo también pr sionada la tecla de C rl . El resul tado es el ue puede verse en la igura adju ta. La palabra Octub e que antes fue un ele ento de serie, ahora on la tecla de Ctrl. es copi da como s se tratase de un texto cualquiera. En cambio, el nú ero 15 co ayuda de la tecla de Ctrl . Se h convertid en una serie de datos num éricos cuyo increment es la unid ad. A raíz e esto pod mos afirm r lo siguie te: Pág. 10



“La tecla de Ctrl. al moment de copiar con el cua dro de rell no inhibe la copia de los lementos e serie, o ea que to o los que antes era na serie d ejara de serlo. solo en el caso de c piar un n mero con a tecla de Ctrl. hará que este númer se convie ta en una erie que a menta de no en uno .” hora veremos lo que sucede cuando se co ia con el uadro de r elleno no na, sino arias celd s seleccionadas.

8.- Inserte una nueva Hoja4 con el botón I sertar nueva hoja de cálculo o resione Shift+ 11.

Clic Aquí

9.- En las eldas A3 y A4 escrib los númer os 3 y 6, l uego seleccione ambas celdas y arrastr su cuadro de relleno.

Como r esultado se obtiene u a serie de úmeros c nsecutivos que aumentan de 3 en 3, p rque la di erencia ent re 3 y 6 so 3 unidad s. (Si hubiér amos escrito 10 y 12.5, el incremento de la se ie hubiese si o de 2.5)

10.-

En l as celdas 3 y C4 esc iba nueva ente los n meros 3 y .

11.-

Lue o seleccione tambié ambas celdas pero rrastre su cuadro de relleno manteniendo p esionada l tecla de trl .

12.-

En sta ocasió el resultado obtenid o es copia e los 2 n meros exa tamente como fueron escritos. Ya no son copi dos como erie ascen ente. En l as celdas 3, E4 y E5 escriba Br ña, irafl res y San orja.

13.-

Lue o seleccio e las tres eldas y arr astre su cu dro de rel eno. El r esultado es una copia idéntica d e las tres celdas en forma sucesi a hasta don e sea arra strado el c adro de r lleno. (Ten a presente que en este ca o cuando se ar rastran únicamente celdas con texto, la ecla de Ctrl. no tiene ning n efecto.)


Pág. 11


3. Cómo util izar los datos en la Hoja de Cálculo a. Operadores Son los que permiten que las formulas puedan realizar las diferentes operaciones con los datos. Existen cuatro tipos de operadores:

Operadores Matemáticos: Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del tipo numérico.

-

Cambio de signo Ejemplos: =10-4*2



2

=(10-4)*2



12

Potenciación

=20+ - 3^2



29

Multiplicación

=20+ - (3^2) 

11

=156*10%+3 

315.6

%

Porcentaje

^ * /

División

+

Suma

-

Resta

Operadores de Relación: Las fórmulas que usan operadores de relación arrojan respuestas lógicas del tipo Verdadero o Falso, según como sea evaluada la comparación. Los datos a comparar pueden ser numéricos o de texto

> <

Mayor

Si A4=20, D2=Martes, y H3=14/2/11

Menor

>=

Mayor igual

<=

Menor igual

= <>

Ejemplos:

Igual

Entonces: =A4*3>100

 Falso

=D2<>”Viernes”

 Verdadero

=H3>”28/7/11”

 Falso

Diferente

Nota.- Dentro de las fórmulas, como puede verse en los ejemplos anteriores, los textos, las fechas y las horas deben escribirse siempre entre comillas.

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Operador de Texto:

&

Concatenación

Ejemplos:

Si

A1=Puerta y A2=Azul

=”La “&A1&” es “&A2  La Puerta es Azul

Este operador se encarga de unir textos de diferentes celdas para formar frases. Los datos que se concatenan pueden ser del tipo texto o también numérico, pero el resultado de estas formulas son datos del tipo texto.

Operadores de Referencia:

:

Indica un rango

Ejemplos: =SUMA(A1:A5,C3,E9:E15)

,

Indica unión

(espacio) Indica intersección

=SUMA(A3:D5 B2:C7)  SUMA(B3:C5)

Los operadores de referencia se utilizan en las formulas para indicar qué se debe hacer con las celdas o los rangos de celdas. Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer referencia a un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular. La coma (o punto y coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que se desean unir para una operación determinada. El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea realizar una operación solamente con la intersección de ambos rangos, y no con todas las celdas en conjunto.

b. Fórmulas Son datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datos escritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los operadores. Por ejemplo, para escribir tradicionalmente una formula algebraica, lo haríamos así:

H 7  B3  25  C 4 2 9 D C 4  3 ( F 7  10) 3  1 4

Pero en Excel, teniendo en cuenta el orden de la jerarquía de las operaciones, la misma fórmula anterior la tendríamos que escribir de la siguiente manera:

=C4+((H7+B3)/(D9^2)-25+C4)/((F7-10)^3+1 3/4) De este modo se podrán escribir entonces todos los cálculos que uno desee utilizando para ello las fórmulas de Excel. Sin embargo, si estas fórmulas son muy comunes en nuestros cálculos, o si éstas llegan a ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso de las “funciones”, que es un método abreviado para escribir fórmulas. Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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c. La Ficha Fórmulas y la es ritura d funcion s na maner práctica ara escribir formulas que se usa muy a menudo, es aciendo so de la Ficha “For ulas”, la ual muestr a en el gru po “Biblio eca de fu ciones” na lista de las funcio es más util zadas en Excel:

Pero la escritura de f unciones l veremos on más d talle en el Capítulo2 de este anual. A tes vamos ver como se cambia la aparienc a de las ce das en los cuadros, espués de haber in resado datos y calc lado los r esultados. A este ca bio de pariencia e las celdas se conoce como dar ormato a l s celdas.

4. Fo mato d Celdas a. La Ficha Inicio l solo obtener correctamente los resultad os en nue tros cuadr os de Exc l no es suficiente; también es necesario que estos cuadros te gan una a pariencia ue haga ácil su lectura y e tendimiento. Para esto existe a posibili ad de ca biar la pariencia el conteni o de las celdas con yuda de la ficha Inic o y los bo ones de erramient s que se e cuentran e los grupos Fuente, lineación, Número, stilos y Celdas:

Minibarra de Herram ientas

Men contextual

Si se tiene el puntero del mo se sobre las celdas y se hace un clic derecho con él, aparecerán la Minibarra de erramientas, y ade ás el men Contextu l, con dive rsas opcio es cada uno para h cer más fá il el dar formato a las celdas que se hayan s leccionado. Pág. 14



b. Para dar Formato a un Cu dro l el Cuad o de Pago que se muestra en la siguiente f gura solo e ingresar n datos, ero no se le dio form to alguno.

1.- Selecci ne el ra go A1:F1 y utilice el botón Combi ar y centr r , para po er el titulo Cuadro de Pag s al centr del cuadr . Luego a mente el tamaño de fuente 14 puntos, y subráyel o.

.- Selecci ne los tít los de la ila 3 y pó galos Neg rita , Centr ado , dele olor de Fuente y C olor d Relleno , l ego coloq e borde a cada una e sus celd s con la opción Todos los ordes. Color d Fuente Centrar

Negrita

Todos los borde

Color de Relleno

3.- Finalm nte selecc one las ce das con n meros y d ele el formato Estilo millares para se arar con comas en ada millar y redonde rlos a 2 d ecimales. e forma similar dele forma o a las de ás celdas el cuadro ver figura). Estilo millares

Elaborado por: Daniel Ze garra Zavaleta

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2

CAPITULO 1. Func iones en Excel: fórmul as simp lifi cadas a. Cuando utilizar las Funciones

Cuando las fórmulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy frecuente, los mas practico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son sino un método abreviado para escribir esas fórmulas. Pero para escribir una función es necesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es la forma estricta en que debe escribirse una función.

b. Cómo escribir las Funciones Todas las funciones constan de dos partes: El nombre de la función y sus argumentos, que deben escribirse entre paréntesis y separados por comas:

=Nombre de función(Argumentos) De las 339 funciones que ya existían en Excel, la versión 2010 ha agregado 69 funciones más, haciendo un total de 408 funciones, las cuales se clasifican ahora en las siguientes categorías: Categoría Funciones de compatibilidad

38

Funciones de cubo

7

Funciones de base de datos

12

Funciones de fecha y hora

22

Funciones de ingeniería

41

Funciones financieras

53

Funciones de información

17

Funciones lógicas

7

Funciones de búsqueda y referencia

18

Funciones matemáticas y trigonométricas

64

Funciones estadísticas

98

Funciones de texto

27

Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos

4

TOTAL

Pág. 16

Cantidad

408



e aquí algunos ejem los de las primeras fu ciones que veremos e este manual: =S MA(A3:A 0) =P OMEDIO(H4:J15) =M X(C2:C3 ) =M N(C2:C30 =C NTAR(C2:C30) =C NTARA( 2:C30) =E TERO(A3+3.1416) =R DONDEAR(A3+3.1416) =SI E4>=0,RCUAD(E4), No tiene R aíz”) =M S(“28/7/11”) l comenz r a usar fu ciones, al principio p uede parec r algo co plicado. C mo que esto de usar el Excel se estuvier a volviend cada vez más difíci , pero; muy por el ontrario, el disponer de funciones en la h ja de cálc lo en reali ad es de na gran yuda; sino, mírelo de este modo: Suponga q e usted en su trabajo iario tiene que obtene regularmente la raíz uadrada e varios úmeros ca a vez. De seguro que no se p ndrá a realizar estos cálculos anualmente con lápiz y papel (además du o que se cuerde co o se extrae la raíz uadrada si es que alguna vez lo aprendió e la época e colegio) sino, que ara ello ecurrirá a na calculadora de esas sencillas que tienen na teclita ara calcul r la raíz uadrada; así que nada más escri e el numer o en la calculadora, pr esiona dicha tecla y … ¡listo!. e este modo para na ie es difícil hoy en d ía obtener la raíz cua rada de ualquier n mero. Pues, algo sí es la uti idad que n s brindan as funcion s de Excel; usted no tiene que saber de m moria co o se realizan los diver sos y tedio os cálculo que son n cesarios obtener día a día en la empresa donde tra aja; sino ue cada vez que necesite un álculo de erminado (de cualquier índole) pues, escribe la re pectiva función o ombinación de func ones, seguidas de sus argumen os, y Exc el se enca gará de arnos el resultado qu esperába os.

c. Uso de las Func ones más comunes eamos en un ejemplo, los resu tados que se pueden obtener usando algu as de las unciones ás comú mente utilizadas por a mayoría de las pers nas que tr bajan con xcel. El siguiente cuadro muestra una elación de personas a quienes se les ha rogramad la fecha de su cita en una línica: as funci nes como cualquie fórmula eben empezar con n signo i ual, y el esultado e ésta ap recerá en la misma elda dond se escribe la función.


Pág. 17


La Función SUMA Suma de las edades de todos los pacientes: =SUMA(B4:B11)

Rpta: 39

Esta función considera solo las celdas con datos numéricos(ignora las celdas B7 y B8) La Función PROMEDIO Promedio de edades de todos los pacientes: =PROMEDIO(B4:B11)

Rpta: 6.5

No se considera en el cálculo la celda B6 pues su contenido no es numérico La Función MAX Edad máxima de un paciente: =MAX(B4:B11)

Rpta: 11

Encuentra el máximo valor numérico del rango mencionado La Función MIN Edad mínima de un paciente : =MIN(B4:B11)

Rpta: 2

Encuentra el mínimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del bebé porque no es un dato numérico)

La Función CONTAR Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada =CONTAR(B4:B11)

Rpta: 6

Esta función cuentacuántas celdas tienen datos numéricos(las fechas son números) La Función CONTARA Cantidad Total de pacientes =CONTARA(B4:B11)

Rpta: 7

Esta función en cambio cuentacuántas celdas en total están ocupadas sin importar el tipo de datos La Función ENTERO Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales: =ENTERO(PROMEDIO(B4:B11))

Rpta: 6

La función Entero trunca la parte decimal del resultado La Función REDONDEAR Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales:

Pág. 18

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1)

Rpta: 6.5

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0)

Rpta: 7



La función Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear el resultado. d. Coordenadas Absolutas y Coordenadas Relativas =REDONDEAR(E4/F$2,2) =REDONDEAR(E5/F$2,2) =REDONDEAR(E6/F$2,2) =REDONDEAR(E7/F$2,2) En la coordenada F$2 del ejercicio anterior, el signo de $ situado antes del número de fila hace que este número 2 permanezca constante al copiarse la formula hacia abajo. En cambio, si alguna fórmula en otra ocasión tuviese que ser copiada, no hacia abajo, sino hacia la derecha; entonces habría que escribir el signo $ antes de la letra de la coordenada: $F2 para que al copiarse la fórmula, la letra F permanezca constante, de otro modo la letra aumentaría alfabéticamente a G, H, I… etc. A estas formulas así escritas con el signo de $, se las conoce como fórmulas con coordenadas absolutas. En conclusión entonces, una coordenada puede escribirse de varias formas según sea el caso: F2

coordenada relativa

F$2

coordenada con número de fila absoluta

$F2

coordenada con letra de columna absoluta

$F$2 coordenadas de fila y columna absolutas totalmente Nota.-

“Si una fórmula no va a ser copiada a ningún lado, entonces no es necesario que tenga coordenadas absolutas de ningún tipo”.

Ejemplo: Abra un libro nuevo en blanco y en la celda A1 escriba la siguiente fórmula: =$C4+F$2/$E$3-25

Cuando presione la tecla Enter la celda se llenará de numerales: ######### Esto ocurre porque la formula en realidad está realizando una división entre cero, lo cual no se puede calcular. Pero el resultado de la formula ahora no es lo importante, sino, qué es lo que ocurre con la formula, cuando ésta es copiada. Para ver en la celda no el resultado, sino la fórmula que usted escribió, haga lo siguiente: Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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En la ficha Formulas, grupo Auditoría de fórmulas, hacer clic en el comando Mostrar formulas. Entonces la formula en la hoja de cálculo se verá así: =$C4+F$2/$E$3-25

Copie la formula con el cuadro de relleno hacia abajo. Como verá, los números de las coordenadas de celda que no tienen dólar, han aumentado. (el número 25 no es una coordenada de celda, por esto permanecerá siempre constante) =$C4+F$2/$E$3-25 =$C5+F$2/$E$3-25 =$C6+F$2/$E$3-25 =$C7+F$2/$E$3-25

Ahora copie la fórmula de la celda A1 hacia la derecha usando el cuadro de relleno. El resultado se verá como en la siguiente figura. =$C4+F$2/$E$3-25 =$C5+F$2/$E$3-25 =$C6+F$2/$E$3-25 =$C7+F$2/$E$3-25

=$C4+G$2/$E$3-25

=$C4+H$2/$E$3-25

La letra de la coordenada que no tenía dólar ha aumentado alfabéticamente, pero las que tenían dólar han permanecido constantes. Ahora veamos otro ejemplo donde será necesario utilizar funciones que se encarguen de tomar decisiones por cuenta propia para ayudarnos a realizar cálculos utilizando para ello ciertos criterios de razonamiento lógico. El siguiente es una Tabla de Sueldos de varios empleados de una empresa, donde se desea aumentar de diferentes formas los sueldos de estos empleados. La labor de modificar sueldos matemáticamente hablando, es una tarea relativamente sencilla si se dispone de herramientas de cálculo y de los criterios ya establecidos para saber a quiénes y en qué forma se aumentaran los sueldos. El problema está en que los aumentos por lo general no son para todos por igual de manera uniforme, sino que unos tienen más aumento que otros en base a decisiones estudiadas de antemano, y que ahora nosotros debemos llevar a cabo dichos cálculos, y si son muchos los empleados y además cada empleado tiene una manera diferente de calcular su aumento de sueldo, entonces la labor se volvería muy tediosa si no fuera que podemos contar con la ayuda de las funciones lógicas de Excel.

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Ejerci cio Nº 3: Realiz r aumen tos en u na Tabl de Su ldos eamos pues. En la hoja de cálc lo se tien el Cuadro de Remun eraciones e varios empleados (aquí ahora vemos solo 10 emple ados, pero suponga q e se trata e varios ientos). E te cuadro uestra los datos de c ada emple do y el m nto de sus sueldos ctuales, y en el tran curso de 5 meses y or razones de un convenio labo al en la empresa, ellos van a recibir paula inamente varios aume tos de sue do:

continua ión presen amos las c ndiciones de aument para los s eldos: umento 1..-

Todos l s emplead os por ig al tendrá en este mes un aumento equivalente al 10% de su sueldo a ctual. En la cel a E4 escri ir y copiar la siguient fórmula:

=D4*10%

omo resultado se ten ría entonc s el siguie te cuadro:


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ota.-

Par escribir el itulo Aumento Enero en dos filas de una sola cel da, escriba rimero la pala ra Aument , presione Al +Enter, y escriba Enero; uego presione Enter.

La Función SI a sintaxis de la funci n es la sig iente:

=SI Condició lógica, Acción1, Acción2) V F Donde:

Condición ógica

E una expresión que contiene un operador d e relación (>, <, >=, < , =,<>).

cción1 y cción2 S n cualquie tipo de dato válido p ra escribir e en una c lda sar la función SI, es como tener la posibil dad de escribir 2 dat s diferentes en una misma celd a, pero sol uno de lo datos será el resultad de la func ión. Si la e presión lógica resulta ser Verdadera, e tonces la cción1 es la respuesta de la función, en caso contrario si es Falsa entonces la acción sería la respuesta de a función.

umento 2..-

Todos los que tengan un suel do menor a 1500 te drán un aumento el 10%, si o el aume to será solo del 5%.. En la cel a F4 escri ir y copiar la siguient fórmula:

=S (D4<1500,D4*10%, 4*5%) os aumen os de este aso entonces serían los que se ap ecian en el siguiente cuadro:

umento 3..-

Los que engan un ueldo menor a 1500, o los que t engan el cargo de Vendedor; tendrán u aumento el 10%. Y los que no cump an ningun de las condiciones nteriores, ntonces para ello el aument será solo el 5%.. En la cel a G4 escri ir y copiar la siguient fórmula:

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=S (O(D4<1500,C4=”V ndedor”), 4*10%, 4*5%)

Esta fórmu a tiene ah ra que realizar previamente una doble com aración lógica. Pri ero verifi a si el sue do es men r que 150 y también verifica i el carg es Tecnico. Ambas comparaciones está encerrad s entre aréntesis se le ante pone la let ra “O”, lo que significa que bas ará con ue una d e las 2 co diciones e cumpla (no es nece ario que a bas sean erdaderas) ara que se efectúe el primer cál ulo del 10% de aumento; y si inguna de las 2 con iciones se cumple ent nces se ej cutaría el segundo cálculo del 5% de au mento. Co o puede erse, cuan o la función O se antepone las dos ondiciones lógicas, entonces n es neces rio que ambas sea verdader s, es suficiente con q e una de e llas sea cierta para ue se ejec te la acción1. ota.-

Si e una fórmul hay que escribir un tex o, como es l caso de la palabra Tec nico , esta pala ra deberá e star entre comillas, y además deberá scribirse de igual modo omo está escrito en la tabla de sueldos, e s decir, si en la tabla se es ribió la palabra sin acent entonces tam oco hay que onerlo, o qu zás en la tab a si tenía acento o estaba en plural o e singular, ento ces en la ormula también deberá scribirse del mismo mo o. Las mayúsculas o min sculas no se oman en cue ta.

l cuadro con el Aum nto 3 se ve ría entonces así:

Bonificación.-

En esta ocasión y p r ser el mes de la Sec etaria, sol se dará una boni icación del 8% a las secretaria siempre y cuando estas ganen menos e 1500; a las demás secretarias al resto de los e pleados se les dará un bonificación de 45 s les. En la cel a H4 escri ir y copiar la siguient fórmula:

=SI(Y(D4 1500,C4= Secretari ”),D4*8%,45)

Esta nuev fórmula es parecid a a la an erior pues también ay que erificar d os condiciones lógicas, con la diferenci que aho a si es ecesario ue ambas sean verdaderas para que haya l aumento del 8%, or esta r azón ahor se antep ne la función Y . N te además que la egunda acción ya no es un cálc lo matemático de por centaje, sino que es una cantid d fija de 4 soles. Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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El cuad ro con la B nificación sería el siguiente:

umento d Mayo.-

Este últi o mes s harán 3 diferentes clases de umento teniendo en cuenta l monto a tual de su sueldo básico en la columna . Para est observe la gráfica siguiente:

Los que anen men s de 1500 oles tendrán 20% de a umento, de 1500 asta 2000 oles tendrán 15% y lo s que gane más de 2000 soles tendrán 10% de aumento. En la cel a I4 escrib r y copiar la siguiente fórmula: F V

=SI(D4 1500,D4* 0%,SI(D4<2000,D4*15%,D4*10%)) V F

Como exist en tres cál ulos difer ntes de au ento, per la funció SI solo tiene la po ibilidad de escribir 2 acciones, e tonces se escribe una función SI dentro d e otra función SI (a est o se conoce omo funcion s SI anidada s)de este odo la primera función SI c lcula el primer aumento y la segunda unción SI e encarga e los otro dos aume tos restant es. ota.-

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En t das las fór ulas de Exc l cada vez que se abre u paréntesis ebe haber o ro que lo cier e. Observe ue en la for ula anterio , al haber 2 funciones S I anidadas, l final es nece sario cerrar on 2 parénte is.



inalmente el cuadro con los aumentos de M yo quedar a así:

Como emos podi o ver, los cálculos en la tabla de sueldos han sido calculados en cada mes por un sola fór ula, a pe ar que lo aumento individua es para c da empleado eran distintos. Pero la f nción SI se encargó por nosotro de tomar las decisiones de cómo obtener estos a mentos y s n importar cuantos e pleados te ga la empr esa. A continuación va os a ver ómo se puede extraer la información de un tabla como la que hemos btenido. P or ejemplo, cómo harí mos para veriguar e la tabla c al es el sueldo que gana L rena, o cu l fue el aumento que ella recibi en Marzo. Tenga en cuenta qu Lorena puede er una de los cientos e emplead os que exi ten en la t bla, y se esea enco trar esta información en for a rápida. Para casos de búsqueda de atos como los descri os en el párrafo anterior, existen varias funciones; y una d ellas es la que vamos a ver a co tinuación, la función ONSULT V. Pero antes de explicar el man jo de la fu ción CO SULTAV, es necesario aprender cómo se pueden dar nombr s de rango a las celda .


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2. Nombr ar Rangos de Celda a. Cuándo nombrar un Rango de Celda Como ya hemos visto, las fórmulas y las funciones en muchas ocasiones hacen mención a celdas o también a rangos de celda. Bueno; cuando una celda o un rango de celdas es mencionado muchas y veces en nuestras formulas, entonces lo más práctico es darle un nombre a este rango, y de allí en adelante en vez de escribir las coordenadas de celda, mejor se escribe el nombre de rango que le hemos dado. Para nosotros será más fácil recordar el nombre de rango que las coordenadas de celda de ese rango.

b. Cómo dar Nombre a un Rango de Celda Para nombrar un rango de celdas existen dos maneras de hacerlo, y ambas se pueden usar por igual. Primera forma:

1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar. 2.- En la ficha Formulas / Nombresdefinidos , elegir la opción Asignar nombre a un rango.

Escribir aquí el nombre que desea darle al rango

3.- En la ventana de diálogo que aparece escribir el nombre que se le quiere dar al rango (lo recomendable es que el nombre sea de una sola palabra, no importa en mayúsculas o minúsculas) 4.- Finalmente hacer clic en el botón Aceptar.

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Segunda forma:

1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar. 2.- Hacer un clic en el casillero de Cuadro de Nombres que se encuentra en la parte izquierda de la barra de fórmulas sobre los encabezados de columna. 3.- Escribir en el casillero el nombre que se le quiere dar al rango. 4.- Presionar Enter.

Un vez nombrado un rango, este podrá ser usado de allí en adelante en cualquier fórmula o en cualquier orden de menú de Excel cada vez que se tenga que hacer referencia a ese rango. Ejemplo: Suponga que se tiene un cuadro con la relación de los montos de pago de varios clientes y al rango B4:B16 se le ha dado el nombre de rango PAGOS.

Este rango se llama PAGOS


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Entonces… Si se deseara calcular la suma de todos los pagos, podríamos utilizar la función autosuma: Antes se tenía que escribir la formula así: =SUMA(B4:B16) Ahora que B4:B16 tiene el nombre PAGOS, la formula podría escribirse así: =SUMA(PAGOS)

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Ejerci cio Nº 4: Obten r una B leta de Remuneracione l libro del ejercicio a terior que calculaba a mentos de sueldo pos ee dos hojas:



Re uneracion s.- Contie e la relacion de los e pleados de la empresa con sus car os, sueldos y aumentos.



Bol ta.- Contiene un mod lo simple e boleta de remuneraciones.

abe la acl ración, que en el siguiente ejercicio no se v a confeccionar una oleta de emuneraciones for al como l s que en realidad s usaría p ra el pag de los empleados en una e presa, sin que sola ente nos va a serv r de ejem lo para enten er cómo es que se o tienen los datos de una t bla. En los ejercicio más avan ados al final el curso a se verá solucione finales para casos más c mpletos.

Como se puede er en la f gura, la B leta de Rem neracione ya está formateada: l Titulo centrado, las celdas con ordes y olor de rellen .

En es a boleta s desea qu al escribi de un empleado en la celda B3, en el las celdas e la oleta a inmed iatamente los datos d este empl cuale serían traídos del Cua Remuneraciones. Para lograr esto realiz r lo siguie te:

el DNI resto de arezcan ado, los ro de ay que

Dar el nombre SUE DOS al r ngo del Cuadro de Rem neracion s:

1.- En la oja1: Rem neracione , seleccionar el rango de la tabla de sueldos A3:I13. .- Hacer n clic en l casilla de Cuadro de nombres, scribir la alabra S ELDOS presi nar Enter.

La Función CON ULTAV a sintaxis de la funci n es la sig iente:

=C NSULTAV(Dato,R ngo de Ta la,# Colu na,Orde ) Donde:


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Dato

Es una celda que contiene el dato a buscar

Rango de Tabla

Es un cuadro de varias filas y columnas que contiene información de la cual se desea extraer una en especial en base al dato que se está buscando. En esta tabla la primera columna debe contener la lista de datos a buscar.

# de Columna

Indica de cuál de las columnas de la tabla será extraída la información que al final sería la respuesta de la función.

Orden

Es un argumento opcional que puede valer 0 ó cualquier otro número (Falso o Verdadero). Si es 0, la búsqueda del dato en la tabla se hará en forma exacta, y la tabla no tiene necesariamente que estar ordenada. Si es 1 (o se omite este argumento) entonces la búsqueda será aproximada pero la tabla deberá estar ordenada ascendentemente de acuerdo a la primera columna.

Esta función se utiliza para extraer información relacionada con un dato; pero primero tiene que encontrar el dato en la tabla y luego extraer la información que se encuentra en una de las celdas a la derecha del dato dentro de la tabla. Nota.- La función CONSULTAV solo buscará verticalmente el dato en la primera columna de la tabla, y si no lo encuentra, ya no lo buscará en las demás columnas, y la respuesta de la función sería el mensaje de error: #NA! (no encontrado).

Para obtener el Nombre del empleado en la Boleta

1.- En la Hoja2: Boleta, en la celda B3 escribir un DNI. 2.- En la celda B5 escribir la siguiente fórmula: =CONSULTAV(B3,SUELDOS,2,0)

Esto significa que la función CONSULTAV leerá el DNI del empleado en la celda B3 , luego buscará en la primera columna del rango llamado SUELDOS al DNI del empleado, y cuando lo encuentre traerá de la columna 2 el nombre del empleado, y esa será la respuesta de la función. El 0 al final de la función significa que la búsqueda del DNI del empleado se hará en forma exacta. Para obtener el Cargo, el Sueldo y los diferentes Aumentos

1.- En la celda B6 escribir la siguiente fórmula: =CONSULTAV(B$3,SUELDOS,3,0)

Note que la fórmula para obtener el cargo del empleado es idéntica a la que se usó para obtener el nombre, con la única diferencia que el número de columna es 3 en vez de 2, ya que el cargo se encuentra en la tercera columna de la tabla. Esto quiere decir que para obtener el sueldo y los aumentos hay que copiar esta fórmula y luego nada más cambiar el número de columna respectivamente según la información que se desee extraer del empleado. Además, si ésta fórmula se desea copiar hacia abajo entonces el primer argumento de la función deberá escribirse B$3. Pág. 30



.- En las eldas B7 hasta B12 c piar las si uientes fór mulas: =C NSULTAV(B$3,SU LDOS,4, ) =C NSULTAV(B$3,SU LDOS,5, ) =C NSULTAV(B$3,SU LDOS,6, ) =C NSULTAV(B$3,SU LDOS,7, ) =C NSULTAV(B$3,SU LDOS,8, ) =C NSULTAV(B$3,SU LDOS,9, ) ota.-

Una manera de evitarse el tra ajo de escri ir manualmente los numero de columna en cada un d las formula , seria escribiendo en la c lda B5 la sig iente formul a y luego cop arla en el rang o B6:B12 co el cuadro de relleno: =CONS LTAV(B$3, UELDOS,F LA(A2),0)

La nción FILA da como re ultado el número de fila de una cel a escrita de tro de la función. Como lo que se desea ara obtener el cargo del mpleado es ue el tercer rgumento de l función CO NSULTAV se a el numero 2 entonces s ha escrito n vez del 2 a función FIL (A2) cuya r espuesta es justamente, pero igual hubiera sido si se hubie a escrito FIL (M2) o FILA (P2) con tal ue sea una c lda de la fila 2. Cuando se copie la for ula hacia abaj la celda A2 se convierte n A3, A4, A5 , etc. dando como respuest a el numero 3 , 4, 5, etc. que ra lo que se eseaba en c da formula.

ara obtener el Pago Total

1.- En la c lda B14 escribir la fu ción: =SUM (B7:B12) a Boleta e Pago qu daría ento ces así co o se ve en el uadro adj nto.

si se escribe el DN de otro e pleado e la celda B3 e tonces las funciones ONSULT V deberán traer al insta te los dat s de ese otro empleado.


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CAPITULO 1. Lis tas de

atos: or denami nto y b squeda

a. Qué es una Lista de Datos s un grupo de varias columna consecuti as de cel as ocupad s con dat s en su nterior, y d onde cada olumna tiene un tipo omogéneo de datos. or ejemplo:

b. Cómo or denar una lista d datos u ando lo botone de herramientas na de las formas más fáciles d hacer que Excel ord ne una lista de datos como la el ejempl anterior, es utilizand los botones de herra ientas or en ascendente:

rdenar d A a Zy or en descen ente: icha Dato .

. rdenar de Za A , que se encuent an en la

Por ejempl , para ordenar la lista ascendente ente por el Nombre e cada socio

1.- Selecci nar una celda de la c lumna B, omo la cel a B6 por e emplo. .- Hacer n clic en el botón de h erramienta s La lista ent onces se vería así:

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Orde ar de A a .



Ejerci cio Nº 5: Intersección d rangos y uso d la func ión INDIRECTO Para enten er mejor l manejo e listas de datos, va os a llevar a cabo un nuevo ejercicio e el cual se desea lle ar el contr ol de los pedidos de rtefactos d e varios lientes. n una H ja de cálculo se tiene una lista de Precios, y una l ista de Pe idos de rtefactos eléctricos.

l cuadro e pedidos n realidad llega hasta la fila 100, o sea que existen 90 pedidos en total. Pe o como se ve, aun fal a calcular l monto to al de cada uno de los pedidos, sí como los precios de cada a tículo pedido; para l cual pri eramente amos a escribir las fórmulas q e nos ayu en a obten r estos dat s faltantes..

Cómo obtener los Pr cios de ca a Pedido: Primerame te vamos dar nomb es de rango a cada c lumna y a cada fila d la lista de precios. Realice usted entonce las siguie tes accion s:


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1.- Selecci nar el ran o de la list a de precio s B3:E6. .- En la ficha Form las , grupo Nombres efinidos, e egir el co ando Cre r desde la selec ción y aparecerá una ventana de diálogo. 3.- Verific r que esté marcada las casill as Fila su erior y Columna izq ierda, y luego presionar E ter. 4.- Luego n la celda 11 escrib r la siguie te fórmula =INDIR CTO(E11 INDIRE TO(F11) a función INDIREC O se encarga de extr aer el nom re de ran o que se e escrito en la celda E1 , para que luego éste se intersecte con el ot o nombre escrito en 11. El esp cio en bla co escrito ntre las dos funcione INDIREC que le ord na a Exc l que inte secte los angos. El resultado s el preci encuentra ntre la intersección d e la fila Lavadora y la column LG de la precios cuyos rangos f ueron previamente no brados en los pasosNº2 y 3.

cuentra e rango O es el que se lista de

5.- Copie e sta fórmul hacia aba o con un d ble clic en el cuadro e relleno. ara obtener el cálculo de la columna Tot l:

6.- En la c lda I11 es ribir la for ula que multiplique l a cantidad or el precio: =G11*H 1

7.- Seguid mente copie igualme te esta fór ula hacia abajo con un doble clic en el cuadro de relleno.

La Función INDIRECTO a sintaxis de la funci n es la sig iente:

=IND RECTO( eferencia) Donde:

eferencia

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E una coord enada de c lda o un n mbre de rango dentro del cual e iste escrito otra refere cia de cel a o nombr de rango.



Esta función le dice a Excel que no debe utilizar la celda escrita en la referencia misma, sino el nombre de rango que está escrito dentro de la referencia.

c. Manejo de Listas de Datos Para trabajar con listas de datos es muy útil conocer algunas de las herramientas más usadas de la ficha Datos y en la ficha Insertar; estas son:

Ordenar listas Filtrar datos Obtener Subtotalesmúltiples Crear Tablas dinámicas Consolidar múltiples cuadros

Ejerci cio Nº 6: Manejo de una Li sta de Pedido s Una vez realizado el ejercicio anterior, la lista de pedidos estaría completa, pero si se desea analizar cuantos pedidos deben ser entregados mensualmente, o a que clientes, o que artículos y cual vendedor atendió el pedido, entonces la labor es muy complicada debido a que la lista se encuentra totalmente desordenada. Veamos ahora un método más completo para ordenar listas de datos.

d. El Comando Datos/Ordenar Ordenar la lista para que lo usen en Almacén: Suponga que el día de mañana hay que realizar la entrega de todos los pedidos que corresponden al mes de Enero, así que podríamos imprimir una copia de esta lista de pedidos y entregarla al encargado del almacén para que vaya cargando el camión con toda la mercadería. Pero, como ya se ha visto, al estar desordenada la lista, ésta haría que el trabajo de extraer las diferentes cajas de artículos del almacén sea una labor algo difícil que llevaría quizás a errores de confusión de pedidos y se estaría entregando un pedido por otro. Entonces, lo que se va ha hacer es lo siguiente: Primero ordenar la lista separando los pedidos por meses, es decir los de Ene luego Feb y finalmente Mar. De este modo se tendría separada ya toda la relación de pedidos que corresponden al mes de Ene. Luego en la misma lista también se ordenará para cada mes los artículos, o sea Televisores, Lavadoras y Refrigeradoras por separado, y finalmente cada artículo a su vez se ordenará según las diferentes marcas, Daewoo, LG y Samsung. Para poder lograr este ordenamiento se procederá de la siguiente forma:

1.- Primero seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos. (B12 por ejemplo).


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.- En la icha Datos hacer clic en el comando Ordenar, y apa recerá la iguiente ventan de diálog :

3.- Elegir las 3 col mnas a rdenar y adicional ente también el cri erio de ordena ión. Clic e Aceptar, entonces l cuadro d pedidos s vería así:

ota:

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Si el rango de la l ista que se de sea ordenar t iene los título s de las colu nas en la primera fila: es, Tienda, Dist ito, etc., entonces en la ve tana de diál go, en la opción “ El rang de datos tien fila de enca ezamiento” hay que veri icar que esté marcado el botón de opción Si , pues de o ro modo la fila de títulos t mbién se or enaría como si fuese un re gistro más.



Orden r la lista para que lo use el que realiza la ntrega co el camión: Una ve cargados todas las c jas de pro uctos en el camión, el conducto deberá re lizar las entregas de los pe idos a cad uno de lo clientes q e se encuentran en di ferentes di tritos de la ciud d, los cuales están indicados en la lista, pero para esta ocasión, no están o denados como s desearía. Ahora, vamos a r alizar un uevo orde namiento, y para est caso se d eberán ord enar los pedido en base a los lugares de entrega y a los cli ntes, tal c mo se observa en la iguiente ventana de diálogo:

Entonc s el cuadr o de pedid os será fá il de usar para ir de distrito e distrito y realizar ordena amente la entrega se ún los clie tes que ha a en cada ugar. El Cua ro se vería como se muestra en l siguiente igura:

e. El Com ndo Datos/Filtro iltrar la l sta para c nsultar ci rtos pedi os: Sabemos q e la lista en total era de 90 pedi os. Pero, s in importa cuantos e istan en otal, en cierta ocasió se desea saber cuá tos de los pedidos q e se entre aron en nero, fuer on de Dae oo. Y en o tra oportun dad, se de earía saber cuántos pedidos en Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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el distrito d e San Mig el fueron endidos p r el vende or Salazar. Y así por el estilo, se pueden ecesitar re lizar diferentes consultas a la list . sto se puede lograr con la ay da del co ando Da os/Filtro; siguiente forma:

se proce e de la

1.- Selecci nar una celda cualqu era del Cu dro de Pe idos. .- En la ficha Datos hacer clic n el coma do Filtro , entonces el cuadro de pedidos se vería así:

lic aquí

Observ que al ele gir el com ndo Filtro , los títulos en la fila 10 del cua ro ahora uestran unos b tones de li ta despleg able. Estos son los botones de fil tro, que se van a utili ar para realiza las consul as a la list . A conti uación va os a reali ar diversas consultas obre los pedidos de los clientes:

Cuánt s pedidos del mes de Enero s n de Tel visores Daewo ?

1.- Hacer un clic

n el bot ón de fil ro del Mes,de activar la casilla (Seleccionar Todo) y elegir l opción E e. Luego ceptar. Esto h rá que de la lista d 90 pedid os solo queden visibles l s que pert enecen al mes de Ene, lo demás pe idos quedarán oculto . .- Luego acer un lic en el otón de fi tro del Artícul elegir l opción Televisor.

3.- Finalmente hacer n clic en e botón de iltro de la Mar a y elegir l a opción D aewoo.

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. Como se observa, xisten ent nces 6 ped idos que cu mplen con la condición que se había s licitado: ( elevisor D ewoo para Enero)

ota:

Cua do se realiza el filtrado de una lista, lo encabezados de fila mues ran los números de fila de c lor azul, así como también aparecen unos iconos d embudo en os botones d aquellos títul s en los cual s se ha reali ado una elec ión de filtro.

ara volver a mostrar la lista d pedidos c mpleta

1.- Hacer un clic en el comando Borrar

Clic aquí

Y la list a vuelve a ostrar las filas ocultas y los encabezados d fila ya no a arecen de color azul sino otra ve de color negro.

Cuántos p didos de

obles son e Yogurt ara la tie da Wong

1.- Elegir en los otones de filtro l s opcione s Robles, Yogurt respect vamente.


Wong

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Si además de obtener el filtro anterior se desea sumar la cantidad total de cajas de yogurt de estos 5 pedidos, entonces se puede utilizar el botón de herramientas Autosuma, pero lo que ocurre en realidad no es la escritura de la función Suma, sino de la función Subtotales. Observe que en la figura está seleccionada la celda G101 en la cual aparece el número 712, que en realidad es el resultado de la fórmula que está visible en la barra de fórmulas. Esta función esta sumando el rango G11:G100, pero la función solo considera las celdas que se encuentran visibles e ignora las celdas que se han ocultado por acción del filtro.

La Función SUBTOTALES Esta función posee dos argumentos y permite obtener no solo la suma de un rango de celdas, sino 11 diferentes operaciones de cálculo:

=SUBTOTALES(# de operación, Rango a calcular) Donde:

# deoperación

es un número del 1 al 11 que indica la operación a realizar: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Rango a calcular

Promedio Contar Contara Máximo Mínimo Producto Desviación estándar Desviación estándar de la población Suma Varianza Varianza de la población

Es un rango de celdas en el cual se han ocultado ciertas filas por acción de un filtro.

Para obtener los Subtotales de la fila 101

1.- Seleccionar la celda G101. (No seleccione la columna, sino una sola celda) 2.- Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma. 3.- Presionar Enter. La fórmula que se habrá escrito será la siguiente función: =SUBTOTALES(9,G11:G100) El numero 9 indica que se va a Sumar el rango indicado. Pág. 40



4.- Luego s eleccionar la celda I1 1. 5.- Hacer n clic en el botón de h erramienta s Autosum . 6.- Presionar Enter. La fórmula en esta oc sión será: =S BTOTAL S(9,I11:I 00)

7.- A conti uación co ie con el c adro de relleno el co tenido de l a celda G1 1 hacia la celd F101 que está a su iz uierda. 8.- Luego eleccionando la celda F101, en l a barra de órmulas modifique la formula cambia do el núm ro 9 por el número 3. =S BTOTAL S(3,F11: 100)

Con est o, la funci n contará la cantida visible de celdas oc padas en el rango, dando omo result ado la cant idad de pe idos que e isten en la lista filtrad a. ota:

Si estando escrit s las funciones SUBTOT LES, se reali zase un nue o filtrado a a lista de pedi os, entonces estas funciones se recalcu arán automá icamente.

Cuál de la Tiendas t ene la ma or cantid d de pedid os en Ene o?

1.- Elegir l menú Da os/Ordena y Filtrar/ orrar. .- Filtrar os pedidos de Ene. 3.- Filtrar al cliente iraoka. En la celda G101 apa ecerá que iraoka tie e para Ab il la canti ad de 6 pe idos. 4.- A conti uación filt rar al cliente Elektra. En la celda G101 apa ecerá que lektra tiene la cantid d de 10 pe idos. 5.- Y si lue o se filtra al cliente arsa. Entonces e la celda 101 apare erá que C rsa tiene l cantidad e 15 pedid os. Cuántos p didos de

arsa para Enero tienen un monto entre 5 0 y 1000 s les?

1.- Hacer lic en el b tón de filtr o del título Monto elegir Filtro s de núme o/Filtro Person lizado. .- En la v ntana de d iálogo ele ir las opci nes que se ven en la igura y lue o hacer clic en ceptar.


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La lista de erá dar los siguientes resultados: Hasta ahora, h mos podid o ver com los filtros nos permi en obtener reportes d purados en ase a dife entes crite ios. Sin e bargo; po ejemplo n el caso e querer averiguar cua to fue el acumulado vendido p or cada uno de los vendedores de un determinado arti ulo; los fil ros y la fu ción Subt tales si no dan esa respuesta, pero; ésta sol ción no nos permite c mparar si ultáneam nte las ventas de to os los ve dedores a mismo tie po, sino ue los va mostrand uno por uno a me dida que ada uno e estos ven edores es iltrado. O s a que si q eremos averiguar quién es nuestro mejor v ndedor del mes, lo que habría que hacer es iltrar las entas del primer ve dedor y a otar el m nto de sus ventas

obt ano ven ven tal con

nido por la función S btotales al final de la lista, lueg filtrar al egundo ve dedor y ar también su resulta o y así sucesivamen e hasta te er los resultados de todos los edores calculados. Bueno, esto no es m y difícil d e hacer si solamente son tres edores co o en nues ra lista de jemplo, p ro; imagín nse que t nemos 15, o 100, o ez mucho más vend edores; en este caso, averiguar uién es el mejor ven edor se ertiría en na tarea m y ardua y ediosa.

Par poder c mparar v rios resultados de subtotales l mismo iempo existe otra her amienta e el manej de listas; esta es la opción del comando Datos/Subtotal que ver mos a con inuación. ero antes amos a re irar de la lista los bo ones de fil ro y las for ulas de Su btotales de la fila 101.

1.- Selecci nar todas las fórmul s de Subt tales que e encuentr an en la fi a 101 y bórrela s con la tecla Suprimi . .- En la ficha Datos legir el co ando Filt o. Desaparecerán lo botones d e Autofiltr de nuestr lista de pedidos y la lista se verá entonces co o en su fo rma original, y estar n nuevam nte visible s los 90 pedidos.

e. El Com ndo Datos/Subtotal ara averi uar quién es el mejor de nuest os Vendedores

1.- Selecci ne una de las celdas con el nombre de u vendedor , y haga c ic en el botón d e herramie tas O denar de a Z. Esto hará que los edidos se rdenen alf béticamente por vend edor .- En la ficha Datos legir el co ando Sub otal Pág. 42



Clic aquí

Aparec rá entonce s la siguie te ventana de diálogo Elegir

endedor

Elegir Suma

Verifica que se encuentren marcadas co n check la opciones Cantidad y Total.

Elegir n la venta a las opciones señala as y luego clic en Ace tar. En la l ista de pe idos inme iatamente aparecerán subtotal s al final de cada vended r, y a la i quierda de la hoja de cálculo a arecerán t ambién los botones de Agr par y Esquema.

Botones de Agrupa y Esquema

Elaborado por: Daniel Ze garra Zavaleta

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3.- Hacer un clic en el botón número 2 de Agrupar y esquema que se encuentra a la izquierda de los encabezados de columna. Esto hará que desaparezcan la relación de pedidos de la lista y solamente queden visibles los subtotales por cada vendedor. 4.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de los vendedores y hacer un clic en Ordenar de Z a A . el comando Entonces los subtotales de los vendedores se ordenarán de mayor a menor, con lo cual tendremos una lista de vendedores ordenada según su record de ventas. Con esto sabremos no solamente quien es el mejor vendedor sino también quién es el que menos ha vendido.

Para averiguar quién es el mejor de nuestros Clientes

1.- En la ficha Datos/Subtotal hacer clic en el botón [Quitar todos] Esto hará que desaparezcan los subtotales de los vendedores. Luego se repiten los mismos pasos que realizamos para averiguar quién era el mejor vendedor, pero ahora tomamos en cuenta la columna de Tienda. 2.- Seleccione una de las celdas con el nombre de una Tienda , y haga clic en el botón de herramientas

Ordenar de A aZ .

3.- En la ficha Datos/Subtotal, elegir las opciones que se muestran en la ventana de diálogo adjunta, y luego clic en el botón [Aceptar] 4.- A continuación clic en el botón 2.

1 2 3 5.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de las Tiendas y hacer un clic en el botón de Ordenar de Z a A .

De este modo se podrá averiguar en forma similar, cuál es la marca más vendida, o cual es el mejor mes de venta, o también cual es el artículo que nos brinda mayores ingresos.

f.

El Comando Insertar/Tabla dinámica Cuando se tienen listas grandes de datos, la manera más practica y potente de analizar esta lista es haciendo uso de las llamadas Tablas Dinámicas; y a pesar de lo potente que es esta herramienta, su creación es extremadamente fácil.

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Antes de c ear una ta la dinámica, vamos a retirar tod s los subt tales anteriormente calculados y luego co vertir la li ta de pedi os en una abla(para versiones e Excel 2007 y 201 ) o Lista e datos(para Excel 2 03).

1.- En la icha Datos elegir el omando S btotal

hacer clic en el botón [Quitar

todos]

Como con ertir un r ngo de celdas en una Tabla Un modo ractico pa a trabajar on datos ue se enc entran en un rango d e celdas como es nuestro cas del cuad o de pedi os, es co virtiendo ese cuadro en una "Tabla" o Lista de atos”, con lo cual Excel entenderá que se t ata no de n rango cualquiera, sino de n rango d e datos q e se debe comporta como u bloque integrado e informa ión y cuy tamaño p ede sufrir cambios, a sea agregándose nuevas fila de datos a la lista o eliminándos algunas d éstas. Para el cas de crear t blas dinámicas, esto es sumamen e útil, ya q ue al recalcularse la tabla diná ica, ésta reconocerá l s nuevos d tos que se n ingresad os posterio mente a la lista, o a su vez, no onsiderará aquellos q e sean eli inados de esta lista. Para conve tir la Rela ión de Pedi dos en una Tabla haga usted lo si uiente:

1.- Selecci ne una cel a de la Relación de P edidos .- En la cha Insert ar hacer cl ic en el comando Ta la y aparecerá la ve tana de diálogo Crear tabl a: 3.- Verifiq e que el r ango de la tabla sea el correcto: =$A$10: I$100, y que haya recono ido que la tabla tiene encabezad s. Luego h ga clic en Aceptar.

Se activará la Barra de Herramientas Tab a con la icha Dise o, y el C adro de Pedidos mostrará boto es de filtr y un form to con ban das horizo tales.


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sted pued e elegir qu darse con l formato e tabla qu Excel ha reado, o cambiar el ormato co la galería Estilos de tabla situ da al lado derecho de la ficha D seño. O uede elegir allí el estilo Ninguna para que el cuadro e pedidos muestre el formato ue tenía o iginalmente:

4.- Luego etire los botones de iltro de la lista (con el comand Filtro de la ficha Datos ). l convertir la relació de Pedidos en una ta la el rang A11:I100 adquiere el nombre e rango " abla1".

Como Inmovilizar P neles en u a Lista de datos Para poder desplazars hacia aba o en la lis a de datos sin que se oculten las filas de ítulos de la fila 10, ha a usted lo siguiente:

1.- Ubique la Relación de Pedi os en la pantalla co o se mue tra en la igura, y selecci ne la celda A11. .- En la ficha Vista hacer clic e el coman o Inmovili ar paneles elegir la primera opción nmoviliza paneles n evamente

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Esto in ovilizará n la pantal a las filas columnas que se enc entren encima y a la i quierda del puntero de cel a, permiti ndo que u ted se desplace hasta las última filas de la lista sin que se culten los ítulos de la Relación d e Pedidos.

Si posteri rmente q iere liber r los titu os nmoviliza os, entonc s en la fic a Vista elija nmovilizary luegoM vilizar pa eles.

Si baja has a la fila 1 0 de la ho ja, observará que en ltima celd de la list hay un equeño á gulo de co lor azul en la esquina inferior derecha. Este ángulo az l indica ue hasta a lí Excel re onoce actualmente el ango de la Tabla.

Pero si pos eriormente se agregan nuevas fil s al Cuadr de Pedid s, el ángul azul se esplazará econocien o estas nu vas filas c mo parte d e la Tabla.


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omo se p ede apreciar aquí, el tamaño de la Tabla h crecido h sta la fila 101 y al erminar de ingresar e nombre d l artículo, la marca, la cantida ; automáticamente se copiaron las formul s del precio y del tota para este uevo pedi o. si ahora selecciona la fila 101 y la elimina con el m nú contex ual Eliminar/Filas e la tabla ya estaría os listos para crear la tabla diná ica.

Como crear una Tab a Dinámica

1.- Selecci nar una d las celdas de la lista e pedidos. .- En la ficha Inserta r elegir el omando T bla dinám ca. Esto hará que apa ezca la sig uiente vent ana de diál ogo para a udarnos a crear la tabla dinámica:

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3.- Observ que en l casilla d texto "Tabla o ran o" ya apa ece por d fecto el rango abla1, que es el rang o que cont ene los da os de todo s los pedid os y que fue nombrado automáticamente al conve tirse el ra go en tabl . 4.- Luego acer clic e el botón Aceptar] 5.- Se creará una nu va Hoja e el libro ctual, y a arecerá e tonces el anel de tareas ara permit irnos diseñar que ele entos va a tener la ta la dinámic .

Panel de Ta eas para diseña la Tabla diná ica

A la izquierda de sta ventan se observará un esq ema de cómo se verá la tabla dinámi a y que elementos deberá tener e su interior. Para el lo se deber á arrastrar los campo s que se en cuentran e el panel e tareas de la v ntana y q e tienen lo s nombres de las diferentes columnas de la lista de pedidos. Estos ca pos se pueden ubicar en las á eas de Fil tro de inf rme , de Rótulo de Colum a , de Rót los de Fila o de Valores. Aunque los nomb es de cam o se pue en ubicar en cualqui ra de esta s áreas, existen ciertos cri erios reco endables para que l as tablas inámicas uestren resulta os cohere tes. Estos criterios so los siguie tes: 

En l as áreas d e Filtro de informe ,

ótulos de ila o Rótulos deColumna , se

deb n arrastrar los camp s cuyo contenido son del tipo te to (por ejemplo los cam pos Tienda Mes, Ven edor, Mar a, etc.)



En l área de

alores, se deben arrastrar los c mpos cuy contenido son del

tipo numérico por ejemplo los campos Cantida , Precio, T tal) ya qu en esta áre se realizarán cálculos matemáti os con los atos.


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6.- Observ la figura arrastre l s nombres de campo t al como se muestra.

7.- Al terminar de diseñar la tabla dinámic haga un lic derech en sobre lla y en el men contextual elegir Opciones de ta bla dinámi a… 8.-En la v ntana de diálogo que aparece á, elegir l a ficha M strar y a tivar la casilla: Diseño d e tabla di ámica cl sica (per itir arrast rar campo s en la cuadrícula), y lue o clic en

ceptar.

Activar esta casilla

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Esto ha á que la ta la dinámi a se muest e los nombres de cam po en los r tulos de fila y olumna, y además p rmitirá qu se pueda arrastrar estos cam os para cambia el diseño de la tabla tan igual como se podía hac r en las ersiones anterio es de Exce .

Como filtr r la Tabl Dinámica con los ca pos de p gina Como uede vers , la tabla muestra u resumen de los ped idos separ dos por Vended or en cada fila y por arcas de los artículos en cada columna. O sea que de una sola vez se uede sabe quién es el mejor endedor cuál es la marca preferi a de la gente.

Adicio almente, en la parte superior de la tabla a arecen lo campos Producto, Lugar Mes. Est s permitir n realizar filtros en la tabla. O sea que p dríamos filtrar aquí el mes de Abril, y entonces l tabla mostrará result dos de los pedidos únicamente en es mes. Y lo mismo podríamos acer filtra do el Lugar y los Produc os si se de ea. Por eje plo, realice usted lo s iguiente:

1.- Haga c ic en el bo ón del filtr Mes, elij Ene. Y lu go haga cl ic en Acept ar .- Seguid mente hag clic en el botón del iltro Produ cto, elija eche .y lue go haga clic en ceptar.


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La tabl entonces solo mostr rá los res ltados de los pedidos de Televi or en el mes de Enero, y c omo pued verse los pedidos m s grandes fueron de la marca Daewo con 362 u nidades:

Cómo filtr r la Tabl Dinámica con los ca pos de Fi la o Colu na También se puede realizar fi tros en los campos de Fila o de c lumna. A difer encia de los filtros de página, e esta ocasión existen casilleros onde se marcan con un ch ck los ele entos que permanece án visibles y hay que quitar el check en los elem ntos que s desean ocultar.

Esta cl se de filtr s sería útil si es que deseamos ue la tabla anterior o ulte los pedido de la marca LG y deje visible los pedi os de las marcas D ewoo y Samsu g. Para lo rarlo reali e entonces lo siguient :

1.- Haga c ic en el bo ón del filtr Marca y uite el che k en la marca LG. .- Luego aga clic e Aceptar.

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El resultado es el siguiente: l tabla se r duce a sol dos colu nas para la marcas Daewo y Samsu g; y ade ás la últi a column de Totales ya no s uma los pedido de la marca LG.

Para que las colu nas que se ocultan co este filtro vuelvan a ser visibles hay que hacer clic en el botón de filtro y elegir la opción Bo rar filtro e “Marca .

ara agre ar un nue o campo

la tabla d námica

La tabl dinámica no tiene el campo Dis rito, para t aerlo basta con arrastr ar desde el pane de tareas l campo Distrito haci el área Filtro de info me, o dire tamente hacia la tabla diná ica que se encuentra n la hoja d e cálculo. (Ver figura)


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ota:

No se podrá arr strar un nuevo campo de la barra de tareas directamente haci la tabla diná ica si no s encuentra activada la o ción Diseño de tabla din mica clásic (permite arra trar campos en la cuadrícula)que se encuentra en la ficha Mo strar de la ventana de diál go Opciones de tabla diná mica. ( Ver P g.62 )

Como inte cambiar l s campos de la Tabl Dinámic Ahora amos a v r cómo hacer para a eriguar: ¿cuál es el hecho l s mayores pedidos de Televisores en Enero

ugar dond se han

Observ en la tabla anterior que si el ampo Mar ca se encuentra en el área de columna, entonce la tabla uestra los totales de cada mar a. Entonc s, si se desean los totales de cada Distrito, hab á que cam iar de siti al campo Distrito por el q ue ocupa el campo Marca.

Entonc s, haga usted lo siguiente:

1.- Arrastr e el titulo d el campo arca y ubí uelo sobre el título de l campo Di strito .- Luego rrastre el título del campo Dist ito ubíquelo sobre l texto Tot l (en la celda B7) La tabl entonces, mostrará l s totales p r Distrito se verá así:

Los cam os Marca y Lugar han intercam iado su ubic ción

En el otal gene al observa os que San Isidro iene los ayores pe idos de Televisores en En ro, en cam bio Barran o es el dis rito que m nos Televisores ha pedido.

ota:

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Si se va a cambia de sitio un campo que se encuentre en el área de C lumna o de ila dentro de l tabla dinám ca hacia el área de Págin , es importa te que previ mente ese ca po no se encuentre filtrado , o sea que d be estar mar cada la opción ( Seleccion r todo ). De o hacerlo así, los element s que se habían oculta o quitándole s el check, ya no se encontrarán disp nibles cuand o se quiera fi trar este cam po en el área de Página.



Como for ar grupos de filas o olumnas n la Tabla Dinámica Si Barr nco y San Miguel so distritos d la zona Oeste, y Los Olivos y S n Isidro son de a zona Ce tro, entonces se desea que la tabla dinámica muestre los totales de pedi os de los c uatro distritos agrupa os por zon s:

Zo a Oeste

 Barranc San ig el

 Los Olivos Zo a Centro  San Isi ro

Para es o se deben formar los dos grupos siguiendo los siguientes pasos:

1.- Tal y c mo se enc entra la tabla dinámica anterior mente, seleccione los ombres de los istritos de Barranco San Mig el (clic en Barranco y Ctrl+cli en San Miguel .- Luego n la cinta e Opcione s de Herra ientas de tabla diná ica haga lic en el coman o Agrupa selección. 3.- A cont inuación seleccionar también horrillos y San Mi uel y ag ruparlos igualm nte como en el paso a terior. Esto hará que se unten de a dos los d stritos y a arezca so re ellos los títulos Grupo1y Grupo2.

Clic a uí

Seleccione el par de distritos qu desea agru ar

4.- En vez de Grupo1 escriba la palabra palabr Oeste (cel da D7).

Centro (celd a

B7) y en Grupo2 escriba la

5.- Finalm nte haga oble clic s bre el titu o Centro y también s bre el titul o Oeste, o un clic en los bo ones +/- para mostros u ocultar l s element s de cada rupo.


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La tabl dinámica entonces mostrará los resultados agrupados por zonas Centro y Oeste:

Encab zados de ca po

Botones +/- e grupo

Como en, agrup r es sencillo. Y si e vez de t ner los di tritos en columnas tuviéra os los 1 meses de pedidos, entonces podríamos aber agru ado los meses or trimestr s o por se estres, según como c nvenga.

ota:

Una vez creados los grupos, n la cinta O pciones pue e usar los c mandos Bot nes +/- y Enc bezados de ampo para ocultar o most ar los boton s de grupo y los encabezados de los cam os.

6.- Para d shacer un grupo hag clic sobr el titulo del grupo Centro u este) y elija el comando esagrupar de la cint de Opcio es , o haga un clic de echo en el título del grupo elija la o ción Desa rupar.

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ara armar múltiple niveles en filas o col mnas de l a Tabla Dinámica

1.- Una ve que ha de sagrupado los distrito s, desactiv los filtros de los cam os Mes Artic lo, y luego intercambie la posici n de los ca pos Distr to y Articu o.

.- Arrastr e el camp Mes par ubicarlo debajo y igerament a la der cha del campo Vendedor. Observe la figura adj nta)

En el á ea de Fila e la tabla inámica se verán dos iveles de ampo: los ombres de los endedores de cada vendedor su pedidos ensuales.


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De este modo se p eden arma varios niveles de ca po tanto e la Fila, co o en la Colum a de la tabla dinámica

ara extra r los regi tros que a umulan u valor en a Tabla D námica Si se desea ave iguar por ejemplo, cuáles y uántos son los ped idos de Refrigeradoras qu fueron ve didos por ivera en e mes de M rzo; enton es haga lo siguiente:

1.- En la t bla dinámica anterior , basta con hacer dobl e clic dentr o de la cel a donde se encuentra el va or 379 que represent la venta d e Refriger doras de Rivera en el mes e Marzo (l a celda D1 )

Doble clic aquí

Esto hará aparecer una nueva hoja en el Libro actu l, y en ell se extraer án todos los pedidos que tot alizan ese alor señalado en la ta la dinámic .

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Sel ccione la cel a G8 y hag un clic en A tosuma

Etiq ueta de oja

Como se aprecia e la imagen adjunta, la Hoja2 del ibro muestra la relaci 6 pedid os que se eseaban e traer. Y si en la celd a G8 se calcula la su columna (usar Au osuma) se verifica que efectiva ente 379 f ue la canti pedida egún most aba así ta bién la tabla dinámica que se enc uentra en l

ota:

n de los a de la ad total Hoja1.

Por ada vez que haga doble c ic en una cel a de resulta os de la tabl dinámica se insertará una nueva hoja mostrando el etalle de donde proviene e se valor. Si e este modo l libro se va ll nando de ho as adicional s, y si no le i teresa conservar estas ho as, antes de uardar el archivo elimine l as hojas adi ionales de ste libro, de otro modo l libro ocupar mucho espacio innecesar iamente. Hag a clic derech en la etiquet a de hoja y e ija la opción Eliminar.

ara Actu lizar resultados en l Tabla Di ámica Como en las cel as de la tabla diná ica no existen formulas, ntonces; l s resultad s de la tabla dinámica no se recalcularán automá icamente cuando l s datos de la Relación de Pedid s sean mo ificados. El recálculo en la abla deber hacerse e tonces manual ente, y p ra esto ha que hacer clic en el botó de comandos Actualizar, o en l menú context al de l tabla legir la opción Actualizar.


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ota:

Siem pre que vaya a consultar l s resultados de una tabla dinámica, primeramente a tualice la tabl para cercio arse de que l s datos en el la son los cor rectos.

ara crear un Grafic Dinámic Estand seleccion da una cel a de la tab a dinámi a, basta c n hacer un clic en l botón e coman o Gráfic dinámic , luego legir el odelo de grafico q e desee y al Acepta aparecerá la siguien e imagen en la pantalla:

Clic aquí

Clic aquí

La dife encia con n grafico onvencional, es que el grafico d námico po ee unos botone de filtros. Y si por e jemplo en el botón d filtro Artículo desa tivamos Televisor, y en el botón Ven edor desa tivamos a Bellido; e tonces la grafica se vería así:

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ota:

Como el gráfico inámico depende de los atos existent s en la tabl dinámica, al filtrar el gráfico, también se estará filtrando la tabla inámica.


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4

CAPITULO 1. Consol idado de cuadro s a. Cuando consolidar cuadros

Cuando se tenga listas de datos con información semejante una de otra, pero escrita en cuadros diferentes ya sea en la misma hoja o en hojas distintas, entonces se puede hacer uso del menú Datos/Consolidar. Esta opción se utiliza para obtener diversos tipos de cálculo estadístico (suma, promedio, máximo, mínimo, varianza, etc.) en base a la información guardada en todos estos cuadros.

b. Como consolidar cuadros

Ejerci cio Nº 7: Consoli dar los g astos de varias personas 1.- En una hoja de cálculo en blanco escriba la siguiente lista de gastos correspondientes al mes de Enero 2.- Haga doble clic en la etiqueta de la Hoja1, escriba Enero y presione Enter. 3.- Guarde el archivo con el nombre Consolidar Gastos .

4.- Obtenga una copia de la hoja Enero y cambie el nombre de la etiqueta de hoja escribiendo en ella Febrero. Nota:

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Para copiar una hoja arrastre la etiqueta de la hoja manteniendo presionada la tecla de Ctrl. Al copiar de este modo el contenido de la copia es idéntica a la hoja original en datos, formato, ancho de columnas, formulas, etc.



5.- En la hoja Febrero modifique los datos del cuadro tal como se muestra a continuación: (note que el orden de los rubros y las personas es distinto aunque los nombres son iguales)

6.- Seguidamente cambie el color de fuente y relleno de las celdas en el cuadro para que sea diferente al anterior. 7.- Obtenga ahora una copia de la hoja Febrero y cambie el nombre de la etiqueta de hoja escribiendo en ella Marzo 8.- Luego modifique los datos del cuadro de la hoja Surco tal como se muestra a continuación: (en esta ocasión se ha agregado el rubro Arbitrios y se ha incluido a Elena como una cuarta persona más en la lista)

9.- Saque una última copia, de la hoja Marzo y cambie el nombre de la etiqueta de hoja escribiendo en ella Total 10.-Borre todas las cantidades del cuadro Total, cambie el título principal, y modifique los colores de relleno, luego acomode los nombres de los rubros alfabéticamente como se muestra en la siguiente hoja: Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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Lo que se quiere en este último cuadro es calcular el acumulado total de todos los gastos de las 4 personas durante estos 3 meses. O sea, se quiere obtener un consolidado de varios cuadros. Nota:

Cuando se van a consolidar varios cuadros, se debe tener especial cuidado de que los nombres de los rótulos de fila y columna sean escritos en idéntica forma en todos los cuadros. De otra forma Excel no podrá identificar que rubros son los que debe consolidar ni de qué persona se trata, ya que se basa en estos nombres para llevar a cabo esta tarea.

Una vez que ya se tienen las listas de gastos redactadas, se deben seguir los siguientes pasos para consolidarlas:

1.- Dar nombre de rango a cada uno de los cuadros que se desean consolidar: En la hoja Enero  al rango A3:D12 darle el nombre ENERO En la hoja Febrero  al rango A3:D12 darle el nombre FEBRERO En la hoja Marzo  al rango A3:E13 darle el nombre MARZO

2.- En la hoja Total, seleccionar el rango A3:E13 y luego en la ficha Datos hacer clic en el comando Consolidar: 3.- En la ventana de datos Consolidar escriba y elija las opciones que se detallan en la figura adjunta, luego presione Aceptar. Elija la función Suma

Escriba los nombres de rango y elija Agregar

Marque estas 2 casillas

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La siguiente ventana muestra el resultado consolidado de los tres cuadros de compras. Pero aun faltará que le agregue un total general y adicione una columna con las unidades utilizadas en cada artículo; para ello haga usted lo siguiente:

4.- En la celda F3 escriba el título Totales y luego utilizando Autosuma obtenga la suma de cada fila del cuadro. 5.- Finalmente dele formato a esta nueva columnas tal como se muestra a continuación:

En este cuadro de totales, las celdas de las columnas B, C, D y E no contienen ninguna fórmula que se encargue de sumar los gastos de cada persona. El comando Consolidar se encarga de sumar los tres cuadros y mostrar en el cuadro consolidado solamente los resultados. Esto quiere decir que si luego de haber obtenido el consolidado, se modifican las cantidades o se aumentan o disminuyen artículos a estos, entonces, el cuadro de totales no se enteraría de estos cambios, y para actualizarlo habría que volver a consolidar los cuadros. Pero en este caso el proceso ya es más sencillo, ya que Excel recuerda cuales son los cuadros a Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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consolidar y solamente hay que llamar al comando Consolidar y al aparecer la ventana de diálogo solamente elegir Aceptar. Para el caso de que los cuadros de compras sufran a menudo muchos cambios y esto haga necesario volver a consolidarlos una y otra vez, entonces quizás lo más recomendable es que al llamar al comando Consolidar, en la ventana de diálogo se marque la casilla de opción “Crear vínculos con los datos de origen”, esto hará que el cuadro total de consolidado se actualice automáticamente apenas uno de los cuadros de compra de las oficinas sufra un cambio. Pero hay que tener en cuenta que esto haría que la hoja Totales en realidad tenga un cuadro consolidado mucho más grande, y en él se habrían creado celdas ocultas y formulas con vínculos externos hacia las demás hojas de gastos.

Activar esta casilla

2. Gráfico s en la Hoja de Cálcul o Los gráficos son el método más útil y práctico para analizar de manera más objetiva los resultados numéricos que pueden obtenerse en nuestros cuadros. Además que en Excel la creación de los gráficos es una labor muy sencilla y relativamente rápida.

Ejerci cio Nº 8: Graficar un Cuadro de Expor taciones a. Para crear un Gráfico de Columnas verticales

1.- En una hoja de cálculo en blanco escriba el siguiente Cuadro de Exportaciones:

2.- Seleccione el rango A3:G8 en el cuadro de Exportaciones. 4.- En la ficha Insertar elija el comando Columna y en la galería haga clic en la opción Cilindro apilado. Pág. 66



Al aparecer el grafico se activará automáticamente en la cinta la ficha Diseño de la barra de Herramientas de gráficos , y junto con la ficha Diseño estarán también las fichas Presentación y Formato. Las tres fichas servirán para diseñar, modificar la presentación, y dar diferentes formatos al grafico recién creado. La ventana de Excel entonces se verá así:

Modifique el Diseño del gráfico:

1.- En la ficha Diseño , abra la galería Diseños de gráfico y elija el Diseño5 para agregar títulos y una tabla de datos en la parte inferior del grafico:


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2.- Escriba “ Exportaciones Acumu adas” como título principal en el grafico y también “Millones de Soles” como títul o del eje vertical. Lu go señale la tabla de datos y cuando a arezca el ensaje “tabla de dato s” haga un clic derec o para lla ar a la Minibarr de herra ientas reduzca con lla el tamaño de fuent e a 6 punto s.

Utilice est comando para reduc r la fuente a 6 p ntos

3.- Señale una de las co umnas cilí dricas, ha a un clic erecho y elija la opción “ Dar formato a serie de d tos”, apar ecerá una entana de iálogo y e ella modi ique los porcentaj s de Prof ndidad del rango a 1 0%, y Anc ho del inte rvalo a 50 , luego cierre la ventana de iálogo, tal como se m estra en l siguiente magen:

Haga un clic derecho y lija la opci n Dar format a se ie de datos

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Cambie lo colores d las series en el gráfi o:

1.- Selecci ne una de las series aciendo u clic en u o de los cilindros del grafico, luego en la ficha Inicio util ce el com ndo Color de rellen para cambiar los colores de cada un o de los co tinentes:

Oceanía: África:

aranja Verde claro

Asi :

úrpura

Eur pa: Am rica:

naranjado zul claro

.- Selecci ne el Plan inferior d el grafico y dele un co or gris cla o. 3.- Luego acomode e grafico d ebajo del uadro de exportacio es sobre l rango A10:F24, tal como se observa en la imag en anterior . Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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4.- Finalm nte guard el archiv presionando Ctrl+G y dele el nombre “C adro de Export ciones”. b Para cr ar un G áfico de Sectore Circula es Otro tipo d e gráfico uy utilizad o es el grá ico de sectores circul res, Este g áfico se emplea cuando se qui re mostrar los datos n forma p rcentual. eamos el iguiente caso para g aficar las xportaciones en el ms de Mayo.

Gráfico de Sectores

irculares:

1.- Selecci nar los ra gos A3:A y F3:F8 (l a columna de destinos y los datos del mes de mayo). Luego n la ficha Insertar h ga clic en el coman o Circula y en la galería elija la op ión Gráfic circular D.

.- Aparec rá el sigu ente grafico en la pa talla. Muévalo con el mouse y bíquelo sobre e rango G1 :L24.

May America Europa Asia Africa Oceaní a

3.- Selecci ne el titul del gráfico y escriba “Exportaciones Porcentuales en Mayo”. Luego seleccione l a leyenda y bórrela con la tecla S uprimir. Pág. 70



4.- En la ficha Presentación de la barra de Herramientas de gráficos , haga clic en el comando Etiquetas de datos y en la lista desplegable elija la opción Más opciones de la etiqueta de datos….

5.- En la ventana de diálogo que aparece en pantalla, marque las casillas en el grupo Contenido de la etiqueta , y en Posición de etiqueta marque la opción Extremo externo , tal y como se muestra en la siguiente figura:


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4.- Selecci nadas las etiquetas d e datos pó galas en egrita y a mente a 11 puntos su tamaño de fuen e. 5.- Selecci ne uno po uno los sectores del rafico y con el comando color d relleno de la icha Inicio , cambie el color de cada uno de ellos. demás se are del grafico el sector orrespondiente a las exportacio es de Am rica arras rándolo con el ouse. El g afico debe á verse co o se muestra a conti uación.

E portaciones P rcentuales en Oc anía Ma o 5 America 13%

149 30%

Afri a 12 24

Asia 121 24%

Europ 47 9%

c. Para cr ar un G áfico de Líneas Este otro ti po de gráfico tambié es muy c mún de u ar. Para esta ocasión amos a graficar co o líneas la variación que sufre las exportaciones en América, uropa y Asia.

Gráfico de Líneas: En esta ocasión no va os a crear un nuevo g rafico, sino que vamo a copiar u o de los gráfico ya existen es y luego vamos a convertirlo e un grafico de líneas.

1.- Selecci nar el p imer gráf co de cilindr s apilado y presionar las teclas trl+C , lu go selecci ne la celda 26 y presione Ctrl+ . Una vez ob enida la opia, cam ie su tamaño como se muestra en la figura siguiente: .- Selecci nar este t ercer grafico y en la ficha Dise ño hacer lic en el omando Cambi r tipo de g ráfico, lue o en la ve tana de di logo eleg ir el tipo d grafico Línea c on marcad ores y Ace tar:

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3.- Seleccione en el grafico la línea correspondiente a Oceanía y bórrela con la tecla Suprimir. Luego haga lo mismo con la línea de África, y con la Tabla de datos de la parte inferior del grafico. También cambie el texto del titulo.

4.- En la ficha Diseño despliegue la galería del grupo Estilos de diseño y elija la opción que se indica en la siguiente imagen:

5.- En la ficha Presentación hacer clic en el comando Leyenda y en la lista desplegable elegir la opción Mostrar leyenda a la derecha. Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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6.- En la misma ficha Presentación, haga clic en el comando Etiquetas de datos y en la lista desplegable elegir la opción Encima.

7.- Luego con un clic sobre uno de los números, seleccione las etiquetas de datos datos de América, píntelas del mismo color de la línea (azul claro) y aumente el e l tamaño de fuente a 12 puntos. Haga lo mismo con los otros dos continentes (colores verde y anaranjado). También aumente a 16 puntos la fuente de las leyendas situado a la derecha del gráfico. Finalmente las graficas deberán verse así:

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d. Para crear un simple simple gráfico de barras barras horizontales Lo que veremos a continuación no es un grafico propiamente dicho como los anteriores que hemos creado. Este grafico simple, es el resultado de unas formulas escritas en las celdas donde se desea ver un grafico de barras horizontales, que permitan permitan comparar algunas cantidades numéricas existentes existentes en las celdas adyacentes situadas a la izquierda. Celdas con formato condicional de Barras de datos

Simple grafico de barras horizontales

También veremos cómo se pueden crear formatos condicionales que simulen barras horizontales dentro de las celdas con datos. Como puede verse en la figura anterior. Para obtener el resultado de la imagen anterior haga lo siguiente:

1.- Reduzca el ancho de la columna I a 2.0, y seleccionando las columnas columnas J, K, L y M deles un ancho de 6.57 2.- En la celda J4 escribir la formula: =REPETIR(” █ ”,H4/100) ”,H4/100) (El carácter █ se escribe con el código ASCII: Alt+219 ) Luego copiar esta fórmula hacia abajo abajo hasta la celda J8. 3.- A continuación, seleccione una a una las celdas con estas formulas y dele los colores de fuente correspondientes a cada continente. ( Utilice Utilice el comando de color de fuente, no el de color de relleno ) Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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4.- Finalmente en las celdas del rango J3:M3 escriba los números 500, 1000, 1500 y 2000; deles formato y bordes, tal y como se ve en la figura anterior. Formato condicional de Barras de datos:

1.- Seleccionar el rango B4:H9 y en la ficha Inicio hacer clic en el comando Formato condicional , y en la opción Barras de datos elegir la barra del color que desee:

Las opciones de formatos condicionales en esta versión de Excel se han mejorado notablemente, como se puede ver en la lista desplegable de la figura anterior, pero esto se desarrollará con más detalle en el nivel avanzado de Excel.

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Formato de Archiv os de Excel Formato

Extensión

Descripción

Libro de Excel

.xlsx

Es el formato de archivo predeterminado de Office Excel 2010 basado en XML. Este archivo no puede almacenar código de macros de VBA ni hojas de macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel (código)

.xlsm

Es el formato de archivo de Office Excel 2010 basado en XML y habilitado para macros. Almacena código de macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel binario

.xlsb

Es el formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel 2010.

Plantilla

.xltx

Es el formato de archivo de Office Excel 2010 predeterminado para una plantilla de Excel. No puede almacenar código de macros de VBA ni hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (código)

.xltxm

Es el formato de archivo habilitado para macros de Office Excel 2010. Almacena código de macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97Excel 2003

.xls

Es el antiguo formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel 97- Excel 2003

.xlt

Es el formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 Excel 2003 para una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft Excel 5.0/95

.xls

Es el formato de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.

Hoja de cálculo XML 2003

.xml

Es el formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS).

Datos XML

.xml

Es el formato de datos XML.

Complemento de Excel

.xlam

Es el complemento basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2010, un programa complementario que está diseñado para ejecutar código adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Cuando en Excel 2010 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarán en el título de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando así que si el archivo está guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrán guardar en él las nuevas opciones de la versión Excel 2010.


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Manual Excel 2010-1

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