Excel 2003

Microsoft Excel 2003 Módulo

- Teórico y Práctico -

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¡Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informática! En este Módulo intentaremos guiarlos en el aprendizaje de Microsoft Excel. Microsoft Excel es una planilla de cálculo que se utiliza para desarrollar tareas donde podrá resolver ecuaciones matemáticas, estadísticas y hasta científicas, entre otras. Los archivos de este programa se presentan en hojas divididas horizontalmente y verticalmente, similar a una hoja de trabajo contable, donde podrá ingresar tanto números como texto, pero a diferencia de estas planillas contables, el programa es quien realiza los cálculos en forma electrónica. Este Módulo ha sido pensado para que puedan aplicar los conocimientos que expresa, fundamentalmente en el Ámbito Laboral, destinados a cubrir las necesidades que se presentan para desarrollar las tareas laborales más comunes. Esperamos que disfruten este Módulo, como nosotros lo hicimos al redactarlo, y que les sea de utilidad en el desempeño de sus tareas en el ámbito laboral. Les deseamos éxito en este aprendizaje que están comenzando.

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Metodología de Trabajo Les presentamos la Metodología de Trabajo de este Módulo, con el fin de orientarlos en su correcto uso y aprovechamiento. Es importante comenzar por la simbología que encontrarán en las próximas páginas: ATENCIÓN Desarrolla una aclaración de importancia acerca del tema. SUGERENCIA Plantea otras formas de aplicar las herramientas. ACTIVIDAD Indica las Prácticas a realizar, en caso de tener instalado el Software Educativo “New Sapiens”. TRUCO Sugiere alternativas para hacer más dinámica la aplicación de las herramientas. Al finalizar cada Capítulo encontrarán:  Prácticas Adicionales, que les permitirán repasar las herramientas aprendidas en actividades concretas e integradoras.  Un repaso de conceptos Teóricos, para verificar la compresión y adquisición de los conceptos más importantes.

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Capítulo 1 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Conocer la utilidad de esta importante planilla de cálculos y sus características principales.  Conocer las partes de la ventana de Microsoft Excel y cómo desplazarse por la misma.  Aprender a seleccionar rangos y realizar distintos cambios en cuanto a su formato.  Aprender a guardar y abrir libros nuevos, como así también a cambiar el tamaño de las filas y columnas de la planilla.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos. Organización de Contenidos

Capítulos

Temas de Aprendizaje

Contenidos Mínimos

Introducción

Microsoft Excel. Ingreso a Excel. Partes de la ventana. Archivos nuevos. Formas de selección. Rango. Ingreso de información. Tamaño de las filas y columnas. Formato de celdas.

Capítulo 1

Guardar y abrir libros

Guardar archivos. Actualizar archivos. Cerrar archivos. Abrir libros.

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Introducción Microsoft Excel Microsoft Excel es una planilla de cálculos en el paquete de aplicaciones Office. Excel está conformado por planillas de cálculos, lo que quiere decir, que en sus hojas de trabajo se pueden desarrollar tareas donde podrá resolver ecuaciones matemáticas, financieras, estadísticas y hasta científicas, entre otras. La disposición de las hojas facilita este tipo de trabajo ya que se encuentra dividida horizontal y verticalmente, similar a una hoja de trabajo contable, donde podrá ingresar tanto números como texto, pero a diferencia de estas planillas contables, este programa es quien realiza los cálculos en forma electrónica. Ingresar a Excel Existen varias formas de ejecutar o iniciar Microsoft Excel, pero la más utilizada es desde el menú inicio, para lo cual debe realizar el siguiente camino: - Desde la barra de tareas, haga clic en el menú Inicio – Todos los programas – Microsoft Excel.

ATENCIÓN: Dependiendo de la instalación del programa, es posible encontrar en algunas computadoras que se haya creado un ícono de grupo para los programas del paquete Office, encontrando el ícono de Microsoft Excel dentro de un submenú como se observa en la siguiente imagen:

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SUGERENCIA En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede: - Crear un acceso directo para Microsoft Excel, en el escritorio. - Ingresar utilizando la barra de herramientas de Office, haciendo clic sobre el ícono de Excel ingresará en forma rápida.

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Partes de la ventana Ventana de Microsoft Excel xp Botones de control Barra de título Barra de menú Barras de herramientas

Planilla de cálculo

Barra de estado

Partes de una Planilla de cálculo

Panel de tareas

Columna

Celda

Fila

Cada libro inicia con tres hojas de cálculo. Estas hojas pueden: -Cambiar su nombre. -Moverse. -Eliminarse. -Y además se pueden insertar nuevas hojas.

Columnas: Es un conjunto de celdas organizadas verticalmente. Se nombran con las letras del abecedario. Filas: Es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se nombran con números. 8

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ATENCIÓN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan Libros.

Archivos nuevos Para crear un nuevo archivo, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de herramientas «Estándar» - Haga clic en este botón: 2ª Opción desde el Teclado - Presione las teclas: a-

Primer clic

y 3ª Opción desde la Barra de menú b-

Segundo clic

Tercer clic

Formas de selección Al seleccionar una celda podrá escribir datos, aplicar formatos como color de fuente, color de borde, color de relleno entre otros. A continuación aprenderá a seleccionar una celda, varias celdas, una fila, o una columna y a seleccionar celdas, columnas y filas en forma continúa y discontinúa. 9

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Selección de una celda: 1- Ubique el puntero del mouse en la celda que desee seleccionar. 2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic con el botón izquierdo del mouse.

Puntero del mouse transformado en una cruz blanca

Celda seleccionada

ATENCIÓN: Para desplazar la selección de una celda a otras, utilice cualquiera de las siguientes opciones:

Desde el Teclado 1ª Opción

- Presione la tecla:

/ 2ª Opción

- Presione las siguientes teclas:

Teclas de desplazamiento Superior

Izquierda

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Inferior

Derecha

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Selección de una fila: 1- Ubique el puntero del mouse sobre el número de fila que desea seleccionar de una sola vez. 2- Cuando se transforme en una flecha negra que apunta hacia la derecha, haga clic.

Puntero del mouse transformado en una flecha negra apuntando hacia la derecha.

Fila seleccionada

Selección de una columna: 1- Ubique el puntero del mouse sobre la letra que corresponda a la columna que desea seleccionar de una sola vez. 2- Cuando el puntero se transforme en una flecha negra que apunta hacia abajo, haga clic.

Puntero del mouse transformado en una flecha negra apuntando hacia abajo.

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Columna seleccionada

Selección de celdas, columnas o filas en forma continúa: 1- Ubique el puntero del mouse sobre la primer celda del grupo a seleccionar. 2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic y sin soltar arrastre el puntero hasta seleccionar la cantidad de celdas, columnas o filas que desee.

Puntero del mouse transformado en una cruz blanca

Varias celdas seleccionadas

Selección de celdas, columnas o filas en forma discontinúa: 1- Seleccione un grupo de celdas. 2- Presione la tecla: 3- Sin soltar la tecla control, seleccione otro grupo de celdas. 12

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1er Grupo de celdas seleccionadas

1er Grupo de celdas seleccionadas 2do Grupo de celdas seleccionadas

Rango Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, que se representan con un nombre compuesto por el nombre de la primera celda que comprende la selección, dos puntos (:) y, a continuación, el nombre de la última celda seleccionada. Rango

A2:C3

Desde hasta

A2:C3 Primer celda Segunda celda del rango del rango seleccionado seleccionado

Ejemplo: La selección de celdas que se ve a continuación, corresponde al rango A2:C3

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Ingreso de información Para cargar datos en una celda haga clic sobre la celda que tendrá la información y luego ingrese los datos que desee. Si los datos ingresados son sólo palabras éstas se alinearán automáticamente a la izquierda de la celda y si los datos son numéricos se alinearán a la derecha de la celda. Barra de fórmula

Barra de fórmula

Tipo de dato: Texto Se ubica a la izquierda de la celda.

Tipo de dato: Numérico Se ubica a la derecha de la celda.

ATENCIÓN: Si usted desea modificar o cambiar los datos de una celda, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de fórmula

- Seleccione con un clic la celda que desea modificar. - Desde la barra de fórmula, haga clic, y comience a modificar el contenido. - Presione la tecla:

Barra de fórmula Contenido de la celda A1 Celda seleccionada

2ª Opción desde el Teclado - Seleccione la celda que desea modificar. - Presione la tecla: - Aparecerá el cursor titilando para que pueda comenzar a modificar el texto. - Finalmente presione la tecla :

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Cursor titilando

(se ubica dentro de la celda).

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Realice la actividad paso a paso desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 1, Tema: Introducción, Subtema: Ingreso de información, por ejemplo.

Tamaño de filas y columnas Filas: Para cambiar el tamaño de las filas, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú

- Seleccione la/s fila/s que desee. Fila seleccionada

- Desde la barra de menú, haga clic en Formato - Fila - Alto... - Aparecerá este cuadro: 1) Coloque un valor 2) Acepte el cuadro

2ª Opción desde la Fila - Ubique el puntero del mouse entre la numeración de las filas. - Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar arrastre hacia abajo o hacia arriba hasta encontrar el tamaño deseado.

Puntero del mouse transformado en una doble flecha

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Columnas: Para cambiar el tamaño de las columnas, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú - Seleccione la/s columna/s que desee. Fila seleccionada

- Desde la barra de menú, haga clic en Formato - Columnas - Ancho... - Aparecerá este cuadro: 1) Coloque un valor 2) Acepte el cuadro

2ª Opción desde la Columna - Ubique el puntero del mouse entre la numeración alfabetica de las columnas. - Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar arrastre hacia abajo. Puntero del mouse transformado en una doble flecha

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 1, Tema: Introducción, Subtema: Tamaño de filas y columnas, Por ejemplo.

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Formato de celdas Para aplicar formato a una o más celdas seleccionadas, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de Herramientas «Formato»

- Utilice cualquiera de las siguientes herramientas: Herramientas de la Barra de formato Descripción Herramienta Proporciona tipografías. Cambia el tamaño de las fuentes. Da grosor al tipo de fuente. Estilos

Inclina la fuente hacia la derecha. Subraya el texto. Alinea el texto a la izquierda de la celda.

Alineación

Alinea el texto, centrándolo en la celda. Alinea el texto a la derecha de la celda. Transforma varias celdas en una y alinea el contenido en el centro de la celda.

Para utilizar esta herramienta: - Seleccione las celdas que desea combinar. - Haga clic sobre este botón:

Celdas seleccionadas

Celdas combinadas

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Aplica el símbolo de moneda internacional a las celdas seleccionadas. Inserta funciones. Aplica el estilo porcentual. Aplica la separación de mil a la celda seleccionada. Aumenta o disminuye la cantidad de decimales de la celda seleccionada.

Decimales

Subraya el texto. Aumenta o reduce las sangrías del texto seleccionado dentro de la celda.

Sangrías

Aplica colores sólidos ó texturas a objetos o celdas seleccionadas. Aplica o quita bordes a las celdas seleccionadas. Aplica colores a las fuentes de la celda seleccionada. 2ª Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Formato - Celdas... - Aparecerá este cuadro:

Solapas « Formato de celdas»

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Solapa « Número» General

Número

Aquí se determina la apariencia de los números negativos.

Aquí se selecciona la cantidad de decimales para los números de las celdas seleccionadas.

Moneda

Aquí se selecciona el tipo de símbolo en monedas.

Aquí se selecciona la cantidad de decimales para las celdas seleccionadas.

Contabilidad

El tipo de número Moneda y Contabilidad aplican el mismo formato, la diferencia entre ellos es el tipo de alineación. Observe el ejemplo: Moneda

Contabilidad

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Fecha

Hora

Solapa «Alineación» Alineación Horizontal

Alineación Vertical

Alineaciones del texto

Control del texto

Ajusta los renglones del texto en base al ancho y alto de la celda. Reduce el tamaño de la fuente en base al tamaño de la celda. Transforma varias celdas en una.

Orientación

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Cambia la orientación del texto dentro de la celda.

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Solapa «Fuente» Como ha estudiado en los módulos anteriores, la solapa fuente, le ofrece formatos para los textos como tipo de fuente, color, estilos, tamaño de fuente entre otras. Solapa «Bordes» 3) Seleccione la ubicación de las líneas seleccionadas.

1) Elija el tipo de línea para los bordes de las celdas.

4) Observe que las líneas seleccionadas estén en la vista preliminar.

2) Elija el color para el tipo de línea.

Solapa «Tramas»

1) Seleccione un color

2) Seleccione una trama

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 1, Tema: Introducción, Subtema: Formato de Celdas, Por ejemplo.

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Guardar y abrir libros Guardar archivos Para almacenar sus trabajos deberá recurrir al cuadro de diálogo «Guardar como...» Para ingresar a esté cuadro, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Guardar como... 2- Aparecerá este cuadro 1) Seleccione la unidad de almacenamiento en el cual se ubicará el archivo a guardar.

2) Escriba un nombre para el archivo.

3) Acepte el cuadro

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 1, Tema: Guardar y Abrir Libros, Subtema: Guardar Archivos, Por ejemplo.

Actualizar archivos Para actualizar los cambios de un archivo (libro), utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de herramientas «Estándar» - Haga clic en el botón:

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2ª Opción desde la Barra de menú - Haga clic en Archivo - Guardar... 3ª Opción desde el Teclado - Presione las teclas:

y

TRUCO Para abrir el cuadro Guardar como... rápidamente, presione la tecla:

Cerrar archivos Para cerrar un archivo de Excel, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú - Haga clic en Archivo - Cerrar. 2ª Opción desde los Botones de control Haga clic en el botón «Cerrar»

Abrir archivos Para cerrar un archivo de Excel, siga estos pasos: 1- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

1ª Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Archivo - Abrir.

2ª Opción desde la Barra de herramientas «Estándar»

- Haga clic en este botón: 3ª Opción desde el Teclado - Presione las teclas:

y

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2- Aparecerá este cuadro: 1) Busque la ubicación del archivo que desea abrir. 2) Haga clic sobre el archivo

3) Haga clic aquí

Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo1, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.

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Actividad 1 1- Abra un nuevo libro. 2- Seleccione el rango A1:F13. 3- Aplique este formato, para el rango seleccionado. Estilo: Color:

Borde:

Bordes Doble línea Rojo Contorno e interno

4- Guarde el libro en un disquete, con el nombre Capítulo de Excel 1. 5- Seleccione el rango A1:F1 y combine las celdas. 6- Actualice los cambios del archivo. 7- Cierre el libro. 8- Abra el libro nuevamente y en las celdas combinadas ingrese: Planilla de Stock. 9- Aplique este formato para el texto y la celda: Fuente: Color:

Estilo:

Fuente Century Gothic Azul

Color:

Trama:

Trama Amarillo Atenuado al 6,25%

Negrita

Tamaño: 20

10- Guarde los cambios. 11- Cierre el programa.

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Repaso del capítulo 1 1- ¿Qué es un rango? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Cómo se denominan los archivos de Excel? ......................................................................................................................................... 3- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas en forma no consecutiva. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 4- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas continúas. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 5- Explique la diferencia entre Guardar y Guardar como... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 6- Explique las características de estos comandos: Ajustar texto: ..................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Reducir hasta ajustar: ....................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Combinar celdas: ............................................................................................................. .........................................................................................................................................

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Capítulo 2 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:    

Comprender la utilidad de las series de datos en Microsoft Excel y aprender a crearlas. Conocer las fórmulas básicas para realizar cálculos sencillos y aprender a ingresarlas. Aprender a aplicar las fórmulas en determinada planilla que se le presente. Diferenciar las fórmulas de las funciones, comprender la utilidad de las funciones y la sintaxis de las mismas.  Aprender a aplicar y realizar las funciones en determinada planilla de cálculo que se presente  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos. Organización de Contenidos

Capítulos

Capítulo 2


Contenidos Mínimos

Series

Serie. Crear series de datos personalizados.

Fórmulas básicas

Fórmulas básicas. Algunas fórmulas básicas. Suma. Resta. Multiplicación. División. Porcentaje.

Funciones

Funciones. - Funciones matemáticas y trigonometricas (Suma,Sumar.si, Producto, Raíz y Potencia) - Funciones estadísticas (Promedio, Máximo, Mínimo, Contar, Contar.si, Contar.blanco, Contará y Moda) - Fecha y hora (Ahora, Hoy, Día y Mes)

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Series Serie Una serie es un conjunto de datos consecutivos que se utilizan para colocar determinada información de una manera rápida y sencilla. En Excel se pueden introducir series de datos, numéricas o de textos. Para trabajar con la herramienta series, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú - Seleccione una celda y coloque el primer número de la serie. Primer número de la serie, seleccionado.

- Desde la barra de menú, haga clic en Edición - Rellenar - Series... - Aparecerá este cuadro: 1) Seleccione la orientación de la serie

2) Seleccione el tipo de serie.

4) Ingrese el número que indicará el fin de la serie.

3) Ingrese el número de incremento para la serie. 5) Acepte el cuadro.

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Resultado de la serie

2ª Opción desde el Controlador de Relleno.

- Coloque correlativamente los dos primerros números de la serie. - Seleccione los números para que Excel identifique la incrementación entre los números.

Selección de los dos primeros números para identificar el incremento de los números.

- Coloque el puntero del mouse en el «controlador de relleno». Controlador de relleno.

- Cuando el puntero del mouse se transforme en una cruz negra, haga clic y sin soltar arrastre hasta que obtenga la cantidad de números a ingresar.

Puntero del mouse transformado en una cruz negra

Serie terminada

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Crear series de datos personalizados Para crear una serie de datos, siga estos pasos: 1- Haga clic en el menú Herramientas - Opciones... 2- Aparecerá este cuadro:

2) Ingrese los datos uno debajo del otro.

1) Seleccione esta solapa

4) Haga clic aquí

3) Haga clic aquí

3- Seleccione una celda y escriba uno de los nombres. 4- Ubique el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, haga clic y sin soltar arrastre hasta insertar los datos de la lista personalizada.

Puntero del mouse transformado en una cruz negra.

Serie de datos personalizados

Realice la actividad paso a paso, desde el Asietente , que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Series, Subtema: Crear series de datos personalizados, Por ejemplo.

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Fórmulas básicas Fórmulas básicas

Excel le permite olvidarse de las calculadoras y de los cálculos mentales, ya que resolver fórmulas es una de las tareas más importantes de esta aplicación. Una fórmula es una ecuación que analiza valores con el fin de obtener un resultado. Algunas fórmulas básicas

Todas las fórmulas de Excel comienzan con un signo igual (=), para que el programa pueda diferenciar que la información que esta ingresando pertenece a una fórmula. Luego se colocan los argumentos (valores tales como números o nombres de celdas), separados por operadores aritméticos (tales como los símbolos de suma +, resta -, división / y multiplicación *). ATENCIÓN: Se recomienda trabajar con el sector numérico del teclado, en el cual encontrará los números del 0 al 9 y además los separadores de operadores aritméticos básicos (suma +, resta -, división / y multiplicación *).

Con la tecla: se activa o desactiva el teclado númerico. Activa Desactiva

Símbolo de División

Símbolo de Multiplicación

Símbolo de Suma Símbolo de Resta

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Suma: Para trabajar con la fórmula suma, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea sumar. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado.

Celda seleccionada, donde quedará el resultado.

3- Coloque el signo igual =, para iniciar la fórmula. 4- Haga clic sobre la celda del primer número. 5- Colque el signo más +.

6- Haga clic sobre la celda del segundo número. 7- Presione la tecla:

Resultado de la Suma

Barra de fórmula

Resultado seleccionado

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básica - Suma, Por ejemplo.

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ATENCIÓN: Cuando confeccione una fórmula, no se deben dejar espacios en blanco.

Resta: Para trabajar con la fórmula resta, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea restar. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. Celda seleccionada, donde quedará el resultado. Además, allí se aplicará la fórmula que se indica debajo.

3- Coloque el signo igual =, para iniciar la fórmula.

4- Haga clic sobre la celda del primer número.

5- Colque el signo menos -.

6- Haga clic sobre la celda del segundo número.

7- Presione la tecla:

Barra de fórmula


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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básicas - Resta, Por ejemplo.

Multiplicación: Para trabajar con la fórmula multiplicación, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea multiplicar. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. Celda seleccionada donde quedará el resultado.



5- Colque el signo multiplicador *.



Barra de fórmula


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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básicas Multiplicación, Por ejemplo.

División: Para trabajar con la fórmula división, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea dividir. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. Celda seleccionada, donde quedará el resultado. Allí se aplicara la formula que se detalla debajo.



5- Colque el signo de división /.


7- Presione la tecla: Barra de fórmula


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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básicas - División, Por ejemplo.

Porcentaje: Suponga que debe averiguar el 10 % de 50, sabiendo que el valor total corresponde al 100%. 1) Paso Signo igual. De es tá manera Excel identifica que es una fórmula.

3) Paso Se multiplica sobre el valor del porcentaje que se desea averiguar.

=50*10/100 2) Paso Valor base que se tomará como referencia para obtener un porcentaje

4) Paso Se divide por 100.

Para obtener el 10% de 50, utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción - Coloque el signo igual =, para comenzar la fórmula.

- Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el dato que se utilizará como base para obtener el porcentaje. - Coloque el signo de multiplicación *.

- Coloque el valor del porcentaje que desea averiguar anteriormente, en este caso será 10. - Coloque el signo de división /.

- Coloque el número 100, ya que el 10% de 50 se averiguará en base al 100% de su valor. 36

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- Presione la tecla: Barra de fórmula Resultado seleccionado

2ª Opción - Coloque el signo igual =, para comenzar la fórmula. - Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el valor que se utilizará como base para obtener el porcentaje. - Coloque el signo de multiplicación *.

- Coloque el valor que sacará el porcentaje del número ingresado anteriormente, en este caso será 10.

- Coloque el signo de porcentaje %. - Presione la tecla:

Barra de fórmula Resultado seleccionado

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Para ver el resultado de una fórmula de manera rápida, siga estos pasos: - Seleccione los datos que desea calcular.

Valores seleccionados

Desde la Barra de estado, podrá observar el resultado de los valores seleccionados. En este caso su resultado se define con una suma. Esta opción de fórmulas rápidas, se puede variar heciendo un clic con el botón derecho del mouse. Aparecerá una lista desplegable donde podrá seleccionar la fórmula que más le convenga.

Lista desplegable de fórmulas rápidas

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básicas Porcentaje, Por ejemplo.

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Funciones Función Las funciones son fórmulas predeterminadas que le permiten ahorrar tiempo y problemas a la hora de crear ecuaciones. En Excel encontrará cientos de funciones, que se pueden utilizar solas o combinadas con otras fórmulas o funciones. Estas se utilizan para realizar una gran cantidad de tareas, tales como sumas, promedios, valores máximos, mínimos entre otras mucho más complejas. Por ejemplo: Suponga que debe calcular los totales de cada una de las columnas de una planilla determinada, debería seleccionar la última celda, en este caso C12 e ingresar la siguiente fórmula: =C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 obviamente el resultado sería correcto, pero perdera mucho tiempo en ingresar esta fórmula y tendrá un mayor margen de error. En este caso para agilizar y asegurar el trabajo puede utilizar la función de Suma. Funciones matemáticas y trigonométricas Sintaxis Suma: Sintaxis

Ejemplo

=Suma(B1:B2)

=Suma(Rango)

Conjunto de celdas seleccionadas

Para trabajar con la función suma, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea sumar. 2- Seleccione la celda donde quedará el resultado. Celda seleccionada donde quedará el resultado.

3- Coloque el signo igual =, para iniciar la función.

4- Escriba la palabra Suma 39

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5- Abra un paréntesis (

6- Seleccione el rango de los números a sumar.

7- Cierre el paréntesis )



Barra de fórmula


Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones mateméticas y trigonométricas - Suma, Por ejemplo.

Sintaxis Sumar.si: Sintaxis

=Sumar.si(Rango;«Condición») Conjunto de celdas Condición: Determina cuáles serán los datos que seleccionadas cumplen con un criterio específico

Ejemplo

=Sumar.si(D3:D6;«>=500»)

Por ejemplo: Suponga que debe obtener el total de los sueldos iguales y menores a $500. Observe esta planilla:

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Para averiguar la suma de los sueldos iguales y mayores a $500, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea cálcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo igual =

4- Escriba las palabras Sumar.si

5- Abra paréntesis (

6- Seleccione el rango que calculará.

7- Coloque el signo punto y coma ;

8- Abra comillas

9- Escriba la condición. En este caso se desea obtener el total de sueldos iguales o mayores a $500.

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10- Cierre las comillas

11- Cierre paréntesis )


Resultado seleccionado.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones mateméticas y trigonométricas - Sumar.si, Por ejemplo.

Sintaxis Producto: Sintaxis

Ejemplo

=Producto(Rango)

=Producto(B1:B2)


Para utilizar esta función, siga estos pasos: 1- Coloque el signo igual =, para iniciar la función.

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2- Escriba la palabra Producto


4- Seleccione el rango de datos a cálcular. 5- Cierre el paréntesis )


Resultado del producto

Barra de fórmula


Sintaxis Raíz: Sintaxis

=Raíz(celda)

Ejemplo

=Raíz(B1)


2- Escriba la palabra Raíz 43

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4- Seleccione la celda que posee el número a cálcular.



Resultado de una raíz

Barra de fórmula


Sintaxis Potencia: Sintaxis

Ejemplo La potencia indica la cantidad de veces que debe multiplicarse la base.

=Potencia(base;potencia) =Potencia(número,2) Este número se multiplicará tantas veces como lo indique la potencia.


2- Escriba la palabra Potencia

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3- Abra paréntesisl (

4- Escriba la base.

5- Coloque punto y coma [;

6- Escriba la potencia. Por ejemplo 2.



Resultado de una potencia

Barra de fórmula


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Funciones estadísticas Promedio: El promedio es la suma de una serie de valores dividida por su cantidad. Sintaxis promedio: Sintaxis

Ejemplo

=Promedio(Rango)

=Promedio(C3:E3) Conjunto de celdas seleccionadas

Por ejemplo: Suponga que debe calcular el promedio final de las notas de cada uno de los alumnos, de la siguiente planilla:

Para averiguar el promedio de las notas, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea promediar. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo = , para comenzar la función 4- Escriba la palabra PROMEDIO 5- Abra paréntesis (.

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6- Seleccione el rango a promediar.

7- Cierre el paréntesis ).



ATENCIÓN: Diferencia entre fórmula y función. Fórmula: Es una ecuación que analiza valores con el fin de devolver un resultado. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual (=) seguido de argumentos (Valores tales como números o referencias de celdas) conectados por los operadores matemáticos (Como sumas (+), Restas (-), Multiplicaciones (*) y Divisiones(/)).

Funciones: Son fórmulas predeterminadas que ahorran tiempo y problemas a la hora de crear ecuaciones utilizadas con frecuencia. Las funciones realizan una gran variedad de tareas, desde sumas, promedios entre muchas otras opciones. Barra de fórmula

Diferencia entre Fórmula y Función.

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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas Promedio, Por ejemplo.

Máximo: Devuelve el valor más grande de un rango de datos. Sintaxis Máximo: Sintaxis

Ejemplo

=Max(Rango)

=Max(C3:E3) Conjunto de celdas seleccionadas

Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota más alta del 1º Trimestre, en esta planilla:

Para averiguar la nota más alta, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo =, para comenzar la función

4- Escriba la palabra Max

5- Abra paréntesis (. 48

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6- Seleccione las celdas a calcular.

7- Cierre paréntesis ). 5- Presione la tecla: Barra de fórmula


Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas Máxima, Por ejemplo.

Mínimo: Devuelve el valor más pequeño de un rango de datos. Sintaxis Mínimo:

Sintaxis

Ejemplo

=Min(Rango)

=Min(C3:E3) Conjunto de celdas seleccionadas

Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota más baja del 1º Trimestre, en esta planilla:

49

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Para averiguar la nota más baja, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo =, para comenzar la función

4- Escriba la palabra Min

5- Abra paréntesis (.

6- Seleccione los datos a cálcular.

7- Cierre el paréntesis ).



Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas Mínimo, Por ejemplo.

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Microsoft Excel

Contar: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango que contenga sólo números. Sintaxis Contar: Sintaxis

Ejemplo

=Contar(Rango)

=Contar(C3:E3)


Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de alumnos en la siguiente planilla:

Para averiguar la cantidad de alumnos, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo =, para comenzar la función

4- Escriba la palabra CONTAR

5- Abra un paréntesis ( 6- Seleccione el rango de datos que desea cálcular. 7- Cierre el paréntesis ) 51

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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas Contar, Por ejemplo.

Contar.si: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas dependiendo de una condición determinada. Sintaxis Contar.si: Sintaxis

=Contar.si(Rango;«Condición») Conjunto de celdas seleccionadas

Ejemplo

=Contar.si(C3:E3;«>=6»)

Por ejemplo: Suponga que debe contar la cantidad de notas aprobadas, del primer trimestre, teniendo en cuenta que sólo aprueban los alumnos que obtienen 6 o más.

52

Determina cuáles serán los datos a contar.

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Para averiguar la cantidad de alumnos aprobados, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo =, para comenzar la función.

4- Escriba la palabra CONTAR.SI.

5- Abra un paréntesis [(].

6- Seleccione el rango de datos que desea cálcular.

7- Coloque punto y coma ;.

8- Abra comillas 9- Escriba la condición. En este caso la condición serán notas mayores o iguales a 6. 10- Cierre comillas

11- Cierre paréntesis ).


53

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Barra de fórmula


Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas Contar.si, Por ejemplo.

Contar.blanco: Cuenta las celdas vacías de un rango de valores. Sintaxis Contar.blanco: Sintaxis

=Contar.blanco(Rango) Conjunto de celdas seleccionadas

Ejemplo

=Contar.blanco(C3:E3)

Por ejemplo: Suponga que debe calcular, en la siguiente planilla de alumnos, cuántos alumnos deben la nota del último trimestre.

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Para averiguar la cantidad de alumnos que deben la nota del último trimestre, siga los siguientes pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado.

3- Coloque el signo =, para comenzar la función.

4- Escriba la palabra CONTAR.BLANCO.

5- Abra un paréntesis (.

6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.

7- Cierre paréntesis ). 8- Presione la tecla:

Barra de fórmula

Barra de fórmula

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas Contar.blanco, Por ejemplo.

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Contará: Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango de datos con texto. Sintaxis Contara: Sintaxis

Ejemplo

=Contara(Rango)

=Contara(C3:E3) Conjunto de celdas seleccionadas

Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de liquidación de sueldos, deba averiguar la cantidad de empleados que trabajan en la empresa.

Para averiguar la cantidad de empleados, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo = , para comenzar la función 4- Escriba la palabra CONTARA 5- Abra un paréntesis (

6- Seleccione el rango de datos que desea calcular. 56

Microsoft Excel

7- Cierre paréntesis ).


Barra de fórmula

Barra de fórmula

ATENCIÓN: Recuerde la diferencia entre las funciones contar y contará.

Contar: Cuenta la cantidad de celdas que posean datos numéricos. Contará: Cuenta la cantidad de celdas que posean datos con texto.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas Contará, Por ejemplo.

Moda: Busca el valor numérico de un rango que más se repita. Sintaxis Moda: Sintaxis

Ejemplo

=Moda(Rango)

=Moda(D3:D6) Conjunto de celdas seleccionadas

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Por ejemplo: Suponga que debe averiguar cuáles son los sueldos más comunes. Observe los datos de la siguiente planilla:

Para averiguar cuál es el sueldo más común, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo =, para comenzar la función

4- Escriba la palabra MODA

5- Abra un paréntesis ( 6- Seleccione el rango de datos que desea calcular. 7- Cierre paréntesis ).


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Microsoft Excel

Barra de fórmula


TRUCO Para obtener la Autosuma rápidamente, siga estos pasos: - Seleccione la celda continua a los números que serán sumados. - Presione las teclas: + + Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas Moda, Por ejemplo.

Fecha y hora Ahora: Da como resultado la fecha y hora actual. Sintaxis Ahora:

=Ahora()

Para utilizar la función Ahora, siga estos pasos 1- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 2- Coloque el signo =, para comenzar la función

3- Escriba la palabra Ahora

4- Abra un paréntesis (

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Barra de fórmula


Hoy: Da como resultado la fecha actual. Sintaxis Hoy:

=Hoy() Para utilizar la función Hoy, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 2- Coloque el signo =, para comenzar la función 3- Escriba la palabra Hoy

4- Abra un paréntesis ( 5- Cierre paréntesis ). 6- Presione la tecla: Barra de fórmula


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Día: Da como resultado el día del mes de manera numérica. Sintaxis Día:

=Día(celda) Para utilizar la función Día, siga estos pasos 1- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 2- Coloque el signo =, para comenzar la función 3- Escriba la palabra Día 4- Abra un paréntesis (

5- Seleccione la celda que posee el formarto fecha.


Barra de fórmula


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Mes: Da como resultado el mes del año de manera numérica. Sintaxis Mes:

=Mes(celda) Para utilizar la función Mes, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 2- Coloque el signo =, para comenzar la función 3- Escriba la palabra Mes 4- Abra un paréntesis ( 5- Seleccione la celda que posee el formarto fecha. 6- Cierre paréntesis ).


Barra de fórmula


Realice la Práctica laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.

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Actividad 2 1- En un nuevo libro cambie los nombres de las hojas por la siguiente información: Hoja 1 Datos personales Hoja 2 Planilla de Notas Hoja 3 Estadísticas del Año L. 2004

2- Guarde el libro en un disquete con el nombre 7mo A Turno Mañana. 3- En la hoja Datos personales confeccione esta planilla:

4- Llene la planilla, inventando los datos que faltan. 5- Cree una serie de datos personalizados, para las columnas Apellido y Nombre. 6- En la hoja Planilla de Notas realice esta planilla:

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7- Utilice la serie de datos personalizados en las columnas Apellido y Nombre. 8- Averigüe el promedio Final de los títulos Notas Teóricas, Notas Prácticas y Notas Orales. 9- Averigüe el Promedio del primer trimestre. 10- En la hoja Estadísticas del Año L. 2004 realice la siguiente planilla:

11- Calcule los datos de cada uno de los títulos que se observan en la planilla Estadísticas del Año Lectivo. 12- ¿Cuáles son las fórmulas o funciones que ha utilizado en el punto anterior? Cantidad de Alumnos ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Cantidad de Aprobados ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Cantidad de Desaprobados ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Notas más frecuentes ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Nota más alta ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Nota más baja ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 65

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Repaso del Capítulo 2 1- Explique la diferencia entre fórmula y función. .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... 2- ¿Cuál es el signo que debe ingresar al comenzar una fórmula? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... 3- Explique los pasos que debe seguir, para crear una serie de datos personalizados? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... 4- Explique la diferencia entre la función contar y contará. .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... 5- ¿Cómo se llama el botón de la barra de herramientas estándar que permite realizar sumas? ..........................................................................................................................................

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Capítulo 3 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Conocer la utilidad de las funciones lógicas y aprender a aplicarlas en la plantilla de cálculo.  Comprender para que se utiliza la función SI y aprender la sintaxiz de la misma.  Realizar distintas actividades utilizando las funciones de Búsqueda en forma vertical y horizontal.  Aprender a utilizar el asistente para funciones para ahorrar tiempo en el desarrollo de las fórmulas y funciones  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos. Organización de Contenidos

Capítulos

Capítulo 3


Contenidos Mínimos

Funciones lógicas

Función SI. Función SI anidada.

Funciones de búsqueda

Función BuscarV. Función BuscarH.

Asistente para funciones

Asistente para Funciones.

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Funciones lógicas Función Si Devuelve un valor verdadero o falso, dependiendo de su condición o prueba lógica. Se denomina tambien: prueba_lógica

Sintaxis:

=Si(Condición;«Valor_ verdadero»;«Valor_falso»)

Aquí se escribe el requisito que debe cumplir el dato seleccionado para indicarlo como valor verdadero o falso.

Será valor verdadero si el dato seleccionado corres ponde a la condición otorgada.

Será valor falso si el dato seleccionado NO corresponde a la condición otorgada.

Ejemplo:

=Si(F3>=6;«Aprobado»;«Desaprobado»)

Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de alumnos, debe determinar cuál es el estado de cada alumno, indicando si está Aprobado o desaprobado, sabiendo que: Los alumnos que obtengan una nota igual o mayor a 6, estarán APROBADOS. Los alumnos que obtengan una nota menos de 5, estarán DESAPROBADOS.

Para averiguar el estado de alumnos de esta planilla, siga los siguientes pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado.

3- Coloque el signo =, para comenzar la función

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4- Escriba la palabra SI 5- Abra un paréntesis ( 6- Seleccione la celda que tendrá la condición o prueba lógica. 7- Ingrese la condición. En este caso se deben averiguar las notas iguales o mayores a 6. 8- Coloque un punto y coma ; 9- Abra comillas

10- Escriba el valor verdadero. En este caso será Aprobado 11- Cierre comillas 12- Coloque otro punto y coma ;

13- Abra comillas 14- Esciba el valor falso. En este caso será Desaprobado 15- Cierre comillas

16- Cierre el paréntesis ) 69

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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2, Tema: Funciones lógicas, Subtema: Función Si, Por ejemplo.

Función Si (Anidada)

Devuelve uno o más valores verdaderos y un valor falso, dependiendo de su condición o prueba lógica. Sintaxis SI :

=Si(Condición;«Valor verdadero»;«Valor falso»)

Sintaxis SI Anidada:

=Si(Condición;«Valor verdadero»;SI(Condición2;«Valor Verdadero»;«Valor falso»))

Ejemplo:

=Si(F3>=6;«Aprobado»;Si(F3=5;«Recupera»;«Desaprobado») Por ejemplo: Suponga que en la siguiente tabla de alumnos, deba averiguar cuál será su estado, determinando si el alumno está aprobado, desaprobado o debe recuperar la nota. Es decir que: Los alumnos que obtengan una nota mayor a 6, estarán APROBADOS Los alumnos que obtengan 5, deberán RECUPERAR la nota con un nuevo examen.

Los alumnos que obtengan una nota menor a 5, estarán DESAPROBADOS.

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Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos: 1- Ingrese los datos que desea calcular. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 3- Coloque el signo =, para comenzar la función 4- Escriba la palabra SI

5- Abra un paréntesis ( 6- Seleccione la celda que tendrá la primer condición. 7- Ingrese la condición. En este caso se deben averiguar las notas mayores o iguales a 6. 8- Coloque un punto y coma ; 9- Abra comillas 10- Escriba el valor verdadero. En este caso será Aprobado 11- Cierre comillas 71

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12- Coloque otro punto y coma ; 13- Escriba la palabra SI 14- Abra un paréntesis ( 15- Seleccione la celda que tendrá la segunda condición. 16- Coloque la condición. En este caso deberá ser igual a 5. 17- Coloque un punto y coma ;

18- Abra comillas 19- Escriba el valor verdadero del segundo Si. En este caso será Recupera. 20- Cierre las comillas 21- Coloque un punto y coma ;

22- Abra comillas 23- Escriba el valor falso de la segunda función Si. En este caso será Desaprobado. 24- Cierre las comillas

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25- Cierre el paréntesis ) 26- Cierre el paréntesis ) 27- Presione la tecla: Barra de fórmula


Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 3, Tema: Funciones lógicas, Subtema: Función Si Anidada, Por ejemplo.

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Funciones de búsqueda Función BuscarV Busca un valor en la columna más a la izquierda de una matriz o rango de datos y se desplaza hacia la derecha para devolver el valor de una columna especificada de esa misma tabla o rango de datos. Sintaxis BuscarV: Sintaxis: Valor_buscado: Es el valor de referencia que se selecciona en la planilla donde se utilizará la función de búsqueda.

Indicador_de_columna: Indica la columna donde se ubica el dato buscado. Contando estas columnas en base a la selección de Buscar_en.

=BuscarV(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado) Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscará el dato. Este rango muestra desde el dato de referencia (Valor__buscado) hasta el dato buscado.

Ejemplo:

=BuscarV(A3;A3:G5;7; falso)

Este argumento es opcional, ya que devuelve con mayor precision la búsqueda a realizar. Ordenado:si el dato a buscar está ordenado, se indica VERDA DERO, sino se escribe FALSO.

Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de alumnos para la hoja Datos personales, buscando este dato en la hoja Notas. Estas hojas se encuentran en el mismo LIBRO (Archivo). Observe estas planillas:

En esta planilla se encuentran las notas En esta planilla se encuentran todos los datos personales de cada uno de los alumnos. de todos los alumnos de 5 grado B.

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Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos:

1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. En este caso la celda a seleccionar es G3 de la hoja Datos personales. 3- Coloque el signo =, para comenzar la función 4- Escriba la palabra BUSCARV

5- Abra paréntesis ( 6- Seleccione el dato en común. En este caso es la celda A3 dentro de la misma hoja Datos personales 7- Coloque un punto y coma ; 10- Desde la barra de fórmula seleccione el rango ingresado y presione la tecla: así el último dato (rango) quedará fijo. Esta acción se denomina Valor absoluto.

9- Seleccione desde el dato referencia (Primer dato de la, columna A), hasta el dato buscado (Primer dato de estado, columna G)

El valor absoluto mostrará signos $ delante de los nombres del rango

8- Haga un clic sobre la hoja que posee la planilla con los datos a buscar.

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11- Continue la función en la barra de fórmula. Coloque un punto y coma ; Escriba el número de columna donde se encuentra el dato buscado. Recuerde que el número de columna se basa en la selección anterior. Cierre el paréntesis )


Barra de fórmula


Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 3, Tema: Funciones de búsqueda, Subtema: Función BuscarV, Por ejemplo.

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Función BuscarH Busca un valor en la primera fila de una tabla o rango de datos y se desplaza hacia abajo para devolver un valor que se encuentra en la fila especificada de esa misma tabla o rango de datos. Sintaxis BuscarH: Sintaxis: Valor_buscado: Es el valor de referencia que se selecciona en la planilla donde se utilizará la función de búsqueda.

Indicador_de_fila: Indica la fila donde se ubica el dato buscado. Contando estas fila en base a la selección de Buscar_en.

=BuscarH(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_fila;Ordenado)

Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscará el dato. Este rango muestra desde el dato de referencia (Valor__buscado) hasta el dato buscado. Ejemplo:

=BuscarH(C1;C1:E1;7; falso)

Este argumento es opcional, ya que devuelve con mayor precision la búsqueda a realizar.

Ordenado:si el dato a buscar está ordenado, se indica VERDA DERO, sino se escribe FALSO.

Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de los alumnos, para la planilla de datos personales. Observe las siguientes planillas:

En esta planilla se encuentran las notas de los alumnos de 5º B.

En esta planilla se enecuntran los datos personales de cada alumno.

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Para averiguar el estado de los alumnos en esta planilla, siga estos pasos:

1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. En este caso la celda a seleccionar es C7 de la hoja Datos personales. 3- Coloque el signo =, para comenzar la función 4- Escriba la palabra BUSCARH


6- Seleccione el dato en común.

7- Coloque un punto y coma ; 10- Desde la barra de fórmula seleccione el rango ingresado y presione la tecla: así el último dato (rango) quedará fijo. Esta acción se denomina Valor absoluto.

El valor absoluto mostrará signos $ delante de los nombres del rango

8- Haga un clic sobre la hoja que posee la planilla con los datos a buscar. 78

9- Seleccione desde el dato referencia (Primer dato de la, fila 1), hasta el dato b u s c a d o (Primer dato de estado, fila 7)

Microsoft Excel

11- Continúe la función en la barra de fórmula. Coloque un punto y coma ; Escriba el número de columna donde se encuentra el dato buscado. Recuerde que el número de columna se basa en la selección anterior. Cierre el paréntesis

)


Barra de fórmula


Recuerde que en todos los casos que la función se ingrese en forma manual y no por el asistente de funciones, deberá tener en cuenta el argumento opcional de BUSCARV, BUSCARH, que se denomina Ordenado.

¡Atención! en la separación de argumentos de cada función que utilice en forma manual y no por el asistente de funciones, podrá utilizar , (coma) como ; (punto y coma), dependiendo de la configuración regional, que se ubica dentro del panel de control.

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Asistente para funciones Asistente para funciones En Excel encontrará un asistente que lo ayudará a realizar todas las funciones existentes, logrando sencillez y rapidez. Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de socios que tiene Video Club PooH, en la siguiente planilla:

Celda seleccionado, donde se realizará la función.

Para averiguar la cantidad de socios, utilizando el asistente para función, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda que tendrá el resultado. 2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú - Haga clic en Insertar - Función 2ª Opción desde la Barra de Fórmula - Haga clic en este botón: TRUCO Para utilizar el asistente de función rápidamente, siga estos pasos: - Seleccione la celda que tendrá la fórmula - Presione las teclas: y

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Microsoft Excel

a- Seleccione una categoría.

3- Aparecerá este cuadro:

b- Seleccione una función.

c- Acepte el cuadro.

Categoría

Cuadro de Diálogo Pegar función

Función Suma Sumar.si Producto

Matemáticas y trigonométricas Raíz Potencia

Funciones estadísticas

Fecha y hora

Sintaxis

=SUMA(rango) =SUMAR.SI(rango;«condición») =PRODUCTO(rango) =RAÍZ(celda) =POTENCIA(celda;potencia)

Promedio Máximo Mínimo

=PROMEDIO(rango) =MAX(rango) =MIN(rango)

Contar Contar.si Contar.blanco Contara Moda

=CONTAR(rango) =CONTAR.SI(rango;«condición») =CONTAR.BLANCO(rango) =CONTARA(rango)

Ahora

=MODA(rango;«condición») =HORA()

Hoy

=HOY()

Día

=DÍA(celda) =MES(celda)

Mes

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Funciones Si =SI(condición;«valor verdadero»;«valor falso») lógicas Funciones BuscarV =BUSCARV(valor_buscado;buscar_en;indicador de columna) de búsqueda BuscarH =BUSCARH(valor_buscado;buscar_en;indicador de fila) 4- Aparecerá otro cuadro:

a- Haga clic en el botón «Contraer diálogo»

b- Seleccione el rango que desea calcular.

5- Finalmente acepte el cuadro

c- Nuevamente haga clic sobre el botón «Contraer diálogo» Barra de fórmula


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Microsoft Excel

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 3, Tema: Asistente para funciones, Subtema: Asistente para funciones, Por ejemplo. Realice la Práctica laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 3, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.

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Actividad 3 1- En la hoja 1, realice esta planilla:

2- Guarde el archivo en un disquete con el nombre Club Enero. 3- Llene los datos de las columnas Cod. Socio, Apellido, Nombre, Teléfono, Deportes y Edad. 4- Averigüe la categoría de cada socio dependiendo de su edad, tenga en cuenta esta información: Categoría Junior

Menores a 14 años

Entre los 15 y los 18 años

Cadete

Mayores a los 18 años

Adulto

¿Cuál es la función que debe utilizar en este caso? .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... 5- Utilizando la función si lógica, averigüe el pago de cada socio, tenga en cuenta que si la fecha de vencimiento es menor o igual al 20/08/2003, deberá agregar el importe de su cuota, de lo contrario deberá decir “Vencido”. 6- Cambie los nombres de las hojas del libro por estos:

Hoja 1 Hoja 2

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Nuevo nombre Datos de socios Control de pagos

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7- Actualice los cambios del archivo. 8- En la hoja Control de Pagos confeccione la siguiente planilla:

9- Utilizando la Función Buscar averigüe los nombres de los socios y los apellidos. ¿Cuál es la función de búsqueda que utilizó en el punto anterior? ¿Por qué eligió dicha función? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ATENCIÓN: No borre está práctica, porque esta relacionada con el resto de las prácticas de este Módulo.

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Repaso del capítulo 3 1- Explique la diferencia entre la función lógica si y si anidado. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- Explique la diferencia entre la función BuscarV y BuscarH. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para utilizar el asistente para funciones? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Capítulo 4 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Comprender la utilidad de los valores absolutos y relativos, aprender a diferenciar las referencias relativas de las absolutas.  Aprender a insertar filas, columnas y hojas de cálculo en las planillas.  Compreder los pasos para la eliminación de filas, columnas y hojas de cálculo.  Conocer la definición de los rangos y comprender para qué sirven y para qué se utilizan.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos.

Organización de Contenidos

Capítulos

Capítulo 4


Contenidos Mínimos

Referencias relativas y absolutas

Referencias relativas y absolutas

Insertar y eliminar filas, columnas y hojas

Insertar y eliminar filas, columnas y hojas. Insertar filas en la planilla de cálculos. Añadir hojas nuevas a la planilla de cálculos. Eliminar filas y columnas. Eliminar hojas de cálculo del libro.

Etiquetas inteligentes

Etiquetas inteligentes

Rangos

Rangos

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Referencias relativas y absolutas Referencias relativas y absolutas Al utilizar fórmulas o funciones en Excel puede trabajar con dos tipos de valores bien definidos: Son aquellos valores que ingresa en fórmulas o funciones, y que al ser copiados a otras celdas se modifican Valor automáticamente, dependiendo de la posición de la Relativo fórmula o función. Todos los nombres de celdas que utiliza dentro de las fórmulas son valores Relativos.

Ejemplo

=B4*B12 Ejemplo

Son aquellos valores que ingresa en fórmulas o funciones, y que al ser copiados a otras celdas se mantienen siempre fijos, sin importar la posición de la fórmula o función. Al ingresar números en una fórmula, éstos cumplirán la función Valor de Valor Absoluto, ya que no se modificarán al ser Absoluto copiados. También puede transformar un Valor Relativo en =B4*$B$12 Absoluto, para ello debe ingresar el nombre de la celda, y a continuación, pulsar la tecla: , de esta manera se presentarán dos signos pesos, uno delante de la letra y otro delante del número, que indicará que ese valor se mantendrá fijo, es decir que es Absoluto. Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de combustible, debe averiguar la cantidad de litros de nafta común que vendió en cada una de las semanas, teniendo en cuenta los precios correspondientes a cada uno de los tipos de nafta.

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Si desea calcular la recaudación de cada semana con los datos mencionados anteriormente, dentro de las fórmulas deberá utilizar valores relativos y absolutos. Para resolver este problema, siga estos pasos: 1- Confeccione la planilla, que tendrá los cálculos. ¡Observe la planilla en la página anterior!. 2- Seleccione la celda que tendrá el resultado, en este caso será C4. 3- Coloque el signo igual = para comenzar la fórmula. 4- Seleccione la celda que contiene la cantidad de litros de la primer semana, en este caso será la celda B4 5- Coloque el signo de multiplicación * 6- Seleccione la celda que contenga la cantidad de litros de Nafta común, en este caso será la celda B12 7- Seleccione la última celda B12

8- Presione la tecla: Celda definida como valor absoluto


Valor Relativo

=B4*$B$12 Valor Absoluto

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Barra de fórmula

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 4, Tema: Referencias relativas y absolutas, Subtema: Convertir una referencia relativa en una referencia absoluta, Por ejemplo.

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Insertar y eliminar filas, columnas y hojas Insertar y eliminar filas, columnas y hojas Si al realizar una planilla se da cuenta que faltan algunos datos, Excel le permite insertar celdas, filas y columnas vacías de una manera muy sencilla en cualquier momento de la creación de una tabla, además podrá eliminarlas en caso de ser necesario. Al abrir un libro nuevo, sólo encontrará tres hojas de cálculos, pero Microsoft Excel le permitirá insertar muchas más. Insertar filas en la planilla de cálculos: Para insertar nuevas filas, siga estos pasos: 1- Seleccione una fila, por ejemplo:

Fila seleccionada

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú - Haga clic en Insertar - Fila. 2ª Opción desde el Menú Contextual - Utilizando el menú contextual, elija la opción Insertar. b- Menú contextual

a- Fila seleccionada

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Microsoft Excel

Fila nueva insertada

Insertar columnas en la planilla de cálculos: Para insertar nuevas columnas, siga estos pasos: 1- Seleccione una columna, por ejemplo:

Columna seleccionada

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Insertar - Columnas.

2ª Opción desde la Menú contextual

- Utilizando el menú contextual, elija la opción Insertar.

a- Columna seleccionada

b- Menú contextual

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Microsoft Excel

Nueva columna insertada

Añadir hojas nuevas a la planilla de cálculos: Inicialmente los nuevos libros de Excel poseen tres hojas de cálculos a las cuales se le puede cambiar el nombre, mover y eliminar. Además se pueden insertar nuevas hojas. Para agregar nuevas hojas, a una planilla de cálculos, siga estos pasos: 1- Haga un clic en una de las hojas. 2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Insertar - Hoja de cálculo.

2ª Opción desde el Menú contextual

b- En la lista del menú contextual seleccione la opción INSERTAR... Se presentará este cuadro: c- Haga clic en esta solapa

a- Seleccione una hoja y haga clic con el botón derecho del mouse

d- Haga clic sobre este ícono

e- Acepte el cuadro

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Microsoft Excel

Nueva hoja insertada

Eliminar filas y columnas: Para eliminar filas y columnas, siga estos pasos: 1- Seleccione la fila o la columna que desea eliminar. Columna seleccionada

Fila seleccionada


- Haga clic en Edición - Eliminar. 2ª Opción desde el Menú contextual - Utilizando el menú contextual, elija la opción Eliminar.

A- Fila seleccionada

a- Columna seleccionada

b- Menú contextual

B- Menú contextual

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Microsoft Excel

Eliminar hojas de cálculos del libro: Para eliminar una hoja de cálculo, siga estos pasos: 1- Seleccione con un clic la hoja de cálculo que desea eliminar.

Hoja de cálculo seleccionada


- Haga clic en Edición - Eliminar Hoja.

2ª Opción desde la Menú contextual

- Utilizando el menú contextual, elija la opción Eliminar.

Hoja seleccionada

Menú contextual

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 4, Tema: Insertar y eliminar filas, columnas y hojas, Subtema: Eliminar hojas de cálculo del libro, Por ejemplo.

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Microsoft Excel

Etiquetas inteligentes Etiquetas inteligentes Las etiquetas inteligentes aparecen con una acción determinada como por ejemplo pegar, rellenar celdas, insertar celdas entre otras opciones. Estas etiquetas muestran opciones que determinarán cómo quedara el resultado de la acción. Etiquetas inteligentes en la acción insertar filas Para utilizar las etiquetas inteligentes, siga estos pasos:

Tabla con formato de celdas. - Bordes - Relleno de celda.

1- Seleccione una fila. Fila seleccionada

2- Utilizando el menú contextual, seleccione la opción Insertar Menú contextual

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Microsoft Excel

3- Al insertar la nueva fila aparecerá la etiqueta inteligente. Etiqueta inteligente

4- Haga clic en el botón de la lista desplegable para ver las opciones que ofrece esta etiqueta inteligente.

Botón de lista desplegable

Lista desplegable de la etiqueta inteligente insertar fila

Propiedades de la etiqueta inteligente Insertar fila

Propiedad

Descripción

El mismo formato de arriba

Inserta la fila con el formato de la fila superior.

El mismo formato de abajo

Inserta la fila con el formato de la fila inferior.

Borrar formato

Inserta la fila sin formato.

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Microsoft Excel

Rangos Rangos Para que sea más fácil trabajar con rangos, Excel le permite nombrarlos. Por ejemplo: el nombre compras es más fácil de recordar que el rango C1: D6. Para nombrar un rango, siga estos pasos: 1- Seleccione el grupo de celdas que desea nombrar como rango establecido.

Rango seleccionado.

2- Haga clic en el menú Insertar - Nombre - Definir... 3- Aparecerá este cuadro: 1) Escriba un nombre para identificar el rango.

4- Al aceptar el cuadro, podrá ver el nombre del rango en la barra de fórmula.

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2) Acepte el cuadro

Nombre del rango en la lista desplegable que se ubica en la barra de fórmula.

Microsoft Excel

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 4, Tema: Rangos, Subtema: Rangos, Por ejemplo.

Realice la Práctica laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 4, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.

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Microsoft Excel

Actividad 4 1- Confeccione la siguiente planilla:

2- Guarde el libro en un disquete con el nombre Marroquinería. 3- Inserte una fila en la parte superior de los títulos, luego combine las celdas y agregue la palabra Marroquinería.

4- Obtenga el resultado del precio bruto considerando la cantidad de unidades y el precio por unidad. 5- Aplique el IVA que se ubica en la celda B20 al precio bruto. En este cálculo la celda B20 debe permanecer fija. 6- Averigue el precio neto. 7- Seleccione el rango A12:B19 y dele el nombre Precios por unidad.

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Microsoft Excel

Repaso del Capítulo 4 1- ¿Para qué utilizaría la acción valor absoluto? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Para qué utilizaría la acción valor relativo? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para insertar nuevas hojas a un libro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 4- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para agregarle un nombre a un rango? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 5- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para eliminar hojas de una planilla de cálculos? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Microsoft Excel

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Microsoft Excel

Capítulo 5 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Aprender los pasos para realizar un gráfico de un conjunto de datos que se presentan en una planilla de cálculo.  Aprender a modificar el formato del gráfico y cambiar diferentes opciones para mejorar el aspecto del mismo.  Realizar cambios en cuanto al tipo de gráfico y aprender a agregar datos a un gráfico.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos.


Capítulos

Capítulo 5


Gráficos

Contenidos Mínimos Gráficos. Insertar gráficos. Área del gráfico. Tamaño de los gráficos. Formato de los gráficos.

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Microsoft Excel

Gráficos Gráficos Microsoft Excel le permite crear una representación visual de la información a través de los gráficos, y así lograr una mejor captación de los resultados en las planillas utilizadas. Estos gráficos pueden estar incrustados en una hoja junto a sus datos o bien presentarse en una hoja de gráfico, este tipo de hojas contiene solamente el gráfico especificado. Insertar un gráfico Por ejemplo: Suponga que debe graficar las notas de los tres trimestres de los alumnos, para evaluar su aprendizaje durante el año lectivo. Observe la siguiente planilla:

Para resolver esta tarea, siga los siguientes pasos: 1- Seleccione los datos que desea graficar.

Datos seleccionados

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

1ª Opción desde la Barra de Menú

- Haga clic en Insertar - Gráfico...

2ª Opción desde la Barra de Herramientas «Estándar» - Haga clic en este botón:

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Microsoft Excel

TRUCO - Seleccione un rango con datos. - Luego presione la tecla: Con estos pasos se creará un gráfico rápidamente. 3- Aparecerá este cuadro:

Asistente para gráfico - paso 1 de 4: Tipo de gráficos. 2) Elija con un clic, el tipo de gráfico que desee para los datos 1) Haga clic en esta solapa seleccionados.

3) Elija con un clic, un Subtipo de gráfico.

4) Haga clic en este botón

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Microsoft Excel

Asistente para gráfico - paso 2 de 4: Datos de Origen. 5) Haga clic en esta solapa

6) Seleccione los rótulos de las filas o las columnas para los datos que representará el gráfico 7) Haga clic en este botón

Asistente para gráfico - paso 3 de 4: Opciones de gráfico. 8) Haga clic en esta solapa 9) Ingrese los títulos para el gráfico y los ejes x e y

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Microsoft Excel

Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Título

Título del gráfico

En esta casilla se escribe un título para el gráfico.

Eje de Categoría (X)

En esta casilla debe ingresar un título para los valores horizontales (X)

Eje de Categoría (Y)

En esta casilla debe ingresar un título para los valores verticales (Y)

Segundo eje de categoría (X) Estos ejes se activarán cuando el gráfico posea un aspecto 3D. Segundo eje de categoría (Y) Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Eje Permite activar o desactivar el eje X.

Título del gráfico

Actúa de la misma manera que el comando anterior, pero para eje Y. Eje (X)

Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Eje

Líneas de división principales. Eje de Categoría (X)

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Eje de Categoría (X) Líneas de división secundaria.

Eje de Categoría (Y)

Líneas de división principales.

Líneas de división secundaria.

Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Leyenda Maneja la orientación de la leyenda.

Leyenda

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Microsoft Excel

Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Rótulos de Datos

Muestra los valores o rótulos, sobre cada una de las barras del gráfico.

10- Una vez que haya seleccionado las opciones de cada una de las solapas, haga clic en este botón:

Asistente para gráficos - paso 4 de 4: Ubicación del gráfico.

11) Seleccione el tipo de colocación para el gráfico

12) Finalice el cuadro

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Microsoft Excel

Asistente para gráficos - Paso 4 de 4: Ubicación de Gráfico COMO OBJETO EN:

La creación de gráfico activa la barra de herramientas Gráfico

EN UNA HOJA NUEVA

Barra de herramientas Gráfico...

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Microsoft Excel

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 5, Tema: Gráficos, Subtema: Insertar gráficos, Por ejemplo.

Áreas de un gráfico Gráfico

Partes de un Gráfico

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Microsoft Excel

Tamaño de los gráficos Si selecciona la ubicación del gráfico “Como objeto en:” el gráfico se insertará como un objeto en la planilla de cálculo seleccionada. De esta manera podrá cambiar el tamaño del gráfico en cualquiera de sus áreas. Para cambiar el tamaño de un gráfico, debe seguir estos pasos: 1- Ubique el puntero del mouse, en cualquiera de los manejadores del objeto seleccionado. Manejadores

2- Cuando el puntero del mouse se transforme en una doble flecha, haga un clic y sin soltar arrastre hasta encontrar el tamaño deseado.

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Microsoft Excel

Formato de los gráficos Para modificar las características de cada una de las áreas de un gráfico, siga estos pasos: 1- Ubique el puntero del mouse, sobre el área que desea modificar. 2- Luego, haga clic con el botón izquierdo del mouse. 3- Aparecerá una lista desplegable, en la cual debe elegir el tipo de formato para el área.

4- Aparecerá un cuadro, en el podrá seleccionar colores, tipos de línea, tipos de letra, tipos de estilos, entre otras opciones.

5- Una vez que haya seleccionado las propiedades del cuadro de formato, Acéptelo. Realice la actividad pasos a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 5, Tema: Gráficos, Subtema: Modificar el formato de los gráficos, Por ejemplo.

Realice la Prática Laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 5, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.

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Microsoft Excel

Actividad 5 1- Realice la siguiente planilla:

2-Guarde el archivo en un disquete con el nombre Planilla de Notas. 3- Cree un gráfico de los rótulos Apellido, final de las Notas teóricas, final de las notas prácticas, final de las notas orales y el promedio del primer trimestre. 4- El gráfico debe integrar los siguientes datos: Tipo de Gráfico: Subtipo de Gráfico: Serie en: Título del Gráfico: Eje de categoría (X:): Eje de valores (Y:): Tipo de Gráfico:

Columnas Columnas Agrupadas Columnas Notas del 1º Trimestre Apellido Notas En una hoja nueva

5- Cambie el formato del Eje del valores, por la siguiente configuración Formato de ejes Solapa Eje Mínimo: Máximo: Unidad mayor: Unidad Menor: Eje de categorías (X:) cruza en:

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0 10 1 1 0

Microsoft Excel

Repaso del Capítulo 5 1- Explique la secuencia que debe seguir para crear un gráfico. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Cómo se modifica el tamaño de un gráfico? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Cómo se elimina un gráfico? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 4- ¿Cómo cambiar el tipo de gráfico? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 5- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para cambiar el formato de un gráfico? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Microsoft Excel

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Microsoft Excel

Capítulo 6 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Comprender qué es una base de datos y cómo se maneja la misma dentro del programa de Microsoft Excel.  Conocer la opción Formularios para trabajar dentro de las bases de datos, agregar registros, modificarlos, etc.  Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qué se utilizan.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos.


Capítulos


Contenidos Mínimos

Base de datos

Base de datos. Ingreso de registros desde formularios. Modificar datos de registros. Eliminar registros. Ordenar datos

Filtros

Filtros. Aplicar Autofiltro. Quitar Autofiltro

Capítulo 6

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Base de datos Base de datos Una de las tareas que probablemente hará con frecuencia en Microsoft Excel, es ordenar y gestionar bases de datos. Se denomina base de datos a una lista completa de datos organizada en columnas denominadas campos, y filas llamadas registros. Un campo es un elemento específico de información de una lista de datos, como por ejemplo, el Código de Empleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene toda la información sobre un elemento de la base de datos. En la siguiente ilustración podrá observar que un registro contiene toda la información personal de cada uno de los empleados, mientras que en los campos sólo observará un dato por empleado. Base de datos Una base de datos está estructurada de la sigueinte manera: Columnas o Campos de una base de datos

Fila o Registro de la base de datos

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Maneja una base de una base de datos?, Por ejemplo.

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Microsoft Excel

Ingreso de registros desde formularios: Los formularios se utilizan para realizar las tareas más comunes dentro de una base de datos, es decir, ingresar, eliminar, buscar o modificar información, de una manera rápida y sencilla. Para utilizar la herramienta formularios, siga estos pasos: 1- Seleccione una de las celdas de la base de datos.

Celda seleccionada

2- Haga un clic en el menú Datos – Formularios... 3- Aparecerá este cuadro: Aquí puede observar la ubicación del registro y su totalidad. 1) Haga clic en este botón para agregar un nuevo registro.

Para buscar otro registro, haga clic sobre estos botones.

A través del criterio podrá buscar registros que posean una característica especial. 2) Una vez que haya ingresado los nuevos registros, haga clic en este botón.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Ingreso de registros desde el formulario, Por ejemplo.

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Microsoft Excel

Modificar datos de registros: Para modificar registros desde los formularios, siga estos pasos: 1- Desde el cuadro de diálogo formularios, haga clic dentro del registro que desea modificar. 2- Aparecerá el cursor titilando. Comience a borrar y modifique el registro.

Cursor titilando

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Modificar los datos de un registro, Por ejemplo.

Eliminar registros: Para eliminar un registro desde el cuadro de diálogo formularios, siga estos pasos: 1- Seleccione el registro que desea borrar.

Elija el registro que desea eliminar

2- Haga clic en este botón:

Acepte el cuadro

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Eliminar un registro, Por ejemplo.

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Microsoft Excel

Ordenar datos Cuando quiere visualizar o imprimir una lista de registros en un orden concreto, puede ordenar los datos por cualquier nombre de campo de la base de datos. El nombre de campo o criterio que utilice para ordenar se denomina clave de ordenación. Para organizar los datos de una base de datos, siga estos pasos: 1- Seleccione la primera celda del campo a organizar.

Celda seleccionada

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1º Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Datos - Ordenar... - Aparecerá este cuadro de diálogo:

1) Seleccione el campo que desea ordenar

2) Seleccione el orden que tendrá el campo

3) Tilde esta casilla, para no modificar el contenido del encabezado 4) Acepte el cuadro

2º Opción desde la Barra de herramientas «Estandar» - Utilice cualquiera de los siguientes botónes:

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Ordenar datos, Por ejemplo.

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Microsoft Excel

Filtros Filtros Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o productos, necesita una manera de filtrar la información para obtener datos específicos y una forma rápida de ordenar los datos según un criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informe sobre los empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendría que poder visualizar en su lista solamente los datos correspondientes a dicho departamento. Para ello, Microsoft Excel proporciona dos herramientas útiles para buscar y presentar la información específica de una lista: el filtrado y la ordenación. Con estas herramientas podrá manejar con mayor precisión los datos de una base de datos. Aplicar Autofiltros Cuando trabaja con una base de datos, es muy importante encontrar la información rápidamente. Imagínese que posee una base de datos muy extensa y necesita buscar toda la información de un determinado registro. Obviamente se podrá realizar, leyendo registro por registro para encontrar dicha información, pero para agilizar esta tarea puede utilizar los nombres de campo de su base de datos para filtrar sus datos automáticamente y mostrar únicamente los registros que necesita. Por ejemplo: Suponga que de la planilla que observa a continuación, tenga que crear un informe con los datos de los operarios que posean el apellido Pérez.

Para resolver este trabajo, siga estos pasos: 1- Seleccione los campos que tendrán filtros.

Campos seleccionados

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Microsoft Excel

2- Desde la barra de menú, haga clic en Datos – Filtro – Autofiltros. 3- En cada uno de los campos seleccionados, aparecerá un botón, indicando una lista desplegable.

Tipos de Filtros En el caso de que haya filtrado algún tipo de registro, y desee ver todos los registros nuevamente, haga clic en (Todas) En esta opción puede determinar un criterio para filtrar los datos del campo seleccionado.

Esto indica que en todos los campos de la planilla se activo la opcion «Autofiltros» Esta opción se utiliza para filtrar datos de tipo númericos

Muestra todos los datos que posee el campo seleccionado.

4- En este caso elija, desde la lista desplegable del campo «Apellido», el apellido Pérez.

Seleccione el dato a filtrar

Las listas desplegables filtradas cambián a un color Azul.

En este ejemplo, el resultado del registro corresponde a un operario con el Apellido Pérez.

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Microsoft Excel

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Aplicar un filtro, Por ejemplo.

Quitar Autofiltro Para quitar el Autofiltro de los campos, siga estos pasos: 1- Haga clic en uno de los campos que posee el Autofiltro. 2- Desde la barra de menú, haga clic en Datos - Filtro - Autofiltro. Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Quitar el autofiltro, Por ejemplo.

Realice la Práctica laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 6, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.

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Microsoft Excel

Actividad 6 1- Copie la siguiente planilla:

2- Guarde la planilla en un disquete con el nombre Planilla de Ventas. 3- Ordene el campo Productos en forma ascendente. 4- Aplique un filtro que indique la Cantidad de unidades mayores a 90. 5- Anule el filtro anterior. 6- Aplique un nuevo filtro que busque la fecha 06/08/2003 del Vendedor Germán A. 7- Anule el filtro. 8- Agregue nuevos registros desde el comando formularios. ATENCIÓN: No borre está activdad, ya que esta relacionada con el resto de las prácticas de este manual.

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Microsoft Excel

Repaso del capítulo 6 1- ¿Qué es una base de datos? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Cómo eliminar un registro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Cómo ordenar los datos de un registro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 4- ¿Qué es un filtro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 5- ¿Cómo aplicar un filtro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 6- ¿Cómo quitar los filtros? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Microsoft Excel

Capítulo 7 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos.  Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa de Microsoft Excel .  Comprender cómo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y realizar un pegado especial de los mismos.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos.


Capítulos


Contenidos Mínimos

Combinación de archivos

Combinación de archivos. Archivos incrustados. Archvos vinculados. Archivos como íconos.

Administrar archivos y objetos

Copiar. Mover o cortar. Pegado especial.

Capítulo 7

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Microsoft Excel

Combinación de archivos Combinación de archivos Desde Excel es posible insertar otros archivos dentro de la planilla de cálculo, utilizando las opciones de insertar objetos:

Archivos incrustados: Los objetos incrustados se insertan como imagen en la planilla de cálculo seleccionada, la cual se maneja como cualquier otro objeto. En este tipo de combinación de archivos se puede modificar el formato del texto y sus propiedades desde el archivo de origen, pero dichas modificaciones no se actualizarán en el archivo incrustado. Para utilizar esté comando, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Insertar – Objetos...


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Microsoft Excel

1) Haga clic en esta solapa

2) Haga clic en el botón « Examinar...» para buscar el archivo que desea insertar.

3) Busque la ubicación del archivo a insertar.

4) Seleccione el archivo.


6) Verifique la ubicación y el nombre del archivo insertado.

7) Acepte el cuadro.

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Microsoft Excel

3- Una vez que haya aceptado el cuadro, aparecerá el objeto en la planilla de cálculo. Observe la siguiente imagen: Objeto incrustado

ATENCIÓN: Si desea realizar algún tipo de modificación al texto del objeto incrustado, siga estos pasos: - Seleccione el objeto incrustado. - Haga doble clic sobre el objeto. - En este caso se ha insertado un archivo de Word como objeto incrustado. Al hacer doble clic sobre el objeto, aparecerán las herramientas y propiedades de Word, dentro del programa de Excel. Microsoft Excel

Barra de Herramientas de Microsoft Word

Área contenido del Objeto Incrustado

- Cuando termine de realizar las modificaciones del texto, haga clic en cualquier celda para volver a las propiedades de Excel.

130

Microsoft Excel

Archivos vinculados:

Los objetos vinculados se diferencia de la combinación anterior, porque al vincular el objeto cualquier modificación que se realice en Excel cambiará en el archivo de origen y pasará lo mismo si se realiza a la inversa. Para utilizar este comando, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Insertar – Objeto... 2- Aparecerá este cuadro: 1) Haga clic en esta solapa

2) Haga clic en este botón y elija el archivo que desea insertar en la planilla de cálculo.

4)Tilde esta casilla

3) Verifique la ubicación y el nombre del archivo.

5) Acepte el cuadro

Objeto insertado y vinculado

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Microsoft Excel

ATENCIÓN: Si desea realizar algún tipo de modificación al texto del objeto vinculado, siga estos pasos: - Seleccione el objeto insertado. - Haga un doble clic sobre el objeto. - En este caso se ha insertado un archivo de Word como objeto vinculado, por esto al hacer doble clic sobre el objeto, se abrirá el programa de Word, independientemente de Excel. - Modifique el contenido del objeto vinculado, y guarde los cambios. - Automáticamente se verán los cambios en el objeto vinculado desde Excel. - Una vez que haya terminado con las modificaciones, haga clic sobre cualquier celda para volver a las propiedades de Excel. Microsoft Excel

Objeto vinculado

Microsoft Word

Archivos como íconos Este comando inserta un ícono en la planilla de cálculo seleccionada, el cual permite acceder al archivo de manera rápida. Para utilizar este comando, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en INSERTAR – OBJETO... 2- Aparecerá este cuadro: 132

Microsoft Excel


3) Verifique la ubicación y el nombre del archivo.

2) Haga clic en este botón y busque el archivo que desea insertar en la planilla de cálculo

4) Acepte el cuadro

Objeto como ícono

ATENCIÓN: Si desea modificar el texto del objeto como ícono, siga estos pasos: - Haga doble clic en el objeto. - Al hacer doble clic sobre el ícono insertado, se abrirá el programa de Word, sin cerrar el Excel. - Modifique el contenido del objeto como ícono, y guarde los cambios. M i c r o s o f t

Microsoft Word

E x c e l Objeto como ícono

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Microsoft Excel

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 7, Tema: Combinación de archivos, Subtema: Insertar un objeto desde un archivo existente, Por ejemplo.

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Microsoft Excel

Administrar archivos y objetos Copiar Para copiar celdas y/o sus contenidos, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.

Rango seleccionado para copiar.


- Haga clic en Edición - Copiar...

2º Opción desde la Barra de herramientas «Estandar» - Haga clic en este botón: 3- Seleccione la celda donde quedará la copia. Celda seleccionada. En esta celda se pegará la copia


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Microsoft Excel

1º Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Edición - Pegar...

2º Opción desde la Barra de herramientas «Estandar» - Haga clic en este botón: 5- La copia quedará con el mismo contenido y con el mismo tipo de formato que posee el original.

Copia pegada.

Mover o cortar Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos: 1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los dato a mover (cortar).

Rango seleccionado a mover


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Microsoft Excel

1º Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Edición - Cortar...

2º Opción desde la Barra de herramientas «Estandar» - Haga clic en este botón: 3- Seleccione la celda donde quedará el contenido cortado.

Celda seleccionada. En esta celda quedará el contenido cortado


- Haga clic en Edición - Pegar...

2º Opción desde la Barra de herramientas «Estandar» - Haga clic en este botón:

Resultado del movimiento

Nueva ubicación de la información cortada

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Microsoft Excel

Pegado especial Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada, como por ejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las líneas entre otras opciones. Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.

Rango seleccionado


- Haga clic en Edición - Copiar...

2º Opción desde la Barra de herramientas «Estandar» - Haga clic en este botón: 3- Seleccione la celda que tendrá la copia.

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Microsoft Excel

4- Desde la barra de menú, haga un clic en la opción Edición – Pegado especial... 5- Aparecerá el siguiente cuadro, allí elija:

Todo: Pega el contenido completo de la celda copiada.

Fórmulas: Pega sólo la fórmula, que contengan las celdas copiadas

Valores: Pega sólo el contenido de la celda, sin formatos ni fórmulas. Formato: Pega sólo el formato. Comentarios: Pega sólo los comentarios de las celdas copiadas.

Diferentes tipos de pegados especiales Barra de fórmula

Barra de fórmula

Barra de fórmula

Barra de fórmula

Pegado Especial « Todo»

Pegado Especial « Fórmula»

Pegado Especial « Valores»

Pegado Especial « Formatos»

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 7, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica laboral.

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Microsoft Excel

Actividad 7 1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:

Propiedades de la Tarjeta

Tipo de papel:

Personalizado Ancho: 15 cm Alto: 10 cm

Bordes de página:

Artístico Mundo

Márgenes:

Imagen prediseñada: Símbolos:

Tipografía:

izquierdo, derecho, Superior e Inferior 1cm Categoría: Viajes Imagen: Viaje por aire Fuente: Wingdings (Teléfono y Buzón)

Fuente: Time New Roman. Tamaño: 16

2- Guarde el archivo en un disquete y cree una copia en la unidad (C:) 3- Cierre el archivo de Word. 4- Abra un nuevo archivo de Excel. 5- Cambie el nombre de las tres hojas iniciales de la planilla de cálculo, por los siguientes datos:

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6- En la hoja archivos incrustados, confeccione la siguiente planilla:

7- Copie la planilla en el resto de las hojas (archivos vinculados y archivos como íconos). 8- Inserte como objeto el archivo creado en Word, utilizando el archivo copia de la unidad (C:). Hoja Archivos Incrustados

Inserte el archivo de Word como un objeto incrustado.

Hoja Archivos Vinculados

Inserte el archivo de Word como un objeto vinculado.

Hoja Archivos como íconos

Inserte el archivo de Word como un objeto en forma de ícono.

9- Modifique el archivo vinculado, y observe sus cambios. 10- Observe los cambios entre cada uno de los comandos utilizados (insertar objetos) y describa sus diferencias: ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Repaso del capítulo 7 1- Explique la diferencia que hay entre los siguientes comandos: Archivos incrustados: ....................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Archivos vinculados: ........................................................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Archivos como íconos: ..................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Cuál es la diferencia que existe entre copiar y cortar? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Para qué utilizaría el comando pegado especial? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Capítulo 8 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizan frecuentemente.  Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear cada una de ellas.  Aprender a ejecutar una macro utilizando un botón o con la combinación de teclas.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos.


Capítulos


Macros Capítulo 8 Macros absolutos y relativas

Contenidos Mínimos Macros. Creación de macros. Ejecutar macros.

Macros absolutas. Macros relativas

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Administrar archivos y objetos Macros Si ejecuta una tarea en Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Basic y que se puede utilizar siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Antes de utilizar una macro, planifique los pasos y los comandos que desea almacenar, ya que si se comete error quedará grabado y la macro no funcionará. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro. Creación de Macros Por ejemplo: Suponga que debe crear la misma planilla de IVA todos los meses. Se podrían utilizar los comandos de copiar y pegar; pero corre el riesgo de romper el enlace entre fórmulas. Por esto lo más recomendable será el uso de Macros.

Para resolver esta tarea, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Herramientas - Macros - Grabar nueva macro... 2- Aparecerá este cuadro:

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Método abreviado ó combinación de teclas 1) Escriba el nombre de la nueva Macro

Esta opción permite ejecutar la macro, a través de una combinación de teclas (Método abreviado). Para ello, haga clic dentro de la casilla y escriba una letra En el caso de que la letra asignada se utilice para otro comando; Para ejecutar esta nueva deberá presionar la tecla Bloq Mayús. 2) Acepte el cuadro Esta tecla representa a la letra seleccionada

ATENCIÓN: Al ingresar el nombre de una nueva macro, no se deben dejar espacios entre las palabras.

3- En pantalla aparecerá una pequeña barra , la cual indica el comienzo de la grabación, en este caso, Planilla_IVA. Comience a confeccionar la siguiente planilla:

4- Cuando finaliza la creación de la planilla, debe detener la grabación. Para ello utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú - Haga clic en Herramientas - Macro - Detener Grabación... 2ª Opción desde la Barra de herramientas «Detener Grabación» - Haga clic en el botón:

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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 8, Tema: Macros, Subtema: Creación de macros, por ejemplo.

Ejecutar macros Para ejecutar una macro, siga estos pasos: 1- Seleccione una celda. 2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú - Haga clic en Herramientas - Macro - Macros... - Aparecerá este cuadro:

2ª Opción desde la Combinación de teclas «Método abreviado»

- Utilice la combinación de teclas que asigno al crear la macro. En este caso las teclas son: y Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 8, Tema: Macros, Subtema: Ejecutar macros, por ejemplo.

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Macros absolutas y relativas Macros absolutas Las macros absolutas se ejecutan en las celdas donde fueron creadas. Para utilizar una macro absoluta, siga estos pasos: 1- Desde la barra de herramientas, haga clic en Herramientas - Macro - Grabar nueva macro... 2- Aparecerá este cuadro: 1) Escriba un nombre para la nueva Macro. 2) Escriba una letra para la combinación de teclas « Método abreviado»

3) Acepte el cuadro

3- Una vez asignada la macro, comience a crear el contenido de la macro.

ATENCIÓN: Al iniciar la grabación de una macro, aparecerá en la planilla de cálculos una pequeña barra, en la cual podrá establecer si la macro será Absoluta o relativa. Barra de herramientas Macros

En este caso la macro será absoluta, por lo tanto no se debe activar el botón llamado «Referencias relativas».

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- Detenga la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener grabación... 2ª Opción desde la Barra de herramientas «Detener grabación» - Haga clic en el botón: 5- Ejecute la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros... - Se presentará el cuadro de diálogo Macro. - Seleccione una macro y presione el botón:

2ª Opción desde la Combinación de teclas «Método abreviado» - Utilice la combinación de teclas que asignó al crear la macro. En este caso debe utilizar las teclas: y

ATENCIÓN: Una de las características que posee la macro absoluta es respetar la ubicación donde se ha creado.

Macro creada con el rango A1:F6

Macros relativas Las macros relativas se pueden ejecutan en cualquier celda. Para utilizar una macro relativa, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Herramientas – Macro – Grabar nueva macro... 2- Aparecerá este cuadro: 148

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1) Escriba un nombre para la macro 2) Escriba la letra para la combinación de teclas « Método abreviado»

3) Acepte el cuadro

3- Una vez asignada la macro, verá esta pequeña barra en la planilla de cálculo:

Haga clic en este botón

4- Luego debe comenzar a crear el contenido de la macro. 5- Cuando haya terminado el contenido de la macro, detenga la grabación. 6- Seleccione una celda y ejecute la macro.

Macro ejecutada en varias celdas

Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 8, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica laboral.

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Actividad 8 1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un método abreviado. 2- Durante la grabación de la macro, confeccione la siguiente planilla.

3- Detenga la grabación. 4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo. 5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.

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Repaso del capítulo 8 1- ¿Qué es una macro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear una macro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Cómo se ejecuta una macro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 4- ¿Cuál es la diferencia entre una macro absoluta y una macro relativa? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Capítulo 9 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Aprender a configurar las páginas de un libro de Microsoft Excel.  Comprender cómo establecer un área de impresión y cómo quitar la misma.  Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de cálculo y modificar los márgenes y distintas opciones de configuración.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos.


Capítulos

Temas de Aprendizaje Configuración de páginas

Capítulo 9

Área de impresión

Vista preliminar

Contenidos Mínimos Configuración de páginas. Establecer áreas de impresión. Quitar áreas de impresión

Vista preliminar

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Configuración de páginas Configuración de páginas Cuando trabaja en planillas grandes, en escasas ocasiones se pueden imprimir todos los datos en una página. Además, tal vez desee añadir información en la parte superior o inferior de sus páginas para identificar la fecha de la impresión o el nombre del archivo. También puede agregar los saltos de página en lugares concretos, ajustar los márgenes, repetir los títulos en cada hoja y colocar encabezados y pies de página. ¿Cómo ajustar en una página una hoja del libro?: Para utilizar la herramienta configuración de páginas, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo – Configurar página. 2- Aparecerá este cuadro: 1) Haga clic en esta solapa

4) Seleccione un tipo de papel

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2) Seleccione la orientación del papel

3) Aumente o disminuya los formatos generales de manera que el contenido quepa en la hoja de impresión

La resolución es la cantidad de puntos por pulgadas (PPP) en longitud que posee el archivo. Una resolución mayor proporciona una impresión de mej or calidad al imprimir el archivo.

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2) Establezca las medidas para los márgenes de la hoja

3) Alinee el contenido de la hoja con respecto a los márgenes tanto en forma vertical como horizontal


2) Seleccione una opción desde la lista desplegable para el contenido del encabezado o haga clic en el botón personalizar encabezado y agregue el dato que desee.

2) Seleccione una opción desde la lista desplegable para el contenido del pie de página o haga clic en el botón personalizar pie de página y agregue el dato que desee.

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Botones Personalizar Encabezado y Personalizar Pie

Escriba el contenido del encabezado dentro de la sección de alineación que desee.

Escriba el contenido del pie de página dentro de la sección de alineación que desee

En Excel al igual que en Word tiene la posibilidad de agregar, cambiar o suprimir encabezados y pies de página, Microsoft Excel proporciona opciones estándar que puede seleccionar desde el cuadro de diálogo de Configurar Página. Con estos formatos disponibles puede elegir el nombre de la empresa, el nombre de archivo con o sin extensión, la fecha, el número de página o su propio nombre. También puede marcar documentos como confidenciales, o añadir un título al documento. Herramientas del Encabezado y Pie de página personalizado

Herramienta

Descripción

Permite aplicar formatos al contenido del encabezado y pie de página. Inserta el número de página de la hoja que corresponda. Inserta la cantidad de páginas que posee el archivo. Inserta la fecha actual.

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Inserta la hora actual Muestra la ubicación del archivo. Inserta el nombre del archivo. Ingresa el nombre de la hoja. Le permite insertar una imagen desde los archivos. Configuras las propiedades de la imagen insertada a través de la herramienta anterior. 2) Seleccione las celdas que imprimirá

3) Aquí podrá seleccionar los títulos verticales y horizontales que serán impresos en todas las hojas.


Esta opción permite orientar los datos de la planilla Hacia la derecha, Hacia abajo, luego luego hacia abajo hacia la derecha

3- Una vez seleccionadas las opciones de configuración de página, haga clic en este botón:

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Área de impresión Establecer área de impresión Excel le proporciona la posibilidad de establecer el área que desea imprimir, es decir que podrá seleccionar un sector de una planilla e imprimirlo. Para ello debe: 1- Seleccione parte de la planilla que desea imprimir.

Selección de celdas para establecer el área de impresión

2- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Área de impresión - Establecer área de impresión. Barra de fórmula

Estas líneas de punto alrededor de las celdas, indican el área que será impresa.

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Quitar área de impresión Para quitar el área de impresión, simplemente haga clic en el menú Archivo - Área de impresión - Borrar área de impresión.

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Vista preliminar Vista preliminar Esta herramienta le permite observar toda la información que posee en cada una de las hojas del libro antes de imprimirlo, para verificar si se imprimirán con claridad, cuantas hojas le ocupará cada planilla, si los márgenes están ajustados al tamaño correcto, o si los datos caben en una misma fila o columna. Realizando una vista preliminar de su trabajo observará en pantalla lo que luego será impreso y podrá reconocer aquello que deba cambiar. Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos: 1- Haga clic en la hoja que desea visualizar como vista previa a la impresión. 2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones: 1ª Opción desde la Barra de menú - Haga clic en Archivo - Vista preliminar. 2ª Opción desde la Barra de herramientas «Estándar» - Haga clic en este botón: 3- Se presentará la nueva vista con una barra de herramientas. Barra de herramientas «Vista preliminar»

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Herramientas de las Barras de herramientas vista preliminar

Herramienta

Descripción

Permite ver la hoja anterior a la vista seleccionada. Permite ver la hoja siguiente a la vista seleccionada. Como ha visto en el Módulo de Word, esta opción permite aumentar o disminuir la vista de la hoja. Al hacer un clic en este botón, aparecerá el cuadro de impresión, en el cual deberá determinar cuáles serán las hojas impresas, la cantidad de copias, el tipo de papel que utilizará la impresora entre otras opciones. Desde este botón podrá establecer los márgenes de la hoja, el tipo de papel para el archivo, el tipo de orientación,... Este comando activa en la hoja de la vista preliminar, guías para modificar el espacio entre cada una de las columnas. Márgenes activos

En esta vista puede ajustar los saltos de página de la hoja de cálculo activa. Cierra la vista preliminar.

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Actividad 9 1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del capítulo 3. 2- Seleccione la hoja Enero. 3- Prepare la siguiente configuración: Orientación

Tamaño de papel Superior Inferior

Derecho

PÁGINA Horizontal A4 MÁRGENES 2 cm 2 cm 1 cm

Izquierdo

1 cm

Encabezado

Club Social San Isidro

Tamaño de papel

Centenario 235 San Isidro Tel: 4747-9863 E-mail: [email protected]

PÁGINA

4- Seleccione la planilla de la hoja Enero y establézcala como área de impresión. 5- Utilice la herramienta Vista preliminar y verifique que los datos ingresados en los puntos anteriores coincidan observando la vista de la hoja.

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Repaso del capítulo 9 1- Mencione cuáles son las herramientas que debe tener en cuenta a la hora de configurar una página. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Cómo establecer un área de impresión? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Cómo quitar un área de impresión? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 4- ¿Para qué se utiliza la herramienta vista preliminar? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Capítulo 10 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una condición.  Conocer la función de la herramienta de Auditoria y comprender el funcionamiento de los botones de la barra de herramientas.  Aprender a aplicar un formato a los datos según una condición establecida.  Comprender la utilidad de las tablas dinámicas y cómo funcionan los escenarios.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos.


Capítulos

Temas de Aprendizaje Validación

Auditoria

Capítulo 10

Contenidos Mínimos Validación. Establecer la validación de datos Auditoria. Comandos de la barra de herramientas auditoria.

Formato condicional

Formato condicional.

Tablas dinámicas

Tablas dinámicas. Creación de tablas dinámicas. Gráficos dinámicos

Escenarios

Escenarios. Creación de escenario. Ver escenario.

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Validación Validación Esta herramienta se utiliza para introducir datos correctos en una hoja de cálculo, ya que le permite especificar cuáles son los datos válidos para cada una de las celdas o rangos. También puede restringir la información con un tipo de datos determinado (como números enteros, números decimales o texto). Establecer validación de datos Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de stock deba ingresar solo Fechas mayores al 20/07/2003 y menores al 20/11/2003, en este caso puede restringir ese rango de datos utilizando la herramienta validación.

Para utilizar la herramienta validación, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Datos – Validación... 2- Aparecerá este cuadro de diálogo:

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1) Haga clic en esta solapa 2) Aquí debe seleccionar el tipo de restricción de datos para las celdas seleccionadas

En este caso debe elegir el tipo de permiso «Fecha»

3) Elija el tipo de datos. En ese caso seleccione Entre

4) Esta área cambia según el tipo de permiso que se haya seleccionado.

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5) Escriba un mensaje de entrada, de esta manera al seleccionar las celdas validadas verá un mensaje que le indicará cuáles son los datos validos a ingresar en dichas celdas.

6) Elija el tipo de estilo para el mensaje de error.

7) Escriba el mensaje que desee. ¡Tenga en cuenta la condición de la validación!

Celda seleccionada Mensaje Entrante»

«

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8) Acepte el cuadro

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Al ingresar un dato que no cumpla con el parámetro dado, aparecerá el « Mensaje de error» que ha definido en el cuadro de diálogo Validación.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 10, Tema: Validación, Subtema: Establecer la validación de datos, Por ejemplo.

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Auditoría Auditoría Al utilizar la herramienta Auditoría en una hoja de cálculo, puede rastrear los datos que se han utilizado dentro de una fórmula tales como precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda determinada) o dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica). Herramientas de la barra de herramientas Auditoría Por ejemplo: Suponga que debe averiguar los datos que se han utilizado para calcular el Total de la planilla Recibo de Sueldo. Observe la figura:

Total del recibo de sueldo

Para utilizar las herramientas de la barra de herramientas auditoría, siga estos pasos: 1- Seleccione la celda que tendrá la auditoría. 2- Active la barra de herramientas auditoría, desde el Menú herramientas - Auditoría de fórmulas - Barra de herramientas Auditoría de fórmulas. 3- Aparecerá esta barra:

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Herramientas de las Barras de herramientas Auditoría de Fórmulas Herramienta Descripción

Si realiza una fórmula y la misma indica un mensaje de error, este botón mostrará los posibles errores.

Este botón rastrea los datos utilizados a un resultado x .

Para utilizar este botón : - Seleccione la celda que posee la fórmula. - Haga clic en este botón: - Con estos pasos verá la ubicación de los datos que se han utilizado para obtener el resultado de la celda que posee la fórmula.

Quita las flechas dibujadas por los datos precedentes. Este botón rastrea la ubicación de la fórmula que depende del dato en la celda seleccionada.

Para utilizar este botón : - Seleccione un dato numérico dentro de la planilla que considere que ha sido utilizado para para obtener un resultado. - Haga clic en este botón: - Con estos pasos verá la ubicación de la celda que posee la fórmula con el resultado.

Quita las flechas dibujadas por los datos dependientes. Quitas las flechas dibujadas por los precedentes y los dependientes. Busca los datos erróneos de una fórmula. Permite insertar un comentario. Rodea con un círculo los datos que no cumplan con las reglas de validación establecidas. Borra los círculos creados por el comando anterior. Muestra un registro de las celdas durante su actualización. Evalua la fórmula mostrando todos sus pasos.

4- Rastree el precendente del Total de este recibo de sueldo:

c- Observe la flecha azul que aparece indicando los datos precedentes. b- Desde la barra de herramientas Auditoría de fórmulas, haga clic sobre este botón:

a- Seleccione la celda que posee la fórmula (resultado)

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5- Quite el rastreo de precedentes. 6- Rastree el dependiente del Total del Recibo de Sueldo.

a- Seleccione un dato en la planilla que crea que se utiliza como dato para obtener el resultado de una fórmula. b- Desde la barra de herramientas Auditoría de fórmulas, haga clic sobre este botón:

c- Observe la flecha azul que se presenta indicando la ubicación de la celda dependiente.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 10, Tema: Auditoría, Subtema: Comandos de la barra de herramientas Auditoría de fórmulas, Por ejemplo.

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Formato condicional Formato condicional Esta herramienta aplica un tipo de formato a aquellas celdas que cumplan con una determinada condición, dentro del rango de celdas seleccionado. En el cuadro de diálogo formato condicional podrá aplicar formatos al los contenidos de las celdas, siempre y cuando estas cumplan con un criterio determinado. Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de Alumnos, deba determinar mediante formatos de texto, la información de la columna Estado, indicando los siguientes resultados con estos formatos: Estado de Alumno

Tipo de Formato condicional para el texto

Aprobado

Tipo de Color: Verde Tipo de Estilo: Normal

Recupera

Tipo de Color: Amarillo Tipo de Estilo: Negrita Cursiva

Desaprueba

Tipo de Color: Rojo Tipo de Estilo: Negrita

Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos: 1- Seleccione las celdas que tendrán el formato condicional. 2- Desde la barra de menú, haga clic en Formato - Formato condicional... 3- Aparecerá este cuadro:

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1) Seleccione un tipo de condición.

2) Establezca el tipo de condición dependiendo de la opción que haya seleccionado en el paso anterior.

4) Haga clic en este botón en caso 3) Haga clic en este botón. Aparecerá el cuadro de de que desee agregar más condiciones. diálogo «Formato de celdas». Seleccione en este caso el formato que corresponde 5) Acepte el cuadro. para el resultado «Aprobado».

Celdas con formato condicional

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 10, Tema: Formato condicional, Subtema: Sector condicional 1l, Por ejemplo.

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Tablas dinámicas Tablas dinámicas La tabla dinámica, es una tabla interactiva que permite el resumen y presentación precisa de la información de una base de datos. Es decir, que cada tabla le permitirá conocer la relación entre los campos que Ud. elija (ventas por empleado, dinero por cliente o gastos para cada mes, etc.) pudiendo cambiar su estructura convenientemente o mostrar los detalles de un dato cuando lo crea necesario (por ejemplo, mostrar para qué conceptos se realizaron los gastos de un determinado mes). La tabla resume la información utilizando la función que especifique (como por ejemplo, suma, promedio, contar, entre otras) para enlazar así los datos involucrados. Además, al modificar los datos de la base madre se modificarán todas las tablas relacionadas (que aparecen en distintas hojas) si es que lo desea. Creación de tablas dinámicas Por ejemplo: Suponga que el sector de administración de un club, tiene creada en Excel, una base de datos con las inscripciones realizadas en los últimos meses (hasta Septiembre inclusive), en la cual figura la Fecha de inscripción, Nº de inscriptos, Categoría, Deporte, Turno, Nombre del Profesor, Cuota y Monto Total recaudado en cada día, como se observa en la siguiente planilla:

La manera más ágil y sencilla de obtener resúmenes en forma inmediata es mediante una tabla dinámica. 175

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Ahora suponga que su jefe necesita un resumen de las últimas inscripciones de cada trimestre según el turno al cual corresponden. De esta manera podrá reforzar la publicidad para dicho turno haciendo hincapié en la atención personalizada por falta de alumnos u ofreciendo ciertos beneficios durante el trimestre que sea necesario. Por esto le solicita que realice una tabla con el total de alumnos para cada Turno durante los diferentes trimestres. Para ello siga estos pasos: 1- Seleccione una celda de la planilla.


- Haga clic en Datos - Informe de tablas y gráfico dinámicos... 2ª Opción desde la Barra de herramientas Asistente para tablas dinámicas

- Desde la barra de herramientas tabla dinámica, haga clic en este botón:


1) Haga clic en esta opción


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4) Haga clic en este botón 3) Verifique el rango que ha tomado para la tabla dinámica, de no ser así haga clic en el botón «Contraer diálogo» y seleccione los datos que desee 5) Tilde esta casilla


Campos de la base de datos

7) Para obtener el Total de alumnos por cada Turno durante los diferentes trimestres, arrastre el campo Turno al sector Columnas, el campo Fecha de incripción al sector Filas y el campo Número de incriptos al sector Datos.

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Campos organizados en las áreas de diseño de una tabla dinámica 8- Acepte el cuadro.


Resultado de la tabla dinámica, en este caso cálculo el total de alumnos para cada fecha:

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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 10, Tema: Auditoría, Subtema: Creación de tablas dinámicas, Por ejemplo.

Creación de gráficos dinámicos Para crear un gráfico dinámico, siga estos pasos: 1- Haga clic en una de las celdas de la tabla dinámica. 2- Desde la barra de herramientas tabla dinámica, haga clic en este botón:

3- Automáticamente aparecerá el gráfico:

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Escenarios Escenarios Los escenarios pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Creación de escenarios Por ejemplo: Suponga que trabaja en la caja de un Mayorista de Golosinas y le solicitan que prepare una planilla en la cual se puedan observar los precios de las golosinas, en las ventas por mayor y por menor. Observe la siguiente planilla:

A través de los escenarios, este campo mostrará los precios por Mayor y Menor

Para crear los escenarios, siga estos pasos: 1- Seleccione el rango B3:B7. 2- Desde la barra de menú, haga clic en Herramientas Escenarios... 3- Aparecerá este cuadro:


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2) Escriba un nombre para el nuevo escenario. En este caso « Precios por Mayor»

3) Cierre el cuadro

4) Ingrese los datos del primer escenario, en este caso serán los precios Mayoristas de cada uno de los productos

5) Acepte el cuadro

6) Haga clic en el botón «Agregar» y cree un nuevo escerario con el nombre Precios por Menor. Inserte estos datos: 7) Acepte el cuadro

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Resultado de los escenarios:

Ver escenario Para ver los escenarios creados, siga estos pasos: 1- Haga clic en el menú Herramientas - Escenarios... 2- Aparecerá este cuadro:


Resultado del escenario Precio por Mayor

Resultado del escenario Precio por Menor

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1) Haga clic sobre el nombre del Escenario que desea ver

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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 10, Tema: Escenarios, Subtema: Resumen de Escenarios, Por ejemplo.

Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 10, Tema: Reapaso General, Subtema: Práctica Laboral

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Actividad 10

Confeccione una planilla que posea los temas vistos en este capítulo.

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Repaso del capítulo 10 1- ¿Cuál es la utilidad de la herramienta validación? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para utilizar la herramienta auditoría? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Qué es una tabla dinámica? ¿Cómo se crea una tabla dinámica? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 4- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear un escenario? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 5- ¿Para qué se utiliza la herramienta formato condicional? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Capítulo 11 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Comprender para qué se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de cálculo con este tipo de características.  Aprender a modificar y completar una plantilla.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos.


Capítulos


Contenidos Mínimos

Plantillas

Plantillas. Trabajando con plantillas.

Guardar como página Web

Libro de Microsoft Excel 2000 en Internet.

Capítulo 11

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Plantillas Plantillas Las plantillas son moldes de planillas que pueden utilizarse como tareas comunes por ejemplo rellenar Informes, Planillas de stock, Liquidaciones de Sueldos, etc. Cada vez que se desee utilizar alguna de las tareas frecuentes o parciales, simplemente deberá abrir la plantilla y llenar los datos que desee incorporar. El programa de Excel posee algunas plantillas preestablecidas de uso frecuente como facturas, períodos de gastos y pedidos. Trabajando con plantillas Creación de plantillas: Para crear plantillas, siga estos pasos: 1- Comience creando una planilla que utilice con frecuencia, por ejemplo esta planilla de Stock:

2- Una vez que haya creado la planilla, desde la barra de herramientas, haga clic en Archivo - Guardar como... 3- Aparecerá este cuadro: 188

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3) Una vez que haya seleccionado el tipo de archivo Plantilla automáticamente verá la carpeta plantillas, donde se almacenarán las plantillas que vaya creando.

1) Escriba el nombre del archivo.

2) Seleccione el tipo de archivo como «Plantilla».

4) Haga clic en este botón.

Utilización de las plantillas personalizadas Para usar las plantillas personalizadas, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo Nuevo .... 2- Aparecerá el panel de tareas:

b) Haga clic en esta solapa

c) Haga clic en este ícono

a) Haga clic en este botón

d) Haga clic en este botón

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Completar o modificar una plantilla En Excel encontrará tres tipos de plantillas preestablecidas, Facturas, Informes de Gastos y Pedidos. Para utilizar cualquiera de este tipo de plantilla, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Nuevo... 1) Haga clic en esta solapa 2) Haga clic en este ícono

3) Haga clic en este botón Complete cada uno de los datos que desee incluir en la factura.

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Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Trabajando con plantillas, Por ejemplo. Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Completar o modificar una plantilla, Por ejemplo.

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Guardar como página Web Libros de Microsoft Excel xp en Internet Suponga que trabaja para una empresa que proporciona tutoriales de informática y le encomiendan crear un página Web con información relacionada al programa de Microsoft Excel. Una de las páginas del sitio debe dar información a cerca de la función suma. Para realizar este trabajo, siga estos pasos: 1- Cree una página en Word y guárdela en una carpeta. ¡La carpeta debe crearla en el Disco Rígido! 2- Ingrese estos datos: Microsoft Excel SUMA Suma todos los números de un rango Sintaxis: =SUMA(Rango) Suponga que debe averiguar el total de la siguiente planilla:

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3- Ingrese a Excel y cree la siguiente planilla:

4- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Guardar como página Web... 5- Aparecerá este cuadro:

2) Seleccione la ubicación del archivo. Lo más recomendable es que cree una carpeta dentro de la unidad de almacenamiento C: y allí guarde todos los archivos que va utilizando para la página.

3) Seleccione el libro o seleccione el rango que desea guardar como página W eb.

1) Escriba el nombre del archivo.

4) Haga clic en este botón.

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6- Active el programa de Word. 7- Inserte la planilla de Excel, desde el menú Insertar - Objeto... 8- Aparecerá este cuadro: a- Haga clic en esta solapa b- Haga clic en este botón c- Busque la ubicación del archivo que desea insertar

d- Haga clic sobre el archivo. e- Haga clic en este botón

f- Verifique los datos del archivo

g- Acepte el cuadro Ventana de Microsoft Word

Planilla de Excel insertada en Word

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9- Desde Mi PC abra el archivo de Word, así se abrirá directamente en Internet Explorer:

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 11, Tema: Repaso general, Subtema: Práctica Laboral

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Actividad 11 1- En un nuevo libro confeccione la siguiente planilla, como una plantilla.

2- Guarde la plantilla como página Web.

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Repaso del capítulo 11 1- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear una plantilla? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿Para qué se utiliza el comando guardar como página Web? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Cómo modificar una plantilla? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Capítulo 12 Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:  Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros abiertos.  Trabajar con diferentes hojas de cálculo abiertas y aprender a trabajar de una manera más dinámica dentro de la misma hoja.  Comprender cómo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel.  Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades para la integración de conocimientos. Organización de Contenidos

Capítulos

Capítulo 12


Contenidos Mínimos

Trabajando con ventenas

Trabajando dentro de una misma hoja. Trabajar con diferentes hohas dentro de un libro. Trabajar con varios libros.

Guardar como página Web

Configuración de propiedades.

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Trabajando con ventanas Trabajando dentro de una misma hoja Si necesita mantener visibles los rótulos de algunas filas durante el desplazamiento, podrá mantenerlas fijas utilizando la opción Dividir.

Para utilizar la opción Dividir, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Ventana - Dividir. 2- Aparecerán estas líneas indicando la división:

Barras de División

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3- Ubique el puntero del mouse en las líneas, y arrástrela hasta separar los rótulos del resto de los datos. 4- La planilla quedará de la siguiente manera:

Al utilizar la barra de desplazamiento los rótulos de la primer fila quedarán intactas

ATENCIÓN: Para quitar la división, haga clic en el Menú Ventana - Quitar División.

Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro Si desea trabajar en forma paralela con el mismo archivo actualizando permanetemente sus datos, debe utilizar la opción Nueva Ventana. Para ello, siga estos pasos: 1- Abra una planilla. Ejemplo:

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2- Haga un clic en el menú Ventana - Nueva ventana. 3- Aparecerá un nuevo archivo.

Al modificar uno de los archivos el otro se actualizará automáticamente

Trabajar con varios libros Para activar o desactivar los archivos abiertos en Excel, utilice este menú: 1- Desde la barra de menú, haga clic en:

Haga clic sobre uno de los nombres del archivo abierto que desea activar.

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Propiedades del archivo Configuración de propiedades Para observar las propiedades de un archivo, siga estos pasos: 1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Propiedades. 2- Aparecerá este cuadro: 1) Haga clic sobre esta solapa

2) Aquí podrá observar las propiedades del archivo activo.

3) Acepte el cuadro.

Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 12, Tema: Repaso general, Subtema: Práctica Laboral

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Actividad 12 1- Abra el archivo llamado Club Enero realizado en la Actividad 3. 2- Deje inmóviles los títulos de todas las columnas. 3- Abra el archivo llamado Planilla de Ventas realizado en la Actividad 6. 4- Active una nueva ventana y modifique el formato del texto. 5- Sin cerrar el libro Planilla de Ventas, active el archivo Club Enero. 6- Desde sus propiedades, verifique desde sus estadísticas, cuál es su fecha de creación.

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Repaso del capítulo 12 1- ¿Qué utilidad le daría a la herramienta dividir que se ubica en el menú ventana? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2- ¿ Cómo trabajar con diferentes hojas dentro de un libro? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3- ¿Cuáles son las características que se observan en las propiedades de un archivo? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

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Autoevaluación Esta Autoevaluación tiene como finalidad acercarlo a la metodología que se utilizará en la evaluación del Módulo. Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas detallados en este Módulo y en el Asistente Excel . Las respuestas correspondientes podrán ser consultadas en la página 209. 1. ¿Qué es un rango? a. b. c.

Un conjunto de celdas. Un conjunto de celdas seleccionadas. Un conjunto de celdas combinadas

2. Maque sólo las fórmulas a. b. c.

=Suma(a1:a9) =a1:+a9 a1-19

d. e. f.

g. h. i.

Suma(a1:a9) =b1-g5 =h5/ñ6

=h8*k9 =max(a1:a6) h8*k9=

3. Marque sólo las funciones: a. b. c.

=Suma:a1:a9) =Promedio(a5:63 =min(b1-19

d. e. f.

maz(f1:g3) =g1:o8 =f1*p9

g. h. i.

=si(a1>5;«aprobado»;»desapobado») =contar(a1:p5) =resta(a2:m3)

4. ¿Cuáles de las siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva fila. a. b. c.

Menú contextual - Insertar fila. Menú insertar - Filas. Ambas.

5. Para insertar un gráfico ¿Cuáles son los pasos que debe seguir? a.

b. c.

Seleccinar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir la opción Asistente para gráficos Seleccionar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir el botón gráficos Ninguna de las anteriores. 207

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6. ¿Qué es una macro? a. b. c.

Un conjunto de comandos Un conjunto de celdas seleccionadas Un conjunto de comandos grabados

7. Al utilizar la herramienta Auditoría en una hoja de cálculos, puede rastrear los precedentes o los dependientes a. b.

Verdadero. Falso.

8. ¿Qué es una plantilla? a. b. c.

Son moldes para páginas Web. Son moldes de planillas para Excel. Ambas.

9. Marque la fórmula que contenga un valor absoluto: a. b. c.

=v1*$f$1 =v1*$$f1 =v1*f1$$

10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro ¿Cuál es el menú que debe utilizar? a. b. c.

Menú Archivo - Nueva ventana. Menú Archivo - Nuevo... Menú Ventana - Nueva ventana.

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Respuestas correctas 1.a. 2.e.f.g.

3.g.h.i. 4.c.

5.a. 6.c.

7.a. 8.b.

9.a. 10.c.

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Bibliografía recomendada Microsoft Office XP Versión 2002 ISBN:84-415-1269-8 AUTOR: José María Delgado Cabrera Editorial: Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.)

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Índice Prólogo ................................................................................................................

3

Metodología de trabajo ......................................................................................

4

CAPÍTULO 1 ........................................................................................................ Introducción........................................................................................................ Microsoft Excel xp ................................................................................................. Ingresar a Excel .................................................................................................... Partes de la ventana ............................................................................................. Archivos nuevos .................................................................................................... Formas de selección ............................................................................................. Rango ................................................................................................................... Ingreso de información .......................................................................................... Tamaño de filas y columnas ................................................................................... Formato de celdas ................................................................................................

5 6 6 6 8 9 9 13 14 15 17

Guardar y abrir libros ......................................................................................... Guardar archivos ................................................................................................... Actualizar archivos ................................................................................................ Cerrar archivos ..................................................................................................... Abrir archivos ........................................................................................................

22 22 22 23 23

Actividad 1 .......................................................................................................... 25 Repaso del capítulo 1 ......................................................................................... 26 CAPÍTULO 2 ........................................................................................................ Series .................................................................................................................. Serie ..................................................................................................................... Crear series de dato personalizados ....................................................................

27 28 28 30

Fórmulas básicas ............................................................................................... Fórmulas básicas ................................................................................................. Algunas fórmulas básicas ..................................................................................... Suma ........................................................................... Resta ............................................................................ Multiplicación ............................................................... División ........................................................................ Porcentaje ....................................................................

31 31 31 32 33 34 35 36 211

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Funciones ........................................................................................................... Función ................................................................................................................. Funciones matemáticas y trigonométricas ............................................... Suma ...................................... Sumar.si ................................. Producto ................................. Raíz ........................................ Potencia ................................. Funciones estadísticas ............................................................................ Promedio ................................ Máximo ................................... Mínimo ................................... Contar ..................................... Contar.si ................................. Contar.blanco ......................... Contará ................................... Moda ...................................... Fecha y hora ............................................................................................ Ahora ...................................... Hoy ......................................... Día .......................................... Mes .........................................

39 39 39 39 40 42 43 44 46 46 48 49 51 52 54 56 57 59 59 60 61 62

Actividad 2 .......................................................................................................... 64 Repaso del capítulo 2 ......................................................................................... 66 CAPÍTULO 3 ........................................................................................................ Funciones lógicas .............................................................................................. Función Si ............................................................................................................. Función Si (Anidada) ............................................................................................

67 68 68 70

Funciones de búsqueda .................................................................................... 74 Funcioón BuscarV ................................................................................................. 74 Funcioón BuscarH ................................................................................................. 77 Asistente para funciones ................................................................................... 80 Asistente para funciones ....................................................................................... 80 Actividad 3 .......................................................................................................... 84 Repaso del capítulo 3 ......................................................................................... 86

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CAPÍTULO 4 ........................................................................................................ 87 Referencias relativas y absolutas ..................................................................... 88 Referencias relativas y absolutas .......................................................................... 88 Insertar y eliminar filas, columnas y hoja .......................................................... 91 Insertar y eliminar filas, columnas y hojas ............................................................... 91 Etiquetas inteligentes ......................................................................................... 96 Etiquetas inteligentes ............................................................................................ 96 Rangos ................................................................................................................ 98 Rangos ................................................................................................................. 98 Actividad 4 .......................................................................................................... 100 Repaso del capítulo 4 ......................................................................................... 101 CAPITULO 5 ........................................................................................................ Gráficos ............................................................................................................... Gráficos ................................................................................................................ Insertar un gráfico .................................................................................................. Áreas de un gráfico ............................................................................................... Tamaño de los gráficos ......................................................................................... Formato de los gráficos ........................................................................................

103 104 104 104 111 112 113

Actividad 5 .......................................................................................................... 114 Repaso del capítulo 5 ......................................................................................... 115 CAPITULO 6 ........................................................................................................ Base de datos ..................................................................................................... Base de datos ...................................................................................................... Organizar datos ....................................................................................................

117 118 118 121

Filtros .................................................................................................................. Filtros .................................................................................................................... Aplicar autofiltros .................................................................................................. Quitar autofiltro ......................................................................................................

122 122 122 124

Actividad 6 .......................................................................................................... 125 Repaso del capítulo 6 ......................................................................................... 126

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CAPÍTULO 7 ........................................................................................................ 127 Combinación de archivos .................................................................................. 128 Combinación de archivos ...................................................................................... 128 Administrar archivos y objetos ......................................................................... 135 Copiar .................................................................................................................. 135 Mover o cortar ....................................................................................................... 136 Pegado especial ................................................................................................... 138 Actividad 7 .......................................................................................................... 140 Repaso del capítulo 7 ......................................................................................... 142 CAPÍTULO 8 ........................................................................................................ 143 Administrar archivos y objetos ......................................................................... 144 Macros .................................................................................................................. 144 Creación de macros ............................................................................................. 144 Ejecutar macros .................................................................................................... 146 Macros absolutas y relativas ............................................................................. 147 Macros absolutas .................................................................................................. 147 Macros relativas .................................................................................................... 148 Actividad 8 .......................................................................................................... 150 Repaso del capítulo 8 ......................................................................................... 151 CAPÍTULO 9 ........................................................................................................ 153 Configuración de páginas ................................................................................. 154 Configuración de páginas ..................................................................................... 154 Área de impresión .............................................................................................. 158 Establecer área de impresión ............................................................................... 158 Quitar área de impresión ....................................................................................... 159 Vista preliminar ................................................................................................... 160 Vista preliminar ..................................................................................................... 160 Actividad 9 .......................................................................................................... 162 Repaso del capítulo 9 ......................................................................................... 163

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CAPÍTULO 10 ...................................................................................................... 165 Validación............................................................................................................ 166 Validación ............................................................................................................. 166 Establecer validación de datos ............................................................................. 166 Auditoría .............................................................................................................. 170 Auditoría ............................................................................................................... 170 Herramientas de la barra de herramientas Auditoría .............................................. 170 Formato condicional .......................................................................................... 173 Formato condicional ............................................................................................. 173 Tablas dinámicas ................................................................................................ 175 Tablas dinámicas .................................................................................................. 175 Creación de tablas dinámicas ............................................................................... 175 Creación de gráficos dinámicos ............................................................................ 179 Escenarios .......................................................................................................... 180 Escenarios............................................................................................................ 180 Creación de escenarios ........................................................................................ 180 Ver escenario ........................................................................................................ 182 Actividad 10 ........................................................................................................ 184 Repaso del capítulo 10 ....................................................................................... 185 CAPÍTULO 11 ...................................................................................................... 187 Plantillas .............................................................................................................. 188 Plantillas ............................................................................................................... 188 Trabajando con plantillas ....................................................................................... 188 Utilización de plantillas personalizadas .................................................................. 189 Completar o modificar una plantilla ........................................................................ 190 Guardar como página Web ................................................................................ 192 Libros de Microsoft Excel xp en Internet ................................................................. 192 Actividad 11 ......................................................................................................... 196 Repaso del capítulo 11 ....................................................................................... 197

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CAPÍTULO 12 ...................................................................................................... Trabajando con ventanas .................................................................................. Trabajando dentro de una misma hoja ................................................................... Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro ..................................................... Trabajar con varios libros ......................................................................................

199 200 200 201 202

Propiedades del archivo .................................................................................... 203 Configuración de propiedades .............................................................................. 203 Actividad 12 ........................................................................................................ 204 Repaso del capítulo 12 ....................................................................................... 205 AUTOEVALUACIÓN ............................................................................................ 207 Respuestas correctas ........................................................................................... 209 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA ...................................................................... 210

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