Excel Avanzado 2010

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INDICE

Microsoft

EXCEL AVANZADO 2010 1. Introducción 2. Objetivo Educacional 3. ACTIVAR FICHAS Y HERRAMIENTAS 3.1 Programador 3.2 Formularios y controles 4 BASES DE DATOS 4.1 Conceptos de base de datos 4.2 Filtros 4.3 Filtros avanzados 5 MACROS 5.1 Grabar una macro 5.2 Creación de botones 5.3 Modificar macro (Filtros) 5.4 Seguridad de macros 5.5 Guardar una macro 6 CREAR FORMULARIOS 6.1 Crear un formulario 6.2 Buscar, Eliminar, Modificar registros en formularios 6.3 PEGADOS ESPECIALES (VINCULOS) 6.4 Controles de funciones, Hotspots (Botones de opción, Cuadros combinados, Control de número Casillas de verificación) Asignar y Ejecutar una macro 7 REFERENCIAS A CELDAS 7.1 Relativas y Absolutas 8 VALIDACION DE CELDAS (LISTAS, FECHAS, NUMEROS, RANGOS) 9 PROTEGER CELDAS, HOJAS Y LIBROS 10 USO DE NOMBRES DE RANGOS 11 AUDITORIA DE FORMULAS 12 FUNCIONES 12.1 ConsultaV (Buscarv), ConsultaH (BuscarH) Creando una base de datos 12.2 Indice, Coincidir 12.3 Si, Y, No, O 12.4 Contar.si 12.5 Funciones de texto (Izquierda, Derecha, Med (Extrae), Encontrar, Largo, Sustituir, Mayusc, Minusc, Nompropio, Concatenar, Repetir, Encontrar, Decimal, Moneda) 12.6 Funciones de fecha y hora 12.7 Pago 12.8 Celda, Redondear, Repetir y ABS 12.9 Dia.lab 12.10 Listado de funciones 13 ANALISIS DE DATOS 13.1 Consolidar Datos 13.2 Búsqueda de objetivos 13.3 Crear escenarios para análisis Y si 13.4 Calcular varios resultados con una tabla de datos y & 13.5 Definir y resolver un problema con Solver 14 TABLAS DINAMICAS Y GRAFICOS DINAMICOS 14.1 Insertar tablas dinámicas 14.2 Tabla dinámica sobre una fuente de datos externa 14.3 Consolidación en tablas dinámicas con datos ubicados en múltiples hojas de cálculo 14.4 Función Importardatosdinámicos 14.5 Fórmulas en tablas dinámicas (Campos, elementos calculados con Fórmulas matriciales y Listas de fórmulas)) 14.6 Configuración de campo de valor

Soluciones Informáticas en HW, SW y REDES

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4 4 5 5 5 6 6 6 7 11 11 12 18 20 20 21 21 21 22 24 27 27 28 31 33 36 38 38 41 47 51 52 54 56 57 60 61 65 65 66 66 68 70 74 74 76 76 80 80 86

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14.7 Insertar gráfico dinámico 14.8 Filtrar datos en un gráfico dinámico 14.9 Insertar segmentación de datos 14.10 Dar formato a un informe de tabla dinámica 15 FUNCIONES PARA BASES DE DATOS 15.1 Indirecto 15.2 Contar, Contara, Contar.si, Contar.si.conjunto 15.3 Sumar.si, Sumar.si.conjunto 15.4 BDsuma, BDpromedio, BDmax, BDmin, BDcontara, BDcontar, BDextrae, BDproducto 15.5 Ejemplo de funciones anidadas: Si, Indice, Coincidir, Largo y sustituir 16 EJEMPLOS DE FUNCIONES CON GRAFICAS PARA BASES DE DATOS 16.1 Gráfica con función Repetir 16.2 Gráficas con casillas de verificación 16.3 Gráficas con funciones cuadráticas 16.4 Gráfica de porcentaje 16.5 Gráfica con botón cuadro combinado y funciones 16.6 Gráfica con función si 16.7 Gráfica con animaciones 16.8 Gráficas de Gantt 16.9 Gráfica de Pareto 16.10 Gráficas con eje secundario 17. EDITOR DE VISUAL BASIC PARA APLICACIONES (VBA) 17.1 Editor e interfaz de VBA 17.2 Ventana Explorador de proyectos 17.3 Ventana de propiedades 17.4 Ventana de código 18. PROGRAMAS EN VISUAL BASIC PARA APLICACIONES 18.1 Mayúsculas, Minúsculas, Tipo título 18.2 Cambiar mayúsculas automáticamente 18.3 Crear funciones 18.4 Sumar colores


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88 89 89 95 98 98 100 104 107 140 142 142 143 143 144 147 148 148 149 156 159 163 163 164 164 164 165 165 167 167 168

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1. INTRODUCCIÓN Éste artículo presenta, a modo de introducción, Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en Excel 2010 y está dirigido a usuarios avanzados de Excel que aún no son programadores. En este tema se incluye información general sobre el lenguaje de VBA, instrucciones para obtener acceso a VBA en Excel 2010, la explicación detallada de una solución para un problema real de programación de VBA en Excel y sugerencias sobre programación y depuración.

2. OBJETIVO EDUCACIONAL Lograr, que tengan- laMacros), convicción que por medio de lalocombinación Microsoft + VBA (Visual Basiclosforusuarios Applications pueden lograr TODO que necesitan realizarExcel a nivel de automatización, optimización del tiempo y el trabajo diario, generación de reportes, compartir y obtener información. Lograrán tener la convicción de que TODO se puede hacer por medio de MS Excel + VBA. Las restricciones que afecten al usuario estarán acotadas sólo por la profundidad del conocimiento del lenguaje VBA, el nivel de dominio de las funcionalidades de Excel y su propia imaginación. Este curso está dirigido a ejecutivos, profesionales, técnicos, administrativos y oficinistas en general,

Objetivos Específicos del Curso Aumentar la productividad de los usuarios drásticamente. Ahorrar tiempo, que podrá destinarse para otras cosas. Maximizar la precisión de los resultados y minimizar los errores. Una vez validado el código de VBA, las tasas de error tenderán a cero. Las aplicaciones creadas, podrán ser utilizadas y/o consultadas y/o actualizadas por otros usuarios en forma fácil y segura. Los usuarios funciones Los usuarios podrán podráncrear interactuar conpersonalizadas. diversas Bases de Datos, con el fin de actualizarlas u obtener datos. Los usuarios aprenderán a automatizar sus tareas mas rutinarias y tediosas. Podrán crear Menús didácticos, los que podrán ser utilizados por cualquier persona sin conocimientos de macros.


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3. ACTIVAR FICHAS Y HERRAMIENTAS 3.1 PROGRAMADOR Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: a) Haga clic en el botón de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones. b) En la categoría Personalizar Cinta de opciones, del lado derecho donde dice Fichas Principales, active la casilla de verificación Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.2 FORMULARIOS Y CONTROLES


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4. BASES DE DATOS 4.1 CONCEPTOS DE BASE DE DATOS Base de Datos: Es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y tablas. Caracteres: Es cualquier símbolo en una computadora. Pueden ser números, letras, puntuaciones, espacios, etc. Un caracter corresponde, por lo general, a un byte, conformado por ocho bits. unadepieza única de ainformación, cada una de las un columnas que forman tabla. Campos: Es Contienen datos tipo diferente los de otrosescampos. Ejemplo: campo contendrá unlatipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.

Registros: Es un sistema completo de campos y es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección. Tabla: Es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono. Cada tabla creada debe tener un nombre único en cada Base de Datos, haciéndola accesible mediante su nombre, además son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Campo

Carácter

Registro

Tabla

4.2 FILTROS Filtro de registros: Aplicar el filtro es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de una listacriterio o base (criterios: de datos ycondiciones trabajar con que el mismo. Un rango para o listalimitar filtradolos muestra soloque las se filasincluyen que cumplen el se especifican registros en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifiquen para una columna. Microsoft. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:


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Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtrado avanzado, para criterios más complejos y manejo de duplicados.

Buscar registro mediante el Autofiltrado. Para filtrar una lista, haga clic en cualquier celda de la misma, trabajemos con una base de datos que usamos más grande, elija Filtrado en la ficha Datos. Y a continuación, haga clic en Filtro. Excel muestra flechas a la derecha de los rótulos de columna de la lista. Para seleccionar el valor de desee mostrar en la lista, haga clic en el botón de flecha y a continuación en el valor deseado.

Por ejemplo, si deseara saber quiénes de la lista flecha son de Cuernavaca, de clicDirección. en la cabeza de de la columna Se desplegara una lista, de clic en SELECCIONAR TODO (para quitar todos los países) y después de clic en Cuernavaca y ACEPTAR, automáticamente aparecerán solamente los registros que contengan CUERNAVACA como lugar de nacimiento, como aparece en seguida.

4.3 FILTROS AVANZADOS Para utilizar un Filtrado Avanzado la hoja de cálculo debe disponer de al menos tres áreas vacías que pueden utilizarse como rango de criterios, deben incluir los mismos títulos de las columnas de los datos. Copie los títulos de las columnas correspondientes d las columnas que contienen los valores que desee filtrar. Péguelos en la primera fila vacía del rango que utilizará como rango de criterios, como se muestra a continuación: (mejor ponerlos siempre del lado derecho y saltándose una columna y una fila por lo menos.)


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Ahora teclee un dato a buscar, como puede ser una CLAVE DEL TRABAJADOR en la columna IDTRABAJADOR, con ello está pidiendo que le de todos los registros del cliente Alfki, en otras palabras usted quiere saber cuáles de los datos del cliente que tiene en la base de datos, ahora coloque el cursor sobre la primera celda de la base de datos y active el filtro desde fichas Datos, Avanzadas, como se muestra en la figura. Ahí seleccione las áreas de Rango de lista, es donde está la base de datos y Rango de Criterios, es el lugar en donde tecle la consulta. Si va a poner en otro lugar los registros de la base que cumplan con el criterio seleccionado de clic en copiar a otro lugar, en éste caso deberá seleccionar la tercer área: Copiar a (o área de extracción en el cual se seleccionan los puros títulos para área ilimitada) de clic en Aceptar. El resultado será el siguiente:

Pruebe que el filtro funcione dando otros valores en el rango de criterios y volviendo a ejecutar el comando Filtro Avanzado del menú Datos, Filtro. No se olvide de activar la casilla de Copiar a si lo que desea es extraer información. Los criterios del filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una fórmula. Se incluye tres o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Criterios de Dos o más Columnas. Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzcan todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.


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FILTRO AVANZADO (Y)

FILTRO AVANZADO PROMEDIO Fórmula en celda A2 =B6
FILTRO AVANZADO CONTAR.SI Fórmula en celda A2 CONTAR.SI($A$7:$A$16,A7)>1


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FILTRO AVANZADOS VALORES UNICOS


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5. MACROS Hay procedimientos que se repiten muchas veces en nuestra vida diaria, eso ocasiona que tengamos que ejecutar la misma secuencia de pasos una y otra vez. Excel proporciona un mecanismo que le permitirá grabar una sola vez esa secuencia y pedir que se repita la cantidad de veces que usted desee. Este mecanismo recibe el nombre de MACRO.

5.1 GRABAR UN MACRO. 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro. 2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los Caracteres siguientes pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una, referencia de celda, puede aparecer un mensaje indicado que el nombre de la macro no es válido.

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3. Ahora hay que grabar las acciones de que estará formada la macro. Haga de cuenta que inició la grabación. Como lo que queremos hacer es una macro que nos ahorre los pasos para hacer la consulta después de que hemos anotado el criterio de búsqueda, grabemos los pasos para lograrlo. OJO: los pasos que haga se están grabando. De clic en el menú Datos, seleccione Filtro y a continuación Filtro avanzado, en la ventana que aparece de clic en Copiar a otro lugar y como los demás datos ya están como son el Rango de la lista y el Rango de criterios, ya nasa hay que hacer solo dar clic en Aceptar, a continuación, cuando termine de grabar la macro, haga clic en Detener grabación de la ficha Programador en el grupo Código.

4. También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de estado.


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5.2 CREACIÓN DE BOTONES Usted puede crear un botón para que se ejecute un macro, e la mejor forma de automatizar su trabajo, también puede asignar una macro a un objeto de dibujo o a un control gráfico en la hoja de cálculo. Si desea ejecutar una macro existente desde un botón de la hoja de cálculo, asegúrese de que el libro que contenga la macro está abierto. Veamos cómo crear los botones que asociaremos a cada macro. Asegúrese de que aparece la ficha del programador y ahí se encuentra al botón insertar, de haga clic en el botón (insertar), y luego la opción del botón el puntero del mouse se convertirá en una crucecita, de clic sostenido en el lugar en donde desee poner el botón que va a crear y arrastre hacia abajo y a la derecha hasta que adquiera el tamaño que usted desea,correspondiente automáticamente se botón crearádando el botón podrá ventana donde podrá asignar la macro a ese clic yenseella y en una Aceptar. Ahora cree usted los botones para cada una de las macros.

Le habrá quedado botones con números, ejemplo: Para que cada botón esté debidamente identificado, de clic secundario en cada uno de ellos, seleccione Modificar texto y teclee para que sirve cada botón. Si selecciona Formato de control, podrá ponerle letra y tamaño del color que quiera a la descripción de su botón. Se hizo las cosas bien habrá obtenido una base de datos con unos botones con la siguiente presentación. Nota. Siesté se agrega cálculo abierta. un control a una hoja de cálculo, únicamente estará disponible cuando la hoja de

Controles de f ormularios Puede crear formularios personalizados configurado una hoja de cálculo con el texto, los gráficos y el formato que desee y a continuación, guardando el libro como plantilla. Los usuarios pueden imprimir la hoja y rellenar el formulario en papel o rellenar las celdas en blanco en pantalla para imprimir después del formulario. Si rellenan el formulario en pantalla en Excel, puede incluir características que automaticen la introducción y el análisis de la información.


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Si desea utilizar un formulario para introducir datos en una lista o en una base de datos de Excel, puede utilizar un formulario de datos integrando, o bien crear un formulario o una plantilla personalizados.

Utilizar controles. Puede agregar controles a los formularios de pantalla para facilitar la introducción de datos, así como para reunir y procesar la información introducida. La barra de herramientas Formularios contiene los controladores disponibles. Los usuarios de formularios en pantalla, por ejemplo, pueden seleccionar elementos en un control de lista desplegable (cuadro combinado) que esté vinculado a las celdas que contienen lista. En formularios impresos, puede agregar casillas de verificación con rotuló y botones de opción. Defina los controles vacíos (sin marca) de forma predeterminada, para que aparezcan en blanco y sea posible marcarlos en el papel. Si los usuarios escribir varias líneas de información, puede usar bordes de celda plateados para agregar líneas al deben formulario.

En el caso de formularios creados para programas especializados de Visual Basic para aplicaciones o para la web, deberá utilizar los controles ActiveX más adaptables y de mayor funcionalidad en el cuadro de controles estos están explicados en el penúltimo modulo llamado cuadros de dialogo.

Crear macros. Agregue macros a un formulario para procesar datos automáticamente y personalizarlo aún más, en función de las entradas de los usuarios. Por ejemplo, si un usuario activa una casilla de verificación con el rotulo “casado”, una macro vinculada a esta casilla puede mostrar la entrada “nombre de la esposa”.

Agregar comentarios. Para incluir instrucciones sobre la forma de rellenar el formulario, puede agregar comentarios a las celdas. Crear fórmulas. Dado que el formulario tiene toda la funcionalidad de una hoja de cálculo, puede usar datos de las celdas para incluirlos en formulas. Por ejemplo, a medida que los usuarios rellenan números y cantidades de artículos en un formulario de pedido, las formulas pueden ir calculando los totales, los impuestos y los gastos de envió. Agregar un botón (control de formulario) 1. Si la ficha programador no está disponible, muéstrela. mostrar la ficha del programador a. Haga clic en el botón de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones b. En la categoría personalizar Cinta de opciones, del lado derecho donde dice Fichas Principales, active la casilla de verificación Programador, y a continuación, haga clic en Aceptar. Nota. La cinta de opciones es un componente de la interfaz de usuario Microsoft Office Fluent. 2. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en Insertar y después, en Controles de formularios, haga clic en Botón. 3. Haga clic en la ubicación de la hoja de cálculo en la que desee que aparezca la esquina superior del botón. 4. Asigne un macro al botón. Para obtener más información acerca de cómo crear y modificar macros, consulte la sección de Ayudas Macros. 5. Para especificar las propiedades de control del botón, haga clic en el botón secundario en el mouse y, a continuación, haga clic en Formato de control. Si agrega un control que no se a un botón, haga clic con el botón secundario en el control y a continuación, haga clic en Asignar Macros en el menú contextual.


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Si la macro no existe, puede grabarse o escribirse una nueva. Para ellos, haga clic en Grabar en el cuadro Nombres de macro. Haga clic en Nuevo para abrir un módulo de Visual Basic en el que se puede escribir la macro. Nota si se agrega un control a una hoja de cálculo, únicamente estará disponible cuando la hoja de cálculo esté abierta. Si se desea ejecutar una macro utilizando un botón, independiente de los libros que estén abiertos en ese momento, pueden ejecutarse la macro desde un botón de la barra de herramientas personalizada.

Casilla (control de formulario) Un valor que presenta una selección inequívoca entre opuestos. Es posible seleccionar más de una casilla a la vez en una hoja de cálculo o en un cuadro de grupo. Puede utilizar una casilla. Por ejemplo, para crear un formulario de pedido que contenga una lista de productos disponibles o para una aplicación de seguimiento de inventarios en la que se muestre si algún producto esta descatalogado. Agregar una casilla (control de formulario) 1. Si la ficha programador no está disponible, muéstrela. mostrar la ficha del programador a. Haga clic en el botón de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones b. En la categoría personalizar Cinta de opciones, del lado derecho donde dice Fichas Principales, active la casilla de verificación Programador, y a continuación, haga clic en Aceptar. Nota. La cinta de opciones es un componente de la interfaz de usuario Microsoft Office Fluent. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en Insertar y, a continuación, en Controles de formulario, haga clic en Casilla de verificación.

Haga clic en la ubicación de la hoja de cálculo en la que desee que aparezca la esquina superior izquierda del control. En la ficha programador, en el grupo controles, haga clic en propiedades, Sugerencia: también puede hacer clic en botón secundario en el control y, a continuación, hacer clic en formato de control. Para especificar las propiedades del control, siga este procedimiento: El valor, especifique el estado inicial de la casilla llevando a cabo una de las siguientes acciones: Para mostrar una casilla con una marca de verificación, haga clic en Activado. Una marca de verificación indica que la casilla esta activada. Para mostrar una casilla sin marcar, haga clic en Sin activar. Para mostrar una casilla marcada con sombreado, haga clic en mixto. El sombreado indica una combinación de estados, activados y desactivados: por ejemplo, cuando hay varias selecciones. En el vincular con la celda, escriba la referencia de la celda que contenga el estado actual de la casilla: Cuando la casilla esta activada, la celda vinculada devuelve un valor TRUE. Cuando la casilla esta desactivada, la celda vinculada devuelve un valor FALSE. Nota. Cuando la celda vinculada esta vacía, Microsoft Office Excel interpreta el estado de casilla como FALSE. Si el estado de la casilla es mixto, la celda vinculada devuelve un valor de error del tipo #N/A. utilice el valor devuelto en una fórmula para interpretar es estado actual de la casilla.


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Por ejemplo, el formulario de una encuesta de viajes contiene dos casillas con las etiquetas Europa y Australia contenidas en un cuadro de grupo denominado Destinos visitados. Estas dos casillas están vinculadas con las celdas C1 (para Europa) y C2 (para Australia). Cuando el usuario activa la casilla Europa, la siguiente formula en la celda C1 interpreta el =IF(CI=TRUE,” Ha visitado Europa”,” No ha visitado Europa”).

Si el usuario desactiva la casilla Australia, la siguiente formula en la celda D2 interpreta el valor como “NO ha visitado Australia”: =IF(C2=TRUE,” Ha visitado Australia”,” No ha visitado Australia”).

Si hay tres estados para interpretar (Activado, Sin activar y Mixto) en el mismo grupo de opciones, puede utilizar de manera similar las funciones ELEGIR o BUSCAR. Nota el tamaño de la ajustar. casilla dentro del control y su distancia con respecto al texto con el que está asociada no se puede

Botones de opción Permite la elección de una sola opción de entre un conjunto de opciones que se excluyen mutuamente. Normalmente, un botón de opción (o botón de radio) está dentro de un cuadro de grupo p un macropuede utilizar un botón de opción, por ejemplo en un formulario de pedido en el que el usuario pueda seleccionar un tamaño en un intervalo: pequeño, mediano, grande o extra grande. También, podría usarlo para proporcionar opciones de envió, por ejemplo, por tierra, exprés o mensajería urgente de 24 h.

Agregar un botón de opción (control de formulario) 1. Si la ficha programador no está disponible, muéstrela. mostrar la ficha del programador a. Haga clic en el botón de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones b. En la categoría personalizar Cinta de opciones, del lado derecho donde dice Fichas Principales, active la casilla de verificación Programador, y a continuación, haga clic en Aceptar. Nota. La cinta de opciones es un componente de la interfaz de usuario Microsoft Office Fluent. 2. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en Insertar y después, en Controles de formularios, haga clic en Botón de opciones. Haga clic en la ubicación de la hoja de cálculo en la que desee que aparezca la esquina superior izquierda del botón de opción. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en Propiedades Sugerencia: también puede hacer clic en botón secundario en el control y, a continuación, hacer clic en formato de control. Para establecer las propiedades del control, siga este procedimiento: El valor, especifique el estado inicial del botón de opción llevando a cabo una de las siguientes acciones: Para mostrar un botón de opción seleccionando, haga clic en Activado. Para mostrar un botón de opción sin seleccionando, haga clic en Sin activar. En el cuadro vincular con la celda, escriba la referencia de la celda que contenga el estado actual del botón de opción. La celda vinculada devuelve el número del botón de opción seleccionado en el grupo de opciones. Use la misma celda vinculada para todas las opciones del grupo. El primer botón de opción devuelve el valor 1, el segundo devuelve el valor 2 y así sucesivamente. Si tiene dos o más grupos de opciones en la misma hoja de cálculo, use una celda vinculada diferente para cada grupo de opciones. Use el número devuelto en una fórmula para interpretar el estado de la opción seleccionada. Por ejemplo: un formulario de personal, con un cuadro de grupo pata Tipo de empleo contiene dos botones de opción con la etiquetas jornada completa y media jornada vinculados con la celda C1 cuando un usuario selecciona una de los dos opciones, la siguiente formula en la celda D1 interpreta el valor como “jornada completa” si esta seleccionado el primer botón o como “media jornada” si esta seleccionado el

segundo botón.


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=IF(C1=1, “jornada completa”, “media jornada”)

Si hay tres o más opciones para interpretar en el mismo grupo de opciones, puede usar de manera similar las funciones ELEGIR o BUSCAR. NOTA. También puede modificar las propiedades del control si selecciona el control y después hace clic en Propiedades de control en la barra de herramienta Formularios. El tamaño del botón de opción del control y su distancia con respecto al texto con el que está asociada no se puede ajustar. Para ver un ejemplo de los botones de opción en una plantilla de Excel, consulte el tema de la Ayuda sobre una calculadora para un colegio electoral.

Cuadros de grupos (control de f ormularios) Los cuadros de grupos y lospara macros son objetos rectangulares con etiquetas opcionales. Utilice un cuadro de grupo o un macro organizar visualmente los elementos relacionados en un formulario. Por ejemplo, en una aplicación de pedido de cliente, agrupe el nombre, la dirección y el número de cuenta de un cliente; o bien, en un formulario de pedido, agrupe una lista de productos.

Agregar un cuadro de grupos 1. Si la ficha programador no está disponible, muéstrela. mostrar la ficha del programador a. Haga clic en el botón de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones b. En la categoría personalizar Cinta de opciones, del lado derecho donde dice Fichas Principales, active la casilla de verificación Programador, y a continuación, haga clic en Aceptar. Nota. La cinta de opciones es un componente de la interfaz de usuario Microsoft Office Fluent. 2. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en Insertar y después, en Controles de formularios, haga clic en cuadro de grupo. 3. Haga clic en la ubicación de la hoja de cálculo en la que desee que aparezca la esquina superior izquierda del cuadro del grupo. 4. Coloque los controles afines dentro de los límites del cuadro de grupo por ejemplo: a. Casillas, como en una lista de compras de productos relacionados. b. Etiquetas y cuadros de textos que por ejemplo contenga información de nombre y direcciones. c. Botones de opción de un conjunto de opciones que se excluyen mutuamente, como pequeño mediano o grande. Para especificar las propiedades del control, haga clic en el botón secundario en el control y, a continuación, haga clic en Formato de control.

Etiqueta y cuadro de texto (control de formulario) Una etiqueta contiene texto que identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto o muestra texto descriptivo, por ejemplo: títulos, leyendas o instrucciones breves. Además, una etiqueta puede mostrar una imagen descriptiva. Se puede utilizar una etiqueta para la ubicación flexible de instrucciones, para destacar texto y para indicar que las celdas combinadas o una ubicación de celda específica no son una solución práctica. Un cuadro de texto es un rectángulo en el que es posible ver, escribir o editar texto o datos enlazados a una celda. Un cuadro de texto también puede ser un campo de texto estático que presenta información de solo lectura. Utilice un cuadro de texto como alternativa a escribir texto en una celda, cuando desee mostrar un objeto que flota libremente. También puede usar un cuadro de texto para mostrar o ver texto independiente de los límites de filas y columnas pero conservando el diseño de la cuadricula o tabla de datos en la hoja de cálculo. Agregar una etiqueta y cuadro de texto 1. Si la ficha programador no está disponible, muéstrela. mostrar la ficha del programador a. Haga clic en el botón de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones


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b. En la categoría personalizar Cinta de opciones, del lado derecho donde dice Fichas Principales, active la casilla de verificación Programador, y a continuación, haga clic en Aceptar. Nota. La cinta de opciones es un componente de la interfaz de usuario Microsoft Office Fluent. 2. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en Insertar y después, en Controles de formularios, haga clic en etiqueta. 3. Haga clic en la ubicación de la hoja de cálculo en la que desee que aparezca la esquina superior izquierda de la etiqueta. 4. Para especificar las propiedades del control, haga clic en el botón secundario en el control y, a continuación, haga clic en Formato de control.

Cuadro de lista (control de formulario) Muestra una lista de uno a más elementos de texto de entre los cuales pueden elegir el usuario. Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista, pero requiere que el usuario haga clic en la flecha abajo para mostrar la lista de elementos. Utilice un cuadro conbinado para permitir que el usuario escriba una entrada o elija un solo elemento de una lista. El control muestra el valor actual en el cuadro de texto, independientemente de cómo se haya insertado ese valor.

Agregar un cuadro de lista 1. Si la ficha programador no está disponible, muéstrela. mostrar la ficha del programador a. Haga clic en el botón de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones b. En la categoría personalizar Cinta de opciones, del lado derecho donde dice Fichas Principales, active la casilla de verificación Programador, y a continuación, haga clic en Aceptar. Nota. La cinta de opciones es un componente de la interfaz de usuario Microsoft Office Fluent. 2. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en Insertar y después, en Controles de formularios, haga clic en cuadro de lista. 3. Haga clic en la ubicación de la hoja de cálculo en la que desee que aparezca la esquina superior izquierda del cuadro del grupo. 4. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en propiedades. Sugerencia: también puede hacer clic en el botón secundario en el control y, a continuación, haga clic en Formato de control. Para especificar las propiedades del control, siga este procedimiento: 1. En el cuadro Rango de entrada, escriba la referencia de la celda que contenga el rango con los valores para mostrar en el cuadro de lista. 2. En el cuadro Vincular con la celda, escriba la referencia de la celda que contenga la selección del cuadro de lista. La celda vinculada devuelve el número del botón de opción seleccionado en el grupo de opciones. Use la misma celda vinculada para todas las opciones del grupo. El primer botón de opción devuelve el valor 1, el segundo devuelve el valor 2 y así sucesivamente. Use el número en una fórmula para devolver el elemento real del rango de entrada. Por ejemplo: un formulario de preferencia de postre tiene un cuadro de lista que esta vinculados con la celda C1 el rango de entrada de la lista es D1:D5 y los elementos en el rango son: “helado” (D1) “pastel” (D2) “licor” (D3) “dulces” (D4) y “chocolate” (D5). La fórmula siguiente escrita en la celda B1, devuelve el valor “licor” del rango D1:D5 si el valor de C1 es 3, según la

selección actual en el cuadro de lista. =INDICE(D1:D5,C1) 3. EN TIPO DE SELECCIÓN, ESPECIFIQUE LA MANERA ENQUE SE OUEDE seleccionar los elementos del cuadro de lista mediante una de las acciones siguientes: a. Para crear un cuadro de lista de selección simple, haga clic simple. b. Para crear un cuadro de lista seleccione múltiple, haga clic en múltiple. c. Para crear un cuadro de listas de selección extendida, haga clic en Extendida.


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Nota: si se establece el tipo de selección en múltiple o Extendida, la celda que se especifica en el cuadro de Vincular con la celda devuelve el valor 0 y se emite. Los tipos de selección Múltiples y Extendida requieren el uso de código de Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA) en estos casos puede optar por el uso de un cuadro de listas de control ActiveX.

Agregar un cuadro combinado 1. Si la ficha programador no está disponible, muéstrela. mostrar la ficha del programador a. Haga clic en el botón de archivo y, a continuación, haga clic en Opciones b. En la categoría personalizar Cinta de opciones, del lado derecho donde dice Fichas Principales, active la casilla de verificación Programador, y a continuación, haga clic en Aceptar. Nota. La cinta de opciones es un componente de la interfaz de usuario Microsoft Office Fluent. 2. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en Insertar y después, en Controles de formularios, haga clic en cuadro combinado 3. Haga clic en la ubicación de la hoja de cálculo en la que desee que aparezca la esquina superior izquierda del cuadro combinado. Aparece la flecha abajo junto al cuadro de texto contraído 4. En la ficha Programador, en el grupo controles, haga clic en propiedades. Sugerencia: también puede hacer clic en el botón secundario en el control y, a continuación, haga clic en Formato de control. Para especificar las propiedades del control, siga este procedimiento: 1. En el cuadro Rango de entrada, escriba la referencia de la celda que contenga el rango con los valores para mostrar en el cuadro de lista desplegable del cuadro combinado. 2. En el cuadro Vincular con la celda, escriba la referencia de la celda que contenga la selección del cuadro de lista desplegable del cuadro combinado. La celda vinculada devuelve el número del elemento seleccionado en la lista desplegable del cuadro combinado. El primer elemento del rango devuelve el valor 1, el segundo devuelve el valor 2 y así sucesivamente. Use el número en una fórmula para devolver el elemento real del rango de entrada. Por ejemplo: un formulario de preferencia de postre tiene un cuadro combinado que esta vinculados con la celda C1 el rango de entrada de la lista es D1:D5 y los elementos en el rango son: “helado” (D1) “pastel” (D2)“licor” (D3) “dulces” (D4) y “chocolate” (D5). La formula siguiente escrita en la celda B1, devuelve el valor “licor” del rango D1:D5 si el valo r de C1 es 3, según la

selección actual el cuadro combinado. =INDICE(D1:D5,C1) Nota: si desea crear un cuadro combinado que permita al usuario modificar el texto en el cuadro de texto, puede optar por el uso de un cuadro de listas de control ActiveX Cuadro combinado. 3. En el cuadro Líneas de unión verticales, escriba el número de líneas que se van a mostrar en la lista desplegable del cuadro combinado. Si el valor es: a. 0, se omite y se interpreta como su fuera 1 b. Si el número de las líneas es inferior al número de elementos del rango especificado en el cuadro Rango de entrada, so mostrara una barra de desplazamiento. c. Si el número de líneas es igual o superior al número de elementos del rango especificado en el cuadro Rango de entrada, so se mostrara ninguna barra de desplazamiento.

5.3 MODIFICAR MACRO (FILTROS) MODIFICAR MACROS La modificación de una macro es a través del Editor de Visual Basic. Puede utilizarse el Editor de Visual Basic para escribir y modificar las macros adjuntadas a los libros de Microsoft Excel.


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Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccione Macros en la ficha del Programador. 2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. 3. Haga clic en Modificar. Después de seleccionar la macro indicada y dar clic en el botón de modificar aparecerá una pantalla como la que a continuación se muestra: El uso de las características de este Editor queda fuera del alcance de este manual. Si considera necesario utilizarlo le recomendamos acceder al sitio Microsoft y obtener las referencias al material referencias al Editor de Visual Basic para Aplicaciones.

MODIFICADO


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5.4 SEGURIDAD DE MACROS Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros. 2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en aceptar. Nota: para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

5.5 GUARDAR UNA MACRO Debes especificar el tipo de archivo como Libro de Excel habilitado para macros.


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6. CREAR FORMULARIOS Para añadir registros en una base de datos usted puede crear un Formulario. El formulario de datos muestra los títulos de columna, con un espacio en blanco debajo de cada título para que pueda llenar los datos. Con los Formularios de datos, escribir datos es más fácil que escribir en las columnas.

6.1 CREAR UN FORMULARIO Para añadir registros desde un Formulario se deberán seguir los siguientes pasos: 1. De clic en el primer campo del primer registro 2. Agregar un formulario a la cinta de acceso rápido porque no es una herramienta que exista en la cinta de opciones. 3. Seleccione formulario de la barra personalizada de acceso rápido. 4. De clic de Nuevo para indicar que va a meter un nuevo registró. 5. Empezar a llenar el contenido de cada campo. 6. Al terminar cada de llenar cada registro, dar clic en Nuevo. 7. Cuando finalice con la entrada de datos de clic en el botón Cerrar.

Buscar registros desde un formulario Primero deberá crear el formulario, empecemos dando clic en la primer celda de la lista, nuevamente en JUAN, luego demos clic en Datos y seleccionemos Formulario. En el formulario podrá buscar los registros uno por uno utilizando (buscar anterior y buscar siguiente). También se pueden buscar registros mediante el botón criterios pero es mejor utilizar filtros el cual se ve adelante.

6.2 BUSCAR, ELIMINAR, MODIFICAR REGISTROS EN FORMULARIOS


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6.3 PEGADOS ESPECIALES (VINCULOS) La vinculación de información implica mostrar en una hoja, de manera automática información o datos que pueden estar en otra hoja, en otro libro o archivo o ser de otra aplicación inclusive. Un vínculo es una referencia a otra parte de la misma hoja, a otra hoja o libro. También es posible establecer un vínculo con otro programa. A veces los vínculos de este tipo se denominan referencias remotas. Puesto que los datos de otro libro o programa pueden cambiar, dejando anticuados los datos del primer libro, existen opciones para controlar la actualización de los vínculos. Pueden configurarse varios tipos de conexiones o vínculos, entre un libro de Microsoft Excel y un libro externo o archivo externo. Puede conectarse un libro con los archivos en el sistema, en la red o en Internet. Puesto que estos métodos crean conexiones con los datos en lugar de copiarlos, podrá actualizarse el libro fácilmente cuando se realicen cambios en los datos externos. Veamos un ejemplo en donde son útiles los Vínculos. Primero vincular el dato que se capturara al tabla

Posteriormente se vinculan el resto de los datos “del rango copiar a” a la hoja de la presentación, donde

escribirás la clave.

Primero se copia y al pegar debe ser con pegado especial seguido de Pegar vínculos


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En la barra de fórmulas puedes observar el vínculo al dar pegado especial

Así se va haciendo copiar y pegado especial para cada campo.

Aquí copiaste de la tabla para pegar el nombre a la hoja de control

Así debe quedar todo vinculado


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6.4 CONTROLES DE FUNCIONES, HOTSPOTS Y ASIGNAR Y EJECUTAR UNA MACRO Cuadro combinado

Ejecutar una macro. Existen varias maneras de-ejecutar una-macro siempre puede ejecutar una macro las fichas Programador y Vista y entrando a macros. Dependiendo de cómo esté asignada la ejecución a la macro, puede que también pueda ejecutarla presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL o haciendo clic en un botón de barra de herramientas o en un área de un objeto, un gráfico o un control. Asimismo, puede ejecutar una macro automáticamente cuando se abre el libro. Cuando el nivel de seguridad de macros de Microsoft Office Excel está establecido en Deshabilitar todas las macros sin notificación, Excel sólo ejecutará las macros firmadas digitalmente o almacenadas en una ubicación de confianza, como por ejemplo la carpeta de inicio de Excel. Si la macro que desea ejecutar no está firmada digitalmente o no está almacenada en una ubicación de confianza, puede cambiar temporalmente el nivel de seguridad para que se habiliten todas las macros. 1. Habilite todas las macros. 2. Abra el libro que contiene el macro. 3. En la ficha programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. 4. En el cuadro nombre de la macro, haga clic en el macro que desea ejecutar. 5. Siga una de los procedimientos siguientes: Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar. Nota: también puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC. Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic, haga clic en Edición y, a continuación, en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm o presione F5. 6. Puede ejecutar otra macro mientras trabaja en el Editor de Visual Basic. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el macro que desea ejecutar y, a continuación, en Ejecutar. Ejecutar una con botón de la barra de herramientas de acceso rápido. 1. Haga clic en el botón Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones. 2. Haga clic en Personalizar y, a continuación, en la lista Comandos disponibles en, seleccione 3. 4. 5. 6. 7.

Comandos utilizados. En el cuadromás de lista, haga clic en Ver macros y, a continuación, en Agregar. Haga clic en Aceptar. El botón Ver macros se agregará a la barra de herramientas de acceso rápido. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón Ver macros. En el cuadro Nombre de la macro, haga dicen la macro que desea ejecutar y, a continuación, en Ejecutar.


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Hotspots Agregar gráficos puede agregar gráficos a los formularios. Por ejemplo, puede agregar imágenes digitales y objetos de dibujo creados con la barra de herramientas Dibujo, además de cuadros y efectos de texto creados con la herramienta WordArt. 1. En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto, gráfico o control al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro en el menú contextual. 2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Crear control de número


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Casilla de verificación, Botón de opción y Etiquetas


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7. REFERENCIAS A CELDAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS Referencias relativas y referencias a celdas en las Fórmulas. El copiar una fórmula hacia arriba, abajo, a la derecha o a la izquierda provoca que en las fórmulas cambien las referencias de renglones o columnas según sea la dirección de la copia. Esto permite adaptar la fórmula a la nueva posición permitiendo utilizar una sola fórmula para una gran cantidad de cálculos. En ciertos casos esto puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos mantener una referencia a un dato de manera constante y su referencia no debe cambiar. Una solución sería hacer una formula por cada celda, pero no es una solución eficiente, entre más datos se tenga más larga será esta tarea.

Referencias absolutas y referencias relativas Considere los datos de la siguiente tabla donde se desea calcular el cambio de pesos a dólares: Las referencias relativas al hacer una fórmula como se muestra en el ejemplo de la celda D1:D15, basta con hacer una sola fórmula y podrás hacer autollenado y tendrás el resto de las fórmulas donde cambia la fila menos la columna ya que se multiplica columnas A*C

Las referencias Absolutas son valores constantes o fijos que al elaborar una fórmula y deseas hacer autollenado como se muestra en el ejemplo de las celdas E12:E15 ahí hay un valor que debe ser mismo (valor del dólar que se encuentra en la celda C10) La división es D12 que es el importe entre el valor del dollar C10 y éste valor no debe cambiar por lo tanto para que no cabie debes colocar el cursor en en la celda que no vas a modificar y oprimir la tecla éste valor no debe cambiar por lo tanto para que no cabie debes colocar el cursor en en la celda que no vas a modificar y oprimir la tecla F4 para que se coloquen signos de peso y con estarás fijando una celda y ya podrás hacer autollenado.


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8. VALIDACION La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.



Validación de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones. Rodear con un círculo datos no válidos:Rodea con un círculo rojo los datos de las celdas a las



cuales les asignamos una restricción pero que por alguna razón tienen datos que están fuera de estos rangos. Borrar círculos de validación: Simplemente deja de mostrar los círculos del punto anterior.



Validación de números. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la selección y que muestre el menú con las opciones disponibles.  



Configuración: En la cual configuramos qué valores están permitidos. Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona

la celda con la validación. Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores. Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados. o o Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar. Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados. o


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Validación de lista con Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”. En nuestro ejemplo, tenemos una lista específica los datos que necesitamos que estén disponibles. Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el srcen donde se encuentran los datos disponibles. Para no extenderme mucho más, simplemente pondré un Mensaje de Error en el cual indico:   

Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3) Título (lo que se mostrará en la barra azul del mensaje): ingreso “Error de datos” Mensaje de error: “La categoría no está dada de alta”.

Rodear con un círculo datos no validos Puede que desee revisar las hojas de cálculo para buscar datos incorrectos que pueden srcinar cálculos o resultados equivocados. Puede identificarlas celdas con validación de datos que contengan datos no válidos mostrando un círculo rojo alrededor de ellos, de modo que pueda encontrar los problemas y corregirlos con facilidad. 1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en la flecha situada junto a Validación de datos y, a continuación, haga clic en Rodear con un círculo datos no válidos.


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2. Microsoft Office Excel muestra un círculo rojo alrededor de las celdas que contengan datos no válidos. 3. Se rodean con un circulo todas las celdas que no cumplan sus criterios de validación de datos, incluidos los valores que se han escrito, copiado o rellenado en las celdas, los valores calculados por fórmulas o los introducidos por macros.

Ocultar los círculos de validación. 1. Siga uno de estos procedimientos. 2. Para quitar el círculo de una solo celda, escriba los datos válidos en la celda. 3. En la ficha datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en la flecha situada junto a Validación de datos y, a continuación, haga clic en Borrar círculos de validación.


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9. PROTEGER CELDAS, HOJAS Y LIBROS Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel ofrece varias órdenes para Proteger las celdas del libro. Pera ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo.

Para desbloquear las celdas que queremos variaren algún momento sigue los siguientes pasos:  Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones.  Seleccione la pestaña Inicio.  Haga clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección fuente.  Hacer clic sobre la pestaña Proteger.  Aparecerá la ficha de la derecha.  Desactivar la casilla Bloqueada y hacer clic sobre el botón Aceptar.  Si se activa la casilla Ocultar, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de celda no se pueda visualizar en la barra de fórmulas. Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, por lo tanto a continuación tendremos que realizar los siguientes pasos:     

  

Seleccione la pestaña Revisar. Haga clic sobre el botón Proteger Hoja que se encuentra en la sección Cambios. Aparecerá el cuadro de Dialogo Proteger hoja de la derecha: Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido, para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa. Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo para que no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la protección. Si queremos asignar una contraseña para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la contraseña, escribirla en el recuadro Contraseña. Haga clic sobre el botón Aceptar. Si hemos puesto contraseña nos pedirá confirmación de contraseña, por lo tanto tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar.

A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrá modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio.


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    

     

CONTRASEÑA A UN ARCHIVO Menú archivo Información Proteger libro Cifrar con contraseña Escribir contraseña CONTRASEÑA A CELDAS SELECCIONAR CELDAS Ficha revisar Grupo cambios Permitir que los usuarios modifiquen rangos Se mostrará una ventana clic en Nuevo Dar nombre al rango de celdas que tendrán contraseña / Seleccionar el rango de celdas que tendrán contraseña / escribir contraseña / Aceptar


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10. USO DE NOMBRES DE RANGOS Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por número de referencia, lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente.

Para dar nombre a una celda, debemos lanzar el Administrador de Nombres haciendo clic en el botón Administrador de Nombres de la pestaña Fórmulas, o pulsar la combinación de teclas Ctrl+F3 Aplicaremos con el siguiente ejemplo:

Se abrirá el siguiente cuadro de dialogo.


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Para crear un nuevo nombre sólo tienes que hacer en el botón Nuevo. Se abrirá el cuadro de dialogo Nombre nuevo como vemos en la imagen. En el recuadro Nombre: escribimos el nombre que queremos dar a la celda. En Hacer referencia a: escribimos la referencia de la celda como veamos en la imagen. Es escribir el signo igual (=) y utilizar referencias absolutas ($A$1). Para finalizar pulsamos Aceptar.

FUNCION DESREF

Una vez concluido ahora vamos a Seleccionar Datos de Ficha Diseño

y elegir la opción editar


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Del mismo modo podemos fórmulas nombres, y sin necesidad Nombre a ran de celda: de hacer uso degos celdas para guardar esa fórmula. Abrimoscrear de igual modocon el cuadro de diálogo Nombre nuevo, escribimos el nombre de la fórmula y en el campo Hacer referencia a: escribimos la formula, en este caso sí es necesario el signo =. Luego podremos utilizar ese nombre en vez de escribir la fórmula. Se seleccionan los valores y en el cuadro de nombres se escribe en éste caso SUELDOS

Ir al administrador de nombres para poder editarla, modificarla o eliminarla

FORMAS DE DAR NOMBRE A RANGOS DE CELDA: 







Seleccionar el rango, dar clic en el cuadro de nombres escribir el nombre que tendrá el rango de celdas. Seleccionar el rango de celdas, clic en ficha Fórmulas, Grupo Nombres definidos y clic en asignar nombre dar nombre al rango Seleccionar rango de celdas, clic en ficha Fórmulas, Grupo Nombres definidos, clic en Administrador de nombres, clic en nuevo Seleccionar una columna, clic en ficha Fórmulas, Grupo Nombres definidos, clic en Crear desde la selección, se activara una ventana y activar la opción fila superior para que no considere dentro del rango el campo.


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11. AUDITORIA DE FORMULAS Las herramientas de auditoría en una hoja de cálculo sirven para localizar las entradas incorrectas, Excel identificará todas las celdas que contengan valores que sobrepasen los límites definidos mediante el comando Validación del menú Datos, incluidos los valores que se hayan introducido, copiado o rellenado en las celdas, que pasarán a ser incorrectos debido a los cálculos de las fórmulas y los valores colocados en las celdas mediante macros. En ocasiones, comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el srcen de un error puede resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes: Las celdas precedentes: son celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la formula =B5, la celda B5 es precedente con respecto a la celda Las celdasD10. dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras fórmulas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda D10 es dependiente de la celda B5. Para recibir ayuda a la hora de comprobar las fórmulas, puede utilizar los comandos.

Rastrear precedente y Rastrear dependientes para mostrar gráficamente o para rastrear las relaciones entre las celdas y las formulas con flechas de rastreo. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas. 2. En la sección mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y, a continuación, quedelareferencias opción Todos encuentra seleccionada en Para mostrar. 3. compruebe Si las celdas de se fórmulas están en otro libro, abra objetos, dicho libro. Microsoft Office Excel no puede ir a una celda de un libro que no está abierto. 4. Realice uno de los procedimientos siguientes:


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Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes) a. Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes. b. Para que aparezca una flecha de rastreo para celda que proporciones directamente datos a la celda activa, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Rastrear precedentes. c. Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de cálculo. El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependientes. d. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos a la celda activa, haga clic otra vez en Rastrear precedentes. e. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez, empezando por la celda precedente que esté más distante de la celda activa, en la ficha Fórmula, en el grupo Auditoría de Fórmulas, haga clic en la flecha situado junto a Quitar flecha y, a continuación, en Quitar un nivel de precedentes. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.

Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes) a. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes. b. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea dependiente de la celda activa, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditorías de fórmulas, haga clic en Rastrear dependiente. c. Las flechas de color azul muestran las celdas sin error. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores, si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja cálculo. El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias. d. Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra vez en Rastrear dependientes. e. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez, empezando por la celda dependiente que esté más distante de la celda activa, en la ficha Fórmula, en el grupo Auditoría de Fórmulas, haga clic en la flecha situado junto a Quitar flecha y, a continuación, en Quitar un nivel de dependientes. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón. Ver todas las relaciones e n una hoja de cálculo. a. En una celda vacía, escriba =(signo igual). b. Haga clic en el botón Seleccionar todo. c. Seleccione la celda y, en la ficha Fórmulas, en el cuadro Auditoría de fórmulas, haga clic en Rastrear precedentes dos veces.


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12. FUNCIONES Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Estructura de una función La sintaxis de cualquier función es: =nombre_funcion(argumento1 ;argumento2;…;argumentoN) Esto es: 1. Signo igual (=). 2. Nombre de la función. 3. Paréntesis 4. Argumentosdedeapertura. la función separados por puntos y comas. 5. Paréntesis de cierre.

12.1 CONSULTAV (BUSCARV), CONSULTAH (BUSCARH) CREANDO UNA BASE DE DATOS CONSULTAV (BUSCARV) Buscar un valor especifico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especifica en la tabla. Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado es este caso son los 20,000 y ese valor está en la celda D12. Matriz_buscar_en, es el conjunto de información donde se busca los datos. En nuestro caso son las tres columnas con los porcentajes y va desde la celda A4 hasta la D10 (vea con su instructor el uso de (imagen), le ayudará a indicar el rango en este caso). Indicador_columnas. Es el número de columnas de la matriz, donde hay que encontrar el valor correspondiente. En este caso es la columna número 3, cuyo número está en la celda C3. Ordenado. Es un valor lógico que indica si desea que la función CONSULTAV busque un valor igual o aproximado al valor específico. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que Valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUASCARV devuelve el valor_buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A. No utilizaremos Ordenado en este ejemplo. Una vez que das clic en Fx te mostrará la siguiente venta para que elijas la categoría y la función adecuada.


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Mi valor buscado será la clave a escribir Matriz buscar en: Seleccionar toda la tabla Indicador de columna: Si estoy buscando Nombre, el campo nombre se encuentra en la Columna 2 Ordenado: Falso para que me dé el valor exacto de lo que estoy buscando

Aquí se muestran los números de columna que se debe escribir en indicador de columna


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1

2

3

4

5

Columna

CONSULTAH (BUSCARV): Buscar un valor especifico en la primer fila de una matriz y devuelve el valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla.

MATRIZ O TABLA (HOJA ENE)

RESULTADO

EJEMPLO DE FORMULA APLICADA EN CELDA B4 TRAEMOS DATOS DE LA MATRIZ (TABLA) DE LA HOJA ENE


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12.2

INDICE, COINCIDIR

INDICE Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango. La función INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia.

SI DESEA

VEA

Devolver una el valor de una acelda concreta o de una matriz de celdas Forma matricial Devolver referencia celdas especificadas Forma de referencia Forma matricial Descripción Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz seleccionado por los índices de número de fila y de columna. Use la forma matricial si el primer argumento de INDICE es una constante matricial. Sintaxis INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos: 



Matriz Obligatorio. Un rango de celdas o una constante de matriz. Si matriz contiene solo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna correspondiente es opcional. Si matriz tiene más de una fila y más de una columna y solo utiliza núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna. Núm_fila Obligatorio. Selecciona la fila de la matriz desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_fila, se requiere el argumento núm_columna.



Opcional. Selecciona la columna de la matriz desde la cual se devolverá un valor. Si se Núm_columna omite núm_columna, se requiere el argumento núm_fila.

Observación 



Si se utilizan los argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor de la celda donde se produce la intersección de los argumentos. Si se define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para utilizar valores devueltos como una matriz, escriba la función INDICE como una fórmula de matriz en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una columna. Para especificar una fórmula de matriz, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. NOTA En Excel Web App no puede crear fórmulas de matriz.



Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda incluida en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #¡REF!


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Ejemplos Ejemplo 1

A

B

1 Datos

Datos

Manzanas 2 Bananas

Limones Peras

3 4

Fórmula

Descripción (resultado)

=INDICE(A2:B3;2;2)Valor situado en la intersección de la segunda fila y la segunda columna del rango (Peras) =INDICE(A2:B3;2;1)Valor situado en la intersección de la segunda fila y la primera columna del rango (Bananas)

Ejemplo 2

A

B

1 Fórmula


2 =INDICE({1;2\3;4};0;2)Valor situado en la primera fila de la constante matricial (2)

3

Valor situado en la segunda fila, segunda columna de la constante matricial (4)

NOTA La fórmula del ejemplo debe especificarse como fórmula de matriz en la aplicación de escritorio de Excel. Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, seleccione el rango A2:A3 comenzando por la celda de la fórmula. Presione F2 y, a continuación, CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Si la fórmula no se especifica como fórmula de matriz, el resultado único es 2.

Forma de referencia Descripción Devuelve la referencia de la celda ubicada en la intersección de una fila y de una columna determinada. Si el argumento ref es una selección múltiple, se podrá elegir la selección en la que se buscará la referencia. Sintaxis INDICE(ref; núm_fila; [núm_columna]; [núm_área]) La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos: 

Ref Obligatorio. Una referencia a uno o varios rangos de celdas. Si especifica un rango no adyacente como argumento ref, escríbalo entre paréntesis.


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Si cada área del argumento ref contiene una sola fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna respectivamente, es opcional. Por ejemplo, utilice INDICE(ref;;núm_columna) para un argumento ref con una sola fila. Núm_fila Obligatorio. El número de la fila en el argumento ref desde la que se devolverá una referencia. Núm_columna Opcional. El número de la columna en el argumento ref desde la que se devolverá una referencia. Núm_área Opcional. Selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolverá la intersección de núm_fila y núm_columna. La primera área seleccionada o especificada se numera con 1, la segunda con 2 y así sucesivamente. Si se omite núm_área, INDICE usa el área 1. Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces núm_área 1 es el 





rango A1:B4, núm_área 2 será el rango D1:E4, y núm_área 3 es el rango G1:H4.

Observación Después de que ref y núm_área hayan seleccionado un rango determinado, núm_fila y núm_columna seleccionan una celda específica: núm_fila 1 es la primera fila del rango, núm_columna 1 es la primera columna y así sucesivamente. La referencia devuelta por INDICE es la intersección entre núm_fila y núm_columna. Si se define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la referencia de toda la fila o columna, según corresponda. Núm_fila, núm_columna y núm_área deberán dirigirse a una celda en ref, de lo contrario la función INDICE devuelve el valor de error #¡REF! Si núm_fila y núm_columna se omiten, INDICE devuelve el área del argumento ref definido por núm_área. El resultado de la función INDICE es una referencia y será interpretada como tal por otras fórmulas. El valor devuelto por la función INDICE se puede utilizar como una referencia o como un valor, dependiendo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula CELDA("ancho";INDICE(A1:B2;1;2)) es igual a CELDA("ancho";B1). La función CELDA utiliza el valor devuelto por INDICE como referencia a una celda. Por otra parte, una fórmula como 2*INDICE(A1:B2;1;2) traduce el valor devuelto por INDICE en el 







número de la celda B1.

Ejemplo A Fruta 1 Manzanas Bananas 2 Limones Naranjas Peras 3 Almendras Anacardos 4 Cacahuetes Nueces 5 Fórmula =INDICE(A2:C6; 2; 3)

B

C

Precio

Recuento

0,69 0,34 0,55 0,25 0,59

40 38 15 25 40

2,80 10 3,55 16 1,25 20 1,75 12 Descripción (resultado) Intersección de la segunda fila y la tercera columna en el rango A2:C6, que es el contenido de la celda C3 (38). 6 =INDICE((A1:C6; A8:C11); 2;Intersección de la segunda fila y la segunda columna en la 2; 2) segunda área de A8:C11, que es el contenido de la celda B9 (3,55). 7 =SUMA(INDICE(A1:C11; 0;Suma de la tercera columna en la primera área del rango 3; 1)) A1:C11, que es la suma de C1:C6 (216). 8 =SUMA(B2:INDICE(A2:C6; Suma del rango que comienza en B2 y termina en la 5; 2)) intersección de la quinta fila y la segunda columna del rango A2:A6, que es la suma de B2:B6 (2,42).


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COINCIDIR La función COINCIDIR (MATCH en inglés) nos permite identificar la posición relativa de un valor buscado dentro de un rango de datos. Es especialmente útil cuando se utiliza en combinación con la función INDICE. Tiene tres parámetros: COINCIDIR (Valor buscado; rango de datos; tipo de coincidencia) Dónde:

  

Valor buscado: Valor del cuál necesitamos encontrar la posición. Rango datos: rango donde se encuentran los datos donde buscaremos el valor. Tipo dede coincidencia: 0 :Coincidencia exacta: Devuelve la posición del primer valor que es exactamente igual o al valor buscado. Los datos dentro del rango pueden estar en cualquier orden. o 1 : Mayor que: Devuelve la posición del mayor valor que es menor o igual al valor buscado. El rango debe estar en orden ascendente. o -1 : Menor que: Devuelve la posición del menor valor que es mayor o igual al valor buscado. El rango debe estar en orden descendente.

Ejemplo, en el gráfico vemos una tabla con “nombres” en la columna Aentre las filas 5 y 11.

Si insertamos un nombre en la celda A2, queremos encontrar en qué posición relativa (esto es, dentro del rango) se encuentra el valor que buscamos. Por ejemplo, “DDD” se encuentra en la cuarta posición de la lista.

En la celda B2 tendremos entonces la fórmula: =COINCIDIR (A2;B5:B11;0) Dónde:   

A2: tiene el valor buscado (en el ejemplo, el nombre “DDD”) : Es elque rango de datoscoincidencia (no es necesario ordenados). : Indicamos queremos exacta.que Siestén no encuentra el valor, devolverá error. 0B5:B11

El resultado de ésta fórmula será el 4, que nos indica q ue “DDD” se encuentra en la cuarta posición.


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EJEMPLOS: Función Índice

Anexaremos Un cuadro combinado para que despliegue las claves

Coincidir Imagínese que no conocemos el número de lista de la persona o artículo, pero si conocemos su número de matrícula. Con la función coincidir podemos entrar la posición relativa que ocupa esa matricula en la columna de matrículas y obteniendo el dato buscar por la posición relativa con la función Índice. Ahora la matriz es ésta, no contiene número de lista, contiene matriculas. Lo que ahora buscaremos es la posición relativa de la matricula que anotemos, la pantalla que tendríamos para consultar sería la siguiente. Esta función devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un orden específico. Hemos contestado en Valor_buscado: B11 porque ahí hemos anotado la clave CI, en Matriz_buscada hemos anotado el rango donde se encuentran las claves, desde A2 hasta A7, en Tipo de coincidencia ponemos 0.


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Esta función nos dará como resultado 5 porque la matricula que hemos tecleado ocupa el lugar relativo 5, ahora con este 5 podemos buscar con la función Índice el nombre o la dirección, RFC y teléfono.

Aquí se muestran 2 formas de usa la función Índice junto con Coincidir


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12.3

Si, Y, No, O

Función Sí Esta función permite que: en el caso de que se cumpla una condición se haga algo y en el caso de que no, haga otra cosa especificada dentro de la propia función. Esta función devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice la función SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Su sintaxis es: SI (prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero la acción o valor que se devolverá si prueba_lógica es VERDADERO Valor_si_falso es la es acción o valor que se devolverá si prueba_lógica es Falso. Se encuentra en la categoría Lógicas

Premio: Trata de que si el trabajador es de un nivel excelente el sistema indicará en automático que tiene un bono extra de lo contrario no aplica nada. Salario Neto: Si el trabajador tiene adeudo entonces se le hará en automático un descuento del 10% a su salario.


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SI La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula =SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos") devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10.

Sintaxis SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso]) La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos: Prueba_lógica Obligatorio. Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento se evalúa como VERDADERO. Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena prueba_lógica de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero se omite (es decir, después de prueba_lógica solamente hay un punto y coma), la función SI devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para el argumento valor_si_verdadero . Valor_si_falso Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO. Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI devuelve el texto "Presupuesto excedido". Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y el argumento valor_si_falso se omite (es decir, después del argumento valor_si_verdadero no hay un punto y coma), la función SI devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y se omite el valor del argumento valor_si_falso (es decir, en la función SI no hay un punto y coma después del argumento ), la función SI devuelve el valor 0 (cero). valor_si_verdadero 





Observaciones Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complicadas (vea el ejemplo 3 para ver una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar muchas condiciones, plantéese usar las funciones BUSCAR, CONSULTAV, CONSULTAH o ELEGIR (vea el ejemplo 4 para obtener una muestra de la función BUSCAR). Si cualquiera de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos en función de una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que una cadena de texto o un número aparecen dentro de un rango de celdas, utilice las funciones de hoja de cálculo CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI o SUMAR.SI.CONJUNTO. 





Ejemplos Ejemplo 1 A Datos 50 1 Fórmula =SI(A2<=100;"Dentro presupuesto";"Presupuesto 2 excedido") 3 =SI(A2=100;A2+B2;"")

B

C

23 Descripción Resultado deSi el número en la celda A2 es igual o menor que Dentro de 100, la fórmula devuelve "Dentro de presupuesto presupuesto". De lo contrario, la función devuelve "Presupuesto excedido". Si el número en la celda A2 es igual a 100, seTexto calcula y devuelve la suma A2 + B2. En caso ("") contrario, se devuelve texto vacío ("").


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vacío

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Ejemplo 2 A Gastos reales 1 1500 500 2 500 Fórmula =SI(A2>B2;"Presupuesto 3 excedido";"Aceptar")

B C Gastos previstos 900 900 925 Descripción Resultado Comprueba si los gastos en la fila 2 Presupuesto sobrepasan el presupuesto. excedido

=SI(A3>B3;"Presupuesto 4 excedido";"Aceptar")

Comprueba si los gastos en la fila 3 Aceptar sobrepasan el presupuesto.

Ejemplo 3 A B C Puntuación 1 45 90 2 78 Fórmula Descripción Resultado =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))Asigna una letra a laF 3 puntuación contenida en la celda A2. unacontenida letra aen laA 4 =SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F"))))Asigna puntuación celda A3. 5 =SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F"))))Asigna una letra a laC puntuación contenida en la celda A4. En el ejemplo anterior se muestra cómo se pueden anidar instrucciones SI. En cada fórmula, la cuarta instrucción SI también es el argumento valor_si_falso de la tercera instrucción SI. Asimismo, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI y la segunda instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento (Promedio>89) se evalúa como VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer prueba_lógica argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI, y así sucesivamente. Puede usar también otras funciones como argumentos. Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.

SI LA PUNTUACI N ES Mayor que 89 De 80 a 89 De 70 a 79 De 60 a 69 Menor que 60

LA FUNCI N DEVUELVE A B C D F

Ejemplo 4 En este ejemplo se utiliza la función BUSCAR en lugar de SI, ya que hay que comprobar trece condiciones y la función BUSCAR puede resultar más fácil de leer y mantener que la función SI.


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A 1 Puntuación 45 90 2 78 Fórmula 3 =BUSCAR(A2;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97},{"F";"D";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"}) 4 =BUSCAR(A3;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97},{"F";"D5 ";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"})

6

=BUSCAR(A4;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97},{"F";"D";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"})

B

C

Descripción Resultado Asigna una letra aF la puntuación contenida en la celda A2. Asigna una letra aAla puntuación contenida en la celda A3. Asigna una letra aC+ la puntuación contenida en la celda A4.

Función Y Permite comprobar si varios argumentos son verdaderos. Por ejemplo la función SI, actúa de una forma si se cumple con la condición valor_si_verdadero, la función Y permite que se ponga dos condiciones de verdadero, por ejemplo podría ser que dentro de la función SI, expresada arriba requiriéramos, para dar de regalo la enciclopedia, que el alumno Obtenga 10 de calificación y que esté al corriente en sus pagos. Estar al corriente en sus pagos se determina si el numero de pagos es =12, lo cual está expresado en la celda C14. La función quedaría expresada así: Nota: si el trabajador tiene un adeudo y con la especificación de excelente el sistema no se aplicará descuento de lo contrario si tiene adeudo y cualquier otro nivel de trabajador entonces si aplicara el descuento a su salario.

Función No Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico. Sintaxis NO (valor_lógico) Valor_lógico es un valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Observación Si valor_lógico es FALSO, NO devuelve VERDADERO: si valor_lógico es VERDADERO, NO devuelve FALSO


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Veamos dos ejemplos para comprender el uso de esta función.....

Función O Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO, y devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSOS. Ejemplo de las funciones, la función es aplicada en la celda D7

RESULTADO

12.4

CONTAR.SI

Esta función nos permitirá contar cuantas celdas diferentes de blanco de un rango cumplen con un criterio determinado. CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condición) Me indicara cantidades de Claudias=3 y Edades mayores a 55=6


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12.5 FUNCIONES DE TEXTO (IZQUIERDA, DERECHA, MED, ENCONTRAR, LARGO, SUSTITUIR, MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO, CONCATENAR, REPETIR, ENCONTRAR, DECIMAL, MONEDA) Funciones que podrás encontrar en la categoría Texto

Función MED o EXTRAE Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y longitud iniciales Aquí me dará De texto Nicolas Camarillo sólo me dará la letra C


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En el siguiente ejemplo nos dará Camarillo

Devuelve número de caracteres de una cadena de texto

Ejemplo práctico, donde nos dará únicamente algunos datos del nombre completo como son sólo iniciales e Inicial del nombre y apellido completo.


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12.6

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Veremos algunas de las funciones de la categoría Fecha y Hora


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A continuación veremos varios ejemplos de cómo tener la fecha actualizada en Excel, separar una fecha por Dia, Mes y año al igual una hora o bien formar una fecha.

Aquí te mostramos las funciones:

Creamos una resta de años con la función Año para determinar la antigüedad de un trabajador. Y con la función ConsultaV, buscamos los días que le corresponden de vacaciones:


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Para el caso de función Mes nos dará el número del mes, para poderlo convertir a Texto debes aplicar el formato personalizado mmmm como se muestra en el ejemplo.

12.7

PAGO

Calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constante, se encuentra en la categoría Financieras y sus argumentos son los siguientes:


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Además te mostraremos las fórmulas para generar los pagos de cada mes

12.8

CELDA, REDONDEAR, REPETIR Y ABS

nos devuelve información sobre el formato, ubicación y contenido de una celda, se Celda: Esta encuentra enfunción la categoría Información


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Redondear Redondean un número al número de decimales especificado ubicada en la categoría Matemáticas y Trigonometría

Ejemplo de un gráfico con símbolos utilizando las funciones Si, Repetir y ABS, Primero escribe la tabla.


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Repetir Repite el texto un numero determinado de veces. Use Repetir para rellenar una celda celda con el número de ocurrencias del texto en la cadena.

Numero de veces 3 por lo tanto se repite 3 veces la palabra.

ABS Devuelve el valor absoluto de un número, un número sin signo.


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12.9

DIA.LAB

Devuelve un número que representa una fecha, obtenida al sumar un cierto número de días laborales a una fecha inicial. Los días laborables excluyen los días de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento vacaciones. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o días festivos cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el número de días de trabajo realizado. La función acepta como parámetros un dato de tipo fecha, el número de días laborales y de manera opcional, una matriz que contenga los días festivos.

Sintaxis Completa: DIA.LAB(fecha_inicial;días_lab;vacaciones) Ejemplo de Operación: =DIA.LAB(C1,C2,C3) Resultado: 39980 (Número que representa la fecha 16/06/2009)


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Nota: Para convertir el número entero a su fecha correspondiente, solo debes aplicar formato de Fecha a la(s) celda(s) con este tipo de datos.

12.10

LISTADO DE FUNCIONES

FUNCIONES DE BASE DE DATOS Función BDPROMEDIO BDCUENTA BDCONTARA BDEXTRAER BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDDESVEST BDDESVESTP BDSUMA BDVAR BDVARP

Descripción Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos. Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos. Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos. Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados. Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen los criterios especificados. Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos. Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos. Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios. Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos. Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA Función FECHA FECHANUMERO DIA DIAS360 HORA MINUTO MES DIAS.LAB AHORA SEGUNDO TIEMPO HOY DIASEM NUM.DE.SEMANA DIA.LAB A O FRAC.A O

Descripción Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada. Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie. Convierte un número de serie en un valor de día del mes. Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días. Convierte un número de serie en un valor de hora. Convierte un número de serie en un valor de minuto. Convierte un número de serie en un valor de mes. Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas. Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales. Convierte un número de serie en un valor de segundo. Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada. Devuelve el número de serie correspondiente al día actual. Convierte un número de serie en un valor de día de la semana. Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año. Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables. Convierte un número de serie en un valor de año. Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final.

FUNCIONES FINANCIERAS Función INT.ACUM TASA.DESC MONEDA.DEC

Descripción Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos. Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil. Convierte un precio en dólar, expresado como fracción, en un precio en dólares, expresado como número decimal.


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MONEDA.FRAC

Convierte un precio en dólar, expresado como número decimal, en un precio en dólares, expresado como una fracción. DURACION Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico. INT.EFECTIVO Devuelve la tasa de interés anual efectiva. VF Devuelve el valor futuro de una inversión. TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil. PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado. TIR Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo. INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión. DURACION.MODIF Devuelve la duración de Macauley modificada de un valor bursátil con un valor nominal supuesto de 100 $. TIRM Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes. NPER Devuelve el número de períodos de una inversión. VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento. PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad. PAGOPRIN Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado. PRECIO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódico. VA Devuelve el valor actual de una inversión. TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. RENDTO Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos.

FUNCIONES DE INFORMACIÓN Función CELDA

Descripción Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda. Nota Esta función no está disponible en Excel Web App. TIPO.DE.ERROR Devuelve un número que corresponde a un tipo de error. Devuelve información acerca del entorno operativo en uso. INFO Nota Esta función no está disponible en Excel Web App. ESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco. ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A. ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error. ES.PAR Devuelve VERDADERO si el número es par. ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico. ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A. ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor no es texto. ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número. ES.IMPAR Devuelve VERDADERO si el número es impar. ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia. ESTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es texto. N Devuelve un valor convertido en un número. NOD Devuelve el valor de error #N/A. TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor. FUNCIONES LÓGICAS Función Y FALSO SI SI.ERROR

Descripción Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO. Devuelve el valor lógico FALSO. Especifica una prueba lógica que realizar. Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. NO Invierte el valor lógico del argumento. O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO. VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA


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Función DIRECCION

Descripción Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo. AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia. ELEGIR Elige un valor de una lista de valores. COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia. COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia. IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica. BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada. HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet. Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz. INDICE INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto. BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz. COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz. DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada. FILA Devuelve el número de fila de una referencia. FILAS Devuelve el número de filas de una referencia. TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz. CONSULTAV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda. FUNCIONES MATEMÁTICAS Y T RIGONOMÉTRICAS Función ABS ACOS GRADOS REDONDEA.PAR EXP FACT ENTERO LOG MMULT RESTO REDOND.MULT MULTINOMIAL REDONDEA.IMPAR PI POTENCIA PRODUCTO COCIENTE ALEATORIO NUMERO.ROMANO REDONDEAR SIGNO RAIZ SUBTOTALES SUMA SUMAR.SI SUMAR.SI.CONJUNTO SUMAPRODUCTO TRUNCAR

Descripción Devuelve el valor absoluto de un número. Devuelve el arcocoseno de un número. Convierte radianes en grados. Redondea un número hasta el entero par más próximo. Devuelve e elevado a la potencia de un número dado. Devuelve el factorial de un número. Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo. Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada. Devuelve el producto de matriz de dos matrices. Devuelve el resto de la división. Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado. Devuelve el polinomio de un conjunto de números. Redondea un número hacia arriba hasta el entero impar más próximo. Devuelve el valor de pi. Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia. Multiplica sus argumentos. Devuelve la parte entera de una división. Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Convierte un número arábigo en número romano, con formato de texto. Redondea un número al número de dígitos especificado. Devuelve el signo de un número. Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número. Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Suma sus argumentos. Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados. Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios. Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz. Trunca un número a un entero.


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FUNCIONES ESTADÍSTICA Función DESVPROM

Descripción Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos. PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos. PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados. CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos. CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos. CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco de un rango. CONTAR.SI PRONOSTICO CRECIMIENTO MAX MEDIANA MIN PERMUTACIONES PROBABILIDAD DESVESTA VARA

Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen el criterio especificado. Devuelve un valor en una tendencia lineal. Devuelve valores en una tendencia exponencial. Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos. Devuelve la mediana de los números dados. Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos. Devuelve el número de permutaciones de un número determinado de objetos. Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites. Calcula la desviación estándar a partir de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos. Calcula la varianza en función de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos.

FUNCIONES DE TEXTO Función

Descripción

CAR LIMPIAR CODIGO CONCATENAR MONEDA IGUAL ENCONTRAR, ENCONTRARB DECIMAL IZQUIERDA, IZQUIERDAB LARGO, LARGOB MINUSC EXTRAE, EXTRAEB

Devuelve el carácter número de código. Quita del texto todos especificado los caracterespor noelimprimibles. Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto. Concatena varios elementos de texto en uno solo. Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar). Comprueba si dos valores de texto son idénticos. Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas). Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales. Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.

NOMPROPIO REEMPLAZAR, REEMPLAZARB REPETIR DERECHAB DERECHA, HALLAR, HALLARB SUSTITUIR T TEXTO ESPACIOS MAYUSC VALOR

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. Pone el texto en minúsculas. Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique. Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto. Reemplaza caracteres de texto. Repite el texto un númerodel determinado dede veces. Devuelve los caracteres lado derecho un valor de texto. Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas). Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto. Convierte sus argumentos a texto. Da formato a un número y lo convierte en texto. Quita los espacios del texto. Pone el texto en mayúsculas. Convierte un argumento de texto en un número.


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13. ANALISIS DE DATOS En muchas ocasiones nos encontramos con que no sabemos cómo modificar alguno de los factores para que nos alcance un presupuesto, sobre todo cuando interviene formulas complejas en su elaboración, este capítulo nos permite analizar en cuanto debemos cambiar uno de los factores para lograr el objetivo.

13.1 CONSOLIDAR DATOS Esta herramienta permite hacer operaciones entre tablas Tomemos como referencia las siguientes tablas. Estas tablas corresponden a las ventanas de productos que fueron facturados en los meses de enero febrero y marzo. Se pide un informe que muestra la cantidad total y el valor facturado de cada uno de los artículos. Es decir, cuantas cámaras, impresoras, PC, y escáner se vendieron en el trimestre y cuál fue su recaudo total. Sería posible por medio de una fórmula poder calcular el total de unidades y valor facturado por artículo. Consolidar datos es una herramienta creada para este tipo de situaciones. Para llamar este comando, primero que todo se debe ubicar en un celda vacía (ubicación destino de la tabla consolidada), luego se debe dar clic en el menú datos y allí seleccionar consolidar datos. Se comienza por definir qué función se debe ejecutar en cada una de las tablas (suma promedio, max, min, etc.). Para este ejercicio, se usa la función Suma. En la sección se dice referencia se coloca cada una de las dimensiones de las tablas. Se selecciona la primera u clic en el botón agregar. Se repite el procedimiento por cada tabla. (Producto, cantidad, valor y total). Se debe habilitar las casillas de verificación que dice Fila Superior y Columna Izquierda. Ellas imprimen los títulos de la tabla (Los de producto, cantidad, valor y total). Si se desea vincular permanentemente la tabla nueva con los datos de srcen (tabla enero, de febrero y de marzo), se habilita la casilla de verificación que dice crear vínculos con los datos de srcen. Si se cambia un dato de la tabla enero o marzo, la tabla consolidad cambia. (Solo funciona cuando se va a consolidar tablas que están en hojas diferentes). Para este supuesto no se va a habilitar esta opción por que las tablas están ubicadas en una misma hoja. Al darle aceptar, se ejecuta la herramienta consolidar y el resultado es el siguiente: Espectacular… de cada artículo saco el total de unidades, y el total facturadoedlos tres meses.


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13.2

BÚSQUEDA DE OBJETIVOS

Presupuesto no alcanza. El problema se resolvería fácil si disminuimos gastos Al dar clic en aceptar usted habrá logrado lo siguiente: Una vez creada la tabla con los gastos damos clic en Ficha datos / Análisis Y si / Buscar objetivo

13.3

CREAR ESCENARIOS PARA ANÁLISIS Y SI

Los escenarios forman parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis y Si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Office Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Crear escenarios por ejemplo, usted podría utilizar un escenario si quisiera preparar un presupuesto, pero no supiera con exactitud sus ingresos. En este caso, con un escenario podría definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si.


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Informes de resumen de escenario para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma página. El informe puede enumerar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinámica. Crear un escenario 1. En la ficha Datos, en el Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios 2. Haga clic en agregar 3. En el cuadro nombre del escenario, escriba un nombre para el escenario. En el cuadro para preservar los valores srcinales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores srcinales de las celdas antes de crear escenarios que cambien los valores. 4. En Proteger, selecciones las opciones de desee. 5. Haga clic en aceptar. 6. En el cuadro de dialogo Valores del Escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes. 7. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar. 8. Si desea crear escenarios adicionales, repita los pasos 2 a 8. Cuando termine de crear los escenarios, haga clic en Aceptar y en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

Mostrar un escenario Cuando se muestra un escenario, a cambia los valores de las celdas que se guardan como parte de ese escenario. 1. En la ficha Datos, en el Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios 2. Haga clic en el nombre del escenario que desee mostrar. 3. Haga clic en Mostrar. Crear un informe resumen de escenario 1. En la ficha Datos, en el Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios. 2. Haga clic en Resumen 3. Haga clic en Resumen del escenario o en el informe de la tabla dinámica de escenario. 4. En el cuadro Celdas de resultado, escriba las referencias de las celdas que hacen referencia a las celdas cuyos valores cambian los escenarios. Separe las referencias múltiples mediante comas. Las celdas de resultado no se necesitan para generar un informe resumen de escenarios, pero si necesitan en un informe de tabla dinámica.


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13.4 CALCULAR VARIOS RESULTADOS CON UNA TABLA DE DATOS Y & Las tablas de datos forman parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo afecta el cambio de algunos valores de las formulas a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método abreviado para calcular varias versiones en una sola operación, así como también un amanera de ver y compara los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo. Puede crear tablas de datos de una o dos variable, dependiendo del número de variantes que desee probar. Tablas de datos de una variable. Utilice una tabla de datos de una variable si desea ver de qué manera afectan distintos tipo de interés al pago mensual de un hipoteca. En el siguiente ejemplo, la ceda D2 contiene la fórmula de pago, =PAGO (B3/12;B4;-B5), que hace referencia a la celda de entra B3. Tabla de datos de dos variables. Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cómo afectan los distintos tipos de interés y plazos del préstamo al pago de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la fórmula de pago, =PAGO (B3/12;B4;-B5), que utiliza dos celdas variables, B3 y B4.

Cálculos tablas de datos cuando se actualiza una hoja de cálculo, aunque no hayan cambiado. Las tablasde delas datos se actualizan Para acelerar el cálculo de una hoja de cálculo que contenga un atabla de datos. Pueden cambiarse las opciones de Calcular para que se actualice automáticamente la hoja de cálculo pero no las tablas de datos.


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Concatenar texto Muy interesante función, sirve para hacer que el contenido de una celda aparezca junto al contenido de otra y con ello armar una frase o descripción usando varias celdas apareciendo que viene de una sola celda.


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13.5

DEFINIR Y RESOLVER UN PROBLEMA CON SOLVER

Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si con Solver, pueden buscarse el valor óptimo para una fórmula de una celda denominada celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver trabaja con el grupo de celdas que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores de las celdas variable que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para obtener el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar solver en los modelos y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo. Utilicé solver para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras celdas. Por ejemplo,del puede cambiar el importe del presupuesto revisto para publicidad y ver el efecto sobre el margen beneficio.

Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes: 1. En la ficha Datos, en el grupo Análisis, haga clic en Solver. 2. Si el comando Solver o el grupo Análisis no está disponible, deberá cargar el programa de complemento de Solver. Como cargar el programa de complemento Solver 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en Complementos. 2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complemento de Excel y, a continuación, en ir. 3. En el cuadro complementos disponibles active la casilla de verificación complemento solver y, a continuación, haga clic en aceptar. 4. En el cuadro celda objetivo, escriba una referencia de celda para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una formula Siga uno de los procedimientos siguientes: a. Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga clic en Max. b. Si la celdatenga objetivo a eldeterminado, valor mínimo haga posible, clic en c. Si desea desea que que ellavalor celdadeobjetivo un se valor clichaga en valor demin. Y, a continuación escriba el valor en el cuadro. 5. En el cuadro cambiando celdas, escriba un nombre o referencia para cada celda ajustable. Separe con comas las referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo. Pueden especificarse 200 celdas ajustables como máximo. Si desea a que Solver proponga automáticamente la celda ajustable basadas en la celda objetivo, haga clic en autorredistribuir. En el cuadro sujeto a las restricciones, especifique todas las restricciones que desee aplicar.


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Agregar una restricción. 1. En un cuadro de dialogo Parámetros de Solver en Sujeto a las Restricciones, haga clic en Agregar. 2. En el cuadro Referencia de la celda, escriba la referencia de celda o el nombre del rango de celdas para los que desee restringir el valor. 3. Haga clic en la relación (<=, =, >=, int o bin) que desee que haya entre la celda a la que se hace referencia y la restricción. Si hace clic en int, en el cuadro restricción aparecerá entero. Si hace clic en bin, en el cuadro restricción aparecerá binario. 4. En el cuadro restricción, escriba un numero, un referencia de celda, un nombre o una formula. 5. Siga uno de los procedimientos: a. Para aceptar una restricción y agregar otra haga clic en agregar. b. Para aceptar la restricción y volver al cuadro de dialogo. Parámetros de Solver, haga clic en aceptar. c. Solamente pueden aplicar las relacione en int y bin en las restricciones en las celdas ajustables. d. Si se activa la casilla de verificación adoptar un modelo lineal en el cuadro de dialogo opciones de solver, no habrá limites en el numero de restricciones. En problemas no lineales, cada celda ajustable puede tener hasta 100 restricciones, además de límites y restricciones enteras en las variables.


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Y ASI PARA CADA CELDA

Cambiar o eliminar una restricción 1. En el cuadro de dialogo parámetros de Solver, en sujeto a las restricciones, haga clic en la restricción que desee cambiar o eliminar. 2. Haga clic en cambiar y realice los cambios que desee, o haga clic en eliminar. 3. haga clic en Resolver y siga uno de los procedimientos siguientes: 4. para los valores de la solución en hoja de cálculo, haga clic en Utilizar solución de Solvermantener en el cuadro de dialogo Resultados de la Solver. 5. Para restaurar los datos srcinales, haga clic en Restaurar valores srcinales. 6. Para guardar sus valores de celda ajustados como un escenario que puede mostrar más tarde, haga clic en Guardar escenario en el cuadro de dialogo Resultados de Solver y, a continuación, escriba un nombre para el escenario en el cuadro Nombre del Escenario.

Desplazarse por las soluciones de prueba en Solver 1. Después de definir un problema, haga clic en Opciones en el cuadro de dialogo Parámetro de Solver.


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2. En el cuadro de dialogo Opciones solver, active la casilla de verificación Mostrar resultados de iteraciones para ver los valores de cada solución de prueba y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. En el cuadro de dialogo parámetros Solver haga clic en resolver. 4. En el cuadro de dialogo mostrar solución de prueba, siga una de los procedimientos_ 5. Para detener el proceso de solución y ver el cuadro de dialogo resultados de Solver, haga clic en detener. 6. Para continuar el proceso de solución y ver la siguiente solución de prueba, haga clic en continuar. Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones. 1. En el cuadro de dialogo parámetros de Solver, haga clic en opciones. 2. En el cuadro de dialogo Opciones Solver, elija una o más de las siguientes opciones: tiempo de solución e iteración. 3. En el cuadro tiempo máximo, escriba el numero de segundos que desea permitir como tiempo de solución. 4. En el cuadro Iteraciones, escriba el número máximo de interacciones que desea permitir. Nota: si el proceso de solución alcanza el tiempo máximo o el número máximo de iteraciones permitidas antes de que solver encuentre una solución, Solver mostrara cuadro solución de prueba. En el cuadro precisión, escriba el grado de precisión que desee. Cuanto menor sea el o número, mayor será la precisión. En el cuadro de tolerancia, escriba el porcentaje de error que desea permita en la o solución. En el cuadro convergencia, escriba la cantidad de cambio relativo que desea permitir en o las últimas cinco iteraciones antes de que se detenga Solver con una solución. Cuanto menor sea el número, menor será el cambio relativo que se permite. 5. Puede hacer clic en el botón Ayuda del cuadro de dialogo para obtener mas información sobre otras opciones 6. Haga clic en Aceptar. 7. En el cuadro de dialogo Parámetros de Solver, haga clic en Resolver o en Cerrar. Guardar o cargar un modelo de problemas 1. Haga clic en Opciones. 2. Haga clic en Guardar modelo o en cargar modelo. 3. Cuando guarde un modelo, especifique la referencia de la primera celda de un rango vertical o de las celdas vacías en que desee colocar el modelo de problema. Cuando cargue un modelo especifique la referencia de todo el rango de celdas que contenga el modelo de problemas. Sugerencias. Puede guardar las últimas selecciones realizadas en el cuadro de diálogo Parámetros de resolver de una hoja de cálculo, haciendo clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. También puede definir más de un problema en una hoja de cálculo, haciendo clic en Guardad modelo para guardar problemas individualmente. Algoritmos y métodos utilizados por Solver La herramienta Microsoft Office Excel Solver utiliza código de optimización noLasdon lineal (GRG2),elque fue desarrollado por Leon (Universidad de Texas en Austin) y Alan Earen (Universidad Cleveland State)


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14. TABLAS DINAMICAS Las tablas dinámicas, también conocidas como tablas pivote son una herramienta para el análisis de datos dentro de una base de datos o tabla de datos. Su ventaja y funcionalidad radica en en la capacidad de concentrar los datos de los campos de interés de la base de datos y realizar diferentes operaciones de agrupación y ordenación con ellos.

14.1 INSERTAR TABLAS DINÁMICAS Vemos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear un tabal dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. Supongamos una colección de datos de loscomparada artículos del conmismo. el número de referencia y el que mes tenemos de compra, además sabemos la cantidad y elalmacén importe del Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventanas de cada artículo en cada mes. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un grafico dinámico.). Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

En el caso de seleccionar la opción Seleccionar una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a partir, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrirá un nuevo panel en le derecha de la pantalla:


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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podríamos construir un atabal dinámica con la siguiente estructura:  Una fila para cada una de las referencias de la tabla.  Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.  En el resto de la tabla incluiremos el total del importe para cada referencia en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones. El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que (imagen) en cualquier momento podremos quitar un campo una vemos zona arrastrándola Cuandodeesto que en un fuera. segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastramos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendremos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: Puede que no visualices la tabla de la misma forma al añadir varios campos en la sección Valores el rotulo (imagen) aparecer a en una las secciones de rótulos, si te aparece Rótulos de columnas despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

Eliminar una tabla dinámica: Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr. Aplicar filtro a una tabla dinámica.


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Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente lo que no interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es . Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. El máximo o el mínimo, el promedio, etc. por defecto al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar. Para hacer esto debemos situaremos en cualquier celda de la derecho zona que y hacer con el botón delqueremos ratón, nosrectificar aparece un menú clic emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor… y nos aparece un cuadro de dialogo. En este cuadro de dialogo podemos escoger como queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

14.2 TABLA DINÁMICA SOBRE UNA FUENTE DE DATOS EXTERNA Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

  

 

Seleccione utilice una fuente de datos externa Clic en conexión se abrirá una ventana para seleccionar el archivo Una vez que se eligió el archivo se abrirá la ventana mostrando las hojas que contiene ese archivo seleccionado Elegir la hoja de donde extraeremos los datos para la tabla dinámica Finalmente seleccionar donde se colocara la tabla dinámica en nueva hoja de cálculo o especificar la ubicación dando clic en la celda donde quedara la tabla dinámica.

14.3 CONSOLIDACIÓN EN TABLAS DINÁMICAS CON DATOS UBICADOS EN MÚLTIPLES HOJAS DE CÁLCULO La consolidación de datos constituye una forma eficaz de combinar datos de distintos orígenes en un informe Tablas Dinámicas con información que proviene de varias tablas que pueden estar en la misma hoja, en distintas hojas, o incluso en distintos libros. Esto es lo que se conoce como Rangos de Consolidación Múltiples.


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Preparamos un poco las tablas. Lo principal es poner en la fila 6 las cabeceras de las tablas. Indicamos la cabecera 'Pais' y para la población utilizamos como cabecera el año: 1995, 2005, 2015, 2030. La República Democrática del Congo la hemos abreviado por Congo. Al final la idea es obtener la información con el siguiente aspecto.

Pulsamos sobre el desplegable que pone 'Personalizar barra de herramientas de acceso rápido'.

Seleccionamos la opción 'Más comandos ...'

Así llegamos a obtener la siguiente ventana. En 'Comandos disponibles en:' elegimos del desplegable 'Todos los comandos'. Encontraremos muchísimos iconos ordenados alfabéticamente. De entre todos ellos elegiremos 'Asistente para tablas y gráficos dinámicos' y con el botón Agregar le pasaremos al recuadro de la derecha, y aceptaremos.


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De esta forma habremos conseguido en la barra de herramientas de acceso rápido el icono correspondiente al Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Usemos el Asistente Ya podemos icono con elAlAsistente para tablas y utilizar gráficoseldinámicos. pulsarlo se obtiene esta ventana en Excel 2010.

Donde podemos ver la tan ansiada opción de 'Rangos de consolidación múltiple' que nos permitirá trabajar con tablas hojas, de datos que se encuentren varias o incluso en varios libros. en


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En el segundo paso elegimos un solo campo de página.

Agregamos los cuatro rangos correspondientes a las cuatro tablas.

En el paso 3 pedimos crear la tabla dinámica en hoja de cálculo nueva.

En Excel 2010 obtenemos al siguiente tabla dinámica.


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14.4

FUNCIÓN IMPORTARDATOSDINAMICOS

Extrae datos almacenados en una tabla dinámica

14.5

FÓRMULAS EN TABLAS DINÁMICAS (CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS)

Crear su propia fórmula en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con los datos de srcen (datos de srcen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de srcen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.)


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1. Determine si desea un campo calculado (campo calculado: campo de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los campos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros campos del informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.) o un elemento calculado ( elemento calculado: elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.) dentro de un campo. Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la fórmula. Emplee un elemento calculado si desea que la fórmula utilice datos de uno o más elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) específicos dentro de un campo. 2. Siga uno de estos procedimientos. Para obtener resultados óptimos en un informe de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.), trabaje en el informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de srcen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.), donde podrá ver los valores de datos individuales que calcula la fórmula. 1. Haga clic en el informe. 2. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica o en Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Campo calculado. 3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo. 4.

En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el campo.

Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic en el campo en el cuadro Campos y, a continuación, haga clic en Insertar campo. Por ejemplo, para calcular una comisión del 15% para cada valor del campo Ventas, podría escribir = Ventas * 15%. 5.

Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.


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Agregar un elemento calculado al campo y formulas matriciales Datos de srcen (Hoja1) Partimos de una pequeña base de datos, de únicamente dos columnas: 1. Fecha. El primer día de cada mes de los años 2010 y 2011. En total 24 registros (filas) 2. Importe. Es el valor de cierta magnitud económica. Podría ser por ejemplo la facturación de una empresa.

Resolución con fórmulas matriciales En la propia Hoja1 vamos a resolver nuestro caso aplicando una función matricial. Para saber cómo se ha de trabajar con este tipo de funciones puede consultar el post siguiente: La celda F5 es: {=SUMA(Importe*(AÑO(Fecha)=F$4)*(MES(Fecha)=$E5))} La fórmula está entre llaves lo que indica que es una fórmula matricial. Cuando nosotros escribimos la fórmula no ponemos las llaves, esto lo hace Excel, al validar la fórmula. Las fórmulas matriciales no se validan pulsando ENTER, se han de pulsar simultáneamente las tres teclas siguientes: CONTROL + MAYÚSCULAS + ENTER La tecla de MAYÚSCULAS es la tecla SHIFT.


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Los rangos empleados son: 

Fecha =Hoja1!$B$5:$B$28



Importe =Hoja1!$C$5:$C$28

La fórmula se ha de copiar al rango F5:G16. Para crear la columna H, simplemente aplicamos la fórmula que nos da la variación porcentual entre los valores del año 2010 y los valores del año 2011, que es lo que estamos buscando. La celda H5 es: =+G5/F5-1 Luego se la dota con formato de porcentaje, y obtenemos un 20% que es el incremento experimentado entre el importe del año 2010 (1.000) y el importe del año 2011 (1.200), para el mes de enero. Se copia hacia abajo y se obtienen los porcentajes de variación por cada mes.

Añadimos columnas para el año y el mes (Hoja2) No es muy ortodoxo añadir a una base de datos nuevos campos (columnas) que se calculan con información ya contenida en la propia base de datos. Pese a ésta recomendación general, en este caso, vamos añadir la columna Mes y la columna Año, que se calculan utilizando la fórmula de Excel MES y AÑO. Estas fórmulas han de estar aplicadas a una fecha válida nos proporcionan precisamente el mes y el año de esa fecha. Lo de "aplicadas a una fecha válida" es . Por este motivo hemos necesitado que la columna de Fecha sea una fecha válida, y hemos tenido que tomar el primer día de cada uno de los meses considerados. Así la primera fecha es el 1-enero-2010, y no hubiera valido haber puesto simplemente enero-2010 sin indicar el día. Una fecha válida debe indicar el día, el mes y el año. En la columna B aparece la fecha en formato mmm/aaaa. Son fechas válidas ya que aunque no veamos el día, esto es por el formato, pero la fecha está introducida como dia-mes-año. La celda D5 es: =MES(B5) La celda E5 es: =AÑO(B5)


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Resolución con Tabla Dinámica Primero creamos una Tabla dinámica como la siguiente.

Hemos puesto el Mes en rótulos de fila, el Año en rótulos de columna y el Importe como datos en Valores. En Excel 2007, con el cursor situado en la tabla dinámica pinchamos arriba sobre la Ficha opciones Fórmulas.

Deseamos elegir Elemento calculado pero vemos que aparece deshabilitado, en color gris. Para que podamos tener disponible esta opción debemos situar el cursor del ratón exactamente sobre la celda B4 o C4 de la tabla dinámica que es donde se encuentran los indicadores de los años 2010 y 2011.

Ahora si podemos insertar un Elemento calculado. Aparecerá la ventana donde podemos construir nuestro elemento calculado.


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Al elemento calculado le denominaremos Var.% ya que representará la variación porcentual. La fórmula que pondremos es: ='2011'/ '2010'-1 Pero no debemos escribir la fórmula tecleando los años sino eligiendo los Elementos con el ratón. Elegimos el elemento del año 2011, pulsamos luego sobre el símbolo de dividir (/), pulsamos sobre el elemento del año 2010, y finalmente restamos uno. Con ello se genera la columna correspondiente al elemento calculado Var.%. La nueva columna se formatea en formato de porcentaje y tendremos ya creada nuestra Tabla dinámica con elemento calculado.

1. Si los elementos del campo están agrupados, haga clic con el botón secundario en cada grupo, elija Agrupar y esquema en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento, o presione MAYÚS+F10.) y, a continuación, en haga clic en Desagrupar. 2. Haga clic en el campo donde desee agregar el elemento calculado. 3. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica o en Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Elemento calculado. 4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. 5. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento de la fórmula, haga clic en el elemento en la lista Elementos y, a continuación, en Insertar elemento (el elemento debe ser del mismo campo que el elemento calculado). 6. 7.

Haga clic en Agregar y luego en Si ha desagrupado elementos enAceptar. el paso 1, vuelva a agruparlos si lo desea.

Crear lista de f órmulas Podemos crear una lista con todas las fórmulas creadas en la tabla dinámica tanto de elementos calculados como de campos calculados. Para ello, sitúe el cursor en la tabla dinámica y elija 'Herramientas de tabla dinámica', Fórmulas, y 'Crear lista de fórmulas'.


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Esto genera una nueva hoja en la que obtendremos el listado solicitado.

Bajo este listado aparece el siguiente comentario. Notas: 



Cuando una celda se actualiza con más de una fórmula, el valor lo establece la fórmula con la última orden de resolución. Para cambiar el orden de resolución de varios elementos o campos calculados, en la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a continuación, seleccione Orden de resolución.

14.6 CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR Cambiar la función de resumen o el cálculo personalizado de un campo en un informe de tabla dinámica Los datos del área Valores resumen los datos de srcen subyacentes en el informe de gráfico dinámico de la siguiente forma: los valores numéricos utilizan la función SUMA, y los valores de texto la función CONTAR. No obstante, puede cambiar la función de resumen. De manera opcional, también puede crear un cálculo personalizado. 1. Seleccione un campo en el área Valores cuya función de resumen del informe de tabla dinámica desea cambiar. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Campo activo y luego en Configuración de campo. Se muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor. El Nombre del srcen es el nombre del campo en el srcen de datos. El Nombre personalizado muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinámica, o el nombre del srcen si no hay ningún nombre personalizado. Para cambiar el Nombre personalizado, haga clic en el cuadro de texto y modifique el nombre. 3. Haga clic en la ficha Resumir por. 4. En el cuadro Resumir campo de valor por, haga clic en la función de resumen que desea utilizar.


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Funciones de resumen que puede utilizar FUNCIÓN Suma Contar Promedio Máx Mín Producto Contar números DesvEst DesvEstP Var Varp

RESUMEN La suma de los valores. Es la función predeterminada de los valores numéricos. El número de valores. La función de resumen Contar funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTARA. Contar es la función predeterminada de los valores que no son numéricos. El promedio de los valores. El valor máximo. El valor mínimo. de valores los valores. El producto número de que son números. La función de resumen Contar núm funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR. Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la población. La desviación estándar de una población, donde la población son todos los valores que van a resumirse. Un cálculo de la varianza de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la población. La varianza de una población, donde la población son todos los valores que van a resumirse.

NOTA Para algunos tipos de datos de srcen, como los datos OLAP, y para campos calculados y campos con elementos calculados, no puede cambiar la función de resumen. 5. También puede utilizar un cálculo personalizado haciendo lo siguiente: 1. Haga clic en la ficha Mostrar valores como . 2. Haga clic en el cálculo que desea en el cuadro Mostrar valores como .

Cálculos personalizados que puede utilizar FUNCI N RESULTADO Normal Desactiva el cálculo personalizado. Muestra un valor como la diferencia del valor de Elemento base en Campo base. Diferencia de Muestra un valor como un porcentaje del valor de Elemento base en Campo base. % de % de la diferenciaMuestra un valor como la diferencia de porcentaje del valor de Elemento base en Campo base. de Muestra los valores de elementos sucesivos en Campo base como un total. Total en % de la fila Muestra el valor de cada fila o categoría como un porcentaje del total de la fila o categoría. % de la columna Muestra todos los valores de cada columna o serie como un porcentaje del total de la columna o serie. % del total Muestra un valor como un porcentaje del total general de todos los valores o puntos de datos en el informe. Índice Calcula un valor como se indica a continuación: ((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna)) 3. Seleccione un Campo base y un Elemento base, si estas opciones están disponibles para el cálculo que ha elegido.

Campo base no debe ser el mismo campo que eligió en el paso 1. 6. Para cambiar la forma en que se aplica formato a los números, haga clic en Formato de número y, en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione un formato de número y haga clic en Aceptar. 7. Si el informe tiene varios campos de valores, repita los pasos anteriores para cada uno de los que desee cambiar.


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NOTA Para utilizar más de una función de resumen en el mismo campo, agregue el campo de nuevo desde la Lista de campos de tabla dinámica y, a continuación, repita los pasos seleccionando la otra función que desea.

14.7 INSERTAR GRÁFICOS DINÁMICOS Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Grafico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del grafico a otro tipo de gráficos que nos agrade más de nos convenga más según los datos que tenemos. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de dialogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el grafico que más nos convenga. Luego la mecánica a seguir par a trabajar con el grafico es la misma que se vio en el tema de gráficos.


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14.8 FILTRAR DATOS EN GRÁFICO DINÁMICO

14.9 INSERTAR SEGMENTACIÓN DE DATOS La segmentación de datos proporciona botones en los que se puede hacer clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, la segmentación de datos también indica el estado actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe de tabla dinámica filtrado. ¿Qué es la segmentación de datos? Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fáciles de usar que contienen un conjunto de botones que le permiten filtrar los datos de un informe de tabla dinámica rápidamente sin la necesidad de abrir listas desplegables para buscar los elementos que se desean filtrar. Cuando se usa un filtro común de informe de tabla dinámica para filtrar varios elementos, el filtro solamente indica que se filtran varios elementos y es necesario abrir una lista desplegable para ver los detalles de filtrado. Sin embargo, las segmentaciones de datos etiquetan claramente el filtro que se aplica y proporcionan detalles para que los datos que se muestran en el informe de tabla dinámica filtrado puedan entenderse fácilmente.


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Las segmentaciones de datos generalmente se asocian a la tabla dinámica en la cual se crean. Sin embargo, también se pueden crear segmentaciones de datos independientes a la cuales se hace referencia desde las funciones de cubos de procesamiento analítico en línea (OLAP) o que luego se pueden asociar a cualquier tabla dinámica. Una segmentación de datos generalmente incluye los siguientes elementos: Un encabezado de segmentación de datos indica la categoría de los elementos que contiene. Unincluido botón de está en filtrado el filtro.que no está activado indica que el elemento no Un botón de filtrado que está activado indica que el elemento está incluido en el filtro. Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la selección de todos los elementos de la segmentación de datos. Una barra de desplazamiento permite desplazarse cuando hay más datos de los que pueden verse actualmente en la segmentación de datos. Los controles para mover y cambiar el tamaño de los bordes permiten cambiar el tamaño y la ubicación de la segmentación de datos.

Usar la segmentación de datos Hay varias formas de crear segmentaciones de datos para filtrar los datos de la tabla dinámica. En una tabla dinámica existente, puede hacer lo siguiente:   

Crear una segmentación de datos asociada a la tabla dinámica. Crear una copia de la segmentación de datos asociada a la tabla dinámica. Usar una segmentación de datos existente asociada a otra tabla dinámica.

Además de crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente, o en lugar de hacerlo, también se puede crear una segmentación de datos independiente a la que se puede hacer referencia mediante las funciones de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) o que luego se puede asociar a cualquier tabla dinámica. Dado que cada segmentación de datos que se crea está diseñada para filtrar un campo de tabla dinámica concreto, es probable que cree más de una segmentación de datos para filtrar un informe de tabla dinámica. Después de crear una segmentación de datos, ésta aparecerá en la hoja de cálculo junto con la tabla dinámica. Si hay más de una segmentación de datos, se mostrarán de manera superpuesta. Es posible mover una segmentación de datos a otra ubicación en la hoja de cálculo y cambiar su tamaño según sea necesario.


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Para filtrar los datos de la tabla dinámica, simplemente haga clic en un botón o en varios botones de la segmentación de datos.

Aplicación de formato a las segmentaciones de datos para lograr una apariencia coherente Cuando se crea una segmentación de datos en un informe de tabla dinámica existente, el estilo de la tabla dinámica se refleja en el estilo de la segmentación de datos con el fin de que estos estilos compartan una apariencia similar. Sin embargo, los cambios de formato que se realicen en la tabla dinámica después de crear la segmentación de datos no se reflejan en el formato de ésta. Además, si se crea una segmentación de datos independiente, es posible que el formato de la segmentación de datos no coincida con el de la tabla dinámica a la cual se asocia. Para crear informes que parezcan profesionales o simplemente para que el formato de una segmentación de datos coincida con el del informe de tabla dinámica asociado, se pueden aplicar estilos de segmentación y así lograr una apariencia coherente. Cuando se aplica alguno de los distintos estilos predefinidos disponibles para las segmentaciones de datos, se puede hacer coincidir bastante el tema de color aplicado a una tabla dinámica. Para lograr una apariencia personalizada, también se pueden crear estilos propios de segmentaciones de datos del mismo modo en que se crean estilos personalizados de tabla dinámica. Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinámicas Cuando en un informe hay muchas tablas dinámicas diferentes, como en el caso de un informe de inteligencia empresarial (BI) con el que se esté trabajando, es probable que desee aplicar el mismo filtro a alguna de las tablas dinámicas o a todas ellas. Puede compartir una segmentación de datos creada en una tabla dinámica con otras tablas dinámicas. No es necesario duplicar el filtro para cada tabla de dinámica. Cuando se comparte una segmentación de datos, se crea una conexión a otra tabla dinámica que contiene la segmentación de datos que se desea usar. Los cambios que se realizan en una segmentación de datos compartida se reflejan inmediatamente en todas las tablas dinámicas que están conectadas a esa segmentación de datos. Por ejemplo, si usa una segmentación de datos País en la tabla dinámica 1 para filtrar datos de un país específico, la tabla dinámica 2, que también usa esa segmentación de datos, mostrará los datos de ese mismo país. Las segmentaciones de datos que están conectadas a más de una tabla dinámica, y que se usan en más de una, se denominan segmentaciones de datos compartidas. Las segmentaciones que se usan en una sola tabla dinámica se denominan segmentaciones de datos locales. Una tabla dinámica puede usar tanto segmentaciones de datos locales como compartidas. Crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente 1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea crear una segmentación de datos. De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.


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2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en Insertar Segmentación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea crear una segmentación de datos. 4. mostrará Hagauna clic segmentación en Aceptar. de datos para cada campo que haya seleccionado. Se 5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro. Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en los que desea aplicar el filtro. Crear una segmentación de datos independiente 1.

En la pestaña Insertar en el grupo Filtro, haga clic en Segmentación de datos.

2. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes del cuadro Mostrar, realice una de las siguientes acciones: Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Éste es el valor predeterminado. Para mostrar únicamente la lista de conexiones usadas recientemente, haga clic en Conexiones en este libro. 



Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ya ha definido y creado en el cuadro de diálogo Seleccionar srcen de datos del Asistente para la conexión de datos o que ha seleccionado previamente como conexión desde este cuadro de diálogo. Para mostrar únicamente las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en este equipo.



Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de srcen de datos generalmente almacenada en la carpeta Mis documentos. Para mostrar únicamente las conexiones disponibles de un archivo de conexión al que se tiene acceso desde la red, haga clic en Archivos de conexión en la red.



Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft SharePoint Server 2010. Una DCL es una biblioteca de documentos del sitio de SharePoint Foundation que contiene un conjunto de archivos de conexión de datos de Office (.odc). Generalmente, es el administrador del sitio quien configura la DCL y quien, además, puede configurar el sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde la DCL en el cuadro de diálogo Conexiones externas. 3. Sugerencia Si no ve la conexión que desea, puede crear una. Para ello, haga clic en Examinar en busca de más y luego, en el cuadro de diálogo Seleccionar srcen de datos, haga clic en Nuevo srcen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el srcen de datos al cual desea conectarse. 4. Nota Si selecciona una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y luego se usa como la nueva información de conexión.


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5. En el cuadro de diálogo Elegir campos, active la casilla de verificación de los campos para los cuales desea crear una segmentación de datos. 6. Haga clic en Aceptar. Se creará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado. Aplicar formato a una segmentación de datos 1. Haga clic en la segmentación de datos a la que desea dar formato. Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la pestaña Opciones. 2. En la pestaña Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el estilo que desee. Para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botón Más

.

Compartir una segmentación de datos mediante su conexión a otra tabla dinámica Se puede compartir una segmentación de datos con otra tabla dinámica mediante su conexión a esa tabla dinámica. También se puede insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica conectándola con dicha tabla dinámica. Haga que una segmentación de datos esté disponible para ser usada en otra tabla dinámica 1. Haga clic en la segmentación de datos que desea compartir con otra tabla dinámica. Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la pestaña Opciones. 2. En el grupo Segmentación de datos de la pestaña Opciones, haga clic en Conexiones de tabla dinámica.

3. En el cuadro de diálogo Conexiones de tabla dinámica, active la casilla de verificación de las tablas dinámicas en las cuales desea que la segmentación de datos esté disponible. Usar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica 1. Para crear una conexión con la tabla dinámica que contiene la segmentación de datos que desea compartir, haga lo siguiente: 1. En la pestaña Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes.

2. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes, asegúrese de que esté seleccionada la opción Todas las conexiones en el cuadro en el cuadro Mostrar. Sugerencia Si no ve la conexión que desea, puede crear una. Para ello, haga clic en Examinar en busca de más y luego, en el cuadro de diálogo Seleccionar srcen de datos, haga clic en Nuevo srcen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el srcen de datos al cual desea conectarse. 3. Seleccione la conexión que desee y, a continuación, haga clic en Abrir. 4. En el cuadro de diálogo Importar datos en la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, haga clic en Informe de tabla dinámica.


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5. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica. De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y luego haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.

En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, active la casilla de verificación de las segmentaciones de datos que desea usar. Haga clic en Aceptar. Se mostrará una segmentación de datos para cada casilla de verificación que haya activado. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro. Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro. Nota Todas las tablas dinámicas que comparten la segmentación de datos mostrarán instantáneamente el mismo estado de filtrado. Desconectar o eliminar una segmentación de datos Si una segmentación de datos ya no es necesaria, ésta se puede desconectar del informe de tabla dinámica o bien se puede eliminar. Desconectar una segmentación de datos 1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea desconectar una segmentación de datos. De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño. 2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y luego haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, desactive la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea desconectar una segmentación de datos. Eliminar una segmentación de datos Siga unoHaga de los se indican adecontinuación: clicpasos en laque segmentación datos y luego presione SUPR. Haga clic con el botón secundario en la segmentación de datos y, a continuación, haga clic en Quitar .  


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Ejemplo:

14.10 DAR FORMATO A UN INFORME DE TABLA DINÁMICA Siga uno o varios de estos procedimientos: Aplicar un formato con o sin sangría 1.

Haga clic en el informe.

2. 3.

En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Formato del informe Siga uno de estos procedimientos:

.

Para aplicar un formato con sangría, haga clic en una de las opciones Informe 1 a Informe 10. Estas opciones aplican el formato y mueven los campos de columna (campo de columna: campo asignado a una orientación de columna en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como etiquetas de columna.) incluidos en el informe al área de fila. Para aplicar un formato sin sangrías (de tabla de referencias cruzadas), haga clic en una de las opciones Tabla 1 a Tabla 10 o en Tabla dinámica clásica, el formato predeterminado para los informes nuevos. Las opciones Tabla 1 a Tabla 10 también desplazan el primer campo de fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como etiquetas de fila.) de la izquierda hasta el área de columna. Nota Para restaurar el formato anterior del informe, haga clic en Deshacer de aplicar un formato nuevo.

inmediatamente después

Mostrar subtotales encima o debajo de los elementos correspondientes 1. Haga doble clic en el campo de fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como etiquetas de fila.) exterior donde desee cambiar la posición de los subtotales. 2. Si los subtotales no están activados, haga clic en Automático o en Personalizado. 3. Haga clic en Diseño y, a continuación, en Mostrar elementos en formulario esquemático. 4. Para mostrar los subtotales encima de los elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) con subtotales, active la casilla de verificación Mostrar subtotales en la parte superior del grupo.


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5.

Para mostrar los subtotales debajo de los elementos, desactive la casilla de verificación.

Mostrar u ocultar las filas en blanco después de los elementos de campo de fila 1. Haga doble clic en el campo de fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como etiquetas de fila.) exterior donde desee agregar o quitar filas en blanco entre los elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría elementos "Enero", "Febrero", etc.). 2. Haga tener clic enlosDiseño. 3. Para agregar o quitar las filas en blanco, active o desactive la casilla de verificación Insertar línea en blanco después de cada elemento. Nota Puede aplicar formatos de carácter y celda a las filas en blanco, pero no introducir datos en ellas. Utilizar celdas combinadas o normales como elementos de fila y columna exteriores 1. Haga clic en el informe. 2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Opciones de tabla. 3. Para utilizar celdas combinadas como elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) de fila y columna exteriores, active la casilla de verificación Combinar rótulos. Para utilizar celdas normales, desactive la casilla de verificación. Cambiar el formato numérico del área de datos 1.

Haga clic en una celda en el área de datos.

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Configuración de campo . 3. Haga clic en Número. 4. En la lista Categoría, haga clic en la categoría de formato que desee. 5. Seleccione las opciones de formato que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces. 6. Si el informe contiene más de un campo de datos (campo de datos: campo de una lista, tabla o base de datos de srcen que contiene datos que se resumen en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Un campo de datos suele contener datos numéricos, como estadísticas o índices de ventas.), repita estos pasos para cada uno. Cambiar cómo se muestran los errores y las celdas vacías 1. Haga clic en el informe. 2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Opciones de tabla. 3. Siga uno o varios de estos procedimientos: Cambiar el modo en que se muestra el error Active la casilla de verificación Para valores erróneos, mostrar en Opciones de formato. En el cuadro, introduzca el valor que desee mostrar en lugar de los errores. Para mostrar los errores como celdas en blanco, elimine los caracteres del cuadro. Cambiar el modo en que se muestran las celdas vacías Active la casilla de verificación Para celdas vacías, mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desee mostrar en las celdas vacías. Para mostrar las celdas en blanco, elimine los caracteres del cuadro. Para mostrar los ceros, desactive la casilla de verificación.


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Cambiar otras opciones de formato de los caracteres y las celdas 1. Asegúrese de que el formato se va a mantener si actualiza (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el srcen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe o cambia su diseño: haga clic en el informe y en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Opciones de tabla y, a continuación, active la casilla de verificación Mantener formato. 2. Seleccione la parte del informe de tabla dinámica a la que desee dar formato. Si desea aplicar un formato a todas estas zonas, de forma que los cambios de formato también se apliquen a las zonas no visibles en pantalla, haga clic en el elemento (Todos) en las listas desplegables de los campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.) y, a continuación, asegúrese de que el puntero del mouse (ratón) cambia a o antes de hacer clic en la parte seleccionada. 3. Para aplicar los cambios de formato que desee, utilice los botones de la barra de herramientas Formato y los comandos del menú Formato. Nota El formato condicional (formato condicional: formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.) y los bordes de celda no se conservan al actualizar o cambiar el formato. Restaurar el formato predeterminado de un informe 1. 2. 3.

Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica. Haga clic en Opciones de tabla. Active la casilla de verificación Autoformato de tabla y haga clic en Aceptar.

4. 5.

Haga clic en Formato del informe en la barra de herramientas Tabla dinámica. Haga clic en el formato Tabla dinámica clásica.

Quitar todo el formato de un informe 1. 2. 3.

Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica. Haga clic en Opciones de tabla. Desactive la casilla de verificación Autoformato de tabla y haga clic en Aceptar.

4. 5.

Haga clic en Formato del informe Haga clic en el formato Ninguno.

en la barra de herramientas Tabla dinámica.

Nota Al cambiar el formato de un informe de tabla dinámica, es posible que se pierda parte del formato de los informes de gráfico dinámico basados en él. 1.

Haga clic en una celda en el área de datos.

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Configuración de campo . 3. Haga clic en Número. 4. En la lista Categoría, haga clic en la categoría de formato que desee. 5. Seleccione las opciones de formato que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces. 6. Si el informe contiene más de un campo de datos (campo de datos: campo de una lista, tabla o base de datos de srcen que contiene datos que se resumen en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Un campo de datos suele contener datos numéricos, como estadísticas o índices de ventas.), repita estos pasos para cada uno.


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15.

FUNCIONES PARA BASES DE DATOS

15.1 INDIRECTO La función INDIRECTO (INDIRECT en inglés), es bastante rara. Es muy difícil identificar para qué la usarías … hasta que la necesitas. Su función, según la ayuda de Excel es: “Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto.”

(¿¿¿???)

No dice mucho. Antes de seguir, veamos los parámetros: INDIRECTO(Referencia; [opcional: Tipo de Referencia])

Donde:  

o o

Referencia: Texto de una referencia del tipo A1 o R1C1 (es decir, con la “dirección” de la celda. Tipo: Valor lógico que indica el tipo de referencia: VERDADERO u omitido: Referencia del tipo A1 FALSO: Referencia del tipo R1C1

También se pueden usar “nombres” de rangos. Es en estos casos donde yo he obtenido mayor

provecho de esta función.

Todavía confundido? Sigue leyendo. Cuando veas el potencial de esta función vas a ver que es muy buena! Ejemplo: si introducimos en cualquier celda la función =INDIRECTO(“A1″).Nos devolverá el valor que se

encuentra justamente en la celda A1

Otro ejemplo. Tenemos una serie de valores entre las columnas A y D y entre las filas 1 a 4.

En las celdas B7 y B8 ingresamos datos de referencias al número de fila (en B7) y la letra que hace referencia a la columna. En la celda B10 tenemos la función: =INDIRECTO(CONCATENAR(B8;B7)) ) y por lo tanto obtenemos el valor que Para este ejemplo, esto es equivalente a decir INDIRECTO(“B3″ se encuentra en esta celda que es 2.000. Puede ser que te estés preguntando “¿Y? ¿para qué la uso?”Creo que el siguiente ejemplo muestra un

caso donde se ve el potencial de esta función.


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Ejemplo Avanzado de la función Indirecto En este caso tenemos dos celdas con listas desplegables a partir de validación de datos. En la primera seleccionamos un país, pero necesitamos que en la segunda solamente nos muestre las ciudades que corresponden al país elegido.

Es decir, los datos permitidos en la celda B3, dependen de la ciudad que se elija en la celda B2. A continuación, la explicación paso a paso.

1. Asociar los países a las ciudades correspondientes. Para hacer esto, vamos a “nombrar” cada rango de ciudades, según el nombre del país que le

corresponda. Por ejemplo, el rango D3:D7, lo vamos a llamar “Brasil”. Si tienes dudas sobre cómo utilizar los nombres, te sugiero repasar el tutorial sobre uso de nombres en Excel. Es muy que los nombres que asignemos coincidan EXACTAMENTE con los que tenemos en las filas D2 a G2. Ejemplo, si tenemos “México” con el acento en la “é”, así debe estar definido el nombre.De otra forma

no funcionará.

Definimos entonces los nombres:    

Brasil: para el rango D3:D7 Argentina: para el rango E3:E6 Colombia: para el rango F3:F6 México: para el rango G3:G5

2. Asignar los valores válidos (lista desplegable) para seleccionar país


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En la celda B2, restringiremos qué valores se pueden ingresar utilizando la validación de datos lo cual nos permite además contar con una lista despeglable con los valores que se pueden elegir. Estando parados en la celda B2, vamos a la pestaña “Datos”, seleccionamos “Validación de datos”, e

ingresamos los parámetros:

Permitir: lista Origen: =$D$2:$G$2

 

3. Asociar los valores válidos de la celda de “ciudad” (B3), según el país elegido.

Es finalmente en este punto donde veremos a INDIRECTO con todo su potencial. Necesitamos que la validación de datos para la celda B3 cambie y se ajuste cuando cambiamos de país. Pensando en términos de la validación, significa que el Origen debe variar. Utilizando la función =INDIRECTO(B2), indicamos a Excel que el valor que necesitamos NO es el valor como tal de B2 (ejemplo Brasil), sino las direcciones de Excel. Recuerden que llamamos “Brasil” al rango D3:D7. Por lo tanto, decir INDIRECTO(“Brasil”) es equivalente a tener D3:D7.

Seleccionamos entonces la celda B3 y vamos a “Datos”, “Validación de datos” e ingresam os:  

Permitir: lista Origen: =INDIRECTO(B2) OJO!!!: Si vemos que nos aparece el error “El srcen actualmente evalúa un error”, se debe a que la celda B2 está en blanco y por lo tanto INDIRECTO trata de buscar una “dirección” vacía. Aceptamos de todas formas. Al elegir un país veremos que ambos filtros están funcionando

15.2

CONTAR, CONTARA, CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO

Muchas veces necesitamos contar simplemente cuántas celdas de las seleccionadas tienen valores  

CONTAR: Cuenta el número de celdas en un rango que tienen números. CONTARA: Cuenta el número de celdas que tienen algún valor. Es decir, las no-vacías.


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Función CONTAR Para entender mejor el concepto, miremos la tabla. Tenemos 8 filas de las cuales:     

3 celdas con texto: celdas 1, 2 y 6 2 celdas con números: celdas 4 y 5 1 celda vacía: celda 3 1 celda con valor lógico: celda 7 1 celda con error: celda 8

Aplicando la función CONTAR al rango ( =CONTAR(E3:E10) ) vemos que devuelve 2, que es la cantidad de números. Es notar que la función no se ve afectada por la presencia de errores o celdas con texto. Los valores lógicos (VERDADERO, FALSO), NO son contados. Función CONTARA Como se mencionó al principio de esta nota, esta función es mucho más amplia: cuenta todas las celdas no-vacías dentro del rango. Esto es, que tengan cualquier cosa: número, texto, error o valor lógico. Es por esto que, el resultado de la función CONTARA(E3:E10), el cual contiene 8 celdas, da como resultado 7, lo que nos indica que hay 7 celdas ocupadas (ya que la que se encuentra en tercera posición está vacía). CONTAR.SI.CONJUNTO En este artículo, se describen la sintaxis de fórmula y el uso de la función (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.)CONTAR.SI.CONJUNTO en Microsoft Excel. Descripción Aplica criterios a las celdas en varios rangos y cuenta cuántas veces se cumplen dichos criterios. Sintaxis COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…)


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La sintaxis de la función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.): criteria_range1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. criteria1 Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que determinan las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32". criteria_range2, criteria2, ... Opcional. Rangos adicionales y criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rango/criterio.  



Cada rango adicional debe tener la misma cantidad de filas y columnas que el argumento criteria_range1. No es necesario que los rangos sean adyacentes. Observaciones Los criterios de cada rango se aplican a una celda cada vez. Si todas las primeras celdas cumplen los criterios asociados, el número aumenta en 1. Si todas las segundas celdas cumplen los criterios asociados, el número aumenta en 1 nuevamente y así sucesivamente hasta evaluar todas las celdas. Si el argumento de los criterios hace referencia a una celda vacía, la función CONTAR.SI.CONJUNTO trata dicha celda como un valor 0. En los criterios se pueden usar caracteres comodín, el signo de interrogación (?) y el asterisco (*) . El signo de interrogación se corresponde con un solo carácter y el asterisco se corresponde con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar. 





Ejemplos Ejemplo 1 

Seleccione el ejemplo de este artículo. No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda   

Presione CTRL+C. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.


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A Comercial 1 García Navarro Gil 2 López Fórmula 3 =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:D2;"=Sí") 4 5

B Cuota de superada Sí Sí Sí No Descripción

C D widgetsCuota deCuota de gadgets doodads superada superada No No Sí No Sí Sí Sí Sí Resultado

Cuenta cuántas veces1 García ha superado una cuota de ventas para widgets, gadgets y doodads.

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B5;"=Sí";C2:C5;"=Sí")Cuenta cuántos2 comerciales han 6 superado su cuota de widgets y gadgets. =CONTAR.SI.CONJUNTO(B5:D5;"=Sí";B3:D3;"=Sí")Cuenta cuántas veces1 López y Navarro han superado la misma cuota para widgets, 7 gadgets y doodads.

Ejemplo 2 

Seleccione el ejemplo de este artículo. No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda   

Presione CTRL+C. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. 

Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.


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A

B

1

Datos 1 2 2 3 3 4 5 4 6

C

Datos 1/5/2008 2/5/2008 3/5/2008 4/5/2008 5/5/2008 6/5/2008

Descripción Resultado 5 Fórmula =CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A7,"<6",A2:A7,">1") Cuenta cuántos números entre 1 y 64 (sin incluir el 1 y el 6) contienen las 6 celdas de la A2 a la A7. 7

=CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A7, "<5",B2:B7,"<3/5/2008")

8 =CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A7, A6,B2:B7,"<" & B4)

"<"

9

15.3

Cuenta cuántas filas tienen números 2 menores que 5 en las celdas de la A2 a la A7 y, además, cuántas filas tienen fechas anteriores al 3/5/2008 en las celdas de la B2 a la B7. & La descripción es la misma del 2 ejemplo anterior, pero se usan referencias de celda en lugar de constantes en los criterios.

SUMAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO

La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene números, desea sumar solo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente fórmula: =SUMAR.SI(B2:B25,">5") En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se están sumando. Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la fórmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma solo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan." Nota Para sumar las celdas en función de criterios múltiples, vea la función SUMAR.SI.CONJUNTO. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma]) La sintaxis de la función SUMAR.SI cuenta con los argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.) siguientes:


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Excel Avanzado 2010

rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterios Obligatorio. El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY(). 



Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numérico, las comillas dobles no son obligatorias. rango_suma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que están especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios). 

Notas : Se pueden usar los caracteres comodín signo de interrogación (?) y asterisco (*) como el argumento criterios. El signo de interrogación corresponde a cualquier carácter único y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) antes del carácter. Comentarios: La función SUMAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para comparar cadenas de más de 255 caracteres con la cadena #¡VALOR!. No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamaño y forma que el argumento rango. Las celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior del extremo izquierdo del argumento rango_suma como la celda inicial e incluye las celdas que corresponden con el tamaño y la forma del argumento rango. Por ejemplo: Si rango es A1:A5 A1:A5 A1:B4 A1:B4

y rango_suma es B5:B15 B1:B3 C1:D4 C1:C2

las celdas reales serán B5:B15 B5:B15 C1:D4 C1:D4

Sin embargo, cuando los argumentos rango y rango_suma de la función SUMAR.SI no contienen el mismo número de celdas, es posible que se tarde más de lo esperado en volver a calcular la hoja de cálculo.


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Excel Avanzado 2010

SUMAR.SI.CONJUNTO En este artículo se describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la función (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.) SUMAR.SI.CONJUNTO de Microsoft Excel. Descripción Agrega las celdas de un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del de rango A1:A20 solo si los números de B1:B20 mayores que cero (0) y los números C1:C20 correspondientes son menores quecorrespondientes 10, puede usar lason siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; ">0"; C1:C20; "<10") El orden de los argumentos es diferente entre las funciones SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI. Concretamente, el argumento rango_suma es el primer argumento de SUMAR.SI.CONJUNTO, pero es el tercero de SUMAR.SI. Si está copiando o editando estas funciones similares, asegúrese de poner los argumentos en el orden correcto. Sintaxis SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; criterios2]; ...) La sintaxis de la función SUMAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.): rango_suma Obligatorio. Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) que contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto. rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32". rango_criterios2; criterios2; … Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. 

 



Observaciones Las celdas del argumento rango_suma se suman solo si se cumplen los criterios correspondientes especificados para esa celda. Por ejemplo, supongamos que una fórmula contiene dos argumentos rango_criterios. Si la primera celda de rango_criterios1 cumple con criterios1 y la primera celda de rango_criterios2 cumple con criterios2, se agrega la primera celda de rango_suma a la suma y así sucesivamente para todas las celdas restantes de los rangos especificados. Las celdas del argumento rango_suma que contienen VERDADERO se evalúan como 1; las celdas de rango_suma que contienen FALSO se evalúan como 0 (cero). A diferencia de los argumentos rango y criterios de la función SUMAR.SI, en la función SUMAR.SI.CONJUNTO, cada argumento rango_criterios debe contener el mismo número de filas y columnas que el argumento rango_suma. Puede usar caracteres comodín como el signo de interrogación (?) y el asterisco (*) en los criterios. Un signo de interrogación coincide con un carácter individual, un asterisco coincide con una secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter. 








106

Excel Avanzado 2010

15.4

BDSUMA, BDPROMEDIO, BDMAX, BDMIN, BDCONTARA, BDONTAR, BDEXTRAER

BDSUMA Suma los números de un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

Sintaxis BDSUMA(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios) La sintaxis de la función BDSUMA tiene los siguientes argumentos:

Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna. 





Observaciones Cualquier rango se puede usar como argumento Criterios, siempre que incluya por lo menos una etiqueta de columna y por lo menos una celda debajo de la etiqueta de columna para especificar la 

condición. Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como Coincidir Ingresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos. Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información. Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista. 




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Excel Avanzado 2010

Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios. 

Ejemplos B Alto >10

C D E F EdadRendimientoBeneficioAlto <16

2 Árbol Manzano Peral 3 Cerezo Manzano

Alto 18 12 13 14

EdadRendimientoBeneficio 20 14 105,00 12 10 96,00 14 9 105,00 15 10 75,00

4 Peral Manzano 5 Fórmula

9 8 Descripción (resultado)

8 9

=BDSUMA(A4:E10; 6 "Beneficio"; A1:A2) =BDSUMA(A4:E10; "Beneficio"; A1:F2) 7

Beneficio total de los manzanos (225) Beneficio total de los manzanos con un alto entre 10 y 16 (75)

1

A Árbol ="=Manzano" ="=Peral"

8 6

76,80 45,00

Ejemplos de criterios Dado que el signo igual se utiliza para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un valor en una celda, Microsoft Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios: 

=''=entrada'' En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:

EN LA CELDA SE ESCRIBE ="=Davolio" ="= 3000"

EXCEL EVALÚA Y MUESTRA =Davolio =3000

Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, puede utilizar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Si desea ver un ejemplo, vea Filtrar el texto usando una búsqueda en la que se distinga entre mayúsculas y minúsculas. 

Las siguientes secciones proporcionan ejemplos de criterios complejos.


108

Excel Avanzado 2010

Varios criterios en una columna Lógica booleana:

(Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")

Para buscar las filas que cumplen varios criterios de una columna, escriba los criterios directamente debajo de los otros en distintas filas del rango de criterios. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:B3) muestra las filas que contienen "Davolio" o "Buchanan" en la columna Vendedor (A8:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor =Davolio =Buchanan

C Ventas

Tipo Bebidas Carnes Alimentos Alimentos

Vendedor Suyama Davolio Buchanan Davolio

Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios Lógica booleana:

(Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)

Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:C2) muestra todos los productos que contienen "Alimentos" en la columna Tipo y un valor superior a 1.000 $ en la columna Ventas (A9:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo =Alimentos

B Vendedor

C Ventas >1000



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio") Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse cualquier criterio, escriba los criterios en filas diferentes del rango de criterios. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) presenta todas las filas que contienen "Alimentos" en la columna "Tipo" o "Davolio" en la columna Vendedor (A8:C10).

A

B


C 109

Excel Avanzado 2010

1

Tipo

2 3

=Alimentos

6 7 8 9 10


Vendedor

Ventas

=Davolio


Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para varias columnas Lógica booleana: 1500) )

( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas >

Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y un valor superior a 3000 $ en la columna Ventas, o bien, presenta las filas que contienen "Buchanan" en la columna Vendedor y un valor superior a 1500 $ en la columna Ventas (A9:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo


C Ventas >3000 >1500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios conjuntos de criterios en los que c ada conjunto incluye criterios para una columna Lógica booleana:

( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) )

Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para una columna, incluya varias columnas con el mismo encabezado de columna. En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (C1:D3) muestra las filas que contienen valores comprendidos entre 6.000 y 6.500, y valores inferiores a 500 en la columna Ventas (A8:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas >6000 <500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $


D Ventas <6500

110

Excel Avanzado 2010

Criterios para buscar valores de t exto que incluyen algunos caracteres pero no otros Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de estos procedimientos: Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis". Utilice un carácter comodín. 



Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación.

UTILICE ? (signo de interrogación) * (asterisco) ~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

PARA BUSCAR Un único Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia" Cualquier número de Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste" Un signo de interrogación, un asterisco Por ejemplo, af91~? buscará "af91?".

carácter caracteres o

una

tilde

En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) muestra las filas cuyos primeros caracteres son "Ca" en la columna Tipo o las filas cuyo segundo carácter sea "u" en la columna Vendedor (A7:C9).

A Tipo Ca

1 2 3

B Vendedor

C Ventas

=?u*

45 6 7 8 9 10



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Criterios creados como resultado de una fórmula Puede utilizar como criterio valores calculados que sean el resultado de una fórmula. Tenga en cuenta los puntos s siguientes: La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO. Puesto que está utilizando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no la escriba de la forma siguiente:  

=''=entrada'' No utilice rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en blanco o utilice uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta). 

Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o #¡VALOR!, en la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango.


111

Excel Avanzado 2010

La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila (en los ejemplos siguientes, C7 y A7). Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas. 



Las subsecciones siguientes proporcionan ejemplos concretos de criterios creados como resultado de una fórmula.

Filtrar buscando valores superiores a la media de todos los valores incluidos en el rango de datos En el siguiente rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que tienen en la columna Ventas un valor"C7" superior promedioa de todos losfiltrada valores(C)incluidos en la columna Ventas (C7:C10). En la fórmula, hace alreferencia la columna de la primera fila del rango de datos (7).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

D Promedio calculado =C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Filtrar el texto usando una búsqueda en la que se distinga entre mayúsculas y minúsculas En el rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que contienen "Alimentos" en la columna Tipo utilizando la función IGUAL para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas (A10:C10). En la fórmula, "A7" hace referencia a la columna filtrada (A) de la primera fila del rango de datos (7).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

D Coincidencia exacta =IGUAL(A7; "Alimentos")

BD CONTAR Cuenta las celdas que contienen números en un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios.

Ejemplo de BDsuma a diferencia que Bdsuma suma valores y Bdcontar cuenta valores y da tos,


112

Excel Avanzado 2010

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas.

Sintaxis BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios) La sintaxis de la función BDPROMEDIO tiene los siguientes argumentos: Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo indica qué columna se utiliza en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna.







Observaciones Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.



Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de campo Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 en la celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre podría usarse como argumento criterios en las funciones para bases de datos. Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información. Asegúrese de que el rango de criterios no se superpone sobre la lista. Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios. 

 

Ejemplos A

B

C

D

E

F

rbol 1 ="=Manzano" ="=Peral"

Alto >10

EdadRendimientoBeneficioAlto <16

2 Árbol Manzano 3 Peral Cerezo 4 Manzano Peral 5 Manzano

Alto 18 12 13 14 9 8

EdadRendimientoBeneficio 20 14 105,00 12 10 96,00 14 9 105,00 15 10 75,00 8 8 76,80 9 6 45,00

Fórmula



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Excel Avanzado 2010

6 =BDPROMEDIO(A4:E10; "Rendimiento"; A1:B2) 7

=BDPROMEDIO(A4:E10; A4:E10)

Rendimiento medio de los manzanos con un alto superior a 3 metros (12) 3;Edad media de todos los árboles de la base de datos (13)

Ejemplos de criterios Dado que el signo igual se utiliza para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un valor en una celda, Microsoft Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para texto o para un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios:


EN LA CELDA SE ESCRIBE ="=Davolio" ="=3000"

EXCEL EVALÚA Y MUESTRA =Davolio =3000






1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo


C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $


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Excel Avanzado 2010




1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo =Alimentos

B Vendedor

C Ventas >1000



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios Lógica booleana:

(Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio")

Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse cualquier criterio, escriba los criterios en filas diferentes del rango de criterios. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) presenta todas las filas que contienen "Alimentos" en la columna "Tipo" o "Davolio" en la columna Vendedor (A8:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo =Alimentos

B Vendedor

C Ventas

=Davolio



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $



Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas.


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Excel Avanzado 2010

En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y un valor superior a 3000 $ en la columna Ventas, o bien, presenta las filas que contienen "Buchanan" en la columna Vendedor y un valor superior a 1500 $ en la columna Ventas (A9:C10).

1 2 3 4 56 7 8 9 10

A Tipo


C Ventas >3000 >1500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para una columna Lógica booleana:


Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para una columna, incluyendo varias columnas con el mismo encabezado de columna. En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (C1:D3) muestra las filas que contienen valores comprendidos entre 6.000 y 6.500, y valores inferiores a 500 en la columna Ventas (A8:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas >6000 <500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

D Ventas <6500

Criterios para buscar valores de t exto que incluyen algunos caracteres pero no otros Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de estos procedimientos: Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis". Utilice un carácter comodín. Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación. UTILICE PARA BUSCAR ? (signo de interrogación) Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia" * (asterisco) Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste" ~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, af91~? buscará "af91?". 




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Excel Avanzado 2010


A Tipo Ca

1 2 3 4 5 6

B Vendedor

C Ventas

=?u*

87 9 10

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas Carnes Alimentos Generar

Suyama Davolio Buchanan Davolio

5122$$ 450 6328 $ 6544 $



Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o #¡VALOR!, en la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango. La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila (en los ejemplos siguientes, C7 y A7). Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.






Filtrar buscando valores superiores a la media de todos los valores incluidos en e l rango de datos En el siguiente rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que tienen en la columna Ventas un valor"C7" superior promedioa de todos losfiltrada valores(C)incluidos en la columna Ventas (C7:C10). En la fórmula, hace alreferencia la columna de la primera fila del rango de datos (7).

1 2 3 4 5 6 7

A Tipo

B Vendedor

C Ventas

Tipo Bebidas

Vendedor Suyama

Ventas 5122 $



117

Excel Avanzado 2010

8 9 10

Carnes Alimentos Alimentos

Davolio Buchanan Davolio

450 $ 6328 $ 6544 $


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $


BDMAX Devuelve el valor máximo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas.

Sintaxis BDMAX(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios) La sintaxis de la función BDMAX tiene los siguientes argumentos: Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Criterios Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna. 





Observaciones Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios. 

Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos. Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se 


118

Excel Avanzado 2010

agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información. Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista. Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.  

Ejemplos

A 1 Árbol

B

C

Alto

2 ="=Manzano" ="=Peral" Árbol 3 Manzano Peral 4 Cerezo

>10

D

E

F


Alto 18

EdadRendimientoBeneficio 20 14 105,00

12 13

12 14

10 9

96,00 105,00

Manzano 5 Peral

14 9

15 8

10 8

75,00 76,80

Manzano 6 Fórmula

8 Descripción (resultado)

9

6

45,00

=BDMAX(A4:E10; "Beneficio";Beneficio máximo de los manzanos 7 A1:A3) y perales (105)

Ejemplos de criterios Dado que el signo igual se utiliza para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un valor en una celda, Microsoft Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios:



EXCEL EVAL A Y MUESTRA =Davolio =3000

Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, puede utilizar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Si desea



ver un ejemplo, vea Filtrar el texto usando una búsqueda en la que se distinga entre mayúsculas y minúsculas. Las siguientes secciones proporcionan ejemplos de criterios complejos.



Para buscar las filas que cumplen varios criterios de una columna, escriba los criterios directamente debajo de los otros en distintas filas del rango de criterios.


119

Excel Avanzado 2010

En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:B3) muestra las filas que contienen "Davolio" o "Buchanan" en la columna Vendedor (A8:C10).

1 2 3 4 5 6 87 9 10

A Tipo


C Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas Carnes Alimentos Alimentos


5122$$ 450 6328 $ 6544 $




1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo =Alimentos

B Vendedor

C Ventas >1000



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $



Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse cualquier criterio, escriba los criterios en filas diferentes del rango de criterios. En el siguiente rangoen deladatos (A6:C10), rango de (A1:B3) presenta todas las filas que contienen "Alimentos" columna "Tipo" oel"Davolio" encriterios la columna Vendedor (A8:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8

A Tipo =Alimentos

B Vendedor

C Ventas

=Davolio

Tipo Bebidas Carnes

Vendedor Suyama Davolio


Ventas 5122 $ 450 $ 120

Excel Avanzado 2010

9 10

Alimentos Alimentos

Buchanan Davolio

6328 $ 6544 $




1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Escriba


C Ventas >3000 >1500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $




1 2 3 4 5 6 87 9 10

A Escriba

B Vendedor

C Ventas >6000 <500

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas Carnes Alimentos Generar


5122$$ 450 6328 $ 6544 $

D Ventas <6500

Criterios para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de estos procedimientos:


121

Excel Avanzado 2010

Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis". Utilice un carácter comodín. 




UTILICE ? (signo de interrogación)

PARA BUSCAR Un único Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco)

Cualquier número de Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste" Un signo de interrogación, un asterisco Por ejemplo, af91~? buscará "af91?".

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~


una

tilde


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo Ca

B Vendedor

C Ventas

=?u*

Tipo Bebidas Carnes Alimentos Generar


Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $



Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o #¡VALOR!, en la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango. La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila (en los ejemplos siguientes, C7 y A7). Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas. 




122

Excel Avanzado 2010


Filtrar buscando valores superiores a la media de todos los valores incluidos en el rango de datos En el siguiente rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que tienen en la columna Ventas un valor superior al promedio de todos los valores incluidos en la columna Ventas (C7:C10). En la fórmula, "C7" hace referencia a la columna filtrada (C) de la primera fila del rango de datos (7).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $


BDMIN Devuelve el valor mínimo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas. Mismos ejemplos de BDmax solo devuelve valores minimos.

BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco de un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTARA cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios.

Sintaxis BDCONTARA(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios) La sintaxis de la función BDCONTARA tiene los siguientes argumentos:


123

Excel Avanzado 2010







Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos. Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información. Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista. Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios. 

 

Ejemplos

A

B

C

D

E

F

1 Alto

EdadRendimientoBeneficioAlto

="=Manzano" ="=Peral" 3 Árbol

>10

<16

Alto

EdadRendimientoBeneficio

Manzano 4 Peral Cerezo 5 Manzano

18 12 13 14

20 12 14 15

14 10 9 10

105,00 96,00 105,00 75,00

6 Peral Manzano

9 8

8 9

8 6

76,80 45,00

2

7 8 9

Árbol

Fórmula


=BDCONTARA(A4:E10; "Beneficio"; A1:F2)

Esta función examina los registros de manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16 metros, y determina el número de campos Ganancia de esos registros que no están en blanco. (1)


124

Excel Avanzado 2010



EN LA CELDA SE ESCRIBE EXCEL EVALÚA Y MUESTRA ="=Davolio" =Davolio ="=3000" = 3000 Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, puede utilizar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Si desea ver un ejemplo, vea Filtrar el texto usando una búsqueda en la que se distinga entre mayúsculas y minúsculas. 




Para buscar las filas que cumplen varios criterios de una columna, escriba los criterios directamente debajo de los otros en distintas filas del rango de criterios. En el siguiente rango de (A6:C10), el rango de criterios (B1:B3) muestra las filas que contienen "Davolio" o "Buchanan" endatos la columna Vendedor (A8:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo


C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $




1 2

A Tipo =Alimentos

B Vendedor


C Ventas >1000 125

Excel Avanzado 2010

3 4 5 6 7 8 9 10



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $




1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Escriba =Alimentos

B Vendedor

C Ventas

=Davolio

Tipo Bebidas Carnes Alimentos

Vendedor Suyama Davolio Buchanan

Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para varias columnas Lógica booleana: ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas > 1500) ) Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y un valor superior a 3000 $ en la columna Ventas, o bien, presenta las filas que contienen "Buchanan" en la columna Vendedor y un valor superior a 1500 $ en la columna Ventas (A9:C10). A B C 1 Escriba Vendedor Ventas 2 =Davolio >3000 3 =Buchanan >1500 4 5 6 7 8 9 10



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $




126

Excel Avanzado 2010


1 2 3 45 6 7 8 9 10

A Escriba

B Vendedor

C Ventas >6000 <500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

D Ventas <6500








una

tilde


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo Ca

B Vendedor

C Ventas

=?u*




Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

127

Excel Avanzado 2010



Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o #¡VALOR!, en la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango. La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila (en los ejemplos siguientes, C7 y A7). Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.







1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $




128

Excel Avanzado 2010

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $


BDEXTRAE Extrae un único valor de una columna de una lista o una base de datos que cumpla las condiciones especificadas.

Sintaxis BDEXTRAER(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios) La sintaxis de la función BDEXTRAER tiene los siguientes argumentos:






Observaciones Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR! Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM! Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.   


 


129

Excel Avanzado 2010

Ejemplos

A

B

C

D

E

F

1 Árbol 2 ="=Manzano" ="=Peral" Árbol 3 Manzano Peral 4 Cerezo Manzano 5 Peral

Alto >10


Alto

EdadRendimientoBeneficio

18 12 13 14 9

20 12 14 15 8

Manzano 6 Fórmula =BDEXTRAER(A4:E10; 9 "Rendimiento"; A1:A3)

8 9 Descripción (resultado) Devuelve el valor de error #¡NUM! porque más de un registro cumple con los criterios

14 10 9 10 8

105,00 96,00 105,00 75,00 76,80

6

45,00




EXCEL EVALÚA Y MUESTRA =Davolio = 3000







130

Excel Avanzado 2010

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo


C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $




1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo =Alimentos

B Vendedor

C Ventas >1000



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio") Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse cualquier criterio, escriba los criterios en filas diferentes del rango de criterios. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) presenta todas las filas que contienen "Alimentos" en la columna "Tipo" o "Davolio" en la columna Vendedor (A8:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo =Alimentos

B Vendedor

C Ventas

=Davolio




Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

131

Excel Avanzado 2010



Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) muestra las filas que contienen "Davolio" en contienen la columna"Buchanan" Vendedor yenunlavalor superior a 3000y $unenvalor la columna las filas que columna Vendedor superiorVentas, a 1500 o$ bien, en la presenta columna Ventas (A9:C10).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Escriba


C Ventas >3000 >1500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios conjuntos de criterios en los que c ada conjunto incluye criterios para una co lumna Lógica booleana:



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Escriba

B Vendedor

C Ventas >6000 <500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

D Ventas <6500





132

Excel Avanzado 2010





una

tilde

En el siguiente de datos (A6:C10), de criterios (A1:B3) carácter muestra sea las filas caracteres son rango "Ca" en la columna Tipoelorango las filas cuyo segundo "u" cuyos en la primeros columna Vendedor (A7:C9).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo Ca

B Vendedor

C Ventas

=?u*



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $








133

Excel Avanzado 2010


1 2 34 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

Tipo Bebidas Carnes Alimentos Alimentos BDPRODUCTO

B Vendedor

C Ventas


Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $


Multiplica los valores de un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

Sintaxis BDPRODUCTO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios) La sintaxis de la función BDPRODUCTO tiene los siguientes argumentos:

Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. 




134

Excel Avanzado 2010

Criterios Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna. 



 

Ejemplos

1

A

2

B

C

D

E

F

rbol ="=Manzano" 3 ="=Peral"

Alto >10


Árbol 4 Manzano

Alto 18

EdadRendimientoBeneficio 20 14 105,00

12 13

12 14

10 9

96,00 105,00

14

15

10

75,00

9 8

8 9

8 6

76,80 45,00

5

Peral Cerezo

6 Manzano Peral 7 Manzano Fórmula 8 =BDPRODUCTO(A4:E10; "Rendimiento"; A1:B2) 9

Descripción (resultado) Producto de los rendimientos de los manzanos con un alto superior a 10 (140)


135

Excel Avanzado 2010



EN LA CELDA SE ESCRIBE

EXCEL EVALÚA Y MUESTRA

="=Davolio"

=Davolio

="= 3000"

=3000






1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo


C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

Varios criterios en varias columnas e n las que deben cumplirse todos los criterios Lógica booleana:




136

Excel Avanzado 2010

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo =Alimentos

B Vendedor

C Ventas >1000



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $




A B C 1 Tipo Vendedor Ventas 2 =Alimentos 3 =Davolio 4 5 6 Tipo Vendedor Ventas Bebidas Suyama 5122 $ 7 8 Carnes Davolio 450 $ 9 Alimentos Buchanan 6328 $ 10 Alimentos Davolio 6544 $ Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para varias columnas Lógica booleana: 1500) )



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Escriba


C Ventas >3000 >1500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $


137

Excel Avanzado 2010




A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

B

C

Escriba

Vendedor

Ventas >6000 <500



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $

D Ventas <6500








una

tilde


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo Ca

B Vendedor

C Ventas

=?u*




Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $ 138

Excel Avanzado 2010


=''=entrada'' utilice rótulos desea columnas para rótulosincluido de los en criterios; deje de criterios en blanco oNo utilice uno que no un rótulo de los columna el rango (enloslosrótulos ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta). 






1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $




139

Excel Avanzado 2010

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 15.5

A Tipo

B Vendedor

C Ventas



Ventas 5122 $ 450 $ 6328 $ 6544 $


EJEMPLO DE FUNCIONES ANIDADAS: SI, INDICE, COINCIDIR, LARGO Y SUSTITUIR

Hoja Productos

Función con valor absoluto lista para hacer autollenado hacia derecha y abajo

Hoja factura


140

Excel Avanzado 2010


141

Excel Avanzado 2010

16. EJEMPLOS DE FUNCIONES CON GRAFICAS PARA BASES DE DATOS 16.1     

GRÁFICA CON FUNCIÓN REPETIR

Capturar tabla 1 Capturar títulos tabla 2 y dar formato Realizar fórmulas en columnas E, F y G cambiar tipo de letra a windings desde E2:E13 Y G2:G13 cambiar gastos e ingresos y se actualiza la tabla

16.2

GRÁFICAS CON CASILLAS DE VERIFICACIÓN

CAPTURARCASILLAS TABLA DE VERIFICACIÒN REALIZAR FORMATO A LAS CASILLAS DE VERIFICAC. (ACTIVADO Y VINCULARLO CON A CELDA B1, C1, D1) REALIZAR FORMULAS Y AUTOLLENADO SELECCIONAR DESDE A7:D10 REALIZAR GRAFICO OCULTAR 2A TABLA DE A7:D7 Y B1:D1


142

Excel Avanzado 2010

16.3

GRÁFICAS CON FUNCIONES CUADRÁTICAS

ESCRIBIR -15 Y -14 Y AUTOLLENADO FORMUA EN B2 Y AUTOLLENADO GRAFICA DE DISPERSION CON LINEAS SUAVIZADAS NOTA: UNA FUNCION CUADRATICA NO DEBE DAR UNA PARABOLA AGREGAR DATOS NEGATIVOS PARA SOLUCIONAR LO DE LA CURVA Y HACER AUTOLLENADO HACIA ARRIBA


143

Excel Avanzado 2010

16.4

GRÁFICA DE PORCENTAJE

En una presentación es muy que los conceptos que se quieren trasmitir sean claros y también atractivos a la vista del lector. Una manera de conseguir estos objetivos es presentar los datos numéricos en gráficos Pasos

que

ilustren

los

porcentajes.

1. Abre una hoja nueva de excel.


144

Excel Avanzado 2010

2. En una de las columnas (nombradas con letras) coloca el detalle de los valores numéricos que quieres graficar. Escribe uno debajo del otro utilizando una celda (cuadrito) por cada uno.

3. En la celda contigua hacia la derecha, agrega los valores correspondientes a los rótulos del paso 2.

4. Coloca el puntero del mouse sobre la primer celda con datos, haz un clic, mantenlo presionado y selecciona todas las celdas escritas.

5. Con las celdas seleccionadas elige la opción "Gráficos" de la ficha "Insertar". 6. Elige entre las opciones ofrecidas el tipo de gráfico con el quieres representar tus datos y luego presiona el botón "Siguiente" en las próximas dos ventanas que aparezcan.

7. Escribe el Título al gráfico “Control de Personal” 8. Coloca la leyenda de lado derecho


145

Excel Avanzado 2010

9. Activa "Rótulos de datos" elige si quieres que los valores aparezcan en el gráfico y el modo en que lo hagan. Haz clic en "Siguiente" y luego en "Finalizar".

10. El gráfico aparecerá sobre la hoja de trabajo de Excel.

11. Si quieres cambiar los colores de las porciones haz un doble clic sobre estas áreas del gráfico y selecciona en la paleta de colores el que prefieras para la trama de cada una.

12. En el caso que prefieras cambiar la tipografía, el tamaño o color de las letras de los títulos y rótulos haz doble clic sobre los cuadros de textos del gráfico.

13. Para insertar el gráfico en otro documento, haz clic con el botón auxiliar del Mouse apoyado sobre el gráfico, elige "Copiar" y luego "Pegar" en el documento de destino.


146

Excel Avanzado 2010

14. En el caso que necesites modificar algún valor, modifícalo en la celda correspondiente y luego presiona "Enter", automáticamente el gráfico se modificará.

16.5

GRÁFICA CON BOTÓN CUADRO COMBINADO Y FUNCIONES

Hoja Resumen anual

Hoja1


Hoja Ene

147

Excel Avanzado 2010

Fórmulas en la celda B1, A2 Y F2 de la hoja Resumen anual

Fórmula en la celda B4 de la hoja Resumen anual Fórmula en la celda B13 de la hoja Res umen anual

16.6

GRÁFICA CON FUNCIÓN SI

16.7

GRÁFICA CON ANIMACIONES

ESCRIBIR TABLA FUNCION CONTAR.SI PARA QUE DE LAS REPETICIONES DE NUMEROS Y AUTOLLENADO SELECCIONAR Y CREAR GRAFICO DE DISPERSION DOBLE CLIK ENTABLA EJE X HORIZONTAL (ESCALA): MINIMO 24 Y UNIDAD MAYOR 1 (EL MINIMO ES EL QUE MAS SE ACERCA A LOS VALORES) SUPRIMIR: Y, LINEAS DE DIVISION,LEYENDA Y FONDO DEL GRAFICO CON DOBLE CLIC Y NINGUN BORDE NINGUN RELLENO DOBLE CLIC A UN PUNTO DE DISPERSION Y TAMAÑO 15 HACER PEQUEÑO EL CUADRO DEL GRAFICO PARA QUE SE APILEN LAS FIGURAS DOBLE CLIC SOBRE UN PUNTO, EN TRAMAS ELEGIR OTRO ESTILO Y PRIMER PLANO OTRA FORMA DE DAR OTRA FIGURA ES LA SIG. EN AUTOFORMAS ELEGIR UNA FIGURA DAR COLOR Y BORDE COPIAR LA FIGURA


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DAR CLICK SOBRE UN PUNTO Y PEGAR

Realizar gráfica Gráfica de líneas Dibujar estrella Copiar estrella Clic en la serie Pegar la estrella sobre serie

16.8

GRÁFICAS DE GANTT

Parte 1 El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la secuencia de actividades de un proyecto. Existen herramientas especializadas como Microsoft Project, pero en más de una ocasión me he encontrado en una situación en la que no se tiene instalado Microsoft Project y aún así es necesario compartir la información con otra persona. Una alternativa es utilizar Excel y en esta primera parte del artículo iniciaremos con el desarrollo de un ejemplo:

Como puedes observar, nuestra tabla de datos tiene información sobre las actividades, la fecha de inicio y su duración. En base a esa duración se calcula la fecha final simplemente haciendo una suma de la columna inicio y la columna duración. Para crear el diagrama de Gantt es necesario seguir los siguientes pasos. Suponiendo que partimos de una hoja de Excel donde solamente tenemos la tabla de datos, haz clic sobre una celda vacía y selecciona el comando Barra dentro de la ficha Insertar y posteriormente selecciona la opción Barra apilada.


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Excel Avanzado 2010

Esta acción insertará gráfico en blanco Seleccionar al cual daremos formato a continuación. Haz clic derecho sobre el gráfico vacío yun selecciona la opción datos

Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar srcen de datos .

En este cuadro de dialogo agregaremos las dos series de datos del gráfico. Así que haz clic sobre el botón Agregar y para la primera serie elige como valores de la serie a los datos de la columna Inicio:


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Excel Avanzado 2010

Haz clic sobre Aceptar y se habrá creado la primer serie de datos. Solo necesitamos modificar las etiquetas del eje horizontal, por lo que deberás hacer clic sobre el botón Editar en la sección Etiquetas del eje horizontal:

Esto abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje, y deberás seleccionar la columna de Actividades. Y dar clic en el botón Aceptar.

Ahora sólo resta agregar la segunda serie de datos con la información de duración de cada actividad. Haz de nuevo clic sobre el botón Agregar y en el cuadro de diálogo Modificar serie selecciona los datos de la columna Duración:

Para esta segunda serie también será necesario editar las etiquetas del eje horizontal y seleccionar los datos de la columna Actividades tal como lo hicimos para la primera serie. Al finalizar tendrás un gráfico como el siguiente:


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Excel Avanzado 2010

En esta ocasión seguiremos con la elaboración del diagrama de Gantt iniciado en la publicación anterior. Abre tu archivo de trabajo para poder continuar. Una vez abierto tu archivo ubícate sobre la gráfica y haz clic sobre el eje vertical y posteriormente haz clic derecho sobre el mismo para mostrar el menú alterno y seleccionar la opción Dar formato a eje. X

Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje. Y deberás asegurarte de seleccionar la opción

Categorías en orden inverso :

Ahora quitaremos el relleno de la primera serie de datos. Selecciona cualquier columna de la primera serie de datos (en el ejemplo son las barras de color azul) y haz clic derecho para seleccionar la opción Dar formato a serie de datos:


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Excel Avanzado 2010

En la sección Relleno asegúrate de seleccionar la opción Sin relleno:

Ahora remueve las leyendas del gráfico para dar mayor espacio a las barras:

Tu gráfica en este punto debe observarse como la siguiente:


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Sólo nos resta adecuar el eje horizontal para no tener tanto espacio libre a la izquierda de las barras. La primera actividad en iniciar es la actividad A y para colocar dicha barra justo al inicio del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio. El valor numérico lo puedes conocer haciendo clic derecho sobre la celda con la fecha de inicio para dicha actividad, elegir la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número:

Sin hacer clic en el botón Aceptar puedes observar en la sección Muestra que el valor numérico para esa fecha es 40544. Anota ese número porque lo colocaremos como valor de inicio en nuestro gráfico. Cierra el cuadro de diálogo Formato de celdas y selecciona las etiquetas del eje horizontal y haz clic derecho para seleccionar la opción Dar formato a eje:

Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la sección Mínima selecciona la opción Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad A que acabamos de obtener (en nuestro ejemplo es el valor 40544):

Este cambio hará que se elimine el espacio en blanco que existía a la izquierda de las barras. Antes de cerrar el cuadro de diálogo modificaremos un poco las etiquetas del eje horizontal. Para eso ve a la sección Númeroy selecciona la categoría Personalizado y agrega el Código de formato dd/mm el cual dará una mejor visibilidad a las fechas mostradas en el eje horizontal.


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Excel Avanzado 2010

Cierra el cuadro de diálogo y deberás tener un diagrama idéntico al mostrado al inicio de este tutorial:

Puedes aplicar varias mejoras a este gráfico como mostrar dentro de cada barra el nombre de la actividad ó tener más detalle en tu gráfico como agregar una columna de datos adicional para mostrar el número de personas dedicadas a cada actividad. Este ha sido sólo un ejemplo para mostrarte una alternativa de cómo crear un diagrama de Gantt en Excel.


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16.9

GRÁFICA DE PARETO


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16.10

GRÁFICAS CON EJE SECUNDARIO


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a) Seleccionar tabla e insertar grafico de columnas

b)

Doble clic a la línea evento para cambiarlo a eje secundario y convertirlo en columna.


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c) serDoble clic a la línea de objetivo para activar la opción de eje secundario y cambiar el tipo de línea para distinguida


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d) Doble clic al eje vertical primario (Eje izquierdo) y activa la opción Unidad mayor Fija escribiendo el numero 20

e) Activa las etiquetas, rótulos de datos y ubicación de la leyenda


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17 VISUAL BASIC PARA APLICACIONES 17.1

EDITOR E INTERFAZ DE VISUAL BASIC

La modificación de una macro es atreves del Editor de Visual Basic. Puede utilizarse el Editor de Visual Basic para escribir y modificar las macros adjuntas a los libros de Microsoft Excel. El editor de Visual Basic es una útil herramienta que le permite ampliar la eficacia y versatilidad de las macros más allá de lo posible mediante grabación. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic. Para abrir una macro específica, seleccione. En la flecha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macro, seleccione la macro y presione Modificar. Programación orientada a objetos en el Editor de Visual Basic En el Editor Visual Basic, puede utilizar la programación orientada a objetos para crear sus propios programas. Un programa es, un mero conjunto de instrucciones en los lenguajes de programación orientada a objetos, todos los aspectos de código informático se basan en los elementos del entorno. Eso “elementos” se representan como objetos, y todas las acciones y todos los datos están

encapsulados en dichos objetos. En Excel, los objetos pueden ser libros, hojas de cálculos, rangos de celdas o archivos externos. En general, hay cuatro aspectos de los objetos que se utilizan para desarrollar un programa: propiedades, métodos, eventos y colecciones.

La opción de macro muestra todas las macros grabadas donde en ésta misma ventana podemos hacer modificaciones en el código de Visual Basic. Eliminar macros, Ejecutar macros

Editor de Visual Basic y sus Ventanas El Editor de Visual Basic muestra distinta información en distintas ventanas. Es conocer las siguientes ventanas cuando se está aprendiendo a escribir macros: la ventana Explorador del proyecto, la ventana Propiedades y la ventana Código.


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17.2

VENTANA EXPLORADOR DEL PROYECTO

Cuando se abre el Editor de Visual Basic directamente, se puede utilizar la ventana Explorador del proyecto para seleccionar la macro en la que se desea trabajar. El Explorador del proyecto muestra todos los proyectos (grupos de códigos) y las macros que contienen en vista de árbol, como la vista de árbol del Explorador de Windows®. La raíz u objeto de base de la estructura de árbol son los libros actuales en los que se está trabajando, y los demás libros y complementos que estén abiertos. Cada uno de los elementos principales que se utilizan en los proyectos VBA se guarda en una carpeta independiente en cada proyecto. Estos elementos son: Objetos (descritos anteriormente en este capítulo) 

Módulos, que contienen el código de macro asociado a la hoja de cálculo. Módulos de clase, que son definiciones de los objetos definidos por usuarios creados para el libro. Formularios de usuarios, que ofrecen una superficie visible en la que se pueden colocar controles gráficos, como botones, imágenes y aéreas de texto. En el siguiente ejemplo, el libro actual está identificado como VBA Project. Las tres hojas de cálculo incluidas en el libro (Hoja1, Hoja2 y Hoja3), así como el libro completo (Este Libro), aparecen en la carpeta Objetos de Microsoft Office Excel. Las macros programadas en VBA o grabadas aparecen en la carpeta Módulos. Todos los módulos de clase o formularios de usuario aparecen en la carpeta Módulos. Todos los módulos de clase o formularios de usuario aparecen en la carpeta Módulos de clase o Formularios, respectivamente. 





17.3

VENTANA PROPIEDADES

Justo debajo de la ventana Explorador del proyecto, se encuentra la ventana Propiedades, que se utiliza para examinar y modificar las distintas propiedades asociadas al objeto seleccionado. La única propiedad que suele estar disponible para los módulos es el nombre. Las hojas de cálculo tienen propiedades adicionales que se pueden modificar, como StandardWidth y DisplayPageBreaks. La modificación de propiedades en la ventana Propiedades se suele realizar cuando se trabaja con formularios de usuario. El nombre que se muestra en el cuadro Nombre de la ventana Propiedades correspondiente a un objeto no tiene que coincidir necesariamente con el nombre del objeto en Excel. Puede que sean similares, pero probablemente sean distintos debido a las reglas de nombre predeterminadas que utiliza el Editor de Visual Basic para los objetos. (Por ejemplo, los nombres no pueden incluir espacios en blanco, deben comenzar con una letra, no pueden ser palabras reservadas y no pueden tener una longitud superior a 31 caracteres.) Incluso cuando los nombres son distintos, deben estar vinculados internamente para garantizar que se hace referencia al objeto adecuado.

17.4

VENTANA CÓDIGO

La ventana de Código es la ventana de mayor tamaño del Editor de Visual Basic e incluye en su lado superior dos cuadros desplegables. El cuadro desplegable de la izquierda (cuadro Objeto) se utiliza paraseseleccionar objeto en el que se quiere trabajar. Cuando trabaja sóloelcon código, cuadro muestra el objeto General predeterminado. El segundo cuadro desplegable (cuadro Procedimiento) se utiliza para seleccionar macros individuales del módulo actual. Según se agreguen o eliminen macros en el módulo, se agregarán y eliminarán en el cuadro Procedimiento. También puede utilizar las teclas de FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para desplazarse por las listas de código y buscar la macro que desea. Conforme se vaya desplazando por el código, el cuadro Procedimiento se irá actualizando para reflejar la macro actual.


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18 PROGRAMAS EN VISUAL BASIC PARA APLICACIONES Sólo mostraremos algunos ejemplos prácticos de Visual Basic para Aplicaciones (VBA)

  

18.1 MAYÚSCULAS, MINÚSCULAS, TIPO TÍTULO Nuevo Documento Oprimir las teclas Alt + F11 o en ficha Programador y comando Visual Basic Doble clic en Thiswokbook

Pegar el código que se muestra enseguida Public texto As Range 

Sub Mayusculas() For Each texto In Selection.Cells texto.Value = UCase(texto.Value) Next texto End Sub Sub Minúsculas() For Each texto In Selection.Cells texto.Value = LCase(texto.Value) Next texto End Sub Sub tipo_titulo() For Each texto In Selection.Cells texto.Value = StrConv(texto.Value, vbProperCase) Next texto End Sub  

Cerrar Todo Personalizar comandos en la barra de herramientas de acceso rápido


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





Dar clic en la lista desplegable comandos disponibles y elegir Macros

Agregar las 3 macros llamadas Mayúsculas, Minúsculas y Tipo título y una vez agregados de lado derecho clic en botón cambiar para cambiar nombre y de imagen cada uno de los botones y aceptar.

Así se mostrara en la barra de herramientas de acceso rápido


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18.2

CAMBIAR MAYÚSCULAS AUTOMÁTICAMENTE

Programa diseñado para una hoja de un libro de Excel únicamente cambia texto a Mayúsculas e el momento de escribir en minúsculas. Abre el editor de visual basic y pega el siguiente código como se muestra en la imagen, cierra el editor de Visual Basic y listo.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) 'Si hay errores, que continúe On Error Resume Next 'pasamos los datos a variables fila = Target.Row columna = Target.Column 'reescribimos el dato introducido en la celda pasándolo 'a mayúsculas siempre que no sea una fórmula If Left(Cells(fila, columna).Formula, 1) <> "=" Then Cells(fila, columna) = UCase(Cells(fila, columna)) End Sub

18.3

CREAR FUNCIONES

Pedes crear tus propias funciones programando en Visual Basic para Aplicaciones unos ejemplos se muestran a continuación: Abrir el editor de Visual Basic Inserta módulos

Pega el código


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Activa las funciones desde la barra de fórmulas dando clic en Fx, elige en Definida por el Usuario

18.4

SUMAR Y CONTAR COLORES

SUMAR COLORES Podrás sumar colores agregando el siguiente programa en un módulo del editor de Visual Basic y la función la encontrarás en la categoría definidas por el usuario.


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CONTAR COLORES


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“Hay ciertas cosas que para hacerlas bien no basta haberlas aprendido, Sino razonarlas”


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