GASTRONOMIA ORGANIZACION DE EVENTOS

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA

CPG

CARRERA DE PROFESIONAL GASTRONÓMICO

Organización de eventos Manual


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL

Aprobación y entrega de Trabajo práctico, y Examen final.

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1) Carátula. 2) Lo acordado con el cliente. 3) Comanda del evento. 4) Cómputo de mercaderías (“ 5) Cómputo de la comida del personal (incluirla en el recetón, al final) 6) Cómputo de bebidas – Cómputo de hielo de arranque. 7) Cómputo de personal de salón y realizar el Organigrama (incluirlo a continuación del cómputo del personal). 8) Cómputo del personal que participa del evento. 9) Cómputo de: mobiliario, vajilla, cristalería, porcelana y demás equipamiento necesario, según corresponda al tipo de servicio (indicar si hay capacidad de lavado). 10) Enumerar los gastos generales necesarios para el evento. (Deben estar las referencias de los proveedores). 11) Sugerir como servicios colaterales acordes al tipo de evento y target de cliente. (Desarrollar como si lo realmente los estuviéramos vendiendo, sin precio). 12) Programación y Planificación: Realizar el Cronograma Simple o el Diagrama de Gantt para el día del evento como mínimo. 13) Análisis del lugar: a) Realizar observaciones al lugar, sugiriendo sus soluciones y como mínimo observaciones deben ser gastronómicas. b) Indicar si el lugar posee capacidad para lavado de vajilla y cristalería. c) Realizar el plano del lugar con la distribución del mobiliario necesario para el tipo de servicio, e indicar los m2 necesarios para la realización del evento (El plano debe ser de un lugar real, con sus medidas reales, y la documentación que lo respalde) -

Se pueden comprar hecho (no es necesario desarrollar la receta, pero deben cargarse las cantidades a comprar en el recetón): tapas de empanadas, masa de tarteletas, masa philo, miga de pan, panes, condimentos tipo mostaza, mayonesa, kétchup, salsa golf, bochas de helados. Los TP deben estar impresos en computadora. El cómputo de las mercaderías (Recetón del evento) debe realizarse con el archivo Excel facilitado por la cátedra. Comida formal prolongada: Entrada, plato principal y postre deben ser de la etnia, región o especialidad. 1



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El 20 % de los bocados de recepción y mesa dulce como mínimo, deben ser de la etnia, región o especialidad. Comida al tenedor prolongada: Plato frío, caliente y postre deben ser de la etnia, región o especialidad. El 50 % de los bocados y mesa dulce deben ser de la etnia, región o especialidad. Debe haber variedades de platos para poner en una mesa de servicio. Cocktail mediano: Cazuela caliente debe ser de la etnia, región o especialidad. El 30 % de los bocados y mesa dulce deben ser de la etnia, región o especialidad. Buffet: realizar al menos 20 variedades. Cada bocado deberá tener una peso entre 0,030 y 0,040kg. Bocados: Realizar al menos el 50% de cada variedad. Mesa dulce: Realizar al menos 8 variedades. Se evaluará el criterio en cuanto a la cantidad de

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variedades a la cantidad deacuerdo invitados. Respetar el respecto gramaje total a servir de al tipo de servicio asignado.

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Resulta frecuente considerar como sinónimos a los términos servicios gastronómicos para EVENTOS, como CATERING. Por ello conviene detenernos un instante para explicar qué actividades de servicios de alimentos, se incluyen en el vocablo de srcen inglés CATERING. CATERING 1. EVENTOS Sociales: Son todos aquéllos servicios en ocasiones de reuniones de amigos, casamientos, cumpleaños, bautismos, comuniones, etc. Empresarios: También llamados corporativos, son los que contratan las empresas para su •

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personal para sus clientes, desayunosetc.o jornadas de trabajo, lanzamiento de productos,o promociones, fiesta tales anualcomo de la empresa, Institucionales: Generalmente de reparticiones públicas o Instituciones Privadas que no sean empresas comerciales. Diplomáticos: Los que se contratan en Embajadas o cualquier otro lugar donde asisten representantes del mundo diplomático.

2. CATERING DEL TRANSPORTE Aéreo: Servicio de comidas en aviones. Terrestre: Servicio de viandas en micros de larga distancia. Marítimo: Servicios de comidas en embarcaciones fluviales o marítimas. Ferroviario: Servicios de comidas en trenes. • • • •

3. COMEDORES INSTITUCIONALES De la Salud: Servicios en Hospitales, clínicas, sanatorios, geriátricos o en cualquier otro establecimiento de la salud, públicas o privadas. De la Educación: Servicios en escuelas primarias, terciarias, secundarias o universidades públicas o privadas. •

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De las Empresas: Servicios realizados en oficinas, fábricas, campamentos viales, petroleros o mineros o en cualquier ámbito donde los comensales sean operarios o empleados de empresas públicas o privadas. De las FFAA y Seguridad: Son las concesiones de gastronomía de los distintos establecimientos policiales o militares. De las Cárceles: Servicios en concesiones gastronómicas de establecimientos carcelarios.

4. CATERING DE FILMACIONES Servicios de comidas que a veces se realizan al aire libre con camiones o trailers adecuados a esos efectos, o a veces se realizan en Estudios de Filmación. •

5. CONCESIONES • Salones la mayoría de las veces integradas con servicio de Restaurante y Cantinas, que se desenvuelven en Countries, Clubes, Sindicatos, Asociaciones de Profesionales, Asociaciones de cualquier tipo con o sin fines de lucro, etc.

Existen diferentes maneras de inserción laboral o empresaria en el MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS. Estas son: 1. Empresas gastronómicas que se dedican a realizar eventos. 2. Salones de fiestas: Propios Salones Alquilados Concesiones 3. Hoteles 4 y 5 estrellas (Departamento de eventos) 4. Empresas organizadoras de eventos generales (Gastronomía tercerizada). 5. Empresas comerciales o industriales que realizan eventos propios (Gastronomía tercerizada). 6. Organizadores Profesionales de Eventos. (MICROEMPRENDEDOR) El manual está dirigido básicamente al caso del punto 6, o sea al ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS. Veamos una por una estas oportunidades de empleo o emprendimiento propio dentro de este mercado potencial:

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1. EMPRESAS GASTRONÓMICAS QUE SE DEDICAN A LA REALIZACIÓN DE EVENTOS Cuando decimos "gastronómicas" y "realización" lo hacemos para resaltar que en este caso se trata de empresas que tienen cocina propia. Estas empresas (las hay grandes, medianas o pequeñas) generalmente no tienen mucho personal FIJO (o sea mensualizado). Por lo general si se dedican a Eventos, su gran mayoría de personal es eventual. Justamente esta situación está con-templada en el Convenio de la Cámara Empresaria (FEGHRA) y el Sindicato Gastronómico (UTGHRA) a través de la creación de una forma de empleo conocida como el EXTRA DE BANQUETES. Esta figura jurídica del EXTRA DE BANQUETES permite contratar ayudantes de cocina, cocineros, mozos y Maîtres, pagándoles por día de trabajo. 2. SALONES DE FIESTAS PROPIOS En general los propietarios de Salones para Eventos, hace unos 20 años para atrás, en su gran mayoría los alquilaban a clientes, que luego contrataban servicios de Catering a Empresas Organizadoras o a algún Microemprendedor. Con el correr de los años, los propietarios vieron mermar sus ingre-sos por alquileres (crisis económicas de por medio) y para sostener su nivel de ganancias, recurrieron a prestar ellos mismos los servicios gastronómicos. Si bien no hay estadísticas exactas, se estima que son aproximadamente un 85% los Salones para Eventos que se encuentran en esta situación. En este caso realizan la misma metodología de contratación de personal que en el caso anterior (1). 3. SALONES DE FIESTAS EN ALQUILER Como Salones.dijimos en el punto anterior, en esta situación están aproximada-mente un 15% de los El proceso lógico de contratación, es que el cliente particular o empresa que necesita un evento, alquila primero el salón y luego se dedica a contratar un Servicio de Catering, buscando una Empresa Organizadora o un Microemprendedor. Para estar en las listas de Servicios recomendados por el propietario del salón, muchos de ellos piden una comisión de venta al prestador del Catering, que generalmente ronda un 10 % de la facturación del servicio. 4. SALONES DE FIESTAS CONCESIONADOS Cualquier concesión de que se trate, ya sea de 1 o 5 estrellas se caracteriza en general por prestar servicio a los socios únicamente (estas son concesiones CERRADAS). En cambio existen unas pocas que permiten el ingreso de NO SOCIOS a sus instalaciones (estas son concesiones ABIERTAS). Para el prestador de servicios gastronómicos resulta obvio que es preferible que sean ABIERTAS ya que de esa manera agranda su base de clientes potenciales. La cláusula más importante y principal a negociar con el propietario de cualquier contrato de concesión, es que el concesionario (o sea el prestador del servicio) SEA EXCLU-SIVO para ser contratado dentro del ámbito de la concesión. 4



De no ser así se corre el riesgo de que el Socio traiga un servicio de afuera y encima ese día no podemos trabajar, ya que las instalaciones las están utilizando sin su participación. 5. HOTELES 4 y 5 ESTRELLAS Los hoteles 4 y 5 estrellas deben cumplimentar una serie de requisitos (según normas internacionales) para poder merecer esa clasificación. Entre ellos se destaca la obligación de tener Salones para Eventos Algunos de ellos los tienen simple-mente para poder cumplir con esa nomenclatura internacional y no le prestan la atención que deberían para que sea una unidad de negocios interesante. Pero muchos otros sí lo hacen y esta actividad iguala o supera a veces la hotelería habitacional. En general los hoteles también recurren a la figura del Extra de Banquetes, pero su remuneración no se pacta por día sino por hora trabajada. Hacer carrera en una cadena inter-nacional, es un estímulo interesante para el Profesional Gastronómico que desee desempeñarse en relación de dependencia en una gran empresa. 6. EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS EN GENERAL Existen otro tipo de empresas que se dedican a organizar eventos de todo tipo: Congresos Ferias Exposiciones Festivales Desfiles Eventos deportivos Etc. Generalmente estas empresas sub-contratan todo, y por supuesto también la Gastronomía de esos eventos la tercerizan a empresas de Catering o Microemprendedores. • • • • • • •

7. EMPRESAS INDUSTRIALES O COMERCIALES QUE REALIZAN EVENTOS PROPIOS Muchas empresas tienen una importante actividad en la realización de eventos. Por lo general son las que tienen gran cantidad de representantes de ventas, como ser los Laboratorios de medicamentos con sus visitado-res médicos, o las empresas que se dedican a la venta directa como ser AVON u otras. Se la pasan gran cantidad de sus actividades en cursos de capacitación, conferencias, jornadas de trabajo etc. Para su personal. A su vez realizan una gran actividad promocional de sus productos, agasajando a su clientela con importantes eventos gastronómicos. Al igual que las anteriores, tercerizan todos los servicios de catering para estos eventos. 8. ORGANIZADORES PROFESIONALES DE EVENTOS (MICROEMPRENDEDORES) Profesionales en la Organización de Eventos gastronómicos que sin tener un salón, y a partir de una cocina propia, realizan Eventos Gastronómicos en cualquier lugar en que se los soliciten: Domicilios particulares Salones Alquilados Empresas - Oficinas – Fábricas • • •

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Quintas o estancias Ferias - Exposiciones

Este Manual está dirigido principal-mente a cubrir las necesidades de capacitación de este perfil del MICROEMPRENDEDOR Esto es así, porque partiendo de las necesidades de capacitación en su totalidad, quedan comprendidas dentro de este espectro todas las necesidades parciales que a veces son necesarias para el resto de los perfiles.

Abordaremos un tema crucial que nosdel acompañará el desarrollo en repetidas oportunidades.ahora Es separar dentro del mundo trabajo a lasdurante tareas operativas endel doscurso grandes grupos. TAREAS REPETITIVAS Como ejemplo de las primeras podemos señalar: • • •

Fábricas de Producción Continua Oficinas Administrativas Restaurantes

La característica central de estas tareas es LA RUTINA. Es decir: casi todos los días, casi siempre casi lo mismo… En cambio como argumento central de LAS NO REPETITIVAS podemos señalar que tienen: • Un Principio • Un Desarrollo • Un final Y lo esencial de ese desarrollo es que es: UN ESCENARIO CAMBIANTE

Como ejemplo de las mismas podemos contar: • • •

La construcción de obras de ingeniería y arquitectura Las operaciones militares (batallas) En gastronomía LOS EVENTOS

Esta diferenciación opera directamente en todo nuestro accionar a lo largo de la ejecución de los eventos. En el srcen de la actividad del evento se presenta una clara diferenciación. Si nuestra actividad se circunscribe a la RUTINA, la planificación resulta a veces innecesaria o casi superflua. La improvisación ante casos de imprevistos puede resultar satisfactoria. Pero en eventos, debemos sustituir toda actividad improvisada, por una RIGUROSA PLANIFICACIÓN.

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Debemos cambiar toda actitud que se nutra de una genial improvisación, por una humilde actitud de planificación. ¿Y qué es planificar? Simplemente pararse hoy, mirando al futuro. Precisamente imaginándonos cómo será la película del día del evento. Y en base a esa película calcular todos los insumos necesarios, el personal, los servicios colaterales, la vajilla y todo lo necesario para la concreción de ese evento en tiempo y forma. Además averiguando cuales son las posibles dificultades que puedan presentarse en ese día, y TOMAR HOY, LAS DECISIONES NECESARIAS PARA QUE ESAS DIFICULTADES, NI SIQUIERA SE PRESENTEN. Es decir que en esta actividad debe prevalecer en el conductor una mentalidad organizadora y prolija, con visión de futuro.

Sin duda en épocas remotas de la historia de las civilizaciones anti-guas, se deben haber aplicado algunos métodos de organización de grandes y medianos grupos humanos, para la realización de tareas constructivas o directamente para operaciones bélicas. Hoy los arqueólogos pueden deducir frente a las ruinas del Faro de Alejandría, el Coloso de Rodas, los Jardines Colgantes de Babilonia, y otras maravillas constructivas del mundo antiguo, cómo se habrán organizado a importantes contingentes de trabajadores, para poder construir esos soberbios monumentos de ingeniería. Pero lo cierto es que en estos casos estamos en presencia de deducciones lógicas y técnicamente correctas. Pero lo primero que encontramos escrito sobre temas organizativos, es de aproximadamente 2500 años A.C. en oportunidad de la construcción de la Pirámide de KEOPS en Egipto. La organización de la "miríada" (grupo de mil trabajadores) y su conducción se encuentran relatadas por un historiador de la época que se llamó HERODOTO. Otro antecedente de importancia lo tenemos a través de LA BIBLIA. Allí se cuenta como Moisés, al que algunos historiadores lo ubican entre el 1200 y el 800 AC, conduce al pueblo judío radicado en Egipto, cruza el Mar Rojo y los instala en Israel, la "tierra prometida". Moisés realiza una concreta organización laboral y social de las distintas tribus de Judea. Muy lejos de allí en China, un General llamado Sun-Tzu, escribe EL ARTE DE LA GUERRA, y se constituye desde ese entonces hasta nuestros días, en una herramienta de lectura obligada para cualquier ejecutivo del Management, ya que contiene fundamentos importantísimos sobre la estrategia, la política, la organización y la planificación. 7



La organización política y militar de los griegos, fueron desarrolladas con excelente performance por los romanos, que dominaron el mundo civilizado conocido durante 600 años, aplicando conceptos, tácticas y estrategias que siguen vigentes en la actualidad. Durante la Edad Media, la organización de tareas mantuvo la división por oficios. Zapateros -Herreros Albañiles - Carpinteros -Sastres - etc. Pero dentro de cada oficio TODOS HACÍAN DE TODO, con mayor o menor habilidad artesanal, clasificándose ésta, en Maestro - Oficial -Aprendiz. Con el advenimiento de la 1ª. Revolución Industrial (hacia 1770), se produce un proceso de sustitución de la fuerza de los animales o el operario, por la fuerza de las máquinas. Este proceso arranca en Liverpool y Manchester, con la mecanización de los telares, y luego se expande a miles de actividades industriales, posibilitando un salto productivo importantísimo, pero la organización de las tareas no cambió sustancialmente. Recién con la 2ª. Revolución Industrial (hacia 1890) se produce un cambio sustantivo en la organización del trabajo físico. Los precursores de este cambio conceptual fueron: en EE.UU. Frederick Winslow Taylor y en Francia Henri Fayol. Estos dos pioneros fueron completos: primero fueron trabajadores, segundo repensaron y esquematizaron lo que estaban haciendo, y por último dejaron su legado escrito en obras que son el punto de partida para un profuso desarrollo de Organización y Métodos que se dio como consecuencia de sus estudios. Ellos proponen alrededor de 14 Principios de Organización entre los que principalmente se destacan: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

La división del trabajo La división funcional La unidad de mando Delegación efectiva Descentralización de operaciones Centralización normativa

1. LA DIVISIÓN DEL TRABAJO (DE LA TAREA FÍSICA) BASADA EN: a) Subdivisión de la tarea del operario al máximo posible. b) Fuerte Supervisión de capataces funcionales. c) Pago según lo producido. El Destajo. d) El estudio del tiempo y de los instrumentos y métodos. e) La estandarización de todas las herramientas y movimientos. f) Las fichas de instrucciones para los obreros. 8



SU APLICACIÓN MÁS IMPORTANTE FUÉ LA LÍNEA DE MONTAJE Y Henry Ford - fue su mejor exponente. En este esquema conceptual, cada operario se especializa en solo una parte de la tarea total, y va contribuyendo al producto final terminado. EJEMPLOS DE APLICACIONES EN EVENTOS • En la mise en place: Si nos encontramos ante la tarea de deshuesar 50 pollos y lo haremos entre 3 ayudantes de cocina, resulta mucho más rápido hacerlo poniendo a los tres ayudantes "en línea" de manera que el primero le efectúa a cada pollo un par de operaciones y los va pasando. El segundo ayudante sigue con otro par de operaciones y los pasa para que el tercero los termine. • En el armado del salón: Si estamos en presencia del armado de un servicio para 400 PAX en mesas de 10 cada una y hemos decidido que pondremos un mozo cada 2 mesas, nos encontramos básicamente con: • • • • • • • •

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Una bolsa con 40 manteles Una bolsa con 40 cubremanteles 400 Servilletas 400 Sillas 40 mesas 400 copas de vino, 400 de agua, 400 de champaña 400 platos de sitio, 400 de entrada, 400 de mesa, 400 de pan, 400 de postre 400 cuchillos de mesa, 400 de entrada, 400 tenedores de mesa, 400 de entrada, 400 de postre, 400 cucharas de postre Y todos los demás implementos para el armado del salón

Si hacemos que cada mozo arme sus dos mesas, la desorganización de la tarea será conflictiva. LOS MOZOS NO DEBEN CONOCER CUALES SON SUS PLAZAS HASTA QUE EL SALÓN NO ESTÉ TOTALMENTE ARMADO, siguiendo una secuencia similar a la de la línea de montaje. •

En el emplatado de los alimentos

Se puede implementar una línea de montaje en base a una mesada siguiendo el bosquejo:

2. LA DIVISIÓN FUNCIONAL Sí a los colaboradores polivalentes. Una persona es polivalente cuando es capaz de ejecutar más de una tarea. Sin embargo, no es bueno que en el momento del trabajo, desempeñe distintos roles o funciones, ya que esto contribuye a la desorganización del equipo. • • •

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Sí debemos, establecer claramente quién se ocupará de cada función necesaria para la realización del evento.

El ORGANIGRAMA (Gráfico de la Organización) es un claro ejemplo de división funcional. A veces alguien puede preguntarse si el Organigrama existe siempre. La respuesta es contundente: SÍ, SIEM-PRE EXISTE. Lo que sucede es que cuando somos pocos, dentro de una determinada Organización no hace falta dibujarlo. Pero siempre existe en nuestras mentes. Ahora bien, cuando la cantidad y la especialidad de los integrantes del equipo, trascienden el límite de la retentiva mental, conviene graficarlo:

Fiesta para 800 pax: Organizador

asistente

Jefe de salón

Maitre A

Plato frío

ayudantes

Plato caliente

ayudantes

Postre

ayudantes

camareros

Jefe de servicios

Disc-jockey

espectáculos

Maitre B

mantenimiento

camareros

limpieza

Maitre C

estacionamiento

camareros

seguridad

Barra 1

ayudantes

Barra 2

ayudantes

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Chef



OTRO EJEMPLO DE DIVISIÓN FUNCIONAL • Servicios con los comensales de pie o distribuidos informalmente (Cocktail-recepción). Conviene distribuir a los mozos en diferentes funciones, para que algunos se desempeñen en: • • • • •

Función bandejeo de bocados Función bandejeo de bebidas Función desbarace Función atención mesas de servicio (islas) Función atención de barras

3. UNIDAD DE MANDO: UNA PERSONA DEPENDE ÚNICAMENTE DE UNA SOLA PERSONA Un Jefe puede tener varios subordinados, pero un subordinado debe tener un único Jefe. Esto es indispensable para evitar el conflicto de órdenes. • •

Jefe de Salón

Maître A

Maître B

Camarero

Camarero

Camarero

Camarero

Camarero

Camarero

Camarero

Camarero

4. DELEGACIÓN EFECTIVA Delegar sería lo que comúnmente llamamos "hacer, hacer por otro u otros dependientes". LO PRIMERO EN DELEGAR SERÁ: EJECUCIÓN DE TAREAS Esta situación aparecerá cuando el titular de la Organización no dé abasto para ejecutar físicamente todas las tareas que concurren a la realización del evento. •

Puede ser que incorpore mozos o cocineros para su cometido, y les delegue parte de las operaciones. CUANDO DEBAJO DEL Nº 1 SE UBICAN OTROS SUPERVISORES, COMO SER MAITRE EN SALÓN, O JEFE EN LA COCINA, LO SEGUNDO EN DELEGAR SERÁ: AUTORIDAD Para que puedan conducir a sus empleados subordinados. o

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DECISIONES OPERATIVAS Como ser todas las decisiones que hagan a la simple ejecución de las tareas encomendadas. EN GENERAL SE RECOMIENDA NO DELEGAR: LAS DECISIONES ESTRUCTURALES (económicas, políticas y comerciales) En caso del microemprendedor se recomienda reservar para sí, todas las decisiones que impliquen disposición de dinero como ser las compras y contrataciones de bienes y servicios, el pago al personal, los precios de venta, etc. EL CONTROL GENERAL El Organizador microemprendedor, debería ser el primero en llegar y el último en irse, si quiere ejercer un efectivo control del evento. LA RESPONSABILIDAD FINAL El que está en la cúspide de una organización siempre es responsable por todo lo que ocurra dentro de ella. Resulta no conveniente confundir culpabilidad con responsabilidad. El organizador puede o no ser "culpable" según sea la situación producida. Pero será "siempre responsable" de lo acontecido. o

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o

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5. DESCENTRALIZACIÓN DE OPERACIONES En el tema de disposición de elementos de servicio dentro de los espacios destinados a los eventos, a veces se dificulta el desarrollo operativo de los mismos, por un incorrecto lay-out de las instalaciones. ABRIR EL JUEGO NO CREAR EMBUDOS NI CUELLOS DE BOTELLA • •

Ejemplo: Servicio de cocktail para 250 personas

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NO SIEMPRE CONVIENE REPETIR LO CHICO A LO GRANDE Ejemplo: Servicio de asado

6. CENTRALIZACIÓN NORMATIVA Se deben establecer NORMAS, MÉTODOS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES para que quede claramente establecido EL QUÉ?, EL CÓMO?, EL CUÁNDO?, QUIÉN?, DONDE?, CUANTO?.... Cuanto más grande sea al evento, más unificada debe ser la Normativa Propuesta: Centralizar y unificar todas las normas en una: CARPETA DEL EVENTO. •

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0. Carátula de la carpeta 1. Resumen de Todo lo Acordado con el Cliente 2. Comanda del Evento: Menú detallado 3. Cómputo y costeo de las mercaderías: (RECETÓN DEL EVENTO CON CANTIDADES Y PRECIOS.) 4. Cómputo y costeo de las bebidas 5. Cómputo y costeo del personal 6. Planilla de contrataciones del personal 7. Cómputo y costeo de la vajilla 8. Detalle y costeo de Servicios Colaterales 9. Presupuesto *Triplicado a la carpeta 10. Organigrama del Evento 11. Cronograma del Evento 12. Croquis del Lugar (Lay-Out) 13. Croquis de la Mise en Place de una Mesa Tipo 14. Otros datos de Utilidad: Proveedores, Equipamientos, Medicina de Emergencias, etc. 13



1. LA FECHA DEL EVENTO Y SUS IMPLICANCIAS ¿Ya tengo un evento para la misma fecha? ¿Me animo con otro? Esto es una decisión comercial/operativa, que fundamentalmente pasa por la posibilidad de delegar en equipos de personas altamente profesionaliza-dos. En sus inicios, recomendamos a los microemprendedores inexpertos, no realizar más de un evento por vez. El menú estacional Un buen Profesional Gastronómico debe tener en cuenta que debido al poder calórico y sensaciones organolépticas, no es el mismo menú que debe ofrecer en verano que en invierno. El tipo y clase de bebidas También cambiarán con la época del año la composición de la oferta de bebidas, como ser la •

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cerveza y el de vinobebidas blanco, que son más proclives al consumo con tiempo caluroso. El consumo Las cantidades de bebidas también cambiarán según sea la época del año. El consumo de hielo. Obviamente la cantidad de hielo acompaña la situación anterior como necesaria consecuencia. La estacionalidad de ciertos vegetales Debemos tener en cuenta que a la hora de ofrecer un determinado menú, la fecha en que se realizará el evento, tiene que ver con la posibilidad de obtener determinados vegetales estacionales a precios razonables. El mes de diciembre Una consideración especial merecen los eventos que se ejecuten en el mes de diciembre. Por lo general en este mes del año la gastronomía funciona a pleno, y se colman los salones de eventos, los restaurantes, los hoteles, los eventos en domicilio, la gastronomía casera, etc. Esto es como lógica consecuencia de los festejos de fin de año, de empresas, de compañeros de trabajo, de estudio, de amigos, etc. En este mes escasean fundamentalmente en el mercado de las carnes: lomos, pecetos, matambres, por lo cual conviene anticiparse (el microemprendedor) a comprarlos en noviembre y congelarlos. También el personal de salón y cocina trabajan a pleno y conviene asegurarse su contratación 30 días antes, confirmando su presencia en el día del evento. Es más, si el evento es el 24 o 31 de diciembre, para conseguir personal, se deberá pagar el doble o más todavía. La obtención de vajilla puede ser conflictiva en esta época, por lo cual conviene reservarla con anticipación.

2. LO ACORDADO CON EL CLIENTE En la reunión o reuniones con el cliente para definir la propuesta integral del evento, debemos escuchar muchísimo cuales son las necesidades del cliente y "suponer" cuáles serán las necesidades y deseos de los invitados (volveremos sobre esto más adelante). Deberemos analizar todos sus requerimientos y elecciones, en cuanto alimento y bebidas, vajilla, personal, servicios colaterales y todo lo concerniente al desarrollo total del evento. No está demás no solo anotar todo lo que se converse y pongamos de acuerdo con el cliente, y antes de dar por concluida la reunión, releerlo todo y confirmarlo con el cliente, para evitar errores de comunicación. 14



3. LA HORA "0" Esta es la hora a la cual están citados los invitados o participantes del evento. Este es "el momento de la verdad". Existe una cuenta regresiva y otra progresiva. Generalmente los principiantes manifiestan cierto temor a la conducción del evento a partir de la hora 0 que desde ya es fundamental para su correcto desarrollo. De cualquier manera, lo más importante para lograr el éxito del evento, se juega en las horas previas, que es cuando debemos asegurarnos que todo esté correcta-mente organizado y armado. El éxito dependerá fundamentalmente de esta etapa previa, y si llegamos bien a la hora 0, el desarrollo se verá totalmente facilitado. En cambio si llegamos con materiales faltantes, o tare-as pendientes, se complicará totalmente la suerte del evento. Es fundamental entonces que el Organizador conduzca esta etapa con precisión, en tiempo y forma. 4. LA DEFINICIÓN DE LA CANTIDAD EXACTA DE PARTICIPANTED Es frecuente que el cliente, estire los tiempos de definición de la cantidad exacta de los participantes del evento, hasta último momento. Esto es natural porque a nadie le gusta pagar por los indecisos, que no confirmaron su presencia "por las dudas", ya que si no vienen, será dinero malgastado. Pero a nosotros ese estiramiento al límite no nos sirve. Necesitamos por lo menos 4 días antes para que se nos confirme la cantidad definitiva porque en base a ello podremos: Sacar las cuentas definitivas de la cantidad de participantes y su composición. (mayores, niños, etc.). Ajustar todas las compras y contrataciones • Producir los alimentos necesarios. Armar el salón con las mesas necesarias • Armar cada mesa con la cantidad de cubiertos indicados. Ubicar a los invitados cuando lleguen • ¡¡¡COBRAR!!! •

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5. LA DESPROTECCIÓN JURÍDICA Es importante señalar que no tenemos protección jurídica efectiva, si dejamos algún saldo a cobrar para después del evento. Nuestra figura jurídica se caratula LOCACIÓN DE SERVICIOS y en nuestro Código Civil se lo legisla como un Contrato Ordinario (NO EJECUTIVO). Esto nos lleva a que si dejamos algún importe a cobrar para después de realizado el evento, y el cliente decide pagarnos ese saldo, habremos tenido suerte. Si el cliente no lo cumple, debemos iniciar una acción judicial, donde probablemente el cliente declare que el servicio no fue de su gusto, y difícilmente lo cobremos. Por ello siempre resulta conveniente cobrar la totalidad antes del inicio del evento. 6. FINANCIACIÓN

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En el caso de otorgar financiación al cliente para que pague después del evento, conviene hacerlo recibiendo cheques diferidos o pagarés. De cualquier manera no es esta una seguridad jurídica definitiva.

1. COBRANZA DE LA MESA PRINCIPAL Salvo algún acuerdo especial, en eventos sociales, casamientos, cumpleaños, etc. la mesa principal también se cobra. Lo mismo ocurre en Eventos de Empresarios, donde a veces nos solicitan "cubiertos liberados" para realizar invitaciones a autoridades públicas, o personajes ilustres. Salvo convención en cobramos esosNIÑOS cubiertos. 2. contrario EL EFECTOtambién DEL COSTO DE LOS A la hora de efectuar un descuento en el precio de los cubiertos que corresponderán a los niños, debemos estudiar bien el monto de ese descuento para no perder dinero en esa parte de la venta. En general se pueden presentar dos escenarios diferentes: Uno en que los niños comen mezclados entre las mesas de los mayores. En este caso lo único que corresponde descontar es las bebidas alcohólicas. Otro escenario es que se les armen mesa separada de los mayo-res y en este caso aparte de des-contar el consumo alcohólico, podemos considerar un menú más económico, suprimir parte de la vajilla como ser plato de sitio y copas, funda para las sillas, etc. Tener en cuenta que casi nunca estos descuentos llegan a un 50% del Precio de Venta a los mayores. •

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3. LOS COLABORADORES PERIFÉRICOS Disc Jockey Generalmente se trata de dos personas, pero conviene averiguar si son más en el equipo. Fotógrafo Conviene saber si viene con acompañante Video Generalmente son dos, pero puede ser que sea un equipo más numeroso, cuando hay varias cámaras. Modista También conviene cuántos van a ser. •

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Peinador Ídem anterior. Es decir que nos podemos encontrar con una lista de colaboradores, que conviene definir antes del evento cuantos van a ser para dar-les de comer. 4. LOS PROFESIONALES DEL ESPECTÁCULO Es frecuente la convocatoria a baila-rines de salsa, de tango, locutores, artistas individuales o grupos musicales completos, caricaturista, magos, payasos para entretener a los niños, etc. Conviene siempre aclarar anticipadamente con el cliente si estas personas comerán un menú especial o consumen lo mismo que los invita-dos. Otro punto importante a resolver es si se necesitarán vestuarios para cambiarse por sus atuendos artísticos. Hay veces que su atención se debe considerar "un evento, dentro del evento". 5. EL PERSONAL DE SEGURIDAD Frecuentemente se trata de una o dos personas. Pero en ciertas ocasiones pueden llegar a ser más numerosos que los invitados. Valga el ejemplo de tratarse del cumpleaños de un Senador, al cual concurrirán los invitados con chofer y personal de custodia. Alimentar a estos funcionarios se constituye en "un evento dentro del evento". 6. LOS EVENTOS DE LOS PARTIDOS POLÍTICOS En general resulta muy difícil pre-determinar el número exacto de participantes al festejo o conmemoración de alguna fecha importante. Es frecuente que por razones partidarias, no se le impida a nadie el acceso al evento, por lo cual debe-remos realizar nuestros cálculos con mucho exceso para que no se produzcan faltantes de alimentos y bebidas. Para aplicar a todo lo anteriormente dicho resulta importante tener siempre presente que: ADEMÁS DE TENER QUE CONTEMPLAR EL COSTO ECONÓMICO POR LO PRONTO NOS ENCONTRAMOS ANTE UN PROBLEMA DE ORGANIZACIÓN 7. ¿QUIÉN PAGA? Tener en cuenta esta situación simplemente nos lleva a dos conclusiones. Si paga un anfitrión, los invitados concurren "de muy buena onda" y se perdonan posibles errores que cometamos. También es probable que de este evento surjan futuros servicios, dada la conformidad de los invitados. •

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Si en cambio cada uno de los participantes paga su cubierto, tenemos que estar preparados a un alto nivel de exigencia, donde seremos permanentemente juzgados por nuestro servicio. También debemos tener en cuenta que de este evento difícilmente saldrá la contratación de otro en forma particular.

8. RECARGO DE PRECIOS ¿QUÉ PASA SI CUANDO UNA DETERMINADA COMISIÓN DIREC-TIVA QUE NOS CONTRATA, RECARGA EL PRECIO QUE NOS PAGAN, CUANDO VENDEN LA TARJETA DE PARTICIPACIÓN A SUS ASOCIADOS? El nivel de exigencia es mayúsculo, ya que el público asistente, que paga su tarjeta, generalmente juzga los alimentos y bebidas por el precio final que pagó, olvidándose que su pago además incluye premios, rifas, regalos, espectáculos, fuegos artificiales, etc.

Si bien a veces es una tarea infructuosa (hay eventos multitarget) conviene siempre tratar de averiguar el TARGET o sea el PERFIL del cliente y sus invitados, para formalizar una propuesta integral que agrade a la mayoría. Otra utilización de la investigación de TARGETS es para formar una IDENTIDAD propia, que nos sirva para el posicionamiento de nuestro emprendimiento. Esto es una pre-misa de Marketing muy importante cuando decidimos NO TRABAJAR PARA TODOS sino para algunos Targets Específicos. Para lograr nuestro cometido, recurrimos a una herramienta del Marketing conocida como: SEGMENTACIÓN Entendemos por Segmentación el agrupamiento por segmentos, de los clientes potenciales, para analizar cuáles son sus necesidades y deseos y poder complacerlos con una propuesta adecuada. Para ello procederemos a segmentar a la clientela con las siguientes pautas; • • • •

Segmentación Socio - económica. Segmentación Cultural. Segmentación Socio-demográfica. Segmentación Temporal.

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1. SEGMENTACIÓN SOCIO-ECONÓMICA Esta figura se conoce con el nombre de Pirámide de Ingresos. En ellas están representadas por porcentajes (%) la cantidad de habitantes de argentina que participan de cada segmento económico de acuerdo a los ingresos del Principal Sostén del Hogar (PSH). Este trabajo se encuentra realizado por la ASOCIACIÓN ARGENTINA DE MARKETING y el gráfico corresponde al año 2006.

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En general existe una relación paralela entre poder adquisitivo y producto:

De la observación de este gráfico paralela entre poder adquisitivo surgen "a priori" algunas conclusiones: • En teoría podemos diseñar un producto para cada bolsillo. Pero a poco de andar deberemos elegir afirmarnos en uno o dos segmentos contiguos, ya que esto constituye un primer paso para formar nuestra IDENTIDAD como prestadores de un servicio de determinado rango de precios. • También nos sirve para considerar Producto que esta segmentación es muy útil para ser aplicada en el diseño de "producto restaurante", para operar de lunes a viernes al mediodía. Es decir para locales destinados para almuerzos en ocasión del trabajo. 20



• Esto es así pues la gente se ata a un presupuesto para comer la mayoría de los días de su vida, y lo cumple religiosamente, salvo ocasiones especiales. Por ello de acuerdo al Precio del Menú Ejecutivo (o la propuesta diaria), definimos que segmento socio-económico queremos tener como clientes. Es decir a qué público que-remos llegar. • Nos servirá para fijar nuestra política de precios dentro del marco general de LA POLÍTICA COMERCIAL DE LA EMPRESA, cuestión que trataremos sobre el final de este trabajo. DE CUALQUIER MANERA ESTA RELACIÓN PARALELA ENTRE PRECIO - PRODUCTO EN ALGUNOS CASOS SUELE A VECES FALLAR Esto ocurre frecuentemente en "negocios de salir a comer" o en los eventos. Porque en la elección de los clientes, intervienen otros atributos relevantes (BENEFICIOS) aparte del precio: • • • • • • •

Status-Prestigio-Figuración Social Cultura Gastronómica Gustos Personales Factores emocionales Ubicación – Ambientación Glamour Otros

Y QUÉ OCURRE ENTONCES? SURGE LA RELACIÓN (SEGMENTACIÓN) CRUZADA En esas operaciones gastronómicas aparece a veces la relación cruzada entre poder adquisitivo y producto:

En ella se rompe el paralelismo y público de determinado dinero se cruza a consumir productos de diferentes targets. Es decir, público de muchísimo dinero puede llegar a consumir un champaña carísimo y un menú simplísimo como ser matambre con ensalada rusa de entrada, y pollo al champignon como plato central. O por el contrario, gente de recursos humildes, que piden un producto alimentario "gourmet", pueden además gastarse una fortuna en espectáculos, plasmas, fuegos artificiales, etc. Todo sea por "aparentar", recurriendo a un préstamo bancario, a vender un auto o un terreno, etc. para solventar el evento. 21



Como excede ampliamente el marco de este apunte referirse a todas las causales en que aparecen otras variables para incluir en la elección Precio -Producto nos referiremos brevemente a una sola de ellas o sea a LA PAUTA CULTURAL. Desde ya que a riesgo de caer en una simplificación y posiblemente rozar la discriminación vamos a definir dos polos opuestos (aunque siempre hay puntos intermedios). 2. SEGMENTACIÓN CULTURAL 1. El público con cultura Protocolar Aquél público que practica en menor o mayor medida las Reglas de Etiqueta (también llamadas Normas de Urbanidad y Cortesía). 2. El público de cultura No Protocolar Nos preguntaremos: ¿en qué se diferencian en lo atinente a la organización del evento?

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•

•

El público de Cultura Protocolar en general se manejará con las siguientes pautas: Consumirá el servicio de recepción de pie o ubicado en living. Solo ingresará al Salón a sentarse a la mesa, cuando haya sido invitado. El anfitrión recibirá en la puerta de entrada. Observará el Orden de Precedencia en el servicio de alimentos y bebidas. Utilizará cubiertos del mismo tamaño para entradas y principales. En cambio el público de cultura No Protocolar Se sentará en la ubicación asignada y esta situación complica absolutamente el servicio de recepción, generando la necesidad de desbarace de las mesas, y demorando notablemente el servicio de las Pretenderá queentradas. se le sirva primero a la Mesa Principal donde a veces confluyen anfitriones y agasajados. Otra distinción que conviene tener en cuenta a la hora de analizar el Target Cultural Gastronómico, es diferenciar al cliente de cultura Gourmet del cliente de cultura "Popular".

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• • • • • •

El cliente Gourmet preferirá: Porciones pequeñas. Propuestas exóticas. Resaltar todas las cualidades organolépticas de los alimentos (sensoriales) Dentro de ellas es muy importante la decoración del plato. Esto acarrea el servicio emplatado (no pinzado) y mayor cantidad y calidad de la mano de obra, con los consiguientes mayores costos de la misma. Mayor consumo de vinos tintos. Camareros que apliquen perfectamente las reglas del servicio. Copas de cristal. Cubiertos pesados. Platos de porcelana. Champaña sin azúcar. 22

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA • •

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Sidra española. Cervezas Premium o importadas El cliente de Cultura Popular preferirá Porciones abundantes. Propuestas de alimentos tradicionales. Cervezas de cualquier marca. Sidra argentina. Champaña demi-sec. Se iguala el consumo de vinos tinto y blanco. Agregará hielo al vino. Camareros que sean amables antes que técnicos en eladecuadamente oficio. El servicio puede ser corteses pinzadoy(No emplatado) para satisfacer la demanda de cantidad.

3. SEGMENTACIÓN POR EDADES Debemos tener en cuenta que según sean las generaciones cambian profundamente las preferencias del público en cuanto a: Cantidad. Tipos de alimentos. Tipos de Bebidas. Ambientación. Tipo de Música. Volumen de la música. Iluminación. • • • • • • • •

Personal de Servicio. Resulta un clásico de los eventos organizar un cumpleaños de una mujer de 15 años, donde se presentan dos targets claramente diferenciados en una misma fiesta. Por ello debemos imaginarnos que estamos organizando dos fiestas al mismo tiempo. Haciendo una comparación entre los segmentos podemos especular con la siguiente tabla: Ubicación o sector Iluminación Música Disc Jockey Alimentos Bebidas Cantidad de alimentos Personal de Servicio

De una lado de la pista de baile Alta Baja De Eventos Para mayores Todas Mayor Cualquier edad

4. SEGMENTACIÓN POR GÉNEROS VARONES: 23

Del otro lado Más baja Alta De Eventos Para jóvenes Sin alcohol Menor Edad intermedia



En general si tenemos todos hombres o una mayoría casi total de este género, debemos considerar darle al evento los siguientes giros para aproximarnos al éxito del mismo: Calcular un 30 a 40 % más del gramaje de los alimentos. Calcular mayor proporción de vino tinto que blanco (80-20). • Considerar carnes rojas en la propuesta. No considerar Mesa Dulce salvo pedido especial. El punto de cocción generalizado debe ser A PUNTO. • •

• •

MUJERES: • •

• • • • • •

Dedicar especial atención a la ambientación (flores). Tener todo muy higiénico, especialmente los baños. La propuesta puede incluir pollo - pescados - salad bar. Considerar la inclusión de Mesa Dulce. Considerar menores gramajes en las porciones. Tener gaseosas Light. Las proporciones del vino pueden ser 60% tinto / 40 % blanco. Habiendo carnes rojas el punto de cocción generalizado debe ser COCIDO.

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5. SEGMENTACIÓN POR PROFESIONES OPERARIOS: En este caso debemos considerar que las personas que trabajan con su físico en general gastan 2.800 calorías diarias (esto depende obviamente del tamaño individual y otras circunstancias). Por ello debemos imprimir algún giro también en estas ocasiones y considerar: Aumentar el tamaño de las porciones. No trabajar productos magros, sino más bien aceitosos o grasos. No desechar el azúcar. Aumenta el consumo de bebidas alcohólicas. Las gaseosas pueden ser las comunes. • • • • • •

En general prefieren carnes rojas. ADMINISTRATIVOS: En este caso debemos considerar que las personas que trabajan, con su intelecto en general gastan1.800 calorías diarias en promedio. Por ello recomendamos para estas ocasiones: Disminuir el tamaño de las porciones. Trabajar con productos magros. Tener gaseosas Light. Podemos considerar en la propuesta pollo - pescados -salad bar. • • • •

6. SEGMENTACIÓN POR REGIONES O LOCALIDADES Cuando analizamos a los clientes por sus culturas locales o regionales, en principio tenemos que tener en cuenta que nos encontramos ante una situación donde pueden variar fuertemente sus requerimientos, no solo en la propuesta de alimentos y bebidas, sino también en el "paquete completo". Es decir el servicio, la vajilla, las costumbres y rituales propios de cada región o localidad. También debemos tener en cuenta que por más que uno aprenda cocina salteña, o cocina del litoral, etc. Nuestro público estará com-puesto por clientes de cualquier lugar que en principio podrán apreciar o no nuestro desempeño. Pero lo que es terminante es que no nos contratará ningún salteño, que desee comida salteña. Y esto es mejor que así sea porque en caso contrario deberemos pasar un duro examen. Esto es lógico. El público de la región o localidad diferencia-da, prefiere un propio prestador del servicio de su propia región, para una propuesta de esa misma región. Sólo nos contratará entonces, para una propuesta diferente de la región a la cual pertenece. 7. SEGMENTACIÓN POR ETNIAS O NACIONALIDADES En este caso valen las mismas con-sideraciones que para el capítulo anterior. Por más que aprendamos y des-arrollemos una propuesta mejicana, japonesa, polaca, o la que fuera, el público que debemos contar es cualquiera menos mejicanos, polacos, o japoneses ya que aquí se aplica el mismo preconcepto de la pertenencia a la etnia o nacionalidad. También en este punto tenemos que señalar un caso frecuente en gastronomía que son las Convenciones Internacionales de cualquier profesión. 25



En general la propuesta debe ser autóctona. Locro - Asado - Bife de chorizo - etc. 8. SEGMENTACIÓN POR RELIGIONES

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•

•

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La única religión que tiene una fuerte presencia en gastronomía, y especialmente en eventos es la Religión Judía. En estos casos, si se trata de judíos ortodoxos o muy practicantes de su religión, el prestador de los servicios de Catering, debe pertenecer a la religión judía, y el servicio será supervisado por Rabino o funciona-rio delegado por el mismo. Todo debe hacerse bajo el ritual KOSHER, y decimos ritual porque no es solamente la comida, sino que cuando se trata de KOSHER se abarca desde la matanza del animal hasta el servicio y la vajilla, pasando por todas las etapas intermedias. Los eventos típicos de la religión judía son: El BRIT MILÁ Es la circuncisión del varón y en alguna medida hay un cierto paralelismo con el bautismo de la religión cristiana. El CASAMIENTO En general son fiestas súper divertidas donde se alternan permanente-mente tandas de baile entre comidas. EL BATMIZVA Es el festejo de la mayoría de edad de la mujer a los 12 años. EL BARMIZTVA Es el festejo de la mayoría de edad del varón a los 13 años. Existen salones exclusivamente pre-parados para estos festejos cuando se trata de judíos ortodoxos, donde hasta pueden convivir dos cocinas diferentes ("clonadas") Una para ser utilizad por cualquiera y otra para ser utilizada solamente por la comunidad judía.

9. SEGMENTACIÓN TEMPORAL Al analizar los segmentos de acuerdo al momento en que se desarrollan, debemos de tener en cuenta que muchos son los temas que tenemos que adaptar en cuanto a correspondencia con la calidad total o en cuanto a su implicancia económica. Ya vimos oportunamente como varían las propuestas en verano o en invierno, y consideramos las dificultades que se presentan en el mes de diciembre. Debemos tener en cuenta para nuestra política de precios que Enero y Febrero son de una fuerte baja en esta actividad, salvo que sea en lugares de vacaciones. Lo mismo ocurre en los días de la semana en que desde lunes a jue-ves son de baja actividad, hasta los viernes y sábado que representan el pico máximo ene eventos. También debemos considerar que los gastronómicas distintos momentos u horas del día, deben imprimir fuertes cambios en nuestras propuestas y de desarrollo. No va a ser la misma propuesta para un cocktail de despedida de un Embajador, si éste se realiza a las 10 de la mañana, a las 14:00, a las 17:00 o a las 22:00 horas del día. CON TODO LO EXPUESTO ANTERIORMENTE QUEREMOS DEJAR BIEN EN CLARO. 26



QUE NO SE TRATA DE COMPARTIMENTOS CERRADOS, SINO DE QUE EN NUESTRAS PROPUESTAS DEBEN REINAR: • • • •

La cintura La flexibilidad La adaptación a cada situación La creatividad QUE CADA EVENTO PUEDE SER ÚNICO E IRREPETIBLE

Resulta indispensable para una correcta planificación del evento, conocer el lugar donde se desarrollará el mismo, no sólo desde el punto de vista operativo, sino también desde el punto de vista económico, donde las características del sitio, influirán de manera fundamental en los costos del evento. Pueden ser una o unas visitas previas para planificar adecuadamente todo lo necesario. ¿Con quién? Salvo situación especial, en general conviene realizar la visita acompañado por el cliente para poder debatir con él diferentes alternativas y tomar las necesarias decisiones en conjunto. ¿Con qué? Dependerá del tipo de servicio y del evento, pero en general cuando vamos a reconocer un lugar desconocido, no está demás llevar una cinta métrica, que nos ayudará a tomar medidas en diferentes ocasiones. Para ejemplificar un cierto accionar partiremos de dos escenarios opuestos: 1. Un escenario campestre. 2. Un escenario urbano. 1. ESCENARIO CAMPESTRE Resultan muy numerosos los eventos que se desarrollan en casas-quintas; chacras; estancias; etc. a veces alejadas de los centros urbanos. Por ello la primera averiguación será: • • • • •

¿Cómo se llega? Referencias del itinerario para llegar. Medios de Transporte disponibles. Horarios y frecuencias de los medios de transporte. Caminos pavimentados; mejorados o de tierra.

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Las referencias de distintos puntos de señalización, servirán posteriormente hacer un plano de cómo se llega al lugar. En caso de no haber medios de transporte disponibles, (o habiéndolos por razones de falta de tiempo) debe-remos llevar y traer al personal contratando vehículos suficientes. En caso de tener que transitar por caminos de tierra es imprescindible definir con el cliente si se realiza igual aunque llueva o haya condiciones del camino desfavorables. Si el cliente toma la decisión de que se realizará bajo cualquier circunstancia climática adversa, se deberán contemplar las facilidades para transitar por esos caminos. Además, y probablemente sea lo más importante de todo: SE DEBERÁ CONTAR CON UNA ALTERNATIVA • • • • • •

Una carpa. Una casa. Un quincho. Un galpón. Un hangar. Una galería.

Es decir un lugar de alternativa donde realizar el evento en caso de condiciones imposibles de hacerse al aire libre EL PISO Y LOS ACARREOS Una vez llegado con el medio de locomoción hasta el lugar más próximo al sitio donde se implantará el ser-vicio, debemos verificar la distancia, imaginándonos que el día del evento, hasta ese mismo lugar se llegará con los alimentos, vajilla, bebidas, mesas y sillas, y todo el equipamiento imprescindible. Si esa distancia es exagerada (como ocurre en lugares parquizados), deberíamos calcular otros tiempos para el armado del lugar, e incluso contratar una cuadrilla de ayudantes para realizar los acarreos, sin que se cansen los mozos, especialmente si es personal femenino. También será útil verificar el piso para realizar dichos acarreos, y resultará imprescindible contar con carrito de dos ruedas para realizarlos con rapidez y el menor esfuerzo. EL PLANO PARA LLEGAR SIRVE PARA: • • • •

Entregárselo al personal si va por su cuenta. Para el chofer del vehículo si los transportamos nosotros. Para proveedores de cualquier tipo o contratación. Para el cliente para que lo imprima y lo ponga con la tarjeta de invitación a sus invitados.

2. UN ESCENARIO URBANO Ya sea que se trate de una casa, salón, edificio de departamentos, etc. es importante verificar si vamos a acceder por una entrada de servicio, o en cambio ingresaremos por el mismo lugar en que luego ingresarán los invitados. En caso de que se trate de entrada única, tendremos en cuenta que deberemos tener todo dentro del lugar antes de la hora 0. 28



¿Es en Planta Baja? Se nos simplificará muchísimo la tarea, y resulta oportuno en aquéllas residencias que cuenten con un amplio garage, acordar con el cliente que nos facilite ese espacio para instalar la cocina móvil el día del evento. ¿Es en un 1er Piso? Si la cocina está en Planta Baja y el servicio es en otro piso, deberemos seleccionar personal relativamente joven para recorrer en repetidas oportunidades las escaleras. ¿Es en pisos más altos? En este caso medir eldeascensor (principal o de servicio) si a simple vista nos pareciera ajustado, paradeberemos calcular los tiempos anticipación en instalar-nos. Deberemos considerar que para nuestra operatoria tendrán influencia: • • • • • •

Escaleras. Ascensores. Montacargas. Horarios de acceso. Posibilidad de que exista un S.U.M. (Salón de Usos Múltiples). Posibilidad de que exista un Reglamento Interno.

•2 Si se trata de un cocktail o recepción (de parados) como mínimo necesitamos 1 m2 de espacio cada personas. • Si se trata de mesas redondas debemos distinguir entre aquéllas que se instala la vajilla SIN PLATO DE SITIO o CON PLATO DE SITIO. CAPACIDAD SIN O CON PLATO DE SITIO 8 personas 10 personas 1 m2 x persona CONSECUENCIAS DEL PLATO DE SITIO • • • • • •

30 % MÁS DE MESAS 30 % MÁS DE MANTELES 30 % MÁS DE CUBREMANTELES 30 % MÁS DE CENICEROS 30 % MÁS DE SALEROS 30 % MÁS DE FRAPÉS 29

6 personas 8 personas 1.30 m2 x persona

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30 % MÁS DE BALDES HIELEROS 30 % MAS DE CENTROS DE MESA 100 % DE PLATOS DE SITIO

CAPACIDAD DEL LUGAR CUANDO NOS ENCONTRAMOS EN LUGARES DE SUPERFICIE IRREGULAR, O CON OBSTÁCULOS, COMO PUEDEN SER: • • • • •

Columnas Recovecos Paredes curvas Muebles Desniveles

Maquinarias, etc. EN ESTOS CASOS DEBEMOS HACER EL PLANO EN RIGUROSA ESCALA •

Para ello deberemos recurrir a alguna de las siguientes alternativas:

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Escalímetro. Programa Autocad. Programa Corel. Programa Visio.

MEDIDAS PARA CALCULAR LA PISTA DE BAILE • •

MÁXIMO = 1 m2 cada 2 personas (estarán todos bailando simultáneamente). MÍNIMO = 1 m2 cada 4 personas (la mitad estará bailando y la otra no).

Otro cálculo para estos casos: • • •

Lugar para la recepción (de parados). Salón (ubicando a los invitados en mesa de 6 con plato de sitio). Pista de baile. TODO INCLUÍDO: 2,30 m2 x persona

1. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE FUEGOS Consiste en encenderlos todos. Anafes. Hornos. Salamandras. Cocinas. • • • • •

Freidoras. Y fundamentalmente a qué energía funcionan: • • • • • •

Gas de red. Gas de tanque. Gas de tubo o garrafa. Electricidad. Gasoil. Etc.

También delimitar las responsabilidades para que el fluido esté a disposición y sea suficiente para el día del evento. 2. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE MESADAS Siempre serán necesarias para des-plegar los platos O crear líneas de montaje para el emplatado individual. 3. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE FRÍOS PARA ALIMENTOS Alimentos a granel (que puedan ser apilados). •

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Alimentos salseados (en recipientes redondos o rectangulares). Alimentos no apilables (para los cuales se necesitan estantes). Alimentos de gran volumen no apilables (tortas). Alimentos congelados (freezer).

4. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE FRÍOS PARA BOTELLAS Utilizar el principio físico de la CONVECCIÓN NATURAL (EL FRÍO BAJA SOLO Y EL CALOR SUBE SOLO). POZO FRÍO PARA BOTELLAS Puede ser eléctrico (tipo góndola de supermercados). Puede ser simplemente un piletón u otros recipientes. • • •

De no haber nada fijo se impone la necesidad de llevar "cubas" para enfriado. 5. EL AGUA QUE LLEGA (AFLUENTE) Si existe la posibilidad de obtener agua para el lavado se presenta la oportunidad de lavar un plato que será reutilizado con el consiguiente ahorro de alquiler y menor cantidad de espacios: El plato que lavaremos será entonces: El Plato de Entrada. Pasará a utilizarse como el Plato de postre. Pasará a utilizarse como el Plato de mesa dulce. Pasará a utilizarse como el Plato de fin de fiesta. • • • •

6. EL AGUA QUE SE VA (EFLUENTE) En caso de generar un espacio de lavado, deberemos ser cuidadosos en ver donde se canalizará el agua que hayamos utilizado, para no generar problemas de falta de drenaje 7. CALIDAD DEL AGUA También será útil verificar la calidad del agua, sobre todo si es apta para el café o para rebajar jugos concentrados. 8. EXTRACCIÓN DE HUMOS Y OLORES En caso de parrillas móviles, debemos previamente analizar donde las pondremos. En el caso instalaciones fijas, verificaremos la existencia de campanas y el funcionamiento eficaz de los extractores. 9. CARGA ELÉCTRICA Resulta frecuente que en lugares donde se arman eventos (no repetitivos como ser en carpas quinchos - domicilios particulares - etc.) no existe una adecuada planificación de la distribución de la potencia eléctrica necesaria. Al recargarse con demasiados equipos de luces u otras instalaciones, sobre un solo canal de potencia, se produce un sobrecalentamiento de los cables, y como lógica consecuencia, el sistema de protección de llaves térmicas corta el suministro de energía, quedándonos a oscuras. Por lo tanto conviene verificar que esta problemática se haya considerado con anticipación al día del evento. 32



10. GRUPO ELECTRÓGENO Para el caso de que pudiera llegar a cortarse el suministro de la red de energía eléctrica, se puede prever esta situación a partir de contar con generadores de energía propios o alquilados. 11. BAÑOS Aparte de verificar si contamos con baños en cantidad adecuada (dos cada 50 invitados en promedio para ambos sexos) debemos tener en claro quién se ocupará de mantenerlos siempre limpios el día del desarrollo del evento. 12. VESTUARIOS Y BAÑOS PARA EL PERSONAL DEL SERVICIO Lo ideal es contar con vestuarios y baños aparte de los disponibles para los invitados. Pueden alquilar-se baños químicos si el lugar es accesible a su instalación. 13. AIRE ACONDICIONADO El correcto funcionamiento y la adecuada capacidad del aire acondicionado, es un requisito importante para el desarrollo confortable del evento. Si se trata de un lugar desconocido, la única posibilidad cierta de verificarlo, es presenciando un evento anterior, en ese mismo lugar. 14. FÁBRICA DE HIELO En principio, para enfriar las bebidas, conviene hacerlo con Barra de Hielo, ya que por esa Ley de la Física que expresa: "en materia de energía, nada se pierde, todo se transforma" seguramente la barra, tardará más tiempo en enfriar, pero a su vez durará más tiempo, con el consiguiente ahorro de dinero. Demás está señalar que la barra se consigue únicamente en fábricas de hielo. De cualquier manera para la compra de "rolitos" también conviene hacerlo en fábrica, ya que su precio es un 33% del que nos venden en estaciones de servicio. Por todo ello deberemos tener en cuenta de la fábrica de hielo ¿Cuál será la que nos atenderá el día del evento? ¿Qué horarios tiene de atención? ¿Tiene o no tiene sistema de entrega a domicilio? • • •

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15. ESTACIÓN DE SERVICIO CON ROLITOS Para el caso de no poder contar con la asistencia de una fábrica de hielo, no nos queda otra solución que recurrir a comprar el hielo en una estación de servicio. La recomendación es que si optaremos por esta compra, debemos tener en claro con cual estación será, y conviene hacerla por anticipado al día del evento para no encontrarnos con sorpresas ese mismo día. 16. MESAS Y SILLAS Es frecuente que muchos lugares en alquiler, tengan sus propias mesas y sillas. Deberemos entonces verificar que sean del agrado del cliente o bien adoptar las fundas para sillas. Esta decisión conviene que la tome el cliente con nuestro asesoramiento. 17. VAJILLA No es frecuente que el lugar que se alquile ofrezca la provisión de vajilla, pero si así fuere, y resultare adecuada al cliente, conviene alquilarla ya que nos ahorraremos fletes y acarreos. 18. PERSONAL Ya sea personal de cocina o de salón, nunca es conveniente trabajar con personal del lugar. En todos los casos recomendamos enfáticamente trabajar con personal propio, ya sea fijo o extra. 19. INSTALACIONES CONTRA INCENDIOS Y SALIDAS DE EMERGENCIA Si bien el público promedio no es muy exigente con este requisito, sí lo son las empresas, específicamente las extranjeras, donde la cultura de la seguridad está más desarrollada, y por más que tenga interés en contratarnos el Presidente de la misma, si el Jefe de Seguridad de la empresa se opone, no resultaremos contratados. De cualquier manera, aunque el cliente no lo exija, debemos ajustarnos a estos requisitos y normas, ya que SIEMPRE SOMOS RESPONSALES por todo lo que ocurra en la Organización del Evento.

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.


COMIDA FORMAL COCKTAIL CORTO COCKTAIL MEDIANO COCKTAIL LARGO COMIDA AL TENEDOR ASADO BUFFETT

En principio debemos tener en claro, que en un mismo evento pueden llegar a convivir diferentes TIPOS DE SERVICIO al mismo tiempo en diferentes lugares del mismo, o en diferentes tiempos en el mismo lugar. Es decir que la imaginación y la creatividad son el único límite a las distintas posibilidades de combinarlos. 1. COMIDA FORMAL Se caracteriza porque el comensal tendrá la posibilidad de comer sentado en una silla y sobre la mesa tendrá su plaza armada con vajilla y cubiertos, para "comer formalmente". La organización tradicional de este tipo de servicio comprende los siguientes pasos y porcionamientos. Recepción 4 a 6 bocados por persona Estimando la duración de la misma en una hora aproximamos a 150 grs. Entrada Fría y/o Entrada Caliente: Según Receta Probada y corregida. Plato Principal: Según Receta Probada y corregida. Postre: Según Receta Probada y corregida. •

• • •

•

Café Bombones Mesacon Dulce: 0,120 okg.Petit PorFours: persona.2 Por persona. Torta Alegórica: 0.050 kg. Por persona. Fin de Fiesta 0.100 kg. Por persona. Pancitos tamaño mignon: 3 o 4 por persona

•

Alternativa de la Recepción Mesa de Quesos y Fiambres: 0.100 kg Por Persona.

• • • •

LA CANTIDAD LÍMITE SUPERIOR DE CONTROL ES 1 KG DE COMIDA POR PERSONA. DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE ESTE SERÁ NUESTRO PRIMER BORRADOR, y QUE LAS CANTIDADES DEFINITIVAS SURGIRÁN DE ANALIZAR EL TARGET, Y SI ES NECESARIO SUBIRLAS O BAJARLAS.

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QUÉ ENTENDEMOS POR BOCADO • • • • • • • • •

Es un canapé. Es una tarteleta rellena. Es un pinchito de lomo (pollo/cerdo/etc.). Es una aceituna rebozada. Es una ciruela con panceta. Es un fosforito. Es una empanadita "de copetín". Es una pieza de sushi. Etc. Etc. A la empanada común la contamos por 2 bocados. El sándwich de miga de confitería también por 2 bocados.

CÁLCULO DE EJEMPLO DE UNA MESA DULCE (Sólo Tortas) 1. Cuento la Cantidad de pax 2. La multiplico por (x) 0,120 Kg= Me da el total de Kg. de tortas (u otros alimentos dulces que decida servir). 3. Ese kilaje lo divido por 1,000 KG que es lo que pesa la torta promedio= Cantidad de tortas que voy a producir. La variedad generalizada puede ser de 8 clases diferentes de tortas (ajustar en cada caso). TENER EN CUENTA QUE SOLO TORTAS NO CONVIENE (DESCONTAR OTROS ALIMENTOS DE ESTA CUENTA). 2. COCKTAIL (SERVICIO DE LUNCH) Características: La gente está de pie. Debe haber algunas mesas de apoyo (para ceniceros, copas sucias, servilletitas usadas, pirotines, etc.). Puede haber algunas islas o mesas de servicio (bocados, pinchos, pata de jamón, etc.). Puede salir todo bandejeado desde cocina o trastienda. Puede haber algunas sillas o juegos de living • •

• • •

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COCKTAIL CORTO Duración: 2 a 3 horas. Cantidades: 6 a 8 bocados por persona. Motivos: Entrega de Diplomas. Desfiles. Presentación de Productos. Entrega de Premios. Despedida de Funcionarios. VERNISSAGE (Apertura de muestra Pictórica, • Fotográfica, cultural, etc.). Otros. Festejo de algo que no sea específicamente comer. • • • • • • •

En los cálculos van todo tipo de bocados: fríos, calentitos, dulces o salados. COCKTAIL MEDIANO Duración: 3 a 5 horas. Cantidades: 8 a 12 bocados por persona, aproximadamente 400/500 grs. por persona. Motivos: Inauguración de negocios. Casamientos por Civil. Bautismos. Aniversarios de bodas. Lanzamientos de productos. Comuniones. Otros. • • • • • • •

Tener especial cuidado con la dosificación de los bocados durante el tiempo que dura el servicio para que alcancen hasta el final. COCKTAIL LARGO Duración: más de 5 horas. Cantidades: 20 a 24 bocados por persona. Aproximadamente 1 Kg por persona. Motivos: Cumpleaños de 15 u otros. Fiestas de egresados. Lanzamiento de productos. Casamientos. Otros. • • • • •

Está en desuso pues no resulta más barato que una comida formal, y además tanto tiempo de parados resulta incómodo.

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3. COMIDA AL TENEDOR TAMBIÉN LLAMADA COMIDA AMERICANA (DESARROLLO) 1. Recepción: 4 a 6 bocados por persona. 2. Plato frío. 3. Plato caliente. 4. Postre. 5. Café. 6. Mesa dulce. 7. Fin de fiesta. Puede ser igual que una comida formal. Se caracteriza por ser una mezcla de los dos anteriores o sea de para-dos o sentados en sofás, sillones o sillas, juegos de living, pero sin mesa. (mezcla de cocktail con comida formal). Favorece la movilidad y alternancia de los invitados. Motivos: Eventos empresariales. Lanzamiento de productos. Fiestas de fin de año. Aniversarios. Relaciones Públicas. Otros. Eventos sociales en domicilio del Cliente: Aniversario de Casamiento. Cumpleaños. Bautismos. Comuniones. Otros. • • • • • •

CONDICIONES DE LOS ALIMENTOS Este tipo de servicio donde el cliente no tiene las posibilidades de cortar o separar nada por falta de cuchillo, debe tener una excelente tarea de mise en place, en la eliminación de todos los desechos no consumibles. • Sin Piel. • Sin Grasa. • Sin Huesos. • Sin Cartílagos. • Cortados en dados o en cubos (CHICOS). • Pueden ser grandes solamente si son blandos y se los puede cortar con el canto del tenedor o cuchara. • En este caso es preferible superficies planas. •• Salsas Sin Jugos. Compactas.

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4. SERVICIO CON ASADO RECEPCIÓN: Puede ser: Empanadas. Mesa de quesos y fiambres. Bocados de todo tipo. Combinación de lo anterior • • • •

No debemos atarnos a ningún pre-concepto. Se puede hacer un asado como comida principal y poner sushi en la recepción. En todos los casos: 4 a 6 bocados por persona. ENTRADAS: Puede ser cualquiera a elección. En caso de que se requieran achuras conviene presentarlas en brochette, cuyo esquema de presentación y emplatado se encuentra en el PowerPoint correspondiente. CARNES En promedio 0,500 Kg. Por persona Puede ser: • • •

•

Asado 0,250 Kg. Vacío 0,150 Kg. Colita de cuadril 0,100 Kg. U otras tales como lomo, bife de chorizo, matambrito de cerdo, entraña, etc. Pollo: 1/16avo. De pollo grande. (Cajón de 7 cabezas = 2,850 Kg. por pollo).

TODAS LAS CANTIDADES ESTÁN EXPRESADAS EN SU PESO BRUTO ALTERNATIVAS • • •

Si en el servicio se agrega CORDERO / CHIVITO / LECHÓN, se deberán quitar. X X X kg. de carnes por cada ítem y se reemplazarán por 1 y 1/2 partes de éstos. O sea que se le agrega un 50% más de lo quitado a los efectos de compensar las pérdidas de desechos por cabezas huesos y vísceras.

Cálculo de ejemplo De Fiesta para 200 Personas. Asado 200 personas x 0.250 kg = 50 kg Vacío 200 personas x 0.150 kg = 30 kg Colita 200 personas x 0.100 kg = 20 kg Si Suprimimos 10 Kg. por corte que quedaría de esta forma: Asado 50 kg - 10 kg = 40 kg Vacío 30 kg - 10 kg = 20 kg Colita 20 kg - 10 kg = 10 kg 30 kg a suprimir Cordero / Chivito / Lechón 30 kg x 1.5 = 45 kg es lo que tengo que agregar. • • •

• • •

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ENSALADAS 39



Sugerimos que el servicio se realice en Mesa de Ensaladas con el sistema del autoservicio (self-service) a los efectos de lucirnos con una mayor variedad y satisfacer los requisitos de diferentes paladares. • • • •

Una mesa de ensaladas cada 60/80 personas. Variedades a opción del cliente. Calcular una legumbrera cada 8 personas si se trata de ensaladas de hojas. Calcular además Kg. 0,050 si se trata de ensaladas compactas.

El servicio de asado puede continuar como cualquier otro: •

Postre.

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Café. Dulce. Mesa Fin de fiesta. (en este caso se recomienda en general que no sea carne).

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Buffet: Entre frío y caliente: 0,700 Kg. Por persona. Recepción, Postre, Mesa Dulce, Fin de fiesta: entre todo 0.500Kg. por persona. En total: 1.200Kg. por persona.

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Se recomienda enfáticamente pensar y repensar, calcular y recalcular las veces que sea necesaria la comanda del evento. Es decir qué alimentos iremos a servir y en qué cantidad. Siempre pensando en el Target del cliente y la mayoría de sus invitados Eso sí: Una vez definida la COMANDA, basta de pensar y limitarse a aplicar los cálculos de las recetas en forma mecánica para no cometer errores de desviaciones sobre lo previamente estipulado. Una vez definida la COMANDA, deberemos recurrir a las recetas individua-les para cada alimento. Debemos tener en cuenta que algunasrecetas recetaspara vienen 1, 4, 6 u 8 porciones, y no es extraño en el caso de canapés o bocados encontrar 30 opara 40 piezas. En fin, no podremos encontrar con recetas de distintas procedencias que deberán confluir todas "AL RECETÓN DEL EVENTO" llamando así familiar-mente a lo que técnicamente denominamos "CÓMPUTO Y COSTEO DE INGREDIENTES". Esto bien puede hacerse en un formulario de Excel como el entregado. Con una adecuada capacitación básica en el uso de este programa Excel podremos obtener los siguientes datos: • • • • • • • • •

Gramajes parciales de cada alimento. Gramajes parciales de cada ingrediente dentro de ese alimento. Gramajes totales de cada ingrediente dentro de ese alimento. Gramajes totales de ese ingrediente dentro del evento. Costo de cada uno de los Ítems anteriores. Costo total de ingredientes del Evento. Listado de compras por materia prima. Listado de compras por Proveedor. Y toda otra información estadística que la utilización de dicho programa nos pueda alcanzar.

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EJEMPLO DE UN CÁLCULO DE ALIMENTOS PARA UNA COMIDA FORMAL ESTILO ASIÁTICA PARA 180 PAX

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6. DESAYUNOS DE TRABAJO Y OTROS SERVICIOS 1. Coffee – Break 2. Continental 3. Brasileño 4. Americano 5. Vienés 6. Danés 7. Brunch 8. High – Tea AMBITOS DONDE SE DESARROLLAN EMPRESAS Dentro de sus propias oficinas, salas de reuniones o salas de capacitación especialmente preparadas para estos efectos. HOTELES Muchas empresas prefieren irse de sus propias locaciones hacia otros lugares donde no tengan interferencia del "día a día" y eligen ir a hoteles donde se brindan este tipo de servicios. CASAS QUINTAS - COUNTRIES Por las mismas razones anteriores, se utilizan estas locaciones para este tipo de servicios que a veces son JORNADA DE TRABAJO COM-PLETA (incluso en algunos casos que duran más de un día con aloja-miento nocturno). OTROS: Existen además edificios construidos para estos propósitos. 1. COFFEE – BREAK Duración: 15 a 20 minutos. •

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Los participantes de pie. Generalmente enestán otro lugar. Café. Té. Leche. Masas secas. Croissants. Jugos. Gaseosas. Agua Mineral. Servilletas 18 x 18. Vajilla de porcelana y/o descartable.

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2. DESAYUNO CONTINENTAL Dura aproximadamente 2 horas. Café. Té. Leche. Tostadas. Croissants. Manteca. Mermelada. Dulce de leche (ARGENTINA). Agua mineral. • • • • • • • • • •

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Jugos de frutas. Gaseosas. Servilletas 18x18.

RESULTA MUY IMPORTANTE SI ESTAMOS ADENTRO O AFUERA DEL LUGAR DONDE SE TRABAJA Y CONSUME SIMULTÁNEAMENTE, PARA ORGANIZAR NUESTRO SERVI-CIO COMO SELF-SERVICE. 3. DESAYUNO BRASILEÑO Incluye al Continental con más agregados de frutas y jugos tropicales, lo que hace necesario vajilla de postre. Conviene la servilleta 33x33. •

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4. DESAYUNO AMERICANO • • • • • • • • • • • • • •

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Dura más tiempo (3 a 4 horas). Incluye al Continental y al Brasileño. Cereales. Yoghurt. Quesos. Miel. Huevos revueltos. Panceta ahumada frita. Salchichas. Waffles. Alimentos dulces. ETC. La vajilla es la de comida al tenedor más el cuchillo. Para los alimentos calientes también va el Rechaud. Servilletas 33x33.se sólo en hotelería. Frecuentemente

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5. DESAYUNO VIENÉS Incluye al Continental y además contiene panes y tortas vienesas, brioches, chocolate para beber, etc. •

6. DESAYUNO DANÉS Incluye al Continental. Pescados ahumados. Quesos daneses. Panes blancos y negros con harinas integrales. Huevos pasados por agua. Galletas danesas. • • • • • •

7. BRUNCH Combinación de desayuno y almuerzo. Incluye al Continental, Americano y se le agregan terrinas, gelatinas, patés y puede seguir con un buffet completo. 8. HIGH – TEA Combinación de merienda y cena Tiene cosas del brunch y además incluimos tortas, quesos, tartas, tostadas, queso cottage, etc. Es similar al brunch girando más hacia alimentos dulces.

SISTEMAS DE CONTRATACIÓN CON EL CLIENTE 1. BEBIDAS INCLUIDAS DENTRO DE UN PRECIO GLOBAL POR CUBIERTO. En este sistema el cliente paga un precio total por el cubierto que generalmente incluye las bebidas básicas "a canilla libre". CONSECUENCIAS DE CONTRATAR A CANILLA LIBRE: Para no fallar en nuestro compromiso debemos disponer de una cierta cantidad de más. Esto nos implica, que a veces el cliente prefiera una determinada marca de vinos o champaña, y que al producirse un eventual sobrante, nos provoque un perjuicio económico-financiero importante. Por ello, para evitar esta situación debemos como microemprendedor, recurrir a comprar "en consignación". En realidad esta situación de "consignación pura" no es fácil obtenerla a crédito. Sí resulta más factible conseguir una situación similar a la auténtica consignación, •

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comprando bebidas alcohólicas y pagándolas en su totalidad, con un previo acuerdo conlas el proveedor, de que aceptará la devolución de las sobrantes y nos rembolsará el dinero, o bien nos emitirá una Nota de Crédito para compras futuras. Este acuerdo es generalmente aceptado por supermercados minoristas y mayoristas, donde debemos plantearlo antes de efectuar la compra. 45


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Eso sí, para aceptarnos la devolución nos exigirán que las botellas y sus cajas estén impecables. Por ello debemos tener especial precaución al momento de enfriar-las con hielo, para que no se deteriore la etiqueta o cualquier otra parte de la botella.

OTRA CONSECUENCIA DE ESTE SISTEMA DE PRECIO GLOBAL Si cumplimos con lo prometido, es decir que el público tomó todo lo que quiso durante el evento, las bebidas que sobren son nuestras. Esto es así, porque en este sistema no estamos vendiendo botellas, sino que estamos vendiendo "un servicio de alimentos y bebidas con todo incluido". 2. "A BOTELLA DESCORCHADA" En este sistema el cliente abonará solamente las botellas que haya consumido. Se debe ser muy cuidadoso de tener la totalidad de los envases (llenos o vacíos) para hacer el recuento al final del evento. Es muy buen argumento de venta. Para que funcione adecuadamente debe existir mutua confianza entre las partes. El cliente tiene que confiar en nosotros, que las botellas abiertas sean de esta fiesta. Nosotros tenemos que confiar en que el cliente no ponga objeciones inexistentes y las pague. • •

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3. LAS BEBIDAS LAS TRAE EL CLIENTE En este sistema solamente le proporcionamos al cliente un cómputo de las bebidas que consideramos necesarias para realizar el servicio, y él las compra por su cuenta. •

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En este caso deberemos ser "MUY CUIDADOSOS" de las bebidas pues son del cliente. No deberá faltar ninguna botella cuando hagamos el recuento al final del evento. También es muy buen argumento de venta.

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CÓMPUTO DE BEBIDAS PARA FIESTAS PROLONGADAS • • • • •

COMIDA FORMAL COCKTAIL LARGO COMIDA AL TENEDOR ASADO BUFFET

Cualquier otro tipo de servicio que generalmente dure 5 a 6 horas o más BEBIDAS BASICAS: POR PERSONA Vino = 1 botella Jugos = 0,500 Lt. Gaseosas= 0,500 Lt. Agua = 0,500 Lt. El cálculo de 0,500 de Jugos por persona es evidentemente exagerado. Lo que sucede es que partimos que de esa cantidad, tomarán también todo el personal que se encuentre trabajando en el Evento, al cual le está prohibido tomar bebidas alcohólicas o gaseosas.

CHAMPAÑA PARA EL BRINDIS: Calcular 1 botella cada 6 personas. PARA TODO EL SERVICIO: Calcular igual que el vino, ya que estamos en presencia de un vino blanco espumante. MUY IMPORTANTE: Si en el mismo servicio se sirve vino y champaña, debemos reemplazar-lo por el vino en idéntica cantidad. El porcentaje de invitados que tomará champaña, conviene que lo defina el cliente.

WHISKY Para clientes en promedio, de Buenos Aires, suponiendo que se servirá únicamente durante la recepción, y luego de los postres a los invitados que lo soliciten Calculamos 1 botella cada 50 personas. Si intervienen otras circunstancias tales como, nacionalidades, regiones, edades, etc. Conviene acordar con el cliente que el servicio de whisky se contrate "a botella descorchada" o "las trae el cliente".

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CERVEZA El consumo de cerveza es de un rango muy amplio entre mínimo y máximo, donde a la hora de calcularlo deberemos tener en cuenta numerosas variables. En un primer cálculo podemos partir de 0,500 Lt. Por persona Pero deberemos subirlo o bajarlo de acuerdo a: Edades - Cultura gastronómica -Profesiones - Época del año -Nacionalidades - Regiones del país Motivos del evento - etc.

TRAGOS EN RECEPCIÓN En los casos de que sean un simple acompañamiento dentro de servicio de recepción recomendamos: Considerar 1 botella (en total) cada 15 personas Pueden ser: • • • • • • •

• • •

Gancia Vodka Campari Piña colada Gin Martini Ron Strawberry Ananá fizz fizz Etc. O cualquier otro de acuerdo a nuestra creatividad o convenio con el cliente.

En los casos de que el cliente quiera contratar una barra de tragos abierta todo el evento, conviene decididamente subcontratar esto con gente que se ocupa de brin-darnos este servicio profesional tercerizado. CÓMPUTO DE BEBIDAS PARA SERVICIOS MEDIANOS • Comida formal • Comida al tenedor • Asado • Buffet • Cocktail Mediano

Cuando nos referimos a servicios Medianos estamos hablando de éstos, o cualquier otro servicio que termine con el café, sin baile, ni mesa dulce ni fin de fiesta. 48



Es decir que no superen las 4 horas. Aconsejamos dividir todos los cálculos anteriores por la mitad (dividido 2). Y dejar igual whisky, tragos y el brindis si se incluyen en este servicio.

CÓMPUTO DE BEBIDAS PARA SERVICIOS CORTOS • Cocktail corto o cualquier servicio gastronómico que no vaya más allá de las 3 horas de duración. Aconsejamos calcular los cómputos básicos bajando a un tercio (dividir por 3). Y dejar igual whisky, tragos y el brindis si se incluyen en este servicio.

1. Barras en trozos: Para enfriar las botellas 2. Rolitos: Para baldes frappé Para jarras de jugos Para jarras de agua Para jarras de gaseosas Para baldecito hielero cuando alguien lo solicite Para tragos en recepción 3. Hielo seco Para transporte de helados CÁLCULO DEL HIELO "DE ARRANQUE"

• Si no se dispone de CAPACIDAD DE FRÍO de cámaras o heladeras, debemos enfriar la bebida en "CUBAS " (cajones plásticos) o en piletones de cemento y/o pozos fríos de cualquier tipo recurriendo al hielo. CALCULAR • 1 barra de hielo + 2 bolsas de rolito de 15 kg Cada 50 personas Esto será el enfriado lento, teniendo en cuenta que pondremos un 80 % de las botellas de vino y champaña, para evitar el deterioro de las etiquetas de las que no se consuman, y así poderlas devolver a la consignación, o utilizarlas en otro servicio. En el caso de que debamos recurrir a enfriar rápidamente, parte o todo el 20 % de las botellas restantes que dejamos fuera del hielo, debemos recurrir al "enfriado rápido" de las mismas, para lo cual aparte de impartir al lector las instrucciones necesarias, conviene proporcionarle algunos conocimientos de físicoquímica que lo harán comprender los procesos que intervienen en esta operatoria, y que servirán fundamentalmente para ayudarlo a programar la comanda en los días anteriores al evento. ENFRIADO NORMAL Hacerlo en CUBAS. Colocar las botellas debajo. Sobre ellas el hielo. Sin agua. Sin sal. Bolsas de rolito sin abrir Trozos de Hielo Botellas 49



ESTADOS DEL AGUA Partimos de reconocer que el agua tiene 3 estados.

Y que el agua en su estado líquido es sumamente conductora de temperaturas. Asimismo que el agua en su estado sólido es poco conductora de temperatura. Es más bien una "barrera térmica". A esta barrera térmica la denomina-remos el "efecto iglú" o sea la casa de hielo donde viven los esquimales para soportar 0° en el interior, y protegerse de los -20° a -40° (BAJO CERO) que reinan en el exterior según sople el viento y produzca sensaciones térmicas extremas. Es decir "se garantizan 0°" viviendo en una casa de hielo. Otro conocimiento recibido en la escuela primaria que conviene recordar son las EQUIVALENCIAS DEL SISTEMA MÉTRICO DECIMAL. 1 DM3

= 1LITRO = 1 KILOGRAMO

SOLAMENTE BAJO CIERTAS CIRCUNSTANCIAS

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1. El elemento de la equivalencia es el agua. 2. Ese agua de ser destilada (para que no contenga impurezas que la hagan variar de peso). 3. A nivel del mar (para que el volumen no se modifique por la presión). 4. A 4° de temperatura (porque es la temperatura donde el agua alcanza su menor volumen). Cuando enfriamos agua, su volumen se va achicando (imperceptiblemente a la vista) hasta alcanzar los 4°. De ahí hasta los 0° en los cuales se solidificará, se expande nuevamente produciéndose la cristalización y la consecuente destrucción de tejidos. El poder de expansión del agua:

Modificando el punto de ebullición y de congelamiento:

El corrimiento del punto de ebullición del agua hacia arriba merece el nombre de ASCENSO EBULLOSCÓPICO. Esto es factible: • Agregándole al agua azúcar (podemos tener un soluto de azúcar líquido a 105°. 51



• Calentándola bajo presión con el Autoclave o la olla a presión (podemos tener agua en estado líquido a 124°). A su vez al corrimiento del punto de congelación hacia abajo lo denominamos DESCENSO CRIOSCÓPICO. Esto es factible: • Agregándole al agua sal, azúcar, alcohol. • Congelando alimentos que contengan los antedichos componentes o además grasas. • Congelando bajo presión. ENFRIADO RÁPIDO DE BEBIDAS

Aplicando los conocimientos impartidos podemos proceder a enfriar rápidamente las botellas que nos interesen bajar de temperatura de esta manera: • Colocar una por una las botellas en un frappé o en otro recipiente individual. • Agregar rolitos hasta la mitad del frappé (tener en cuenta que el rolito no será conductor por lo del efecto iglú). • Cubrir con agua hasta el cuello de la botella o hasta casi el borde del frappé. (el rolito enfriará al agua líquida, y el agua que sí es conductora enfriará la botella). • Agregar una cucharita de sal. • O también puede ser echarle un chorrito de alcohol fino. • Cubrir con una servilleta. • Estará frío en 15 minutos.

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SEGURIDAD E HIGIENE EN EL DESPACHO DE BEBIDAS Debemos tener especial cuidado de disponer cuba o recipiente separado para los rolitos que se agregarán a jarras de: • Jugos • Agua • Gaseosas • Baldecitos hieleros y Tragos. De no hacerlo así, incorporaremos a las jarras toda la suciedad proveniente de los depósitos donde estuvieren estibadas las botellas, sin contar además la posibilidad de que en aquéllos se las hubiera tratado con raticidas o insecticidas.

SU CONDUCCIÓN Y LA "PELÍCULA" DEL EVENTO Abordaremos ahora el desarrollo del evento, y las diferentes tareas que deberemos conducir, especialmente en lo atinente a la Brigada del Salón (los mozos) conjuntamente con "el timing" también llamado el cronograma de actividades. Para ello supondremos que estamos frente a lo que se conoce como una Comida Formal, anteriormente descripta en este Manual. De cualquier manera, también eventos (Cocktail - Buffet - Asadoiremos - etc.). acotando diversas apreciaciones, relativas a otras formas de

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Si bien esta planilla no es de ninguna manera un formato obligatorio para todas las situaciones que pudieran llegarse a presentar, constituye un ejemplo de una herramienta de orden y planificación necesaria para efectuar un seguimiento de las contrataciones de personal, fundamentalmente del PERSONAL EXTRA:

1. Esta columna con el Puesto de trabajo a cubrir para el día del Evento la puedo llenar con mucha antelación. Inclusive no bien tengo aceptado el presupuesto. 2. Cuando faltan 30 días para el Evento ya debemos tener en claro quién será el colaborador que cubra cada puesto. 3. Teléfono/mail o medio por el cual me comunico con él/ella. 4. Fecha en la que comuniqué para convocarlo para el día del evento. 5. Fecha en que me confirmó su participación (a veces coincide con la anterior. 6. Monto del dinero que convenimos en que sea su pago extra. 7. Las Observaciones pueden servir para múltiples propósitos; entre ellos calificar su actuación en este Evento en vista a contrataciones futuras.

1. REUNION/ES PREVIA/S DÍAS ANTES Independientemente de la reunión o reuniones que hayamos mantenido con el cliente, en su domicilio, en el nuestro o en el mismo lugar donde se desarrollará el evento, tenemos que reunirnos por lo menos con el 1er Nivel de Supervisión para planificar todo lo que sea necesario. 54



Cuando aludimos al 1er. Nivel de Supervisión nos estamos refiriendo al Asistente(s) del Organizador; Maître(s) y al Jefe(s) de arte culinario, y a toda otra persona que necesitemos incorporar para la organización del evento. También puede ser una o varias reuniones, y según sea la necesidad puede ser que la(s) mantengamos en el mismo sitio donde se realizará el evento. Resulta de buena praxis prever un temario de las cuestiones que se deban tratar. El objetivo central será: PREVEER TODO LO POSIBLE NO IMPROVISAR PLANIFICAR • • •

2. REUNIÓN PREVIA EL MISMO DÍA DEL EVENTO Esta reunión se debe considerar como "imprescindible". En general conviene tenerla entre las -5 y las -4 horas de la hora 0. A la misma concurrirán el Organizador, Maître(s) y Asistentes si los hubiere. El motivo de la misma será para explicar: Alimentos y bebidas que se servirán. Modalidades del servicio que se aplicarán. Analizar el croquis con ubicación de las mesas. Armar una mesa modelo. Analizar el cronograma de actividades. Hacer indicaciones acerca del personal. Hacer indicaciones acerca de la vajilla. Impartir todas las instrucciones o indicar las que sean necesarias para el correcto desenvolvimiento del evento. EN LA PRÁCTICA ESTAMOS DELEGANDO EN EL MAITRE LA CONDUCCIÓN DE LAS OPERACIO-NES DEL ARMADO DEL SALÓN, Y LAS POSTERIORES TAREAS CUAN-DO SE INICIE EL SERVICIO. • • • • • • • •

3. CITAR A LOS MOZOS En general conviene que siendo una Comida Formal, los mozos se presenten 4 horas antes de la hora 0 (-4). 4. LLEGADA DEL PERSONAL A medida que el personal va llegan-do conviene realizar las siguientes tareas: Pasar lista según planilla de contratación. Fichar a los nuevos: Datos personales Documento Domicilio Teléfono E-Mail ¡¡Referencias!! • •

•

• •

Hacerlos cambiar poniéndose la ropa de fajina. Esta ropa se la deben proveer ellos, y no es responsabilidad del Organizador. Los bolsos y/o mochilas con elementos personales deben guardar-se en un lugar seguro. Asignar cada mozo a su Maître en caso de que haya más de uno. 55



5. TODOS A TRABAJAR Como límite máximo (si es posible adelantar todos los tiempos mejor). A LAS MENOS -3:30 A PARTIR DE ESA HORA ARRANCAR CON TRES FRENTES DE TAREAS: 6. BEBIDAS A ENFRIAR Esta tarea debe hacerse con celeridad y en verano debería estar lista como mínimo a las -3 hs. Por ello es conveniente que aun existiendo el Despachante de Bebidas, le pongamos a algunos mozos a ayudarlo en estas tareas, para evitar demoras. En este momento, se puede optar por sacar el plomo y el corcho hasta la mitad al 50% de las botellas de vino, para que ya estén listas para ser utilizadas cuando se las necesite. 7. ARMAR EL SALÓN CON LAS MESAS Parte de los mozos deben colocar las mesas en su lugar guiándose por el croquis o plano y conducidos por el Maître (las sillas no conviene para poder armar la mesa con mayor facilidad). 8. FAJINADO DE VAJILLA La gran mayoría de los mozos debe ser destinada a desencajonar la vajilla y fajinarla. No debemos olvidar que para esta tarea cada mozo se ocupa de una sola pieza por vez. Para el fajinado es habitual usar trapo sin pelusa (de algodón) y alcohol fino a veces rebajado con agua. También se pueden usar productos de limpieza de vidrios, aptos para estas tareas. Otra opción consiste en fabricar vapor y someter las copas al vaho, y luego fajinarlas. Esta operatoria es la más económica y quedan relucientes. 9. ARMADO DE LAS MESAS • • • • • • • • • •

Colocar moletón Mantel Cubremantel Centros de mesa Platos Cubiertos Cristalería Ceniceros El pan debe esperar a último momento para que no se reseque Finalmente acercaremos las sillas a su ubicación

ESTA TAREA DE ARMADO DEL SALÓN DEBERÍA ESTAR LISTA A LAS -1 o MEJOR ANTES Todo tiempo que se pueda ganar sirve para poder recuperarse ante eventuales imprevistos. 10. A LAS -1 EL ORGANIZADOR CONTROLA EL SALÓN Se debe hacer una recorrida minuciosa mesa por mesa y si el evento es muy amplio deberá ser secunda-do por algún Asistente de organizador. 11. A LAS -1 EL CHEF DARÁ DE COMER A TODO EL PERSONAL 56


•


Mientras el Organizador y sus asistentes controlan el salón el Chef dará de comer a todo el personal de cocina y salón. Conviene que sean hidratos de carbono que proporcionan energía y se digieren rápidamente.

12. CAMBIARSE POR UNIFORME DE SERVICIO Una vez que los mozos hayan comido se deben cambiar por su uniforme de servicio. 13. A LAS - 0:30 REUNIÓN GENE-RAL CON TODO EL PERSONAL Para tratar el siguiente TEMARIO: Breve descripción del servicio. • •

En ciertos Confirmar cuanto se paga. que- alcohol se paga -alcigarrillos final. Hablar sobre lasy reglas de casos: comportamiento (prohibición de Aclarar celulares -propinas otros temas que el Organizador crea pertinentes tratar) 14. REUNIÓN PARCIAL Es simplemente una continuación de la anterior. Lo que sucede es que si existe Maître(s) el Organizador se retira porque estas decisiones las delega en los respectivos colaboradores que procederán a: Explicar detalladamente el tipo, modalidades y estilos del servicio. Distribuir funciones durante el servicio de recepción: -bandejeo de bebidas - bandejeo de bocados - atención de mesas de servicio o islas- desbarazo. Asignar las plazas que les toquen (las mesas). • •

•

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EXCELENTE: 1 MOZO X 1 MESA = 1 MOZO / 8 COMENSALES MUY BUENO: 1 MOZO X 2 MESAS = 1 MOZO / 16 COMENSALES BUENO/REGULAR: 1 MOZO X 3 MESAS = 1 MOZO / 24 COMENSALES ¿QUÉ CAMBIA CON EL AUMENTO DE COMENSALES QUE DEBE ATENDER UN MOZO? FUNDAMENTALMENTE EL SERVICIO DE LAS BEBIDAS Justamente esto marca códigos en el nivel del evento. 1 MOZO X MESA: Todas las bebidas se pueden servir desde el gueridón. Se posibilitará una óptima atención de sus pax. 1 MOZO X 2 MESAS: Las bebidas pueden servirse desde el gueridón o los vinos pueden estar sobre la mesa (según distancia de la mesa al gueridón). Se posibilitará una buena atención de sus pax. 1 MOZO X 3 MESAS: Todas las bebidas se apoyarán sobre la mesa. El mozo solamente repone y si puede sirve algo. Los invitados pueden servirse solos. Regular atención de sus pax. ESTA MODULACIÓN ADEMÁS INFLUYE DECIDIDAMENTE SOBRE LOS COSTOS Al atender a más comensales, su jornal bajará x cubierto. Continuando con la película del Evento que dejamos en la reunión parcial, deberíamos estar ya sobre la HORA 0. 15. EMPLATAR BOCADOS FRÍOS Lo primero que se va a servir son los bocados fríos y las islas de dichos alimentos deben estar completamente listas. Si el personal de cocina no llega a tiempo, es posible poner algunos mozos a ayudar en estas tares de armado y emplatado.

16. COMIENZAN A LLEGAR LOS INVITADOS Y SE INICIA EL SERVI-CIO DE RECEPCIÓN DISTINTAS ALTERNATIVAS PARA RECIBIR A LOS INVITADOS: RECEPCIONISTAS PROFESIONALES: Cuando el cliente o el nivel del evento así lo requieran. Especialmente cuando haya que asignar ubicación en mesa a cada uno de los invitados. UN CAMARERO/A: Cuando sea de menor nivel o no haya ubicación asignada. PERSONAL DEL CLIENTE (EMPRESAS): Cuando se trate de la fiesta anual de la Empresa es frecuente que las recepcionistas sean las propias Secretarias. PERSONAL DE SEGURIDAD: Es el caso de Embajadas, Empresas u otros clientes que así lo establezcan. EL ANFITRIÓN: Cuando el cliente practique las REGLAS DE ETIQUETA. OTRAS •

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A nuestra creatividad o requerimiento del cliente. 17. EN CASO DE HABER UBICACIÓN ASIGNADA EN MESA Las recepcionistas informarán a cada invitado dónde deben ubicar-se cuando sean invitados a pasar al Salón Comedor. LA LISTA DE INVITADOS Debemos tener en cuenta que el cliente casi siempre la confeccionará por mesa, y dentro de la mesa a cada invitado. Por ello deberemos reconfeccionarla por orden alfabético para facilitar la tarea de ubicación de los mismos. 18. LA RECEPCIÓN Primero se bandejean bebidas y luego los bocados y se invita a los comensales a acercarse a las islas donde serán atendidos. Es muy importante tener en cuenta que de ahora en adelante, si bien se ha planificado todo, se debe ejercer una CONDUCCIÓN PERMA-NENTE ya que estamos brindando un servicio, y no se trata de una tarea mecánica. Esta tarea de conducción será ejercida por: EL ORGANIZADOR LOS MAITRES DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE HAY DISTINTAS DURACIONES DE LA RECEPCIÓN. No obstante la duración que se haya planificado, casi siempre es conveniente consultar la finalización de esta parte del Servicio con el cliente. Para ello es bueno haber determinado con anterioridad quién va a ser nuestro INTERLOCUTOR VÁLIDO para consultar éstas y otras decisiones durante el desarrollo del Evento. Obtenida la conformidad del cliente procederemos al: 19. FINAL DE LA RECEPCIÓN Se procederá entonces a invitar a los comensales a pasar al salón comedor y sentarse en su ubicación asignada (si correspondiere).

20. RECIBIR A LOS COMENSALES EN EL SALÓN COMEDOR Resulta también interesante, que antes de invitar a los comensales a acceder al salón comedor, se coloquen previamente los mozos junto a sus plazas, para guiar a los comensales en la ubicación de su mesa, y presentarse por su nombre a los que vayan a atender directa-mente. 21. SERVICIO DE BEBIDAS EN MESA El servicio de las mesas se inicia con las bebidas: • • •

Agua (con o sin gas) Vinos (blanco, tinto o champaña) Jugos o gaseosas

22. SERVICIO DEL AGUA Y/O GASEOSAS 59



Según sean los envases y/o recipientes en los cuales se sirva el agua o las gaseosas, también hace diferencias marcadas en el nivel del Evento. 1er Nivel: Jarra de vidrio de 1 ½ Litro desde gueridón 2do. Nivel: Botella de vidrio de 0,500 en mesa o botella de vidrio de 1 ½ litro desde gueridón. 3er. Nivel: Botella de plástico de 0,500 en mesa Jornada de trabajo: En este caso y como excepción se puede utilizar botella de vidrio o plástico de 0,500 en mesa o desde gueridón aún en EL MÁS ALTO NIVEL. • •

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• •

INICIALMENTE EL DESPACHANTE DE BEBIDAS ENTREGARÁ UNA BOTELLA DE BLANCO Y UNA BOTELLA DE TINTO POR CADA MESA. EN LO SUCESIVO SÓLO ENTREGARÁ LA SIGUIENTE, SI EL MOZO LE DEVUELVE LA VACÍA. ESTE CONTROL ES CONOCIDO COMO: LLENO POR VACÍO.

ANTICIPANDO EL "HACER LAS BEBIDAS" • Cuando se da que tenemos un módulo de servicio flojo (1 mozo cada 24 personas) y además sea elevada la temperatura, conviene anticipar el servicio de bebidas antes de que se invite a sentarse en salón. • Sacamos algunos mozos de la recepción y llenamos las copas con agua. Colocamos las botellas de vino blanco en el frappé y la de tinto sobre la mesa, para que se sirvan los propios invitados. • Esto permitirá el inicio del servicio del plato frío.

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23. POR PLAZAS (cada mozo sirve a sus mesas) VIRTUDES: • Asignamos claramente la responsabilidad por la mesa al mozo correspondiente (+). • El mozo está siempre atento a sus comensales (+) DEFECTOS: • En caso de mozos novatos que-dan al descubierto sus defectos (-) • Se tarda demasiado en completar el servicio de los platos a todos los comensales de la misma mesa (-). • Los comensales esperan a que se complete la mesa y se enfría el alimento en el caso del plato caliente (-) 24. POR BARRIDO (o en cadena, BARREMOS POR MESA) VIRTUDES: • Velocidad. Se completa rápida-mente la mesa (+). • Los comensales de la mesa comienzan a comer todos a la misma vez y no se enfría el plato caliente (+). • En caso de mozos novatos se disimulan sus defectos (+). DEFECTOS: • No hay responsable directo de cada mesa (-). • No hay mozo atento a los comensales de cada mesa (-). LA SOLUCIÓN PASARÁ POR TOMAR LAS VIRTUDES DE CADA SISTEMA Y DESECHAR SUS DEFECTOS 25. SERVICIO COMBINADO Conviene entonces combinar ambos sistemas: POR BARRIDO: LOS SERVICIOS DE LOS PLATOS: ENTRADAS PRINCIPALES POSTRES POR PLAZAS: TODO LO DEMÁS: SERVICIO DE BEBIDAS REPOSICIÓN DE PAN HIGIENE DE LAS MESAS (CENICEROS, ETC.) DESBARAZO • •

ORGANIZACIÓN SECUENCIAL DENTRO DE LA PELÍCULA

Esta Organización y su aplicación no se produce de forma automática.

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Aunque se les haya explicado detenidamente este funcionamiento a los Mozos en la Reunión Parcial, exige un gran esfuerzo y concentración del conductor de estos cambios de función, o sea del Maître. ¿Por dónde empezamos el barrido? •Por la mesa más alejada de la cocina.

Barridos parciales • Es el caso de grandes eventos, cuando subdividimos el servicio para lograr la descentralización operativa. • Conviene la implementación de barridos por sector.

26. ¿POR QUIÉN EMPEZAMOS EL SERVICIO? En caso de eventos oficiales, de diplomáticos, o gubernamentales se deberá respetar el PROTOCOLO Y CERE-MONIAL OFICIAL que nos indique el DIRECTOR DE PROTOCOLO o sus asistentes.

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27. ORDEN DE PRECEDENCIA PARA PROTOCOLO PRIVADO NORMAS DE URBANIDAD Y CORTESÍA REGLAS DE ETIQUETA: 1° - Mujeres mayores 2° - Mujeres menores 3° - Varones Mayores 4° - Varones Menores 5° - El Anfitrión EN EVENTOS SIN PROTOCOLO OFICIAL (CON PROTOCOLO PRIVADO) En casos de protocolo privado la Mesa Principal debe-ría ser la última en ser servida (recordar que son los anfitriones). Todo dependerá de las pautas culturales del cliente y de sus indicaciones al respecto. En general conviene poner un mozo exclusivo para la Mesa Principal, que no integre el Barrido. 28. ¿CUÁL SERÁ LA TAREA DEL ORGANIZADOR DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO? ¡CONDUCCIÓN Y CONTROL PERMANENTE! Pasar por la cocina. Pasar por el despacho de bebidas. Pasar por la cabina del D.J. para coordinar las tandas. Pasar por los baños. Pasar por el guardarropas. Pasar por la Vigilancia. Pasar por el estacionamiento ………………………………… Empezar de vuelta. 29. SERVICIO DE CAFÉ Hay diversas alternativas. La menos recomendable es sacarlo del despacho servido en los pocillos, porque seguramente llegará frío a las mesas. Conviene hacerlo en parejas de mozos: Uno lleva en la bandeja platitos, pocillos y cucharitas. Otro lleva cafetera (térmica), y un plato chico con azúcar y/o sacarina. • • • • • • •

• •

OTRAS ALTERNATIVAS DEL SERVICIO DE CAFÉ • • •

DESDE LA BARRA: Luego de que se largue la tanda de baile. EN ISLA APARTE: Utilizar la tolva o jarras térmicas. JUNTO A LA MESA DULCE: Ídem anterior

•

30. MESA DULCE Y FIN DE FIESTA En general conviene el servicio de Self-Service (autoservicio) "asistido" Es decir que los mozos o personal de cocina corte y sirva al comensal que se acerca a las islas o mesas de servicio. 31. EVALUACIÓN DE ALIMENTOS Cada vez que ordenemos levantar un plato o mesa de servicio, ir a la cocina a mirar los platos sucios cómo vuelven. "LOS PLATOS HABLAN" 32. SE ACERCA EL FINAL 63



El Final lo determina el organizador. Terminado el servicio: Los mozos encajonan vajilla (conteo de la misma). Apilan mesas. Apilan sillas. Se realiza el conteo de botellas y otros elementos que tengan algún valor representativo. • • • • •

33. LIMPIEZA GRUESA Consiste simplemente dejar prolijo. Barrer y secar, de manera de dejar una buena impresión. De otra manera el cliente o el dueño del lugar no nos recomendará jamás. 34. Pagar FINAL al- FINAL personal: Llevar dinero en efectivo. Llevarlo con cambio. Utilizar lista de asistencia inicial. Tener mucho cuidado con la custodia de estos valores hasta que no se disponga de los mismos • • • •

35. EVALUACIÓN FINAL Si se produjo algún problema u error grave conviene hacer una reunión con los implicados de nuestro personal en el momento o al día siguiente, para sacar conclusiones y actuar en el futuro recogiendo esas experiencias. En todos los casos esperar 4 o 5 días y llamar al cliente para conocer su opinión, ya que el mismo esperará los comentarios de sus allegados para formarse una idea total del Evento. 36. ARTÍCULOS VARIOS DE UTILIDAD NO OLVIDAR: Costurero con alfileres, hilo, agujas, etc. Abrochadora, chinches, etc. Botiquín de 1os. Auxilios • • •

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PARA SU CÁLCULO DEBEMOS PREVIAMENTE DEFINIR EL MÓDULO SUPONIENDO: 1 MOZO C/2 MESAS DE 8 PERSONAS • MOZOS: 1 Cada 16 PERSONAS • MAITRE: 1 maître hasta 12 mozos (10 a 15) • DESPACHANTES DE BEBIDA: 1 Cada 100 PERSONAS EL SIGUIENTE ES UN CÁLCULO SUMAMENTE FLEXIBLE Y ADAPTADO A CADA CASO: • • •

RECEPCIONISTA: 1 Cada 150 PERSONAS Dependerá si hay que ubicar en mesa asignada. GUARDARROPAS: 1 Cada 150 PERSONAS Dependerá de invierno o verano. PERSONAL DE LIMPIEZA DE SALÓN: 1 Cada 200 PERSONAS.

La dotación del personal de cocina y su costo dependerán de varias circunstancias: • • • • • •

• • •

Del menú. Del equipamiento y capacidad de anafes, hornos, mesadas, parrillas, etc. También tendrán influencia. De los espacios disponibles. De los métodos de mise en place y cocción. De los métodos del emplatado. De la capacidad de almacenaje en frío y secos. De la capacidad y experiencia del personal. De si sale emplatado o pinzado. Etc.

EN LA ACEPCIÓN AMPLIA DE LA PALABRA CADA VEZ QUE NOS REFERIMOS AL CÁLCULO DE LA VAJILLA, TAMBIÉN ALCANZA A TODOS LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ARMADO DEL SERVICIO EN EL SALÓN, Y COMPRENDE: Mesas - Sillas - Mantelería - Cristalería - Cubiertos - Porcelana - Varios

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(SIN plato de sitio) • Mesa estándar - Diámetro 1.20 metros = 8 personas • Mesa estándar - Diámetro 1.50 metros = 10 personas

Agua

Champaña Vino El mismo plato puede ser usado para: Entrada/ Postre/ Mesa dulce/ Fin de fiesta

Servilleta Plato de mesa

POR MESA además tenemos que agregar a nuestros cálculos: •

• • •

1 Centro de mesa. 1 Balde (frappé). 2 saleros. 2 paneras, o 2 platos de postre haciendo pirámide de pan.

Aparte tener preparado por si lo solicitan los invitados: • • •

1 baldecito hielera con pinza. 2 jarras de 1,5 L. 1 cenicero para reponer.

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• Mesa estándar - Diámetro 1.20 metros = 6 personas • Mesa estándar - Diámetro 1.50 metros = 8 personas

Agua

Cham aña Vino

Plato de pan

Plato de entrada Plato de mesa

Plato de sitio

Servilleta

POR MESA además tendremos que agregar a nuestros cálculos • •

1 centro de mesa. 2 o 3 saleros.

Aparte sobre gueridón tener preparado: • • • •

1 balde frappé. 2 jarras de 1,5 L. 1 baldecito hielero con pinza. 1 cenicero para reponer.

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CONSIDERACIONES VARIAS •

•

•

• •

En protocolo riguroso los tenedores y los cuchillos de entrada o de mesa, tienen el mismo tamaño. En caso de servir pescado o consomés, los cubiertos de pescado o la cuchara sopera, se colocan en el orden en que se van a utilizar, desde afuera hacia adentro, teniendo como centro el plato. En algunos casos el despliegue de muchos cubiertos hace que sea preferible utilizar la mesa rectangular. La disposición de las copas obedece a que las de adelante son más bajas que las de atrás para•facilitar su utilización. Pimentero y salero (menáge). Plato de entrada (puede ser usado para entrada, postre, mesa dulce y fin de fiesta).

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Se usan en la recepción o cualquier servicio de parados. Los de TRAGO LARGO generalmente son usados para: • • • • •

Gaseosas Agua Jugos Tragos Cerveza

Los de TRAGO CORTO también pueden ser utilizados para: • • • •

Gaseosas Agua Cerveza Vinos (únicamente en estos servicios en que la persona está de pie, ya que en la mesa sólo utilizaremos copas).

CÁLCULO DE VASOS, COPAS DE VINO, COPAS DE AGUA Y COPAS FLAUTA • • •

Para la Recepción de una comida formal, asado, buffet. Igualmente para cualquiera de los tipos de cocktail y comida al tenedor. Calcular hasta un 50 % más que la cantidad de los invitados.

ESTO ES ASÍ POR LA ROTACIÓN EN SU UTILIZACIÓN QUE PRODUCEN LOS COMENSALES, Y LA NECESIDAD DE LAVARLOS PARA QUE PUEDAN VOLVER AL CIRCUITO DEL SERVICIO.

•

Tenedores de postre Platos de postre Cazuelas Vasos Copas flauta Cucharas de postre

•

Servilletas

• • • • •

hasta un 50 % más de la cantidad de comensales

hasta un 150 % más si hay 2 platos

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En principio debemos distinguir dos situaciones completamente diferentes: 1. EL MICROEMPRENDEDOR que parte de una cocina Base para hacer eventos en diferentes ubicaciones. 2. EL QUE TIENE SALÓN u otra ubicación propia, alquilada o concesionada. POR ELLO LAS RECOMENDACIONES SERÁN DIFERENTES SEGÚN SEA EL CASO EN QUE SE ENCUENTRE EL QUE DEBE TOMAR LA DECISIÓN. 1. En caso del emprendedor que parte de una cocina base y hace eventos en cualquier lugar, con distinta cantidad de participantes. Será conveniente alquilar MESAS Y SILLAS por cuanto: No sabemos la cantidad exacta de mesas y sillas que necesitamos comprar. Tendríamos que alquilar un depósito para guardarlas. Necesitaríamos peones para los movimientos entre distintos lugares. Tendríamos, en este caso, el costo de mantenimiento y reparaciones. • • • •

En el caso de MANTELERÍA Y FUNDAS, si hacemos eventos en cualquier parte y decidimos tenerla propia, debemos estudiar y evaluar muy bien esta alternativa, ya que esto nos ata a una cantidad indefinible, y una muy poca variedad de telas y colores. Por ello en los casos que decidamos tener mantelería propia, conviene siempre además tener a mano al muestrario del proveedor, para el cliente que prefiera otra variedad y no perder esa venta. En cuanto a CRISTALERÍA, PORCELANA, CUBIERTOS: Estos son de alto valor de compra y en relación a los otros artículos son de bajo costo rubros de alquiler. Esto es así pues el proveedor que nos alquila, casi siempre tiene en cuenta la cantidad de usos (veces que los alquilará). Por lo tanto solo será conveniente comprarla si tenemos sobrante de capi-tal y espacio para guardar las copas. 2. En caso de tener salón propio, alquilado o concesionado Conviene comprar MESAS Y SILLAS aunque sea financiado ya que: El costo de las sillas si bien es alto, se amortiza en aproximadamente 16 usos. Las mesas conviene hacerlas de Tabla de aglomerado 1,30 m. y Base de hierro ángulo. Además no hay costo de alquiler de depósito y accesorios, para guardarlas. • No hay costo de peón para movimientos. Si se necesita ganar tiempo, puedo tener todo armado con anticipación. • • •

•

MANTELERÍA Y FUNDAS En caso de tener salón propio, concesionado o alquilado conviene tenerla propia para la cantidad máxima de PAX del salón en todo de acuerdo con la IDENTIDAD del Salón. CRISTALERÍA, PORCELANA, CUBIERTOS 70



Estos rubros son de alto valor de compra y en relación a los otros artículos son de bajo costo de alquiler. Es decir que valen las mismas consideraciones de Costo de Oportunidad para la compra de estos artículos.

•

ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Su costo no es tan relevante como los de los demás rubros del Evento, pero aparte de tener que considerarlo como a los demás, resulta importante no olvidarnos de tener-los para el momento en que sean necesarios. Escobillones Escobas Palas Bolsas de Residuos Detergentes Jabones Lavandina Secadores Trapos de Piso o

o o o o o o

•

•

•

•

HIELO Importante tener en cuenta que una fiesta con bebidas calientes "NO ES FIESTA". Por ello deberemos estar muy aten-tos a su compra en la cantidad necesaria y en el "just in time" para su utilización correcta. Siempre tenemos que tener arma-do un esquema de reposición, por si el hielo de arranque no alcanza. SEGUROS Para el personal: ART Para el cliente y los invitados: Responsabilidad Civil contra terceros, por daños producidos por las Cosas y las Personas, e Intoxicación. FLETES En el caso de la vajilla conviene que el transporte sea efectuado por el mismo proveedor que nos alquila, aunque debemos negociar eficientemente sus montos, ya que él será responsable por las roturas de movimientos y acarreos. En el caso de fletes frigoríficos para las mercaderías, conviene verificar adecuadamente su nivel de frío. REPOSICIÓN DE VAJILLA Salvo especiales, si la efectuamos los controles del caso y nos manejamos con buenassituaciones prácticas profesionales, rotura y lostodos faltantes son mínimos. De cualquier manera debemos tener en cuenta que cuando esto suceda, la deberemos reponer. Frecuentemente los proveedores que nos la alquilan, facturan los faltantes a precio de nueva. 71



No obstante debemos negociar fuertemente este concepto, porque cuando nos la alquiló, ya estaba usada.

Son también llamados periféricos, y constituyen todas aquellas provisiones y contrataciones que frecuentemente los clientes nos encomiendan, aunque no pertenecen al campo puramente gastronómico. 1. DISC – JOCKEY Es un personaje clave. Su mal desempeño puede dañar al mejor servicio. Por ello debe elegírselo cuidadosamente, cuando se nos encargue su contratación. Lamentablemente existen situaciones en las que el propio Salón tiene su D.J. y no nos queda más que "negociar" con él la coordinación de las operaciones del evento. Lo peor sucede generalmente cuan-do el cliente lo contrata por separado él mismo, ya que no dependerá de nosotros y frecuentemente nos complica nuestro trabajo. 2. SONIDO No es la música. Se trata de equipamiento para micrófonos y bafles especiales, para que alguien diga un discurso o actúe algún espectáculo. Generalmente se contrata con el mismo DJ. por un costo aparte. 3. LUCES También se contratan aparte al igual que el humo y otros efectos especiales. 4. TARIMAS – PODIOS A veces son pequeñas elevaciones para que alguien entregue premios, diplomas, diga un discurso, etc. que se pueden armar en forma casera con cajones de plástico cubiertos por una alfombra. 5. ESCENARIOS Cuando ya son varios los individuos que actuarán, debemos alquilarlos a proveedores específicos de estos rubros. 6. CENTROS DE MESAS En general conviene subcontratarlos y que el cliente elija entre varias opciones. Esto es así por cuanto hay una gama muy variada de costos, y además porque el cliente o sus invitados se los llevarán cuando finalice el evento. 7. ARREGLOS FLORALES Hay gente que se dedica a estos adornos para eventos. Si decidimos hacerlos nosotros mismos, se consiguen flores muy baratas en el Mercado de las Flores. 8. PLANTAS Muchos viveros prestan este servicio de alquiler de plantas para decoración. Inclusive si les interesa el Target del público puede hacerse un Canje Publicitario. 72



9. VIDEO Es común que el cliente de eventos sociales lo contrate por su cuenta. De cualquier manera en tren de cubrir todas las necesidades del cliente, resulta muy conveniente que podamos ofrecer la contratación de este servicio con algún profesional competente. 10. FOTÓGRAFO Caben las mismas consideraciones del caso anterior. 11. INVITACIONES La confección de las invitaciones no es frecuente que se nos contraten salvo el caso de "wedding planner". 12. COTILLÓN En la actualidad esta compra puede hacerse sin mayores molestias por Internet, y se cuenta con un servicio de entrega en el mismo lugar del evento. 13. ESPECTÁCULOS Bailarines, orquestas, conjuntos musicales, locutor, magos, payasos, etc. Para proceder a su contratación, a veces resultan insuficientes las referencias y conviene verlos actuar en otro evento antes de contratarlos definitivamente. 14. FUEGOS ARTIFICIALES Existen de exterior y de interior. Se recomienda contratar con proveedores reconocidos.

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15. TRANSPORTES En caso de gente que concurre desde el interior o desde el exterior, deberán ser trasladados desde su alojamiento hasta el lugar del evento y viceversa cuando termine. 16. SEGURIDAD El servicio de seguridad puede contratarse con empresas de vigilancia privadas o con la Policía local. El costo es muy similar. La gran diferencia la hace la Responsabilidad Civil en caso de que suceda algún accidente o muerte. La empresa de vigilancia puede quebrar y en ese caso las indemnizaciones caerán sobre nosotros. En cambio la Policía Estatal no quiebra nunca. 17. ESTACIONAMIENTO En general la gente que se viste de fiesta y además se carga de alhajas, viaja en remis o automóvil propio, por lo cual esta es una necesidad a cubrir muy acertadamente. Puede que el lugar tenga estaciona-miento propio o que se necesite contratar un Garage de terceros, en cuyo caso debemos implementar el servicio de Valet Parking. 18. ESCENOGRAFÍA –AMBIENTACIONES Conviene contratar profesionales escenógrafos, que son los técnicos en estos menesteres y por lo general lo logran muy bien y a bajos costos. 19. DECORACIÓN CON GLOBOS Valen las mismas consideraciones que para el caso anterior. 20. TODA OTRA TECNOLOGÍA ELECTRÓNICA (Pantalla gigante y cañón - LEDS - Rayo Láser - etc.). Se pueden ubicar en Internet numerosos proveedores de alquiler de estas instalaciones o artefactos, que pueden ser con o sin operador.

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SERVICIOS COLATERALES, EJEMPLO DE FACTURACIÓN Y COBRO CONCEPTO Orquesta Escenario

COSTO 7.000.-1.500.-700.-300.-400.-1.800.-400.-950.-180.-700.-800.-500.--

Son ido

Locutor

Giga nte y Cañón Cotillón Ba ila rines Carib eños Centros de Mesa Caricaturista Panta lla

Fotógrafo

Video Arreglos florales y ambi entación

15.230. 2.284.-17.514.--

C ÁST: HO T NTA M ORARIOS ORGAN IZADOR 15% A cobrar por el Organizador OS O O

L

Esta forma de facturación y cobranza no tiene nada que ver con el Catering que explicaremos más adelante. En este caso se detallan todos los pagos realizados o a realizarse por distintas provisiones o contrataciones a los Servicios Colaterales y se recarga un 15 % de Honorarios Profesionales para el Organizador, como retribución por haberse ocupado de estos rubros

Por el sólo hecho de pasar música (en un local comercial) corresponde el pago de los derechos de autor y de interpretación. • •

S.A.D.A.I.C (derechos de compositores musicales y autores de letras). A.A.D.I.C.A.P.I.F (derechos de intérpretes)

En estos casos se trasladan los montos abonados directamente al cliente, sin ganancia alguna para el organizador, ni para el dueño del salón si lo hubiere.

1. Sin necesidad de apoyo informático: Cronograma Simple Diagrama de Barras (de GANTT) • • •

2. Con software adecuado: Project •

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CRONOGRAMA SIMPLE Este sistema de planificación del "timing" del evento no es más que una agenda organizada de tiempos y tareas. Se puede comenzar hasta meses antes (no bien el cliente nos con-trata) y pasará a ser una herramienta de mucha utilidad para recordar cada acontecimiento con la suficiente anticipación para actuar en consecuencia. Una posibilidad es hacer 4 ejempla-res iguales de las tareas del día del evento: • • • •

Uno para el Organizador. Otro para el Chef. Otro para el Maître. Otro para el D.J.

EJEMPLO DE CRONOGRAMA DE UNA COMIDA FORMAL NOCTURNA

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Este método del Cronograma Simple tiene las siguientes deficiencias, que pueden ser corregidas por otros que veremos seguidamente. Muestra el momento en que una tarea se inicia, pero no cuando termina, por lo tanto no muestra el tiempo de duración (lo tenemos que deducir). No muestra las tareas que se ejecutan en simultáneo. No muestra posibles encadenamientos entre tareas distintas. EL DIAGRAMA DE BARRAS (DE GANTT) Este método adjudicado al Ing. Gantt data de 1910 y es utilizado hasta el presente, aunque ya han aparecido otros que estudiaremos luego de éste. El diagrama de Barras consiste en efectuar una grilla de doble entrada donde en las columnas verticales ubicamos los tiempos, y las filas horizontales listamos las tareas Luego con barras que se pintan o dibujan en la grilla representamos las tareas: • • • •

Indican el momento cuando comienza y cuando termina la tarea. Muestra entonces la duración de la tarea. Muestra cuáles tareas se ejecutan simultáneamente. No Muestra el posible encadena-miento entre tareas.

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EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BARRAS CON TRES ESCALAS DE TIEMPO

PROJECT PROJECT es un programa de WINDOWS y representa una ayuda inestimable a la hora de programar proyectos como pueden ser los eventos. Para su manejo y aprovechamiento integral se hace necesario capacitarse tomando un curso, que permita al usuario sacarle las mejores aplicaciones y utilidades. En este manual solo cabe acotar que una vez parametrizado, bastará solamente ingresar: • • •

El Nombre de la Tarea. El tiempo de duración El nombre de la Tarea Anterior (nº)

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EJEMPLO DE PROJECT

Nos ocuparemos ahora del pasaje de cocina al servicio. Para ello nos encontramos que en gastronomía podemos recorrer tres caminos distintos: Cocino y sirvo (Cook & Serve) Cocino y mantengo (Cook & Hold)

Servicio

Cocino y enfrío (Cook & Chill) COCINO Y SIRVO • •

• •

Enseguida de cocinar, sirvo. Es muy común en el caso de restaurantes y asados. Puede ser utilizado en eventos pequeños. Es raro en eventos grandes.

COCINO Y MANTENGO

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Para el caso de que haya necesidad de mantener algo de lo preparado con cierta anterioridad, hasta que llegue el momento del servicio. IMPORTANTE: Mantengo lo frío EN FRÍO Mantengo lo caliente EN CALIENTE

COCINO Y ENFRÍO Es el camino más largo. • •

Enseguida de cocinar, enfrío. Almaceno en frío (refrigerado/congelado).

• • • •

Realizo el transporte en frío. Mantengo los alimentos fríos en frío. Regenero los alimentos calientes y los mantengo calientes. Sirvo.

La operatoria y los equipamientos necesarios para cada circuito, se tratan extensamente en el Manual de diapositivas de PowerPoint de la materia..

En este punto nos remitimos a todo lo considerado en la Materia COSTOS en cuanto a la "Ceremonia de la Recepción" y que se trata "in extenso" en el Manual respectivo. Deberemos realizar los procedimientos allí aconsejados sobre los distintos Puntos Críticos de Control que simplemente enumeramos aquí: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Generación del pedido. Búsqueda y selección de Proveedores. Análisis de Precios. Precio Limpio Equivalente. La decisión de compra. La formalización o instrumentación. Las compras de "tracto instantáneo". Las compras de "tracto sucesivo". El lay-out de recepción. Los horarios de recepción. Las cantidades recibidas. Las unidades de medida. La calidad recibida. Los rótulos legales y comerciales. La temperatura. Los desechos. Control de precios facturados con los pactados en Orden de Compra. En su caso variación de precios con Mercado Central. Control de la aplicación de los descuentos y bonificaciones acordados. Control de la correcta aplicación del % del IVA y otros Impuestos Internos. 80



Control de los Cálculos de la Factura.

Si bien el listado se encuentra detallado en el Manual de Diapositivas de PowerPoint que se entrega al alumno, deseamos abundar aquí con mayores consideraciones y detalles: 1. RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS Balanzas. Termómetro. Mesada. Bachas. • • • • •

Carrito. 2. ALMACENAMIENTO DE VÍVERES SECOS Sin humedad pues el HR favorece las bacterias. Sin luz del sol que es práctica-mente un microondas gigante. Aireados sobre todo los que están en sótanos o subsuelos. Todo levantado del piso para poder lavar con cloro. Temperatura ideal 16°C. • • • •

•

3. ALMACERAMIENTO DE REFRIGERADOS (Heladeras - Cámaras Positivas) No ingresar cajones de maderas. No ingresar envases de cartón. Tampoco envases de papel. Sí envases de plástico. Sí envases de acero inoxidable. Todo tapado con film. Temperatura ideal 4° C. • • • • • • •

4. ALMACENAMIENTO DE CONGELADOS (Freezers - Cámaras Negativas) Similares condiciones que para los refrigerados. Todo rotulado por fecha de guardado. Temperatura ideal -18°. • • • •

5. PRODUCCIÓN (MISE EN PLACE) Mesadas. Utensilios. Procesadora. Batidora. • • • •

6. COCCIÓN Anafes conviene que tengan el fuego periférico para alcanzar mayor diámetro. Freidoras que pueden ser manuales o automáticas. • •

7. HORNOS 81


•

•

•


DE CALOR ESTÁTICO Lento. 1 pollo = 1 h Calienta desparejo. (Adelante y atrás. Arriba y abajo. A derecha y a izquierda.) Poco aprovechamiento del espacio al tener que poner las piezas más separadas para que les llegue el calor. DE CONVECCIÓN Es más rápido.1 pollo = 45 mins. Es más parejo (no totalmente) Lo que cocina es aire caliente circulando que ingresa por una turbina. Posibilidad de humidificar con un pulsador. No es cocción al vapor. COMBINADO Combina la acción del vapor y la del convector. Es más rápido 1 pollo = 30 mins. La cocción al vapor reduce las mermas con el consiguiente ahorro de mercaderías Además conserva mejor las vitaminas y minerales y el color verde ya que fija la clorofila. La posibilidad de cocinar a fuego lento mejora la condición sanitaria al eliminar mayor cantidad de bacterias (con la pasteurización) Operaciones: Asar; gratinar; glasear; vaporizar; rehogar; blanquear; hervir; escalfar; descongelar; regenerar; pasteurizar. Manejo computarizado de las tres variables: tiempo-humedad-calor Sistema autolimpiante. MICROONDAS Es un convertidor de energía eléctrica en energía electromagnética. Las microondas generadas producen una rotación molecular en el alimento. La rotación produce calor. El calor cocina. Cocina desparejo cuando el alimento no tiene estructura molecular homogénea. El recibir la descarga puede ser cancerígeno. Sobre todo las mujeres deben cuidarse porque si hay fuga de microondas por mal cierre, es proclive al cáncer de mamas.

8. ENFRIADO RÁPIDO (BLAST CHILLING) Corriente de aire frío a -45º C Al equipo se lo conoce por los siguientes nombres: CHILLER ABATIDOR DE TEMPERATURA CÉLULA DE ENFRIAMIENTO RÁPIDO WATER BATH CHILLING o Baño María Inverso (AGUA + HIELO en bachas o recipientes grandes.) FREEZER MULETO Trabajar con un Freezer de baja calidad o usado. Utilizarlo como si fuera un CHILLER (se destruirá al cabo de cierto tiempo). Subdividir todo en pequeños lotes. Si es posible en recipientes planos y colocarlos en cámaras o heladeras. • • • •

•

9. ALMACENAMIENTO DE COCIDOS • • •

Heladeras. Cámaras. Freezers. Conviene que se separen de los Crudos para evitar la contaminación cruzada. 82



10. TRANSPORTE EN FRÍO Lateros de aluminio en camioneta frigorífica. CONTENEDORES TÉRMICOS En caliente se los puede cargar en 80° y a las 4 hs. están en 64°. No resultan convenientes para eventos por los tiempos de transporte, el emplatado y el servicio. Funcionan aceptablemente para comedores de empresas y escuelas. Son muy útiles para el transporte en frío de cualquier tipo de servicio. Si se los carga en 4°, a las 5 hs están en 5° OTRAS POSIBILIDADES Caja de telgopor con hielo seco Se puede apilar con placas también de telgopor. • •

•

11. REGENERACIÓN • •

Método ideal: Horno Combinado. HORNOS De calor estático. Colocar sobre el piso una placa con agua para que se forme un ambiente de vapor.

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Primero debemos calcular el: COSTO TOTAL Calcular todos los costos y sumarlos: + Mercaderías + Bebidas + Personal + Vajilla + Gastos generales = Costo Total A partir de allí se abre la posibilidad de manejarnos con dos criterios diferentes para el cálculo de nuestra ganancia. 1. CRITERIO PORCENTUAL Calcular todos los costos y sumarles un determinado % (porcentaje) como Ganancia estimada. Se deberá proceder de la siguiente manera: + Mercaderías + Bebidas + Personal + Vajilla + Gastos generales Costo Total += % de Ganancia = Precio de Venta Este criterio no suele contemplar el efecto "cantidad" de participantes y el un determinado % puede resultar bajo cuando son pocos los Pax, y al contrario puede resultar excesivo cuando estamos en presencia de muchos Pax. Por ello frecuentemente utilizamos el siguiente:

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2. CRITERIO DE GANANCIA FIJA X CUBIERTO Calcular todos los costos y sumarle un importe fijo por cubierto, que puede ser estimado en orden decreciente a la cantidad de Pax que se contraten. Esto puede planificarse en una tabla previa + Mercaderías + Bebidas + Personal + Vajilla + Gastos generales = Costo Total + GANANCIA FIJA por PAX = PRECIO DE VENTA CUALQUIERA SEA EL CRITERIO QUE SE ADOPTE DEBE-MOS TENER EN CUENTA QUE ESTE CÁLCULO ES UN PRIMER BORRADOR, Y QUE A PARTIR DE ALLÍ SE DEBERÁN CONSIDERAR MÚLTIPLES VARIABLES PARA FIJAR EL PRECIO FINAL DE VENTA.

La política de precios integra desde ya la Política Comercial. Previo a todo cálculo debemos considerar a cuál de los Target(s) socioeconómicos nos vamos a dirigir. Una vez tomada esa decisión debemos estudiar muy bien "el producto" que le vamos a ofrecer a ese target. Esto nos llevará a precisar cuáles deberían ser los atributos de nuestro producto para cubrir las necesidades y deseos del target al cual hemos elegido. El precio forma parte del PRODUCTO. También deberemos tener en cuenta el posicionamiento de la marca de la empresa en la percepción de los clientes. Otro factor a considerar, es el precio que están cobran-do competidores nuestros de similares servicios y calidad (INVESTIGACIÓN DE LA COMPETENCIA). Una vez realizados todos estos análisis tomaremos la decisión final sobre el Precio de Venta GENERALIZADO. Es decir, también deberemos considerar situaciones especiales que merecen un tratamiento particular y que en ciertos casos se reflejarán en descuentos o precios diferenciados. Por ejemplo podemos hacer precios diferentes: 1. Por Cantidad de participantes. 2. Por Temporada Alta o Baja en el año. 85


3. 4. 5. 6. 7.


Por día de la semana (Domingos a jueves - Viernes y Sábados). Por horario del día (Mañana - Tarde - Noche). Por Cliente Especial (Familiar - Conocido - Autoridad). Por Cliente Repetitivo (Que nos contrata frecuentemente). ETC.

LA RECOMENDACIÓN ENFÁTICA ES QUE CUALQUIERA SEA EL MOTIVO POR EL CUAL COTICEMOS UN PRE-CIO DIFERENTE DEBEMOS !!! DEJARLO ACLARADO EN EL PRESUPUESTO!!!!! Esto es así para que otro cliente conocido del que estoy presupuestando no pretenda el mismo precio si no está en la misma situación que el anterior.

En general nos encontramos ante dos situaciones distintas: 1. El cliente que ya aceptó nuestro presupuesto, donde incluíamos distintas alternativas y se necesita definir cuál de ellas será la definitiva. En este caso no es más que un simple trámite a realizar para el cumplimiento de nuestro compromiso. 2. El cliente que duda en contratar-nos y tenemos deseo de que lo haga prontamente, para que no vaya a la competencia. En este caso no debemos esperar a que nos solicite una degustación, sino más bien ofrecerla. En caso de que acepte y la hagamos exitosamente LA DEGUSTACIÓN SE TRANSFORMA EN EL MEJOR CIERRE DE VENTA.

Jurídicamente ya fue dicho al inicio de este Manual, nos encontramos en presencia de un contrato de LOCACIÓN DE SERVICIOS que se rige por lo pautado en nuestro Código Civil. La formalización del mismo: 1. Puede ser a través de un contrato. Contiene las obligaciones de ambas partes. Es conveniente que por más que existan formatos pre-impresos, lo hagamos revisar por un Abogado. 2. Puede ser por "presupuestos cruzados" Se hacen dos copias conteniendo los precios, plazos, forma de pago, etc. con las obligaciones de ambas partes y firmamos ambos ORIGINAL se lo lleva el cliente DUPLICADO para nuestro archivo

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Nuestro presupuesto o contrato especificará claramente que si el cliente no cumple con sus obligaciones de pago, no se realizará el evento y perderá todos los importes arciales abonados. Esto conviene aclararlo en el presupuesto, aunque de cualquier manera ya está estatuido en el Código Civil que si una parte no cumple con sus obligaciones, le da derecho a la otra a no cumplir.

En caso de que el cliente desee sus-pender o cancelar el evento, también perderá todos los importes pagados hasta ese momento, así haya sido la totalidad del mismo. Esto es por aplicación de la Excepción de No Cumplimiento del Contrato explicado en el punto anterior. De cualquier manera, esta es una posición Jurídica correcta pero extremadamente anti-comercial. Por ello la recomendación es estudiar cada caso en particular y cuan-do exista una causal razonable, postergar la fecha del Evento para otra oportunidad en que pueda realizarse, negociando los costos incurridos o a incurrirse.

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GASTRONOMIA ORGANIZACION DE EVENTOS

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