GESTÃO DO TEMPO
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OBJECTIVOS GERAIS • Esta acção de formação visa colocar à disposição dos participantes os princípios chave para um melhor desempenho pessoal e profissional. Ficarão aptos a identificar as principais fontes de desperdício do tempo e a dominar as técnicas que introduzem maior eficácia na gestão do tempo e das prioridades 2
COMPREENSÃO DO TEMPO • O tempo é considerado o recurso mais escasso e valioso à face da Terra. • Com efeito, na era da economia global das 24 horas, o tempo, mais do que nunca na história da Humanidade, é dinheiro. O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os objectivos no prazo mais curto possível. A vida é cronometrada ao milésimo de segundo!... 3
COMPREENSÃO DO TEMPO • Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no local de trabalho ou fora dele. • As atitudes das pessoas em relação ao tempo são complexas e variáveis. Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no trabalho e em casa, tem que ver quais os hábitos comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo. 4
COMPREENSÃO DO TEMPO • As nossas atitudes em relação ao tempo estão sempre a mudar. muitas dessas mudanças devem-se ao aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso trabalho, viagens e comunicações
a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de informação quase instantânea viajar a grandes distâncias tornou-se mais rápido e acessível 5
COMPREENSÃO DO TEMPO o aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas também aumenta a pressão do nosso tempo
• Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo de modo eficiente e produtivo. • De facto, todos temos bastante consciência do uso do tempo. 6
COMPREENSÃO DO TEMPO • Departamentos e pessoas são responsáveis pelo seu uso de tempo; os objectivos são definidos com clareza e a consequência de atrasos nos prazos são “multas”. Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo diminuem a eficiência e a produtividade!
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USO DO TEMPO • Poucos admitimos, porém, que grande parte do nosso dia (de trabalho) foi inútil... • ...a única maneira de gerir melhor o tempo é analisar a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir de um modo mais eficaz Pense no seu dia quando vai para o trabalho!
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USO DO TEMPO Avaliação Do Seu Dia • Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastar muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando tarefas mais produtivas e de maior prioridade. Como divide o seu dia?... Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar-se sobre os assuntos mais urgentes?... 9
USO DO TEMPO ... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais agradáveis?... ... Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem um sistema de as resolver?... ... Desperdiça muito tempo?
Delegue sempre as tarefas que não tenham para si uma relação tempo-eficiência! 10
USO DO TEMPO Custos Do Tempo • Calcule exactamente o custo do seu tempo e compreenda depois quanto tempo não está a ser usado eficientemente. • Utilize a fórmula apresentada de seguida para descobrir quanto custa – por hora e por minuto –, o seu tempo no trabalho... 11
USO DO TEMPO • ... e use esses cálculos para analisar o custo relativo de algumas actividades típicas do seu dia-a-dia, tais como preparar uma reunião em vez de pedir à secretária que o faça!... 1,5 Salário anual
= Custo por hora Horas de trabalho por ano
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USO DO TEMPO Custos por hora
= Custo por minuto 60 (minutos)
Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo, multiplique o seu salário anual por 1,5 – para incluir despesas gerais – e divida pelo número de horas de trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as de trabalho por ano); divida por 60. 13
USO DO TEMPO Diário Do Tempo • Registar diariamente quanto tempo passa com determinadas actividades é fundamental para conseguir gerir o seu tempo eficientemente. • Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo que desperdiça a conversar, e o pouco tempo que está, realmente, a trabalhar e a planear. 14
USO DO TEMPO • O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partida para avaliar as áreas a melhorar. • O tempo que deverá mantê-lo dependerá da natureza do trabalho que realizar.
Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!
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USO DO TEMPO Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando com exactidão como passou o seu tempo.
Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta com as tarefas úteis e com as desnecessárias.
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USO DO TEMPO Revisão Do Diário Do Tempo • Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas as partes de 30 minutos que registou, em categorias, de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa, tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a correio, ajuda a colegas, telefonemas. 17
USO DO TEMPO • Calcule, então, a percentagem de tempo gasto com cada tarefa. • Isto dar-lhe-á a perceber como poderá distribuir melhor o seu tempo. Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência do seu trabalho! 18
USO DO TEMPO Divisão de Tarefas • Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas tarefas e divida-as em grupos: tarefas de rotina projectos em decurso tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho
• depois, descubra a percentagem de tempo passada com cada grupo. 19
USO DO TEMPO Distribuição Ideal Do
Distribuição Real Do
Tempo
Tempo
Tarefas de rotina: 15 %
60 %
Projectos em decurso: 25 %
25 %
Planeamento: 60 %
15 % 20
USO DO TEMPO Modelos • Depois de ter verificado a distribuição do seu tempo, veja se a divisão vai de encontro às expectativas do seu dia de trabalho. • Observe a distribuição destas tarefas pelo seu dia de trabalho e, se necessário, proceda a uma reorganização do seu diário do tempo. 21
USO DO TEMPO Actualize o seu diário do tempo – a memória pode falhar! Questões a Pôr a Si Próprio: Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa? Há assuntos que se repetem no diário? As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planeado / pensado? Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador? 22
USO DO TEMPO Avaliação da Eficiência • Quão perto está o seu modelo de trabalho da distribuição ideal 60:25:15? • Será que reúne capacidades de gerir o tempo? Programe um dia de trabalho, partindo de uma situação hipotética. Dispõe de 15 minutos!!! 23
Planeamento para o Sucesso • A gestão do tempo é o cerne do planeamento da sua vida e da sua gestão do stress. • O seu alcance é maior do que o das listas “tenho que fazer: ...” e diz respeito ao que pretende da vida e a como planeia atingi-lo. • Para muitas pessoas, o primeiro desafio é “O que é que eu pretendo da vida?”... 24
Planeamento para o Sucesso • É uma profunda mas importante questão, se desejar sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si mesmo objectivos específicos.
Estabeleça Prioridades 25
Planeamento para o Sucesso Estabeleça Prioridades • Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência, o que significa que, muitas vezes, as coisas fáceis e rápidas são atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difíceis que realmente alteram as nossas vidas... • A prioridade deve, então, ser determinada tanto pela urgência como pela importância, assim como pela duração da execução de uma tarefa. 26
Planeamento para o Sucesso Faça uma Lista • Mantenha sempre uma lista dos “afazeres” e certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma das tarefas, usando um sistema simples: elevada média baixa 27
Planeamento para o Sucesso Lista dos Afazeres – exemplo Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
Preparar a reunião de sexta-feira à tarde Média Amanhã às 09:00 horas Sexta-feira de manhã
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Planeamento para o Sucesso Lista dos Afazeres – exemplo Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
Enviar o relatório para o cliente por correio Elevada Imediatamente Amanhã de manhã
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Planeamento para o Sucesso Lista dos Afazeres – exemplo Tarefa
Prioridade
Início
Fim do prazo
Verificar o economato Baixa Última semana do mês Fim do mês
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Planeamento para o Sucesso • A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas mais importantes do seu trabalho. Se não atribuir prioridades aos seus objectivos e tarefas, terá tendência, como já vimos, a fazer as coisas de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais rapidamente!... As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalho ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!... 31
Planeamento para o Sucesso Comprometa-se com um início • Após ter atribuído prioridades, fixe a altura em que vai começar. • Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse o seu caso, irá deixar as coisas até ao último minuto!... 32
Planeamento para o Sucesso • Os prazos actuam como ímans que o irão arrastar...
se o prazo termina na 6.ª feira, passará toda a semana a pensar: «Não preciso de me preocupar até 6.ª feira; vou começar amanhã!»
• ... E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!! 33
Planeamento para o Sucesso Urgência e importância • Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas prendem-se às actividades que ficam na zona M1 (muita importância e muita urgência) e P1 (pouca importância e muita urgência)... • ... raramente encontrando tempo para as M2 (muita importância mas pouca urgência)!... 34
Planeamento para o Sucesso
IMPORTÂNCIA
Muita
Pouca
M1
M2
• Pagar as contas
• Evolução na carreira
• Marcar bilhetes p/ teatro
• Evolução pessoal
• Ida ao hospital
• Visitar os amigos
• Ir às compras
• Exercício físico
P1
P2
• Atender o telefone
• Gestão de pessoal
• Pânico de reacções repentinas
• Sociabilização
• Interrupções
Muita
Pouca
URGÊNCIA
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Planeamento para o Sucesso • Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como às alterações na vida.
Pergunte
a
si
mesmo:
«Qual
a
percentagem de tempo que é gasta nas actividades M1 e P1, juntas?»
• Para evoluir e poder desfrutar de uma vida realmente preenchida, qual seria a percentagem do seu tempo que gostaria de gastar com cada uma? 36
Planeamento para o Sucesso • Gasta tempo suficiente com as actividades do tipo M2?
Estas
são
as
que,
raramente,
contribuirão para alterar a sua vida... Como conseguir o equilíbrio?...
Muitas pessoas não planeiam falhar – falham no planeamento!!! 37
EXERCÍCIO – I «O Dilema do Cozinheiro» • Formar duas equipas, a Equipa A e a Equipa B • A partir da receita apresentada, estabelecer o caminho ideal a ser seguido para obter um prato de qualidade superior e... muito saboroso!?...
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«O Dilema do Cozinheiro» • Equipa A Esta equipa tem como objectivo estabelecer os limites do tempo mínimo necessário para execução das diversas tarefas, de modo a ter a refeição pronta às 12:00h. Têm 20 minutos para preparar a solução e apresentá-la ao formador.
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«O Dilema do Cozinheiro» • Equipa B Esta equipa tem como tarefa classificar os esforços da Equipa A; terá que estabelecer os critérios de avaliação e, obviamente, deverá ter a capacidade de oferecer uma solução perfeita para o problema do tempo. Têm 20 minutos para realizar esta actividade.
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Evite Adiamentos • A prorrogação é a arte de se convencer que pode deixar para amanhã o que deveria fazer hoje. • O exemplo clássico de prorrogação é estar sentado à secretária, a olhar para um trabalho que tem que ser feito... • ...e pensar: “A última coisa que me apetece fazer agora é isto!” 41
Evite Adiamentos • ... então, faz outra coisa qualquer, passando o problema a estar no regressar à secretária!...
Identifique as áreas em que faz adiantamentos e actue de imediato, para reduzir o”pânico e o stress
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Evite a Prorrogação • Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe desagrada • Quando se confrontar com um prazo limite, fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e mantenha-o
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Evite a Prorrogação • Reparta os grandes projectos em sectores menores de modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez • Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de maior produtividade (tarefas mais agradáveis e urgentes / tarefas de maior prioridade) 44
Evite a Prorrogação • A prorrogação é o “ladrão do tempo”. Aproxima-se “sorrateiramente” de si, especialmente quando se confronta com o seguinte: Pessoas difíceis / telefonemas Contactos públicos Trabalho arriscado / fora do comum Tarefas fastidiosas Grandes projectos 45
Planifique o seu tempo • Após ter fixado os seus objectivos e prioridades, um bom planeamento ajudá-lo-á a atingi-los O planeamento deve ser criativo – porque está a planear no futuro e no desconhecido... e deve, também, ser flexível para podermos adaptarmo-nos às possíveis alterações...
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Planifique o seu tempo • Quando tiver uma ideia clara dos seus objectivos, terá que resolver dois aspectos: Quanto tempo está ao seu dispor?
Com que antecedência pode planear?
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Planifique o seu tempo • Para que possa atingir os seus objectivos deverá planear... a longo prazo a médio prazo a curto prazo
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Planifique o seu tempo Curto prazo • O curto prazo, para a maioria de nós, é formado pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui e o agora, assim como o culminar de todos os outros planeamentos.
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Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com tarefas de pouca prioridade; Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os imponderáveis; Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no início de cada dia; 50
Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e fixe um começo; Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um período destinado ao “telefone”;
Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajudá-lo-á a planear de modo mais eficiente; 51
Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo períodos regulares para leituras; Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;
Não se torne escravo do seu plano diário! Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao longo do dia! 52
Planifique o seu tempo Médio prazo • O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por isso que é importante ter uma ideia do seu tempo efectivo para planeamento.
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Planifique o seu tempo Planeamento a Médio e Longo Prazo • Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dará um sentido de fim em vista, e uma direcção (para prosseguir). • Reparta os grandes objectivos por sectores e utilize a sua imaginação para avaliar todas as possibilidades e alternativas 54
Planeamento a Médio e Longo Prazo • Use um gráfico de planeamento mensal e/ou anual. • Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade. • Mantenha-se flexível no seu planeamento e não tente responsabilizar-se em demasia. 55
A Gestão do Tempo • Existem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo: Aumentar a quantidade de tempo disponível Realizar mais trabalho durante o tempo disponível Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível 56
A Gestão do Tempo Aumentar a quantidade de tempo disponível Esta perspectiva sugere que o chefe “alargue” as suas horas de trabalho até onde for possível. Isso poderia
trazer
como
consequência
uma
grave
depressão, esgotamento e falta de eficiência.
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A Gestão do Tempo Realizar mais trabalho durante o tempo disponível Esta perspectiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma mente orientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter-se o chefe num perito em eficiência e em gestor de métodos, em vez de melhorar a sua tomada de decisão, relacionamento interpessoal e qualidades de chefia. 58
A Gestão do Tempo Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível Esta perspectiva sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão do tempo. Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes massivos da natureza operativa, os quais deverão ser delegados para outras pessoas. Exige uma estratégia orientada para a acção. Requer preparação, treino, e, em geral, um clima organizativo adequado. 59
Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei de Pareto ou Lei dos 20/80 O essencial leva pouco tempo; o acessório leva muito tempo. Devemos concentrar-nos no essencial. 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço. esforço 60
Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo. Evitar interrupções. interrupções
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Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei de Parkinson O tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível (e não do necessário). Pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível. disponível
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Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além de Certo Limite Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa. Princípio do equilíbrio: equilíbrio saiba parar para fazer outra coisa. 63
Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Alternância Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa. Princípio da oportunidade: oportunidade não faça mais do que uma coisa de cada vez, e faça-a bem!
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Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei dos Ritmos Biológicos Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos. Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do tempo ao longo do dia.
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Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo O tempo tem uma dimensão objectiva e outra dimensão subjectiva que é função do interesse pela actividade exercida. Ter em consideração a dimensão subjectiva do tempo. 66
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo • Definir claramente os objectivos prioritários a atingir, a função a desempenhar na empresa e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade a realizar. • Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para assuntos da vida (pessoal). 67
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo • Saber gerir os outros, para controlar as interrupções e minimizá-las. Se trabalha num gabinete, feche a porta e isole-se; se desenvolver actividade em openspace, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Caso contrário, coloque um sinal na sua secretária a indicar que não quer ser incomodado. 68
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um colega; saiba dizer “não” com amabilidade. • Saiba delegar tarefas. Além de ficar com muito mais tempo e de se preocupar menos com as questões operacionais, aumenta as competências das pessoas que o rodeiam. 69
Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo • Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante. • As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem preparadas. • É imprescindível muita auto-disciplina. 70
Não se Esqueça... ... de Exercício Físico • O exercício físico é muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia. • Como actualmente a maior parte do trabalho realizado é de natureza sedentária, passamos a maior parte do tempo na mesma posição (sentada). • Inscreva-se num ginásio, corra ao final do dia ou pratique um desporto que lhe dê prazer. 71
Não se Esqueça... ... de uma Alimentação saudável • Pense naquilo que come, e a que horas o faz. • O ideal é começar o dia com fruta fresca, cereais ou pão, e acabá-lo com uma refeição leve. • Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe insónias, fadiga ou irritabilidade. 72
Não se Esqueça... ... de prevenir o Stress • Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível, isso poderá transformar-se numa fonte de stress. • Adapte-se às mudanças com naturalidade. • Reserve tempo para programar as próximas horas de forma produtiva. • Planear as actividade é bom a nível psicológico, pois permite-lhe comandar o tempo. • Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sob o seu controlo
Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress!
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