LAPORAN KERJA PRAKTEK
ANALISA SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL BERBASIS WEB PADA PT. PANCA MULIA JAYA TOUR AND TRAVEL
OLEH :
NAMA
: ANDREAS EKA SETIAWAN
NIM
: 070010022
PROGRAM
: SARJANA SATU (S1)
BIDANG ST STUDI
: SI SISTEM KO KOMPUTER
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER (STMIK) STIKOM BALI 2010
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK
KERJA PRAKTEK
Laporan yang berjudul
: Analisa
Sistem
Informasi
Reservasi
Hotel
Berbasis Web pada PT. PANCA MULIA JAYA TOUR AND TRAVEL Disusun oleh NIM
: An Andreas Eka Setiawan : 070010022
Program
: Sarjana Satu (S1)
Bidang Studi
: Sistem Komputer
Denpasar, Oktober 2010
Menyetujui, Pembimbing
Pimpinan Perusahaan
(Shofwan Hanief, S.Kom)
(I Gusti Ngurah JP Cayaningrat)
Mengetahui, Ketua Jurusan
(Gde Sastrawangsa ST. MT)
KATA PENGANTAR
Puji Puji syukur syukur penuli penuliss panjat panjatkan kan kepada kepada Tuhan Tuhan Yang Yang Maha Maha Esa, Esa, karena karena berkat rahmat-Nya lah Laporan Kerja Praktek yang berjudul ANALISA SISTEM INFORM INFORMASI ASI RESERV RESERVASI ASI HOTEL HOTEL BERBAS BERBASIS IS WEB PADA PADA PT. PANCA PANCA MULIA JAYA TOUR AND TRAVEL dapat selesai pada waktunya. Hasi Hasill penu penuli lisa san n Lapo Laporan ran Kerj Kerjaa Prak Prakte tek k ini ini tida tidak k lepa lepass dari dari bant bantua uan n berbagai pihak, penulis banyak menerima masukan berupa pikiran, materi, arahan, informasi, motivasi serta fasilitas dari berbagai pihak secara langsung ataupun secara tidak langsung. Sehingga pada kesempatan yang baik ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. Bapak Bapak Drs.Dad Drs.Dadang ang Hermaw Hermawan an Ak,M.M Ak,M.M selaku selaku Ketua STMIK STMIK STIKOM STIKOM BALI yang telah memberikan arahan atas terselenggaranya Kerja Praktek ini. 2. Bapak Bapak Roy Rudolf Rudolf Huizen Huizen,, ST.,MT ST.,MT selaku selaku Pembantu Pembantu Ketua Ketua 1 yang yang telah memberikan kesempatan atas terselenggaranya Kerja Prektek ini. 3. Bapak Gde Gde Sastrawang Sastrawangsa sa ST. MT MT selaku selaku Ketua Jurus Jurusan an Sistem Sistem Komputer Komputer (S1) STIKOM BALI.. 4. Bapa Bapak k Shof Shofwa wan n Hani Hanief, ef, S.Ko S.Kom m sela selaku ku Dose Dosen n Pemb Pembim imbi bing ng yang yang telah telah banyak membantu dalam pembuatan laporan ini. 5. Ibu Ibu I Gust Gustii Ayu Ayu Jemm Jemmaa Medh Medhaa Mari Marini ni sela selaku ku Pemb Pembin inaa dari dari bagi bagian an reserv reservasi asi,, serta serta seluru seluruh h karyaw karyawan an PT. PANCA PANCA MULIA MULIA JAYA JAYA TOUR TOUR AND TRAVEL TRAVEL yang yang telah telah membim membimbin bing g serta serta member memberikan ikan inform informasi asi selama selama pelaksanaan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dan penyusun penyusunan an Laporan Laporan Kerja Praktek ini. 6. Bapa Bapak, k, Ibu dan dan Kaka Kakak k yang yang telah telah mend menduk ukun ung g dan dan mend mendoa oaka kan n untu untuk k kesuks kesuksesa esan n penyus penyusuna unan n Lapora Laporan n Kerja Kerja Prakte Praktek k ini, ini, terima terima kasih kasih atas atas segalanya.
7. TemanTeman-tem teman an mahasisw mahasiswaa STIKOM STIKOM BALI BALI yang yang telah banyak banyak membant membantu u member memberika ikan n dukung dukungan, an, semang semangat at dan inspir inspirasi asi agar agar penuli penulisan san Kerja Kerja Praktek ini dapat diselesaikan dengan baik.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Laporan Kerja Praktek ini jauh dari sempurna karena keterbatasan wawasan serta pengetahuan yang penulis miliki. Oleh Oleh karena karena itu penuli penuliss sangat sangat mengha mengharap rapkan kan saran saran dan kritik kritik yang yang sifatn sifatnya ya membangun membangun sehingga dapat dijadikan dijadikan bahan masukan dan pertimbanga pertimbangan n serta perba perbaika ikan n untuk untuk masa masa yang yang akan akan datang datang.. Akhir Akhir kata kata penuli penuliss mengha mengharap rapkan kan semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi pembaca sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas tenaga kerja yang professional.
Denpasar, Oktober 2010 Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang
1.2
Rumusan Mas Masala alah
1.3 1.3
Ruan Ruang g Lin Lingk gkup up Kerj Kerjaa Pra Prakt ktek ek
1.4 1.4
Tuju Tujuan an dan dan Man Manfaa faatt Kerj Kerjaa Prak Prakte tek k
1.5 1.5
Baha Bahan n Dan Dan Atau Atau Met Metod odee Kerj Kerjaa Prak Prakte tek k 1.5. 1.5.1 1
Loka Lokasi si Kerj Kerjaa Pra Prakt ktek ek
1.5. 1.5.2 2
Tekn Teknik ik Peng Pengum umpu pula lan n Data Data
1.5. 1.5.3 3
Tekn Teknik ik Anal Analis isaa Dat Dataa
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1
Sejarah PT. PANCA MULIA JAYA TOUR AND TRAVEL
2.2
Visi dan Misi Perusahaan
2.3
Bidang Usaha
2.4
Fasilitas Perusahaan
2.5
Susuanan dan Struktur Organisasi PT. PANCA MULIA JAYA
2.6
Tugas dan Tanggung Jawab dari Struktur Organisasi
BAB III ANALISA SISTEM RESERVASI HOTEL BERBASIS WEB PADA PT. PANCA MULIA JAYA TOUR AND TRAVEL 3.1 3.1
Peng Penger erti tian an Ana Anali lisa sa Sis Siste tem m
3.2 3.2
Peng Pengert ertia ian n Sist Sistem em Info Inform rmas asii
3.3 3.3
Peng Penger erti tian an Sist Sistem em Flow Flow
3.4 3.4
Peng Pengert ertia ian n Data Data Flo Flow w Diag Diagram ram (DFD (DFD))
3.5
Penger Pengertia tian n Entit Entity y Relati Relations onship hip Diagra Diagram m (ERD) (ERD)
3.6
Alur Alur dan Mekan Mekanism ismee System System Reserv Reservasi asi Hote Hotell Berbasi Berbasiss Web pada pada Travel Agent PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel
3.7
Sistem Sistem Flow Flow Manual Manual Reserv Reservasi asi Berbasi Berbasiss Web
3.8 3.8
Data Data Flow Flow Diag Diagra ram m (DF (DFD) D)
3.9 3.9
3.8.1 3.8.1
Contex Contextt Diagra Diagram m Sistem Sistem Info Informa rmasi si Berba Berbasis sis Web
3.8.2 3.8.2
Level Level 0 Sistem Sistem Inform Informasi asi Reserv Reservasi asi Hotel Hotel
3.8.3 3.8.3
Level Level 1 Proses Proses Mainte Maintenan nance ce Data Data Hote Hotell
3.8. 3.8.4 4
Leve Levell 1 Pros Proses es Rese Reserv rvas asii
3.8. 3.8.5 5
Leve Levell 1 Pros Proses es Pem Pembu buat atan an Lap Lapor oran an
Enti Entity ty Rela Relati tion onsh ship ip Diag Diagra ram m (ERD) (ERD)
3.10 Struktur
File
BAB IV PENUTUP 4.1
Kesimpulan
4.2
Saran-saran
DAFTAR PUSTAKA
BAB. I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Hiburan merupakan salah satu aspek terpenting dalam kehidupan manusi manusia. a. Kepena Kepenatan tan akan akan rutini rutinitas tas yang yang dilaku dilakukan kan setiap setiap hari hari dapat dapat dihila dihilangk ngkan an dengan dengan hibura hiburan. n. Hibura Hiburan n salah salah satuny satunyaa dapat dapat dinikm dinikmati ati melalui melalui aktifi aktifitas tas rekrea rekreasi si atau libura liburan n ke tempat tempat-tem -tempat pat wisata, wisata, salah salah satuny satunyaa adalah adalah Pulau Pulau Bali. Bali. Pulau Pulau Bali Bali merupa merupakan kan salah salah satu satu pulau pulau di Indo Indone nesi siaa yang yang memi memili liki ki temp tempat at wisa wisata ta yang yang sang sangat at bany banyak ak dan dan meru merupa paka kan n sala salah h satu satu tuju tujuan an wisa wisata ta yang yang tak tak pern pernah ah bosa bosan n untu untuk k diku dikunj njun ungi gi.. Sela Selain in karen karenaa pano panoram ramaa alam alamny nyaa yang yang inda indah, h, Bali Bali juga juga terkenal dengan keunikan budaya dan adat istiadatnya yang tidak dapat dijumpai di daerah tujuan wisata lainnya. Di dunia, Bali terkenal sebagai tujuan pariwisata dengan keunikan berbagai hasil seni-budayanya. Banyaknya wisatawan dari luar negeri yang datang untuk berwisata di Bali membuat para pemilik modal berlomba-lomba untuk menanamkan invest investasi asi mereka mereka di Bali. Bali. Para Para pemili pemilik k modal modal yang yang mempun mempunyai yai usaha usaha seperti: hotel, restoran, ataupun travel selain membangun usahanya di Bali, juga memilih untuk dapat merekrut tenaga kerja Bali yang terdidik dan terlatih pada bidang pariwisata dan teknologi informasi. Kemajuan ilmu penge pengetah tahuan uan di bidang bidang teknol teknologi ogi dan inform informasi asi member memberika ikan n nuansa nuansa tersen tersendir dirii bagi bagi pariwi pariwisat sataa di Bali. Bali. Seseor Seseorang ang yang yang ingin ingin bekerj bekerjaa pada pada bidan bidang g pariwi pariwisat sataa tentun tentunya ya harus harus memili memiliki ki kemamp kemampuan uan dan keahli keahlian an teknik informasi disamping pendidikan kepariwisataan. Akhir-a Akhir-akhi khirr ini, ini, penggu penggunaa naan n teknol teknologi ogi sebaga sebagaii sarana sarana medias mediasii dengan dunia luar makin sering diterapkan. Salah satu contohnya adalah penggunaan internet sebagai mediasi produk ataupun jasa secara online melalui fasilitas web. Internet dianggap sebagai salah satu jalan marketing terbai terbaik k dan termura termurah h untuk untuk mempub mempublik likasi asikan kan produk produk atau jasa jasa suatu suatu
perusahaan ke seluruh dunia. Selain itu, internet juga dapat digunakan sebagai media transaksi atau pemesanan barang dan jasa secara online. Salah Salah satu satu usaha usaha yang yang sering sering melaku melakukan kan publik publikasi asi dan melaks melaksana anakan kan pro prose sess
bisn bisnis isn nya
melal elalu ui
inte intern rnet et
adal adalah ah
trav travel el
agen agent. t.
Den Dengan gan
menggunakan suatu Sistem reservasi berbasi web, segala proses bisnis pada travel dapat dilakukan dengan cepat, mudah dan akurat. Masyarakat dunia juga dapat mengakses sistem tersebut secara online melalui internet. PT. Panca mulia Jaya Tour And Travel merupakan sebuah Biro Paket Wisata, khususnya untuk cabang di Bali, memberikan pelayanan paket wisata di dan keluar daerah bali dan juga memberikan layanan paket wisata rohani ke luar negeri. Saat ini media informasi sangat penting untuk masyarakat dalam mengenal dan mengetahui perkembangan yang ada saat ini ini baik baik fasi fasili litas tas maup maupun un keun keungg ggul ulan anny nya. a. Medi Media-m a-med edia ia yang yang dapa dapatt membantu membantu untuk untuk perkembanga perkembangan n promosi promosi bidang bidang usaha yang dimiliki dimiliki PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel bisa melalui brosur dan media cetak serta terutama lewat jaringan internet. Selama penulis mengikuti Kerja Praktek pada PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel, penulis dapat mengerti bagaimana proses-proses yang terjadi dari awal hingga akhir dikeluarkannya sebuah voucher hotel. Untuk itu penulis mengangkat judul laporan yang membahas mengenai “Analisa Sistem Reservasi Hotel Berbasis Web Pada PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel”.
1.2
Rumusan Ma Masalah
Berti ertiti tik k
tola tolak k
dari ari
hal hal
ters terseb ebu ut,
maka aka
dapa dapatt
diru irumusk uskan
permasalahan sebagai berikut: 1. Apakah Apakah media online online reservati reservation on efektif efektif dalam dalam menunj menunjang ang jumlah jumlah reservasi hotel pada PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel? 2. Apakah Apakah media online online reserv reservati ation on member memberii kontri kontribus busii paling paling besar besar disbanding media reservasi lain dalam menunjang jumlah reservasi hotel pada PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel?
3. Mengap Mengapaa demi demikia kian? n?
1.3
Tujua ujuan n dan dan Manfaa nfaatt Ke Kerja Pra Praktek ktek
Secara Secara umum umum tujuan tujuan dari dari kegiat kegiatan an Kerja Kerja Prakte Praktek k (KP) (KP) adalah adalah member memberika ikan n suatu suatu pengal pengalama aman n kerja kerja tentan tentang g bidang bidang kepariw kepariwisa isataa taan n kepada mahasiswa dengan cara ikur serta di kegiatan sehari-hari sebagai bagian pada suatu usaha kecil dan usaha menengah maupun besar. Di samping itu, adapun tujuan yang lebih rinci pelaksanaan Kerja Praktek (KP) ini adalah dapat dipaparkan sebagai berikut: 1. Menge Mengeta tahu huii lebi lebih h jauh jauh meng mengen enai ai pros proses es peny penyew ewaa aan n atau atau reser reserva vasi si hotel hotel yang yang yang yang ditaw ditawar arka kan n di PT. PT. Panc Pancaa Muli Muliaa Jaya Jaya Tour Tour and and Travel dalam rangka rangka memasarkan memasarkan produk-produk produk-produknya nya ke berbagai berbagai belahan dunia. 2.
Untuk memenuhi persyaratan nilai dalam menyelesaikan
program studi S1 (Sistem Informasi) STIMIK STIKOM BALI. Adapun
manfaat-ma -manfaat
yang ang
bisa
diperoleh
dengan
dilaksanakannya Kerja Praktek (KP) di PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel ini adalah: 1.
Bagi Mahasiswa a
Mahasiswa
dapat
mengetahui
lebih
jauh
mengenai
reseravasi hotel di PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel. b
Maha Mahasi sisw swaa dapa dapatt mena menamb mbah ah wawa wawasa san n dan dan peng pengal alam amn n
tentang dunia kerja, serta diharapkan mampu mengaplikasikan ilmu ilmu yang yang tela telah h dida didapa patk tkan an di kamp kampus us pada pada temp tempat at Kerj Kerjaa Praktek. 2.
Bagi PT. Panca Mulia Ja Jaya Tour an and Travel
Diharapkan Diharapkan bisa membantu membantu dalam memberikan informasi kepada masy masyar arak akat at
atau atau inst instan ansi si lain lain tent tentan ang g
perk perkem emba bang ngan an sist sistem em
kepa kepari riwi wisa sata taan an yang yang ada ada di Prov Provin insi si Bali Bali sert sertaa meng menget etah ahui ui bag bagai aim mana ana
prose rosed dur
dikeluarkannya voucher.
res reserv ervasi asi
hote hotell
itu itu
dila dilaku kuk kan
sam sampai pai
3.
Bagi Kampus
Disamping menanam hubungan yang baik antara STIMIK STIKOM BALI dengan PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel juga menambah bahan pustaka tentang Analisa Sistem Resrvasi Hotel Berbasis Web Pada PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel yang berguna bagi mahasiswa atau pembaca lainnya.
1.4
Ruang Lingkup
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka yang menjadi ruang lingkup Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut: 1.
Transaks aksi pemesa esanan kamar hotel atau reservasi.
2.
Pengecekan ketersediaan kamar hotel /villa dilakukan
kepada bagian reservasi hotel melalui telephone. 3.
Konfirmasi pemesanan kamar hotel dilakukan melalui
email atau telepon. 4.
Lap Laporan oran res reserv ervasi asi ser serta ta info inform rmas asii ten tenta tang ng keber eberad adaa aan n ho hotel. tel.
5.
Sistem reservasi yang digunakan pada PT. Panca Mulia
Jaya Tour and Travel.
1.5
Baha ahan Da Dan Met Meto ode Kerj erja Pr Prakt aktek 1.5. 1.5.1 1
Loka Lokasi si Ker Kerja ja Pra Prakt ktek ek
Penelitian ini dilakukan di PT. Panca Mulia Jaya Tour and Trav Travel el yang yang bera berala lama matt di Jala Jalan n Tuka Tukad d Bali Balian an Gang Gang XI No 5. Peneli Penelitian tian dilaku dilakukan kan bersam bersamaan aan dengan dengan Kerja Kerja Prakte Praktek. k. Hal ini dilakukan untuk mengetahui profil PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel.
1.5.2
Metode Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang dipergunakan dalam menyusun laporan ini, antara lain:
1.
Wawancara/ Interview
Yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan secara lisan dengan dengan,, melaku melakukan kan Tanya Tanya jawab jawab langsu langsung ng atau atau Interv Interview iew dengan staf perusahaan mengenai hal-hal yang terkait dengan masalah yang diteliti. 2. Observasi Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengamati atau meninjau secara langsung ke perusahaan tempat Kerja Praktek dilakukan. 3. Dok Dokumen umenta tasi si Yait Yaitu u meto metode de peng pengum umpu pula lan n data data melal melalui ui arsip arsip-a -ars rsip ip atau atau dokumen-dokumen yang ada dalm perusahaan khususnya yang relevan relevan dengan dengan pokok pokok-po -pokok kok permas permasalah alahan an yang yang dibaha dibahass seperti seperti catatan catatan atau dokum dokumen en yang yang ada diperu diperusah sahaan aan yang yang berkaitan dengan laporan ini. 4. Stud Studii Pu Pustak stakaa Yait Yaitu u meto metode de peng pengum umpu pula lan n data data deng dengan an cara cara memb membac acaa berbagai macam literature yang berhubungan.
BAB. II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 2.1
Seja Sejara rah h PT. PT. Pan Panca ca Mulia ulia Jay Jaya a Tou Tourr And And Tr Trav avel el
Berkem Berkemban bangny gnyaa daerah daerah-dae -daerah rah tujuan tujuan pariwi pariwisat sataa di bali bali pada pada khususnya, membuat banyak para wisatawan berdatangan. Bukan hanya wisatawan domestik, tapi juga wisatawan mancanegara. Banyak negara bergantun bergantung g dari industri industri pariwisata sebagai sumber sumber pajak dan pendapatan pendapatan untuk perusahaan yang menjual jasa kepada wisatawan. Oleh karena itu penge pengemba mbanga ngan n indust industri ri pariwi pariwisat sataa ini adalah adalah salah salah satu satu strate strategi gi yang yang dipakai dipakai oleh Organisasi Organisasi Non-Pemerin Non-Pemerintah tah untuk untuk mempromos mempromosikan ikan wilayah wilayah tertentu sebagai daerah wisata untuk meningkatkan perdagangan melalui penjualan barang dan jasa kepada orang non-lokal. Maka dari itu, sektor pariwi pariwisat sataa dapat dapat member memberika ikan n masuka masukan n devisa devisa yang yang cukup cukup besar besar bagi bagi nega negara ra dan dan dapa dapatt dira dirama malk lkan an bahw bahwaa dari dari tahu tahun n ke tahu tahun n kead keadaa aan n pariwisata Bali akan semakin cerah. Untu Untuk k
mend menduk ukun ung g kead keadaa aan n
pari pariwi wisa sata ta Bali Bali yang yang sema semaki kin n
berkembang, maka diperlukan tenaga-tenaga yang terampil dan kompeten dalam dalam mengha menghadap dapii tantan tantangan gan kepari kepariwis wisata ataan an di Bali. Bali. Maka Maka dari dari itu, itu, pari pariwi wisa sata ta dapa dapatt memb member erik ikan an pelu peluan ang g kerj kerjaa yang yang cuku cukup p besa besarr bagi bagi masyarakat Pulau Dewata. Salah satu contoh peran serta masyarakat dalam pariwisata adalah bekerja pada PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel. PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel adalah sebuah perusahan biro perjalanan wisata yang bertumpu pada bisnis yang memanfaatkan teknologi internet. PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel Bali (PMJ) didirikan oleh 2 Bersaudara I Gusti Ngurah JP Cayaningrat dan Oin Vonce Dhary Dharyan anap aput utra ra di Bali Bali pada pada tang tangga gall 1 Maret Maret 2008 2008 , deng dengan an syst system em membeli membeli ijin Francise Francise dari PT Panca Mulia Jaya, Jakarta. Jakarta. Dalam jangka jangka
waktu yang cukup singkat, PMJ tour & Travel Bali berkembang berkembang menjadi menjadi sala salah h satu satu Biro Biro Perj Perjal alan anan an yang yang patu patutt dipe diperh rhit itun ungk gkan an dala dalam m hal hal penyediaan jasa perjalanan, baik bisnis maupun liburan. Seiring dengan persaingan persaingan yang semakin ketat antar sesama sesama biro perjalanan perjalanan dan semakin meni mening ngka katn tnya ya perm permIn Inta taan an akan akan jasa jasa trav travel el dari dari pela pelang ngga gan n maka maka mana manajem jemen en mela melaku kuka kan n peru peruba baha han n yait yaitu u deng dengan an mena menamb mbah ah juml jumlah ah kary karyaw awan an yang yang memp mempun unya yaii keah keahlia lian n dala dalam m bida bidang ng jasa jasa perj perjal alan anan an.. Pertambahan Pertambahan jumlah staff ini dimaksudk dimaksudkan an untuk memperlancar memperlancar usaha yang kian hari kian membaik dengan meningkatnya jumlah wisatawan yang mengunakan jasa pelayanan dari PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel. Manajemen travel juga menyadari bahwa pelayanan akan semakin meningkat meningkat dengan dengan dukungan dukungan sarana dan prasarana prasarana yang memadai seperti seperti sistem reservasi on-line dan dari setiap maskapai penerbangan sehingga dapat memberikan layanan jasa yang cepat, tepat dan memuaskan. 2.2 2.2
Visi Visi dan dan Mis Misii PT. PT. Panc Panca a Mul Mulia ia Jaya Jaya Tour Tour And And Tra Trave vell
PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel adalah sebuah perusahaan yang yang berger bergerak ak di bidang bidang jasa, jasa, didiri didirikan kan pada pada tangga tanggall 1 Agustu Agustuss 2009. 2009. Hingga saat ini perusahaan ini berlokasi dikantor dengan alamat sebagai berikut:
PT Panca Mulia Jaya Tour and Travel, Jl Tukad Balian XI No 5, Renon, Denpasar – Bali Phone : +62.361.242774 ; Fax : +62.361.265880; SMS Center : +62.8164732093 +62.8164732093 Email :
[email protected] Website : www.reservationbalihotel.com YM ID : pmjtour
PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel memiliki visi untuk selalu menjadi yang berbeda (Different) dan memberikan pelayanan jasa wisata dari awal sampai akhir (One Stop Travel Sevice). Dan Misi dari PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel adalah memberikan pelayanan jasa wisata yang sesuai cara dan gaya tamu dalam berwis berwisata ata ( Travel Travel in your your style) style) dan selalu selalu member memberika ikan n pengal pengalama aman n wisata yang sesuai dengan kenginan dan permIntaan tamu ( Tailor to guest need and request).
2.3
Bidang Usaha
PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel merupakan travel agent yang bergerak dibidang perjalanan wisata yang melayani wisatawan asing maupun wisatawan domestik yang melakukan kunjungan ke Bali. Bidang usaha PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel adalah: a. Hotel and Villa Reservation Reservation (Reservasi (Reservasi Hotel dan Villa) Bidang usaha PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel yang pertama adalah adalah Hotel Hotel reserva reservatio tion n yaitu yaitu menyed menyediak iakan an jasa jasa pelaya pelayanan nan dalam dalam pemes pemesana anan n kamar kamar hotel hotel ataupun ataupun villa. villa. Untuk Untuk bidang bidang usaha usaha ini PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel mengadakan hubungan kerjasama dengan sebagian besar jaringan hotel yang berada di Indonesia. b.
Ticketing (Penjualan Tiket Domestik dan Internasional)
Sebagai langkah awal dari badan usaha yang bergerak dibidang jasa per perja jalan lanan an wisa wisata ta maka maka PT. PT. Panc Pancaa Muli Muliaa Jaya Jaya Tour Tour And And Trav Travel el memulai memulai dari penyediaan tiket domestik domestik dan Internasional. Internasional. Dengan Dengan didukung oleh tenaga professional yang mempunyai pengalaman di bidang tiketing serta didukung oleh sistem reservasi on-line dari setiap penerbangan baik domestik maupun Internasional. c. Inboun Inbound d Tour Tour (Pake (Pakett Tour/ Tour/wis wisata ata dan tran transpo sportas rtasi) i) Inbo Inboun und d Tour Tour adala adalah h suatu suatu kegi kegiat atan an tour tour atau atau pake pakett tour tour yang yang memberikan pelayanan kepada wisatawan, baik mancanegara maupun domestic. PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel menyediakan sarana
transportasi, paket wisata baik wisata dalam maupun luar negeri dan wisata rohani. Untuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan yang belum terdapa terdapatt pada pada paket paket tour, tour, PT. Panca Mulia Jaya Jaya Tour Tour And Travel Travel member memberikan ikan pelaya pelayanan nan khusus khusus untuk untuk pembua pembuatan tan paket paket tour tour sesuai sesuai permIntaan pelanggan (tailor to the guest request). d. We Wedd ddin ing g dan Eve Event nt Orga Organi nise ser r Dengan tenaga professional yang dimiliki, PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel juga menyediaka menyediakan n jasa wedding dan event organiser organiser baik untuk perusahaan ataupun perseorangan. e. MICE ( Meeting Meeting,, Incentiv Incentive, e, Convent Convention, ion, Exhibition Exhibition ) Bidang bisnis yang berhubungan dengan MICE ini memang cukup baru dalam dunia travel, tetapi PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel suda sudah h meny menyiap iapka kan n staf stafff yang yang terla terlati tih h dan dan berp berpen enga gala lama man n untu untuk k membantu mulai dari perencanaan, penghitungan biaya, pelaksanaan kegiatan sampai evaluasi hasil akhir. f. Safe Safety ty dan dan Sec Secur urit ity y Cons Consul ulta tant nt Dengan perkembangan pariwisata yang pesat di Indonesia maka PT. Panc Pancaa Muli Muliaa Jaya Jaya Tour Tour And And Trav Travel el mema memand ndan ang g perl perlu u untu untuk k menyediakan jasa safety dan security consultant yang berguna bagi tamu/c tamu/clie lient, nt, baik baik yang yang bersif bersifat at pengam pengamana anan n perusa perusahaa haan n ( securi security ty offi office cerr
prov provid ider er), ),
pers perseo eora rang ngan an
(Bod (Body y
guar guard) d),,
peng pengam aman anan an
event/meeting, dll
2.4
Fasilitas Perusahaan
Untuk Untuk memeper memeperlan lancar car dan menunj menunjang ang aktivi aktivitas tas kerja kerja karyaw karyawan an atau atau depa depart rtme ment nt dala dalam m mela melaks ksan anak akan an tuga tugass masi masing ng-m -mas asin ing, g, maka maka diperl diperluka ukan n fasili fasilitas tas-fas -fasili ilitas tas penunj penunjang ang dalam dalam melaks melaksana anakan kan kegiata kegiatan n usahanya. Fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel adalah sebagai berikut: a. Fasi Fasili lita tass perk perkan anto toran ran
Gedu Gedung ng,, seba sebaga gaii penu penunj njan ang g utam utamaa tempa tempatt untu untuk k mela melaks ksan anak akan an kegiatan operasional perusahaan. Gedung PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel beralamat di Jl Tukad Balian XI No 5, Renon, Denpasar Bali. Komputer, sebagai teknologi yang sangat sangat membantu membantu kegiatan kegiatan opersional kantor baik pembuatan laporan keuangan ataupun sarana penunjang untuk membuata reservasi hotel. PrInter, sebagai sarana alat output untuk mencetak document atau data-data. Telephone, fasilitas penunjang penunjang untuk lancarnya lancarnya berkomunik berkomunikasi asi walaupun walaupun dengan dengan jarak jauh. jauh. Facsim Facsimile ile,, salah salah satu satu sarana sarana untuk untuk pengir pengirima iman n agreem agreement ent of reserv reservat atio ion n atau atau sura suratt pent pentin ing g lainn lainnya ya yang yang bias biasaa dipi dipili lih h sela selain in menggunakan email.
2.5 2.5
Susu Su suna nan n dan dan Stru Strukt ktur ur Org Organ anis isas asii PT. PT. Panc Panca a Muli Mulia a Jaya Jaya Tou Tourr And Travel
Strukt Struktur ur Organi Organisas sasii dalam dalam perusa perusahan han memili memiliki ki perana peranan n yang yang sang sangat at pent pentin ing g dala dalam m meng mengatu aturr dan dan meng mengelo elola la peru perusa saha haan an seca secara ra sistematis agar tercipta mekanisme kerja yang baik, teratur, dan terarah karena karena adanya adanya pembag pembagian ian tugas, tugas, wewena wewenang ng dan tanggu tanggung ng jawab jawab yang yang jelas untuk setiap karyawan, atasan, maupun setiap department dari suatu perusahaan. Struktur perusahaan yang dimiliki oleh PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel adalah struktur organisasi garis dimana staff dan karyawan bertanggung jawab secara langsung kepada atasan, dimana dalam hal ini bertan bertanggu ggung ng jawab jawab kepada kepada Manage Manager, r, sedang sedangkan kan Manage Managerr itu sendir sendirii bertanggung jawab secara langsung kepada Pimpinan PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel.
PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel
DIRECTOR
OPERATIONAL MANAGER
OPERATIONAL STAFF
S A L E S& MARKETING MANAGER
SALES EXECUTIVE
R E S E R V A T I O&N T I K E T IN IN G M A N A G E R
IT MANAGER
CHIEF ACCOUNTANT
R E S E R V A T I O&N T I K E T IN IN G C L E R K
WEB MASTER
ACCOUNTING STAFF
M I C E& E& EVENT
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel
2.6
Tugas dan Tanggung Jawab dari Struktur Organisasi PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel
1. Direktur Bert Bertug ugas as memp memper erhat hatik ikan an deng dengan an saks saksam amaa sega segala la kegi kegiat atan an yang yang berjalan berjalan pada perusahaan dan memeriksa memeriksa keuangan keuangan perusahaan setiap periode tertentu. Selain itu, direktur juga bertugas membuat Laporan keuangan yang dilaporkan secara periodik (3 bulan) kepada pemilik atau pemegang pemegang saham dan kantor kantor Pusat ( PMJ Jakarta) dan membuat membuat aturan aturan dan juga juga kebija kebijakan kan perusa perusahan han.. Direkt Direktur ur bertan bertanggu ggung ng jawab jawab dalam dalam membua membuatt perenc perencana anaan, an, mengat mengatur ur dan mengaw mengawasi asi jalann jalannya ya
operasional operasional perusahaan perusahaan dan juga memastikan memastikan keuntunga keuntungan n perusahaan perusahaan mencapai target yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Opera Operati tion onal al Mana Manage ger r Oper Operat atio iona nall Mana Manage gerr bert bertug ugas as dan dan bert bertan angg ggun ung g jawa jawab b terh terhad adap ap jalan jalannya nya perusah perusahan an yang berhubu berhubunga ngan n dengan dengan
pelaya pelayanan nan yang
dibe diberik rikan an kepa kepada da tamu tamu dala dalam m hal hal peny penyed edia iaan an jasa jasa tour tour/w /wis isat ata, a, memb membua uatt hubu hubung ngan an yang yang baik baik deng dengan an peny penyed edia ia jasa jasa pari pariwa wasa sata ta lain lainny nyaa (Thi (Third rd part party) y) dan dan bert bertan angg ggun ung g jawab jawab terh terhad adap ap fasil fasilit itas as kendaraan yang digunakan untuk menyediakan jasa wisata. Selain itu, Operat Operation ional al Manage Managerr juga juga bertug bertugas as dan bertan bertanggu ggung ng jawab jawab untuk untuk mencapai target yang telah ditentukan oleh perusahaan. 3. Sale Saless & Mark Market etin ing g Manag Manager er Sale Saless & Mark Market etin ing g Mana Manage gerr
bert bertug ugas as memb membua uatt peren perencan canaan aan
pemasaran pemasaran dan penjualan penjualan perusahaan, perusahaan, membuat paket/prod paket/produk uk wisata yang yang disesu disesuaik aikan an dengan dengan keingi keinginan nan tamu/p tamu/pasa asarr dan juga juga menjal menjalin in hubu hubung ngan an yang yang baik baik kepa kepada da piha pihak k Hote Hotel, l, airli airline nes/ s/pe pesa sawa watt dan dan penyedia jasa wisata lainnya. Selain itu, Sales & Marketing Manager jug jugaa bert bertug ugas as dan dan bert bertan angg ggun ung g jawa jawab b terh terhad adap ap penj penjua uala lan n dan dan penda pendapat patan an perusa perusahaa haan n sesuai sesuai dengan dengan target target yang yang telah telah ditent ditentuka ukan n perusahaan 4. Reserv Reservati ation on & Ticket Ticketing ing Manage Manager r Reservation & Ticketing Manager bertugas untuk memastikan alokasi kamar/allotment di hotel tidak melewati batas waktu yang ditentukan pihak hotel (cut off date) dan menjalin hubungan yang baik terhadap semu semuaa tamu tamu yang yang tela telah h pern pernah ah meng menggu guna naka kan n jasa jasa peru perusa saha haan an sebelumnya. sebelumnya. Reservation Reservation & Ticketing Ticketing Manager Manager bertanggun bertanggung g jawab terhada terhadap p semua semua permIn permIntaan taan/res /reserv ervasi asi yang yang datang datang dari dari tamu tamu baik baik reservasi hotel, tiket, tour dan jasa wisata lainnya 5. IT Manager IT Manage Managerr bertug bertugas as memper memperbai baiki ki kerusa kerusakan kan teknik teknik yang yang terjadi terjadi dalam sistem jaringan internet dan menentukan menentukan arah dan tujuan yang
tepa tepatt dala dalam m pemb pembua uatan tan suat suatu u webs websit itee peru perusa saha haan an.. IT Manag Manager er bertanggung jawab mengawasi dan menjalankan semua program yang berhubung berhubungan an dengan dengan jaringan jaringan internet, internet, bertanggun bertanggung g jawab terhadap terhadap kerusakan dan perbaikan (maIntenance) terhadap semua komputer di perusahaan dan bertanggung jawab terhadap safety dan security dari jaringan internet dan server perusahaan. Selain itu, tanggung jawab terp terpen enti ting ng dari dari IT Manag Manager er adal adalah ah berta bertang ngun ung g jawab jawab terh terhad adap ap keamanan data data elektronik yang ada di perusahaan. 6. Chie Chieff Acc Accou ount ntan antt Chief Accountant bertugas dalam pembayaran gaji karyawan. Chief Acco Accoun unta tant nt juga juga bert bertug ugas as dala dalam m memb membua uatt pere perenc ncan anaa aan n targ target et perus perusaha ahaan an bersam bersamaa sama sama dengan dengan direkt direktur ur dan sales sales & market marketing ing manager. Selain itu, Chief Accountant juga bertugas dan bertanggung jawab jawab terhad terhadap ap syste system m keuang keuangan an perusa perusahaa haan, n, terhad terhadap ap jalann jalannya ya tran transa sak ksi yang ang terj terjad adii ber berta tang nggu gung ng jawa jawab b
di peru erusah sahaan aan dan juga juga bert bertug ugas as dan
dala dalam m
pemb pembua uata tan n
lapo lapora ran n
keua keuang ngan an yang yang
dilaporkan kepada direktur secara periodic 7. Oper Operat atio iona nall Staf Staff f Oper Operat atio iona nall Staff Staff
bertu bertuga gass meng mengat atur ur jadw jadwal al sopi sopirr dan dan guid guide, e,
memastikan memastikan semua semua tamu mendapatkan mendapatkan pelayanan pelayanan yang memuaskan dari para sopir dan guide. Selain itu, Operational Staff juga bertugas melaku melakukan kan inspek inspeksi si mendad mendadak ak terhada terhadap p kinerja kinerja sopir sopir dan guide guide di lapangan. Operational Staff bertanggung jawab dalam memeriksa dan memastikan semua kendaraan yang akan digunakan sudah siap pakai. 8. Sale Saless Exec Execut utiv ivee Sale Saless Execu Executi tive ve
bert bertug ugas as menj menjua uall prod produk uk atau atau pake pakett wisa wisata ta ke
perusahaan ataupun perseorangan. Sales Executive bertanggung jawab terhadap Sales call. 9. MICE ICE and and Even vent MICE MICE and Event Event depart departmen mentt bertug bertugas as menjua menjuall produk produk atau paket paket wisata group dan MICE. Selain itu, MICE and Event department department juga
bertu bertugas gas dan bertan bertangun gung g jawab jawab mulai mulai dari dari reserv reservasi asi untuk untuk semua semua permIntaan yang berhubungan dengan MICE dan Event. 10. Reservation Reservation & Ticketing Ticketing Clerk Petugas Reservasi & Ticketing bertugas menyimpan semua file yang telah di poses dengan baik, mengadakan penyesuaian harga yang telah ada dan keperl keperluan uan lainnya lainnya guna guna kelanc kelancaran aran kerja, kerja, membua membuatt semua semua vouche voucherr bagi bagi semua semua wisataw wisatawan an yang yang telah telah melaku melakukan kan reserv reservati ation on sebelumnya dan membuat/mencetak tiket pesawat yang telah dipesan oleh oleh wisata wisatawan wan/tam /tamu. u. Petuga Petugass Reserv Reservasi asi & Ticket Ticketing ing bertan bertanggu ggung ng jawab dalam menyelesaikan semua proses reservasi yang ada sampai tuntas baik itu jawaban atas permIntaan ke calon wisatawan sampai booking ke hotel dan bertanggung jawab dalam membereskan semua file file yang yang ada ada agar agar semu semuaa file file tamu tamu atau atau wisa wisata tawa wan n yang yang tela telah h mengunakan jasa sebelumnya seperti credit card details terjamin. 11. Web Maste Master r Web Master bertugas membuat website dengan design yang tepat dan menarik menarik guna menarik pengunjung pengunjung dan bertugas bertugas terhadap terhadap updating updating data data yang ada di website perusahaan. Selain itu, Web Master juga bertugas bertugas dan bertangung bertangung jawab jawab terhadap peringkat peringkat website website di mesin pencari online (search engine). 12. Accounting Accounting Staff Staff Accounting Accounting Staff Staff bertugas bertugas menghubun menghubungi gi pihak bank setiap setiap kali ada tran transa saks ksii yang yang terj terjad adii agar agar tida tidak k terj terjad adii kesa kesala laha han n yang yang tida tidak k diinginkan diinginkan dan juga bertugas menyiapkan menyiapkan pembayaran pembayaran gaji karyawan karyawan tepat tepat pada pada waktun waktunya. ya. Account Accounting ing Staff Staff bertan bertanggu ggung ng jawab jawab dalam dalam meny menyel eles esai aika kan n pemb pembay ayara aran n deng dengan an piha pihak k lain lain yang yang tela telah h diaj diajak ak bek bekerj erjas asam amaa sebe sebelu lumn mnya ya dan dan menc mencata atatt semu semuaa peng pengel elua uara ran n dan dan pemasukkan yang terjadi dalam setiap usaha yang
BAB. III ANALISA SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL BERBASIS WEB PADA PT. PANCA MULIA JAYA TOUR AND TRAVEL
3.1
Pengertian An Analisa Sistem
Analisa Analisa sistem sistem merupakan merupakan sebuah penguraian penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap Tahap analis analisaa dilaku dilakukan kan setelah setelah tahap tahap perenc perencana anaan an sistem sistem dan sebelu sebelum m tahap tahap desain desain sistem sistem.. Tahap Tahap ini merupa merupakan kan tahap tahap yang yang kritis kritis karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada pada tahap sela selanj njut utny nya. a. Misa Misaln lnya ya anda anda diha dihada dapk pkan an pada pada suat suatu u masa masala lah h untu untuk k menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem
mempunyai
beberapa apa
kelemahan,
ana analis
harus
dapa apat
menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisa sistem.
Tugas utama dari proses analisa sistem meliputi: 1. Mene Menent ntuk ukan an ling lingku kup p siste sistem m 2. Meng Mengum umpu pulk lkan an fakt faktaa 3. Meng Mengan anal alis isaa fak fakta ta 4. Mengko Mengkomun munika ikasik sikan an temuan temuan-tem -temuan uan terseb tersebut ut melalu melaluii lapora laporan n analis analisaa sistem
Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi, dan relasi yang menjamin analisa dan pemodelan.
3.2
Penger ngerttian ian Sis Sistem tem Inf Informas rmasii
Istilah sistem informasi menyiratkan suatu pengumpulan data yang terorganisas terorganisasii beserta beserta tatacara penggunaanya penggunaanya yang mencakup mencakup lebih jauh daripa daripada da sekada sekadarr penyaj penyajian ian.. Istila Istilah h terebut terebut menyir menyiratk atkan an suatu suatu maksud maksud yang yang
ingi ingin n dica dicapa paii deng dengan an jalan jalan memi memilih lih dan meng mengatu aturr data data serta serta
menyusun menyusun tatacara tatacara penggunaa penggunaanya. nya. Keberhasilan Keberhasilan suatu sistem sistem informasi informasi yang diukur berdasarkan maksud pembuatanya tentu bergantung pada tiga faktor utama, yaitu (1) keserasian dan mutu data, (2) pengorganisasian data, dan (3) tatacara penggunakaanya (Cook,1977). Seti Setiap ap sist sistem em info inform rmas asii meny menyaj ajik ikan an tiga tiga gatr gatraa poko pokok: k: (1) (1) pengumpu pengumpulan lan dan pemasukan pemasukan data. (20 penyimpan penyimpanan an dan pengambila pengambilan n kembali (retrieval) data, dan (3) penerapan data, yang dalam hal sistem inform informasi asi terkom terkomput puter er termasu termasuk k penaya penayanga ngan n (displ (display) ay) (Lynch (Lynch,, 1977). 1977). Suat Suatu u sist sistem em info inform rmas asii terk terkom ompu pute terr pada pada asas asasny nyaa terd terdiri iri atas atas lima lima komponen yang menjadi sub-sistemnya, yaitu (1) pelambangan (encoding) data dan pemrosesan pemasukan, (2) pengolahan data, (3) pengambilan kembali data, (4) pengolahan dan analisis data, dan (5) penayangan data. Suatu sistem informasi dibuat untuk suatu keperluan keperluan tertentu tertentu atau untuk untuk memenuhi memenuhi permIntaan permIntaan penggunakan penggunakan tertentu, tertentu, maka struktur struktur dan cara cara kerj kerjaa sist sistem em info inform rmas asii berb berbed eda-b a-bed edaa berg bergan antu tung ng pada pada maca macam m keperl keperluan uan atau atau macam macam permIn permIntaa taan n yang yang harus harus dipenu dipenuhi. hi. Oleh karena karena kepentingan yang harus dilayani sangat beraneka, maka macam sistem inform informasi asi pun sangat sangat berane beraneka. ka. Namum Namum demeki demekian, an, sistem sistem inform informasi asi mempunyai banyak tampakan (features) umum dan menghadapi banyak perso persoala alan n yang yang mirip. mirip. Jadi, Jadi, disamp disamping ing perbed perbedaan aan yang yang jelas jelas terdap terdapat at banyak persaman antar berbagai sistem informasi. Suatu persamaan yang menonjol adalah semua sistem informasi menggabungkan berbagai ragam data data yang yang dikump dikumpulk ulkan an dari dari berbag berbagai ai sumber sumber (Coppo (Coppock ck & Anders Anderson, on, 1987). 1987). Untuk Untuk dapat dapat mengga menggabun bungka gkan n data data yang yang berasa berasall dari dari berbag berbagai ai sumber diperlukan suatu sistem alih rupa (transformation) data sehingga menjadi tergabungkan (compatible). Berapa pun ukurannya dan apapun
ruang lingkupnya, suatu sistem informasi perlu memiliki ketergabungan (compatibility) data yang disimpannya (Moore & Dawson, 1977).
3.3
Pengertian Si Sistem Fl Flow
Merupakan bagian alur sistem yang memnunjukkan arus pekerjaan keselu keseluruh ruhan an dari dari sistem sistem,, bagian bagian ini menunj menunjukk ukkan an urutan urutan-ur -uruta utan n dari dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sisitem. Bagian alur sistem dapat digambarkan sebagai berikut:
Simbol Mulai/Selesai
Menunjukkan suatu proses tersebut dimulai dan diakhiri.
Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk manual, mekanik, atau komputer.
Simbol Dokumen Rangkap
Digambarkan dengan menumpuk symbol dokumen.
Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan proses atau pekerjaan manual.
Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan atau proses yang dilakukkan oleh komputer yang biasanya menghasilkan perubahan data atau informasi.
Simbol Penyimpangan
Menyatakan penyimpangan data kedalam sebuah media seperti disket.
Simbol Input Data
Menyatakan proses input yang menggunakan keyboard.
Simbol Keputusan
Taha Tahap p pemb pembua uata tan n kepu keputu tusa san n dan dan untu untuk k menunjukkan cabang dari alternative cara.
Simbol Arsip / Simpanan Offline
Menu Menunj njuk ukka kan n
file file
non non
komp komput uter er
yang yang
diarsip menurut angka.
Simbol Arus Dokumen / Pemrosesan
Menu Menunj njuk ukka kan n pemrosesan
arah arah arus arus doku dokume men n
atau atau
3.4
Penger ngerttian ian Data Data Flow low Dia Diag gram (DF (DFD)
Data Data Flow Flow Diag Diagram ram meru merupa paka kan n alat alat yang yang digu diguna naka kan n untu untuk k mengga menggamba mbarka rkan n arus arus data data didala didalam m sistem sistem secara secara terstru terstruktu kturr dan jelas, jelas, lebih lanjut DFD merupakan dokumentasi dari sistem yang lebih baik. DFD digunakan sebagai alat perancangan sistem yang berorentasi pada alu alur
data data
den dengan gan
meng mengga gamb mbar arka kan n
kons konsep ep
anal analis isaa
dek dekompo omposi sissi
maup maupun un
dap dapat
ranc rancan anga gan n
dig digunak unakan an
sist sistem em
yang yang
untu ntuk muda mudah h
diko dikomu muni nika kasi sika kan n oleh oleh prof profes esio iona nall sist sistem em kepa kepada da pema pemaka kaii maup maupun un pembuat pembuat program. program. Pembuatan DFD digambarka digambarkan n secara bertahap yang dimulai dari yang paling global ( context diagram ), umum (diagram level nol), sampai ketingkat yang lebih terperinci.. Menurut Jugiyanto (2005:700) Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara secara logika logika tanpa tanpa memper mempertim timban bangka gkan n lingku lingkunga ngan n fisik fisik dimana dimana data data tersebut mengalir (telephone, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dima dimana na data data ters terseb ebut ut akan akan disi disimp mpan an (hard (hard disk disk,, tape, tape, disk disket ette te dan dan sebagainya).
Simbol-simbol yang digunakan antara lain:
Terminator (Eksternal Entity)
Menyatakan sumber datanya data dari luar sistem yang saling berhubungan.
Proses (Process)
Menyat Menyataka akan n proses proses atau atau bagaim bagaimana ana tugas tugas dikerjakan.
Simpanan Data (Data Store)
Meny enyata atakan
sekumpulan
data
yang
tersimpan dalam flashdisk dan sebagainya.
Aliran Data
Simb Simbol ol ini ini meny menyat atak akan an suat suatu u alir aliran an data data diantara proses simpanan dan terminator.
3.5 3.5
Peng Penger erti tian an En Enti tity ty Rela Relati tion onsh ship ip Diag Diagra ram m (ERD (ERD))
Merupakan Merupakan model data yang menggunaka menggunakan n beberapa beberapa notasi notasi untuk meng mengga gamb mbar arka kan n data data dalam dalam kont kontek ekss enti entita tass dan dan berh berhub ubun unga gan n yang yang didesk dideskrip ripsi si oleh oleh data data tersebu tersebut. t. ERD dapat dapat digamb digambark arkan an sebaga sebagaii alat alat pemodelan data utama yang akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas serta menentukan hubungan antar entitas. Simbol- simbolnya sebagai berikut:
Entity
Menyatakan sebuah objek yang didefinisikan secara terperinci.
Relasi
Menunjukkan hubungan antara entitas satu dengan yang lain beserta atributnya.
3.6 3.6
Alur Alur dan dan Meka Mekani nism smee Syst System em Res Reser erva vasi si Hot Hotel el Ber Berba basi siss Web Web pada Travel Agent PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel
1. Alur Alur pemesana pemesanan n hotel berbasi berbasiss web yang pertama pertama yaitu yaitu tamu mengisi mengisi form reservasi, yang akan diterima oleh bagian reservasi. 2.
Setelah itu bagian reservasi akan memeriksa dan mengkonfirmasikan kepada kepada bagian bagian reservation reservation staff pada hotel yang bersangkutan bersangkutan dengan meng mengir irim imka kan n data data rese reserv rvas asii tamu tamu mela melalu luii email email,, telep telepho hone ne,, atau atau faximile. faximile. Untuk masalah harga untuk untuk setiap kamar pada hotel – hotel biasa biasa telah diberikan contract rates namun sebagian sebagian hotel biasanya biasanya memberikan potongan dari contract rates yang telah diberikan apalagi tamu tamu yang yang bersan bersangku gkutan tan berenc berencana ana tingga tinggall lama lama pada pada hotel hotel yang yang bersangkutan.
3.
Jika telah mendapat balasan berupa confirmation letter atau balasan yang yang menyat menyataka akan n kamar kamar tersebu tersebutt telah telah dibloc diblock k dari dari hotel hotel terseb tersebut, ut, langsu langsung ng dapat dapat dibuat dibuat atau atau dikirim dikirim e-mail e-mail confirm confirmati ation on ke calon calon wisata wisatawan wan.. Dan bagian bagian reserv reservasi asi dari dari travel travel agent agent dapat dapat meminta meminta deposit atau guaranty payment dengan mengirimkan beberapa option metode pembayaran. Diantaranya melaui Bank transfer (biaya transfer on top) top) atau atau data datang ng lang langsu sung ng ke kant kantor or (cas (cash h or cred credit it card card). ). Pembay Pembayara aran n biasan biasanya ya dibaya dibayarr 50% dari dari harga harga penjua penjualan lan terlebi terlebih h dahulu. Setelah itu pihak travel akan memInta sisa pembayarannya dua minggu sebelum kedatangan tamu.
4. Bila Bila diny dinyat atak akan an bahw bahwaa tamu tamu ters terseb ebut ut suda sudah h meny menyet etuj ujui ui sist sistem em pembayaran, dan payment telah diterima oleh PT. Panca Mulia Jaya Tour And Travel maka bagian staff reservasi kembali memberikan konfirmasi kepada reservastion staff hotel yang bersangkutan. 5. Apab Apabil ilaa terj terjad adii pemb pembat atal alan an maka maka uang uang tamu tamu akan akan dike dikemb mbal alik ikan an sebagian sebagian atau sepenuhny sepenuhnyaa tergantung tergantung dari kebijakan kebijakan masing-masi masing-masing ng hotel. 6. File berpind berpindah ah tangan tangan atau dengan dengan kata lain diserahkan diserahkan dari dari reservatio reservation n staff ke operation staff untuk di check kembali dan dibuatkan voucher,
invoice dan cash receipt untuk semua reservation yang ada. Dalam hal ini jenis voucher yang dimaksud adalah voucher hotel dimana calon wisatawan tersebut sudah membayar semua reservasi yang diinginkan. Jadi setelah tiba di tempat tujuan, calon wisatawan tinggal mengambil voucher yang dimaksud. Ada juga voucher yang dikirim melalui email mail kepada kepada calon calon wisata wisatawan wan terseb tersebut ut sebelu sebelum m dia tiba tiba di tempat tempat kunjungan wisata. 7. Semua Semua vouche voucherr ini dibuat dibuat di kantor kantor PT. Panca Panca Mulia Mulia Jaya Jaya Tour And And Travel dan diberikan kepada wisatawan yang menggunakan jasa agent ini, walaupun telah dikatakan diatas kalau biasanya dikirim lewat email atau setelah tamu tiba di daerah tujuan wisata, tetapi kadang tidak menutu menutup p kemung kemungkin kinan an bila bila vouche voucherr ini langsu langsung ng dikiri dikirim m melalu melaluii faxim faximil ilee lang langsu sung ng ke hote hotell sete setela lah h mend mendap apat at info inform rmas asii bahw bahwaa wisatawan ini sudah berada di hotel yang telah dipesannya. 8. Apabila Apabila voucher voucher ini sudah sudah berada berada di pihak pihak hotel hotel maka dengan dengan voucher voucher ini pihak hotel dapat mengirimkan tagihan ke pihak agent yang telah mengeluarkan voucher tersebut. 9.
Untu Untuk k urus urusan an lebi lebih h lanj lanjut ut meng mengen enai ai pemb pembay ayara aran n ke hote hotell yang yang bersangkutan diserahkan ke bagian accounting.
10. Pembuatan
laporan. Hal-hal yang tersebut diatas merupakan sesuatu
yang harus dibukukan oleh pihak agent dan hotel yang melakukan suatu reservation.
3.7
Sistem Flow Manual Reservasi Berbasis Web
TAMU
BAGIAN RESERVASI
Start
Cek Ketersedi aan
Tidak
BAGIAN OPERASIONAL
BAGIA ACCOUN
Data Reservasi 2
Laporan Reservasi 2
Pengec ekkan & Pembu atan Vouche r
Cek? Reques t hotel Ada
3
Pengisian form Reservasi hotel
2 Voucher Hotel 1
2 2
Form Reservasi hotel 1
2
Data Reservasi 1
Laporan Reservasi Voucher Hotel
2 2
Voucher Hotel 2
Buat Laporan Reserva si
2
1
Gambar 3.1 Sistem Flow Manual Reservasi Berbasis Web
3.8
Proses Pemba yaran Hotel
Bank receipt
Konfirma si
Data R eservasi eservasi 1
Pengece kkan
Data Flow Di Diagram (D (DFD)
1
3.8.1 3.8.1
Contex Contextt Diagram Diagram Sist Sistem em Infor Informas masii Berbas Berbasis is Web Web
Dt_hotel, dt_kamar
P1
Admin
Daftar_hotel, daftar_kamar
Lap_trs_penjualan
SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL BERBASIS WEB PADA PT. PANCA MULIA JAYA TOUR & TRAVEL Tgl reservasi, lama inap, jumlah tamu Dt_tamu, dt_reservasi, Reservasi konfirm, p embatalan, embatalan, Pembayaran, bukti pembayaran
Tamu
Daftar kamar, daftar hotel, Info ketersediaan kamar Konfirmasi, Tagihan, voucher hotel
Bagian Accounting
Info ketersediaan kamar, Bukti pesanan dikonfirm, tagihan
Bagian reservasi
Dt_reservasi, Konfirm kamar, pembatalan Pelunasan, bukti pembayaran, Tagihan, voucher hotel
Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Berbasis Web
3.8.2 3.8.2
Level Level 0 Sist Sistem em Info Informa rmasi si Reser Reservas vasii Hotel Hotel
Dt_hotel, dt_kama dt_kama r P 1.1
Admin
Maintenance Maintenance Data Hotel,, , , dan Kam ar
P 1.3
Lap_trs_penjualan
Membuat Laporan
dt_kamar daftar _kamar
Daftar _hotel, daftar _kamar _hotel Dt_hotelDaftar
Daftar tamu Daftar penjualan
Daftar hotel
Daftar kamar Daftar reservasi D2
D3
Hotel
D4
kamar
Reservasi
D5
Penjualan
pembatalan Daftar kamar
Daftar reservasi D t_trs_pen _trs_pen jualan
P 1.2 Daftar hotel
Dt_tamu Reservasi Kamar
Tgl reservasi , lama inap, jumlah jumlah tam u Dt_tamu, dt_rese dt_rese rvasi, Reservasi konfirm , pembatalan ,
Daftar kamar , daftar hotel , Info ketersediaan kamar Konfirmasi, Tagihan, vouch er h otel
Gambar 3.3 Level 0 Sistem Informasi Reservasi Hotel
3.8.3
Level 1 Proses Maintenance Data Hotel
D1
P 1.1.1 Dt_hotel Dt_hotel
Edit, Update, Delete Data Hotel
Daftar_hotel
D2
Daftar_hotel
Admin
P 1.1.3 Dt_kamar Daftar_kamar
Dt_kamar Edit dit U date date Del Delete ete
Gambar 3.4 Level 1 Proses Proses Maintenance Data Hotel
3.8. 3.8.4 4
Leve Le vell 1 Pros Proses es Rese Reserv rvas asii
D3
D3 P 1.2.1
Mengecek Ketersediaan Kamar
Tgl reservasi, lama inap, jumlah tamu Daftar kamar, daftar hotel, Info ketersediaan kamar
Daftar kamar Daftar hotel
D2
Dt_tamu
D1
Dt_reservasi
D4
P 1.2.2
Dt_tamu, dt_reservasi
Mengisi Mengisi For m Reservasi
Konfirmasi
Tamu P 1.2.3
Reservasi konfirm, pembatalan
Konfirmasi Dan Pembatalam Pembatalam
pembatalan
Daf P 1.2.4
Pembayaran, bukti pembayaran
Melakukan Pembayaran
Tagihan, voucher hotel
Tagihan, voucher hotel
Gambar 3.5 Level 1 Proses Reservasi
3.8.5 3.8.5
Level Level 1 Pro Proses ses Pembu Pembuata atan n Lapo Lapora ran n
Dt_trs_penjualan
D5
Daftar tamu
Daftar kamar
D1
Tamu
D3
Kamar
D5
Penjualan
D4
Reservasi
P 1.4.1 Bagian Accounting
Lap_trs_penjualan
Membuat Laporan Penjualan
Daftar penjualan
Daftar reservasi reservasi
Daftar hotel
D2
Hotel
Gambar 3.6 Level 1 Proses Pembuatan Laporan
3.9
Entit ntity y Re Relati latio onsh nship Dia Diagr gra am (ER (ERD) D)
Entity Entity Relationsh Relationship ip Diagram Diagram (ERD) menggambarkan menggambarkan relasi dari semua entity yang ada menjadi satu kesatuan yang saling berkaitan. ERD merupakan kelanjutan dari DFD. Dengan adanya ERD sangat membantu dalam menentukan seperti apa program yang akan kita buat nantinya dan juga memudahkan apabila terjadi perubahan aplikasi yang telah dibentuk. Adapun rancangan ERD dari Sistem Informasi Reservasi Hotel Berbasis Web pada PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel, dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Tamu
Melakukan Reservasi
Hotel
Menyediakan
Melakukan
Dikelompokkan
Penjualan
Kategori Hotel
Menghasilkan
Membutuhkan
Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram (ERD)
3.10
Struktur File
Kamar
Peny Penyim impa pana nan n data data pada pada suat suatu u apli aplika kasi si soft softwa ware re meme memerl rluk ukan an database dengan beberapa buah table. Database tersebut berfungsi untuk menampung data-data hotel beserta reservasinya. Dari Dari data-d data-data ata yang yang dibutu dibutuhka hkan n terseb tersebut ut dan berdas berdasark arkan an ERD yang telah dibuat dengan penambahan yang diperlukan maka dihasilkan beberapa table, dimana suatu table memiliki field yang menjelaskan data yang disimpan. Berikut ini adalah struktur table beserta field-field yang terkandung di dalamnya.
a.
Nam Namaa Tab Tabel el
: Tab Tabel el Tamu amu
Fungsi
: Untuk Menyimpan data tamu
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Key PK
Nama_Field Id_tamu Nama_dpn Nama_blkng alamat kota prov negara telp Fax Email
Type Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
Panjang 10 50 50 100 50 50 50 30 40 40
K et Identitas tamu Nama Depan Nama Belakang Alamat Jalan Alamat Kota Provinsi Negara No Telephone No Fax Email
Tabel 3.1 Tabel Tamu
b.
Nam Namaa Tab Tabel el
: Tab Tabel el Rese Reserv rvas asii
Fungsi
: Me Menyimpan da data pel pelaanggan yang me melakukan pe pemesanan.
No 1 2
Key PK FK
Nama_Field kd_reservasi Id_tamu
Type Varchar Varchar
Panjang K et 20 Kode Reservasi 20 Identitas tamu
3 4
FK
5 6 7 8 9
kd_kmr Type_perjalanan Checkin Checkout Dws Anak AirportPickup
10
AirportTransfer
11
ArrFDeatil ArrTime DepFDetail DepTime Other
12 13 14
Varchar Varchar Datetime Datetime Int Int Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar LongText
20 10
Kode Kamar Tipe Perjalanan
10 10 1
(Pleasure / Business) Tanggal Check In Tanggal check Out Tanggal Check In Tanggal check Out Keterangan Airport
1
Pickup (Yes/No) Keterangan Airport
20 15 20 15
Transfer (Yes/No) Detail Kedatangan Waktu Kedatangan Detail Keberangkatan Waktu Keberangkatan Informasi Lainnya
Tabel 3.2 Tabel Reservasi
c. Nama Tabel Fungsi
: Tabel Kamar : Men Menyimpan da data kam kamar pad pada mas masing-masing hot hotel yan yang telah diboking oleh PT Panca Mulia Jaya Tour & Travel.
No 1 2 3 4 5 6 7
Key PK FK
Nama_Field kd_kamar kd_htl No_kamar Type Harga_beli Harga_jual fasilitas
Type Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
Panjang Ket 10 Kode Kamar 20 Kode Hotel 20 No Kamar 50 Type Kamar 40 Harga Beli 40 Harga Jual 100 Fasilitas
8 9
image status
Varchar Varchar
100 20
Image Status Kamar
Tabel 3.3 Tabel Kamar
d. Nam Nama Tab Tabae aell : Tab Tabel el Penju enjual alan an Fungsi
: Un Untuk me menyimpan dat dataa tra tran nsaksi pen penjjualan vo voucher kamar hotel kepada pelanggan.
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Key PK
FK
Nama_Field kd_jual tanggal diskon total Cara_bayar
Type Varchar Date Varchar Currency Varchar
Jatuh_tempo charge Kd_booking Nm_pegawai status periode
Date Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
Panjang Ke t 10 Kode Penjualan Tanggal transaksi 5 Diskon (dlm persen) Total Penjualan 20 Cara Bayar (Tunai, hutang,Kartu
5 20 20 10 5
Kredit, atau Transfer Jatuh Tempo(Utk Hutang) Biaya Tambahan Kode Reservasi Username pencatat transaksi Status(Lunas atau belum) Periode Terjadinya Transaksi
Tabel 3.4 Tabel Penjualan
e.
No 1 2 3
Nam Namaa Tab Tabel el
: Tab Tabel el Kate Katego gori ri_H _Hot otel el
Fungsi
: Un Untuk menyimpan data kategory Hotel
Key PK
Nama_Field id tag name
Type Int Varchar Varchar
Panjang 2 100 100
Tabel 3.5 Tabel Kategori_Hotel
K et Identitas Kategory Hotel Tag Kategory Hotel Nama Kategory Hotel
f.
No 1 2 3 4
Nam Namaa Tab Tabel el
: Tab Tabel el Hotel tel
Fungsi
: Menyimpan data hotel
Key PK FK
Nama_Field id catid name tag
Type Int Int Varchar Varchar
Panjang 2 2 70 100
K et Identitas Hotel Identitas Kategory Hotel Nama Hotel Tag Hotel
Tabel 3.6 Tabel Hotel
BAB. IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan penjelasan pada laporan ini, dapat dita ditarik rik kesi kesimp mpul ulan an bahw bahwaa PT. PT. Panc Pancaa Muli Muliaa Jaya Jaya Tour Tour and and Trav Travel el merupa merupakan kan suatu suatu badan badan usaha usaha berben berbentuk tuk PT, yang yang berger bergerak ak di dalam dalam usaha usaha jasa jasa pelaya pelayanan nan atau atau perjal perjalana anan n wisata wisata yang yang melaya melayani ni wisataw wisatawan an asing maupun wisatawan domestik yang melakukan melakukan kunjungan kunjungan ke dalam ataupun luar Pulau Bali. Prosedur pemesanan atau reservasi hotel pada PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel yang ada saat ini sudah terkomputerisasi dengan adanya sistem yang dimiliki berupa sistem reservasi hotel berbasis web.
4.2
Saran
Meskipun Meskipun sistem yang digunakan digunakan masih sederhana, sederhana, namun secara umum saat ini sistem tersebut sudah terkomputerisasi dan diharapkan agar
dalam pelaksanaanya tidak terjadi hal-hal yang dapat merugikan PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel. Travel. Kekurang Kekurang telitian dalam mengoperasi mengoperasikan kan sistem dapat merusak kepercayaan pihak luar terhadap PT. Panca Mulia Jaya Tour and Travel khususnya pada bagian Reservasi. Maka dari itu bagia bagian n reserv reservasi asi dihara diharapka pkan n lebih lebih teliti teliti dalam dalam mengop mengopera erasik sikan an sistem sistem dengan lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Pariwisata ta dan pembang pembangunan unan ekonomi ekonomi:: Bali Erawa Erawan, n, I Nyom Nyoman an (199 (1994) 4).. “ Pariwisa sebagai kasus ”. Upada Sastra.
Gaol, Jimmy.L, Chr. (2008). “Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi” . Grasindo. Hari Hariya yant nto, o, Bamb Bamban ang, g, Ir., Ir., MT. MT. (200 (2004) 4).. “ Siste Sistem m Manaj Manajem emen en Basis Basis Data: Data: Pemodelan, Perancangan, dan Terapannya” Terapannya”. Informatika. Bandung. Nugroho, Adi, ST., MMSI. (2004). “ Konsep Pengembangan Sistem Basis Data” Data ”. Informatika. Bandung. Spillane, James J, Dr.,SJ (1991) “ Ekonomi pariwisata: pariwisata: sejarah dan prospeknya ”. Kanisius. Ekonomi Pariwisa Pariwisata: ta: Introduk Introduksi, si, Informa Informasi, si, dan Yuty Yuty,, Oka Oka A. (200 (2008) 8).. “ Ekonomi Aplikasi ”. Kompas. Jakarta.
