TUGAS 4 SI-6162 - SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INFRASTRUKTUR
Oleh: Rizky Indra Nugraha
(25014031)
PROGRAM MAGISTER TEKNIK SIPIL KELOMPOK KEAHLIAN REKAYASA MANAJEMEN INFRASTRUKTUR INFRASTRUKTUR FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN LINGKUNGAN LI NGKUNGAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2015
Integrasi Sistem Informasi di Universitas
Salah satu contoh integrasi sistem informasi di universitas adalah sistem e-learning. Sistem e-learning merupakan sebuah sistem yang menggabungkan media elektronik dan teknologi-teknologi yang berkaitan dengan pengelolaan informasi dan juga komunikasi untuk mengembangkan pendidikan. Banyak nama lain untuk sistem ini seperti multimedia learning dan online education. Pada umumnya, sistem ini bersumber pada komputer dan penggunaan internet sebagai wadah penampung informasi-informasi yang dibutuhkan orang, dalam hal ini pihak universitas, untuk mempemudah mereka dalam melakukan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan universitas. Sistem e-learning ini mencakup berbagai bentuk informasi baik berupa tulisan, suara, gambar, dan bisa juga berupa aplikasi teknologi lain yang berbasis teknologi. Penggunaan elearning sebagai wadah informasi dapat menimbulkan masalah integrasi jika tidak ada suatu aplikasi pengelolaan data. Hal ini berarti jika aplikasi pengelolaan data atau administratif tidak digunakan, maka akan menambah biaya karena diperlukan pengelolaan data secara manual. Dampak yang muncul adalah semakin berkurangnya baik penerimaan sistem e-learning dalam masyarakat maupun peluang untuk sistem dapat bertahan dan digunakan dalam skala besar. Hal ini memicu penggunaan suatu integrasi khusus untuk sistem ¬e-learning dengan menggunakan aplikasi administratif. Pihak universitas atau lembaga pendidikan yang menggunakan sistem e-learning yang bersangkutan juga mendapatkan keuntungan dengan adanya berbagai fungsi untuk mengakses informasi secara sendiri (tanpa tergantung pada komputer atau pihak lain secara manual). Tujuan yang ingin dicapai dari penggunaan sistem administratif adalah untuk mencipatakan sebuah aplikasi e-learning yang befungsi serupa dengan sebuah pintu yang menyediakan akses ke berbagai informasi yang sesuai pada suatu pusat. Sistem harus menyediakan layanan dalam kuantitas yang besar seperti melakukan pengecekan terhadap bagian admisi mengenai ujian mahasiswa dan hasil dari ujian yang bersangkutan. Masalah utama yang dapat muncul dari banyaknya pihak yang bersangkutan ini adalah adanya kemungkinan identitas yang berbeda dari sistem lain.
Untuk mengatasi hal ini, diperlukan inovasi-inovasi yang biasanya muncul ketika integrasi antara administrasi dan perkuliahan semakin padat. Evaluasi dari seluruh hal yang terjadi dalam perkuliahan baik jumlah mata kuliah, jumlah mahasiswa yang mengambil mata kuliah, dan hasil ujian dari mahasiswa memiliki pengaruh yang besar terhadap alokasi dari sumber-sumber yang ada. Hal ini mengindikasikan bahwa biaya untuk mencapai sistem yang diinginkan tersebut juga meningkat. Dengan adanya hal ini, beberapa infrastruktur harus siap untuk menerima masukan data dari layanan layanan lain contohnya melalui kartu Binusian Flazz –
atau pun layanan informasi yang terdapat di Binusmaya. Adanya peluang untuk pengembangan dalam pendidikan mengenai publikasi dan pengajaran material yang ada dalam perkuliahan memungkinkan material tersebut dapat dikelola oleh mahasiswa sendiri. Misalnya, melalui Binusmaya mahasiswa dapat menggunakan fungsi download untuk mendapatkan material yang berkaitan dengan perkuliahan. Selain sistem elearning, akses ke perpustakaan digital dan sistem manajemen konten juga menggunakan sistem administrative. Dengan demikian, kinerja universitas dalam mengelola informasi akan semakin mudah dan terstruktur sehingga tidak akan memakan banyak waktu dalam pengolahan data.
A. Analisis Kebutuhan Integrasi Sistem di Universitas
Rancangan target dari aplikasi berbasis teknologi informasi didassarkan pada konsep perencanaan sumber daya terintegrasi atau disebut juga ERP. ERP ini digunakan untuk merepresentasikan alur kerja suatu proses bisnis dari berbagai bagian dalam suatu perusahaan melalui pendekatan yang sudah dipadukan. Jika dikaitkan dengan universitas, ada beberapa hal yang bisa digunakan untuk membedakan proses bisnis yang terjadi di dalamnya yaitu bagian produksi yang mengembangkan penelitian dan pendidikan dan juga administrasi yang lebih menekankan pada penyusunan data dan mengakomodasikan fungsionalitas. Sistem e-learning merupakan wadah yang pada umumnya memfokuskan penggunaannya dalam bidang pendidikan. Dengan adanya bukti ini, maka sistem e-learning terbukti memenuhi kebutuhan untuk mengintegrasikan seluruh bagian -bagian sistem. Integrasi yang dimaksud meliputi 3 aspek : •
Kerja sama dengan sistem informasi dan sistem administrasi dari universitas
•
Menghubungkan sistem yang baru dengan sistem yang sudah ada sebelumnya
•
Integrasi perpustakaan digital atau sistem manajemen konten
Sistem e-learning menyediakan fungsi fungsi untuk mengubah konten konten yang –
–
berkaitan dengan pengajaran, tetapi tidak pada sampai tingkat untuk dapat mengubah konten secara keseluruhan atau lebih spesifik. Oleh karena itu, diperlukan suatu dukungan yang mencakup berbagai format dan bagaimana mengolah data yang tidak dapat dikenali sebelumnya. Dukungan ini adalah metadata yang selain berfungsi untuk memenuhi kebutuhan format juga digunakan untuk menghubungkan data
data di sistem administrasi lain. Hal ini dapat
–
mendukung kemungkina penggunaan kembali konten konten perkuliahan yang diperlukan. –
B. Kebutuhan-kebutuhan Universitas Pada Sistem Informasi
Adanya beberapa kebutuhan yang diperlukan untuk mengintegrasikan sebuah sistem informasi di universitas. Beberapa di antaranya adalah : 1. Komunikasi Sebuah sistem informasi universitas yang terintegrasi harus dapat meningkatkan
komunikasi
antara mahasiswa dan pihak-pihak yang terkait dalam universitas. Nilai tambah didapatkan ketika ada kelompok khusus untuk kebutuhan yang-beda misalnya daftar mahasiswa dari suatu mata kuliah. 2. Layanan mandiri Definisi layanan untuk mewujudkan suatu sistem yang bekerja mandiri diperlukan untuk mengembangkan fungsi administrasi. Contohnya melalui registrasi mata kuliah oleh mahasiswa dapat menggunakan modul tertentu yang sudah ada dengan menyambungkannya ke sistem elearning ataupun melalui pengembangan sesuai dengan keinginan pemilik sistem.
3. Manajemen isi dan penerbitan Integrasi dari sebuah perpustakaan digital atau menghubungkan konten ke suatu manajemen dokumen membuka berbagai cara baru untuk menyediakan lebih banyak lagi informasi digital. Bagian penting dari layanan informasi yang disediakan kepada mahasiswa adalah jadwal universitas dibandingkan dengan jadwal kuliah untuk mereka. Untuk mempermudah pemberitahuan informasi ini, dapat dilakukan berbagai cara seperti menggabungkannya dengan sistem e-learning untuk diunduh.
4. Pembuatan laporan dan statistika Integrasi informasi juga dapat menguntungkan dalam pembuatan laporan misalnya dalam membuat laporan pendidikan yang diperlukan pihak pemerintahan tertentu ataupun laporan dari pengajar mengenai perkuliahan. Peran pembuatan laporan akan semakin meningkat dengan adanya kemungkinan pemindahan pembuatan laporan dari bagian tertentu di atas ke universitas secara keseluruhan. Dengan adanya kemungkinan ini, peninjauan kinerja dan staf universitas perlu dihubungkan dengan data universitas yang lain. 5. Ekstrasi informasi dari berbagai sumber data Adanya berbagai jadwal mata kuliah yang berbeda untuk setiap mahasiswa menunjukkan bahwa suatu informasi dapat dibuat dengan menggabungkan beberapa sistem menjadi satu. Eksistensi kedua sistem ini didasarkan pada beberapa alasan khususnya karena kedua sistem yang bersangkutan telah dipasang di waktu yang berbeda. Ketika menggabungkan kedua sistem ini, jadwal mata kuliah tadi dapat dibuat dengan format yang fleksibel untuk menciptakan hasil yang berbeda. 6. Keamanan dan Privasi Data Pembuatan infrastruktur keamanan adalah dasar dari akses ke sistem aplikasi ke publik. Hal ini mencakup berbagai tugas seperti manajemen pusat pengguna, klasifikasi, dan pengelompokkan dari pengguna untuk menerapkan berbagai peraturan yang dibutuhkan. Kelompok pengguna pada umumnya adalah pihak fakultas, pengambil mata kuliah, professor, dan alumni. Ketika menciptakan sebuah kelompok pengguna, harus ditentukan seberapa jauh kategorisasi dapat dibuat untuk sebuah sistem. Contohnya adalah sistem ¬e-learning diklasifikasikan berdasarkan kemampuan yang diperbolehkan bagi pengguna tersebut dalam mengubah konten yang ada. Hal ini mengindikasikan bahwa definisi kelompok pengguna secara umum tidak dapat dijadikan acuan bahwa mereka relevan untuk sistem lainnya. Isu penting dari autorisasi untuk seluruh aplikasi adalah pengenalan solusi manajemen identitas dan user provisioning yang membantu dalam membatasi kemampuan berbagai pengguna sistem. Data data yang ada dalam universitas –
sendiri pada umumnya merupakan data yang bersifat privat meskipun dapat juga disebarkan secara luas di internet sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 7. Pengelolaan rekan kerja sama Selain mahasiswa dan staf yang berkaitan dengan universitas, partner lain seperti
dalam
bidang penelitian harus juga dilibatkan dalam sistem informasi. Hal ini berarti basis data harus
dikembangkan dengan menambahkan informasi mengenai pihak-pihak yang bersangkutan tadi kepada alumni.
C. Integrasi Sistem yang Berbeda
Pengintegrasian sistem mempunyai beberapa tujuan, yaitu: 1. Menjaga konsistensi seluruh data yang dihadapkan pada redundansi penyimpanan. 2. Dapat memasukkan banyak data dalam satu waktu ke dalam sumber data utama. 3. Mengurangi aktivitas manual. 4. Mengkombinasikan data data untuk mengimplementasikan fungsi baru. –
Untuk membuat aplikasi yang berbeda-beda dapat bekerja sama, sebuah perangkat lunak tambahan dibutuhkan, yaitu middleware. Pesan pesan dan event saling bertukar dalam sistem –
untuk mengintegrasi data dan fungsi. Konsep tersebut diteruskan dalam pendekatan EAI (Enterprise Application Integration) di mana aplikasi-aplikasi yang berdiri sendiri dipasangkan secara longgar melalui middleware. Layer middleware membangun koneksi pada aplikasiaplikasi yang ada dengan menggunakan adaptor atau konektor, mengkonversi format data yang berbeda, membuat skema peta dan memungkinkan pertukaran data antar aplikasi yang berbeda. Tidak seperti EAI, konsep dasar dari integrasi informasi adalah penggabungan data data –
dalam sebuah basis data virtual terdistribusi yang juga dapat menerima data dari aplikasi komersial seperti SAP. Integrasi informasi mengikuti pendekatan multi-database (Sheth, 1990). Pendekatan pendekatan
lainnya,
integrasi
pada
yaitu
EII
tingkat
(Enterprise perusahaan
Information dan
Integration)
menyediakan
merupakan
dasar
untuk
mengimplementasikan portal atau aplikasi analitis. Tidak seperti EII, EAI menggunakan mekanisme pertukaran data event-driven tanpa menguasai arahnya. Ada tingkat-tingkat integrasi yang berbeda, yaitu: integrasi antarmuka pengguna, integrasi data, integrasi fungsi dan integrasi proses. Integrasi data adalah integrasi yang paling umum karena relational database merupakan dasar dari sistem-sistem untuk diintegrasikan. Saat mengintegrasikan sistem-sistem yang berbeda, terdapat dua jenis teknik penggabungan, yaitu longgar dan rapat. Pada integrasi yang longgar, terdapat interval antar pertukaran data dalam sistem. Pengiriman data dapat difasilitasi dengan mendefinisikan format data yang sesuai dalam XML di mana transformasi dapat dilakukan menggunakan XSLT.Masalah yang muncul dari integrasi longgar adalah modifikasi data disebarkan secara
berlainan. Hal ini memunculkan masalah konsistensi ketika sistem
sistem yang berbeda
–
mencoba untuk memodifikasi data yang sama.Pada integrasi rapat, sistem-sistem dipasangkan secara permanen. Data dipertukarkan dalam tabel basis data yang umum digunakan. Usaha rekonsiliasi hanya dapat dilakukan antar sistem dalam vendor yang sama.
D. Perancangan Sistem Arsitektur EAI
Jenis integrasi yang paling sederhana, A2A (Application to Application) memiliki arsitektur berupa koneksi poin-ke-poin antar dua aplikasi. Suatu sistem tunggal melakukan komunikasi secara langsung dan menggunakan sejumlah besar protokol dan format yang menghasilkan sebuah hubungan dengan arsitektur spaghetti (Pezzini, 2003). Pada EAI, jenis yang dipakai bukan jenis sederhana ini, melainkan dua jenis berbeda, yaitu hub & spoke dan bus. Pada kedua jenis ini, sistem tidak berinteraksi secara langsung, tetapi melakukan pengiriman pesan melalui bus atau broker. Prinsip dasar pada arsitektur bus merupakan publish-subscribe, yaitu: informasi yang dibuat dalam sebuah aplikasi dikirimkan ke bus pusat (publish) dan kemudian disebarkan ke aplikasi-aplikasi lain yang terhubung dengan bus (subscribe). Tidak ada server pusat yang mengkoordinasi distribusi suatu pesan tunggal. Bus pusat hanya meneruskan pesan ke aplikasiaplikasi lainnya. Arsitektur bus digunakan saat suatu sistem tunggal memproduksi data untuk banyak pengguna atau sebaliknya. Dengan demikian, perhatian utamanya adalah pada pendistribusian data masal yang identik. Potensi aplikasinya terutama pada integrasi berorientasi data. Berbeda dengan arsitektur bus, pada arsitektur hub & spoke terdapat suatu hub informasi pusat yang menghubungkan semua aplikasi dan sistem dengan cara yang sama. Hub informasi pusat ini mengatur seluruh lalu lintas data dalam beberapa sistem. Aturan-aturan bisnis pokok direpresentasikan sebagai alur kerja yang diatur oleh hub yang menggunakan prosedur processoriented. Jadi, hub mengatur proses bisnis dan juga aturan-aturan teknis integrasi. Pengimplementasian sistem hub & spoke lebih mudah karena adanya pemisahan ketat antar konektor sistem dan alur kerja business-oriented. Dengan demikian, arsitektur ini cocok digunakan dalam lingkungan infrastruktur yang dinamis. Arsitektur ini dapat digunakan dalam skenario pengiriman data yang kompleks, seperti proses bisnis yang berjalan di beberapa aplikasi berbeda. Satu kelemahannya adalah posisi hub pusat yang berpotensi mengalami kemacetan.
E. Strategi Integrasi Sistem
Dalam mengintegrasikan sistem informasi pada suatu organisasi, ada 2 pendekatan yang dapat digunakan, yaitu : •
Pendekatan Total & Homogen
Pendekatan ini menekankan pada integrasi yang dilakukan pada semua aspek bisnis dengan menggunakan suatu kerangka yang umum. Pendekatan ini dilakukan secara merata pada setiap bidang dari organisasi yang bersangkutan. Komponen-komponen yang digunakan merupakan komponen yang berasala dari suatu sistem yang sama atau disebut juga dengan komponen homogeny. Komponen ini dimaksudkan agar mempermudah dalam proses integrasi sistem. Contoh pendekatan ini bisa berupa
implementasi sebuah toko produk melalui program SAP,
aplikasi Oracle, atau dengan aplikasi lain yang bersangkutan. Kelemahan dari pendekatan ini adalah
biaya
yang
dibutuhkan
mahal
dan
waktu
yang
diperlukan
untuk
mengimplementasikannya tergantung pada tingkat pemahaman dari organisasi atau teknologi informasi yang berkaitan. •
Pendekatan Bertahap
Pendekatan ini dimulai dari tingkat bawah dan menggunakan sistem informasi yang sudah ada sebelumnya. Sistem informasi yang digunakan dalam pendekatan ini disusun mengikuti sebuah pola integrasi dan didasarkan pada kebutuhan informasi yang akan digunakan dalam masa yang akan datang. Sama seperti pendekatan total dan homogen, pendekatan bertahap juga memerlukan waktu yang lama dan juga harus dikerjakan secara konstan untuk mengimplementasikan hasilnya. Selain itu, pendekatan ini juga membutuhkan sebuah strategi khusus yang bersifat non teknis termasuk di dalamnya adalah kemauan politik dari pimpinan organisasi yang bersangkutan. Akan tetapi, biaya untuk implementasi pendekatan ini lebih murah jika dibandingkan dengan pendekatan homogen. Integrasi suatu sistem harus didasarkan pada target yang jelas. Hal ini dikarenakan integrasi mengarah pada sebuah tujuan akhir yaitu perbaikan proses atau layanan yang disediakan sistem informasi tersebut. Untuk mewujudkan suatu integrasi, maka diperlukan fokus pada beberapa hal yaitu proses yang terjadi di dalamnya. Proses yang dimaksud adalah proses bisnis atau birokrasi dari sistem informasi dan bukan menekankan pada sistem informasi yang ada.
sistem
–
Selain itu, aktivitas aktivitas yang ada harus menciptakan sebuah alur yang mendukung –
proses integrasi. Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan dalam mendukung integrasi sistem adalah melakukan identifikasi pihak pihak yang terlibat dengan sistem. Hal yang perlu dilihat –
adalah peran, tugas, otoritas, dan aktivitas yang dilakukan oleh pihak tersebut. Setelah melihat semua ini, maka perlu dibuat sebuah rangkaian dari keseluruhan aspek untuk membantu dalam menciptakan alur yang dibutuhkan tadi untuk mendukung proses integrasi. Kesamaan pandangan terhadap integrasi sistem perlu dibangun untuk menciptakan suatu proses bisnis yang baik. Untuk menciptakan pandangan yang sama, maka diperlukan beberapa aspek lain seperti tata kelola dan sumber daya yang di dalamnya bisa menyangkut hal-hal lain seperti legalitas dari pengelolaan sistem informasi, biaya yang diperlukan untuk implementasi dan sebagainya. Jika suatu sistem informasi belum diimplementasikan, berbagai parameter untuk mendukung integrasi seperti format data, protokol komunikasi data, database, dan user interface dapat ditetapkan secara lebih mudah. Akan tetapi, jika sistem sudah ada dan sistem tersebut berbeda dari sistem yang sudah ada sebelumnya, maka dapat dilakukan beberapa langkah : •
Memilih salah satu sistem dan menjadikannya sebagai sistem pegangan yang harus diikuti sistem lain.
•
Membangun ketentuan yang baru dan memaksa semua sistem harus mengikuti ketentuan yang sudah dibuat ini.
•
Membangun standar baru dan membiarkan semua sistem yang sudah ada sebelumnya seperti apa adanya dan integrasi dilaksanakan oleh sebuah sistem pengintegrasian.
F. Proses Analisa
Proses analisa suatu bisnis membutuhkan pengidentifikasian sumber data primer. Hal ini adalah sistem informasi dari administrasi universitas dan berbagai departemen yang bertanggungjawab untuk mengelola proses. Data yang relevan dengan sistem e-learning, sebuah sistem manajemen konten situs atau metadata dapat diekstrasi dari basis data yang ada. Definisi proses bisnis memberikan gambaran mengenai deskripsi suatu organisasi dari universitas untuk mengidentifikasi peran aktor yang bertanggungjawab untuk data yang sudah ada. Salah satu contoh untuk menunjukkan proses analisa adalah dengan menggunakan perangkat ARIS (Architecture of Integrated Information Systems). ARIS ini sesuai untuk
mendeskrispikan suatu organisasi dan juga dapat diaplikasikan kepada universitas. ARIS mengklarifikasikan sistem secara keseluruhan ke dalam beberapa pandangan baik dari segi organisasi, data, fungsi, dan proses. Konsep yang digunakan ARIS ini menggunakan beberapa metodologi dan salah satu di antaranya adalah event-driven process chain (EPC). EPC memungkinkan pemodelan pandangan akan proses yang juga bertanggungjawab untuk integrasi pandangan lainnya. Proses transfer data antar berbagai sistem juga dapat dimodelkan dengan metodologi EPC. Contoh arsitektur yang menjelaskan suatu proses bisnis : •
Arsitektur Berbasis Layanan
Arsitektur berbasis layanan / SOA merupakan konsep rancangan yang menjelaskan penyediaan layanan bisnis dan fungsionalitas dalam rangka layanan. Sebuah layanan adalah sebuah sumber sistem yang dapat dipesan melalui sebuah antar muka yang umum. Proses bisnis kompleks juga dapat diimplementasikan dengan menggabungkan panggilan panggilan layanan –
atau disebut juga dengan orkestrasi. Logika bisnis tidak terletak pada sebuah program tunggal melainkan didistribusikan di beberapa layanan lainnya. SOA dapat diimplementasikan dengan teknologi berbasis layanan seperti WSDL dan UDDI. Sebuah layanan dapat mengenkapsulasi akses data dalam cara yang khusus. Hal ini mengurangi redudansi data dan berkontribusi ke pengembangan modular dari sistem universitas. •
Arsitektur dari Target Sistem
Sistem informasi universitas masa depan muncul sebagai sebuah pusat layanan terintegrasi (ESB). Layanan layanan tersebut dapat digunakan di aplikasi aplikasi khusus. Lokasi fisik –
–
dari data bersifat transparan untuk pengguna layanan. Secara internal, beberapa bagian dari sistem dihubungkan secara lepas dalam suatu hub. Hal ini membutuhkan definisi dari pandangan umum terhadap hub yang dimaksud. Pertukaran data antar hub dan aplikasi lokal didasarkan pada XML. Banyak dari aplikasi yang tidak mendukung eksport data dalam format XML. Tugas penting dari
pertukaran data sendiri adalah definis dari ketentuan ketentuan umum dokumen –
XML untuk administrasi universitas seiring dengan banyaknya pertumbuhan aplikasi berbasis egovernment.
