MAKALAH KONSEP, ASAS, PENGERTIAN, DAN SIGNIFIKAN MANAJEMEN PERSURATAN DAN FORMULIR DALAM KERANGKA MANAJEMEN ARSIP
diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia yang diampu oleh Rini Intansari Meilani, S. Pd., M. Pd., dan Dr. Hady Hady Siti Hadijah, S.Pd., M.Si. M.Si.
Disusun oleh :Kelompok 1
Pratiwi Ike P
Aning Nurganah
Andhika Putra P
M. Rizki Alpian
(1601321)
(1602220)
(1607344)
(1600076)
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA 2017
KATA PENGANTAR
Kami panjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat-nya sehingga kami dapat menyusun makalah dengan judul “Konsep, asas, pengertian, dan signifikan manajemen persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip” sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia. Banyak sekali hambatan dalam penyusunan makalah dengan judul “Konsep, asas, pengertian, dan signifikan manajemen persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip” ini baik itu masalah waktu, sarana, dan lain-lain. Oleh sebab itu, selesainya makalah dengan judul “Konsep, asas, pengertian, dan signifikan manajemen per suratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip” ini bukan semata-mata karena kemampuan kami saja, banyak pihak yang mendukung dan membantu kami. Dalam kesempatan ini kami selaku penyusun makalah mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang memberi kontribusi baik langsung maupun tidak langsung dalam pembuatan makalah ini. Kami berharap makalah dengan judul “Konsep, asas, pengertian, dan signifikan manajemen per suratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip” ini nantinya dapat berguna bagi para pembaca. Apabila ada kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan laporan, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar dapat lebih baik lagi.
Bandung, 28 September 2017
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 A. Latar Belakang ............................................................................................. 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 2 C. Tujuan Penyusunan ...................................................................................... 2 D. Manfaat Penyusunan .................................................................................... 2 BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 3 A. Konsep ......................................................................................................... 3 B. Asas .............................................................................................................. 4 C. Pengertian Seputar Lingkup Tata Persuratan Dinas..................................... 5 D. Siklus Hidup Arsip ....................................................................................... 6 E.
Memahami konsep "Record" ....................................................................... 7
F.
Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan? ........ 8
G. Manajemen kearsipan dan pengelolaan arsip............................................... 9 BAB III PENUTUP .............................................................................................. 11 A. Simpulan .................................................................................................... 11 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 12
ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Surat merupakan sarana penyampaian infomasi yang sangat penting bagi organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Surat sebagai sarana komunikasi kedinasan, walaupun perkembangan teknologi maju sangat pesat, masih dianggap sebagai sarana komunikasi yang efektif dan efisien. Kegiatan komunikasi menciptakan hubungan antara satu pihak dengan pihak lainnya melalui kegiatan surat-menyurat. Komunikasi dilakukan melalui proses baik yang secara internal maupun eksternal. Komunikasi yang internal maupun eksternal berjalan efektif, jika adanya pemahaman, kesepakatan antara kedua belah pihak baik pengirim maupun penerima. Oleh karena itu komunikasi efektif, jika dilakukan dua arah yaitu pengirim mengirim suatu pesan dan penerima memahami dan memberikan umpan balik terhadap pesan yang dikirim. Melihat gambaran diatas, nampak bahwa kenyataan kegiatan surat menyurat yang terkait dengan tata persuratan merupakan kegiatan yang vital dan dilakukan secara integral dari s eluruh kegiatan organisasi. Prakteknya pada organisasi untuk penulisan surat yang merupakan bagian tata persuratan di lingkungan organisasi swasta merupakan kegiatan korespondensi, banyak ditemukan kejanggalan antara lain dari segi bentuk format surat tidak mengacu pada standar yang ada dan kemungkinan tidak adanya keseragaman dalam pembuatannya. Kurang tepatnya penulisan surat yang bersifat kedinasan antara lain penggunaan huruf dan tanda baca yang tidak menalahi kaidah penulisan surat, pemakaian kalimat yang tidak sistematis, bentuk rincian yang tidak sesuai dengan informasinya. Terjadi kesalahan dalam penulisan surat, karena belum adanya pemahaman terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pembuatan surat dinas yang menyangkut tata persuratan dinas pada orgnanisasi. Karena itu materi ini perlu diketahui oleh pejabat arsiparis untuk mrenunjang pelaksanaan tugasnya.
1
2
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana konsep persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip? 2. Apa tujuan dari persuratan dinas ? 3. Apa asas dari persuratan dinas ? 4. Apa pengertian dari lingkup tata persuratan dinas ? 5. Bagaimana signifikan manajemen persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip ?
C. Tujuan Penyusunan
1. Untuk mngetahui konsep persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip 2. Untuk mngetahui tujuan dari persuratan dinas 3. Untuk mngetahui asas dari persuratan dinas 4. Untuk mngetahui pengertian dari lingkup tata persuratan dinas 5. Untuk mngetahui bagaimana signifikan manajemen persuratan dan formulir dalam kerangka manajemen arsip
D. Manfaat Penyusunan
Dengan adanya makalah ini diharapkan pembaca mampu mengetahui dan memahami seputar materi tentang konsep, asas, pengertian, dan signifikan manajemen
persuratan
dan
formulir
dalam
kerangka
manajemen
arsip.
BAB II PEMBAHASAN
A. Konsep
Dikaitkandengandaurhiduparsip
(life
cycle),
tatapersuratanmerupakamtahapawal
proses
penciptaanarsip.Olehkarenaitupenerapantatapersuratanpadasuatuorganisasibaikpe merintahmaupunswasta,berdampakpositifterhadapkelangsunganinformasinya. Padawaktu
proses
penciptaan
yang
direkamharusdirancangsedemikianrupa,
berupasurat,datadaninformasi agar
membentuksusunandan
yang format
suratsesuaiketentuan yang ada. Tata persuratandikalanganperusahaanswastalebihdikenaldenganpenyebutankoresponde nsi.Kegiatantatapersuratanataukorespondensidimulaisejakpengkonsepan, penulisan,
sampaidenganpengirimansurat.
Tata
persuratandapatdilaksanakansecaraefektif, karenaituharusdapatmerancangdanmengaturbentukdansusunansurat,
ukuran,
kualitaskertassurat. Jikapengaturandanperancangandipersiapkansejaktahapawaldarihiduparsip, makadapatmempermudahdalampenyimpanandanpenemuankembaliarsipdanpeneta pansaranaatauperalatanuntukpenyimpanannya. Tujuantatapersuratandinasadalah : 1. Menciptakanadanyakeseragamanbaik
yang
menyangkutteknismaupunprosedurpenyelenggaraantatapersuratan. 2. Mewujudkanketerpaduantatapersuratandinasatautatanaskahdinasdenga ntatakearsipan yang semakinberdayagunadanberhasilguna. 3. Menunjangkelancarankomunikasikedinasandankemudahandalampenge ndalianpelaksanaanya. 4. Meningkatkandayagunadanhasilgunasecaraberkelanjutandalampenyele nggaraantugas-tugasumumpemerintahandanpembangunan 5. Mencegahdanmengurangiterjadinyakesimpangsiuran, salahtafsirdanpemborosandalamkomunikasikedinasan.
3
tumpangtindih,
4
Oleh karena itu surat sebagai sarana komunikasi untuk penyampaian informasi, harus dikelola dengan baik dan tepat agar terciptanya efektifitas dan efisiensi sesuai dengan tujuan organisasi. B. Asas
Penerapan tata persuratan di lingkungan organisasi baik pemerintah maupun swasta, sebaiknnya memperhatikan asasnya. Yang meliputi : 1. Asasefesiensi Padapelaksanaantatapersuratandinasatautatanaskahdinasperlumemperhatik anpenulisan,
penggunaanruangataulembarnaskah,
spesifikasiinformasimaupunpenggunaanbahasasecarabaik, benardanlugas. 2. Asaspembakuan Suratdinasataunaskahdinaspadawaktu
proses
dandisusunmenuruttatacarasertabentuk-bentuk yang telah di tetapkan. Di dalampetunjukteknis
yang
di
terbitkanolehmasing-
masingintansiperludiadakanpembakuanuntukintansi yang bersangkutan, denganmemperhitungkankegiatan
yang
bersifatkhusus
yang
khasbagiinstansi yang bersangkutan, agar diperolehefesiensidanefektifitas. 3. AsasPertanggungjawaban Secaraadminnistrasisuratdinasharusdapatdipertanggungjawabkan, baikdarisegiisi,
format,
maupundariprosedurdanstandar
yang
ditetapkanmaupundarisisikeabsahannya..Asasinimendasaripemikiranperlus esuaidengankaidah
format
tataperusahaandinas,
terkaitdenganfungsidankewenanganpejabat
yang
menandatanganisuratberdasarkanketentuan yang berlaku di instansi yang bersangkutanbobotinformasisuratdinas. 4. Asasketerkaitan Padaumumnyatatapersuratandinasmempunyaiketerkaitandenganadministra siperkantorandankhususnyaadministrasikearsipan. Olehkarenaituseluruhkegiatannyasebagian dantatalaksanaperkantorandantatalaksanakearsipanintansi bersangkutan. 5. AsasKecepatandanKetepatan
integral yang
5
Untukmendukungkelancarantugasdanfungsisatuankerjadanatausatuanorga nisasi, semuakegiatantatapersuratandinasharusdapatdiselesaikandengantepatwakt udantepatsasaran. Tingkat ketepatandankecepatanredaksional, kekuatan procedural dankecepatanpendistribusian. 6. AsasKeamanan Padadasarnyasemuasuratdinasmempunyaitingkatkeamanantertentu
yang
dinyatakandenganklasifikasi. Perlakuanterhadapsuratdinasharussesuaidengantingkatkeamanantersebutda ntanpaadanyawewenang
yang
sah,
tidakdibenarkanmenyampaikanisisuratdinaskepada yang tidakberhak. Surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibenarkan memberikan informasinya kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan.
C. Pengertian Seputar Lingkup Tata Persuratan Dinas
1. Surat Suratadalahsaranakomunikasitertulisuntukmenyampaikaninformasikepada pihaklaindan dibuatsesuaidenganketentuan yang berlaku. 2. Suratdinas Adalahrekamaninformasipadasuatu
media
dalambentukdancorakapapundalamrangkapelaksanaankomunikasidanfungs ikedinasan. 3. Tata persuratandinas Adalahpengelolaannaskahatausuratmencakuppengaturanjenisdanketentuan umum, format, penyiapandanpengamanan, keabsahandan media yang digunakandalamkomunikasikedinasan. 4. Formulir Adalahsalahsatujenissuratdalambentukpengaturanalokasiruanganataulemb arnaskah,
yang
dialokasikansebagaitempatmerekaminformasi
dikomunikasikandalamfungsikedinasan. 5. Memorandum/nota dinas
yang
6
Adalahjenissuratdinas
yang
digunakansebagaisaranakomunikasitertulisyang intern
yang
memilikiruanglingkup
isinyamelaporkandanataumenyarankan,
mengingatkan,
memberitahukan,
mengusulkan, menyampaikan,
memberikantanggapanterhadapsuatumasalahkedinasan. 6. Direktif/arahan Adalahjenissuratdinas diketahuiolehpihak-pihak sepertisuratketerangan,
yang
berisisuatukebijakandanprosedur yang
suratpernyataan,
yang
harustahuatauharusbertindak, suratperjanjian,
suratkuasa,
beritaacara, suratperintah, pengumuman, dansuratedaran. 7. Suratelektronik Adalahjenissurat
yang
beruparekamaninformasidalambentuk
media
magnetic digital/optikdandapatdibacaatauditemukaninformasinyadenganmelaluimesi nkomputer. 8. Surat format khusus Adalahjenissurat
yang
disusundenganketentuanteknistertentuuntukmemenuhistandarperangkatme sinproduksi/distribusi, seperti telegram, teleks, faksimili.
D. Siklus Hidup Arsip
Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hipup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersamasama, meliputi tahapan durasi siklus hidup. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan
7
keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan.
E. Memahami konsep "Record"
Arsip (atau Records) terdiri dari informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti kegiatan. The International Council on Archives (ICA) mendefinisikan records sebagai “recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. While the definition of a record is often identified strongly with a document, a record can be either a tangible object or digital information which has value to an organization” Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip seperti yang dijabarkan dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang tersebut adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip sering kali terdiri dari dokumen, tetapi mereka juga dapat berisi bentuk konten lainnya, seperti foto, cetak biru, peta, file audio atau bahkan halaman Web. Akte kelahiran, foto medis sinar-x, dokumen office, database, data aplikasi dan email yang merupakan contoh arsip. Gagasan arsip disertai dengan lebih banyak makna daripada sebuah dokumen: dokumen hanyalah rekaman sebuah sarana informasi, sedangkan pengertian tentang records (arsip) meliputi peran memainkan dokumen yang mendasari dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu, hubungan peserta dalam masyarakat harus terekam, dan hubungan antara records dengan records lain.
8
Siklus atau daur hidup arsip didasarkan pada gagasan bahwa arsip menjadi kurang penting seiring berjalannya waktu. 90% dari penggunaan arsip berlangsung selama 90 hari pertama setelah diciptakan. Secara teori siklus hidup arsip ada beberapa tahap dan saya akan mengambil konsep daur hidup arsip dari beberapa ahli dalam bidang masalah kearsipan, yang memiliki konsep daur hidup arsip. F. Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan?
Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat praktek praktek
yang diakui
berkaitan
dengan
siklus
hidup
informasi,
seperti
mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk recods." Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan sebagai berikut “that area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s)”. Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam segala bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan operasinya. Sistem merupakan totalitas komponen yang terdiri dari sub komponen – sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga membentuk kebulatan yang terpadu (FX. Soedjadi, O & M Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, 1988, hal 84). Jadi, sebagai system, kearsipan itu merupakan suatu totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai Records Management atau Manajemen Kearsipan.
9
Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya.
G. Manajemen kearsipan dan pengelolaan arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan. Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive). Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan,
10
penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Zulkifli Amsyah, “Manajemen Kearsipan”). Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitankesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.
BAB III PENUTUP
A. Simpulan
Surat dinas adalah rekaman informasi pada suatu media dalambentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan. Dalam penerapan tata persuratan dinas harus memperhatikan beberapa asas yaitu asas efisiensi, pembakuan, pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan, dan etepatan dan asas keamanann. Tata persuratan dinas dan formulir apabila ditinjau dari daur hidup arsip maka keberadaannya pada taap penciptaan dan atau penerimaan. Tahap ini menentukan perjalanan hidup arsip selanjutnya, yang merupakan cikal bakal suatu informasi terekam yang akan menentukan sebagai arsip atau bukan. Pada tahap awal ini, suatu organisasi akan menciptakan sarana penyampaian infomasi tertulis yang merupakan hasil fungsi kegiatannya, berupa surat, memorandum atau nota dinas, formulir, laporan, surat elektronik, faksimili dan sebagainya.
11
DAFTAR PUSTAKA
Modul Manajemen Pesuratan dan Formulir
12
