makalah SPM

PEMBANGUNAN CROSS FUNCTIONAL ORGANIZATION  A. Pembangun Pembangunan an Organi Organisasi sasi Lintas Lintas Fungs Fungsional ional Organisasi lintas fungsional dibangun melalui langkah-langkah la ngkah-langkah berikut !. Pend Pendef efini inisi sian an "iste "istem m Para Paradi digm gmaa lint lintas as fung fungsi sion onal al mema memand ndan ang g org organis anisas asii seba sebaga gaii seran serangk gkaia aian n siste sistem m #ang #ang digu diguna naka kan n untu untuk k mela# mela#an anii kebu kebutu tuha han n customer customer.. "elain itu diorientasikan untuk me$u%udkan tu%uan sistem dan dan melak melakuk ukan an impro improvem vement ent se&ara berkelan%utan berkelan%utan terhada' sistem. sistem. (ontoh Agar mam'u berfungsi sebagai wealthcreatin! institusion 'erusahaan institusion 'erusahaan melaksanakan tiga kegiatan utama berikut a. Men Mendesa desain in 'rod roduk dan %asa %asa #ang ang sesu sesuai ai deng dengan an keb kebutu utuhan han customers  b. Mem'roduksi 'roduk dan %asa tersebut se&ara cost e""ective &. Memasar Memasarkan kan 'rod 'roduk uk dan dan %asa se&ara se&ara efekt efektif if ke'ada ke'ada customers Oleh Oleh karena karena itu) itu) menuru menurutt 'ertim 'ertimban bangan gan mana%em mana%emen en terda' terda'at at tiga tiga sistem sistem #ang #ang mene menent ntuk ukan an kela kelang ngsu sung ngan an hidu hidu' ' orga organi nisas sasi i siste sistem m ino*asi) sistem 'roduksi) dan sistem 'en%ualan. +. Pene Peneta' ta'an an ,u% ,u%ua uan n "ist "istem em e%elasan tu%uan sistem akan mengarahkan dan memfokuskan usaha keseluruhan anggota tim dalam me$u%udkan tu%uan tersebut. e%elasan sistem %uga memberikan memberikan landasan untuk untuk mengukur mengukur efekti*itas efekti*itas sistem) sehingga usaha improvement terhada' sistem da'at di'a&u. . Pembentuka Pembentukan n Organisasi Organisasi Fungsional Fungsional Utama Utama dan dan Organisasi Organisasi Fung Fungsional sional Pendukung Fung Fungsi si utam utamaa meru meru'a 'aka kan n cent center er o" e#pe e#pert rtis isee #ang men#ediaka men#ediakan n s'esialis s'esialis #ang memiliki $eep %nowle$! %nowle$!ee dan keahlian indi*idal #ang sia' untuk untuk dimanf dimanfaatk aatkan an oleh oleh organi organisasi sasi sistem. sistem. egiata egiatan n ini lebih lebih  bersifat nonroutin  nonroutin   da dan nona$ministrative) nona$ministrative) berkaitan dengan situasi unik #ang memerlukan kontak antarorang ) sarat 'engetahuan) dan keahlian indi*idual. Organisasi fungsi dibangun untuk men#ediakan  share$ competencies an$ resources resources #ang #ang akan akan dimanf dimanfaatk aatkan an oleh oleh organisasi organisasi sistem. Fungsi Fungsi 'endukung 'endukung meru'akan  service center   #ang

men#ediakan %asa standar bagi organisasi sistem. egiatan ini lebih  bersifat routin dan a$ministrative. /. Pembentukan ,im Lintas Fungsional Permanen Paradigma lintas fungsional memandang organisasi sebagai suatu kum'ulan  share$ competencies an$ resources #ang disediakan untuk  dimobilisasi guna memenuhi kebutuhan customer . Menurut 'andangan ini) 'ara s'esialis #ang memiliki kom'etensi tertentu) #ang berada di  ba$ah

'enguasaan

mana%er

fungsional

meru'akan

 share$ 

competencies #ang disediakan bagi mana%er sistem untuk dimobilisasi guna 'emberian la#anan bagi customer . 0. Penun%ukkan Case &ana!er  Case &ana!er ditun%uk sebagai 'emilik sistem tertentu ino*asi)  'roduksi) 'en%ualan. Case &ana!er   adalah mana%er #ang bertanggung  %a$ab sebagai 'emilik sistem) #ang memim'in tim lintas fungsional untuk me$u%udkan tu%uan sistem dan melan%utkan improvement se&ara  berkelan%utan terhada' sistem tersebut. Case &ana!er  bertanggung  %a$ab untuk  memobilisasi  share$ competencies an$ resources #ang disediakan oleh mana%er fungsi utama. arakteristik #ang dituntut dari seorang case mana!er adalah a. Memiliki 'engetahuan teknis memadai tentang sistem #ang digunakan timn#a untuk menghasilkan value bagi customer.  b. Memiliki 'engalaman dan keteram'ilan dalam mengelola 'roses #ang digunakan tim untuk menghasilkan value bagi customer. &. Memiliki kemam'uan beker%a dengan $e$enang ke&il) tidak %elas atau tan'a $e$enang sama sekali. d. Memiliki kesediaan dan keteram'ilan untuk 1mengelola orang diluar tim2. e. Memiliki 'engetahuan untuk membantu tim dalam merumuskan misi) tu%uan) dan sasaran. f. Memiliki 'engetahuan dan ketegasan dalam menda'atkan sumber  da#a #ang di'erlukan tim. g. Memiliki kemam'uan melindungi tim dari gangguan tidak  semestin#a dan kontra 'roduktif. h. Memiliki kesediaan untuk berubah dan berada'tasi dengan  'erubahan kondisi dan kebutuhan tim.

3. Penun%ukkan Mana%er Fungsional Mana%er fungsional utama bertanggung %a$ab atas kom'etensi sumber  da#a manusia #ang masuk kedalam tim lintas fungsional. Agar berhasil mana%er fungsional harus a. Memahami tu%uan dan 'riorotas tim lintas fungsional.  b. Memberikan kesem'atan dan bahkan mendorong anggota tim dalam men#elesaikan tugasn#a. &. Mem'er%elas $e$enang anggota tim sebagai $akil de'artemen fungsional dalam tim dan memberikan kesem'atan ke'ada anggota tim untuk melaksanakan $e$enang tersebut. d. "e&ara teratur berkomunikasi dengan anggota tim mengenai  'eker%aan anggota tersebut dalam tim. e. "e&ara 'eriodik berkomunikasi dengan case mana!er sebagai  'im'inan tim tentang kema%uan tim dan sifat 'eker%aan anggota f.

tim. Menda'atkan um'an balik dari case mana!er tentang kiner%a

anggota tim. 4. Penun%ukkan Anggota ,im Lintas Fungsional Case mana!er kemudian memilih anggota tim dari sumber da#a manusia #ang berada di ba$ah mana%er fungsional. 5alam tim lintas fungsional #ang bersifat 'ermanen) keanggotaan 'ersonel dalam tim da'at bersifat 'ermanen 6untuk bidang kom'etensi #ang dibutuhkan terus menerus7 dan bersifat sementara 6untuk bidang kom'etensi #ang dibutuhkan sementara $aktu7. ,ugas anggota tim lintas fungsional adalah a. Memberikan kontribusi) keahlian) s'esialisn#a) atau memberikan kontribusi 'roduk) %asa) atau informasi untuk me$u%udkan tu%uan sistem.  b. Memberikan kontribusi beru'a akses ke mesin) ekui'men) sistem informasi #ang berada dalam daerah tanggung %a$abn#a untuk  me$u%udkan suatu sistem. &. Mendorong ter$u%udn#a ker%a sama tim untuk menghasilkan sinergi.

d. Memberikan kontribusi dalam melakukan improvement   se&ara  berkelan%utan terhada' sistem #ang men%adi tanggung %a$ab timn#a. e. Melakukan in"ormation sharin! dengan anggota tim lain untuk  memungkinkan terlaksanan#a 'roses 'embela%aran. B. Sta%ehol$ers Utama ,im Lintas Fungsional !. Mana%er Fungsional Utama Case mana!er harus berhubungan dengan mana%er fungsional utama untuk menda'atkan share$ competencies an$ resources dari mereka. +. Customer  Customer   da'at berasal dari luar atau dalam organisasi. ebutuhan customer lah #ang menentukan atribut keluaran #ang dihasilkan oleh tim lintas fungsional. 5engan menun%uk seorang sebagai 'enghubung antara tim dengan customer ) konfigurasi ini akan men%adikan ker%a sama antara tim dengan customer men%adi efektif dan efisien karena 6a7 hubungan tersebut membuat customer dengan mudah mem'eroleh um'an balik8 6b7 memungkinkan tim menun%uk) melatih) dan mengembangkan orang #ang teram'il dalam berhubungan dengan customer dan 6&7 menghindari ter%adin#a kebingungan bagi customer   %ika setia' anggota tim berbi&ara dengan customer. . Mana%emen "enior  Mana%emen senior 'erlu diberi informasi tentang

kema%uan)

keberhasilan) kebutuhan sumber da#a) masalah 'otensial) dan  'erubahan %ad$al tim. 9nformasi #ang disam'aikan oleh case mana!er  se&ara dini ke'ada mana%emen senior akan memiliki kesem'atan besar  dalam menda'atkan 'erhatian dan dukungan dari mana%emen senior. 5alam bebera'a organisasi) seringkali mana%emen senior men%adi anggota tim lintas fungsional. ondisi ini berdam'ak 'ositif bagi tim lintas fungsional dalam me$u%udkan tu%uann#a) karena kemudahan #ang da'at di'eroleh dalam menda'atkan sumber da#a #ang di'erlukan untuk me$u%udkan tu%uan tim. /. Mana%er Fungsional Pendukung 5alam melaksanakan kegiatann#a) tim lintas fungsional memerlukan  bantuan dari organisasi fungsional 'endukung. ,im lintas fungsional

 'erlu membangun hubungan 'ositif dengan organisasi ini) karena keberhasilan tim dalamme$u%udkan tu%uan tim sangat ditentukan oleh kualitas %asa #ang di'eroleh dari organisasi fungsional 'endukung ini. (. Bagaimana Membangun omitmen Anggota ,im Lintas Fungsional: 5a'at ditem'uh dengan !. Merumuskan misi tim lintas fungsional berbasis misi 'erusahaan +. Misi tersebut dirumuskan melalui 'roses diskusi #ang melibatkan seluruh anggota tim . Misi kemudian di%abarkan ke dalam serangkaian tu%uan kiner%a #ang  %elas) terukur) dan s'esifik. /. Perlu menera'kan 'eran setia' anggota tim dalam me$u%udkan tu%uan kiner%a tim) sehingga setia' anggota tim merasa bertanggung %a$ab atas 'er$u%udan tu%uan kiner%a tim. 0. Merumuskan ren&ana ker%a untuk me$u%udkan tu%uan kiner%a tim. 5. eunggulan ,im Lintas Fungsional !. e&e'atan 5alam 'engembangan 'roduk) tim lintas fungsional dalam sistem ino*asi mam'u mengurangi se&ara signifikan $aktu #ang di'erlukan untuk 'engembangan 'roduk dari &ara berurutan men%adi 'aralel. e&e'atan 'engembangan 'roduk da'at dihasilkan melalui tim lintas funsional) karena a. ,im Lintas fungsional memiliki tu%uan #ang %elas) menghadirkan ino*asi 'roduk se&ara &e'at ke tangan customer.  b. ,im lintas fungsional melibatkan seluruh fungsi #ang di'erlukan. &. ,im lintas fungsional melibatkan semua anggota tim kun&i se%ak  a$al 'roses 'engembangan 'roduk. d. ,im lintas fungsional mam'u menanamkan disi'lin

#ang

di'erlukan untuk memenuhi skedul $aktu #ang telah dite ntukan. +. om'leksitas ,im lintas fungsional memiliki berbagai 'engetahuan dan keteram'ilan #ang di'erlukan untuk meme&ahkan masalah bisnis #ang kom'leks #ang ditentukan oleh a. Adan#a lea$er #ang memiliki *isi #ang kreatif.  b. ,idak adan#a hambatan #ang tidak 'erlu) termasuk tidak  dihambatn#a tim dari kemungkinan gagal. &. ,ersedian#a beragam 'enda'at dari berbagai disi'lin. d. eterbukaan anggota tim terhada' ide baru. . Berfokus ke Customer 

Agar tim lintas fungsional mam'u memuasi kebutuhan customer' baik  intern mau'un ekstern) butir-butir berikut 'erlu di'erhatikan a. Pemahaman dengan %elas sia'a #ang men%adi customer tim.  b. Melibatkan customer ) baik se&ara langsung melalui keanggotaan customer  kedalam tim atau se&ara tidak langsung melalui komunikasi se&ara terus menerus. &. Pelatihan bagi anggota tim dalam teknik process improvement $an $inami%a tim. d. Pemberda#aan anggota tim dalam 'engambilan ke'utusan untuk  memuasi kebutuhan customer. e. Pemberian 'enghargaan ke'ada 'ersonel #ang mendukung dan mendorong ker%a sama. /. reati*itas eanggotaan tim #ang berasal dari berbagai fungsi dengan berbagai kom'etensi memungkinkan tim men%adi basis akti*itas kreati* untuk  menghasilkan ide-ide baru &emerlang dan ino*atif. ;umlah orang #ang sedikit dengan berbagai disi'lin meru'akan kondisi #ang &o&ok untuk  mengembangkan kreati*itas) dengan a. ultur #ang mendukung 'eme&ahan masalah se&ara informal.  b. eberanian untuk mengambil risiko didorong dan diberi  'enghargaan. &. 9no*asi 'roduk dan %asa di'andang oleh 'ersonel sebagai faktor   'enentu masa de'an 'erusahaan. 0. Bela%ar   ,im lintas fungsional meru'akan tem'at #ang baik bagi anggota tim untuk berbagi 'engetahuan dan 'engalamandengan anggota tim dari disi'lin lain. ;ika tim lintas fungsional bersifat 'ermanen) tim da'at mengum'ulkan

informasi

mengenai

kiner%a

tim)

dan

dengan

mem'ela%ari berbagai kegagalan #ang ditemukan dalam 'ela%aran tim) seluruh anggota tim da'at bela%ar dari kegagalan tersebut. ,anggung  %a$ab untuk melakukan im'ro*ement berkelan%utan %uga memberi kesem'atan bagi anggota tim untuk bela%ar tentang ide) 'engetahuan dan teknologi baru. 3. ,itik ontak ,unggal 5engan tim lintas fungsional) case mana!er atau

team lea$er 

meru'akan titik kontak tunggal #ang menghubungkan 'erusahaan

dengan customers. 5engan 'en#ediaan titik tunggal untuk kontak  dengan customers) organisasi akan mam'u se&ara res'onsif memenuhi  'erubahan kebutuhan customers. E. elemahan Organisasi Lintas Fungsional elemahann#a adalah teta' adan#a kom'leksitas organisasi hirarkis. 9su tentang kekuasaan) $e$enang) alokasi sumber da#a) tu%uan
'ela'oran

da'at

men#ulitkan

usaha

untuk

melakukan

improvement tradisonal terutama %ika mereka diberi tanggung %a$ab untuk  melakukan improvement   terhada' sistem #ang kom'leks #ang tumbuh di  ba$ah organisasi hirarkhis. F. Lokasi er%a ,im Lintas Fungsional Untuk membangun tim lintas fungsional #ang efektif di'erlukan  'embangunan kemitraan dan hubungan 'ribadi antara anggota tim. =al ini han#a akan ter$u%ud %ika anggota tim lintas fungsional 'ermanen ditem'atkan dilokasi #ang berdekatan) sehingga 'embangunan kemitraan dan hubungan 'ribadi da'at ter$u%ud melalui 'ertemuan diluar hubungan formal) se'erti di a&ara co""e (rea%' di kafetaria dsb. Bagi anggota tim fungsional #ang bersifat a$ hoc) ruang ker%an#a teta' berada dalam fungsi asaln#a. G. "istem Penilaian iner%a Personel 5alam Organisasi Lintas Fungsional sistem 'enilaian kiner%a 'ersonel dalam organisasi lintas fungsional sangat  berbeda

dengan

#ang

digunakan

dalam

organisasi

fungsional.

Perubahann#a men&aku' !. Perubahan riteria iner%a Untuk menanamkan 'erilaku tim ker%a ke dalam diri 'ersonel) kriteria kiner%a 'erlu diubah. Unsur kriteria kiner%a 'erlu men&aku' 6a7  berbagi informasi dengan anggota lain tim8 6+7 merundingkan  'erbedaab #ang ter%adi se&ara efektif8 67 mendorong dan mengakui kontribusi anggota lain tim dan 6/7 mendorong ker%a sama dan ker%a tim di antara orang dalam kelom'okn#a dan dengan kelom'ok lain dalam 'erusahaan. +. Pertimbangan atas Partisi'asi ar#a$an dalam ,im Mana%er 'erlu mengum'ulkan informasi kiner%a 'ersonel dari case mana!er atau team lea$er' customers' dan rekan anggota lain tim

karena sebagian besar kiner%a 'ersonel dilaksanakan sebagai anggota tim lintas fungsional) dan oleh karena itu han#a 'ihak-'ihak itulah #ang berkom'eten dalam memberikan e*aluasi kiner%a 'ersonel. Case mana!er atau team lea$er da'at memberikan data andal bagi mana%er  fungsional tentang kontribusi 'ersonel dalam beker%a sebagai anggota tim lintas fungsional. Customer'sebagai 'enerima manfaat dari kiner%a  'ersonel) dalam 'osisi #ang baik untuk memberikan e*aluasi tentang kiner%a 'ersonel. >ekan anggota lain dalam tim mam'u memberikan e*aluasi terhada' kemam'uan 'ersonel dalam men%alin ker%a sama  berkualitas dalam me$u%udkan tu%uan tim. . E*aluasi 9nformal Umumn#a) %ika 'roses 'emberda#aan kar#a$an masih dalam taha' setengah %alan) e*aluasi terhada' kiner%a anggota tim masih dilakukan oleh mana%er fungsional dengan mengum'ulkan masukan dari orangorang #ang memiliki informasi berkaitan dengan kiner%a anggota tim #ang dilakukan melalui 'roses informal. Case mana!er atau team lea$er   dan anggota timn#a die*aluasi kiner%a mereka se&ara tahunan dan hasil e*aluasi ini dihubungkan dengan bonus #ang disediakan oleh  'erusahaan. =. "istem Penghargaan dan Pengakuan atas iner%a ar#a$an Penghargaan dan 'engakuan terhada' kiner%a kar#a$an meru'akan sarana untuk mengarahkan 'erilaku kar#a$an ke 'erilaku #ang dihargai dan diakui oleh organisasi. Anggota tim lintas fungsional dihara'kan memberikan kontribusi dalam me$u%udkan kiner%a organisasi. Pada hakikatn#a) organisasi lintas fungsional dihara'kan untuk menghasilkan kiner%a berikut 6!7 membangun customer #ang 'uas8 6+7 memiliki kar#a$an #ang 'roduktif dan berkomitmen) 67 menghasilkan  "inancial  returns memadai. om'ensasi #ang diberikan ke'ada anggota lintas fungsional didasarkan  'ada kiner%a dan keteram'ilan. om'ensasi kar#a$an terdiri dari tiga kom'onen

!.  Fi#e$ (ase salar) #ang ditentukan berdasarkan kontribusi masa lalu #ang disesuaikan setia' tahun dengan bia#a hidu' dan tarif ga%i #ang  berlaku di'asar. +. S%ill pa) #ang didasarkan 'ada kom'etensi dalam bidang tertentu #ang  berhasil di'erlihatkan oleh kar#a$an #ang dinilai oleh organisasi rele*an dengan %enis 'eker%aan kar#a$an. .  *er"ormance pa) #ang didasarkan 'ada kombinasi kiner%a 'erusahaan) kiner%a sistem 6tim7) dan kiner%a indi*idu. iner%a anggota se&ara indi*idual dalam ker%a tim sangat ditentukan ti'e tim #ang dibentuk !.  *oole$ team.

kar#a$an #ang da'at melam'aui kiner%a #ang

dihara'kan 'erlu diberi 'enghargaan dan kar#a$an #ang beker%a dengan baik tidak akan dikenai hukuman karena kar#a$an lain dalam  poole$ team tidak mam'u memberikan kontribusi se&ara 'enuh ke'ada tim. +. Se+uentiall) in$epen$ent team. Anggota tim memerlukan insentif  sebagai akibat dari efekti*itas 'eker%aan#a se&ara indi*idual dan sebagai hasil dari 'engelolaan terhada' han$o"" dan inter"ace antar  3.

anggota tim untuk menghasilkan kiner%a tim.  Reciprocal team. Penghargaan berbasis kiner%a tim di'erlukan untuk  memoti*asi setia' anggota tim untuk men&a'ai tu%uan tim. 5alam sistem ini) setia' anggota tim menerima 'enghargaan sama.