Masificación Del Uso de Las Tic

MASIFICACIÓN DEL USO DE LAS TIC´S EN LA EMPRESA ÁNGEL & JOSÉ MULTISERVICIOS S AC MEDIANTE LA METODOLOGÍA DE LA DINÁMICA DE SISTEMAS RESUMEN Este caso está enfocada hacia la masificación del uso de las tecnologías de la información y comunicación en la empresa ANGEL & JOSE Multiservicios S.A.C., para poder encontrar mediante la metodología de la dinámica de sistemas estrategias que ayuden a dicha masificación, la cual como primer paso se tuvo que encontrar las variables que interactúan en el sistema, para así poder elaborar un diagrama de causa efecto del problema que tomamos de la a empresa, y así continuar con la elaboración del diagrama de Forrester, de esa manera se pudo tener en claro cuál es la situación actual de la empresa en relación al uso de tecnologías de información para poder así elaborar un segundo diagrama causal con co n su correspondiente diagrama de Forrester para plantear pl antear una solución, la cual será refleja en las estrategias que tienen como meta principal la masificación del uso de tecnologías de información y comunicación en la empresa. Como resultado de la presente investigación se obtuvo estrategias para lograr que en la empresa ANGEL & JOSE Multiservicios S.A.C., se masifique el uso de TIC´S, las cuales fueron propuestas para que la administración de la empresa logre alcanzar los propósitos trazados en la misión y visión de la empresa. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA Las empresas empresas hoy en día están invirtiendo en el uso de TIC’S para optimizar el tiempo en el desempeño de sus labores, es así que empresas que no usan las TIC’S están orientadas a desaparecer, pues no pueden competir con aquellas empresas que si hacen uso de ellas. ella s. En la actualidad en la empresa Ángel Á ngel & José Multiservicios SAC se hace poco uso de las TIC’S lo cual c ual conlleva a que se tome más tiempo en la realización reali zación de su normal trabajo. Ya que los trabajadores t rabajadores no se encuentran en una misma oficina las labores son designadas por grupos y al momento de unificar el trabajo este lleva mayor tiempo de lo necesario, pues con ello surge la redundancia de datos, acumulación de información redundante, retraso en el acceso a la información. Adicionalmente hay resistencia al cambio por parte del personal que labora en la empresa y son pocos los que se sienten incentivados con dicho cambio, lo cual genera genera más uso de recursos; como personal, materiales, tiempo, entre otros; lo cual hace que se genere acumulación de trabajo programado. El personal de la empresa no es incentivado a utilizar las TIC’S esto causa que la empresa no se oriente a lograr los objetivos trazados y también ocasiona que sufra un retraso en la presentación de informes de trabajo mensuales, lo que conlleva a que se retrase la empresa en presentar su liquidación mensual. Es así que la empresa no cuenta con estrategias para incentivar al personal a utilizar las TIC’S para logra sus objetivo y con el de la empresa, para sí lograr ser competitivos en el mundo empresarial. Por consiguiente en la presente investigación planteo construir un modelo mediante la dinámica de sistemas para experimentar y proponer estrategias de cambio que ayuden a masificar el uso de TIC’S en la empresa A&J Multiservicios S.A.C. DIAGRAMA CAUSAL Visto a Nivel Global La Tecnologías de Información y Comunicación han permitido llevar la globalidad al mundo de la comunicación, facilitando la interconexión entre las personas e instituciones a nivel mundial, y eliminando barreras espaciales y temporales. Nos permite estar vinculados en todos los ámbitos en que se desarrolla el hombre especialmente en los entornos estudiantiles, laborales, institucionales, y empresas. empresas. De acuerdo al informe “Talent Mobility 2020, The next generation of international assignments” de la consultora Pricewaterhouse Coopers (PwC), menciona que tal es la importancia que hoy las TIC tienen en la sociedad y en el mercado, que quien(es) no sepa (n) subirse a la “ola tecnológica”, no podrán sobrevivir en el futuro entorno internacional. Y es que las TIC están revolucionando, particularmente, la forma de hacer negocios. Por ello, los expertos concuerdan

que, si las pequeñas, medianas y grandes compañías no adoptan este tipo de iniciativas, no podrán perdurar en el tiempo. Visto a Nivel Empresarial Actualmente las empresas invierten en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’S); para acortar el tiempo de realización de su labor, para optimizar los resultados, para mejorar la producción de la empresa; esto da como resultado una empresa que invierte en TIC’S es una empresa, competente, emprendedora, con visión de futuro; por otro lado las empresas que no invierten en TIC’S o que no hace  que sus trabajadores estén continuamente capacitados en el uso de ellas es una empresa destinada a fracasar. Entre las múltiples ventajas que entregan las TIC’S a las empresas son el reemplazar procesos manuales que consumen tiempo y energía, permiten ingresos a través de la web para comercializar los productos y/o servicios de la organización y, así, alcanzar nuevos mercados y clientes. Las TIC’S aportan con fuerza a la reducción de costos de las compañías, ahorrando no sólo en dinero, sino que también en horas hombre y recursos energéticos. Así, las tecnologías de la información se han convertido en un elemento trascendental en nuestra forma de trabajar, y es imposible pensar el trabajo de un profesional o el desempeño de una compañía sin ellas. Según, el director de la carrera Ingeniería en Informática de la Universidad Argentina de la Empresa (UADE), Javier Zúñiga, señaló que, para lograr los beneficios que las TIC ofrecen es necesario hacer un adecuado análisis de la organización en la que se implementarán y determinarán los objetivos. “Es importante destacar que las TIC por sí solas no brindan ningún beneficio. Para alcanzar lo que se buscan con su aplicación se deben realizar, entre otros, los siguientes pasos para lograr una implementación exitosa. En primer lugar, comunicar claramente el objetivo que persigue la organización con la implementación de tecnología que se va a realizar y, en segundo lugar, brindar adecuada capacitación al personal que utilizará las herramientas seleccionadas” [20]. En conclusión las tecnologías de información en un mundo globalizado son significativas para las empresas a esta les permite mantener una comunicación a través de las telecomunicaciones a grandes distancias, incluso videoconferencias hasta llegar a cerrar negocios con inversionistas de todo el mundo, así como con proveedores, y sin olvidar a los clientes se ha llegado a un nivel en el cual ya las ventas se realizan en línea esto implica el internet mantenerse actualizado hoy en día es una necesidad para el mundo empresarial, además la innovación ha llevado a las empresas a enfocarse a la nueva modalidad de subir y compartir archivos en la mencionada nube de información es una aplicación que les ayuda bajar costos y les permite mantenerse en conexión a grandes distancias con un interfaz muy bueno sin embargo las tecnologías nunca funcionaran por sí solas, siempre servirá de mucha ayuda de la planeación del capital humano para programar e implementar nuevos sistemas dentro de los ordenadores especificando las funciones, se dice que estas nuevas tecnologías llegaran a remplazarnos, incluso hasta por ser máquinas se les asignará una retribución por su trabajo es algo que se llega a menciona en la lectura Los Próximos Cien Años una lectura enfocada hacia los nuevos cambios que han existido, así como el caos como método de estudio. De ante mano no debemos olvidar que la obsolescencia nunca será buena para las empresas y jamás les permitirá ser competitivas, para que un producto o servicio subsista en el mercado siempre estará necesariamente implicada con la innovación, creatividad y tecnología global. Visto a Nivel de la Organización Para la empresa A&J Multiservicios S.A.C. no es un aspecto tomado mucho en cuenta el uso de las TIC’S, puesto que deja la realización del trabajo a la habilidad del trabajador, pues no brinda las TIC’S necesarias al trabajador para optimizar su producción.  La empresa provee de algunas herramientas al trabajador en el inicio del su contrato, dejando luego a criterio del trabajador el uso de ellas, llámese una computadora de escritorio, con acceso a internet, para recibir y enviar correos; por otra parte basa todas sus ganancias a la realización o al avance de las labores por pate de sus trabajadores, pues a fines de cada mes la empresa realiza su valorización en el cual es presentado a Electrocentro para su respectiva aprobación y pago; siendo si hay mayor avance por

ende hay mayor ingreso. Por tal se bebe de hacer uso de las TIC´S para ayudar al trabajador en la realización de sus labores. Visto a Nivel Personal Siendo pare de la empresa pude notar los siguientes aspectos: En la empresa A&J Multiservicios S.A.C. para masificar el uso de las TIC’S solamente se capacita al personal encargado en un inicio, estos simplemente desplazan los problemas a los trabajadores que pertenecen al área de informática que a menudo pasan inadvertidos porque quienes resolvieron el primer problema no son los mismos que heredan el nuevo problema. Los trabajadores de la empresa dejan de usar TIC’S (Tecnologías De La Información Y La Comunicación) en las empresa, por falta de actualización, sufre la pérdida de motivación y comienzan a quedarse desfasados en tecnologías de información de nuevo para esperar una nueva capacitación. Cuando nuestros esfuerzos iniciales no producen mejoras duraderas, presionamos, al creer que el mayor empeño superará todos los obstáculos, sin ver que los trabajadores están contribuyendo a crear más obstáculos. La conducta del personal habitualmente implicaba una desmotivación en la realización de sus actividades laborales, y se ve reflejado en el perjuicio a corto plazo y largo plazo. Una solución que fue planteada luce maravillosa cuando cura la falta de uso de TIC’S. Pueden pasar dos, tres o cuatro meses hasta que regrese el problema, o surja un problema nuevo y peor. Para entonces, la subgerencia planteara nuevas alternativas de solución al problema de uso de TIC’S en la empresa A&J Multiservicios S.A.C. - La solución típica al problema de uso de TIC´S fue de capacitar a los trabajadores lo cual demuestra que la solución se dio sin un previo estudio que nos pueda mostrar los problemas que tienen los trabajadores, todos nos sentimos cómodos aplicando soluciones típicas a los problemas, limitándonos a lo conocido. Si la solución fuera visible u obvia para todos, tal vez ya la hubieran aplicado. La insistencia en soluciones conocidas mientras los problemas fundamentales persisten o empeoran es un buen indicador de pensamiento asistémico, lo que a menudo llamamos el síndrome del aquí se necesita un martillo más grande. - El pensamiento sistémico nos permite corregir las decisiones tomadas de manera rápida ya que es un pensamiento más desafiantes y más auspicioso que nuestra de manera habitual de abordar los problemas de manera más compleja se resume y se explica en la vieja historia: la tortuga es más lenta pero gana la carrera. - La mayoría de los trabajadores de la empresa, pasan mayor parte del tiempo en sus actividades relacionadas con la empresa, que causa y efecto están próximos en el tiempo y el espacio. Hay una disparidad fundamental entre la naturaleza de la realidad de los sistemas empresariales y nuestros modos predominantes de pensar sobre esa realidad. El primer paso para corregir esa disparidad consiste en abandonar la noción de que causa y efecto están próximos en el tiempo y el espacio que se tomó la empresa en capacitar a sus trabajadores. - En La búsqueda de los problemas con el que contaba la empresa me dio como resultado que la solución obvia que fue planteada no funciono, para cual el pensamiento sistémico nos enseña que las soluciones más obvias no funcionan. Afrontar un problema dificultoso a menudo requiere ver dónde se encuentra el punto de apalancamiento, el cual como resultado permitirá un cambio que con mínimo esfuerzo llevaría a una mejora significativa y duradera. No hay reglas sencillas para efectuar cambios de alto apalancamiento, pero hay modos de pensar que los facilitan. Un punto de partida consiste en aprender a ver estructuras subyacentes de la empresa en vez de hechos. Otro punto de partida consistió en pensar en procesos de cambio y no en instantáneas el cual es recomendable para masificar el uso de TIC´S. - Las metas que se tratan de alcanzar en la empresa crean un dilema, una que se buscaba el beneficio de los trabajadores y también el beneficio de la empresa lo cual crea evidente el dilema que no se podría alcanzar una sin sacrificar la otra a veces, los dilemas más enredados dejan de ser dilemas cuando se ven desde la perspectiva sistémica. Son producto de un pensamiento por instantáneas mas no por proceso, y aparecen bajo una nueva luz cuando se

piensa conscientemente en el cambio a través del tiempo, se da a través de un tercer camino que contiene parte de ambos caminos donde se plantee una solución sistémica. - La comprensión de la mayoría de los problemas administrativos requiere ver la totalidad del sistema que genera dichos problemas. En el caso de la empresa por la falta de masificación en el uso de TIC’S la administración de la empresa decidió dividir en problema en dos, la primera de los trabajadores y la segunda obtener mayor valorización fin de mes en cuanto a la empresa, para lo cual se requiere ver la totalidad del sistema que genera dichos problemas. En tal caso no se obtiene dos problemas pequeños, sino un problema complicado donde no hay apalancamiento posible, porque el punto de apalancamiento se halla en interacciones que no se pueden ver examinando sólo un fragmento de él. - La empresa como una alternativa busco a un culpable de la falta de masificación de las TIC’S a la cual encontró circunstancias externas para sus problemas, como el constante cambio tecnológico en la actualidad el cual hacia ver que los equipos que tenían ya no eran de última generación y como también a los competidores, la prensa, el ánimo inconstante del mercado, el gobierno nos perjudicó. El pensamiento sistémico muestra que no hay nada externo; nosotros y la causa de nuestros problemas formamos parte de un solo sistema. La cura radica en la relación con nuestro enemigo. Descripción del Diagrama de Causa Efecto Diagrama Causal de la situación actual El objetivo en la realización del diagrama de causa efecto (ver figura N° 4.6) es la búsqueda de las causas que generan el bajo uso de TIC´S en la empresa A&J Multiservicios S.A.C. en la cual se refleja que para capacitar a los trabajadores la empresa tuvo dos opciones de intervención, la primera por una empresa capacitora y la segunda por la capacitación de la gerencia, por otra parte este proceso paso por una evaluación de necesidad de inversión la cual dependía de lo s proyectos a la empresa. Al realizarse la aprobación de la inversión de capacitar a los trabajadores en el uso de TIC’S en los trabajadores aumento así como su producción de bienes y servicios en la empresa de manera que la empresa esperaba un constante aumento de uso de TIC´S, pero los resultados no fueron satisfactorios, dichos resultados fueron sacados de los arquetipos aplicados al problema de incentivar a los trabajadores en el uso de TIC´S (ver figura N° 4.5). Como resultado final se muestra el modelo del problema hallado en la empresa en el uso de TIC’S (ver figura N° 4.10). Diagrama causal de propuesta de solución El objetivo en la realización del diagrama de causa efecto propuesto (ver figura N° 4.7) es la poder graficar como es que las estrategias propuestas interactúan entre si y como cada una de ellas afecta a las variables que se encuentran en el sistema dinámico para incentivar al personal al uso de TIC’S, este diagrama nos fue de mucha utilidad para poder realizar el modelado y la simulación en el programa Stella 9.0.2 el cual fue usado para poder demostrar que las estrategias propuestas dieron un buen resultado en el incentivo la cual es reflejado en el aumento del uso de TIC´S en la empresa A&J Multiservicios S.A.C. y el mejor control de progreso de la tasa de gestión de información ya que son los puntos más críticos que se mostraban en el modelado de la situación en el cual se encontraba la empresa antes de realizar la intervención. Como resultado de la investigación y de la definición de estrategias mediante un modelo de dinámica de sistemas para masificar el uso de TIC’S en la empresa A&J Multiservicios S.A.C., nos fue de apoyo para realizar el modelo en el programa Stella para lograr la construcción de diagrama de Forrester (ver figura 4.11) y permitir la simulación de los cambios propuestos para dicha masificación.

4.1.1. Depuración de las Influencias no Relevantes Trabajadores Contratados Trabajadores Capacitados

+

+

+

Producción de Trabajadores

Uso TIC’S

+ +

+

Recursos Tecnológicos

+ Tasa de gestión de información +

+

Proyectos asignados -

+

-

Capacitar Trabajadores

+

Gestión de clientes

+ Intervención de empresa capacitora

Intervención de la Gerencia +

+ Necesidad de Inversión

Inversión en Capacitación

-

Figura N° 4.1 Diagrama de causa efecto de situación actual de la empresa Fuente: ELABORACIÓN PROPIA

4.1.2. Idear Posibles Soluciones al Problema

Uso de TIC’S

+ +

+

Empresa

Trabajadores Capacitados +

+ Evaluación

+

-

Reubicación

Ambiente Laboral Dedicación -

+ Gestión de Clientes

+ + + Autonomía

Tiempo

Tasa de Gestión de Información +

Trabajador +

Asignación de proyectos

+ Figura N° 4.2 Diagrama causa efecto de posible solución

+

4.1.2. Idear Posibles Soluciones al Problema

Uso de TIC’S

+ +

+

Empresa

Trabajadores Capacitados +

+ Evaluación

Ambiente Laboral Dedicación -

+

+

-

Reubicación

Asignación de proyectos

+ Gestión de Clientes

+

Tasa de Gestión de Información +

Trabajador + +

+ Autonomía

Tiempo +

Figura N° 4.2 Diagrama causa efecto de posible solución

TrabajadoresContratados Son los 120 trabajadores con el cual la Empresa A&J Multiservicios S.A.C., los cuales esta distribuidos en las diferentes áreas como son estudio de proyectos, supervisión, contribución por terceros, administración, logística, entre otro. UsodeTecnologíasdeInformaciónyComunicación Es el resultado de la encuesta de uso de tecnologías de información que en la actualidad requiere la empresa A&J Multiservicios S.A.C. para realizar sus tareas en l a empresa y lograr sus objetivos trazados. ProduccióndeTrabajadores Es la el avance o progreso del trabajo encargado al trabajador, como puede ser información generada, información procesada, entre otros. TasadeGestióndeClientes Es el resultado de la investigación de cómo la empresa A&J Multiservicio S.A.C. organiza la asignación de personal para realizar los estudios de proyectos o la supervisión de obras designadas. CapacitarTrabajadores Es la alternativa de solución que decidieron tomar los administrativos de la empresa para poder lograr la misión y la visión de la empresa. TrabajadoresCapacitados Es la cantidad exacta de trabajadores que son capacitados en el área que realiza sus actividades cada trabajador de la empresa A&J Multiservicios S.A.C. ProyectosAsignados Es la cantidad promedio de proyectos asignados durante los últimos cinco años según i nformación entregada por los administrativos de la empresa A&J Multiservicios S.A.C. RecursosTecnológicos Son los recursos tecnológicos con el cual fue implementada la empresa en el mes de enero del

TrabajadoresContratados Son los 120 trabajadores con el cual la Empresa A&J Multiservicios S.A.C., los cuales esta distribuidos en las diferentes áreas como son estudio de proyectos, supervisión, contribución por terceros, administración, logística, entre otro. UsodeTecnologíasdeInformaciónyComunicación Es el resultado de la encuesta de uso de tecnologías de información que en la actualidad requiere la empresa A&J Multiservicios S.A.C. para realizar sus tareas en l a empresa y lograr sus objetivos trazados. ProduccióndeTrabajadores Es la el avance o progreso del trabajo encargado al trabajador, como puede ser información generada, información procesada, entre otros. TasadeGestióndeClientes Es el resultado de la investigación de cómo la empresa A&J Multiservicio S.A.C. organiza la asignación de personal para realizar los estudios de proyectos o la supervisión de obras designadas. CapacitarTrabajadores Es la alternativa de solución que decidieron tomar los administrativos de la empresa para poder lograr la misión y la visión de la empresa. TrabajadoresCapacitados Es la cantidad exacta de trabajadores que son capacitados en el área que realiza sus actividades cada trabajador de la empresa A&J Multiservicios S.A.C. ProyectosAsignados Es la cantidad promedio de proyectos asignados durante los últimos cinco años según i nformación entregada por los administrativos de la empresa A&J Multiservicios S.A.C. RecursosTecnológicos Son los recursos tecnológicos con el cual fue implementada la empresa en el mes de enero del 2014 para maximizar su competitividad e el cumplimiento de su contrato. NecesidaddeInversión Es el estudio de evaluación de riesgo de inversión que realizo la empresa para tomar la decisión de capacitar al personal de la empresa en el uso de TIC´S. InversiónenCapacitación Es el resultado de la evaluación de riesgo y la asignación de presupuesto para poder capacitar al personal de la empresa A&J Multiservicios S.A.C. en el uso de TIC´S. InversiónSubGerencias Es la opción que consistió en invertir capacitar a la parte gerencial de la empresa para que puedan capacitar al personal que se encuentra a su cargo. InversiónEmpresaCapacitadora Es la opción que consistió en la inversión de contratar a una empresa que capacite a todo el personal de la empresa en el uso de TIC´S.

EcuacióndelaSituaciónActual

EcuacióndePropuesta

4.1.2.1.

DiagramadeForresterInicial

Figura N° 4. 3 Diagrama de Forrester de la Situación Actual

En la presente grafica se muestra la variación del uso de tecnologías de información y la tasa de gestión de información de la Empresa A&J Multiservicios S.A.C. después de la aplicación de las estrategias mediante un modelo de dinámica de sistemas para incentivar al personal lo cual refleja una comparación entre la gestión y la masificación de uso de tecnologías la cual deben ir de la mano para el progreso y el equilibrio en manejo de TIC’S en la empresa lo cual permite tener un control del flujo de aumento de tecnologías de información ya que está sujeta a cambios en relación al tiempo en que ellas van cambiando (Ver Figura 5.5).

En la presente grafica se muestra la variación del uso de tecnologías de información y la tasa de gestión de información de la Empresa A&J Multiservicios S.A.C. después de la aplicación de las estrategias mediante un modelo de dinámica de sistemas para incentivar al personal lo cual refleja una comparación entre la gestión y la masificación de uso de tecnologías la cual deben ir de la mano para el progreso y el equilibrio en manejo de TIC’S en la empresa lo cual permite tener un control del flujo de aumento de tecnologías de información ya que está sujeta a cambios en relación al tiempo en que ellas van cambiando (Ver Figura 5.5).

Figura N° 5. 1 Resultados Logrados Gracias al Modelo Propuesto