PANDUAN KESELAMATAN DAN KEAMANAN RUMAH SAKIT VITA INSANI PEMATANGSIANTAR
RUMAH SAKIT VITA INSANI JL. MERDEKA NO. 329 PEMATANGSIANTAR
DAFTAR ISI Daftar Isi.................................................................................................................................... i Lembar Pengesahan................................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN...........................................................................................................1 A. Latar Belakang.................................................................................................................1 B. Tujuan...............................................................................................................................1 BAB II KONSEP DASAR..........................................................................................................2 A. Defenisi............................................................................................................................2 B. Upaya Keselamatan Dan Keamanan................................................................................2 C. Konsep Manajemen Risiko..............................................................................................3 D. Kerangka Kerja Manajemen Risiko.................................................................................4 E. Fungsi Pengawasan..........................................................................................................4 F. Monitoring Lingkungan Kerja.........................................................................................5 BAB III PELAKSANAAN.........................................................................................................7 A. Petugas Pelaksana............................................................................................................7 B. Sasaran Dan Standart.......................................................................................................7 C. Area Monitoring...............................................................................................................8 D. Pencatatan Danpelaporan.................................................................................................8 BAB IV PENUTUP....................................................................................................................10
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Keamanan dan keselamatan bagi pengguna jasa (customer) menjadi prioritas penyelenggaraan usaha dewasa ini.Penyelenggaraan lingkungan kerja yang aman juga merupakan kewajiban perusahaan yang tertuang dalam Undang-undang nomor 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja.Pelayanan dan operasional rumah sakit hendaknya juga tidak mengabaikan aspek keamanan dan keselamatan baik bagi pasien, pengunjung, maupun karyawan.Upaya menunjang keamanan dan keselamatan diwujudkan salah satunya melalui kegiatan manajemen risiko.Manajemen risiko menekankan pada keamanan dan keselamatan pasien, pengunjung, dan karyawan yang pada hakikatnya merupakan tanggung jawab bersama, baik direksi, manajemen, hingga staff.Adanya jaminan keamanan dan keselamatan mencerminkan kualitas pelayanan yang professional sesuai dengan motto rumah sakit.Adapun jaminan keselamatan dalam bekerja memastikan kelancaran operasional pelayanan rumah sakit dengan memudahkan karyawan dalam bekerja. Memprioritaskan keamanan dan keselamatan berarti mempertahankan loyalitas baik kastamer maupun karyawan yang harapannya akan mempertahankan pula income yang kontinu bagi eksistensi rumah sakit. Pelaksanaan monitoring yang selama ini dijalankan di rumah sakit berupa kegiatan sporadic yang dilakukan unit-unti tertentu.Karena kurangnya koordinasi unit-unit pelaksana monitoring tersebut maka sulit melakukan analisis kebutuhan maupun penentuan anggaran yang sistematis.Sudah saatnya rumah sakit membangun sistem monitoring dan evaluasi keamanan dan keselamatan yang terintegrasi dengan melibatkan unit kerja yang ada.Sistem monitoring dan evaluasi umumnya membutuhkan koordinasi agar dapat segera dilakukan tindak lanjut juga untuk menjaga kesinambungan program kerja antar unit.Adanya koordinasi meminimalisir terjadinya over-lappingpekerjaan sehingga dengan demikian mendukung perencanaan anggaran yang sistematis. Penyelenggaraan Monitoring lingkungan kerja selain menjadi bagian dari proses manajemen risiko untuk menjalankan fungsi pengawasan juga diharapkan meningkatkan awareness atau kewaspadaan karyawan pada umumnya mengenai arti penting keamanan serta keselamatan. B. Tujuan 1. Tujuan Umum Sebagai implementasi program manajemen risiko terutama fungsi pengawasan (monitoring) dan pemantauan kondisi keamanan dan keselamatan bagi pasien, pengunjung, maupun karyawan. 2. Tujuan Khusus a. Mendeteksi dan mengidentifikasi dini adanya kondisi berisiko dan berbahaya b. Melakukan koordinasi antar unit kerja dalam upaya menerapkan pengendalian risiko c. Memberikan rekomendasi keamanan dan keselamatan fasilitas, pekerjaan, dan lingkungan kepada direksi berdasarkan hasil pengendalian dan penilaian risiko
BAB II KONSEP DASAR
A. Definisi 1. Keamanan Keadaan bebas dari bahaya yang berhubungan dengan kejahatan, segala bentuk kecelakaan, dan lain-lain. 2. Keselamatan Kondisi atau kegiatan yang diselenggarakan untuk menghindari cedera (injury), penyakit (disease), maupun kecelakaan (accident). 3. Manajemen risiko Suatu proses dan struktur mengelola risiko yang ada di setiap kegiatan. Manajemen risiko terkait erat dengan budaya, proses, dan struktur dalam mengelola suatu risiko secara efektif dan terencana dalam suatu sistem manajemen yang baik. 4. Konsep Siklus Deming atau Siklus Plan-Do-Check-Action (PDCA) Siklus PDCA merupakan metode pendekatan manajemen yang menitikberatkan pada perkembangan berkesinambungan (continuous improvement) dengan melibatkan 4 fase yaitu Plan (perencanaan), Do (pelaksanaan), Check (pengawasan), Action (tindak lanjut). 5. Fungsi Pengawasan Upaya sistematis dalam bentuk pengamatan terus menerus untuk menetapkan kinerja sesuai dengan perencanaan, merancang sistem umpan balik, membandingkan kinerja respon dengan standar yang telah ditentukan, dan mengambil tindakan perbaikan apabila diperlukan 6. Monitoring lingkungan kerja Satu atau sekelompok personel yang ditunjuk untuk melakukan pengawasan di lingkungan sekitarnya dengan berjalan berkeliling serta memiliki kewenangan untuk menerapkan tindakan korektif yang dibutuhkan saat itu. 7. Petugas Patrol Petugas yang ditunjuk untuk melakukan patroli. Petugas patrol bertanggung jawab melakukan tindakan primer berupa pencegahan, perlindungan, pemberian instruksi atau arahan, hingga pengamanan. B. Upaya Keselamatan dan Keamanan Rumah sakit memastikan seluruh komponen rumah sakit baik pasien, staf dan pengunjung terproteksi dari kehilangan, pengrusakan dan kerusakan, atau akses serta penggunaan oleh mereka yang tidak berwenang dan memastikan seluruh komponen rumah sakit baik pasien, staf dan pengunjung terproteksi dari kehilangan, pengrusakan dan kerusakan, atau akses serta penggunaan oleh mereka yang tidak berwenang dengan : a. Menjamin keamanan, semua staf, pengunjung, vendor / pedagang dan lainnya di
rumah sakit diidentifikasi dan diberi tanda pengenal (badge) yang sementara atau tetap atau langkah identifikasi lain, juga seluruh area yang seharusnya aman, seperti ruang perawatan bayi baru lahir, yang aman dan dipantau; b. Melaksanakan sosialisasi keselamatan dan keamanan kerja kepada seluruh karyawan dalam bentuk pelatihan, leaflet, poster, penyuluhan dan lain – lain;
c. Dalam melaksanakan tugasnya setiap petugas wajib mematuhi ketentuan dalam K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja), termasuk penggunaan alat pelindung diri (APD), serta selalu mengacu pada pencegahan dan pengendalian infeksi; C. Konsep Manajemen Risiko Risiko adalah kombinasi dari kemungkinan terjadinya peristiwa berbahaya pada jangka waktu tertentu atau dalam keadaan tertentu dengan tingkat keparahan cedera, kerusakan, dampak terhadap kesehatan manusia, responsi, lingkungan atau kombinasi dari ini disebabkan oleh proses produksi. Manajemen risiko merupakan suatu usaha untuk mengetahui menganalisis serta mengendalikan risiko dalam setiap kegiatan perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh efektifitas dan efisiensi yang lebih tinggi. Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman dalam suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan pengelolaan sumber daya. Tujuan utama manajemen risiko adalah menjamin keamanan dan keselamatan. Ada 3 elemen dasar pelaksanaan manajemen risiko, yaitu: a. Identifikasi hazard atau bahaya
Tujuan dari identifikasi bahaya adalah untuk menyoroti proses kerja yang menimbulkan dampak signifikan terhadap kesehatan dan keselamatan karyawan serta menyoroti bahaya yang berkaitan dengan peralatan,sumber respon, kondisi atau kegiatan tertentu. b. Penilaian risiko (risk assessment) Penilaian Risiko adalah penentuan kemungkinan dan keparahan kejadian untuk menentukan besarnya dan prioritas bahaya yang sudah diidentifikasi. Hal ini dapat dilakukan dengan metode analisis kuantitatif kualitatif, semi –kuantitatif atau kualitatifkuantitatif. c. Pengendalian risiko Pengendalian adalah penghilangan atau inaktivasi bahaya dengan cara yang sedemikian rupa sehingga suatu proses pekerjaan minim risiko bagi pekerja atau personel yang masuk ke dalam suatu area kerja. Pengendalian umumnya diberlakukan pada sumber bahaya. Metode ini sering disebut sebagai rekayasa. Jika ini tidak berhasil, bahaya dapat dikendalikan pada titik antara sumber bahaya dan pekerja. Metode ini disebut sebagai pengendalian responsive. Jika hal ini masih tidak memungkinkan, bahaya harus dikendalikan pada tingkat pekerja melalui penggunaan alat pelindung diri (APD), meskipun ini adalah bentuk pengendalian yang paling lemah.
D. Kerangka Kerja Manajemen Risiko
Strategi untuk mengaplikasikan manajemen risiko salah satunya dengan menerapkan sistem manajemen terintegrasi yang mengacu Siklus Demming atau siklus PDCA (plan-do-checkaction). Adapun tujuan dari prinsip tersebut adalah melakukan perbaikan berkelanjutan (continual improvement) sebagai basis framework dan proses manajemen risiko. Siklus PDCA melibatkan 4 strategi yaitu Plan (perencanaan), Do (pelaksanaan), Check (pemantauan), Action (tindak lanjut), yang dilakukan secara berkesinambungan sehingga digambarkan sebagai suatu siklus. Plan :Dalam proses manajemen risiko langkah awal yang sangat penting adalah Perencanaan. Perencanaan bertujuan menetapkan konteks yang meliputi penetapan tujuan, strategi, ruang lingkup dan parameter lain yang berhubungan dengan proses pengelolaan risiko suatu organisasi. Dengan menetapkan konteks akan terlihat hubungan antara masalah atau hal yang akan dikelola risikonya dengan lingkungan organisasi (eksternal & internal), proses manajemen risiko dan ukuran atau kriteria risiko yang dijadikan standar. Dalam penetapan konteks ini ditetapkan pula sumber daya, struktur organisasi (tanggung jawab dan wewenang) yang diperlukan dalam pengeloaan risiko. Do :Tahap Pelaksanaan diimplementasikan dengan melakukan apa yang telah direncanakan. Pada tahap ini, segala keputusan harus diambil berdasarkan tahap Plan dimana akan terlihat permasalahan yang mempunyai pengaruh besar terhadap proses yang sedang berlangsung. Check :Tahap Check mengandung fungsi pengawasan, yaitu pengamatan secara terus menerus untuk membandingkan kondisi respon dengan standar yang telah ditetapkan pada tahan Plan. Bila hasil yang didapat dari tahap Check ternyata belum memenuhi kelayakan, maka dilakukan evaluasi dan tindakan korektif untuk memastikan proses berjalan sesuai kaidah awal sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Action : Tahap Act atau Tindak Lanjut diimplementasikan dengan membuat usulan standard dan menetapkan langkah selanjutnya berdasarkan temuan dari tahap Check. Tahap ini dimaksudkan untuk menjawab apa yang harus dikerjakan untuk melaksanakan keseluruhan rencana, termasuk perbaikan kelemahan yang telah ditemukan, sehingga mencapai tujuan atau sasaran awal perencanaan. Pada tahap ini ada kemungkinan terjadi standarisasi ulang proses maupun proses perbaikan yang terbaik terhadap proyek ditetapkan sebagai suatu prosedur standar. E. Fungsi Pengawasan Fungsi Pengawasan terkandung dalam tahap PDCA yang ketiga (Check) di mana fungsi ini penting keberadaannya dalam suatu proses manajemen risiko. Fungsi pengawasan akan mengimplementasikan ketiga elemen dasar manajemen risiko yaitu Identifikasi bahaya, Penilaian risiko, dan Pengendalian risiko. Fungsi pokok dari suatu pengawasan adalah untuk mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan, memperbaiki penyimpangan atau kesalahan yang terjadi, serta mempertebal rasa tanggung jawab. Dalam pelaksanaannya,
pengawasan atau monitoring membandingkan standar dengan kinerja actual. Melalui kegiatan pengawasan, pemantauan dan pengkajian ulang terhadap seluruh proses manajemen risiko termasuk konteksnya (lingkungan, proses, organisasi, strategi, stakeholder dsb.) diharapkan dapat menjawab ketiga pertanyaan berikut : a. Apakah tindakan pengendalian telah menyelesaikan masalah (menekan risiko bahaya)? b. Adakah risiko baru yang timbul setelah dilakukan pengendalian? c. Apakah semua bahaya sudah teridentifikasi dengan benar dan menyeluruh? Dengan demikian fungsi pengawasan adalah membantu seluruh manajemen dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif dengan melaksanakan analisa, penilaian, rekomendasi dan penyampaian laporan mengenai kegiatan yang diperiksa. F. Monitoring Lingkungan Kerja Monitoring lingkungan kerja merupakan kegiatan pengawasan dan pemantauan berkala setiap kegiatan operasional rumah sakit yang terkait dengan keamanan serta keselamatan baik pasien, pengunjung, maupun karyawan di rumah sakit.Pelaksanaan monitoring selain untuk membantu mengidentifikasi potensi bahaya, terlebih penting untuk menunjukkan keseriusan setiap anggota organisasi dalam mengambil tanggungjawab sebagai pelaksana keselamatan di tempat kerja. Monitoring lingkungan kerja sedikit banyak memiliki konsep yang sama dengan inspeksi yakni lebih cenderung menangkap gap atau temuan yang bersifat respon atau sesaat berupa kondisi tidak aman maupun perilaku tidak aman. Adapun tujuan diadakannya patrol lingkungan adalah: a. Memastikan tidak ada penyimpangan dari pelaksanaan perencanaan program b. Mengevaluasi kembali implementasi semua standar yang digunakan c. Memastikan kelayakan fasilitas lama maupun baru d. Mengenalkan awereness atau kewaspadaan akan keamanan dan keselamatan saat bekerja pada karyawan e. Sebagai rekomendasi pengambilan keputusan bagi direksi untuk membuat perencanaan anggaran maupun pengembangan berkelanjutan. Prinsip pelaksanaan Monitoring lingkungan kerja sebagai pengemban fungsi pengawasan manajemen risiko adalah: a. Tertuju kepada strategi sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan, b. Pengawasan harus menjadi umpanbalik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan c. Fleksibel dan responsive terhadap perubahan-perubahan kondisi lingkungan, d. Cocok dengan kebutuhan organisasi e. Bersifat langsung yaitu pelaksanaan koreksi dilakukan seketika di tempat kerja, Syarat untuk pelaksanaan monitoring lingkungan kerja: 1. Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan. 2. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan, yang menyebabkan penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri. 3. Melakukan koordinasi untuk mengadakan per-baikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang.
Sesuai dengan keterangan tersebut di atas, maka beberapa cara yang baik dapat dilakukan sebagai berikut: 1. Memberikan kesempatan kepada pihak-pihak yang diawasi agar memberikan keteranganketerangan yang jelas dan ikut serta memecahkan hal-hal yang mempengaruhinya. 2. Pengakuan atas hasil dan nilai manusia yang telah dilakukan, dengan kata lain memberi penghargaan atas hasil pekerjaannya. 3. Melakukan suatu kerja sama agar diperoleh saling pengertian, saling percaya mempercayai, yang bersifat suportif dan konstruktif. Secara umum ada 2 macam metode dan teknik pengawasan yaitu: 1. Metode Konvensional a. Pelaksanaannya berdasarkan teori atau petunjuk pihak pembuat kebijakan b. Dilakukan oleh tim khusus yang menguasai standar serta teori pengawasan c. Pelaksanaannya terjadwal d. Indikator Pengawasan berdasarkan sesuai dengan standar yang diadopsi 2. Metode Partisipatif a. Pelaksanaannya berdasarkan kriteria hasil rumusan bersama b. Dilakukan oleh seluruh yang terlibat didalam organisasi sesuai kesepakatan c. Bersifat dinamis tidak baku dilaksanakan sesuai kontek dan kondisi yang ada d. Indikator pengawasannya berdasarkan pengalaman dan dilaksanakan secara sistematis terdokumentasi dan berkelanjutan Mengingat sifat dan budaya organisasi di rumah sakit yang khusus, maka dianjurkan menerapkan metode pengawasan yang merupakan gabungan dari kedua metode di atas yaitu: 1. Pelaksanaannya sesuai anjuran atau arahan pihak pembuat kebijakan 2. Dilakukan oleh tim khusus yang terdiri dari gabungan unit dalam organisasi yang terkait dengan keamanan dan keselamatan 3. Pelaksanaanya terjadwal, teratur, dan berkesinambungan 4. Indikator pengawasan berdasarkan pengalaman dan standar yang ditentukan
BAB III MEKANISME PELAKSANAAN
A. Petugas Pelaksana Petugas pelaksana Monitoring lingkungan kerja merupakan gabungan dari sejumlah unsur yang terkait dengan penyelenggaraan keamanan dan keselamatan di rumah sakit. Adapun kualifikasi yang harus dimiliki oleh petugas pelaksana adalah: 1. Mempunyai pengetahuan tentang obyek yang akan diperiksa dan diawasi 2. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman mengenai syarat keamanan dan keselamatan serta peraturan yang berkaitan dengan obyek pengawasan 3. Dapat berkomunikasi dan berkoordinasi dengan baik 4. Memiliki integritas tinggi 5. Mengetahui prosedur inspeksi Meninjau kualifikasi tersebut dan mengingat tujuan dari pelaksanaan Monitoring lingkungan kerja ini adalah untuk menjalankan fungsi pengawasan akan keamanan dan keselamatan pasien, pengunjung, dan karyawan di rumah sakit, maka pihak yang seharusnya dilibatkan dalam pelaksanaan adalah 1. Bagian Sekuriti 2. Bagian Kerumahtanggaan 3. Bagian Pemeliharaan Kesehatan Lingkungan 4. Bagian Teknisi 5. P2K3 Keempat unsur tersebut di atas dibentuk dan diberi kewenangan oleh direktur terkait untuk melakukan pengawasan, pencatatan, intervensi, dan pelaporan mengenai kondisi keamanan dan keselamatan di rumah sakit. B. Sasaran dan Standar Sasaran pelaksanaan Monitoring lingkungan kerja adalah hal-hal yang terkait dengan : 1. Keamanan dan kelayakan fisik gedung dan fasilitas 2. Kelayakan fasilitas pendukung pelayanan bagi pasien 3. Kondisi tidak aman dan perilaku tidak aman 4. Kelayakan sarana prasarana kebersihan dan kesehatan lingkungan 5. Kondisi paparan dan proses kerja Standar yang digunakan untuk alat ukur dan acuan tindakan koreksi kegiatan merupakan standar yang telah ditentukan atau diadopsi oleh rumah sakit baik dalam bentuk undangundang, peraturan pemerintah, surat keputusan direksi, pedoman, maupun panduan dan petunjuk teknis pelaksanaan pekerjaan.
C. Area Monitoring Setiap unit kerja atau bagian memiliki area monitoring yang berbeda sesuai dengan lingkup pekerjaannya masing-masing. Adapun pembagian area tersebut adalah sebagai berikut:
No.
Bagian
1 Satuan Pengaman 2 Kerumahtanggan 3 Pemeliharaan Kesehatan Lingkungan
Obyek Pemantauan Kawasan Tanpa Rokok Pengamanan Area Berisiko Fasilitas dan Bangunan Kelayakan Alat Makan Kualitas Lingkungan Fisik Kerja
Pengelolaan Limbah Kualitas Air Bersih Emisi Genset 4 Teknisi Genset Lift Instalasi Gas Medis Instalasi listrik dan air 5 Pemeliharaan Sarana Alat pemadam kebakaran Kelengkapan penandaan dan penunjuk arah evakuasi 6 K3RS Kesehatan Karyawan Pengelolaan B3
Frekuensi Pelaksanaan Setiap hari Setiap hari Setiap hari 3 bulan sekali 6 bulan sekali
Frekuensi Pelaporan Per bulan Harian Per bulan Per 3 bulan Per 6 bulan
Setiap hari 6 bulan sekali 6 bulan sekali Setiap hari Setiap hari Setiap hari Insidentil 6 bulan sekali 6 bulan sekali
Per bulan Per 6 bulan Per 6 bulan Harian Harian Harian Setelah pelaksanaan Per 6 bulan Per 6 bulan
2 tahun sekali 1 tahun sekali
Per 2 tahun Per tahun
Monitoring lingkungan kerja idealnya dilakukan secara teratur dan berkesinambungan, sehingga pelaksanaannya dilakukan setiap hari pada waktu yang sama. Waktu yang tepat adalah pagi hari di saat keseluruhan aktivitas mulai dijalankan yakni antara pukul 08.30 – 09.00. D. Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan hasil monitoring lingkungan kerja dilakukan oleh unit kerja atau bagian yang melaksanakan pemantauan untuk kemudian dilakukan pelaporan tertulis sesuai dengan jadwal pelaksanaan pemantauan. Jenis dan bentuk pelaporan berbeda untuk setiap kegiatan. Laporan disertai usulan atau rekomendasi tindak lanjut dan ditandatangani oleh Kepala Bagian, Kepala Bidang/Instalasi, kemudian diserahkan kepada Direktur Umum dan Administrasi/Keuangan (UAK). Bila diperlukan, pelaksanan monitoring lingkungan kerja mendiskusikan rencana dan implementasi tindakan pengendalian yang direkomendasikan dalam rapat koordinasi yang melibatkan bagian atau unit terkait dan Komite Mutu dan Keselamatan Pasien. Hasil rapat didokumentasikan dan disusun dalam bentuk laporan untuk disampaikan kepada Direktur Umum sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut untuk menyusun baik perencanaan kerja maupun perencanaan anggaran.
BAB IV PENUTUP
Dengan adanya panduan keselamatan dan keamanan diharapkan dapat menjadi acuan dan petunjuk Unit Pemeliharaan Sarana dan Prasarana (UPSRS), kerumahtanggaan, pemeliharaan
kesehatan lingkungan, teknisi dan K3RS dalam melaksanakan upaya keselamatan dan keamanan di rumah sakit. Sejalan dengan perkembangan regulasi pemerintah, perkembangan ilmu pengetahuan dan perkembangan teknologi khususnya dalam bidang keselamatan dan keamanan rumah sakit akan direvisi guna menunjang pelayanan kesehatan yang lebih baik.
