Facultad Nacional de Ingeniería Ingenie ría
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CAPITULO I
Introducción. Introducción.
La necesidad de poder adquirir un medicamento que ayude a subsanar la salud de una persona hizo que la venta de medicamentos sea un recurso que este alcance de todos, por tanto se propuso que una farmacia se instale en todas las zonas más cercanas a las de cualquier persona. La creciente demanda de adquisición de medicamentos a produjo de que las administración en una farmacia sean muchas veces mu y compleja, por tanto se opto por realizar un análisis el sistema farmacéutico para crear un sistema de información que ayude al propietario o propietaria, propietaria, a una mejor administración administración del negocio, facilitándole la posibilidad de administrar ventas, ingresos, stocks, etc.
En el presente proyecto daremos a conocer acerca de las actividades que tiene tiene un sistema farmacéutico, para posteriormente posteriormente llevarlos a un respectivo diseño, generando alternativas de solución que puedan generar más ganancias y reduzcan las actividades y nos eviten también problemas con los clientes, clientes, perdidas de datos o para evitar perder clientes.
1.
Antec nteced eden ente tes. s.
La Farmacia !"#"$E!%& ubicado en las calles, bol'var entre (arapacá y (acna) tiene actualmente * años de funcionamiento desarrolla sus actividades en la ciudad de %ruro desde el +- administrado por su propietario. La ciudad de %ruro como anda en continuo crecimiento tiene todo tipo centro de salud complementarios a estos se tiene las farmacias que presentan un papel muy importante que tiene que ver con la salud de las personas. e esta manera la Farmacia !"#"$E!%&, pone a consideración y disposición de toda la ciudadan'a %rureña toda clase de medicamentos con diferentes precios de acuerdo a la disponibilidad económica del cliente. 1.1. 1.1.
Antec nteced eden ente tess de Cont Contex exto to
La Farmacia Farmacia !"#"$ !"#"$E!% E!%&, &, está está al servicio servicio de toda toda la población población en general general,, debido debido a que los paciente pacientess no paran de acudir acudir a los servic servicios ios que brinda brinda esta esta institución.
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La entrega de informes es diariamente, al finalizar el d'a de cada semana con un respectivo control de facturas emitidas. El ob/etivo de la Farmacia es el e l de prestar servicio a la comunidad mediante la venta de medicamentos de uso general en el campo de la medicina, se puede observar que la demanda de servicio servicio en la zona este céntrica de nuestra nuestra ciudad para la farmacia farmacia tiene ciertas limitaciones como la competencia de otras farmacias cercanas, con esta información se busca ampliar el entorno en el cual se desarrolla la empresa a través de la me/ora de atención atenc ión al cliente e incremento de sus ventas diarias. 1.2. .2.
Ante An teccedentes tes de del Te Tema
En las diferentes Farmacias visitadas en la ciudad de %ruro se pudo observar que solo algunas cuentan con un sistema de información para el control y registro solo de las ventas de los medicamentos. En cuanto a la Farmacia !"#"$E!%& no cuenta con un sistema de información para el control y registro de las ventas de d e los medicamentos como accesorios para lo cual se realizara un seguimiento para saber el proceso que desempeña la misma. 2.
Misión
La farmacia !"#$#%&"'( perteneciente al departamento de 'ruro, brinda un serv serviicio, cio, inno innova vand ndo o, elab elabo orand rando o, comer omerc ciali ializa zand ndo o pro producto uctos s farmac farmacéut éutico icos, s, sustent sustentánd ándose ose en un sistem sistema a de gestió gestión n de calida calidad, d, el mejoramiento continuo de sus procesos y permanencia en el tiempo para mantener la satisfacción de sus clientes en al al ámbito medicinal). medicinal). 3. Visión
La farmacia !"#"$E!%&, ofrece sus servicios a todo tipo d e cliente con el fin de ser reconocida por la comunidad como la farmacia de mayor con*anza y mejor calidad en su servicio) . 4. Plante Planteami amient ento o del del Prob Problem lema a 4.1. 4.1. Iden Identi tifi fica caci ción ón del del Pro Probl bleema
La falta de administración dentro de la institución en cuanto a los ingresos obtenidos ocasion ocasionaa pérdid pérdidas as para para la instit instituci ución. ón. La falta falta de un regist registro ro de las diferent diferentes es consultas medicas, ocasiona la no e0istencia de un comprobante de egresos por mes, y el control de cada medicamento faltante dentro de la institución. El registró y control manual provoca que las facturas registradas de los productos en su respect respectivo ivo libro libro se encuent encuentren ren incompl incompleta etas, s, lo cual cual obstac obstaculi uliza za la obtenc obtención ión
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rápida y eficaz de la información solicitada por parte de la administración o personal de traba/o. La tardanza en la obtención y elaboración de informes estad'sticos suele provocar muc1as veces errores, ya ya que estos estos son revisados revisados y elaborados manualmente. El inadecuado registró y control manual de los datos de los medicamentos en el libr libro o diar diario io provo provoca ca la pérdi pérdida da de info inform rmaci ación, ón, demo demora ra al mome moment nto o de la elaboración y entrega de informes de la Farmacia !"#"$E!%&, incluso demora l atención rápida al cliente. 4.2. .2.
For Formu mullación ión de del Pro Problema lema
23ómo podemos obtener el control adecuado en el registro de los medicamentos y accesorios, ventas, compras, egresos, ingresos, consultas particulares de manera que las necesidades de la institución se reduzcan y se pueda realizar una atención más e*ciente a los clientes+ . Formu Formulac lació ión n de de !b"eti !b"eti#o #oss .1. !b"eti#o $e $eneral
"nalizar y desarrollar un 4istema de 5nformación automatizado para el registro de control y venta detallada para la Farmacia !"#"$E!%&, como también para las compras, ingresos, egresos para as' dar solución a las diferentes necesidades que aque/an a la institución, brindándole la seguridad y capacidad de un buen mane/o de la información ayudándola a optimizar la atención a sus sus clientes. .2 !b"eti#os %s&ec'ficos %s&ec'ficos $eal $ealiz izar ar el cont contro roll de vent ventaa de medic edicam amen ento toss para para la Farm Farmac acia ia
!"#"$E!%&. $ealizar el control de adquisición de los medicamentos. "mpliar los ingresos para la Farmacia. $educir las pérdidas económicas. (ener (ener un acceso rápido a la información deseada. 6roporcionar oportunamente a la parte gerencial informes sobre la venta y transacción e informes sobre el stoc7 e0istente. "nalizar "nalizar los requerimientos requerimientos de los medicamento medicamentos, s, accesorios, accesorios, venta, com compras pras para para cono conoce cerr el proc proces eso o de las las dife difere rent ntes es acti activi vida dade dess desempeñadas en la institución.
(. Alcances.
3ont 3ontro rola larr los los regi regist stro ross de venta venta y compr compraa de mane manera ra que e0ist e0istaa una una buen buenaa organización.
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$eal $ealiz izar araa modi modifi fica caci cione ones, s, actu actual aliz izaci acione ones, s, b8sque b8squeda da de dato datoss y un info inform rmee estad'stico de las ventas más frecuentes.
3ontrol de las vetas para saber que medicamentos, accesorios son mas necesarios en los consumos de los clientes.
6ermitirá conocer la información de una manera más rápida y precisa.
$egistro de los clientes. CAPIT)*! II
+. Marco Teórico Teórico
El ob/etivo general del marco teórico y conceptual es sobre todo generar resultados cient'ficos significativos y generalizables. "demás "demás ayudan a reunir el conocimiento e0istente ba/o la forma de sistemas co1erentes y estimulan nuevas investigaciones brindándoles dirección e impulso, orientando en general todo el proceso de investigación. Registro:
9n registro es un con/unto de datos almacenados o requeridos por alguien para realizar alguna consulta. Consulta
9na consulta es el acto de someter un duda o asunto a la conversación de otro. Medicamento Medicamento
9n medicamento es un sustancia que administra interior o e0teriormente a un organismo, sirve para prevenir, curar o aliviar a liviar las enfermedades. M,todo I-AC I-AC
54"3 :(raba/o en 4istemas de 5nformación y "nálisis de 3ambio; fue desarrollado en <=* en el 5nstituto para el esarrollo de "ctividades en las %rganizaciones en Estocolmo 4uecia, ba/o la dirección de >ots Lundenberg, 54"3 es un método para el desarrollo orientado al cliente de los sistemas de información. !o está bien adaptado al desarrollo de los sistemas de control. 54"3 fue desarrollado para asegurar que el negocio obtenga el sistema de información que necesite. 6ara alcanzar este ob/etivo 54"3 comienza con un análisis del problema organizacional que trata de encontrar soluciones reales a problemas reales.
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54"3 consiste de cuatro etapas, las cuales se concentran en las preguntas del usuario y la administración. Las cuatro etapas son? <.@ "nálisis e 3ambio
a. b. c. d. e. f. g. h. i. /.
List Listar ar rob roble lema mas s Listar Listar grupos grupos de inter interés és #nal #naliz izar ar los los pro probl blem emas as %ealiza ealizarr modelo modelo de activi actividad dades es #nal #naliz izar ar meta metas s -denti -denti*ca *carr nece necesid sidade ades s de de camb cambio io enera enerarr alter alternat nativa ivas s de cambi cambio o &speci &speci*ca *carr situacio situaciones nes desead deseadas as &va &valuar luar acc accione iones s &legir alternativa
+.@ Estudia de "ctividad A.@ "nálisis de 5nformación B.@ 5mplementación M,todo V!/
C%$ :efinición de $equerimientos %rientados a 6untos de Cista; Cista; El método C%$ sirve para determinar requerimientos funcionales y no funcionales. CAPIT)*! III 0. euerimientos 0.1. 0.1. In#e In#est sti iac ació ión n Prel Prelim imin inar ar 1. ¿Cuál es el problema?
ebido a la consecuencia de la falta de un sistema de información adecuado para tomar decisiones, respecto a las apreciaciones que se deben 1acer para realizar la compra y la venta de medicamentos u otros productos, se llega a producir en el sistema a menudo una escasez de inventario lo cual origina una demanda insatisfec1a o en otras ocasiones un e0cedente innecesario. 2. Detalle del problema. El sistema manual por medio de numero de llegada no es seguro. E0isten colas de espera.
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6ersonas que esperan no son atendidos completamente porque se termino el producto o medicamentos que requieren. 6érdidas económicas para la gerencia por los productos no controlados por sus fec1as de vencimiento. Errores en los precios de ventas algunas veces es alta o ba/a lo cual provoca reclamos o pérdidas económicas. Errores en la suma cuando son varios productos. 3. ¿Qué tan significativo es el problema? 9na mala administración, a través de los movimientos del sistema respecto a la demanda y a las cantidades en que se da esta, lleva a que se produzca una falta del producto por consiguiente una demanda insatisfec1a ósea una pérdida de ingresos, por otro lado un e0cedente originara un gasto e0cesivo. 4. ¿Cuál cree el usuario que es la solución al problema?
4e necesitara controlar automáticamente la recepción de medicamentos, la salida de los mismos, registros completos de inventarios, reportes de salidas y entradas. . ¿Como ayudara el sistema de información?
"yudar "yudaraa a obtene obtenerr inform informaci ación, ón, en forma forma inmedi inmediata ata,, sobre sobre la marc1a marc1a del sist sistem ema, a, y ayuda ayudara ra a obte obtene nerr deci decisi sione oness para para reduc reducir ir las las pérd pérdid idas as para para la Farmacia y obtener má0imos beneficios. (. ¿Quién mas conozca acerca de esto pudiera contactarse?
0.2. .2.
•
El administrador o administradora.
•
El propietario.
•
$egentes Farmacéuticos.
•
Las "u0iliares de Farmacia. %stu studio dio de de fa factibi tibili lid dad
9n resultado importante de la investigación preliminar es determinar si todos los aspectos solicitados son factibles en su realización, esto será evaluado los siguientes aspectos. D.+.<. Factibilidad T,cnica
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2E0iste o se puede adquirir la tecnolog'a necesaria para realizar lo que se pide !o e0iste e0 iste la tecnolog'a necesaria para realizar rea lizar lo que se pide puesto que qu e no 1ay el equipo necesario para esta tecnolog'a, pero si e0iste la posibilidad de adquirir un equipo. 2El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos requeridas para usar el nuevo sistema 4i tiene porque estará en un muy buen estado y un softare actualizado. 2El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el n8mero y ubicación de los usuarios El sistema si ofrecerá ofrecerá respuestas respuestas adecuadas adecuadas a las peticiones peticiones sin importar el n8mero y la ubicación de los usuarios porque los requerimientos del sistema están a su alcance. 2E0isten garant'as técnicas de e0actitud confiabilidad, facilidad de acceso de los datos En el sist sistem emaa a real realiz izar arse se si e0is e0iste ten n gara garant nt'a 'ass técni técnica cass de e0act e0actit itud, ud, confiabilidad, facilidad de acceso de los datos. 0.2.2. 0.2.2.
Facti Factibil bilid idad ad %co %conó nómic mica a
El desarrollo del sistema es económicamente factible pues no se requiere de una gran inversión, tomando en cuenta que solo se limitara al costo del 4oftare y la compra de un nuevo equipo) la misma está en condiciones y dispuesta a realizar una inversión inicial que la retribuirá ganancias a largo plazo. 0.2.3. 0.2.3.
Facti Factibil bilid idad ad !&e !&erat rati#a i#a
El personal encargado del mane/o del sistema de información tendrá un acceso fácil al mismo, esto permitirá un apoyo al control más detallado de los productos de transacción y venta ordenada diariamente. 2E0iste apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administración.2y por parte de los usuarios 4i e0iste el apoyo del gerente y también de los demás usuarios porque le ayudar'a en agilizar las ventas en la Farmacia.
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Los métodos que actualmente se usan en la Farmacia, 24on aceptados por los usuarios Los métodos son aceptados, pero eso no implica que no se pueda realizar el sistema. 2Los usuarios 1an participado en la planeación y desarrollo del proyecto. 23omo lo 1an 1ec1o 6art 6artic icip ipar aron on en una seri seriee de encue encuest stas as que se real realiz izo o a los los dueñ dueños os de problemas. 2El sistema propuesto causara per/uicios El sistema no causara per/uicios en ninguna de las áreas porque el sistema es para me/orar el control de ventas. 26roducirá resultados pobres en alguna área La facilidad de acceso a la información no se perderá solo que estará más segura y factible. 2La productividad de los empleados será menor después de instalado el sistema !o al contrario aumentara porque se necesitara a más empleados para el mane/o del sistema. 2Los clientes se verán afectados por la implantación del sistema 4i serán afectados positivamente. 0.3. 0.3. /eter /etermin minaci ación ón de eue eueri rimie mient ntos os m, m,tod todo o I-AC I-AC. . 0.3. 0.3.1. 1. An An5l 5lis isis is de de Camb Cambio io a *ist *istar ar Prob Proble lema mass
6
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6*? 6érdidas económicas. 6D? Falta de control de informes económicos econó micos 6=? Falta de infraestructura adecuada 6<? Lentitud a la 1ora de emitir facturas ru&o de Inter,s Inter,s b; *istado de ru&o
Listado de 6roblemas
Herente 6ropietario
"dministrador :Farmaceutico;
Farmacéutico
6<
I
I
I
6+
I
6A
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I
3liente
I
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I
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6roveedor
c; Anali6ar los los &roblemas &roblemas
I I
I I
I
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P10
7ustificación 7ustificación de los Problemas
<
9n AJ del personal evidencio que e0iste error en el inventario, puesto que si 1abr'a más saldr'an perdiendo más económicamente.
+
9n A* J de los clientes e0perimentaron que el producto no e0ista en la farmacia ya que esta se encuentra en un zona este céntrica si fuera en otra zona seria mas la posibilidad de que no e0istiera el producto
A
El B-J de los los clie client ntes es evid evidenc encia iaro ron n que e0is e0iste te cola cola de espe espera ra para para ser ser atendidos
B
9n BJ del personal e0perimento el mal mane/o de fec1as de vencimiento del producto, puesto que si seria mas podr'an clausurar el lugar
G
El *J evidencio que no 1ay inseguridad puesto que el personal que traba/a tiene conocimiento acerca de los medicamentos y cuenta con una lista llamada C"E>E39>.
-
9n
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muy controlado, puesto que todo esta bien controlado por listas e informes *
El <
D
El -GJ del personal asegura que 1ace falta un me/or control de informes económicos.
=
9n G=J de los clientes aseguran que la farmacia !"#"$E!% no cuanta con una infraestructura necesaria para todo su potencial.
<
El D+J de los clientes e0perimentaron la lentitud en la atención y emisión de facturas.
d 8acer 8acer un un Model Modelo o de de acti# acti#idad idades es %&#L-$# /"# 0/&1#
e An An5l 5lis isis is de Me Meta tass
H
H<.edi :>edicam cament entos, os, insumos 1ospitalarios, productos para bebes y cosméticos;.
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@ @ @
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H<.+ H<.+?? 3ontro 3ontrola larr la atenci atención ón del clie client ntee y soci socio o con con priori priorida dades des en función al sistema H<.A? H<.A? Hener Henerar ar info informe rmess de inven inventar tarios ios en cualq cualquie uierr moment momento o H <.B? <.B? Henera Henerarr repor reportes tes gráf gráfico icoss y estad' estad'sti sticas cas de de product productos os
H+? Henerar pol'ticas de satisfacción al cliente @
H+
HA? Henerar recursos financieros para el suministro de almacenes. Listado de 6roblemas
H<
6<
I
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I I
I
I
I
f /efinir necesidade necesidadess de cambio
H
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%b/etivo.@ H+, H< HA? Henerar recursos financieros para el suministro de almacenes. 6roblema.@ 6=,6+ %b/etivo.@ HA, H< $enerar alternati#a alternati#ass de cambio
"
"? !o 1acer ning8n cambio. A1: :El mismo; A2: :El mismo; A3: :El mismo; i %# %#al alua uarr las las alte altern rnat ati# i#as as
K4olucionado IK!o 4olucionado Listado de 6roblemas
Herente 6ropietario
"dministrador :Farmacéutico;
Farmacéutico
6<
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6A
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6roveedor
3liente
I
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6-
6*
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6=
I
I
I
6<
I
" %leir una alternati# alternati#a. a. 1 A1 2 A2 3 A3 4 A; 0.4. 0.4. euer euerimi imien entos tos Func Funcion ionale aless < no Funcio Funcional nales es M,to M,todo do Vo Vord. rd. a Identifi Identificaci cacion on de de los los -ta=e -ta=e9old 9olders ers > Pro&ietario > Administrador > Farmaceutico b *lu# *lu#ia ia de idea ideass •
$egistrar medicamentos y accesorios de la farmacia
•
$egistrar medicamentos vendidos
•
$egistrar en d los medicamentos comprados de un provedor
•
$ealizar consulta sobre los registros de los medicamentos
•
>ostrar un reporte de los proveedores que ofrecen los medicamentos.
•
Elaborar listado de los medicamentos mas vendidos.
•
>ostrar cuadros estad'sticos que permitan al usuario tomar decisiones
•
El sistema debe poseer facilidad de uso
•
Calidación de usurarios
•
$egistro de los clientes
•
>ostrar en un reporte la cantidad de medicamentos vendidos por d'a, semana, mes y año
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•
>ostrar la generación de ingresos por d'a de manera eficaz y eficiente
•
El sistema debe ser seguro
•
El sistema debe presentar una interfaz amigable
•
El sistema debe ser transportable y de uso fácil
•
El sistema debe ser iterativo e incremental para realizar modificaciones posteriores c
/ia /iara rama ma de de ?urb ?urbu" u"as as
/onde: -on los &untos &untos de #ista #ista Potenciales Potenciales
-on los ser#icios ser#icios del del sistema o reuerimie reuerimientos ntos funcionales funcionales
-on los reuerimien reuerimientos tos no funcionales funcionales < de dominio
%'-&5#%-'
#23-"-45%#2 '%
6#%3#7&/5-7 ' y accesorios de la $egistr $egistrar ar medica medicamen mentos tos
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c Identificacion de los Puntos de Vista Frente a la Información de -er#icio Administrador Administrador *ista de ser#icios Amacenar información &ro
de
Cerrar &ro
d 7eraru'a de
de
Intercambiar Intercambiar &ol'ticas entre usuarios
*ista de ser#icios ser#icios
*ista de -er#icios -er#icios
Permitir inreso de informes
Administrador Administrador Amacenar información de &ro
los &untos de Vista
)suario
Intercambiar Intercambiar &ol'ticas entre usuarios
uitar
e euerimientos Funcionales •
El 4istema debe tener un listado de todos los productos de la farmacia
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•
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El sistema permite actualizar datos en cualquier momento, pero tendrá un código de seguridad para que solo el o los encargados pueda modificar
•
eberá también tener el costo de cada producto que ofrece
•
El sist sistem emaa permi permite te real realiz izar ar una una impr impres esió ión n de todo todoss los los produ product ctos os que que asi asi lo requierael gerente propiedades para realizar los pedidos.
•
$egistro de la cantidad de los productos que falten
•
(endrá (endrá una información acerca del vencimiento de fec1a de los medicamentos medica mentos
•
(endra (endra graficos e iconos para el usuario f euerimientos euerimientos @o Funcionale Funcionaless
•
El sistema debe ser amigable y entendible.
•
El sistema debe ser transportable y de uso fácil.
•
El sistema de información debe ser fiable.
•
El sistema debe ser muy seguro.
•
El sistema debe ser iterativo e incremental para realizar modificaciones posteriores.
•
El sistema debe ser robusto.
. Conclusiones < ecomendaciones.
El 6royecto fue realizado a petición de la facultad con el ob/etivo de me/orar su procesos manuales a automáticos para lo cual este análisis nos ayudara a realizar el sistemas de información de compra y venta que automatizara de forma parcial los procesos co ntables de la Farmacia 3$54(% $EM&, este será un softare softare que podrá ser me/orado me/orado por cualquier cualquier especialista. Las soluciones que proporcionara el sistema de información realizado puede que contenga algunas fallas sin importancia que no se tomo en cuenta pero sin embargo se pueden realizar me/oras en el sistema de información. 4e recomienda no mostrar claves de acceso al sistema porque podr'a ocasionar cambios inesperados por segundas personas.
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