Modul Excel

Pelatihan Office Applications Materi Pelatihan

Microsoft Excel

Departemen Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung

2003

Pelatihan Office Applications

DAFTAR ISI 1

PENDAHULUAN ........................................................... ............................................................ .. 5

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 2

RUMUS DAN OPERASI RANGE ................................................................ ............................ 22

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3

MENGGUNAKAN FUNGSI .......................................................................................................47 FUNGSI-FUNGSI DASAR .........................................................................................................49 LATIHAN TUTORIAL 4............................................................................................................52

APLIKASI PENGGUNAAN FUNGSI......................................................... ............................. 55

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6

MENGATUR FORMAT TAMPILAN A NGKA ...............................................................................36 MENGATUR JENIS HURUF .....................................................................................................39 MENGATUR PERATAAN TAMPILAN DATA..............................................................................40 LATIHAN TUTORIAL 3............................................................................................................44

FUNGSI DALAM EXCEL.........................................................................................................47

4.1 4.2 4.3 5

R UMUS UMUS ATAU FORMULA ........................................................................................................22 ANGE ....................................................................................................................25 OPERASI R ANGE MENYALIN (COPY) DATA ....................................................................................................25 MEMINDAHKAN DATA ...........................................................................................................28 MENGATUR LEBAR K OLOM OLOM ...................................................................................................29 MENGATUR TINGGI BARIS .....................................................................................................31 MENGATUR TAMPILAN GARIS PADA LEMBAR K ERJA ERJA ............................................................32 LATIHAN TUTORIAL 2............................................................................................................33

FORMAT TAMPILAN.... ................................................................ .......................................... 36

3.1 3.2 3.3 3.4 4

SEKILAS MICROSOFT EXCEL ....................................................................................................5 MENGOPERASIKAN EXCEL .......................................................................................................5 MEMINDAHKAN PENUNJUK SEL (CELL POINTER )....................................................................7 )....................................................................7 MEMASUKKAN DATA KE LEMBAR K ERJA ERJA ...............................................................................8 MEMPERBAIKI K ESALAHAN ESALAHAN PENGETIKAN DATA ...................................................................12 MEMILIH R ANGE ANGE ATAU GRUP SEL .........................................................................................12 ERJA ....................................................................................................14 MENYIMPAN BUKU K ERJA MENUTUP BUKU K ERJA ERJA .........................................................................................................15 ERJA BARU .............................................................................................15 MEMBUKA BUKU K ERJA MEMBUKA FILE BUKU K ERJA ERJA ...............................................................................................15 MENYIMPAN BUKU K ERJA ERJA DENGAN NAMA LAIN ..................................................................16 LATIHAN TUTORIAL 1............................................................................................................18

PENGGUNAAN FUNGSI LOGIKA ..............................................................................................55 PENGGUNAAN FUNGSI TANGGAL DAN WAKTU .....................................................................56 PENGGUNAAN FUNGSI PEMBACAAN TABEL ..........................................................................57 PEMBERIAN NAMA R ANGE ANGE ....................................................................................................59 LATIHAN TUTORIAL 5............................................................................................................59 K ASUS ASUS-K ASUS ASUS .......................................................................................................................64

GRAFIK DAN GAMBAR........................................... ........................................................... ... 67

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

MEMBUAT GRAFIK DALAM EXCEL ........................................................................................67 MENGUBAH JENIS TAMPILAN GRAFIK ...................................................................................71 MENEMPATKAN GRAFIK PADA LEMBAR K ERJA ERJA TERPISAH ....................................................71 MENGHAPUS GRAFIK .............................................................................................................72 .............................................................................................................72 MENYISIPKAN OBYEK GAMBAR PADA LEMBAR K ERJA ERJA/GRAFIK ...........................................72 MENGATUR DAN MENATA OBYEK GAMBAR DENGAN TOOLBAR PICTURE ............................74 MENEMPATKAN OBYEK BERBENTUK VARIASI TEKS .............................................................75 LATIHAN TUTORIAL 6 .......................................................... ................................................. 76

Departem

Teknik Informatika ITB

2


DAFTAR ISI 1

PENDAHULUAN ........................................................... ............................................................ .. 5

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 2

RUMUS DAN OPERASI RANGE ................................................................ ............................ 22

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3

MENGGUNAKAN FUNGSI .......................................................................................................47 FUNGSI-FUNGSI DASAR .........................................................................................................49 LATIHAN TUTORIAL 4............................................................................................................52

APLIKASI PENGGUNAAN FUNGSI......................................................... ............................. 55

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6

MENGATUR FORMAT TAMPILAN A NGKA ...............................................................................36 MENGATUR JENIS HURUF .....................................................................................................39 MENGATUR PERATAAN TAMPILAN DATA..............................................................................40 LATIHAN TUTORIAL 3............................................................................................................44

FUNGSI DALAM EXCEL.........................................................................................................47

4.1 4.2 4.3 5

R UMUS UMUS ATAU FORMULA ........................................................................................................22 ANGE ....................................................................................................................25 OPERASI R ANGE MENYALIN (COPY) DATA ....................................................................................................25 MEMINDAHKAN DATA ...........................................................................................................28 MENGATUR LEBAR K OLOM OLOM ...................................................................................................29 MENGATUR TINGGI BARIS .....................................................................................................31 MENGATUR TAMPILAN GARIS PADA LEMBAR K ERJA ERJA ............................................................32 LATIHAN TUTORIAL 2............................................................................................................33

FORMAT TAMPILAN.... ................................................................ .......................................... 36

3.1 3.2 3.3 3.4 4

SEKILAS MICROSOFT EXCEL ....................................................................................................5 MENGOPERASIKAN EXCEL .......................................................................................................5 MEMINDAHKAN PENUNJUK SEL (CELL POINTER )....................................................................7 )....................................................................7 MEMASUKKAN DATA KE LEMBAR K ERJA ERJA ...............................................................................8 MEMPERBAIKI K ESALAHAN ESALAHAN PENGETIKAN DATA ...................................................................12 MEMILIH R ANGE ANGE ATAU GRUP SEL .........................................................................................12 ERJA ....................................................................................................14 MENYIMPAN BUKU K ERJA MENUTUP BUKU K ERJA ERJA .........................................................................................................15 ERJA BARU .............................................................................................15 MEMBUKA BUKU K ERJA MEMBUKA FILE BUKU K ERJA ERJA ...............................................................................................15 MENYIMPAN BUKU K ERJA ERJA DENGAN NAMA LAIN ..................................................................16 LATIHAN TUTORIAL 1............................................................................................................18

PENGGUNAAN FUNGSI LOGIKA ..............................................................................................55 PENGGUNAAN FUNGSI TANGGAL DAN WAKTU .....................................................................56 PENGGUNAAN FUNGSI PEMBACAAN TABEL ..........................................................................57 PEMBERIAN NAMA R ANGE ANGE ....................................................................................................59 LATIHAN TUTORIAL 5............................................................................................................59 K ASUS ASUS-K ASUS ASUS .......................................................................................................................64

GRAFIK DAN GAMBAR........................................... ........................................................... ... 67

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

MEMBUAT GRAFIK DALAM EXCEL ........................................................................................67 MENGUBAH JENIS TAMPILAN GRAFIK ...................................................................................71 MENEMPATKAN GRAFIK PADA LEMBAR K ERJA ERJA TERPISAH ....................................................71 MENGHAPUS GRAFIK .............................................................................................................72 .............................................................................................................72 MENYISIPKAN OBYEK GAMBAR PADA LEMBAR K ERJA ERJA/GRAFIK ...........................................72 MENGATUR DAN MENATA OBYEK GAMBAR DENGAN TOOLBAR PICTURE ............................74 MENEMPATKAN OBYEK BERBENTUK VARIASI TEKS .............................................................75 LATIHAN TUTORIAL 6 .......................................................... ................................................. 76

Departem


2


7

FUNGSI FINANSIAL ................................................... ........................................................... .. 78

7.1 7.2 7.3 7.4 8

FUNGSI PV ............................................................................................................................78 FUNGSI FV ............................................................................................................................80 FUNGSI PMT .........................................................................................................................81 FUNGSI UNTUK MENGHITUNG PENYUSUTAN .........................................................................83

PENCETAKAN ............................................................... .......................................................... . 86

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 9

MEMPERSIAPKAN PRINTER ....................................................................................................86 ERJA KE PRINTER ...............................................................................86 MENCETAK LEMBAR K ERJA ...............................................................................86 MENGATUR K ONFIGURASI ONFIGURASI HALAMAN PENCETAKAN .............................................................87 MENGATUR BATAS MARGIN PENCETAKAN ...........................................................................88 MEMBUAT HEADER DAN FOOTER ..........................................................................................89 MENGATUR LEMBAR K ERJA ...............................................................90 ERJA YANG AKAN DICETAK ...............................................................90 MEMPERAGAKAN HASIL PENCETAKAN DI LAYAR .................................................................91 LATIHAN TUTORIAL 8............................................................................................................92

MANAJEMEN BASIS DATA ........................................................... ........................................ 94

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 10

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 11

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 12

12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6

13

13.1 13.2

PENGERTIAN BASIS DATA .....................................................................................................94 E NTRI-EDIT DATA DENGAN FORM .........................................................................................94 PENGURUTAN BASIS DATA ....................................................................................................97 PENCARIAN DATA DENGAN AUTOFILTER ..............................................................................99 PENAMPILAN 10 DATA TERBESAR .......................................................................................101 .......................................................................................101 DUPLIKASI DATA DENGAN ADVANCED FILTER ...................................................................102 PEMBUATAN SUBTOTAL ......................................................................................................104 STATISTIK BASIS DATA .......................................................................................................105 K ASUS ASUS-K ASUS ASUS .....................................................................................................................109 PIVOT TABLE ......................................................... ............................................................ 111

MEMBUAT TABEL DENGAN PIVOT TABLE ............................................................................111 MENGUBAH LAYOUT PIVOT TABLE .....................................................................................114 TOOLBAR PIVOT TABLE .......................................................................................................115 PIVOT TABLE UNTUK MENGGABUNG R ANGE ANGE ......................................................................116 LATIHAN TUTORIAL 10........................................................................................................118 ANALISIS DATA DAN PEMECAHAN PEMECAHAN MASALAH ....................................................... 120

MENGAKTIFKAN FASILITAS ADD-I NS DATA A NALYSIS .......................................................120 STATISTIK DESKRIPTIF ........................................................................................................121 HISTOGRAM .........................................................................................................................123 MOVING AVERAGE ..............................................................................................................125 CONDITIONAL SUM ..............................................................................................................126 TABLE WHAT-IF ..................................................................................................................129 A NALYSIS TOOLPAK ...........................................................................................................133 AUTOSAVE ..........................................................................................................................139 LOOKUP WIZARD .................................................................................................................140 MENGGUNAKAN MACRO DI EXCEL EXCEL ............................................................. .............. 144

PENDAHULUAN ....................................................................................................................144 MENGULANG PEKERJAAN SECARA OTOMATIS .....................................................................144 LEBIH MUDAH DENGAN MACRO ..........................................................................................149 MEMBUAT PROSEDUR OTOMATIS DAN MENAMBAHKAN APLIKASI LAIN .............................150 EXPLORASI PENGGUNAAN MACRO DI EXCEL ......................................................................153 LATIHAN TUTORIAL 12........................................................................................................153

STUDI KASUS .......................................................... ............................................................ 155

K ASUS ASUS 1 : MENGHITUNG UANG LEMBUR ............................................................................155 ASUS 2 : MENGHITUNG GAJI DENGAN PPH PASAL 21 ......................................................158 K ASUS

Departem


3


13.3 13.4 13.5 13.6 13.7

K ASUS 3 : MENGHITUNG NILAI ...........................................................................................159 K ASUS 4 : MENGHITUNG SEWA K AMAR HOTEL ..................................................................161 K ASUS 5 : BASISDATA LEMBUR K ARYAWAN ......................................................................162 K ASUS 6 : BASISDATA R EKAP NILAI ...................................................................................165 K ASUS 7 : MEMBUAT GRAFIK .............................................................................................168

Departem


4


MICROSOFT EXCEL 1 Pendahuluan 1.1 Sekilas Microsoft Excel Microsoft Excel (sebut saja Excel) adalah salah satu program aplikasi spreadsheet yang dibuat oleh perusahaan Microsoft Corporation. Excel mempunyai lima keistimewaan utama yaitu Worksheet, Chart, Database, Macro, dan Advanced Formatting and Graphics. Versi yang akan digunakan adalah Microsoft Excel 2000 keluaran tahun 1999 yang bekerja di bawah sistem operasi Windows95/Windows 98/Windows2000. Aplikasi Spreadsheet ini lebih mudah dipakai, lebih fleksibel dan lebih terpadu dengan aplikasi Windows lainnya. Excel 2000 menyediakan fasilitas baru diantaranya fasilitas Web, Hyperlink, Multi Level Undo, Formula Autocorrect, Office Assistant dan sebagainya. Lembar kerja dalam Excel biasanya disebut Workbook (buku kerja). Workbook terdiri dari banyak worksheet (lembar kerja) atau sheet , yang masing-masing dapat memuat 256 kolom dan 65.536 baris sehingga dalam satu file dapat menyimpan beberapa lembar kerja. Perpotongan baris dan kolom dalam setiap lembar kerja disebut sel. Sel yang lebih dari satu atau kumpulan sel disebut grup sel atau range. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Panjang sel dari 0-255 karakter dengan tinggi sel 0-409 points. Maksimum panjang teks pada satu sel adalah 255 karakter dan panjang formula adalah 1024 karakter. Jenis data yang dimasukkan ke dalam sel dapat berupa teks/karakter, angka, rumus, tanggal dan waktu.

1.2 Mengoperasikan Excel Setelah Windows aktif, Excel dapat dijalankan dengan cara sebagai berikut : •

Memilih Menu Program : Start – Program – Microsoft Excel 1. Klik tombol Start yang ada di task bar 2. Pilih menu Program (Gambar 1-1) 3. Pilih dan klik aplikasi Microsoft Excel 4. Tunggu beberapa saat hingga buku kerja ( workbook) Excel ditampilkan (Gambar 1-2). 5. Buku kerja siap digunakan.

Departem


5


Gambar 1-1. Memulai Microsoft Excel 2000

Icon Kontrol Menu

Penunjuk sel Baris Menu

Gambar 1-2. Tampilan Utama Microsoft Excel 2000

Dalam mengoperasikan Excel ini, pemakai diasumsikan sudah mulai terbiasa menggunakan mouse. Dengan demikian, diharapkan penggunaan Excel dapat dilakukan secara optimal, lebih praktis dan cepat.

Departem


6


1.3 Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer) Ketika buku kerja Excel pertama kali dibuka, penunjuk sel berada pada alamat sel A1. Untuk memindahkan penunjuk sel ini ke posisi baru yang diinginkan dapat dilakukan melalui keyboard atau mouse.

1.3.1 Menggunakan Keyboard Tombol-tombol untuk memindahkan penunjuk sel dengan keyboard adalah : Tombol

Kegunaan



satu sel ke kanan



satu sel ke kiri



satu baris ke atas



satu baris ke bawah

Ctrl + 

satu layar ke kanan

Ctrl + 

satu layar ke kiri

PgUp

satu layar ke atas

PgDn

satu layar ke bawah

Ctrl+End

ke kolom terakhir yang berisi data

Home

kembali ke alamat sel A1

1.3.2 Menggunakan Mouse Untuk memindahkan penunjuk sel dengan mouse, cukup dilakukan dengan menekan tombol mouse satu kali (klik) pada alamat sel yang diinginkan (jika sel tersebut terlihat di layar). Sebagai contoh , jika dipilih sel D4 (perpotongan kolom D dengan baris ke-4), arahkan penunjuk  (mouse pointer) pada sel D4 kemudian klik  satu kali (lihat Gambar 1-3). Lembar/buku kerja dapat digulung ke kiri-kanan atau atas-bawah dengan menggunakan Scroll Bar (horisontal untuk gulung ke kiri-kanan dan vertikal untuk gulung ke atas-bawah).

Gambar 1-3. Tampilan pemilihan Sel D4

Departem


7


Bentuk penunjuk (pointer) mouse dan kegunaannya di lingkungan Excel : : terletak di dalam sel atau di atas sel, digunakan untuk menyorot / memilih suatu range

: terletak pada batas sel atau range yang dipilih, digunakan untuk memindahkan sel atau range yang dipilih. : Fill handle, terletak pada pembatas sel/range di ujung kanan bawah sel/range yang dipilih, digunakan untuk menyalin (copy) atau mengisi data berurutan ( series). : garis vertikal berkedip di sel tempat mengetikkan data yang disebut sebagai titik sisip (insertion point ).

Insertion point

1.4 Memasukkan Data ke Lembar Kerja Ada beberapa jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja, yaitu teks, angka (value), tanggal, waktu dan formula (rumus) seperti terlihat pada Gambar 1-4.

Gambar 1-4. Jenis-jenis data

Untuk memasukkan berbagai data tersebut ke dalam sel, pilih alamat sel yang dituju dan ketikkan data yang dimaksud. Setiap data yang diketikkan akan muncul di posisi insertion point (titik sisip). Excel secara otomatis mengatur setiap teks yang diketikkan tersimpan rata kiri dan angka diatur rata kanan. Semua data yang diketikkan akan ditampilkan di sel aktif dan di baris rumus. (Gambar 1-5). Sel aktif

Insertion point

Baris Rumus

Tombol OK

Tombol Cancel

Gambar 1-5. Tampilan Baris Rumus

Departem


8


 Catatan : Ketika memasukkan data perhatikan beberapa hal berikut ini : •

Data yang sedang diketikkan akan muncul pada sel yang dipilih dan di baris rumus.

•

Bila salah ketik, hapuslah karakter yang salah dengan tombol Backspace.

•

Pemasukkan data tidak harus diakhiri dengan Enter , dapat juga dengan menggunakan tombol (  ) atau PgUp dan PgDn bila sebelumnya mengklik tombol Confirm pada Baris Rumus (Formula Bar). Lihat Gambar 1-4.

•

Bila data tidak jadi dimasukkan, tekanlah tombol Esc atau pilih tombol Cancel yang ada di Baris Rumus.

1.4.1 Memasukkan Data Angka Angka atau bilangan adalah data nilai atau value yang berupa harga konstanta atau rumus yang diawali oleh karakter berikut ini : 0,1,2,3,..., 9 atau +, - , =, . , $, (. Data yang diawali karakter huruf atau lambang-lambang yang tidak tercantum di atas akan diperlakukan sebagai teks atau label. Bila angka pecahan desimal diketik/dimasukkan, pemisah desimal harus ditulis dengan titik (.), misal untuk angka seperempat harus diketik 0.25

1.4.2 Memasukkan Data Teks Teks merupakan kombinasi dari angka, spasi dan karakter-karakter non-numerik. Excel secara otomatis akan mengatur teks yang diketikkan rata-kiri, untuk mengubah pengaturan ini dapat dilakukan melalui menu Format, Cells dan Alignment atau toolbar seperti pada Gambar 1-6.

Gambar 1-6. Toolbar perataan teks

1.4.3 Memasukkan Data Tanggal dan Waktu Excel menganggap data tanggal dan waktu sebagai data angka (diatur rata kanan). Untuk menampilkan data tanggal atau waktu pada worksheet bergantung pada format angka yang sudah diaplikasikan pada sel yang bersangkutan. Untuk memasukkan data tanggal ke dalam sel, dapat digunakan slash (/) atau hyphen (-) sebagai pemisah bagian tanggal. Contoh :

Data tanggal

Departem


9


Untuk memasukkan data waktu, gunakanlah titik dua ( : ) untuk memisahkan bagian jam dan menitnya. Contoh :

Data Waktu

1.4.4 Memasukkan Data Berurutan (Data Series) Data yang berurutan adalah data yang dimasukkan secara berangkai dengan selang yang tetap, misalnya data nomor urut, nama-nama bulan, nama-nama hari, tanggal, teks bernomor dan sebagainya. Excel menyediakan fasilitas pemasukan data yang berurutan atau berderetan (data series) untuk mempercepat pemasukan data, yaitu dengan cara : 1. Mendrag Fill Handle 2. Menggunakan Menu Edit, Fill, Series Memasukkan data series dengan Mendrag Fill Handle :

1. Pilih sel tempat posisi awal dari data series yang akan dibuat, misalnya sel B2 2. Ketikkan data awalnya, misalnya angka 1. 3. Ketikkan data berikutnya, misalnya 2 pada sel berikutnya, contoh sel B3 4. Sorotlah range B2:B3 5. Draglah pointer mouse ke arah kotak hitam di sudut kanan bawah sel B3 (Fill handle) hingga berubah menjadi tanda tambah hitam. Lihat Gambar 1-7. 6. Geserlah/drag fill handle yang terpilih tsb. hingga ke sel B9 (Gambar 1-8).

Gambar 1-7. Mendrag Fill Handle

Gambar 1-8. Membuat data series

Departem


10


Memasukkan data series melalui Menu Edit

1. Masukkan data pertama ke dalam sel yang diinginkan 2. Blok/sorotlah range yang akan diisi dengan data series ke arah kolom (kanan) atau ke arah bawah (baris). 3. Pilih menu Edit, Fill, Series untuk membuka kotak dialog Series (Gambar 1-9)

Gambar 1-9. Kotak

Dialog Series

4. Tentukan besarnya step (langkah) antar data pada kotak Step Value. 5. Tentukan tipe data series melalui kotak Type. 6. Klik OK. Untuk menambahkan data series selain yang telah disediakan Excel dapat dilakukan dengan cara : 1. Pilih menu Tools, Options tab Custom List , untuk membuka kotak dialog options seperti pada Gambar 1-10.

Gambar

1-10. Kotak Dialog Options

2. Pilih New List pada kotak Custom lists.

Departem


11

Modul Excel

Recommend Documents