La Paz, 31 de Julio, 2009
COMERCIALIZADORA TUPIZA S.R.L. LA PAZ – BOLIVIA MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA OPERATIVA DEL 1 DE ENERO DE 2009 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009
“C & A” Auditores y Consultores MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA OPERATIVA A TUPIZA S.R.L. I.
DESCRIPCIÓN AUDITADA
DE
LOS
ANTECEDENTES
DE
LA
ENTIDAD
La comercializadora “Tupiza” S.R.L. fue constituida en fecha 8 de Junio de 1981, mediante Escritura pública de Constitución N° 0806/81, protocolizada ante Notario de Fe Pública. Esta empresa desde su constitución se dedica a la importación y comercialización de productos electrodomésticos, su oficina central se encuentra ubicada en Guerrilleros Lanza N° 2120 de la Zona de Miraflores. A la fecha, la empresa cuenta con dos pequeñas sucursales en las ciudades de Cochabamba y Santa Cruz, mismas que se manejan de manera independientemente. La entidad ha preparado un proceso de planificación estratégico que ha definido entre otros aspectos su misión como “La venta de electrodomésticos con calidad y bajo costo, cumpliendo las disposiciones tributarias y de garantía vigentes”. Definiendo también su visión “Ser líderes en el mercado de venta de electrodomésticos mediante la oferta de productos de calidad con garantía incluida que permita fortalecer su posición en el mercado de la ciudad de La Paz y ampliarlo a las principales capitales de nuestro país”.
II.
ANTECEDENTES DEL SERVICIO
El servicio de auditoria fue contratado con el propósito de establecer la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones realizadas por la empresa, a fin de empezar un proceso de readecuación de los procesos con el propósito de lograr la certificación ISO 9001-2000, tanto a la calidad de los procesos como en la venta de los electrodomésticos.
III.
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA
Se realizará una Auditoría Operativa con el propósito de establecer la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones realizadas por la empresa, con el propósito de lograr la certificación ISO 9001-2000. El alcance del servicio de Auditoría Operativa comprende el periodo comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre de 2009. La metodología del servicio a prestar está en función de la política de la consultora, misma que será desarrollada de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas de Auditoría Operativa, Normas Internacionales de Auditoría y disposiciones legales aplicables.
IV.
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME DE AUDITORÍA
Con el propósito de presentar adecuadamente las conclusiones del examen de Auditoría, la firma presentará su informe con el siguiente contenido:
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“C & A” Auditores y Consultores Carta del Informe Informe de síntesis o resumen Informe largo de Auditoría
V.
FACTORES INTERNOS ENTIDAD AUDITADA
Y
EXTERNOS
QUE
AFECTAN
A
LA
Se preparó una descripción de las principales características del entorno y las actividades internas de la empresa, no estableciéndose ningún aspecto que haya incidido o vaya a incidir significativamente en las operaciones que se vienen desarrollando actualmente. A tal fin se elaboró un Análisis PEST, un análisis de las fuerzas de la dinámica competitiva de Porter y una descripción de los posibles problemas internos que haya tenido la empresa en los últimos 12 meses. Se adjuntan al presente memorando los análisis mencionados.
VI.
CONTACTOS CON FUNCIONARIOS EJECUTIVOS DE LA ENTIDAD
El personal principal de la entidad está conformado por el Gerente General que además es el propietario mayoritario de la sociedad, el Gerente de Comercialización, el Gerente Administrativo – Financiero y el responsable de la Unidad de Adquisiciones. Así mismo, la empresa cuenta con un asesor legal externo que presenta informes mensuales respecto de los aspectos requeridos por la empresa.
VII.
ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS
Las tareas a realizar están detalladas en los programas de auditoría adjuntos al presente memorando, siendo el personal encargado de llevar adelante dichas tareas: Gerente de Auditoría, un Auditor Supervisor y dos Auditores Senior.
VIII.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO
El trabajo será desarrollado durante 20 días hábiles, con 560 horas/auditor, siendo el cronograma tentativo de Actividades el siguiente: “C & A” Auditores y Consultores AUDITORIA OPERATIVA A COMERCIALIZADORA TUPIZA S.R.L. GESTIÓN 2009 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AGOSTO DIAS 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HÁBILES L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L PLANIFICACIÓN 3 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR 3 EVALUACIÓN PROFUNDA 9 DESARROLLO DE HALLAZGOS 3 ELABORACIÓN DE INFORME 2 20 ELABORACIÓN PROPIA
ACTIVIDADES
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“C & A” Auditores y Consultores IX.
ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, serán archivados de acuerdo con el Manual de Papeles de Trabajo de la Consultora, de acuerdo a lo siguiente: Archivo permanente Archivo General Archivo Corriente
X.
VISITAS A EFECTUAR
En fecha de Agosto se realizará la visita única a la Oficina Central. Dado que las sucursales se manejan de manera independiente, se realizará un viaje de 3 (tres) días a cada ciudad para evaluar sus actividades. La visita a las sucursales en el Interior del país tiene como propósito fundamental evaluar el control interno existente en dichas dependencias y una evaluación del proceso de comercialización ya que las restantes actividades son coordinadas directamente desde la Oficina Central.
ESTRATEGIA DE AUDITORÍA 1. LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA Los programas de Auditoría fueron elaborados en base a un Enfoque Mixto, considerando un enfoque predominantemente de Cumplimiento para Transacciones rutinarias y un enfoque sustantivo para aquellas consideradas como no rutinarias; por lo que en virtud de los mismos se prepararán procedimientos de auditoría intensivos para cada caso en particular. Dichos programas se encuentran adjuntos al presente memorando.
2. FILOSOFÍA DEL SERVICIO El papel activo de la gerencia en el proceso, así como las políticas y procedimientos establecidos por las distintas áreas funcionales, aunque de manera informal, nos indican que aparentemente es apropiado adoptar un enfoque basado en sistemas en la Auditoría de la empresa para transacciones rutinarias, con las excepciones mencionadas anteriormente.
3. RIESGO DE AUDITORÍA Nuestra firma ha establecido que para los servicios de auditoría operativa se aceptará un riesgo máximo del 6% lo cual implica brindar un 94% de confiabilidad respecto de las actividades examinadas.
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“C & A” Auditores y Consultores 4. EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE El relevamiento de información ha permitido establecer también que la empresa no presenta riesgos inherentes significativos por lo que no se requiere de la participación de especialistas y/o expertos en el desarrollo del examen.
5. EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DEL CONTROL INTERNO Y EL RIESGO DE CONTROL Para la comprensión de los controles generales la firma de auditoría ha decidido utilizar la técnica de las narrativas, cuyo desarrollo inextenso se adjunta al memorando de planificación. Dicha comprensión ha sido realizada considerando los cinco componentes del control interno descritos en las normas internacionales de Auditoría. Basado en nuestra consideración preliminar de los componentes anteriores, pudimos establecer que el diseño del sistema de control interno aparentemente es adecuado, por lo que nuestra evaluación general preliminar del control interno soporta un Enfoque de Confianza o Cumplimiento para las transacciones rutinarias, considerando los niveles de riesgo inherentes relacionados con los controles manuales de conciliación y reprocesamiento diseñados por la gerencia. Basados en los aspectos mencionados en el siguiente punto y su anexo, aparentemente el proceso de control interno del cliente está bien diseñado con las excepciones detalladas. La gerencia general desempeña un papel activo en cerciorarse de que asignen suficiente tiempo y recursos para garantizar el funcionamiento de los controles establecidos.
6. DOCUMENTACIÓN DE CONTROLES GENERALES De acuerdo con lo evaluado en las secciones correspondientes a la evaluación preliminar del control interno, existen deficiencias que serán expuestas en los puntos pertinentes, sin embargo, consideramos que los controles manuales diseñados de conciliación y reprocesamiento de las operaciones que han sido revelados son suficientes para realizar una auditoría operativa con Enfoque de Confianza o Cumplimiento en las transacciones rutinarias. En la evaluación preliminar realizada para la obtención del entendimiento del control interno consideramos si los siguientes componentes interrelacionados de acuerdo a lo establecido por el Informe COSO soportan un enfoque basado en sistemas. Siendo la Evaluación de Riesgos no satisfactoria (se adjunta el detalle del análisis efectuado en los Anexos del presente memorando.
7. DETERMINACIÓN DE LA MATERIALIDAD Y NIVEL DE PRECISIÓN La política de auditoría de la firma, establece que los niveles de materialidad, importancia relativa y muestra planificada para el caso de una auditoría operativa deben basarse fundamentalmente en el criterio de los auditores, considerando la
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“C & A” Auditores y Consultores aplicación del muestreo estadístico cuando se considere necesario, o caso contrario de un muestreo aleatorio. El relevamiento de información preliminar nos permite establecer que el volumen de operaciones no es significativo por lo que no amerita la utilización de un muestreo estadístico.
8. RIESGO DE DETECCIÓN Y MUESTRA PLANIFICADA En base a los aspectos antes mencionados, la firma de auditoría ha establecido la aplicación de un Enfoque Mixto, considerando un enfoque predominantemente de Cumplimiento para Transacciones rutinarias y un enfoque sustantivo para aquellas consideradas como no rutinarias; por lo que en virtud de los mismos se prepararán procedimientos de auditoría intensivos para cada caso en particular.
9. INICIO DE TAREAS El trabajo será desarrollado en el tiempo presupuestado iniciando el trabajo de Auditoría el 3 de Agosto de 2009. El presente memorando fue elaborado el 31 de Julio de 2009 y el personal a cargo de su preparación, revisión y aprobación, es el descrito a continuación: Preparado por: Fecha: Revisado por: Fecha: Aprobado por: Fecha:
Jorge Ariel Peralta
Supervisor de Auditoría
26 de Julio de 2009 Filiberto Sánchez
Gerente de Auditoría
28 de Julio de 2009 Juan Galarza
Socio
31 de Julio de 2009
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