Objetivos de la Auditoría de Inventarios. ¿Qué es la Auditoría de Inventarios?
Los inventarios son los bienes que poseen las empresas para su venta y para su proceso, tran transf sfor orma maci ción ón y vent venta a post poster erio iorr, tale tales s como como mate materi rias as prim primas as,, mate materi rial al de empa empaqu que, e, abastecim abastecimientos ientos,, productos productos en proceso proceso y artículos artículos terminados. terminados. Estos bienes, bienes, generalme generalmente, nte, repr repres esen enta tan n uno uno de los los reng renglon lones es más más impo import rtan ante tes s del del acti activo vo de las las empr empres esas as,, sien siendo do fundamental en la determinación del costo de ventas y de los resultados de ejercicios (N!"#.
Objetivos de la Auditoría de Inventarios. $segurarse que las cifras que se muestran como inventarios estos efectivamente representados por
materiales les,
mercancías,
suministros
y
prod roductos
que
e%istan
física icamen mente
y,
consecuentemente, el auditor debe satisfacer que el cliente &a tomado el cuidado ra'onable para la determinación de las cantidades físicas y el estado de los inventarios.
ue los inventarios se &ayan valuado de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
ue los inventarios est)n aritm)ticamente correctos.
ue contengan solamente mercancías y materiales en buenas condiciones de uso o de venta y que se e%cluyan las e%istencias obsoletas y defectuosas, o bien que se estable'can provisiones adecuadas para posibles p)rdidas al disponerse de dic&as e%istencias.
ue la presentación de los inventarios en los estados financieros sea correcta, y se &aga una revelación suficiente respecto.
Los objetiv objetivos os de una audito auditoría ría incluy incluyen: en: !ompro !omproba barr la e%acti e%actitud tud de la inform informaci ación. ón. *na auditoría &ace un recuento de la información de un periodo dentro de la empresa y la compara con los report reportes es entreg entregado ados s previa previamen mente, te, se puede puede verifi verificar car que el invent inventari ario o se encuen encuentre tre comp comple leto to y en buen buen esta estado do,, la cant cantid idad ad de prod produc ucto tos s en curs curso, o, la cant cantid idad ad de prod produc ucto tos s terminados y sin enviar, el dinero en caja sea el declarado, entre otros detalles.
+ambi)n ambi)n se comprueba que en efecto &aya la cantidad de unidades obsoletas conforme se &ayan reportado. Esto es importante para evitar que &aya robo interno dentro de una empresa.
e puede tambi)n determinar que productos dentro de la empresa a-n pertenecen a esta, o &ay en e%istencia productos que ya &ayan sido vendidos mas no entregados. e comprueba que el flujo de bienes sea el correcto entre las distintas etapas Entrada, /roducción y alida.
e verifican medidas de control interno, así como los procedimientos de la empresa, se comprueba que se est)n aplicando y que estos sean funcionales. 0inalmente el objetivo de una auditoría es comprobar que la empresa est) funcionando de forma óptima, y en caso de detectarse errores, dar propuestas de cómo resolver dic&o problema.
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Los inventarios son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y4o para usarse en la producción de bienes y servicios.
3tro concepto que vale la pena destacar es el siguiente 5Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que &an sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales6.
Los inventarios representan los costos acumulados por la adquisición o producción de materias primas, abastecimientos, productos en proceso y producto por venderse.
Los inventarios incluyen los productos o servicios que se tienen para la venta, productos en proceso de fabricación y materiales que se espera que sean utili'ados o consumidos en la producción. El termino inventario de mercancía generalmente se utili'a cuando se trata de artículos que se tienen para la venta por mayorista o detallista precisamente adquiridos para ser vendidos.
Los t)rminos materias primas, producto en proceso, productos terminados y accesorios de fabrica, por lo general se utili'an al referirse a los inventarios de una empresa manufacturera.
Los inventarios representan uno de los reglones más importantes del activo de las empresas, siendo de importancia fundamental en la determinación de su costo y consecuentemente de los resultados del ejercicio.
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Los activos corriente más importante en el balance general de la mayoría de las compa9ía son el efectivo, las cuenta por cobrar y los inventarios. 8e estos tres el inventario por lo general es el más valioso. La venta de mercancía a un precio mayor del costo proporciona a las empresas la principal fuente de utilidades. i la producción y la entrega de los productos fuera instantánea, no &abría necesidad de inventarios salvo como una protección contra los cambios en los precios.
$ pesar de las maravillas de las computadoras, la automati'ación y la administración científica, los procesos de manufactura y de mercado no funcionan aun con la suficiente rapide' que permita evitar la necesidad de los inventarios. Estos deben mantenerse para poder servir al cliente inmediatamente o, por lo menos, con la suficiente prontitud de tal modo que estos no se dirijan a otras fuentes de abastecimiento.
8ebido a la materialidad de este activo, un error en su evaluación puede ocasionar una distorsión de alta incidencia en la situación financiera y en la determinación de los resultados de las operaciones.
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La importancia fundamental de la auditoria de inventario es que estos son un factor determinante en el cálculo de las utilidades y la correcta integración del costo de ventas. !onstituyen generalmente un rubro material dentro del balance general y si no estuvieran bien controlados físicamente y bien valuados, las cifras del balance carecerían de ra'onabilidad.
*no de los objetivos contables principales en los inventarios es la determinación adecuada de las utilidades por medio del proceso de aplicar acertadamente los costos y los gastos a los ingresos. La contabilidad y la auditoria del inventario son dos de las consideraciones mas importante en la determinación de las utilidades liquidas, porque el estado de ingreso será ine%acto si se carga equivocadamente los inventarios al costo de las mercancías vendidas durante el periodo y si los inventarios restantes se cuentan, contabili'an o eval-an erróneamente al cerrar el ejercicio contable.
Los inventarios constituyen frecuentemente la partida más importante de activo circulante de una organi'ación comercial y una de gran importancia compararla con el total de los activos.
$l estar los inventarios directamente relacionados con la integración del costo de ventas tambi)n lo están con las políticas de fijación de precios de ventas. $l reali'ar su trabajo el auditor está en la posibilidad de determinar si los precios de ventas que se están aplicando en una compa9ía son congruentes con los costos en que se &an incurrido y si estos precios de ventas son similares a los del mercado.
La auditoria de inventario es importante ya que permite establecer si es necesario que el cliente cree reservas por inventarios obsoletos o deteriorados y si estas ya e%isten determinar si las mismas son suficientes para cubrir posibles p)rdidas.
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La responsabilidad del auditor en la auditoria de inventarios puede resumirse en cuatro etapas
$# 1erificación del sistema de control interno y registro de los inventarios.
$quí se deberá evaluar los controles y organi'ación de los departamentos de compras, fabricación, contabilidad, almacenaje y despac&o. 8eberá efectuarse una verificación matemática de los res-menes de inventario así como establecer el flujo de información que lleva a la contabili'ación de los inventarios.
Es importante reali'ar en esta etapa una evaluación del personal que interviene en las fases de trabajo que afectan los inventarios.
:# !omprobación de las cantidades físicas de inventario.
Evaluación del control interno sobre el inventario físico, de los procedimientos empleados en la toma del inventario y la forma en que se corrigen las diferencias y por -ltimo la ra'onabilidad del dato de los registros contables con el real.
!# 1erificación de los m)todos de valuación de inventarios utili'ados.
8eberá observarse que el m)todo empleado este de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y que &ayan sido aplicado consistentemente.
El auditor debe evaluar todos los aspectos que inciden en la evaluación como lo son el mercado, la competencia, la obsolescencia y las características propias de cada producto.
8# $nálisis de la adecuada determinación de costos.
e deberá estudiar el sistema de acumulación de costos empleado por la empresa, que se &aya utili'ado consistentemente de un periodo contable a otro y que sea el más adecuado de acuerdo con las características de la compa9ía que se está evaluando.
$l estudiar la acumulación del costo, debe verificarse que el mismo se determine considerando todos los elementos del costo especialmente en casos especiales como la capitali'ación de intereses cuando e%istan activos elegibles.
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En caso que sea factible y ra'onable, el auditor debe estar presente al tomar inventarios y observar los procedimientos seguidos, con el objeto de quedar convencido de que las cantidades que aparecen en inventario están en e%istencia. El auditor debe comparar la e%actitud del trabajo de oficina en el resumen del inventario.
8ebe e%aminarse los procedimientos de compra y la determinación del costo de ventas, siguiendo el m)todo reconocido de aplicar los costos y los gastos a los ingresos respectivos.
El auditor debe determinar que el tratamiento de las reservas para inventarios &aya sido justo y apropiado, y que los cargos y abonos a estas reservas est)n de acuerdo con las costumbres contables reconocidas.
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Los principales objetivos de la auditoria son para determinar si
$# +odos los inventarios incluidos en el balance general son mantenidos por la entidad o por terceros para la entidad.
:# +odos los inventarios poseídos por la entidad en la fec&a del balance general están incluido en el balance general.
!# Los inventarios se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicado en forma consistente
<# los costos &ayan sido determinados en forma adecuada.
"# El valor del mercado &aya sido determinado en forma adecuada.
=# e &aya creado una reserva adecuada para artículo obsoleto.
># e &aya creado una reserva adecuada para perdidas en compromiso de compra y venta.
8# La entidad posee, o tiene derec&o legal a, todos inventarios en la fec&a del balance general. +odos los inventarios están libres de embargos, prendas u otros intereses colaterales en su propiedad o, de no ser así, dic&os embargos, prendas u otros intereses colaterales en su propiedad están identificados.
E# Los inventarios están apropiadamente clasificados, descrito, y revelados en los estados financieros, incluyendo sus notas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.
3tro objetivo fundamental es verificar que las cifras contabili'adas como e%istencias se corresponden con la realidad, &abiendo seguido un sistema de valoración y registró uniforme respecto al de los ejercicios anteriores.
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on los m)todos y procedimientos que la empresa utili'a proteger los activos en contra del desperdicio, autori'ar las operaciones, y asegurar la e%actitud de los r egistros contables.
El renglón de los nventarios es el de mayor significación dentro del activo corriente, por su cuantía, y porque de su manejo adecuado proceden las utilidades de la empresa.
El control nterno de los nventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios, siguiendo el proceso de compras.
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!ontrol 3perativo y !ontrol !ontable.
!ontrol 3perativo
!omprende el movimiento físico del inventario y del mantenimiento de las e%istencias y un nivel apropiado tanto en t)rmino cuantitativo como cualitativo. i se compra sin criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios, a este control es que se le conoce como control preventivo.
El control preventivo se refiere a que se compre realmente la cantidad que se necesita, evitando así, la acumulación e%cesiva.
La auditoria en el análisis de inventarios y control contable, permite conocer la eficiencia del control preventivo, y se9ala los puntos d)biles que merecen una acción correctiva. Los r egistros y las t)cnicas de control contable se utili'an como &erramientas valiosas en el control preventivo.
!ontrol !ontable
e refiere a la reali'ación de los registros apropiados y al reporte de movimientos y e%istencias en unidades y en valor desde la concentración de las compras, &asta la entrega al cliente.
1EN+$;$ 8EL +E7$ 8E !3N+23L N+E2N3 8E L3 N1EN+$23.
< $yuda a 7antener el mínimo de capital invertido.
" 2educe los altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades e%cesivas de inventarios.
= 2educe los riesgos de fraudes, robos, o da9os físicos.
> Evita que dejen de reali'arse ventas por falta de mercancías.
? Evita perdidas resultantes de baja de precios.
@ 2educe el costo de la toma de inventario 0ísico $nual.
/23!E87EN+3 8E $*8+32$ 8E N1EN+$23.
on el conjunto de t)cnicas de análisis e investigación aplicables a &ec&os y circunstancias económicas, mediante las cuales el auditor obtiene las bases para fundamentar su opinión sobre los estados financieros sujetos a e%ámenes.
