LAMPIRAN : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT PANTI WALUYO PURWOREJO NOMOR : 011/PR-Per.Dir/I/2015 TENTANG PANDUAN PENGUMPULAN DATA, V ALIDASI DAN ANALISA DATA
PANDUAN PENGUMPULAN DATA, VALIDASI DAN ANALISA DATA
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Terdapat dua hal utama yang mempengaruhi kualitas data hasil pengumpulan yaitu, kualitas instrumen penelitian dan kualitas pengumpulan data. Kualitas instrumen penelitian berkenaan dengan validitas dan reliabilitas instrumen dan kualitas pengumpulan data berkenaan dengan ketepatan cara-cara yang digunakan untuk mengumpulkan data. Oleh karena itu instrumen yang telah teruji validitas dan reliabilitasnya, belum tentu dapat menghasilkan data yang valid atau reliabel, apabila instrumen tersebut tidak digunakan secara tepat dalam pengumpulan datanya. Untuk mengetahui bagaimana teknik pengumpulan data kuantitatif dan kualitatif maka akan diuraikan pada pembahasan selanjutnya. Langkah pengumpulan data adalah satu tahap yang sangat menentukan terhadap proses dan hasil penelitian yang akan dilaksanakan tersebut. Kesalahan dalam melaksanakan pengumpulan data dalam satu penelitian, akan berakibat langsung terhadap proses dan hasil suatu penelitian. Kegiatan pengumpulan data pada prinsipnya merupakan kegiatan penggunaan metode dan instrumen yang telah ditentukan dan diuji validitas dan reliabilitasnya. Secara sederhana, pengumpulan data diartikan sebagai proses atau kegiatan yang dilakukan peneliti untuk mengungkap atau menjaring berbagai fenomena, informasi atau kondisi lokasi penelitian sesuai dengan lingkup penelitian. Dalam prakteknya, pengumpulan data ada yang dilaksanakan melalui pendekatan penelitian kuantitatif dan kualitatif. Dengan kondisi tersebut, pengertian pengumpulan data diartikan juga sebagai proses yang
menggambarkan proses pengumpulan data yang dilaksanakan dalam penelitian kuantitatif dan penelitian kualitatif. Pengumpulan data, dapat dimaknai juga sebagai kegiatan peneliti dalam upaya mengumpulkan sejumlah data lapangan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan penelitian (untuk penelitian kualitatif), atau menguji hipotesis (untuk penelitian kuantitatif). Merujuk pada pengertian di atas, betapa pentingnya pengumpulan data dalam proses penelitian. Tanpa data dat a lapangan, proses analisis data dan kesimpulan hasil penelitian, tidak dapat dilaksanakan. Ada perbedaan yang cukup mendasar mengenai pengumpulan data dalam penelitian kuantitatif dan kualitatif. Oleh karena itu, membahas pengertian pengumpulan data tidak hanya pada pemahaman pengertiannya saja, akan tetapi perlu dipahami juga, bagaimana pengumpulan data dalam penelitian kuantitatif dan kualitatif. Pengumpulan data dalam penelitian kuantitatif dalam pelaksanaannya tidak mesti harus langsung oleh peneliti, akan tetapi dapat dilakukan melalui pihak lain yang dipandang mampu atau kompeten dalam melaksanakan pengumpulan data. Atas dasar tersebut, maka instrumen penelitian yang akan digunakan, harus memenuhi syarat-syarat instrumen pengumpulan data. Rumah Sakit Panti Waluyo Waluyo Purworejo berupaya untuk mengumpulkan, menganalisa dan melakukan verifikasi data untuk mengukur pencapaian kinerja proses pelayan. Pengumpulan data indikator mutu adalah, hasil pengukuran pencapaian target sasara mutu masing-masing Gugus tugas di RS Panti Waluyo Purworejo.Validasi data adalah proses tindakan pembuktian kebenaran atas data, bahwa suatu proses/metode dapat memberikan hasil yang konsisten sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan terdokumentasi dengan baik.
B.
Tujuan Panduan 1.
Tujuan Umum
Sebagai pedoman dalam pengumpulan data, verifikasi, analisa dan publikasi hasil pengukuran hasil indikator mutu dan indikator kunci. 2.
Tujuan Khusus
1)
Sebagai panduan pengumpuln data indiaktor mutu dari gugus tugas di RS Panti waluyo Purworejo.
2)
Menetukan kriteria data dan validasi data yang dikumpulkan oleh pengumpul data;
3)
Sebagai acuan untuk melakukan pengolahan, publikasi data, pencatatan dan pelaporan data indikator mutu di gugus tugas.
C.
Ruang Lingkup
1.
Panduan ini diterapkan kepada seluruh kegiatan yang terkait dengan Pengukuran dan Validasi data di Rumah Sakit Panti Pan ti Waluyo Purworejo.
2.
Pelaksana Pedoman ini adalah seluruh Petugas (Kepala Seksi dan Koordinator di Gugus Tugas) yang bertugas mengumpulkan data ke Komite Mutu.
D.
Kebijakan
1.
Setiap data indikator mutu harus di kumpulkan ku mpulkan dan diverifikasi oleh Komite Mutu.
2.
Setiap data yang yang sudah terkumpul di Komite Mutu harus dilakukan Validasi data oleh Komite Mutu.
3.
Setiap terjadi perubahan data harus dilakukan validasi dan verifikasi oleh Komite Mutu
4.
Setiap hasil analisa data indikator mutu harus dibuat laporan dan evaluasi atas ketidaksesuaian antara target dengan pencapaian dan dilaporkan kepada Direktur.
E.
Tugas dan Tanggung Jawab
1.
Kepala Seksi dan Koordinator Bertugas dan bertanggungjawab untuk melakukan pengumpulan data indikator mutu ke Komite Mutu dilakukan setiap tanggal 5 bulan berikutnya atau disesuaiakan dengan target waktu dalam profil indiktaor mutu unit.
2.
Sekretaris Komite Mutu Menerima laporan Indikator Kunci dan Indikator Mutu, menyusun dalam bentuk urutan data untuk selanjutnya digunakan sebagai sarana melakukan verifikasi dan validasi data unit.
3.
Ketua Komite Mutu a) Bertugas dan bertanggungjawab atas analisa data, evaluasi data yang sudah terkumpul untuk disampaiakn kepada Direktur dan Pengurus Yakkum. b) Ketua Komite Mutu bertanggungjawab atas proses evaluasi dan publikasi data, validitas data. c) Menyusun RCA jika terjadi Kejadian Tidak Diharapkan dalam proses pelayanan.
4.
Direktur a) Bersama dengan Ketua Komite mutu secara bersama-sama menentukan area klinik, Manajerial dan Sasaran Keselamatan Pasien dan menyusun program mutu. b) Bertanggungjawab untuk memberikan laporan kepada Pengurus Yakkum sebagai Pemilik serta melakukan pembahasan masalah yang terjadi dalam proses pelayanan serta melakukan evaluasi hasil analisa secara periodik.
5.
Pengurus Yakkum a) Menetapkan Indikator Mutu yang sudah disusun di Unit Kerja Yakkum. b) Memberikan umpan balik atas laporan dari Unit Kerja Yakkum
BAB II RUANG LINGKUP KEGIATAN
A.
Pengumpulan Data Indiakator Mutu Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
B.
Verifikasi Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti Panti Waluyo Purworejo
C.
Validasi Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
D.
Analisas Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti P anti Waluyo Purworejo
E.
Pelaporan Data Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
F.
Publikasi Data Indikator Mutu Rumah Sakit Sak it Panti Waluyo Purworejo
G.
Proses PDSA Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
BAB III TATA LAKSANA KEGIATAN
A.
Pengumpulan Data Indikator Mutu
1. Data yang dikumpulkan dari gugus tugas harus memenuhi kriteria kritis (data kasus, catatan mutu) 2. Data pengukuran indikator mutu dikumpulkan ke Ketua Komite Mutu setiap tanggal 5 bulan berjalan. 3. Data pengukuran indikator mutu dikumpulkan dalam bentuk cetak (hard copy) 4. Data pengukuran indikator mutu dikumpulkan oleh Kepala Gugus Tugas atau staf yang ditunjuk oleh Kepala gugus tugas. 5. Data pengukuran indikator mutu yang dikumpulkan ke Ketua Komite Mutu di tanda tangani oleh Kepala Gugus Tugas dan Kepala Bagian. 6. Data indikator mutu yang sudah terkumpul ke Ketua Komite Mutu akan diberikan bukti berupa tanda tangan pengesahan pada dokumen. 7. Data indikator mutu yang dipilih untuk dilakukan validasi dikumpulkan kepada Komite Mutu oleh orang yang berbeda. 8. Pengumpulan data indikator mutu dilakukan dengan sensus dan sampling; 9. Khusus data yang menyangkut individu harus dikumpulkan dengan cara sensus (misalnya untuk mengetahui jumlah rata-rata kunjungan pasien rawat inap, jumlah penderita suatu penyakit dalam satu periode) dengan data yang kurang populasinya kurang dari 50 sampel/ responden. 10. Data yang jumlah populasinya lebih dari 100 harus dilakukan random sampling untuk mendapatkan data yang sah. 11. Sampling acak sederhana (simple random sampling) a. Sampling acak sederhana adalah proses sampling yang memenuhi persyaratan bahwa setiap unit analisis yang ada dalam populasi mempunyai peluang yang sama untuk terpilih ke dalam sampel. b. Jika ukuran populasi N, maka setiap unit populasi mempunyai peluang 1/N untuk terpilih ke dalam sampel.
c. Sampling acak sederhana merupakan dasar dari sampling lainnya, tetapi penggunaannya terbatas sekali, terutama dalam penelitian survei yang ruang lingkupnya luas. d. Sampling acak sederhana dapat digunakan jika peneliti berhadapan dengan populasi yang relatif homogen dan kerangka harus lengkap dan tersedia. 12. Sampling acak stratifikasi (stratified random sampling) a. Dilakukan dalam keadaan populasi yang sangat heterogen sehingga populasi dibagi ke dalam sub populasi pop ulasi (strata). b. Tujuan stratifikasi membentuk strata yang keadaannya relatif homogen sehingga tujuan utama memperoleh hasil analisis yang mempunyai presisi tinggi dapat tercapai. c. Variabel stratifikasi yang digunakan adalah variabel yang erat hubungannya dengan variabel yang sedang diteliti. 13. Sampling klaster (cluster sampling) a. Unit analisis merupakan sebuah kesatuan yang k arakteristiknya akan diukur. b. Unit analisis bisa merupakan sebuah kesatuan yang berdiri sendiri (tidak dapat dibagi-bagi). c. Berlawanan dengan pembentukan strata, klaster dibentuk dengan tujuan memperoleh keadaan se-heterogen mungkin. d. Jika dalam klaster keadaan heterogen, klaster menjadi homogen. e. Bila pembentukan klaster seperti ini dapat tercapai, maka banyaknya klaster yang digunakan untuk menentukan sampel penelitian cukup 2 buah saja karena homogen. f.
Dalam prakteknya di lapangan, klaster yang biasa diambil adalah daerah administratif seperti RT, RW, kelurahan, kecamatan, dan lain-lain. Akibat pembentukan klaster seperti ini maka keadaaan di dalam klaster relatif heterogen dan antar klaster relatif homogen. Oleh karena itu, disarankan melakukan pembentukan klaster menggunakan daerah administrative. (misalnya untuk mengetahui jumlah pasien dari suatu daerah)
14. Indikator mutu yang menggunakan percentase digunakan apabila populasi yang diukur lebih dari 100 orang/ sampel. Misalnya untuk mengukur indeks kepuasan pelanggan.
15. Pencentile (1/1.000.000 atau 0/oo) digunakan untuk kejadian atau insiden yang sangat kecil misalnya (angka sentinel yang terjadi di suatu ruan g) 16. Angka biasa digunakan untuk kejadian atau insiden yang terjadi dalam rentang waktu yang lama (jarang terjadi) misalnya , angka pasien jatuh, angka inos, angka dekubitus, angka ilo, ili, isk.
B.
Verifikasi Indikator Mutu
1. Verifikasi data dilakukan oleh komite mutu bersama orang yang ditunjuk oleh gugus tugas untuk melakukan pengumpulan data. 2. Verifikasi data dilakukan oleh orang lain dalam gugus tugas tersebut untuk menjamin validitas data yang dikumpulkan. 3. Mencatat data di gugus tugas yang menghasilkan catatan lapangan. 4. Melakukan penandaan tertentu agar sumber datanya tetap dapat ditelusuri, 5. Mengumpulkan,
memilah-milah,
mengklasifikasikan,
mensintesiskan,
membuat
ikhtisar dan membuat indeksnya,
C.
Validasi Indikator Mutu
1.
Validasi data indikator mutu dilakukan oleh Ketua Komite Mutu bersama dengan Kepala Gugus Tugas
2.
Validasi data sasaaran mutu di selenggarakan dalam forum khusus yaitu Rapat Tinjauan Manajemen yang diselenggarakan setiap 3 bulan sekali.
3.
Validasi data bisa menggunakan metodologi :
Prospective validation, validation, digunakan untuk proses baru, sebelum memenuhi spesifikasi yang dipersyaratkan atau pada saat uji coba.
Concurrent Validation, Validation, digunakan untuk data yang sudah tervalidasi tetapi akan ditentukan beberapa parameter yang baru.
Retrospective Validation, digunakan Validation, digunakan untuk established data dengan mengevaluasi proses berdasarkan historis data-data proses, testing dan control validasi ini dilakukan sebelum Prospective validation.
4.
Pengukuran validitas dan reliabilitas mutlak dilakukan, karena jika instrument yang digunakan sudah tidak valid dan reliable maka dipastikan hasil penelitiannya pun tidak akan valid dan reliable.
5.
Data indikator mutu yang valid, artinya bila terdapat kesamaan antara data yang terkumpul dengan data yang sesungguhnya terjadi pada objek yang diteliti. Misalnya jika objek berwarna merah, sedangkan data yang terkumpul berwarna putih maka hasil data tersebut tidak valid sehingga perlu dilakukan uji ulang.
6.
Data indikator mutu yang reliable bila terdapat kesamaan data dalam waktu yang berbeda. Kalau dalam objek kemarin berwarna merah, maka sekarang dan besok tetap berwarna merah.
7.
Data indikator mutu yang dipilih untuk dilakukan validasi dikumpulkan oleh orang yang kedua dari unit tertentu dan dilakukan dalam periode yang sama.
8.
Sample data yang dipilih dari unit tertentu yang akan dilakukan validasi data harus valid secara Mutu melakukan Perbandingan data asli dengan hasil data yang diambil oleh orang kedua.
9.
Hasil sample data yang dilakukan oleh orang pertama dan kedua bisa terjadi kesamaan atau perbedaan secara signifikan.
10. Hasil data yang mengalami perbedaan secara signifikan atau ada perbedaan akurasi dilakukan pengukuran data ulang dengan rumus akurasi sebagai sebagai berikut: jumlah temuan yang berbeda dibagi total sample yang ada dikalikan 100%. Dengan rumus akurasi
Selisih Jumlah Temuan Peneliti 1 dan 2 -
- x 100% Total sampel
11. Data akurat/ valid jika hasil ketidak akurasian data tidak melebihi dari 10 %. 12. Ketidakakurasian data melebiihi ≥ 10 %, harus dilakukan corrective action, action, kemudian di implementasikan kepada unit terkait, setelah corrective setelah corrective action dilakukan.
13. Data dari sasaran mutu, setelah corrective action dilakukan action dilakukan pengukuran Frekuensi analisa data oleh unit. 14. Validasi data dilakukan oleh orang berbeda/ selain orang yang melakukan sampling terhadap satu populasi. 15. Data yang tidak memenuhi validitas akan dikembalikan kepada Kepala Gustu untuk dilakukan pengukuran ulang. 16. Data yang terkumpul dan tervalidasi akan menjadi data base RS Panti Waluyo Purworejo
D.
Analisa Data
1. Ketua Komite Mutu melakukan analisa data indikator mutu dengan menggunakan metode statistik dan kerangka terori yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. 2. Data yang disajikan oleh Ketua Komite Mutu merupakan hasil analisa yang komprehensif, terukur dan valid. 3. Direktur menentukan frekuensi analisa data indikator mutu corrective action, action, Jika datanya sedikit bisa dilakukan 3 bulan sekali dan jika datanya banyak harus dilakukan sebulan sekali. Akan tetapi jika datanya dianggap sangat penting maka bisa dilakukan seminggu sekali. 4. Komite mutu menampilkan data hasil
analisa setelah corrective action, action, dengan
menggunakan data statistic data statistic deskriptif pada pada tinjauan manajerial. 5. Komite Mutu melaporkan hasil hasil analisa data corrective action action kepada Direktur Rumah Sakit untuk mendapatkan legalitas sesuai dengan tujuan validasi data terutama untuk kepentingan publikasi pimpinan rumah sakit memastikan reliabilitas data. 6. Komite Mutu melakukan melakukan proses benchmarking secara internal dan eksternal
E.
Pelaporan dan Evaluasi
1. Data Indikator mutu yang akan dilaporkan dalam RTM harus mendapatkan persetujuan dari Direktur. 2. Persetujuan Direktur atas data yang akan dilaporkan dalam RTM dibuktikan dengan Tanda tangan Direktur / Cap Direktur pada Form Laporan Sasaran Mutu,
3. Komite Mutu melakukan pelaporan hasil Pengukuran, Validasi dan Analisa data dalam Rapat Tinjauan Manajemen. 4. Pelaporan hasil Analisa Data Indikator mutu dihadiri oleh seluruh p ejabat struktural .(Direktu sampai Kepala Pelaksana Harian). 5. Pelaporan Data Hasil Indikator mutu dalam RTM harus ditampilkan dengan menggunakan presentasi. 6. Untuk memudahkan pemahaman audiens, presentasi harus menggunakan grafik, dan gambar. 7. Form Pelaporan Indiaktor Mutu RS Panti Waluyo Purworejo
H.
No
Judul Indikator
1
-tuliskan judul inidikator mutu-
Formula
Data
Tuliskan formula Isi data indikator mutu pencapaian dibandingkan dengan target
Grafik
Buat grafik dengan
Publikasi Data Indikator Mutu Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo
1. Publikasi
data
indikator
mutu
yang
akan
dipublikasikan
harus
divalidasi
kebenarannya. 2. Validasi dilakukan oleh Komite Mutu Mutu bersama bersama dengan Penanggung jawab
data
(Gustu/ Unit) 3. Publikasi Data Indikator Mutu dilakukan melalaui : a) Publikasi internal dengan menggunakan surat edaran, leaflet atau memo internal. b) Publikasi eksternal menggunakan data cetak atau elektronik (e-mail dan web). 4. Petugas Humas dan Marketing bertanggungjawab atas terdistribusinya informasi publikasi tersebut.
I.
Proses PDSA Rumah Sakit Panti Waluyo Purworejo 1. Planning (P)
a) Kenali serta Pahami suatu Kesempatan dan Rencanakan Perubahan. b) Gunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill seperti Drill Down, Cause and Effect Diagram, Diagram, dan 5 Whys untuk Whys untuk membantu menemukan akar dari permasalahan. permasalahan.
c) Setelah berhasil mengidentifikasi, petakan memetakan proses tersebut. d) Selanjutnya akan dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan untuk membantu dalam mencari mencari solusi. solusi. 2. Do (D)
Uji sebuah Perubahan dengan model kasus Sederhana. Fase ini memiliki memiliki beberapa aktifitas diantaranya : a) Menemukan solusi yang memungkinkan b) Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact Analysis) c) Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus berskala kecil terlebih dahulu (trial) d) Pada tahap ini, tindakan belum terimplementasi secara penuh, implementasi maksimal terjadi pada tahap Act.
3. Study (S).
a) Pelajari evaluasi dari proses uji coba solusi yang diusulkan b) Analisa hasilnya dan Identifikasikan Pelajaran yang didapat. c) Pada fasa ini akan diukur seberapa efektif solusi sementara yang telah dipilih. d) Perlu mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untuk bersamasama membuat agar solusi tersebut lebih baik lagi. e) Jika masih belum terlihat hasil yang jelas, dapat dicoba untuk mengulangi tahap Do untuk kembali dipelajari. f) Setelah hasil yang dicapai memuaskan maka baru bisa menuju ke tahap berikutnya (final).
4. Action (A)
a) Lakukan Tindakan yang diambil berdasar hasil Studi Kasus Sederhana tadi b) Jika ternyata perubahan tidak berhasil, lakukan pengulangan dengan Rencana berbeda c) Jika berhasil, gunakan hasil tersebut untuk suatu rencana baru
Siklus PDSA tidak hanya sampai pada proses tersebut, tetapi PDSA sebagai bentuk inisiasi dari peningkatan berkelanjutan, maka dapat mengulangi siklus ini dengan kembali pada tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan agar system mencapai kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus. BAB IV DOKUMENTASI
1.
Pecatatan Indikator Mutu dilakukan oleh masing-masing Kepala Seksi atau Koordinator di Gugus Tugas/ Unit.
2.
Pencatatan menggunakan form yang sudah disediakanan (Form) Profil Indikator mutu.
3.
Profil Indikator Mutu yang sudah terisi diverifikasi dan di Validasi oleh Komite Mutu atau orang yang ditunjuk untuk bertanggungjawab.
4.
Komite mutu menerima laporan Indikator Mutu dari Gustu, Ketua Komite Mutu dan Kepala seksi seiap tanggal 5.
5.
Profil Indikator mutu di buat sebagai berikut: 1.
Judul Indikator
:
2.
Definisi Operasional
:
3.
Bagian/Unit
:
4.
Person In Charge
:
5.
Kebijakan Mutu
:
6.
Rasionalisasi
:
7.
Formula Kalkulasi
:
8.
Numerator
:
9.
Denominator
:
10.
Kriteria inklusi
:
11.
Kriteria Eksklusi
:
12.
Metodologi Pengumpulan data
:
13.
Tipe Pengukuran
:
14.
Sumber Data
:
15.
Waktu Pelaporan
:
16.
Frekuensi Pelaporan
:
17.
Target Kinerja
:
18.
Jumlah Sampel
:
19.
Area Monitoring
:
20.
Rencana Komunikasi ke staf
:
21.
Referensi
:
6.
Pemantauan dari Gustu menggunakan formulir sebagai berikut : r
al e
mr
ni f d nI
e D
n
r u
b
e
e
u ar
ki N
s i
a o
s
oi is
ot
p O
m
at S
d
A
k
a
o F
F
er is
u a
a p e
o e
er
i t
r T
pi L
T
a
p
gr a
a
cr et
1 2 dst Catatan: dibuat Landscape
7.
Tindak lanjut indikator mutu menggunakan mutu No
Jenis Ketidaksesuaian
Penjelasan Identifikasi Penyelesaian Ketidaksesuaian Akar Masalah MAsalah
Target Waktu
PIC
1. 2. 3.
8.
Pelaporan : a. Komite mutu bertanggungjawab atas pelaporan kepada Direktur dalam bentuk laporan tertulis setiap bulan. b. Komite Mutu Melalui Direktur melaporkan hasil Pencapaian Indikator Mutu dan Indikator Kunci kepada Pengurus Yakkum setiap 3 bulan sekali.
BAB V MONITORING DAN EVALUASI
1.
Seluruh jajaran Manajemen Manajemen RS Panti Waluyo Waluyo Purworejo Purworejo
secara berkala melakukan
monitoring dan evaluasi Pencapaian Indikator Mutu yang dilaksanakan oleh Komite Mutu RS Panti Waluyo. 2.
Komite Mutu dan Komite Keselamatan Pasien serta Komite PPI RS Panti Waluyo Purworejo secara berkala (paling lama 2 tahun) melakukan evaluasi secara bersama dan melakukan benchmarking ke rumah sakit lain untuk memantau kinerja Indikator Mutu yang sudah ditetapkan.
Direktur,
Dr. Regowo, M.Kes
