PEDOMAN PENGORGANISASIAN RUMAH SAKIT AR. BUNDA LUBUKLINGGAU BAB I PENDAHULUAN
1. Pengertian Pengorganisasian (Organizing) Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.
2. Pengertian Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja danmenunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi spesialisasi-spesialis asi Karyawanan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
1
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi
diolah.
Struktur
organisasi organisasi
terdiri
atas
unsur
spesialisasi
kerja,standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi desentralisa si dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
3. Pengorganisasian sebagai Salah satu Fungsi Manajemen Setelah kita telah mempelajari perencanaan sebagai salah satu fungsi manajemen, tentunya kita harus mempelajari fungsi manajemen lainnya. Salah satu fungsi manajemen adalah mengetahui pengorganisasian yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber s umber-sumber yang ada dalam organisasi,baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainnya suatu tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemen dalam setiap organisasi. Fungsi manajemen lainnya yaitu pengorganisasian, yang sama pula pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dalam pengorganisasian seluruh sumber (resources) baik berupa manusia maupun yang nonmanusia harus diatur dan padukan sedemikian rupa untuk berjalannnya suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya. Pemahaman
tentang
pengorganisasian
sebagai
salah
satu
fungsi
manajemen, akan memberikan kejelasan bahwa proses pengaturan di dalam
2
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi
diolah.
Struktur
organisasi organisasi
terdiri
atas
unsur
spesialisasi
kerja,standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi desentralisa si dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
3. Pengorganisasian sebagai Salah satu Fungsi Manajemen Setelah kita telah mempelajari perencanaan sebagai salah satu fungsi manajemen, tentunya kita harus mempelajari fungsi manajemen lainnya. Salah satu fungsi manajemen adalah mengetahui pengorganisasian yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber s umber-sumber yang ada dalam organisasi,baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainnya suatu tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemen dalam setiap organisasi. Fungsi manajemen lainnya yaitu pengorganisasian, yang sama pula pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dalam pengorganisasian seluruh sumber (resources) baik berupa manusia maupun yang nonmanusia harus diatur dan padukan sedemikian rupa untuk berjalannnya suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya. Pemahaman
tentang
pengorganisasian
sebagai
salah
satu
fungsi
manajemen, akan memberikan kejelasan bahwa proses pengaturan di dalam
2
organisasi tidak akan selesai, tanpa diikuti oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada di dalam organisasi tersebut, agar secara terusmenerus dapat menjalankan kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
3
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT . Sejarah Rumah Sakit AR Bunda
Rumah Sakit AR. Bunda Lubuklinggau merupakan cabang dari Rumah Sakit AR. Bunda Prabumulih. Dimana Rumah Sakit AR. Bunda Prabumulih dimulai dari sebuah Rumah Bersalin Anita dengan hanya 24 tempat tidur, kemudian berkembang menjadi Rumah Sakit Anak dan Bersalin Bunda Prabumulih pada tahun 1996 dengan 41 tempat tidur. Berdasarkan surat keputusan kantor wilayah Propinsi Sumatera Selatan No. YM.02.04.6.2.10467 YM.02.04.6.2.10467 berkembang menjadi Rumah Sakit Umum Swasta dengan nama RS Bunda Lubuklinggau dibawah pengelolaan PT. AR. Muhamad sehingga berubah menjadi Rumah Sakit AR Bunda dengan 86 tempat tidur pada tahun 2005. Pada akhir tahun 2006 Rumah Sakit AR Bunda memiliki kapasitas 92 tempat tidur dengan ruang lingkup pelayanan Spesialisasi anak, bedah, penyakit dalam dan kebidanan. Sehubungan dengan bertambah banyaknya pengguna Jasa layanann Kesehatan ,Manajemen Rumah Sakit AR Bunda melakukan Ekspansi dengan membuat bangunan baru yang lebih Representatif. Rumah Sakit AR. Bunda Lubuklinggau diresmikan pada tanggal 19 September 2013, dengan bangunan Rumah Sakit berjumlah 9 lantai yang terdiri
4
dari 2 lantai basement dan 7 lantai diatasnya. Dan baru beroperasional hanya 4 lantai dengan kapasitas jumlah tempat tidur 100 buah. Rumah Sakit AR. Bunda Lubuklinggau beroperasional berdasarkan Surat Keputusan
Kepala
Dinas
Kesehatan
Kota
Lubuklinggau
Nomor
:
440/08/Kes/VIII/2013 tentang Izin Operasional Sementara Rumah Sakit AR. Bunda Lubuklinggau dan sekarang telah memilki Izin Operasional Tetap berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Lubuklinggau Nomor : 287/KPTS/KES/2014.
5
BAB III VISI, MISI, FALSAFAH PELAYANAN, NILAI DAN TUJUAN PELAYANAN Visi, Misi dan Tujuan Rumah Sakit AR Bunda
Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau terus melakukan perubahan dan perbaikan untuk mencapai VISI Rumah Sakit yaitu “Tercapainya Rumah sakit yang mandiri dengan pelayanan yang berkualitas, profesional, efektif dan efisien” Semua rumah sakit untuk dapat terus bertahan dalam menghadapi pertumbuhan pasar yang semakin pesat harus memiliki langkah-langkah stratejik yang harus disepakati oleh semua elemen dalam rumah sakit tersebut. Beberapa rumah sakit sering melihat persfektif jangka pendek sehingga tidak fokus terhadap perubahan-perubahan yang harus dilakukan rumah sakit tersebut untuk jangka panjang. Langkah-langkah stratejik yang telah ditetapkan harus merupakan komitmen setiap karyawan yang ada di rumah sakit sehingga dapat dilaksanakan secara baik dan berkembang secara signifikan. Tahapan dalam manajemen strategis dalam menciptakan masa depan rumahsakit adalah melalui 4 (empat) tahapan, yaitu : (1) Perencanaan jangka panjang, meliputi perumusan strategi, perencanaan strategi, penyusunan program, agar seluruh personil rumahsakit termotivasi
untuk
berpikir
strategik.
(2)
Perencanaan
jangka
pendek,
menjabarkan rencana jangka panjang ke dalam rencana jangka pendek ( Rencana kerja anggaran perusahaan / RKAP). (3) Implementasi dan (4) Pemantauan /
6
monitoring, untuk me-review kemajuan yang dicapai dalam implementasi anggaran
dan
program.
Sistem
manajemen
stratejik
dalam
manajemen
kontemporer, selain mencakup pada perspektif keuangan, juga mencakup perspektif pada pelanggan, proses bisnis/intern, serta pembelajaran dan pertumbuhan, dan selalu bersifat koheren, terukur dan seimbang. 3.1 Visi
“ Visi Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau adalah “Tercapainya Rumah sakit yang mandiri dengan pelayanan yang berkualitas, profesional, efektif dan efisien” 3.2 Misi
1. Meningkatkan kualitas Sumber Daya manusia (SDM) melalui pembinaan, pelatihan dan pendidikan 2. Meningkatkan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan yang modern dan bermutu 3.
Menjadikan pusat rujukan kesehatan bagi masyarakat Kota Lubuklinggau dan sekitarnya
4.
Meningkatkan kerjasama pelayanan kesehatan kepada semua pihak
3.3 Falsafah
Pelayanan kesehatan diselenggarakan dengan berlandaskan pelayanan yang Berkualitas, Bermutu, Profesional dan dengan hati yang tulus.
7
3.4 Nilai/ Value Pelayanan - Empati dan berbuat baik terhadap sesama - Pelayanan yang berkualitas dan bermutu - Kepercayaan dan keterbukaan yang hangat
3.5 Tujuan Rumah Sakit AR Bunda
Tujuan Umum :
a. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat di KotaLubuklinggau b. Terwujudnya suatu rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan medis yang sesuai dengan standar pelayanan dan permintaan masyarakat.
Tujuan Khusus :
a. Terwujudnya rumah sakit umum swasta di Kota Lubuklinggau dengan fasilitas yang memadai dan mudah dijangkau serta memiliki SDM yang professional sekaligus sejahtera. b. Terwujudnya kemampuan dalam memberikan pelayanan medis yang bermutu dengan biaya terjangkau oleh semua lapisan masyarakat dan dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan. c. Terwujudnya rumah sakit yang mampu dalam memanfaatkan peluang yang ada dan semakin tingginya permintaan pelayanan medis dari masyarakat.
8
d. Terwujudnya rumah sakit yang mampu bersaing dalam era pasar global. e. Terciptanya suatu rumah sakit yang mampu proaktif dalam meningkatkan derajat kesehatan
9
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT
Keterangan: - Direktur PT AR Muhammad Merupakan pemilik Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau. - Direktur RS AR Bunda Lubuklinggau Adalah pejabat eksekutif tertinggi di Rumah Sakit AR Bunuda Lubuklinggau. - Wakil Direktur Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai bidang masing-masing, yaitu:
Wakil pelayanan dan penunjang medik: Membantu direktur dalam bidang pelayanan medis dan keperawatan.
Wakil Direktur Umum dan Keuangan:
10
Membantu direktur dalam bidang umum dan keuangan - Unit Kerja: Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga medis dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun pendukung operasional rumah sakit. Unit kerja di Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau. seluruh unit kerja dibawah tanggung jawab wakil direktur pelayan dan seluruh bagian unit bagian dibawah tanggung jawab wakil direktur umum dan keuangan. Unit kerja dapat bertanggung jawab atas satu atau lebih sub unit kerja. Berikut adalah daftar unit kerja
Instalasi gawat darurat
Instalasi rawat inap
Instalasi rawat jalan
Istalasi farmasi
Instalasi laboratoriumInstalasi radiologi
Instalasi rekam medis
Instalasi gizi
- Unit Nonstruktural 1)
Komite
Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi dibentuk untuk memberikan pertimbangan strategis kepada direktur dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit. Komite yang ada di Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau adalah sebagai berikut :
Komite Medik
Satuan Pemeriksaan Intern ( SPI )
Komite Keperawatan
Komite PPI (Pencegahan Pengendalian Infeksi)
Komite Mutu
11
12
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA 5.1 Struktur Organisasi Unit Gawat Darurat ( UGD) UNIT GAWAT DARURAT
KA. UNIT
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
5.2 Struktur Organisasi Instalasi Rawat Inap INSTALASI RAWAT INAP
KA. INSTALASI
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
13
5.3 Struktur Organisasi Unit Rawat Jalan UNIT RAWAT JALAN
KA. UNIT
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
5.4 Struktur Organisasi Unit Laboratorium UNIT LABORATORIUM
KA. INSTALASI
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
14
5.5 Struktur Organisasi Unit Radiologi UNIT RADIOLOGI
KA. UNIT
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
5.6 Struktur Organisasi Unit Gizi UNIT GIZI
KA. UNIT
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
5.7 Struktur Organisasi ICU INSTALASI ICU
KA. INSTALASI
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
15
5.8 Struktur Organisasi Unit Farmasi UNIT FARMASI
KA. INSTALASI
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
5.9 Struktur Organisasi Unit Rekam Medik UNIT REKAM MEDIK
KA. UNIT
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
PELAKSANA
PELAKSANA
PELAKSANA
16
BAB VI URAIAN TUGAS (Terlampir)
17
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA
DIREKTUR
SPI
KETUA YAYASAN KOMITE KOMITE MEDIK DIREKTUR KEPERAWATAN
-Sub Komite PPI -Sub Komite Mutu & keselamatan pasien -Sub Komite K3 RS
WADIR WADIR UMU KEU
KASI KEPERAWATAN
KOMITE MUTU
INSTALASI/UNIT BAGIAN
KOMITE MEDIK, PERAWATAN, PPI, MUTU, K3RS
BAGIAN
Dalam melaksanakan tugas, setiap pimpinan unit organisasi dan kelompok tenaga fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar satuan organisasi di lingkungan Rumah Sakit AR. BundaLubuklinggau sesuai dengan tugas masing-masing. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya masingmasing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
18
Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dan menyiapkan laporan berkala tepat waktunya. Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan pula kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. Dalam melaksanakan tugas, setiap pimpinan dibantu oleh satuan organisasi dibawahnya dan dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawahan masing-masing wajib mengadakan rapat berkala.
7.1. Koordinasi Antara Direktur dengan Wakil Direktur
1. Dalam menjalankan tugas-tugas Direktur sebagaimana dimaksud : a) Direktur dapat bertindak atas nama Rumah Sakit b) Para Wakil Direktur berhak, dan berwenang bertindak atas nama Direktur, untuk masing-masing bidang yang menjadi tugas dan wewenangnya. 2. Dalam keadaan Direktur berhalangan sementara dalam menjalankan tugas dan
kewenangan
sebagaimana
dimaksud,
mendelegasikannya kepada Wakil Direktur.
19
Direktur
dapat
7.2
Koordinasi
Antara
Direktur
Dengan
Komite
Medik,
Komite
Keperawatan Dan Komite PPI
1. Komite medik berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau 2. Komite keperawatan dan Komite PPI berada dibawah Direktur dan bertanggung jawab langsung Kepada Direktur. 3. Pelaksanaan tugas-tugas Komite Medik, Komite Keperawatan dan Komite PPI dilaporkan secara tertulis kepada Direktur dalam bentuk rekomendasi.
7.3 Koordinasi antara Direktur dengan Satuan Pemeriksaan Internal (SPI)
1. Satuan pemeriksaan internal berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau. 2. Tugas pokok Satuan Pemeriksaan Internal adalah melaksanakan pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan semua unsur di Rumah Sakit agar dapat berjalan sesuai dengan rencana dan ketentuan yang berlaku. 3. Dalam melaksanakan tugasnya sebagaimana dimaksud dalam Satuan Pemeriksaan Internal berfungsi : a. Melaksanakan pemeriksaan/audit keuangan dan operasional. b. Merancang dan melaksanakan pemeriksaan pelaksanaa pengendalian intern c. Melakukan identifikasi resiko
20
d. Mencegah terjadinya penyimpangan e. Memberikan konsultasi pengendalian intern Tugas dan fungsi sebagaimana disampaikan dalam bentuk rekomendasi kepada Direktur. Bahan pertimbangan berupa rekomendasi sebagaimana dimaksud adalah berdasarkan penugasan Direktur.
7.4 Koordinasi Antara Direktur dengan Staf Medis
Direkutur
berhak
mengangkat
dan
memberhentikan
Anggota
Kelompok Staf Medis (KSM) sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan dan peraturan kebijakan yang berlaku serta peraturan Internal Rumah Sakit (Hospital By Laws) Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau. Sebagai pengelola, direktur mempunyai tugas dan wewenang untuk menetapkan strategi organisasi dan tata kerja lengkap dengan rincian tugasnya, menetapkan hal-hal yang berkaitan dengan hak dan kewajiban Staf Medis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam pengelolaan sebagaimana dimaksud direktur berkewajiban menjamin Staf Medis dan Standar Prosedur Operasional. Kewajiban Staf Medis untuk menjamin bahwa tugas dan kewajiban dilaksanakan sesuai standar yang berlaku, maka Ketua Kelompok Staf Medis bertanggung jawab pada Direktur melalui Wadir Pelayanan.
21
7.5 Koordinasi Antara Direktur dengan Para Medis
Paramedis Fungsional adalah paramedis perawatan dan non perawatan yang bertugas pada instalasi dalam jabatan Fungsional. Dalam melaksanakan tugasnya Paramedis Fungsional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Instansi. Penempatan Paramedis Perawatan dilaksanakan oleh Kepala Seksi Perawatan. Penempatan Paramedis non perawatan dilaksanakan oleh Direktur atas usul Kepala Seksi terkait.
7.6 Koordinasi Antara Direktur dengan Tenaga Non Medis
Tenaga Non Medis adalah tenaga yang bertugas di bidang pelayanan khusus dan tidak berkaitan langsung dengan pelayanan terhadap pasien. Dalam melaksanakan tugasnya Tenaga Non Medis yang bekerja di Instalasi bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian terkait. Penempatan Tenaga Non Medis dilaksanakan oleh Direktur atas usulan Kepala Sub Bagian atau Seksi terkait
7.7 Koordinasi antara Ka. Ruangan dengan Kepala Bidang
1. Ka. Ruangan mempunyai tugas melakukan monitoring, evaluasi dan tindak lanjut pelayanan sesuai dengan pembagian koordinasi diluar pembagian tugasnya jika berkaitan. 2. Kepala Bidang melaporkan kegiatan/ pelayanan unitnya kepada Direktur melalui Wadir dan Penunjang Medik.
22
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL 8.1 Pendahuluan
Menurut Undang-undang No. 44 Tahun 2009 Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit mempunyai misi memberikan pelayanan kesehtan secara menyeluruh (promotif, kuratif, dan rehabilitatif) yang bermutu dan terjangkau dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena itu, diperlukan berbagai profesi yang harus mengelola
sebuah
Rumah
Sakit,
mulai
dari
profesi
kedokteran,
keperawatan/kebidanan, tenaga kefarmasian, tenaga kesehatan lain dan tenaga non kesehatan yang efektif dan efisien sebagai sumber daya manusia. Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset Rumah Sakit yang menjadi perhatian utama. SDM Rumah Sakit menentukan salah satu penentu kualitas produk Rumah Sakit baik dalam hal medis maupun non medis. Kualitas dan kuantitas SDM Rumah Sakit mempunyai peran penting dalam menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan yang ada di Rumah Sakit. Untuk itu perlu adanya perencanaan perhitungan tenaga kerja yang ada dalam unit-unit tertentu.
23
8.2 Tata Laksana A. Prosedur
penghitungan
kebutuhan
SDM
kesehtan
dengan
menggunakan Metode WISN (Workload Indicator of Staffing Need / Kebutuhan SDM kesehatan Berdasarkan Indikator Beban Kerja)
Metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah adalah indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi atau relokasi tenaga akan lebih mudah dan rasional. Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis. Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini meliputi 5 langkah, yaitu : 1. Menetapkan waktu kerja tersedia; 2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM; 3. Menyusun standar beban kerja; 4. Menyusun standar kelonggaran; 5. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja.
B. Langkah pertama Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut : 1. Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Undang-undang No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, pada umumnya dalam 1 minggu 6 hari kerja. Dalam 1 tahun ada 312 hari kerja (6 hari kerja x 52 minggu). (A)
24
2. Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun (B). 3. Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan setiap
kategori
dan
meningkatkan
SDM
kompetensi/profesionalisme
memiliki
hak
untuk
mengikuti
pelatihan/kursus/lokakarya dalam 6 hari kerja. (C) 4. Hari libur nasional, berdasarkan Keputusan Bersama Menteri terkait tentang hari libur nasional dan cuti bersama tahun 2015 ditetapkan 15 hari kerja dan 4 hari kerja untuk cuti bersama. (D) 5. Ketidak hadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidak hadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin sebanyak 6 hari kerja. (E) 6. Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Undangundang No.13 Tahun 2003 umumnya waktu kerja dalam 1 hari adalah 7 jam untuk 6 hari kerja untuk pekerja Non Shift dan 8 jam untuk 5 hari kerja untuk pekerja shift. Berdasarkan data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu Kerja Tersedia = A - {(B+C+D+E)} x F
Keterangan : A = Hari Kerja
D = Hari Libur Nasional
B = Cuti Tahunan
E = Ketidak hadiran Kerja
C = Pendidikan dan Pelatihan
F = Waktu Kerja
Adapun contoh perhitungan pola ketenagaan dan analisi beban kerja Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau sebagai berikut : 1. Waktu kerja tersedia untuk kategori SDM :
25
a. Perawat
= 260 - {(12+6+15+6)} = 221 hari kerja/tahun
b. Non Medis (non Shift )
= 312 - {(12+6+15+6)} = 273 hari kerja/tahun
c. Dokter
= 312 - {(12+10+15+10)} = 273 hari kerja/tahun
2. Hari kerja tersedia untuk kategori SDM a. Perawat
= (221 hari kerja/tahun) x 8 jam = 1.768 jam kerja/tahun
b. Non Medis (non shift)
= (273 hari kerja/tahun) x 7 jam = 1.911 jam kerja/tahun
c. Dokter
= (273 hari kerja/tahun) x 8 jam = 2.184 jam kerja/tahun
C. Langkah Kedua a. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Untuk menetapkan unit kerja dan kategori sumber daya manusia maka data dan informasi yang dibutuhkan adalah:
Bagan Struktur Organisani RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masning-masing unit kerja.
Keputusan Direktur Rumah Sakit tentang pembentukan Unit Kerja struktural dan fungsional, misalnya : Komite Medik, Komite Pengendalian Mutu RS, Bidang/Bagian Informasi.
26
Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja pada setiap unit RS
PP 32 Tahun 1996 tentang tenaga kesehatan
Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja RS.
b. Analisa Organisasi
Fungsi utama rumah sakit adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehtan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja RS dapat dikelompokkan sebgai berikut : 1. Unit kerja fungsional langsung, adalah unit kerja yang langsung terkait denga penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar RS, misalnya : Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Laboratorium, Instalasi Radiologi, Instalasi Farmasi/Apotik, dan lain-lain. 2. Unit kerja fungsional penunjang, adalah unit dan sub-unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan. Setelah unit kerja dan sub-unit kerja di RS telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi
27
atau pendidikan untuk emnjamin mutu, efisien dan akuntabilitas pelaksanaan kegiatan/pelayanan di tiap unit kerja RS. Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di RS.
D. Langkah Ketiga a. Menyusun Standar Beban Kerja
Standar beban kerja merupakan volume atau kuantitas beban kerja selama satu tahun per kategori SDM. Standar Beban kerja disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia atau yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut: b. Beban Kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS meliputi :
1. Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM 2. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok. 3. Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM.
28
E. Kegiatan Pokok
Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) untuk menghasilkan pelayanan kesehatan/medik yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu. Langkah selanjutnya untuk memudahkan dalam menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM, perlu disusun kegiatan pokok serta jenis kegiatan pelayanan yang berkaitan langsung/tidak langsung dengan pelayanan kesehatan perorangan. F. Rata-Rata Waktu
Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi: standar pelayanan, SOP, sarana prasarana yang tersedia dan kompetensi SDM. Rata-rata
waktu
ditetapkan
berdasarkan
pengamatan
dan
pengalaman selama bekerja dan kesepakatan bersama. Agar diperoleh data rata-rata waktu yang akurat serta dapat dijadikan acuan, sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan
pokok
oleh
SDM
yang
memiliki
kompetensi, kegiatan
pelaksanaan, standar pelayanan, SOP dan memiliki etos kerja yang baik.
29
G. Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama satu tahun per kategori SDM yang disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :
H. Langkah Keempat Penyusunan Standar Kelonggaran
Tujuan dari diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi
jenis
menyelesaikan suatu
kegiatan kegiatan
dan
yang
kebutuhan tidak
terkait
waktu langsung
untuk atau
dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok atau pelayanan. Beberapa contoh dari faktor kelonggaran adalah sebagai berikut : a. Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu dan bulan. b. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. c. Rapat, penyusunan laporan kegiatan, dan lain sebagainya Selama pengumpulan data kegiatan penyusunan standar beban kerja, sebaiknya mulai dilakukan pencatatan tersendiri apabila ditemukan
30
kegiatan yang tidak dapat dikelompokkan atau sulit dihitung beban kerjanya karena tidak/kurang berkaitan dengan pelayanan pada pasien untuk selanjutnya digunakan sebagai sumber data penyusunan faktor kelonggaran tiap kategori SDM. Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun standar kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus di bawah ini.
Adapun uraian perhitungan standar kelonggarannya sebagai berikut :
Rata-rata No
Faktor Kelonggaran
Standar Jumlah
waktu Istirahat
(salat
1
Kelonggaran
& 1
52 jam/tahun
0.03
2
104 jam/tahun
0.05
makan) 2
Mengikuti Rapat
Total Standar Kelonggaran
I. Langkah Kelima a. Perhitungan Kebutuhan SDM per Unit
31
0.08
DM
Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis kategori SDM per unit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun. Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi : 1. Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu : -
Waktu kerja tersedia
2. Standar beban kerja -
Standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
3. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahun Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja RS selama kurun waktu satu tahun. Perhitungan kebutuhan SDM dapt diperoleh dengan menggunakan rumus :
32
33
BAB IX KEGIATAN DAN ORIENTASI 9.1 Pengertian
Orientasi adalah salah satu upaya untuk membantu para Karyawan agar mengenali secara baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan ligkungan/iklim bisnis atau organisasi. Pengembangan staf tentang materi orientasi, termasuk kegiatan orientasi bagi karyawan baru, merupakan salah satu upaya penting dalam meningkatkan pemahaman terhadap situasi/ menentukan sikap dan pandangan. Orientasi harus mampu membantu para Karyawan baru untuk memahami dan bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi sehari-hari. Orientasi juga harus mampu membantu para Karyawan baru untuk mengetahui dan memahami berbagai aspek teknis Karyawanan/jabatannya, agar mampu melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.
9.2 Jadwal Kegiatan No
JENIS KEGIATAN
A
WAKTU
TEMPAT
NARASUMBER
P.JAWAB
(JAM) Hari ke-1
1
Pembukaan
2
Penerimaan dan
Aula L.2
34
Wakil Direktur
Pengarahan tentang
3
RS AR Bunda Lubuklinggau ( Visi, Misi dan tujuan RS) Pembukaan Penjelasan tentang
4 5
6
Pemateri yang ditunjuk
Aula L.2
Pemateri yang ditunjuk
Aula L.2
SPI
Aula L.2
Pemateri yang ditunjuk
Struktur RS dan tupoksi masingmasing Instalasi/ Ruangan Ishoma Pengenalan Tentang aturan orientasi dan tugas selama orientasi Etika dan Etos kerja
B
1.
Aula L.2
Hari ke-2
Pemberian materi tentang : 1. Sasaran Keselamatan Pasien 2. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi 3. Hak dan Kewajiban Pasien
35
2.
Ishoma
3.
Pemberian materi dan praktik tentang : 1. BHD
4.
2. Hand Hygiene 3. APAR 4. Manajemen Nyeri 5. K3RS 6. Service Excellent Kepada pegawai baru dikenalkan seluruh unit kerja di rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau . Diajak berkeliling ( Rounding Hospital )
C 1.
2.
Aula L.2
Pemateri yang ditunjuk
Aula L.2
Bagian Kabid SDM dan diklat
Aula L.2
Panitia
Hari ke-3
Melaksanaka n post test setelah pegawai melakukan orientasi kelapangan Ishoma
36
3.
Menyerahkan ke bagian kepegawaian untuk ditempatkan sesuai dengan tempat yang telah ditentukan
Aula L.2
37
Bagian Kabid SDM dan Diklat
BAB X PERTEMUAN / RAPAT Rapat RS AR. Bunda Lubuklinggau terdiri dari : 10.1. Rapat Rutin Rumah Sakit AR Bunda Lubuklinggau
(Terlampir)
10.2. Rapat Insidentil RS AR. Bunda Lubuklinggau.
Diselenggarakan sewaktu – waktu bila ada masalah atau sesuatu yang perlu dibahas segera.
10.3. Apel Pagi dan Briefing
Waktu
: Setiap hari Senin-Sabtu
Jam
: 07.00 wib s/d 08.00 wib
Tempat
: Aula L.2
Peserta
: Seluruh Karyawan yang dinas pada shift pagi di hari tersebut
Materi
: Presentasi Ilmiah & Pelaporan Unit dan Bagian (di awal
bulan)
10.4. Rapat Koordinasi
Diselenggarakan di akhir bulan. Dilaksanakan di Aula Lantai 2 dihadiri seluruh kepala Unit/ Bagian dan Direktur.
38
BAB XI PELAPORAN
11.1. PELAPORAN
Pelaporan dilaksanakan masing – masing kepala unit dan bagian tentang
tugas
dan tanggung
jawab dengan
memberikan
laporan
pertanggungjawaban kepada Direktur rumah sakit setiap rapat dan pertemuan.
39
