Pelatihan Dasar Manajemen Pergudangan Capt . Suzdayan MMTr Master Mariner
Tanjung Priok, Januari 2014
Materi Pelatihan
Pergudangan Pemahaman Gudang
sebagai bagian Logistik
Manajemen Pergudangan
Pelabuhan
Pengelolaan
Gudang
Performansi
Gudang
Pengamanan
Page 2
Gudang
Pergudangan Sebagai Bagian Logistik
Page 3
Posisi Pergudangan di dalam Jaringan Logistik
Page 4
Posisi Pergudangan di dalam Jaringan Logistik
Material Inventory Asset
Procurement Demand F’cast Supplier Production Information Quality Customer
SCM
Logistic Transport (goods) Warehouse Distribution Page 5
Product and Services
Hubungan Rantai Pasok – Logistik - Pergudangan
Di dalam Rantai Pasok (Supply Chain) terdapat cara mengelola
pemasokan (Supply) dan
Kebutuhan (Demand), pencarian sumber
bahan baku dan parts, pabrikasi dan perakitan, pengelolaan gudang dan pemantauan inventory, penempatan dan pengelolaan order, distribusi
keseluruh jaringan (Logistic) dan konsumen.
Pergudangan (Warehousing) memegang peran penting terhadap strategi Logistik di dalam membangun membangun dan memelihara hubungan diantara mitra
rantai pemasok (Supply Chain).
Barang komoditas yang menjadi muatan kapal melalui satu kegiatan penting sebelum maupun sesudah pengangkutan, yaitu pergudangan.
Page 6
Hubungan Rantai Pasok – Logistik - Pergudangan
Pengelolaan gudang pelabuhan Manajemen gudang pelabuhan berbeda dengan manajemen gudang publik yang ditujukan melayani kepentingan umum dan berada di luar area pelabuhan. Penyimpanan dan lalu lintas barang di gudang pelabuhan terikat dengan ketentuan panbean, karena gudang pelabuhan adalah TPS. Gudang lini 1 dan lini 2 berfungsi secara langsung untuk jasa pelayanan barang dan secara tidak langsung untuk pelayanan kapal. Hubungan antara kapal dengan gudang lini 1 dan lini 2 sangat asosiatif. itulah pertimbangannya mengapa pengelola terminal, dermaga, dan gudang, menyatu di dalam manajemen penyelenggara pelabuhan. pengintegrasian dimaksud sudah berjalan sejak masa haven directie. Di pelabuhan sebagai pelabuhan pengumpan, kebutuhan akan gudang tidak begitu dirasakan. akan tetapi pelabuhan-pelabuhan yang hierarki pengumpul dan utama, penyediaan gudang laut yang dibangun disisi waterfront mutlak perlu.
Page 7
Manajemen Pergudangan bagian dari Logistik Bagian logistik suatu perusahaan yang menyimpan produk (barang mentah, setengah jadi, jadi, suku cadang) di dan antara tempat asal dan tempat pemakaian, dan memberikan informasi tentang status, kondisi dan penggunaan barang yang tersimpan. Gudang
Page 8
Pemahaman Manajemen Pergudangan
Page 9
Pengertian dan Fungsi Gudang Fungsi dasar dari sebuah gudang adalah mencakup pergerakan, penumpukan dan transfer informasi. Untuk menumpuk barang dengan baik diperlukan pergerakan yang baik pula Gudang Gudang adalah tempat menyimpan barang yang akan di muat atau setelah dibongkar dari kapal. Gudang dapat dibagi menurut wilayah bea cukai, lamanya penyimpanan muatan, jenis muatan, dan bentuknya.
Manajemen gudang pelabuhan berbeda dengan manajemen gudang publik yang ditujukan melayani kepentingan umum dan berada di luar area pelabuhan. penyimpanan dan lalu-lintas barang di gudang pelabuhan terikat dengan ketentuan pabean, karena gudang pelabuhan adalah tempat penimbunan sementara
Page 10
Pengertian dan Fungsi Gudang Pemindahan (transfer) Pemindahan adalah kegiatan menerima atau mengeluarkan barang dengan menggunakan tenaga buruh atau mekanik. Dalam hal ini menerima dari pihak pertama untuk menyerahkan kemudian pihak kedua. Gudang bertindak sebagai transfer point. Penerima (receiving) Penerimaan merupakan operasi menerima barang di gudang, biasanya dari truk, kapal, atau kapal terbang yang kemudian dimasukkan kedalam gudang dengan tenaga manusia atau mekanik. Dalam kegiatan ini, petugas gudang juga memeriksa apakah barang itu sesuai dengan dokumen pengiriman. Penyimpanan (storage) Barang yang diterima akan disusun dan disimpan sesuai permintaan atau sesuai peraturan yang berlaku. Untuk itu akan dikeluarkan dokumen penyimpanan. penyimpanan.
Page 11
Pengertian dan Fungsi Gudang Pengerjaan (handling) Pengerjaan adalah pekerjaan operasi yang berhubungan dengan cara mengerjakan barang di dalam gudang, yaitu menumpuk, menyortir, memperbaiki bungkusan, mengkarungkan kembali (overzakken), menimbang, memeriksa dan meneliti serta pekerjaan lainnya yang berhubungan dengan barang yang ada. Pengiriman (expediting) a. peng pengir irim iman an lan langs gsun ung g yait yaitu u peng pengir irim iman an bar baran ang g dari dari tempat penyimpanannya langsung ke tempat yang diminta atau tempat perdagangan. perdagangan. b. Peng Pengir irim iman an tida tidak k lan langs gsun ung g yai yaitu tu peng pengir irim iman an dokumennya saja sambil menunggu instruksi lebih lanjut. Dalam hal ini, keduanya akan dikenakan expediting charges (biaya pengangkutan dan biaya mengerjakan dokumen dapat dimasukkan atau tidak didalamnya tergantung dari peraturan yang ada atau yang telah disepakati bersama). Page 12
Pengertian dan Fungsi Gudang Pembungkusan (packing) Pembungkusan merupakan kegiatan membungkus barang atau muatan, yang bilamana barang tidak dibungkus akan mengalami kerusakan. Meskipun tidak langsung berhubungan dengan operasi pergudangan, namun hal ini merupakan kegiatan integral dalam kegiatan pergudangan. Packing charges, re-bagging maupun sorting dan lainnya akan selalu terdapat dalam kegiatan pergudangan.
Page 13
Jenis Gudang Menurut Wilayah Bea Cukai Gudang Lini I Gudang lini I disebut juga transit-shed atau deep-sea go down. Barang-barang yang ada didalamnya masih berada dalam pengawasan bea cukai karena belum menyelesaikan urusan bea cukai atau persyaratan lainnya. Gudang Lini II Gudang lini II adalah gudang yang berada didaerah lini II, yang menampung barang-barang yang hendak bergerak ke daerah lini I, atau yang berasal dari daerah lini I. Gudang Verlengstuk Gudang yang berada didaerah lini II, yang ditunjuk sementara oleh bea cukai sebagai gudang lini I. jadi barang-barang yang berada disini belum diselesaikan kewajiban membayar bea masuk dll. Dan kunci gudang dipegang oleh bea dan cukai, seperti yang terdapat pada gudang lini I Page 14
Jenis Gudang Menurut Wilayah Bea Cukai Gudang Entreport Gudang Entreport adalah gudang yang digunakan untuk menimbun barang milik suatu perusahaan yang baru datang dari luar negeri. Gudang ini bisa milik pengelola pelabuhan ataupun milik swasta. Gudang ini masih berada dalam pengawasan bea dan cukai Depot Depot adalah tempat konsolidasi muatan yang akan di ekspor ke luar negeri. Depot tumbuh karena perkembangannya muatan yang dikirim dengan petikemas. Depot dapat berada di luar daerah pelabuhan, seperti Gede Bage di bandung, guna menampung muatan yang hendak dikirim ke pelabuhan Tanjung Priok. Depot ini berada dibawah pengawasan bea dan cukai. Juga ada depot untuk menampung petikemas yang kosong, karena petikemas termasuk jenis barang yang belum belum dibayar bea masuknya. masuknya. Page 15
Klasifikasi Gudang Menurut Ukuran Luas Gudang kecil dengan luas 36 m 2 sampai dengan 2.500 m2. Gudang menengah dengan luas di atas 2.500 m2 sampai dengan 10.000 m2. Gudang besar dengan luas di atas 10.000 m2.
Page 16
Jenis Gudang Menurut Bentuknya Gudang tertutup (warehouse) Gudang tertutup adalah gudang yang memiliki dinding dan penutup. Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang-barang yang harus terlindungi dari panas, kelembaban, atau air hujan. Lapangan (open storage) Lapangan sering disebut sebagai lapangan penumpukan. Lapangan ini merupakan gudang untuk menyimpan / meletakkan muatan yang tahan terhadap siraman hujan, sengatan sinar matahari, atau kelembaban. Biasanya yang diletakkan di open storage ini adalah petikemas atau alat alat berat. Page 17
Jenis Gudang Menurut Bentuknya Gudang tertutup (warehouse) Gudang tertutup adalah gudang yang memiliki dinding dan penutup. Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang-barang yang harus terlindungi dari panas, kelembaban, atau air hujan. Lapangan (open storage) Lapangan sering disebut sebagai lapangan penumpukan. Lapangan ini merupakan gudang untuk menyimpan / meletakkan muatan yang tahan terhadap siraman hujan, sengatan sinar matahari, atau kelembaban. Biasanya yang diletakkan di open storage ini adalah petikemas atau alat alat berat. Page 18
Gudang Pelabuhan
Page 19
Gudang Pelabuhan 1.
Gudang Pr Privat da dan Pu Publik
Gudang Privat adalah gudang yang disediakan untuk bisnis dan untuk kepentingan sendiri, misalnya pabrik pupuk membangun gudang stok atau gudang persedian bahan baku, industri jasa kepelabuhunan menyediakan fasilitas gudang transito untuk kelancaran lalulintas barang.
Gudang Publik adalah gudang yang disediakan oleh pemerintah untuk barang yang dikuasai oleh Bea Cukai dan gudang yang di usahakan untuk umum berdasarkan izin dan pengawasan pengawasan pemerintah.
Gudang Pabean dan Gudang kawasan berikat tidak melayani laulintas barang seperti gudang logistik
Peraturan yang mengatur Gudang logistik yang menjadi bagian dari rantai pasok (suply chain) adalah Undang Undang NO.9 tahun 2006 tentang Sistem Resi Gudang.
Peraturan yang mengatur Pergudangan di kawasan Berikat (Bonded warehouse) yang menjadi kewenangan Bea Cukai adalah Undang Undang No.17 tahun 2006
Page 20
Gudang Pelabuhan 2.
Guda Gudang ng TPS, TPS, Guda Gudang ng Distr Distribu ibusi si dan dan Kon Konso solid lidas asii
Tempat Penimbunan Sementara adalah bangunan atau lapangan atau tempat lain yang disamakan di kawasan pabean untuk menimbun barang, sementara menunggu pemuatan atau pengeluarannya. pengeluarannya.
Tempat Penimbunan Berikat adalah bangunan atau tempat atau kawasan yang memenuhi persyaratan tertentu untuk menimbun barang dengan mendapatkan penangguhan penangguhan bea masuk.
Ketentuan diatas menyatakan semua lapangan atau gudang baik di kawasan pelabuhan atau diluar area pelabuhan yang berisi barang yang belum melunasi bea masuk atau kewajiban lain kepada negara adalah TPS.
Dengan demikian, gudang / lapangan lini 1, CFS status CDC, depo, gudang entepot adalah TPS.
Page 21
Gudang Pelabuhan 3. Gudang Gudang dan Lapang Lapangan an Lini Lini 1
Gudang Lini 1 adalah tempat penimbunan sementara (TPS) di lokasi terdepan dengan aktifitas bongkar-muat barang dari/ke kapal. k apal.
Gudang lini 1 disebut juga sebagai gudang transito karena barang yang disimpan disana adalah muatan kapal yang masih dalam pengurusan dokumen kepabeanan.
Berupa gudang tertutup ataupun gudang terbuka (open storage) termasuk gudang industri jasa kepelabuhanan.
Peran dari gudang lini 1, yakni memperlancar kegiatan membongkar dan memuat muatan kapal tanpa menunggu-menunggu penerima barang atau kedatangan barang, sehingga kapal dapat menyelesaikan waktu sandar (berthing time) seefisien dan sesingkat mungkin.
Gudang lini 1 adalah tempat penimbunan sementara barang yang dibongkar/muat melalui rute tidak langsung (indirect delivery), serah terima barang setelah melalui gudang tertutup atau gudang terbuka.
Page 22
Gudang Pelabuhan Karakteristik gudang lini 1 antara lain : •
Gudang berhadapan langsung dengan kapal
•
Melayani langsung muatan ke dan dari kapal
•
Barang dari gudang masih dibawah pengawasan bea-cukai
•
Berfungsi sebagai gudang transito
•
•
•
Tarif sewa gudang berjalan progresif, makin lama barang berada di gudang tarif berlaku semakin tinggi. contoh : sewa dalam 1 s/d 5 hari dihitung 1 hari sewa mulai hari ke 6 s/d ke 10 dihitung 100 % tarif dasar dan mulai hari ke 11 dan seterusnya dikenakan biaya 200 % tarif dasar. ketentuan ini dimaksudkan untuk mendorong pemilik mengambil barang selekas mungkin. Digudang ini tidak diperkenankan melakukan aktivitas packing, marking, labelling, sorting, dan bagging. Gudang lini 1 tidak melayani muatan terbuat dari bahan/barang berbahaya semua kelas, terutama barang berbahaya kelas 1 yakni bahan explosive dan kelas 7 yakni bahan radioactive. bahkan kedua jenis barang itu harus melalui rute direct delivery / TL
Page 23
Gudang Pelabuhan 4. Guda Gudang ng dan dan Lapa Lapang ngan an Lini Lini 2
Gudang dan lapangan lini 2 adalah gudang yang dibangun di lokasi belakang gudang lini 1.
Perpanjangan (verlengstuck) lini 1 dalam arti menampung limpahan barang dari gudang lini 1, berstatus sebagai gudang transito dan diperlakukan sama seperti gudang lini 1, karakteristik maupun pengenaan tarif berlaku sama seperti gudang lini 1 dan barang berada dibawah pengawasan bea-cukai.
Fasilitas pendukung (back up facility) secara geografis berada diarea pelabuhan, namun tidak berhadapan langsung dengan laut (water front) atau kapal.
Manajemen gudang lini 2 pendukung berbeda dengan gudang lini 2 perpanjangan perpanjangan dari lini 1.
Masa timbun (in-transit time) digudang lini 2 pendukung tidak mesti sesingkat mungkin, tidak menerapkan tarif progresif, dan status barang sudah bebas dari pengawasan bea-cukai.
Sebagai pendukung, beberapa aktivitas seperti marking, sorting, labelling, bagging, dan palleting dapat dilakukan digudang lini 2.
Page 24
Gudang Pelabuhan 5. Gudang Gudang Contai Container ner Freigh Freightt Stati Station on (CFS) (CFS)
Tempat penimbunan barang impor eks stripping petikemas.
Pada umumnya barang yang ditimbun adalah status LCL (less than container load)
Proses konsolidasi terjadi di gudang CFS yang dikenal dengan nama CCC / cargo consolidation center
Proses pendistribusian di gudang CFS dikenal dengan nama CDC / cargo distribution center
Lokasi gudang CFS dekat dengan terminal petikemas, namun ada juga di luar kawasan pelabuhan yang dikenal dengan Dry Port.
Page 25
Pengelolaan Gudang Guda ng
Page 26
Kegiatan Di Gudang 4 (Empat) Kegiatan Utama dari suatu Gudang adalah : 1.
Mene enerim rima
bar bara ang dar dari
pen penga gan ngku gkut
pad pada a
si sisi
inbound dan diperlukan pengecekan kualitas dan
kuantitas dengan baik. 2.
Memin emind dahk ahkan ba baran rang2 dari ari tem tempat pat pen penum ump pukan ukan sementara ke lokasi penumpukan khusus didalam
gudang secara teratur. teratur. 3.
Meny Menyel elek eksi si orde orderr pro produ duk k pad pada a fil file e ord order er pela pelang ngga gan, n, termasuk
pengecekan,
pengepakan,
dan
mengangkutnya pada penumpukan outbound. 4.
Meng Mengir irim im/m /men enga gapa palk lkan an bara barang ng2 2 dari dari outb outbou ound nd ke pelanggan melalui berbagai sarana angkutan.
Page 27
Aliran Barang di Gudang
Receiving / Menerima Barang masuk Bongkar dari truk Periksa Surat Jalan (SPP) Periksa kualitas barang
Delivery / Pengiriman Lengkapi dengan SPP dan minta tanda tangan pengemudi
Page 28
Put-away / Menyimpan Barang dikelompokkan dan diberi name tag
Order Picking / Pengambilan Barang Terima surat permintaan barang Buat surat Bukti Muat ke truck Muat ke atas truck
Tolok Ukur Pengelolaan Gudang Efisiensi
gudang dan lapangan ditentukan oleh berbagai faktor tentang tata ruang gudang secara fisik dan tipe berikut ukuran barang di dalam gudang
Untuk
mengukur tingkat efisiensi digunakan tolak ukur.
a. Kapa Kapasit sitas as beb beban an lan lanta taii guda gudang ng b. Tota Totall lu luas lant lantai ai
c. Luas Luas lan lanta taii yan yang g dapa dapatt digu diguna naka kan n d. Stow Stowag age e fact factor or e. Broken sto stowage f.
Stacking height
g. Stac Stacki king ng facto actorr h. Hold Holdin ing g cap capac acit ity y i.
In-t In-tra rans nsit it tim time e ata atau u Dwel Dwelli ling ng time time
j.
Storage Occupancy Ratio
k. Shed Shed & Yar Yard d thr throu ough ghpu putt l.
Page 29
Perf Perfor orma man nce gap analy nalysi sis s
Tolok Ukur Pengelolaan Gudang a. Floo Floorr cap capac acit ity y adalah daya dukung lantai terhadap beban barang yang ditimbun digudang. daya dukung lantai dinyatakan dalam satuan Ton/m2. b. Tota Totall lua luas s lan lanta taii adalah luas seluruh gudang, yakni perkalian antara panjan dan lebar c. Luas Luas lantai lantai yang yang dapat dapat digu digunak nakan an adalah luas lantai sebenarnhya yang dapat dipakai untuk penimbunan barang. sebagaimana diketahui bahwa di setiap gudang terdapat lantai yang tidak dapat digunakan sebagai tempat barang, karena terpakai untuk :
Ruang kantor bea cukai (custom office)
Ruang kantor operator gudang (storage operation office)
Ruang kerangkeng barang yang diperiksa lebih lanjut (bonded store)
Jalan utama sepanjang gudang (main aisleway)
Jalan antara pintu ke pintu (door aisleways)
Ruang tempat alat-alat bamtu bongkar-muat (stevedore's gear)
Tiang-tiang penyangga atap gudang (pilars)
Page 30
Tolok Ukur Pengelolaan Gudang d. Sto Stowage wage fac facto torr adalah faktor yang menyatakan besarnya ruang (space) dalam M3 terpakai oleh 1 Ton muatan. Stowage factor dinyatakan dalam satuan M3/Ton atau ft 3/ton
e. Brok Broken en stow stowag age e adalah ruangan yang tidak dapat dipakai untuk menumpuk barang, angka broken stowage dinyatakan dalam presentase terhadap stowage factor
Bentuk ruangan, misalnya melengkung
Bentuk kemasan muatan, misalnya bentuk lingkaran atau oval
Cara menyusun muatan sembarang atau tidak tertata rapih
Page 31
Tolok Ukur Pengelolaan Gudang f.
Stacking height adalah ukuran tinggi rata-rata tumpukan muatan digudang atau dilapangan, dinyatakan dalam satuan meter atau kaki (feet). ketinggian tumpukan yang aman didasarkan pertama-tama pada kapasitas lantai (floor capacity)
g.
Ketent Ketentuan uan yang yang berl berlaku aku di gudan gudang g gudang gudang pela pelabuh buhan, an, yait yaitu u tinggi tinggi tumpukan dibatasi dengan mencantumkan tanda pada dinding berupa garis-garis batas sebagai berikut :
garis hijau, menandakan bahwa muatan dapat ditumpuk secara aman sampai dengan garis hijau, dengan ketentuan bahwa berat barang setiap M 2 luas lantai tidak melebihi kekuatan lantai gudang, misalnya 8 Ton
garis kuning, menunjukan batas aman yang tidak boleh dilampaui
garis merah, memperingatkan akan terjadi kerusakan apabila tumpukan barang sampai pada ketinggian garis merah
Page 32
Performansi Gudang
Page 33
Perfomansi Gudang 1. Stac Stacki king ng fa factor tor adalah factor ketinggian penyusunan muatan yang dinyatakan dalam satuan M3/ton. Rumus menghitung menghitung stacking factor adalah adalah :
(stacking factor = stowage factor x
(100+ ) 100
)
2. Hold Holdin ing g capa capaci city ty adalah daya tampung gudang atau ruang penumpukan, dinyatakan dalam satuan ton. Rumus untuk menghitung holding capacity adalah :
3.
Holding capacity =
In tran transi sitt Tim Time e ata atau u Dwe Dwell llin ing g Tim Time e adalah waktu barang tertimbun di gudang atau lapangan, dinyatakan dalam jumlah hari kalender. rata-rata dwulling time barang di gudang dihitung dengan rumus,
Page 34
in-transit time =
365
Perfomansi Gudang 4. Stor Storag age e Occup Occupan ancy cy Rati Ratio o (SOR) (SOR) adalah presentase atau rasio pemakaian ruangan penumpukan dan Yard Occupancy Ratio (YOR) dalam kurun waktu tertentu, misalnya satu bulan, satu semester, atau satu tahun. SOR dan YOR dinyatakan dalam satuan %. SOR dan YOR dihitung dengan memakai rumus sebagai berikut :
SOR / YOR =
x 100 %
5. She Shed Thro Throu ughpu ghputt adalah jumlah barang muatan yang melalui fasilitas tempat penumpukan gudang ( shed throughput = STP ) dan lapangan (Yard Throughput = YTP) dalam periode tertentu. STP dan/atau YTP dinyatakan dalam satuan ton/m 2 atau total tonnase per tahun. Shed Annual Throughput dihitung dengan rumus :
storage throught put =
365 −
atau
Page 35
storage throught put =
365 −
Pengamanan Gudang
Page 36
Pengamanan Gudang Sistem •
•
keamanan untuk tujuan pencegahan dan peringatan meliputi:
Resiko Pencurian –
Pemasangan pagar
–
Sistem pengawasan orang dan kendaraan k endaraan keluar-masuk
–
Pemasangan kamera CCTV atau alarm
–
Pemasangan lampu sorot
–
Ruang penyimpanan khusus untuk barang bernilai tinggi
Resiko Kebakaran –
Ventilasi
–
Tersedia tabung pemadam, hidran air, bak pasir,
–
Dilakukan pemisahan barang-barang mudah terbakar
–
Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara
Membuat
sistem patroli kawasan gudang secara reguler
Bekerjasama Page 37
dengan instansi keamanan terkait
TERIMAKASIH Page 38
